Guide d'Application de l'Arrêté n° 105/MFEPRN/SG/DGF/DDF/SACF du 06 mai 2014 fixant le mode le de cahier de charges contractuelles en République Gabonaise

MINISTERE DE LA PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENTET DES RESSOURCES NATURELLES, DE LA FORET ET DE LA MER De l’Arrêté n°105/2014 du 6 mai 2014 fixant le modèle de Cahier de Charges Contractuelles en République Gabonaise Edité le 16 juin 2016 GUIDE D'APPLICATION 2 Préface « Le Gabon peut, grâce à ses ressources et à ses compétences, changer en une génération le niveau de vie de tous ses citoyens » Son Excellence Ali BONGO ONDIMBA, Président de la République, Chef de l’Etat Le Gabon s’est résolument engagé dans la gestion durable de ses écosystèmes forestiers qui prévoit entre autre la prise en compte des aspects sociaux. A ce titre, l’article 251 du Code Forestier précise que les concessionnaires forestiers doivent contribuer aux actions de développement d’intérêt collectif initiées par les communautés rurales et l’arrêté n°105/MEFPRN/SG/DGF/DDF/SACF du 6 mai 2014 fixant le modèle de Cahier de Charges Contractuelles élaboré en précise les modalités pratiques. Le Ministère en charge des Eaux et Forêts, en collaboration avec les organisations de la société civile et les opérateurs forestiers, vient de produire le Guide d’application de l’arrêté 105, fixant le modèle de Cahier de Charges Contractuelles en République Gabonaise. Ce guide propose une méthodologie claire pour la mise en œuvre effective des dispositions réglementaires pour un partage des bénéfices issus de l’exploitation forestière sur toute l’étendue du territoire national. Cet outil technique résulte non seulement de nombreux échanges et ateliers, mais aussi de la capitalisation des expériences de terrain notamment dans le département de l’Ivindo. Ce guide explique comment procéder à la signature des Cahiers de Charges Contractuelles et élaborer des projets de développement local dans le cadre des Comités de Gestion et de Suivi des Projets qui devront être mis en place. Tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre de l’article 251 sont invités à s’inscrire dans cette dynamique de partage effectif des bénéfices issus de l’exploitation forestière afin de s’arrimer à la vision de son Excellence Ali BONGO ONDIMBA, Président de la République, Chef de l’Etat qui a fait de l’amélioration des conditions de vie des populations gabonaises son cheval de bataille depuis son accession au pouvoir en 2009. 3 Le présent Guide a été élaboré à l’initiative du Ministère de la Protection de l’Environnement et des Ressources Naturelles, de la Forêt et de la Mer. Il résulte des recommandations de l’atelier national sur l’appropriation et l’application de l’arrêté n°105/MFEPRN/SG/DGF/DDF/SACF fixant le modèle de cahier des charges contractuelles sur le partage, organisé à Makokou les 25 et 26 septembre 2014 par le Ministère en charge des Eaux et Forêts, Brainforest, ClientEarth, FERN, l’Association Gabonaise pour les Nations Unies (AGNU), le Centre Universitaire de Recherche et d’action en Foresterie sociale et Développement Durable (CURFOD) et le Groupe de travail sur le soutien juridique. Le Guide a été rédigé de manière collaborative sous la supervision d’Eugenio SARTORETTO et Léonard SOSSOUKPE de CLIENTEARTH, avec les contributions d’Hubert Aimé KOUMBA, Loïk BOPANA et EMANGUY N’TSAGA Romeldath (AGNU), Elodie Grace NTSAME OLLOMO (ClientEarth) et Rose Ondo (CURFOD), Martial DJINANG (ClientEarth), PROTET ESSONDO (Brainforest) et Martial BIYOGO (AGAFI) Françoise Van de VEN (UFIGA), Eric CHEZEAU, julien PHILLIPARTH, Rémy DUVAL et Paulin SON NKA (concessionnaires forestiers). Le Guide a fait l’objet d’un test, dans le cadre d’une mission pilote organisée conjointement par l’AGNU et ClientEarth, et présenté lors d’un atelier de restitution, le 23 décembre 2015 co-organisé par le Ministère en charges des forêts, les opérateurs économiques et la société civile. Le Guide a été validé par le Ministère de la Protection de l’Environnement et des Ressources Naturelles, de la Forêt et de la Mer lors d’un Atelier national de validation organisé le 3 mai 2016. 4 Liste des acronymes ................................................................................................................... 6 Avant-propos ............................................................................................................................... 7 Introduction ................................................................................................................................. 8 Ce document contient des encadrés qui expliquent les concepts clés, ainsi que des études de cas et des suggestions, qui résument les points principaux. ........................... 8 I. PHASE PRÉPARATOIRE ............................................................................................... 10 a. Identification et convocation des parties prenantes au CGSP à la réunion d’information ................................................................................................................... 10 b. Désignation des représentants des communautés villageoises ...................................... 11 c. Convocation de la réunion d'installation .......................................................................... 12 d. Réunion d'installation du CGSP ...................................................................................... 12 i. L'installation du CGSP .................................................................................................... 12 ii. Vérification des finages ................................................................................................... 12 iii. Elaboration du Règlement Intérieur................................................................................. 13 iv. Frais de fonctionnement ................................................................................................. 13 II. PHASE DE NEGOCIATION ET CONCLUSION DU CAHIER DES CHARGES CONTRACTUELLES ...................................................................................................... 14 a. Choix de l’unité forestière intéressée et Détermination de la Durée de l’accord .............. 14 b. Présentation du montant du FDL .................................................................................... 14 c. Présentation de la contribution financière pour les différentes communautés concernées ..................................................................................................................... 15 i. Durée de l’accord ............................................................................................................ 15 ii. Nombre des communautés concernées .......................................................................... 15 iii. Critères de répartition du FDL ......................................................................................... 15 d. Conclusion et signature du Cahier des Charges Contractuelles ...................................... 16 III. PHASE DE DETERMINATION, D’ELABORATION, MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES PROJETS ............................................................................................................... 17 a. L'élaboration des projets ................................................................................................. 17 i. Dans quels domaines identifier les projets? .................................................................... 17 ii. Sur quoi peut porter le projet ? ........................................................................................ 18 iii. A quel moment sont présentés les projets ? ................................................................... 18 iv. Sur quelle durée prévoir la réalisation du projet? ............................................................ 18 v. Qui peut élaborer les projets? ......................................................................................... 18 vi. Qui peut soumettre les projets et combien de projets peuvent être soumis? ................... 18 vii. Quelles doivent être les caractéristiques des projets ...................................................... 19 5 viii. Sur quel montant doivent être montés les projets ? ........................................................ 19 b. Examen et validation des projets .................................................................................... 19 i. Critères de recevabilité ................................................................................................... 19 ii. Critères de validation ...................................................................................................... 20 iii. Notification du rejet des propositions de projets aux communautés ................................ 20 iv. Sélection des projets communs à plusieurs villages ....................................................... 20 c. Les demandes d'appuis ponctuels .................................................................................. 21 i. Critères de recevabilité ................................................................................................... 21 ii. Critères d’approbation..................................................................................................... 21 iii. Reversement des fonds d'appuis non utilisés ou non épuisés ........................................ 21 iv. Notification des rejets de demandes d'appuis ponctuels ................................................. 