Decreto Nº 34.923/MAG - Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA)

La Gaccta N" 246- Viernes 19 de diciembre dd 2008 DECRETOS N" 34923-M A.G y EL Mi~,;;;g'gi~6"R7lL1\:.~i:;~Rc1:~tADERiA PagJ En u,o de las facultade, que le; contieren lo; inciso, 3) y 18) del articulo 140. articulos 146. I RS s1gmentes y concordant es de la Co11stituc10n Politica. artfculos 25. 27 y el ac.ipite bJ del inciso 2) del artfculo 28 de la Ley General de AdministraciOn Pl1blica, Ley N" 6227 dcl 2 de mayo de 1978, los articulns I incisos a) y h), 61 inciso h) y 66 de la Ley de la i\dministraciOn 1-'inanciera de la Rep\lblica y Presupuestus Pllblicos. Ley N" 8131 del 18 de ~diernbre del 1001 y Ins artkulos 79, 82 ,iguientes y corn:onluntes de su Reglarnento, Denelo Ejeculi,o N" 30058-H-MP-PLAN del 9 <le abril del 2002 y el articulo 8 de la Ley General del Servic10 Nacional de Salud Animal -SEN ASA-. N° 8495 del 6 de abril del 2006. Cunsidc1·a11du. 1"-Que mediante el Oec1eto Ejecutivo N" 32988-11-MP-PLAN publicado en cl Diario Oficial la G,,cew N" 74 dcl 18 de abril dcl al'io 2006. entrO en l'igcneia d nucvo Rcglamentn de la Ley de i\dministraci, Financkra y Presupue,to, P\lblicos N" 8131 el cual establece la normativa y lo, proce<limienlo; e;pecilirns para regular la operaci<in de 1% Fomlo; de Caja Chica por medio de la Te,oreria Nacional. 2'-Que la Ley R495 de! 6 de abnl de 2006, Ley General de] Servic10 Nac1onal de Salud Animal (SENASAJ. establece que este es un 6rgano de dcsconccntraci<in minima dd Ministcrio de Agricultura y Ganadcria. con pcrsoncria juridica instrumental. y por cllo faculrndo para administrar los rccursos tinancicros quc forman pane de su patrimonio, y para cstablcccr Ins prnecdimientns que mcjor eonvcngan para cl cumplimicnto de sus cumpeten~ias y objetivos de mteres p\1blico. 3'-Qcte el arlirnlo 8. del De<:rdo 32874-H del 31 de ~nero del 2006. Reglamento General del Fondo Caja,; Chica,. estaqlece que lo; entes adscntos y otras entidades sujetas al pri11c1pio de Cap Unica debenin disel'iar su propio Reglamento de Caja Chica, seglln su :\mbito de acci6n. 4"-Que se hace necesario adaptar las dispos1ciones de los decretos cjecntivo, quc rcgulan en forma particular la operaciOn <lei Fnndo Fijo de Caja Chica en Mmistcrios y Po,krcs ,kl Gob1crno Central, para dictar nnm1a& para el funcionamiento de una Caja Chica en el SFNASA. que e,;lable,:<:an los pro<:edirnienlos y me<:anisrnos de 1:onlrol nece,ano, para su utilizac10n. 5°-Que mediante Oticio TN-1256-08 del 13 de agosto del 2008 la Tesoieria Nac1onal manifest6 su conformidad con el presente Oecreto. Por tan to, DffRCTA's: 1:::1 siguicnte: Reglamento de Fondo de Caja Chica del Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA) CAPiTUI O 1 Disposiciones generales Arliculo 1°-Ambito de aplicaci(m. El pre,enle Reglamenlo establece las di,posiciones generale,; que regulan la a,ignaci6n, operac16n y control de los Fondos Fijos de Caja Clue a para el SEN ASA. de conform1dad Pag4 La Gaccta N" 246- Viernes 19 de diciembre dd 2008 con lo di,pucsto co la Ley de Administraci6n Financiera de la Rcpi1hlica y Presupue.stos Pllblicos N" 8131. en el Reghimento pan1 el Funcion.1miento d~ Cuja Unica, D~crdu Ej<'CllllV<J N" 33950-H y ~n d R<'glam<'nlu G<'nnal del Fondo de Cajas Chicas. Articulo 2"-DefiniciOn del Fondo Fijo Caja Chica. Para los efrctos de! prescntc Reglamcnto, cl rondo f'ijo de Caja Chica lo constituyen la asignaei(,n de rccursos de la Cuenca Especial dcl Scrvic10 Naciunal de Salud A111mal, pan1 r~;ihnr gasto, ITI<'llCff~S. ut~ndn situacion~s no pr~vi,ibl~s oportummente y para adquirir bienes y ~ervic10~ tle can\cter intli~pensable y urgente, segUn las partidas, grnpos y subpartidas del clasiticador del gas!O de! Sector Pi1blico autorizadas por la Tesoreria Nacional. i\rt/culo 3''-Normativa aplicahle. La npcraci6n dcl Fondo Fijn de Caja Chica <lei SFNASA. se sujetani a las di,po,icione, Jel pre,ente Reglamenlo, la Ley de Admini~traciOn Frnam:iera de la Repi1blica y Prcsupucstos Pi1blicos y su Rcglamcnto, a la Ley General de la AdministraciOn Pi1blica, Ley General de! Servicio Nacipnal de Sall1dAnimaL cl Rcglamcntn para cl funcionamicntn de la Caja Uniea, cl Rcglamcntn Generul Jel Fondo Cajas Chicus, de el Reglamento de Gastos de Viaje y de Tran~portc para Funciomirio; Pi1blicos de la Conlrnloria General de la Repi1blica, a los lineamientos de la Tesoreria NacionaL Circular DFC-319 06 del 28 de marzo de] 2006, asi como cualquier otra nomiativa vigente sobrc la materia. Art/culo 4''-Naturaleza. La cjccuciUn dcl gasto mcdiantc cl FonJo Fijo d~ Caj;i Chica es un procedimi~nlo lk ~xc~pciOn y por con,iguienk limitado a la atenciOn de ga;to, menore; indispensable; y urgemes, segtin el criteria justificado de las unidades funcionales del SEN ASA. Con cargo a dicho fondo, sc podnin rcalizar gastos correspondicntes a las subpartidas prcsL1pucs1arias considcradas para tal cfcctn en cl clasificador de\ gas to para compra~ por Caja Chica. Art/culo 5"-Gastos Menores indispensabks y urgentes. Se con,ideranin Gaslo; M~nore; al.Jll~llos qll~ no e,cedan ~l monlo 1miximo fi1ado por la Direcc16n General de! SENASA de conformidad con lo d·1spuesto prn la Tesoreria Nacional y qne corresponden a la adquisiciOn de hicncs, de los cualcs no sc cncucntre cxistcncia en las Bodega, del SENASA y sen·icios. ya sea poryue no se ha llevado a cabo o est,\ <'n proc~su lu correspomliente contralaci0n administraliva o yue por su naturaleza no pueden mantener,e en exi,tencia, en bodegas. Adema, entre los denominados Gastos Menores se consideran los vi;:\11cos y gastos de transpone, canto al interior como al exterior de! pals, incluycndo pago de timbres Jc sal1da, uso de acropLJcrtos y pagos por lavado de ropa, pago d~ tanfa, por u,o d~ ~,laciunamientos, los ga~tns (le (ksalmuc~naje de mercancia~. envio de encom1endas y mue,tra> por tran~porte nacional, envio de nrnestras al exterior para realizaciOn de ensayos de laboratorio, pago por alquiler de equipo pesado (retroexcavadora, vagoneta. tractor de orngas, cami, de adralc, de 1m\s de media tnnclada y similarcs) quc ,ca ncccsarin para eJecutar medio.las