Décret n° 2009-297 /PR du 30 juin 2009 portant attributions, organisation et fonctionnement des organes de passation et de contrôle marchés publics

Article 1" : La personne responsable des marches publics est chargee de conduire la procedure de passation depuis Ie choix de cette derniere jusqu'a la designation du titulaire et I'approbation du marche definitif ou de la delegation. Elle est habilitee a signer Ie marche ou la delegation au nom de I'autorite contractante. A ce titre, elle a pour mission: 1. la planification des marcMs publics et des deh'gations de service public; elle elabore en collaboration avec les directions chargees de la planification et de la gestion des ressources financieres un plan annuel de passation des a marches publics qu'elle communique la direction nationale du controle des marches publics et aux autorites chargees d'elaborer Ie budget de l'Etat ; elle en assure la publication; 2. I'execution budgetaire des marches par la reservation 'du credit et sa confirmation, et ce jusqu'a leur notification; 3. I'elaboration des dossiers d'appel d'offres et de consultation, et des specifications techniques en collaboration avec les services techniques competents ; 4. la determination de la procedure et du type de marche ; 5. a les appels la concurrence dont elle assure la publicite, au meme titre que les autres actes de la procedure de passation en application des dispositions reglementaires ; 6. I'organisation des phases d'ouverture, d'evaluation des offres et de controle des procedures; 7. la redaction des projets de contrats et avenants ; 8. Ie suivi de I'execution des marches et delegations; a ce titre, elle participe aux receptions des ouvrages, foumitures et services, objet des marches et conventions; dans ce cadre, elle assure la mise en reuvre, en collaboration avec I'autorite de regulation des marches publics, des outils standard de gestion, manuels de procedure, logiciels informatiques, site internet et intranet lui permettant de disposer en temps reel des instruments necessaires a I'execution de cetta mission; 9. la tenue des statistiques, des indicateurs de performances, la redaction des rapports sur la passation et I'execution des marches et delegations de service a public pour I'autorite contractante et leur transmission la direction nationale du controle des marches publics et a I'autorite de regulation des marches publics. La personne responsable des marches publics doit dans ce cadre mettre egalement en oouvre I'ensemble des procedures d'enregistrement des 3 diHerentes phases, qu'elles soient administratives, techniques ou financieres des procedures de passation et d'execution des marches et en assurer I'archivage par des methodes modemes et eHicientes. Dans ce cadre, elle est tenue d'adresser II I'autorite de regulation des marches publics copie des avis de non objection, des autorisations, proces verbaux, rapports d'evaluation, contrat aHerent II chaque marche et delegations et de tout rapport d'activ~e de la commission de controle des marches de I'autorite contractante.

Article 2 : La personne responsable des marches publics est designee par I'autorite contractante. Elle est nommee par arrete du ministre ou decision du representant de I'autorite contractante pour les personnes morales autres que les departements ministeriels, pour un mandat de trois (3) ans renouvelable une (t) fois. Le mandat prend fin, soit II 4'expiration normale de sa duree, soit par deces au par demission. II prend egalement fin par revocation, II la suite d'une faute grave ou d'agissements incompatibles avec les fonctions assumees.

Article 3 : La personne responsable des marches publics est tenue II I'obligation du secret des deliberations et decisions emanant de I'autorite contractante ou de ses structures intemes impliquees dans la chaine de passation des marches et delegations et au respect du secret professionnel pour les informations, faits, actes et renseignements dont elle a connaissance dans I'exercice de ses fonctions. Les fonctions de personne responsable des marches publics ne sont pas cumulables avec I'exercice d'une autre fonction administrative au titre de la passation des marches au sein d'une autre autorite contractante, de controle ou de regulation des marches publics et delegations de service public. Les fonctions de personne responsable des marches publics sont incompatibles avec toute detention directe au indirecte d'interets dans les entreprises soumissionnaires des marches publics et delegations de service public, toute fonction salariee au tout benefice, remuneration au avantage sous quelque forme que ce soit accorde par ces entreprises ; la personne responsable des marches publics ne peut davantage exercer de fonction elective et d'activite commerciale au de consultation en rapport avec ses missions. La personne responsable des marches publics ne peut soumissionner II un marche dont elle a au a eu it connaitre dans Ie cadre de ses fonctions. La personne responsable des marches publics ne peut participer II une deliberation des organes de passation au de controle de I'autorite contractante si, au cours des deux annees precedant sa nomination, elle a, directement ou indirectement, collabare aux activites de I'entreprise ou de la personne concemee par la deliberation qui lui est sQumise. De meme, iI est interdit II la personne responsable des marches publics dans I'annee II compter de la cessation de ses fonctions, de prendre des participations ou de s'engager par contrat de travail au de prestation de service, dans une entreprise attributaire d·un marche au d'une delegation. La personne responsable des marches publics doit, lars de S"on entree en fonctions et a la fin de celles-ci, faire sur I'honneur une declaration ecrite de taus ses biens et patrimoine adressee au president de la Cour des comptes. 4 CHAPITRE II - DE L' ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT DE LA COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS ET DELEGATIONS DE SERVICE PUBLIC

