Regulation on the manner of documentation and data storage

DRŽAVNA GEODETSKA UPRAVA 313 Na temelju članka 164. stavka 2. Zakona o državnoj izmjeri i katastru nekretnina (»Narodne novine«, br. 112/18), glavni ravnatelj Državne geodetske uprave 24. siječnja 2020. donio je PRAVILNIK O NAČINU ČUVANJA DOKUMENTACIJE I PODATAKA I. OSNOVNE ODREDBE Članak 1. (1) Ovim Pravilnikom propisuje se način čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere, katastra nekretnina, registra zgrada, katastra infrastrukture, registra prostornih jedinica i registra geografskih imena. (2) Pod načinom čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere, katastra nekretnina, registra zgrada, katastra infrastrukture, registra prostornih jedinica i registra geografskih imena podrazumijeva se koja dokumentacija i podaci se čuvaju, u kojem obliku, mjesto gdje se čuvaju i postupanje s dokumentacijom i podacima. Članak 2. Uz dokumentaciju i podatke navedene u članku 1. stavku 1. ovoga Pravilnika, u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave odnosno tijelu nadležnom za katastarske i geodetske poslove Grada Zagreba (u daljnjem tekstu: ured Grada Zagreba) nastaje i arhivsko gradivo trajne vrijednosti određeno posebnim propisom kojim se uređuje zaštita arhivskog gradiva. Članak 3. Izvorna dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika mogu biti u analognom ili digitalnom obliku. Članak 4. Dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, čuvaju se u Središnjem uredu Državne geodetske uprave, područnim uredima za katastar, uredu Grada Zagreba odnosno u središnjoj pismohrani ili regionalnim pismohranama za pohranu arhivskog gradiva (depo). Članak 5. Poslove čuvanja, zaštite i obrade dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika obavljaju službenici Državne geodetske uprave odnosno ureda Grada Zagreba. II. DOKUMENTACIJA I PODACI Članak 6. Dokumentaciju i podatke iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika čine dokumentacija i podaci: – osnovnih geodetskih radova – topografskih izmjera – službenih državnih karata – evidencije o državnoj granici NN 15/2020 (7.2.2020.), Pravilnik o načinu čuvanja dokumentacije i podataka – katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija – geodetsko-tehničkih i popisno-knjižnih dijelova katastarskih operata katastra nekretnina – geodetsko-tehničkih i popisno-knjižnih dijelova katastarskih operata katastra zemljišta – komasacija – pisanog i gra�čkog dijela registra zgrada – pisanog i gra�čkog dijela katastra infrastrukture – gra�čkih dijelova, popisa prostornih jedinica i zbirki isprava – registra geografskih imena i – ostala dokumentacija i podaci nastali u obavljanju poslova državne izmjere, katastra nekretnina, registra zgrada, katastra infrastrukture, registra prostornih jedinica i registra geografskih imena. Članak 7. (1) Dokumentaciju i podatke osnovnih geodetskih radova čine elaborat i tehnička dokumentacija te podaci stalnih točaka geodetske osnove pohranjeni u bazi podataka stalnih točaka geodetske osnove. (2) Dokumentaciju i podatke topografske izmjere čine dokumentacija nastala izmjerom geodetskim metodama (fotogrametrijom, ortogonalom, tahimetrijom, trigonometrijskim mjerenjem visina, nivelmanom, globalnim sustavima za satelitsko pozicioniranje) te službene državne karte i podaci pohranjeni u topografske baze. (3) Dokumentacija i podaci evidencije o državnoj granici na kopnu su podaci o načinu označavanja granične crte, podaci vezani za identi�kaciju granične crte i ostala dokumentacija i podaci nastali tijekom rada na obnovi, održavanju i identi�kaciji granične crte. Članak 8. Dokumentaciju i podatke katastarske izmjere i tehničke reambulacije čine: – elaborat geodetske osnove – digitalni ortofotoplan i digitalni model terena – pregledna skica podjele na detaljne listove katastarskog plana – skice izmjere – digitalni katastarski plan – pregledna katastarska karta – popis katastarskih čestica – popis zgrada i drugih građevina – popisni listovi – popis područja pojedinih vrsta uporabe – popis područja posebnih pravnih režima – popis adresa katastarskih čestica – popis kućnih brojeva – popis osoba – dopunske skice izmjere – tehničko izvješće – iskazi promjena i pripadajuće zbirke (iskazi promjena, zbirke isprava izlaganja i zbirke dopunskih skica izmjere i geodetskih elaborata) i – ostala dokumentacija i podaci nastali u provedbi katastarske izmjere i tehničke reambulacije. Članak 9. (1) Dokumentaciju i podatke geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra nekretnina čine: – katastarski plan – stalne točke geodetske osnove – digitalni ortofotoplan – zbirka geodetskih elaborata te geodetskih projekata i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra