Ministerial Order N° 002/20/10/TC of 19/05/2020 Establishing Regulations on Public Procurement

Article 36: Selection of individual Ingingo ya 36: Gutoranya impuguke ku giti consultant Article 36: Sélection d’un consultant cyayo individuel Individual consultant is recruited when: Impuguke ku giti cyayo ishakwa iyo hari Le consultant individuel est recruté lorsque: imwe mu mpamvu zikurikira: 1º assignments for which a team of 1º akazi ko gukorwa kadasaba itsinda personnel is not required; 1º les tâches pour lesquelles une équipe ry’abakozi; du personnel n’est pas requise; 2º no additional outside professional 2º nta bundi buhanga buhambaye support is required; 2º aucun soutien professionnel extérieur bw’inyongera bw’ahandi busabwa; supplémentaire n’est requis; 3º his or her experience and qualification 3º uburambe n’ubushobozi bye ari byo are the key requirements; 3º son expérience et sa qualification sont by’ingenzi bisabwa; les exigences clés; 4º task that is the continuation of 4º akazi kagikomeza ku murimo uheruka previous assignment that the 4º la tâche est la continuation de la gukorwa n’iyo impuguke, consultant has carried out; mission précédente que le consultant a effectuée; 5º emergency situations resulting from 5º hari ibihe byihutirwa byatewe n’ibiza; natural disasters; 5º les situations d’urgence résultant des catastrophes naturelles; 6º he or she is the only consultant 6º ari yo mpuguke yonyine ishobora qualified for this assignment. 6º il est le seul consultant qualifié pour gukora ako kazi. cette tâche. For individual assignments of more than six Ku kazi k’abantu ku giti cyabo kamara igihe (6) months, the procuring entity brings the Pour les tâches individuelles de plus de six (6) kirenze amezi atandatu (6), urwego rutanga tender notice to attention of any individual mois, l’entité de passation de marchés publics isoko rya Leta rumenyesha impuguke ku giti consultant who wants to bid as provided for by lance un avis d’appel d’offre à l’intention de cyazo zishaka gupiganira isoko inyandiko the law governing the public procurement. tout consultant individuel qui désire ihamagarira ipiganwa nk’uko biteganywa soumissionner tel que prévu par la loi portant n’itegeko rigenga amasoko ya Leta. réglementation de marchés publics. 48 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 The notice must include a short description of Inyandiko imenyesha igomba kuba igaragaza the task or job description and the criteria for L’avis doit inclure une brève description de la incamake y’imiterere y’akazi cyangwa selection. tâche ou de la description du poste et les y’umurimo n’ibishingirwaho mu guhitamo. critères de sélection.

Article 37: Procedure and criteria of Ingingo ya 37: Uburyo n’ibishingirwaho selection of consultants Article 37: Procédure et critères de mu gutoranya impuguke sélection des consultants Individual consultants are selected based on Impuguke ku giti cyazo zitoranywa their qualifications for the assignment. They Les consultants individuels sont sélectionnés hashingiwe ku bumenyi bwazo ku kazi must meet the relevant qualifications and en fonction de leurs qualifications pour la gakenewe. Zigomba kuba zujuje those selected to be employed by the tâche. Ils doivent posséder les qualifications ibyangombwa byasabwe kandi izatoranyijwe procuring entity must be the best qualified and requises et ceux sélectionnés pour être gukorana n’urwego rutanga amasoko ya Leta be fully capable of carrying out the employés par l’entité de passation de marchés zigomba kuba zifite ubumenyi buhanitse assignment. The capability is judged on the publics doivent être les plus qualifiés et être kandi zishoboye gukora ako kazi. Ubushobozi basis of academic background, experience pleinement capables d’exécuter la tâche. La bugaragazwa n’amashuri umuntu yize, and, as appropriate, knowledge of the local capacité est jugée sur base des études uburambe no kumenya imiterere y’aho conditions. accomplies, de l’expérience et, le cas échéant, azakorera akazi, iyo bishoboka. de la connaissance des conditions locales. The selection process continues with Inzira yo guhitamo ikomereza ku kumvikana negotiations based on the financial proposals Le processus de sélection se poursuit avec les hashingiwe ku biciro byatanzwe n’umushinga and ends with the Draft Contract and award of négociations basées sur les propositions w’amasezerano kandi bigasozwa no gutanga the contract when negociations are successful. financières et le projet de contrat et se termine amasezerano iyo habayeho ubwumvikane. par l’attribution contrat lorsque les négociations sont concluantes. For the assignments of less than six (6) Ku kazi kamara igihe kiri munsi y’amezi months, the procuring entity may request Pour les tâches de moins de six (6) mois, atandatu (6), urwego rutanga amasoko ya Leta Curricula Vitae from at least three (3) l’entité de passation de marchés publics peut rushobora gusaba imyirondoro impuguke consultants in order to select the most demander les Curriculums Vitae à au moins nibura eshatu (3) kugira ngo ruhitemo irusha competent among them based on criteria trois (3) consultants, afin de sélectionner le izindi ubushobozi muri zo hashingiwe ku predetermined by the procuring entity. plus compétent parmi eux, sur base des bishingirwaho byateganyijwe n’urwo rwego critères prédéterminés par l’entité de rutanga isoko rya Leta. passation de marchés publics. 49 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 38: Rejection of a bid Ingingo ya 38: Kutakira inyandiko Article 38: Rejet d’une offre y’ipiganwa A procuring entity may reject a bid if it has Urwego rutanga isoko rya Leta rushobora identified that the lowest price provided by the L’entité de passation de marchés publics peut kutakira inyandiko y’ipiganwa iyo potential successful bidder is extremely higher rejeter l’offre après avoir identifié que le prix rwagaragaje ko igiciro gito cyatanzwe or abnormally low compared to the market le mieux-disant offert par l’attributaire n’ushobora guhabwa isoko gihanitse cyangwa price. potentiel du marché est largement supérieur ari gito mu buryo bukabije ugereranyije ou est anormalement bas compte tenu du prix n’igiciro kiri ku isoko. sur le marché. However, prior to any rejection of a bid based Icyakora, mbere y’uko urwego rutanga isoko to the provisions of Paragraph One of this Toutefois, avant tout rejet d’une offre sur base rya Leta rutakira inyandiko y’ipiganwa Article, the procuring entity must take the des disposions de l’alinéa premier du présent hashingiwe ku bivugwa mu gika cya mbere following actions: article, l’entité de passation de marchés cy’iyi ngingo, rugomba kubanza gukora ibintu publics doit prendre les précautions suivantes: bikurikira: 1º to request the bidder in writing to 1º gusaba mu nyandiko uwapiganwe provide explanations in writing on 1º demander au soumissionnaire par écrit, de gutanga ibisobanuro mu nyandiko ku issues in his or her bid that give rise to donner les explications écrites sur les bigize inyandiko ye y’ipiganwa doubts; éléments de son offre ayant suscité les bitera impungenge; doutes; 2º to take into account and analyse any 2º kwita no gusesengura amakuru yose information provided by the bidder in 2º considérer et analyser toute information rwahabwa n’uwapiganwe arebana response to the request and other fournie par le soumissionnaire concernant n’ikibazo n’andi makuru ari mu information included in the bid in la demande et autre information contenue nyandiko y’ipiganwa kugira ngo order to examine if the doubt can be dans l’offre afin d’examiner si le doute harebwe niba impungenge zavaho. lifted. peut être levé. The decision of the procuring entity to reject Icyemezo cyo kutakira inyandiko y’ipiganwa the bid in accordance with the provisions of La décision de l’entité de passation de cyafashwe hakurikijwe ibivugwa muri iyi this Article, the reasons for that decision, and marchés publics de rejeter l’offre ngingo, impamvu zatumye icyo cyemezo all communications between the procuring conformément aux dispositions du présent 50 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 gifatwa ndetse n’amakuru yose yagiye entity and the bidder under this must, in any article, les motifs de la prise de décision ainsi ahanahanwa kuri icyo kibazo hagati y’urwego case, be included in the record of the que toutes les communications entre l’entité rutanga isoko rya Leta n’uwapiganwe, procurement proceedings and archived in e- de passation de marchés publis et le bigomba kuba, igihe cyose, biri mu nyandiko procurement. soumissionnaire à ce sujet doivent, dans tous y’imitangire y’amasoko ya Leta kandi les cas, être contenus dans un document de bikabikwa mu ikoranabuhanga mu masoko ya processus de passation des marchés et Leta. archivés dans le système électronique de passation de marchés publics. The decision of the procuring entity to reject Icyemezo cy’urwego rutanga isoko rya Leta the bid and the reasons thereof must be La décision de l’entité de passation de cyo kutakira inyandiko y’ipiganwa hamwe promptly communicated to the concerned marchés publics de rejeter l’offre ainsi que les n’impamvu zashingiweho gifatwa bigomba bidder and to the Rwanda Public Procurement motifs de ce rejet doivent être immédiatement guhita bimenyeshwa uwapiganwe bireba Authority. communiqués au soumissionnaire concerné et n’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya à l’Office Rwandais de marchés publics. Amasoko ya Leta.

Article 39: Successful bidder in case of Ingingo ya 39: Utsindira isoko iyo bidders have equal prices or scores Article 39: Attributaire du marché en cas abapiganwa banganyije igiciro cyangwa d’égalité des prix ou des scores amanota In case of many successful bidders with equal Iyo hari abapiganwa bujuje ibisabwa benshi prices or scores, the procuring entity invites Lorsqu’il y a plusieurs soumissionnaires banganya igiciro cyangwa amanota, urwego them, through e-procurement, to submit their qualifiés à égalité de prix ou des scores, rutanga isoko rya Leta rurabahamagaza, new bids with reduced prices but without l’entité de passation de marchés publics les rukoresheje ikoranabuhanga mu masoko ya changing the nature of the former bids’ invite, à travers le système électronique de Leta, bagatanga inyandiko zabo nshya content. passation de marchés publics, à présenter z’ipiganwa zirimo ibiciro bito ariko hatagize leurs nouvelles offres avec rabais sans igihinduka ku miterere y’ibigize inyandiko toutefois changer la nature du contenu des z’ipiganwa bari baratanze. anciennes offres. Where the successful bidders again submit Iyo abapiganwa bujuje ibisabwa bongeye same prices or get same scores, the procuring Lorsque les attributaires sont encore à égalité kunganya ibiciro cyangwa amanota, urwego entity resorts to lot casting among those de prix ou de scores, l’entité de passation de rutanga isoko rya Leta ruritanga rukoresheje bidders. marchés publics procède à un tirage au sort 51 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 tombora hagati y’abo bapiganwa. Article 40: Arithmetic errors entre ces attributaires. Ingingo ya 40: Amakosa y’imibare Article 40: Erreurs arithmétiques For contracts awarded using on-electronic Ku masoko yatanzwe hadakoreshejwe procedures, the procuring entity corrects Pour les marchés attribués par voie non ikoranabuhanga, urwego rutanga isoko rya arithmetic errors found in the bid before the électronique, l’entité de passation de marchés Leta rukosora amakosa y’imibare yagaragaye bids are compared. publics corrige des erreurs arithmétiques mu nyandiko y’ipiganwa mbere y’igereranya trouvées dans l’offre avant la comparaison des ry’inyandiko z’ipiganwa. offres. The procuring entity notifies the bidder of the Urwego rutanga isoko rya Leta rumenyesha correction made. L’entité de passation de marchés publics uwapiganwe ikosora ryakozwe. notifie le soumissionnaire de la correction faite. If the price in figures is different from the Iyo igiciro mu mibare gitandukanye no mu price in words, the price in words prevails. Si le prix en chiffres diffère du prix en lettres, nyuguti hitabwa ku giciro mu nyuguti. le prix en lettres prévaut. The total price in the bid must be written in Igiteranyo cyose cy’ibiciro kiri mu nyandiko figures and in words. If the price in figures is Le montant total dans l’offre doit être écrit en y’ipiganwa kigomba kwandikwa mu mibare different from the price in words, evaluators chiffres et en lettres. Si le montant en chiffres no mu nyuguti. Iyo igiciro mu mibare no mu must re-consider the cause of discrepancy to diffère du montant en lettres, les évaluateurs nyuguti bitandukanye, abasesenguzi bagomba fit with reality in regard to the amount in doivent reconsidérer la cause de l’écart pour kureba impamvu y’iryo tandukana kugira ngo figures and in words. l’adapter à la réalité quant au montant en babihuze n’ukuri ku birebana n’igiteranyo mu chiffres et en lettres. mibare no mu nyuguti. Where there is a discrepancy between the unit Iyo igiciro cya buri kintu gitandukanye rate and the line item total resulting from Lorsqu’il y a une différence entre le taux n’igiciro cyose cy’ibintu biturutse mu gukuba multiplying the unit rate by the quantity, the unitaire et le total de l’article résultant de la igiciro cya buri kintu n’ingano y’ibintu, unit rate as quoted prevails, unless in the multiplication du taux unitaire par la quantité, hitabwa ku giciro cya buri kintu, keretse iyo opinion of the procuring entity there is an le taux unitaire prévaut, à moins que, de l’avis urwego rutanga isoko rya Leta rubona ko obviously gross misplacement of the three- de l’entité de passation de marchés publics, il habayeho gushyira mu buryo bugaragara digit separator in the unit rate, in which case y a un mauvais placement manifeste du ikimenyetso gitandukanya imibarwa kiranga the line item total as quoted prevails and the séparateur des groupes de trois chiffres dans ibinyagihumbi ahatariho mu giciro cya buri unit rate must be corrected. le taux unitaire, auquel cas le total de l’article 52 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 kintu; icyo gihe igiciro cyose ni cyo cité doit prévaloir et le taux unitaire doit être cyitabwaho kandi igiciro cya buri kintu corrigé. kigomba gukosorwa. If the bidder rejects the correction, the bid is En cas de refus de la correction par le Iyo upiganwa atemeye ibyakosowe, inyandiko rejected and the bid security is seized if it has soumissionnaire, l’offre est rejetée et la y’ipiganwa ikurwa mu ipiganwa n’ingwate been provided. garantie de soumission est saisie si elle a été y’ipiganwa igafatirwa iyo yatanzwe. fournie.

Article 41: Threshold for exclusive Article 41: Seuil de préférence exclusive Ingingo ya 41: Agaciro fatizo ku mahirwe preference for goods produced or aux biens produits ou fabriqués au Rwanda yisumbuyeho aharirwa ibigemurwa manufactured in Rwanda and bidders et les soumissionnaires enregistrés au bikomoka cyangwa bikorerwa mu Rwanda registered in Rwanda Rwanda n’abapiganwa banditse mu Rwanda Through competition, all procuring entities Par voie de compétition, toutes les entités de Binyuze mu ipiganwa, inzego zose zitanga give exclusive preference to: passation de marchés publics accordent une amasoko ya Leta ziharira amahirwe: préférence exclusive aux: 1º goods produced or manufactured in 1º biens produits ou fabriqués au Rwanda 1º ibigemurwa bikomoka cyangwa Rwanda, when procuring goods with lorsqu’elles attribuent les marchés des bikorerwa mu Rwanda, iyo zitanga the value not exceeding one hundred biens dont la valeur ne dépasse pas amasoko y’ibigemurwa atarengeje million Rwandan francs (100,000,000 cent millions de francs rwandais amafaranga y’u Rwanda miliyoni ijana FRW); (100.000.000 FRW); (100.000.000 FRW); 2º service providers registered in 2º fournisseurs de services enregistrés au 2º abatanga serivisi banditse mu Rwanda, Rwanda, when procuring non- Rwanda lorsqu’elles attribuent les iyo zitanga amasoko ya serivisi zitari consultancy services and consultancy marchés de services de non iz’impuguke n’iz’impuguke afite services with the value not exceeding consultance et de services de agaciro katarengeje amafaranga y’u fifty million Rwandan francs consultance dont la valeur ne dépasse Rwanda miliyoni mirongo itanu (50,000,000 FRW); pas cinquante millions de francs (50.000.000 FRW); rwandais (50.000.000 FRW); 53 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 3º companies registered in Rwanda, 3º sociétés enregistrées au Rwanda 3º amasosiyete yanditse mu Rwanda, iyo when procuring works with the value lorsqu’elles attribuent les marchés des zitanga amasoko y’imirimo ifite not exceeding five hundred million travaux dont la valeur ne dépasse pas agaciro katarengeje amafaranga y’u Rwandan francs (500,000,000 FRW). cinq cent millions de francs rwandais Rwanda miliyoni magana atanu (500.000.000 FRW). (500.000.000 FRW).

