Resolución Nº 16 - Reglamento orgánico y funcional del Instituto Nacional Galápagos (INGALA)

Resolución No. 016-CI-2001 EL CONSEJO DEL INGALA Considerando: Que, el artículo 239 de la Constitución Política de la República y el numeral 3 del artículo 4 de la Ley de Régimen Especial para la Conservación y el Desarrollo Sustentable de la Provincia de Galápagos, publicada en el Registro Oficial N0 278 del 8 de marzo de 1998, otorgan al Instituto Nacional Galápagos nuevas atribuciones en relación a las que ejercía anteriormente; Que, el numeral 5 del artículo 6 de la ley ibídem otorga al Consejo del lNGALA la facultad de aprobar sus reglamentos internos; Que, debido a la necesidad de actualizar el Reglamento Orgánico Funcional del INGALA a las nuevas competencias otorgadas por la Constitución y la ley, el Gerente, en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 8, ha presentado al Consejo del INGALA un proyecto de Reglamento Orgánico Funcional del Instituto Nacional Galápagos; Que, es necesario dar cumplimiento a la recomendación N0 2 del informe de auditoria N0 2001-003 de examen especial, realizado por la Contraloría General del Estado al lNGALA, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 1997 al 31 de agosto del 2000; y, En uso de sus atribuciones legales, Resuelve: Expedir el siguiente Reglamento Orgánico Funcional del Instituto Nacional Galápagos, INGALA. TITULO I DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Articulo 1.- El Instituto Nacional Galápagos está conformado por los siguientes niveles administrativos: a) Nivel Directivo: b) Nivel Ejecutivo: c) Nivel Asesor: d) Nivel de Apoyo: y, e) Nivel Operativo. CAPITULO I NIVEL DIRECTIVO Articulo 2.- Está constituido por el Consejo de INGALA el que se encuentra integrado y cumple las funciones previstas en las disposiciones contenidas en el Capítulo II del Titulo 1 de la Ley de Régimen Especial para lii Conservación y Desarrollo Sustentable de la Provincia de Galápagos. CAPITULO II NIVEL EJECUTIVO Articulo 3.- El Gerente constituye la máxima autoridad administrativa de la Secretaría Técnica del INGALA. CAPITULO III NIVEL ASESOR Articulo 4.- Al Nivel Asesor le corresponde, especialmente, las funciones de: planificación, asesoría, programación, evaluación y control. Constituye la instancia consultiva de la Secretaria Técnica del INGALA, para la toma de decisiones del Nivel Ejecutivo y para la aplicación de los programas asignados a los restantes niveles. Está conformada por: a) Dirección de Planificación; y, b) Dirección de Asesoría Jurídica. CAPITULO IV NIVEL DE APOYO Artículo 5.- Este nivel posibilita el cumplimiento de las actividades de los demás niveles, proporcionando los recursos humanos, materiales y financieros necesarios a efectos de permitir el desarrollo de todas las acciones de competencia del instituto; lo integra la Dirección Administrativa Financiera. conformada por las siguientes unidades administrativas: 1. Departamento de Recursos Humanos, 2. Departamento de Mantenimiento y Transportes. 3. Departamento de Contabilidad y Control Presupuestario. 4. Departamento de Administración de Caja. 5. Departamento de Almacén. 6. Coordinaciones de Quito y Guayaquil. CAPITULO V NIVEL OPERATIVO Articulo 6.- El Nivel Operativo, es el responsable directo de la ejecución de las políticas, programas, proyectos y de la prestación de los servicios que demande la comunidad. Está integrado por: a) Dirección Técnica: b) Dirección de Control de Residencia; y, b) Delegaciones cantonales de Santa Cruz e Isabela. TITULO II ESTRUCTURA FUNCIONAL CAPITULO I DEL NIVEL EJECUTIVO Artículo 7.- El Gerente del INGALA, de conformidad con la Ley de Régimen Especial para la Conservación y Desarrollo Sustentable de la Provincia de Galápagos, es el representante legal y la máxima autoridad administrativa del instituto. Sus facultades son las determinadas en la Ley de Régimen Especial para la Conservación y Desarrollo Sustentable de la Provincia de Galápagos y en las demás leyes, reglamentos y resoluciones pertinentes. El Gerente dictará las normas y regulaciones que sean necesarias para delegar sus facultades a los directores, coordinadores y delegados del instituto. CAPITULO II DEL NIVEL ASESOR SECCION PRIMERA DE LA DIRECCION DE PLANIFICACION Artículo 8.