Acuerdo Nº 3.837 - Reglamento sobre la rendición de cauciones a favor del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento (SENARA)

SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO El Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento, SENARA, comunica el acuerdo Nº 3837, tomado por la Junta Directiva de SENARA, en Sesión Extraordinaria Nº 276-09, celebrada el día 30 de setiembre del 2009. Acuerdo Nº 3837: se aprueba el Reglamento sobre la Rendición de Cauciones a favor del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento, contenido en el Oficio AAF 073-09. Se autoriza su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. El texto del “Reglamento sobre la Rendición de Cauciones a favor de SENARA” aquí aprobado es el siguiente: REGLAMENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CAUCIONES EN FAVOR DEL SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO (SENARA) Considerando: I.—Que el artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley Nº 8131 de 18 de septiembre de 2001, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 198 de 16 de octubre de 2001, dispone que “Sin perjuicio de las previsiones que deba tomarla Administración, todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, en favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y obligaciones de los funcionarios. Las leyes y los reglamentos determinarán las clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables a este particular, tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el monto administrado y el salario del funcionario.” II.—Que el artículo 110, inciso 1), de esa misma Ley establece como hecho generador de responsabilidad administrativa “El nombramiento de un servidor con facultades de uso y disposición de recursos públicos, que no reúna las condiciones exigidas por el ordenamiento jurídico o los manuales y las reglamentaciones internas, o darle al servidor posesión del cargo sin rendir previamente la caución que ordena esta ley.” III.—Que el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización señala, en la norma 4.20 que “La administración deberá velar porque los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores propiedad de la institución, rindan de su peculio las garantías que procedan, a favor de la Hacienda Pública o la institución respectiva, de conformidad con las disposiciones legales y técnicas vigentes.” IV.—Que en atención a las directrices emitidas por la Contraloría General de la República en resolución R-CO-102207 de las 13:00 horas del 19 de marzo del 2007, publicado en La Gaceta número 64 del 30 de marzo del mismo año establece que debe dictarse un reglamento interno en materia de cauciones. Por tanto, se emite el siguiente: REGLAMENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CAUCIONES EN FAVOR DEL SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1º—Ámbito de aplicación del Reglamento. Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento son aplicables a todos aquellos funcionarios de SENARA que administren, recauden y custodien fondos o valores públicos o que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades deban caucionar. Artículo 2º—Finalidad de la caución. La caución tiene como finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante responsable, en el ejercicio de sus funciones pueda producir al patrimonio de SENARA, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil. Artículo 3º—Forma de rendir la caución. La caución en favor de SENARA, sólo podrá ser admitida mediante la constitución de un seguro o póliza de fidelidad ante el Instituto Nacional de Seguros, o las entidades o empresas aseguradoras autorizadas que llegaren a constituirse. Es deber del caucionante gestionar y sufragar de su propio peculio el costo de la garantía a favor de SENARA. Artículo 4º—Del plazo de las garantías. Las garantías ofrecidas por los funcionarios que estén obligados a rendir caución, se mantendrán vigentes durante todo el tiempo que ocupen sus cargos, así como por el lapso de prescripción de la responsabilidad civil o mientras se encuentre pendiente un procedimiento administrativo por daños y perjuicios. Artículo 5º—Momento para rendir la caución. La caución deberá de ser rendida, cuando así corresponda, una vez conocida por la persona la designación en el puesto y antes de asumir el cargo. La Unidad de Recursos Humanos será la responsable de instruir a la persona nombrada en un puesto que tenga esta condición, e informar inmediatamente a la Unidad Financiera sobre los nombramientos, ceses y traslados en puestos que requieren rendir caución. CAPÍTULO II De los caucionantes Artículo 6º—Clasificación por nivel de responsabilidad. Deberán caucionar todos aquellos funcionarios que recauden, custodien o administren fondos y valores públicos, según los siguientes niveles: a) Nivel A (Superior). b) Nivel B (gerencial). c) Nivel C (jefaturas). d) Nivel D (operativo). También deberán rendir la respectiva caución, los funcionarios que suplan por ausencias a dichos niveles durante un plazo igual o mayor a un mes. La Unidad de Recursos Humanos estará obligada a notificar estas suplencias, en un plazo de tres días hábiles, a la Unidad Financiera; por su parte, el servidor contará con cinco días hábiles a partir de que asuma la suplencia, para cumplir la rendición de dicha garantía. La anterior obligación se mantiene aún cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas. Por resolución razonada, la Gerencia, previo estudio o informe que al respecto elaboren de manera conjunta las Unidades de Financiero y Recursos Humanos podrá sujetar a caución otro puesto o función adicional a los ya contemplados. Firme la resolución, el servidor contará con hasta veinte días hábiles para cumplir con la respectiva obligación. Artículo 7º—Caucionantes del nivel A. En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos, los miembros de la Junta Directiva, durante todo el tiempo de su nombramiento. Artículo 8º—Caucionantes del nivel B. En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos, el Gerente General, Subgerente, Directores de Área y Auditora. Artículo 9º—Caucionantes del nivel C. En este nivel deben rendir caución para el ejerció de sus cargos los encargados de las Unidades, Financiero, Servicios Administrativos, Recursos Humanos, Administrativa Financiera del DRAT, los Coordinadores Regionales, los Encargados de Sub-Distritos y de la Red Primaria, Profesionales de Ingeniería de Diseño y Construcción, Profesionales en Geología Artículo 10.