Article 42: Preference for goods produced Article 42: Préférence pour les biens Ingingo ya 42: Amahirwe yisumbuyeho ku or manufactured in Rwanda and local produits ou fabriqués au Rwanda et les bigemurwa bikomoka cyangwa bikorerwa consultancy services services de consultance locaux mu Rwanda na serivisi z’impuguke zo mu Gihugu For international tenders or national Pour les appels d’offres internationaux ou Ku masoko mpuzamahanga cyangwa competitive bidding, the tender document nationaux, le dossier d’appel d’offres prévoit ay’imbere mu Gihugu, igitabo cy’ipiganwa provides for local preference of fifteen (15%) une préférence locale de quinze pour cent giteganya amahirwe yisumbuyeho angana na for goods produced or manufactured in (15%) pour les biens produits ou fabriqués au cumi na gatanu ku ijana (15%) ku bigemurwa Rwanda, when procuring goods and Rwanda lorsqu’on attribue les marchés des bikomoka cyangwa bikorerwa mu Rwanda, companies registered in Rwanda, when biens et aux sociétés enregistrées au Rwanda iyo hatangwa isoko ry’ibigemurwa no ku procuring consultancy services. lorsqu’on attribue les marchés de services de masosiyete yanditswe mu Rwanda, iyo consultance. hatangwa isoko rya serivisi z’impuguke. The tender document also provides for local Le dossier d’appel d’offres prévoit aussi une Igitabo cy’ipiganwa giteganya kandi preference of ten per cent (10%) for préférence locale de dix pour cent (10%) pour amahirwe yisumbuyeho angana n’icumi ku companies registered in Rwanda, when les sociétés enregistrées au Rwanda lorsqu’on ijana (10%) ku masosiyete yanditswe mu procuring works and non-consultancy attribue les marchés des travaux et les services Rwanda iyo hatangwa amasoko y’imirimo services. de non consultance. n’aya serivisi zitari iz’impuguke. The local preference is granted at the phase of La préférence locale visée à l’alinéa est Amahirwe yisumbuyeho ku by’imbere mu financial evaluation. accordée à l’étape du processus de Gihugu atangwa hakorwa isesengura ku l’évaluation financière. rwego rw’igiciro. 54 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 43: Categorisation due to Article 43: Catégorisation par préférence Ingingo ya 43: Gushyira mu byiciro kubera preference amahirwe yisumbuyeho During evaluation of bids, the responsive bids Lors de l’évaluation des offres, les offres Mu gusesengura inyandiko z’ipiganwa, are classified as follows: recevables sont classifiées comme suit: inyandiko z’ipiganwa zujuje ibisabwa zishyirwa mu byiciro ku buryo bukurikira: 1º category A: bids to be granted local 1º catégorie A: offres éligibles à une 1º icyiciro A: inyandiko z’ipiganwa preference; préférence locale; zigenewe amahirwe yisumbuyeho ku by’imbere mu Gihugu; 2º category B: other bids. 2º catégorie B: autres offres. 2º icyiciro B: izindi nyandiko z’ipiganwa. When the evaluation process is completed, Lorsque le processus d’évaluation est terminé, Iyo isesengura ry’inyandiko z’ipiganwa each bid price of category B is increased by le prix de chaque offre de la catégorie B est rirangiye, igiciro cya buri nyandiko fifteen percent (15%) or ten percent (10%) of majoré de quinze pour cent (15%) ou de dix y’ipiganwa yo mu cyiciro cya B cyongerwaho its value, depending on the preference and the pour cent (10%) de sa valeur selon la cumi n’atanu ku ijana (15%) cyangwa icumi contract is awarded to the lowest bidder after préférence et le contrat est attribué au ku ijana (10%) by’agaciro kacyoo bitewe giving this preference. soumissionnaire le mieux disant après avoir n’igitangiwe amahirwe yisumbuyeho, accordé cette préférence. amasezerano agahabwa ufite igiciro gito nyuma yo gutanga ayo mahirwe yisumbuyeho.

Article 44: Notification of tender award Article 44: Notification d’attribution du Ingingo ya 44: Kumenyesha itangwa through e-procurement marché à travers le système électronique de ry’isoko hakoreshejwe ikoranabuhanga passation de marchés publics mu masoko ya Leta The successful and the unsuccessful bidders L’attributaire du marché et les Uwatsindiye isoko n’abatsinzwe are notified of the provisional outcome of the soumissionnaires non retenus sont notifiés des bamenyeshwa ibyavuye mu isesengura bids evaluation through e-procurement. The résultats provisoires de l’évaluation des offres ry’inyandiko z’ipiganwa by’agateganyo unsuccessful bidders must clearly be informed à travers le système électronique de passation 55 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 hakoreshejwe ikoranabuhanga mu masoko ya of the reasons for their disqualification. de marchés publics. Les soumissionnaires non Leta. Abatatsindiye isoko bagomba retenus doivent être clairement informés des kumenyeshwa mu buryo busobanutse raisons de leur disqualification. impamvu zatumye batarihabwa.

Article 45: Non seizure of the tender Article 45: Non saisie de la garantie de Ingingo ya 45: Kudafatira ingwate security soumission y’ipiganwa Subject to provisions of the law governing Sous réserve des dispositions de la loi portant Haseguriwe ibiteganywa n’itegeko rigenga public procurement, the tender security must réglementation de marchés publics, la amasoko ya Leta, ingwate y’ipiganwa not be retained by a procuring entity if the garantie de soumission ne doit pas être saisie ntigomba gufatirwa n’urwego rutanga isoko successful bidder refuses to sign the contract par l’entité de passation de marchés publics si rya Leta iyo uwatsinze ipiganwa yanze where: l’attributaire du marché refuse de signer le gusinya amasezerano mu gihe: contrat lorsque: 1º contract was not signed within bid 1º le contrat n’a pas été signé dans la 1° amasezerano atasinywe igihe validity prescribed by the law période de validité des offres prévue par inyandiko y’ipiganwa igifite agaciro governing public procurement on la loi portant réglementation de marchés nk’uko biteganywa n’itegeko rigenga grounds not emanating from the publics pour des raisons qui n’émanent amasoko ya Leta bidaturutse ku successful bidder; pas de l’attributaire du marché; watsindiye isoko; 2º the procuring entity refuses to give the 2º l’entité de passation de marchés publics 2° urwego rutanga amasoko ya Leta successful bidder his or her rights refuse de donner à l’attributaire du rwanze guha uwatsindiye isoko accorded by the law governing public marché les droits que lui reconnaît la loi uburenganzira yemererwa n’itegeko procurement. portant réglementation de marchés rigenga amasoko ya Leta. publics.

Article 46: Authorisation for payment Article 46: Autorisation du paiement avant Ingingo ya 46: Uburengazira bwo before the contract execution l’exécution d’un contrat kwishyura mbere y’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano Without prejudice to provisions of the Law Sans préjudice des dispositions de la loi Bitabangamiye ibiteganywa n’itegeko governing public procurement, no tender for portant réglementation de marchés publics, 56 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 rigenga amasoko ya Leta, nta soko works, goods or services contract is paid for aucun marché des travaux, des biens ou des ry’amasezerano y’imirimo, ay’ibigemurwa before they are executed or delivered and services ne peut être payé avant son exécution cyangwa aya serivisi ryishyurwa mbere yo accepted by the procuring entity or its duly ou sa réception par l’entité de passation de gushyirwa mu bikorwa cyangwa kwakirwa authorised representative, except in the cases marchés publics ou son représentant dûment n’urwego rutanga amasoko ya Leta cyangwa authorised by the Rwanda Public Procurement autorisé, sauf les cas autorisés par l’Office uwemerewe kuruhagararira, keretse Authority. If it is the Rwanda Public Rwandais de marchés publics. Si c’est byemejwe n’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Procurement Authority that needs such l’Office Rwandais de marchés publics qui a Gutunganya Amasoko ya Leta. Iyo ari Ikigo authorisation, its Board of Directors may grant besoin d’une telle autorisation, son Conseil cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko it. d’Administration peut l’octroyer. ya Leta, gishaka ubwo burenganzira, kibuhabwa n’Inama y’Ubutegetsi yacyo.

Article 47: Amount and period for Article 47: Montant et délai du dépôt de la Ingingo ya 47: Ingano n’igihe cyo gutanga submission of performance security garantie de bonne exécution ingwate yo kurangiza neza isoko The performance security is counted from five La garantie de bonne exécution est calculée de Ingwate yo kurangiza neza isoko ibarwa kuva to ten per cent (5-10%) of the contract price. cinq à dix pour cent (5-10%) du prix du kuri gatanu kugeza ku icumi ku ijana (5-10%) contrat. by’igiciro cy’amasezerano. For national tenders, the performance security Pour les marchés nationaux, la garantie de Ku masoko yo mu Gihugu, ingwate yo is provided within fifteen (15) days from the bonne exécution est fournie endéans quinze kurangiza neza isoko itangwa mu gihe submission date of the invitation letter to sign (15) jours à partir de la date de transmission kitarenze iminsi cumi n’itanu (15) uhereye ku the contract. de la lettre d’invitation à signer le contrat. munsi ibaruwa itumira kuza gushyira umukono ku masezerano yatangiwe. For international tenders, the performance Pour les marchés internationaux, la garantie Ku masoko mpuzamahanga, ingwate yo security is provided within twenty-one (21) de bonne exécution est fournie endéans vingt kurangiza neza isoko itangwa mu minsi days from the submission date of the invitation et un (21) jours à partir de la date de itarenze makumyabiri n’umwe (21) uhereye letter to sign the contract. transmission de la lettre d’invitation à signer ku munsi ibaruwa itumira kuza gushyira le contrat. umukono ku masezerano yatangiwe. The submission of a performance security is La soumission d’une garantie de bonne Ingwate yo kurangiza neza isoko itangwa mu done electronically between e-procurement exécution se fait par voie électronique entre le 57 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 buryo bw’ikoranabuhanga hagati and the internal electronic system of the système électronique de passation de marchés y’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta institution issuing the security to the publics et le système électronique interne de n’ikoranabuhanga ry’ikigo cyahaye ingwate successful bidder. l’institution qui donne la garantie à uwatsindiye isoko. l’attributaire du marché. In case of public procurement by simplified En cas de marchés publics attribués par Ku masoko atangwa mu ipiganwa rigenewe method, for national restricted tendering, the méthode simplifiée, pour un appel d’offre abapiganwa bake no mu buryo bw’inzira performance security is provided within five restreint national, la garantie de bonne ngufi, ku masoko agenewe abapiganwa (5) days from the submission date of the exécution est fournie endéans cinq (5) jours à baturutse mu Gihugu, ingwate yo kurangiza invitation letter to sign the contract, while for partir de la date de transmission de la lettre neza isoko itangwa mu gihe kitarenze minsi international tenders, it is provided within d’invitation pour signer le contrat, alors que itanu (5) uhereye ku munsi ibaruwa itumira eight (8) days from the submission date of the pour un marché international, la garantie est kuza gushyira umukono ku masezerano invitation letter to sign the contract. fournie endéans huit (8) jours à partir de la yatangiwe, naho ku masoko mpuzamahanga, date de transmission de la lettre d’invitation ingwate itangwa mu gihe kitarenze iminsi pour signer le contrat. itarenze umunani (8) uhereye ku munsi ibaruwa itumira kuza gushyira umukono ku masezerano yatangiwe. Tenders for works, goods and services other Les marchés des travaux, des biens et des Amasoko y’imirimo, ay’ibigemurwa n’aya than consultancy services whose amount does services autres que des services de serivisi zitari iz’impuguke afite agaciro not exceed ten million (10,000,000 FRW) consultance dont la valeur ne dépasse pas dix k’amafaranga y’u Rwanda atarenze miliyoni Rwandan francs and tenders for framework millions de francs rwandais (10.000.000 icumi (10.000.000 FRW) n’amasoko agreements that may exceed ten million FRW) et les marchés d’accords-cadres qui ashingiye ku masezerano asasiye ashobora Rwandan francs (10,000,000 FRW) as per the peuvent dépasser dix millions de francs kurenza amafaranga y’u Rwanda miliyoni purchase order may not require a performance rwandais (10.000.000 FRW) sur base du bon icumi (10.000.000 FRW) hagendewe ku security. de commande peuvent ne pas exiger une mpapuro zisaba kugemura, ashobora garantie de bonne exécution. kudasabirwa ingwate yo kurangiza neza isoko. For tenders stated in Paragraph 6 of this Pour les marchés mentionnés à l’alinéa 6 du Ku masoko avugwa mu gika cya 6 cy’iyi Article, the procuring entity, instead of a présent article, l’entité de passation de ngingo, mu mwanya w’ingwate yo kurangiza performance security, withholds ten percent marchés publics, au lieu d’une garantie de neza isoko, urwego rutanga isoko rya Leta (10%) on each invoice presented by the bonne exécution, retient dix pour cent (10%) 58 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 rufatira icumi ku ijana (10%) kuri buri successful bidder until works are completed. sur chaque facture présentée par l’attributaire nyemezabuguzi yatanzwe n’uwatsindiye du marché jusqu’à ce que les travaux sont isoko kugeza igihe imirimo irangiriye. terminés. The contract is signed through e-procurement Le contrat est signé à travers le système Amasezerano ashyirwaho umukono after the procuring entity has received the électronique de passation de marchés publics hakoreshejwe ikoranabuhanga mu masoko ya performance security. après que l’entité de passation de marchés Leta nyuma y’uko urwego rutanga isoko rya publics ait reçu la garantie de bonne Leta rumaze kwakira iyo ngwate. exécution.

