Decreto Nº 306 - Procedimientos para el manejo y control del Programa Bolsa Básica Familiar

No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 DECRETO NÚ\1ERO 306-2007-DMySC (de 21 de S{"ptiembre de 2007) Por el cual ~e aprueba d documento titulado "PROCEDI\IIE\"TOS ADJ\·11NISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL MANEJO Y CO\"TROL DEL PROGRA\1A BOLSA BASICA FAMILIAR DEL INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECllARIO". FL CONTRALOR (iFNFRAL DF LA RFPÚ8LICA Fn u,o d<: ~u~ racultade~ con~titucionak, y lcgalc~ CONSlDCRi\NDO: Que el Artículo 280. numeral 2, de In Constitm:ión Políti<.:a d<.: Panamá. <.:stnblc<.:e qu<.: la Contwlorw G<.:newl (k la R<.:públi<.:a e~ el <.:nt<.: <.:nrnrgndo de tisrnliznr y r<.:gular, median\<.: el rnntrol previo y po~tnior. todo~ los a<.:tos de man<.:jo ,k fondo~ y otro~ bi<.:n<.:~ públirns, a fin qu<.: s<.: m11i<.:en rnn rnn<.:<.:<.:ión. ~<.:gun lo <.:stnblc<.:ido <.:n la L<.:y. Que el i\rtkulo 11. numnnl 2 d<.: la L<.:y 32 (k 8 de no\·i<.:mbr<.: de 1984. por la uml s<.: adoptn In Ley Orgánirn d<.: la Contraloría U<.:nnal ,k la R<.:públi<.:n, e~tabk<.:<.: qu<.: parad cumplimi<.:nto (k ~u mi~ión, la In~titu<.:ión tisrnliznrá. regulara y <.:ontrolnrá todo~ lo~ 11<.:to~ (k nw1wjo d<.: fondos y bi<.:11<.:~ publirn~. a fin que tale~ acto~~<.: reali<.:<.:n <.:on corr<.:<.:<.:ión y ~<.:gun lo c~tablccido en la~ norrna,jurídica~ rc~pecli\'a~. Que d Articulo 36 de la citada Ley di~pone qu<:. la Contraloria G<:n<:ral de la República, dictará reglamento~ qu<: cont<:ngan pauta~ que ,inan de b<bC a la actuación de la, pefaona~ que manejen fondo~ o bicnc~ público~. Que rnn<.:spo1xk a In Dir<.:<.:<.:ión d<.: \1étodo~ y Si~t<.:rnas de Contabilidad, analiznr. di~dinr ¡; impkrn<.:ntar a nivel dd ~<.:ctor Público. rnanualc~ ,k pro<.:edimi<.:nto~. guías e in~tructivo~. ori<.:ntado~ a as<.:gurnr la r<.:gula<.:ión. ti~rnlizn<.:ión y rnntrol d<.: la ge~tión pública de acuerdo a precepto~ con~titucionak,, kgalc~ y principio~ admini~trati\o~ d<: aceptación gcn<:ral. d<: acuerdo al Decreto Nlirn.211-2007-DMySC de 26 d<: junio d<: 2007 Que una v¡;z dnbowdo~ <.:~tos docum<.:nto~. (kb<.:n ofi<.:ializars<.: nwdiant<.: D<.:n<.:to, <.:n d qu<.: ~<.: <.:stabk<.:<.: In frdm para su apli<.:n<.:ión por la ,kp<.:nd<.:1Kia <.:stntal r<.:spe<.:tiva. y son d<.: obligatorio cumplimiento para lo~ ~ervidor<.:s públirn~ <:ncargado~ de aplicarlo~. Que <.:st<.: docum<.:nto hn ~ido rnnsultado, discutido y nprobado por lo~ r<.:sponsabk~ d<.: rnda una de In~ unidnde~ administnitivas involunada~ <.:n d pro<.:<.:so. DECRETA: ARTÍCLILO PRl\'IERO: Aprobar el documento titulado "PROCEDl\"IIENTOS AD\"IINISTRATl\'OS Y FISCALES PARA EL MANEJO Y CO\"TROL DEL PROGRAMA BOLSA BÁSICA FAMILIAR DEL INSTITllTO DE MERCADEO AGROPECllARIO". ARTÍCLILO SEGUNDO: Este documento rcg:in\ para el Instituto de :Vkrcadco Agropecuario. ARTÍCLILO TERCERO: Este Decreto regirá a panir de su promulgación. FllNDAI\IENTO LEGAL: Artículo 280. numeral 2 de la Constitución Política de Panamá. Aniculo 11. numeral 2 y Articulo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984. por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Dado en la ciudad de Panamú. a los 21 días del mes de septiembre de 2007 COMUNÍQUESE. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE CARLOS A. VALLARINO R. Contralor General de la República JORGF L. QUIJADA V. Sccr<:tario (ieneral REPÚBLICA DE PA\"AMÁ CONTRALORÍA GE\"ERAL DE LA REPÚBLICA No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 DIRECCIÓN SUPERIOR CARLOS A. VALLARINO R. Contralor General LLllS CARLOS A\1ADO Subcontralor General JORGE QlJIJADA Secretario General DIRECCIÓN DE METODOS Y SISTE\IAS DE CONTABILIDAD ELY BROKA\·IP Directora GEONIS BORRERO Subdirector DEPTO. DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS ARMANDO A.LVAREZ G Jefe Departamental PRÓSPERO ROSAS Analistas EIRA LiA Ql!IRÓS B. Apo~·o Técnico DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN I\IANllEL SA\T AMARÍA Director IVAN l\IARTÍNEZ Suhdirector LlllS A. \'ERGARA Asist{"nte Ejecutirn .GIi. GONZ.ÁLO GONZÁLEZ Fiscalizador Jefe-1!\·IA DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA LUIS A. PALACIOS Director AMILCAR D. AL\'ARADO S. Asesora Jurídica ' No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 REPÚBLICA DE PA:\AMi\. INSTITL1TO DE I\IERCADEO AGROPECUARIO GONZALO l. CA\1BHORT C. Director G{"neral AZAEL TORRES Subdirector General NICOLi\.S CORDÓN Director de Finanta~ AREL Y. J. FUENTES Director Administrativo \·IARICEL :\AVARRO Subdirectora de l\lercadeo y Comercialización NDICE INTRODL1CCIÓ:\ l. ASPECTOS GENERALES A. Ohjeti\'O del Procedimiento B. Base Legal 11. ASPECTOS GENERALES DE CO:\TROL INTERNO A. Medidas de Control Genéricas B. \ledidas de Control E\pecífica~ B.I Controles para el Área de Tesorería B.2 Controles para el Área de Almacén de Pro,·eeduría B.3 Controles parad Ar{"a de Contahilidad B.4. Control{"s para el Arca de Presupuesto B.:5. Controles para las J\·lermas B.6. Control{"s Para la Venta a Crl'dito de la Bolsa Básica Familiar o Navideña a Funcionarios Púhlicos Mediante Descuento Dir{"cto o Pago Voluntario B.7 Controles para la Venta de Bolsa Básica Familiar a la Feria del Productor 111. PROCEDI\IIENTOS A. Procedimiento para la Adquisición de Productos lndustriale\ al contado mediante Orden de Compra B. Procedimiento para la AdtJuisición de Productos Agrícolas al Contado mediante Asignación y Orden de Compra C. Procedimi{"nto para la Adquisición de Productos Industriales al Crédito mediante Orden de Compra No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 D. Procedimiento para la Recepción de Productos Agrícolas o Industriales [. Proc{"dimientos para el Despacho d{" Productos Agrícolas o Industriales F. Proc{"dimiento para el Pago de Órdenes d{" Compra al Crédito G. Procedimiento para la [ntrega de la Bolsa Básica Familia (Donación) H. Procedimiento para la Venta de la Bolsa Básica Familiar (Feria del Productor) l. Procedimiento para el Cobro de la Factura al Crédito RÉGIMEN DE FOR:\ll!LARIOS ANEXOS l:\TRODUCCIÓN ' La Contraloria General de la República. a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. y en coordinación con las diferentes Unidades i\drninistrntivas del Instituto de Mcrcndeo i\gropecuario, ha desarrollado estos Pn.Kedimiento~ i\dmini~trativos y Fi~é:ale~ con el propó~ito de estnblecer los rneé:nnismos necesarios para el nwnejo y control del Programa Bobn Básica Familiar, dirigido a rnmercinlizar la bolsa entre In Fcrin del Produé:tor, pa11iculares. Servidores Publicos y entregar la mi~nw en domKión. Los Proé:edimiento~ que ~e incluyen en e~te documento. rnn~tituyen um1 herramientn de apoyo a In i\dmini~trnción que lleva In opcnKiún y control del Programn antes de~nito. El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios. que deben ser de uso obligatorio para lograr el buen desarrollo del Programa. El primer capitulo se refiere a los Aspectos Generales y en él. se induyen lo~ tema~ inherente~ al Objetivo del Proé:edimiento y la Ba~e Legal que rnne~ponde a lo~ rnncepto~ normativos. en males se orientan los controles y procedimientos. El segundo trata ~obre lo~ Controle~ Internos aplicable~ a la~ diferente~ <Ktividnde~ económica~ que se desarrollnn en el Instituto de Mercadeo Agropeuwrio y el teré:ero tnita sobre la de~cripciún de lo~ Procedimiento~ Aplicables al Programa de In Bolsa Básica Familiar que lleva a cabo el [Mi\. Corno príKtica e~tablecida en nuestni Direcé:iún, esto~ Procedimientos no pretenden fijar pautn~ inflexible~. por é:on~iguiente, estamo~ anuentes a é:onsi,lerar In~ recomend,Kione~ que surjan de ~u aplié:tKiún, In~ que pedirno~ tengan a bien presentarln~ a la Direé:ción de Métodos y Si~tenw~ de Contabilidnd. CONTRALORÍA GE:\ERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad l. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Procedimiento Proveer a la Admmistración del Instituto de \krcadco Agropecuario. de los mecanismos de registro y control administrativo. presupuestario y financiero. para el Programa Bolsa Búsica Familiar. con el propósito de garantizar la dícicncia. dícacia y transparencia en el proceso de adquisición de productos agrícolas e industriales. asi como también en la comercialización de los mismos. en las donaciones que el Programa atienda. con la finalidad primordial de hacer llegar dichos productos a la población más necesitada. B. Base Legal l. Ley Núm. 32 de 8 de novicmbrc de 1984. por cual se adopta la Ley Orgúnica de la Contrnloria General de la República. 2. Ley Núm. 70 de 15 de dicicmbrc de 1975. por el cual se decreta las finalidades y füncioncs del Instituto de t\1crcadco Agropecuario. J. Ley Núm. 22 de '!.7 de junio de 2006. por la cual ~e regula la Contratación Pública y ,e dictan otra~ di~po~icionc,. 4. Nonna, de Admini~traciún Prc~upuc,taria Vigente. 5. Decreto No. '.!14-D(iA de 8 de octubre de 1999, por el que ,e emiten la, Nonna, de Control Interno (iubcrnamcntal para la Rcpl1blica de Panamá. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 6. Decreto Núm. 42-Lcg de 23 de febrero de 2005. por el cual se designan funciones en Luis Carlos Amado Aroscmcna. Subcontralor General; en Francisco Antonio Rodríguez Povcda. Director Nacional-Programa de Asesoría Fiscal adscrito a la Dirección Superior. en Jorge Luis Quijada Vúsqucz. Secretario General y en servidores públicos de la Dirección de Fiscalización General y se dictan otras disposiciones. 7. Decreto Ejccuti,o Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones" 8. Decreto Número 264-2006-DMySC de 17 de octubre de 2006. por el cual se aprueba el documento titulado Manual de Procedimientos para el Registro Presupuestario de los Ingresos en las Entidades del Sector Descentralizado. 9. Decreto Núm. 6-DFG. por el cual se establece que la Dirección de Fiscalización General de la Comraloría General de la República. fiscahzarú e mtervcndrú en el ejercicio de las funciones de Control Previo en los Procesos Descarte. Permuta. Donación y cualquier otro que involucre los Bienes Patrimoniales del Estado. del 2 de enero de 2007. IO. Decreto Nl1111. 01 -2007-DGCP, por el cual se reglamenta el procedimiento para contrataciones menores aprcmiames. 11 Decreto Nlim.02-2007-DGCP de 6 de marzo de 2007. por la cual se rcglamcma el proccd11nicnto aplicable para las contrataciones menores en áreas rurales. 12. Decreto Núm. 239-Leg del-' de julio de 2007, por el cual ,e crea la Unidad de Coordinación y Fo11alecimiento de la~ Oficinas de Ausitoría Interna del Sector Pl1bhco y. se asignan y delegan funciones a la Subdirección Nacional de Auditoria Interna de la Dirección Nacional de Auditoria Interna. 13. Resolución DG-DAL023-05, de 21 de junio de 2005, en la que se designa a la Licenciada \1aricel Navarro como Coordinadora del Programa "Bolsa Básica Familiar". que se c Jecuta a nivel nacional. 14. Resolución CE-001-2005. del 18 de mayo de 2005. por la cual se autoriza al Instituto de Mercadeo Agropccuano para que solicite al Organo Ejecutivo. a través del Ministerio de Economía y Fmanzas. la aprobación de un Crédito adicional por la suma de Bi. 600.000.00. que se dcstinarú a la ejecución del Programa Bolsa Básica Familiar. 15. Resolución DG-DAL-018--2005 del 17 de mayo de 2005, por la cual se ordena la implementación por parte del Instituto de Mercadeo Agropccuano (IMA), de los Controles Fmancicros y Administramos ncccsanos para la debida c Jecución del Programa Bolsa Básica Familiar, de conformidad con las normas legales y presupuestarias vigentes. 16. Rc~oluciún DG-DAL-026-05 del 21 de junio de 2005, rc~uelve aprobar la ~olicitud aprobada por el De,pacho de la Primera Dama de la República y. en ese sentido. se autoriza a su favor una comribución de hasta Quince Mil (15.000) Bolsas Búsicas Familiares. a lín que sean utilizadas dentro del programa de la gestión de ayuda social que lleva a cabo dicho Despacho. El costo total de esta donación es por la suma de Bi. 30.600.00. 17. Rc~olución 480 del 8 de ,epticrnbre de 2005, por medio del cual ~e autori/a al Director General del lfütituto de Mercadeo Agropecuario, para enajenar y realizar la donación al Despacho de la Pnmera Dama de la República, de qumcc t\1il (15.000) Bolsas Búsica familiares. con los productos detallados a continuación. a un costo cada una de DOS BALBOAS CON 04 100 (B. 2.04) por un monto total de TREINTA \11L SEISCIENTOS BALBOAS CON (B. 30.600.00). ' ' Descripción del Contemdo Precio por Total B'" Bolsa 15,000 BoJs¡¡s ProdurID Cantidad Precio BI. BI 2.04 81 30,600.00 Bfil'ic¡¡s f111lllMT Am, 21!:i.s- 0.56 P=b 2 Tanit&S 0.14 Aceite 6 Onz&S 0.21 Friiol 1 lli 0.37 Plát&llO 2 Unidades O 16 Cebolla 2 Unidades 0.17 Sfildim l lala O 37 S,1 11" 0.06 18. Circular NÚ\1. 67-2005-DC-DFG. de 30 de mayo de 2005, sobre los requerimientos mínimos que deben contener las cotizaciones (Anexo \'o. 1). 19. Circular NÚM. 64-2005-DC-DFG de 20 de mayo de 2005. sobre la reiteración de la Circular NÚM. 055-2005-DC-DFG, y se hace extensiva a las dermis comratacioncs (All{"li.O No. 2). No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 20. Circular No. 008-D:VlEyF-DGT. del 5 de abril de 2006. sobre el Catúlogo de Proveedores (Anexo No. 3). 11. ASPECTOS GENERALES DE CO:\TROL INTERNO A. 1\-kdidas de Control Genéricas Las adquisiciones de productos (agrícolas e industriales). como podrían ser: enlatados. embutidos. papas. cebollas. zanahoria y productos empacados (arroz. frijoles. porotos. lcntcps. sal. etc.) se adquirirún en base a lo que establece la Ley No. 22 y este \1anual de Proccdunicmos. salvo que exista alguna disposición diferente que así lo permita. F.~ re~pon~abilit.!at.! d.; la Dirección G.;ncral. a travé, de la Subt.!ir.;ceión de Mercadeo y Com<:rciali/ación y la Administración. plamficar las adquisiciones de productos (agrícolas e industriales. las condiciones y características que deben tener los productos a adquinr. orgamzar las fechas y úreas donde se cncucmran los Pequeños Productores que scrún beneficiados de dichas adquisiciones. La Subdirección de lvlcrcad<:o y Comcrciali/ación. contará con el apoyo de la~ Unidadc~ At.!mini,trati\'a~, que contribuya con el mane.Jo y operación del Programa (Bolsa Básica Familiar). Todo pago que cl"cctú<: el ln~tiluto de \1crcadco Agropecuario. para cancelar la at.!qui~ición d.; bicnc~ (producto~ agrícola~ <: indu~trialc~J t.!cbcn c~tarju~tii"icat.!o por m.;dio Lle un Comprohante de Pago - Cheque .Y Factura de Compra. Cuando se amerite anular Comprobante de Pago-Cheque. Solicitud de Bienes y Materiales. Recepción de Almacén. Requisición de \1atcrialcs. Orden de Compra. Factura de Compra. Factura de Venta. Despacho de Almacén y cualquier otro documento de uso autorizado en el Instituto de Mercadeo Agropecuario. los onginalcs y las copias deben sellarse con la leyenda de "A\"ULADO" adcmús. deben permanecer en la libreta. con el propósito de mantener la secuencia numérica. Los documentos citados en el púrrafo amerior. deben presentar una secuencia numérica (para el caso que el documcmo lo requiera) pre impresa. completarse de forma clara y legible. sm borrones. tachones. alteraciones y contar con las fmnas de las personas autorizadas. Las autondadcs no actuarún con desviación o abuso de poder y cjcrccnin su competencia exclusivamente para los fines previstos en la Ley. Le coJTc~pondc a la Dirección G<:n<:ral del ln~tituto d.; \1crcat.!co Agropecuario, a tra\'é~ Lle la Subdirección de Mcrcat.!co y ( n<:rciali/ación y el Dcpartam.;nto de R.;cur~o~ Humano,. vdar por el cumplimiento del prc~cntc documento, a la \·C/ aplicar las medidas corrcctiH1s para aquellos casos que se mctunpla la aplicación del presente documcmo. segl1n lo que establezca el Reglamento lmcrno. B. \ledidas de Control Específicas La at.!qui~ición d.; bicnc~ (agrícola, <: indu,trialc~}. ~crán autori/ado~ por el Dir.;ctor G.;ncral o en qui.;n delcgu<:. en rcprc~cntación d.; la lfütitución y rclfcndat.!a~ por la Contraloría (icncral de la Rcpl1blica. Toda at.!qui~ición de producto~ indcpcnt.!icn1<:mcntc dd métot.!o de ~elección utilintdo, deberá .;,tar ~u~t<:ntat.!a por docum.;nto contractual (Orden de Compra. Contrato. Factura de Compra o A,ignación para la Compra d.; Prot.!ucto~ al Contat.!o. prc\io a la r<;c.;pción del prot.!uclo yio ,umini~trn ~olicitado). Para lo cual, deberá utili/ar lo~ procct.!imi.;nto~ vigcutc~ ~obre la materia. Para el c,bo d.; la adqui~ición de producto~ agrícola,. ~e cl'cctuarún, é~ta, a tra\'é~ t.!cl Ag<:ntc d.; Compra • .;n la, r<:gionc~ apartadas del país (productores) o en el Mercado de Abasto. F.I Agente de Compra ,.; le <:ntrcgará lo~ rccur~o~ nccc~ario~ para at.!quirir dicho~ producto,. a travé~ de la A~ignación para la Compra de Producto, al Contat.!o. por lo qu<: 1<:ndrá cinco (5) día~ húbilc~. para pr.;,cntar el informe y docum<:nto~ ~u~tcntat.!orc~, que ju~tii"ica lo, producto~ adquirido~ y la d.;volución de lo~ rccur,o, no utili/ado, ( de ~cr el ca~o }. De no prc~cntar~c t.!icho informe. d Agente de Compra. t.!c~ignado en dicha mi~ión no podrá at<:ndcr a~ignacionc~ futura~. ha~la que prc~cntc dicho in forme y .iu~li llqu<: el u,o de lo~ rccur.-o~ a~ignado,. Para d'cctuar dicha~ at.!qui~icionc~. el Agente de Compra cl'cctuad t.!ir<:ctamcnt<: la tran~acción. a lra\'é~ de la Facturad<: Venta. la qu<: ~crá iirmada por el vcnt.!ct.!or (productor) y comprador (Agcnt<: d<: Compra}. Igualmente ~c podrún adquirir produ<.:to~ (i\grkolas e lndustrialc~). por intcm1edio de la Subdin:<.:ción de Mcrcnd<.:o y Cornn<.:ializa<.:iún. dir<.:<.:tnmcnt<.: tk las l::,mpr<.:~n~ di~tribuidoni~. a travé~ del proc<.:~o nomwl d<.: Adqui~icion<.:~ al rnntndo o al crédito. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 ' Para solicitar los productos (agrícolas o industriales). se efectuarán a través de la "Solicitud de Bienes y Materiales". por lo cual los responsables deben anotar en dicho formulario. qué cantidad de bolsas se solicitan; y para qué finalidad o acti,idad. Igualmente en cada Factura de Compra )' Factura de Venta. se debe anotar el número de Orden de Compra y Requisición de Materiales. al que corresponde la adquisición (compra). Toda adquisición de productos agrícolas e mdustrialcs. debe contar con las Especilícaciones del Producto. a manera de ejemplo en el Ane:\o Núm. 4, se presenta la forma como dicha información debe aparecer Las especificaciones del producto. deben plasmarse en la Orden de Compra o Asignación para la Compra de Productos al Contado. Dicha mformación debe ser suministrada por el personal idóneo en dicha materia (Ingenieros Agrónomos o cualquier otro Profcsional de dicha especialidad). Todos los productos agrícolas o industriales, adquindos a través del Programa Bolsa Básica Familiar. deben ajustarse a las especificaciones descritas en el Anexo Núm. 4, Orden de Compra o Asignación para la Compra de Productos al Contado. en el caso que la adquisición resulte en pérdidas o daños. debe efectuarse una im-cstigación Admmistrativa. Dctermmar las responsabilidades y sanciones que el caso amente. en base a las disposiciones que para tales efecto, contemple el Reglamento lmcrno del IMA. La Bolsa Básica Familiar. serán destmadas para los siguiente~ fines: Ventas (Feria del Productor. paniculares y Servidores Públicos). Donaciones. Otras (debidamente autonzada por medio de Resolución y/o Decreto). Para el ca,o de la venta de la, 801,a~ en la Feria del Productor. le coJTe~pondc a la Subdir<:eción de J\,lcread<:o y Comcrcialintción programar y planiiicar la, \'enta~ ,<:gl111: Arca. Período (fc<.:ha). Cantidad de Bolsas a vender. En el caso de las donaciones. le corresponde a la Subdirección de \krcadeo y Comercialización. atender lo siguiente: Solicitar la nota de la petición autorizada por el Director General. Programar los productos agropecuarios e mdustnalcs a requerir. Efectuar las compras de productos agrícolas e mdustrialcs. Pr<:parar la cantidad de boba~. ~egún lo ~olicitado en la nota. Emrcgar las mismas. por mtermcdio de un Acta de Entrega. donde se ccrtilíca la entrega de dichas bolsas por parte del responsable del programa. füncionano de auditoria interna y un funcionario de la entidad solicitante. Emrc los productos agrícolas que componen la Bolsa Básica Familiar tenemos: Producto Agrícola Prndu<.:to lndu~trial A!To/. Salchicha Poroto~ Tuna Lentejas Jamonilla Panela Sardina Frijol Pollo Naranjas Sal No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Plátano Aceite Cebolla Azúcar Raíces y mbérculos Jamón NOTA: La lista de Productos arriba descritas, puede estar sujeta a cambios, por efectos de mercado. desabastecimiento. temporada, cte. por lo que corresponde a los responsables del programa, justificar la misma y notificar los cambios que en caso dado se presenten. La~ adqui,icionc~ de bi<:n<:, agrícola~ corno: papa, /Cmahoria, lechuga, r<:pollo, cebolla, etc .. ~<: podrán adquirir d<: lo~ p<:quciios productor<:s yio conwrciam<:s del l\.krcado de Abastos. a través t.k la Facturad{" Compra. La~ adqui~icionc~ d<: bi<:n<:~ (producto~ agrícola~ e indu~lriak~}, no ~<:rán dc~tinada~ a rnant<:n<:r inv<:ntario~. F.I lmtilulo de lvlcrcad<:o Agropecuario, a travé~ d<: la Subdirección de Mcrcad<:o y Com<:rcialintción, vended la Bol,a Bá~ica Familiar, por int<:rrncdio d<: la~ F<:ria~ del Productor, para lo cual dcb<: <:.,i~tir un Conwnio para el lJso de Puestos de Ventas en las Ferias del Productor (Anexo \"úrn, 5). No"'-' podrá <:ntrcgar equipo~ y mobiliario~ (tolda~, nevera~. <:~1,1111<:ría tanqu<: d<: agua, d<: ba~ura, etc.), a ninguna Feria del Productor ante~ d<: hab<:r firmado d Com·<:nio para u~o de Puc~to~ de Venta, en dicha~ F<:ria,. Solarn<:nt<: ~<: podrá \Cnd<:r producto~ agrícola~<: indu,trialc~. a lrn\'é~ de Factura de Venta, a lo, corn<:rciant<:, d<: la l'cria del productor (P<:r~ona Natural o Jurídica) qu<: mantiene un comprnrni~o con la In~litución, ad<:rná~ qu<: é~to~ no rnant<:ngan ~a Ido~ p<:ndi<:nt<:~ por pagar. Para la~ adqui~icionc~ ~e cntr<:gadn lo~ r<:cubo~ del Fondo Cuenta ll\1A Feria de Productor Cta. 05-05-0007-1 Banco Nacional. F.n d ca~o qu<: <:I p<:qucño productor no ~<:pa lirmar, ~<: permitirá qu<: <:n la Factura de Compra ~e imprima la huella dactilar del mi,rno. El Progranw de la Bolsa fübica Familiar. estará ~ujeto a la~ auditoria~ internn~. según lo e~tirne conveniente el Departamento de Auditoria Interna del IMA. La Orden de Compw ni Crédito. que no hn sido retirada por el Proveedor o Casa Comercial o entregndn por el Lkpa11arnento de Compras, durante los primeros cinco (5) días hábile~. le corresponderú al JdC del departnrnento tornar In~ medidas, que perrnitnn cornunicnrle a la Dirección Adrnini~trativa. para que proceda con ~u anulación y a In vez comunicarle a las autoridades de la Dirección de Contrataciones Publica~. por el incumplimiento. La Contraloría General de In República. ejercerú el control previo n trav6 de sus Fi~calizadore~. mediante el refrendo. Sin perjuicio de los controles co1KU1Tentc~ y po~tcriores que éstn implemente. Semanalmente las Feria~ del Productor. deben ser visitadas por el Funcionnrio que designe In Subdireé:ción de Mercadeo y Comeré:ializaé:iún, con la finalidad de efectuar In~ ventn~ de bobn~ o produé:tO~- a la vez debe verificar que didm Ferin del Produé:tor. mantenga lo~ tanque~ de agun, estnntería. neveni, toldas. que le~ fueron entregado~ al momento de ~u~cribir el "Convenio para U~o de Puesto de Venta en las Feria\ del Productor" y que su cuenta la mantenga al día. La entrega ~e hara a trnvé~ del Acta de Entrega de Equipos, \lobiliarios e Implementos (Formulario Núm. 22), al momento de <:!Cctuar la dc\olución de lo~ rni~mo~ ~" had con el Acta de DHolución de Equipos, J\fohiliarios e Implementos (Formulario Núm. B). F.I Infomw d<: Informe de Estado .Y Condiciones de Bienes Entregados a la Feria del Productor (Formulario \"úrn, 1 ), d<:b<: ,<:r elaborado ~<:rnanalmcntc y cntr<:gado el original a la Subdir<:cción de tvkrcadco y Corncrciali/aciún. F.I pr<:cio de v<:nta de la Boba B.hiea Familiar o d<: lo~ producto~ agrícola,<: indu~triale~ (al dctal) ,<:rán <:,tablccido~ por rn<:dio d<: una Rc~olución del Director (icncral o <:n quien ddcgu<:. Los preé:ios de ventn para la Bolsa Básica Familiar o lo~ Producto~ al detal (agrícoln~ o industrialc~l- nunca deberún estnblceerse por debajo del precio de compra, salvo en aquellos casos en que oeurw unn ~ituaeiún e~peé:ial que lo amerite (ca~o, cvcntualc~ y fo11ui10~ d<:bidamcntc ~u~t<:ntado~J. FI Director General o en qui<:n d d<:kguc, podrá autorintr la \Cilla de dicho, producto~. Men~ualrnente lo~ re~pon~ablcs del Programa Ferias del Productor. elnbonirún el Informe Men~ual Ga\tos para la Compra de Productos Agrícola~ e lndu\triale\ (Formulario \"úm. 2). Las adquisieione~ de produé:to~ agrícolas, efectuadas dinxtamentc del produé:tor en regione~ apartadas, deben ~er ~ornetida~ a la Tonw de Muestra y i\míli~i~ de Laboratorio). por lo que las muestra~ deben ~er analizndn~ en lo~ Laboratorios Regionales, nntc~ que ~e efré:tÚe la ndqui~ición. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 B.I Controles para el Área de Tesorería Las normas de Control Interno para el tinca de tesorería. tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores públicos. En este sentido. la administración debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través del Dcpa11amento de Tesorería. con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles. La 11nplerncntación del concepto de Unidad de Caja en la entidad. permite distribuir racionalmente los fondos. en función a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicación hace posible que los fondos puedan ser colocados donde rmis se necesitan y ajustarlos. cuando el proceso de gestión muestre insuficiente capacidad de gasto. Otras de las herramientas que debe utilizar la Umdad de Tesorería para la buena administración de sus recursos. es la programación financiera. la cual comprende un conjumo Lk acciones relacionadas con la previsión. gestión. control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo. permitiendo compatibilizar los requerimientos prograrm\ticos del presupuesto. con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención. La utilización del flujo de caja. en la programación financiera por parte de la Entidad. le facilitaría la preparación de las proyecciones de ingresos y gastos de un periodo. e identificar las necesidades de financiamiento en corto plazo. así corno los posibles excedentes de caja. El flujo de caja de la Entidad. debe tener una proyección temporal similar al ejercicio presupuestario: su periodicidad puede ser anual. trimestral. mensual o diaria. de acuerdo con las necesidades de la Institución. Los recursos asignados al Programa Bolsa Btisica Familiar. son de carácter presupuestarios y son asignados corno Transferencias de Capital de Gobierno Central y están manejados a tra,és de la siguiente cuenta bancaria: Cuenta IMA Feria de Productor Cta. 05-05-0007-1 Banco Nacional. Esta cuenta bancana debe ser objeto de conciliación. con los estados de cuentas remitidos por el Banco Nacional de Panamá en forma mensual. Así mismo. debe verificarse la confonrndad de los saldos bancarios según Tesorería. con los registros comablcs. Para garamizar la efectividad del procedimiento de conciliación. debe ser cfecmado por una persona no vmculada con la recepción de fondos. giro y custodia de cheques. depósito de fondos yio. registro de operaciones. Corresponde a la Dirección de Finanzas. designar al füncionano responsable. de la revisión de las conciliaciones bancarias cfcctuadas. esta labor puede ser realizada por el Contador u otro li.mcionario. La unidad de Auditoria Interna de la Entidad. debe revisar periódicamente dentro del examen el área de fondos las conciliaciones bancarias. con el objeto de asegurar su realización en forma oportuna y correcta. At.!icional. lo~ rc~pon~ablc~ del \1ancjo dd Programa Boba B.hica Familiar, contarún con una garantía o füm/a d<: manc Jo. a la v<:z s<: asegurarán del resguardo lk dichos recursos y cumplir con las siguientes condiciones: La~ a~ignacion.;, en dCcti\'O para la compra d.; producto~ agrícola,, pueden ~cr ha~ta trc~ \1il Balboa~ (R..-',000.00). Por lo qu<: lo~ monto, a,ignado~ para adquirir producto~ agrícola~. dcb<: ~<:r ~olicitado por la Subdirección t.!<: t\krcadco y Conwrcialin1ción, a tra\é~ t.!<: la dc~ignaciún Lle un runcionario r<:~pofüablc (Ag<:ntc de Compra o <:n qui.;n ,.; t.!<:kguc). el mismo debe ser empleado permanente. utilizando el Formulario Asignación para la Compra de Productos al Contado. antes de la adquisición de los productos agrícolas. Para las adquisiciones en efectivo. el responsable de la adquisición. tendrá quince ( 15) días húbiles. para cfcctuar las adquisiciones. entregar los productos. presentar el Informe de Adquisición de Productos Agrícolas al Contado y devolver el dmcro (de ser necesario). No se podrá entregar cheque para adquisiciones. si la Subdirección de Mercadeo y Comercialización o el responsable del programa no han presentado el Informe de Adquisiciones de Productos al Contado. correspondiente a la asignación anterior. No es pcnrntido entregar fondos o asignaciones para las adquisiciones de compras. los días viernes. un día antes de día feriado o nacional. Toda recaudación producto de las ventas al crédito. se justifican a través del Recibo. igualmente. los responsables del Programa deben elaborar un Informe Diano de Ingresos y Cargos. además un Informe de Cobros. Igualmente la Institución. debe asegurar y garamizar el manejo del cfecti\·o. a través de contar con la seguridad. ya sea de la Policía Nacional o particular scgl1n lo estime. dado el hecho que las recaudaciones que efectúan los Funcionarios Públicos. del Departamento de Cobros en las Ferias del Productor se realizan en efectivo. dichos cobros en las Direcciones Regionales y Agencias. se cfectuarún a tra,és del Funcionario Público que los Jefes de estas áreas designen. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 rn B.2 Controles para el Área de Almacén de Pro,·eeduría El Almacén. corno actividad de apoyo a la gestión institucional. debe contribuir al empico racional y dícicntc de los recursos que requiere el IMA. en especial aquellos adquiridos a tra,és del Programa Bolsa Btisica Familiar. Su acti,idad se orienta a proporcionar los productos agrícolas e industriales que son requeridos para la Bolsa Búsica Familiar. La verificación periódica de los mismos. con el objeto de establecer si son utilizados. para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro. constituyen prácticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fo11aleccn los controles interno de esta área. En toda transacción que represente la adquisición de productos agrícolas e industriales. así corno en las dcmús actividades de gestión. dcbcrú tenerse presente. el criterio de economía el cual significa. administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir. orden en el gasto de las acti,idadcs que debe atender el Programa Bolsa Búsica Familiar. ahorro de trabajo. dinero. buena distribución de tiempo y otros asuntos. La adquisición económica implica. adquirir los productos. en calidad y cantidad apropiada. y al menor costo posible. Asimismo. las acti,idadcs en el lMA deben efectuarse asegurando los costos operativos rninimos. sin disminuir la calidad de los productos a disponer en la Bolsa Btisica Familiar Todos los productos que adquiera la cntH.lad. deben mgrcsar al Almacén de Proveeduría. antes de ser utilizados. alln cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los productos adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes. deben estar adecuadamente ubicados. contar con instalaciones seguras. y tener el espacio físico necesario. que permita el arreglo y disposición conveniente de los producto~. as1 rnrno el rnntrol e idcntifü:<KÍÓn de lo~ mismos. Para el control de los productos se debe establecer un sistema adecuado de registro pcrrmrncntc del movimiento de éstos. por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus instalaciones. y distribuir los productos según el requerimiento. Hay productos que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones. o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos. el encargado de almacén tcndn\ que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente. según sea requerido por los responsables del Programa Bolsa Búsica Familiar ( Subdirección de Mercadeo y Comercialización). La adquisición de productos agrícolas e industriales. no serán destinadas para mantener inventarios en el Almacén. ya que dichos productos por no ser duraderos. su estado de conservación y existencia física representaría una pérdida para la Institución. La Subdirección de Mercadeo y Comercialización. en coordinación con el Almacén de Proveeduría. llcvanin un registro y control de los productos agrícolas e industriales adquiridos. de tal forma que se tenga un conteo de las bolsas preparadas (para el caso de las donaciones yio ,cntas a los empleados públicos) y los productos entregados en las Ferias del Productor (para el caso de las ,cntas). El personal que interviene en la toma de inventario fisico de las Bolsas Búsicas. deben ser los funcionarios de la Subdirección de Mercadeo y Comercialización y los del Almacén de Pro,ccduria. El Auditor Interno de la Institución. debe participar en calidad de obscnador. para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. al momento de realizar el inventario de las bolsas. Estos procesos (recepción y despacho) dcbcrún comunicarse estrictamente a la Unidad de Contabilidad por panc del Almacén de Proveeduría. Todo producto adquirido por el I:V1A. debe ingresar físicamente al Almacén de Pro,ccduria. a través del Formato "Recepción de Almacén" En el caso de los despachos. scrún despachados. por intermedio del Despacho de Almacén. el proceso de recepción y despacho. igualmente se complementa con el uso de los formularios de Pesadas y Conteo. Resumen Diario de Entrada y Salida de Productos y el de Transferencias E1nfadas (Formulario Níim. 11 ). El Almacén de Proveeduría debe estar ubicado de manera que facilite el recibo y entrega de productos. al igual que la comunicación directa y expedita con la Subdirección de Mercadeo y Comercialización. Es responsabilidad de la Subdirección de Mercadeo y Comcrcwlizac1ón y el Almacén de Proveeduría. verificar pcnódicamcntc los productos que adquiere el I\1A. con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fücron adquiridos y determinar si se encuentran en condiciones adecuadas que no impliquen riesgo de dctcnoro o despilfarro. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 B.3 Controles para el .Área de Contabilidad El sistema de contabilidad del Instituto de \krcadco Agropecuario comprende: el Plan de Cuentas, Procedimientos Contables. Libros Oficiales. Libros Auxiliares. Registros y los Archivos Correspondientes. Los libros oficiales son: Diario General y Mayor General. Las transacciones contables deben registrarse en el momcmo que ocurren. Todo rcgi~trn contable debe <:,lar ,u,tcntado con ,u r<:,pccti\'a t.!ocumcntaciún que evidencie la tran,acciún. Dicho~ docrn11<:nto~ (0rd<:n d<: Compra Contrato Dc~pacho d<: Almacén, Recepción de Almacén Facturad<: Venta Facturad<: Compra, Recibo de Otja. etc.). son enviados al Dcpm1amcnto de Comabilidad. para su respectivo registro. Lo, documento, ,u,tcntador<:, Lle dicha~ tran~accionc~. deben ,cr origina le, y <:,lar t.!cbit.!amcntc ,u,tcntado,. B.4 Controles para el .Área de Presupuesto Los recursos destinado~ para el Fondo Fcrin del Produ<.:tor. c~tan contcmplndo~ en el Prc~upucsto Vigente del In~tituto de Mercadeo Agropecuario. É~to~ c~tan incluidos en la ~iguicntc plll1idn de Gn~tos: Compra, de Exi~t<:ncia, Agrícola,. Cornpw~ de l::,;1,istcll(.:ias lndu~trinlcs Los ingrc~o~ cstún idcntifo.:ado~ en el prc~upucsto como Tran~krcncin~ de Capital de Gobierno Central. Mensualmente el Ministerio de Desarrollo Agropecuario (MIDA). transfiere los recursos al Instituto de Mercadeo Agropecuario. los que serán registrados por el Departamento de Tesorería. los que a su vez son transferidos al Fondo de Operaciones del IMA. B.5 Controles para las Mermas Las mermas aplicarán para los productos agrícolas e industriales. Todo producto adquindo para el programa Bolsa Búsica Familiar. debe ser revisado y analizado. de forma tal que se mantenga la calidad de los productos, por parte del Laboratonsta de la Institución, utilizando la Toma d{" \1ucstra y Análisis de Laboratorio (Formulario Ní1111. 