sanitaria,. compra Je semo\'ientes cuan,Jn se trate Lie ltna em~rgencia, ~qui po ~anilario d~ lc1boralorio ~ ime,l1gaci0n cuando ~~a requendo por alguna emergencia, ahmentos y productos agropecuarios, asi como otros gastos meno1es; todos estos gastos debe1Un estar contemplados en cl Clasificador por Ohjcto dcl Gasto de\ Sce!Or Ptihlicn para Compras pur Fon,Jo Fijo de Cajn Chien, lo anterior siempre 4ue se ntiendan Ins r~slriccion<'> ~slablec1tla; <'ll e,t~ Reglurnento. Los E1ecutores del Presupuesto y la Direcc16n Administrati\·a y Financiera del SENASA debmin organizarse y planificar adecuadamente las compras de matcriales y ,uministros quc cl SEN ASA nccesitc milizando los d1fcrcntcs proccsos de Contrataci(,n i\dmi111strativa con cl tin ,Jc LJtilizar lo menos posibk ~I fondu d~ caja chica aulorizadu. Articulo 6°-Contcnido prc~upucstario y cconiimico. Todas la, cornpras o pagos que se realicen por medio de Caja Chica, deber:in contar con cl debido contcnido presupl!estario y cconOmico amonzado por la DirccciOn i\dministrntil'a y Financicra de! SENA SA y sen\ rcspnnsahilidad de las jefatura, y funcinnario, autorindo, velar pnr el fie I cumplimiento Je e>la di>p%ici0n. Arliculu 7°-Rcgislro de nombrcs y lirmas. El rc~ponsubk dcl Fondo de Cuja Chica, constituir.i un registro actuahzado con el nombre, nim1ero de cidula de identidad y registro de firmas de los funcionarios amorizadns pnr nnidad funcional para realizar las gcstioncs de comprn y llSO dcl fondo de Caja Chica. Arliculu 8°-Responsable. El respon,~ble dd Fundu fiJo de Ca1a Chica en la ln~t1tuc16n. ,eni el Jefe tlel Departamen!o de Recurw, Financieros de la DirecciOn Administrativa Financiera del SENA.SA o en quiCn sc dclcguc cl cumplimiento de las funcioncs atincntcs a su cargo, rclacinnadas con la opcraciOn de la Caja Chica i\simismo. comunican\ al Director General del SF.NASA con copia a la Auditoria lnkrna ya la Te,oreria Nac10nal. el reg1~1ro tle tirma,; aulorizada,; para operar la cuenla corriente respectiva. A la DirecciOn Administrativa y Financiera se le hara entrega de los recursos para una adecuada dispos1ci6n y correcta administrnci6n <lei efcctivo. valore, y doeumentos hajn su custodia CAPiTULO II AsignaciOn de recursos Arliculu 9"-A~ignaciOn del monto de Caja Chica. El monlo imci~l del Fondo de Caja Chica del SENA SA. seni del 1% de la programaciOn de gasto que se establezca en el Presupuesto de la Cuenta Especial, autorizado por la Contraloria General de la Repi1blica, para cl ejcrcicio cconOmico que corrcsponda. para las parti,Jas incluidas en cl Clasiticao.lor por Objcto dcl G~sto d~I S~<:tor Pub lieu para Compra~ por Fon do Fiju Caja Chica. pr~\·io u la autorizaciOn del D1rector General del SEN ASA debeni contar con el visto bueno de la Tesoreria Nacional segi111 lo establecido en el Artinilo 10 del Decreto N" 32874-H Reglamento General de! Fondo Cajas Clucas. Articulo 10.-Cajas auxiliares. El Director General dcl SENASA. autonzar.i de acuerdo a ;0l1Citud debidamente 1u,t1ficada del Jet'e del Dcpartamcnto de Rccursos Financicros la crcaciOn y funcinnamicnto de cajas auxiliares en efect1vo o u traves de cuentas bancarias en un banco csrntal en las Dircccioncs TCCnicas y Rcgionalcs dcl SENi\S·\ a tin de satisfacer las neces1dades que requieran urgente atenc16n. Hl.l El monto amorizadn para cstas cajas aLJxiliarcs scr.i pnr llll monto de >' 150.000.00 (ciento cmcuenta mil colones exactos) con tm linute de gasto de vcmtid\ls mil qLJin1cn1os culoncs cxactos. cl c1rnl poJr.i ser aumentado de ser necesario por el Director General previa jus1iticaci611 del Jefe Financiero Jel SEN ASA. 10.2. En casos debidamente justificados por el Departamento de Recursos Financierns, la DirecciOn General del SFNASA, podni autnrinr cajas auxiliares en efectivo con un 11101110 mayor a elSO.OOU,UO (ciento cincuenta mil colones exacto~). previn deber.in infom1ar a la Tesoreria Nacional para el correspondiente visto bueno. 10.3. Las cujas auxiliur<'s ~slaran bajo la r~sponsabilidud dd Director de la DirecciOn T ecnica Regwnal correspond1ente, pudiendo delegar el maneJ<J en olro IUncionano, lo cual d~beni ser informado al Director General y Jcfc dcl Departamcnto de Rccmsos f'inancicros de la D1recci0n Admini,;lrafr,a Fmanciera <lei SEN ASA. 10.4. El fondo fijo de las cajas am:iliarcs sc regini por las dispnsieioncs <lei presen!e reglamemo y las i11,trucc1one; que d1cte la DirecciOn i\dministrativa y Financiera de! SENi\S,\ pnr mcdio de la .lcfatura del Depurtamemo de AdministraciOn de Recursos Fmancieros. Aniculo 11 .-Ampliaciones temporales o pennanentes. la DnecciOn Genernl de SENASA podr;i ,olic1tar a la Te,oreria Nacional ampliaciones temporales o permanentes para el Fondo de Caja Chica por ramne~ de com·enienciu. uportunidud ~ mter~~ pUblico d~ acuenlu con lo, sigllientes procedinuentos: el tra,lado de recursos o la autonzaciOn 11 I Oncurn~nlar cun solicitud del r~spon,abk ant~ la Dir~cci(m Administrativa Financiera, solicitando una ampliaciOn del Fondo fJJ<J Caja Cluca u cuja ai.n1liar t~mpornl o permanent~. mdJCando la finalidad o uso quc sc dara a los recmsos solicitados, la composiciOn d~I 1-◊ntlo o ~I eolado actual d~ lo~ r~curno~ aulorw1dus al cierre de! Ultimo trimcstrc, cl saldo de la cuenta corricntc al illtimo dia del me, anterior, el flujo de efect1vo de los lilt11no, Ire~ me;e,;: para ampliacinncs tcmporalcs sc dehc scfialar la fccha de! rcintcgro de! monto solicitado. 11.2. Rcalizar cl tramitc de rcintcgro de los rccursns cenm\micos a la cucnta conieme exclusiva del Fondo Fijo de Caja Chica de! SENASA. 11.3. i\catar las disposic1oncs quc por mcdio Jc; lincamicntos cmitc la Tcsorcria Nac1onal rclacionado con la Caja Umca. i iculo 12.-Transferencias electrOnicas de fondos. El monto aprobado solic1tado por la D1Iecci611 General del SENASA para el Fondo de Caja Chica, asi cnmo los aumcntos permanences o tcmpornlcs sc hariln efectivos por medio de transferencias electr611icas de fondos a la cuenta corriente exclusi\'a para la Caja Chica Jel SENASA. Li Caja Chica de SEN ASA a su vez podra realizar transferencias via elect16nica a las cuentas corrientes de la, caja, chicas auxiliare,. Articulo 13.