Article 48: Effect of hampering of the Article 48: Effet d’entrave à la saisie d’une Ingingo ya 48: Ingaruka yo gushyira seizure of a security sécurité amananiza ku ifatira ry’ingwate When requested by the procuring entity as per À la demande de l’entité de passation de Bisabwe n’urwego rutanga isoko rya Leta mu law governing public procurement, the bank marchés publics conformément à la loi portant buryo buteganywa n’itegeko rigenga or the financial institution that has acted as an réglementation de marchés publics, la banque amasoko ya Leta, banki cyangwa ikigo insurer must abide by its commitment when it ou l’institution financière qui a donné une cy’imari byishingiye uwatsindiye isoko comes to seizure of the bid security, the garantie doit exécuter son obligation de saisir bigomba kubahiriza ibyo byiyemeje bifatira performance security and the advance la garantie de soumission, la garantie de bonne ingwate y’ipiganwa, ingwate yo kurangiza payment security within fourteen (14) days exécution et la garantie de paiement anticipé neza isoko n’ingwate y’avansi yo gutangira from the date of receipt of the application from endéans quatorze (14) jours à compter de la imirimo mu gihe kitarenze iminsi cumi n’ine the procuring entity. date de réception de la demande de l’entité de (14) ibarwa uhereye ku munsi byakiriyeho passation de marchés publics. ubusabe bw’urwego rutanga isoko rya Leta. Where a bank or a financial institution fails to Lorsqu’une banque ou une institution Iyo banki cyangwa ikigo cy’imari bidatanze pay an amount equal to the security requested, financière ne verse pas le montant égal à la amafaranga angana n’agaciro k’ingwate the procuring entity communicates it to garantie demandée, l’entité de passation de byasabwe, urwego rutanga isoko rya Leta Rwanda Public Procurement Authority. marchés publics le communique à l’Office rubimenyesha Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Rwanda Public Procurement Authority may Rwandais de marchés publics. L’Office Gutunganya Amasoko ya Leta. Ikigo request to all procuring entities not to accept Rwandais de marchés publics peut demander cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko all forms of security from that bank or that à toutes les entités de passation de marchés ya Leta gishobora gusaba inzego zitanga financial institution within two (2) years. publics de ne pas accepter endéans deux (2) 59 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 amasoko ya Leta kutakira ingwate iyo ari yo However, this does not prevent the concerned ans tous les formulaires de garanties de cette yose y’iyo banki cyangwa ikigo cy’imari mu procuring entity to follow other mechanisms banque ou institution financière. Toutefois, gihe cy’imyaka ibiri (2). Icyakora, ibi to sue the concerned bank or financial cela n’empêche pas que l’entité de passation ntibikuraho ko urwego rutanga isoko rya Leta institution that hinder the seizure of security in de marchés publics concernée ait recours à bireba rukoresha izindi nzira zo gukurikirana accordance with the law governing public d’autres mécanismes pour poursuivre la iyo banki cyangwa icyo kigo cy’imari procurement and other laws. banque ou l’institution financière concernée byananije ifatira ry’ingwate hakurikijwe qui empêche la saisie de la garantie itegeko rigenga amasoko ya Leta n’andi conformément à la loi portant réglementation mategeko. de marchés publics et à d’autres lois. Before applying the measure referred to under Avant de prendre la mesure visée à l’alinéa 2 Mbere yo gufata icyemezo kivugwa mu gika Paragraph 2 of this Article, Rwanda Public du présent article, l’Office Rwandais de cya 2 cy’iyi ngingo, Ikigo cy’Igihugu Procurement Authority, has first to do the marchés publics doit d’abord faire ce qui suit: Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta following: kibanza gukora ibi bikurikira: 1º to request the concerned bank or financial 1º demander à la banque ou à l’institution 1º gusaba banki cyangwa ikigo cy’imari institution to provide explanations in financière concernée de fournir, endéans bireba gutanga, mu gihe kitarenze writing, within fifteen (15) days from the quinze (15) jours à partir de la réception iminsi cumi n’itanu (15) uhereye ku date it receives the request, justifying the de la demande, les explications écrites munsi byakiriyeho inyandiko ibisaba, reasons why it does not release the justifiant les raisons pour lesquelles elle ibisobanuro mu nyandiko security; ne libère pas la garantie; by’impamvu kidatanga ingwate; 2º to take a decision within fifteen (15) days 2º prendre une décision endéans quinze (15) 2º gufata icyemezo mu gihe cy’iminsi from the date of reception of the jours à partir de la date de réception des cumi n’itanu (15) uhereye ku munsi explanations from the concerned bank or explications demandées à la banque ou à cyakiriyeho ibisobanuro bya banki financial institution or within fifteen (15) l’institution financière concernée ou cyangwa iby’ikigo cy’imari bireba days when the period referred to under endéans quinze (15) jours lorsque le temps cyangwa mu gihe cy’iminsi cumi item 1o of Paragraph 3 of this Article is prescrit au point 1o de l’alinéa 3 du présent n’itanu (15) iyo igihe kivugwa mu terminated without reception of requested article s’est écoulé sans avoir reçu des gace ka 1o k’igika cya 3 cy’iyi ngingo explanations from the concerned bank or explications demandées de la banque ou kirangiye banki cyangwa ikigo financial institution. de l’institution financière concernée. cy’imari bireba bitaratanga 60 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 ibisobanuro byasabwe. The decision of Rwanda Public Procurement La décision de l’Office Rwandais de marchés Icyemezo cy’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Authority prohibiting security from the publics de ne pas accepter la garantie de la Gutunganya Amasoko ya Leta cyo kubuza concerned bank or financial institution within banque ou de l’institution financière banki cyangwa ikigo cy’imari bireba two (2) years is notified to that bank or concernée endéans deux (2) ans est notifiée à kudatanga ingwate mu gihe cy’imyaka ibiri financial institution and to all procuring cette banque ou à cette institution et aux (2) kimenyeshwa iyo banki cyangwa icyo kigo entities. entités de passation de marchés publics. cy’imari n’inzego zose zitanga amasoko ya Leta.

Article 49: Non requirement of a Article 49: Non exigence de la garantie de Ingingo ya 49: Kudasaba ingwate yo performance security for tender bonne exécution du marché kurangiza neza isoko The performance security is not required in La garantie de bonne exécution du marché Nta ngwate yo kurangiza neza isoko isabwa ku public procurement awarded through the n’est pas requise dans la passation de marché masoko ya Leta yatanzwe binyuze mu buryo method of force account. public attribué en utilisant la méthode de bwa reji. régie.

Article 50: Threshold for use of single- Article 50: Seuil pour l’utilisation de la Ingingo ya 50: Agaciro fatizo kugira ngo source procurement or direct contracting méthode d’entente directe ou gré à gré hatangwe isoko rya Leta hatabaye ipiganwa cyangwa binyuze mu bwumvikane butaziguye A tender whose value does not exceed five Un marché dont la valeur ne dépasse pas cinq Isoko rifite agaciro katarengeje amafaranga hundred thousand Rwandan francs (500,000 cent mille francs rwandais (500.000 FRW) est y’u Rwanda ibihumbi magana atanu (500.000 FRW) is awarded without resorting to any attribué sans aucune méthode compétitive. FRW) ritangwa nta piganwa ribayeho. competitive method. A tender whose value exceeds two hundred Un marché dont la valeur dépasse deux cent Isoko rifite agaciro karenze amafaranga y’u thousand Rwandan francs (200,000 FRW) but mille francs rwandais (200.000 FRW) mais Rwanda ibihumbi magana abiri (200.000 not exceeding five hundred thousand qui ne dépasse pas cinq cent mille francs FRW) ariko katarenze amafaranga y’u Rwandan francs (500,000 FRW) is awarded rwandais (500.000 FRW) est attribué à travers Rwanda bihumbi magana atanu (500.000 through the public procurement committee. le comité de passation de marchés publics. 61 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 FRW) ritangwa binyuze mu kanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta. A tender whose value does not exceed two Un marché dont la valeur ne dépasse pas deux Isoko rifite agaciro katarengeje amafaranga hundred thousand Rwandan francs (200,000 cent mille francs rwandais (200.000 FRW) est y’u Rwanda ibihumbi magana abiri (200.000 FRW) is awarded through the procurement attribué à travers l’agent chargé de marchés FRW) ritangwa binyuze ku mukozi ushinzwe officer. This agent proposes the tender award publics. Cet agent propose l’attribution du amasoko ya Leta. Uyu mukozi atanga inama to the Head in charge of Finance and to the marché au responsable ayant des finances yo gutanga iryo soko ku Muyobozi w’Ishami Chief Budget Manager for approval at the first dans ses attributions et au Gestionnaire rifite imari mu nshingano kugira ngo and the second level respectively. Principal du Budget pour approbation au abyemeze ku rwego rwa mbere n’Umugenga premier niveau et au second niveau w’Ingengo y’Imari kugira ngo abyemeze ku respectivement. rwego rwa kabiri. In any case, the procuring entity is not allowed En aucun cas, l’entité de passation de marchés Nta na rimwe urwego rutanga amasoko ya to split tenders in a manner aimed at avoiding publics n’est autorisée de fractionner le Leta rwemerewe gucamo ibice isoko the normal procurement methods provided for marché afin d’échapper à l’utilisation des hagamijwe kutubahiriza uburyo busanzwe by the law. méthodes normales de passation des marchés bw’imitangire y’amasoko ya Leta buteganywa prévues par la loi. n’itegeko.

Article 51: Award of the tender using Article 51: Attribution du marché par la Ingingo ya 51: Itangwa ry’isoko request for quotations method and its méthode de demande de cotations et son hakoreshejwe uburyo bwo gusaba ibiciro threshold seuil n’agaciro fatizo kugira ngo ubwo buryo bukoreshwe The procuring entity may use the request for L’entité de passation de marchés publics peut Urwego rutanga isoko rya Leta rushobora quotations method for the procurement of utiliser la méthode de demande de cotations gukoresha uburyo bwo gusaba ibiciro mu gihe consultancy and non-consultancy services, pour les marchés de services de consultance et rushaka gutanga isoko rya serivisi z’impuguke goods or works whose value exceeding five de non consultance, des biens ou des travaux n’izitari iz’impuguke, iry’ibigemurwa hundred thousand Rwandan francs (500,000 dont la valeur est supérieure à cinq cent mille cyangwa iry’imirimo bifite agaciro karenga FRW) but not exceeding three million francs rwandais (500.000 FRW) mais ne amafaranga y’u Rwanda ibihumbi magana Rwandan francs (3,000,000 FRW), readily dépassant pas trois millions de francs atanu (500.000 FRW) ariko katarenga available on the market and whose rwandais (3.000.000 FRW), s’ils sont amafaranga y’u Rwanda miliyoni eshatu specifications are standard. disponibles sur le marché et dont les 62 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 (3.000.000 FRW), bisanzwe ku isoko spécifications sont standards. n’imiterere yabyo ikaba isanzwe imenyerewe. During the request for quotations, the Lors de la demande de cotations, l’entité de Mu gukoresha uburyo bwo gusaba ibiciro procuring entity must: passation de marchés publics doit: urwego rutanga isoko rya Leta rugomba: 1º request, through e-procurement, for 1º demander, à travers le système 1º gusaba, rubicishije mu quotations from at least three (3) électronique de passation de marchés ikoranabuhanga mu masoko ya Leta, different bidders, whose names appear publics, des cotations à trois (3) ibiciro abapiganwa batandukanye on one letter requesting for quotations; différents soumissionnaires au moins, batatu (3) nibura, kandi amazina yabo dont les noms doivent figurer sur une akagaragara mu ibaruwa imwe isaba même lettre d’invitation; ibiciro; 2º inform bidders in the request for 2º informer les soumissionnaires dans la 2º kumenyesha abapiganwa mu nyandiko quotations of any additional costs to demande de cotations de tout autre isaba ibiciro niba ku giciro the initial price like transportation, coût s’ajoutant au prix principal, cy’ibikenewe haziyongeraho andi insurance fees, custom duties and comme les frais de transport, mafaranga, nk’ajyanye n’ubwikorezi, taxes and to request them to include d’assurance, les taxes de douanes et ubwishingizi, amahoro ya gasutamo the costs in their submitted quotations; les impôts et de leur demander n’imisoro, kandi rukabasaba d’inclure les coûts dans la kuzabibarira mu biciro bazatanga; transmission de leurs cotations; 3º grant bidders at least three (3) working 3º accorder aux soumissionnaires au 3º guha abapiganwa nibura iminsi itatu days counted from the date they were moins trois (3) jours ouvrables (3) y’akazi ibarwa uhereye ku munsi requested for quotations in order to comptés à partir du jour de la demande basabiweho ibiciro kugira ngo babe submit their quotations via e- des cotations afin de soumettre leurs bamaze gutanga ibiciro byabo procurement; cotations à travers le système hakoreshejwe ikoranabuhanga mu électronique de passation de marchés masoko ya Leta; publics; 4º ensure that the public tender 4º veiller à ce que le comité de passation 4º kumenya ko akanama gashinzwe committee evaluates the submitted de marchés publics évalue les gutanga amasoko ya Leta kasesenguye quotations and produces the evaluation cotations et produise un rapport 63 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 ibiciro byatanzwe kandi kagakora report; d’évaluation; raporo y’isesengura; 5º ensure that the successful bidder is the 5º veiller à ce que l’attributaire du 5º kumenya ko uwatsindiye isoko ari one with the lowest price and meeting marché soit le soumissionnaire le upiganwa watanze igiciro gito kandi other requirements including the moins disant et qui se conforme aux wujuje ibindi bisabwa birimo gutanga shorter delivery period; autres conditions y compris le délai de mu gihe gito ibikenewe; livraison le plus court; 6º ensure that bidders for quotations are 6º veiller à ce que les soumissionnaires 6º kumenya ko abasabwe ibiciro mu among those registered in e- pour les cotations sont parmi ceux qui bapiganira amasoko ya Leta banditse procurement; sont enregistrés dans le système mu ikoranabuhanga mu masoko ya électronique de passation de marchés Leta; publics; 7º not always to request quotations from 7º ne pas toujours demander les cotations 7º kudasaba ibiciro abapiganwa bamwe same bidders. aux mêmes soumissionnaires. buri gihe.

Article 52: Threshold for using simplified Article 52: Seuil pour utiliser la méthode Ingingo ya 52: Agaciro fatizo kugira ngo method simplifiée hakoreshwe uburyo bw’inzira ngufi A simplified method is used on tenders whose La méthode simplifiée est utilisée aux Uburyo bw’inzira ngufi bukoreshwa ku value does not exceed ten million Rwandan marchés dont la valeur n’excède pas dix masoko afite agaciro katarengeje amafaranga francs (10,000,000 FRW). millions de francs rwandais (10.000.000 y’u Rwanda miliyoni icumi (10.000.000 FRW). FRW).

Article 53: Threshold for tenders not Article 53: Seuil des marchés n’exigeant Ingingo ya 53: Agaciro fatizo ku masoko requiring the expression of interest pas la manifestation d’intérêt adasaba kugaragaza inyungu yo gupiganwa A tender for consulting services whose value Un marché de services de consultance dont la Isoko rya serivisi z’impuguke rifite agaciro does not exceed fifty million Rwandan francs valeur n’excède pas cinquante millions de katarengeje amafaranga y’u Rwanda miliyoni (50,000,000 FRW) is awarded without calling francs rwandais (50.000.000 FRW) est 64 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 mirongo itanu (50.000.000 FRW) ritangwa for the expression of interest. attribué sans recourir à la manifestation hadasabwe kugaragaza inyungu yo d’intérêt. gupiganwa. A tender whose value is above fifty million Un marché dont la valeur excède cinquante Isoko rirengeje agaciro k’amafaranga y’u Rwandan francs (50,000,000 FRW) is millions de francs rwandais (50.000.000 Rwanda miliyoni mirongo itanu (50.000.000 awarded by calling for expression of interest. FRW) est attribué en faisant recours à la FRW) ritangwa hasabwe kugaragaza inyungu manifestation d’intérêt. yo gupiganwa. For national tenders, the expression of interest Pour les marchés nationaux, la manifestation Ku masoko yo ku rwego rw’Igihugu, inyungu is done through e-procurement within d’intérêt est faite à travers le système yo gupiganwa itangwa hakoreshejwe fourteen (14) days from the date of calling for électronique de passation de marchés publics ikoranabuhanga mu masoko ya Leta mu gihe expression of interest. endéans quatorze (14) jours à partir de la date kitarenze iminsi cumi n’ine (14) uhereye igihe de recours à la manifestation d’intérêt. hasabiwe kugaragaza inyungu yo gupiganwa. For international tenders, expression of Pour les marchés internationaux, la Ku masoko mpuzamahanga, inyungu yo interest is done through e-procurement within manifestation d’intérêt est faite à travers le gupiganwa itangwa hakoreshejwe twenty-one (21) days from the date of the call système électronique de passation de marchés ikoranabuhanga mu masoko ya Leta mu gihe for expression of interest. publics endéans vingt et un (21) jours à partir kitarenze iminsi makumyabiri n’umwe (21) de la date de recours à la manifestation uhereye igihe hasabiwe kugaragaza inyungu d’intérêt. yo gupiganwa.