3). En el caso de compras en las Direcciones Regionales, las mismas scnin validadas por los Laboratoristas Regionales. Para los fines presentes. se considerarán las mermas. como la porción en los productos (agrícolas o industriales), que se consumen naturalmente. Para que las mismas sean consideradas como merma, debe existir un Acta de \1crma. generada por Auditoria Interna, en la que debe estar considerado lo siguiente: El Producto agrícola o industrial. debe ser revisado y analizado por el Laboratonsta o un Funcionario Público idóneo en la matena. El auditor interno. debe verificar el producto a mermar. Generar el Acta de \1crma. que debe ser firmada por el Auditor Interno. Laboratonsta y un li.mcionario de la Subdirección de Mercadeo y Comercialización. Preparar un mforme sobre la merma y entregarle una copia a la Subdirección de \1crcadeo y Comercialización. La~ mc1111a, accptat.!a, ~crán por el daño del producto inic,tación, humedad y manejo del prnt.!ucto, la mi,rna no dcl-1<: rcprc~cntar rná, del uno ( 1) al t.!o, (2) por ciento (%) del total d<: la adqui~iciún original o compra Lle lo, prot.!ucto~ y aplicará solamente para los Productos Agrícolas. En aquellos casos que la merma sobrepase el mencionado porcentaje. debe existir un informe. en el que se deslinde la responsabilidad Admimstrativa y se apliquen las medidas correctivas, en base a las disposiciones Administramas que mantenga el IMA para tales fines. La~ mc1111a, en lo, producto, int.!u,trialc,, c~tarán ,uj<:ta~ a la~ norma~ y parúmctrn,, c,tahkcido, por lo, indu~trialc, del Sector (ejemplo: el Sector Avícola. otorga una merma por pérdida de peso en el pollo (por piezas). esto siempre y cuando sea así. según la información formal que brinde los mdustrialcs del sector. Cualquiera ~ituación que no ,¡;a prot.!ucto d<: una mc1111a ~crá con~it.!crat.!a corno una pért.!it.!a o t.!a110 <:n el prot.!ucto (agrícola o indu~trial). la qu<: debe ~cr inv<:,tigada, para dct<:rminar la, cau"l' y determinar rc~pon~ahilit.!at.!c~ At.!mini,trati\'a, por orni~ión, t.!c,cuido o negligencia. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 B.6 Controles para la Venta a Crédito de Bolsa Básica Familiar o Na,·ideña a Funcionarios Públicos mediante Descuento Directo o Pago Voluntario Las Bolsas scrún objeto de venta. para los Funcionarios Públicos permanentes. para los transitorios y eventuales. La venta de la Bolsa Básica Familiar. se descontará de forma directa del salario dcl Funcionario solicitante. a través los trámites y coordinaciones con la Contraloría General de la República. para que se efectúen los descuentos respectivamente. Los Funcionarios solicmmtcs deben tener capacidad de descuento. para que se descuente el valor de la Bolsa Básica en tres (3) pagos o descuentos. Las ventas para los Funcionarios Permanentes o Eventuales. de dichas bolsas. podrán venderse de contado. siempre y cuando así lo desee cl solicitante. F.n la \'Cilla de la Boba Bá~ica Familiar al crédito. a lravé, de pago \'Oluntario, la mi~nia d<:bc ,<:r autorinda por el Director General. una vez Recursos Humanos emita un Memorando en que cl Funcionario se compromete a pagar voluntariamente una cantidad determinada de dmcro. en un periodo especifico y que en caso de no pago se proceda con el descuento directo (aplica un memorando por cada caso). La cantidad de Boba~ a \Cndcbc a lo~ Funcionario~ PL1blico~, ,<:rán ddcrminada~ por el Director General d<:l IMA o a través de quicn designe. pero no se debe pcnrntir que un funcionario adquiera mús de tres (3 J bolsas. Estas bolsas se venderán periódicamente. en base a lo que establezca el Director General o a través de quien designe. Le corresponde al Director General de la Institución confirmar cl precio de venta de la Bolsa Básica para los empleados públicos. a través de una nota o Resolución. Ningl111 Funcionario que adquiere la Boba Bá~ica Familiar al crédito y mantenga ~aldo~ p<:ndi<:ntc~ por pagar, con rc~p<:cto a C~l<: comprnmi~o. no podrá adquirir c~ta~ Boba~ en ICcha~ futura~. B.7 Controles para la Venta de Bolsa Básica Familiar a la Feria del Productor La Bol~a B.hica Familiar o producto, (agrícola~<: indu,trialc~) que ~e \Cndan <:n la Feria del Productor. ~e canali/arán a travé~ d<: la Factura de Venta. Las ventas ~e efix:tuaran en aquellas Feria~ dcl Productor. que han firmado el "Conwnio para el liso de Puesto~ de \'entas en las Feria~ del Productor". Didin venta ~crú al wntndo o é:rédito. En el é:ll~O de la venta ni nedito debe rcaliznrse por intermedio del responsable de la Feria del Produé:tor, o ~ca. la pcr~onn que fim1ó el Convenio para el u~o de puesto wn el IMA. El nedito ofrcé:ido por la ventn de la Bolsa o produdo~ (ngrkoln o indu~trinl). ~era de quiné:c ( 15) días laborable~. Todo responsable de la Feria del Productor. que no ha cumplido con el pago de la Factura de Venta. pasado los quince ( 15) días. no es sujeto de crédito para ventas futuras. 111. PROCEDl\"IIENTOS A. Procedimiento para la AdtJuisición de Productos Industriales al Contado mediante Orden de Compra l. Subdirección de Mercadeo y Comercialización Elabora la "Solicitud de Bienes y Materiales" (Formulario \"úm. 4). especificando los productos a requerir. Luego el Jefe de la Subdirección firma y remite a la Dirección AdministrntiHi. 2. Dirección Administrath·a Recibe la solicitud. verifica que la misma esté debidamente autorizada. firma para proceder con la solicitud y remite al Almacén de Proveeduría. J. Almacén de Proweduría Vnii"ica la cxi~tencia de lo~ producto~ ~olicitado,, ~i hay <:n <:xi,tcncia, completa la forma Despacho de Almacén Formulario \"úrn. 5) De lo contrario prepara la Requisición de Materiales (Formulario Núm. 6) y remite al Departamento d<: Compra~. Luego procede a archi\ar 1<:mpornlmcnte la copia de la Rcqui~ición de \1atcrialc~ ha~ta el momento del de~pacho. lu<:go d<: la adqui~ición de lo~ producto~. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 4. Departamento de Compras Revisa que la Solicitud de Bienes y Materiales contenga el detalle de los productos requeridos por la Dirección Administrati,a. Obligatoriamente consulta el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. Verifica el registro de los Contratistas Inhabilitados. que lleva la Dirección General de Contrataciones Públicas. Asigna los precios referenciales y registra la información en el sistema. tipo de fondo (Cuenta IMA Feria de Productor). tipo de adquisición. forma de pago y otros detalles. Luego selecciona el tipo de acto de contratación correspondiente: a. Contratación Menor b. Licitación Pública. c. Licnación por Mejor Valor. d. Licitación para Convenio Marco (Proce~o <:xclu,ivo de la Dirección (icncral de Contratacione~} Nota: F~t<: proc<:~o aplica Lmicament<: para la~ adqui~icione~ d<: bi<:n<:~ o producto, qu<: cxc.;dan lo~ mil balboa~ (8/ 1 JJ00.00). Lu<:go ~<:lla la R.;qui~iciún d.; \1at<:riak,, firma y proc<:1.k a en\'iarla ihicamcnte al Dcpartanwnlo de Pre~upuc~lo. 5. Departamento de Presupuesto Recibe la Requi,ición de \1at<:riak~. \'erifica la di~ponibilidad pr<:~upue~taria, d.; exi~tir re~erva. remite al Departamento de Compra,. D.; no tener la di,ponibilidad, ,.; ob jcta y ~" inician lo~ pa~o~ re~p<:cti\'o~ para e~tabkc<:r la, d<:ci,ione~ pertinent<:,, ori<:ntada~ a ~ub,anar la di~ponibilidad de ,aldo~. m.;diante la aplicación d<: lo <:~tabkcido en la~ no1111a, d<: admini~tración pre~upu<:~laria, dirigida, a ~ub~cmar la imuliciencia, a trav~, d<: r.;cur~o~ de redi~tribuciún o tra~lado d<: partida. 6. Departamento de Compras Publica el neto de contratnciún publi(;a en el Si~tema Electrónico de Contrataeionc~ Públicas Panamá-Compras y en el tnblcro que pani tnlcs efecto~ nwntcngn el IMA. Luego realiza el neto público de contratación. ndjudica o declara de~icrto. m.;diante Orden de Compra (Formulario Núm. 7), Cuadro Re~p<:ctivo o Re~olución Moti\'ada (d<:p<:ndi<:ndo d<:I monto de la contratación). Cualqui.;ra de lo~ lr<:, (3) docum<:nlo~ debe ~er lirmado por <:I id"¡; d.; compra~. Lu<:go notilica lo~ r<:~ultado~ <:n el Si~tema Fkctrónico de Contratacione~ Pública~ Panamú-Compra~ y en el tablero. Luego r<:mit<: lo~ docum<:nlo~ lhicament<: a la Unidad d<: Pr<:~upue~to. Nota: bte procc~o aplica unicnmcnte para la~ adqui~iciom:~ de bicnc~ o productos que excedan lo~ mil bnlbon~ (B/. 1.000.00). Cuando ~e trata d<: adqui,icion<:~ que exc.;dan lo~ treinta mil balboa~ ( 8/ 30,000.00}, ~e adjudica por m.;dio d<: la R<:~oluciún Moti\'ada, la qu<: ,.;rá ii1111ada por la m,hima autoridad o quien delcgu<:. 7. Departamento de Pre\upue\to Recibe la Orden de Compra. realiza el compromi~o presupue~tario. Selln la Orden de Compra y envia a la Dirección de Finanzas. 8. Dirección de Finanzas Recibe la Orden de Compra y Requisición de \foterinb, autorizn generar In Solicitud de Emi~ión de Cheque (Formulario Núm. 8), fimw el Director y remite al Dcptll1arnento de Tesorería. 9. Departamento de Tesorería Recibe la Solicitud y dermis documentos. genera el Comprobante de Pago-Chet1ue (Formulario Núm. 9), le da el visto bueno el jefe del departamento y remite al Departamento de Contabilidad. 10. Departamento de Contabilidad Recibe Comprobante de Pago-Cheque y documentos sustentadores (Orden de Compra. Solicitud de Emisión de Cheque y Requisición de Materiales). efectúa el registro contable correspondiente al compromiso contingente. devengado y pagado. confecciona el comprobante de diario pertinente. el jefe del Departamento. firma la Orden de Compra como constancia del registro. archiva una copia del comprobante de diario y cmia el resto de la documentación a la Dirección Administrati,a. 1 L Dirección Administrativa No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Recibe el Comprobante de Pago-Cheque y documentos sustentadores. verifica que exista consistencia en la información del Cheque y Orden de Compra. de estar correcto. firma la Orden de Compra y remite a la Dirección de Finanzas. 12. Dirección de Finanzas Recibe Comprobante de Pago-Cheque y Orden de Compra, ,crilíca que la última esté firmada. de ser así fmna el Cheque y remite a la Oficina de F1scalizac1ón General de la Contraloría (IMA). con los documentos sustentadores. Nota: En la ausencia del D1rcctor de Finanzas. el cheque puede ser fmnado por el Subdirector de Finanzas o el Director General. 13, Oficina de Fiscalización General d{" la Contraloría (11\IA) Rcali/a el cxamcn prc,io dc li~calinción, refrenda la Orden de Compra limia el Comprobantc dc Pago-Chcquc. en atención a lo, monto~ para rd'rcndo autori/ado por el Contralor General. Luego rcmitc 11,icamcntc el Cheque y documcnto~ ~u~tcntadorc~ al Departamento de Tc~orcria. 14.Departamento de Tesorería Rcticnc tcmporalmcntc el Comprobante de Pago-Chcquc, ha~ta que el Funcionario autorintdo del Departamento dc Compra~ !irme el rctiro del mi,mo. Una vC/ iirmado el comprobantc dc chcquc retiene una copia de é~tc. 1:5. Departamento de Compras Recibe Comprobante de Pago-Cheque, Orden dc Compra y documento~ ,u,tcntadorc~ del Departamento de Tc,orcría contacta al pro\'ccdor para que cntrcguc lo~ Producto, lndu~trialc, y dc~glo~<L COMPROBi\NTE DE PAUO-CIIEQUC Original Departamento de Contabilidad con lo~ documento~ ~u~tcntadorcs. 1 ra. copia Proveedor. 2da. copia Departamento de Compras. J rn. copia Subdirección de Mercadeo y Comercialización Luego se procede a la adquisición de los Productos Industriales. ORDEN DE COMPRA Original Dcpartamcnto de Contabilidad con lo~ documcnto~ ~u~tcntadorc,. 1 ra. copia Pro\'ccdor 2dn. wpin Deptll1amcnto de Compras. 3 rn. copia Subdirc<.:é:ÍÓn de Mcr<.:adeo y Comcr<.:inliza<.:ión. 4 ta. copia. Almacén de Pro,ccduria. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOSINDUSI'RIALESAL CONTADOMEDIANIE ORDEN DE COMPRA IMA.01 S1.1BDIRllC(lóN DIRElTIÍlN MERCADl!O ,\DMINETR/1. YC. 'IDi'A DEPJ.R'.l'.ANE:N'l'O DECONPil'S EJ'Afl~,lEiTO DIIIBC'r'IONDF: lF.SORFJtl/1. 'ONfMITT.IDl<D o,~~m.-.',,'!l;, l'RESUl'llESTO TIJll,U!ll,'<.~ • "'' u, •" 15 ELABORALASOL!CITUD. ESm:ffiCilHDO LOSIRODUCTC€ A BEQUERIR. LUEGO EL JEFE DE LA StmDIRIOC CióN FmMA Y BEMITEALA DIRECCióN .ADNINISTRi<Iru' A BECIBE LA Sm.JCITUD. vm:FICA QUE LA MISMA ESTÉ DEBIDAMENrE AUTOBIZ.ADA HRlllA AUTORIZAIDO PROCEDER CON LAS m.JCITUD YRENil'El\L ALMACÉH. VERil'ICA LA ERISTENGIA DE LC6 :.RODUCT(6. SI HAY EN EITSTENCIA, CONPLEIALAFORMADESPACHO DE.ALMACDT. DE LO C Ol1'rBJoJl!O PREI'ARA LA RE(!UISICióN: RillllTE .AL DEPilRTAMENrO DE CCIIllPRM; PROCEDE A ilRCHíllilR l'EW'OR.ALMENfE LA COPIA DE LARE(!UISICIÓNHA5TA EL NOMENíODELDESPACHO PEIJISA QUE LA SOUCTfTJD CONl'ENGA EL DEr ALI.E DE Le€ PRODUCTC€ ~OS. CONRUA EL CilIÁLOOO. VERil'ICA LOS INHABILIT.ADC€. RJOO:C,TRA LA INFORMACJÓN EN EL SISTEMA SELECCIONA EL TIPO DE CON'l'Ri\TACIÓH SELLA LARE(!UISIC!ÓNYlilll!ITEA PRESUl'UESTO. BECIBE LA f®:!UISICIÓH 1JEruFICA LA DISPONIBilID.AD. DE EITSTIR PEJEEWA YP.DIITE A COl\lPRAS. DELO CONI'RARIO SEIH[Cli\NLIB TIWi'U'fEJ NUEV.l\l',IENl'E. PUBLICA EL ACTO DE CONrRilIAC!órt, REAl.1lA EL ACTO PúBLICO, ADJUDICA O DECLARA DESIERTO. NEDIJoNI'E ORDEN DE COMPRA. NOTIFICA LIB RESULTADIB EN PAll'liÚ.COl\lPRAS YREMITEAPRESUPUE5TO. lJ RECIBE ORDEtl DE COMPRA REAl.1lA EL COMPROMSO. SELLALA ORDEN Y ElfülA ALAD!llEE CIÓHDE FINANZKJ RECIBE ORDEN DE COMPRA Y BEQUISICIÓH AUTOlillJ\. c;EHE&!,RLASOLICITUDDEildC:iIÓHDECHE:QUE FlRIAA Y lilll!ITEA ra:Olill'.lA c;EHER,I. EL C~ EL JEl'E LE DA EL VISTO BUENO Y REMITEA CONTABilID.AD. RECIBE CHEQUE Y ORDEN DE COMPRA. EFEl:TÚA EL RIOOISTRO CONl'ABI.E; CüllE'ErCIONAEL COMPROllANI'E DE Dli\RIO. SELLA. FIRMA Y REI'l[[TE A LA DIRIOCCIÓH .AD :MINISTRATIIJA RECIBE ~ VEl'JP!CA QUE EITSTA COl'SISTENCIA. FIEMALA ORDEN DEC OMPRA YP.DIITE AFINANZAS. RECIBE CHEQUE Y ORDEN DE Cffi/lPRA, VEBIFICA QUE LA ORDEN DE COM'RAESTÉ FmNADA JiIRNAEL CHEQUE Y REMITEALA OFICffiADEESC.AI.IZACIÓH REl<LL":A EL Eli<IIIEH PREVIO DE FISCAL!UCIÓH FIRMA EL llW:IUEYIID'RENDALA ORDENDECOl\URA REllENE l'EW'ORALNENfE EL CHEQUE 1UST A QUE SEi\. REflRADO POR FUNCION.'.PJO DE C IJMW..'S Y hUINTIE1'1E UNA COPIA DEL COMPROBAITTEDE llW:IIJE .. RECIBE CHEQUE Y SlBTENJ:03. CONrACTA Af. PROIJEl,DOR. ENrBEGA EL CHE,:IUE RECIBE LC6 PRODUCTCIS. DESGLCISA YD:C,TP.IBUVE u,s corus' B. Proc{"dimiento para la Adquisición de Productos Agricolas al Contado \1cdiante Asignación y Orden de Compra l. Subdirección de \lercadeo y Comercialización Elabora la Solicitu<l <le Biene~ y Matcrialc~, e~recilicamlo lo~ producto, agrícola~ a adquirir del Pcquc110 Productor o t\.-krcado d<: Aba,to~. Luego el kk de la Subdir<:cción <l<: Merca<l<:o y Comcrciali/ación firma la ,olicitud y r<:mit<: a la Dirección Admini~trati\a. 2. Dirección Administrati\a Recibe la ,olicitud, \Crilica que la mi~ma <:,té <l<:bi<lamcnte autori/a<la, linna para prnc<:<l<:r con la ~olicitud y r<:mit<: a la Subdir<:cción de Merca<l<:o y Comcrcialinción. J. Subdirección de \lercadeo y Comercialización Recibe la Solicitud de Biene~ y \1at<:riak,, \Crilica que c~té debidamente autorin1da, genera la Asignación para la Compra de Productos al Contado (Formulario Núm. IO), linna el jefe de la ,ubdirección y remite al Departamento <l<: Compra~. 4. Departamento de Compras Revisa que la Solicitud de Bienes y Materialc~ contenga el detalle de lo~ produ<.:to~ agrícolas requerido~ por la Subdire<.:é:ión de Mcrl:füico y Comcré:ializa<.:ión. Genera la Orden de Compra (n nombre del Agente de Compni de~ignado). asigna el monto de la misma. en base a la A~igmKión para la Compni de Productos al Contado. registra la infomwción. tipo de fondo (Cuenta ]Mi\ Ferin de Produ<.:tor). tipo de ndqui~i<.:ión. formn de pago y otros detalle~. Luego fimw la Orden el Jefe del Departamento. e~tc tipo de adquisié:ión ~e dnrá a travé~ de lo~ Pcque1'io~ Produé:torcs o en el Merrndo de Aba~to. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Luego sella la Asignación para la Compra de Productos al Contado. firma y procede a enviarlo físicamente al Departamento de Presupuesto. Es imponm;tc aclarar. que este tipo de adquisición cstan\ sujeto a la rcglmncntación existente de las Contrataciones :Vknorcs en Arcas Rurales. 5. Departamento de Presupuesto Recibe la Orden de Compra y Asignación para la Compra de Productos al Contado. verifica la disponibilidad presupuestaria. de cxisllr efectúa el compromiso presupuestario. Luego remite la Orden de Compra y dcirnis documentos a la Dirección Administrativa. De no tener la disponibilidad. se objeta y se inician los pasos respectivos para establecer las decisiones pe11inentcs. orientadas a subsanar la disponibilidad de saldos. mediante la aplicación de lo establecido en las normas de Administración Presupuestaria. dirigidas a subsanar la insuficiencia. a través de recursos de redistribución o traslado de partida. 6. Dirección Administrativa Recibe la Asignación para la Compra de Productos al Comado y Orden de Compra. vcnfica ambos documentos. lírma la Orden de Compra y luego remite a la Dirección de Finanzas con los documentos sustentadores. 7. Dirección de Finanzas Recibe la Orden de Compra y A~ignaciún para la Compra de Prot.!ucto~ al Contado, autori/a generar la Solicitut.! de Emisión de Cheque. lírma la misma y remite al Departamcmo de Tesorería con los documentos sustentadores. 8. Departamento d{" T{"sorcría Recibe la Solicitud de Emisión de Cheque y demás documentos (Orden de Compra y Asignación para la Compra de Productos al Contado). el Jefe del departamcmo. autoriza generar el Comprobante de Pago-Cheque a nombre del Agente de Compra. le da su visto bueno y remite al Departamento de Comabilidad. 9. Departamento de Contabilidad Recibe Comprobante Lle Pago-Cheque y demá~ documento~ (Ort.!en de Compra y la A~ignación para la Compra de Producto~ al Contat.!o). efcctlia el regi~trn contable corre~pondiente al compromi~o contingente. devengat.!o y pagado. confecciona el Comprobante Lle Diario pertinente. el Jefe del Departamento, iinna la Ort.!en de Compra y A~ignación para la Compra de Producto~ al Contado como con~tancia del regi,tro, archiva una copia t.!el Comprobante de Diario y en\Ía el re~to de la documentación a la Dirección de Finan/a~. 10. Dirección de Finanzas Recibe Comprobante de Cheque y documento, ~u~tentadore,, verillca que exi~ta cofüi,tencia en lo, dato~ contenit.!o~ en el Cheque. Orden Lle Compra y .'hignación para la Compra Lle Producto~ al Contat.!o, de e~tar tot.!o correcto ll1111a Cheque y remite a la Ollcina de Fi~calin1ción General de la Contrnloría. 11. Oficina de Fiscalización General de la Contraloría (11\JA) Renliza el examen previo de ti~caliznción, verifica si el funcionario dc~ignado pnra la compra. no tiene infom1c pendiente por entregar de compra~ anteriores, refrenda la Orden de Compra, tim1a el Cheque, en atención a los monto~ del refrendo. autorin1t.!o por el Contralor General. Luego remite thirnmente el Cheque, y documentos ,u,tcntadores al Depa11rnncnto de Te~orería. 12. Departamento de Tesorería Retiene temporalmente el Cheque. documento~ sustcntadore~. ha~ta que el Funcionnrio dc~ignado para la compra. fim1c el retiro del mi~mo. 13. Agente de Compra Recibe Cheque. firma corno con~tancia de su retiro, hace efectivo el mi~mo, se traslada ni áren de compra y procede a adquirir los productos agrícolas. ASIG:\ACIÓN PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS AL CONTADO Original Departamento de Contabilidad y documentos sustentadores. 1 ra. copia Departamento de Compras. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 2 da. Copia Departamento de Tesorería. J rn. Copia Subdirección de Mercadeo y Comercialización PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS AGRtCOLAS AL CONTADO IMA-02 ' ,:;!'.)