Access to Information Regulations (SOR/83-507)

Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 Published by the Minister of Justice at the following address: http://laws-lois.justice.gc.ca Publié par le ministre de la Justice à l’adresse suivante : http://lois-laws.justice.gc.ca CANADA CONSOLIDATION Access to Information Regulations CODIFICATION Règlement sur l’accès à l’information SOR/83-507 DORS/83-507 Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 OFFICIAL STATUS OF CONSOLIDATIONS CARACTÈRE OFFICIEL DES CODIFICATIONS Subsections 31(1) and (3) of the Legislation Revision and Consolidation Act, in force on June 1, 2009, provide as follows: Les paragraphes 31(1) et (3) de la Loi sur la révision et la codification des textes législatifs, en vigueur le 1er juin 2009, prévoient ce qui suit : Published consolidation is evidence Codifications comme élément de preuve 31 (1) Every copy of a consolidated statute or consolidated regulation published by the Minister under this Act in either print or electronic form is evidence of that statute or regula tion and of its contents and every copy purporting to be pub lished by the Minister is deemed to be so published, unless the contrary is shown. 31 (1) Tout exemplaire d'une loi codifiée ou d'un règlement codifié, publié par le ministre en vertu de la présente loi sur support papier ou sur support électronique, fait foi de cette loi ou de ce règlement et de son contenu. Tout exemplaire donné comme publié par le ministre est réputé avoir été ainsi publié, sauf preuve contraire. ... [...] Inconsistencies in regulations Incompatibilité — règlements (3) In the event of an inconsistency between a consolidated regulation published by the Minister under this Act and the original regulation or a subsequent amendment as registered by the Clerk of the Privy Council under the Statutory Instru ments Act, the original regulation or amendment prevails to the extent of the inconsistency. (3) Les dispositions du règlement d'origine avec ses modifications subséquentes enregistrées par le greffier du Conseil privé en vertu de la Loi sur les textes réglementaires l'emportent sur les dispositions incompatibles du règlement codifié publié par le ministre en vertu de la présente loi. LAYOUT The notes that appeared in the left or right margins are now in boldface text directly above the provisions to which they relate. They form no part of the enactment, but are inserted for convenience of reference only. MISE EN PAGE Les notes apparaissant auparavant dans les marges de droite ou de gauche se retrouvent maintenant en caractères gras juste au-dessus de la disposition à laquelle elles se rattachent. Elles ne font pas partie du texte, n’y figurant qu’à titre de repère ou d’information. NOTE NOTE This consolidation is current to October 17, 2023. The last amendments came into force on June 23, 2023. Any amendments that were not in force as of October 17, 2023 are set out at the end of this document under the heading “Amendments Not in Force”. Cette codification est à jour au 17 octobre 2023. Les dernières modifications sont entrées en vigueur le 23 juin 2023. Toutes modifications qui n'étaient pas en vigueur au 17 octobre 2023 sont énoncées à la fin de ce document sous le titre « Modifications non en vigueur ». Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 iii À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 TABLE OF PROVISIONS TABLE ANALYTIQUE Access to Information Regulations Règlement sur l’accès à l’information 2 Interpretation 2 Définitions 3 Limitation on Production of Records 3 Restriction concernant la préparation de documents 4 Procedures 4 Procédures 6 Transfer of Request 6 Transmission de la demande 7 Fees 7 Droits 8 Access 8 Accès aux documents 8.1 Limitations in Respect of Format 8.1 Restrictions applicables au support 9 Investigative Bodies 9 Organismes d’enquête 10 Classes of Investigations 10 Catégories d’enquêtes SCHEDULE I Investigative Bodies ANNEXE I Organismes d’enquête SCHEDULE II Classes of Investigations ANNEXE II Catégories d’enquêtes Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 Registration Enregistrement SOR/83-507 June 3, 1983 DORS/83-507 Le 3 juin 1983 ACCESS TO INFORMATION ACT LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION Access to Information Regulations Règlement sur l’accès à l’information P.C. 1983-1667 June 2, 1983 C.P. 1983-1667 Le 2 juin 1983 His Excellency the Governor General in Council, on the recommendation of the Minister of Justice and the Treasury Board, pursuant to subsection 77(1) of the Access to Information Act*, is pleased hereby to make the annexed Regulations respecting access to information. Sur avis conforme du ministre de la Justice et du conseil du Trésor et en vertu du paragraphe 77(1) de la Loi sur l’accès à l’information*, il plaît à Son Excellence le Gouverneur général en conseil d’établir le Règlement sur