Local Authorities Emergency Planning and Preparedness Regulation (Man. Reg. 159/2016)

THE EMERGENCY MEASURES ACT (C.C.S.M. c. E80) Local Authorities Emergency Planning and Preparedness Regulation LOI SUR LES MESURES D'URGENCE (c. E80 de la C.P.L.M.) Règlement sur les plans et les préparatifs d'urgence des autorités locales Regulation 159/2016 Registered December 20, 2016 Règlement 159/2016 Date d'enregistrement : le 20 décembre 2016 TABLE OF CONTENTS Section 1-2 Definitions and application 3 Required standards 4-5 Local emergency response control groups 6-7 Municipal emergency coordinator 8-11 Emergency preparedness programs and emergency plans 12 Review of program and plans 13 Mandatory exercises 14-17 General provisions TABLE DES MATIÈRES Article 1-2 Définitions et champ d'application 3 Normes 4-5 Groupe contrôle de mesures d'urgence locale 6-7 Coordonnateur municipal des mesures d'urgence 8-11 Programmes de préparatifs d'urgence et plans d'urgence 12 Examen du programme et des plans 13 Exercices obligatoires 14-17 Dispositions générales SCHEDULE ANNEXE DEFINITIONS AND APPLICATION DÉFINITIONS ET CHAMP D'APPLICATION Definitions 1 The following definitions apply in this regulation. "Act" means The Emergency Measures Act. (« Loi ») Définitions 1 Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement. « coordonnateur » Le directeur général de l'Organisation des mesures d'urgence. ("co-ordinator") 1 As of 2017-03-05, this is the most current version available. It is current for the period set out in the footer below. It is the first version and has not been amended. Le texte figurant ci-dessous constitue la codification la plus récente en date du 2017-03-05. Son contenu était à jour pendant la période indiquée en bas de page. Il s'agit de la première version; elle n’a fait l'objet d'aucune modification. Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 EMERGENCY MEASURES E80 — M.R. 159/2016 "co-ordinator" means the Executive Director of the Emergency Measures Organization. (« coordonnateur ») "hazard and risk assessment" means a hazard and risk assessment prepared by a local authority under section 8. (« évaluation des dangers et des risques ») "local emergency response control group" means a group of persons established by a local authority as a local emergency response control group under clause 8(1)(b) of the Act. (« groupe contrôle de mesures d'urgence locale ») "municipal emergency coordinator" means a person appointed by a local authority under clause 8(1)(c) of the Act. (« coordonnateur municipal des mesures d'urgence ») « coordonnateur municipal des mesures d'urgence » Personne que désigne une autorité locale conformément à l'alinéa 8(1)c) de la Loi. ("municipal emergency coordinator") « évaluation des dangers et des risques » Document d'évaluation des dangers et des risques qu'élabore une autorité locale conformément à l'article 8. ("hazard and risk assessment") « groupe contrôle de mesures d'urgence locale » Groupe de personnes qu'établit une autorité locale à titre de groupe contrôle de mesures d'urgence locale conformément à l'alinéa 8(1)b) de la Loi. ("local emergency response control group") « Loi » La Loi sur les mesures d'urgence. ("Act") Regulation does not apply to federal local authorities 2 This regulation does not apply to a local authority described in clauses (g) to (i) of the definition "local authority" in section 1 of the Act. Non-application 2 Le présent règlement ne s'applique pas aux autorités locales visées aux alinéas g) à i) de la définition d'« autorité locale » figurant à l'article 1 de la Loi. STANDARDS NORMES Required standards 3(1) An emergency preparedness program, emergency plan or business continuity plan that is adopted, reviewed or revised by a local authority after the coming into force of this section must meet one of the following standards: (a) Canadian Standards Association ("CSA") standard Z1600; (b) harmonized National Fire Prevention Association ("NFPA") standard 1600. Normes 3(1) Les programmes de préparatifs d'urgence, les plans d'urgence et les plans de continuité des activités qu'adopte ou que révise une autorité locale après l'entrée en vigueur du présent article doivent être conformes à l'une des normes suivantes : a) la norme Z1600 de l'Association canadienne de normalisation; b) la norme 1600 harmonisée de la National Fire Prevention Association. Version of standard 3(2) For the purpose of subsection (1), a local authority's program or plan must comply with the version of either standard in effect at the time the program or plan was submitted to the coordinator. Version de la norme 3(2) Pour l'application du paragraphe (1), les programmes ou les plans de l'autorité locale doivent être conformes à la norme qui est en vigueur au moment de leur remise au coordonnateur. 