Decreto Nº 40933-MEIC-MEDIPLAN ─ Reglamento el desarrollo, fomento, y gestión de Alianzas Público-Privadas para el Desarrollo (APPD) en el sector público

Artículo 1 º.-Objeto. El presente Decreto tiene por objeto el desarrollo, fomento, y gestión de Alianzas Público-Privadas para el Desarrollo (en adelante APPD), así como su adecuada fom1alización, para el logro de los objetivos de interés público basados: en los principios de solidaridad. transparencia, eficiencia, sostenibilidad, promoción de la participación ciudadana e impulso a la generación de opo1iunidades de colaboración entre los diferentes actores de la sociedad costarricense.

Artículo 2 º .-.Ámbito de aplicación. El presente Decreto será aplicable a la Administración Pública y a los sujetos de derecho privado interesados en crear APPD.

Artículo 3 º .-Definición. Se define como APPD el acuerdo de cooperación y/o colaboración, que podrá ser materializado en instrumentos legales denominados convenios de cooperación, de mediano o largo plazo entre las instituciones públicas y las organizaciones privadas, en los cuales, las partes identifican y alinean objetivos comunes y congruentes que contribuyan al desarrollo, y para lo cual, asumen de forma compartida un proyecto o programa, sin que esto involucre obligaciones contractuales entre las partes.

Artículo 4º .-Implementación. En el caso de las instituciones que confo1man la Administración Pública Central, el Plan Nacional de Desarrollo (PND) vigente se constituye en el marco de referencia primaria para el desarrollo de las APPD, en el tanto establece los objetivos prioritarios para la institucionalidad pública; de manera que, una vez definidos los objetivos en el PND, las instituciones quedan facultadas para analizar en cuáles casos para el logro de tales objetivos requieren de la colaboración de otros actores, que puedan contribuir con competencias, recursos o experiencias positivas a través de la figura de una APPD. Adicionalmente al PND, las instituciones podrán utilizar de referencia otros instrumentos donde se encuentren consignados sus objetivos, tales como planes sectoriales, planes nacionales de inversión pública, decretos ejecutivos, directrices, planes estratégicos institucionales, planes operativos anuales, los objetivos de desarrollo sostenible, la Política Nacional de Responsabilidad Social, entre otros.

Artículo 5 ° .- Lineamientos exclusivos para el sector público. Para la identificación, planeamiento, y estrategia de diseño e implementación, monitoreo y evaluación de las APPD, cada institución que conforma la Administración Pública deberán designar una comisión o una unidad a lo interno de su estructura, según corresponda y amerite el tamaño y plazo de la APPD, responsable del tema. No obstante, las instituciones también podrán conformar si es de su interés una comisión de carácter permanente integrada por el encargado de la unidad de planificación, un representante del departamento legal, un representante a cargo de la cooperación internacional y un representante del Jerarca Institucional. La Comisión designará uno de sus representantes corno coordinador que se encargará de la convocatoria. Dicha comisión convocará a un representante técnico del ámbito especializado en el que se estén desarrollando las APPD. Esta unidad o comisión deberá identificar las necesidades de la institución; así como realizar los monitoreos de iniciativas de desarrollo que involucren organizaciones del sector público, privado y la sociedad civil. Las referidas com1s1ones se regularán por las disposiciones que regulan a los Órganos Colegiados, contenidas en la Ley General de la Administración Pública, Ley N º 6227, Título Segundo, Capítulo Tercero.

Artículo 6 º .-Protocolo. Cada institución que conforma la Administración Pública deberá establecer un protocolo que incluya las herramientas de gestión necesarias, para lo cual, podrán tomar corno referencia el Anexo N º 1, denominado "Guía para la Creación de Protocolos de APPD", que forma parte integral del presente Reglamento. En el caso de adoptarse dicha Guía, se les recomienda a cada una de las Instituciones adaptarlas conforme a la necesidad de cada una, con la finalidad de que contribuyan al desarrollo, fomento y gestión efectiva de las APPD dentro de la organización.

