Order No. OMM26/2023 validating the Regulation on activities of the institution State Supervisory Committee National Bureau for the Implementation Projects in the field of environment

Republica Moldova MINISTERUL MEDIULUI ORDIN Nr. OMM26/2023 din 06.02.2023 privind aprobarea Regulamentului cu privire la activitatea Comitetului de supraveghere al Instituției Publice Oficiul Național de Implementare a Proiectelor în Domeniul Mediului Publicat : 10.02.2023 în MONITORUL OFICIAL Nr. 39-41 art. 172 Data intrării în vigoare MODIFICAT OMM55 din 20.03.23, MO162-164/12.05.23 art. 492; în vigoare 12.05.23 În scopul asigurării executării prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 711/2022 și ținând cont de modificările survenite în structura Instituției Publice Oficiul Național de Implementare a Proiectelor în Domeniul Mediului potrivit Hotărârii Guvernului nr. 712/2022, ORDON: 1. Se aprobă Regulamentul cu privire la activitatea Comitetului de supraveghere al Instituției Publice Oficiul Național de Implementare a Proiectelor în Domeniul Mediului. 2. Comitetul de supraveghere își va exercita atribuțiile în conformitate cu prevederile prezentului Regulament. 3. Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova. MINISTRU Iordanca-Rodica IORDANOV Nr. 26. Chișinău, 6 februarie 2023. Aprobat Ordinul Ministerului Mediului nr. 26 din 06.02.2023 REGULAMENT cu privire la activitatea Comitetului de supraveghere http://www.legis.md/cautare/getResults?doc id=136894&lang=ro al Instituției Publice Oficiul Național de Implementare a Proiectelor în Domeniul Mediului I. DISPOZIȚII GENERALE 1. Regulamentul cu privire la activitatea Comitetului de supraveghere al Instituției Publice Oficiul Național de Implementare a Proiectelor în domeniul Mediului, a fost elaborat în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 1249/2018 cu privire la organizarea şi funcţionarea Instituţiei Publice Oficiul Național de Implementare a Proiectelor în Domeniul Mediului, Hotărârii Guvernului 711/2022 cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de administrare a Fondului Național pentru Mediu și ale Legii 1515/1993 privind protecția mediului înconjurător, având drept scop determinarea statutului, competența, reglementarea funcțiilor și activității Comitetului de supraveghere al instituției Publice Oficiul Național de Implementare a Proiectelor în Domeniul Mediului, întru implementarea, organizarea și funcționarea eficientă de gestionare a mijloacelor financiare ale Fondului Național pentru Mediu (în continuare - Comitet). 2. În condițiile prezentului Regulament, noțiunea de „Comitet”, este utilizată în sensul definit de pct. 12 din Statutul Instituţiei publice Oficiul Naţional de Implementare a Proiectelor în Domeniul Mediului, Anexa nr. 2 la Hotărîrea Guvernului nr.1249/2018. 3. În sensul prezentului Regulament se definește următoarea noțiune: Comitet - organ colegial superior, care conduce şi supraveghează activitatea ONIPM. Comitetul exercită competenţa de examinare şi selectare a propunerilor de proiect pentru finanţare din resursele Fondului. Organul de conducere al ONIPM este Comitetul. 4. Obiectivele Regulamentului sunt: a) stabilirea condițiilor generale și specifice privind crearea/componența comitetului; b) reglementarea competențelor și atribuțiilor comitetului; c) reflectarea drepturilor și obligațiilor comitetului; d) stabilirea modului de activitate; 5. Principiile respectate la aplicarea prevederilor Regulamentului reprezintă exercitarea atribuțiilor. Comitetul este imparțial și activează în conformitate cu legislația. Se interzice exercitarea oricărei influențe cu scopul de a determina membrii din componența Comitetului să își îndeplinească atribuțiile contrar prevederilor legale. II. COMPONENȚA COMITETULUI 6. Comitetul se constituie din 5 membri: ministrul mediului şi câte un reprezentant al Ministerului Finanţelor, al Agenţiei de Mediu, al mediului academic şi al societăţii civile. Componenţa nominală a Comitetului se stabileşte prin ordin al ministrului mediului. 