nekretnina. (2) Dokumentaciju i podatke popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina čine: – popisi (katastarskih čestica, koordinata lomnih točaka međa i drugih granica katastarskih čestica, zgrada, područja posebnih pravnih režima i adresa katastarskih čestica) – posjedovni listovi – pomoćni popisi (popis kućnih brojeva, popis nositelja prava upisanih u posjedovne listove i popis promjena) i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina. Članak 10. (1) Dokumentaciju i podatke geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra zemljišta čine: – katastarski plan – stalne točke geodetske osnove – zbirka geodetskih elaborata te geodetskih projekata i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra zemljišta. (2) Dokumentaciju i podatke popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta čine: – popisi (katastarskih čestica, koordinata lomnih točaka međa i drugih granica katastarskih čestica utvrđenih prema pravilima katastra nekretnina za osnivanje katastarskih čestica) – posjedovni listovi – pomoćni popisi (popis osoba upisanih u posjedovne listove i popis promjena) i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta. Članak 11. Dokumentaciju i podatke komasacije čini tehnički elaborat komasacije koji sadrži: – katastarski plan za komasacijsko područje u analognom i digitalnom obliku – skice izmjere komasacijskog područja – popis katastarskih čestica obuhvaćenih postupkom komasacije – abecedni popis sudionika komasacije – popis komasiranih čestica – popis koordinata lomnih točaka granica katastarskih čestica i načina uporabe – nacrt izreke rješenja o komasaciji odnosno tehničke podatke koji se unose u rješenje o komasaciji (tehničko rješenje komasacije) – pregledni plan/kartu o stanju prije komasacije – pregledni plan/kartu o stanju poslije komasacije – tehničko izvješće i – ostalu dokumentaciju i podatke nastale u postupku komasacije. Članak 12. (1) Dokumentaciju i podatke pisanog dijela registra zgrada čine: – popis zgrada – popis posebnih dijelova zgrada i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja pisanog dijela registra zgrada. (2) Dokumentaciju i podatke gra�čkog dijela registra zgrada čine: – plan zgrada temeljen na geoprostornim podacima državne izmjere i katastra nekretnina te podacima iz akata za gradnju prema posebnim propisima kojima se uređuje prostorno uređenje i gradnja i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja gra�čkog dijela registra zgrada. Članak 13. (1) Dokumentaciju i podatke pisanog dijela katastra infrastrukture čine: – popis infrastrukture – popis vlasnika i upravitelja infrastrukture i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja pisanog dijela katastra infrastrukture. (2) Dokumentaciju i podatke gra�čkog dijela katastra infrastrukture čine: – plan infrastrukture – zbirka geodetskih elaborata infrastrukture i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja gra�čkog dijela katastra infrastrukture. Članak 14. (1) Dokumentaciju i podatke gra�čkog dijela registra prostornih jedinica čine: – gra�čke osnove – gra�čki podaci registra – pregledni kartografski prikazi po županijama, gradovima i općinama i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja gra�čkog dijela registra prostornih jedinica. (2) Dokumentaciju i podatke popisa prostornih jedinica čine: – popisi prostornih jedinica i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja popisa registra prostornih jedinica. (3) Dokumentaciju i podatke zbirke isprava čine: – zbirke elaborata promjena – zbirke rješenja o određivanju, mijenjanju ili ukidanju kućnih brojeva i – ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja zbirke isprava registra prostornih jedinica. Članak 15. (1) Podaci registra geografskih imena su geografska imena: geografskih cjelina, reljefnih oblika, voda kopna i mora, otoka i poluotoka, građevina i ostalih objekata, područja, naselja, prometnice i opća imena. (2) Dokumentaciju registra geografskih imena čine: – službeni dokumenti javnopravnih tijela koja u okviru svoje nadležnosti stvaraju pojedina geografska imena ili podatke o geografskim imenima i – ostala dokumentacija nastala u postupku osnivanja, vođenja i održavanja registra geografskih imena. III. POSTUPANJE S DOKUMENTACIJOM I PODACIMA Članak 16. Čuvanje dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika podrazumijeva pravilno rukovanje dokumentacijom i podacima te sustavno praćenje radi zaštite od oštećenja i uništenja, kao i poduzimanje mjera i radova nužnih za očuvanje cjelovitosti i namjene istih. Članak 17. Za čuvanje digitalne i analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika potrebno je, radi njihove trajne zaštite, u prostorijama Državne geodetske uprave, područnih ureda