21 d. Réalisation des projets .................................................................................................... 22 e. Suivi de l'exécution des projets ....................................................................................... 22 i. Qui fait le suivi? .............................................................................................................. 22 ii. Quels sont les aspects du suivi? ..................................................................................... 22 iii. Suivi comptable .............................................................................................................. 22 iv. Suivi technique ............................................................................................................... 22 v. Règlement des différends entre les parties et accès à la justice ..................................... 23 vi. Mécanismes antérieurs et transition ................................................................................ 24 Annexe 1 : Modèle de Règlement Intérieur du CGSP ................................................................ 25 Les attributions du CGSP .......................................................................................................... 25 L’Organisation du CGSP ........................................................................................................... 25 Le Fonctionnement du CGSP .................................................................................................... 26 Les Ressources du CGSP et la Gestion financière .................................................................... 28 La gestion de conflit .................................................................................................................. 28 Annexe 2 : Critères de répartition du FDL.................................................................................. 29 Annexe 3 : Expériences antérieures des CCC ........................................................................... 34 Annexe 3 : Tableaux synoptiques des phases de mise en œuvre de l’Arrêté n°105/2014 ..................................................................................................................... 38 6 Liste des acronymes AAC : Assiette Annuelle de Coupe CCC : Cahier des Charges Contractuelles CFAD : Concession Forestière sous Aménagement Durable CGSP : Comité de Gestion et Suivi des Projets FDL : Fonds de Développement Local m 3 : Mètre cube ONG : Organisation Non-Gouvernementale PV : Procès-verbal RI : Règlement Intérieur UFA : Unité Forestière d’Aménagement UFG : Unité Forestière de Gestion 7 Avant-propos Le présent Guide a été élaboré sous la supervision du Ministère de la Protection de l’Environnement et des Ressources Naturelles, de la Forêt et de la Mer, qui l’a reconnu comme un outil de facilitation pour l’application de l'arrêté N°105/MFEPRN/SG/DGF/SACF du 06/05/2014 fixant le modèle du Cahier des Charges Contractuelles (CCC) prévu par la loi No 016/01 du 31/12/2001 portant Code forestier en République Gabonaise. En effet, afin d’être en phase avec les politiques gouvernementales qui promeuvent le développement local par l’implication des communautés dans la gestion des ressources naturelles notamment dans le secteur forestier, le législateur à travers la Loi n°16/2001 du 31 décembre 2001 portant Code Forestier en République Gabonaise, a reconnu des droits procéduraux et substantiels aux communautés locales. L’un d’eux porte sur le droit au partage des bénéfices issus de l’exploitation forestière et prévu à l’article 251 du Code forestier. Pour une meilleure application de cette disposition et à la suite d’un travail participatif développé par le Ministère de la Protection de l’Environnement et des Ressources Naturelles, de la Forêt et de la Mer, l'arrêté n°105/MFEPRN/SG/DGF/SACF du 06/05/2014 fixant le modèle du Cahier des Charges Contractuelles (CCC) a été pris en Mai 2014. Ce texte a vocation à encadrer l’ensemble de ce processus visant à mettre en place un Fond de Développement Local alimenté par les concessionnaires forestiers et visant à financer les projets d’intérêts collectifs élaborés et soumis par les communautés. L’application de ce texte ayant soulevé quelques inquiétudes, le Ministère en charge des forêts a jugé nécessaire sur la base d’un partenariat avec la société civile, d’initier le présent guide. Afin de garantir son efficacité, le présent Guide a été élaboré et validé de manière participative par l’ensemble des acteurs concernés de près ou de loin par le processus de partage des bénéfices en République Gabonaise. C’est pourquoi les orientations qui y sont contenues sont le fruit de plusieurs activités que sont un travail de test sur le terrain de la mouture initiale, les enrichissements faits à la suite d’échanges formels et informels avec notamment l’organisation de séances de travail avec le secteur privé et 2 ateliers de validation avec l’ensemble des acteurs concernés (Société civile, Secteur privé, Communautés locales, Administration décentralisée et déconcentrée et administration forestière). Nous espérons que le contenu du présent guide facilitera la mise en œuvre de ce processus dans les zones concernées. C’est pourquoi il est destiné en priorité aux autorités administratives décentralisées et déconcentrées, aux communautés locales, aux concessionnaires forestiers, à la société civile et à toute personne désireuse de travailler sur cette thématique au Gabon. 8 Introduction Prévue depuis 2001 par la Loi n°16/2001 du 31 décembre 2001 portant Code Forestier en République Gabonaise, la mise en œuvre de la disposition sur le partage des bénéfices issus de l’exploitation forestière n’a pas été chose facile, un texte d’application n’ayant pas été adopté par la suite. Cette situation a donné lieu à une application à géométrie variable basée sur la bonne volonté des concessionnaires forestiers et de l’interprétation qu’ils faisaient de cet article 251. En 2014 afin de mieux encadrer ce processus et de permettre que l’objectif de développement local visé dans ce cadre soit atteint, le Ministère en charge des forêts a pris l'arrêté n°105/MFEPRN/SG/DGF/SACF du 06/05/2014 fixant le modèle du Cahier des Charges Contractuelles (CCC). Le présent guide tire son fondement de ce texte et vise à en faciliter la mise en œuvre par les différents acteurs concernés. Il illustre les aspects clé de la législation, essentiels pour garantir la négociation et la mise en œuvre des Cahiers de Charges Contractuelles, exprimé également par le concept de partage de bénéfices issues de l’exploitation forestière et énoncé à l’article 251 de la Loi n°16/2001 du 31 décembre 2001 portant Code Forestier en République Gabonaise. Il exprime comment le processus peut être mené dans ses différentes phases et présente les expériences développées par certains concessionnaires 1 dans les différentes régions du Gabon 2 . Le présent guide n’est pas exhaustif. Il vise à :  Mieux comprendre les aspects essentiels de la négociation des Cahiers des Charges Contractuelles ;  Orienter les parties dans la réalisation de ce processus à travers le suivi d’une méthodologie claire;  Donner des idées sur la façon d’identifier, d’élaborer et de mettre en œuvre les projets de développement local. Ce document contient des encadrés qui expliquent les concepts clés, ainsi que des études de cas et des suggestions, qui résument les points principaux. Cet outil s'adresse à tous les acteurs dans le processus, depuis la mise en place du CGSP jusqu'à l'exécution et le suivi des projets d’intérêt collectif y découlant, en passant par la détermination et l'adoption des règles de fonctionnement du CGSP, la négociation, la conclusion et la signature du CCC. Conformément au modèle du CCC, ces acteurs sont la Préfecture, l'Administration des Eaux et Forêts, les Conseils Départementaux et Municipaux, les communautés et enfin les concessionnaires forestiers. A ceux-ci dont la participation est prévue et organisée par le modèle du CCC, on peut ajouter les Organisations de la Société Civile (OSC) qui ont un rôle d'accompagnement des communautés à plusieurs étapes, notamment en ce qui concerne leur organisation interne, l’identification, la formulation et le suivi de l'exécution des projets d'intérêt communautaire. Le Guide identifie, à travers le modèle du CCC, les trois étapes suivantes : 1. la phase préparatoire : Elle met en évidence l’identification des parties prenantes au Comité de Gestion et Suivi des Projets (CGSP), la convocation de la réunion d’installation et la désignation des représentants des communautés villageoises ; 1 Nom des concessionnaires : Precious Woods - CEB , ROUGIER GABON, CBG 2 Régions du Gabon : BOUEE , LASTOURVILLE, 9 2. la phase de négociation et conclusion du CCC : Elle spécifie comment sont calculés les montants du Fond de Développement Local, la contribution financière pour les différentes communautés concernées et la conclusion et la signature des Cahiers de Charges Contractuelles ; et 3. la phase de détermination, d’élaboration, mise en œuvre et suivi des projets : Elle traite également de l’examen des projets, des demandes d’appuis ponctuels, des règlements des différends entre les parties, de l’accès à la justice et des mécanismes antérieurs et transitoires. Ces différentes étapes doivent conduire aux résultats suivants : A. la signature d'un CCC entre le Concessionnaire et les différentes communautés concernées ; B. la mise en œuvre des obligations découlant de ce CCC, notamment : i. la mise en place du