—Caucionantes del nivel D. En este nivel deben rendir caución quienes desempeñen alguna de las funciones que citan a continuación: • Encargados del Área de Tesorería. • Encargados de fondos de caja chica y fondos fijos. • Encargado de compras en efectivo. Artículo 11.—Revisión del listado de funcionarios obligados a caucionar. Una vez al año la Unidad Financiera y la Unidad de Recursos Humanos, revisarán el listado de funcionarios obligados a caucionar, para lo cual deberá de considerar, entre otros aspectos: a) La existencia en forma separada o combinada de las funciones y actividades de administrar, custodiar o recaudar fondos y valores públicos. b) La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valoración realizada por la Administración. c) El nivel de la responsabilidad, el monto o bienes a cargo o administrado por el funcionario. Artículo 12.—Simultaneidad de funciones sujetas a caución. El funcionario que obligado a caucionar, se le asigne una función que genere ese mismo deber, caucionará una sola vez y por el monto de mayor valor. Artículo 13.—Ajuste de la caución. El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un puesto a otro que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación, para lo cual contará con un plazo de veinte días hábiles. CAPÍTULO III Del monto a caucionar Artículo 14.—Cálculo y actualización de los montos de la caución. Anualmente, Unidad Financiera actualizará para cada nivel el monto por caucionar tomando como parámetro el salario base establecido en la Ley Nº 7337 del 5 de mayo de 1993, publicado por la Corte Suprema de Justicia en el Boletín Judicial cada inicio de año. Dicha actualización será comunicada por escrito a los funcionarios caucionantes. Los funcionarios que deban ajustarse al nuevo monto de cobertura de la garantía, contarán para ello con un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la notificación de dicha comunicación. Según el nivel de responsabilidad, el cálculo de los montos de las cauciones se hará de la siguiente manera: a) Nivel A. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel A, deberán de rendir una caución equivalente a cuatro salarios base. b) Nivel B. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel B, deberán de rendir una caución equivalente a tres salarios base. c) Nivel C. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel C, deberán de rendir una caución equivalente a dos salarios base. d) Nivel D. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel D, deberán de rendir una caución equivalente a uno y medios salarios base. CAPÍTULO IV De la administración, custodia y ejecución de las cauciones Artículo 15.—Competencia. Competerá a la Unidad Financiera la administración general de las cauciones que se rindan a favor de SENARA. Para ello, deberá: a) Calcular y mantener actualizados los montos, que por concepto de las garantías, deben rendir los caucionantes. b) Asesorar y recomendar a las instancias correspondientes las medidas que correspondan con el propósito de mantener montos de garantía apropiados. c) Recibir, custodiar y verificar la efectividad de los documentos que comprueban la presentación de garantías por parte de los caucionantes, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes. d) Notificar por escrito al caucionante, con un mínimo de veinte días hábiles de anticipación, del momento en que debe renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución. e) Informar al Departamento de Recursos Humanos y al superior jerárquico, cualquier incumplimiento observado en el proceso de caución. f) Tomar las medidas adicionales que le correspondan para el resarcimiento de daños y perjuicios irrogados por el caucionante al patrimonio de SENARA, cuando la responsabilidad del caucionante haya sido declarada conforme lo establece el ordenamiento jurídico vigente. g) Mantener un registro actualizado de los caucionantes que contenga al menos: nombre, puesto, tipo de garantía, número de póliza, grupo al que pertenece, monto desglosado de la prima, monto asegurado, fecha de emisión y vencimiento de la garantía y estado actual en cuanto a su vigencia. Artículo 16.—Modificación de parámetros. Cada tres años a partir de la vigencia de este Reglamento, El Departamento de Servicios Administrativos deberá coordinar un estudio de actualización o ratificación del procedimiento de cálculo del monto de la garantía que deben rendir los caucionantes y proponer los ajustes que deban ser aplicados, siguiendo el procedimiento vigente en la institución para modificaciones reglamentarias. Artículo 17.—Ejecución de la garantía. La ejecución de la garantía debe de ir precedida de un procedimiento administrativo tramitado conforme al Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en donde se demuestre la falta del servidor caucionante y se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios irrogados a la Hacienda de SENARA, lo anterior sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan. En el transcurso del proceso de ejecución la Administración está facultada para acceder a la información ante las instancias que efectuaron o poseen comprobantes del trámite de la garantía. CAPÍTULO V De la responsabilidad por no presentar caución Artículo 18.—Responsabilidad por la no presentación o renovación de la caución. El no rendir o renovar la garantía dentro del plazo previsto al efecto, será causal para el cese en el cargo sin responsabilidad patronal, en los términos del artículo 120 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos públicos, en aquellos caso en que, prevenido al efecto, el funcionario omiso, mantenga su incumplimiento por más de veinte días hábiles. Artículo 19.—Vigencia. Rige a partir de su publicación. Transitorio uno. Los funcionarios que al momento de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una copia a la Unidad Financiera. Transitorio dos. Los funcionarios que al momento de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una copia a la Unidad Financiera. Publíquese.—Unidad Servicios Administrativos.—Lic. Xinia Herrera Mata, Coordinadora.— 1 vez.—(IN2009105604).