Article 54: Tender for works that does not Article 54: Marché des travaux qui n’exige Ingingo ya 54: Isoko ry’imirimo ridasaba require study pas d’étude inyigo Tender for works having a value that does not Le marché des travaux qui a une valeur qui Isoko ry’imirimo rifite agaciro kari munsi exceed fifty million Rwandan francs n’excède pas cinquante millions de francs y’amafaranga y’u Rwanda miliyoni miringo (50,000,000 FRW) and a nature with simple rwandais (50.000.000 FRW) et de nature qui itanu (50.000.000 FRW) n’imiterere complexity may be awarded without a study. n’est pas complexe peut être attribué sans idahambaye rishobora gutangwa hatabaye étude. inyigo. 65 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 55: Guidance on technical Article 55: Orientation sur la discussion Ingingo ya 55: Uburyo ikiganiro cya discussion provided for during the two- technique prévue en cas d’appel d’offre en tekiniki giteganyijwe mu gihe cy’ipiganwa stage tendering deux étapes mu byiciro bibiri gikorwa During the first tendering stage, the procuring Pendant la première étape de passation de Mu cyiciro cya mbere cy’itangwa ry’isoko, entity may hold a technical discussion with marché, l’entité de passation de marchés urwego rutanga isoko rya Leta rushobora bidders and retain bids that are substantially publics peut tenir une discussion technique kugirana ikiganiro cya tekiniki n’abapiganwa responsive in order to make adjustments on avec les soumissionnaires et retenir les offres kandi rugafata inyandiko z’ipiganwa the tender document. substantiellement recevables afin d’ajuster le zishobora kwakirwa kugira ngo dossier d’appel d’offres. hanononsorwe igitabo cy’ipiganwa. A technical discussion referred to under Une discussion technique visée à l’alinéa Ikiganiro cya tekiniki kivugwa mu gika cya Paragraph One of this Article must be held in premier du présent article doit avoir lieu lors mbere cy’iyi ngingo kigomba gukorerwa mu a meeting where: d’une réunion où: nama aho: 1º after invitation by the procuring entity, 1º après invitation par l’entité de passation 1º nyuma y’ubutumire bw’urwego a bidder whose bid was substantially de marchés publics, un soumissionnaire rutanga isoko rya Leta, buri wese mu responsive must personally attend the dont l’offre substantiellement recevable bapiganwa ufite inyandiko y’ipiganwa meeting or send a representative; doit participer personnellement dans la ishobora kwakirwa agomba kwitabira réunion ou envoyer son représentant; inama ubwe cyangwa akohereza umuhagarariye; 2º elements from each of the 2º les éléments de chacune des offres 2º ingingo ziri muri buri nyandiko substantially responsive bids which substantiellement recevables qui sont y’ipiganwa zishobora kwakirwa zifite are useful in adjusting the tender utiles pour ajuster le dossier d’appel akamaro mu kunononsora igitabo document must be highlighted; d’offres doivent être mis en évidence; cy’ipiganwa zigomba kugaragazwa; 3º an element from the bid must be of 3º un élément de l’offre doit être de nature 3º ingingo yakuwe mu nyandiko general nature and not favour anyhow générale et sans toutefois favoriser l’offre y’ipiganwa igomba kuba ifite the bid from which it was taken. dont il provient. imiterere rusange kandi itabogamiye ku nyandiko y’ipiganwa yakuwemo. 66 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 The he process of the meeting is recorded and Le déroulement de la réunion est enregistré et Imigendekere y’inama igomba gufatirwa the minutes are signed by all attendants. le procès-verbal est signé par tous les inyandikomvugo kandi igashyirwaho participants. umukono n’abitabiriye inama bose. A copy of the minutes referred to under Une copie du procès-verbal visé à l’alinéa du Kopi y’inyandikomvugo ivugwa mu gika cya Paragraph 3 of this Article must be given to présent article doit être donnée à chacun des 3 cy’iyi ngingo ihabwa abitabiriye inama bose attendants and sent to bidders whose bids were participants et doit être envoyée aux kandi ikanohererezwa abapiganwa bafite substantially responsive but who did not soumissionnaires dont les offres sont inyandiko z’ipiganwa zishobora kwakirwa attend the technical discussion meeting. substantiellement recevables mais qui n’ont ariko batitabiriye inama y’ikiganiro cya pas participé dans la réunion de discussion tekiniki. technique.

Article 56: Using force account Article 56: Utilisation de régie Ingingo ya 56: Gukoresha uburyo bwa reji Public procurement may be carried out Le marché public peut être exécuté à travers Isoko rya Leta rishobora gukorwa mu buryo through force account by making recourse to la méthode de régie en faisant recours aux bwa reji hakoreshejwe abakozi ba Leta kandi the public servants and using public agents de l’État et en utilisant les équipements hakoreshejwe n’ibikoresho bya Leta. equipment. publics. When using the force account method, a Lorsqu’on utilise la méthode de régie, une Mu gukoresha uburyo bwa reji, urwego procuring entity may use public servants and entité de passation de marchés publics peut rutanga isoko rya Leta rushobora gukoresha equipment belonging to another public entity utiliser les agents de l’État et les équipements abakozi ba Leta n’ibikoresho by’urundi rwego in accordance with the modalities agreed upon du matériel appartenant à une autre entité rwa Leta hakurikijwe uburyo izo nzego zombi by both institutions. publique conformément aux modalités zumvikanyeho. convenues par les deux institutions. The force account method is used through e- La méthode de régie est utilisée à travers du Uburyo bwa reji bukoreshwa binyjijwe mu procurement. système électronique de passation de marchés ikoranabuhanga mu masoko ya Leta. publics. When the procuring entity decides to use the Lorsque l’entité de passation de marchés Mu gihe urwego rutanga isoko rya Leta force account method, the civil servants do not publics décide d’utiliser la méthode de régie, 67 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 ruhisemo uburyo bwa reji, abakozi ba Leta conclude a contract with the procuring entity les agents de l’État ne concluent pas de contrat ntibagirana amasezerano n’urwego rutanga and must not claim any payment. avec l’entité de passation du marché public et isoko rya Leta kandi ntibagomba gusaba ne doivent réclamer aucun payement. igihembo. However, civil servants are given all Toutefois, les agents de l’État bénéficient des Icyakora, abakozi ba Leta bagenerwa necessary equipment, time and any other équipements nécessaires, du temps et de tous ibikoresho, igihe n’uburyo bwose bukenewe means required for a successful performance. les autres moyens requis pour la bonne kugira ngo ibigomba gukorwa bikorwe neza. exécution. In case the execution is to be carried out in a Si l’exécution doit s’effectuer dans un lieu Iyo ibikorwa bigomba gukorerwa kure y’aho location far from the work place, civil servants éloigné du lieu de travail, les agents de l’État basanzwe bakorera, abakozi ba Leta bafatwa are considered to be on an official mission and sont considérés comme étant en mission nk’abari mu butumwa bw’akazi kandi benefit from allowances granted to public officielle et bénéficient des indemnités bagahabwa ibigenerwa abakozi ba Leta bari servants on official mission. accordées aux agents de l’État en mission mu butumwa bw’akazi. officielle.

Article 57: Execution of the tender by Article 57: Exécution du marché par la Ingingo ya 57: Uburyo bwo gukora isoko community participation participation communautaire hakoreshejwe uruhare rw’abaturage When, in delivery of services, it is established Lorsque, dans la fourniture des services, il est Mu gutanga serivisi, iyo bigaragaye ko that the method the community participation établi que la méthode de participation gukoresha abaturage ari bwo buryo bushobora may contribute to the economy, create communautaire peut contribuer à l’économie, gutuma bagira uruhare mu bukungu, babona employment and enhance community à la création d’emploi ainsi qu’à la imirimo kandi bagashishikarizwa kugira members’involvement in the activities of participation des populations bénéficiaires, la uruhare mu bikorwa bibagenewe, abaturage which they are beneficiaries, the population population peut participer à l’exécution des bashobora gukora imirimo ifite agaciro may participate in execution of works that travaux qui ont une valeur n’excédant pas katarenze amafaranga y’u Rwanda miliyoni have a value not exceeding forty million quarante millions de francs rwandais mirongo ine (40.000.000 FRW). Icyo gihe Rwandan francs (40,000,000 FRW). In that (40.000.000 FRW). Dans ce cas, l’entité de urwego rutanga isoko rya Leta n’abaturage case, the procuring entity and the beneficiary passation de marchés publics et la igikorwa kigenewe bagirana amasezerano population conclude a procurement contract communauté bénéficiaire conclut un contrat y’isoko ashyirwaho umukono n’impande signed between the two (2) parties. de marché signé entre les deux (2) parties. zombi. 68 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 However, when it is a work related to radical Toutefois, en cas d’un travail relatif aux Icyakora, iyo igikorwa kigenewe abaturage ari terracing anti-erosion ditches or planting trees, terrasses radicales, aux fossés antiérosifs ou à igikorwa cy’amaterasi y’indinganire, the beneficiary community may participate in la plantation des arbres, la population imirwanyasuri cyangwa gutera ibiti, abo execution of works that have a value not bénéficiaire peut participer à l’exécution des baturage bashobora gukora imirimo ifite exceeding sixty million Rwandan francs travaux qui ont une valeur n’excédant pas agaciro katarenza amafaranga y’u Rwanda (60,000,000 FRW). soixante millions de francs rwandais miliyoni mirongo itandatu (60.000.000 FRW). (60.000.000 FRW).

Article 58: Organisation of community Article 58: Organisation de la participation Ingingo ya 58: Imitunganyirize y’uruhare participation communautaire rw’abaturage For the purpose of provisions of Article 57 of Aux fins des dispositions de l’article 57 du Kugira ngo ibikubiye mu ngingo ya 57 y’iri this Order, the procuring entity organises the présent arrêté, l’entité de passation de teka bishyirwe mu bikorwa, urwego rutanga community participation as follows: marchés publics organise la participation isoko rya Leta rutegura uruhare rw’abaturage communautaire comme suit: mu buryo bukurikira: 1º assisted by local authorities, the 1º assistée par les autorités locales, l’entité 1º rwifashishije ubuyobozi bw’inzego procuring entity organises a meeting de passation de marchés publics organise z’ibanze, urwego rutanga isoko rya of the beneficiary community whereby une réunion de la communauté Leta rukoresha inama abaturage the latter is informed of the activity, bénéficiaire dans laquelle cette dernière bagenewe igikorwa, bakamenyeshwa the scope of their participation and the est informée de l’activité, des limites de iby’icyo gikorwa, uruhare rwabo benefit to the community in return; leur participation et ce dont elle bénéficie n’inyungu babikuramo; en retour; 2º during the meeting the procuring 2º lors de la réunion que l’entité de passation 2º mu nama urwego rutanga isoko rya entity organises for the beneficiary de marchés publics organise avec la Leta rukoresha abaturage bagenewe community, the representative of the communauté bénéficiaire, le représentant igikorwa, uruhagarariye asobanurira procuring entity explains to the de l’entité de passation de marchés publics abaturage inyandiko igaragaza community the document containing explique à la communauté le document inshingano z’impande zombi, obligations of both sides, the indiquant les obligations de deux (2) igihembo bazahabwa, igihe appropriate payment, the period after parties, la rémunération appropriée, la abazitabira bazahemberwa, uburyo which participants are paid, payment période après laquelle les participants sont 69 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 bwo kubahemba n’ibindi byose modalities and any other details payés, les modalités de paiement et tout birebana n’ishyirwa mu bikorwa related to works execution; autre détail lié à l’exécution des travaux; ry’imirimo; 3º after the meeting the procuring entity 3º après la réunion que l’entité de passation 3º nyuma y’inama urwego rutanga isoko organises with the beneficiary de marchés publics organise avec la rya Leta rukoresha abaturage community, the procuring entity communauté bénéficiaire, l’entité de bagenewe igikorwa, hakorwa urutonde establishes a list of community passation de marchés publics établit une rw’abaturage bemeye kuzakora members committed to participate in liste des membres de la communauté imirimo kandi buri wese agashyiraho works execution and everyone affixes engagés à participer dans l’exécution des umukono we cyangwa igikumwe; the signature or fingerprint; travaux et chacun d’eux appose sa signature ou son empreinte digitale; 4º the procuring entity requires the 4º l’entité de passation de marchés publics 4º urwego rutanga isoko rya Leta rusaba community to avail their requiert la communauté de disponibiliser abaturage gushyiraho ubahagararira representative in all communication son représentant qui doit servir mu guhanahana amakuru no mu and transaction processes of the d’intermédiaire dans toutes les bikorwa byose by’urwego rutanga procuring entity and the community; communications et les processus de isoko rya Leta n’abaturage; transaction de l’entité de passation de marché public et la communauté; 5º the procuring entity must avail 5º l’entité de passation de marchés publics 5º urwego rutanga isoko rya Leta technical equipment needed for the doit disponibiliser les outils techniques rugomba gutanga ibikoresho bya execution and must inform the nécessaires à l’exécution des travaux et tekiniki bikenewe mu gukora imirimo community of ordinary equipment doit informer la communauté du reste des rukanamenyesha abaturage ibikoresho they may bring themselves for the équipements ordinaires qu’elle peut bisanzwe bashobora kuzana ubwabo; execution; amener elle-même; 6º for the supervision of works execution, 6º pour la supervision des travaux, l’entité de 6º mu gukurikirana ishyirwa mu bikorwa the procuring entity uses its public passation de marchés publics utilise ses ry’imirimo, urwego rutanga isoko rya servants and may hire a consultant to agents de l’État et peut engager un Leta rwifashisha abakozi ba Leta kandi technically assist the community if consultant pour assister techniquement la rushobora no gushyiraho impuguke yo considered necessary; communauté si cela est jugé nécessaire; kunganira abaturage iyo bigaragaye ko ari 70 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 ngombwa; 7º if it is a work related to radical terraces, 7º s’il s’agit d’un travail relatif aux terrasses 7º iyo ari igikorwa cy’amaterasi anti-erosion ditches or planting trees radicales, aux fossées anti-erosives ou à la y’indinganire, imirwanyasuri cyangwa that have a value from forty million plantation des arbres qui a une valeur de gutera ibiti gifite agaciro gahera ku Rwandan francs (40,000,000 FRW) to quarante millions de francs rwandais mafaranga y’u Rwanda ya miliyoni sixty million Rwandan francs (40.000.000 FRW) aux soixante millions mirongo ine (40.000.000 FRW) (60,000,000 FRW), a procuring entity de francs rwandais (60.000.000 FRW), kugeza kuri miliyoni mirongo itandatu hires for this community a supervising l’entité de passation de marchés publics (60.000.000 FRW), urwego rutanga consultant as per the law and engage pour cette communauté un isoko rya Leta rushakira abaturage regulations in public procurement; consultant pour la supervision selon la loi impuguke yo gukurikirana ibikorwa et le règlement de passation de marchés hakurikijwe itegeko n’amabwiriza byo publics; gutanga amasoko ya Leta; 8º assisted by supervisors, every 8º aidé par les superviseurs, chaque 8º babifashijwemo n’abashinzwe participant signs on daily basis in the participant signe chaque jour de présence gukurikirana igikorwa, buri muturage register or on a card prepared for that dans un registre ou sur une carte tenue wakoze ashyira umukono, buri munsi, purpose; pour cet effet; mu gitabo cyangwa ku ikarita yabugenewe; 9º the procuring entity pays participants 9º l’entité de passation de marchés publics 9º urwego rutanga isoko rya Leta and before execution every participant paie les participants et avant l’exécution ruhemba abaturage bakoze kandi provides his or her full identification chaque participant fournit son mbere yo gutangira akazi buri and if necessary his or her bank identification complète et si nécessaire muturage atanga umwirondoro we account where the payment may be son numéro de compte où le payement wuzuye ndetse iyo bibaye ngombwa deposited; peut être déposé; na nomero ye ya konti aho ubwishyu bushobora gushyirwa; 10º in case the procuring entity is unable to 10º si l’entité de passation de marchés publics 10º igihe urwego rutanga isoko rya Leta monitor the community participation, n’est pas capable de faire le suivi de la rudashoboye gukurikirana uruhare it delegates another public body participation communautaire, elle délègue rw’abaturage, rugena urundi rwego capable to manage that activity. une autre institution publique pour gérer rwa Leta rushoboye gucunga icyo cette activité. gikorwa. 71 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 A procuring entity that wants to use a Une entité de passation de marchés publics Urwego rutanga amasoko ya Leta rushaka community participation method must use it in qui désire utiliser la méthode de participation gutanga isoko rukoresheje uburyo bw’uruhare respect of the requirements to use that method communautaire doit l’utiliser tout en rw’abaturage rugomba kubukoresha through e-procurement. respectant les conditions pour utiliser cette rwubahiriza ibisabwa kugira ngo hakoreshwe méthode à travers le système électronique de ubu buryo hakoreshejwe ikoranabuhanga mu passation de marchés publics. masoko ya Leta.

