审计轨迹
这里没有任何东西可以被悄悄删除——包括我们自己也不能。
这个行业中的大多数交易，依赖的是邮件附件和人的记忆。而 Nelum 的货运批次则保留自己的一份完整记录——每一份文件、每一个版本、每一次请求及每一次确认，其保存方式确保更正之后，此前的版本仍然可读。
货运批次并不是一个有十个固定阶段的工作流程。每家公司都各自执行自己的履约流程，每个司法辖区也都要求各自的单据，因此 Nelum 不再假装自己知道正确的操作顺序——转而把精力投入到记录本身上。
一份破损的记录会付出什么代价
以下这些都不是假设性的失败情形。它们正是把一笔交易的单据保存在这个行业通常保存它们的地方之后，所带来的寻常后果。
没人能分辨清楚的版本
同一批货物的三份化验证书在五周内陆续送达。其中两份是草稿，一份是正式版，三份文件全都叫做 assay.pdf。原本能区分它们的那条邮件线索，属于一位已在三月离职的交易员。
在 Nelum 上，它们是同一个文件位下按顺序排列的三个版本，每一个都标注了归档者及归档时间。当前版本会显示出来；前两个版本并没有为它腾地方而消失。
悄悄被换掉的文件
有人对一份原产地证书提出疑问后，该证书随即被替换。新文件文件名相同，存放在同一个文件夹里，内容读起来却略有出入。没有任何地方记录过此前存在过一份不同的文件。
在这里，归档替换文件不会覆盖任何东西。此前的版本仍保留在记录中，归档替换文件这一动作本身也会成为货运批次历史记录中的一行。如果一份文件是在有人提出疑问之后才发生变化的，这个时间序列会如实呈现出来。
从未被发送过的消息
一场争议的焦点在于买方是否被告知了延误情况。一方拿出一张截图。另一方说自己从未收到过，而双方所依据的都是各自私人的邮箱，没有任何共享记录。
在 Nelum 上，商务往来保存在两家公司都能阅读的对话线程中，作为所言内容的记录。线程属于哪一类，由服务器根据线程本身判定，绝不由任何一方事后切换的设置决定。
两年后才会到来的复核
合规部门、审计方或税务机关询问：某一批具体货物是如何送达精炼厂的——谁卖出的、当时对其产地了解多少、请求过什么、提交过什么、又接受了什么。
这要么是一项要在邮箱、磁盘和记忆中重新拼凑的工作——要么，只是同一个货运批次页面，每一份文件、每一个版本、每一次确认，以及按顺序排列的历史记录都在那里。
四项保证，以及每一项是如何被维持的
以下这些是记录存储方式本身所具备的特性，而不是需要您单纯信任我们的一些政策承诺。
01
文件采用版本管理，绝不覆盖。
将文件归档到一个已有文件的文件位，它会成为下一个版本。每个版本都会按顺序保留在列表中，各自显示是谁归档的、何时归档的。没有任何东西被替换，因此也不需要「相信」它保持不变。
每一个更早的版本都始终可读。
02
已归档的文件无法删除。
已归档的文件没有删除功能。误归档的文件通过在其上归档正确的文件来更正，两者都会保留在记录中。唯一可以删除的是空白文件位，且只能由添加它的公司删除，删除动作会记录在审计日志中。
只有添加空白文件位的公司才能将其删除。
03
疑问会保留在记录中。
另一方可以接受一份已归档的文件，或附注提出疑问。该陈述会连同陈述人及时间一并记录，新版本可以回应疑问，但不会抹去它。
被提出疑问的文件仍可下载：疑问是一项陈述，而不是一道关卡。
04
历史记录在事情发生时写入。
每一次归档、请求、审阅、开放及确认，都会在发生的当下向货运批次的历史记录写入一行，注明采取行动的公司及个人。历史记录由服务器写入；任何一方都无法写入。
每个参与方自己的货运批次保留其自己的历史记录。
一个货运批次，从其历史记录的视角来看
一位卖方归档了错误的出口许可证，买方对此提出疑问，卖方随后归档了正确的版本。关键不在于「阻止了这个错误的发生」——错误本来就无法被完全阻止。关键在于，事后记录究竟说了什么。
每一行都注明了是谁、在何时采取的行动，且事后都无法被编辑。
货运批次由意向对话推进而来——其文件清单被添加为空白文件位
4月21日 ·阿布贾金属公司
卖方归档软性企业报价书（sco-zamfara-bullion.pdf）
4月22日 ·赞法拉金条有限公司
买方添加了一个文件位：出口许可证
7月29日 ·阿布贾金属公司
卖方将出口许可证归档到该文件位
7月30日 ·赞法拉金条有限公司