- La Dirección de Planificación tendrá un Director con los siguientes deberes y atribuciones: a) Coordinar la planificación de los proyectos de desarrollo y conservación de los recursos naturales de la región insular, de conformidad con los lineamientos y principios establecidos en la Ley de Régimen Especial para la Conservación y Desarrollo Sustentable de la Provincia de Galápagos y coordinar acciones de planificación provincial con organismos de desarrollo local, regional, nacional e internacional; b) Organizar y coordinar los sistemas de planificación, programación, presupuestación, evaluación, seguimiento y sus respectivos subsistemas; c) Elaborar los planes a corto, mediano y largo plazo y proponer las políticas, objetivos Y estrategias provinciales de conformidad con las directrices enunciadas: d) Se encargará de la coordinación interinstitucional y el seguimiento a la implementación y ejecución del Plan Regional de Galápagos; e) Proponer a la Gerencia, en coordinación con las demás direcciones el Plan Operativo Anual: f) Formular, en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera el Plan Anual de Inversiones y realizar su evaluación; g) Establecer los métodos y diseños instrumentos técnicos y procedimientos adecuados para la investigación, recopilación. organización y actualización de datos socio económico-ambientales e institucionales de la provincia (mantener actualizado la información estadística de la provincia); h) Mantener actualizado, en coordinación con Asesoría Jurídica, los instrumentos administrativos existentes y elaborar aquellos que permitan una adecuada organización y sistematización de los procedimientos; i) Asesorar a la Gerencia y a los demás organismos del sector público de la provincia en materia de planificación; y, j) Las demás que la Gerencia las asigne con sujeción a la ley SECCION SEGUNDA DE LA DIRECCION DE ASESORIA JURIDICA Articulo 9.- La Dirección de Asesoría jurídica tendrá un Director, cuyas funciones son las siguientes a) Asesorar en materia legal al Consejo del INGALA, a la Gerencia y todas las unidades de la entidad: b) Elaborar o emitir criterios legales sobre los proyectos y reformas a las leyes, decretos, reglamentos y más instrumentos legales que sean necesarios para la actividad institucional; c) Patrocinar jurídicamente en los conflictos legales o judiciales que tenga la institución; d) Preparar los proyectos de reglamentos, convenios y contratos de la institución; e) Prestar asistencia en materia legal a las entidades y organismos del sector público de la provincia de Galápagos: f) Participar en los comités de conformidad con las normas legales y reglamentarias: g) Mantener actualizado el registro de leyes, resoluciones, acuerdos, sobre asuntos relativos a la institución; y. h) Las demás que le asigne al Gerente, con sujeción a la ley. CAPITULO III DEL NIVEL DE APOYO SECCION PRIMERA DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA Articulo 10.- La Dirección Administrativa Financiera tendrá un Director, cuyas funciones 500 las siguientes: a) Planificar, dirigir, organizar y controlar las actividades administrativas y financieras de la institución: b) Administrar la adecuada prestación de servicios generales; c) Establecer internamente normas y políticas de administración de recursos humanos, materiales y financieros, de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes; d) Planificar, dirigir y supervisar las adquisiciones del instituto y dirigir, controlar y mantener el subsistema de recepción, custodia, almacenaje, identificación, registro actualizado de las mismas; e) Reglamentar y controlar el subsistema de mantenimiento y transporte y mantener registros actualizados del mismo; f) Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones para el lNGALA de conformidad con las asignaciones presupuestarias respectivas; g) Definir y aplicar de conformidad con las disposiciones legales respectivas, las acciones de traspaso, bajas, remates, entre otros, de los bienes de la institución y participar en su ejecución; h) Mantener un sistema de documentación y archivo que garantice una adecuada clasificación de la correspondencia que recibe y remite el INGALA; i) Administrar los tondos de la institución, de conformidad con las leyes respectivas y vigilar la aplicación correcta del control interno dentro de la administración financiera, de conformidad a lo que establece la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y proponer las mejoras que ameriten; j) Supervisar el funcionamiento adecuado y oportuno de los sistemas de ejecución de presupuesto, de determinación y recaudación y recursos financieros de Tesorería y de Contabilidad Gubernamental; k) Garantizar la disponibilidad del flujo de caja que permita cumplir de manera eficiente y oportuna con los compromisos y obligaciones contraídas por el instituto; l) Asesorar en todos los aspectos del área al Gerente y a las demás unidades administrativas del INGALA; y, m) Las demás que la Gerencia las asigne, con sujeción a la ley. SECCION SEGUNDA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Articulo 11.