Resolución Nº 827/97/PE - Normas para el registro y control automatizado de los trámites documentarios del Ministerio de Pesquería

pag. 156126 Elpmmo~ SE RESUELVE: Lima, viemes 2 de enero de 1998 Articulo Unico.- Aprobar las Normas para el Registro y Control Automatizadode los Tramites Documentariosdel Ministerio de Pesqueria, las mismas que forman parte integrante de la presente Resoluci6n y que entrarAn en vigencia a partir del 5 de enero de 1998. Registrese, comuniquese y pubHquese. LUDWIG MEIER CORNEJO Ministro de Pesqueria ANEXO DE LA R.M. N" 827.9'1·PE NORMAS PARA EL REGISTRO Y CONTROL AUTOMATIZADO DEL TRAMITE DOCUMENTARIO DEL MINISTERIO DE PESQUERIA 1.0BJETO Establecer las pautas que regulan el proceso a seguir para el registro y control automatizado del tltijo documen tario del Ministerio de Pesqueria en el marco del Texto Unico de PrOcedimientos Administrativos (TUFA), de la Ley de Normas Generales de ProcedimientosAdministrati vos, la Ley Marco para el Crecimiento de la Inverei6n Privada y su reglamento, la Ley de Simplificaci6n Adminis trativa y su reglamento, asf como de documentos de otra indole. 2. FINALIDAD 2.1 Lograr mayor celeridad, elevar la eficiencia en la tramitaci6n de los procedimientos administrativos y mejo rar el servicio que brinda el Ministerio de Pesqueria. 2.2 La implantaci6n progresiva de sistemas automati zados de informaci6n para el usuario. 2.3 Establecimiento de una Mesa de Partes Unica a traves de la cual los interesados realizar4n todas las gestio nes y obtendr4n la informaci6n que soliciten respecto de uno 0 varios tr4mites que se lleven a cabo en la entidad. Aprueban Normas para el Registro y Control Automatizado de los Tramltes Documentarlos del Ministerio RESOLUCION MINISTERIAL N" 82'1-9'1·PE Lima, 31 de diciembre de 1997 CONSIDERANDO: Que el Ministerio de Pesqueria se encuentra abocado a brindar a los interesados transparencia en la tramitaci6n de expedientlis administrativos, a cuyo efecto esta moderni zando los sistemas administrativos y simplificando los tramites que los particulares realizan ante las distintas dependencias del sector; Que dentro de la mod,rnizaci6n seAalada en el eonside rando anterior se debe implementarel registro y control automatisadode los trAmites documentarios en el marcode los procedimientosestablecidosenelTexto Unico Ordenado de Procedimientos Administrativos; Que, asimismo, resulta indispensable dictar las normas yprocedimientos aplicables tanto a las dependencias del MIDisterio de Pesqueria como a los interesados que deben aplicarse para la utilizaci6n del mencionado registro y control automatizado de tr4mites documentarios; Que mediante las normas de transparencia en los trami tes administrativos del Ministerio de Pesqueria estableci das por Resoluci6n Ministerial N" 779·97-PE de fecha 2 de diciembre de 1997, en base al Articulo 35° del Deereto Legislativo N° 757, Ley Marco para el Crecimiento de la Inverei6n Privada y al inciso d) del Articulo 25°delDecreto Supremo N"094-92-PCM, Reglamento de las disposiciones sobre seguridad juridica en materia administrativa, se dispusieron los procedimientos por los cuales los particula res terceros en un procedimiento podrian solicitar la docu mentaci6ncomprendidaen los expedientes tramitados ante el Ministerio de Pesqueria, siendo por tanto neeesario establecer el procedimiento aplicable a los particulares titulares de expedientes 0 sus representantes legales: De conformidad con el Decreto Legislativo N° 560; 3. BASE LEGAL Ley N" 25035 - Leyde Simplificaci6n Administrativa. Decreto Supremo N" 070-89-PCM - Reglamento de la Ley de Simplificaci6n Administrativa. Decreto Supremo N°02-94..JUS - Texto Unico Ordena do de la Ley de Normas Generales de Procedimientos Administrativos. .