!HA LA i(,:J,71'!'1.l['. Fll<UA H JHO. '( HMITE ALA l·!RE',"n(,)l Al)/,.ffi.l!STT.ATI\!A '-'E:RJF[::'A LA s,:,J.lClnn:,. mMA r :RHUTE A L,\ '.:IITL•G:E•:•:::ICIHI,E MEf:CAIH) Y ·C ,m¡a n Lñ A:.'.[,.::N'Y"]l)ll l'J.V, LA -~,)MH.,, N !F(,[,\l(LOS, FOOJA E!. TEFE Y P.EMITE A ,.: -,J,l.fH".AS REVJ; :;, LA S<Jl!l"i11JI,. •JENH<.A U , ,Rl•Bl [>E ,',":!.!HA. FJllMA. ;:uu. !.A Ao]iiN/,,~1.-:m y REMITE A I'J:ESIJ}~ rEsT•J '.'ERJF[,:A LA r,r:,r•,JNJJ:,!Ll[,AJ), r,¡; DJ.C1TF. RE:5ER.'/A. FliU,U l" RE!-!ITt A ·~O!E'i~ L•E LO ,:,.,mJ: ,1.1<Jt:, :.cE (·,1.<JtTA 1,,.FA ttu,:ar 1,:,s TI IJ,f!TI..', HllE",l AMEtrn, B E,7lé:-E LA AJVitfA,:'t,:,N Y ,:,EJ:-H-1 M ('1 ,Mf·}.A. '-'Erm,'A. anlA LA ,-,U,EN y ¡;:¡;;~.,:ir¡¡;, Fíl!Af!ZJI.::' REC1..e E AMBO O [,c,'.;tJl,,{D-IT,X AT.rrorJ:A GEHE.AR LA s,:,tJ,~¡j1 1t, t,f l'.l,!l;,'.J,:,N N 1'."Hl<~UE . .l'!RMA LA MI:TJ.!.A 'fJ;El!.IJE A TE:):,f;¡;¡JA Dlf:[t.lú"• ,,, f¡;, ,.-, ce·; 12 ,,,.,-11.d E [l•\ll ·'.•fl' l'•~!.-E tts•. ,.Ul.•. '· [U', "''·'· lf. ¡ u,u, .. , 13 ¡lfa'il'-f LA ,:.:,LKH1/D, ,vrr,,m:u, ,:;wDAl- El. •:HEQlJL LE ÜA SC' '.'1S70 lWEtK'· Y F.EMIE A .~,:,ir.A?.wr,.u, RF1F.E CHE¡UE, F.JJ:Cl1IA H RE•'.;EITF) ,'(,)<TAEct'.E •>:,1!!'.E('('[(i~JA El ('rll,{H(•BAHn DE HAff•. SEitA. Ffr.MA Y ¡:nm~ A f¡J1AJ-1ZAt l:.EClhE CBf(,'JE, VU.ff!("A r)f,1E E;(!'.'TA ,:,:,n :r:;TEH~!A . .FlJtMA H ,:¡¡E,:,I)E. Y 8EMlTE A FEC..U.l?.Ac:J,':,N REFHtlDF. LA ,:,n,EN ['lE r~r:,Mf·RA. F!~.MA El ,:HE'lJE Y J<E~.¡¡¡¡; F[:1(' AMENTE A Tf/,:Hf:IA HTill/!' T.t.MJ·, ,} üMB;f.E H ,,"lih'~·TJt. iJ.A5!A •)Df ~¡:;/¡ ~ETIRAt•<) f,)R EL Ai3EJITE T>f 1',)1-!T'f:A y MANTIENE UNA -::-c.;u DEL rnMPR•}BAlTTE DE , "fil~,1 1¡: RE1EE GIEC•t}E, u . HA•'.'.'E ITE·~TI"OO, "E 'ilASL,;Ji;. Al, Af'.EA M , "•)MH:.A Y Al•iUIEH t,:,;¡ J·¡.·,:,r1i1q,;,r, N>~tr"',)I.A:; C. Procedimiento para la Adquisición de Productos lndustriale\ al Crédito mediante Orden de Compra l. Subdirección de \"lercadeo y Comercialización Genera la Solicitud de Bienes y Materiales. especificando los productos industriales. Luego el Jefe de la Subdirección firma y remite a la Dirección Administrativa. 2. Dirección Administratirn Recibe la solicitud. ,crifíca que la misma esté debidamente autorizada. firma autorizando proceder con la solicitud y remite al Almacén de Proveeduría. 3. Almacén de Pro,·eeduría Verifica la existencia de los productos solicitados. prepara la Requisición de Matcnalcs. Luego remite al Departamento de Compras. procede a archivar temporalmente la copia de la Requisición de \1atcriales hasta el momento del despacho. luego de la adquisición de los productos industriales. 4. Departamento d{" Compras Revisa que la Solicitud de Bienes y Matcnalcs contenga el detalle de los productos rcqucndos por la Dirección Administrama. Obligatoriamente consulta el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. Venfica el registro de los Contratistas Inhabilitados. que lleva la Dirección General de Contrataciones Pl1bhcas. Asigna los precios referenciales y registra la información en el sistema. tipo de fondo (Cuenta IMA Feria de Productor). tipo de adquisición. forma de pago y otros detalles. Luego selecciona el 11po de acto de contratación correspondiente: a. Contratación Menor. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 b. Licitación Pública. c. Licitación por Mejor Valor. d. Licitación para Convenio Marco (Proceso exclusivo de la Dirección General de Contrataciones). Nota: Este proceso aplica únicamcmc para las adquisiciones de productos industriales que excedan los mil balboas (B. 1.000.00). Luego ~ella la R.;qui~iciún ¡ k \1at<:riak,, firma y proc<:1.k a Cn\'iarlo lhicamcntc al Dcpartanwnto de Pre~upue~to. 5. Departamento de Presupuesto Re<.:ibe la Requisi<.:ión de \fotninlc~. v<.:rifírn la di~ponibilidnd pr<.:~upuestarin, tk exi~tir reserva. remite ni Departamento de Compra,. D.; no tener la di,ponibilidad, ,.; ob jcta y ~" inician lo~ pa~o~ re~p<:cti\'o~ para e~tabkc<:r la, 1.kci,ione~ pertincnt<:,, ori<:ntada~ a ~ub,anar la di~ponibilidad de ,alt.!o~, m.;diantc la aplicación t.!<: lo <:~tabkcido en la~ no1111a, d<: At.!mini,tración Pre~upu<:~taria, dirigit.!a~ a ~ub~anar la in~ullciencia, a travé, de r<:cur~o~ de r<:di~tribución o tra,lat.!o d<: partida. 6. Departamento de Compras Publica d acto de Contratación Pública <:n d Si,1<:ma Electrónico de Contratacionc~ PL1blica~ Panamá-Compra, y en el tablero que para tale~ .;1- ,cto~ mant<:nga el IMA. Lu<:go rcalint el Acto PL1blico t.!<: Contratación, adjudica o declara de~icrto. nwt.!iant<: Ord<:n de Compra, Cuadro Rc~p<:cti\'o o R.;,olución \1otivada (t.!ependiendo d<:I monto t.!<: la contratación). Cualqui.;ra de lo, tr.;, (-'l documento, d<:b<: ~er llrmado por d jcl"c t.!<: compra~. Luego notillca lo~ resultados en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas Panamú-Compras y en el tablero. Luego remite los documentos fis1camentc a la Umdad de Presupuesto. Nota: htc proc.;,o aplica L1nicam<:ntc para la, adqui~icion.;, t.!.; bi<:ne~ qu<: exc<:t.!:m lo~ mil balboa, ( Ri 1.000.00). Cuando ~e trata t.!<: at.!qui~icione~ que cxc<:t.!:m lo~ tr<:inta mil balboa, (R'. -'0,000.00), ~e at.!judica por m<:t.!io d<: la R.;,olución Motivada. la que scrú lírmada por la máxima autoridad o quien delegue. 7. Departamento de Presupuesto Recibe la Ord<:n de Compra, r<:ali/a el comprnmi,o pre~upu.;,tario. Sella la rni~ma y r<:mit<: al Departanwnto d<: Contabilidad. 8. Departamento de Contabilidad Re<.:ibe In Orden de Compw y dornrncnto~ sustcntadore~ (Rcqui~i<.:ión de Matcrialc~ y Soli<.:itud de Bicnc~ y Matcrialc~). cfc<.:tua el registro rnntablc rnrrcspondientc ni rnmpromiso rnntingcnte y devengado. rnnfc<.:<.:iona el Comprobante de Dinrio pe11inente. el jefe del Departamento, firma la Orden de Compw t:omo rnnstaná1 del regi~tro, sella. art:hiva una rnpia del Comprobante de Diario y en\·¡¡¡ el re~to de In dornmenta<.:ión a la Dire<.:t:ión i\dmini~trativa. 9. Dirección Administrativa Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores. verifica que exista consistencia en la información de la Orden de Compra y detmb documentos. firma la Orden de Compra y remite a la Oficina de Fiscalinición General de la Contraloria. 10. Oficina de Fiscalización General de la Contraloría (11\JA) Re<.:ibe la Orden de Compra. refrenda la rni~ma en aten<.:ión a lo~ montos (para refrendo autorizado por el Contralor Ueneral). Luego remite físirnmente In Orden de Compw y dema~ dos:umentos al Departnmento de Compra~. 1 L Departamento de Compras Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores. distribuye y archiva. Original. Proveedor o Casa Comercial. 1 ra. copia Departamento de Compras. 2 da. Copia Almacén d.; Pro\'e<;duría. ORDEN DE COMPRA ' ra. copia Departamento de Contabilidad con lo~ No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 documentos sustentadores. 4 ta. copia. Subdirección de Mercadeo y Comercialización. Luego se le comunica al proveedor seleccionado. para que retire la Orden de Compra. o PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE moDUCTOS 11\lDUSIR.IALES AL CRÉDITO MEDIANIE ORDEN DE COMPRA IMl'o.- 03 ' ' IIT·TO IT " 111 r,·,·r,u, .-.Dll!JTI'Tf.-., TI"..' 1 ' GEHERALA SOLIClTIJD, FIRMA EL JEFE Y REMITE A LA DIREC:ClÓNADMINISIRATIVA. VERIFICA LA SOLIClTIJD, FIRMA Y REMITE AL ALMACÍN. 3 VERIFICA LA. El{!S'JENCIA DE'.PRODUCTO S,PREPJI.RA LARE;¡UISICIÓNYREMITEA COMPRAS .a REVISA LA SOLICiruD, VERIFICA LOS INHABILITADOS, ASfüNA LOS PRE:.'.IOS, RE(HSTRA LA INFORMA.C:IÓN, .ANALIZA EL C:ATÁI.OGO DE PRODUCIDS, SELEI:ClONA EL TIPO DE CONTRATACIÓN, SELLA LA RE;¡UISICIÓN Y REMITE A PRESUPUESTO. ~ VERIFICALADISPONIEil.lDAD PRESUPUE:STARIA,DE EXISTIR RESERVA, FIRMA Y REMITE A COMPRAS. EN CASO CONTRARIO SE OBJETA PARA INlCIAR LOS TRÁMITE:: NUEi/AMEH'IE. 1,11 r,·,·1,,11 IT FIJSº..lr:'..'.: TL'OI.TI.L-. , ',)Jll".-l,!Lill.-.D ,:,FJc'Ill-.D[ n·c.0LI1.0.,.1,!J' ' 8 10 PUBUC:A EL ACTO, FlEALIZA EL N1SMO, J\DJUDIC:A O DECLARA DESIERTO ME:Dl!Ul"IE ORDEN DE COMPRA, EL JEFE FIRMA LA MISMA, NOTIFICA EL RESULTADO ENP.ANAMÁ-COMPRAS. LUEGO F.EMl1'E A PRESUPUEJ ro. REALITJ\. EL C:O],!I'R.0N1SO PRESUPUEJTJ\RIO, SELLA LA ORDEN Y F.EMl1'E A C: ONTABILIDAD .. EFECTÚA EL RIDISTRO CONTABLE, C:O}IFEC:CIONA EL C:OMPROBAN'IE, SELLA., FIRMA Y REMITE A LA. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. RECIBE ORDEN DE COMPRA, VERIFICA,Fli<MA LA ORDEN YF.EMITE A TISCALIZAClÓN. REFl<ENDALA ORDEN DE COMPRA,EN ATENCIÓN A LOS MONTOS AUTORIZADOS. LUEGO REMI"IE FÍSIC:11.MEITTEA C OMWUI.S. RECIBE ORDEN DE COMPRA Y DOCTJMENTOS SUSTENTADORES, DISTl<IBUYE, P.RJ::HII/A Y CONTAC: TA AL PROVEEDOR D. Proccdimk·nto para la Recepción de Productos Agrícolas o Industriales l. Almacén de Proweduría e Recibe lo~ producto~ agrícola~ o indu~triak,, v<:rilica qu<: lo~ producto~ y la, condicione~ de lo~ rni~rno~. ~can lo~ dc~crito, en la Onlcn de Compra. dependiendo del tipo de producto (grano,, \'Crdura~. enlatado,, <:le), ~olicita que é,10~ sean pesados o contados. a través de la Pesada y Conteo (Formulario Núm. 12) y que se les aplique la Toma de Muestra y Amihsis de Laboratorio. Una vez seguro que los productos a recibir son los solicitados y reúnen las condiciones dcscntas en la Orden de Compra. genera la Recepción de Almacén (Formulario Núm. 13) y el Funcionario responsable firma la Recepción de Almacén. Luego fmna la Factura de la Casa Comercial y mantiene una copia de la Factura. En el caso que los productos sean adquiridos por el Agente de Compra. mantiene la o las Factura de Compra (Formulario Núm. 14). Finalmente remite la documentación sustentadora (Factura de Compra. Factura Comercial y Recepción de Almacén) al Depa11amento de Contabilidad. 2. Departamento de Contabilidad Efectúa el registro contable correspondicnte a la recepción de los productos, confecciona el Comprobante de Diano pertinente, el jefe del Departamento lírma el comprobante. sella y archiva. RECEPCIÓN DE AL\1ACÉN Original Dcpartam<:nto de Contabilidad con lo~ documento~ ,u,tcntadorc~. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 1 ra. copia Almacén de Proveeduría. 2da. copia Subdirección de Mercadeo y Comercialización. PROCEDIMENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, AGRiCOLAS E INDUSTRIALES '"". o, ALMA.CÉH 1 DEPARTAMENTO DE DE PROVEEDURÍA CONTABILIDAD 0---------<D RECTBS ,os PRODUCTOS AGRÍCOLAS o EFECTÚA fi REüISTRO CONTABLE (D 'í' INDUSTRIALES, WW<CA ,os MISMOS y gouc:ITA QUE SEAN PESADog o CONTADOS y ..... CORRESPONDID:rTE A LA RECEPCIÓN DE LOS Qfil SE '" APLIQUE fi ANÁLigJs "' PRODUCTOS, CONFECCIONA EL COMPROBANTE LABORATORIO. LUEGO GENERA LA RECEPCIÓN "' "'""" PERTINENTE, ., mE ,., DE ALMACÉN,, EL RESPONSABLE FIRMA LA DEPARTAMEHTO nRMA fi C:OMPROBANTE, MISMA. ADEMAS, FIRMA LA FAC:TURA DE LA SELLA Y J\Rt::HIV A. CASA COMERCIAL Y MANTIDIE UNA COPIA. EN fi CASO Qfil ,os PRODUCTOS SE,,N ADQUIRIDOS POR EL AGENTE DE COMPRA, MANTIDIE LA O LAS FACTJJF.AS DE COMPRA FINJ\LMllTTE RD,Il" " DOCUMENTACIÓN gusTENTADORAA CONTABILIDAD. [. Proc{"dimiento para el Despacho de Productos Agrícolas o lndustrial{"s l. Almacén de Proveeduría F.ntr<:ga lo, producto~ (agrícola, o int.!u~triak,). gcn<:ra el Dc~pacho d<: Almacén, firma tanto el que entr<:ga y recibe lo~ producto~. dc~glo~a el formulario y manti<:n<: el original. 2. Subdirección de \lercadeo y Comercialización Rctini los produé:tos (agrkolas o industriaks). se asegura que lo~ produé:to~ que retiw son los solié:itndo~ (según lo de~crito en la Orden d<: Compra) y manti<:ne una copia del D<:~pacho d<: Almacén. J. Departamento de Contabilidad Efc<.:túa el n:gi~tro contable correspondiente ni despnd10 de lo~ produé:tos, contixcionn el Comprobante de Diario pertinent<:. d i<,;1'¡; del Departamento firma el comprobante, ~ella y archiva. DESPACHO DE ALMACÉN Original Departamento de Contabilidad con lo~ dornrnento~ ~u~tentadores. 1 ra. copia Almacén de Proveeduría. 2da. copia Subdirección de Mercadeo y Comercialización. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 ffiOC'EDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PROOUCTOS AGRÍCOLAS O INDUSIRIALES IMA-05 J.LMA.Ó:N Dl! PROVl!EDUJÚA. 1 SlJBDIRECClÓNDl!MERCADl!O Y 1 DEl'AR'LV,IENl'O DE COMl!RClALRACIÓN C ONTAJITT.lDKO 0------·01--------<<D ~ 0 '-!. EITTSIDA ces PRODUCTOS (AGRÍCOLAS e EFECTÚA "- REGISTRO CONTABLE INDTJS~S), OillEAA "- DESPACHO DE CORRESPONDIENTE ,u DESPACHO DE LOS ALMACEN, FIRMA TANlD EL QUE EHTREJA Y PPDDUCTOS, CONFECCIONA EL COMPROBl\NTE RSCEE "' PRODUClDS, DESGLOSA " OE """'º PERTIITTNTE, "- WE D'1 FORMlU..ARIO Y MAN'IIENEEl. ORIGITTAL. DE>'.ARTAMEHTO aRMA " COMPROBANTE, SELLA Y ARCHII/A '7" - REITRA ,os '.PRODUCTOS (AGRÍCOLAS e INDUSTRIALES), s, ASEGURA QUE ces PRODUCTOS QUE REl'IRA SON LOS SOLICITADOS (SIDÚN LO DESCRITO EH LA ORDEN DE COMPRA) Y MANTIElfE UNA C:OPL'\ DEI. DESPACHO DE ALMACÉN. F. Procedimiento para el Pago de Órdenes de Compra al Crédito !.Unidad de Caja Recibe Gestión d{" Cobro al 11\IA (Formulario Ní1111. 15). con los documentos sustentadores (Faclllra. Orden de Compra. Paz y Salvo del Seguro Social y del MEF). dichos documentos deben contar con sus respectivas firmas y fechas de recibo. Luego genera el Recibo de Cuenta (Formulario Níim. 16). firma el Cajero. aplica el número del Recibo de Cuenta a la Gestión de Cobro IMA. entrega el original del recibo de cuenta al Proveedor o Casa Comercial y remite a la Departamento de Tesorería. 2. Departamento de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro al lMA con los documentos sustentadores. verifica. firma la recepción de la Gestión de Cobro al IMA. registra la fecha de entrada y remite al Departamento de Presupuesto. 3. Departamento de Presupuesto Recibe la Gcst1ón de Cobro al IMA. verifica. registra en el sistema. asigna las partidas presupuestarias. lírma el Jcfc y remite a la Dirección de Finanzas. 4. Dirección d{" Finanzas Recibe la Gestión de Cobro al IMA con los documentos sustentadores (Orden de Compra y Factura). verifica. lírma la Gestión de Cobro al IMA. autoriza la Solicnud de Emisión de Cheque y rcmnc al Departamento de Tesorería. 5. Departamento de Tesorería Recibe la G<:,tiún d<: Cobro al l\1A con lo~ docum<:nto~ ~u~lcntador<:,, g<:n<:ra d Cornprnbant<: de Pago-Ch<:que, lirma el .lcic d<:l 1.kpartarn<:nto y remite a la Dir<:cción de Fina1va,. 6. Dirección de Finanzas No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 " Recibe el Comprobante de Pago-Cheque y los documentos sustentadores (Gestión de Cobro al IMA. Factura y Orden de Compra). verifican que exista consistencia entre la Orden de Compra. Factura y Gestión de Cobro al IMA. firma el Comprobante de Pago-Cheque y remite a la Oficina de Fiscalización General de la Contrnloria (IMA). 7. Oficina de Fiscalización General de la Contraloría (l\'IA) Realiza el examen previo de líscalización. refrenda el Comprobante de Pago-Cheque y Gestión de Cobro al l\1A. en atención de a los montos para refrendo autonzado por el Contralor General. Luego rcmnc físicamente el Comprobante de Pago-Cheque y documentos sustentadores al Departamento de Tesorería. 8. Departamento d{" T{"sorería Registra y retiene temporalmente el Comprobante de Pago-Cheque y documentos sustentadores. contacta al Proveedor o Comerciante. Luego cmrcga el Cheque al Proveedor o Comerciante. éste fmna el Comprobante de Pago-Cheque y remite al Dcpanamcnto de Contabilidad. 9. Departamento d{" Contabilidad Recibe Comprobante de Pago-Ch<:que y documento, ~u~tcnta<lore~. gen<:ra <:I Comprobante de Diario, relati\'o al pago. iinna el Comprobante <le Diario y procede a ,u archivo. COMPROBANTE DE PAGO-CHEQUE Original Proveedor o C'a~a Comercial. 1 era. copia. Dcpanarnento <l<: Contabilidad con lo, documento, ~u~tcnta<lore~. 2 da. rnpia. Seu1em.:ial del Departamento de Tesorería. ' PROCEDIJl,IIENTOPAR.AELPAGODE ÓRDENES DE COMPRA AL CRÉDITO IMA-06 ....... Dl!CAJA DEl'ARTAMENrO DE .....-. DEEAR7AMDl1'0 DI! DlRl!CCIÓNDI! Dfil~RTII.MENT()Dl\ f01ITAITTJDAll l'RIISUfUl!:i:TO FINANUS l ' RECIBE GEETióN DE COBRO Af. IMA. LUE:00 GENERA EL RECIBO DE Cl.1El1'IA, FIRMA, .m.tCA El. l1ÚMERO DEL RECIBO DE Cl.1El1'IA A L'.. GE>TlóN DE COBRO OO.. ENl'REGA EL ORIGINAL DEL RIOCIBO DE CUENrA M. PROVEIDOR O CASA Crnl'tERCIAL YRl!MITEEL REETODE LADOCIJMENIACióNA TEEORElÚA REX:IBE LA GESTióN DE COBRO Af. Il\'lA VERIFJ[A, FIRMA LA RECEPCIÓN DE L'.. GESTIÓN DE COBRO. RIOOISTRA L'.. FEJ:'.HA DE ENTRADA Y REl\1ITE Af. DE?JOO'.'.MENTO DE PRESIJl'UESTO. REX:IBE LA GE>TlóN DE COBRO Af. Il\'lA 1.1ERIFICA, RIOOISTRA EN EL SETENA, .1\SICMA US PJOO'IDM PRE;UPUESTARtAS, FIRMA YRllWTE AL'.. DIRECC!óN DE ""'"'" REX:IBE LA Gl!STIÓN DE COBRO M. lhfA Catt LO$ DOCIJMENIC€ SlETEITTi<DORES, 1.1ERIFICA FIRMA L'.. GESTióNDE COBRO. AUfORIZAL'..Ell'WióNDE CHEQUE Y RllWTEJ\l.DEPARTA!l!EllTODE Tn:ORElÚA REX:IBE LA Gl!STIÓN DE COBRO M. lhfA Catt LO$ DOCIJMENIC€ $lETENTADORES, GENERA EL COMPROBANTE DE PAGO·CHEQTJE. FIRMA EL TEFE DEL DEPART.'.MENTO Y REl\1ITE A L'.. DIRECCIÓN DE -· 7 • 7 ' REX:IBE EL COMPROBANTE DE PAüO-CHEQUE Y Le€ DOCUMENfOS SU3TElITi<DORES, VERIFICAfl' QUED!l$TA com:csrrncIAEH!'REL'.. O ID ENDE COMPRA, FACTURA y Cl!STIÓN DE COBRO. FIRMA EI. COMPROB.i\NTE DE PAüO CHE(!UE:Y RllWTE AL'.. OFICJMADEFISCAill.ACIÓN (:a,,r.,,.;i RElü.IZA EL EXAl'l1El:r IREIJIO DE FISCAI.lZACIÓN. REFRENDA EL COWROBANTE DE PMO-CHE(!UE: y Cl!STIÓN. EN .ATENCIÓN A Lffi I'l!DNTOS PARA EL REFRENDO AIJTOR!U.DO POR EI. CONrRALOR GENERAL. LUE:00 RllWTE FÍSICAMENJ:E EL COMPROBANTE DE PAGO·C~ Y DOCUMEl'ITC€ SlETENTi<DOREE Af. DEPABIAMENfODEMORERÍA REGISTRA Y RE.i'IENE TEMPDRALMENrE El. ,CHE(!UE: Y DOCIJMENiffi SU3TElITADORES, CONrACTA Af. PROVEIDOR O COI\IERClilN'I'E LUEGO ENl'F.IDA EL CHEQUEAf. H:OVEIDOR O COITTR.AIISTA. É>TEFIRMAEL COMPROBANTE DE PMO Y REI\IITE COMPROBANTE DE PAGO Y SlETENfQ; J\l. DEPART.'.MENTO DE CONTi<IIIl.IDi<D. RECIBE CO:MPROBANTEDEPAGO- CHEQUE YDOCIJMENI ffi SlJSTENI'Af)ORE,, ClEHERJI. EI. CCIM'ROBANTE DE DIAPJO. REUJ'IllO M. PAGO. FIRMA EL C OWROBANTE DE DlilRI O Y PROCEDEAS!JARCH!VO. G, Procedimiento para la Entrega de la Bolsa Básica Familiar (Donación) No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 l. Subdirección de \"lercadeo y Comercialización Recibe la Nota o Solicitud de la Donación. designa a un Funcionario para preparar las Bolsas con los productos agrícolas e industriales correspondientes. en base a la cantidad solicitada. Luego genera el Acta de Entrega de Donación (Formulario Níim. 17) y procede a su entrega. 2. Solicitante de la Donación Recibe las Bolsas, vcnfica que la camidad de bolsas coincida con las solicnadas y firma el Acta de Donación. Igualmente firma el Acta de Donación, el Funcionario de Auditoria Interna del IMA y el responsable de entregar la donación por parte de la Subdirección de \1crcadeo y Comercialización. Luego remite el original del Acta de Donación y original de la nota de la solicnud al Dcpartamcmo de Contabilidad. 