Article 4 : La personne responsable des marches publics est assistee par les services techniques de I'autorite contractante beneficiaires de I'acquisition, et dont elle coordonne les activites, dans la mise en ceuvre du processus de planilication, de passation et de gestion des marches publics et delegations de service public. Lesdits services techniques assurent, notamment pour Ie compte de la personne responsable des marches publics, I'execution des phases de preparation des dossiers d'appels d'offres, d'ouverture et d'evaluation des offres et propositions. Articte 5 : Les phases d'ouverture et d'evaluation des offres sont organisees sous la responsabilite de la personne responsable des marches publics. Elle est assistee dans cette mission par une commission de passation des marches chargee des operations d'ouverture et d'evaluation des offres et des propositions et dont elle assure la presidence ; elle peut s'y faire representer. Cette commission est composee de cinq (5) membres permanents des ignes par I'autorite contractante sur la base de criteres d'integrite morale, de qualification et d'experi ence dans les domaines juridique, technique et economique des marches publics et delegations de service public. La personne responsable des marches publics peut egalement confier it une sous- commission d'analyse, dont les membres sont choisis au sein de la commission de passation des marches et des directions techniques ou de programmation eVou du service beneficiaire conceme, I'evaluation et Ie classement des candidatures, des off res et propositions qui doivent etre mises en ceuvre conformement aux dispositions des articles 56 et suivants du code des marches publics et delegations de service public. La presidence de la SQus-commission d'analyse est assuree par un membre de la commission de passation des marches et Ie secretariat, par la direction technique ou service beneficiaire de I'autorite contractante. Les membres de la commission de passation des marches et de la sous-commission d'analyse sont soumis aux memes incompatibilites et obligations que la personne responsable des marches publics. Aucun membre de la commission de passation des marches au de la sQus-commission d'analyse ne peut etre poursuivi sur Ie plan disciplinaire pour les propos tenus et les votes emis au cours de leurs reunions. A la demande de I'autorite de regulation des marches publics, un observateur independant, choisi par cette demiere, peut assister it I'ensemble des operations d'evaluation. II etablit un rapport qu'il trans met it I'autorite de regulation. 5

Article 6 : Les membres permanents de la commission de passation des marches sont nommes par amite pour une periode de deux (2) ans renouvelable deux fois. Leur mandat prend fin, soit a I'expiration normale de sa duree, soit par deces ou par demission. II prend egalement fin par revocation, a la sutte d'une faute grave ou d'agissements incompatibles avec leurs fonctions, apres avis du conseil de regulation de I'autorite de regulation des marches publics.

Article 7: La personne responsable des marches publics beneficie chaque annee d'une dotation budgetaire dont elle assure la gestion, sous Ie controle de I'autorite contractante. Ce budget prend en compte Ie versement au personnel membre de la commission de passation des marches et de la sous-commission d'analyse d'une indemnite dont les modalites d'allribution et Ie montant sont fixes chaque annee par un arrete du ministre charge des finances en ce qui concerne les institutions de l'Etat et les ministeres. a