Article 59: Using less competitive method Article 59: Utilisation d’une méthode Ingingo ya 59: Ikoreshwa ry’uburyo moins compétitive bw’ipiganwa ridasesuye In accordance with the law governing public Conformément à la loi portant réglementation Hakurikijwe ibiteganywa n’itegeko rigenga procurement, when seeking from Rwanda des marchés publics, lors de la sollicitation à amasoko ya Leta, mu gusaba Ikigo cy’Igihugu Public Procurement Authority the l’Office Rwandais de marchés publics d’une Gishinzwe Gutunganya Amasoko authorisation to use a less competitive method, autorisation d’utiliser une méthode moins uburenganzira bwo gukoresha uburyo the procuring entity must: compétitive, l’entité de passation de marchés bw’ipiganwa ridasesuye , urwego rutanga publics doit: isoko rya Leta rugomba: 1º provide in writing proof on how 1º fournir par écrit la preuve attestant que 1º gutanga mu nyandiko ikimenyetso conditions for use of appropriate les conditions d’utilisation des cy’uko ibisabwa kugira ngo methods cannot be met to effect méthodes appropriées ne peuvent pas hakoreshwe uburyo bukwiye procurement; être réunies pour attribuer le marché; bidashobora kuzura ngo hatangwe isoko; 2º explain in details the prevailing 2º donner les détails des circonstances 2º gusobanura ku buryo burambuye circumstances giving rise to the actuelles qui occasionnent la impamvu ziriho zituma habaho gusaba request for authorisation; sollicitation d’une autorisation; uburenganzira; 3º show a justification that the urgent 3º montrer une justification que 3º gutanga ibisobanuro byerekana ko award of the tender is in the public l’attribution urgence du marché est gutanga isoko mu buryo bwihutirwa interest and any relevant consequences dans l’intérêt général et les biri mu nyungu rusange ndetse in case the tender is not awarded; conséquences pertinentes en cas de la n’ingaruka zaterwa no kudatanga iryo non attribution du marché; 72 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 soko; 4º submit the confirmation from the 4º transmettre la confirmation du 4º utanga icyemezo cya Minisitiri supervising Minister or the Executive Ministre de tutelle, le responsable ureberera urwego rusaba, cyangwa Head of the institution supervising, the exécutif de l’institution de tutelle, le icy’Umuyobozi w’ikigo kireberera Chief Budget Manager, the Governor Gestionnaire Principal du Budget, le urwego rusaba, Umugenga w’Ingengo or the Mayor of the Kigali City that the Gouverneur ou le Maire de la Ville de y’Imari, icy’Umukuru w’Intara justification given by the procuring Kigali que la justification fournie par cyangwa icy’Umuyobozi w’Umujyi entity is reasonable and serves the l’entité de passation de marchés wa Kigali kigaragaza ko ibisobanuro public interest. publics est raisonnable et sert l’intérêt urwego rutanga isoko rya Leta général. rwatanze byumvikana kandi biri mu nyungu rusange. The authorisation to use a less competitive L’autorisation d’utiliser une méthode moins Uburenganzira bwo gukoresha uburyo method is given by Rwanda Public compétitive est accordée par l’Office bw’ipiganwa ridasesuye butangwa n’Ikigo Procurement Authority within five (5) Rwandais de marchés publics, endéans cinq cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko working days from the date of reception of the (5) jours dès la réception de la demande ya Leta mu gihe kitarenze iminsi itanu (5) request. d’autorisation. y’akazi uhereye igihe cyakiriye ubusabe. If the procuring entity requesting the Si l’entité de passation de marchés publics qui Iyo urwego rutanga isoko rya Leta rusaba authorisation to use a less competitive method demande l’autorisation d’utiliser une méthode uburenganzira bwo gukoresha uburyo butari is Rwanda Public Procurement Authority, this moins compétitive est l’Office Rwandais de ipiganwa risesuye ari Ikigo cy’Igihugu authorisation is granted by the Board of marchés publics, cette autorisation est Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta Directors of Rwanda Public Procurement octroyée par le Conseil d’Administration de ubwo burenganzira butangwa n’Inama Authority. l’Office Rwandais de marchés publics. y’Ubuyobozi y’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta.

Article 60: Documents to be submitted by Article 60: Documents à être soumis par Ingingo ya 60: Inyandiko zigomba the procuring entity requesting for l’entité de passation de marchés publics gutangwa n’urwego rutanga amasoko ya authorisation to use a less competitive sollicitant l’autorisation pour utiliser une Leta rusaba uburenganzira bwo gukoresha method méthode moins compétitive uburyo bw’ipiganwa ridasesuye The procuring entity requesting authorisation L’entité de passation de marchés publics qui Urwego rutanga amasoko ya Leta rusaba to award a tender using a less competitive sollicite l’autorisation d’attribuer le marché 73 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 uburenganzira bwo gutanga isoko rukoresheje method submits the request to Rwanda Public par voie de méthode moins compétitive uburyo bw’ipiganwa ridasesuye rugomba Procurement Authority through e- soumet la demande à l’Office Rwandais de gushyikiriza ubusabe Ikigo cy’Igihugu procurement. It also submits some documents marchés publics à travers le système Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta including the following: électronique de passation de marchés publics. rukoresheje ikoranabuhanga mu masoko ya Elle remet également quelques documents y Leta. Rutanga kandi inyandiko zirimo izi compris les suivants: zikurikira: 1º a document produced by the public 1º un document produit par le comité de 1º inyandiko y’akanama gashinzwe tender committee giving its passation de marchés publics donnant gutanga amasoko ya Leta itanga recommendation on the request; sa recommandation sur la demande; icyifuzonama ku busabe; 2º a request signed by the Chief Budget 2º une demande signée par le 2º inyandiko isaba yashyizweho Manager which also indicates the Gestionnaire Principal du Budget qui umukono n’Umugenga w’Ingengo procurement method that the entity indique également la méthode de y’Imari kandi igaragaza uburyo intends to use; passation de marché public que urwego rutanga isoko rya Leta rwifuza l’entité de passation de marchés gukoresha mu gutanga isoko; publics désire utiliser; 3º a document written by the procuring 3º un document écrit par l’entité de 3º inyandiko y’urwego rutanga isoko rya entity and signed by the Chief Budget passation de marchés publics et signé Leta kandi yashyizweho umukono Manager that gives details of par le Gestionnaire Principal du n’Umugenga w’Ingengo y’Imari prevailing circumstances preventing Budget qui donne les détails des isobanura mu buryo burambuye the entity from using the normal circonstances actuelles qui empêchent impamvu ziriho zibuza urwego method and clarifying the public l’entité d’utiliser la méthode normale gukoresha uburyo busanzwe no interest that the entity intends to serve. et démontre l’intérêt public que kugaragaza inyungu rusange rugamije All supporting documents for the said l’entité désire protéger. Tous les kwitaho. Inyandiko zose zisobanura reasons are attached. documents justificatifs desdits motifs izo mpamvu zavuzwe zishyirwa ku sont annexés; mugereka w’iyo nyandiko; 4º a confirmation that the procurement is 4º une attestation confirmant que le 4º icyemezo cy’uko gutanga isoko biri in public interest signed by the marché est dans l’intérêt public signée mu nyungu rusange cyashyizweho supervising Minister or the Executive par Ministre de tutelle, le responsable 74 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 umukono na Minisitiri ureberera Head of the institution supervising, the exécutif de l’institution de tutelle, le urwego rusaba, cyangwa Chief Budget Manager, the Governor Gestionnaire Principal du Budget, le icy’Umuyobozi w’ikigo kireberera or the Mayor of the Kigali City. Gouverneur ou le Maire de la Ville de urwego rusaba, Umugenga w’Ingengo Kigali . y’Imari, icy’Umukuru w’Intara cyangwa icy’Umuyobozi w’Umujyi wa Kigali..

Article 61: Carrying out a due diligence to Article 61: Effectuer une diligence Ingingo ya 61: Gukora ubushakashatsi ku the provisional successful bidder raisonnable envers l’attributaire watsindiye isoko by’agateganyo provisoire du marché Before deciding on the tender award to the Avant de décider l’attribution du marché à Mbere yo gufata umwanzuro wo guha isoko provisional successful bidder, the public l’attributaire provisoire, le comité de uwaritsindiye by’agateganyo, akanama tender committee must undertake the due passation de marchés publics doit gashinzwe gutanga amasoko ya Leta kagomba diligence on that successful bidder to verify entreprendre une diligence raisonnable à kubanza gukora ubushakashatsi ku watsindiye whether information provided in the l’attributaire du marché pour vérifier si les isoko kugira ngo kagenzure ko amakuru documents are genuine. informations fournies dans les documents sont yatanzwe mu nyandiko ari ukuri. réelles. CHAPTER IV: CONTRACT CHAPITRE IV: ATTRIBUTION DU UMUTWE WA IV: ITANGWA AWARDING AND CONTRACTUAL MARCHÉ ET RELATIONS RY’ISOKO N’IMIKORANIRE RELATIONSHIPS CONTRACTUELLES Y’ABAGIRANYE AMASEZERANO

Article 62: Existence of the contract Article 62: Existence du contrat Ingingo ya 62: Igihe amasezerano abera There is a procurement contract between the Il existe un contrat de marché entre l’entité de Habaho amasezerano y’isoko hagati successful bidder and the procuring entity passation de marchés publics et l’attributaire y’uwatsindiye isoko n’urwego rutanga isoko when there is a written contract signed through du marché lorsqu’il y a un contrat écrit signé rya Leta iyo habayeho amasezerano yanditse e-procurement. via le système électronique de passation de yashyizweho umukono hakoreshejwe marchés publics. ikoranabuhanga mu masoko ya Leta. To process the contract signature, a procuring Dans le processus de signer le contrat, l’entité 75 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Gushyira umukono ku masezerano, urwego entity sends to a successful bidder a draft de passation de marchés publics envoie à rutanga isoko rya Leta, rukoresha standard contract via e-procurement, and the l’attributaire du marché par le système ikoranabuhanga mu masoko ya Leta, latter may propose any improvement to the électronique de passation de marchés publics rukoherereza uwatsindiye isoko amasezerano draft before the contract is signed. le projet de contrat préparé sur base du contrat rwateguye rugendeye ku masezerano type, ainsi ce dernier peut proposer quelques y’icyitegererezo, kugira ngo na we agire icyo modifications au projet avant la signature du ayavugaho mbere y’uko ashyirwaho umuko. contrat. After the successful bidder accepts the draft Après l’acceptation du projet de contrat par Nyuma y’uko uwatsindiye isoko yemeye contract, he or she signs it using the electronic l’attributaire du marché, il appose sa signature umushinga w’amasezerano, ayashyiraho signature and sends it back via e-procurement électronique et envoie la copie à l’entité de umukono akoresheje umukono to the procuring entity for signature by the passation de marchés publics par voie koranabuhanga maze akayasubiza urwego Chief Budget Manager. électronique de passation de marchés pour rutanga isoko rya Leta akoresheje signature par le Gestionnaire Principal du ikoranabuhanga mu masoko ya Leta kugira Budget. ngo Umugenga w’Ingengo y’Imari na we ayashyireho umukono we w’ikoranabuhanga. If the successful bidder suggests Si l’attributaire du marché suggère d’apporter Iyo uwatsindiye isoko hari icyo asabye kunoza improvements to be made to the draft contract, des améliorations au projet de contrat, l’entité mu mushinga w’amasezerano, urwego the procuring entity examines weither the de passation de marchés publics examine les rutanga isoko rya Leta rusuzuma impapmvu grounds of the request are valid before signing motifs de la demande et, si elle est jugée z’icyo cyifuzo, rwasanga gifite ishingiro the contract. valable, examine la validité de la demande rukacyitaho mbere yo gushyira umukono ku avant la signature du contrat. masezerano. Upon signature of a procurement contract, e- Dès la signature du contrat de marché, le Amasezerano y’isoko akimara gushyirwaho procurement publishes the bidder who signed système électronique de passation de marchés umukono, ikoranabuhanga mu masoko ya the contract. publics affiche à tout le monde le Leta ritangaza upiganwa washyize umukono soumissionnaire qui a signé le contrat. ku masezerano. Without prejudice to the provisions of Sans préjudice des dispositions de l’alinéa Bitabangamiye ibivugwa mu gika cya mbere Paragraph One of this Article, tenders for premier du présent article, les marchés de cy’iyi ngingo, amasoko yerekeranye no supplies whose value does not exceed ten fournitures dont la valeur ne dépasse pas dix 76 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 kugemura afite agaciro kari munsi million Rwandan francs (10,000,000 FRW), millions de francs rwandais (10.000.000 y’amafaranga y’u Rwanda miliyoni icumi that have a simple nature of which there was FRW), ayant une simple nature, et dont ni la (10.000.000 FRW), ibigemurwa bifite no guarantee required and no after sale garantie de bonne exécution ni services après- imiterere rusange, bidasaba ingwate yo services provided for, may be executed basing vente n’ont été prévus, peuvent être exécutés kurangiza imirimo neza cyangwa inshingano on what is contained in the purchase order if sur base du contenu du bon de commande si za nyuma y’igemura, ashobora gushyirwa mu no written contract has been signed. aucun contrat n’a été signé. bikorwa hitawe ku biteganyijwe mu nyandiko isaba kugemura, iyo nta masezerano yashyizweho umukono. If the successful bidder does not react after Lorsque l’attributaire du marché ne réagit pas Iyo uwatsindiye isoko atagize icyo avuga ku receiving the purchase order, he or she is après avoir reçu le bon de commande, il est nyandiko imusaba kugemura, bifatwa nk’aho considered as having accepted the contents of considéré comme avoir accepté le contenu du yemeye ibiri mu nyandiko imusaba kugemura. the purchase order. bon de commande.