3. Departamento d{" Contabilidad Recibe Acta de Donación y nota de la ~olicitud, genera el Comprobante de Diario rclati\'o a la donación, el kk lirma el Comprobante de Diario, sella y procede a su archivo. ACTA DE DO:\ACIÓ\" Original Dcpartam<:nto d<: Contabilidad con lo~ doctnn<:nto~ ~u~tcntador<:,. 1 <:ra. copia. Subdir<:cción de t\.-krcadco Comcrcialinción. 2 da. copia. Solicitante d<: la donación. PRIX'EDll\,llENTO PARA LA ENTREGA DE LA BOLSA RASICAFAl\.'IILL\R (DONACIÓN) IMA-07 S1lllDIRIICCJÓNDl! MED.CMIJIO SOLttD"liN'lllDllLl DEhIBTAl\t:ENTO Dll Y COMllRCIAJJZACJÓN DOW..CJÓN C:ONT>Ulll.ID,IJI. 0 ... -------------,,0,------------•CD <r; RECIBE U. NOTA O SOLICITIJDDE U.DONACIÓN, 0 RECIBE ACTA DE OONACIÓN Y NOTA DE U. DE':IGNA A UN FlJNCIONARIO PARA PREPARAR SOUCITUD, GENERA EL COMPROBAN1E DE LAS BOLlAS CONLCG PRODUC10S AGRÍCOLAS E DIAFJO RELATIVO A U. DONACIÓN, FlRMA El. INDUSJRIALE:i CORRE:iPONDIENTE;;, EN BASE A COMPROBANTE DE DIARIO, SEllA Y PROCEDE A LA CANTIDAD SOLICITADA. LUEGO GENERA EL su ARCHrvo. ACTA DE OONACIÓN Y PROCEDE A SU ENTREGA. G: RECIBE L.IS BOLlAS, VERIF1CA QUE LA CANTIDAD DE BOLlAS COINCIDA CON LAS SOIJCITADAS, FIRMA El. ACTA, EN CALIDAD DE RECIBIR U. DONACIÓN. IGUALMEN1E FlRMA EL ACTA, EL FUNCIONARIO DE AUDITORIA IlITERNA DEl. IMA Y El. REiFONSABLE DE ENTREGAR U. DONACIÓN POR PARTE DE LA SUBDIRE:CIÓN DE MERCADEO y COMERCIALIZACIÓN. LUEGO REMilE EL ORIGINAL DEL ACTA DE OONACIÓN Y ORIGINAL DE LA NOTA DE LA SOLICITUD AL DEPARTAMEN10 DE CONTABILIDAD. H. Procedimiento para la \'enta de la Bolsa Básica Familiar (Feria del Productor) l. Subdirección de \lercadeo ~- Comercialii:ación Visita las Ferias del Productor. mercadea los diferentes productos. ,ende el (los) producto (s). genera la Factura de Venta (Formulario \"ú.m. 18), firma la factura el Funcionario que ,ende y el que compra. y entrega una copia al rc~pon~abk de la Feria del Produ<.:tor. en el cn~o de ventas al crédito. Luego genera el Informe Diario de lngre\O\ ~ No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 " Cargos (Formulario Núm. 19), desglosa. distribuye el informe y mantiene una copia del mismo. Nota: En el caso de ,cntas al contado. se le entrega el original de la Factura de Venta. con una leyenda que diga "PAGADO". 2. Departamento d{" Cobros Recibe una copia del Informe Diario de Ingresos y Cargos, registra la información relativa a la venta al crédito y los cobros efectuados, en el respectivo auxiliar de cuentas por cobrar. Nota: FI m,\dito para la, l':.1c1ura~ al crédito e~ d<: quince ( 15} día~ hábilc~. J, Departamento de Contabilidad Recibe el infonn<: y lo~ t.!ocurn<:nto~ ~u~lcntador<:,, genera <:I ( nprnbant<: d<: Diario relativo al c~tabkcirnicnto de la cu<:nla por cobrar, lirrna, ,¡;lla y procede a ,u archivo. NOTA: No ~e debe entregar productos n ningun rc~pon~nblc de la Fcrin del Produé:tor. ~i el mi~rno tiene alguna cuenta pendiente por pagnr. INFOR:\IE DIARIO DE INGRESOS 'I' CARGOS Original Dcpartam<:nto t.!<: Contabilidad y t.!ocurnento~ ~u~tentador<:,. 1 cm. copin. Dcptll1arnento de Cobros. 2 da. rnpia. Subdirecé:ión de Mercadeo y Comercinlización. PROCEDIMIENTO PARA LA VENTADELABOLMBÁSICAFAMIIJAR (FERIADELPRODUCTOR) II\N\-08 SIJlllllREtClliNDII 1 1 TIEtAfil"AliliNIO , DRAIITAMJ!NTODII "' COMlllU:WilltlON COlllOS CONfABIIJDATI 0------0--------0 'í' VJSITA LAS FERIAS DEL H?.ODUC10R, MERCADEA '," ""' RECIBE EL INFORME Y u::G =ITh!Emas """' u::G DIFEREITTB H?.ODUC"Irn, VENDE EL (LOS) H?.ODUCTO ~) REQUERIDOS, GENERA LA FACTITRA DE VENTA, FIRMA LA FACTURA EL QUE VENDE Y EL QUE COMPRA., Y EITTRESA UNA OORA AL RESR)NSABLE DE LA FERIA FAMILlAR, ENELCASODEVENTAS ALCRÉDI10 LITTro GENERA El. INFORME DIARIO DE INGRESOS Y VENTAS, DESGIDSA, DISlRIEUYE EL INFORME Y MANTIENE UNA COPIA DEL MISMO. ,-;, RECIBE UNA COPIA DEL INFORME DIARIO DE .... INGRESa; y CAffiC'(;, RI!XOO'IRA LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA VENTA AL CRÉDITO Y LOS COBROS EFE:lUAOOS, EJ>I EL RESPECTIVO AUXIllAR DE CUENTAS POR OOBRAR. l. Procedimiento para el Cobro de la Factura al Crédito l. Departamento de Feria del Productor SUSTENTADORES, GENERA EL COMFROBANTEDE DIAFJO FLLATIVO AL ESTABLECTh!IENlO DE 1A CUENTA FDR OOERAR, aRMA, SEl.LA y PFDCEDEA SU Aa'.HIVO. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Efectúa las ,cntas de productos (agrícolas o industriales) de las ventas al contado o al crédito. genera el Informe Diario de Ingresos y Cargos, adjunta los documentos sustentadores: facturas originales y boleta de depósito originales (cuando se trata de ventas al contado), firma el que prepara el informe. efectúa el depósito y remite una copia del Informe Diario de Ingresos y Cargos al Departamento de Cobros. 2. Departamento de Cobros Recibe el Informe Diario de Ingresos y Cargos. ordena las facturas originales al crédito. programa la visita y cobro en las diferentes Ferias del Productor. Luego el Funcionario responsable. gestiona el cobro de las Facturas de Ventas al crédito. recauda los recursos, entrega al cliente las Facturas de Venta original cuando haya cancelado las mismas. sella las mismas con la leyenda de PAGADO, genera el Recibo (Formulario Núm. 20). firma el Funcionario que recauda el dinero, en el caso de abono a la cuenta. no se entrega las facturas originales y se describe el monto abonado y el saldo pendiente a la fecha. El Agente de Cobro prepara el Informe de Cobros (Formulario Níim.21). adjunta los documentos sustentadores, (factura. recibo y boleta de depósito). firma él Jefe del Departamento de Cobro y remite el Original del Informe de Cobros a Tesorería. con la boleta de depósito. el dinero y los recibos al Departamento de Tesorería. 3. Departamento de Tesorería Recibe el Informe de Cobros y documentos sustentadores. el Jefe del Departamento verifica el mismo, de estar todo correcto, autoriza para que se proceda con el depósito. 4. Departamento de Contabilidad Recibe el Informe de Cobros y documentos sustentadores. genera el Comprobante de Diario, relati,o al cobro. sella. firma y procede a su archivo. Nota: Toda recaudación efectuada en días sábado. dommgo y días Feriados, se tramitará el depósito a través de las Bolsas de Depósitos Nocturnos y sen\ efectuada por los Funcionarios Públicos del Departamento de Cobros. INFOR\1E DIARIO DE INGRESOS Y CARGOS Original Departamento de Contabilidad y documentos sustentadores. 1 era. copia. Dcpanarncnto d<: Cobro~. 2 da. copia. Subt.!ir<:cción Lle Mncad<:o y Corncrciali/ación. 3 rn. copia Lkpa11amento de T esorcría. 4 ta. copia. Departamento de Prcsupue~to. INFORME DE COBROS Original Departamento de Contabilidad y documentos sustentadores. 1 era. copia. Departamento de Tesorería. 2 da. copia. Departamento de Cobros. J ra. copia Departamento de Presupuesto. 4 ta. copia. Oficina de Fiscalización Genera No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 PROCEDil\illENTOPAR.\. EL COBRO DE LA F ACTURAAL CREDITO IM'.-09 DEPAIITAMENTO DE FERIA. DEPAIITAMENTO DE DEPAIITAMENTODE D:EPARTAMENIO DE AL moDUCTOR COBROS TEIDRERÍA CONJ"ABll,IOAIJ (D,-----0~----·<D~-----·© EFECTÚA LAS VENTAS DE PRODUCTCS AL CONTAOO O AL CRÉDITO, GENERA EL INFORME. DIARIO DE INGRE333 Y CAfiDCB, ADJUNTA LOS SIBIENTCB, FIRMA EL QUE PREPARA EL INFORME, EFECTÚA EL DEPCS!TO Y REMI'E UNA COPIA. DEL INFORME. Dlfa.RIO DE INGPEDS Y CAAJCS AL DEP PRI'AMENTO DE OJBRCS. RECIBE EL INFORME, ORDENA LAS FN!TIJRl'S AL CRÉDITO, PFúGRAivlP.U VIS1TAAI..AS FERIAS. LUEGO GES11ONAEL 00B00 DE LAS FN!TITRAS, RECAUDA, ENTREGA AL.CLIENTELAS F/CI'I..IRAS DE VENTAOPJGINALCUANOO HAY ACANCElADO, SEl.LALAS MSMAS CON U LEYENDA DE P.AGACO, GENERAELRECIBO, FIRMAELREC.AfJDAOOR, EN EL CAfD DE P-.OONO A LA.CUENTA, NO ENTREGA LAFN!TIIRAORrGINAL Y DESCRIBEELMJNlO ABONACO Y EL SALOO PENDIENTE. EL COBRAOOR PREPARA EL INFORME DE OJBFiDS ADJUNTA LOS SIBIENTCB, FlPJvl.il.ÉL JEFE Y REMTE ELOPJGINAL DEL INFORME A TE.9JRE.RiA,, CON LABOLETADE DEPémo, EL DINEID Y LOS RECIOOS AL DEP PRI'AMENTO DE TE.SJRERfA RECIBE EL INFORME DE COBROS Y OCCUMEN'IC6 SUSTENTMORES, EL JEFE DEL DEPfaRI'AMENTO VERIFICA EL MISMJ, DE ESTAR TOOO CORRECTO, AITTORJZA PARA QUE SE PFúCEDA CON EL DEPCS!lO. RECIBE EL INFORME DE OJBRCS Y OCCUMENTCS SUSTENTMORES, GENERA EL COMPROBANTE DE DIARIO, RELATIVO AL COBRO, SEUA, FIRMA. Y PROCEDEASU ARCHIVO. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 " FormWuioNwa. 'l REPÚBLICA DE PANAI\IA msnrurn DE MER.CADEOAGROPECUARJO PROGRAfV!A DE FERIA DEL PRODUCTOR INFORIIIE DE nT .IDO \" CONDICIONES DE BIENES ENTREGADOS A LAFERU DEL PRODUCTOR FECHA. NOMBRE DE LA DIRECCION EN USO NO UBICADOS FERIA ·-· , .... ,. ~.,..,. "~ "'"ª ~, V"""""' ''"'-" a.,-~ "''" ·-· ~ . ,, '"'"'"''" • ,:,,,. ...,,. ·- · R>pondop(I" --, , FORJ\.1l1LARIO Núm. 1 INFORME DE ESTADO DE CO\"DICIONES DE BIENES E\"TREGADOS A LA FERIA DEL PRODUCTOR ORIGEN: Programa Fcna del Productor. OBJETIVO: D<: jar coibtancia de lo~ bien<:, entregado~ a la Feria del Productor. CONTENIDO: Fcdin: Día \1c~ y ni'io en que ~e confc<:ciona d documento. Nombr<: ,k la Feria: lndirnr el nornbr<: de la Fnia Libre del Productor. Dircu:ión: Ubirn<:ión füit:a de la Fnia Libre del Produ<:tor. En uso: Equipo. Mobiliario e Implemento entregados en la Feria Libre del Productor No ubicado: Equipo. Mobiliario e Implemento no ubicados e11 la Feria Libre del Productor. Exhibidor. tanque de agua. Basurero. tolda. Ne,cra. Tablero blanco. otros Equipo. mobiliario e implcmcmo. Preparado por: Rúbrica y Cédula de Identidad Personal de la persona que prepara el informe. Revi~ado por: Rúbrica y Cédula d<: Identidad P<:r~onal de la per~ona que rc\'i~a el infom1c. DISTRIBUCIÓN: Original: Programa Feria del Productor 1 ra. rnpia Ikplll1nmcnto ,k Bicnc~ Patrirnonialc~. 2dn. rnpin Subdirc<:t:ión de Mnrndco y Cornncializnción. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 J rn. copia Auditoria Interna. REtllm.ItADEl'ANAM.I. rnsmur o DEi'filC.ADEO .AC,ROPECUARIO JNJORME Ml!N'SIJALDE Gt\STOS l'ARAU t:OMl'RADE l'RODUr:TOS AGIÚCOLI\S ElNDUS1lllALl!S REN(.1-LON PRODUCTO CANTIDAD rnID>D FACTURA A-=COLA rnDUSTIUil DE COMPRA o COMERCIAL FORl\1l1LARIO Núm. 2 INFORME \·IE:\Sl1AL DE GASTOS PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS AGRÍCOLAS E INDUSTRIALES ORIGEN: Subdirección de Mercadeo y Comercialización. "'"" '""' F OI'Ill ubrD Núm. 2 IMPORTE um.wo TOTAL TOTAL OBJETIVO: Llevar un registro y comrol de las compras mensuales de productos agrícolas e industnalcs para el Programa Bolsa Búsica Familiar. CONTENIDO: Renglón: Numeración d<: lo~ renglone~ utili/ado, por cada adqui~ición de producto agrícola o indu~trial. Producto: Agrícola: Regi~trar d nombre del producto agrícola a adquirir (lenteja~. frijole~. c11TO/, /:mahoria, etc.). lndu~trial: Regi~trar el nombr<: del producto indu~trial a adquirir ( tuna, ~ar dina, aceite, pollo, ~alchicha, etc.). Cantidad: Número de producto~ (ngrkola~ e industriales). Unidnd: Unidad de mcdidn utilizada (doccnn, galones, cajas, etc). Factura de Compra o Comercial: Anotar el número de la Factura de Compra o Factura Comercial. Fecha: Día \1cs y aiio en que se confecciona la Faclllra de Compra o Factura Comercial. Importe: Unitario: Valor por unidad dd producto. To tal: Valor total del producto ( cantidad entregada por el \'alor unitario) No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 To tal Sumatoria del total que aparece registrado por cada producto. Preparado por: Rúbrica del Funcionario Público responsable de preparar el informe. Revisado por: Rúbrica del Funcionario Público responsable de revisar el informe. Fecha: Día. mes y allo DISTRIBUCIÓN: Original: Dirección de Fimm/a,. 1 ra. rnpia Subdircn:ión de Mcrcndco y Corncrcializa<.:ión. 2dn. copin Dcptll1arnento de Contabilidnd. Fonr.ulario N1im. l REPÚBLICA DE PAN . .\I\IA INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO TOl\1-\ DE MUE:')TRA \" AN ,u..r~r~ DE Lc\BOK-\.TORIO IOMADE MUE SIRA SJIIODI! COMPRA· PROOUCI O C<NPRADO, TOMADEMUESTRA AL COMPRAR TOMADEIAOE:lTRA AL ENVIl\REL PRODUCTO TOTALDESACOS T Oh!ADOS DEMUESTRA TOTAL DESACu<; TONADOS DEMI.IESTRA m~ ~cm C.'.H'I'IDH, DELA MUESTRA, CAN!'IDAD DELA l\!UESTRA· OBSERVACIONES. OESEl\\lACIOllES " 1 Nllm: FECHA, TOMADEMUESTRA AL RECIBIRPRODUCTO TOTAL DESAC m Tüh!ADOS DEMUElTRA mm CAN!'!Dll- DELA MUESTRA. OESERVACIONES. C<l'IDIC'ION ,, ~ALISIS AL COMPRAR ANALISISALl!nunR ANALISIS AL Rl!C'IBIR -s utOD\JCT O PEREC:EI>ERO o=re PRODU TEMPEFJI TURA 'C o HUMEDAD % ¼ ¾ IMPIJR!ZA ¼ ¼ ¼ PIJDRICION ¼ % ¼ ¼ ¼ BROTACION % ¼ ¼ MADURACION ¼ % ¼ ¼ ¼ Lilv!P!.EZA % ¾ ¾ INSECTOS PRESENTES ¼ ¼ ¼ GRADOS DE lNFESTACl,-,N % ¼ ¾ ANALIZADO POR ANALIZADO POR ANALIZADO PJR. FECHA. FECHA FECHA. OBSERV ACJONES. OBSERVACIONES, OBSERVACIONES FORMULARIO Núm. 3 TOMA DE l\ILIESTRA Y ANÁLISIS DE LABORATORIO ORIG[N: Almacén de Pro\ccduria. OBJETIVO: Determinar y regi~lrnr la~ c01Hlicionc~ Jhica~ de lo~ producto~ adquirido~ u trnv0~ del IMA. CONTENIDO: Núm .. NL1mcro ~ecuencial preimpre~o del documento. Tonw de \1uestra: Sitios de Compra: Lugar donde ~e adquirió los productos. Producto Comprado: Anotar el produ<.:to (agricola o industrial) adquirido. Fecha: Día. mes y ai'io en que se adquiere el producto. Toma de :Vlucstra al Comprar Total de sacos tomados de Muestra: Anotar el total de sacos tomados de muestra al momento de la compra .. % ¾ No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fecha: Día. mes y ai'io cuando se torna la muestra al momento de la compra. Cantidad de la \foestra: Registrar la cantidad del producto tornado de muestra al momento de la compra. Observaciones: Aclarar cualquiera 111formac1ón adicional. al rnorncmo de la compra. Torna de \1ucstra al Emiar d producto To tal de ~aco~ tomado~ de Mue~tw: Anotar i:I total de ~m.:o~ tornado~ de muc~tra ni momento de enviar el producto. Fcchn: Día. mes y a1io cuando se torna la rnuc~tra ni momento de enviar el producto. Cantidad de la \focstra: Registrar la cantidad del producto tornado de muestra al momento de enviar el producto. Obsenaciones: Aclarar cualquiera información adicional. al momento de enviar el producto. Torna de :Vlucstra al Recibir el Producto: Total de sacos tornados de Muestra: Anotar el total de sacos tornados de muestra al momento de recibir el producto. Fecha: Día. mes y allo cuando se torna la muestra al rnomcmo de recibir el producto. Cantidad de la \1ucstra: Registrar la camidad del producto tornado de muestra al momento de rcc1b1r el producto. Ob,enacione~: Aclarar cualquiera in formación adicional, al momento de recibir el producto. Laboratorio: Condición T crnpcratuw, humedad. impureza. pudrición. brotación. maduración. limpieza. msectos presente y grado de mfcstación: Anotar la condición del grano para cada uno de los aspectos aquí descntos. Análi,i~ al Comprar Granos: Registrar los grados centígrados o el porcc1mtjc (~··í,) que prcscma el producto. Producto Perecedero: Registrar el porcentaje de pudrición o maduración del producto agrícola. Análi,i~ al Fnviar Grano~: Rcgi~lrar lo, grado, centígrado~ o el porcentaje(%) que pre~enta el producto al momento de anali/Cir el mi~mo. ante~ de en\ iarlo. Producto Pereé:edero: Registrar el poré:cntnje de pudrición o madunKión del producto agrícola al momento de nnnlizar el mismo, antes de enviarlo. Analisis al Recibir Uwno~: Regi~trnr los grados centígrados o el porcentnje (~{,) que pre~enta el producto al momento de analiznr el mi~mo, al recibirlo. enviarlo. Producto Perecedero: Registrar el porcentaje de pudrición o maduración del producto agrícola al momento de analizar el mismo. al recibirlo. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Analizado por. fecha y Obsenaciones: Anotar el nombre del Funcionario responsable del amilisis a momento de la compra. envio y recibo. igualmente se anota el dia. mes y ai'io que se realizan cada una de estas y se anota cualquiera aclaración que sea necesaria explicar en cada uno de los casos. DISTRIBUCIÓN: Original: Almacén de Proveeduría. 1 ra. copia Subdirección de t\krcado y Comcrcialinción 2 da. copia Tran,porti~ta REPUBLICADE PANAI\IA INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DE PAR TAivlENTO DE COMPRAS SOLICITUD DE BIENES Y I\U.TERL~ES De,padw Núm.~~ lnfünne d~ Ro.c~pci611 N'll'tl ..• ~~-~~ O:idende CompraNúm: FornmJarD Núm. 4 1 DIA MES ANO 1 UNIDAD SOLICITANTE· PROGRAMA. cru-,TIDAD UNIDAD CODIGO DESCRlPClON PARA USO DEI. PJ.MACEN "" ARTÍCtn.O IMPORTE UNITARIO TOTAL TOTAL Observaciones: Prepi.=l.o ¡:m Autorizado p:n Jefe de la Unidad Administrativa FORJ\.·IULARIO Núm. 4 SOLICITUD DE BIENES Y :\IATERIALES ORIGEN: Almu.:en de Proveeduría. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 OBJETl\'O: Dejar constancia de la solicitud de bienes y materiales. CONTENIDO: Despacho Nl1m.: Anotar el número de Despacho Informe de Recepción Núm .. Anotar d nl1mero del infom1e d<: n,,cepción. Orden d<: Compra Núm .. Regi~trar d nl1mero de la Orden de Compra. Dín, \1c~ y i\ilo: Fe<.:ha en que se rnnfc<.:<.:iona el dornrnento. Unidnd Soli<.:itnntc: Anotar la Unidad Soli<.:itante de los biene~ y nwterinlcs. Programa: Registrar el nombre del programa. Cantidad: Número de bienes o suministros. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones. cajas, etc.). Código de Articulo: Código de identificación del aniculo. Descripción: Nombre y especificación del articulo solicitado. Para uso del Almacén Importe Unitario: Valor por unidad dd artículo. To tal: Valor total del artículo ( cantidad cntr<:gada por el valor unitario}. To tal: Sumatoria del total qu<: aparece r<:gi,trndo por cada artículo. Observn<.:iones: Regi~trar malquiera informn<.:ión adi<.:ional. Preparado por: Rúbri<.:a de la persona que prepara la Soli<.:itud de Bienes. Autorizado por Jefe de la Unidad Administrama: Rúbrica del Jefe de la Unidad Administrativa que solicita los productos. DISTRIBUCIÓN: Original: Ahnac~n de Proveeduría. 1 ra. copia Umdad Admmistrativa Solicitante. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fonn.ulario N1Ím. S Dfu REPUBLIC'A DE PAN A1U. IN"STITUTO DE Iv!ERCADEO AGROPECUARIO DEPARTAMENTO DE COJIAPR.AS DE:>'PAC'HO DE ALJi.-lACÉN Unidad Solicitante· Solicitud Núm:: Cantidad Unidad Código Desmp::ión Valor Unitano fotal Observaciones: Recibido por FORMULARIO Núm. 5 DESPACHO DE ALMACÉN ORIGEN: Almacén de Pro\ccduria. Entregado por Total OBJETIVO: Proveer información ~obre lo~ bi<:n<:, mu<:blc~ dc~pachado~ por d Almacén. CONTENIDO: Dín. mes y ni'io: Fedw en que ~e llenn el fomrnlnrio. Núm.: Número preimpre~o del fomrnlario. Unidnd Soli(:itnntc: lndÍ(;ar el nombre de In Unidad i\drnini~trativa o T érnü:a. o Proye<.:to al que ~e despm:han lo~ bienes. Solicitud Núm.: Anotar el número de la solicitud de bienes. Cantidad: Número de productos que se entregan. Umdad de: Unidad de medida utilizada. Código: Consignar el código de artículo que corresponde. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Descripción: Nombre y especificación del bien. Valor Umtario: Indicar el precio de cada unidad del producto. To tal Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la cantidad del producto despachado. Total: Sumatoria de lo~ totak,. Ob,enacione~: Breve e.,plicaciún que pc1111ita ampliar la información. Recibido por: Firma del Full(;ionario autorizado para recibir los productos. Entregado por: Firmn del Fum.:ionario n:~pon~ablc de lo~ dcspa<.:hos de produ<.:tos. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad. 1 rn. copia Almacén de Proveeduría F onmtl.--uio N ÜJ.fL ó UNIDAD ADMINISTRATIVA NO.DE SOLICITUD. "" C.ANl'ID.AD GLÓN REPUBLICA. DE PANAl\lA INSTITUTO DEMERCP.DEO AGROPECUARIO '"' " PANAMÁ, DE FONDO. "'""" DE; CRil'CIDN ( CLASE DE .ART!Ctn.0. r,.., ,,,.., 0. PESO. CALIBRE.ETC REQUISICION NUM .. PRECIC6 E;TIMADOS UNITmo "'"' OBSERVACIONES. SOUCITADOPOR-. ~=~~=====~ UNIDAD ADMINISTRATIVA APROBADO POR: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FORl\-1l1LARIO Núm. 6 REQLllSICIÓN DE MATERIALES No. de Parl!da No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 ORIGEN: Almacén de Proveeduría. OBJETl\'O: Detallar los productos y suministros que no existen en el Almacén. CONTENIDO: Requisición Nl1m.: Número de control secuencial prcnumerado de la requisición. Unidad Admini~trati\a: Anotar la Unidad Admini~trativa que ,olicita lo, producto~ o Sumini~tro,. Fecha: Día. in.;, y ai'io en que ~e prepara la R<:qui~iciún d<: \1at<:riak,. No. de Pedido Cornprobnnte: Anotar el número µreimpreso del Ikspad10 de Almacén. Fondo: Describir el nombre del fondo. Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. Cantidad: Número de productos o suministros. Unidad: Unidad de medida utilizada. Descripción: Nombre y especificación del producto o suministro. Precios Estunados Umtario: Indica los precios por producto o servicio. Total: Rc~ultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de lo~ producto~ Solicitado p111·· Nombre d<: la pcr,ona aulorintda para ,olicitar lo~ producto~. No. de Partida: R<:gi~trar d nl1rncro de la partida prc~upu<:,taria por al'cctar. Aprobado por: Fimw del Director Admini~trntivo. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Compras. 1 ra. copia Almacén de Proveeduría. 2da. copia Subdirección de Mercadeo y Comercialización. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTI1TJTO DE MERCADEDO AGROPECUAllJO ORDEN DE COMPRA Formularlo Núm. 7 LI o í A ~l-- ~I A Ñ o ~I ~l~,C, REQUISICIÓN Núm. PROVEEDOR- TELÉFONO: FAX: LUGAR Y FECHA DE ENTREGA: SIRVÁSE ATENDER LOS BIENES,-o=sER=v~1~c1~0~,~,~IG~U~IENTES~ REN CANTIDAD UNIDAD DESC:RIPC:ION PRECIO$ GLÓN CLASE DEJ\RriCTJLO, MARCA, TAMAÑO UNITARIO PRESUPUESTAAIO IMPORTE SUE-TOTAL FORMA DE PAGO IT.E.M.S TIEMPO DE ENTREGA: TOTAL JEFE DE COMPRAS FECHA DIRECTOR AD MI NIS TAR TIVO FECHA PRESUPUESTO FECHA C ON1RO L F1$ CAL-CONTRALORlA ACEPTO. FORJ\.·IULARIO Núm. 7 URDE:\ DE COMPRA ORIGEN; Departamento de Compras. FECHA: OBJETIVO: Llevar un control de los prodw.:to~ o suministro~ ndquiridos. CONTENIDO: Día, mes y afio: Fecha en que se emite la Orden de Compra. R.U.C.: Número del Registro Úmco del Contnbuyentc. D. \.:Anotar el nlnncro de dígito verificador. Núm. NL1mero de eontrnl ,<:euencial de la Ord<:n de Compra. FECHA TOTAL No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Requisición No. Anotar el número de la Requisición. Proveedor: Nombre del Proveedor o Casa Comercial. Teléfono: Anotar el nlnnero telefónico. Fax: Anotar el nl1111cro de fax. Lugar y l"ccha de F.ntr<:ga: Rcgi~trar el lugar y lecha .;n qu<: ~e <:ntrcgarán lo~ prot.!ucto, o Sumini~tro~. Sírvase ntcnder lo~ bienes o servicios siguientes: Marcar si se trata de productos o suministros. Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. Cantidad: Número de productos o suministros. Unidad: Unidad de medida utilizada. Descripción: Nombre y especificación del producto o suministro. Precios Umtario: Indica los precios por producto o suministro. Total: Rc~ultado Lle la multiplicación t.!cl precio unitario por la cantit.!at.! de lo~ producto~. Pr.;,upuc~lario: Rcgi~trar la partida prc~upu.;,taria que.;, al'cctada. Import<:: Monto d.; la partida pr.;,upuc~laria que e~ aicctada. Forma de Pngo: Rcgistnir ~i el pago es de contado o crédito. Tiempo de Entrcgn: Anotar el tiempo en que se cntrcgnrán los producto~ o suministros. Sub Total: Resultado de la sumatoria del precio total. sin el l.T.B.M.S. I.T.B.:111 S. Cantidad a descontar producto de la afrctación del impuesto del 5%. Total Resultado de la sumatoria del precio total. menos el descuento, más el 11npuesto que afectan la transacción. Jefe de Compras Fecha: Rúbrica del Jcl'c del D.;partamcnto d<: Compra~ y fccha en que firma. Director General i Fecha: Rúbrica del Director General o persona asignada y fecha en que firma. Pr.;,upuc~lo / Fecha: Rúbrica del Jcl'c de Prc~upuc~to y fccha en que iinna. Control Fiscnl ' Fcchn: Refrendo del Jefe de la Oficina de Control Fiscnl y kcha en que firma. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor o Comerciante. 1 ra. copia Departamento de Compras. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 2da. copia Departamento de Presupuesto. Jra. copia Depanmnento de Contabilidad. 4ta. copia Oficina de Fiscalización General de la Contrnloria General. Sta. copia Almacén de Proveeduría. REPUBLK'ADE PANAJ\U INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓN DEFINANZAS SOLICITUD DE EMISION DE CHEQUE PARA: DE. FECHA: PÁGUESE A LA ORDEN DE: FONDO: PROGRANI.ti.: A NOI\'IBRE DE I\IONTO EN CONCEPTO DE Auwa:!ado por: Rovhdopor: - FORMULARIO Núm. 8 SOLICITUD DE DIISIÓN DE CHEQUE ORIGEN; Diren:ión de Finanzas. OBJETIVO: Solü:itar i:I pago para i:I Proveedor o i\signnción de Fondo~ para Funcionario Público de la In~titución. CONTENIDO: Para: Anotar el nombre del funcionario que se le solicita el pago. De: Anotar el nombre del li.mc1onario solicmmtc. Fecha: Consignar día, mes y aiio en que se prepara la solicnud. Págue~e a la orden de: Anotar el nombre del proveedor o Funcionario PL1blico. Fondo: Anotar el nombre del Fondo. Programa: Anotar el nombre del Programa. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 A nombre de: Registrar el nombre del proveedor o Funcionario Público. Monto: Anotar el monto total de la solicitud. Concepto: Describir las razones o causas que justifican la emisión del Cheque. Autorizado por Nombre: Rúbrica del funcionario que autori/a la <:mi,ión del Cheque. Fecha: Día. rn<:, y ai'io en que autorin la emi,ión del Cheque. Preparado por: Rúbrica del funcionario que prepara la emisión del Cheque. Fechn: Día. mes y a1'io en que ~e prepani la erni~ión del Cheque. Revisado por· Rúbrica del funcionario que reviso la emisión del Cheque. Fecha: Dia. mes y ai'io en que reviso la emisión del Cheque. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad con los documentos sustentadores. 1 rn. copia Dirección de Finanzas. 2 da. copia Oficina de Fiscalización General de la Contrnloria General. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fornnilarin Núm. 9 REPUBLICA DEPANAIVIA NSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO 1 No. 1 (ú['rlPROBANTE DE PAGO- CHEQUE e u • n t -- de 20 --• ~1(':';(' :l fo o orden de B. f DóL.-.res U .S.A. i e BANCO NACIONAL DE PAN.-\1\IA i 01 CASAl\·IATRIZ • PAN.-\1\LlREPÚBLICADE PANAI\IA 1 Cuenca No. Dirt ttar General llit'l:tralario. General do lo. Republic:• COI'rlPROBANTE DE PAGO - CHEQUE No. ·ombre Fema de 20 º"'· R-ibl;'I· Desffipdón Cne.ltl Fills1ncil;'l·;i Vcrificadopor: Fiscal1Z3.ción Vo Bo. Departamento de FORJ\·IULARIO Núm. 9 COMPROBANTE DE PAGO- CHEQlJE ORIGEN: Departamento de Te~oreria. Contabilidad OBJETIVO: Documento oficial para comprobar el pago de compromi~o~ del lmtituto de Mercadeo Agropecuario. CONTENIDO. Cheque No. Numero de control ~ccucncial prcnurncrndo del forrnulnrio. Fecha: Día. mes y ai'io en que se confecciona el cheque. Ptig:ucsc a la orden de: Nombre del beneficiario. B .: Importe en números del monto del cheque. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Balboas Dólares U.S.A : Cantidad protegida en número por el monto del cheque. Firmas Autorizadas: Rúbrica del Director General o quien delegue y del funcionario de Contraloría autorizado para tal lín. Comprobante de Pago No.: Número de control ~ecucncial pn:numerado del comprobante. Nombre: Nombre del beneficinrio. Fecha: Dia. mes y ai'io en que se confecciona el cheque Descripción: Concepto por el cual se gira el comprobante. Cuenta Financiera: Código de las cuentas afectadas en la transacción. Debe y Haber: Registro del importe registrado de las cuentas afectadas. Verificado por Fiscalización: Nombre y firma del li.mcionario de la Contrnloría que fiscaliza la operación. V" 8" - D<:partamento de Contabilidad: Nombr<: y firma del Jcfo de Contabilidad re~pon~abk de la conl"ecciún dd formulario. Recibido por: Nombre y lirma del benciiciario. Cedula: Numero de ldentifü:m.:ión Personal del bcncficinrio. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor o Comerciante. 1 ra. copia Departamento de Tesorería. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 RÉPÚBLICADE PANA!IL\. IN"STITIJTO DE IVIERCADEO AGROPECUARIO PROGRAMA DE FERIAS DEL PRODUCTOR BOLSA BÁSICA FAMILIAR FonmilarinNúrn. ID 1 NÚI\I. ASIGNACION PAR.ALA COMPRA DE PRODUCTOS AL CONTADO Agente de Compra Designado rera la Compra: FECHA: ITTJBDIREC:TORDE MERCADEO Y c:EDULA DE IDENTIDAD C:OMERCI.ALIZJ\.C:IÓN I ACTENTE DE PERSON.AL· C:OMPRAS. MONTO ASfüNADO: c:HEQUENo .. PUESTO DONDE SEEFECTIJALA COMPRA. PRODUCTOS A COMPRA.R ARROZ POROTOS LENTEJA FRIJOL NARANJA PLATANO c::EBOLLA RAICESY OTROS TlJBERCULOS CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO: OBSERVACIONES: Jefe de Compras Fecha AutoriZc1.do por: Finna: Eme~dopor: Finna: Recib1dopor F1nna: FORMULARIO Núm. 10 ASIGNACIÓN PARA LA CO\IPRA DE PRODlJC'TOS AL C'ONT ADO ORIGEN: Subdin,'cción de l\,lcrcad<:o y Com<:rcialinción. OBJETIVO: Lkvnr un control de los Produ<.:to~ agrícoln~ adquirido~ de contndo. CONTENIDO: Núm.: Número de control secuencial prenumerado del documento. Agente de Compra Designado para la No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Compra: Nombre completo del Funcionario designado para la adquisición de productos agrícolas. Fecha: Anotar día. mes y aíio en que se genera el documento. Subdirector de Mercadeo y Comcrcialintción i Agente de Man<:jo: R<:gi~trar el nombr<: dd funcionario que r<:cib<: <:I t.!in<:rn. Cedula de Identidad Personal: Detallar el número de identifo.:a<.:ión per~onnl del fun<.:ionnrio que re<.:ibe el dinero. Monto Asignado: Registrar el monto asignado para la adquisición. Cheque No. Anotar el número de control secuencial del cheque. Puesto donde se cfcctuani la Compra: Detallar el área donde se adquirirán los productos. Productos a Comprar: Marcar en cada casilla correspondiente al producto a adquirir. Características del Producto: Especificar el tipo de producto a adquirir, como sería friJol (chincano ). arroz ( de primera). cte. Ob,enacione~: Adicionar infomiaciún extra, relati\'a a la at.!qui~ición de otro~ producto~. Jcic d<: Compra: RL1brica d<:I kic d<: Compra~. Fecha: Día rn<:, y ai'io en <:I klC d<: Compra firmad t.!ocumento. Autorizado por/ Fimw: Anotar el nombre y tim1a de la persona que autoriza la ndqui~i<.:ión. Entregado por i Firma: Anotar el nombre y firma de la persona que entrega el dinero. Recibido por Firma: Anotar el nombre y firma de la persona que recibe el dinero. DISTRIBUCIÓN: Original: Subdirección de Mercadeo y Comercialización. 1 ra. copia Agente de Compra. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECCIÓN REGIONAL METROPOLITANA TRANSFERENCIAS ENVIADAS Formulario Núm. II Núm: Pesada yConteo Número: ENVIODE PRODUCTOS RECIBO DE PRODUCTOS U nielad Admmistr,.t,...,.,. que E=ía.:: U rudad Adm.nis b:a.ti""' que Recibe: F eciB. del Emio: Fed1ad.e!Recibo· Tmuporli;t:a.(Oñci,J - PM"lirular), Pl..ca: Tut1<porti<t:a.(Ofri.al - Parlirular), Pfila· Marc:,¡· Modelo. Marc:,¡· Moielo Proil-...lDElll'iado Prodw:-t> Red1ido •lli· .u,ScqlCnt'L """ .~. •lli· ue,:rnpam """ tiM ,. '""' , ,, Recibido por --FeciB.· C ~dula de ldeHlida.i Pe:rsonal FORJ\.1l1LARIO Núm, 11 TRANSFERENCIAS ENVIADAS Recibido por: FecM· ORIGEN: Subdirección de Mercadeo y Comercialización. Ahta,coni;e.quo Rocb, OBJETIVO: Llevar un registro y control de los productos (agrícolas e industriales) transfondos o enviados a otras Umdadcs Administrativas del IMA. CONTENIDO: Núm .. Numeración ,.;euencial pr.;imprc~o del docunwnto. Pc~ada y Conteo NL1mcro: Anotar <:I nlnncrn de la P.;,ada y Conteo Envío de Produé:tos: Anotnr toda la inform:Kión relativa al envío de los produ<:tos. Unidnd i\dmini~trntiva que No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Envía: Registrar el nombre de la Unidad Administrativa que envía los productos. Fecha de Envio: Dia, mes y afio en que se e1nian los productos. Transporte Oficial Particular: Marcar si se transportan los productos en vehículo oficial o particular, además anotar el número de placa. marca y modelo del vehículo. Producto Enviado: A,pecto, t.!e~cripti\'O~ del prot.!uclo <:nviado. Cantidad: NL1mero t.!<: producto~ emiado,. Unidnd: Unidad de mcdidn utilizada. Descripción: Nombrc y e~pecificación del producto. Precio~ Unitario: Indica los precios por producto. Total Resultado de la multiplicación del precio uniwrío por In cantídnd de los productos. Recibido Por ( transportista): Rúbrica del transponista que recibe y transpo11ara los productos. Fecha: Día. mes y ai'io en que el transponista recibe los productos. Cédula de Identidad Personal: Cédula de Identidad Personal del Transportista. Recibo de Productos: Anotar toda la información relativa al recibo de los productos. Unit.!at.! Admini~trati\a qu<: Recibe: R<:gi,trar el nombre de la Unidad Adrnini~trativa que recibe lo~ prot.!ucto~ Fechn de Recibo: Día. mes y ailo en que se reciben los productos. Transpoi1e Oficial Pa11icular: Marcar si se transportan los productos en vehículo oficial o particular, adcimis anotar el número de placa. marca y modelo del vehículo en que vienen los productos. Producto Recibido: Aspectos descriptivos del producto recibido. Cantidad: Número de productos recibidos. Umdad: Unidad de medida ut!lizada. Descripción: Nombre y especificación del producto. Precios Umtario: Indica los precios por producto. Total: Re~ultado Lle la multiplicación t.!el precio unitario por la cantit.!at.! de lo~ producto~ Recibido Por (A lrnaceni~ta): Rúbrica del Almaceni~ta qu<: recibe lo, producto~. Fechn: Día. mes y a1io en que el i\lmnccni~ta recibe los productos. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contnbilidad. 1 ra. copia Unidad Administrativa que envia los productos. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 2 da. copia Unidad Administrativa que recibe los productos. J rn. copia Consecutivo de la Unidad Administrativa que envía los productos. INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO PROGRAMA DE FERIAS DEL PRODUCTOR BOLSA BÁSICA FAMLIAR PESADA Y CONTEO AGENCIA: NOMBRE FEFJA:- NOMBRE NUI\I. DE LA DEL CONDUCTDR: ~PLACA: SALIDA Pro:iuclo C.rntid..-d Costo Pmdu.~to C.rntid..-d Cruro OBSERVACIONES. NÚMERO DE FACTUF.A A CONFECCIONAR ALMAC.l':.Nl~'l'A ce,1u1,. FORMULARIO Núm. 12 PESADA\' CONTEO ORIGEN Ahnac~n de Proveeduría. CONDUCTDR cedula OBJETIVO: Su~tentar el proce~o de pc~a y conteo de lo producto~ enviado~ y recibido~. CONTENIDO: Núm .. Numeración ,ecucncial manual o impre~a. Fedin: Día me~ y ni'io de la pesa y wntco. Cedula: Anotar el número de é:édula de la per~onn que é:onfc<xiona el pron:~o de pc~ndn y é:onteo. Agencia: Anotar el nombre de la Feria Nombre de la Feria: Anotar el nombre de la Feria. Nombre del Conductor: Nombre del Conductor del transporte. Placa: Número de Placa del vehículo. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Salidas y Entradas: Producto: Se registra el nombre del producto comprados enviados o recibidos. Cantidad: Se registra la cantidad de qumtalcs. libra o umdadcs comprados, enviados o recibidos. Costo: El valor total del producto comprado o enviado. Ob,enacione~: Rcgi~trar cualqui<:ra información adicional. Ah11ac<:ni,1a: Nombr<:. fi1111a y cédula d<: la pcr.,ona qu<: r<:cibc o <:n\'Ía lo,. Producto,. Comhté:tor: Nombre, 1-'irma y é:édula dd Comhté:tor. Núm. Lk ÚKtura Número Sé:Ulé:ncinl de la factura por contixcionnr. a confeccionar. Fonn.ulario Núm. 13 Afu, REPÚBIJCADEPANAMÁ WSTITIJTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DEPARTAMENTO DE COMPRAS RE Cl!PCI ÓN DE ALMA CÍN Proveedor:. FacturaNUIY!. Orden de Compra Ním. Fecha: Cantidad Unidad Código Descn¡xión V~oc Unrtario Total Total I Qbgervacioneg Recibido por Revisado por FORMULARIO Núm. 13 No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 RECEPCIÓN DE ALMACÉN ORIGEN: Almacén de Proveeduría. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles rcccpcionados de acuerdo al proccd11niento técnico de la Umdad de Almacén. CONTENIDO: Día, m.;, y a110: Cofüignar día, m<:~ y a110 en que ~e r<:cib.;n lo, producto~. Núm .. A~ignar numeración ~ccuencial prcimpre~a de la recepción d.; almacén. Proveedor: Anotar el nombre del Proveedor o Cn~n Comerciul. Factura Núm.: Registrar el número de In Fnctura Cornen:ial. Orden de Compra Núm.: Anotar el numero de la Orden de Compra. Fecha: Día. mes y ai'io de la Orden de Compra. Cantidad: Número de productos que se reciben. Unidad: Unidad de medida utilizada. Código: Consignar el código del artículo que corresponde. Descripción: Nombre y especificación del producto. Valor Umtario: Indica los precios por articulo. Total: Rc~ultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de producto~ Total: Sumatoria de lo~ totak,. Observnciones: Breve cxpli<.:<KÍÚn que pcm1íta ampliar la informa<.:iún Re<.:ibido por: Rubrirn del Funcionario nutorizado para re<.:íbír lo~ produ<.:tos. Revisado por· Rubrica del Funcionario que verifica la información del formulario. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad. 1 ra. copia Almacén de Proveeduría. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Formulmo NUll'I. 14 RÉPUBLIC'ADE PANA1\IA INSTITIJTO DE MERCADEO AGROPECUARIO SUBDIRECCIÓN DE MERCADEO Y COMERCIALIZACIÓN FACTURA DE COMPR4. Nlfül. Área de Compra. Nombre del Productor. DirecciónResiden-ci"'1º• re1e·ºfu"n-,-. Solicitado para· Fecha: OrdendeCompraNUffi Ri:quisiaóndeMaterialesNim. Nombre del Agente de Compra. RENGLON DESCRIPCION DEL UNIDAD CANTIDAD PRECIO VALOR PRODUCTO UNITARIO TOfAL F:inm. del Pequeño Productor Cédula de Identidad Personal F1!1IE. del Agente de Compras FORMULARIO Núm. 14 FACTURA DE COMPRA ORIGEN: Subdirección de Mercadeo y Comercialización. Cédula de ldenlldad Personal OBJETl\'O: Documento oficial para registrar las compras de Productos Agrícolas a los Pcqucíios Productores. CONTENIDO: No.: Nl1mcro de comrol secuencial prcnumcrndo del formulario . .