2 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 MESURES D'URGENCE E80 — R.M. 159/2016 Act and regulations prevail 3(3) If there is a conflict between a standard described in this section and the Act or this regulation, the Act or regulation prevails. Incompatibilité 3(3) Les dispositions de la Loi ou les autres dispositions du présent règlement l'emportent sur les normes incompatibles visées au présent article. LOCAL EMERGENCY RESPONSE CONTROL GROUPS GROUPE CONTRÔLE DE MESURES D'URGENCE LOCALE Membership of local emergency response control group 4 Each member of a local emergency response control group must be (a) an individual residing within the jurisdiction of the local authority; or (b) an employee of the local authority. But if, in the opinion of a local authority, there is no member of its local emergency response control group having the qualifications set out in clause (a) or (b) who is willing to be appointed as municipal emergency coordinator, the local authority may appoint a person not described in those clauses as a member of the local emergency response control group to allow that person to be appointed as municipal emergency coordinator. Composition du groupe contrôle de mesures d'urgence locale 4 Les membres d'un groupe contrôle de mesures d'urgence locale sont, selon le cas : a) des particuliers qui résident dans le territoire de l'autorité locale; b) des employés de cette dernière. L'autorité locale qui estime qu'aucun membre du groupe contrôle ne désire être nommé au poste de coordonnateur municipal des mesures d'urgence peut nommer à ce poste une personne ne répondant pas aux critères visés à l'alinéa a) ou b). Cette personne devient d'office membre du groupe contrôle. Responsibilities of local emergency response control group 5 In addition to other duties assigned by a local authority, a local emergency response control group for a local authority must (a) assist the authority's municipal emergency coordinator in preparing and coordinating emergency preparedness programs for the authority; and (b) report to the local authority at least once each calendar year, in the manner required by the local authority, as to its activities in the previous calendar year. Attributions du groupe contrôle de mesures d'urgence locale 5 En plus d'exercer les autres fonctions que lui attribue l'autorité locale, le groupe contrôle de mesures d'urgence locale est chargé : a) d'aider le coordonnateur municipal des mesures d'urgence lors de l'élaboration et de la coordination des programmes de préparatifs d'urgence de l'autorité locale; b) au moins une fois par année civile, de présenter à l'autorité locale un rapport revêtant la forme qu'elle exige et portant sur les activités qu'il a exercées au cours de l'année civile précédente. Insert Date 3 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 EMERGENCY MEASURES E80 — M.R. 159/2016 MUNICIPAL EMERGENCY COORDINATOR COORDONNATEUR MUNICIPAL DES MESURES D'URGENCE Qualifications of municipal emergency coordinator 6(1) A person appointed as a municipal emergency coordinator must (a) have (i) successfully completed each course listed in the Schedule, or (ii) been approved by the co-ordinator under section 7 as being eligible for appointment as a municipal emergency coordinator; and (b) meet any additional qualifications required by the local authority. Compétences du coordonnateur municipal des mesures d'urgence 6(1) Les personnes nommées à titre de coordonnatrices municipales des mesures d'urgence remplissent la condition suivante : a) elles ont, selon le cas : (i) suivi avec succès la formation indiquée à l'annexe, (ii) été agrées par le coordonnateur en vertu de l'article 7 en vue d'être admissibles à cette nomination; b) elles possèdent toute compétence supplémentaire que l'autorité locale peut exiger. Transitional 6(2) Despite subsection (1) and section 7, a person