l’accès à l’information, ci-après. * S.C. 1980-81-82, c. 111 * S.C. 1980-81-82, c. 111 Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 1 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 1 [Repealed, SOR/2018-38, s. 2] 1 [Abrogé, DORS/2018-38, art. 2] Interpretation Définitions 2 In these Regulations, Access to Information Request Form means the form prescribed by the designated Minister pursuant to para graph 70(1)(b) of the Act for the purpose of requesting access to records under the control of a government insti tution; (formule de demande d’accès à l’information) Act means the Access to Information Act; (Loi) appropriate officer means the officer of a government institution whose title and address is published pursuant to paragraph 5(1)(d) of the Act. (fonctionnaire compétent) 2 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement. fonctionnaire compétent Le fonctionnaire d’une institution fédérale dont les titre et adresse sont publiés conformément à l’alinéa 5(1)d) de la Loi. (appropriate officer) formule de demande d’accès à l’information Formulaire prescrit par le ministre désigné conformément à l’alinéa 70(1)b) de la Loi pour les demandes de communication de documents relevant d’une institution fédérale. (Access to Information Re quest Form) LoiLoi sur l’accès à l’information. (Act) Limitation on Production of Records Restriction concernant la préparation de documents 3 For the purpose of subsection 4(3) of the Act, a record that does not exist but can be produced from a machine readable record under the control of a government insti tution need not be produced where the production there of would unreasonably interfere with the operations of the institution. 3 Aux fins du paragraphe 4(3) de la Loi, la préparation d’un document qui n’existe pas comme tel mais qui peut être produit à partir d’un document informatisé relevant d’une institution fédérale n’est pas obligatoire lorsque cette préparation entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution concernée. Procedures Procédures 4 (1) A request for access to a record under Part 1 of the Act must be made by forwarding to the appropriate offi cer of the government institution that has control of the record, together with the required application fee, (a) a completed Access to Information Request Form; or (b) a written request that provides sufficient detail to enable the officer to identify the record. 4 (1) Quiconque demande l’accès à un document en vertu de la partie 1 de la Loi doit faire parvenir au fonctionnaire compétent de l’institution fédérale dont relève le document : a) soit une formule de demande d’accès à l’information dûment remplie, accompagnée du droit applicable; b) soit une demande écrite suffisamment détaillée pour permettre au fonctionnaire de trouver le document, accompagnée du droit applicable. (2) If the information contained in the request is insuffi cient to establish that the person making the request has a right of access under section 4 of the Act, the govern ment institution must request additional information from the person in order to confirm their right of access. SOR/85-395, s. 1; SOR/93-114, s. 1(F); SOR/2023-156, s. 1. (2) Si les renseignements contenus dans la demande ne suffisent pas à établir que le demandeur détient le droit d’accès prévu à l’article 4 de la Loi, l’institution fédérale doit lui demander des renseignements additionnels afin de confirmer son droit d’accès. DORS/85-395, art. 1; DORS/93-114, art. 1(F); DORS/2023-156, art. 1. Access to Information Regulations Règlement sur l’accès à l’information Procedures Procédures Sections 5-8 Articles 5-8 Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 2 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 5 If access is to be given to a record that contains per sonal information about the person who requested ac cess, the government institution must require the person to provide adequate identification before the personal in formation is disclosed unless the person’s identity has al ready been confirmed. SOR/2023-156, s. 2. 5 Si l’accès à un document contenant des renseignements personnels concernant le demandeur est autorisé, l’institution fédérale doit, avant de communiquer les renseignements, exiger de lui une preuve d’identité adéquate, sauf si son identité a déjà été confirmée. DORS/2023-156, art. 2. Transfer of Request Transmission de la demande 6 (1) The head of a government institution may, within 15 days after a request for access to a record is received by the institution, transfer the request to another govern ment institution as provided in subsection 8(1) of the Act, on condition that the head of the other government insti tution consents to process the request within the time limit set out for such a request in the Act. 6 (1) Le responsable d’une institution fédérale peut, dans les 15 jours suivant la réception d’une demande de communication d’un document, transmettre la demande à une autre institution fédérale conformément au paragraphe 8(1) de la Loi, si le responsable de l’autre institution fédérale consent à donner suite à la demande dans le délai prévu par la Loi. (2) A request that has been transferred under subsection (1) shall not be transferred to a third government institu tion. (2) Une demande qui a été transmise en vertu du paragraphe (1) ne peut être transmise de nouveau à une troisième institution fédérale. Fees Droits 7 A person who makes a request for access to a record under Part 1 of the Act must pay an application fee of $5 at the time the request is made. SOR/86-454, s. 1; SOR/92-687, s. 1; SOR/2023-156, s. 3. 