Acuerdo Nº 130/AJDIP - Reglamento general para caja recaudadora del Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura

INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUACULTURA AJDIP/130.-Puntarenas, a Ios veinticinco dias de! mes de abril de! afio dos mil uno. Considerando: Que mediante oficio A. F. 51-2001, Ia MBA. Betty Valverde, Je~e Depto. Finanzas, presenta proyecto de Reglamento General para CaJa Recaudadora, para consideraci6n de esta Junta. Por tanto, SEACUERDA: Aprobar el: REGLAMENTO GENERAL PARA CAJA RECAUDADORA CAPITULO I Definiciones Articulo J 0-Para la interpretaci6n y aplicaci6n de este Reglamento, Ios terminos se definen de Ia siguiente manera: Auxiliar de ingresos: es Ia persona responsable en cada Regional, Estacion u Oficina, de confeccionar los Comproba?t~s de Ingresos y de recibir los ingresos por concepto de Ios serv1c10s y bienes que presta Ia Instituci6n a las personas fisicas y juridicas. Centros de ingreso: son todas aquellas dependencias de Ia estructura de\ Instituto que captan ingresos por los servicios que prestan o bienes que producen. INCOPESCA, Instituto: es el lnstituto Costarricense de Pesca y Acuacultura. Articulo 2°-El INCOPESCA recibe ingresos en sus diferentes Centros de Ingreso, segun Ia clasificaci6n presupuestaria y contable definida por el Departamento de Finanzas. CAPITULO II Disposiciones generales Articulo 3°-EI Instituto contara con Ia p6liza de fidelidad de! Instituto Nacional de Seguros (INS) a favor de INCOPESC~ para cubrir cualquier eventualidad que pueda presentarse con Ios dmeros de la Instituci6n. La afiliaci6n a esta p6Iiza sera obligatoria para cada responsable de la recaudaci6n y auxiliar de ingresos de los distintos Centros de Ingreso de Ia Instituci6n y debera ser suscrita previo al otorgamiento de la caja re~audadora y fondo fijo. . Articulo 4°-Pcidran establecerse fondos fiJos por un t1empo determinado o permanente en las cajas recaudadoras, segun el promedio de los ingresos u operaciones semanales que cada centro de ingres? recaude. El fondo debera ser solicitado por Ia jefatura de! centro de mgreso al Departamento de Finanzas, para el tramite correspondiente. Asi mismo, podra solicitar a fmanzas, ampliaciones al fondo segun el incremento en las ingresos u operaciones. Articulo 5°-Cada centro de ingreso contara para la custodia del fondo fijo y de la recaudaci6n diaria con los recursos de seguridad necesarios, las cuales estaran bajo la custodia del auxiliar de ingresos. El dinero, cheques y demas bienes econ6micos deberan ser guardados diariamente al finalizar la jornada laboral, en los medias de seguridad dispuestos para tal efecto. Articulo 6°-La jefatura de! centro de ingreso debera nombrar ademas del Auxiliar de Ingresos titular, un suplente que atienda estas funciones cuando el encargado oficial de la caja recaudadora este ausente, sea par enfermedad, incapacidad, vacaciones o fuerza mayor. Dicho funcionario debera cumplir con las disposiciones establecidas en este Reglamento. Articulo 7°-En el momenta que el Auxiliar de Ingresos reciba el fondo fijo debera firmar el Acta de Entrega de Fondos; igualmente debera hacerlo el suplente en el momenta que se haga cargo de la Caja Recaudadora. Articulo 8°-Las cajas recaudadoras funcionaran en forma independiente de cualquier caja chica. El auxiliar de ingresos no tendra a su cargo, coma funciones adicionales o recargo, el manejo de una caja chica. CAPITULO III Deberes y obligaciones Articulo 9°-EI funcionario designado auxiliar de ingresos sera el responsable directo de la caja recaudadora y para ello debe ser un funcionario con las conocimientos, preparaci6n e idoneidad para el desempefio del puesto y nombrado en propiedad. Articulo 10.