Artículo 7 º .-Etapas. Para efectos de la elaboración de la APPD, las instituciones que conforma la Administración Pública deben de considerar, las siguientes etapas para el desarrollo, fomento y gestión de APPD. a) Identificación del problema y/o necesidad. El pnmer paso para formar una alianza público-privada para el desarrollo es identificar un problema, necesidad o una oportunidad conforme a los objetivos contenidos en el PND, los objetivos de desarrollo Sostenible definidos por la Organización de Naciones Unidas, objetivos sectoriales o cualquier otro instrumento mencionado en el artículo 4 ° , de manera que, le permita a la institución incidir positivamente en los procesos de desarrollo sostenible a escala local, regional o nacional, a la vez que contribuye a sus objetivos organizacionales. Asimismo, los sujetos privados podrán proponer oportunidades o plantear problemas que puedan ser abordados a partir de las APPD y según los objetivos institucionales y los lineamientos establecidos en el presente Reglamento. Una vez definido el interés de la institución para formar una APPD, se debe proceder a la identificación de sus posibles actores, siendo que, estos deberán ser escogidos basados en criterios de razonabilidad y proporcionalidad, siguiendo los parámetros necesarios para una escogencia transparente y eficaz, así como con fundamento en la satisfacción de interés público, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y competencias disponibles que aporten los posibles socios en aras de materializar la APPD. b) l\fapeo de actores. El mapeo de los posibles actores se realizará identificando aquellos que estén relacionados o con interés en el problema o necesidad identificado que motiva la APPD para que posteriormente se proceda a su clasificación entre posible socio o grupo de interés. Estos actores serán invitados a participar en el proceso para la conformación de la alianza. c) Objetivo de la APPD. Previo a materializar la alianza, las partes involucradas expresarán claramente su visión inicial sobre las causas y dinámicas del problema a superar, la razón para resolverlo y los posibles mecanismos de solución. En esta etapa los socios en conjunto definen los objetivos, metas y plazos para alcanzar los fines de la alianza, a partir de la propuesta preliminar supra mencionada. d) Recursos. A fin de determinar con claridad las actividades por realizar para la consecución de los objetivos acordados, es fundamental llevar a cabo una identificación de los recursos disponibles para cada una de las partes participantes de la APPD, tanto del sector público como del sector privado. La identificación debe generar un inventario que permita determinar los posibles recursos financieros, técnicos y materiales, y otros insumos estratégicos como recursos humanos, contactos y esferas de influencia, conocimiento, recolección de información y su capacidad de difundirla en relación a la constitución, operación y mantenimiento de la APPD. En caso de utilizar recursos financieros de la institución, deberá verificarse la disponibilidad de dichos recursos y las fechas de entrega del presupuesto. Cada una de las partes de la APPD debe detallar quien aportará cada recurso del proceso, en qué cantidad lo aportará y en qué plazo, para determinar los costos finales estimados de la alianza. Cada una de las entidades socias participantes de la APPD podrá aportar recursos para el desarrollo, fomento y gestión de la APPD y que serán objeto de control mediante los mecanismos de transparencia y rendición de cuentas necesarios. e) Estructura. En el momento de estructurar una alianza, se deberán establecer claramente las condiciones y los participantes, mediante el respectivo protocolo señalado en el artículo 6 del presente Reglamento. Se deben definir los objetivos y metas de la iniciativa, los recursos y aportes que hacen las partes, los mecanismos de toma de decisiones, así como de evaluación y de resolución de conflictos, la duración de la alianza, entre otros para lo cual se suscribirá un convenio entre las partes. De igual forma las APPD integrarán cuando les sea posible un comité técnico con representantes de cada una de las organizaciones a fin de elaborar, ejecutar y evaluar los resultados del plan de trabajo de la injciativa. f) Ejecución. Las partes de la APPD establecerán un plan de trabajo, con los procedimientos necesarios y el cronograma de ejecución que defina: entregables, actividades, responsables y plazos; a fin de contribuir a los objetivos de la alianza y fortalecer la implementación de la APPD. La alianza deberá ejecutar este plan de trabajo de acuerdo con los recursos y tiempos establecidos en la etapa de mapeo o identificación de recursos. g) Rendición de cuentas, transparencia y comunicación. La alianza debe desarrollar políticas de comunicación internas y estrategias de comunicación con grupos de interés que contribuyan a la transparencia y rendición de cuentas de la alianza. Los socios elaborarán una estrategia de comunicación interna que incluye, al menos, los canales y periodicidad de la comunicación. De la misma fom1a, también podrá realizar una estrategia de comunicación externa que incluye: objetivo de la comunicación, mensajes clave, periodicidad, público meta y canales de comunicación. La alianza realizará la evaluación de los avances del plan de trabajo y sus resultados, y el grado de satisfacción de los socios. Los infom1es de seguimiento deben llevarse a cabo al menos cada seis meses y se debe completar un informe de resultados para los socios y grupos de interés, aunque, en muchos casos, se sugiere realizarlas con mayor frecuencia para medir el grado de avance de los lutos planteados para la alianza y efectuar ajustes en fonna oportuna, para esto los socios de la alianza defin.irán los indicadores como herramienta de gestión que mida el grado de avance de la iniciativa respecto a sus objetivos. Para ello, los socios deberán desarrollar indicadores con el fin de medir los resultados y el grado de satisfacción de los socios de la alianza.