-Responsabilidades del Encargado del Fondo. Corresponder.i al re~ponsable del Fondn Fijo de Caja Chica y cajas chica& auxiliares: 13.1 Fbtablecer p,\liza de fidelidad de acuero.lo con el articulo 13 de la Ley de Administrac1611 Financ1e1a y Presupuestos PUblicos, 13.2. R~cibir [o,, fondos a11loru<1dos. 13.3. Custodiar los fondos v los documentos relacionados. 13.4. Electuar los reg1,Lro;tld ga;to ~n el ;i,;lemu correspumli<'lll<', 13.5. Pagar con cargo al Fondo, los bienes o servicios rccibidos a satisfacci, . de acuerdo con el pruce,J1miento establecido en esce Reglamento y el Manual de Procedimientos para la Operac1611 de la C'aja C'hica del SFNASA, qu~ al efecto emita la Direcci, Administrativa y Financie1a del SENASA, en concordancia con los lineamientos que e,table7ca la Tesoreria Nacional. 13.6. Ges11onar los reintegros respectirns de conformidad con lo dispuesto <'ll d pr~sente R<'glamenlo. De rcqucmsc la dc!cgac1611 de ftmc10ncs, Csta dcbcra ajustarsc a lo ordenado por el numeral 89, siguientes y cuncurdantes de la Ley General de la Administrac1611 PUblica. Ci\PITULO III Funcionamiento i\rticulo 14-Manual de Procedimientos para la Operaci(m de la Caja Chica. La Direcci611 Adrnirnstrati"a y Fmanciera del SENASA, por mcdin de! Rcsponsablc dcl Fnndn Fijo de Caja Chica, cmitin\ y mantcndd actualizado el manual de procedinuentos. para el buen funcionanuento dcl Fondo de Caja Chica, cl cual sc oticializan\ a travCs de rcsoluci(,n administra11va, que se dictar;i con el visto bueno de la Tesoreria Nacional. Art/culo 15.-Clasiticador por el Objelo del Gasto del Sector Pllblico. Las panidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas para realinr ga,tns por Fondo Fijo Lie Caja Chica. seriin de cnnform1dad con lo indicado en el Clas1ficador por el Objeto del Gasto del Sector PUblico para compra por Caja Chica emitido por la Tesoreria Nacional, de acuerdo con el :imbito de aplicaciOn establecido en el Reglamento General del Fondo Cujas Chica~ y las imhcatlao en el arliculo 5 del preS<'nle Reglam~nlo. dada la namraleza de! SENASA. La Gaccta N" 246- Viernes 19 de diciembre dd 2008 Pag5 Art/culo 16-Limite de gasto. Para incurrir en gastos por mcdio <ld Fon<lo Fijo <le CaJa Chica, <kb1<lame11le aulori..:a<lo:;, se <lebera acatar los lfmites econ6micos establecidos por la Tesorerfa Nacional, por lo que el Responsable <lei Fondo al inicio de ca<la periodo presupuestario y <le acuerdo al presupuesto amrnl en las part1das autorizadas para compras por Caja Chica, dcbaii cfcctuar d dlculo corrcspondicntc y solicitar la aprobacilm a la D1reccilm Genernl dd SENASA previo ,-isto bueno de la Direcci6n Administrativa y Financiera de] SEN ASA. Para las compras de b1cncs o scrvicios por montos supcriores al limite <le ga~to establecido, debeni e,istir autorizac16n previa por pa11e de! Director General o Subdircctor General dcl SENASA. Los gastos por concepto de viitico, y transporte dentro y fuera del pais que sobrepasen el limite. ser:l.n autorizados por el Director Adrninistratirn Financiero del SENASA, de acucrdo con la nonnativa csrnbleeida para cse cfcctn por la Cornrnlorfa General de la Repi1blica y por el Reglarnento General Fondo Fijo de Cap Chica. Art/cu lo 17.-Formularios de compras. Para efectuar compras por medio de! Fondo de Caja Chica, se uuhzar:l.n los siguientes formularios clalmrado, y aprohados por la Tcsorcria Nacional· 17. l Solicitud pedido de compra por Fon do Caja Chica. 17.2. Pedido de compra por Fondo Caja Chica. Estos fornmlarios sc rcgiriin por cl proccdimicnto y los lincamicntos que e;LabkLca el enle Rector; ;u u,o e; exclu~i,o de la D1recci6n Administra11va v Financiera del SEN ASA. Estos docurnentos se conservar:in y custodian de manera ordenada en esta unidad, y los mismns podrin ser modificados por el SENASA. previa autorizaci6n de la Tesoreria Nacional. Art/culo 18.-Prohihiciones. Sc le prohfhe al Responsahlc dcl Fondo de Cap Chica y Cajas Chicas '\uxiharcs: 18.l. Melclar dinero. do~umenlos, cheque,. \·alore; parli~ulare; u olro> documentos que no tengan relaci6n alguna con el Fondo. 18.2. Ffectuar pagos de sue I dos o salarios. HU. Cambiar cheques personales. 18.4. Cualquicr camhio de valorcs o dincro a funcionarios de! SEN ASA o parlicularc~. 18.5. Realizar operaciones diferentes para las cuales foe creado el Fondo. 18.6. Emitir che4ues al portador. Arliculo 19.-ragos mediante cheque. S1 una erogacu.:,n se realiza por medio de cheque. este deber:i expedirse: 19.l A nombre de la persona fisica n juridica que brindari el bien n serv1c10. 14.2. En cl casn de adclamo o la liquidaci6n de viaticos al interior o e.\Lerior de! pais a nombre del l'uncionario que originalmenle ;olicit6 el tr.im1te. i\rt/culo 20 -Ausencia del Encargado del Fondo de Caja Chica o Caja Chica Auxiliar. En au,en~ia del encargado del Fon<lo de CaJa Chi~a o Caja Chica Am,1liar. se proceder:i a designar a un sustitmo y el traspaso del FonJn se realinri mediante una acta y un arquen, que efectuarii un funcionano des1gnado por la Direcc16n Admmistrauva y Financ1era del SENASA y dchcr: estar prcscntc, tanto cl rcsponsahlc de! Fondo de Caja Chica y la pn,ona quc rccibc cl [Ondo. 4uicnc; (irmar.in conjunlarncnlc d documento del arqueo y el acta respectiva. En caso de que el Encargado del Fon do de Caja Chica o Cija Auxiliar, no pueda es tar presente sen\ necesari,1 la prese11cia de un abogado del SENASA yen su defecto c011 la prese11cia de dos foncionarios cnmn tcstigos, quc den fc de los tl'rminos en que rcaliz,\ el aclo. CAPfTULO IV Adquisicicin de bienes y serYicios por Caja Chica Art/culo 21.-Formularios de compras. Toda solicitud de dinern por CaJa Chica, para la, ~ompra; de biene; y ;ervi~10s. debeni realizarne mediame los fornmlarios auto1 izados por la Tesore1 ia Nacional, a saber: Solicitud de pcdido de compra por Fondo de CaJa Chica. 2. Pedido de cornpra por Fondo <le Ca ja Chica, cuyo uso e; exclu;i\'o de! Dcpanamcmo de Rccmsos Financicros. Art/culo 2~.