Resolución Nº 34 - Normativa técnica para el uso y manejo de las colecciones del Museo de Referencia en Entomología Económica (MREE)

Resolución Nº 034 Dr. Luis Naveda Cedeño DIRECTOR EJECUTIVO DEL SERVICIO ECUATORIANO DE SANIDAD AGROPECUARIA - SESA Considerando: Que el MREE, tiene la función fundamental de documentar sistemáticamente y preservar los registros materiales de la biodiversidad de sus insectos u otros artrópodos siendo sus propósitos básicos de servicio a la sociedad con educación progresiva e iniciativas de investigación; Que es indispensable modernizar la labor de conservación y uso de las colecciones de insectos y artrópodos del MREE, superando la insuficiencia de expertos, sistematizar las recolecciones y exploraciones, incrementar el intercambio de colecciones entre instituciones y favorecer el ámbito académico, y que se constituya como una prueba irrefutable del inventario de plagas, enfermedades y malezas del Ecuador; Que nuestro país, con sus variadísimos microclimas sus complejos agroecológicos necesita conocer la situación de los artrópodos - plagas, que están afectando el desarrollo de las plantas cultivadas de mayor importancia económica, a medida que las especies perjudiciales y beneficiosas se identifiquen apropiadamente; Que el Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria SESA, como entidad rectora de la política de la sanidad fito y sanitaria del país, debe emitir las normas técnicas correspondientes para estos eventos de trascendental importancia económica; y, En uso de las atribuciones que le confiere el Decreto 3609 en su literal d) Art. 11 del Título VIII, del Libro III del Decreto Ejecutivo 3609 del Texto Unificado de Legislación Secundaria del Ministerio de Agricultura y Ganadería, publicado en el Registro Oficial, Edición Especial Nº 1 del 20 de marzo de 2003, Resuelve: EXPEDIR LA NORMATIVA TECNICA PARA EL USO Y MANEJO DE LA COLECCION DE INSECTOS Y ARTROPODOS DEL MUSEO DE REFERENCIA EN ENTOMOLOGIA ECONOMICA DEL SERVICIO ECUATORIANO DE SANIDAD AGROPECUARIA - SESA. CAPITULO I CONSIDERACIONES GENERALES Art.- 1.- El Museo de Referencia en Entomología Económica (MREE) se lo ubicará en un sitio de los laboratorios de Entomología de Tumbaco, ocupando una área de 110 m2. Art.- 2.- Ingresarán al Museo exclusivamente las especies correctamente identificadas. Art.- 3.- Los especímenes ofrecidos por otras instituciones o profesionales, no ingresarán al museo hasta cuando no se compruebe su identificación correcta con su respectiva carta de identificación. Art.- 4.- El cuidado de la colección será responsabilidad del personal técnico directamente involucrado con el mismo, quienes deberán poseer el entrenamiento adecuado que los capacite para comprender los aspectos legales, éticos y de seguridad relacionados con el manejo de la colección. Las funciones principales de cada uno de ellos es asegurar la conservación y administración de los materiales almacenados en la colección y propiciar el ingreso de nuevo material, bajo estrictas medidas de seguridad en la correcta identificación sistemática de las especies, su posición geográfica y más especificaciones. Art. 5.- Los responsables de la colección, son técnicos del SESA, especializados en esa materia en cada una de las provincias y encargados de coleccionar los especímenes y deben propiciar el intercambio de material con otras instituciones científicas o personas, de manera de favorecer el incremento y calidad de las colecciones de insectos u otros artrópodos. Queda absolutamente prohibida la salida de material original de las colecciones depositadas en el MREE. Art. 6.- Las colecciones depositadas en el MREE, podrá ser consultada por personas calificadas que desarrollen un trabajo de investigación (docentes, investigadores, becarios tesistas etc.), o con fines educativos o de divulgación que cuenten con el respaldo de una institución reconocida. Art. 7.- El responsable del MREE, otorgará los permisos pertinentes para la realización de aquellas actividades relacionadas con el uso y manejo de la colección que excedan el ámbito académico, como exposiciones privadas o públicas, bajo la supervisión estricta del responsable oficial del “MREE”. Art. 8.- El responsable del “MREE”, de la colección podrá proponer a la Dirección Ejecutiva del SESA, las normas complementarias que considere pertinentes para la conservación y administración racional y eficiente de la colección a su cargo, siempre y cuando no entren en contradicción con el presente reglamento. Art. 9.- Es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva del SESA, resolver conjuntamente con el responsable del museo y otras personas que tengan que ver con el desarrollo del “MREE”, las dudas, conflictos o discrepancias que genere la interpretación y/o aplicación del presente reglamento. CAPITULO II DOCUMENTACION Art. 10.- Se mantendrá en forma permanente un libro de entradas o inventario oficial de cada colección, aun cuando la información este totalmente ingresada en una base de datos digital. El o los libros deberán tener las hojas foliadas y contendrá toda la información correspondiente de cada una de las unidades de registro (espécimen, artefacto, lote, objeto, preparado etc.) numerado en forma correlativa. Art. 11.- La colección deberá ser ingresada a una base de datos generando por lo menos una copia de la misma (Diskette, CD/RW, Flash Memory etc.) con una actualización no mayor a un mes. Las copias deberán ser guardadas por separado en lugares seguros. Art. 12.- Todos los documentos escritos (Convenios, permisos, solicitudes notas de campo etc.) correspon-dientes a la administración de la colección deberán ser archivadas adecuadamente y guardados en lugares seguros. CAPITULO III INGRESOS Art. 13.- El ingreso de un material se hará efectivo cuando sus datos queden registrados en el libro de inventario de una colección del “MREE”, asignándole un número de unidad de registro. A partir de este momento deberá estar depositado en la colección correspondiente. Art. 14.