7 La personne qui présente une demande de communication d’un document en vertu de la partie 1 de la Loi doit payer un droit de 5 $ au moment de présenter la demande. DORS/86-454, art. 1; DORS/92-687, art. 1; DORS/2023-156, art. 3. Access Accès aux documents 8 (1) Where a person is given access to a record or part thereof under the control of a government institution, the head of the institution may require that the person be given an opportunity to examine the record or part there of, rather than a copy of the record or part thereof if, (a) the record or part thereof is so lengthy that repro duction of the record or part thereof would unreason ably interfere with the operations of the institution; or (b) the record or part thereof is in a form that does not readily lend itself to reproduction. 8 (1) Lorsqu’une personne se voit donner accès à la totalité ou à une partie d’un document relevant d’une institution fédérale, le responsable de cette institution peut exiger que la personne ait la possibilité de consulter le document ou la partie du document qui l’intéresse, plutôt que de lui en délivrer une copie, si le document ou la partie du document : a) soit, en raison de sa longueur, ne peut être reproduit sans que le fonctionnement de l’institution soit sérieusement entravé; b) soit est conservé sous une forme qui ne se prête pas facilement à la reproduction. (1.1) Where a person is given access to a record or part thereof under the control of a government institution, the head of the institution shall provide the person with an opportunity to examine the record or part thereof, rather than with a copy of the record or part thereof, where pro viding a copy to that person is prohibited by or under an other Act of Parliament. (1.1) Lorsqu’une personne se voit donner accès à la totalité ou à une partie d’un document relevant d’une institution fédérale et que la délivrance d’une copie lui est interdite sous le régime d’une autre loi fédérale, le responsable de cette institution doit donner à la personne la possibilité de consulter le document ou la Access to Information Regulations Règlement sur l’accès à l’information Access Accès aux documents Sections 8-8.1 Articles 8-8.1 Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 3 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 partie du document qui l’intéresse, plutôt que de lui en délivrer une copie. (2) Where a person is given access to a record under the control of a government institution, the head of the insti tution may require that the person be given a copy of the record, rather than an opportunity to examine it if, (a) the record forms a disclosable part of a record for which disclosure may otherwise be refused under Part 1 of the Act and from which it cannot reasonably be severed for examination; or (b) the record is in a form that does not readily lend itself to examination. (2) Lorsqu’une personne se voit donner accès à un document relevant d’une institution fédérale, le responsable de cette institution peut exiger qu’une copie du document soit délivrée à la personne, plutôt que de lui donner la possibilité de consulter le document, si celui ci : a) soit constitue une partie pouvant être divulguée d’un document dont la communication peut par ailleurs être refusée en vertu de la partie 1 de la Loi, mais qui ne peut raisonnablement en être extraite pour consultation; b) soit est conservé sous une forme qui ne se prête pas facilement à la consultation. (3) Where access to a record under the control of a gov ernment institution is given in the form of an opportuni ty to examine the record, the head of the government in stitution shall (a) provide reasonable facilities for the examination; and (b) set a time for the examination that is convenient both for the institution and the person. (3) Lorsque l’accès à un document relevant d’une institution fédérale est donné sous forme de consultation, le responsable de cette institution : a) fournit pour la consultation des installations convenables; b) fixe à cette fin une heure qui convient à l’institution et à la personne concernée. (4) [Repealed, SOR/2023-156, s. 4] SOR/85-395, s. 2; SOR/93-114, s. 2; SOR/2023-156, s. 4. (4) [Abrogé, DORS/2023-156, art. 4] DORS/85-395, art. 2; DORS/93-114, art. 2; DORS/2023-156, art. 4. Limitations in Respect of Format Restrictions applicables au support 8.1 (1) For the purposes of subsection 4(2.1) of the Act, if access to a record involves giving a copy of the record, the copy does not have to be provided in the requested format if the record does not exist in that format within the government institution and the head of the govern ment institution considers, taking into account the fac tors described in subsection (3), that the conversion of the record to the requested format is unreasonable. 