- El Departamento de Recursos Humanos tendrá un Jefe, cuyas t'unciones son las siguientes: a) Observar el cabal cumplimiento de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, Código del Trabajo y demás disposiciones legales y reglamentarias relativas a la administración del personal; b) Coordinar los estudios de selección, clasificación, valoración de puestos. evaluación y demás subsistemas de administración de personal: c) Programar y ejecutar la capacitación del personal del INGALA. coordinando las acciones que senil necesarias con las diferentes unidades del instituto; d) Preparar y tramitar las acciones del personal relacionadas con nombramientos, contratos, ascensos, traslados, remociones, vacaciones, permisos y otros; e) Aplicar las sanciones disciplinarias de conformidad con la ley y los reglamentos; y, f) Las demás que le asigne el Director Administrativo Financiero y el Gerente, con sujeción a la ley. SECCION TERCERA DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y TRANSPORTE Artículo 12.- El Departamento de Mantenimiento y Transporte tendrá un Jefe cuyas funciones son las siguientes: a) Organizar, dirigir y controlar la prestación de los servicios generales tales como: transporte, seguridad, mantenimiento, conserjería, reproducción de documentos y demás servicios afines; b) Identificar las necesidades de la institución en lo atinente a distribución. adecuación y mantenimiento de los locales institucionales, así como de la logística necesaria para el almacenaje y abastecimiento de los recursos materiales y suministros necesarios para la actividad operativa; c) Asistirá al Director Administrativo - Financiero en el funcionamiento del respectivo sistema de documentación y archivo; d) Asistirá al Director Administrativo - Financiero en la elaboración y la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones para el INGALA, de conformidad con las asignaciones presupuestarias respectivas; e) Supervisar y controlar los trámites de compra, recepción, comprobando las cantidades y calidades: y, f) Las demás que le asigne el Director Administrativo -Financiero. con sujeción a la ley. SECCION CUARTA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTARIO Articulo 13.- El Departamento de Contabilidad y Control Presupuestario tendrá un Jefe, cuyas funciones son las siguientes: a) Programar, organizar, dirigir y coordinar todas las actividades contables del lNGALA; b) Diseñar y mantener la contabilidad y el manual de contabilidad de la institución, acorde con el desarrollo operativo de la misma; c) Asegurar el funcionamiento de un proceso de control interno financiero adecuado como parte del sistema de contabilidad y vigilar la calidad técnica y su funcionamiento adoptando medidas correctivas, de ser necesario: d) Cumplir las disposiciones legales, reglamentos, políticas y normas técnicas establecidas para la administración financiera y especialmente para el sistema de contabilidad: e) Asesorar a la Dirección Administrativa - Financiera, en materia de contabilidad y control presupuestario; f) Efectuar un control interno previo sobre compromisos, gastos y desembolsos; g) Registrar oportunamente las transacciones con sus debidos sustentos, elaborar y entregar los estados financieros señalados, así como administrar otra información financiera; y, h) Las demás que le asigne el Director Administrativo Financiero, de acuerdo a la ley. SECCION QUINTA DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE CAJA Articulo 14.- Son funciones del Departamento de Administración de Caja, las siguientes: a) Programar el flujo de recursos financieros del INGALA y su respectivo plan de caja, para garantizar el pago de las obligaciones legalmente exigible, dentro de los plazos estipulados; b) Captar oportunamente los ingresos tributarios y no tributarios, así como las transferencias del Estado y los ingresos por convenios nacionales e internacionales; c) Administrar los recursos financieros de manera eficiente, efectiva y económica; d) Asegurar el óptimo rendimiento de los recursos financieros del INGALA; e) Realizar las retenciones de ley y su pago oportuno a los organismos correspondientes; y, f) Las demás que le asigne el Director Administrativo -Financiero, de conformidad con la ley. SECCION SEXTA DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN Articulo 15.