Article 8 : Dans un delai maximal de trente (30) jours compter de I'ouverture des offres ou des propositions, la commission de passation des marches adopte des recommandations d'allribution provisoire du marche ou de la delegation. La commission de passation des marches a egalement competence pour examiner les propositions faites dans Ie cadre de procedures de demande de cotations effectuees en dessous des seuils de passation determines par voie reglementaire. CHAPITRE III - DE l 'ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT DE LA COMMISSION DE CONTROlE DES MARCHES PUBLICS ET DELEGATIONS DE SERVICE PUBLIC Arti cle 9 : Une commission de controle des marches publics (CCMP), est creee aupres de chaque autorite contractante et placee sous la responsabilite de la personne responsable des marches publics. Elle est chargee du controle a priori de la regularite de la procedure de passation des marches publics et delegations de service public, de puis la phase de planification jusqu'a I'attribution du marche ou de la delegation, et ce pour les marches publics d'un montant superieur a un seuil fixe par voie reglementaire. A ce titre, la commission de controle des rnarches publics: procede a la validation du plan de passation de marches de I'autorite contractante et des dossiers d'appel d'offres avant Ie lancement de I'appel a la concurrence et la publication correspondante ; emet des avis de non objection et accorde les autorisations et derogations necessaires lorsqu'elles sont prevues par la niglementation en vigueur ; ce a titre, elle exerce les m~mes competences que la direction nationale du controle des marches publics; procede a la validation du rapport d'analyse comparative des offres ou propositions et du proces-verbal d'attribution provisoire du march<! ou de la delegation approuves par la commission de passation des marches; 6 procede a un examen juridique et technique du dossier du marche avant de Ie valider et. au basain, propose tOUt9 modification de nature a. garantir la conformite du marchEi avec Ie dossier d'appel d'ollres et la reglementation en vigueur; procede a la validation des projets d'avenants ; etablit a I'attention du representant de I'autorite contractante un rapport annuel d'activites.

Article 10 : La commission de controle des marches publics est composee de cinq (5) membres des ignes par I'autorite contractante. Les membres de la commission de controle des marches publics sont soumis aux regles prevueoaux articles 3, 5 (alinea 3) et 6 du present decret.- lis ne peuvent pas, en tout etat de cause, avoir participe aux operations prealables de la procedure de passation du marche ou de la delegation consideree.

Article 11 : Les membres de la commission de controle des marches publics designent chaque an nee en leur sein un president. Un rapporteur de seance, designe au sein des membres de la commission de controle des marches publics, prepare un rapport de controle et dresse Ie proces-verbal des deliberations de la commission. Le proces verbal est signe par Ie president et Ie rapporteur. La commission de controle des marches publics peut faire appel a toute personne dont aHe juga utile de recueilHr I'avis. Aucun membra de la commission de controle des marches publics ne paul elre poursuivi sur Ie plan disciplinaire pour les propos tenus et les votes emis au cours de sas r~unions. A la demande de I'autorite de regulation des marches publics, un observateur independant, choisi par cette demiere, peut assister a I'ensemble des operations de a controle. II etablit un rapport qu'il transmet I'autorite de regulation.

Article 12: Les membres de la commission de controle des marches publics consultent au siege de I'autorite contractante un exemplaire de I'ensemble des pieces sur lesquelles ils ont a se prononcer et qui sont mises a leur disposition au moins a soixante douze (72) heures I'avance. La commission de controle des marches publics ne peut deliberer que si au moins a quatre (4) des cinq (5) membres sont presents. Elle delibere huis clos et Ie debat est revelu du secret absolu. La commission de controle des marches publics dispose d'un d61ai maximal de cinq (5) a jours ouvrables compter de la date de reception d'un dossier pour se prononcer, et transmettre, sur la base du rapport de controle prepare par son rapporteur qu'elle valida ou modifia, a la commission de passation des marches,'sa decision. 7 Les decisions de la commission de controle des marches publics sont prises laa majorite simple des membres presents. En cas de partage des voix, celie du president est preponderante. Les decisions de la commission de controle des marches publics doivent etre motivees. a Elles peuvent etre transmises tout soumissionnaire interesse qui en fait la demande, pour autant qu'ils concement les procedures auxquelles ils ont participe. Si la decision de la commission de controle des marches publics est favorable, I'autorite contractante peut poursuivre la procedure de passation du marche ou de la delegation de service public. teo desaccords entre la personne responsable des marches publics, ta commission de passation des marches et la commission de controle des marches publics sont soumis a I'arbitrage de I'autorite de regulation des marches publics selon les madalites detinies par Ie decret regissant Ie fonctionnement de I'autorite de regulation des marches publics. CHAPITRE IV • DISPOSITIONS FINALES

Article 13: Le ministre charge des finances est charge de I'execution du present deeret qui sera publie au Journal Officiel de la Republique Togolaise. DEC 2009 Le Premier ministre SIGf'JE Gilbert Fossoun HOUNGBO SIGNE Adji Oteth AYASSOR ~~~ii'Seleagodjl AHOOMEY ·ZUNU