Fonds de Développement Local (FDL) prévu par l'article 251 du code forestier et les articles 4 et 5 du modèle de CCC) ; ii. la réalisation et le suivi des projets d'intérêt communautaire faisant l'objet du CCC. 10 I. PHASE PRÉPARATOIRE Par phase préparatoire, il faut entendre l'ensemble des procédures et étapes conduisant à la mise en place du CGSP. a. Identification et convocation des parties prenantes au CGSP à la réunion d’information Le Préfet du Département est le Président du CGSP. A ce titre, il doit le mettre en place le CGSP. Le Préfet du Département sur le territoire duquel sont exploitées des concessions forestières a l'obligation d’identifier :  Les titulaires des concessions forestières ;  Les communautés villageoises exerçant leurs droits d’usage dans le périmètre de la concession forestière inscrite dans le département, et les autres communautés riveraines (il sera utile d’utiliser à cet effet la cartographie participative réalisée par le concessionnaire forestier 3 ). o En cas de concession chevauchant plusieurs départements, l’identification des communautés ne concernera que celles riveraines de la portion d’unité forestière localisée dans son département. o Si aucun village n’a de finage dans la concession, le Conseil Départemental identifie les communautés à prendre en compte sur la base de la zone d’influence de l’exploitation forestière : entrées et sorties des chantiers forestiers, proximité avec les bases vie, villages où sont logés les travailleurs forestiers, les sites sacrés dans la zone d’exploitation, anciens villages.  Le Conseil Départemental ;  Les Conseils communaux de son département, concernés par la concession forestière ;  La Direction Provinciale des Eaux et Forêts /chef de cantonnement. Suivant l’identification des parties prenantes mentionnées ci-dessus, le Préfet procède à leur convocation à une réunion d’information. La lettre de convocation doit préciser l’ordre du jour et avoir en pièce jointe une copie de l’arrêté n°105/2014 fixant le modèle du CCC. Les lettres de convocation doivent être adressées :  Pour les collectivités locales : aux Maires concernés par la concession forestière ; au Président du Conseil Départemental ;  Pour l'Administration forestière, au Directeur Provincial des Eaux et Forêts ou au chef de cantonnement ;  Pour le concessionnaire forestier, au Directeur Général de la société ; 3 Guide Technique National pour l’aménagement et la gestion des forêts domaniales complétant le décret n°0689/PR/MEFEPEPN du 1 er décembre 2004, Section 4.6.1 Relations avec les populations locales : « Le concessionnaire doit à partir d’une cartographie participative localiser et marquer les ressources du milieu à protéger pendant les opérations d’exploitation, notamment les champs agricoles, les arbres fruitiers, les zones sacrées, les arbres utilisés par les populations pour la récolte de graines et les aires ayant une valeur particulière pour les habitants ». 11  Pour les communautés locales concernées, aux Chefs des villages ou de regroupements de villages concernés par chaque concession forestière. Lors de cette réunion, le Préfet procède d’abord au rappel des finages des communautés concernées sur la base de la cartographie participative mise à disposition par le concessionnaire forestier. En cas d’absence de cartographie participative ou de manque de données sur les finages villageois, il sera utile que le Préfet ordonne une mission de « certification des finages » par la Direction Provinciale des Eaux et Forêts ou le cantonnement. Cette mission doit permettre la participation des communautés et du concessionnaire forestier pour déterminer les finages. Ce rappel vise à s'assurer que les communautés représentées sont bien celles concernées par l’unité forestière située dans le Département et qu'il n'y a pas non plus d'omission. Ensuite, le Préfet distribue à l’ensemble des parties prenantes au CGSP une copie du modèle du CCC et si possible une copie du présent Guide. Ensuite, il demande à chaque partie prenante de designer ses représentants au CGSP dans un délai de trois semaines. Le Préfet présente aux communautés les modalités pratiques pour designer leurs représentants et leurs suppléants, telles que prévues au point 2 ci-dessous. b. Désignation des représentants des communautés villageoises En vue de prendre en compte la participation de l’ensemble des communautés, et se référant à l’esprit de l’article 251 du Code Forestier, chaque communauté villageoise peut mettre en place, en son sein une assemblée représentative ou une association chargée de fonctions consultatives et délibératives. Cette Assemblée ou association inclut dans sa composition l’ensemble des couches sociales et ethniques faisant partie de la communauté villageoise. L’assemblée représentative ou l’association est l’instance de décision communautaire qui représente l’ensemble de la communauté. Elle est présidée par le Chef de village/ regroupement de villages ou un Président élu par l’assemblée ou l’association et comprend des représentants de femmes, de jeunes, des notables et de toutes les ethnies. Cette Assemblée ou association désigne, en son sein, par consensus ou par élection et selon des critères de compétence, de probité et de confiance, un représentant et un suppléant au CGSP. Le processus de désignation et le résultat sont enregistrés dans un Procès Verbal (PV). Le PV doit inclure les noms des membres de l’assemblée représentative ou de l’association. Il doit être signé par ces derniers. Le PV est gardé par le chef de village / regroupement de villages ou le Président de l’association. Une copie du PV est remise au représentant désigné et constitue son mandat auprès du CGSP. Le PV doit mentionner les obligations et responsabilités du représentant vis-à-vis de l'assemblée représentative ou de l’association. Celles-ci consistent essentiellement à :  Représenter la communauté villageoise au CGSP ;  Présenter et défendre au CGSP les propositions de projets et demandes d’appuis ponctuels retenues par l'assemblée représentative ou l’association ;  Consulter l'assemblée représentative ou l’association pour recueillir ses avis et positions ; 12  Rendre compte régulièrement à l'assemblée représentative ou à l’association des activités et décisions du CGSP. c. Convocation de la réunion d'installation Trois semaines après la réunion d’information, le Préfet, en sa qualité de président du CGSP, convoque les représentants de l’ensemble des parties prenantes au CGSP pour sa mise en place. Le jour de la réunion d’installation les représentants des différentes parties prenantes au CGSP doivent se munir d’une note écrite de désignation. Les représentants des communautés doivent se munir du PV de désignation et de la liste de présence émanant de l’assemblée représentative ou de l’association. d. Réunion d'installation du CGSP La première réunion du CGSP représente une étape importante de sa mise en marche en ce qui concerne ses règles de son fonctionnement interne. Cette réunion est consacrée aux objectifs suivants :  l'installation du CGSP ;  la validation des finages des communautés concernées ;  l'élaboration de son Règlement Intérieur (RI). Cette réunion peut se prolonger sur plusieurs jours. i. L'installation du CGSP A la date prévue pour la réunion convoquée par le Préfet, les représentants se présentent aux lieu et heure indiqués sur l’invitation. Le Préfet ouvre la réunion. Il apprécie la légitimité des membres en vérifiant leur représentativité. Celle-ci est faite sur la base de l'identité des représentants et des notes écrites et/ou des PV dont ils sont munis. Le Préfet fait ensuite lire le texte de l'arrêté, le modèle du CCC et met en évidence les points saillants du présent Guide, mettant en exergue la composition, les attributions et le fonctionnement du CGSP, après quoi il "déclare le CGSP installé". ii. Vérification des finages Avant de procéder à l’élaboration du règlement Intérieur, le CGSP procède à la vérification des finages et des zones d’influence de l’exploitation forestière, par toutes les parties prenantes. Les finages délimitent l'étendue géographique de l’exercice des droits d’usage coutumiers. 13 En cas de désaccord majeurs sur l’étendue des finages, il sera nécessaire de procéder à des mises à jour selon les modalités prévues par le Guide Technique National pour l’aménagement et la gestion des forets domaniales. A cette occasion, il sera aussi vérifié que toutes les communautés riveraines, localisées dans la zone d’influence de l’exploitation forestière 4 sont aussi représentées. iii. Elaboration du Règlement Intérieur Après avoir vérifié les finages et les zones d’influence de l’exploitation forestière, le CGSP peut élaborer son Règlement Intérieur (RI), ou son mode de fonctionnement. Le RI ou le mode de fonctionnement intègre les lignes directrices données par le présent Guide et porte sur i) les attributions, ii) l’organisation et iii) le fonctionnement du CGSP. Il doit être rédigé par écrit. (Voir modèle en annexe) iv. Frais de fonctionnement Les frais de fonctionnement du CGSP sont imputés au FDL. Ils doivent être compris entre 3 et 5 % du montant alloué annuellement au FDL. La fixation du plafond dépend aussi du montant disponible dans le FDL et peut varier par année. Les frais de fonctionnement sont destinés à trois sortes de dépenses :  les per-diem de sessions ou de réunions : restauration pour tous les membres, transport et hébergement pour ceux des membres qui viennent de localités éloignées et ont engagé des dépenses pour leur déplacement et leur séjour ;  les dépenses en fournitures de bureau nécessaires à la tenue du secrétariat pour les invitations et réunions ;  les dépenses liées au suivi des projets de développement validés par le CGSP. Les lignes budgétaires précises pour ces deux types de dépenses doivent être déterminées à l'avance lors de la réunion budgétaire. Les dépenses à réaliser dans ce cadre sont préalablement validées par le CGSP. Après chaque dépense, des pièces justificatives relatives seront remises au comptable. 