- Habrá un Almacén en cada delegación y tendrá un responsable cuyas funciones son las siguientes: a) Llevar un registro del destino y ubicación de los activos de la institución; b) Custodiar los activos de la institución que carezcan de asignación: c) Controlar el buen uso de los activos asignados u funcionarios de la institución: d) Establecer los sistemas de control de activos, en coordinación con el Director Administrativo -Financiero; e) Llevar un control de los ingresos y salidas de suministros y materiales e informar a quien corresponda para su adquisición; f) Receptar los activos, suministros y materiales adquiridos por la institución y registrarlos conforme a la ley y las disposiciones pertinentes; y, g) Las demás que le asigne el Director Administrativo -Financiero, de conformidad con la ley. SECCION SEPTIMA DE LA COORDINACION DE QUITO Y GUAYAQUIL Articulo 16.- Son funciones de las coordinaciones de Quito y Guayaquil, las siguientes: a) Representar administrativa y técnicamente al instituto ante los organismos nacionales e internacionales; b) Mantener comunicación permanente entre la institución y los diferentes organismos del Gobierno Central que tienen relación con los objetivos y funciones del INGALA; c) Investigar las posibilidades de cooperación técnico financiera y de capacitación que diferentes instituciones nacionales e internacionales pueden brindar al INGALA; d) Coordinar con las diferentes unidades de la institución, los trámites de carácter técnico que se requieran, a fin de realizas el seguimiento de los mismos; e) Con sujeción al plan de adquisiciones elaborado por el instituto y las normas reglamentarias internas, ejecutar las adquisiciones que la Dirección Administrativa Financiera le disponga, así como custodiar los bienes adquiridos, hasta que sean distribuidos, de manera oportuna, a la provincia de Galápagos: f) Llevar y mantener actualizados los registros de proveeduría y cotizaciones; y, g) Las demás que le asigne el Gerente con sujeción a la ley. CAPITULO IV DEL NIVEL OPERATIVO SECCION PRIMERA DE LA DIRECCION TECNICA Artículo 17.- La Dirección Técnica tendrá un Director, cuyas funciones son las siguientes: a) Dirigir, organizar y supervisar los proyectos que el INGALA ejecuta directa e indirectamente; b) Coordinar con la Dirección de Planificación la debida ejecución de los proyectos señalados en el literal a); dirigir y supervisar la elaboración de su diseño; c) Prestar asesoría técnica a los organismos públicos y privados de la provincia de Galápagos; d) Dirigir y supervisar la fiscalización de obras civiles que por terceras personas o convenios ejecute el INGALA; e) Solicitar los recursos que sean del caso para ejecutar los programas y proyectos; f) Evaluar y controlar los proyectos que ejecuta la institución; g) Dar seguimiento al desarrollo de los estudios de impacto ambiental que, de acuerdo con su competencia, realice el INGALA por sí, o por medio de terceros; h) Por delegación del Gerente, analizar y evaluar los presupuestos y planes operativos de las entidades del sector público tanto autónomas como dependientes, para su aprobación ante el Consejo del INGALA; e, i) Las demás que le asigne el Gerente, de conformidad con la ley. SECCION SEGUNDA DE LA DIRECCION DE CONTROL DE RESIDENCIA Artículo 18.- La Dirección de Control de Residencia tendrá su sede en la ciudad de Puerto Baquerizo Moreno y un Director que cumplirá las siguientes funciones: a) Ejecutar las políticas que emanen del Comité de Calificación y Control de Residencia del INGALA, de conformidad con la Ley de Régimen Especial para la Conservación y el Desarrollo Sustentable de Galápagos y su reglamento; b) Mantener actualizados los expedientes individuales de los residentes permanentes y temporales de la provincia de Galápagos y verificar la veracidad de los datos y documentos allí contenidos; c) Asesorar al Comité y al Gerente, en el proceso de calificación de residentes permanentes y temporales; d) Coordinar con los funcionarios o empleados responsables en cada isla, las acciones de control previo, concurrente y posterior, respecto de la permanencia irregular de ciudadanos en la provincia de Galápagos, de conformidad con la precitada ley y su reglamento; e) Para los fines del literal anterior y a fin de asegurar el correcto y debido cumplimiento de las tareas arriba indicadas, deberá mantener una constante coordinación con las demás áreas y dependencias de la Secretaria Técnica; f) Asegurar la adecuada organización y distribución de funciones del personal a su cargo en la provincia, para asegurar el pleno cumplimiento de las competencias legales: g) Coordinar con otras instituciones las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales y reglamentados en materia de control de residencia en la provincia de Galápagos; y, h) Las demás que le asigne el Gerente y el Comité de Calificación y Control de Residencia, de conformidad con la ley. SECCION TERCERA DE LAS BRIGADAS CANTONALES DE CONTROL DE RESIDENCIA Artículo 19.