-Pagos en efectivo. Para los pagos en efecti\'o del Fondo Fijo de Caja Chica, se ut1lizar.i el formulario denommado ··vale de Dincrn··, cl cu al scri utilizado de forma cx~cpcional yen atcnci6n a urgcncia <lcdarada por la kf"alura corrc,po11d1cntc. l\lc<lianlc Cslc rncrnrnsmo de pago se podr.in realiza1 erogaciones que no superen el momo que autorice el Direc!Or General Jel SEN ASA. La Jefatura 4ue solicita el vale de Jinero es respo11sable del uso del dine10 otorgado y de completar los tnim1tes de rcembolso v cancclaci6n de dicho documc1110. ArtiCulo 2J.-Requisitos para compras, pago de Yiaticos y transporte, sujetos a liquidaciciu. En atenci6n a la, erogaciones autorizadas por cl Fondo Fijo de Caja Chica, tan[() para compras como para viaticos y tnm;porte; al intenor y al exterior <lei pab, lo~ func1onario; re;pon;able; y autorizados dcpcndicndo de las paiticularidadcs instilllcionalcs. dcbcr:in observar los siguientes requi~ito~ sm perjuicio de otros establecidns en la normativa vigente sobre la rnateria: 23. l Para compras: B. I I Fvaluar la necesidad de urgencia de reali7ar compra~ por Fondo de Caja Chica. 23. 1.2. ()L1e cl hicn o scrvicio solieitado cnrrcsponda a las subparl1<las pre;upue,1ada; y auloriza<las a realizar erogaciones por Caja Chica. 23.1.3. Sclcccionar cl provecdor de los bicncs o scrvicios en procura del mayor beneficio in~lilucional en cuanlo a precio y calidad. 23.1.4. Para la; cornpra; <le b1cnc:; ;upcnorc; a lln rnonlo mfnimo que detina la Direcci6n Financiera del SENASAatendiendo la; orientacione~ que estable7ca la Tesoreriu Nucional. se reque1ira constancia de la P1oveedurfa lnstitucional incluida en el formularin Snlicitud de Pedido de Compra por Fondo de Caja Chica, indicando que el bien solicitado no existe en bodeg,1. 23.1.5. Solicitar a los provccdorcs. cotizacioncs dcl bicn o scrvicio a comprar sin impucstos. 23.1.6. Verificar que los proveedores comerciales a Jos cuales sc les solicita hicncs y scrvicios con cargo al Fondo de CaJa Chica se encuentran regi;trado; como tale;. tle lo contrario. la Dirccci6n Administrativa-Financicra dcl SENA.SA <lebeni llevar regislros propio; tle pro\eedore; comcrcialcs ocasionalcs hasta que sc pucdan registrar en el ;1slema corre;pomlienle. En ca,o de :;er llll pro,-eedor habimal. deber:i solicitar ser registrado en dicho sistema a la nireccion Administrat1va-Fmanciera del SFNASA. 23.1.7. Para la compra de tlll bien o se1vicio, el solicitante deberi presentar adjuntn a la Solicitud de Pedido de Compra las cotizacio11es que se requieran de acuerdo al monto de la compra a tin de que el responsable pueda ,1utorinr quc cl tr:imuc sc rcalicc considerando la cot1zac16n de menor precio, no fraccionando la compra en dos facmras diferentes. 23.1.8. Las compras de bienes y se1vicios se realizarii11 de acuerdo con el fom1ulario Jenominado Solicitud de Pedido de Cornpra por Fondo Fijo de Caja Chica. documento que respalda el procesn de compra ante hi nirecci, Adrninistrativa y Financicra dcl SENA.SA. Ll.l.9. En caso dcl uso y rcg1stro de for111L1larios cstandarizados y pre-enmnerados, si son generados por un sistema infonm\tico, ~stc dcberi asignar un nllmcro consccutivo que lo; identitique rnd1vidual y especificamente. 23.1 10. El Pedido de Compra por Fon do Fijn de Caja Chica, deheri ~n conli:ccionado de IOrma elec1r6ni~a por el l'uncionano amorizado por cl cjccutor prcsupucstario y aprobado por cl respon,able tie] Fondo, enrnrgado de medir la urgencia y necesidadde compra, asi como de verificar el cumplimiento de lo estipulado en este Reglarnento. 23.1 11 El funcionano encargado de realizar la gesti6n de compra sen\ el respnn,able de entregar el Pedido de Compra por Fondo Fijo de Caja Chica, al proveedor comercial y efectn.u 1,1 rendiciOn de cuentas a mis tardar cinco di.is dcspui:s de cmi11do cl documcnto ante cl Departamento de Rcclll·sos Financicros dcl SENi\Si\. 23.1.12. Se deber:'t venticar por pane del Responsable del Fondo de Caja Chica, la vcracidad de los da!Os consignados en los documentos, la corre;pondencia del importe y el Ii mite de gasto; cl disponiblc de! corncnidn prcsupucsrnrio y aulorizaciones corre;pond1enles. 23.1 13. La Dirccci6n Administrativa y Financicra dcl SENASA efecluani la retenc16n en el S1slema correspon<l1ente del 2% por concepto del impuesto sobre la rerna. de conformidad con la nonnativn que al efectn emita la nirecci6n General de Tributaci6n Directa. 23.1 14. Fn razUn de la inmunidad focal del F,taJn, las compras que se realicen deber.in estar exentas de] lmpuesto General de Ventas, salvo sitllacioncs especialcs extremadamcntc urgenle; y auloriLatla; por el Respon;abk. en las que se podnin aceptar facturas o comprobantes de caja con el irnpue~lll de ve11ta incluido a fin de efectuar el pago y 1einteg10 correspondieme. 23 15. RecepciOn a cnnfonnidad de lo, biene, n servicio, por parte de los ejecutores del presupuesto o el que i:ste designe. 23.1 16. Los documentos de recibo, emisi!Jn y registro, segtm corrcsponda. son rcsponsabihdad dcl Departamento de Rcclll·sos Financieros de la DirccciOn Administrativa Financ1era. Toda cornpra deber:i quedar respaldada por: 23.1 16.1 23.1.16.2. 23.J.16.3. 23.1 16.4. 23.1 16.5. Una rescrva de rccursos para Caja Chica, La f"aclura cornercial tleb1<larnenle ernilida por cl provccdor rcspcctivo, La; foctura; proforma, La Solicitud de Pedido de Compra por Caja Chica, El Pedido de Compra, la copia del cheque o copia del comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en efectivo. 