4 Entrées et sorties des chantiers forestiers, proximité avec les bases vie, villages où sont logés les travailleurs forestiers, les sites sacrés dans la zone d’exploitation, anciens villages 14 II. PHASE DE NEGOCIATION ET CONCLUSION DU CAHIER DES CHARGES CONTRACTUELLES Cette phase est également lancée à travers une réunion convoquée par le Préfet. Elle suit l'installation du CGSP et marque ainsi le début de la première session statutaire. La phase de négociation a pour finalité d’aboutir à la signature du CCC. Elle passe par la négociation et la conclusion d'accords intérimaires ou partiels sur les différents points qui le requièrent. La négociation du CCC porte sur :  le choix de l’unité forestière intéressée et la détermination de la durée de l’accord (Assiette Annuelle de Coupe (AAC) / Unité Forestière d’Aménagement (UFA) / Unité Forestière de Gestion (UFG)) ;  la présentation du montant du FDL ;  la détermination des montants prévisionnels pour chaque communauté concernée. a. Choix de l’unité forestière intéressée et Détermination de la Durée de l’accord Afin de démarrer les négociations, il est important de clarifier au sein du CGSP que selon l’unité forestière choisie, la durée de l’accord peut correspondre à celle :  de l'Assiette Annuelle de Coupe (AAC)  entre 1 et 3 ans ;  de l'Unité Forestières de Gestion (UFG)  entre 5 et 7 ans ;  de l’Unité Forestière d’Aménagement (UFA)  au moins 20 ans. Il doit être aussi clarifié aux parties prenantes du CCC (Concessionnaire forestier et communautés concernées) qu’une durée plus grande correspond à une base de calcul plus large. Cela se traduit par un montant plus élevé. b. Présentation du montant du FDL La phase de négociation doit se poursuivre par la présentation du montant du FDL dans l’hypothèse d’accords faits sur les différentes unités forestières citées ci-dessus. Le montant de la contribution financière versée par le concessionnaire forestier est de 800 FCFA par mètre cube pour toutes les essences exploitées sur la base du volume bille totalisé sur les carnets de chantier de l’année précédente et validé par les représentants de l’Administration des Eaux et Forêts. Ces informations doivent être mises à la disposition du CGSP par l’exploitant forestier. Ce montant est défini par voie réglementaire. 15 = X Volume coupé = volume de billes exploitées l’année précédente, contenu dans les carnets de chantier et validé par l’administration c. Présentation de la contribution financière pour les différentes communautés concernées Une fois les montants du FDL définis (pour l’AAC, l’UFG et l’UFA), il s’agit de calculer et présenter le montant pour chaque communauté villageoise concernée en fonction des différents types d’unités forestières (AAC/UFG/UFA). Cela doit se faire en tenant compte de plusieurs variables : 1. la durée de l’accord, 2. le nombre de communautés concernées et 3. le critère de répartition du FDL. i. Durée de l’accord Afin de démarrer les négociations, il est important de clarifier au sein du CGSP que la durée de l’accord peut correspondre à celle :  de l'Assiette Annuelle de Coupe (AAC)  entre 1 et 3 ans ;  de l'Unité Forestières de Gestion (UFG)  entre 5 et 7 ans ;  de l’Unité Forestière d’Aménagement (UFA)  au moins 20 ans ; ii. Nombre des communautés concernées Les communautés villageoises localisées dans le Département vont concourir dans la répartition du FDL de façons diverses mais équitables. Les communautés bénéficiaires sont formées par deux catégories de villages : 1e catégorie : tous les villages qui exercent leurs droits d’usage à l’intérieur de la concession en y ayant leurs finages; 2e catégorie : les villages qui n’ont pas leurs finages dans la concession forestière ou dont les finages ne sont inclus dans aucune concession en cours d’exploitation, mais qui sont situés dans la zone d’influence de l’exploitation forestière, par décision du Conseil Départemental et du concessionnaire forestier. iii. Critères de répartition du FDL La répartition est faite sur la base de l’unité de la concession (AAC/UFG/UFA) retenue pour le CCC. Le FDL, déduit des frais de fonctionnement du CGSP (3 à 5 % du FDL), sera réparti aux communautés villageoises concernées. (Voir Annexe 1) Montant du FDL Volume de bois coupé 800 F CFA 16 d. Conclusion et signature du Cahier des Charges Contractuelles La phase de négociation s’achève avec la conclusion d’un accord entre le concessionnaire et les communautés. Cet accord porte sur le choix de l’unité forestière : AAC, UFG ou UFA, sa durée et les montants dont chaque communauté concernée sera destinataire. Lorsqu'un accord est réalisé, il est considéré comme accord partiel. Au terme des négociations satisfaisantes sur tous les points ci-dessus cités, le CCC est considéré comme conclu et l'on passe à la phase de signature. Le CCC est signé en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties prenantes au CCC et au CGSP. L'exemplaire servant de procès-verbal pour le CGSP est déposé à la préfecture et reste disponible pour consultation. Après la signature du CCC, le concessionnaire met en place, dans un délai d’un (1) mois maximum, une ligne budgétaire / état des comptes du fond destinée à recueillir les versements au titre du FDL. Il notifie ensuite au CGSP l'ouverture et la tenue de cette ligne budgétaire / état des comptes du fond. La notification est accompagnée des preuves relatives. 17 III. PHASE DE DETERMINATION, D’ELABORATION, MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES PROJETS Au cours de cette phase, il est question d’élaborer, examiner, valider et réaliser les projets. Cette phase inclut aussi le règlement des conflits qui pourraient naître des relations entre les communautés et le concessionnaire, entre le CGSP et les attributaires des marchés de réalisation des projets ou encore au sein du CGSP. a. L'élaboration des projets La détermination, l’élaboration et la sélection des projets et demandes d'appuis ponctuels constituent une étape essentielle dans la mise en œuvre de l’arrêté n°105/2014. Les communautés et le CGSP doivent veiller à considérer des critères objectifs afin d’assurer un développement harmonieux et coordonné de la région et ne pas susciter des conflits entre communautés. Cette phase intervient après la signature du CCC qui a fixé la durée de l’accord et la portion de concession sur laquelle l’accord s’étale (AAC/UFG/UFA). C’est donc à ce moment que les communautés concernées, sur la base de la partie de FDL qui leur a été attribuée, travaillent à l’élaboration des projets. i. Dans quels domaines identifier les projets? L'identification se fait en concertation avec la collectivité locale dont le territoire est concerné par la réalisation du projet 5 . L'identification du/des projet(s) doit se faire dans le cadre des domaines énumérés dans le modèle de CCC 6 comme l’indique le tableau suivant: Les projets d’intérêt collectif initiés par la (les) communauté(s) concernée(s) et agréés par les parties doivent être orientés vers les domaines suivants :  Santé ;  Education ;  Agriculture, élevage, pêche ;  Infrastructures routières ;  Foresterie communautaire. Les appuis demandés peuvent aussi être de l’ordre de :  la fourniture de matériel ;  aides collectives : nettoyage du (des) villages, etc. ; 5 Article 18, alinéa 2 du modèle de Cahier des Charges Contractuelles, Arrêté n°105-MEFPRN-SG-DGF-DDF-SACF du 06/05/2014 fixant le modèle de cahier des charges contractuelles. 6 Article 7 du modèle de Cahier des Charges Contractuelles, Arrêté n°105-MEFPRN-SG-DGF-DDF-SACF du 06/05/2014 fixant le modèle de cahier des charges contractuelles. 18  soutien à une initiative collective ;  appui aux cérémonies spéciales (deuil, fête nationale, Toussaint, etc.) ;  mise à disposition de carburant ;  autres appuis ponctuels. ii. Sur quoi peut porter le projet ? Sur la base des montants du FDL présentés au sein du CGSP et des besoins identifiés par la communauté, l'assemblée représentative/ l’association réfléchit aux projets à monter qui peuvent le mieux répondre aux besoins de la communauté concernée. Tout projet portant sur la réalisation d’infrastructures relevant du rôle régalien de l’Etat (écoles, centres de santé, routes, châteaux d’eau, etc.) doit être agréé par les représentants des collectivités locales concernées afin d’assurer un développement coordonné et harmonieux qui ne se limite pas à répondre aux besoins ponctuels d’une seule communauté. iii. A quel moment sont présentés les projets ? Les représentants des communautés villageoises présentent les projets au CGSP à sa première réunion suivant la signature du CCC et à toutes les réunions de sélection et validation de projets (1 ère session statutaire). iv. Sur quelle durée prévoir la réalisation du projet? Suivant son ampleur et son objet, le projet proposé aura besoin d'une période plus ou moins longue pour sa réalisation. v. Qui peut élaborer les projets? Les communautés villageoises concernées sont les auteures des projets qui sont présentés au CGSP. Toutefois, afin d’assurer la cohérence du projet lors de son élaboration, ces communautés peuvent recourir à l’assistance technique des ONG ou de tout expert ayant une maitrise en élaboration de projets. vi. Qui peut soumettre les projets et combien de projets peuvent être soumis? Chaque projet est présenté au CGSP par le représentant de la communauté villageoise concernée. Un même village peut proposer plusieurs projets dans la limite de la part qui lui revient dans le FDL, sur la base du CCC signé. En cas de projet présenté par un ensemble de villages ou de regroupements de villages, ce projet est soumis conjointement par les représentants des villages concernés. Un projet commun à plusieurs villages ne peut être sélectionné que lorsqu’il émane du choix des communautés en collaboration avec le Conseil Départemental. Il ne saurait en aucun cas être imposé par le CGSP. 19 vii. Quelles doivent être les caractéristiques des projets Chaque proposition de projet doit mettre en exergue soit la manière par laquelle elle répond à l'intérêt collectif soit ses caractéristiques de durabilité. 