- Decreto Legislativo 757 -~MarcoperIJ. el Crecimien to de la Inversi6n Privada, Titulo IV de la Seguridad Juridica de-las Inversiones en materia administrativa. Deereto Supremo N"094-92-PCM - Reglamento de las disposiciones sobre seguridadjuridica en materia adminis trativa contenidas en la Ley Marco parael crecimientode la Inversi6n Privada. Decreto Ley N° 25977 - Ley General de Pesca, normail complementarias y modiftcatorias. Decreto Supremo N"01-94 - PE· Reglamento de la Ley General de Pesca y normas complementarias y modifteato rias. Deereto Legislativo 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector PUblico. Decreto Supremo N"005-90 • PCM • Reglamento del DeeretoLegislativo N" 276. Decreto Supremo N" 08-95·PE, Texto Unico de Proce dimientos Administrativos del Ministerio de Pesqueria. Resoluci6n Ministerial N"436-95·PE - Reglamento de Organizaci6ny Funciones del Ministerio de Pesqueria. Deereto Supremo N"01Q-97-PE. Resoluci6nMinisterial N"779-97-PE,Normasdetrans parencia en los tr4mites administrativos del Ministerio de Pesqueria. 4. AMBITO DE APLICACION La presente directiva es de cumplimiento oblliatorio para los 6rganos conformantesdel Ministerio de Pesqueria. 5. NORMAS GENERALES 5.1 A partir del 5 de enero de 1998, la Oftcina de Administraci6n Documentaria (OAD) de la Secretarla Ge neral del Ministerio de Pesqueria es la Unica·dependencia que recibira todo documento ylo expediente que presenten las personas naturales 0 juridicas que requieran efectuar tramites administrativos ante cualquier 6rgano del Minis .ima, viernes 2 de enero de 1998 e Pag, 156127 erio de Pesqueria; quedando prohibida cualquier otra orma de ingreso y/o salida de documentos de los organos y lei personal del Ministerio de Pesqueria. 5.2 La OAD para el cumplimiento de sus funciones lispondra como minima del equipo siguiente: Equipo computarizado Fechador automatico Numerador Sellos 5.3La OAD proporcionara a los usuarios los formularios ~orrespondientesa los procedimientos contempiados en el rUPA para cada actividad pesquera. 5.4 La OAD es el unico organo autorizado a brindar nformacion a los interesados, sobre la situacion de los :Iocumentos y/o expedientes que se tramitan en el Ministe io, cuando estos 10 soliciten, quedando absolutamente prohibido bajo responsabilidad, que los demas organos y persona} de la Institucion 10realicen. De este modo, queda restringido el ingreso de los usuarios a las dependencias del Ministerio de Pesqueria que no sea la OAD, salvo 10 dis puesto en el punto siguiente. 5.5 En el caso que un particular y/o su abogado debida mente acreditados en el proceso requiera revisar un expe diente en trarnite, debera solicitarlo por escrito a la OAD y, por la misma via se Ie comunicara el dia y la hora para el acceso solicitado, para cuyo efecto se pondra a disposicion del interesado el expediente en un ambiente de la Oficina General de Auditoria Interna. En los demas casos, se observara 10 prescrito en la Resolucion Ministerial N" 779-97-PE. Asimismo, exceptuese del procedimiento previsto en estas normas a las consultas de caracter tecnico sobre cualquiera de las areas de la actividad pesquera que requie ran efectuar los interesados ante cualquiera de las Direccio nes Nacionales, siempre que se trate de una cita debida mente solicitada a traves de la OAD y que cuente con la autorizacion expresa del Director Nacional respectivo. 6. DE LASETAPASDEL TRAMITEDOCUMENTA RIO Las etapas del trarnite documentario son: Recepcion de documentos. Codificacion. Derivacion. Registro del tramite. . Preparacion final del expediente. 6.1 DE LA RECEPCION DE DOCUMENTOS La recepcion es el acto de veriflcacion y conformidad del ingreso de los documentos presentados y esta a cargo de la OAD. Las personas encargadas de la recepcion son respon sables de que la documentacion que conste como recibida se encuentre en el expediente presentado. 