Artículo 8.- De la responsabilidad de la ejecución. Una vez constituida mediante el respectivo convenio la APPD, será responsabilidad de la dirección técnica competente en el tema asignado dentro de cada institución, la responsable de la ejecución del respectivo convenio.

Artículo 9.- De )as mejoras. En aras de generar una mejora continua de las herramientas descritas en el presente Reglamento, las instituciones podrán generar infom1es o memorias sobre las lecciones aprendidas al cierre y entrega de la APPD.

Artículo 10.- De la Coordinación. El Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) a través del Consejo Asesor de Responsabilidad Social será el encargado de coordinar e impulsar los objetivos del presente Reglamento; asimismo, le corresponderá al Ministerio de Planificación y Política Nacional el monitoreo de los avances y resultados de las APPD para la consecución con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y el Plan Nacional de Desarrollo. Transitorio I Las Instituciones señaladas en el artículo I del presente Reglamento contarán con un plazo de tres meses a partir de la publicación del presente Reglamento para la elaboración del Protocolo establecido en el artículo 6 del presente Reglamento, dicho protocolo una vez elaborado deberá ser remitido a los ministerios señalados en el número 9 de la presente disposición.

Artículo 11.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veinte días de marzo de dos mil dieciocho. Gean�� Ministra de E onomía, Industria y Comercio \ ¡1�1� ! ��t:ic// Oiga MJ.�chez Ministra de Planificación Nacional y Política Nacional - :> -) ''?'-- ,.-,-:, -. _., \ . "'- :;__� � ---�:.__,' �-�- ·J ' ··t:5:�---- ANÁ HELENA-CHAéóN ECHEVERRÍA TESTIGO DE HONOR 1 vez.—O.C. N° 34000035379.—Solicitud N° 10-DIAF-18.—( D40933 - IN2018237060 ). Anexo Nº 1 Guía para la creación de protocolos de APPD Los Protocolos para el Diseño y Gestión de Alianzas Público Privadas para el Desarrollo (APPD) tienen por objetivo orientar el proceso de constitución y gestión de las APPD y vínculos de cooperación entre instituciones públicas con empresas y organizaciones de la sociedad civil. Para ello, este documento genera una guía con criterios mínimos para la elaboración de protocolos, los cuales, deben estar adaptados a la naturaleza jurídica, misión y trabajo en alianzas realizado previamente. En términos generales un protocolo de APPD debe incluir: marco conceptual sobre qué entiende cada institución por alianzas incluyendo la conceptualización de éstas, sus valores, principios y características; temas o ejes estratégicos de la institución, los mecanismos para la formalización con sus correspondientes procedimientos y finalmente herramientas y/o plantillas orientadoras que ayuden a estandarizar y optimizar los procesos de diseño y gestión de alianzas. A continuación, se presentan los puntos a tomar en cuenta para que cada institución pueda crear sus protocolos de diseño y gestión de alianzas: 1. Definir áreas estratégicas prioritarias para la institución: Uno de los aspectos de mayor importancia para la formación de alianzas, es la relación con los ejes estratégicos definidos en el Plan Nacional de Desarrollo. Por esta razón, los protocolos hacen énfasis, en primer lugar, en la alineación de las alianzas con las orientaciones estratégicas de la administración en curso ya que ello permite a los posibles aliados ajustar sus propuestas a las políticas sectoriales, los programas y proyectos priorizados y el énfasis de cada administración gubernamental. Para esta actividad la institución deberá definir con todas las dependencias correspondientes, cuáles serán los temas o áreas estratégicos que priorizarán para que el cooperante pueda enfocar sus esfuerzos. Los temas priorizados, serán parte de los criterios de selección de las alianzas en cada institución. Para ello, es importante tomar en cuenta los criterios para la selección de alianzas estratégicas, algunos de ellos pueden ser: • El jerarca lo considera estratégico. • Se vincula a un proyecto de reforma o proyecto estratégico definido por las autoridades. • Se vincula a una orientación estratégica del periodo en curso. • Definir si los resultados se verán a corto o mediano plazo. 