Decreto Nº 268 - Procedimientos para el Otorgamiento de Crédito del Banco de Desarrollo Agropecuario

1. Los programas de crédito utilizados en el Banco de Desarrollo Agropecuario (BDA) para el otorgamiento de crédito son los siguientes:  Programa de Recursos Propios (RP).  Programa de Fondos Locales  Programa de Fortalecimiento de Cartera Agropecuaria (FCA).

2. El Gerente General del BDA tendrá la facultad de delegar la representación legal del Banco y sus atribuciones, dentro del marco legal, en el Subgerente General, los Gerentes Ejecutivos, los Gerentes Regionales, Gerente de Sucursal, Jueces Ejecutores y cualquier otro servidor público que labore en el Banco, según los requerimientos en ausencias temporales.

3. A fin de agilizar el proceso de autenticación, el BDA contará con una Notaría Especial la cual prestará servicios notariales a todas las sucursales a nivel nacional. Se exceptúan de este servicio las sucursales de Chiriquí y Bocas del Toro, las cuales operarán bajo el proceso actual.

4. La forma de pago para los derechos de inscripción de los contratos de préstamo en el Registro Público se harán mediante cargo a tarjeta de crédito o cheque.

5. Todos los actos de manejo referente a las contrataciones y pagos de los préstamos agropecuarios por el BDA, están exceptuados del Control Previo; siempre y cuando no excedan los B/.25,000.00 (Veinticinco Mil Balboas con 00/100). Para estos casos, la Contraloría General de la República ejercerá el control posterior.

6. Los actos de manejo exceptuados, conforme lo indica el numeral anterior, serán examinados por la Contraloría General de la República mediante control posterior de acuerdo a los planes de trabajo anual que la misma elabore y apruebe; por lo que el Banco será responsable de dichos actos se realicen con corrección y de conformidad con las normativas vigentes, además deberá mantener toda la documentación correspondiente, debidamente resguardada y accesible a los funcionarios que la CGR designe para llevar a cabo las auditorías respectivas.

7. La documentación del expediente, que se utilice en el proceso de otorgamiento de crédito, tendrá una vigencia de seis (6) meses; pasado este tiempo, el servidor público notificará al Solicitante para que renueve la información.

8. El proceso de perfeccionamiento del contrato en la Contraloría General de la República (CGR), tendrá un tiempo máximo de respuesta de treinta (30) días hábiles una vez DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 14 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 4 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO recibido la documentación completa y sin requerimiento de subsanación; con el objetivo de agilizar el crédito al prestatario.

9. En los casos de préstamos mayores de B/.100,000.00 (Cien Mil Balboas con 00/100), que requieran del refrendo de la CGR por parte del Sector Multisectorial, la Oficina de Fiscalización, Sede Central del BDA, servirá de enlace para realizar el compromiso presupuestario y remitir el expediente a la Dirección de Asesoría Económica y Financiera a fin de continuar los trámites correspondientes. B. Requisitos para otorgar Microcrédito

1. Para financiar un Microcrédito se realizarán los mismos procedimientos del otorgamiento de un crédito normal, tomando en consideración los siguientes puntos:  Para realizar el otorgamiento de un Microcrédito se debe verificar que el patrimonio del productor no sea mayor a B/.20,000.00 (Veinte Mil Balboas con 00/100).  El monto máximo a financiar en un Microcrédito será de B/.10,000.00 (Diez Mil Balboas con 00/100). C. Requisitos para crear Línea de Crédito

1. Al plan de inversión de toda Línea de Crédito debe incorporarse un renglón de imprevistos, que podrá ser hasta por un 10% del monto solicitado.

2. Para las Líneas de Crédito se confeccionará Escritura Pública, en la cual se debe establecer el monto, tasa de interés y plazo final.

3. Para las Líneas de Crédito se realizarán los trámites de un préstamo normal con excepción que, al momento de aprobarse las garantías, el Oficial de Garantías deberá crear la Línea de Crédito en el sistema.

4. El Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) deberá llevar un control de las Líneas de Crédito que mantiene en su cartera, según el sistema.

5. El Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) iniciará el trámite para el nuevo desembolso por lo menos treinta (30) días calendario antes del vencimiento de la línea. D. Requisitos para otorgar crédito en Subastas o Eventos Especiales

1. Para presentar el crédito en comité, el Analista de Crédito debe revisar la propuesta en el menú propuesta de crédito - seguimiento de crédito. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 15 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 5 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

2. El expediente debe ser enviado a la sucursal correspondiente donde se le dará el debido seguimiento al préstamo.

3. La carta promesa de pago la confeccionará el Departamento Legal de la Gerencia Ejecutiva Jurídica del BDA y será firmada por el Gerente General o la persona a quien él delegue mediante resolución. E. Requisitos para la compra de maquinaria agropecuaria o vehículo de trabajo

1. Para la compra de maquinaria agropecuaria o vehículo de trabajo el Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) deberá tomar en consideración lo siguiente:  Verifica si el cliente se dedica a las actividades agropecuarias; cuenta con buenas referencias de crédito y la cantidad de rubros que produce con el fin de acogerse al beneficio de la tasa.  El Cliente debe presentar al BDA las cotizaciones del costo de la maquinaria agropecuaria o vehículo de trabajo que le otorgue el Proveedor.  El BDA financiará el 90% del costo de la maquinaria agropecuaria o vehículo de trabajo Proveedor.  El Cliente deberá pagar el 10% restante del valor de la maquinaria agropecuaria o vehículo de trabajo al Proveedor.  La maquinaria agropecuaria o vehículo de trabajo a financiar, deberá formar parte de la garantía del préstamo.  Las cuotas del plan de amortización se establecerán de mayor a menor cuantía. El plazo no será mayor a siete (7) años en el caso de vehículos y diez (10) años para maquinaria agropecuaria.  El componente de la compra de vehículos debe estar acompañado de un proyecto que genere los ingresos para el repago de la deuda y ambos serán financiados por el Banco (salvo que el cliente cuente con un proyecto que genere los fondos para el repago del mismo).

2. El Banco financiará el primer año del seguro; a partir del segundo año, el cliente está en la obligación de renovar, mantener la póliza vigente y cubrir los costos de la misma durante el término del préstamo, además entregar copia de la póliza a la Sucursal respectiva donde realizó el préstamo.

3. La renovación de la póliza deberá ser presentada al Banco a más tardar quince (15) días hábiles antes de su vencimiento.

4. De no presentarse la renovación y se produzca el vencimiento de la póliza, el Banco podrá adquirir un seguro colectivo y el costo del mismo se capitalizará a la obligación del cliente. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 16 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 6 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

5. La aseguradora deberá endosar la póliza de seguro a favor del Banco mientras dure la vigencia del préstamo.

6. Si la maquinaria agropecuaria es para fines comerciales (alquiler) no se beneficiará de la tasa de descuento (FECI) y se exigirá al cliente la presentación de los respectivos contratos de alquiler de la maquinaria financiada. F. Requisitos para la confección de Carta Promesa de Pago

1. La autorización de la emisión y firma de la carta promesa de pago es una potestad discrecional del Gerente General del Banco.

2. La carta promesa de pago indicará una validez de noventa (90) días hábiles.

3. La Gerencia Ejecutiva Jurídica confeccionará, a petición del beneficiario de la carta promesa de pago, una renovación a la misma especificando su extensión en los casos en que el período haya vencido y se requiera extenderlo.

4. Las cartas promesa de pago deben indicar expresamente que los intereses que se generen posterior a su emisión serán asumidos por el deudor o deudores.

5. Para honrar el compromiso de la carta promesa de pago, el beneficiario debe presentar original de la Carta Promesa y factura original en caso de compra de equipo, maquinaria, infraestructura o insumos.

6. El Departamento Legal debe revisar que la Carta Promesa de Pago se enmarque alguno de los siguientes casos:  Compra de vehículo de trabajo.  Compra de insumos.  Compra de equipo y maquinaria.  Compra de fincas.  Pago de deuda a entidades financieras y/o particulares.

7. El Departamento Legal elaborará la Carta Promesa de Pago en el Sistema e-IBS y en papel, procurando incluir las siguientes condiciones, según el tipo de bien, cuyo pago se está prometiendo en la carta:  Compra de vehículo de trabajo:  Refrendo de la Contraloría General de la República,  Inscripción del contrato o minuta de préstamo en el Registro Público, DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 17 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 7 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO  Presentar el original de la carta promesa de pago,  Aportar la póliza del seguro del vehículo y  Presentar la factura correspondiente.  Compra de insumos:  Refrendo de la Contraloría General de la República,  Inscripción del contrato o minuta de préstamo en el Registro Público,  Presentar el original de la carta promesa de pago y  Presentar la factura correspondiente.  Compra de equipo y maquinaria:  Refrendo de la Contraloría General de la República,  Inscripción del contrato o minuta de préstamo en el Registro Público,  Presentar el original de la carta promesa de pago,  Aportar la póliza del seguro del equipo y/o maquinaria y presentar la factura correspondiente.  Compra de fincas:  Refrendo de la Contraloría General de la República,  Inscripción del contrato o minuta de préstamo y del contrato de compraventa de la finca en un mismo instrumento público en el Registro Público,  Presentar el original de la carta promesa de pago,  Si existe infraestructura en la finca a adquirir, se debe aportar una póliza de incendio.  Pago de deuda a entidades financieras y/o particulares.  Refrendo de la Contraloría General de la República,  Inscripción del contrato o minuta de préstamo, del contrato de compraventa de la finca y de la minuta de cancelación de los gravámenes hipotecarios en un mismo instrumento público en el Registro Público,  Presentar el original de la carta promesa de pago,  Si existe infraestructura en la finca a adquirir, se debe aportar una póliza de incendio. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 18 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 8 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO G. Requisitos para la Desestimación o Desistir de un Crédito

1. Para desestimar un crédito que no haya sido aprobado por el comité respectivo, se debe esperar un máximo de treinta (30) días, a partir de la fecha de recepción de la solicitud, para procesarla en el sistema, el mismo se hará por el Gerente de Sucursal del BDA.

2. Para desestimar un crédito que haya sido aprobado por el comité respectivo, se debe esperar un máximo de treinta (30) días, a partir de la fecha de aprobación de la solicitud, para procesarla en el sistema, el mismo se hará por el Gerente de Sucursal del BDA.

3. El cliente podrá desistir en cualquier momento del préstamo a través de una nota a la Gerencia de Sucursal.

4. Toda propuesta de crédito que tenga más de treinta (30) días, sin la documentación completa (que debe entregar el cliente) se desestimará; la documentación existente en el expediente será devuelta al cliente con una nota aclaratoria del motivo por la cual se está desestimando y esta será firmada por el Gerente Ejecutivo de Crédito o Gerente Regional. H. Requisitos en Sucursal

1. El Gerente de Sucursal, será el encargado de investigar y analizar el mercado actual y potencial, en función de los rubros que se financien en el área y, basándose en el calendario de siembra y cosecha, determinará el momento que se desarrollará la promoción en el área específica.

2. El Gerente de Sucursal o el colaborador que él designe, será el responsable de realizar la entrevista con el cliente.

3. Los colaboradores del Banco realizarán la promoción personalmente o a través de diversos medios de comunicación, reuniones, eventos especiales, subastas y ferias.

4. Las garantías aceptadas por el Banco son:  Garantías Hipotecarias y Anticréticas  Garantías Prendarias como: Prenda Agrícola, Ganadera, Maquinaria y Equipo  Hipoteca de Bien Mueble  Futuras cosechas  Fianza de garantía  Depósitos a plazo fijo o cuenta de ahorro  Otras Garantías (aviar, crías menores) DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 19 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 9 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

5. El Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) coordinará y efectuará junto con el Técnico de Asistencia Técnica la inspección y avalúo de las garantías y el patrimonio.

6. El Técnico de Asistencia Técnica deberá entregar el Informe de Inspección y Avalúo en un período de tres (3) días hábiles, luego de la inspección y el mismo debe contener: recomendaciones técnicas-administrativas, avalúos de garantías, apéndice técnico y costo de producción. Además, deberá escanear todos los documentos e introducirlos en el sistema.

7. El Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) deberá entregar el Informe de Inspección y Avalúo en el cual debe inventariar animales, infraestructura, equipos, bienes muebles o inmuebles, a fin de determinar el patrimonio agropecuario de la explotación, estimar la habilidad administrativa, crediticia y financiera del solicitante y realizar avalúos de garantía, cuando los montos estimados de los bienes sean hasta B/.150,000.00 (Ciento Cincuenta Mil Balboas con 00/100). En caso que los bienes dados en garantía superen este monto, el cliente debe presentar un avalúo externo de una persona o compañía aceptada por el Banco. Además, debe incluir los Estados Financieros, garantías ofrecidas, proyecciones de las actividades a desarrollar y plan de inversión.