8.1 (1) Pour l’application du paragraphe 4(2.1) de la Loi, dans le cas où l’accès à un document s’exerce par la délivrance de copies, la copie n’a pas à être communiquée sur le support demandé si le document n’existe pas sur ce support au sein de l’institution fédérale et que le responsable de celle-ci considère, compte tenu des facteurs prévus au paragraphe (3), que le transfert du document sur ce support n’est pas raisonnable. (2) If the head of the government institution considers that the conversion of the record to the requested format is unreasonable, the copy of the record must be provided in a format chosen by the person making the request (a) from a format in which the record already exists within the government institution; or (b) from a format the conversion to which the head of the government institution considers is reasonable (2) Si le responsable de l’institution fédérale considère que le transfert du document sur le support demandé n’est pas raisonnable, la copie du document est communiquée sur le support que la personne faisant la demande choisit parmi les supports suivants : a) celui sur lequel le document existe au sein de l’institution fédérale; Access to Information Regulations Règlement sur l’accès à l’information Limitations in Respect of Format Restrictions applicables au support Sections 8.1-10 Articles 8.1-10 Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 4 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 taking into account the factors described in subsection (3). b) celui sur lequel le transfert est, selon le responsable de l’institution fédérale, raisonnable compte tenu des facteurs prévus au paragraphe (3). (3) The following factors are to be taken into account in determining if the conversion to the requested format is reasonable or unreasonable: (a) the costs to the government institution; (b) the potential degradation of the record; (c) if the person making the request is to be given ac cess to only a part of a record, the facility with which the record may be severed in the format requested; (d) the existence of the record within the government institution in another format that is useful to the per son making the request; (e) the possibility that the record can be converted to another format that is useful to the person making the request; (f) the impact on the operations of the government in stitution; (g) the availability of the required personnel, re sources, technology and equipment. SOR/2007-187, s. 1. (3) Les facteurs à prendre en compte pour établir si le transfert du document sur le support demandé est raisonnable sont les suivants : a) les frais pour l’institution fédérale; b) le risque de détérioration du document; c) si la personne faisant la demande se voit donner accès à une partie seulement du document, la facilité avec laquelle des prélèvements sur le document pourraient être faits sur le support demandé; d) l’existence du document, au sein de l’institution fédérale, sur tout autre support pouvant être utile à la personne faisant la demande; e) la possibilité de transférer le document sur tout autre support pouvant être utile à la personne faisant la demande; f) les répercussions sur le fonctionnement de l’institution fédérale; g) la disponibilité du personnel requis ainsi que des ressources, technologies et matériel requis. DORS/2007-187, art. 1. Investigative Bodies Organismes d’enquête 9 The investigative bodies for the purpose of paragraph 16(1)(a) of the Act are the investigative bodies set out in Schedule I to these Regulations. 9 Aux fins de l’alinéa 16(1)a) de la Loi, les organismes d’enquête sont ceux énumérés à l’annexe I du présent règlement. Classes of Investigations Catégories d’enquêtes 10 The classes of investigations for the purpose of para graph 16(4)(c) of the Act are the classes of investigations set out in Schedule II to these Regulations. 