2. Definir criterios de selección de socios. La institución debe identificar los requisitos o características que debe cumplir un posible socio para poder ser parte de la alianza. Es importante que se definan de acuerdo con la naturaleza de cada institución. Algunos criterios que pueden servir como ejemplo son: • Comparte los fines y valores de la institución. • Tiene disposición para contribuir con recursos humanos y/o económicos a los objetivos y ejes estratégicos de institución. • Debe tener experiencia y conocimiento en la temática de la alianza que se propone. Por ejemplo: experiencia y conocimiento en educación. • La organización debe ser aceptada por las instancias correspondientes en la institución. Por ejemplo: dependencia técnica que estará a cargo de la alianza. • Debe tener el compromiso de participar activamente en las reuniones de la alianza. 3. Identificación de figuras legales para la formalización de alianzas. Para formalizar las APPD, normalmente se utiliza el formato legal de convenio de cooperación, sin embargo, dependiendo de cada institución pueden existir otros instrumentos legales que faciliten la creación de alianzas. Es importante, que cada institución realice un análisis legal sobre las figuras jurídicas que pueden facilitar la formalización de las APPD. 4. Realizar un diagnóstico de las figuras legales de formalización de alianzas. Para ello, la institución debe responder a las siguientes preguntas: ¿Existen procedimientos? ¿Quiénes son los responsables de formalizar las alianzas? ¿Es un departamento o variosJ ¿Cuánto tiempo se duran en formalizar una alianza) ¿La consolidación de la alianza se da en un tiempo adecuado? En caso contrario, ¿Cómo se podría optimizar los tiempos de formalización? ¿Quién da seguimiento a las alianzas? ¿Existen resultados e impactos? ¿Las alianzas le dan valor agregado a la estrategia de la institución? 5. Identificar oportunidades de mejora de procedimientos existentes: Si la institución cuenta con procedimientos formalmente establecidos para las figuras legales identificadas, en caso de ser necesario, es importante que realicen un análisis de posibles oportunidades de mejora. Se recomienda realizar las siguientes actividades: a. Realizar un taller participativo con todas las unidades responsables para darlos a conocer y alinear estrategias. b. Buscar oportunidades de mejora a los procedimientos a nivel de: responsables, roles, tiempos, involucramiento de otros actores. 6. Elaborar procedimientos: Si la institución no cuenta con procedimientos formalmente establecidos para las figuras identificadas, se recomienda la elaboración de estos de forma participativa. Algunas actividades que se pueden realizar son: a. Creación de procedimientos, con sus responsables y tiempos para cada instrumento de formalización de alianzas. b. Taller participativo para la construcción y/o validación de procedimientos, con tiempos y responsables. c. Los procedimientos elaborados deben estar en la medida de lo posible a las 12 etapas del ciclo de APD. 7. Desarrollar herramientas o plantillas orientativas: Las APPD pueden ser diseñadas y gestionadas por medio de diferentes etapas a través del ciclo de APPD. Los protocolos deben procurar alinear los procedimientos de las figuras legales, por ejemplo, la de convenios de cooperación con el ciclo de diseño y gestión de APPD. Un protocolo define los procesos, sub-procesos y herramientas que contribuyan al diseño y gestión efectiva de las APPD en