Orden SAS/3592/2009 - Crea Comisión calificadora de documentos administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social

Artículo 1. Creación y adscripción. 1. Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social, adscrita a la Subsecretaría de Sanidad y Política Social, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental del Departamento y de sus organismos públicos, mediante el desarrollo de las funciones de estudio y dictamen en las materias relativas a la calificación, conservación, acceso, inutilidad administrativa y, en su caso, eliminación de los documentos generados y conservados en sus archivos. 2. También podrán constituirse, mediante orden ministerial, comisiones calificadoras de documentos administrativos en los diferentes organismos públicos vinculados o dependientes del Departamento, cuando el volumen de la gestión documental que tenga lugar en los mismos así lo aconseje, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social.

Artículo 2. Composición. 1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social estará integrada por los siguientes miembros: a) Presidente: El Secretario General Técnico. b) Vicepresidente: El Subdirector General de Recursos y Publicaciones. c) Vocales, con nivel de Subdirector General o equivalente, designados por los titulares de los diferentes órganos u organismos: Un representante del Gabinete de la Ministra, un representante de la Subsecretaría, un representante de la Secretaría General de Sanidad, un representante de la Secretaría General de Política Social y Consumo, un representante de cada una de las Direcciones Generales del Ministerio y un representante por cada uno de Organismos Públicos y Entidades Gestoras de la Seguridad Social, vinculados o dependientes del Departamento, en el caso de que no tengan constituida Comisión Calificadora de Documentos Administrativos específica. También formarán parte de la Comisión, en calidad de vocales, un Abogado del Estado, de la Abogacía del Estado en el Departamento, el Subdirector General de Tecnologías de la Información; el titular de la Oficialía Mayor del Ministerio. En su caso, serán vocales de la Comisión un representante de cada una de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos específicas que se creen para los Organismos públicos y Entidades vinculados o dependientes del Departamento. 2. Secretario, un funcionario de la Subdirección General de Recursos y Publicaciones, designado por el Presidente de la Comisión. 3. Además de los miembros mencionados en el apartado 1, podrán asistir a las sesiones de la Comisión en calidad de expertos, con voz pero sin voto, aquellos funcionarios cuya asistencia sea aconsejable por razón de las materias a tratar, previa convocatoria de su Presidente.

Artículo 3. Régimen de funcionamiento. 1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos podrá actuar en Pleno o en Comisión Ejecutiva. cve: BOE-A-2010-205 2. El Pleno se reunirá, al menos, una vez al año, previa convocatoria de su Presidente, y cuantas otras veces sea convocado por el mismo. BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 4 Martes 5 de enero de 2010 Sec. I. Pág. 747 3. La Comisión Ejecutiva estará presidida por el Subdirector General de Recursos y Publicaciones, e integrada por un máximo de seis vocales elegidos por el Pleno, entre sus miembros, actuando como secretario el Secretario de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos. 4. A iniciativa del Presidente de la Comisión, el Pleno podrá crear cuantos grupos de trabajo sean precisos para el cumplimiento de sus respectivos objetivos, determinando en tales casos su composición y funciones. Los integrantes de estos grupos de trabajo no tendrán que ser necesariamente miembros de la Comisión.

Artículo 4. Funciones. 1. Son funciones del pleno de la Comisión, las siguientes: a) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos generados, reunidos o conservados en el Departamento y en las Entidades y Organismos Públicos adscritos a él adscritos, proponer criterios para su tratamiento y custodia y elaborar las normas básicas de organización y funcionamiento del sistema archivístico del Ministerio de Sanidad y Política Social. b) Proponer los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Departamento y sus Organismos Públicos, y proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central correspondiente, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración. c) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relacionadas con el acceso a los documentos, expedientes y registros conservados en los archivos dependientes del Ministerio y de los Organismos Públicos vinculados o dependientes de él, con arreglo a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y demás normativa aplicable. d) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas al régimen de conservación, inutilidad administrativa y régimen de eliminación de los documentos del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes de él. e) Acordar la iniciación del procedimiento de eliminación de documentos o series documentales del Departamento y, en su caso, la conservación del contenido de los mismos en un soporte distinto del original en que fueron producidos, elevando las propuestas de eliminación de series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos administrativos, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, a los efectos en él previstos, y en el artículo 6 del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre. f) Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes de él. g) Informar sobre las propuestas de creación de Comisiones calificadoras de documentos administrativos dependientes de organismos públicos vinculados o adscritos al Departamento. h) Impulsar la automatización de los archivos del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, y en particular fijar los criterios sobre el desarrollo y la utilización de lo previsto para los documentos y archivos electrónicos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. i) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora cve: BOE-A-2010-205 de Documentos Administrativos, coordinando actuaciones y favoreciendo la uniformidad de su aplicación por las diferentes Comisiones Calificadoras creadas en las entidades y organismos adscritos al Departamento. j) Las restantes funciones que le atribuya la normativa vigente y cuantos asuntos en materia archivística le sean sometidos por su Presidente. BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 4 Martes 5 de enero de 2010 Sec. I. Pág. 748 2. Corresponde a la Comisión Ejecutiva la realización de las actuaciones preparatorias para el ejercicio por el Pleno de las funciones mencionadas en el apartado anterior.

Artículo 5. Régimen jurídico. En lo no previsto en esta orden, el régimen jurídico de la Comisión se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en el capítulo IV del título II de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

Artículo 6. Gasto público. La constitución y funcionamiento de la Comisión serán atendidos con los actuales medios personales y materiales del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, sin que la aprobación de esta Norma suponga incremento del gasto público.

Artículo 7. Derogación normativa. Queda derogada la Orden SCO/3138/2007, de 23 de octubre.

Artículo 8. Entrada en vigor. La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». Madrid, 22 de diciembre de 2009.–La Ministra de Sanidad y Política Social, Trinidad Jiménez García-Herrera. cve: BOE-A-2010-205 http://www.boe.es BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO D. L.: M-1/1958 - ISSN: 0212-033X