买方对出口许可证提出疑问——「这份对应的是六月批次」
7月31日 ·阿布贾金属公司
卖方归档出口许可证（第二版）——第一版仍保留在记录中
7月31日 ·赞法拉金条有限公司
买方接受了出口许可证（第二版）
8月2日 ·阿布贾金属公司
双方确认该货运批次已完成
8月9日 ·交易双方
谁能看到什么
一份完整的记录，只有在其边界同样严格的情况下才是安全的。以下这些边界在数据库层面强制执行，位于应用层之下——而不是靠向您展示的屏幕来约束。
货运批次的参与方
持有方向其开放的内容：批次与文件、文件的各个版本，以及对它们所做的操作。
持有方未向其开放的任何内容。
受托的实验室、金库或承运商
其工作所涉及的批次，以及为该项工作向其开放的文件。
货运批次上的其他任何内容。
Nelum 上的其他任何人
什么都看不到。货运批次的文件只有其参与方才能看到。
不存在任何能向任何人从头到尾展示整条链条的视图。
Nelum 工作人员
打开一条商务对话线程需要说明理由并经另一工作人员角色批准，每一次申请都会被记录。
绝不包括一对一的私密对话：Nelum 不持有其密钥。
Nelum 无法做到的事
一份记录的价值，取决于持有它的平台被禁止对它做什么。以下这些限制正是产品本身的一部分，而不是附在底部的一句免责声明。
- 我们无法更改您的记录
不存在针对某一文件行、某条消息或某次确认的管理员编辑权限。客服支持可以帮助您使用产品；但无法重写产品所记录下来的内容。
- 我们无法持有您的资金
Nelum 不是银行、经纪商、交易商，也不是托管代理。银行结算工具始终只在您与您的银行之间进行。
- 我们不决定您何时算完成
只有当每个参与方都确认时，一个货运批次才算完成。不存在任何能代表您结束交易的阶段计数器，因为这个行业中没有任何两家公司以完全相同的方式执行履约。
一次复核实际会问的五个问题
无论这次复核来自您自己的合规部门、外部审计方、精炼厂的入驻审核团队，还是税务机关，所问的问题大体相同——而且往往是在交易早已完结很久之后才会被问起。
- 01您与谁进行了交易，您核实过对方吗？
在看板上遇到的交易对手方，是一家已完成企业验证的公司——注册信息、控制关系、制裁筛查——并配有一位身份已经过核实的具名代表。
- 02您请求了什么，又得到了什么？
每一个文件位都记录了所索要的内容、它是否已被归档、接受或提出疑问，以及由谁作出。每一份文件都记录了其各个版本，以及每个版本的归档者。
- 03事后有任何内容发生变化吗？
版本、疑问及接受，全部都记录在货运批次的历史记录中并附有时间戳。一份在提出疑问后才被替换的文件，会如实呈现为这正是发生的情况。
- 04您保留这些记录多长时间？
验证及交易记录在业务关系结束后至少保存五年，贸易文件自相关事项结束起保存六年——若当地法律有更长要求，则按当地法律执行。
- 05您能按每一批货物分别出示记录吗？
可以。每个货运批次保留其自己的文件，每个批次在合并与拆分中都保留其产地——这正是经合组织五步尽职调查框架及监管链体系在一次收货涉及多个来源时所要求的做法。
Nelum 提供的是记录本身。它不认证产地、质量或合法所有权，也不替您完成尽职调查——那些始终是您自己的责任，这也正是为什么这些证据同样必须是您自己的。
人们就此常问的问题
- 已归档的文件可以删除吗？
不可以。更正以新版本的形式归档，每一个更早的版本都保持可读，并注明归档者及时间。唯一可以删除的是空白文件位，且只能由添加它的公司删除，该删除动作会记录在审计日志中。
- 货运批次的历史记录呢？
每一次归档、请求、审阅、开放及确认，都会在其中写入一行，注明采取行动的公司、个人及时间。产品中没有任何功能可以编辑或删除其中的一行——对任何一方如此，对我们自己也是如此。
- 这些文件归谁所有？
归您所有。Nelum 负责存储它们，并为货运批次的参与方控制访问权限；我们对这些文件不主张任何所有权，仅将其提供给已向其开放的参与方，并为归档它们的公司读取文件内容。
- 这条轨迹既覆盖看板，也覆盖货运批次吗？
报价拥有自己的独立记录——报了什么价、何时报的价，以及如何被回应。货运批次可以由意向对话推进而来，并将意向的文件清单作为空白文件位带入。
从第一笔交易起就开始保留记录
注册及验证不收取任何费用。货运批次及其所保存的记录，随公司会员资格一同提供。