appointed as a municipal emergency coordinator before the coming into force of this subsection may remain in that position, even if the person has not successfully completed each course listed in the Schedule, provided that the person successfully completes each of those courses before three years after the day this subsection comes into force. Disposition transitoire 6(2) Malgré le paragraphe (1) et l'article 7, toute personne nommée à titre de coordonnatrice municipale des mesures d'urgence avant la date d'entrée en vigueur du présent article peut demeurer en poste bien qu'elle n'ait pas suivi avec succès la formation indiquée à l'annexe. Toutefois, elle doit la suivre avec succès dans les trois ans suivant cette date. Eligibility for appointment as a municipal emergency coordinator 7(1) A person who does not meet the requirements of subclause 6(a)(i), but who wishes to be approved as eligible for appointment as a municipal emergency coordinator, may apply to the co-ordinator in a form and containing the information required by the co-ordinator. Agrément en vue de la nomination au poste de coordonnateur municipal des mesures d'urgence 7(1) Les personnes qui ne remplissent pas la condition visée au sous-alinéa 6a)(i), mais qui veulent se faire agréer en vue d'être nommées à titre de coordonnatrices municipales des mesures d'urgence peuvent présenter une demande d'agrément auprès du coordonnateur revêtant la forme et contenant les renseignements qu'il exige. Co-ordinator may grant approval 7(2) The co-ordinator may, if satisfied after assessing an applicant's knowledge, training and experience that the applicant is suitably qualified, approve the applicant as being eligible for appointment as a municipal emergency coordinator. Agrément accordé par le coordonnateur 7(2) Le coordonnateur peut, s'il est d'avis que l'auteur de la demande possède les connaissances, la formation et l'expérience requises, l'agréer en vue de sa nomination. 4 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 MESURES D'URGENCE E80 — R.M. 159/2016 Approval may be subject to conditions 7(3) An approval under this section may be subject to any conditions that the co-ordinator considers reasonable. Agrément assorti de conditions 7(3) L'agrément accordé en vertu du présent article peut être assorti des conditions que le coordonnateur estime raisonnables. EMERGENCY PREPAREDNESS PROGRAMS AND EMERGENCY PLANS PROGRAMMES DE PRÉPARATIFS D'URGENCE ET PLANS D'URGENCE Hazard and risk assessments 8 Each local authority must prepare a hazard and risk assessment that identifies all natural and human-made hazards and risks that could reasonably cause, in its geographic area of jurisdiction, (a) loss of life; (b) harm or damage to the safety, health or welfare of people; (c) damage to property or other economic impact; (d) damage to the environment; or (e) an interruption of a critical service. Évaluation des dangers et des risques 8 Chaque autorité locale rédige une évaluation des dangers et des risques faisant état de tous les dangers et risques naturels et d'origine humaine qui pourraient vraisemblablement causer dans son territoire : a) des pertes de vie; b) des atteintes à la sécurité, à la santé ou au bien-être de la population; c) des retombées économiques, notamment des dommages aux biens; d) des dommages à l'environnement; e) une interruption des services indispensables. Emergency preparedness programs — all hazards 9 Each emergency preparedness program adopted, reviewed or revised by a local authority after the coming into force of this section must (a) assist the local authority to prepare for, respond to, recover from and mitigate any hazard or risk identified in its most recent hazard and risk assessment; (b) include information as to how residents can look after themselves and their families during an emergency or a disaster; and (c) provide for a public awareness campaign alerting residents to existing emergency management tools and where to obtain additional emergency and disaster information. Programmes de préparatifs d'urgence 9 Les programmes de préparatifs d'urgence qu'adopte ou que révise l'autorité locale après l'entrée en vigueur du présent article : a) visent à lui permettre de prévoir les dangers ou les risques répertoriés dans son évaluation la plus récente, d'y faire face, de les minimiser