las instituciones públicas, las cuales, permitirán estandarizar la forma en que se diseñan y gestionan alianzas en todas las unidades y/o departamentos de las instituciones. A continuación, se presenta un ejemplo para la primer etapa del ciclo de diseño y gestión de alianzas: Etapa 1: Alcance Nombre de la fase: Encargado: Definir encargado de esta etapa. Diseño de APPD Nombre del Procedimiento: Elaboración de ficha de técnica del proyecto Objetivo del procedimiento: • Identificar un problema, necesidad o una oportunidad que permita a la organización incidir positivamente en procesos de desarrollo sostenible a escalas local y nacional, y que contribuya a lograr objetivos o ejes estratégicos de la institución. • Definir el propósito general de la alianza. Entradas/ Procesos y Documentos: • Plan Nacional de Desarrollo de Costa Rica (vigente) • Criterios para el desarrollo de las alianzas. • Documentos técnicos sobre el tema relevantes para el desarrollo de la iniciativa. • Otros. Alcance del procedimiento: Inicia: con el análisis del entorno en que va a trabaJar la alianza de acuerdo con las necesidades y competencias de cada institución. Incluye (pasos a seguir): l. Recopilar información necesario para llenar la plantilla 2. Llenar la plantilla según su estructura, lo debe realizar: a. Si la alianza surge de la institución, debe ser llenado por la persona que la propone internamente. b. Si la propuesta de alianza viene por un socio externo, esta debe ser llenada por el representante de la organización que propone la alianza. Para facilitar el uso de la plantilla es importante que se definan los siguientes puntos: • Necesidades y/o problemas alineados con las orientaciones estratégicas de cada institución. • Objetivo: se define el objetivo de la alianza, el cual, debe ser una primera aproximación al objetivo general de la iniciativa, que se construirá con mayor detalle en conjunto con todos los socios. • Entregables mayores. representados por los objetivos específicos de la alianza. 3. Revisor la plantilla 4. Finaliza: con la autorización de la iniciativa por parte de la institución. Etapa 1: Alcance 1 Plantilla: Ficha de proyecto Fecha: Nombre de la alianza: Fecha de finalización de Nombre tenrat,vo de la a,,anza púbhco-privada preparación de este documento Fecha de inicio de la Fecha tentativa de finalización: alianza: Fecha tentativa par todavía na entrar en la definición del alcance y estimación de recursos y duraciones can farmata mes/año PRESENTACIÓN DEL COOPERANTE: - Antecedentes de lo relación entre lo institución y el socio externo. Identificar las razones que motivan al socio externo para apoyar los proyectos e iniciativos de lo institución. Portafolio de proyectos de la organización. Experiencia en in1c1otivas intersectorioles. Indicar si/no es proveedor de la institución. indicar si/no es proveedor de alguno otro institución gubernamental. JUSTIFICACIÓN Indicar cómo este apoyo externo responde a los objetivos del PNO y de las orientaciones estratégicas de lo institución. Determinar las necesidades de la institución que serán cubiertas con el apoyo de ese socio estratégico. De conformidad con lo propuesta de convenio, determinar lo pertinencia del socio estratégico para realizar esta alianza. PROPUESTA DE TRABAJO Objetivos Actividades Plazo de Recursos Responsable Población ejecución (técnicos y meta económicos} PRESUPUESTO Presupuesto del Cooperante A Presupuesto Estimado del Proyecto: • Proyecto XX:$ 00 • Proyecto XX: $ 00 Para un total en proyecto de: $00 B. Fuente de recursos asignados del cooperante: )Fondos de donantes )Fondos de inversión )Fondos de responsabilidad social( )Otra ______ Sra. XXXX Sra. XXXXX Nota: Debe adjuntar copia de la personería jurídica, copia de la cédula del representante legal e indicar si tiene algún impedimento de la Contra!oría General de la República.