23. l 17 Rcgistrn dctallado por parte de los rcsponsablcs de los vale~ trarnita<los y archivo de documento~ de respaldo que pcrmitan la facil localizaci6n c idcmificaci6n dcl proccso ef'ec1ua<lo. 23.1 18. Para compras imprcvistas de suma urgencia, sc podriin auloriLar ga;to; con pro, ccdorcs ins<:rito; o no i 1i;ni Los en cl registro correspond1ente. asegur.indose que ex1ste conterndo Pag 6 La Gaccta N" 246- Viernes 19 de diciembre dcl 2008 prcsupucstario para scr cancclados dircctamcnw por los funcionarins autorindo~ previamente. reembulsindole el monto por med10 <le cheque. tran,ferencia o efecti"o segirn sea el caso. Las facmras o comprobantes debenin cstar dd1idamcntc autnrizadas y finnadas al rcvcrsn pnr d Juncionariu aulurizatlu para que d D,;,partarnenlu de Recnrsos Fi11anc1eros. las registre donde corresponda. Para Yi:iticos: 23.2.1 El Dirccwr de la dcpcndcncia respectiva. cvaluani la necesio.lad y urgencia de realizar una gira, tanto al interior como al e~tenor <lei pais, e informar;i formalmente por escrito el motivo de su aprobaci611, al responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. B.2.2. Fn el rn~o di;, lus adebnto~ de vi;iticus para ga~to~ de viaje y transporte tanto al mterior como al exterior del pais, debenin indicarclaramente la fee ha de inicio y fin de la gira. los lugarcs a visitary cl motivo dcl viajc. quc dcbcni estar aeon.le rnn la; funcwnes que el ;erv1dor reahza. ut1lizando los fornrnlarios establecidos por la Contraloria General de la Rcpllblica o los quc sc cstablczcan para dicho tin. por la Tesoreria N,1~ional. 23.2.3. Llenar la ,olicilu<l <le a<lelanto <le ,-1.ilico; por Fondo Fijo de Caja Chica. la cual deber.\ ser debidamente justificada. autorizada y firmada por la Jcfatura rcspcctiva. 2J.2.4. Pr~oentar la oolicitnd de adelantu d~ v,ilticos en el Departamemo <le Recuroos Financieros, ool1Ci!an<lo la t1ansferencia de fondos a la cuenta personal del funcionario asignado o cfcctuar ~sta transacci6n mcdiantc cheque. 23.2.5. Cuando la Contralnria General de la Repllblica autorice un aumenlo <'11 d top~ de ,-i.iticos. Se podr~ aumentar autom:iticmnente. prnio conocuniento de la d1Iectriz por parte de la Direcci6n General del SEN ASA. 2J.2.6. Prcv,o a la autorizac16n de los adclantos de viaticos y lran,porles al exlenor <lei pais, oe <lebeni conlar con el debido Acuerdo de Viaje, firmado por el Ministro de Agricultura y Ganadcria. La Direcci6n Administrativa y Financiera del SFNASA Jeberil ,eriticar qne lu rnformaci6n sea correcla y cuenle con los V1,1os Bueno, correspondientes. y concue,den con las tanfas establecidas en cl Rcglamento de Ciastns de Viajc y de Transponc para Funcionarios Pllblicos emitido por la Cuntraloria General de la Reptiblica. 23.2.7. El fi.rnciona, io que ha realizado una gira. deben\ preseotarse al Dcpartamento de Recursos Financiero dcl SENASA para la liq1.1idacilm correspondiente (knlro de los siete dias h.ib1les postenores al regreso de la gira. de no ser asi. se proceder:i cooforme lo d1spue,10 el Articulo 37 de este Reglamcnto. 23 2 ,g El sobranle que resulle <le una liqu1<laciOn. <l~ben\ ber depositado por el funcionario preferiblemente mediante dcp6sito en la cuenta baocaria de la Caja Chica dcl SFNASA o entregado contra recibo al Respnnsable del Fondo Fijo <le CaJa Chica, en caso con!rario se le aplicar;i lo establecido en el A11iculo 37 de este Reglamento. 23.2.9. El rcsponsahle dcl Fondo de Caja Chica, dcpositan\ en la cnentn corriente del ~en·idor da electr6nica o se le pagar:i por med10 de cheque o en efect1vo. de acuerdo a la liquidaci6n y de los respectivos comprobantes, el exceso en los gasws en la gira rcalizada. 23.2.JO. El foncionano encarga<lo de revisar las l1q1.11dac10ne, de vi.it1cos, deber.i venficar que dentro de! formulano corrcspon<licnlc no oc incluyan fac1L1rao po, olros ,cr\'icio, o biencs. talcs como lavado de vchiculo. cambios de accitc. ,meglos de llantas entre otros. 23.2. 11. En caso<le que los gaolo; porconceplo de lranopone y gaolo> de viaje al e-xterior <lei pais, sobrepase el limite establecido para ga<;tos pnr caja chica, sc rcqucrir:i la autorizaci6o dcl la Oirecci6n Administrativa Financ1era, para lo que debeni aten<ler lo estipulado en e~te Reglamemo. lo estableci<lo en el Reglamento de Gastos de Viaje y de T,ansporte para Funcionarios Piihlicos cmitido por la Contraloria C.cncral di;, la R,;,pliblica y los lineamientos qui;, al efecto emita la Tesoreria Nacional. 23.2.12. La liquidaci6o de vi:iticos al exterior se deberj realizar en cl formulario dcnominado "L,quidac,()n <le (Jastos de V,aje en cl Exlcnor", incorporan<lo la rnformaci6n rdi.:ri<la a la gira realizada, a saber: v1:iticos. tiquete ai:reo, traslados. tasas c impucstos y al pago de la cuota por inscripci6n en la ,1divida<l ,1 la que se ,1siste, conoi<lenm,Jn hi sL1bparl1<la correspon<lienle y la:, di;po;icione; nonnali, a, correspondientes. 23.2. 13. La liquidaci6n de viMicos y transportcs al exterior dcl pab, debeni adjuntar el respectl\"O Acuerdo Je Viaje de acuer<lo con lo, inci~os 23.2.6 y 23.2.7 de eble articulo y los documentos que respalden la liquidaci6n de gastos de viaje o transpmtc. 2J.2.J4. La fom1aluacilm <:orrespondiente para gastos de viaticos y transporte al interior como al exterior de\ pais. deber:i realizarse prevw a la g1ra autonzada. 23.2.15. 23.2.16. El Jcfc de! Dcpartamcnto de Rccurso, Financierns, dehcr:i rendir Un inform~ rn~nsnal a lu Direccil>n Atlmini:,trativa Fi11anc1era con coprn a la D1Iecci611 General ya la Tesoreria Naciooal. de los vi:iticos y transportc autorizados tanto al interior como al exterior del pais. Demro <le los ga:,too <le via1e al e;,.,terior, no :,e paganin seguros de viaje a los funcionarios, tampoco se le cancclar:in gastos por conccpto de llamada.s tclcfi'.,nicas intemacionaleo. Articulo 24.----Gastos de representacitin. Con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica. sc podr:io rcalizar pagos pnr conccpto de gmaos de representa~i, , Unicamente en lo:, casos que a continuacil>n se especifican: 24.1. Gaotos ongina<los en la celebrac16n tle recepciones oficialeo con canicter institucional, de conformidad con lo esrnblecido en el Rcglamcnto para cl Pago de Gastos de Rcprcscntac16n en cl Gobicrno <le la R,;,p1ibl1ca y su, Organos Adocnlos N" 32031 H. 24.2. Los adelantos para Gastos de Representaci6n Ocasionales en cl Exterior cstan sujctos a las disposiciones cstahlccidas en cl Reglamenlo de Gastos d~ Vrnje y de Transpo1k parn F1.111cio11ar10s Pl1blicos, emitido por la Contraloria General de la Repiiblica. a los lineamicotos de cstc Rcglamento ya las di,pn,icionc, quc cmita la Tesureria Nacional. No podrim real1zarse pagos con cargo al Fondo F1jo <le Caja Ch1Ca. po, concepto de gastos de repres,;,ntac1611 fijos, ni de gastos de repres,;,ntac1611 corrcspond,cntcs a activ,dadcs pcrsonalcs sujctos a liqu1dac,6n. Arliculo 25.