- Todos los materiales que ingresen a la colección del “MREE”, deben estar acompañados de la documentación respectiva, lo más completa posible. (localidad y fecha de la obtención, colector y cualquier otra información complementaria como: sexo, abundancia hospederos, método de obtención etc.) CAPITULO IV CONSULTAS Art. 15.- Las consultas solo pueden ser autorizadas por el responsable del “MREE”, quedando bajo la responsabilidad del mismo designar a otra persona calificada para reemplazarlo en caso de ausentarse. Art. 16.- Cada colección debe llevar un registro de consultas en el que conste; fecha, nombre del visitante, institución, donde trabaja y detalle del material consultado. Art. 17.- Cada consulta debe quedar registrada en forma independiente. Art. 18.- El responsable del “MREE”, podrá solicitar al visitante una nota previa o simultanea con la consulta, detallando el material que desea consultar y su justificación. Art. 19.- El responsable del “MREE”, solo podrá negar la consulta de un determinado material si el mismo se encuentra en préstamo o por otras causales debidamente justificadas. Art. 20.- Toda modificación en el estado del material (extracción de partes, muestras de tejidos etc. debe ser solicitado y justificado por escrito por el interesado, detallando los procedimientos a emplear, por tanto el responsable del “MREE”, tendrá que consultar con el coordinador de los laboratorios de Tumbaco para conceder o denegar la autorización también por escrito. Art. 21.- Todo investigador que cite material consultado de una colección determinada por el “MREE”, deberá proveer los datos de la publicación de referencia y enviar una separata del trabajo, en el caso de libros, fotocopias de la portada y de la/as páginas donde conste el material citado. CAPITULO V PRESTAMOS Art. 22.- Un préstamo es un tipo particular de consulta de material de una colección y como tal debe cumplir con los artículos precedentes de este reglamento. Art. 23.- Se recomienda restringir al máximo la salida en préstamo de los materiales originales de la colección del “MREE”, para exhibiciones temporales fuera de los laboratorios del SESA, Tumbaco; Art. 24.- El préstamo temporal de las colecciones de insectos y otros artrópodos deberá estar ampliamente justificado y será autorizado por el Director Ejecutivo del SESA o coordinador de los laboratorios de Tumbaco. Art. 25.- El material en exhibición debe ser considerado como un préstamo, sin embargo el coordinador o responsable del ‘MREE’, seguirá siendo el responsable por la correcta conservación del material recibido, debiendo asesorar sobre el tema a el\los responsables de la exhibición y con poder de decisión sobre la inclusión o exclusión de dicho material o colección pertinente. CAPITULO VI DONACIONES O CANJES Art. 26.- Las donaciones o canjes de material ingresado a las colecciones del MREE, solo pueden ser autorizados por el coordinador de los laboratorios del SESA, sin excepción o por el responsable de la colección avalada por el coordinador de los laboratorios y cuando se disponga de material suficiente. Art. 27.- Siempre que la cantidad y calidad del material lo permita el coordinador de los laboratorios o el responsable de la colección pueden destinar un espécimen, parte de un lote o el lote completo si se tratara de un material muy representado en la colección con la finalidad de ofrecerle en donación o canje, reservarlo como material didáctico o préstamo de exhibiciones temporales. El material reservado para estos fines debe estar claramente identificado. Art. 28.- Solo se pueden realizar donaciones a instituciones u organizaciones científicas y/o educativas sin fines de lucro. Unicamente se podrá considerar la donación a un investigador cuando este solicite material sobre el que aplicara técnicas de estudio destructivas. Art. 29.- Toda solicitud de donación o canje de material debe realizarse por escrito, explicando la finalidad de la misma y el destino del material. Art. 30.- Por cada donación o canje (que podrá constar de uno o más lotes o ejemplares) deben confeccionarse dos fichas o formularios idénticos y similares a los del préstamo de materiales. El receptor de la donación o canje se comprometerá además a citar siempre la colección de origen. CAPITULO VII EGRESOS Art. 31.- Todo material de una colección del “MREE”, que sea donado canjeado o destruido por accidente o fallas en la conservación deben ser dados de baja. Previamente mediará un informe pormenorizado de los causales que deberá ser elevado a la Dirección Ejecutiva del SESA. El material no será dado de baja hasta que se tenga la seguridad de que la pérdida es definitiva. Art. 32.- El número de registro y la información del material egresado deberá conservarse junto con las razones del egreso, la fecha y el nombre del curador que lo ejecuta y ese número no podrá ser reutilizado. CAPITULO VIII MATERIAL TIPO Art. 33.- Los ejemplares o especímenes tipo deberán estar claramente identificados como tales y se recomienda almacenarlos en un lugar aparte del resto de la colección, utilizando el mobiliario mas seguro para su conservación. Art. 34.- Cada colección del “MREE”, debe confeccionar, publicar y actualizar un listado de los ejemplares tipo que posee y crear un archivo con la documentación (separatas, o fotocopias de las publicaciones respectivas) que establece su condición de material tipo. Art. 35.- Se limitará al máximo posible el préstamo de los ejemplares tipo quedando bajo la exclusiva responsabilidad del responsable del MREE, y del Director Ejecutivo del SESA, para tomar decisiones de autorizar o negar estos préstamos. Art. 36.- La presente norma técnica entrará en vigencia a partir de su suscripción sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Comuníquese, publíquese y cúmplase. Quito, D. M., 14 de julio del 2008. f.) Dr. Luis Naveda Cedeño, Director Ejecutivo del SESA.