7. Angajaţii ONIPM nu pot fi membri ai Comitetului. 8. Ministrul mediului exercită funcţia de preşedinte al Comitetului. În absenţa preşedintelui Comitetului, şedinţa este prezidată de un membru al acestuia, ales la începutul şedinţei respective de către membrii prezenţi. 9. Reprezentantul societăţii civile este ales prin concurs, organizat în baza Regulamentului aprobat de către Ministerul Mediului. III. ATRIBUȚIILE/FUNCȚIILE COMITETULUI [Capitolul III titlul în redacția OMM55 din 20.03.23, MO162-164/12.05.23 art. 492; în vigoare 12.05.23] 10. Comitetul: a) supraveghează activitatea ONIPM şi, în acest scop, adoptă hotărâri; b) aprobă planurile, programele de activitate şi regulamentele interne ale ONIPM şi monitorizează eficienţa executării lor; c) asigură administrarea Fondului, conform Regulamentului privind modul de administrare a Fondului Naţional pentru Mediu, aprobat de către Guvern; d) selectează, prin concurs, directorul ONIPM, în baza unui regulament aprobat de Comitet, şi prezintă demersul privind numirea în funcţie de către fondator a persoanei selectate, precum și demersul privind destituirea acestuia; e) aprobă statele de personal şi schema de încadrare ale ONIPM; f) stabileşte condiţiile de salarizare a personalului ONIPM, inclusiv a directorului, în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr.743/2002 cu privire la salarizarea angajaţilor din unităţile cu autonomie financiară; g) examinează şi aprobă bugetul anual al ONIPM; h) examinează rapoartele financiare ale ONIPM; i) ia decizii privind asigurarea transparenţei procedurilor de achiziţie a bunurilor, lucrărilor şi serviciilor; j) creează, în suportul Comitetului, grupuri tehnice de lucru şi/sau de coordonare a implementării proiectelor pe domenii specifice, cu antrenarea reprezentanţilor fondatorului, altor autorităţi administrative şi instituţii publice, autorităţilor administraţiei publice locale, reprezentanţilor mediului academic, reprezentanţilor societăţii civile şi specialiştilor din domeniile în care se implementează proiectele. Grupurile de lucru au rol consultativ şi raportează Comitetului luarea deciziilor corespunzătoare privind proiectele/programele implementate; k) examinează şi aprobă rapoartele anuale/finale privind progresul în implementarea proiectului şi le prezintă fondatorului; l) selectează şi coordonează cu creditorii/donatorii (în continuare – finanţatori) entitatea de audit care va efectua auditul proiectelor şi prezintă fondatorului pentru confirmare entitatea de audit selectată; m) examinează raportul auditorului, adoptă decizii asupra constatărilor auditorului şi le prezintă fondatorului şi finanţatorului spre informare, în condiţiile şi termenele prevăzute în acordurile de asistenţă; n) aprobă atragerea de mijloace financiare suplimentare necesare pentru asigurarea activităţii ONIPM; o) decide asupra altor probleme înaintate de director; p) examinează rezultatele evaluării fezabilității proiectelor de către comitetele de evaluare a proiectelor și aprobă lista proiectelor ce urmează a fi finanțate din Fond q) adoptă decizii privind respingerea solicitărilor depuse în cadrul apelurilor de proiecte; r) adoptă decizii cu privire la acceptarea sau respingerea cererii beneficiarului de a modifica contractul de finanțare; s) oferă Ministerului Mediului propuneri pentru modificarea cadrului normativ care reglementează modul de administrare a Fondului; t) solicită Ministerului Mediului efectuarea auditului financiar extern pentru a verifica modul de utilizare a mijloacelor financiare ale Fondului; u) aprobă calendarul și ghidurile solicitanților pentru ambele modalități de identificare și