8. La secuencia de los documentos del expediente crediticio que el Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) debe organizar, según el requerimiento del crédito, es la siguiente: Parte interna izquierda de la carpeta, colocar:  Hoja de recorrido, en la cual debe indicar la fecha de la solicitud y las firmas de las personas involucradas en el proceso de revisión del crédito.  Listado de verificación de crédito. Parte central de la carpeta, colocar:  Solicitud de Préstamo debidamente firmada.  Aprobación del Crédito (Referencias de Crédito, Resumen de la Propuesta elaborado por el Analista, Informe de Inspección y Avalúo).  Análisis Financiero (Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Anexos, Certificaciones de Saldo, Declaraciones de Renta).  Informes Técnicos (Informe de Asistencia Técnica, Informe de Control Pecuario y Agrícola, Solicitud del Instituto de Seguro Agropecuario y cuando aplique, Certificado de Ferrete).  Documentos adicionales al crédito (Avalúos de Empresas Idóneas, Cotizaciones, Notas de Cesión de Garantía, autorizaciones de otros Bancos, Autorización de Descuento). DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 20 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 10 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO  Documentos Legales (Certificaciones de Registro Público, estatus de la Autoridad Nacional de Administración de Tierras - ANATI, Actas, Pactos Sociales, Poder).  Documentos necesarios (memos, notas, devoluciones).

9. El Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta), el Gerente de Sucursal, Gerente Regional, Oficial de Crédito y Analista de Crédito serán los encargados de verificar que la documentación del expediente esté completa, para lo cual deben cotejarla con el listado de verificación del crédito que está impreso en la carpeta y firman.

10. El Analista de Crédito deberá analizar el crédito en un período no mayor a tres (3) días hábiles después de recibido el expediente.

11. La carta de recomendación de la propuesta que confecciona el Gerente Regional debe contener lo siguiente: número de propuesta, nombre del cliente, número de cédula de identidad personal del cliente y si es persona jurídica debe colorar nombre y número de cédula del representante legal, nombre de la persona quien representa, número de RUC y explicar por qué se recomienda el crédito.

12. Una vez aprobado el préstamo, se confeccionará un Contrato Privado de Préstamo, cuando el mismo contemple garantías que no sean hipotecarias.

13. Minuta y Protocolo, cuando se contemplen las garantías hipotecarias. I. Requisitos para solicitar un Crédito

1. Todo cliente, para el otorgamiento de un crédito, debe entregar la documentación siguiente:  Tres (3) Formularios de Asociación Panameña de Crédito (APC) debidamente firmados (proporcionados por el Banco).  Estados financieros (debidamente auditados) por un Contador Público Autorizado para solicitudes mayores a B/.150,000.00.  Certificación de Saldo (en caso de compras de mejoras agropecuarias).  Solicitud de Seguro del Instituto de Seguro Agropecuario (ISA) u otra entidad aseguradora.  Avalúo externo de las garantías, cuando éstas superen el monto de B/.150,000.00 (Ciento Cincuenta Mil Balboas con 00/100). Persona Natural:  Documento de identidad personal (cédula o pasaporte), según aplique.  Carta de trabajo original y última ficha del Seguro Social (en caso de ser asalariado). DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 21 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 11 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO  Declaración de Renta, si percibe otros ingresos provenientes de actividades no agropecuarios. Persona Jurídica:  Copia del documento de identidad personal del representante legal o propietario de la empresa.  Original del acta de Junta de Accionistas autorizando la solicitud de transacción y definiendo que el representante legal firmará en nombre de la empresa.  Fotocopia del pacto social y su última enmienda (debidamente autenticada).  Certificación del IPACOOP (sólo para Cooperativas).  Certificación del Ministerio de Desarrollo Agropecuario (sólo para Asociaciones). En caso de ofrecer Garantías:  Bienes Inmuebles: Certificado de Propiedad (Registro Público). Máximo 6 meses de expedida.  Bienes concedidos: Constancia de propiedad y nota con firma(s) autenticada(s) de cesión de un notario público o corregidores (máximo 6 meses de expedida).  Casa o Infraestructuras: Constancia de propiedad, avalúo por persona o empresa idónea e inscripción de mejoras en el Registro Público.  Equipo Propio: Presentar documentación de propiedad y avalúo por persona o empresa idónea (máximo 6 meses de expedida).  Ganado Bovino: Certificado de ferrete y recibo de pago (Municipio).  Fianza de Garantía: Contrato de compra - venta, asistencia técnica.  Garantías Bancarias: Carta o Certificación expedida por el banco receptor. Préstamos Pecuarios:  Contrato de Arrendamiento con firmas notariadas y certificación de propiedad por el período de vigencia del proyecto.  Certificado de Ferrete y Recibo de Pago (Municipio).  Permiso Sanitario (Proyectos Porcino y Aviar).  Autorización de Ministerio de Ambiente - MINAM, Autoridad del Canal de Panamá - ACP, Unidad Administrativa de Bienes Revertidos – (UABR) adscrita al Ministerio de Economía y Finanzas u otro según sea el caso (sólo en áreas restringidas).  Estudio de Impacto Ambiental (EIA) cuando sea requerido. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 22 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 12 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Préstamos Agrícolas:  Contrato de Arrendamiento con firmas notariadas y certificación de propiedad por el período de vigencia del proyecto.  Autorización de MINAM; ACP, ARI o u otro, según sea el caso (sólo en áreas restringidas).  Carta de intención o contrato de compraventa. Préstamos de Equipo e Infraestructura:  Proforma o cotización de infraestructura a construir o del equipo a comprar.  Comercialización: Contrato de compra-venta y listado de suplidores. Préstamos para Agroindustrias:  Permiso sanitario y de operación (MINSA y MICI).  Estudio de Factibilidad.  Estudio de Impacto Ambiental (EIA) cuando lo requiera la legislación. Préstamo para Agroturismo:  Certificación de finca agroturística emitida por el MIDA.  Estudio de Factibilidad. J. Transferencias de partidas

1. En los casos de la solicitudes de transferencia de partidas donde se requiere el refrendo de las transferencias de los recursos a la cuenta bancaria del programa de las sucursales del Banco, por parte de la Oficina de Fiscalización de la CGR, ubicada en la Casa Matriz del Banco de Desarrollo Agropecuario, se requiere la siguiente documentación:  Copia de la hoja de la minuta donde consta el compromiso presupuestario, copia del protocolo donde consta el refrendo y original de la escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público, o  El original del contrato privado de préstamo debidamente inscrito en el Registro Público.

2. Una vez recibido los fondos, la sucursal gestionará los cheques para el desembolso de los préstamos. La Oficina Regional de Fiscalización realizará el control correspondiente y refrendo del desembolso. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 23 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 13 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO III. PROCEDIMIENTOS A.1 Solicitud de un Crédito 1. Cliente Solicita en la Sucursal o Regional información sobre los diferentes financiamientos que ofrece el Banco de Desarrollo Agropecuario.

2. Gerente Regional o Sucursal Identifica el tipo de Cliente (Persona Natural o Jurídica) Orienta al Cliente sobre las políticas y procedimientos de crédito del Banco, dirigidas al proyecto que desea establecer. Solicita al Cliente sus datos para llenar la solicitud de préstamo; dirección residencial, teléfonos, la descripción del proyecto a desarrollar, ubicación, características del área, el monto solicitado, los rubros de inversión, mercado y datos adicionales que faciliten el trámite del crédito. Solicita al Cliente que complete y firme tres (3) ejemplares de la Autorización de Consulta de Datos (Anexo Núm.1). Remite la Autorización de Consulta de Datos al Oficial de Referencias.

3. Oficial de Referencias Recibe la Autorización de Consulta de Datos, revisa, accede en el sistema de APC (Asociación Panameña de Crédito), ingresando la siguiente información:  Si es persona natural ingresa número de cédula.  Si es persona jurídica ingresa Registro Cooperativo emitido por el IPACOOP, en caso de Cooperativas, certificado emitido por el MIDA, en caso de Asociaciones, número de identificación (Ficha, rollo, imagen o tomo, folio, asiento o RUC) en caso de sociedades anónimas. Imprime las referencias de crédito y las entrega al Gerente Regional o Sucursal.

4. Gerente Regional o Sucursal Recibe las referencias de crédito, analiza la información y si estas referencias son buenas, le entrega al Cliente el formulario Requisitos Generales para Préstamo (Anexo Núm.1) y le indica la documentación que debe entregar y asigna al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) del área. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 24 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 14 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Si el cliente no cuenta con buenas referencias de crédito, no califica para el préstamo y se le informa. Nota 1: Si el préstamo es solicitado por dos o más clientes, se debe sacar copia de las cédulas de identidad de cada uno. Nota 2: El Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuentas) asignado, debe darle el seguimiento a la solicitud presentada por el Cliente. Nota 3: De ser para Subasta o Eventos Especiales se prosigue en el Procedimiento B Numeral Núm.2. Nota 4: De ser una Línea de Crédito se prosigue en el Procedimiento C. Nota 5: De ser una Modificación al Plan de Inversión de las Líneas de Crédito se prosigue en el Procedimiento D. Nota 6: De ser Refinanciamiento con Préstamo Adicional seguir en el Procedimiento F, numeral 3. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 25 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 15 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa de Procedimiento SOLICITUD DE UN CRÉDITO BANCO DE DESARRROLLO AGROPECUARIO REGIONAL O SUCURSAL CLIENTE Gerente Oficina de Referencias 1 2 3 4 1 ASISTE AL BANCO PARA SOLICITAR INFORMACIÓN SOBRE LOS DIFERENTES FINANCIAMIENTOS QUE OFRECE. IDENTIFICA EL TIPO DE CLIENTE, SOLICITA AL CLIENTE DIRECCIÓN RESIDENCIAL, TELÉFONOS LA DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 2 A DESARROLLAR, UBICACIÓN, CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA, EL MONTO SOLICITADO, LOS RUBROS DE INVERSIÓN, MERCADO Y DATOS ADICIONALES. ORIENTA SOBRE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO SOLICITA SE COMPLETE Y FIRME LA AUTORIZACIÓN DE CONSULTA DE DATOS. 3 REVISA, CONSULTA EN EL SISTEMA DE APC, INGRESANDO LA INFORMACIÓN E IMPRIME LAS REFERENCIAS DE CRÉDITO. 4 ANALIZA LA INFORMACIÓN Y SI ESTAS REFERENCIAS SON BUENAS, LE ENTREGA AL CLIENTE LOS REQUISITOS GENERALES PARA EL PRÉSTAMO Y LE INDICA LA DOCUMENTACIÓN QUE DEBE ENTREGAR. SI NO CUENTA CON BUENAS REFERENCIAS DE CRÉDITO, SE LE INFORMA. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 26 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 16 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.2 Trámite del Crédito 1. Cliente Entrega la documentación faltante para el otorgamiento del crédito al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuentas).

2. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Recibe por parte del cliente, todos los documentos requeridos y verifica la documentación entregada contra el Listado de Verificación de Crédito (Anexo Núm.3). Si la documentación está incompleta, la devuelve al cliente todos los documentos y detalla los faltantes. De tener toda la documentación completa, solicita al cliente sus datos personales, económicos, dirección residencial, estado civil, teléfonos e ingresa la información al sistema en el Módulo de Cliente. De existir el Cliente en el sistema, se deben actualizar sus datos. Notifica al Gerente Regional o Sucursal de la creación del Cliente.

3. Gerente Regional o Sucursal Revisa toda la documentación y de estar correcta, aprueba la creación o modificación del Cliente y notifica al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) la continuación del trámite. Si no está correcta la información, solicita al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) la subsanación de la misma en el sistema.

4. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Ingresa al Módulo Propuesta de Crédito-Preparar Propuesta, y completa la información de la Solicitud de Préstamo, imprime y firma. Notifica al Gerente de Sucursal sobre el ingreso de la información en el sistema. Coordina con el cliente la fecha en que se realiza la inspección y avalúo, la cual no podrá ser establecida más allá de tres (3) días hábiles posteriores a la solicitud del préstamo. Notifica por correo electrónico al Técnico de Asistencia Técnica, con copia al Gerente de Sucursal, la fecha en que se realizará la inspección del proyecto. Escanea e ingresa al sistema la documentación entregada por el Cliente. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 27 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 17 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

5. Gerente Regional o Sucursal Revisa la solicitud de préstamo y entrega al cliente para su firma. Devuelve al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta).

6. Técnico de Asistencia Técnica Realiza la inspección al proyecto en conjunto con el Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta). Confecciona y firma el Informe Técnico de Inspección y Avalúo donde incluirá recomendaciones técnicas-administrativas, realiza avalúos de garantías, apéndice técnico y costo de producción. Escanea el informe y lo incluye en la Propuesta de Crédito, en un período no mayor a tres (3) días hábiles después de realizada la inspección.

7. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Realiza la inspección al proyecto en conjunto con el Técnico de Asistencia Técnica (ATA). Completa en el sistema el Informe de Inspección y Avalúo, en consenso con el Cliente donde discute las necesidades del proyecto. Este informe contendrá el plan de inversión, características del cliente, avalúos de las garantías ofrecidas, opinión técnica del proyecto y del solicitante, plan de amortización y recomendaciones. Además, imprime, firma y entrega la Propuesta de Crédito, solicita la firma del Técnico de Asistencia Técnica y del Gerente de Sucursal y adjunta al expediente. Elabora la información financiera solicitada por el Banco e ingresa en el sistema esta información que se compone de: Si es Estado Financiero:  Balance de Situación: se elabora tomando en consideración todos los Activos, Pasivos y Capital con los que cuenta el cliente. Presenta los anexos de forma detallada, como complemento de los activos presentados en el balance y solicita Certificación de la Cuenta si los activos corrientes que se reflejan en banco sobrepasan la suma de B/.10,000.00 (Diez Mil Balboas con 00/100).  Estado de Ganancias y Pérdidas: considera todos los ingresos y egresos que el cliente percibió durante el último año o período fiscal. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 28 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 18 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Si es Plan de Inversión  Acuerda con el Cliente el Plan de Inversión basado en la necesidad real del proyecto e ingresa al Sistema la información de Programa, Plazo, Rubros y sus respectivos bienes y servicios del Plan de Inversión. Si es Garantía Ofrecida  Detalla los bienes hipotecarios, prendarios y otras garantías ofrecidas, tales como: datos de la finca (Hipoteca); clase y gradación de semovientes (Prenda Ganadera); descripción y rendimientos de los cultivos (Futura Cosecha); equipo, marca, año y valores (Maquinaria y equipos); las cuentas de ahorro o plazo fijo (Certificación de saldo); nombre del fiador, cédula y referencia de sus compromisos e ingresos (Fianza Personal). Si la actividad es Agrícola  Costos de producción agrícola, según sea el proyecto, los parámetros técnicos recomendados por asistencia técnica y la disponibilidad de fondos. Si la actividad es Pecuaria  Ceba: Apéndice técnico (suministrado por ATA), cuadros de proyecciones de ingresos, egresos y disponibilidad de fondos.  Cría y lechería: Apéndice técnico (suministrado por ATA), cuadro de reproducción, cuadro de gastos operacionales, auxiliar lechero, cuadros de proyecciones de ingresos, egresos y disponibilidad de fondos. Si la actividad es Avícola  Apéndice técnico avícola (suministrado por ATA), cálculo de parvadas, costos de alimentación, proyección de ingresos, egresos y disponibilidad de fondos. Si la actividad es Otros  Cuadro de mantenimiento, reparaciones, servicio de equipo y maquinaria agrícola. Elabora y organiza el expediente crediticio, según el requerimiento del crédito. Verifica que la documentación este completa y llena el listado de verificación en la carpeta del crédito y firma. Remite el expediente al Gerente Regional o Sucursal. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 29 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 19 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

8. Gerente Regional o Sucursal Recibe el expediente y firma hoja de recorrido, revisa de manera integral el expediente elaborado por el Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta). Coteja con el Listado de Verificación de Crédito (Anexo Núm.3) la documentación del expediente y en el sistema. Firma el Informe de Inspección y Avalúo con su recomendación favorable al crédito. Envía al Oficial de Crédito. De no estar de acuerdo, regresa al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) para que realice las subsanaciones necesarias. Si el préstamo es hasta B/.100,000.00 (ver procedimiento A.3), si el monto es mayor a B/.100,000.00 (ver procedimiento A.4), en ambos casos se remite a la Gerencia Regional. Nota 1: Cuando se trate de propuestas mayores de B/.150,000.00 se solicitarán al cliente Estados Financieros auditados del último período fiscal y si la propuesta se analiza después del mes de junio, se solicitará un corte del Estado Financiero de los últimos meses, en la cual, el Técnico Agropecuario realizará las visitas para comprobación del patrimonio y levantará el Estado Financiero. (No imprimir). Nota 2: Si el préstamo es solicitado por dos o más personas, todas deben firmar la solicitud. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 30 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 20 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento TRAMITE DEL CRÉDITO BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CLIENTE TÉCNICO AGROPECUARIO TÉCNICO DE ASISTENCIA GERENTE DE SUCURSAL (EJECUTIVO DE CUENTA) TÉCNICA 1 ENTREGA LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA PARA EL OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO. VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN ENTREGADA CONTRA EL LISTADO DE VERIFICACIÓN DE CRÉDITO. SI LA 2 DOCUMENTACIÓN ESTÁ INCOMPLETA, SE DEVUELVE AL CLIENTE. DE TENER TODA LA DOCUMENTACIÓN COMPLETA, SOLICITA AL CLIENTE SUS DATOS PERSONALES, ECONÓMICOS E INGRESA LA INFORMACIÓN EN EL MÓDULO DEL CLIENTE AL SISTEMA. DE EXISTIR EL CLIENTE EN EL SISTEMA, SE DEBEN ACTUALIZAR SUS DATOS. REVISA, APRUEBA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DEL CLIENTE Y NOTIFICA AL TÉCNICO AGROPECUARIO (EJECUTIVO 3 DE CUENTA) LA CONTINUACIÓN DEL TRÁMITE. INGRESA AL MÓDULO “PROPUESTA DE CRÉDITO-PREPARAR PROPUESTA” Y LLENA LA INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD 4 DEL PRÉSTAMO, COMPLE TADA LA SOLICITUD, IMPRIME Y FIRMA. NOTIFICA AL GERENTE DE SUCURSAL SOBRE EL INFGRESO DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA. COORDINA CON EL CLIENTE LA FECHA EN QUE SE REALIZA LA INSPECCIÓN Y AVALÚO, LA CUAL NO PODRÁ SER ESTABLECIDA MÁS ALLÁ DE TRES (3) DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA SOLICITUD DEL PRÉSTAMO. NOTIFICA POR CORREO ELECTRÓNICO AL ASISTENTE TÉCNICO AGROPECUARIO, CON COPIA AL GERENTE DE SUCURSAL, LA FECHA EN QUE SE REALIZARÁ LA INSPECCIÓN DEL PROYECTO. ESCANEA E INGRESA AL SISTEMA LA DOCUMENTACIÓN ENTREGADA POR EL CLIENTE. REVISA LA SOLICITUD DE PRÉSTAMO Y ENTREGA AL CLIENTE PARA SU FIRMA. DEVULVE AL TÉCNICO AGROPECUARIO 5 (EJECUTIVO DE CUENTA). REALIZA LA INSPECCIÓN AL PROYECTO EN CONJUNTO CON EL TÉCNICO AGROPECUARIO (EJECUTIVO DE CUENTA). 6 CONFECCIONA Y FIRMA EL INFORME TÉCNICO DE INSPECCIÓN Y AVALÚO DONDE INCLUIRÁ RECOMENDACIONES TÉCNICAS-ADMINSITRATIVAS, REALIZA AVALÚOS DE GARANTÍAS, APÉNDICE TÉCNICO Y COSTO DE PRODUCCIÓN. ESCANEA EL INFORME Y LO INCLUYE EN LA PROPUESTA, EN UN PERÍODO NO MAYOR A TRES DÍAS (3) DÍAS HÁBILES DESPUÉS DE REALIZADA LA INSPECCIÓN. REALIZA LA INSPECCIÓN AL PROYECTO JUNTO CON EL TÉCNICO DE ASISTENCIA TÉCNICA (ATA). COMPLETA EN EL 7 SISTEMA EL INFORME DE INSPECCIÓN Y AVALÚO, EN CONSENSO CON EL CLIENTE DONDE DISCUTE LAS NECESIDADES DEL PROYECTO. ELABORA LA INFORMACIÓN FINANCIERA SOLICITADA POR EL BANCO E INGRESA EN EL SISTEMA. LUEGO ELABORA Y ORGANIZA EL EXPEDIENTE CREDITICIO. VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN ESTÉ COMPLETA Y LLENA EL LISTADO DE VERIFICACIÓN EN LA CARPETA DEL CRÉDITO Y FIRMA. RECIBE EL EXPEDIENTE Y FIRMA HOJA DE RECORRIDO, REVISA DE MANERA INTEGRAL, EL EXPEDIENTE ELABORADO 8 POR EL TÉCNICO AGROPECUARIO (EJECUTIVO DE CUENTA). COTEJA CON EL “LISTADO DE VERIFICACIÓN” LA DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE Y EN EL SISTEMA. FIRMA EL INFORME DE INSPECCIÓN Y AVALÚO CON SU RECOMENDACIÓN FAVORABLE AL CRÉDITO. ENVÍA AL OFICIAL DE CRÉDITO. DE NO ESTAR DE ACUERDO, REGRESA AL TÉCNICO AGROPECUARIO (EJECUTIVO DE CUENTA) PARA QUE REALICE LAS SUBSANACIONES NECESARIAS. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 31 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 21 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.3 Revisión y Análisis de Propuestas hasta B/.100,000.00

1. Gerencia Regional Oficial de Crédito Recibe el expediente y firma la Hoja de Recorrido, revisa el expediente y coteja con el Listado de Verificación de Crédito (Anexo Núm.3) la documentación del expediente y el sistema. De estar en correcta la información, sella la documentación del expediente. De haber inconsistencia, devuelve el expediente o envía correo electrónico al Gerente Regional o Sucursal, según sea necesario, para que realicen las correcciones correspondientes. Realiza el foliado del expediente, colocando un número en el extremo superior derecho de cada página, siguiendo el orden cronológico. Si el documento original tiene copias coloca la numeración corrida y si tiene información en ambas caras, éstas se deben foliar. Luego de la revisión, foliado y sellado de la documentación envía al Analista de Crédito Regional. Nota: Si se requiere realizar correcciones del foliado se colocará una línea diagonal al folio mal asignado (/), seguido del folio correcto y una firma corta de quien realiza la corrección.

2. Analista de Crédito Recibe el expediente y firma la hoja de recorrido, revisa el expediente y coteja con el Listado de Verificación de Crédito la documentación del expediente y el sistema. Realiza el análisis del crédito, basándose en los siguientes elementos para la evaluación: referencias o historial crediticio tanto internas como externas, capacidad administrativa, capacidad de endeudamiento y de pago, mercado, viabilidad técnica - económica y financiera del proyecto, recomendaciones, observaciones, aspectos institucionales y legales tales como normas y políticas de crédito establecidas. Evaluado el expediente, procede a ingresar en el sistema, el análisis FODA, Análisis Financiero y concluye con un informe sobre los aspectos más importantes de las condiciones que atañen al Cliente y al proyecto y envía al Abogado Regional. (Ver Procedimiento A.5). Nota: El análisis del crédito deberá realizarse en un período no mayor a tres (3) días hábiles después de recibido el expediente. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 32 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 22 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimientos REVISIÓN Y ANÁLISIS DE PROPUESTAS HASTA B/.100,000.00 BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENTE REGIONAL Oficial de Crédito Analista de Crédito 1 FIRMA LA HOJA DE RECORRIDO, REVISA EL EXPEDIENTE Y COTEJA CON EL “LISTADO DE VERIFICACIÓN” LA DOCUMENTACIÓN Y EL SISTEMA. DE ESTAR TODO EN ORDEN, SELLA LA DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE. DE HABER INCONSISTENCIA, DEVUELVE EL EXPEDIENTE O ENVÍA CORREO ELECTRÓNICO AL GERENTE DE SUCURSAL. REALIZA EL FOLIADO DEL EXPEDIENTE, COLOCA NÚMERO EN EL EXTREMO SUPERIOR DERECHO DE CADA PÁGINA, SIGUIENDO EL ORDEN CRONOLÓGICO. SI EL DOCUMENTO ORIGINAL TIENE COPIAS COLOCA LA NUMERACIÓN CORRRIDA Y LUEGO DE LA REVISIÓN, FOLIADO Y SELLADO DE LA DOCUMENTACIÓN. FIRMA LA HOJA DE RECORRIDO, REVISA EL EXPEDIENTE Y COTEJA CON EL “LISTADO DE VERIFICACIÓN” LA DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE Y EL SISTEMA, REALIZA EL 2 ANÁLISIS DEL CRÉDITO, INGRESA EN EL SISTEMA, EL ANÁLISIS FODA, ANÁLISIS FINANCIERO. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 33 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 23 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.4 Revisión y Análisis de Propuestas mayores a B/.100,000.00

1. Gerencia Regional Oficial de Crédito Recibe el expediente y firma la hoja de recorrido, revisa el expediente y coteja con el Listado de Verificación de Crédito (Anexo Núm.3) toda la documentación del expediente y en el sistema. De estar en orden, sella la documentación del expediente. De haber inconsistencias, devuelve el expediente o correo electrónico al Gerente de Sucursal, según sea necesario, para que realicen las correcciones correspondientes. Realiza el foliado del expediente, colocando un número en el extremo superior derecho de cada página, siguiendo el orden cronológico. Si el documento original tiene copias coloca la numeración corrida y si tiene información en ambas caras, ambas se deben foliar. Luego de la revisión, foliado y sellado de la documentación envía al Analista de Crédito Regional. Nota: Si se requiere realizar correcciones del foliado se colocará una línea diagonal al folio mal asignado (/), seguido del folio correcto y una firma corta de quien realiza la corrección.

2. Gerente Revisa el expediente del crédito, confecciona carta recomendando la aprobación de la propuesta y luego envía al Departamento de Análisis de Crédito de Casa Matriz.