Article 63: Modalities and period of Article 63: Modalités et délai Ingingo ya 63: Uburyo n’igihe urwego performing duties for a newly created d’accomplissement des tâches pour une rutanga amasoko ya Leta ya Leta rushya procuring entity nouvelle entité de passation de marchés rurangiza inshingano publics To start performing the duties, a newly created Afin de commencer à remplir ses fonctions, la Kugira ngo urwego rutanga amasoko ya Leta procuring entity which emerged from the nouvelle entité de passation des marchés qui a rushya rwavutse ku rundi rwego rutanga former procuring entity which is no longer émergé de l'ancienne entité de passation de amasoko rutakiriho cyangwa rukiriho into existence or still exist may sign a contract marchés publics qui existe ou n’existe plus rushobore gutangira kurangiza inshingano of tender with a successful bidder basing on peut signer un contrat avec l’attributaire du zarwo, rushobora gushyira umukono ku contract awarded to the same successful marché sur base d’un contrat attribué au masezerano y’isoko na rwiyemezamirimo bidder by the former procuring entity. mêmel’attributaire du marché par l’ancienne rushingiye ku masezerano uwo However, the newly formed procuring entity entité de passation de marchés publics. rwiyemezamirimo yagiranye n’urwo rwego may do so within six (6) months from the date Toutefois, l’entité de passation de marchés rutakiriho. Icyakora, urwo rwego rushya on which its management is established. publics nouvellement formée peut le faire rushobora kubikora mu gihe cy’amezi endéans six (6) mois à partir de la date à atandatu (6) uhereye igihe ubuyobozi bwarwo laquelle sa direction a été établie. bwashyiriweho. 77 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 64: Principle and formula for price Article 64: Principe et formule de la Ingingo ya 64: Ihame n’ihinategeko byo adjustment révision des prix gusubiramo ibiciro For contracts to be executed within a period Pour les contrats de marchés dont le délai Ku masoko yose ateganywa gushyirwa mu exceeding nine (9) months, the tender d’exécution dépasse neuf (9) mois, le dossier bikorwa mu gihe kirenze amezi icyenda (9), documents include a clause on the revision of d’appel d’offres inclut la clause relative à la igitabo cy’ipiganwa giteganya ingingo ijyanye prices using prices payable to the successful révision des prix conformément aux prix à n’isubirwamo ry’ibiciro hakurikijwe ibiciro bidder, as stated in the contract, is subject to payer à l’attributaire du marché, tel que stipulé byishyurwa uwatsindiye isoko, uko adjustment during performance of the contract dans le contrat, sont sujets à la révision biteganyijwe mu masezerano, bihinduka mu to reflect changes in the cost of labour and pendant la période d’exécution du contrat en gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano material components of the tender; se référant aux variations prouvées des coûts bishingiye ku ihinduka ry’ikiguzi cy’abakozi de la main d’œuvre et des matériaux relatifs n’ibikoresho mu bigize isoko. au marché. The revision of prices is done in accordance La révision des prix est effectuée en Mu gusubiramo ibiciro, hakoreshwa with the following formula: appliquant la formule ci -après: ihinategeko rikurikira: P1 = P0 [a + bL1/L0 + cM1/ M0] - P0 P1=P0 (a+bL1/L0+cM1/M0]-P0 P1 = P0 [a + bL1/L0 + cM1/M0] - P0 a+b+c = 1, in which: a+b+c=1, lorsque: a+b+c = 1, aho: P1 = adjustment amount payable to P1 = ajustement du montant payable à P1 = umubare w’amafaranga the successful bidder. l’attributaire du marché. agabanywa cyangwa yongerwa ku yishyurwa uwatsindiye isoko. P0 = contract price (base P0 = coût du contrat (prix de base) P0 = igiciro kiri mu masezerano price). (igiciro fatizo). a = fixed element representing a = Nombre fixe représentant les prix a = umubare w’amafaranga profits and overheads included in the fixes et le bénéfice inclus dans le udahinduka ugizwe contract price and generally in the contrat dans l’ordre de cinq (5%) à 78 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 n’ibiciro bidahinduka range of five (5%) to fifteen (15%) quinze (15%) pour cent. n’inyungu uri hagati percent. y’atanu ku ijana (5%) na cumi n’atanu ku ijana (15%) uba warashyizwe mu masezerano. b = estimated percentage of labour b = pourcentage estimé relatif au coût de la b = ikigereranyo cy’ijanisha cost in the contract. main d’œuvre prévu dans le contrat. ry’ikiguzi cy’abakozi mu masezerano. c = estimated percentage of material c = pourcentage estimé relatif au coût du c = ikigereranyo cy’ijanisha cost in the contract. matériel prévu dans le contrat. ry’ikiguzi cy’ibikoresho mu masezerano. L0, L1 = labour indices applicable to the L0, L1 = les indices de main d’œuvre L0, L1 = imibare yerekana ihinduka appropriate industry in the country of origin applicables dans le pays d’origine à la ry’ikiguzi cy’abakozi ku on the base date and date for adjustment, date de base et à la date d’ajustement des itariki y’ifatizo no ku respectively. prix respectivement. itariki y’ihindurwa ry’ibiciro. M0 , M1 = material indices for the M0, M1 = les indices de matériels bruts M 0 , M1 = imibare yerekana ihinduka major raw material on the base importants respectivement relatifs à la ry’ikiguzi cy’ibikoresho bikoreshwa date and date for adjustment, date de base et à la date d’ajustement des cyane muri iryo soko, ku itariki respectively, in the country of prix dans le pays d’origine. y’ifatizo no ku itariki y’ihindurwa origin. ry’ibiciro mu gihugu biturukamo. The coefficients a, b and c as specified by the Les coefficients a, b et c sont fixés par l’entité Imibare a, b na c ishyirwaho n’urwego rutanga procuring entity are as follows: de passation de marchés publics comme suit: isoko rya Leta iteye itya: a= [insert value of coefficient] a= [insérer la valeur du coefficient] a= [shyiramo umubare] b= [insert value of coefficient] b= [insérer la valeur du coefficient] b= [shyiramo umubare] c= [insert value of coefficient] c= [insérer la valeur du coefficient] 79 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 c= [shyiramo umubare] The bidder indicates the source of the indices Le soumissionnaire indique la source des Upiganwa agaragaza aho yakuye imibare and the base date indices in the bid. indices de la date de base dans son offre. yazagenderwaho mu ihinduka ry’ibiciro n’itariki fatizo mu nyandiko ye y’ipiganwa. Base date = thirty (30) days prior to the Date de base = trente (30) jours avant la date Itariki fatizo= iminsi mirongo itatu (30) mbere deadline for submission of the bids. limite de soumission des offres. y’itariki yo gutanga inyandiko z’ipiganwa. Date of adjustment = insert number of weeks, Date d’ajustement = insérer le nombre de Itariki yo guhindura ibiciro = shyiramo weeks prior to date of shipment representing semaines, semaines avant la date umubare w’ibyumweru, ibyumweru the mid-point of the period of manufacture. d’embarquement représentant la mi-période bibanziriza itariki ibicuruzwa bivira aho de fabrication. byaguzwe, itariki yo hagati y’igihe ibicuruzwa bikorerwamo.

Article 65: Requirements for price Article 65: Conditions requises pour la Ingingo ya 65: Ibisabwa kugira ngo ibiciro adjustment révision des prix bisubirwemo The price adjustment formula is invoked by La formule d’ajustement des prix est invoquée Gusaba guhindura ibiciro bishobora gukorwa either party subject to the following par l’une de deux parties sous réserve des na rumwe mu mpande zashyize umukono ku requirements: conditions suivantes: masezerano hitawe kuri ibi bikurikira: 1º the price adjustment is not done before 1º la révision des prix n’est pas faite avant 1º gusubiramo ibiciro ntibikorwa mbere nine (9) months from the date of neuf (9) mois dès la date de y’amezi icyenda (9) uhereye ku munsi commencement of the execution of the commencement de l’exécution du contrat; w’itangira ry’ishyirwa mu bikorwa contract; ry’amasezerano; 2º the price adjustment is allowed only if 2º la révision des prix n’est admise que s’il y 2º gusubiramo ibiciro byemerwa gusa iyo there is a prior contract modification a une modification préalable du contrat habayeho guhindura amasezerano whereby both parties agree for that dans laquelle chacune des parties consent y’ibanze, impande zombi zikumvikana purpose. pour la révision. kuri icyo gikorwa. No price adjustment is allowed beyond the Aucun ajustement des prix n’est permis au- 80 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Nta hindurwa ry’ibiciro ribaho nyuma original delivery dates unless specifically delà des dates de livraison à moins que cela ne y’itariki yari iteganyijwe mu masezerano yo stated in the letter of extension of the soit spécifiquement établi dans la lettre de kurangiza isoko, keretse iyo byavuzwe mu completion date. prolongation du délai d’exécution. ibaruwa yongerera uwatsindiye isoko igihe cyo kurirangiza. Under no circumstances is price adjustment is En aucun cas, un ajustement des prix n’est Nta na rimwe ihindura ry’ibiciro ryemerwa allowed for periods of delay for which the autorisé dans les périodes de retard dont mu gihe cy’ubukererwe bwatewe successful bidder is entirely responsible. l’attributaire du marché est totalement n’uwatsindiye isoko wenyine. responsable. However, the procuring entity is entitled to Toutefois, l’entité de passation de marchés Icyakora, urwego rutanga isoko rya Leta rwo any decrease in the prices provided for by this publics est autorisé à effectuer une réduction rwemererwa buri gihe igabanywa ry’ibiciro Article: des prix telle que prévue par le présent article: riteganywa muri iyi ngingo iyo: 1º the currency in which the contract price 1º la monnaie dans laquelle le prix Po du 1º ifaranga ryakoreshejwe ku gaciro P0 ku P0 expressed is different from the contrat est exprimé est différente de celle masezerano, ritandukanye currency of origin of the labour and du pays d’origine de la main d’œuvre et n’iry’igihugu cy’inkomoko material indices, a correction factor is des indices de matériaux, le facteur de gikomokamo abakozi n’ibikoresho, applied to avoid incorrect adjustments of correction est utilisé afin d’éviter des hakoreshwa umubare wo guhuza ayo the contract price. The correction factor ajustements inexacts du prix du contrat. mafaranga yombi. Uwo mubare corresponds to the ratio of exchange rates Le facteur de correction correspond au ushingira ku igereranya ry’ayo between the two currencies on the base rapport des taux de change entre les deux mafaranga yombi ku itariki fatizo no date and the date for adjustment; monnaies à la date de base et à la date ku itariki yo guhindura ibiciro; d’ajustement; 2º the revision of prices is practical if 2º afin que la révision des prix soit 2º isubirwamo ry’ibiciro rishoboka ari there is a breakdown of unit prices, applicable, obligatoirement les prix uko ibiciro byatanzwe n’upiganwa especially for tenders of works. unitaires dans l’offre sont détaillés, plus bigaragaza ikiguzi cya buri kintu, particulièrement en cas des marchés des cyane cyane ku masoko y’imirimo. travaux. No price adjustment is payable on the portion Aucun ajustement des prix n’est payable 81 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Nta hinduka ry’ibiciro ribaho kuri avansi yo of the contract price paid to the supplier as proportionnellement au montant payé au gutangira imirimo ihabwa uwatsindiye isoko. advance payment. titulaire en guise d’avance de démarrage.

Article 66: E-shopping mall Article 66: Magasin électronique Ingingo ya 66: Iguriro koranabuhanga The e-shopping mall has types of framework Le magasin électronique a des types Iguriro koranabuhanga rifite ubwoko agreements as follows: d’accords-cadres suivants: bw’amasezerano asasiye bukurikira: 1º central framework agreement that is 1º l’accord-cadre central signé par 1º amasezerano asasiye ikigo cyemerewe signed by a central purchasing body on l’entité centrale d’approvisionnement gutegurira isoko n’amasezerano yaryo behalf of other procuring entities; au nom d’autres entités de passation ibindi bigo bya Leta cyashyizeho de marchés publics; umukono mu izina ry’izindi nzego zitanga amasoko ya Leta ; 2º individual framework agreement that 2º l’accord-cadre individuel signé par 2º amasezerano asasiye buri rwego rwa is signed by individual procuring chaque entité de passation de marchés Leta rugirana ku giti cyarwo na entities for their own and exclusive publics avec l’attributaire du marché rwiyemezamirimo watsindiye isoko use. sélectionné individuellement par la rwatangaje, uzajya arugemurira ibyo même entité. rukeneye. The Minister in charge of public procurement Le Ministre ayant les marchés publics dans Minisitiri ufite amasoko ya Leta mu issues instructions specifying goods, ses attributions émet les instructions nshingano atanga amabwiriza asobanura consultancy, and non-consultancy services spécifiant les biens, services de consultance et ibigemurwa, serivisi z’impuguke n’izitari that are procured under central framework de non consultance achetés par moyen iz’impuguke bitangirwa amasoko n’ikigo agreement by a central purchasing body. d’accord-cadre central signé par une entité cyemerewe gutegurira isoko n’amasezerano centrale d’approvisionnement. yaryo ibindi bigo bya Leta kugira ngo rukore amasezerano asasiye izindi nzego za Leta zifashisha mu kugura ibigemurwa na serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke. After signing a framework agreement, both Après la signature de l’accord-cadre, que ce Nyuma yo gushyira umukono ku masezerano individual and central, a procuring entity soit individuel ou central, l’entité de passation 82 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 asasiye, yaba akoranywe na registers the agreement in e-shopping mall de marchés publics concernée inscrit le rwiyemezamirimo ubwe cyangwa akoranywe within three (3) working days from the signing contrat dans le magasin électronique endéans na rwiyemezamirimo mu izina ry’izindi nzego date. trois (3) jours ouvrables dès sa signature. za Leta, urwego rutanga amasoko ya Leta rushyira ayo masezerano ku iguriro koranabuhanga mu gihe kitarenze iminsi itatu (3) y’akazi uhereye igihe yashyiriweho umukono. A procuring entity may use e-shopping mall L’entité de passation de marchés publics peut Urwego rutanga isoko rya Leta rushobora and place orders to the concerned supplier of utiliser un magasin électronique pour émettre gukoresha iguriro koranabuhanga rugasaba goods and services specified in the framework des bons de commande au fournisseur rwiyemezamirimo ibigemurwa cyangwa agreement. concerné afin de fournir les produits ou serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke biri services spécifiés dans l’accord-cadre. muri ayo masezerano asasiye.

Article 67: Duration of framework Article 67: Délai des accords-cadres et les Ingingo ya 67: Igihe amasezerano asasiye agreements and applicable prices prix applicables amara n’ibiciro bigenderwaho A framework agreement, both individual and Un accord-cadre, soit individuel ou central, Amasezerano asasiye, yaba akoranywe na central, is signed for a period not exceeding est conclu pour une période ne dépassant pas rwiyemezamirimo ubwe cyangwa akoranywe three (3) years prior to a new competition. trois (3) ans avant une nouvelle compétition. na rwiyemezamirimo mu izina ry’izindi nzego However, this period may be renewed only Toutefois, cette période peut être renouvelée za Leta, amara igihe kitarenze imyaka itatu (3) once for tender that requires a successful une seule fois pour le marché nécessitant des ibanziriza ipiganwa rishya. Icyakora, icyo bidder to make investments, in order to meet investissements préalables par les gihe gishobora kongerwa inshuro imwe gusa the procuring entity’s needs, investments to be soumissionnaires, afin de satisfaire aux ku isoko risaba uwaritsindiye gushora returned in a long term or for tenders of besoins de l’entité de passation de marchés amafaranga menshi kugira ngo ashobore specialised or complex nature to the fact that publics, les investissements à être recouvrés gukora ibyo urwego rutanga isoko rya Leta the needs of the procuring entity are met by en long termes, ou pour les marchés de nature rukeneye, ku buryo ayo mafaranga yagaruzwa keeping the current framework agreement. spéciale ou complexe de sorte que la mu gihe kirekire, cyangwa andi masoko afite satisfaction des besoins de l’entité de imiterere yihariye ituma urwego rutanga isoko passation de marchés publics est assurée en rya Leta rukomeza kubona neza ibyo rukeneye maintenant l’accord-cadre en cours. hashingiwe ku masezerano asasiye 83 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 rwashyizeho umukono. Framework agreement referred to under L’accord-cadre mentionné à l’alinéa premier Mu gushyira mu bikorwa amasezerano Paragraph One of this Article is implemented du présent article est mis en application après asasiye avugwa mu gika cya mbere cy’iyi by signing and registering in E-shopping Mall signature d’un contrat d’une (1) année ngingo, hashyirwa umukono ku masezerano a one (1) year contract renewable annually as enregistré dans le magasin électronique. Il est y’umwaka umwe (1), agashyirwa mu iguriro long as there has been satisfactory renouvelable annuellement si l’attributaire koranabuhanga. Ashobora kongerwa buri performance by the supplier. s’est exécuté avec satisfaction. mwaka mu gihe rwiyemezamirimo yagiye arangiza neza inshingano ze. Applicable prices are those submitted in the Les prix applicables sont ceux soumis dans Ibiciro bigenderwaho ni ibyatanzwe mu bid following the law and regulations l’offre selon la loi et les règlements sur les nyandiko y’ipiganwa hakurikijwe amategeko governing public procurement. marchés publics. n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. Whenever there is need for price adjustment S’il est nécessaire de réviser les prix après Iyo nyuma y’amezi icyenda (9) hakenewe after nine (9) months, parties to the framework neuf (9) mois, les parties à l’accord-cadre gusubiramo ibiciro, impande zagiranye agreement may negotiate and effect price peuvent négocier et revoir les prix. Lorsque amasezerano asasiye zishobora kumvikana adjustment. When the two parties agree, they les deux parties sont d’accord, elles modifient zigasubiramo ibiciro. Iyo impande zombi change the duration of the contract to six (6) la durée du contrat à six (6) mois à partir du zabyumvikanye, zihindura igihe months from the date on which the two parties jour où les deux parties se sont mis d’accord cy’amasezerano akamara amezi atandatu (6) have agreed on the revised prices. Within sur les prix révisés Endéans ces six (6) mois, uhereye umunsi impande zombi zumvikanye these six (6) months, the procurement entity l’entité de passation de marches doit procéder ku biciro byasubiwemo. Muri ayo mezi must proceed to the new tender. au nouvel appel d’offres. atandatu (6) urwego rutanga isoko rugomba kuba ritanga irindi soko.