za katastar, odjela izvan sjedišta područnog ureda i ispostavama, ureda Grada Zagreba i središnje pismohrane ili regionalnim pismohranama za pohranu arhivskog gradiva (depo), osigurati primjeren prostor, uvjete i opremu za smještaj. Članak 18. (1) U Središnjem uredu Državne geodetske uprave se za područje Republike Hrvatske u analognom i/ili digitalnom obliku čuva sljedeća izvorna dokumentacija i podaci: – osnovnih geodetskih radova – topografskih izmjera – službenih državnih karata – evidencije o državnoj granici – katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija sadržanih u bazi izlaganja – gra�čkih dijelova, popisa prostornih jedinica i zbirki isprava registra prostornih jedinica – registra geografskih imena – jedan primjerak digitalnih izvornika arhiviranih na medije (arhivske trake) i – ostala dokumentacija i podaci nastali u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave. (2) Izvorna dokumentacija i podaci iz stavka 1. ovoga članka u analognom obliku, nakon prevođenja u digitalni oblik pohranjuju se u središnjoj pismohrani. Članak 19. (1) U područnim uredima za katastar, odjelima izvan sjedišta područnih ureda i ispostavama, uredu Grada Zagreba se za područja iz njihove nadležnosti u analognom i/ili digitalnom obliku čuva sljedeća izvorna dokumentacija i podaci: – osnovnih geodetskih radova – topografske izmjere – katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija – geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina – geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta – komasacija – pisanog i gra�čkog dijela registra zgrada – pisanog i gra�čkog dijela katastra infrastrukture – gra�čkog dijela, popisa prostornih jedinica i zbirke isprava registra prostornih jedinica i – ostala dokumentacija i podaci nastali u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave odnosno ureda Grada Zagreba. (2) Izvorna dokumentacija i podaci iz stavka 1. ovoga članka u analognom obliku nakon prevođenja u digitalni oblik pohranjuje se u središnjoj ili regionalnoj pismohrani. Članak 20. U središnjoj pismohrani ili regionalnim pismohranama za pohranu arhivskog gradiva (depo), čuva se sljedeća analogna dokumentacija nakon prevođenja u digitalni oblik: – osnovnih geodetskih radova – topografske izmjere – katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija – geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina – geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta – komasacija – pisanog i gra�čkog dijela registra zgrada – pisanog i gra�čkog dijela katastra infrastrukture – gra�čkog dijela, popisa prostornih jedinica i zbirke isprava registra prostornih jedinica – ostali podaci nastali u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave odnosno ureda Grada Zagreba i – jedan primjerak digitalne dokumentacije i podataka arhivirane na medije (arhivske trake). IV. SUSTAV DIGITALNOG ARHIVA (SDA) Članak 21. (1) U svrhu osiguravanja trajnog čuvanja analognih dokumenata, podataka i arhivskog gradiva iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika u digitalnom i analognom obliku, brzog pristupa dokumentaciji i podacima te djelotvornijeg poslovnog procesa, uspostavlja se sustav digitalnog arhiva Državne geodetske uprave. (2) Sustav digitalnog arhiva osigurava prevođenje u digitalni oblik (konverziju) analogne dokumentacije i podataka iz stavka 1. ovoga članka te njihovo trajno čuvanje. (3) Za potrebe prevođenja u digitalni oblik analogne dokumentacije i podataka Državne geodetske uprave unutar sustava digitalnog arhiva, uspostavljaju se centri za konverziju podataka. (4) Sustav digitalnog arhiva čini dokumentacija i podaci iz stavka 1. ovoga članka u digitalnom obliku, središnja pismohrana ili regionalne pismohrane (depo) te centri za konverziju podataka. Članak 22. Osim dokumentacije i podataka iz članka 21. ovoga Pravilnika, u sustavu digitalnog arhiva čuva se i ostala dokumentacija i podaci Državne geodetske uprave u digitalnom i analognom obliku sukladno posebnim propisima. Članak 23. Državna geodetska uprava zadržava u svojoj nadležnosti čuvanje analogne dokumentacije i podataka i nakon njihova prevođenja u digitalni oblik. Članak 24. Uredbom o unutarnjem ustrojstvu Državne geodetske uprave određuju se ustrojstvene jedinice u kojima se obavljaju poslovi centra za konverziju podataka. Članak 25. Centri za konverziju podataka obavljaju sljedeće poslove: – djelomična registracija analogne dokumentacije – priprema analogne dokumentacije za skeniranje – skeniranje analogne dokumentacije – kontrola kvalitete prevođenja u digitalni oblik – postupanje s oštećenim analognim dokumentima sukladno speci�kacijama za postupanje s oštećenim dokumentima (restauriranje) – priprema analogne dokumentacije nakon