7 L’intérêt collectif désigne une finalité définie comme étant la résultante de l'ensemble des intérêts exprimés par les membres d'une communauté. La durabilité identifie un projet qui ne répond pas à une exigence conjoncturelle et qui, passé un seuil temporel, n'a plus besoin d'apports financiers extérieurs pour exister car il s'auto entretient. Il serait alors nécessaire que le projet prévoit qu'une partie du budget soit investie dans une activité génératrice de revenus qui permettra d’assurer l’entretien et pérenniser la subvention des besoins en capitaux du projet. Il peut même être envisagé qu'un projet prévoit une part de son montant à un sous projet ayant pour seul but de générer des biens ou capitaux qui permettront au projet principal de ne pas être réduit à l'arrêt lorsque l'échelonnage des versements du FDL touche à sa fin. viii. Sur quel montant doivent être montés les projets ? Les projets doivent être initiés sur la base de la part du FDL revenant à chaque communauté. Le CGSP peut reporter, sur les exercices budgétaires suivants, les projets qui dépassent le cadre annuel. Il peut aussi demander des avances au concessionnaire. Si une avance est accordée, elle sera déduite des contributions de l’exercice suivant. b. Examen et validation des projets L'examen et la sélection des projets et des demandes d'appuis ponctuels obéissent à des critères quant à la recevabilité et la validation par le CGSP. L'arrêté a prévu deux sessions (réunions) statutaires par an : une au cours du premier semestre et une dans le second semestre. C’est lors de la première session que les projets sont présentés.  En examinant les projets, le CGSP doit considérer, en plus des critères énumérés précédemment par rapport à l'élaboration des projets, ceux ci-après :  Critère de recevabilité ;  Critère de validation ;  Notification du rejet des propositions de projets aux communautés ;  Sélection des projets communs à plusieurs villages. i. Critères de recevabilité La recevabilité réside dans l'appréciation des conditions de forme du projet. Le projet doit être présenté sous forme écrite et être présenté par le ou les représentants du ou des villages concernés siégeant au CGSP. Pour être recevable le projet présenté devrait inclure : 7 Article 8 du modèle de Cahier des Charges Contractuelles, Arrêté n°105-MEFPRN-SG-DGF-DDF-SACF du 06/05/2014 fixant le modèle de cahier des charges contractuelles. http://fr.wikipedia.org/wiki/Communaut%C3%A9 20  un cadre logique (Annexe 1) ;  un budget (Annexe 2) ;  le PV d’adoption du projet par l’assemblée représentative (Annexe 3). ii. Critères de validation La validation est la décision prise par le CGSP de financer la réalisation du projet sur le FDL. Pour être validé, le projet présenté doit :  Inclure un cadre logique cohérent assurant le lien de causalité entre les activités et les objectifs et un budget conforme ;  Etre d'un intérêt collectif ou communautaire ;  Etre durable : la durabilité s'apprécie par rapport à l'objet du projet ;  Etre signé par les membres de l'assemblée représentative/ l’association et porter sur un des domaines énumérés à l'article 7 du modèle de cahier des charges fixé dans l’arrêté n°105/2014.  Etre faisable : la faisabilité réside dans le réalisme du projet et prend en compte son coût, le délai de réalisation, l'utilité, les conséquences collatérales etc. S'il apparait au CGSP que ces critères ne sont pas remplis, ce dernier peut rejeter le projet et faire des recommandations qui permettraient au projet d'être validé ultérieurement. iii. Notification du rejet des propositions de projets aux communautés Cette exigence s'impose en cas de rejet du projet par le CGSP. Si le CGSP juge que les critères de viabilité des propositions ne sont pas remplis, ce dernier doit transmettre à la communauté concernée, par le biais de son représentant, ses suggestions d'amendement du projet. Les rejets de projets sont mentionnés ‘REJET’ suivi du motif et de la signature du président du CGSP sur la demande écrite. La photocopie de cette demande est gardée au secrétariat du CGSP. La copie originale est retournée au représentant qui l'a soumise, accompagnée du PV et de la liste de présence de la réunion afin qu'il en rende compte à l'Assemblée Représentative/Association de la communauté dont il est mandataire. L’Assemblée Représentative/l’association peut intégrer les recommandations faites par le CGSP et introduire d’autres modifications ou changer de projet avant de le resoumettre au CGSP. Les propositions amendées sont renvoyées au CGSP pour approbation. Une réunion extraordinaire est ensuite organisée à cet effet dans un délai de quinze (15) jours après réception de la nouvelle proposition. iv. Sélection des projets communs à plusieurs villages Un projet commun à plusieurs villages ne peut être sélectionné que lorsqu’il émane du choix des communautés et en concertation avec le Conseil Départemental. 21 Les projets communs doivent être accompagnés du PV de l’assemblée représentative/l’association de chaque communauté sur le choix de ce projet en concertation avec le Conseil Départemental. Cette présentation au CGSP doit être conjointe. c. Les demandes d'appuis ponctuels Les demandes d’appuis ponctuels ne peuvent être présentées au CGSP qu’à la suite de la signature des CCC. Ces demandes doivent être appréciées par le CGSP selon les critères suivants :  Critères de recevabilité  Critères d’approbation  Reversement des fonds d’appuis non utilisés ou non épuisés  Notification des rejets de demandes d’appuis ponctuels i. Critères de recevabilité Pour être reçue, une demande d'appuis ponctuels doit :  Inclure un justificatif (si possible) de l’appui sollicité ;  Inclure le PV de la réunion de l’assemblée représentative/l’association, signé par tous les membres de l'assemblée représentative/l’association ;  Etre présenté par le (les) représentant(s) du (des) village(s) concerné(s). ii. Critères d’approbation Pour être approuvée, une demande d'appui ponctuel doit :  inclure un budget détaillé qui ne peut dépasser 5% de la valeur de la fraction du FDL allouée à la communauté concernée ;  Porter sur un des domaines énumérés à l'article 7 de l’arrêté n°105/2014. iii. Reversement des fonds d'appuis non utilisés ou non épuisés Le CGSP n'est pas tenu d'épuiser la ligne budgétaire réservée aux appuis ponctuels. En conséquence le reste de la ligne doit être reversé et confondu dans le FDL pour l'année suivante. iv. Notification des rejets de demandes d'appuis ponctuels Les rejets de demandes d'appuis ponctuels sont mentionnés sur la demande écrite. La photocopie de cette demande avec la mention ‘REJET’ suivie du justificatif, de la signature du président est gardée au secrétariat du CGSP. La copie originale est retournée au représentant qui l'a soumise, accompagnée du PV et de la liste de présence, afin qu'il en rende compte à l'Assemblée Représentative/l’association de la communauté dont il est le mandataire. 22 Suite au ‘rejet’, la communauté concernée peut, après avoir pris en compte les recommandations venant du CGSP, soumettre à nouveau au CGSP une requête d’appui ponctuel sans délai. d. Réalisation des projets Les procédures d’attribution de marchés de réalisation des projets validés devraient être celles prévues au Code de marchés publics. Toutefois, en cas d’attribution de gré à gré, les entreprises présentes dans le département ou la région où sera réalisé l'ouvrage devraient être privilégiées à celles venant d’ailleurs. e. Suivi de l'exécution des projets i. Qui fait le suivi? Le suivi de la mise en œuvre du projet revient à la collectivité décentralisée concernée : le Conseil municipal ou le Conseil départemental si l'ouvrage se trouve sur le territorial de l’un ou l’autre. Cependant, la collectivité décentralisée rend compte au CGSP qui est garant des activités de suivi. ii. Quels sont les aspects du suivi? Deux aspects du suivi sont identifiés dans ce guide :  Le suivi comptable  Le suivi technique iii. Suivi comptable Le suivi comptable consiste à s'assurer que les décaissements et le montant des paiements effectués à l'entreprise chargée de la réalisation du projet tiennent compte des disponibilités du FDL et des clauses contractuelles notamment :  l'échéancier ;  le montant des tranches ;  le niveau de réalisation du projet. iv. Suivi technique Par suivi technique, il faut entendre le contrôle des spécifications techniques de l'ouvrage. Ce contrôle est opéré au cours de la réalisation et au moment de la réception de l'ouvrage. Il consiste à s'assurer que la réalisation est conforme au marché attribué et qu’il a été réalisé en bonne et due forme (quantité, qualité des matériaux, forme de l’ouvrage etc.). La réception de l'ouvrage est faite par le CGSP en présence des communautés si possible. 