et de prendre des mesures de rétablissement; b) contiennent des renseignements quant à la façon dont les résidants peuvent prendre soin d'eux-mêmes et de leur famille lors d'une situation d'urgence ou d'un sinistre; c) prévoient le lancement d'une campagne de sensibilisation du public visant à informer les résidants des outils de gestion des situations d'urgence à leur disposition et de la façon dont ils peuvent obtenir des renseignements supplémentaires sur les situations d'urgence et les sinistres. Insert Date 5 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 EMERGENCY MEASURES E80 — M.R. 159/2016 Emergency plan to be part of the emergency preparedness program 10 A local authority's emergency plan is to be part of its emergency preparedness program. Inclusion du plan d'urgence dans le programme de préparatifs d'urgence 10 Le plan d'urgence de l'autorité locale fait partie de son programme de préparatifs d'urgence. Business continuity plan 11 Each emergency preparedness program adopted, reviewed or revised by a local authority after the coming into force of this section must contain a business continuity plan. Plan de continuité des activités 11 Les programmes de préparatifs d'urgence qu'adopte ou que révise l'autorité locale après l'entrée en vigueur du présent article contiennent un plan de continuité des activités. REVIEW OF PROGRAM AND PLANS EXAMEN DU PROGRAMME ET DES PLANS Periodic review of program and plans 12(1) A local authority must review, and where it considers it appropriate, revise (a) its emergency preparedness program and emergency plan at least once each year; and (b) its business continuity plan at least once every two years. Examen périodique du programme et des plans 12(1) L'autorité locale examine et, lorsqu'elle le juge opportun, révise : a) son programme de préparatifs d'urgence et son plan d'urgence au moins une fois par année; b) son plan de continuité des activités au moins une fois tous les deux ans. Exception 12(2) Despite subsection (1), a local authority must review, and where it considers it appropriate, revise, its emergency preparedness program forthwith (a) when directed to do so by the minister; or (b) when the local authority becomes aware of a significant hazard or risk not identified in its most recent hazard and risk assessment. Exception 12(2) Malgré le paragraphe (1), l'autorité locale examine et, lorsqu'elle le juge opportun, révise son programme de préparatifs d'urgence sans délai : a) lorsque le ministre lui ordonne de le faire; b) lorsqu'elle prend connaissance d'un danger ou d'un risque important qui n'est pas répertorié dans son évaluation des dangers et des risques la plus récente. MANDATORY EXERCISES EXERCICES OBLIGATOIRES Definitions 13(1) The following definitions apply in this section. "full-scale exercise" means a role-playing exercise in which a major emergency or a disaster is simulated and personnel or other resources are deployed to simulate actions that would be carried out if the major emergency or disaster was actually occurring. (« exercice à grand déploiement ») Définitions 13(1) Les définitions suivantes s'appliquent au présent article. « exercice à grand déploiement » Exercice de jeux de rôles au cours duquel une situation d'urgence grave ou un sinistre est simulé et des ressources, notamment du personnel, sont déployées comme elles l'auraient été dans le cas d'un événement réel. ("full-scale exercise") 6 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 MESURES D'URGENCE E80 — R.M. 159/2016 "functional exercise" means a role-playing exercise in which participants carry out actions as if a major emergency or a disaster was actually occurring, but without a major emergency or disaster being simulated and without deployment of personnel or other resources. (« exercice fonctionnel ») "tabletop exercise" means a paper exercise in which participants problem solve a major emergency or a disaster situation among themselves and then discuss it. (« exercice sur table ») « exercice fonctionnel » Exercice de jeux de rôles permettant aux participants de prendre les mesures qu'ils prendraient si une situation d'urgence grave ou un sinistre réel se produisait, mais où la simulation d'un tel événement et le déploiement de ressources, notamment de personnel, n'ont pas lieu. ("functional exercise") « exercice sur table » Exercice sur papier permettant aux participants de résoudre les problèmes liés aux situations d'urgence grave ou aux sinistres et d'en discuter par la suite. ("tabletop exercise") Mandatory tabletop exercises 13(2) A local authority must carry out a tabletop exercise at least once each year, unless an exercise under subsection (3) is carried out in that year. Exercices sur table obligatoires 13(2) L'autorité locale effectue un exercice sur table au moins une fois par année, à moins que l'exercice visé au paragraphe (3) n'ait lieu au cours de l'année en question. Mandatory functional exercises 13(3) A local authority must carry out a functional exercise or a full-scale exercise, that is approved by the co-ordinator as being of sufficient magnitude, at least once every four years. Exercices fonctionnels obligatoires 13(3) L'autorité locale effectue un exercice fonctionnel ou à grand déploiement, jugé suffisamment important par le coordonnateur, au moins une fois tous les quatre ans. Post-event reporting 13(4) Within 90 days after completing an exercise under this section, a local authority must provide a written report on the exercise to the co-ordinator, in the form and containing the information required by the co-ordinator. Rapport 13(4) Dans les 90 jours après avoir complété l'un des exercices visés au présent article, l'autorité locale remet un rapport écrit au coordonnateur relativement à l'exercice et revêtant la forme et contenant les renseignements qu'il exige. GENERAL PROVISIONS DISPOSITIONS GÉNÉRALES Committee and group members must be individuals 14 Each (a) member of a committee established under clause 8(1)(a) of the Act; (b) member of a local emergency response control group; and (c) person appointed as a municipal emergency coordinator under clause 8(1)(c) of the Act; must be an individual. Composition des comités et des groupes 14 Seuls des particuliers peuvent être : a) membres d'un comité constitué en vertu de l'alinéa 8(1)a) de la Loi; b) membres d'un groupe contrôle de mesures d'urgence locale; c) désignés à titre de coordonnateurs municipaux des mesures d'urgence conformément à l'alinéa 8(1)c) de la Loi. Insert Date 7 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 EMERGENCY MEASURES E80 — M.R. 159/2016 Municipal emergency coordinator for more than one local authority 15 If a person is appointed as the municipal emergency coordinator for more than one local authority, (a) the person must disclose the concurrent appointments in writing to each local authority that has appointed him or her; and (b) each of those local authorities must, after consulting with each other, include in their respective emergency plans a strategy agreed upon by each of the authorities for (i) determining the municipal emergency coordinator's responsibilities and priorities, and (ii) resolving operational conflicts involving the municipal emergency coordinator, in situations where the municipal emergency coordinator has concurrent obligations to more than one local authority. Coordonnateur municipal des mesures d'urgence de plusieurs autorités locales 15 Les conditions suivantes doivent être remplies lorsqu'une personne est nommée coordonnatrice municipale des mesures d'urgence de plusieurs autorités locales : a) la personne communique par écrit, à chaque autorité locale qui l'a nommée, les nominations simultanées; b) dans le cas où la personne assume des obligations multiples, les autorités locales doivent, après s'être consultées, inclure dans leurs plans d'urgence respectifs une stratégie concertée qui vise à : (i) établir les attributions et les priorités de la personne, (ii) résoudre les difficultés résultant des obligations multiples de la personne envers elles. Plans must be in electronic format 16 An emergency plan or business continuity plan submitted (or re-submitted) to the co-ordinator under section 8 or 8.3 of the Act must be in an electronic format satisfactory to the co-ordinator. This requirement also applies to proposed changes submitted under those sections. Plans en format électronique 16 Les plans d'urgence ou les plans de continuité des activités présentés ou présentés de nouveau au coordonnateur au titre de l'article 8 ou 8.3 de la Loi revêtent un format électronique qu'il juge satisfaisant. Cette exigence s'applique également aux projets de modifications remis en vertu de ces dispositions. Mutual aid agreements 17 A mutual aid agreement under clause 8(1)(e) of the Act must (a) be in writing; and (b) be appended to the emergency plan of each local authority that is a party to the agreement. Accord d'entraide 17 Tout accord d'entraide visé à l'alinéa 8(1)e) de la Loi remplit la condition suivante : a) il est fait par écrit; b) il est annexé au plan d'urgence de chaque autorité locale qui est partie à l'accord. 