3. Casa Matriz Gerencia de Análisis de Crédito Analista de Crédito Recibe el expediente y firma la hoja de recorrido, revisa el expediente y coteja con el Listado de Verificación de Crédito la documentación del expediente y en el sistema. Realiza el análisis del crédito, basándose en los siguientes elementos para la evaluación: referencia o historial crediticia tanto internas como externas, capacidad administrativa, capacidad de endeudamiento y de pago, mercado, viabilidad técnica - económica y financiera del proyecto, carta de recomendaciones y observaciones, aspectos institucionales y legales, tales como normas y políticas de crédito establecidas. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 34 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 24 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Evaluado el expediente, procede a ingresar en el sistema el análisis FODA, Análisis Financiero y concluye con un informe sobre los aspectos más importantes de las condiciones que atañen al cliente y al proyecto. Una vez finalizado el análisis del crédito envía a la Subgerencia Ejecutiva Jurídica. (Ver Procedimiento A.6) Nota: El análisis del crédito deberá realizarse en un período no mayor a tres (3) días hábiles después de recibido. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 35 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 25 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento REVISIÓN Y ANÁLISIS DE PROPUESTAS MAYORES A B/.100,000.00 BANCO DE DESARRROLLO AGROPECUARIO GERENCIA REGIONAL CASA MATRIZ Gerencias de Análisis de Crédito Oficial de Crédito Gerente Analista de Crédito 1 2 3 FIRMA LA HOJA DE RECORRIDO, REVISA EL EXPEDIENTE Y COTEJA CON EL “LISTADO DE VERIFICACIÓN” LA DOCUMENTACIÓN Y EN 1 EL SISTEMA, REALIZA EL FOLIADO DEL EXPEDIENTE, COLOCA NÚMERO EN EL EXTREMO SUPERIOR DERECHO DE CADA PÁGINA. SI EL DOCUMENTO ORIGINAL TIENE COPIAS COLOCA LA NUMERACIÓN CORRDIA Y SI TIENE INFORMACIÓN EN AMBAS CARAS, ESTAS SE DEBEN FOLIAR. 2 REVISA EL EXPEDIENTE DEL CRÉDITO, CONFECCIONA CARTA RECOMENDANDO LA APROBACIÓN DE LA PROPUESTA. FIRMA LA HOJA DE RECORRIDO, REVISA EL EXPEDIENTE Y COTEJA CON EL “LISTADO DE VERIFICACIÓN” LA DOCUMENTACIÓN 3 DEL EXPEDIENTE Y EN EL SISTEMA. REALIZA ANÁLISIS DEL CRÉDITO, INGRESA EN EL SISTEMA, EL ANÁLISIS FODA, ANÁLISIS FINANCIERO Y CONCLUYE CON UN INFORME SOBRE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES DE LAS CONDICIONES QUE ATAÑEN AL CLIENTE Y AL PROYECTO. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 36 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 26 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.5 Aprobación del Crédito

1. Gerencia Regional o Casa Matriz Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Verifica que la información legal y técnica necesaria para la formalización del crédito, esté correcta. Confecciona agenda del Comité, según los niveles de aprobación y cita a la reunión del Comité. Remite el expediente al Comité o Junta Directiva a través del Analista de Crédito.

2. Comité o Junta Directiva Presidente Abre la sesión del Comité en su condición de Presidente y le da la palabra al Secretario del Comité.

3. Secretario Verifica el quórum, somete a aprobación el Acta del Comité anterior, da lectura a la agenda propuesta y la somete a aprobación.

4. Analista Ejecutivo De acuerdo al orden establecido en la agenda: realiza sustentación de la propuesta de crédito ante los comisionados, utilizando los documentos del expediente y la presentación preparada. Entrega el expediente al Secretario del Comité o Junta Directiva, una vez finalizada su exposición.

5. Comisionados Utilizando como referencia la propuesta de crédito y la sustentación del Analista de Crédito asignado, evalúan la propuesta de crédito.

6. Secretario Somete a decisión la propuesta de crédito presentada.

7. Comisionados Emiten sus votos (aprobado, negado o retirado).

8. Secretario Si la propuesta de crédito es Aprobada o Negada, ingresa al sistema, selecciona la propuesta de crédito evaluada e ingresa la decisión tomada, elabora la Resolución. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 37 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 27 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Da por cerrada la Sesión del Comité o Junta Directiva, confecciona Acta y emite las Resoluciones de Crédito para que sean firmadas por los Comisionados. (Ver procedimiento 6 si es aprobada). Si la propuesta de crédito es retirada, ingresa al sistema y selecciona la propuesta de crédito evaluada, explica la causa del retiro en el recuadro de comentarios y devuelve la actividad en el sistema al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta). Remite el expediente al Analista Ejecutivo a través del Analista de Crédito. Nota 1: En caso de ser subasta y eventos especiales, continuar en el Procedimiento B numeral 8. Nota 2: De ser compras de mejoras agropecuarias, seguir el Procedimiento H para la confección de la Carta Promesa de Pago.

9. Analista Ejecutivo Recibe el expediente, revisa y envía al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) para que realice las correcciones correspondientes.

10. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Recibe el expediente realiza las correcciones al expediente y remite al Analista de Crédito. (Vea procedimiento A.4 o A3, dependiendo del monto). DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 38 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 28 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento APROBACIÓN DEL CRÉDITO BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA REGIONAL O CASA MATRIZ COMITÉ O JUNTA DIRECTIVA Abogado Regional o Subgerencia Analista Técnico Agropecuario Presidente Secretario Comisionados Ejecutiva Jur ídica Ejecutivo Ejecutivo de Cuentas 9 10 VERIFICA QUE LA INFORMACIÓN LEGAL Y SOMETE A DECISIÓN LA PROPUESTA DE CRÉDITO TÉCNIA NECESARIA PARA LA FORMALIZACIÓN PRESENTADA. DEL CRÉDITO CONFECCIONA AGENDA DEL COMITÉ. EMITEN SUS VOTOS. ABRE LA SESIÓN DEL COMITÉ EN SU CONDICIÓN INGRESA AL SISTEMA, SELECCIONA LA DE PRESIDENTE. PROPUESTA DE CRÉDITO EVALUADA E INGRESA LA DECISIÓN TOMADA, ELABORA LA RESOLUCIÓN. VERIFICA EL QUÓRUM , SOMETE A APROBACIÓN EL ACTA DEL COMITÉ, DA LECTURA A LA SI LA PROPUESTA DE CRÉDITO ES RETIRADA, AGENDA Y LA SOMETE A APROBACIÓN. INGRESA AL SISTEMA Y SELECCIONA LA PROPUESTA DE CRÉDITO EVALUADA, EXPLICA REALIZA SUSTENTACIÓNÓ DE LA PROPUESTA LA CAUSA EL RETIRO EN EL RECUADRO DE DE CRÉDITO ANTE LOS COMISIONADOS, COMENTARIOS. UTILIZANDO LOS DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE Y LA PRESENTACIÓN 9 ENVÍA EL EXPEDIENTE AL TÉCNICO AGROPECUARIO PREPARADA. PARA QUE REALICE LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES. EVALÚAN LA PROPUESTA DE CRÉDITO. 10 REALIZA LAS CORRECCIONES AL EXPEDIENTE. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 39 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 29 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.6 Formalización

1. Gerencia Regional o Casa Matriz Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Elabora contrato privado de crédito o minuta/escritura pública, en un período no mayor a tres (3) días hábiles después de recibido el expediente aprobado e informa al Gerente de Sucursal que los documentos están listos para firma.

2. Gerencia de Sucursal Gerente Recibe contrato privado de crédito o minuta/escritura pública. Contacta al Cliente para que se apersone a la Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica de Casa Matriz para firma del contrato privado de crédito o minuta/escritura pública.

3. Gerencia Regional o Casa Matriz Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Entrega el contrato privado de crédito o minuta/escritura pública al cliente para firma. Revisa la documentación del expediente de forma integral, en un período no mayor a dos (2) días hábiles. Si es el Abogado Regional envía para firma del Gerente Regional. Si es la Subgerencia Ejecutiva Jurídica envía para firma del Gerente General.

4. Gerente Regional o Gerente General Firma la documentación. Si es el Gerente Regional, devuelve al Abogado Regional; si es el Gerente General, devuelve a la Subgerencia Ejecutiva Jurídica.

5. Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Cuando el monto de la propuesta sea de B/.25,000.01 en adelante, se envía a la Gerencia de Presupuesto de la Gerencia Ejecutiva de Finanzas (Vea procedimiento A.8). Si la propuesta de crédito es hasta B/.25,000.00, envía a la Notaría Especial del Banco. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 40 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 30 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

6. Notaría Especial Recibe el contrato privado, minuta/escritura pública y cierre, firma junto con los testigos y sella los documentos. Emite memorando con detalle de los gastos de Notaría. Si la Notaría es en la Regional el Abogado Regional pasa de actividad y envía la documentación a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones. De estar la Notaría en la Casa Matriz, la Subgerencia Ejecutiva Jurídica pasa de actividad y envía la documentación a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones. (Vea procedimiento A.7) DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 41 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 31 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento FORMALIZACIÓN BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA REGIONAL O GERENTE GENERAL GERENTE DE NOTARÍA Abogado Regional, Gerente Regional o SUCURSAL ESPECIAL Subgerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Gerente General ELABORA CONTRATO PRIVADO DE CRÉDITO O MINUTA/ESCRITURA PÚBLICA. CONTACTA AL CLIENTE PARA QUE SE APERSONE A LA GERENCIA REGIONAL O CASA MATRIZ PARA FIRMA DEL CONTRATO PRIVADO DE CRÉDITO O MINUTA/ESCRITURA PÚBLICA. ENTREGA EL CONTRATO PRIVADO DE CRÉDITO O MINUTA/ESCRITURA PÚBLICA AL CLIENTE PARA FIRMA. REVISA LA DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE DE FORMA INTEGRAL, EL ABOGADO REGIONAL ENVÍA PARA FIRMA DEL GERENTE REGIONAL Y SI ES LA GERENCIA O SUBGERENCIA EJECUTIVA JURIDICA , ENVÍA PARA FIRMA DEL GERENTE GENERAL. FIRMA LA DOCUMENTACIÓN. SI LA PROPUESTA DE CRÉDITO ES HASTA B/.25,000.00, ENVÍA A LA NOTARÍA ESPECIAL DEL BANCO. SI EL MONTO DE LA PROPUESTA ES DE B/.25,000.01 EN ADELANTE, A LA GERENCIA DE PRESUPUESTO (VEA PROCEDIMIENTO A.9). RECIBE EL CONTRATO PRIVADO, MINUTA/ESCRITURA PÚBLICA Y CIERRE, FIRMA JUNTO CON LOS TESTIGOS Y SELLA LOS DOCUMENTOS. EMITE MEMORANDO CON DETALLE DE LOS GASTOS DE NOTARÍA. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 42 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 32 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.7 Formalización de los Préstamos hasta B/. 25,000.00

1. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Oficial de Desembolso Remite cierre de escritura al Calificador del Banco en el Registro Público.

2. Calificador del Banco en el Registro Público Realiza el cálculo respectivo del costo de inscripción de la documentación y entregan hoja con detalle del monto a liquidar al Oficial de Desembolso.

3. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Oficial de Desembolso Recibe hoja con detalle del monto a liquidar, gestiona con las sucursales los Paz y Salvo del MEF e IDAAN de la(s) persona(s) a la(s) que se le(s) otorga el crédito. Envía a la Gerencia de Presupuesto el memorando solicitando el pago a favor del Registro Público.

4. Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerencia de Presupuesto Recibe la documentación y cotizaciones por parte de la Gerencia Ejecutiva de Operaciones y realiza compromiso presupuestario de estos gastos, compromete el préstamo y remite a la Gerencia de Tesorería. 5. Gerencia de Tesorería Recibe las cotizaciones y emite Cheque (Formulario Núm.1) para pago de Registro Público y envía al Gerente Ejecutivo de Finanzas.

6. Gerente Ejecutivo de Finanzas Recibe los cheques, verifica y firma los cheques de pago a Registro Público. Entrega a la Gerencia de Tesorería, para que remita a la Oficina de Fiscalización para refrendo.

7. Oficina de Fiscalización Recibe los cheques, revisa, comprometen y paga parcialmente los gastos legales y refrenda. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 43 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 33 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Remite a la Gerencia de Tesorería y este a su vez remite a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones.

8. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Tramitador Legal Realiza el pago por derecho de inscripción al Registro Público, recibe el comprobante de pago e ingresa en el Diario. Si la escritura está inscrita correctamente entrega el expediente al Oficial de Desembolso para que efectúe su registro y éste a su vez entrega al Oficial de Administración de Cartera. (Seguir en el punto 11). De estar defectuosa, devuelve el expediente con la escritura pública a la Subgerencia Ejecutiva Jurídica o Gerencia Regional para realizar las correcciones correspondientes.

9. Gerencia Regional o Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Realiza las correcciones y devuelve a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones para su reingreso.

10. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Oficial de Desembolso Confecciona memorando a la Gerencia de Presupuesto solicitando cheque por la suma de B/.20.00 para reingreso. (Repetir Punto 8).

11. Oficial de Administración de Cartera Realiza el ajuste al plan de inversión y devuelve el expediente al Oficial de Desembolso.

12. Oficial de Desembolso Crea líneas de crédito y entrega al Oficial de Garantías.

13. Oficial de Garantías Recibe el expediente, revisa la documentación, actualiza todos los campos requeridos, aprueba garantías y devuelve al Oficial de Desembolso. (Continuar al Procedimiento A.9). DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 44 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 34 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 45 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 35 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.8 Formalización de los Préstamos mayores a B/. 25,000.00

1. Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerencia de Presupuesto Recibe la documentación, realiza compromiso presupuestario del crédito y pasa el expediente a la Oficina de Fiscalización.

2. Oficina de Fiscalización Compromete el crédito en el Sistema de la Contraloría General de la República y devuelve el expediente a la Gerencia de Presupuesto. 3. Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerencia de Presupuesto Recibe el expediente, revisan el registro realizado y lo remite al Abogado Regional correspondiente para solicitar el refrendo del crédito. 4. Abogado Regional Recibe el expediente, revisa y remite a la oficina de Fiscalización en la Regional.

5. Oficina de Fiscalización Regional Recibe el expediente, revisa la documentación y realiza el refrendo del Contrato Privado o Minuta/Escritura Pública. De requerir subsanación o de estar refrendada remite a la Gerencia Regional.