-Las funciones y actividades que debe realizar el auxiliar de ingresos seran las incluidas en el Manual de Procedimientos para la generaci6n y reporte de ingresos. Articulo 11.-Para la recepci6n de los dineros en caja recaudadora se empleara el Comprobante de Ingresos, debidamente prenumerados, las cuales deben ser emitidos en orden consecutivo. Se autorizara unicamente la utilizaci6n de block por separado, para el Trabajo de Campo. Lajefatura Articulo 12.-Ningun funcionario estara autorizado para conceder credito a las usuarios de servicios ni confeccionar Comprobantes de Ingreso pendientes de co bro. El coT?probante. de ingreso debe confeccionarse en el momento de Ia recepc10n de los mgresos. Se excluye de lo dispuesto en este articulo, las servicios brindados en la Terminal Pesquera donde existe Reglamento especifico sobre el particular. Cuando se trate de proyectos productivos auspiciados y financiados par organismos nacionale s o inte~nacionales, la junt a d irec tjva sera la {mica autorizada a deterrnmar med1ante acuerdo s1 la mst1tuc10n concede credito dentro de las plazos razonables. Articulo 13.-El Auxiliar de Ingresos sera el responsable de que se efectue diariamente el dep6sito de los ingresos percibidos, en las c~entas bancarias del lnstituto, dispuestas para ta! fin, sea en colones o en dolares. Lo anterior de conforrnidad con lo dispuesto en la Norma 201.01 del "Manual de Normas Tecnicas de Control para la Contraloria General de la Republica y las entidades y 6rganos sujetos a su fiscalizaci?n". . . Para el caso de las Estaciones Experimentales y oficmas aux1hares, el dep6sito de los ingresos podra realizarse coma maxima, el ultimo dia habil de cada semana. Articulo 14.-El Auxiliar de Ingresos estara en la obligaci6n de hacer la denuncia inmediata ante las autoridades correspondientes, si detecta un faltante de fondos, robo o hurto del dinero de la caja o dep6sito o si sufre un asalto. Debera enviar copia de la denuncia a Servicios Administrativos para que se proceda con los tramites de la p61iza ante el Instituto Nacional de Seguros. Procedera de igual manera ante cualquier otro acto doloso. Articulo 15.-Sera responsable el Auxiliar de Ingresos de custodiar adecuadamente los sellos y debera mantenerlos en 6ptimas condiciones. Asi mismo debera mantener en la caja, las billetes y monedas en las denominaclones requeridas para las tramites par servicios brindados. Le con"espondera realizar siempre al final de! dia, un arqueo y una revision total de su area de trabajo, de manera que no quede nada de valor a disposici6n de terceros. Articulo 16.-Los cheques que se reciba en las cajas recaudador~ como pago a bienes y servicios, seran a nombre de! INCOPE~CA;, sm excepci6n, correctamente emitidos y por el monto ~xacto. Debera s~hc1tar al emisor las datos personales necesar1os que s1rvan para locahzar al cliente si el cheque presenta algun problema. . Articulo 17.-EI Auxiliar de Ingresos en cada dependenc1a debera enviar a Tesoreria via fax, el mismo dia o a mas tardar el dia habil siguiente de realizado el dep6sito, copia de! Comprobante de! dep6sito y el reporte de totales por c6digo de! dep6sito realizado,. d~ acuerdo con las especificaciones definidas en el Manual de Proced1m1entos. De igual manera, el Auxiliar de Ingresos debera presentar sin excepci6n, ante la tesoreria un inforrne mensual de ingreso. Lo remitira en los primeros tres dias habiles del mes siguiente via fax y dentro de los primeros ocho dias habiles deb~ra enviar el Informe con las respe~ti~as copias de las comprobantes de mgresos y las comprobantes de depos1tos ( original) efectuados. Articulo I 8.