8 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 MESURES D'URGENCE E80 — R.M. 159/2016 SCHEDULE (Section 6) TABLE OF MINIMUM REQUIRED COURSES FOR MUNICIPAL EMERGENCY COORDINATOR QUALIFICATION NAME OF COURSE METHOD OF DELIVERY AND LENGTH OF COURSE COURSE DESCRIPTION EM200 - Concepts in Emergency Management Classroom delivery with participant guide. 2 days. EM200 is an in-depth study of the requirements of a preparedness program. Topics covered include: hazards, risk and vulnerability assessments and the concept of resilience; emergency planning; crisis communications; exercise programs; discussion-based exercise design and conduct; public education; and, program assessment tools. Case studies and past lessons are used extensively. EM201 - Emergency Plans Classroom delivery with participant guide. 1 day. This course centres on the steps required to develop community, departmental or organization-specific emergency plans. The primary focus is on municipal/community emergency plans and specific hazard plans identified by risk assessments. EOC200 - EOC Operations Classroom delivery with participant guide and exercise materials. 2 days. EOC Operations is the core EMO EOC course aimed at municipal, departmental or agency EOC staff. Course topics include: EOC primary functions and organizational structure; communication links; activation and demobilization guidelines; action planning; staffing considerations; managing operational information; and, worker care. Insert Date 9 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 EMERGENCY MEASURES E80 — M.R. 159/2016 ANNEXE (article 6) EXIGENCES MINIMALES EN MATIÈRE DE FORMATION — COORDONNATEUR MUNICIPAL DES MESURES D'URGENCE NOM DU COURS MÉTHODE D'APPRENTISSAGE ET DURÉE DU COURS DESCRIPTION DU COURS EM200 — Concepts in Emergency Management (concepts de la gestion des urgences) Apprentissage en classe avec guide de participation Deux jours Étude approfondie des éléments essentiels d'un programme de préparatifs d'urgence. Le cours porte notamment sur l'évaluation des dangers, des risques et de la vulnérabilité et le concept de la résilience, la mise sur pied de plans d'urgence, la communication en situation de crise, les programmes d'exercices, la conception et la gestion des exercices fondés sur les discussions, la sensibilisation du public et les outils nécessaires à l'évaluation des programmes. Les études de cas et les leçons antérieures sont beaucoup utilisées. EM201 — Emergency Plans (plans d'urgence) Apprentissage en classe avec guide de participation Un jour Cours ayant pour objectif de présenter les mesures nécessaires à l'élaboration de plans d'urgence destinés aux localités, aux ministères ou aux entités. Il est axé sur les plans d'urgence visant les municipalités et les collectivités et des plans précis portant sur les dangers répertoriés dans les évaluations des risques. 10 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 MESURES D'URGENCE E80 — R.M. 159/2016 NOM DU COURS MÉTHODE D'APPRENTISSAGE ET DURÉE DU COURS DESCRIPTION DU COURS EOC200 — EOC Operations (fonctionnement des centres des opérations d'urgence) Apprentissage en classe avec un guide de participation et des exercices Deux jours Cours fondamental de l'Organisation des mesures d'urgence s'adressant au personnel des centres des opérations d'urgence (COU) des municipalités, des ministères ou des organismes. Il porte notamment sur les fonctions primaires et la structure organisationnelle des COU, les liens de communication, les directives d'activation et de démobilisation, l'établissement de plans d'action, la dotation en personnel, la gestion des informations opérationnelles et l'hygiène du travail. Insert Date 11 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03 Accessed: 2017-03-05 Date de consultation : 2017-03-05 Current from 2016-12-20 to 2017-03-03 À jour du 2016-12-20 au 2017-03-03