colectare a propunerilor de proiecte; v) aprobă rapoartele de monitorizare și rapoartele privind finalizarea proiectelor; w) aprobă lista de interdicții a Fondului conform pct. 34 din Regulamentul privind modul de administrare a Fondului Național pentru Mediu; x) elaborează și propune Ministerului Mediului volumul mijloacelor financiare ale Fondului pentru anul bugetar următor. IV. OBLIGAŢIILE MEMBRILOR COMITETULUI 11. Membrii Comitetului: a) au obligaţia să participe personal la şedinţele acestuia; b) poartă răspundere personală pentru deciziile adoptate; c) să contribuie la realizarea funcţiilor şi atribuţiilor acesteia; d) să informeze Comitetul cu privire la conflictul de interese în care se află și să se abțină de la vot, fapt care se consemnează în procesul-verbal al ședinței; e) pentru nedeclararea conflictelor de interese, membrii Comitetului poartă răspundere contravențională, civilă sau penală, după caz. V. DREPTURILE MEMBRILOR COMITETULUI 12. Membrii Comitetului au dreptul de acces la orice informaţie referitoare la activitatea ONIPM, respectînd principiul confidenţialităţii şi prevederile actelor normative privind protecţia datelor cu caracter personal; VI. ACTIVITATEA COMITETULUI 13. Comitetul se convoacă după necesitate, dar nu mai rar decât o dată în semestru, la iniţiativa preşedintelui Comitetului. Directorul poate propune preşedintelui convocarea Comitetului la necesitate. 14. Ședințele Consiliului sunt ordinare și extraordinare. 15. Ședințele ordinare se desfășoară în baza unui plan al ședințelor, aprobat anual de către Consiliu până la sfârșitul lunii ianuarie al anului în curs, elaborat pentru o perioadă de până la sfârșitul anului în curs. Ședințele extraordinare se desfășoară în afara planului aprobat și se țin ori de câte ori este necesar. 16. Ședința Consiliului se desfășoară în prezența membrilor acestuia sau prin corespondență. Ședințele în prezența membrilor pot fi desfășurate și prin utilizarea mijloacelor electronice. 17. Membrii Consiliului participă personal la ședințele acestuia, iar calitatea de membru nu poate fi delegată unei alte persoane. 18. Ordinea de zi a ședinței Consiliului poate fi modificată în timpul ședinței numai cu votul unanim al membrilor prezenți la ședință. 19. Şedinţa Comitetului este deliberativă dacă la ea participă majoritatea (peste 50%) membrilor săi. Înştiinţarea în scris privind desfăşurarea şedinţelor Comitetului (în care se indică data, ora şi locul desfăşurării acestora, ordinea de zi, inclusiv materialele aferente) se expediază (prin scrisoare remisă în original, fax sau e-mail) de către secretarul Comitetului membrilor acestuia cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de data desfăşurării şedinţei. 20. În lipsă de cvorum, în cel mult 5 zile lucrătoare de la data şedinţei care nu a avut loc, se convoacă şedinţa repetată a Comitetului de către preşedinte, iar în cazul absenţei acestuia de către unul dintre membrii Comitetului care prezidează şedinţa. Membrii Comitetului vor fi informaţi despre şedinţa repetată cu cel puţin 3 zile lucrătoare până la data şedinţei. 21. Modificarea și/sau completarea ordinii de zi după deschiderea ședinței Consiliului, poate fi realizată numai cu acordul tuturor membrilor prezenți la ședință. 22. Fiecare membru al Consiliului deține un singur vot. Membrul Consiliului are dreptul să voteze numai „pentru” sau „împotrivă”. Voturile membrilor Consiliului care nu vor fi exprimate nici în una dintre opțiunile propuse vor fi considerate voturi „împotrivă”. 23. Dacă membrul Consiliului nu este de acord cu hotărârea adoptată, acesta are dreptul să prezinte opinia sa separată în scris și să solicite menționarea acestui fapt în procesul-verbal. Opinia separată se anexează la procesul-verbal al ședinței Consiliului. 