-Liquidaciones. Para las Direcciones Tfrnicas con ubicaci6n en las oficinas centrales de SENASA la liquidaci6n de los anticipos para comprns deber:i realizarse al tercer dia h:ibil siguiente al del dia de! rctiro de dinern. Para las Dircccioncs T CC11icas ubicadas fucra de las olicina:, <:entrales <l~ SENASA y para las Direc<:10neo Regionale:,. el plazo para liquidar los adelantos de dinero ser.i cinco dias h.ibiles. Aniculo 26.-Liquidad(m pendiente. No sc autorizar:i un Yale de di11no por caja chica o adelanto d~ viaticus a Un funcionario qu~ tenga una liquidaci6n previa pend1ente, deb1endo en ta! caso el responsable de rondo Fijo de Caja Chica solicitar al foncionario la prcscntaci6o de la liquidaci, pendiente. Fl incumplimknto <le esta di~po,ici, hara incurrir en lo dispuesto en el aniculo 37 de este Reglamento. Aniculo 27.-DevoluciOn por sobrantes de adelanto de Caja Chica. Too.lo sobrante de dinero originado en la liquidaci6n Je un vale de <linero <le caja chi ca debeni :,er <levuello al momenlo <le liqu1<lar la fac1ura co1respond1ente; en el caso de adelanto de vi:iticos, el sobrante deber.i ser dcvucltn conjuntamcntc con la liquidaci,\11. Si la liquidaci, no la cfccu:ia cl l"Lmcionano ~n cl licmpo c;labkcido ;c proc~tkra con lo imhcatlo en el articulo 38 de este Reglamento y con las dispos1c1ones que sobre el particular contcmpla cl Rcglamento de (iastos de Viaje y de Transp011c pan1 Funcionario; Publicos ,;,mititlo por la Cnntraloria G,;,ner.il de la Repl1blica. En caso de que el gasto presentado sea supenor al adelanto de caja originalmcntc cmitido. cl foncionario rcsponsablc dcbcr:i adjuntar a la liquidaci, una justifkaci6n tirmada por el jefe inmed,ato y el montn seri girado a la cuenta peroonal del func,onario, mediame cheque, transferenc1a o se le pagarj en efectivo. Articulo ~8.-Uso de medios electr6nicos. La ejecuci6n de las operacione; tle Caja Chica y los lrluniles <le reinlegro se po<lran realizar por medios elect16111cos, en el tanto que se disponga por pane de la instituci6n y dcl corrcspon<liente Banco de un sistema <le infonnaci, computadorizado que garant1ce la alkcua<la funcwnalida<l y :,~gltn<lad. De 1gl1al fonna, se podr:\11 r.:;alizar dichas tra11sacc1011es eledr6nicas por m~dio de las cuentas de Caja Unica en las quc sc adminimcn rccursos de! fondo de caja chica. segUn la; d1spo:,icione:, de la T,;,:,oreria Nacional. Articulo 29.----Condiciones de pago a proYeedores. Todo pago rcalizado a los provccdorcs por partc de! responsablc dcl Fondo Fijo -Caja Chica, dehcr:i quedar rcgistrado en cl sistcma clccm'mico vigcntc y contar con ~I re,paldo de una Solicitud de Pedido <le Compra por Caja Chica. onginal o cop1a del Pedido de Compra, Origmal de la factura comercial. tiq1.1cte o comprobantc y cumplir coo los siguicntcs requisitos para su cancelaci6n: 29.1. Faclura confecc1ona<la en original a nombre del SEN ASA. in<licando los bienes o servicios adquiridos y la fedia de adquis1c1611. Asimismo, la factura dchcr:i cumplir con las disposicioncs cstablccidas por la Dir,;,ccion G,;,nernl de Trib1.1taci6n Directa. 29.2. En caso de pi:rdida de la facmra original, se podr:i aceptar una copia o fotocopia quc dcbcr:i cstar scllada y finnada por cl cncargado de la empresa re,ponsable <le e,!os tnimites, ha~iendo con,tar que es copia tiel de la factnra origmal. El e jecutor deber:i dar el v1sto bueno para quc cl funcionario a s1.1 cargo prcscntc dicho dornmcmo en sustituci<Jn de la factura original ,rnte el Depart.imento Je Recursns Financiero,, para que isle pue<la realiar el tr.im1te <le pago. 29.3. Toda factura deber:i contar con sello de cancelaci6n y contener la s,guicntc informac,6n: nombrc de la lnstituci6n, fccha, nllmcro de c~dula juri<l1ca, monlo y nombre comercial di;, la casa prov~e<lura e indica, si el pago se realiz6 en efectivo, por medio de cheque o transfercnc ia clcctr6nica. Para los casos de un tiquctc de caja u otro tipo de cornprobanle q1.1e ,u:,tiluyu a la faclura eslos deber.in cumplir con los requisitos cstablccidos por la D1rccci611 General de Tributaci6n. El monto limitc para c<;tc ga<;10 scr:i aprnbado por cl rcsponsablc dcl Fondo Fijo. esto por cuan(o lo, tiquetes de caja tienen inclui,Jo el IVA (lmpuesto de Ventas) y el SENASA est:i e-ximido del pago de unpue,tos. St se pre sen ta uo nquete de caja para liqmdar uo adelanto La Gaccta N" 246- Viernes 19 de diciembre dd 2008 Pag 7 de dinern que incluyc cl impucsto de vcntas, d rcsponsahk de la compra deber:i cancelar la camidad correspondiente al porcemaje de 1mpuesto que le fue cobrado a la lnstituc1611 de acuerdo con lo est1pula<lo en eh!e Reglamen!o. 29.4. To<la foctura, liqude o comprobanle tkber;i in<licar ,&lu b1ene:; o servicios de la mbma snbpartida presupuestaria. 29.5. No sc admitir3.n facmras modificadas o corrcgidas con cnmicndas. raspadmas, rnclrnduras, dctcrioro o ilcgibilidad. 29.6. Las facmras deber.in estar aprobadas por el Responsable del Fondo Fijo de Cajo Chica. por la persona autorizada para estos efectos en la Direcc1&n Admini,trnli\·a y Frnanciera tkl SENASA o por lo, re,ponsable& de la& caja& auxiliare,. 29.7. La rcccpci6n Uc conformidaU de los bicncs o scrvkios, sc cfccwan\ con indicaciOn cxpresa de! nombrc, la firma y cl nllmcro de CCdula de la persona autorizada que los recibi6 a satisfacci6n. 29.K Para su liquidaci6n todas las facturos deber:in tram1tarse dentro del afio en el que e,Len fechada,, sea duranle el periodo pre,upuestario vigente. No se pudni rnncelar ninguna factura de Un periodo presupuestario anterior con cargo al presupuesto \'igente, salvo las quc sc cncuentran en cl comprnmiso no dcvengado quc pcrmitc pagar facturas con cargo al presupuesto del arlo siguiente, siempre )' cuando existan las res.:rvas respectivas y con un tiempo 110 mayor al 31 enero del nuevo perio<lo presupue,tano. 29.9. Otrn, tli,po,icwne, que lu Te:;meria Nao:wnal con,1t!ere neeesaria, para un adecuado uso de los recursos. Art/culo 30.