Área de Compra: Anotar el lugar o ,itio donde ~e elCctúa la compra del Producto. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Nombre del Productor: Registrar el nombre del Pcqucfio Productor. Dirección Residencial: Anotar la dirección residencial del pcqucí'io productor. T cléfono: Registrar el número telefónico donde se pueda ubicar. Solicitado para: Describir para qué tipo de acmidad se solicna la compra de Productos (Despacho de la Primera Dama. Presidencia de la República o Feria del Productor). Fecha: Día. m<:, y ai'io en que~<: c!Cctúa la compra. Orden ¡ k Compra No .. Anotar <:I nlnncro de la Onkn Compra. Requi~ición de Materiales No: Anotnr el número de la Requi~ición de \foterialcs. Nombre del Agente de Compras: Registrar el nombre del Agente de Compra. Renglón: Numcrnción de los renglones utilizados por cada producto. Descripción del Producto: Nombre y especificación del producto. Umdad: Unidad de medida ut!lizada. Cantidad: Nl1mcro de productos o suministros. Precio Unitario: Indicar los precios por producto o suministro. Valor: Valor por unidad del producto. Total: Sumatoria del valor total del producto. Fimw del Pcquc1io Productor iCéduln de Identidad Personal: Rúbrica del Pcqucí'io Productor y Cédula de Identidad Personal. Firma del Agente de Compra /Cédula de Identidad Personal: Rúbnca del Agente de Compra y Cédula de Identidad Personal. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad. 1 ra. copia Productor o Comerciante. 2da. copia S<: manti<:n<: en la libreta <l<: factura. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fornwlarlo Núm. l!, REPÚBLICA DE PANAI\·lA INSTITIJTO DE MERCADEO AGROPECUARIO No. GHTIÓN DE COBRO AL II\JA AFA\"ORDE: Nombre: C6:iula o R.U.C. Fema Fmra Endosara: Fecha: C6:iula o R.U C Fitrr:a CONCEPTO DEL PA.C-0 (}b<uIIÍIOllndO.al.Núm.. d<aDocUQSD), Coidnw, lkdend<a Cu,q,ra,Reniwim"'u....-.. ) VALOR R'. VALOR TOTAL /Eh~l RHC-ISTRO DE LA. INS'IITUCION hl'i"titt1ci:in: INSfD1JTO DEMERCADEO ILGROl'ECUAJUO ''"" ...... , ... Apn,"Jmtop...-, Dlmt. Oficillilt Jltpr'(, 1D111..W~ 64hri Ren;pcióu ,l"' Cuentas fo::1....--. ...... -A.uto1i:zalo¡1or Fed1a ...... .... SercióndeP,"lgO'l Feicha ....... -NlllrL de C1tE(J ue F ec l°" de Pago CONTRALOBL\. GENERAL DE LA BEPllBLICA. Conuol Fimtl buau) Fecl°" ...... , Refren1l:do1101· Fecl°" C'onlralor Gene:al - , NoDU.: &ele fom:rullri) dote n.n.m a~ o cori. b!tn. ~mu. No ef!-:twr lllOMKacWt,p,Ifon.cWt o tler..:Wllé>' ToW, b, ,.n,, doten,enJbicadoo o.l:revmo doldocumerow H)RJ\-·JULAlUO Núm. l!' GF:STIÓN DF: COBRO AL I\IA ORIGEN; Titular del Crédito ~olicitantc del Pngo. OBJETIVO: Fom1alizar entre el Proveedor y la Institución el pago por el suministro del producto recibido. CONTENIDO: Núm.: Número para uso c.\clusivo del Instituto de Mercadeo Agropecuario. Nombre: Nombre o razón social del timlar del crédito. Cédula o RUC. Número de Identidad Personal o de Registro Único de Contnbuycntc. Fecha: Día. m<:, y ai'io en que ~e prepara el documento. Fimia: Nombr<: y firma del titular del crédito. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Endosar a: Nombre del beneficiario. Fecha: Día. mes y ai'io en que se realiza el endoso. Cédula o RUC. Número de Identidad Personal o N limero de Registro Único de Comribuycntc del endosante. Firma: Nombre y rl1bnca del endosantc. Concepto del Pago: ldentiiicar el o lo~ documento~ en donde "'-' origina el crédito y ~e ord<:na el pago (rc~olución, ord<:n d<: pago. contrato, de.). Valor B .. : lm.fü:ar la é:uantía de é:nda rn:dito é:11 número~. Valor Total: Indié:nr é:11 ktw~ y número~. In sumn total del n0dito gestionado. RCGISTRO DE Li\ INSTITUCIÓN Institución: Anotar el nombre del Instituto de Mercadeo Agropecuario. fechn: Día. mes y ai'io de entrada y snlida del documento en el Despacho del Director Gcncrnl. Firma Oficial de Registro: Nombre y firma del Funcionario que registra la Gestión de Cobro al I:V1A. Aprobado por: Nombre y firma del Director General. Fiscalización: Nombre y firma del Jefe de F1scahzac1ón. Fecha: Día. mes y allo cuando se registra la entrada y salida del documento. DISTRIBUCIÓN: Original: Adjunta al Original dd cheque. 1 ra. é:opia Ikplll1nmcnto de T csorcría. 2dn. wpin Dcptll1arncnto de Contabilidnd. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 REPÚBLICA DE PANAI\Ü INSTlnJTO DE Iv!ERCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓN DEFINAN.ZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA RECIBO DE CUENTA RECIBO DE CUENTANú1n. Fecha de Recibido: Fecha Probable de Pago: Benefiaario: FORMULARIO Núm. 16 RECIBO DE CUENTA ORIGEN: Unidad de Caja. F1RMA DEL FUNCIONARIO Fonnulario Núm.16 OBJETl\'O: Dejar constancia de la presentación de cuenta por parte del Proveedor. CONTENIDO: Recibo de Cuema No. Número secuencial del formulario. Fecha de recibido: Día. mes y aiio en que se recibe la Gestión de Cobro al IMA. Fecha Probahk d<: Pago: R<:gi~trar el día. rn<:, y ai'io en que probabkrnentc ~e cl'cctl1e el pago. Beneficiario: Registrar el nombre de! Proveedor o Casa Comercial. número de Orden de Compra y el monto total de la Gestión de Cobro al IMA. Firma del Funcionario: Rl1bnca del Funcionano responsable de generar el Recibo de Cuenta. DISTRIBUCIÓN: Original: Prov<:edor o Ca~a C n<:rcial. 1 ra. rnpia Scn1cm.:inl de In Unidad de Cnja No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 REPÚBLICA DE PAN.~I.-i. INSTilUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO PROGRAIVIA DE FERIAS DEL PRODUCTOR ACTA DE ENTREGA DE DONAC'ION Núrrero ~ la Nota~ la Solicillld de la Instilllci6nDolllllte: INSTTnJTO DE MERCADEO Domcióu AGROPECUARIO. Solicilallte ~ la Domción: Núm.ro ~ Nota del!MA wrorizando la Domci6n. PRODUCTO tS) ENTREGADO IS) EN DONACIÓN '"'""" ""'' Desc:ripd.ón Vm ''"' U,duw OBSERVACIONES. C:,dul.,. do Idontihd Puson.o.l C:,dul.,. do Idonüi,.dPmon.o.l F,cllil FORMULARIO Núm. 17. ACTA DE E:\TREGA DE DONACIÓN ORIGEN: Subdirección de Mercadeo y Comercialización OBJETIVO: Dejar constancia de las donaciones realizadas. CONTENIDO: Núm: NL1mcro ~ccu<;ncial pr<:impr<:,o del formulario. Núm<:ro d<: la Nota de la C.dul.o. de Idonüi,.d Pmon.o.l Solicitud de la Donnción: Anotnr el número de la nota rnn la que ~e ~olicita In donnción: Solicitante de la Donación: Anotar el nombre de la In~titución u Oficina que solicita la donación. Institución Donante: Anotar el Instituto de Mercadeo Agropecuario. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Número de la Nota del IMA Autorizando la Donación: Anotar el número de la nota del l\.1A en la que se autoriza la Donación. Productos Entregados en Donación: Cantidad: N Limero de producto~. Unidad: Unidad de medida utili/ada. Lkscripción: Nornbrc y c~p,xifirnción del producto. Valor Unitario: lndirnr los precios por producto o ~urnini~tro. Total Resultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de productos. Obscnacioncs: Breve explicación que permita ampliar la información Solicitante de la Donación: Rúbrica del Funcionario en representación del solicitante de la donación. Funcionario del IMA: Rúbrica del Funcionario en representación del l:V1A. Auditoria Interna: Rúbrica del Auditor Interno que participa en la donación. Cédula de Identidad Personal: Cédula de la persona que firma en calidad de sohc1tantc, funcionano del IMA y Auditor Interno. Fecha: Día rn<:, y ai'io en que la, tre~ (3) pn~ona~ i"innan. DISTRIBUCIÓN: Original: íkpartam<:nlo de Contabilidad y docum<:nlo~ ~u~t<:ntador<:~. 1 ra. copia Auditoria Interna. 2 da. copia Progrnnw de !-'crin del Productor. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 FORMULARIO 18 REPÚBLK'ADE PANAI\L,.Í,. IN"STITIJTO DE MERCADEO AGROPECUARIO PROGRAMA DE FERIAS DEL PRODUCTOR BOLSA BÁSICA FAMil....IAR FACTURA DE \ "'ENT A Fecla. NUM. Nombre dela Feria Ubicación: Nombre del. Comerciante: Dirección Residencial· Teléfono. Orden de Compra NUlll : Requisición de Materiales Num .. N~mbre del. Agente de Venta· TERMIN"O. CONTADO CREDITO ..... ··-··- . ··-··· . ··-··· PRODUCTO UNITARIO TOfAL F inna del Comerciante Cédula de Identidad Personal F1nna del Agente de Venta FORMULARIO Núm. 18 FACTURA DE VE:\TA ORIGEN: Subdirección de Mercadeo y Comercialización. Cédula de Ide:n11dad Personal OBJETl\'O: Documento oficial para registrar las ventas efectuadas a las Ferias del Productor CONTENIDO: Fecha: Día. mes y allo en que se efectúa la compra. NÚM: Nlnnern de control ~ecu<;ncial pr<:nurn<:rado del formulario. Nornbr<: ¡ k la Feria: Anotar <:I nornbr<: de la F<:ria t.!orn.k ~e \Crn.k <:I producto. Ubicnción: Rcgi~trar el sitio. lugnr o úrea donde se em.:ucntw ubicndn la feria del Produ<.:tor. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Nombre del Comerciante: Registrar el nombre legal del Comerciante. Dirección Residencial: Anotar la dirección residencial del Pcqucfio Productor o Comerciante. Teléfono: Registrar el nlnnero telefónico donde se pueda ubicar. Orden de Compra No: Anotar el número de la Orden de Compra. Requi~ición de Materialc~ No. Anotar el nl1mcro de la R<:qui~iciún d<: \1at<:rialc~. Nombre del Agente de Venta: Regi~trarel nombre del Agente de Venta. Término Contado i Crédito: Anotar si la venta es de contado o crédito Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. Descripción del Producto: Nombre y especificación del producto. Cantidad: Nl1mcro de productos o suministros. Umdad: Unidad de medida ut!lizada. Pr<:cio Unitario: Indicar lo, precio, por producto o ~umini,tm. Valor: Rc~ultado de la multiplicación de la cantidad de producto ,olicitado por d precio unitario. Total: Sumatoria del valor total del producto. Fimw del Comerciante i Cedula de Identidnd Personal: Rúbrica del Pcqucíio Productor y Cédula de Identidad Personal. Firma del Agente de Venta /Cédula de Identidad Personal: Rúbnca del Agente de Compra y Cédula de Identidad Personal. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Cobros. 1 ra. copia Cliente. 2da. copia Dcpartarn<:nto de Contabilidad. 'ra. copia S<: mantiene en la libreta de l'actura~. Nota: En el caso que la venta ~ca de contado. el funcionario del [Mi\ entrcgad1 al Comerciante de In Ferin el original del documento, con ~u rc~pectivo sello de pagado. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fed\.'l: NUMERO DE RECIBO REPUBLIC'ADE PANAl\·IA IN"STITUTO DE l\llERCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMEl'ffODE 1ESORERÍA. INFORI'lJE DURIO DE INGRESOS\' CARGOS NOMBRE DETALLE VALOR TOTAL EN EFECTIVO TOTAL EN CHEQUE GRAN TOTAL Fonn.ulario N1im. l!' CHEQUEO EFECTIVO RECIBIDO POR. ENTREGADO POR: FORJ\.1l1LARIO Núm. 19 INFORME DIARIO DE l\"GRESOS Y CARGOS ORIGEN: Dirección de Fmanzas. OBJETIVO: Regi~trar Lo~ ingre~o~ por la \enta de producto~ agrícola e int.!u~triale~ en la Feria del Productor. CONTENIDO: Núm: A~ignar nlnnern ~ecu.;ncial Fecha: Día. m.;, y ai'io en que~" reali/a <:I t.!epú~ito. Núm de Recibo Se r<:gi,tra d nl1mero preimpre~o Lle lihrda de r<:cibo~ Nombre: Nombre de la persona que cfcé:tÚn el pago Detalle: / otar el rnné:cpto del depósito. Valor· Cantidad depositada Cheque o Efectivo: Anotar el número de Cheque o sí es efectivo Total Efcc11vo: Anotar las cantidades total en cfcc11vo Total Cheque: Anotar las cantidad total en Cheques Gran Total: Sumatona de las cantidades en cfcc11vo y Cheques. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Recibido por: Rúbrica de la Unidad Administrativa responsable en Tesorería Entregado por: Rúbrica de la persona que confecciona el informe. Formulario Núm, 20 RÉPUBLICA DE PA\"Al\L\ INSTITUTO DE \1FRCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMCNTO DE TESORERÍA RECIBO NÚM.: FECHA: DE 20 RECIBÍ DE: LA SUMA DE: B,.. EFECTIVO: CHEQUE: EN CONCEPTO DE LETRAS DIFERENCIAL CUENTAS POR COBRAR OTROS: OBSERVACIONES: RCCIBIDO POR: FORMULARIO Núm. 20 RECIBO ORIGEN: Subdirección de Mercadeo y Comercialización. OBJETIVO: Llevar un comrol de los pagos rcc1b1dos por las ventas al crédito. CONTENIDO: Núm .. NL1mero de control ,<:cuencial pr<:nurnerado del documento. Fecha: Anotar día. mes y año en que se confecciona el recibo. Recibí de: Registrar el nombre de la persona que efectúa el pago. La ~urna de: Anotar la cantidad en letra,. 8. Anotarla cantidad en núm<:rn,. Efc<.:tivo 'Cheque: \forcar si el pago e~ en efc<.:tivo o Cheque. Com:cpto de: \fon.:ar en la cn~illn corre~pondiente al cobro efectuado. Obscnacioncs: Describir cualquiera aclaración necesaria por detallar. Recibido por: Rúbrica de la persona que recibe el cobro. DISTRIBUCIÓN: No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Original: Cliente 1 ra. copia Dcpanmncnto de Cobros. 2da. copia Departamento de Contabilidad 3ra. copia Departamento de Tesorería. REPUBLIC'ADE PANAI\.IA NSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓNDEFINANZ.AS INFORI\'IE DE COBROS PROGRAMA DE FERIAS DEL PRODUCTOR Fecha. NÚl\1 INFOR.11,IE TOTAL llN llFllCTIVO TOTALllNCHEQUB C-RAN l'OTAL Rllcmm o POR. NOMBRE FORJ\·IULARIO Núm. 21 INFORME DE CORROS ORIGEN; Dircn:ión de Finanzas DETALLE \' . ..U.OR llN'IRllGADO POR F ornrnlario Núm. 21 CHEQUE O EFECTI\·o OHJE"l 1\-0: Regi~trar lo~ ingr<:,o, mcn~ualc~ del Programa Hoba H,hica Familiar. CONTENIDO: Fedin: Día. mes y a1io que ~e elabora el informe~. Núm de Infom1e: Dctnllar en fomw secuem.:inl In numeración de los informe~ de ingresos men~ualc~. Nombre: Indicar el nombre de la cuenta. Detalle: Breve explicación del ingreso. Valor: Valor total del depósito Ck o efectivo: Indicar si se realizó el depósito de manera efectiva o Cheque Total en F.kcti\'o: Suma total del c!Ccti\o t.!cpo~itado. Total en Chcqu<:: Suma total Lle lo, Cheque~ d<:po~itado,. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Gran Total: Sumatoria del efceti,o y Cheques depositados Recibido por: Unidad de Tesorería que recibe el Informe. Preparado por: Umdad que confocciona el mformc DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad y docum<:nlo~ ~u~t<:ntat.!or<:~. 1 ra. copia D<:pa11amcnto d<: Cobro~ REPÚBLICA DE PANAl\t-\ Formulario Núm. 22 F<:cha: INSTITUTO DC \11::RCi\DEO AGROPECUARIO PROGRAMA DE FERIAS DEL PRODUCTOR ACTA DE ENTREGA DE EQUIPOS, \"IOBILIARIOS E l\'IPLE\'IE:\TOS El Sci'ior (a): con Cédula de ldc1111dad Personal Núm.: Teléfono: Celular: D1rccc1ón: Núm: ~~----- ------ labora en la Fcna: quien Que está ubicada exactamente: F.L INSTITUTO DF. lvlF.RCADFO A(iROPF.CUARIO hac<: <:ntr<:ga formal del equipo, mobiliario o implemento hl qu<: ~e t.l<:tallan a continuación: PLACA DE INVENTARIO :\ÚM. Toldn Completa Exhibidor Tanque de Agua Tanque de Basura Nevera ~1csa Tablero Blanco Otro OBSERVACIONES: Responsable del Puesto (h:ría) Entregado Funcionario ]Mi\ Auditoria Interna (IMA) Cédula de Identidad Personal Cédula de Identidad Personal Cédula de Identidad Personal No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fecha Fecha Fecha FORMULARIO Núm. 22. ACTA DE E\"TREGA DE EQLIIPOS, MOBILIARIOS F: IMPLE\IF:\"TOS ORIG[N: Subdin,'eción de l\,lcread<:o y Comereialineión OBJETIVO: Dejar wn~tancia de lo~ equipo~. mobiliario~ e implementos entregados en la Feria Libre. CONTENIDO: Núm: Número secuencial preimpreso del documento. Fecha: Día. mes y ai'io en que se prepara el Acta de Entrega de los equipos. mobiliarios e implementos. El Sefior (a): Anotar el nombre del responsable de recibir los equipos. mobiliario e implementos. Cédula de Identidad Personal: Anotar el número de Cédula de Identidad Personal del responsable de recibir los equipos. mobiliarios e implementos. Qmen labora en la Feria: Anotar la Feria Libre dónde labora. Qué está ubicada Exactamente: Dirección donde se encuentra ubicada la Feria Libre. Placa de !1ncntario Nlnnern: Tolda Completa, cxhibidor, Tanque de agua. tanque de Basura. ncvcw. mc~n. Tablero blanco. otro: Identificar el número de placa de inventario de los equipos. mobiliarios e implementos. Obsenaciones: Anotar cualquiera información adicional. Responsable del Puesto (Feria): Rl1bnca del responsable de recibir los equipos. mobiliarios e implcmcmos. Entregado (Funcionano del IMA): Rúbrica del Funcionario del l\1A que entrega los equipos. mobiliarios e implcmcmos. Auditona Interna: Rúbrica del Auditor lmcrno que pal11c1pa en la entrega. Cédula de Identidad Per,onal: Cédula de Identidad de la~ trc~ (3) p<:r~ona~ que participan de la <:nlr<:ga. Fedin: Día. mes y a1io en que lastre~ (3) per~onn firman el A<.:ta de entrcgn de los equipo~. mobiliarios e implementos. DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente del Departamento de Cobros. 1 ra. copia Programa de Feria del Productor. 2 da. copia Auditoria Interna. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fecha: REPUBLIC'ADE PANAI\-IÁ msnrurn DE MERCADEO AGROPECUARIO PROGRP.MA DE FERIAS DEL PRODUCTOR ACTA DE DEVOLUCION DE EQUIPOS.l\WBILIARIOS E 11\JPLEl\lENTOS El Señor ( a): con Cédula de Identicil.d Pergorul Núm: Formulario Núm.. 21 Teléfo-n-,.:::::::::::::::::::: Cclular: Dirocción- ~---------' quien labora en la Fma•-~~~~ Que está ubicada exactamente EL EQUIPO QUE SE DE\lJEL\'E CONSTA DE: PLACA DE 11'1\'ENTARIONUM. BUENO Tolda C orrpl eta Exhibidor Tanque deAgt.13. Tanque de Basura Mera Tablero Blanco Otro 1-IALO OBSERVACIONES: FORMULARIO Núm. 23. ACTA DE DEVOLUCIÓN DE EQUIPOS, MOBILIARIOS E IMPLF:\IE:\TOS ORIGEN: Subdirección de ívkrcadco y Corn<:rciali/aciún OBJETIVO: D<: iar constancia ¡ k lo~ equipo,, mobiliario~ e irnplcm<:nto~ devuelto~ por la F<:ria Libre. CONTENIDO: Núm: Numero ~eeueneial preirnpreso del don1mcnto. Fecha: Día. mes y ai'io en que se prepara el Acta de Devolución de los equipos. mobiliarios e Implementos. No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 El Sefior (a): Anotar el nombre del responsable de de,olver los equipos, mobiliarios e implementos. Cédula de Identidad Personal: Anotar el número de Cédula de ldemidad Personal del responsable de devolver los equipos. mobiliarios e implementos. Teléfono: Anotar el número de teléfono de la persona que dcvol\.crú los equipos. mobiliarios e implementos. Fax: Anotar el nl1mcro de fax de la pcr,ona que dc\olv<:rá lo~ <:quipo~. mobiliario~ e implcm.;nto~. Dirección: Ubicación ihica de la pcr~ona rc~pon~able de dc\olv<:r lo, equipo~, mobiliario, e implemento,. Quien labora en In Feria: Anotnr In Feria Libre dónde labora. Qué está ubiendn Exnetamcntc: Din:(:<.:ión donde ~e em.:uentra ubicada In Feria Libre. Placa lk Inventario Nlm1<:ro: ílucno: Malo: Tolda Completa. exhibidor, Tanque de agua. tanque de Basura. nevera, mesa, Tablero blanco. otro: ldcmificar el número de placa de mvcntario de los equipos. mobiliarios e implcmcmos y las condiciones en que se encuentran al momento de la devolución, ya sea buenos o malos. Ob,enacione~: Anotar cualqui.;ra información adicional. Re~pon,ablc dd Pu.;,to (h:rin): Rúbrien del n:spon~nbk de devolver los equipo~. mobiliarios e implementos. Re<.:ibido (1-'rnKionario del IMA): Rúbrica del Funcionario del I:V1A que recibe los equipos. mobiliarios e implementos. Auditoria Interna: Rúbrica del Auditor Interno que participa de la devolución. Cédula de Identidad Personal: Cédula de Identidad de las tres (3) personas que participan de la devolución. Fecha: Día. mes y ai'io en que las tres (3) persona firman el Acta de devolución de los equipos. mobiliarios e implementos. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Bienes Patrimoniales. 1 ra. copia Programa d.; F.;ria dd Productor 2 da. copia Auditoria Interna. ANEXO Núm. 1 CIRCULAR NÚM. 67-2005-DC-DFG 30 DE l\'IA YO DE 2005 REQUISITOS MÍ:\IMOS QllE DEBEN CO:\TENER LAS COTIZACIONES No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Frecuentemente en los actos de selección de contratistas se presentan por parte de los proponentes, cotizaciones que no contienen la totalidad de la información que identifique a la persona natural o jurídica que cstti presentando dicha cotización, como tampoco todos los aspectos concernientes a su propuesta. Por lo anterior. les solicitamos instruir al personal a cuyo cargo se encuentran estas responsabilidades. a efectos de que verifiquen que todas las cotizaciones que se presenten por parte de los proponentes. contengan como mínimo la siguiente información: Nombre o membrete de la persona natural o jurídica que presenta la propuesta o cotización. Registro Único de Contribuyente y Dígito Verificador. Fecha de la cotización. Dirección y nl1rncro de t<:kfono. Nombre d<: la <:ntidad pública a la cual ~e le c~tá prc~cntando dicha coti/aciún. Cantidad y descripción del bien y'o servicio que se estú cotizando. Precio unitnrio y precio totaL con indicnción del ITBMS. y rnalquier otro impuesto que incida en el valor de los biene~ o ~en· icio, coti/ado~. Condicione~ d<: pago y otro, a~rccto~ que ~e c~tim<:n important<:, dc~tacar. La cotiznción debe e~tar firnwdn. ANEXO Núm. 2 CIRCULAR NÚM. 64-2005-DC-DFG 20 DE I\IA YO DE 2005 REITERACIÓN DE LA CIRCULAR NÚM. 055-2005-DC-DFG, Y SE HACE EXTENSIVA A LAS DEMÁS CO:\TRAT ACIONES Hemos observado que pese a lo indicado en la Circular Núm.055-2005-DC-DFG. expedida por esta instilllción el pasado 14 de abril. se ha continuado por parte de algunas de las mstilllcioncs públicas con la práctica de remitir para nuestra fiscalización y refrendo. órdenes de compra. y contratos bajo los conceptos de publicidad y arrendamiento de vehículos. asi como la renovación de los mismos. cuyos servicios han sido ya prestados por los contratistas, y sin que los rcfcridos documentos de afectación fiscal se hayan perfeccionado con el refrendo de la Contrnloría General. De igual forma. se ha constatado que esa pnictica se da en otras contrataciones de servicios. bienes y obras sm ajustarse al procedimiento de contratación establecido en la Ley 56 de 1995. su rcglamcmación y la Ley 32 de 1984. Debemos sci'ialar que la Corte Suprema de Justicia en reiteradas sentencias. ha manifestado que sin el refrendo de la Contraloría General no se puede alegar derechos por parte de los contratistas. ya que sin ese requisito las contrataciones públicas no surgen a la vida jurídica. Por lo antes c.\pucsto, les reiterarnos que esta institución de fiscalización. se abstendrá de refrendar contratos, órdenes de compra y cualquier otro documento de afcctación fiscal y su consecuente pago de bienes. obras o servicios que hayan sido recibidos con antelación al refrendo de dichos documentos. salvo que se trate de situaciones excepcionales relacionadas rnn urgencia~ o de~a~tre~ nnturalcs, y ~iernpre que se adjunte la respeé:tiva Re~olución del Con~ejo de Gabinete, tal corno lo dispone el i\11ículo 58 numeral 4 de In Ley 56 de 1995 y su~ rnodifirná.ine~. FECHA: 5 de abnl de 2006 ANEXO Núm. 3 CIRCULAR No. 008-DME)·F-DGT PARA: \1inistros de Estado. Titulares de la Asamblea Nacional. de la Administración de Justicia y del Tribunal ElectoraL Procuradora General de la Nación y Procuradora de la Administración, Fiscal General ElectoraL Directores, Admmistradores y Gcrcmcs Generales de Entidades Desccmralizadas y Empresas Públicas incluidas las que se rigen por las normas de derecho privado. Rectores de las Uimcrsidadcs Oficiales. Defensor del Pueblo, Gobernadores. Alcaldes. Presidente de los Consejos Provinciales. Municipales y de las Juntas Comunales, Jefes Sectoriales de Fiscalización. Jefes. Supervisores y Fiscalizadores de la Contraloria General. No 26074 DE: Ministro de Economía y Finanzas Contralor de la República Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 ASUNTO: Inscripción en el Catálogo de Proveedores Con la finalidad de sistematizar y ordenar la mformación relativa a los proveedores de bienes y servicios al Sector Público. nos permitimos comunicarles que a partir de la fecha toda persona natural o jurídica. consorcio o asociaciones accidcntaL nacional o extranjero, vinculado con el Estado producto de ser adjudicatano de cualquier acto de selección de contratista. por un monto igual o supcnor a los mil balboas (B 1.000.00). dcbcni contar con un CÓDIGO DE PROVEEDOR. para lo cual tcndni que estar inscrito en el Catálogo de Proveedores del \1ódulo del Tesoro del SIAFPA. en el Mmistcrio de Economía y Finanzas. Esta medida pcrmitini al Estado comar con una fuente única de registro y coadyuvará en el proceso de seguimiento de las contrataciones. a través del Sistema de Control de Obras y Bienes del Estado (COBEJ que está 11nplcmentando la Contraloria General de la República. Las oficinas de Contabilidad. Proveeduría. Compras, Tesorería. Recursos Humanos o la Dirección Admimstrativa. según corresponda en cada entidad. y las Umdadcs Coordinadoras de Proyectos financiados por Organismos Financieros Internacionales o Gobiernos Extranjeros, dcbcrún cmiar al Departamento de Gestión de Pagos de la Dirección General de Tesorería (teléfono 207-7939 o fax 227-3950). el formulario de mscripción (adjunto). dcbidmncntc completado y con la información requerida de conformidad con el instructivo del mismo. Una vez verificada la información suministrada. el SIAFPA desplegará el Código de Proveedor asignado en la institución. A las instituciones que no tengan SIAFPA. se les informan\ \Ía fax el Código de Proveedor Asignado. Por todo lo antenor. hemos insmudos a las Oficinas de Fiscalización que a partir de la fecha de esta Circular. los documentos que no cumplan con este requerimiento scnin devueltos a las respectivas administraciones para las subsanaciones por panc de la Entidad y el Proveedor. con miras a obtener los resultados esperados. Atcmamcntc. Ricaurtc Vrisqucz \1. Dani Kuzniecky Mini~tro de Fconomía y Finannb Contralor General de la República INSTRUCTIVO 1. En c~ta columnn se debe anotar coneé:tarncnte. ~cgun npnreé:e en el dornmento de fadur<Kión: Persona Nntural Razón Soé:ial (nombre rnn el mal fue in~nita In empresa) Nombre Comercial (nombre que utiliza comercialmente). 2. Colocar el número de: Cédula (si es persona natural) R.U.C. (sí es persona jurídica) N.T. - Número Tnbutario (si es cxtranJero que declara) Pasaporte (si es extranjero) '· Colocar el dígito veri licador corre~pondicnte. 4. Colocar ,i el proveedor e, cmpre,a privada, in~titución del c~tado, luncionario pl1blico o cxtranjcro. 5. Señalar ~i cl pro\ccdor c~tú ,ujcto a cc~ión de crédito. 6. Colornr la direu:ión rnrnpkta di:I proveedor (urbanizaé:ÍÓn, rnllc. rn~n. edifo.:io, provim.:in, npartado postal). Colornr el o los número~ de teléfono y fnx del proveedor. 7. Colocar el nombre del representante legal de la empresa (actualizado a seis meses). No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Colocar el número de cédula del representante legal. ANEXO Núm. 4 ESPECIFICACIONES DE LOS PRODUCTO EJEMPLO DE REFE:RE\'CIA (ALGUNO m: LOS REQUISITOS QUE SE I.E DEBEN EXIGIR A LOS PRODUCTOS ANTES DE ADQUIRIRLOS, SEGÚN SEA El. CASO) RENGLÓN No.1. ARROZ PILADO ESPECIFICACIONES GENERALES: Cantidad: 30.000 unidades Calidad: Primera. Empaque: En bolsas plásticas de dos (2) libras. Libre de materias e.\trmlas. Libre de olores y sabores extrai'ios. Libre de plagas y hongos. Libre de contaminantes. CARACTERISTICAS DE \IOLl\'ERIA 70% de grano~ cnt<:rn~ corno mínimo. '0% de grano~ quebrado~ corno m,hirno. 2'l·ú de grano~ dañados como máximo. l'l·ú de grano~ rojo~ é:omo rnúximo. 5'% de granos amarillos corno máximo. 5'% de granos yesosos como múxirno. 8 semillas corno máximo. OTROS REQUISITOS: Fecha d.; V<:ncirni<:nto: 90 día~ contado, a partir de la entrega d<:I producto en el almacén d<:l l\1A. Tiempo de Entrega: Entregas parciales segl1n necesidades. RENGLÓN No.2. FRIJOL NACIONAL ESPECIFICACIONES GENERAi.ES: Cantidad: 20,000 unidadc~ Calidad: Primera Tipo: Chiricano Empaque: En bolsas plásticas de una ( 1 J libras Libre de materias e.\trmlas Libre de olores y sabores cxtrallos No 26074 Libre de plagas. insectos y hongos Libre de contaminantes CARACTERISTICAS Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Impurezas y granos quebrados: hasta el 3%. Grano~ dañado~: ha~ta d 3%. Grano~ contra~1an1<:,: ha~ta el 3%. Pon.:entajc de humedad: No más del 14%. Tiempo de Co<.:ción: No 1rnb de 90 minuto~. OTROS REQUISITOS: Fecha de Vencimiento: 90 dias contados a partir de la entrega del producto en el almacén del l:V1A. Tiempo de Entrega: Entregas parciales según necesidades. RENGLON No.3. AZL1CAR ESPECIFICACIONES GENERALES: Cantidad: 20.000 unidades Calidad: Turbinada Sabor: Dulc<: Empaque: F.n boba~ plá,tica, 1.k una ( l) libra~ Libr<: de materia, extraña~ Libre de olores y ~abore~ cxtra1ios Libre de plagas. inse<.:to~ y hongos Libre de contaminantes OTROS REQUISITOS: Fecha de Vcncimicmo: 90 días contados a partir de la entrega del producto en el almacén del l\1A. Tiempo de Entrega: Entregas parciales segl1n necesidades. RENGLON No.4. SAL ESPECIFICACIONES GENERALES: Cantidad: 20.000 unidades Calidad: Rciinada Tipo: Yodada Sabor: Salino Empnquc: En bobn~ plásti<.:as de ~ei~ (6) onzas Libre de materias cxtrmlas Libre de olores y sabores extrai'ios Libre de impurezas No 26074 Libre de insectos Libre de contaminantes Humedad: No 1rnis del 2%. OTROS REQUISITOS: Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Fecha d.; V<:ncimi<:nto: 90 día~ contado, a partir de la entrega d<:I producto en el almacén del l\1A. Ti.;mpo d<: Fntrcga: Entrega~ parcialc~ ,cgl111 nccc~it.!at.!c~. RCNGLON No.5. i\CElTE ESPECIFICi\CIONES CiENCRALCS: Cantidad: 20.000 unidades Calidad: Refinada Tipo: Vegetal Empaque: En botellas pltisticas de 200 mililitros Libre de materias e.\trmlas Libre de olores y sabores c.\trallos Libre de impurezas Libr<: de contaminante~ OTROS REQUISITOS: Fecha d.; Vencimiento: 90 día~ contado, a partir de la entrega del producto en el almacén del l\1A. Tiempo de Entregn: 1::,ntregas pnn:ialcs según nccc~idnde~. RENGLON No.6. TUNA (ATUN) ESPECIFICACIONES GENERALES: Cantidad: 20.000 unidades Tipo: Picada en agua Empaque: lata de 170 gr. Libr<: de olor.;, y ~aborc~ c.,trai'io, Libre de impurezas Libre de contammantcs OTROS REQUISITOS: Fecha d.; Vencimiento: A partir de la entrega t.!cl producto en el almacén d.;l lMA. Tiempo de Entregn: 1::,ntregas pnn:ialcs según ncé:c~idnde~. RENGLON No.7. POLLO ESPECIFICACIONES GENERALES: Cantidad: 30.000 unidades Tipo: En pieza (encuentro) No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 Peso: 2 libras corno mínimo Empaque: En bolsas plásticas Libre de olores y sabores cxtrallos Libre de contammantcs. OTROS REQUISITOS: Fechad<: V<:ncimi<:nto: A partir de la entrega 1.kl producto en <:I almacén d<:l lMA. Tiempo de Entrcgn: 1::,ntn:gas pnn.:iaks según neé:c~idndc~. PRODUCTO INDUSTRIAL ENLATADO 1. Indicar el Peso. ,., Fecha de [.\piración. J. Descripción y especificaciones del Producto (etiquetado). 4. Presentación. 5. Libre de golpes. abultamicnto y oxidación. 6. Libre de Contaminantes y malos olores. PRODUCTO AGRÍCOI.A GRANOS 1 Ra,c de Recibo (contenido de humedad, impur<,;/a. materia~ cxlra1la~ y grano~ dañado, por rnlor. hongo~ e in~cé:tos). definidos en términos poré:cntualc~. 2. Libre de nwlos olorc~. Nota: Cualquiera otra condición que se requiera adicionar Control NL1mcro: ANEXO Núm. 5 CO\'VENIO PARA EL LISO DE PUESTOS DE VENTAS EN LAS FERIAS DEL PRODUCTOR rn Emrc los suscritos. a saber. GONZALO l. CAMBERFORT C .. varón panamcllo. mayor de edad. portador de la cédula de identidad personal No. N-14-664. actuando en su condición de Director General y Representante Legal del Instituto de Mercadeo Agropecuario. de conformidad con las facultades contenidas en el Artículo 9. literal g. de la Ley 70 de 15 de diciembre de 1975. quien en adelante se denominará EL IMA. por una parte. y. por la otra con cédula de identidad personal No. . quien en adelante se denominará EL PRODUCTOR. acuerdan en celebrar el presente contrato para la ,cnta de productos agropecuarios e industriales nacionales. a través de las Ferias del Productor. según las clúusulas siguientes: PRIMERA: EL l\1A declara que de confonrndad con los objetivos y li.mcioncs que le otorga la ley 70 de 15 de diciembre de 1975. es la entidad responsable a nombre del Gobierno Nacional de cumplir con el Programa de Bolsa Brisica Familiar. cuya ejecución se realizan conforme a la autorización expedida por esta Institución mediante Resolución DG-DAL-018-05 de fecha 17 de mayo de 2005. SEGUNDA: EL l\1A. en virtud de este convenio y durante la vigencia del mismo. pcrrni11rú a EL PRODUCTOR. el uso y disponibilidad de un puesto de venta. siempre y cuando este se someta a las directrices de venta y li.mcionamicnto que le indique EL IMA por escrito. o a través de sus funcionario~ encargados de la coordinación y supervisión del Programa antes mencionado. El puesto de venta estará ubicado . contani con una tolda que llc,ará el distinti,o de EL IMA. así como cualquier otro mobiliario y/o equipo que la entidad determine. adcimis de una nevera para el uso cxclusi,o de los productos de la bolsa básica que requieren refrigeración. EL No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 " PRODUCTOR. por su pa11c. asumirá la obligación de la instalación del servicio de energía eléctrica. agua y recolección de basura. así como la cancelación de los costos de consumos de los sen icios básicos que corresponda a su puesto de venta. Adicionalmente será responsable de cancelarle al IMA. el monto de Doscientos Balboas Solamente (Bi.200.00) en concepto de Depósito en Garantía. por los mobiliarios y equipos propiedad del l:V1A. o cualquier saldo pendiente de pago. Asimismo. debe velar directamente por la seguridad de los bienes y/o equipos prestados por EL IMA scglln esta cltiusula. y n:spondcní por cualquier pérdidn o deterioro que sufran lo~ mi~mo~. TERCERA: EL PRODUCTOR se compromete a hacer uso del puesto asignado de acuerdo al presente Convenio. para la venta de Bolsa Básica Familiar en base a un mínimo de veinticinco (25) Bolsas y'o productos que serán previamente fijados y suministrados por EL IMA para tal efecto y comercializadas a los precios que esta institución determine: estas Bobas deberan ser colgadas o de otw manera que e~tcn ~icmpre vi~ibk al publico. Adema~ se podrún comercializar cuaksquicw otros productos agropecuario~ o industriak~ n.Kionaks. con In previa autoriznción de EL IMA. CUARTA: EL PRODUCTOR. se obliga estrictamente a cumplir mediante el presente Comcnio. los términos y condiciones siguientes: 1. Acatar las normas. directrices o procedimientos que establezca EL IMA. para la operación del puesto de venta asignado de conformidad con este Convenio. 2. Mantener un depósito de garantía por la suma de Doscientos Balboas (8/ 200.00). que deberá ser constituido en efectivo y dcpositndo en EL ll\.lA. Este depósito garantizará. en cnso de daí'ios o pérdidns. el resarcimiento de los valores. tnnto de productos como de nwterinks. mobiliarios o equipos que c~tén bajo la re~ponsabilidnd de EL PRODUCTOR. durante la vigcncin de c~tc Convenio. 3. Cubrir los gasto~ de con~urno de energw eléctrica. agun y asco. a~í corno de mantenimiento y n~co del puesto de venta correspondiente. 4. Utilizar personal cxclusiHimcntc panamciio. en caso de requerir mano de obra para la ,cnta de los productos en el puesto de venta. 5. Cumplir con las normas sanitarias vigentes. incluyendo el carné de salud que debe portar el personal de trabajo en el puesto de venta. 6. No arrendar. vender. ceder. traspasar. prestar. dar en garantía. ni en ninguna otra forma disponer del área asignada. ni de los derechos derivados de este Convenio. sin previa autorización escrita de EL IMA. 7. Permitir las mspcccioncs que realice EL l\1A o dcnuis autoridades a objeto de verificar el cumplimiento de las normas y reglamentos aplicables a esta actividad. 8. Devolver el puesto de vcma a rcquerimicmo de EL IMA. cuando a juicio de esta instilllción se estén incumpliendo los deberes y obligaciones por parte de EL PRODUCTOR. o cuando se proceda a la cancelación de este Convcmo. En caso de que este se niegue a devolución del puesto de venta quedará sometido al lanzamiento administrativo que realizará EL l\1A. previo mvcntario de los productos y bienes que correspondan a dicho productor. QUINTA: EL PRODUCTOR. cancelará en forma y en el término que le sea indicado por EL l\1A. los valores referentes a las Bolsas Búsica Familiar y otros productos que reciba periódicamente en su puesto de venta. los cuales se dctallarún en la Factura de Entrega correspondiente. En el caso de que EL PRODUCTOR esté atrasado en el pago de estas obligaciones. solo se le entregarán Bolsas o productos adicionales en el caso de que EL IMA autorice un arreglo de pago y este (EL PRODUCTOR¡ se obligue a cumplirlo. SEXTA: El término de duración de este Convenio será de un ( 1 J afio prorrogable autormiticamcntc. contado a partir del de de hasta el de ~-~- de . Sin embargo las partes podnin darlo por terminado por mutuo acuerdo antes de su vencimiento. A la terminación del Co1ncnio se devolverá a EL PRODUCTOR. el depósito de garantía. sí se encuentra a paz y salvo con EL IMA. SÉPTIMA: Las pa11cs de este Convenio dejan constancia que aceptan los términos y condiciones que han quedado establecido en el mismo. y se obligan a cumplir fielmente con cada una de las obligaciones acordadas. Para constancia de lo convenido. se firma el presente documento en la ciudad de Panamá. a los días del mes de del aíio POR EL IMA POR EL PRODUCTOR No 26074 Gaceta Oficial D1g1tal, miércoles 2 de 1ul10 de 2008 " Director General C.l.P.