23 v. Règlement des différends entre les parties et accès à la justice Des conflits pourraient naître des relations entre les communautés et le concessionnaire, entre le CGSP et les adjudicataires des marchés de réalisation des projets ou au sein du CGSP. Quels types de conflits peuvent naître? Il peut s’avérer que la mise en œuvre des CCC soit compromise par différents types de controverses. Des conflits peuvent en effet survenir entre membres du CGSP ou entre les populations concernées et l’exploitant forestier. Il peut s'agir par exemple :  du non-respect par le concessionnaire des obligations contractuelles du CCC ;  du non-respect des délais de versement des tranches stipulées ;  de la non-conformité des volumes déclarés aux volumes relevés auprès de l'Administration des Eaux et Forêts et sur les carnets de chantiers ;  du refus, par les communautés de l'assistance au concessionnaire dans le cadre de la lutte contre le braconnage et l’exploitation illégale ;  Il peut, également, s'agir du non-respect des clauses contractuelles (délais, quantités et qualités des matériaux etc.) par les entreprises attributaires de marchés de réalisation des projets.  Il peut enfin s'agir de conflits nés en dehors de l'exécution des obligations contractuelles contenues dans le CCC. Comment et par qui sont réglés les conflits? Quelque soit le type de conflit, la voie de règlement à l’amiable sera privilégiée. A cet effet, les parties en conflits tenteront de le régler en premier, entre elles, par le dialogue et des concessions réciproques. S'agissant des conflits entre le concessionnaire et les communautés et en cas d’échec de règlement à l’amiable, le Préfet, en sa qualité de président du CGSP, tentera un arbitrage. Au cas où le différend n’est ni réglé à l’amiable, ni réglé par l'arbitrage du président du CGSP assisté, le cas échéant, des autres membres, la partie concernée (communauté concernée par le biais de son représentant ou le concessionnaire) peut saisir la juridiction de droit commun compétente. Pour déterminer/identifier ce tribunal, la communauté concernée peut demander l'assistance et les conseils d’ONG ou toutes personnes ressources capables de l'aider. Lors de l'exécution des travaux, en cas d'échec de la voie de règlement à l’amiable sur un conflit entre le CGSP et l'entreprise adjudicataire du marché d'exécution d'un projet, les parties ont le droit de saisir le tribunal pour non exécution des obligations contractuelles. Dans le cas de conflits nés en dehors de l'exécution des obligations contractuelles, chacune des parties (communautés, concessionnaire, entreprises d'exécution des projets) garde le 24 droit de saisir le tribunal compétent pour les préjudices extracontractuels découlant de l'exercice des activités du concessionnaire ou de l'exécution des travaux de réalisation des projets par l'entreprise adjudicataire du marché ou encore par les agissements des communautés. Dans toutes les hypothèses, la saisine du tribunal par une communauté est faite au nom de l'Assemblée Représentative/l’association de cette communauté par le biais de son représentant désigné au CGSP. vi. Mécanismes antérieurs et transition Dès la date de signature du CCC, les contributions au FDL sont faites sur cette nouvelle base. A cet effet, les concessionnaires forestiers qui avaient déjà institué des mécanismes de cotisation pour faire bénéficier aux communautés des retombées de l’exploitation forestière, devraient mettre fin à ces pratiques. Cependant les projets en cours de réalisation, au moment de la signature des nouveaux CCC, devraient se poursuivre jusqu'à achèvement et sont financés par les cotisations antérieures à la création du FDL. 25 ANNEXES Annexe 1 : Modèle de Règlement Intérieur du CGSP Les attributions du CGSP Le CGSP a la responsabilité de :  Elaborer et adopter son RI et son budget de fonctionnement ;  S’assurer que les parties prenantes au CCC sont représentées au cours des négociations ;  Organiser le calendrier des séances de négociation en coordination avec les parties ;  Répartir le FDL entre les différentes communautés en s'assurant du respect de la proportionnalité des finages dans la répartition ;  Superviser la négociation, la conclusion et la signature du CCC entre les communautés concernées et le concessionnaire forestier ;  Examiner et valider les propositions de projets ;  S'assurer que les parties exécutent leurs obligations de bonne foi ;  Veiller au respect de la réalisation et des délais contractuels des projets ;  Susciter et conduire l’arbitrage en cas de conflit entre le concessionnaire et les communautés d’une part, et entre la société adjudicatrice du marché d'exécution des projets et les communautés d’autre part ;  Contribuer au suivi de l'exécution des projets : suivi technique et comptable ;  Participer et contribuer à la réception des ouvrages réalisés conformément aux projets sélectionnés et financés sur le FDL. L’Organisation du CGSP Le CGSP dispose d’un bureau exécutif non permanent dont la présidence est assurée par le Préfet. Le bureau peut comprendre un secrétaire général et un trésorier. Ceux-ci sont désignés au cours de la réunion d’installation du CGSP. Leurs attributions peuvent être les suivantes : Le Président :  Il est chargé de la mise en place du CGSP et initie les réunions dans ce cadre ;  Il Veille au bon fonctionnement du CGSP et Coordonne les activités organisées dans ce cadre ;  Il est chargé d’initier les invitations dans le cadre des réunions de travail ;  Il intervient en cas de conflits entre les communautés concernés et les exploitants forestiers dans ce cadre. 26 Le Secrétaire Général :  Il est chargé de rédiger et d’adresser les différents courriers et correspondances à élaborer dans le cadre des activités du CGSP ;  Il doit s’assurer de la réception des invitations par les différentes parties la veille des rencontres  Il est chargé de prendre les notes et de rédiger les rapports et PV des différentes réunions et activités organisées au sein du CGSP ;  Il est également chargé de l’archivage et du suivi du matériel de travail acheté dans ce cadre. Le Trésorier :  Il Gère les fonds de fonctionnement du CGSP ;  Il Répertorie les factures initiées dans le cadre des dépenses de fonctionnement du CSGP ;  Il Répertorie les factures fournies par le concessionnaire forestier concernant le financement des projets communautaires ; Aucune de ces fonctions ne donne droit à rémunération. Le Fonctionnement du CGSP Calendrier des réunions du CGSP Le CGSP se réunit deux fois par an au cours de deux sessions statutaires. Chaque session peut faire l’objet de plusieurs réunions. La 1ère session statutaire commence après la fin de la réunion d’installation du CGSP, par les négociations relatives à la conclusion du CCC. Cette session se poursuit jusqu'à la signature du CCC et se clôture par la réunion de validation des projets. La 2ème session statutaire a lieu après la dernière réunion de la 1ere session statutaire. Elle vise à vérifier la mise en place et l’approvisionnement du FDL ainsi que la mise en œuvre des projets validés. Sur convocation du Président, deux sessions du CGSP doivent avoir lieu chaque année :  une session pour l’approbation du budget et des projets (1er semestre)  une session pour l’évaluation de la réalisation des projets (2e semestre). Chaque session peut nécessiter plusieurs réunions. La première session devrait, idéalement, commencer au plus tard le 30 avril de l'année d'exercice dont elle vise à déterminer le budget après concertation entre le président et les autres parties prenantes au CGSP. La deuxième session devrait commencer au plus tard au mois d'octobre de l'année d’exercice. 27 Toutes sessions du CGSP et toutes décisions prises sont consignées dans un procès verbal authentifié par le président de séance et comportant en annexe la liste des participants. Quorum pour les réunions du CGSP Le quorum est le nombre minimal de membres du CGSP nécessaire à la tenue de la réunion. La présence de l’ensemble des parties prenantes au CGSP (autorités, opérateurs économiques et communautés) est nécessaire jusqu'à la validation du budget et des projets à mettre en œuvre. Toutefois, la présence des communautés et du concessionnaire forestier sont requises prioritairement. Tout membre du CGSP a droit, en cas d'absence, à se faire représenter par un membre de la même entité dont il est issu pour agir à sa place, au nom de cette entité. Ce mandat sera donné sous forme écrite et vérifié par le président de séance dès l'ouverture de la réunion. Si l’empêchement concerne le représentant d'un village c’est son suppléant qui représente le village au sein du CGSP. Modalités de prise de décisions au sein du CGSP Le consensus et, à défaut, le vote à majorité, sont les modes de prise de décisions au sein du CGSP. Le consensus est un accord des volontés sans aucune opposition formelle. Le consensus se distingue de l'unanimité qui met en évidence la volonté manifeste de tous les membres Les étapes à suivre pour trouver le consensus : 1. Le problème, ou la décision à prendre, est défini et nommé. Cette étape préliminaire aide à séparer la problématique à traiter des enjeux personnels. 2. Faire fuser toutes les solutions possibles pour résoudre le problème ou répondre à la question. Les écrire toutes ! 