Article 68: Specifications provided by the Article 68: Spécifications fournies par Ingingo ya 68: Ibyo urwego rutanga procuring entity when preparing the tender l’entité de passation de marchés publics amasoko rya Leta rugaragaza mu gihe cyo document relating to framework lors de la préparation du document d’appel gutegura igitabo cy’ipiganwa rijyanye agreement d’offres relatives aux accords-cadres n’amasezerano asasiye When preparing the tender document, a Pendant la préparation du document d’appel Mu gihe cyo gutegura igitabo cy’ipiganwa procuring entity indicates a list of items and d’offres, l’entité de passation de marchés rijyanye n’amasezerano asasiye, urwego estimated annual quantity of each item that it publics indique une liste des articles et la 84 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 rutanga amasoko rya Leta rugaragaza will need during the concerned fiscal year. quantité estimée de chaque article dont elle urutonde n’ingano ya buri kintu kigize isoko aura besoin au cours de l’exercice financier kizakenerwa mu mwaka w’ingengo y’imari concerné. isoko rizashyirirwa mu bikorwa. Quantity provided for each item serves as La quantité fournie pour chaque article sert de Ingano yatanzwe kuri buri kintu ni yo basis during the evaluation of bids and base lors de l’évaluation des offres et la yifashishwa mu gihe cy’isesengura comparison of prices offered where bidders comparaison des prix proposés, où les ry’inyandiko z’ipiganwa n’igereranya offered the price basing on known quantity of soumissionnaires ont proposé les prix en se ry’ibiciro byatanzwe aho ba each unit. However, it is not mandatory to basant sur une quantité connue de chaque rwiyemezamirimo bose batanga ibiciro apply the quantity provided for in the tender unité. Toutefois, il n’est pas obligatoire bashingiye ku ngano izwi ya buri kintu document when executing a contract. d’appliquer la quantité fournie dans le dossier gikenewe. Icyakora, iyo ngano yatanzwe mu d’appel d’offres lors de l’exécution d’un gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa, si contrat. ngombwa ngo ibe ari yo ikurikizwa mu ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano. The purchase order requesting delivering Le bon de commande de l’entité de passation Inyandiko isaba kugemura itangwa n’urwego issued by a procuring entity is based on the de marchés publics demandant la livraison est rutanga isoko rya Leta ishingira ku giciro cya unit price of each item. basé sur le prix unitaire de chaque bien ou buri kintu. service.

Article 69: Additional activities to the Article 69: Prestations additionnelles au Ingingo ya 69: Imirimo y’inyongera ku initial contract contrat initial masezerano y’ibanze Subject to the provisions of the law governing Sous réserve des dispositions de la loi portant Haseguriwe ibiteganywa n’itegeko rigenga public procurement, when the procuring entity réglementation de marchés publics, lorsque amasoko ya Leta, iyo urwego rutanga isoko realises that additional activities to the initial l’entité de passation de marchés publics rya Leta rusanze imirimo y’inyongera ku contract exceed twenty per cent (20%) of the constate que les prestations additionnelles au masezerano y’ibanze irenze makumyabiri ku value of the initial contract and believes that contrat principal dépassent vingt pour cent ijana (20%) by’agaciro k’amasezerano for technical or accountability reasons they (20%) de la valeur du contrat principal, mais y’ibanze, kandi urwo rwego rukabona must not be separated from the executed part, que pour des raisons techniques ou de bidashoboka ko iyo mirimo y’inyongera the procuring entity applies for authorisation responsabilité, ces prestations ne doivent pas ikorwa biciye mu rindi soko mu rwego rwo to use a method other than an open tender, to être séparées du reste des prestations déjà 85 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 kwirinda kuyitandukanya n’ibyamaze Rwanda Public Procurement Authority in réalisées, elle demande auprès de l’Office gukorwa kubera impamvu za tekiniki accordance with public procurement law and Rwandais de marchés publics, l’autorisation cyangwa izindi mpamvu zigamije kumenya regulations. d’attribuer cette partie par une méthode autre neza uwishingira ibyakozwe, urwo rwego qu’un appel d’offres ouvert, conformément à rusaba Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe la loi et règlements régissant les marchés Gutunganya Amasoko uburenganzira bwo publics. guha icyo gice, nk’isoko rishya, rwiyemezamirimo wari usanzwe afite isoko rya mbere hakoreshejwe ubundi buryo butari ipiganwa risesuye, hakurikijwe ibiteganywa n’itegeko n’amabwiriza bigenga amasoko ya Leta. The prices of additional activities must not be Les prix des activités supplémentaires ne Ibiciro by’amasezerano y’inyongera extremely higher or abnormally low compared doivent pas être largement supérieurs ou ntibigomba kuba bihanitse cyangwa ari bito to the market price. anormalement très bas par rapport au prix du bikabije ugereranyije n’ibiri ku isoko. marché.

Article 70: Payment of invoice Article 70: Paiement de factures Ingingo ya 70: Kwishyura inyemezabuguzi Payment of invoice is made within forty-five Le paiement de la facture est effectué endéans Kwishyura inyemezabuguzi bikorwa mu gihe (45) days from the date the bidder submitted quarante-cinq (45) jours à compter de la date kitarenze iminsi mirongo ine n’itanu (45) it. de sa transmission par le soumissionnaire. uhereye ku munsi uwatsindiye isoko yayitangiyeho. Failure to pay the invoice in the prescribed En cas de défaut de paiement pendant la Mu gihe urwego rutanga isoko rya Leta period, the procuring entity notifies the bidder période prescrite, l’entité de passation de rutishyuye ku gihe inyemezabuguzi, in writing the grounds of not paying the marchés publics notifie par écrit le rubimenyesha mu nyandiko uwatsindiye invoice on time and gives copy to Rwanda soumissionnaire les raisons de non payement isoko, rukanagaragaza impamvu rutishyuye Public Procurement Authority. de la facture à temps et donne copie à l’Office ku gihe, rugaha Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Rwandais de marchés publics. Gutunganya Amasoko ya Leta kopi y’iyo nyandiko. 86 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 71: Certificate of good completion Article 71: Certificat de bonne exécution Ingingo ya 71: Icyemezo cyo kurangiza amasezerano neza After completion of the contractual Après l’exécution satisfaisante de ses Nyuma yo kurangiza neza amasezerano kandi obligations and final acceptance by the obligations contractuelles et la réception urwego rutanga isoko rya Leta rwakiriye procuring entity, the contractor may request to définitive par l’entité de passation de marchés burundu ibyakozwe, rwiyemezamirimo the procuring entity, in writing, the certificate publics, le contractant peut demander par écrit ashobora gusaba mu nyandiko urwego rutanga of good performance. à l’entité de passation de marchés publics, un isoko rya Leta kumuha icyemezo cy’uko certificat de bonne exécution. yarangije amasezerano neza. If the subcontractor is the one who requests for Si c’est le sous-traitant qui veut un certificat Iyo usaba icyemezo cyo kurangiza the certificate of good completion, the request de bonne exécution, la demande est faite à amasezerano neza ari uwapatanye, icyemezo is submitted by the main contractor. l’entité de passation de marchés publics par le gisabwa n’uwagiranye amasezerano n’urwego contractant. rutanga isoko rya Leta. The procuring entity issuing a certificate of L’entité de passation de marchés publics qui Urwego rutanga isoko rya Leta, rutanga good completion specifies its names and octroie le certificat de bonne exécution icyemezo cyo kurangiza amasezerano neza address, identification of the contractor clarifie dans un certificat de bonne exécution rugaragaza muri icyo cyemezo izina ryarwo accordingly, the title, reference number and son nom et son adresse, l’identification du n’aho rubarizwa, umwirondoro w’uwashyize value of the tender, as well as the dates of contractant selon le cas, le titre, le numéro de umukono ku masezerano, izina, nomero signature and completion of the contract. référence et la valeur du marché ou d’une n’agaciro by’isoko, itariki amasezerano partie du marché, ainsi que la date de yashyiriweho umukono, ndetse n’iyo signature et d’exécution finale du contrat. yarangiriyeho. The procuring entity issues the certificate of L’entité de passation de marchés publics Urwego rutanga isoko rya Leta rutanga good completion within fifteen (15) days from octroie un certificat de bonne exécution icyemezo cyo kurangiza amasezerano neza the date it received the letter requesting the endéans quinze (15) jours à partir de la date de mu gihe cy’iminsi cumi n’itanu (15) uhereye certificate of good completion. la réception de la lettre demandant ce ku munsi rwakiriyeho inyandiko igisaba. certificat de bonne exécution. If the procuring entity decides not to issue the Si l’entité de passation de marchés publics Iyo urwego rutanga isoko rya Leta rufashe certificate of good completion it notifies the décide de ne pas octroyer un certificat de 87 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 icyemezo cyo kudatanga icyemezo cyo applicant the reasons not to issue that bonne exécution, elle notifie au demandeur kurangiza amasezerano neza, rugaragariza certificate within fifteen (15) days from the les motifs de ne pas lui octroyer ce certificat uwagisabye impamvu rutamuhaye icyo date it received the letter requesting the endéans quinze (15) jours à partir de la date de cyemezo mu gihe cy’iminsi cumi n’itanu (15) certificate of good completion. la réception de la lettre demandant le certificat uhereye ku munsi rwakiriyeho inyandiko de bonne exécution. igisaba.

Article 72: List of documents to be archived Article 72: Liste des documents à archiver Ingingo ya 72: Urutonde rw’inyandiko and archive retention period et délai de conservation des archives zibikwa n’igihe zimara zibitse E-procurement keeps an archive of public La passation électronique de marchés publics Ikoranabuhanga mu masoko ya Leta ribika procurement procedures and contract garde les archives des documents relatifs à inyandiko zijyanye n’itangwa ry’amasoko management for a period of twenty (20) years l’attribution du marché et à la gestion du n’iz’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano mu and makes them available any time, to any contrat pour une période de vingt (20) ans, et gihe cy’imyaka makumyabiri (20) kandi authorised person. les rend accessibles tout le temps, à toute zikagaragarira igihe cyose, uwo ari we wese personne autorisée. ubifitiye uburenganzira. Documents referred to under Paragraph One Les documents visés à l’alinéa premier du Inyandiko zivugwa mu gika cya mbere cy’iyi of this Article are the following: présent article sont les suivants: ngingo ni izi zikurikira: 1º tender notices; 1º appel d’offre; 1º itangazo rihamagara abapiganwa; 2º tender documents; 2º dossiers d’appel d’offres; 2º igitabo cy’ipiganwa; 3º bids; 3º offres; 3º inyandiko z’ipiganwa; 4º bids opening and evaluation reports; 4º procès-verbal d’ouverture des offres et 4º inyandikomvugo y’ifungurwa rapport d’évaluation des offres; ry’inyandiko z’ipiganwa n’iy’isesengurwa ryazo; 5º tender award notifications; 5º notification d’attribution du marché; 5º inyandiko imenyekanisha uwatsindiye isoko; 88 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 6º copy of the contract concluded 6º une copie du contrat conclu entre 6º kopi y’amasezerano yasinywe hagati between the procuring entity and the l’entité de passation de marchés y’urwego rutanga isoko rya Leta successful bidder; publics et l’attributaire du marché; n’uwatsindiye isoko; 7º any correspondence between the 7º toute correspondance entre l’entité de 7º inyandiko yose yakozwe hagati procuring entity and the bidder; passation de marchés et le y’urwego rutanga isoko rya Leta soumissionnaire; n’uwapiganwe; 8º any other useful document containing 8º tout autre document contenant les 8º indi nyandiko yose itanga amakuru, information, instructions and reports informations utiles, instructions et amabwiriza na raporo kuri iryo soko. that are related to the tender. rapports relatifs au marché. Concerning the archives of awarded tenders, Pour l’archivage des documents relatifs aux Ku bijyanye no kubika inyandiko z’amasoko the procuring entity safely keeps samples marchés attribués, l’entité de passation de yatanzwe, urwego rutanga isoko rya Leta submitted by bidders. marchés publics garde bien les échantillons rubika neza ibintu biba byaratanzwe présentés par les soumissionnaires. n’abapiganwa bagaragaza urugero rw’imiterere y’ibyo barugemurira.

Article 73: Rights and conditions for Article 73: Droits et conditions d’accès aux Ingingo ya 73: Uburenganzira n’ibisabwa accessing archives archives mu kubona inyandiko zashyinguwe All procurement documents archived in e- Toutes les archives relatives aux marchés Inyandiko zose zerekeye amasoko yatanzwe procurement may be consulted by any person publics gardées dans la passation électronique zibitse mu ikoranabuhanga ry’amasoko ya who so wishes upon request to a procuring de marchés publics peuvent être consultées Leta zishobora kubonwa n’umuntu wese entity that keeps them in accordance with the par toute personne qui le désire après ubishaka abisabye urwego ruzibitse provisions of the law governing public demande à l’entité qui en assure la garde hakurikijwe ibiteganyijwe n’ingingo procurement on confidentiality. conformément aux dispositions de la loi z’itegeko rigenga amasoko ya Leta zerekeye portant la réglementation de marchés publics ihame ryo kugira ibanga mu masoko ya Leta. relatives à la confidentialité. A procuring entity that owns archives may Une entité de passation de marchés publics Urwego rutanga isoko rya Leta rubitse require the person who wants to consult them qui conserve les archives peut exiger la 89 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 inyandiko rushobora gusaba ushaka amakuru to pay one hundred Rwandan francs (100 personne qui veut consulter les archives de kwishyura amafaranga y’u Rwanda ijana (100 FRW) per page, if he or she wants to be given payer cent francs rwandais (100 FRW) par FRW) kuri buri paji, mu gihe akeneye a copy of a document containing information page, si elle veut se procurer une copie d’un guhabwa kopi y’inyandiko irimo amakuru that he or she is looking for. document contenant des informations qu’elle akeneye. désire. CHAPTER V: AWARDING PUBLIC CHAPITRE V: ATTRIBUTION DE UMUTWE WA V: GUTANGA TENDERS USING NON-ELECTRONIC MARCHÉS PUBLICS PAR VOIE NON AMASOKO YA LETA PROCEDURES ÉLECTRONIQUE HADAKORESHEJWE IKORANABUHANGA

Article 74: Exemption from using e- Article 74: Exonération d’utilisation du Ingingo ya 74: Gusonerwa gukoresha procurement système électronique de passation de ikoranabuhanga mu masoko ya Leta marchés publics The e-procurement may not be applied when: Le système électronique de passation de Ikoranabuhanga mu masoko ya Leta rishobora marchés publics peut ne pas être utilisé kudakoreshwa iyo: lorsque: 1º the value of the tender does not exceed 1º un marché a une valeur qui ne dépasse 1º agaciro k’isoko kangana cyangwa kari than five hundred thousand Rwandan pas cinq cent mille francs rwandais munsi y’amafaranga y’u Rwanda francs (500,000 FRW); (500.000 FRW) ; ibihumbi magana atanu (500.000 FRW); 2º Rwanda Public Procurement Authority 2º l’Office Rwandais de marchés publics 2º Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe or its Board of Directors gives to the ou son Conseil d’Administration Gutunganya Amasoko ya Leta gitanze procuring entity or to Rwanda Public donne aux entités de passation de uburenganzira ku nzego zitanga Procurement Authority respectively marchés publics ou à l’Office amasoko ya Leta cyangwa Inama authorisation to conduct a procurement Rwandais de marchés publics y’Ubuyobozi yacyo igihaye proceeding using electronic procedures. respectivement l’autorisation uburenganzira bwo gutanga isoko d’attribuer un marché par voie hadakoreshejwe uburyo électronique. 90 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 bw’ikoranabuhanga. Article 75: Publication of a tender Article 75: Publication d’une offre par voie Ingingo ya 75: Itangazwa ry’isoko opportunity using non-electronic non électronique hadakoreshejwe ikoranabuhanga procedure When a tender is to be awarded using non- Lorsqu’un marché est attribué par voie non Iyo ari isoko ritangwa hadakoreshejwe electronic procedure and through open électronique et par la méthode d’appel d’offre ikoranabuhanga kandi ritangwa biciye mu competitive bidding, a procuring entity ouvert, l’entité de passation de marchés ipiganwa risesuye, urwego rutanga isoko rya prepares a tender notice that sets out the publics prépare un avis d’appel d’offre qui Leta rutegura itangazo rihamagarira ipiganwa following elements: présente les éléments suivants: rigaragaza ibi bikurikira: 1º the name and address of the procuring 1º le nom et l’adresse de l’entité de 1º izina n’umwirondoro by’urwego entity; passation de marchés publics; rutanga isoko rya Leta; 2º the reference number of the tender that 2º le numéro de référence du marché qui 2º inomero y’isoko izakoreshwa mu will be used in the tender award sera utilisé dans le processus de itangwa ryaryo; process; passation de marchés; 3º the tender title indicating briefly the 3º le titre du marché indiquant 3º inyito y’isoko isobanura muri make quantity, size of goods, works and brièvement la quantité et le volume inyandiko isobanura ingano services needed, including the des biens, des travaux et services à y’ibikenewe n’igihe bikenerewe; expected time for delivery; acquérir, y compris le temps souhaité pour l’exécution; 4º an explanation of how to obtain the 4º la manière d’obtenir le dossier d’appel 4º uko igitabo cy’ipiganwa kiboneka tender document and its cost; d’offres et son coût; n’ikiguzi cyacyo; 5º a place and hour of submitting and 5º le lieu et l’heure de remise et 5º ahantu n’isaha inyandiko z’ipiganwa opening of bids; d’ouverture des offres; zishyikiririzwa zikanafungurirwa; 6º a clause indicating that bidders or their 6º une clause indiquant que les 6º kugaragaza ko abatanze inyandiko representatives are allowed to attend soumissionnaires ou leurs z’ipiganwa cyangwa ababahagarariye the opening of bids. représentants sont autorisés d’assister 91 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 bemerewe kwitabira umuhango à la séance d’ouverture des offres. w’ifungura. The procuring entity advertises the tender L’entité de passation de marchés publics Urwego rutanga isoko rya Leta rucisha notice referred to under Paragraph One of this publie l’avis d’appel d’offres mentionné à itangazo rivugwa mu gika cya mbere cy’iyi Article in at least one newspaper of nation- l’alinéa premier du présent article au moins ngingo nibura mu kinyamakuru kimwe wide circulation with a determined edition dans un journal de grande diffusion au niveau gisomwa n’abantu benshi mu gihugu kandi period and on an official website of the entity. national dont la périodicité est connue et sur gifite igihe kizwi gisohokeraho no ku rubuga le site-web de l’entité. rwa interineti rw’urwo rwego.