- Habrá una Brigada de Control de Residencia en los cantones de Santa Cruz e Isabela, cada una de las cuales tendrá su Jefe, cuyas funciones serán las siguientes: a) Asistir al Director de Control de Residencia en el cumplimiento de las funciones especificadas en los literales a), b) y d) del articulo anterior, dentro de su jurisdicción; b) Proveerá al Director de Control de Residencia de la información necesaria que le permita mantener actualizados los expedientes individuales de los residentes permanentes 'y temporales de la provincia de Galápagos; c) Coordinar con los funcionarios o empleados responsables de la delegación respectiva, las acciones de control previo, concurrente y posterior, respecto de la permanencia irregular de ciudadanos dentro de su jurisdicción territorial, sobre lo cual mantendrá informado al Director; d) Para los fines del literal anterior y a fin de asegurar el correcto y debido cumplimiento de las tareas arriba indicadas, deberá mantener una constante coordinación con las demás áreas y dependencias de la Secretaría Técnica; e) Coordinar con las otras instituciones, dentro de su jurisdicción territorial, las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales y reglamentarios en materia de control de residencia en la provincia de Galápagos; y, f) Las demás que le asigne el Gerente y el Comité de Calificación y Control de Residencia, de conformidad con la ley. SECCION CUARTA DE LAS DELEGACIONES CANTONALES Articulo 20.- Son funciones de las delegaciones cantonales, las siguientes: a) Ejecutar proyectos y programas de acuerdo al Plan operativo, responsabilizarse directamente de los proyectos y programas que se ejecuten en su jurisdicción; b) Coordinar las labores con otras instituciones del cantón; c) Fiscalizar las obras que por terceras personas ejecute el INGALA; d) Informar periódicamente al Gerente el avance de los proyectos y programas, así como de la fiscalización de obras: e) Autorizar los fondos de caja chica o fondo rotativo de la delegación, conforme a los reglamentos respectivos; f) Prestar asistencia técnica a las instituciones del cantón que lo soliciten; g) Solicitar los recursos humanos y financieros necesarios a través de la Gerencia: h) Responsabilizarse del buen funcionamiento administrativo, financiero y personal de la delegación cantonal; i) Sugerir proyectos de elaboración de convenios con otras instituciones en el cantón; j) Administrar los recursos humanos, materiales y financieros de la institución, dentro de su jurisdicción y conforme a las normas respectivas; y, k) Las demás que le asigne el Gerente, de acuerdo a la ley. DISPOSICIONES GENERALES Articulo 21.- En caso de ausencia e impedimento temporal del Gerente, éste será reemplazado por un Director, el mismo que será designado por el Gerente. Articulo 22.- Los directores deberán realizar las siguientes funciones comunes: a) Formular el plan de trabajo y el presupuesto de la unidad, conjuntamente con las instancias respectivas y en coordinación con la Dirección de Planificación; b) Cumplir y hacer cumplir en coordinación con la Dirección Técnica, los planes, programas y proyectos a ejecutarse en su Dirección; y, c) Administrar eficientemente los recursos humanos, materiales y financieros asignados para el cumplimiento de sus actividades. Articulo 23.- En casos de ausencia e impedimento temporal, de un Director, será reemplazado por un Jefe Departamental u otro Director designado por el Gerente, mediante acción de personal, en sujeción a las normas legales y regramentarias vigentes. Artículo 24.- Deróguese todas las disposiciones e instrumentos administrativo y reglamentarios que se opongan al presente Reglamento Orgánico Funcional. Artículo 25.- Todas las unidades administrativas del INGALA, observarán las líneas jerárquicas establecidas en la Estructura Orgánica y Funcional señalada en el presente reglamento. Artículo 26.- El presente reglamento entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Dado en la sala de sesiones del Consejo del INGALA en Puerto Baquerizo Moreno, a los veintiséis días del mes de julio de 2001. f) Lic. Fabián Parra Criollo, Presidente. f) Dr. Marco Hernández Del Salto, Secretario. Certifico: Que es fiel copia del original que reposa en los archivos de la institución. f) Dr. Marco Hernández Del Salto, Secretado.