-Reintegro al Foudo de Caja Chica. El rcsponsahlc de] Fondo de Caja Chica deberit procurar una adecuada rotaci6n del mismo a lin <le 411.: ~:;le ,e manlenga rnn la li4u1<lQ ,ulicienle permilida. El monto minimo estimadn que Jebeni mantenerse en el ti.mo.lo para solicitar los rci11tegros, scni de un I 0% t!cl total asignadn. El rcsponsable de! rondo f'ijo de Caja Chica y cajas auxiliarcs deberit tramitar con la dilige11cia y frecue11cia debida, los reintegros de las sumas pagadas. de conformidad con el procedimiento y los requerurnentos pre,upueslario, y de pago que eslablezca el Mrnisterio tie Hacienda y la Tesoreria Nucional. la cual prnc~dera a dep%itar de~de la cuenta de Caju (Jn1ca ,Je la lnstituci6n Yia transferencia a la cuenta del Fondo Fijo de Caja Chica dcl SEN ASA. cl rcintcgro solicitado. CAPfTULOV Mccanismos de control An/culo 31.-Responsable del Control lnterno. Corre~pondeni al Rcsponsabk dcl Fondo Fijo -Caja Chica. cvaluar y mantcner un adccuado sistcma de comrnl dcl fondo autorizado, en concordancia con las sanas pritcticas de control interno, establecidas en la Ley General de Comrol lnterno, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloria General de la Repllblica y de1mb 6rganos sujetos a su fi,ealiacilm. en e&te Reglurnento yen los lin~urnientos '-JI.I~ al decto ernilu la Oirecci6n AdministratiYa y Financiera del SEN ASA. i\rt/culo 32.-Sistemas de archivo. El sistcma de control de la administraciOn de! Fondo Fijo Caja Chica. deber:i garantizar la custodia y el buen uso de estos recursos y el registro de datos necesarios para disponer de infonnaci6n confiable y oponmrn, para lo cual el respectivo responsable <li:;pon<lrU <le un s1,Lcma de archi,o quc permita la IUcil lornlizuciOn de documentos y otros fines que se e,timen cunveniente,. i\rt/culo 33.-Doeumentos de respaldo. Los documcntos de rcspaldo de operacioncs de Caja Chica. asf como los arqucos sorprcsivos y mensuales que se hayan practicado deber3.n mamenerse en el Depanamento de Recursos Fmancieros de la Direcci6n Admmistrat1va y Financ1era y a <lispos1ciOn de ulras depen<lem:ias e inslancias <le conlrol para pos1ble, re\·i,iones, ,in detrimento de la!, regulaciones estalllecida<; en la Ley yen el Rcglamcnto General de Archivo y en las directrices quc sobrc csta matcria hayan gi1ado otros Organos de fiscalizaci6n y control. Articulo 34.-Montos asignados. Todos los fondos de di11ero e,lablecidu, al amparo de e:;le R~glamenlo operanin por me<liu del ,i,lema de Fondo FiJO. lo que implica que el encarga,Jo del fondo tendrii en too.lo momcnto la sum a total asignada, rcprcsentada por cfcctivo en caJa o hancos y los documcntos quc rc,paldan las operacioncs. Articulo 35.-lnformes de arqueos. El responsable del Fondo Fijo de Caja Cluca. en consideraci6n de las paniculandades instimcionales realizani un programa <le revis10ne,, com:iliaciune; bancaria, y arqueo, internns, para el Fondo Fijo de Caja Chi\:a. rernitiendo a la DirecciOn Administrat,va Financiera la siguiente infonnacit : 35. l Programa de arqucos <lei ai'io siguicntc, cl cual dcbcr:i scr cmrcgado a la Direcci6n General con copia a la Auditorfa Jntema del SEN ASA en el mes de diciembre de cada afio, que induva las Cajas Aux1liares. 35.2. lnfom1e lrime;lral con ar<.JLteo, men,l1ales eUn lo, anexo, corre,pondientes. el cual deber:i rem1tirse a la Auditor/a con copia a la Dirccci(,11 General dcl Sl:'NASi\ por mct!,o de ofic10, tirmado por cl Rcsponsalllc dcl Fnndo Fijo de Caja Chica y cl J9fc dcl Departamento de Recursos Financieros y el coordinador del Area de Contabilidad. 35.3. La 111fomiaci6n detallada en lo:; docurnento~ elabora<los por foneionario, dd Area tle Conlab1litlud dd Depurtamenlo de Re\:un.os Fin.mcieros, pan1 ser us.idos en los ,uqueos. deberit conrnr con el nomhrc, firnrn y sdlo de la dcpcndcncia y scr3.n los mismos quc sc utilicen en las caJas auxiltares por los responsables de estas. 35.4. Sc dcbcra mantcncr en custodia en cl Departamcnto de Rccursos f'inancicros, ~opia dcl informe cquivalcntc al cnYiado a la Auditoria, a fin de quc pucda ser rcvisado por otros cntcs u 6rganos de tiscalizaci6n y control. Aniculo 36.-Auditoria del Fondo. El Di1ector General del SEN ASA deber:i solicitar a la Auditoria lnterna, incluir en el programa de trabajo de esa depe11de11cia, como minimo, la realizac1611 de una auditoria anual al Fondo F1Jo de Cap Chica autorizado. asi como la revis16n de\ arqueo trimestral y otros, que lleven a garantizor el buen uso y custod1a de lo~ recurso~ a~ignados al Fondo Fijo de Cap Ch1Ca de la h1st1tuc1611. A.:;inmmo. con el fin <le evaluar la ,uticiencia y la efect1vida<l <lei control internu e,1ablec1<lo. Del informe que ,e em1la se debeni en\•1ar una copia a la T~:;oreria Nacional para lo <.JLle corre,ponda. Arliculo 37.-Faltantcs )' sobrantcs en las opcracioncs ordinarias de! Fondo Fijo C'aja Chica. Lo, foltanle:; q1.1e re:;ulten de la:; upern\:iones ordinarias de la Caja Chica y ,ean debidamente comprnbados luego de efectua,Jn el debi,Jo proce,o debenin ser cubiertos por el responsable Uel Fon.Jo, una W7 establecida su responsabilidad. l:'n caso que se determine un sobrante, este lo debeni Jepositar a ,m\s tardar dos dias hibilcs dcspu.Cs de cfcctuado cl arquco a la cucnta Ucl Fon do General de Gohiemo. caso contrarin sc prnccdcn\ con cl dchido prnccso a fin de cstahlcccr rcsponsahilidadcs. Articulo 38 -Procesos admini~trntirns por aetos delictiYos. Cn caso de quc sc dctcctcn sustracciones en pcrjuicio <lei rondo de Caja Chica. cl rcspcctivo rcsponsable dcbcra comunicar al superior jcl"arquico y a las instanc ias j udic1ales correspond1entes para que procedan con la investigac10n respectiva. En el caso de las diligencias realizadas en sede adminimativa. el Superior Jenirqrnco. de co11form1dad con lo, re~ulrndo~ de la 111d1Cada investigm:i&n or<lenarU la apertura de lo, proce<limiento; adrnirnMrativo, len<lienle> a <lelerminar la ver<lat! real tie los hechos ya eslablecer ;eglln ,ea el cJ>o. lu re,ponsubili<lad d1,ciplimiria. admirn,trnli\•a o \:1vil. En el ca:;o de e:;la ult1ma. una veL e,Lablec1da la rn1,rnu deber;i proceden,e a realiLar lu, diligencius de \:obro re,pectiva,. Al detectar,e las irregulnri,Jade, a la~ que ,e ha hecho referencia. el SFNASA no autnrinni la compensaci6n de lo, muntoo suotraido,. ni autori7an\ aumentos penmmentes ,11 Fondo Fijo de Caj,1 Chica, hasta tanto sc cumpla con los tritmitcs indicados y sc produ1ca la dcclaratoria de incobrabilidad por pane dcl cntc rcspectivo. Entre rnnto, la infonnaci6n rclacionada con estns actns dcber.i scr rdlcjada en los arqucos y en Ins informcs rcspcdivos. Articulo 39.