6.1.1 RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA LA REALIZACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINIS TRATIVOS ENMARCADOS EN EL TUPA aJ La OAD a traves de su personal encargado, al recibir el expediente presentado por el usuario verificara que a la solicitud presentada se anexe la documentacion exigida por el TUPA y se cumplan los requisitos establecidos en el Articulo 62° del Decreto Supremo N° 002-94-JUS, de acuer do al procedimiento a que se refiere, del mismo modo revisara el foliado del expediente. Verificado todo esto se procedera a imprimir el sello "Recibido" indicando la fecha y hora en el original de la solicitud y en la copia del interesado. b) En caso que la OAD advierta que la solicitud y/o sus anexos adolezcan de alguno de los requisitos establecidos en los citados dispositivos legales, recibira el expediente bajo condicion de ser subsanado dentro de los dos (2) dias utiles siguientes, anotandose en el escrito y en la copia dicha circunstancia. Transcurrido dicho plazo sin que el defecto u omision fuera subsanado, se tendra por no presen tado y sera devuelto al interesado. 6.1.2 RECEPCION DE RECURSOS IMPUGNATO RIOS Y OTROS DOCUMENTOS a) En el caso de recursos impugnatorios: La OAD a traves de su personal encargado, verificara que se cumplan los requisitos establecidos en los Articulos 62° y 101° del Decreto Supremo N° 002-94-JUS, que se anexe al recurso impugnatorio la documentacion que en el mismo se sefiale, revisara el foliado del expediente. Verifi cado todo esto se procedera a imprimir el sello "Recibido' indicando la fecha y hora en el original de la solicitud y en la copia del interesado. En el caso que el recurso impugnatorio no cumpia con alguno de los requisitos establecidos en los citados disposi tivos legales se recibira el documento, bajo condicion de ser subsanado dentro de los dos (2) dias utiles siguientes, anotandose en el escrito y en la copia dicha circunstancia. Transcurrido dicho plazo sin que el defecto u omisi6n fuera subsanado, se tendrapor no presentado y sera devuelto al interesado. b) En el caso de otros documentos: La OAD a traves de su personal encargado, revisara que en el documento presentado consten los datos generales (indicacion expresa del destinatario, el nombre 0 raz6n social del interesado, documento de identidad, firma, etc.), asimismo, verificara que se adjunten los anexos que en el documento se senale y el foliado del expediente. Verificado todo esto se procedera a imprimir el sella "Recibido' indican do la fecha y hora en el original de la solicitud y en la copia del interesado. En el caso que el documento presentado no consignase los datos generales mencionados se recibira, bajo condici6n de ser subsanado dentro de los dos (2) dias utiles siguientes, anotandose en el escrito y en la copia dicha circunstancia. Transcurrido dicho plazo sin que el defecto u omision fuera subsanado, se tendra por no presentado y sera devuelto al interesado. 6.2 DE LA CODIFICACION Inmediatamente despues de recibidos los expedientes. los recursos impugnatorios u otros documentos, la OAD a traves de su personal encargado registrara en la computa dora los datos correspondientes (nombre 0 razon social del interesado, materia de la solicitud, numero de folios, docu mentacion adjunta, etc.), asignandole un codigo a cada documento recibido, el cual se consignara en el cargo del interesado. Asimismo, se anotaran las observaciones que hubiere. EI C6digo asignado a los expedientes por la OAD es el unico que aplicara el MIPE hasta la culminacion del proce dimiento, salvo los casas en que el interesado varie su solicitud. Las Direcciones estan prohibidas de utilizar un sistema de identificacion de expedientes distinto. 