10 Aux fins de l’alinéa 16(4)c) de la Loi, les catégories d’enquêtes sont celles précisées à l’annexe II du présent règlement. Access to Information Regulations Règlement sur l’accès à l’information SCHEDULE I Investigative Bodies ANNEXE I Organismes d’enquête Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 5 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 SCHEDULE I (Section 9) ANNEXE I (article 9) Investigative Bodies Organismes d’enquête 1 [Repealed, SOR/2013-114, s. 1] 2 Canadian Forces Military Police 2.01 Canadian Forces National Counter-Intelligence Unit 2.1 Canadian Security Intelligence Service 2.2 Criminal Investigations Directorate, International, Large Business and Investigations Branch, Canada Revenue Agency 3 Director of Investigation and Research, Department of Consumer and Corporate Affairs 4 Intelligence and Targeting Operations Directorate, Canada Border Services Agency 5 Preventive Security and Intelligence Branch, Correctional Service of Canada 6 Royal Canadian Mounted Police 7 [Repealed, SOR/2018-38, s. 5] 8 [Repealed, SOR/2013-114, s. 3] SOR/84-570, s. 1; R.S., 1985, c. 35 (2nd Supp.), s. 15(E); SOR/2002-341, s. 1; SOR/ 2010-145, s. 1; SOR/2013-114, ss. 1 to 3; SOR/2018-38, ss. 3 to 5. 1 [Abrogé, DORS/2013-114, art. 1] 2 Police militaire des Forces canadiennes 2.01 Unité nationale de contre-ingérence des Forces canadiennes 2.1 Service canadien du renseignement de sécurité 2.2 Direction des enquêtes criminelles, Direction générale du secteur international, des grandes entreprises et des enquêtes, Agence du revenu du Canada 3 Directeur des enquêtes et recherches, ministère de la Consommation et des Corporations 4 Direction des opérations relatives au renseignement et au ciblage, Agence des services frontaliers du Canada 5 Direction de la sécurité préventive et du renseignement, Service correctionnel du Canada 6 Gendarmerie royale du Canada 7 [Abrogé, DORS/2018-38, art. 5] 8 [Abrogé, DORS/2013-114, art. 3] DORS/84-570, art. 1; L.R. (1985), ch. 35 (2e suppl.), art. 15(A); DORS/2002-341, art. 1; DORS/2010-145, art. 1; DORS/2013-114, art. 1 à 3; DORS/2018-38, art. 3 à 5. Access to Information Regulations Règlement sur l’accès à l’information SCHEDULE II Classes of Investigations ANNEXE II Catégories d’enquêtes Current to October 17, 2023 Last amended on June 23, 2023 6 À jour au 17 octobre 2023 Dernière modification le 23 juin 2023 SCHEDULE II (Section 10) ANNEXE II (article 10) Classes of Investigations Catégories d’enquêtes 1 Investigations by a Fact Finding Board established by the Department of Transport to investigate air traffic control where it has been alleged that owing to a system deficiency (a) flight safety may have been jeopardized; or (b) less than the minimum required separation be tween aircraft may have existed. 1 Les enquêtes menées par une commission d’enquête sur les faits, constituée par le ministère des Transports afin de vérifier le contrôle de la circulation aérienne exercé dans les cas où il est allégué qu’en raison d’une défaillance du système, a) la sécurité aérienne a pu être menacée; ou b) des avions ont pu se rapprocher l’un de l’autre à une distance inférieure à la distance minimale autorisée. 2 Investigations by a Flight Service Station Review Com mittee established by the Department of Transport to in vestigate reported occurrences relating to aviation safety where (a) procedures or actions or a lack thereof, (b) systems failure, or (c) other causes have brought the reliability of a Flight Service Station of the Flight Service Station System into question. 2 Les enquêtes menées par le Comité de révision des stations d’information de vol, formé par le ministère des Transports pour enquêter sur des incidents touchant la sécurité aérienne qui ont été déclarés, lors desquels a) les procédures ou les mesures adoptées, ou l’absence de telles procédures ou mesures, b) une défaillance mécanique, ou c) d’autres causes ont remis en question la fiabilité de la station d’information de vol ou du système des stations d’information de vol. 3 Canadian Forces flight safety accident investigations other than those conducted in the form of a board of in quiry or summary investigation under the National De fence Act. 3 Les enquêtes sur les accidents des Forces canadiennes touchant la sécurité aérienne, sauf les enquêtes menées par des commissions d’enquête et les enquêtes sommaires menées en vertu de la Loi sur la défense nationale. 4 Investigations by or under the authority of the Canadi an Forces Fire Marshall for the purpose of determining the cause of a fire, other than those conducted in the form of a board of inquiry or summary investigation un der the National Defence Act. 4 Les enquêtes menées par le Commissaire des incendies ou sous sa direction en vue de déterminer la cause d’un incendie, sauf les enquêtes menées par des commissions d’enquête et les enquêtes sommaires menées en vertu de la Loi sur la défense nationale. 5 Investigations by the Special Inquiries Unit of the In spector General’s Branch of the Correctional Service of Canada. SOR/85-751, s. 1; R.S., 1985, c. 35 (2nd Supp.), s. 15. 5 Les enquêtes menées par l’Unité des enquêtes spéciales du Bureau de l’inspecteur général du Service correctionnel du Canada. DORS/85-751, art. 1; L.R. (1985), ch. 35 (2e suppl.), art. 15.