prevođenja u digitalni oblik za otpremu i pohranjivanje u središnjoj pismohrani i – priprema i dostava digitalnih podataka u Središnji ured Državne geodetske uprave radi trajne pohrane na arhivske trake. Članak 26. (1) Prije prevođenja u digitalni oblik analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, potrebno je u Središnjem uredu Državne geodetske uprave, područnim uredima za katastar, odjelima izvan sjedišta područnih ureda i ispostavama te uredu Grada Zagreba, izvršiti njihovu registraciju upisivanjem metapodataka u informacijski sustav sustava digitalnog arhiva. (2) Metapodaci ili »podaci o podacima« su podaci koji opisuju karakteristike nekog dokumenta u digitalnom obliku te omogućavaju pretraživanje, pregledavanje, prijenos i dokumentiranje informacijskog sadržaja. U digitalnom smislu to su strukturirani podaci koji opisuju, objašnjavaju, lociraju dokument u digitalnom obliku ili na neki drugi način omogućavaju lakše upravljanje resursima. Članak 27. (1) Priprema analogne dokumentacije za prevođenje u digitalni oblik je postupak u kojem se svaki dokument priprema za postupak skeniranja (odstranjivanje metalnih dijelova i sl.) te razvrstava prema dimenziji i tipu dokumenta. (2) Restauriranje analogne dokumentacije je postupak pri kojem se oštećeni analogni dokumenti dovode u stanje pogodno za prevođenje u digitalni oblik (skeniranje) u skladu sa speci�kacijama za postupanje s oštećenim dokumentima. (3) Skeniranje dokumenata je postupak u kojem se svaki dokument prevodi iz analognog u digitalni oblik uporabom za to namijenjenog skenera. (4) U cilju osiguranja kvalitetnih dokumenata u digitalnom obliku za trajnu pohranu, prilikom skeniranja trebaju biti ispunjeni sljedeći tehnički zahtjevi: – način skeniranja – u boji – rezolucija skeniranja – 300 dpi – dubina skeniranja – 24 bita i – format zapisa – pdf/a. (5) Kontrola kvalitete prevođenja u digitalni oblik je postupak kontrole cjelovitosti i čitljivosti skeniranih dokumenata. Članak 28. (1) Prevođenjem u digitalni oblik analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, analogni dokumenti se iznimno upotrebljavaju u radu. (2) Prevođenje dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika u digitalni oblik, mora se obaviti na način da jamči pouzdanost i uporabivost prevedene dokumentacije i podataka na način da: – su sačuvana sva bitna svojstva, sastavnice i uporabivost izvorne analogne dokumentacije i podataka – je izvršeno na način koji jamči da nije obavljeno neovlašteno i nedokumentirano dodavanje, mijenjanje ili uklanjanje svojstava izvorne analogne dokumentacije i podataka – je obavljeno u skladu s utvrđenim pravilima i da je primjereno dokumentirano u svrhu osiguranja i provjere ispravnosti i kakvoće prevođenja i da – je obavljeno u skladu s drugim propisima kojima se uređuju uvjeti i postupci prevođenja u digitalni oblik pojedine dokumentacije i podataka. (3) Nakon prevođenja u digitalni oblik, izvorni analogni dokument se ne uništava. Članak 29. (1) Nakon prevođenja u digitalni oblik izvorne analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, a prije trajne pohrane u središnjoj pismohrani, analogna dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika moraju biti složeni po oznakama koje jednoznačno identi�ciraju dokumentaciju, nazivu, vrsti i vremenu nastanka. (2) Digitalni podaci čuvaju se u tri primjerka, na odvojenim mjestima. Članak 30. (1) Sustav digitalnog arhiva omogućava razmjenu dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika u digitalnom obliku putem servisa za potrebe poslovnih procesa drugih sustava, registara ili baza Državne geodetske uprave. (2) Dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika preuzeti u sustav digitalnog arhiva mogu nastati izvorno u digitalnom obliku ili prevođenjem iz analognog oblika u skladu s člankom 27. stavkom 4. ovoga Pravilnika. (3) Dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika koji se preuzimaju u sustav digitalnog arhiva trebaju biti strukturirani na način koji će omogućiti njihovo arhiviranje u sustavu digitalnog arhiva. Članak 31. Podaci i izvodi iz sustava digitalnog arhiva Državne geodetske uprave se izdaju sukladno pravilnicima iz članka 171. stavaka 4. i 5. i odluci iz članka 171. stavka 6. Zakona o državnoj izmjeri i katastru nekretnina (»Narodne novine«, br. 112/18). V. ZAVRŠNE ODREDBE Članak 32. Danom stupanja na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o načinu čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere i katastra nekretnina (»Narodne novine«, br. 73/10). Članak 33. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Klasa: 080-01/19-01-13 Urbroj: 541-1-20-14 Zagreb, 24. siječnja 2020. Glavni ravnatelj dr. sc. Damir Šantek, dipl. ing. geod., v. r.