6. Gerencia Regional De requerir subsanaciones remite a la instancia respectiva para realizar las correcciones y envía a Contraloría nuevamente para su refrendo. De estar refrendada envía al Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica.

7. Abogado Regional Subgerencia Ejecutiva Jurídica Emite Cierre de la Escritura Pública y remite a la Notaría.

8. Notaría Especial Recibe el contrato privado, minuta/escritura pública y cierre, firma junto con los testigos y sella los documentos. Emite memorando con detalle de los gastos de Notaría. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 46 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 36 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Envía a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones.

9. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Oficial de Desembolso Remite cierre de escritura al Calificador del Banco en el Registro Público.

10. Calificador del Banco Entregan hoja con detalle del monto a liquidar.

11. Oficial de Desembolso Recibe hoja con detalle del monto a liquidar, gestiona con las sucursales los Paz y Salvo del MEF e IDAAN. Remite a la Gerencia de Presupuesto el memorando solicitando el pago a favor del Registro Público.

12. Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerencia de Presupuesto Recibe la documentación y cotizaciones y realiza compromiso presupuestario de estos gastos. Compromete el préstamo y envía a la Gerencia de Tesorería.

13. Gerencia de Tesorería Recibe las cotizaciones y emite Cheque (Formulario Núm.1) para pago de Registro Público y envía a la Gerente Ejecutivo de Finanzas.

14. Gerente Ejecutivo de Finanzas Recibe los cheques, verifica y firma los cheques de pago al Registro Público. Entrega a la Gerencia de Tesorería para que remita a la Oficina de Fiscalización.

15. Oficina de Fiscalización Recibe los cheques y la documentación sustentadora, revisa, comprometen y refrenda de cumplir con la normativa establecida. Remite a la Gerencia de Tesorería y este a su vez remite a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 47 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 37 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

16. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Tramitador Legal Realiza el pago por derecho de inscripción al Registro Público, recibe el comprobante de pago e ingresa en el Diario. Si la escritura está inscrita correctamente entrega el expediente al Oficial de Administración de Cartera, a través del Oficial de Desembolso. (Seguir en el punto 19). De estar defectuosa, devuelve el expediente con la escritura pública al Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica.

17. Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Realiza las correcciones y remite a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones para su reingreso.

18. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Oficial de Desembolso Confecciona memorando a la Gerencia de Presupuesto solicitando cheque por la suma de B/.20.00 para reingreso. (Repetir desde el punto 16).

19. Oficial de Administración de Cartera Realiza el ajuste al plan de inversión y devuelve el expediente al Oficial de Desembolso.

20. Oficial de Desembolso Crea líneas de crédito y entrega al Oficial de Garantías.

21. Oficial de Garantías Recibe el expediente, revisa la documentación, actualiza todos los campos requeridos, aprueba garantías y devuelve al Oficial de Desembolso. (Continuar al Procedimiento A.9) DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 48 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 38 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 49 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 39 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A.9 Solicitud de Desembolso

1. Oficial de Desembolso Envía a la Gerencia de Presupuesto, memorando adjunto al expediente para la solicitud de transferencia de partida.

2. Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerencia de Presupuesto Recibe la documentación, coloca el sello de previamente comprometido y remite el expediente a la Gerencia de Tesorería el expediente, en un período de un (1) día.

3. Gerencia de Tesorería Recibe el expediente, confecciona nota de solicitud de transferencia dirigida al Banco Nacional de Panamá y remite al Gerente Ejecutivo de Finanzas.

4. Gerente Ejecutivo de Finanzas Firma nota de solicitud de transferencia y entrega a la Gerencia de Tesorería, en un período de un (1) día y remite la documentación a la Gerencia de Tesorería.

5. Gerencia de Tesorería Recibe la documentación, la revisa y remite el expediente a la Oficina de Fiscalización.

6. Oficina de Fiscalización Recibe nota de solicitud de transferencia con el expediente. Revisa la información y realiza pase del compromiso presupuestario a devengado y pagado en el sistema de la Contraloría General de la República. Refrenda la nota de transferencia y la devuelve a la Gerencia de Tesorería.

7. Gerencia de Tesorería Retira nota de transferencia refrendada, revisa y la envía al Banco Nacional de Panamá.

8. Banco Nacional de Panamá Recibe la nota de transferencia y entrega copia firmada como acuse de recibido. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 50 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 40 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

9. Gerencia de Tesorería Recibe acuse del Banco Nacional de Panamá, envía copia del acuse de recibido a la Gerencia de Presupuesto para que cambie el estado de pre-comprometido a devengado en el Sistema e-IBS. Da pase a la actividad en el sistema de Tesorería a partida transferida a la sucursal. Realiza registro contable acreditando los fondos a la sucursal y envía expediente, notificando la transferencia a la sucursal.

10. Gerencia de Sucursal Gerente Recibe expediente, revisa y entrega al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) para que realice Informe de Control.

11. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Recibe el expediente y realiza inspección, elabora el Informe de Control (Agrícola o Pecuario) y prepara documentación que sustente el desembolso. Firma la autorización de desembolso junto con el Gerente de Sucursal.

12. Unidad Responsable Recibe el expediente con nota de autorización de desembolso. Relaciona las garantías al préstamo. Coteja la nota de autorización de desembolso contra el plan de inversión. Confecciona el Cheque (Formulario Núm.1) para el desembolso considerando los acreedores, procede al desembolso. Nota 1: En caso de centralizarse la emisión de cheques en Casa Matriz, la firma de autorización de desembolso se efectuará por parte de la Gerencia Ejecutiva de Finanzas. Nota 2: En el caso de la Línea de Crédito, el desembolso se efectúa mediante cheque a nombre del cliente. Nota 3: De tratarse de Compras de Mejoras Agropecuarias, pasa al Procedimiento G, numeral 3. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 51 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 41 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 52 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 42 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO B. Subastas o Eventos Especiales

1. Gerencia de Sucursal Gerente, realiza promoción del evento a Clientes que tengan o hayan tenido préstamos con el Banco. Investiga y analiza el mercado actual y potencial en función de los rubros que se financian en el área, planifica la jornada agropecuaria en coordinación con el Gerente Regional. Colaboradores, realizan la promoción personalmente o a través de diversos medios de comunicación, reuniones, eventos especiales, subastas y ferias. Gerente, entrevista al cliente y verifica las referencias de crédito. (Ver procedimientos A.2) Emite listado de los posibles clientes que participarán en las subastas o eventos especiales, según su rubro y monto. Entrega listado al Gerente Regional.

2. Gerencia Regional Solicita por correo electrónico a la Gerencia Ejecutiva de Finanzas, la transferencia de fondos por el monto aproximado de los créditos que se tramitarán en el evento especial, según el listado.

3. Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerente Emite nota de solicitud de transferencia. Esta transferencia es financiera, por lo cual no tiene afectación presupuestaria. Remite a la Oficina de Fiscalización.

4. Oficina de Fiscalización Recibe nota de solicitud de transferencia financiera. Verifica la información y refrenda la nota de transferencia financiera. Remite a la Gerencia de Tesorería.

5. Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerencia de Tesorería Retira nota de transferencia refrendada y la envía al Banco Nacional de Panamá.

6. Banco Nacional de Panamá Recibe la nota de transferencia y entrega copia firmada como acuse de recibido. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 53 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 43 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

7. Banco de Desarrollo Agropecuario Gerencia Ejecutiva de Finanzas Gerencia de Tesorería Retira acuse de recibido del Banco Nacional de Panamá y notifica vía electrónica al Gerente Regional y al de Sucursal que se les ha enviado la transferencia de fondos para la actividad o evento.

8. Gerencia de Sucursal Ejecutivo de Cuenta, revisa documentos solicitados, apertura la propuesta, confecciona plan de inversión, garantías y plan de pago en el sistema, el día del evento especial y confecciona el plan de inversión aproximado de lo que desea el Cliente. Remite los documentos a la Gerencia Regional.

9. Gerencia Regional Recibe los documentos el Oficial de Crédito, revisa la propuesta en el sistema y la cambia de actividad. Analista de Crédito, revisa la propuesta y presenta al Comité de Crédito Regional para su aprobación y somete al Comité de Crédito Regional para aprobación del crédito. (Ver Procedimiento A.6 y luego continuar el punto 8).

10. Abogado Confecciona resolución, pagaré, contrato privado o minuta y protocolo, los cuales estarán firmados por el Gerente Regional, Gerente General o Subgerente General, según delegaciones y por el Cliente. Envía Contrato Privado o minuta y protocolo a la Notaría y al Registro Público y solicita la elaboración de la carta promesa, ver Procedimiento H. Envía por correo electrónico copia del pagaré y contrato privado o minuta y protocolo a la Gerencia de Presupuesto y pasa la propuesta de actividad.

11. Gerencia de Presupuesto Revisa el compromiso, cambia de estado y aprueba el compromiso, notifica al Gerente de Sucursal la aprobación del compromiso para el desembolso. Pasa la propuesta de actividad a la sucursal. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 54 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 44 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

12. Gerencia de Sucursal Gerente, recibe expediente y solicita al contador de la sucursal que desembolse la totalidad del préstamo. Unidad Responsable, confecciona el Cheque (Formulario Núm.1) para el desembolso al cliente y/o proveedor. Gerente, envía listado de los préstamos aperturados en el evento especial que no sean de dicha sucursal a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones. Anexan listado de las garantías que se ofrecieron y envía a la Gerencia de Presupuesto el contrato original y la copia del cheque de desembolso para el registro del compromiso presupuestario por parte de Contraloría.

13. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Oficial de Administración de Cartera, cambia en el sistema los préstamos aperturados en el evento especial a la sucursal correspondiente. Oficial de Garantías, aprueba las garantías ofrecidas por cada préstamo.

14. Gerencia de Sucursal Ejecutivo de Cuenta, completa el expediente con la documentación faltante, según procedimientos establecidos. Esto debe hacerlo al siguiente día hábil al evento. Escanea todos los documentos solicitados para incluirlos en el sistema e-IBS. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 55 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 45 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento SUBASTAS O EVENTOS ESPECIALES BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA EJECUTIVA BANCO GERENCIA GERENCIA DE GERENCIA ABOGADO DE FINANZAS OFICINA DE NACIONAL EJECUTIVA DE SUCURSAL REGIONAL REGIONAL Gerencia de Gerencia de FISCALIZACIÓN Gerente DE PANAMÁ OPERACIONES Tesorería Presupuesto 8 7 9 10 11 12 13 14 DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 56 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 46 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO C. Línea de Crédito

1. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Realiza inspección al proyecto y emite un Informe de Control Agrícola o Pecuario actualizado. Llena la nueva solicitud de crédito, en donde el cliente solicitará el nuevo desembolso. Anexa al expediente original, la carpeta que contiene la nueva documentación sucesiva, como lo son:  Certificación de saldo actualizado expedido por Contabilidad para comprobar la cancelación del período anterior (Formato emitido por la Gerencia de Contabilidad).  Copia de recibo(s) de ingreso(s) donde consta el pago realizado por el cliente. Identifica el número de operación original del préstamo agregando las siglas L.C. seguida de los dígitos 1, 2,3..., dependiendo del período que se está renovando. Envía a la Gerencia Regional el expediente, al finalizar la tramitación mencionada.

2. Gerente Regional Recibe el expediente, revisa la documentación y envía al Oficial de Crédito Regional para que este remita a la Gerencia de Presupuesto para la asignación de la partida presupuestaria.

3. Gerencia de Presupuesto Recibe el expediente por parte del Oficial de Crédito Regional y asigna la partida presupuestaria. Envía a la Gerencia Ejecutiva de Operaciones para crear la línea de crédito.

4. Gerencia Ejecutiva de Operaciones Recibe la documentación por parte de Presupuesto, la revisa y crea la línea de crédito. Continuar con los pasos de un desembolso normal. (Ver procedimientos A.9) DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 57 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 47 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento LÍNEA DE CRÉDITO BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO TÉCNICO GERENCIA AGROPECUARIO GERENCIA DE GERENTE REGIONAL EJECUTIVA DE (EJECUTIVO DE PRESUPUESTO OPERACIONES CUENTA) REALIZA INSPECCIÓN AL PROYECTO Y EMITE UN INFORME DE CONTROL AGRÍCOLA O PECUARIO ACTUALIZADO LLENA LA NUEVA SOLICITUD DE CRÉDITO, EN DONDE EL CLIENTE SOLICITARÁ EL NUEVO DESEMBOLSO. ANEXA AL EXPEDIENTE ORIGINAL, LA CARPETA QUE CONTIENE LA NUEVA DOCUMENTACIÓN SUCESIVA, COMO LO SON: CERTIFICACIÓN DE SALDO ACTUALIZADO, EXPEDIDO POR CONTABILIDAD PARA COMPROBAR LA CANCELACIÓN DEL PERÍODO ANTERIOR (FORMATO EMITIDO POR LA GERENCIA DE CONTABILIDAD). COPIA DE RECIBO (S) DE INGRESO DONDE CONSTA EL PAGO REALIZADO POR EL CLIENTE. IDENTIFICA EL NÚMERO DE OPERACIÓN ORIGINAL DEL PRÉSTAMO AGREGANDO LAS SIGLAS L.C. SEGUIDA DE LOS DÍGITOS 1, 2, 3…, DEPENDIENDO DEL PERÍODO QUE SE ESTÁ RENOVANDO. ENVÍA A LA GERENCIA REGIONAL EL EXPEDIENTE, AL FINALIZAR LA TRAMITACIÓN MENCIONADA. RECIBE EL EXPEDIENTE, REVISA LA DOCUMENTACIÓN Y ENVÍA AL OFICIAL DE CRÉDITO REGIONAL PARA QUE ESTE REMITA A LA GERENCIA DE PRESUPUESTO PARA LA ASIGNACIÓN DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA. RECIBE EL EXPEDIENTE POR PARTE DEL OFICIAL DE CRÉDITO REGIONAL Y ASIGNA LA PARTIDA PRESUPUESTARIA. ENVÍA A LA GERENCIA EJECUTIVA DE OPERACIONES PARA CREAR LA LÍNEA DE CRÉDITO. RECIBE LA DOCUMENTACIÓN POR PARTE DE PRESUPUESTO, LA REVISA Y CREA LA LÍNEA DE CRÉDITO. CONTINUAR CON LOS PASOS DE UN DESEMBOLSO NORMAL. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 58 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 48 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO D. Modificación al Plan de inversión de las Líneas de Crédito

1. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Sustenta la modificación de la línea de crédito mediante un Informe de Control Agrícola o Pecuario, ya sea que se deba a la variación del precio de ganado y/o de los costos de producción. Crea la propuesta de renovación de la línea en el sistema y realiza las modificaciones al plan de inversión. Efectúa las proyecciones de ingresos Pecuarios (gastos operativos, disponibilidad de fondos) y Agrícolas (costos de producción y disponibilidad de fondos). Envía el expediente al Gerente de Sucursal para su revisión.