24. Toate hotărârile Consiliului se consemnează în procesul-verbal al ședinței, întocmit în termen de 5 zile de la data desfășurării ședinței, în cel puțin 1 exemplar 25. Procesul-verbal al ședinței se semnează de către toți membrii prezenți la ședință și de secretarul Consiliului. 26. Procesul-verbal include în mod obligatoriu, cu referire la ședința Consiliului, cel puțin următoarele: 1) numărul ședinței (în ordinea consecutivă a ședințelor); 2) data şi locația desfășurării 3) forma de desfășurare; 4) lista membrilor prezenți și absenți, a altor participanți/invitați 5) cvorumul înregistrat; 6) ordinea de zi; 7) luările de cuvânt/discuții/dezbateri/consultări/propuneri ale membrilor Consiliului; 8) rezultatul votării fiecărui subiect din ordinea de zi și hotărârile adoptate 9) anexele la procesul-verbal; 10) semnăturile membrilor Consiliului prezenți la ședință; 11) semnătura secretarului Consiliului. 27. Hotărîrile Comitetului se adoptă cu votul majorităţii membrilor Comitetului. Hotărîrile Comitetului se consemnează în procesul-verbal al şedinţei, semnat de membrii participanţi la şedinţă şi contrasemnat de secretar. Procesul-verbal al şedinţei include în mod obligatoriu, cel puţin, subiectele examinate în cadrul şedinţei, lista membrilor prezenţi şi absenţi, a altor participanţi la şedinţă, luările de cuvînt din cadrul şedinţei, rezultatul votării fiecărui subiect din ordinea de zi. 28. Activitatea în calitate de membru al Comitetului sau al grupurilor tehnice nu se remunerează. 29. În funcţie de subiectele examinate, la şedinţa Comitetului pot fi invitaţi, fără drept de vot, reprezentanţi ai partenerilor de dezvoltare, ai societăţii civile sau ai mediului academic. Dacă în cadrul şedinţei Comitetului se examinează subiecte care vizează o potenţială asistenţă, pot fi invitaţi la şedinţa Comitetului şi reprezentanţii potenţialilor finanţatori. 30. Lucrările de secretariat ale Comitetului sunt executate de secretarul Comitetului, care este numit de către Comitet, la propunerea preşedintelui acestuia. Funcţia de secretar al Comitetului este exercitată de către un angajat al ONIPM 31. Secretarul Consiliului exercită următoarele atribuții: 1) ține corespondența, comunicarea cu Fondatorul și pregătește materialele pentru a fi expediate acestuia 2) ține corespondența, comunicarea cu membrii Consiliului, elaborează și coordonează cu membrii Consiliului proiectul ordinii de zi a ședinței Consiliului, organizează procesul și pregătește materialele aferente ordinii de zi și le prezintă/expediază membrilor Consiliului în termenele stabilite de prezentul regulament și Statut; [Pct.31 subpct.2) modificat prin OMM55 din 20.03.23, MO162-164/12.05.23 art.492; în vigoare 12.05.23] 3) informează membrii Consiliului şi alte persoane invitate privind locul desfășurării, data, ora și ordinea de zi a ședinței planificate a Consiliului; 4) acordă membrilor Consiliului ajutorul metodologic necesar în domeniul activității Consiliului; 5) întocmește, asigură semnarea de către membrii Consiliului, semnează, înregistrează, păstrează și ține registrul proceselor-verbale ale ședințelor Consiliului; 6) la necesitate, perfectează și legalizează în modul stabilit copii de pe extrase din procesele verbale ale ședințelor Consiliului. 32. Controlul asupra activităţii financiare a ONIPM îl exercită fondatorul, Comitetul şi alte organe abilitate cu acest drept. 33. În procesul de administrare a Fondului, Comitetul exercită competența de examinare și selectare a propunerilor de proiect pentru finanțare din resursele Fondului. Comitetul adoptă deciziile în baza evaluărilor realizate de către Comitetul de evaluare a proiectelor. 34. La ședințele Comitetului, la propunerea președintelui Comitetului sau a unuia dintre membrii Comitetului, pot fi invitați observatori cu statut temporar, reprezentanți ai partenerilor de dezvoltare, ai societății civile și ai mediului academic, fără drept de vot.