Anexo 1 - Documento técnico e instructivo del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), Res. UIAF 363 de 2008

1. OBJETIVO .................................................................................................................2

2. DESCRIPCIÓN ..........................................................................................................2

3. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS, INTENTADAS O RECHAZADAS QUE CONTENGAN CARACTERÍSTICAS QUE LES OTORGUE EL CARÁCTER DE SOSPECHOSAS...................................................................................................................3 3.1. Información relacionada con la operación reportada .................................................3 3.2. Descripción de la operación.......................................................................................3 3.3. Documentos de soporte .............................................................................................5 3.4. Información de las personas naturales o jurídicas implicadas en la operación .........5

4. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DEL ROS ...................................................5 4.1. Envío del reporte........................................................................................................5 4.2. Proceso de envío del reporte .....................................................................................6 4.3. Certificado de cargue de los reportes ........................................................................7

5. SOPORTE .................................................................................................................7 <!-- page break --> ANEXO 1 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE Página 2 de 8 OPERACIONES SOSPECHOSAS

1. OBJETIVO Este documento presenta algunas consideraciones e instrucciones a seguir por los sujetos obligados según la Resolución 363 de 2008 expedida por la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF para realizar y enviar el Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. DESCRIPCIÓN Los sujetos obligados según Resolución 363 de 2008 deben reportar en forma inmediata a la UIAF las operaciones que determinen como sospechosas. Asimismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual la entidad toma la decisión de catalogar la operación como sospechosa, sea realizada o intentada. Para tal efecto, no se necesita que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito, tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en el presente instructivo y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad. El ROS debe ser elaborado por todos los sujetos obligados según Resolución 363 de 2008 cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares, tenga la condición de sospechosa o aquellas intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, según lo indicado en Resolución 363 de 2008. El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la entidad reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte, de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995. En el marco de las 40 Recomendaciones del GAFI, se sugiere a los sujetos obligados guardar copia de los soportes de la operación reportada. Éstos se deben organizar y conservar como mínimo por 5 años, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta. Ninguna persona de la entidad reportante podrá dar a conocer que se ha efectuado un reporte de operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la ley 526 de 1999. <!-- page break --> ANEXO 1 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE Página 3 de 8 OPERACIONES SOSPECHOSAS

3. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS, INTENTADAS O RECHAZADAS QUE CONTENGAN CARACTERÍSTICAS QUE LES OTORGUE EL CARÁCTER DE SOSPECHOSAS La entidad reportante debe diligenciar los campos obligatorios del formato de reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, que se encuentre vigente en el Sistema de Reporte En Línea (SIREL) de la UIAF. A continuación se presentan algunas consideraciones para tener en cuenta a la hora realizar un reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas. 3.1. Información relacionada con la operación reportada Las entidades deben procurar reportar el valor asociado con la operación reportada o el conjunto de operaciones reportadas. De igual manera, es importante identificar el tipo de moneda utilizada en la operación y el periodo (fecha inicial y final) de la operación analizada. 3.2. Descripción de la operación La descripción de la operación reportada es uno de los insumos más relevantes del formato del ROS. Las entidades deben recordar la importancia de transmitir claramente el mensaje de la operación reportada; recomendamos siempre ponerse en la posición del lector desprevenido, toda vez que no se deben omitir los detalles de la operación particular al negocio o producto. Por lo tanto, se recomienda utilizar la técnica de narración en donde el primer párrafo resuma para el lector la operación reportada. Dicho párrafo debe responder a “quién(es)”, “qué”, “por qué”, “cuándo” y “dónde”. Este primer párrafo, debe ser conciso en el motivo que generó la alerta para la entidad reportante. Los siguientes párrafos serán el cuerpo de la operación reportada y se sugiere que la descripción de los hechos sea realizada, en lo posible, en orden de importancia y cronológico. Para realizar la descripción de la operación sospechosa, se recomienda a la entidad reportante responder a las siguientes preguntas: • ¿Qué hace que la operación sea sospechosa? • ¿Cómo se realizó la operación sospechosa? Por ejemplo, la persona utilizó determinado numeral cambiario para ingresar recursos del exterior en varias oportunidades en un determinado periodo de tiempo. • ¿Quiénes realizaron la operación sospechosa? Es importante incluir las personas naturales o jurídicas que participaron en la operación, así como los posibles vínculos que existan entre esas personas. <!-- page break --> ANEXO 1 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE Página 4 de 8 OPERACIONES SOSPECHOSAS • ¿Dónde se realizó la operación sospechosa? Es recomendable incluir las direcciones, barrios, municipios, departamentos y países que sirvieron como espacio para realizar la operación, siempre y cuando se tenga conocimiento. • ¿Cuándo se realizó la operación sospechosa? Al responder esta pregunta se debe tener en cuenta los hechos cronológicos de la operación. Así las cosas, las entidades deberán realizar una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando los nombres y apellidos completos de las personas principales o directamente vinculadas en la operación sospechosa, en qué consistió la operación sospechosa, el periodo donde se detectó sucedió, ubicación como ciudad, municipio, direcciones, teléfonos, etc. En los párrafos del cuerpo del texto se puede explicar con mayor detalle aspectos, entre otros, como los siguientes: • Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse. • Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con los sistemas de administración de riesgo. • Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en los sistemas de administración de riesgo. • Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros. • Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con el sistemas de administración de riesgo. • Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres. • Presentación de documentos o datos presuntamente falsos. • Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada. • Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas. • Relación con bienes de presunto origen ilícito. • Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo. • Otras señales de alerta. Adicionalmente, el sujeto obligado debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el sistema de administración de riesgo de la entidad. <!-- page break --> ANEXO 1 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE Página 5 de 8 OPERACIONES SOSPECHOSAS Se recomienda a los sujetos obligados mencionar si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la entidad o con otras operaciones. En el caso de conocerse noticias de prensa, mencionar el titular o el link donde se encontró, no es necesario reescribir la noticia. 3.3. Documentos de soporte Recuerde adjuntar, al tiempo del envío del ROS, aquellos documentos que soporten la descripción de la operación sospechosa, esto podrá reducir los posibles requerimientos que la UIAF haga en el futuro, agilizando así las labores de inteligencia financiera y haciendo más eficiente las labores de cumplimiento en las entidades reportantes. Si la entidad reportante recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros) y si allegó los soportes correspondientes a la operación. Los documentos soporte de la operación sospechosa pueden consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos aportados por el cliente, declaraciones de renta, certificado de cámara y comercio, entre otros. Los documentos de soporte deben ser incluidos en el SIREL a través de la opción “Adjunte aquí los anexos”; cada archivo no debe superar las 20MB. 3.4. Información de las personas naturales o jurídicas implicadas en la operación Las entidades deben reportar en los campos estructurados la información solicitada sobre las personas y/o empresas relacionadas con la operación sospechosa. Es importante que los números de identificación y nombres se encuentren digitados de una manera correcta, evitando incluir caracteres especiales que no corresponda al número de identificación reportado. Para el caso de las entidades que no cuentan con información sobre el número de identificación de las personas y/o empresas que intervinieron en la operación sospechosa, deben colocar “-1” en el campo número de identificación.

4. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DEL ROS 4.1. Envío del reporte El único medio de envío del ROS es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF; este reporte debe realizarse de manera inmediata según lo indicado en el numeral 2 del presente anexo. <!-- page break --> ANEXO 1 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE Página 6 de 8 OPERACIONES SOSPECHOSAS Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que los campos marcados como obligatorios sean diligenciados, de lo contrario el sistema le indicará los campos pendientes por diligenciar, los cuales se deben completar con la información pertinente, para así proceder con el envío del reporte. Siempre guarde una copia del ROS. Si durante el MES de reporte no fueron identificadas operaciones sospechosas, operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas que deban ser de conocimiento inmediato de la UIAF, motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar el reporte negativo (reporte de ausencia), a través de SIREL, durante los primeros 10 días calendario siguientes al mes del reporte, si durante el MES de reporte se realizó un reporte positivo de Operación Sospechosa, no debe realizar el reporte negativo (reporte de ausencia). Si los sujetos obligados según Resolución 363 de 2008 expedida por la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF identificaron operaciones sospechosas que dan origen a este anexo técnico y no envían el ROS a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones que haya lugar por parte de la Superintendencia de Sociedades o la entidad competente que haga sus veces. Recuerde que la fecha del reporte de operaciones sospechosas ROS corresponde al día en que realiza el envío del reporte y el sistema le genera el certificado de recibo de información, nada tiene que ver con la fecha del periodo de análisis de la operación sospechosa. 4.2. Proceso de envío del reporte Para enviar el ROS a la UIAF, cada entidad reportante debe estar registrada ante la UIAF y contar con un usuario que le permitirá ingresar al SIREL. La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace >SIREL >Solicitud de Código en Línea, seleccionando sector: REAL y el tipo de entidad correspondiente METALES PRECIOSOS Luego de obtener el código de entidad, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace >SIREL >Solicitud de Usuario. Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRS dispuesto en la página web de la UIAF. Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRS: <!-- page break --> ANEXO 1 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE Página 7 de 8 OPERACIONES SOSPECHOSAS • La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto. • La actualización de datos del oficial de cumplimiento: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres, en caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad. • La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante. • La cancelación de la entidad reportante • La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL. 4.3. Certificado de cargue de los reportes Una vez que la entidad reportante envíe el Reporte de Operación Sospechosa, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: EXITOSO; este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .PDF. A continuación encuentra un ejemplo de un certificado de cargue EXITOSO:

5. SOPORTE Con el objetivo de solucionar inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados: • Línea Telefónica en Bogotá: PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000-11 11 83. <!-- page break -->

ANEXO 1 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE Página 8 de 8 OPERACIONES SOSPECHOSAS • Chat Técnico: de lunes a viernes de 8 a.m. a 12 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. • Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - (PQRS) <!-- page break -->