-Proccdimiento a seguir al detcctarsc otras irregularidades. El Rcsponsablc dcl Fondo f'ijo de Caja Chica, los cntcs fiscalizadorcs y de control pondr3.n en conocimicnto <lei superior admimstramo de la InsmuciOn, los hechos irregulares en que incurran los servidores, relacionados en el maneio de los 1ecursos del Fondo Fiio de Caja Chica, para que inic1e el procedlmiento disciplinario que correspOnda, gaiantizando en todo caso el debido proceso al fi.rncionario, bajo pena de responsabilidad, sin perjuicio d.: la respo11sabilidad civil y penal de que pudicra scr objcto. Articulo 40.-Depcisito de interescs. Los mtereses devengados por los saldos en la cuenta bancana de los Fondos de Ca ja Chica. deber:in ser deposnado, al Fondo General de Gobiemo. t!entro de un plazo <le ocho <lia~ h<lbile, de,pue, tie venc1<lo el re,pec!ivo mes. de lo con1rario se proce<leni de conformida<l con lo e,tableeido en el arliculo 37 de e,L~ Reglamenlo. El Dcparlamcnlo de Rccun,o:, Financiero:; deber.i comunicar formalmente a lu Direcc1Un Atln11ni;trat1va Fmaneiern con rnprn u la Dire\:eiOn General y u b Te,ureriu Nacionul el detalle corre,,pond1ente y adjuntani el respectivo comprobante y el estat!o bancario. Alternativamen(e pndrii a.Jjuntar lus copias en el informe de arqueo trimestral a que hace rcfcrcncia cl Articulu 34 de cste Rcglamcnto, u bicn por mcdio Uc los mccanismos quc al cfccto determine la Tcsorcria Nacional. Aniculo4 l .-Revisi0n de los fondos de cajas chicas. Peri Odie amente y sin previo aviso, la Auditorfa lnterna de] SEN ASA, otros entes y Organos de control como la Contraloria General de la Repiiblica, y las Unidades de Fiscalizaci6n y Cont1ol autorizadas, pod1.in efectuar revisiones parciales o totales de] Fondo Fijo d.: Caja Chica.ya sus Caps Auxiliares, de acuerdo con su compctcncia c rnfonnar:in de los rcsultados al respectivo rcsponsablc y o las autondades superiores de la I11st1tuc16n. La Tesorerio Nac1011a\ podr.i solicitar a los entes antes c1tados cop1a del i11fonne de los estudios realiza<lo,. Arliculo 42.-Cicrrc dcl Fondo Fiju Caja Chica. SerU la DirecciOn Gen~ral de SENASA 4U1en proce<la a la >Llbpen:;i&n temporal <J <l~finit1va. sin prnio av1,o. tlcl Fondo de Caja Chim. o Fondo de C'aJa Chica Auxiliar en el ea;o de que e:;le 6rgano Supenor detect~ inrnmplimienlo de !us dispuSi\:inn~s contenida" en el articulu 3 de esk Reglarnento. 4ue hagan evidente un manejo irregular de lo, fondos autorizado,. de conformit!ad con los lineamiento, que paru tal efecto emita. Lo unterior. ,in perjuicio de las sanciones disciplinari,1s administrati\'US, civiles o pen.1les correspondientes a los scr\·it!orcs rcsponsablcs. Adcmits dcbcn\ infonmu a la Tcsorcria Nacional sohrc cl particular. i iculo 43.-Proeedimiento de eierre del Fondo Fijo de Caja Chica µor µarte de la lnstitud(rn. En ca,o de quc cl Rcsponsablc dcl Fondo Fijo de Caja Chka. considcre pcnincnte cl cicrrc. procedcrit de acucrdo con los lincamicntos quc cstablczca la Dirccci6n Administrati\a Financicra, aprobados de la Dirccci6n General dcl SENASA c informar:i a la Tesoreria Nacional al respec!O. Pag 8 La Gaccta N" 246- Viernes 19 de diciembre dd 2008 CAPITUlOVI Dhposiciones finales Articulo 44.-Eru~acioncs con fondos prupius. las erogac10nes que realicen las jefaturas departamentales u otros funcionarios no autorintlos con ,u peculio per,nnal, para pagar makriales y suministros de! Estado y aquellas erogaciones que incumplen con las esttpulaciones de cstc Rcglamcnto o con los lincamicntos cmanados por la Dirccci6n Admini&trat,va Financiera y por alglln otro ente u 6rgano de control autonzado, seran de responsab1hdad exclusiva del func10nario que las rcalizfl y no le scrim rcintcgradas pnr mcdin <lei Fondo Fijn de Caja Chica, oalvo 4ue ~xc~pcionalm~nk h1.1bieran oido aulori,:adao prniamenk por Direcci6n Administrativa Financiera. i\rt/culo 45.-Procedimiento disciplinado. Sc impondn\ sanci6n <l1sciphnaria. seglm la grave<la<l t!el caso y prnia Mlslanciarn:,n <ld procedimiento administrativo, que corrobore la existencia de cualquiera de los s11p11cstos quc sc dir.in. al foncionarin rcsponsahlc en cl proccso <le a<lmirnolracilm. control y correcta milizaci6n tie los Fondoo de CaJa Chica, SI: 45. l Liquida cxtcmpon camcntc Ins vales de caja chica o adclantns de vi,·11ico,. 45.2. Liqnidado el respectivo vale con cheque y que este sea rechazado por cl Banco. 45.3. No ejecule la relenci6n <lei 2%, del impL1eslo <le ren1a y no ejecuta el tr:imite adecnado para su oportuno dep6sito. 45.4. No realin los arqueos necesarios y prudences. 45.5. No cubre loo faltante, en el tiempo reglamentmlo. verificat!os en el cierre diario. 45.6. No rcporta a las instancias ya dcfinidas, la c\·cntual mediaci6n de e\'~ntos deli<:tivoo co11 pe,juicio del Fondo Fijo de C.iJa Chica y no promover su i11vestigaci611. 45.7. No acarn cl Articuln 16 de estc Rcglamento. 45.8. Design.i un nuno reopons.ibk dd fondo de C.ija C111ca sin realiLar d arqneo p1ev10. Art/culo 46.-Nonnativa aplicahle. Para tndo aquclln no prcvisto en el pr~senle Reglamento ~~ aplicunin oupleloriam~nte la Ley de Administraci6n Financiera de la Repl1blica y Presupnestos PUblicos y su Reglamcntn. la Ley Crcncral de i\dministraei6n Pllhlica, cl Rcglamcntn G~nera\ de! fondo Cajas Chica; emit1do por la Tesor~ria Nac10nal. d Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios PUblicos de la Cnntraloria General de la Rcp\Jhlica, cl Rcglamcnto Jc la Ley Jc Conlrala~10n Admrnislrat1va y dema, normal1va 4ue resLllte, asi como a los lineamientos que emita la Tesore, ia Nacional. Art/culo 47.-Vigencia. Rigc a part,r de su publicaci6n en cl Diario Oticial La Gaceta. Dado en la P1esidencia de la RepUblica.-San Josi, a los veinte dias dcl mes Jc ocltlbrc <lei m'io dos mil ocho OSCAR ARIAS SANCHEZ.-El Mim,Lro lk Agnrnllura y Ganaderia, Javie1 Flores Galarza.-] vez.-(Solicitud N" 17842).-C 302960.-(D34923-117442).