3. Se réserver un moment dans le processus pour les questions diverses et la clarification de la situation. 4. Discuter et débattre des propositions écrites, les modifier, les regrouper, et en faire une liste la plus courte possible. Lesquelles sont les préférées du groupe ? 5. Bien expliquer toutes les propositions, et leurs différences pour que tout le monde comprenne bien (on peut utiliser là l'ancienne méthode qui consiste à donner un temps égal à quelqu'un qui est pour et quelqu'un qui est contre la proposition pour s'exprimer). 6. Discuter les « pour » et les « contre » de chaque proposition. Faire en sorte que chacun puisse s'exprimer (tour de table, petits groupes, …). 7. S'il y a une opposition majeure, recommencer au point 6. Il est parfois nécessaire de recommencer au point 4. S'il n'y a pas d'opposition majeure, faire état de la décision et voir s'il peut y avoir un accord. Reconnaître les objections mineures et incorporer des petits amendements. Discuter de la proposition, et vérifier le consensus. 28 dans l'accord. Un consensus se caractérise par l'existence, parmi les membres d'un groupe, d'un accord général (tacite ou manifeste), positif pouvant permettre de prendre une décision ou d'agir ensemble sans vote préalable ou délibération particulière. Le Préfet doit, autant que faire se peut, rechercher le consensus, mais à défaut, la prise de décision sera faite par vote à majorité selon la répartition suivante :  Préfet ou son représentant - 1 vote  Président du Conseil Départemental ou son représentant - 1 vote  Maire(s) ou représentant(s) du/des Conseil(s) Municipal/aux concernés -1 vote  Directeur provincial des Eaux et Forêts/cantonnement ou son représentant - 1 vote  Concessionnaire forestier ou son représentant et le Responsable du volet social - 2 votes  Communautés villageoises - 1 vote par communauté Le RI doit définir la majorité qui lui convient en fonction de l'objet de la décision à prendre, parmi les sortes de majorités ci après :  majorité absolue : il faut 50 % plus 1 voix des suffrages exprimés (plus de la moitié des suffrages exprimés) ;  majorité relative : il faut le plus grand nombre des voix ;  majorité qualifiée : c’est un type de majorité qui nécessite une fraction déterminée des voix exprimées (2/3, 3/4, 3/5 ou 4/5 etc.) Elle peut être déterminée par rapport aux suffrages exprimés par les membres votants ou présents ou encore par rapport au nombre des membres composant le CGSP. En cas de vote, le RI doit prévoir comment les abstentions, les bulletins nuls et ceux blancs sont comptabilisés dans la détermination de la majorité. Les Ressources du CGSP et la Gestion financière Les frais de fonctionnement du CGSP sont imputés au FDL. Ils doivent être compris entre 3 et 5 % du montant alloué annuellement au FDL. La fixation du plafond dépend aussi du montant disponible dans le FDL et peut varier par année. La gestion de conflit Dans le cadre des conflits survenus, la gestion à l’amiable reste la voie privilégiée. Cependant les parties se réservent le droit de saisir les tribunaux en cas d’échec de celle-ci. http://fr.wikipedia.org/wiki/Consensus#Prise de d.C3.A9cision par consensus http://fr.wikipedia.org/wiki/Vote 29 Annexe 2 : Critères de répartition du FDL 1. Si l’ensemble des superficies des finages, se superposant ou pas entre eux, ne couvre pas la totalité de l’unité forestière choisie (AAC/UFG/UFA), le FDL sera réparti différemment selon les cas de figure suivants : 1.1 En cas de un, deux, ou plus finages localisés dans l’unité, la répartition sera faite entre les villages qui ont leurs finages dans l’unité, sur la base du pourcentage de leurs finages respectifs (20% à A, 40% à B). En cas de superposition entre finages, la zone de superposition sera calculée dans tous les finages concernés. Le reliquat sera utilisé pour financer des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés villageoises concernées (A+B), votés à majorité et en accord avec les collectivités locales. 1.2 En cas de un, deux, ou plus villages ayant des finages localisés dans l’unité et de un ou plus villages localisés dans un rayon de 5km de l’unité mais n’ayant pas leurs finages dans l’unité, la première répartition sera faite entre les villages qui ont leurs finages dans l’unité, sur la base du pourcentage de leurs finages respectifs dans l’unité (20% à A, 40% à B). En cas de superposition entre finages, la zone de superposition sera calculée dans tous les finages concernés. Les 50% du reliquat seront utilisés pour financer des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés villageoises ayant leurs finages dans l’unité forestière retenue (A+B), votés à majorité et en accord avec les collectivités locales. Les 50% restant seront distribués à parts égales entre les communautés localisées dans le rayon de 5 km n’ayant pas de finage dans l’unité retenue (C, D) en s’assurant qu’en aucun cas ces villages ne reçoivent plus que le village qui a le finage le mois étendu dans l’unité. En cas de reliquat, il sera destiné au financement des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés ayant leurs finages dans l’unité forestière retenue (A+B). 30 1.3 En cas de un, deux, ou plus villages ayant des finages localisés dans l’unité et de un ou plus villages localisés dans un rayon de 5km de l’unité mais n’ayant pas leurs finages dans l’unité, la première répartition sera faite entre les villages qui ont leurs finages dans l’unité, sur la base du pourcentage de leurs finages respectifs dans l’unité (20% à A, 40% à B, 10% à C). En cas de superposition entre finages la zone de superposition sera calculée dans tous les finages concernés. Les 50% du reliquat seront utilisés pour financer des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés villageoises ayant leurs finages dans l’unité forestière retenue (A+B+C). Les 50% restant seront distribués a parts égales entre les communautés localisées dans un rayon de 5 km n’ayant pas de finage dans l’unité retenue (D) en s’assurant qu’en aucun cas ces villages reçoivent plus que le village qui a le finage le moins étendu dans l’unité (C). En cas de reliquat, il sera destiné au financement des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés ayant leurs finages dans l’unité forestière retenue (A+B+C). 2. Si l’ensemble des superficies des finages couvre la totalité de l’unité forestière choisie (AAC/UFG/UFA), avec ou sans zones de superposition, le FDL sera reparti différemment selon les cas de figure suivants : 31 2.1 En cas de un, deux ou plus finages localisés dans l’unité (A, B), sans qu’il y ait des superpositions, il sera attribué à chaque village un montant correspondant au pourcentage de leurs finages respectifs dans l’unité (33 % à A, 67 % à B). 2.2 En cas de un, deux ou plus finages localisés dans l’unité (A, B), sans qu’il y ait des superpositions, et de un ou plus villages localisés dans un rayon de 5km de l’unité mais n’ayant pas leurs finages dans l’unité (C, D), la première répartition sera faite entre les villages qui ont leurs finages dans l’unité (A, B). Cette répartition sera faite sur la base du pourcentage de leurs finages respectifs dans l’unité réduite de 10% (30 % à A, 60 % à B). Le reliquat (10%) sera distribué à parts égales entre les communautés localisées dans un rayon de 5 km n’ayant pas de finage dans l’unité retenue (C, D) en s’assurant qu’en aucun cas ces villages reçoivent plus que le village qui a le finage le moins étendu dans l’unité (A). 2.3 En cas de un, deux ou plus finages localisés dans l’unité (A, B) et se superposant, il faudra d’abord soustraire de la valeur totale de l’unité, la valeur correspondant au pourcentage de la superposition. Le montant de la superposition sera utilisé pour financer des projets d’intérêt collectif de l’ensemble 32 des communautés villageoises concernées (A+B), votés à majorité et en accord avec les collectivités locales. Le montant restant sera reparti entre les communautés concernées (A et B) en respectant la proportion initiale entre leurs finages. 2.4 En cas de un, deux ou plus finages localisés dans l’unité (A, B) se superposant, et de un ou plus villages localisés dans un rayon de 5km de l’unité mais n’ayant pas leurs finages dans l’unité (C, D), il faut d’abord soustraire de la valeur totale de l’unité, la valeur correspondant au pourcentage de la superposition. Les 50% du montant de la valeur correspondant à la superposition seront utilisés pour financer des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés villageoises ayant leurs finages dans l’unité forestière retenue (A+B), votés à majorité et en accord avec les collectivités locales. Les 50% restant seront distribués a parts égales entre les communautés localisées dans le rayon de 5 km n’ayant pas de finage dans l’unité retenue (C et D) en s’assurant qu’en aucun cas ces villages ne reçoivent plus que le village qui a le finage le moins étendu dans l’unité (A). En cas de reliquat, il sera destiné au financement des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés ayant leurs finages dans l’unité forestière retenue (A+B). Le montant restant après soustraction de la somme des superpositions sera réparti entre les communautés concernées (A et B) en respectant la proportion initiale entre leurs finages. 