2. Gerente de Sucursal Recibe el expediente y revisa la documentación. Remite a la Gerencia Regional.

3. Gerente Regional Recibe el expediente, emite recomendación y envía al Oficial de Crédito, quien posterior a su revisión remite al Analista de Crédito ya sea Regional o Nacional.

4. Analista de Crédito Recibe expediente, revisa la documentación y prepara el informe de modificación al plan de inversión y cambio de garantía. Presenta el expediente al Comité de Crédito correspondiente.

5. Comisionados del Comité o Junta Directiva Emite decisión sobre la modificación al plan de inversión y a las garantías.

6. Abogado Regional o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Confecciona la resolución y la adenda. Si el monto es de B/.25,000.01 hasta B/.100,000.00, el Abogado Regional envía a la Contraloría General de la República de la región para refrendo. Una vez refrendada la adenda se inscribe en el Registro Público. (Ver procedimiento A.6). Si el monto es de B/.100,000.01 en adelante la Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica envía a la Contraloría General de la República en la Sede Principal para DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 59 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 49 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO refrendo. Una vez refrendada la adenda se inscribe en el Registro Público. (Ver procedimiento A.6). Nota: En el caso en que el monto de algunas de las partidas destinadas a Notaría y Registro Público no sea suficiente, la diferencia se tomará de la partida de imprevistos del plan de inversión. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 60 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 50 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento MODIFICACIÓN AL PLAN DE INVERSIÓN DE LAS LÍNEAS DE CRÉDITO BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO ABOGADO TÉCNICO COMISIONADOS GERENTE ANALISTA REGIONAL O AGROPECUARIO GERENTE DEL COMITÉ O DE DE SUBGERENCIA (EJECUTIVO DE REGIONAL JUNTA SUCURSAL CRÉDITO EJECUTIVA CUENTA) DIRECTIVA JURÍDICA SUSTENTA LA MODIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE CRÉDITO MEDIANTE UN INFORME DE CONTROL AGRÍCOLA O PECUARIO, YA SEA QUE SE DEBA A LA VARIACIÓN DEL PRECIO DE GANADO Y/O DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN. CREA LA PROPUESTA DE RENOVACIÓN DE LA LÍNEA EN EL SISTEMA Y REALIZA LAS MODIFICACIONES AL PLAN DE INVERSIÓN. EFECTÚA LAS PROYECCIONES DE INGRESOS PECUARIOS (GASTOS OPERATIVOS, DISPONIBILIDAD DE FONDOS) Y AGRÍCOLAS (COSTOS DE PRODUCCIÓN Y DISPONIBILIDAD DE FONDOS). ENVÍA EL EXPEDIENTE AL GERENTE DE SUCURSAL PARA SU REVISIÓN. RECIBE EL EXPEDIENTE Y REVISA LA DOCUMENTACIÓN. REMITE A LA GERENCIA REGIONAL. RECIBE EL EXPEDIENTE, EMITE RECOMENDACIÓN Y ENVÍA AL OFICIAL DE CRÉDITO, QUIEN POSTERIOR A SU REVISIÓN REMITE AL ANALISTA DE CRÉDITO YA SEA REGIONAL O NACIONAL. RECIBE EXPEDIENTE, REVISA LA DOCUMENTACIÓN Y PREPARA EL INFORME DE MODIFICACIÓN AL PLAN DE INVERSIÓN Y CAMBIO DE GARANTÍA. PRESENTA EL EXPEDIENTE AL COMITÉ DE CRÉDITO CORRESPONDIENTE. EMITE DECISIÓN SOBRE LA MODIFICACIÓN AL PLAN DE INVERSIÓN Y A LAS GARANTÍAS. CONFECCIONA LA RESOLUCIÓN Y LA ADENDA. SI EL MONTO ES DE B/.25,000.01 HASTA B/.100,000.00, EL ABOGADO REGIONAL ENVÍA A LA CONTRALORÍA DE LA REGIÓN PARA REFRENDO. UNA VEZ REFRENDADA LA ADENDA SE INSCRIBE EN EL REGISTRO PÚBLICO. SI EL MONTO ES DE B/.100,000.01 EN ADELANTE LA GERENCIA O SUBGERENCIA EJECUTIVA JURÍDICA ENVÍA A LA CONTRALORÍA EN LA SEDE PRINCIPAL PARA REFRENDO. UNA VEZ REFRENDADA LA ADENDA SE INSCRIBE EN EL REGISTRO PÚBLICO. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 61 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 51 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO E. Autorizar liberación total, segregación o sustitución de Garantías

1. Cliente Entrega carta debidamente notariada a la Gerencia de Sucursal, donde hace la solicitud de:  Liberación total o parcial de garantías.  Sustitución de garantía o garante hipotecario.  Segregación de garantías.

2. Gerencia de Sucursal Gerente Recibe por parte de Cliente la solicitud debidamente notariada; revisa la situación del crédito y acoge la solicitud del cliente. Si el Cliente está en estado moroso, se le solicita que realice los pagos que lo pongan en estado vigente para poder continuar con la solicitud. Si el Cliente está en estado vigente, remite su solicitud al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) para continuar con el proceso.

3. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Solicita al Cliente carta promesa de compraventa y abono o cancelación al préstamo que mantiene con el Banco si es en caso de liberación total o sustitución. Solicita al cliente carta promesa de compraventa y plano con la delimitación del área a liberar. Verifica que en caso de sustitución, liberación y segregación, las garantías cubran el mínimo de la responsabilidad crediticia sobre el saldo del préstamo. Solicita al Contador de la Sucursal, por medio de un correo electrónico, una certificación de saldo del Cliente.

4. Contador Emite la certificación de saldo y firma. Entrega al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta). DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 62 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 52 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

5. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Realizar Informe de Control Agrícola o Pecuario que establezca, entre otros, el valor del bien detallado en la propuesta. Anexa al expediente la carta del Cliente y el Informe de Control Agrícola o Pecuario y envía al Gerente de Sucursal.

6. Gerente de Sucursal Verifica la documentación. Emite y envía nota de recomendación de la solicitud al Gerente Regional.

7. Gerencia Regional Gerente Verifica la información y remite expediente con toda la documentación a la Gerencia de Análisis de Crédito.

8. Casa Matriz Gerencia de Análisis de Crédito Recibe documentación, analiza y prepara el informe de la solicitud para ser presentado al Comité de Crédito Nacional.

9. Comisionados del Comité de Crédito Nacional Toma la decisión del caso especial.

10. Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Confecciona resolución y documentación según lo amerite el caso. Nota 1: En caso de que la propuesta de crédito no esté desembolsada y se sustituya la garantía de equipo y maquinaria se deberá anexar la nueva cotización y de ser necesario, se debe modificar el plan de inversión. Nota 2: De ser necesario, el Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) solicita al Oficial de Referencias actualizar las referencias crediticias del Cliente. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 63 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 53 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento AUTORIZAR LIBERACIÓN TOTAL, SEGREGACIÓN O SUSTITUCIÓN DE GARANTÍAS BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA O GERENCIA SUBGERENCIA GERENCIA DE SUCURSAL CASA MATRIZ REGIONAL EJECUTIVA CLIENTE JURÍDICA GERENCIA TÉCNICO DE AGROPECUARIO COMISIÓN GERENTE CONTADOR GERENTE ANÁLISIS ABOGADO (EJECUTIVO DE VERIFICADORA DE CUENTA) CRÉDITO ENTREGA CARTA DEBIDAMENTE SOLICITA AL CONTADOR DE LA SUCURSAL, POR NOTARIADA, DONDE HACE LA SOLICITUD DE: MEDIO DE UN CORREO ELECTRÓNICO, UNA LIBERACIÓN TOTAL O PARCIAL DE CERTIFICACIÓN DE SALDO DEL CLIENTE. GARANTÍAS, SUSTITUCIÓN DE GARANTÍA O GARANTE HIPOTECARIO, SEGREGACIÓN DE EMITE LA CERTIFICACIÓN DE SALDO Y FIRMA. GARANTÍAS. ENTREGA AL TÉCNICO AGROPECUARIO RECIBE POR PARTE DE CLIENTE LA (EJECUTIVO DE CUENTA. SOLICITUD DEBIDAMENTE NOTARIADA, REALIZAR INFORME DE CONTROL AGRÍCOLA REVISA LA SITUACIÓN DEL CRÉDITO Y ACOGE LA SOLICITUD DEL CLIENTE. O PECUARIO QUE ESTABLEZCA, ENTRE OTROS, EL VALOR DEL BIEN DETALLADO EN LA PROPUESTA. SI EL CLIENTE ESTÁ EN ESTADO MOROSO, LE SOLICITA QUE REALICE LOS PAGOS QUE ANEXA AL EXPEDIENTE LA CARTA DEL CLIENTE Y LO PONGAN EN ESTADO VIGENTE PARA EL INFORME DE CONTROL AGRÍCOLA O PODER CONTINUAR CON LA SOLICITUD. PECUARIO. SI EL CLIENTE ESTÁ EN ESTADO VIGENTE ENVÍA AL GERENTE DE SUCURSAL. REMITE SU SOLICITUD AL TÉCNICO AGROPECUARIO (EJECUTIVO DE CUENTA) VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN. EMITE Y ENVÍA PARA CONTINUAR CON EL PROCESO. NOTA DE RECOMENDACIÓN DE LA SOLICITUD AL GERENTE REGIONAL. SOLICITA AL CLIENTE CARTA PROMESA DE COMPRAVENTA Y ABONO O CANCELACIÓN VERIFICA LA INFORMACIÓN Y REMITE AL PRÉSTAMO QUE MANTIENE CON EL EXPEDIENTE CON TODA LA DOCUMENTACIÓN A BANCO SI ES EN CASO DE LIBERACIÓN LA GERENCIA DE ANÁLISIS DE CRÉDITO. TOTAL O SUSTITUCIÓN RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA Y PREPARA SOLICITA AL CLIENTE CARTA PROMESA DE EL INFORME DE LA SOLICITUD PARA SER COMPRAVENTA Y PLANO CON LA PRESENTADO AL COMITÉ DE CRÉDITO NACIONAL. DELIMITACIÓN DEL ÁREA A LIBERAR. TOMA LA DECISIÓN DEL CASO ESPECIAL. VERIFICA QUE EN CASO DE SUSTITUCIÓN, LIBERACIÓN Y SEGREGACIÓN, LAS CONFECCIONA RESOLUCIÓN Y DOCUMENTACIÓN GARANTÍAS CUBRAN EL MÍNIMO DE LA SEGÚN LO AMERITE EL CASO. RESPONSABILIDAD CREDITICIA SOBRE EL SALDO DEL PRÉSTAMO. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 64 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 54 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO F. Refinanciamiento con Préstamo Adicional

1. Cliente Se apersona a la Gerencia de Sucursal del BDA a solicitar el refinanciamiento de su crédito.

2. Gerencia de Sucursal Gerente Verifica el estatus del préstamo en el sistema, el cual debe estar en Estado Vigente y haber amortizado como mínimo el 20% del capital fijo. Realiza los pasos del Procedimientos A.1 Solicitud de Crédito.

3. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Realiza el Informe de Control de Visita al proyecto. En caso de que el expediente cuente con control de visita, este no debe ser mayor a sesenta (60) días. Elabora la nueva propuesta tomando en consideración:  El préstamo a refinanciar mantendrá el mismo código de rubro y se adicionará capital fresco dentro de éste, siempre y cuando cumplan con la misma tasa y plazo.  No se podrá repetir el mismo rubro dentro del plan de inversión. La nueva porción de capital fresco deberá utilizar otro código de rubro. Las garantías de la operación a refinanciar pasarán a formar parte del nuevo préstamo, siempre y cuando la prenda ganadera no sea para descarte o equipo sin valor de rescate. Continúa con el proceso de cualquier crédito, según el nivel de decisión. (Ver procedimiento A.2) DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 65 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 55 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento REFINANCIAMIENTO CON PRÉSTAMO ADICIONAL BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA DE SUCURSAL TÉCNICO CLIENTE AGROPECUARIO GERENTE (EJECUTIVO DE CUENTA) SE APERSONA AL BANCO A SOLICITAR EL REFINANCIAMIENTO DE SU CRÉDITO. VERIFICA EL ESTATUS DEL PRÉSTAMO EN EL SISTEMA, EL CUAL DEBE ESTAR EN ESTADO VIGENTE Y HABER AMORTIZADO COMO MÍNIMO EL 20% DEL CAPITAL FIJO. SOLICITA AL TÉCNICO AGROPECUARIO (EJECUTIVO DE CUENTA) EL INFORME DE CONTROL DE VISITA. REALIZA LOS PROCEDIMIENTOS DE UN CRÉDITO NORMAL, INICIANDO DESDE LA ENTREVISTA AL CLIENTE. REALIZA EL INFORME DE CONTROL DE VISITA AL PROYECTO. EN CASO DE QUE EL EXPEDIENTE CUENTE CON CONTROL DE VISITA, ESTE NO DEBE SER MAYOR A SESENTA (60) DÍAS. ELABORA LA NUEVA PROPUESTA TOMANDO EN CONSIDERACIÓN: EL PRÉSTAMO A REFINANCIAR MANTENDRÁ EL MISMO CÓDIGO DE RUBRO Y SE ADICIONARÁ CAPITAL FRESCO DENTRO DE ESTE, SIEMPRE Y CUANDO CUMPLAN CON LA MISMA TASA Y PLAZO. NO SE PODRÁ REPETIR EL MISMO RUBRO DENTRO DEL PLAN DE INVERSIÓN. LA NUEVA PORCIÓN DE CAPITAL FRESCO DEBERÁ UTILIZAR OTRO CÓDIGO DE RUBRO. LAS GARANTÍAS DE LA OPERACIÓN A REFINANCIAR PASARÁN A FORMAR PARTE DEL NUEVO PRÉSTAMO, SIEMPRE Y CUANDO LA PRENDA GANADERA NO SEA PARA DESCARTE O EQUIPO SIN VALOR DE RESCATE. CONTINÚA CON EL PROCESO DE CUALQUIER CRÉDITO, SEGÚN EL NIVEL DE DECISIÓN. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 66 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 56 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO G. Compras de Mejoras Agropecuarias

1. Gerencia de Sucursal Gerente Realiza la entrevista, solicita al Cliente completar y firmar tres (3) formularios de la APC para emitir las referencias de crédito y le indica la documentación para el nuevo préstamo:  Carta de Saldo a la fecha, que incluya como mínimo, los intereses proyectados a 90 días.  Copia de la escritura pública donde se contrató la obligación que se desea comprar.  La documentación del nuevo préstamo.

2. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Recibe documentación y copia de la escritura, verifica la información del proyecto de la compra en la escritura contra las referencias de crédito. Realiza la inspección al proyecto en conjunto con el Asistente Técnico Agropecuario, verificando la existencia del mismo. Si el proyecto no existe se canaliza como pago de deuda con una tasa del 6%. Si el proyecto existe, realiza los procedimientos de cualquier crédito, se prosigue con el Procedimiento A.2, numeral 2.

3. Casa Matriz Gerente General Solicita la elaboración de la Carta Promesa de Pago a la entidad bancaria a la cual se le está comprando el saldo adeudado, seguir en el Procedimiento H. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 67 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 57 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento COMPRAS DE MEJORAS AGROPECUARIAS BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA DE SUCURSAL CASA MATRIZ TÉCNICO AGROPECUARIO GERENTE GERENTE GENERAL (EJECUTIVO DE CUENTA) REALIZA LA ENTREVISTA, SOLICITA AL CLIENTE COMPLETAR Y FIRMAR TRES (3) FORMULARIOS DE LA APC PARA EMITIR LAS REFERENCIAS DE CRÉDITO Y LE INDICA LA DOCUMENTACIÓN PARA EL NUEVO PRÉSTAMO: CARTA DE SALDO A LA FECHA QUE INCLUYA COMO MÍNIMO LOS INTERESES PROYECTADOS A 90 DÍAS, COPIA DE LA ESCRITURA PÚBLICA DONDE SE CONTRATÓ LA OBLIGACIÓN QUE SE DESEA COMPRAR, LA DOCUMENTACIÓN DEL NUEVO PRÉSTAMO. RECIBE DOCUMENTACIÓN Y COPIA DE LA ESCRITURA, VERIFICA LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO DE LA COMPRA EN LA ESCRITURA CONTRA LAS REFERENCIAS DE CRÉDITO. REALIZA LA INSPECCIÓN AL PROYECTO EN CONJUNTO CON EL ASISTENTE TÉCNICO AGROPECUARIO, VERIFICANDO LA EXISTENCIA DEL MISMO. SI EL PROYECTO NO EXISTE SE CANALIZA COMO PAGO DE DEUDA CON UNA TASA DEL 6%. SI EL PROYECTO EXISTE, REALIZA LOS PROCEDIMIENTOS DE CUALQUIER CRÉDITO. EMITE CARTA PROMESA DE PAGO A LA ENTIDAD BANCARIA A LA CUAL SE LE ESTÁ COMPRANDO EL SALDO ADEUDADO, LUEGO DE APROBADO EL CRÉDITO. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 68 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 58 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO H. Confección de Carta Promesa

1. Gerencia Regional Recibe la solicitud de la carta promesa, redacta en observaciones, la necesidad de emitir la carta promesa de pago y lo firma. Envía la solicitud a la Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica e incluye copia del contrato o minuta, resolución que aprobó el crédito y cotización o factura indicando el monto por el cual debe ser confeccionada la carta promesa de pago.

2. Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Elabora la carta promesa de pago en el sistema e-IBS y en papel procurando incluir las condiciones según el tipo de bien cuyo pago se está prometiendo en la carta. Revisa que la carta promesa de pago se enmarque alguno de los siguientes casos:  Compra de vehículo de trabajo.  Compra de insumos.  Compra de equipo y maquinaria.  Compra de fincas.  Pago de deuda a entidades financieras y/o particulares. Aprueba la carta promesa de pago en el sistema. Envía la carta promesa de pago en papel a la firma del Gerente General o de quien éste haya delegado.

3. Gerencia General Firma carta promesa de pago. Devuelve a la Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica

4. Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Envía la carta promesa de pago a la Gerencia Regional solicitante.

5. Gerencia Regional Entrega carta promesa de pago al Cliente y/o al Proveedor. Solicita al Cliente y/o proveedor firme nota de recibido, para tener constancia de la entrega. Nota1: Si se trata de un crédito para cancelar una hipoteca, el propio Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuentas) debe hacerlo llenar la DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 69 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 59 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO solicitud de carta junto con los demás documentos de la solicitud de crédito al inicio. Nota2: De ser Subasta o Eventos Especiales continua en el Procedimiento B, numeral número 8, tercer párrafo. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 70 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 60 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento CONFECCIÓN DE CARTA PROMESA BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA O GERENCIA REGIONAL SUGERENCIA GERENCIA GENERAL EJECUTIVA JURÍDICA RECIBE LA SOLICITUD DE LA CARTA PROMESA FIRMADA POR EL CLIENTE. REDACTA EN OBSERVACIONES, LA NECESIDAD DE EMITIR LA CARTA PROMESA DE PAGO Y LO FIRMA. ENVÍA LA SOLICITUD A LA GERENCIA O SUBGERENCIA EJECUTIVA JURÍDICA E INCLUYE COPIA DEL CONTRATO O MINUTA, RESOLUCIÓN QUE APROBÓ EL CRÉDITO Y COTIZACIÓN O FACTURA INDICANDO EL MONTO POR EL CUAL DEBE SER CONFECCIONADA LA CARTA PROMESA DE PAGO. ELABORA LA CARTA PROMESA DE PAGO EN EL SISTEMA E-IBS Y EN PAPEL PROCURANDO INCLUIR LAS CONDICIONES SEGÚN EL TIPO DE BIEN CUYO PAGO SE ESTÁ PROMETIENDO EN LA CARTA. REVISA QUE LA CARTA PROMESA DE PAGO SE ENMARQUE ALGUNO DE LOS SIGUIENTES CASOS: COMPRA DE VEHÍCULO DE TRABAJO, COMPRA DE INSUMOS, COMPRA DE EQUIPO Y MAQUINARIA, COMPRA DE FINCAS, PAGO DE DEUDA A ENTIDADES FINANCIERAS Y/O PARTICULARES. APRUEBA LA CARTA PROMESA DE PAGO EN EL SISTEMA E-IBS. ENVÍA LA CARTA PROMESA DE PAGO EN PAPEL A LA FIRMA DEL GERENTE GENERAL O DE QUIEN ÉSTE HAYA DELEGADO. FIRMA CARTA PROMESA DE PAGO. DEVUELVE A LA GERENCIA O SUBGERENCIA EJECUTIVA JURÍDICA ENVÍA LA CARTA PROMESA DE PAGO A LA GERENCIA REGIONAL SOLICITANTE. ENTREGA CARTA PROMESA DE PAGO AL CLIENTE Y/O AL PROVEEDOR. SOLICITA AL CLIENTE Y/O PROVEEDOR FIRME NOTA DE RECIBIDO, PARA TENER CONSTANCIA DE LA ENTREGA. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 71 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 61 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO I. Desestimación del Préstamo Aprobado por el Comité 1. Gerente de Sucursal Confecciona nota de desestimación en caso que haya demora no justificada por parte del Cliente y la anexa al expediente. Entrega al Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta).

2. Técnico Agropecuario (Ejecutivo de Cuenta) Pasa de actividad en el sistema y entrega la documentación al Oficial de Crédito Regional.

3. Oficial de Crédito Regional Solicita al Abogado Regional, mediante correo electrónico, que desestime la propuesta en el sistema.

4. Abogado Regional Desestima la propuesta en el sistema y notifica al Gerente de Sucursal sobre la desestimación.

5. Gerente de Sucursal Archiva el expediente. Nota 1: La demora es justificada cuando el Cliente entregue por escrito una nota explicando la circunstancia del atraso, siempre y cuando la causa no sea imputable al Cliente. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 72 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 62 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento DESESTIMACIÓN DEL PRÉSTAMO APROBADO POR EL COMITÉ BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO TÉCNICO OFICIAL DE GERENTE DE AGROPECUARIO ABOGADO CRÉDITO SUCURSAL (EJECUTIVO DE REGIONAL REGIONAL CUENTA) CONFECCIONA NOTA DE DESESTIMACIÓN EN CASO QUE HAYA DEMORA NO JUSTIFICADA POR PARTE DEL CLIENTE Y LA ANEXA AL EXPEDIENTE. ENTREGA AL TÉCNICO AGROPECUARIO (EJECUTIVO DE CUENTA). PASA DE ACTIVIDAD EN EL SISTEMA Y ENTREGA LA DOCUMENTACIÓN AL OFICIAL DE CRÉDITO REGIONAL. SOLICITA AL ABOGADO REGIONAL, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO, QUE DESESTIME LA PROPUESTA EN EL SISTEMA. DESESTIMA LA PROPUESTA EN EL SISTEMA Y NOTIFICA AL GERENTE DE SUCURSAL SOBRE LA DESESTIMACIÓN. ARCHIVA EL EXPEDIENTE. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 73 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 63 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO J. Desistir del Préstamo Aprobado por el Comité

1. Gerente de Sucursal Recibe por parte del Cliente una nota desistiendo al préstamo, la cual debe estar firmada y además debe explicar las razones por la cual desiste del mismo. Además de las copias de las cédula. Envía carta al Abogado Regional o Gerencia o Subgerencia de Ejecutiva Jurídica, según sea el caso. En caso de que el Cliente desista del préstamo, deberá entregar una nota al Gerente de Sucursal, explicando las razones por la cual está desistiendo.

2. Abogado Regional o Gerencia o Subgerencia Ejecutiva Jurídica Envía un correo electrónico al oficial de Administración de Cartera, solicitando la anulación del préstamo y adjunta la nota, con copia de cédula.

3. Oficial Administración de Cartera Recibe correo electrónico junto con la nota. Desiste de la propuesta de crédito y retira la propuesta del sistema. Envía correo electrónico al Gerente de Sucursal para notificar que la propuesta de crédito ha desistido. Envía correo electrónico a la Gerencia de Presupuesto para que anule el compromiso presupuestario si es del período vigente.

4. Gerencia de Presupuesto Anula el compromiso presupuestario.

5. Gerente de Sucursal Solicita a la Unidad Responsable, si la partida fue asignada a la sucursal, realizar la devolución de la partida.

6. Unidad Responsable Emite el cheque de devolución y deposita a la cuenta del Banco 10000009650 (Cuenta Crédito) en el Banco Nacional de Panamá. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 74 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 64 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Informa por correo electrónico a la Gerencia Ejecutiva de Finanzas la devolución realizada, con la información siguiente:  Número de operación.  Nombre del prestatario y número de cédula.  Adjunta documentación fuente (copia de cheque, volante de depósito, planilla y causa del desistimiento). Envía copia del correo electrónico al Oficial de Administración de Cartera para que realice los ajustes que correspondan al plan de pago de cada operación.