-En caso de que el Auxiliar de Ingresos tenga que disfrutar de vacaciones, sea trasladado a otra dependencia, renuncie o sea despedido, debera hacer entrega formal de! fondo al nuevo encargado, en presencia de! jefe de la dependencia. Para tal efecto debera levantarse el acta correspondiente, misma que deben firmar el jefe, el auxiliar de ingresos saliente y el auxiliar de ingresos entrante. Articulo 19.-En caso de que el funcionario encargado de la caja recaudadora por fuerza mayor no se presente a laborar, la apertura de las medias de seguridad donde se custodia el fondo, la debe realizar el jefe de la dependencia en presencia de dos testigos. Para ta! efecto debera levantarse el acta correspondiente, misma que deben firrnar el jefe y las dos testigos. CAPITULO IV Arqueos, sobrantes y faltantes Articulo 20.-Los jefes de los Centros de Ingreso tendran dentro de sus responsabilidades, practicar arqueos sin previo aviso, tanto a las fondos fijos, coma a los comprobantes de ingreso y depositos. Los arqueos tambien pueden ser efectuados por el Departamento de Finanzas o Auditoria lntema, cuando como prueba de control intemo asi se defina y tambien lo realizaran sin previo aviso. Articulo 21.-En caso de cambio del Auxiliar de Ingresos, el jefe del centro de ingresos debera efectuar el arqueo en presencia de! funcionario entrante y saliente, el que tendra que ser firmado por las tres. En caso de que el funcionario encargado de la caja recaudadora, par fuerza mayor, no pueda estar presente, el arqueo lo realizara el jefe en presencia de otro funcionario que actuara como testigo. Para ta! efecto debera levantarse el acta correspondiente, misma que deben firrnar el jefe y el testigo y ser remitida a Finanzas a mas tardar el dia habil posterior. Articulo 22.-Queda prohibido mantener en custodia en la caja recaudadora dinero que pertenezca al responsable de la caja recaudadora o a terceros. De detectarse la existencia de dinero en estas condiciones, pasara a forrnar parte de las ingresos de la instituci6n para lo cuaL En caso de determinarse la existencia de sobrantes que resulte de! manejo de la caja recaudadora, este debera ser depositado previa emisi6n del comprobante de ingresos, a mas tardar el dia habil siguiente en que fue deterrninado. Articulo 23.-Los faltantes de dinero en la caia recaudadora. CAPITULOV Disposiciones finales Articulo 24.-EI uso indebido de! fondo fijo asi como de los dineros recaudados o cualquier infracci6n a este Reglamento, se sancionaran de conformidad con lo que establecen las !eyes y disposiciones vigentes. Articulo 25.-Queda terminantemente prohibido el cambio de cheques personales, compras de caja chica, pagos o prestamos de ningun tipo. Articulo 26.-Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento regulan Io relacionado con el funcionamiento de las cajas recaudadoras. Ningun funcionario de! INCOPESCA que tenga relaci6n directa o indirecta con las cajas recaudadoras podra alegar desconocimiento de! Reglamento. Artlcu!o 27.-Queda entendido que Jo dispuesto en este Reglamento se complementa con lo establecido en el Reglamento de Tesoreria, Reglamento de Caja Chica, la Ley de Administraci6n Financiera, Ia Ley General de la Administraci6n Publica y el Manual de Procedimientos de! Departamento de Finanzas. Articulo 28.-Rige a partir de su aprobaci6n por parte de la Junta Directiva y Ia respectiva publicaci6n en el Diario Oficial La Gaceta. Puntarenas, 4 de mayo de! 2001.-MSc. Herbert Nanne, Presidente Ejecutivo.-Yahaira Chambers Vargas, Secretaria Junta Directiva.-1 vez.-(Solicitud N" 32345).-C-33020.--(60912).