33 2.5 En cas de un, deux ou plus finages localisés dans l’unité (A, B, C) se superposant, et de un ou plus villages localisés dans un rayon de 5km de l’unité mais n’ayant pas leurs finages dans l’unité (D, E) il faudra d’abord soustraire de la valeur totale de l’unité, la valeur correspondant au pourcentage de la somme des zones de superposition [(A∩B)+(A∩C)]. Les 50% du montant de cette valeur seront utilisés pour financer des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés villageoises concernées (A+B+C), votés à majorité et en accord avec les collectivités locales. Les 50% restant seront distribués à parts égales entre les communautés localisées dans un rayon de 5 km n’ayant pas de finage dans l’unité retenue (D, E) en s’assurant qu’en aucun cas ces villages ne reçoivent plus que le village qui a le finage le moins étendu dans l’unité (C). En cas de reliquat, il sera destiné au financement des projets d’intérêt collectif de l’ensemble des communautés ayant leurs finages dans l’unité forestière retenue (A+B+C). Le montant restant après soustraction de la somme des superpositions sera reparti entre les communautés concernées (A, B, C) en respectant la proportion initiale entre leurs finages. 34 Annexe 3 : Expériences antérieures des CCC L’annexe 3 présente les expériences des sociétés forestières CBG, Precious Woods - CEB et ROUGIER GABON en matière de mise en œuvre de partage des bénéfices issus l’exploitation forestière suivant l’article 251, antérieurement à l’arrêté 105. Ces pratiques sont documentées dans ce guide à titre d’illustrations. 1. Cas de Compagnie des Bois du Gabon Rattachement géographique du CCC Tous les CCC sont rattachés à la concession forestière sous Aménagement Durable (CFAD). Il y a un CCC pour chaque Département couvrant le CFAD. Chaque village n’adhère donc qu’à une seul CCC sur toute la durée de l’exploitation de la CFAD. Modalités de calcul du FDL Le montant total du FDL de l’année « n » est calculé sur la base des données de production de l’année « n-1 », réalisées dans la CFAD. Durée de l’accord La durée de l’accord est liée à celle de la CFAD. Nombre de communautés concernées par le FDL Les communautés villageoises qui intègrent les CCC sont les villages qui ont été identifié comme ayant des finages à l’intérieur de la CFAD lors de l’étude socio-économique réalisée dans le cadre de l’élaboration du Plan d’aménagement ; Celles qui sont situées dans le département/canton rattachés à l’UFG et ayant des finages à l’intérieur de l’UFG Répartition du FDL entre communautés concernées La répartition du FDL calculé à l’échelle de la CFAD se fait par département/CCC, au prorata de la surface occupée par le département dans la CFAD. La gestion et la répartition du fond au sein du CCC et entre les villages est laissé à l’appréciation du CGSP Autres dispositions prises pour l’usage du FDL Les Fonds non utilisés l’année N peuvent être capitalisés. Certains projets nécessitant des fonds plus importants peuvent faire l’objet d’une « avance » récupérée sur le budget de l’année suivante. Un courrier est adressé par l’opérateur économique au Président du CGSP (Préfet de Département concerné) chaque début d’année (avant fin mars), avec ampliation l’ensemble 35 des parties prenantes du Comité, précisant le montant et la répartition du FDL de l’année courante. Le bilan financier reprenant l’état du budget en fin d’année et la nouvelle dotation sont présentés lors de la première Assemblée Générale annuelle du CGSP. Cette approche s’applique dans le cas où très peu de villages sont riverains à la CFAD assurant de ce fait un montant significatif annuel à chaque village. Cette approche est très facile à mettre en œuvre, la répartition du FDL basée sur la surface occupée par chaque département sur la CFAD étant constante et la gestion du montant alloué à chaque CCC étant gérés par le CGSP. Quand il n’y a pas de villages à l’échelle d’une UFA, il n’y a pas de FDL. 2. Cas Precious Woods - CEB Contexte 1 CFAD, 3 UFA, 2 Provinces :  Ogooué-Lolo : 1 département : Mulundu  Haut-Ogooué : 3 départements : Sébé-Brikolo, Léconi-Lékori et Bayi-Brikolo Rattachement géographique : Approche « Finage » 1. Les finages ont été cartographiés de manière participative selon le processus CLIP au fur et à mesure de l’avancée de l’exploitation ; 2. Cette cartographie permet : a. l’identification, la gestion et la protection des Hautes Valeurs de Conservation économiques et culturelles en faveur des communautés dans le cadre du processus de certification (délimitation des séries agricoles, des sites sacrés, des zones de collecte des PFNL) ; b. la sélection des communautés concernées par la redistribution des bénéfices issus de l’exploitation de la forêt, même si 6 regroupements de villages situés en dehors des limites de notre CFAD ont été ajoutés pour ne pas être lésés sur la base d’une cartographie prenant en compte les anciens couloirs de migrations (« vieux villages ») ; c. la redistribution des bénéfices sur la base des portions de finages exploités (l’argent est versée mensuellement à compter du 4 ème mois après la fin de l’exploitation, pour avoir le temps de s’assurer qu’il n’y a pas eu d’erreurs) dans les AAC ouvertes. Dans le cas ou un finage est réparti sur plusieurs départements, il participera au CGSP du département dans lequel le village est situé. Les exercices de cartographie sociale n’ont pas permis de trouver des zones sans finage dans la CFAD, c’est-à-dire que toutes les zones ont fait l’objet d’une occupation par les communautés locales actuelles au cour du siècle passé. 36 Marquage des grumes Chaque grume abattue et roulée est marquée suivant les obligations légales avec ajout d’un code à 3 lettres par finage qui permet de tracer les grumes et de calculer précisément les redevances à verser à chaque communauté. Partage des bénéfices Le FDL est calculé sur la base des volumes roulés par finage l’année N-1, avec possibilité d’avoir un premier versement 3 mois après l’exploitation. Organisation des CGSP (Comité de Gestion et de Suivi des Projets) Le CGSP actuel est présidé par le Sous-préfet. 15 CCC ont étés signés avec les villages concernés par l’exploitation, un montant de 5% du FDL est prélevé pour le fonctionnement du CGSP. Durée de l’accord L’accord dure tant que le finage est exploité. À la fin de l’exploitation, les fonds doivent être utilisés dans une durée maximale de 2 ans. Présentation de la contribution financière prévisionnelle pour les différentes communautés *-*-* 3. Cas de ROUGIER GABON Rattachement géographique du CCC Le CCC est rattaché à une Unité Forestière de Gestion (UFG) de l’Unité Forestière d’Aménagement dont il dépend, et au département/canton couvrant tout ou partie de l’UFG. Par ex. si une UFG est à cheval sur deux départements, alors deux CCC seront produits (un par département). Modalités de calcul du FDL Le montant total du FDL de l’année « n » est calculé sur la base des données de production de l’année « n-1 », réalisées dans la ou les AAC en exploitation de l’unité forestière de gestion. Durée de l’accord La durée de l’accord est liée à celle de l’UFG, soit 5 + 2 années (=7 ans). Au-delà des 7 ans, si le FDL n’est pas consommé, les Fonds sont perdus par les communautés concernées. Nombre de communautés concernées par le FDL Les communautés villageoises qui vont concourir dans la répartition du FDL sont les suivantes : 37 1/ Celles qui sont situées dans le département/canton rattachés à l’UFG et ayant des finages à l’intérieur de l’UFG 2/ Celles qui sont situées dans le département/canton rattachés à l’UFG, n’ayant pas forcément des finages à l’intérieur de l’UFG, mais situées à moins de 10 km des limites de l’UFG. 3/ Celles ayant leur droit d’usage à l’intérieur de l’UFG, et n’étant pas du département/canton de rattachement de l’UFG. Répartition du FDL entre communautés concernées La répartition du FDL entre communautés concernées se fait de façon égale et équitable. Si F est le FDL de l’année N, et X le nombre de communautés concernées, le Fonds auquel peut prétendre chaque communauté l’année N, est égal à F/N. Autres dispositions prises pour l’usage du FDL Les Fonds non utilisés l’année N peuvent être capitalisés, dans la durée limite du CCC. Au delà des 7 ans, les Fonds non utilisés sont perdus. Un courrier est adressé par l’opérateur économique au Président du CGSP (Préfet de Département concerné) chaque début d’année (avant fin mars), avec ampliation l’ensemble des parties prenantes du Comité, rappelant les Fonds capitalisés pour chaque communauté, et les nouveaux fonds se rajoutant pour l’année N. Cette approche s’applique aux cas où les villages riverains sont relativement nombreux autour de la CFAD. L’approche par UFG permet d’étaler l’effort dans le temps, et d’avoir malgré tout des montants de FDL à l’échelle des communautés relativement suffisants pour appuyer les projets. Cette approche est relativement facile à mettre en œuvre pour les modalités de partage, basé sur un partage égal et équitable entre village, permettant d’éviter les « guerres de finages » sur le terrain ou les surenchères de cartographies sociales (cf Cameroun). Quand il n’y a pas de villages à l’échelle de l’UFG, il n’y a pas de FDL. 38 Annexe 3 : Tableaux synoptiques des phases de mise en œuvre de l’Arrêté n°105/2014 39 40 Phase de négociation Présentation du montant du FDL Montant = « volume coupé » dans l’unité forestière choisie (AAC/UFG/UFA) X 800 F CFA « Volume coupé » volume de bois coupé par l’exploitant forestier pendant l’année N-1, contenu dans le carnet de chantier et attesté par l’administration forestière 41 Cette publication a été réalisée grâce à la contribution des organisations suivantes : Cette publication a été financée avec le soutien de WWF Gabon, programme NORAD. Le contenu de ce rapport est de la seule responsabilité de ses auteurs et ne reflète pas nécessairement le point de vue de NORAD.