7. Oficial de Administración de Cartera Procede a retirar el monto de la última cuota. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 75 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 65 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Mapa del Procedimiento DESISTIR DEL PRÉSTAMO APROBADO POR EL COMITÉ BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO ABOGADO REGIONAL O OFICIAL DE GERENTE DE UNIDAD GERENCIA O GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN SUCURSAL RESPONSABLE SUBGERENCIA PRESUPUESTO DE CARTERA EJECUTIVA DE JURÍDICA RECIBE POR PARTE DEL CLIENTE UNA NOTA FIRMADA DE DESISTIENDO AL PRÉSTAMO, EN LA CUAL DEBE EXPLICAR LAS RAZONES POR LA CUAL DESISTE DEL MISMO. ENVÍA CARTA AL ABOGADO REGIONAL O GERENCIA O SUBGERENCIA DE EJECUTIVA JURÍDICA, SEGÚN SEA EL CASO. ENVÍA UN CORREO ELECTRÓNICO AL OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN DE CARTERA, SOLICITANDO EL DESISTIMIENTO DEL PRÉSTAMO Y ADJUNTA LA NOTA DE DESISTIMIENTO FIRMADA POR EL CLIENTE, CON COPIA DE CÉDULA. RECIBE CORREO ELECTRÓNICO JUNTO CON LA NOTA DE DESISTIMIENTO. DESISTE DE LA PROPUESTA DE CRÉDITO Y RETIRA LA PROPUESTA DEL SISTEMA. ENVÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA GERENCIA DE PRESUPUESTO PARA QUE ANULE EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO SI ES DEL PERIODO VIGENTE. ENVÍA CORREO ELECTRÓNICO AL GERENTE DE SUCURSAL PARA NOTIFICAR QUE LA PROPUESTA HA SIDO DESISTIDA O DESESTIMADA. ANULA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO. SOLICITA AL CONTADOR, SI LA PARTIDA FUE ASIGNADA A LA SUCURSAL, REALIZAR LA DEVOLUCIÓN DE LA PARTIDA. EMITE EL CHEQUE DE DEVOLUCIÓN Y DEPOSITA A LA CUENTA DEL BANCO 10000009650 (CUENTA CRÉDITO) EN EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ. INFORMA POR CORREO ELECTRÓNICO A LA GERENCIA EJECUTIVA DE FINANZAS LA DEVOLUCIÓN REALIZADA, CON LA INFORMACIÓN SIGUIENTE: NÚMERO DE OPERACIÓN, NOMBRE DEL PRESTATARIO Y NÚMERO DE CEDULA, ADJUNTA MATERIAL SUSTENTATORIO (COPIA DE CHEQUE, VOLANTE DE DEPÓSITO, PLANILLA Y CAUSA DEL DESISTIMIENTO). ENVÍA COPIA DEL CORREO ELECTRÓNICO AL OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN DE CARTERA PARA QUE REALICE LOS AJUSTES QUE CORRESPONDAN AL PLAN DE PAGO DE CADA OPERACIÓN. PROCEDE A RETIRAR EL MONTO DE LA ÚLTIMA CUOTA. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 76 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 66 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO RÉGIMEN DE FORMULARIOS DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 77 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 67 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Formulario Núm.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA EJECUTIVA DE FINANZAS CHEQUE DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 78 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 68 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO CHEQUE A. OBJETIVO: Extinguir obligaciones con terceros a través de este medio de pago en el Ministerio de Obras Públicas. B. ORIGEN: Gerencia de Tesorería. C. CONTENIDO: Formato de Cheque

1. Institución: Banco de Desarrollo Agropecuario.

2. Nº: Número de control secuencial prenumerado del cheque.

3. Nombre del Fondo: Identificación del fondo.

4. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque.

5. Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario.

6. B/. _______: Monto del cheque expresados en números. 7. _______ Balboas: Importe del cheque expresado en letras.

8. Firmas Autorizadas: Firma de los funcionarios autorizados y registrados en el Banco Nacional de Panamá. Comprobante de Pago

1. Núm.: Número preimpreso del formato.

2. Código de Cuenta: Indicar los códigos de las cuentas afectadas.

3. Descripción: Anotar los nombres de las cuentas afectadas y el concepto por el cual se gira el cheque.

4. Debe y Haber: Anotar los importes respectivos de cada columna.

5. Verificado por: Nombre y firma del funcionario responsable de validar la información contenida en el cheque y comprobante de pago.

6. Registrado por: Nombre y firma del funcionario encargado del registro contable.

7. Recibido por: Nombre y firma de la persona para retirar el cheque. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 79 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 69 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

8. CIP No.: Número de cédula de identidad personal de quien retira el cheque.

9. Fecha: Día, mes y año cuando se retira el cheque. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Beneficiario. Copia 1ra. y documentos sustentadores: Gerencia de Tesorería (Contabilidad). DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 80 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 70 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO ACRÓNIMOS

1. ACP: Autoridad del Canal de Panamá

2. APC: Asociación Panameña de Crédito

3. BDA: Banco de Desarrollo Agropecuario

4. CGR: Contraloría General de la República

5. COPEG: Comisión para la Erradicación y Prevención del Gusano Barrenador del Ganado

6. EIA: Estudio de Impacto Ambiental

7. IDAAN: Instituto de Acueducto y Alcantarillados Nacional

8. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas

9. MINAM: Ministerio de Ambiente DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 81 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 71 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO ANEXOS DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 82 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 72 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Anexo Núm. 1 DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 83 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 73 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Anexo Núm. 2 BANCO DE DESARROLLO GROPECUARIO GERENCIA EJECUTIVA DE CRÉDITO REQUISITOS GENERALES PARA PRÉSTAMOS Sucursal: _____________ _ Fecha: ___________________ Señor(a): ___ Tenemos a bien informarle que, para el trámite de su solicitud de crédito, en este banco, requerimos que usted cumpla con los requisitos y documentos que a continuación se indican: Todos los solicitantes: o Formulario de APC (proporcionado por el banco 3 formularios). o Derecho de trámite 1.5% del monto total del préstamo, Micro crédito 0.5% y refinanciamiento al 1%. o Estados financieros (debidamente auditados) por un Contador Público Autorizado para solicitudes mayores a B/.150,000.00. o Certificación de Saldo (En caso de compras de mejoras agropecuarias). o Seguro del Instituto de Seguro Agropecuario. Personas Naturales: o Documento de identidad personal (cédula o pasaporte), según aplique. o Carta de trabajo original y Última ficha del Seguro Social (en caso de ser asalariado). o Declaraciones de Renta y sus recibos de pago, si percibe otros ingresos no agropecuarios. Para Personas Jurídicas: o Copia de identificación del representante legal o propietario de la empresa. o Original del acta de Junta de Accionistas autorizando la transacción y definiendo el representante que firmará por la empresa. o Fotocopia del pacto social y su última enmienda (debidamente autenticada). o Certificado IPACOOP (Cooperativas). o Certificado del Ministerio de Desarrollo Agropecuario (Asociaciones). En caso de ofrecer Garantías: o Bienes Inmuebles: Certificado de Propiedad (RP) (Máximo 6 meses de expedida). DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 84 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 74 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO o Bienes concedidos: Constancia de propiedad y nota con firma(s) autenticada(a) de cesión (máximo 6 meses de expedida), Casa o Infraestructuras: (Constancia de propiedad, avaluó por persona idónea e inscribir mejoras en Registro Público). o Equipo Propio: Presentar documentación de propiedad y avaluó por persona idónea (Máximo 6 meses de expedida) o Ganado Bovino: Certificado de ferrete y recibo de pago (Municipio). o Fianza de Garantía: Contrato de compra - venta, asistencia técnica y pagar comisión equivalente al 3.5%, sobre la garantía otorgada por el Instituto de Seguro Agropecuario (financiado dentro del plan de Inversión). o Garantías Bancarias: Carta o Certificación expedida por el banco receptor. Préstamos Pecuarios: o Contrato de Arrendamiento con firmas Notariadas (Con certificación de propiedad) por el período de vigencia del proyecto. o Certificado de Ferrete y Recibo de Pago (Municipio). o Permiso Sanitario (Proyectos Porcino y Aviar). o Autorización de MINAM; ACP u otro según sea el caso (áreas restringidas). o Estudio de Impacto Ambiental (EIA) cuando sea requerido. Préstamos Agrícolas: o Contrato de Arrendamiento con firmas Notariadas (Con certificación de propiedad) por el período de vigencia del proyecto. o Autorización de MINAM; ACP, ARI o u otro según sea el caso (área restringida). o Carta de intención o contrato de compraventa Préstamos de Equipo e Infraestructura: o Proforma o cotización de infraestructura a construir o del equipo a comprar. Comercialización. o Contrato de compra-venta y listado de suplidores. Agroindustrias: o Permiso sanitario y de operación (MINSA y MICI). o Estudio de Factibilidad. o Estudio de Impacto Ambiental (EIA) cuando lo requiera la legislación DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 85 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 75 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Agroturismo. o Certificación de finca agroturística emitida por el MIDA. o Estudio de Factibilidad. NOTA: Para desarrollar proyectos en áreas insulares, comarcales, parque nacionales, reservas u otras de administración especial; se requiere autorización escrita de la Autoridad Competente, por el periodo de vigencia del préstamo. IMPORTANTE: Solicitante hasta tanto usted no cumpla con todos y cada uno de estos requisitos, su préstamo no podrá ser tramitado. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 86 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 76 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Anexo Núm. 3 LISTADO DE VERIFICACIÓN DE CRÉDITO PARTE A: SOLICITUD DE PRÉSTAMO SI NO Solicitud de préstamo Autorización de consulta de datos en la APC ( Asociación Panameña de Crédito) PARTE B: APROBACIÓN DEL CRÉDITO  Resumen de la propuesta por el analista Informe de inspección y avalúo Referencias crediticias que no excedan los seis (6) meses de expedidas PARTE C: ANÁLISIS Y ESTADOS FINANCIEROS Balance de situación (ganadero, agricultor y otros) y Estado de ganancias y pérdidas - Anexo (máximo de 6 meses) Estados financieros auditados por un CPA para préstamos mayores de B/. 150,000.00 Declaraciones juradas de renta (Cuando el cliente percibe ingresos de una fuente externa de la actividad agropecuaria) PARTE D: INFORMES TÉCNICOS Avalúos, según requerimiento (Máximo de 6 meses de expedido) Informe de control agrícola o pecuario (Operaciones vigentes en caso de refinanciamiento) Informe del Técnico de Asistencia Técnica (Máximo de 6 meses de expedido) Apéndice técnico para proyectos pecuarios (Bovinos, avícola, porcino) Evolución ganadera (según tipo de proyecto pecuario) Disponibilidad de fondos Auxiliar para la producción lechera Costo de siembra de pasto Gastos operacionales Costo de producción agrícola (Según rubros) Proyecciones de ingresos (bovino, avícola, porcino u otros) Costos de alimentación (bovino, avícola, porcino u otros) Estudio de impacto ambiental ( Según actividad y rubro) Estudio de Suelo PARTE E: DOCUMENTOS ADICIONALES AL CRÉDITO Certificado de trabajo y copia de talonario de cheque Ficha de Seguro Social Órdenes de descuento firmadas por el cliente Constancia de Banco receptor, para caso de activos corrientes requeridos para el aporte del Plan de inversión ( Certificado de Saldo) Solicitud de aseguramiento Instituto de Seguro Agropecuario (ISA) Nota del Instituto de Seguro Agropecuario (ISA) que indique áreas no asegurables Proformas o cotizaciones del equipo o maquinaria a comprar Póliza o cotizaciones de seguro del equipo o maquinaria a financiar (en caso de seguro privado) Certificaciones de Saldos (Operaciones Vigentes) Certificación de saldo del programa MIDA-FECC de la Ley 24 de 2001 Cesiones de pago Permisos de operaciones del MICI y sanitario del MINSA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 87 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 77 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO PARTE F: DOCUMENTOS LEGALES Copia de cédula Estatus del Trámite de los Derechos Posesorios (ANATI) (Máximo de 6 meses de expedido). Declaración Jurada de los Derechos Posesorios del Banco. Sociedades anónimas: Copia del Pacto Social, Acta de poder de contratación, certificado de la sociedad (Máximo seis (6) meses de expedido). Certificado de Ferrete y recibo de pago de municipio vigente. Certificado Sanitario de finca expedida por COPEG (Darién) Autorización de MINAM, ARI, ACP (áreas restringidas) y Comarcales Certificado de usufructo emitida por la autoridad competente (Sáhila o Corregidor) Contrato de compra-venta (Finca, productos) Contrato de arrendamiento Bienes cedidos: Autorización escrita del dueño por la vigencia del préstamo en el Banco y constancia de la propiedad Certificación de Finca del Registro Público (Para uso oficial) Certificado de IPACOOP (cooperativas) Certificado de MIDA (Asociaciones) Certificación de Garantías Bancarias Firmar tres formularios en blanco para solicitar paz y salvo del IDAAN y de la DGI Presentar recibo de pago de impuestos de compraventa de la finca ante el MEF Fianza del Instituto de Seguro Agropecuario PARTE G: OTROS DOCUMENTOS Memos Notas Devoluciones Restructuración de Crédito (adiciones al contrato) PARTE H: DOCUMENTOS CONTABLES Recibos de pago, copia de cheques de desembolso(s) Nombre del Gerente de Sucursal Nombre del Analista Nombre del Oficial Firma del Gerente de Sucursal Firma del Analista Firma del Oficial DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD No. 28073 Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de julio de 2016 88 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 78 PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CONTABILIDAD Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)