6.3 LA DERIVACION La OAD remitira los documentos y/o expedientes en el dia: En el caso de solicitudes para la realizaci6n de proce dimientos administrativos enmarcados en el TUPA, a la unidad organica senalada en el mismo. En el caso de recursos impugnatorios y otros documen tos, a la unidad organica a la cual estan dirigidos, 6.4. DEL REGISTRO DEL TRAMITE aJ Cada unidad organica del Ministerio de Pesqueria que reciba documentos y/o expedientes debera inmediata mente proceder a foliarlos e ingresar en el sistema la dependencia a la cual sea derivado, debiendo esta a su vez registrar en el sistema mediante su terminalla recepcion del documento y/o expediente. b) El organo que de acuerdo a su competencia asuma el analisis del expediente debera bajo responsabilidad mante ner actualizado en el sistema la situacion y observaciones que hubiere, en base a 10cual unicamente la OAD brindara las informaciones que requieran los interesados. 6.5 PREPARACION FINAL DEL EXPEDIENTE a) Corresponde a los organos competentes proyectar la resoluci6n que decide sobre el procedimiento administrati vo que conoce y, cuando corresponda,la remitiran con todos sus antecedentes a la Oficina General de Asesoria Juridica para la opinion legal y visacion correspondiente. b) Las resoluciones emitidas una vez firmadas por el funcionario competente, se rernitiran conjuntamente con el expediente y con la conformidad de la Oficina General de Asesoria Juridica, a la Secretaria General del Ministerio, para su nurneracion, transcripcion, notificacion y publica cion, cuando esta corresponda. Una vez notificada la Page 156128 a'J)mlano~ resolucion al destinatario de la misma, el expediente se remitira al organo respectivo para su custodia. c) En el caso que un expediente requiera aprobacion por Resolucion Ministerial 0 Viceministerial, la Secretaria General elevara la Resolucion a consideraeion del Despa cho Ministerial 0 Viceministerial, segun corresponda. d) Sin perjuicio de 10senalado, queda establecido que la notificacion de todos los documentos emitidos por los dife rentes organos del Ministerio de Pesqueria, estara a cargo de la Secretaria General y una vez notificado al destinata rio del mismo, se remitira con sus antecedentes al organo respectivo para su custodia. 7. RESPONSABILIDADES 7.1En caso que durante la tramitacion del procedimien to administrativo algun funcionario 0 trabajador advierta la falta de alguno de los documentos del expediente, debera informar sin dilacion a su jefe inmediato a fin de que se inicien las investigaciones correspondientes, bajo respon sabilidad. 7.2 El incumplimiento de la presente Directiva sera de exclusiva responsabilidad de los involucrados a quienes se aplicara las medidas disciplinarias correspondientes. 7.3 La Oficina de Planificacion y Presupuesto sera responsable del control y la evaluacion de la aplicacion de la presente Directiva y velara por la inalterabilidad de la informacion que cada dependencia consigne en cumpli miento de sus responsabilidades. 7.4La Oficina de Auditorfa Interna cautelara el cumpli miento de la presente Directiva. 8. DISPOSICIONES DIVERSAS 8.1 Las comunicaciones internas continuaran efectuan dose de acuerdo a 10dispuesto en el Manual de Procedimien tos del Sistemade Administracion Documentariadel Minis terio de Pesqueria aprobado por R.M. N" 378-92-PE del 27.10.92. La Oficina General de Planificacion y Presupuesto hara un estudio y propondra la modificacion conveniente que se adapte a la utilizacien del telememo (correo electronico interne), entre las dependencias del Ministerio. 8.2La Oficina General de Administracion dispondra las medidas necesarias para que los usuarios tengan acceso solamente a los ambientes de la OAD y para el pago de los derechos correspondientes a la tramitacion de expedientes ala Oficinade Cajade la Oficina General de Administracion del Ministerio de Pesqueria. 9.VIGENCIA Las normas contenidas en el presente documento entm ran en vigencia a partir del 5 de enero de 1998 . 15068 Lima, viemes 2 de enero de 1998