Article 76: Tender document when using Article 76: Dossier d’appel d’offre Ingingo ya 76: Igitabo cy’ipiganwa mu gihe non-electronic procedure lorsqu’on n’utilise la voie non électronique hadakoreshejwe ikoranabuhanga When a tender is to be awarded using non- Une entité de passation de marchés publics Iyo ari isoko ritangwa hadakoreshejwe electronic procedure, a procuring entity qui utilise la voie non électronique prépare un ikoranabuhanga, urwego rutanga isoko rya prepares a tender document basing on dossier d’appel d’offre conformément aux Leta rutegura igitabo cy’ipiganwa rushingiye standard tender documents. A tender dossiers types d’appel d’offre. Un dossier ku bitabo by’icyitegererezo byerekana uburyo document contains enough information to d’appel d’offre contient des renseignements ipiganwa rikorwa. Igitabo cy’ipiganwa allow a fair competition among bidders. Each suffisants pour une concurrence équitable aux kigomba kuba gikubiyemo amakuru yose page of a tender document bears the procuring soumissionnaires. Chaque page du dossier est yatuma habaho ipiganwa riha abapiganwa entity’s stamp. marquée du cachet de l’entité de passation de amahirwe angana. Buri rupapuro rw’igitabo marchés publics. cy’ipiganwa ruterwaho kashi y’urwego rutanga isoko rya Leta. A procuring entity may charge a fee for a L’entité de passation de marchés publics peut Urwego rutanga isoko rya Leta rushobora tender document for tender to be awarded exiger à tout soumissionnaire ayant besoin du kugurisha abapiganwa igitabo cy’ipiganwa, using non-electronic procedures that cannot dossier d’appel d’offre à attribuer au moyen de gikoreshwa hadakoreshejwe ikoranabuhanga exceed ten thousand Rwandan francs (10,000 procédures non électroniques, le payement des ku mafaranga y’u Rwanda adashobora FRW). frais qui ne peuvent pas dépasser dix mille kurenga ibihumbi icumi (10.000 FRW). francs rwandais (10.000 FRW). A tender document for tender to be awarded Le dossier d’appel d’offres utilisé dans Igitabo cy’ipiganwa gikoreshwa using non-electronic procedures may be l’attribution de marchés publics par voie non 92 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 hadakoreshejwe ikoranabuhanga gishobora consulted from the procuring entity’s office by électronique peut être consulté gratuitement gusomwa ku buntu na buri wese ubishatse, any person who so wishes without being au bureau de l’entité par toute personne qui le agisanze ku biro by’urwego rutanga isoko rya charged any fee. désire. Leta.

Article 77: Submission and reception of Article 77: Soumission et réception des Ingingo ya 77: Itangwa n’iyakirwa bids when not using e-procurement offres par voie non électronique ry’inyandiko z’ipiganwa hadakoreshejwe ikoranabuhanga When a tender is to be awarded using non- Lorsqu’un marché est attribué par voie non Iyo ari isoko ritangwa hadakoreshejwe electronic procedures, the bid is duly signed électronique, l’offre est signée et remise sous ikoranabuhanga, inyandiko y’ipiganwa iba and well-sealed in an envelope. pli fermé. iriho umukono kandi iri mu ibahasha ifunze neza. The envelope containing the tender bears the L’enveloppe contenant l’offre porte le numéro Ibahasha inyandiko y’ipiganwa ifunzemo iba tender number assigned to the procurement de référence du marché attribué par l’entité de ifite inomero y’isoko ryatanzwe n’urwego proceedings by the procuring entity. passation de marchés publics. rutanga isoko rya Leta. A tender is submitted before the deadline for L’offre est déposée avant la date limite de Inyandiko y’ipiganwa itangwa mbere y’igihe submitting tenders and any tender brought remise des offres et toute offre présentée après ntarengwa cyagenwe kandi inyandiko after that deadline is not received. la date limite n’est pas reçue. y’ipiganwa yose ije nyuma y’icyo gihe ntiyakirwa. The procuring entity ensures that the place L’entité de passation de marchés publics Urwego rutanga isoko rya Leta rukora ku where tenders are submitted is open, s’assure que le lieu de dépôt des offres est buryo ahatangirwa inyandiko z’ipiganwa haba accessible and secure for safekeeping of ouvert, accessible et sécurisé pour y garder hafunguye, hagaragarira buri wese kandi received bids. des offres reçues. hafite umutekano ku buryo habikwa inyandiko z’ipiganwa zakiriwe.

Article 78: Change of bids Article 78: Modification des offres Ingingo ya 78: Ihindurwa ry’inyandiko z’ipiganwa When a tender is to be awarded using non- Lorsqu’un marché est attribué par voie non 93 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Iyo ari isoko ritangwa hadakoreshejwe electronic procedures, before the deadline for électronique, avant la date limite de dépôt des ikoranabuhanga, mbere y’isaha ntarengwa yo submitting bids, a bidder may change or offres, le soumissionnaire peut modifier ou gutanga inyandiko z’ipiganwa, upiganwa withdraw upon a written request thereof in retirer son offre sur demande écrite et yemerewe guhindura cyangwa gusubizwa accordance with the procedures for submitting conformément aux procédures de dépôt des inyandiko y’ipiganwa iyo abisabye mu tenders. offres. nyandiko kandi hakurikijwe amabwiriza y’itangwa ry’inyandiko z’ipiganwa. After the deadline for submitting bid, the Après la date limite de dépôt des offres, un Nyuma y’igihe ntarengwa cyo gutanga bidder cannot be allowed to change it. soumissionnaire ne peut plus être autorisé à inyandiko z’ipiganwa, uwatanze inyandiko modifier son offre. y’ipiganwa ntiyemerewe kuyihindura.

Article 79: Opening of bids Article 79: Ouverture des offres Ingingo ya 79: Gufungura inyandiko z’ipiganwa When a tender is to be awarded using non- Lorsqu’un marché est attribué par voie non Iyo ari isoko ritangwa hadakoreshejwe electronic procedures, the public tender électronique, le comité de passation de ikoranabuhanga, akanama gashinzwe gutanga committee opens bids in a public session not marchés publics procède à l’ouverture des amasoko ya Leta gafungura mu ruhame later than one (1) hour after the deadline for offres en séance publique endéans une (1) inyandiko z’ipiganwa mu gihe kitarenze isaha submission of bids. heure après l’heure limite de dépôt. imwe (1) nyuma y’igihe ntarengwa cyo kuzakira. Bidders or their representatives may attend the Les soumissionnaires ou leurs représentants Abatanze inyandiko zabo z’ipiganwa opening session. On each opened bid the peuvent assister à la séance d’ouverture des cyangwa ababahagarariye bashobora following are read out loudly and recorded in offres. Pour chaque offre ouverte, les kwitabira umuhango w’ifungura. Kuri buri the minutes reserved for the opening session: informations suivantes sont lues à haute voix nyandiko y’ipiganwa ifunguwe, ibi bikurikira et consignées dans le procès-verbal bisomwa mu ijwi riranguruye kandi d’ouverture des offres: bigashyirwa mu nyandikomvugo y’ifungura: 1º names of the bidder and other details 1º les noms du soumissionnaire et 1º amazina ya nyir’inyandiko y’ipiganwa of his or her identification; d’autres informations particulières de n’ibindi bimuranga by’umwihariko; son identité; 94 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 2º the bid price including the discounts, if 2º le montant de la soumission y compris 2º umubare w’igiciro cy’isoko harimo any; le rabais de prix, le cas échéant; n’igabanyirizwa iyo rihari; 3º a bid security if it is required; 3º la garantie de soumission donnée si 3º ingwate y’ipiganwa yatanzwe, niba elle est exigée; isabwa; Before the opening of bids, a bidder or his or Avant l’ouverture des offres, un Mbere yo gufungura inyandiko z’ipiganwa, her representative may request the public soumissionnaire ou son représentant peut uwatanze inyandiko y’ipiganwa cyangwa tender committee to read out any other demander au comité de passation de marchés umuhagarariye ashobora gusaba akanama information that the bidders may wish to be publics de lire à haute voix toute autre gashinzwe gutanga isoko gusoma ikindi kintu read out but which does not prejudice other information jugée nécessaire par les cyose abona ko ari ngombwa gusomwa kandi bidders’ interests. soumissionnaires à être lue et qui ne kitabangamira inyungu z’abandi bantu compromet pas les intérêts d’autres bapiganwe. soumissionnaires. Each member of the public tender committee Chaque membre du comité de passation de Buri muntu mu bagize akanama gashinzwe who participates in the opening session and marchés publics qui participent dans la gutanga amasoko ya Leta wari mu ifungura the bidder elected by fellow bidders session d’ouverture et la personne élue par les ry’inyandiko z’ipiganwa, n’uwatowe participating in that session initial on each participants à cette session paraphent sur n’abahagarariye ba rwiyemezemarimo mu page of original bid. However, the elected chaque page de l’offre originale. Mais le ifungura, bashyira umukono uhinnye kuri buri bidder cannot make an initial on his or her own soumissionnaire élue ne peut pas mettre son rupapuro rw’inyandiko y’ipiganwa bid. In such case, this bid is initialled by other paraphe sur sa propre offre. Dans ce cas, cette y’umwimerere. Ariko uwatowe n’abitabiriye bidder participating in the opening session. offre est paraphée par un autre participant à la ifungura ntashobora gushyira umukono Members of the public tender committee who session d’ouverture. Les membres du comité uhinnye ku nyandiko y’ipiganwa ahagarariye. participate in the opening session also sign on de passation de marchés publics signent Icyo gihe, iyo nyandiko isinywaho n’undi opening report. également sur le rapport d’ouverture. witabiriye ifungura. Abagize akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta bitabiriye ifungura ry’inyandiko z’ipiganwa bashyira kandi umukono ku nyandikomvugo y’ifungura. 95 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 80: Evaluation of bids Article 80: Évaluation des offres Ingingo ya 80: Gusesengura inyandiko z’ipiganwa When a procurement proceeding is conducted Lors de l’attribution d’un marché par voie non Mu gihe cyo gutanga isoko hadakoreshejwe using non-electronic procedures, the électronique, l’évaluation des offres se fait ikoranabuhanga, isesengura ry’inyandiko evaluation of bids is carried out in accordance conformément aux dispositions du présent z’ipiganwa rikorwa hakurikijwe ibiteganywa with the provisions of this Order except the arrêté, sauf qu’elle est faite en dehors de la n’iri teka, uretse gusa kuba rikorwa fact that it is done outside e-procurement. passation de marchés électronique. hadakoreshejwe uburyo bw’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta.

Article 81: Notification of tender award in Article 81: Notification d’attribution du Ingingo ya 81: Kumenyesha itangwa writing marché par écrit ry’isoko mu nyandiko The successful and unsuccessful bidders are L’attributaire du marché et les Uwatsindiye isoko n’abatsinzwe notified of the provisional outcome of the bids soumissionnaires non-retenus sont notifiés bamenyeshwa by’agateganyo ibyavuye evaluation upon a written notice. The des résultats provisoires de l’évaluation des isesengura ry’inyandiko z’ipiganwa. unsuccessful bidders are clearly informed of offres à travers la notification écrite. Les Abatahawe isoko bagaragarizwa neza the reasons of their disqualification through soumissionnaires non-retenus sont clairement impamvu zatumye badahabwa isoko muri iyo the written notice. informés des raisons qui ont conduit à leur nyandiko. disqualification dans ladite notification. After notification and the expiration of seven Après la notification d’attribution du marché Nyuma y’imenyekanisha ry’ibyavuye mu (7) days given to bidders to lodge a complaint, et à l’expiration de sept (7) jours de recours isesengura n’iminsi irindwi (7) yahawe if any, an invitation to sign the contract is sent éventuels des soumissionnaires, une invitation abapiganwe kugira ngo bajuririre to the successful bidder with copy to pour la signature du contrat est adressée à umwanzuro, niba bahari, uwatsindiye isoko unsuccessful bidders. l’attributaire du marché, avec copie aux atumirwa kuza gusinya amasezerano ndetse soumissionnaires non retenus. n’abandi batatsinze bakagenerwa kopi. Upon signature of a procurement contract, the Dès la signature du contrat de marché, l’entité Mu minsi itatu (3) amasezerano akimara procuring entity, within three (3) days, notifies de passation de marchés publics, endéans trois gusinywa, urwego rutanga isoko rya Leta other bidders that their bids were not jours, informe les autres soumissionnaires que rumenyesha abandi bapiganwaga ko successful. leurs offres n’ont pas été retenues. 96 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 inyandiko zabo z’ipiganwa zitatsinze. Article 82: Publication of the results Article 82: Publication des résultats Ingingo ya 82: Itangazwa ry’ibyavuye mu ipiganwa The procuring entity publishes the results of L’entité de passation de marchés publics Urwego rutanga isoko rya Leta rutangaza the bids soon as the contract is signed by both publie les résultats des offres directement ibyavuye mu ipiganwa amasezerano akimara parties. The results published include at least après la signature du contrat par les deux gushyirwaho umukono n’impande zombi. the following: parties. Elle publie au moins ce qui suit: Rutangaza nibura ibi bikurikira: 1º the successful bidder; 1º l’attributaire du marché; 1º uwatsindiye isoko; 2º the amount of the tender; 2º le montant; 2º igiciro uwatsindiye isoko yaritsindiyeho; 3º the duration of the contract. 3º le délai d’exécution du marché. 3º igihe amasezerano azamara. The procuring entity may also post the results L’entité de passation de marchés publics peut Urwego rutanga isoko rya Leta rushobora no of the bids on its official website. aussi afficher les résultats des offres sur son gutangaza ibyavuye mu ipiganwa ku rubuga site web. rwa interineti rwarwo.

Article 83: Report on implementation of the Article 83: Rapport sur la mise en œuvre Ingingo ya 83: Raporo ku ishyirwa mu procurement plan, for tenders awarded du plan de passation de marchés publics, bikorwa ry’igenamigambi ry’amasoko ya using non-electronic procedure pour les marchés attribués par voie non Leta ku masoko yatanzwe hadakoreshejwe électronique ikoranabuhanga Every procuring entity submits to Rwanda Chaque entité de passation de marchés publics Buri Rwego rutanga isoko rya Leta ruha Ikigo Public Procurement Authority a monthly transmet à l’Office Rwandais de marchés cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko report, updating the progress of the publics un rapport mensuel indiquant l’état raporo ya buri kwezi igaragaza uburyo procurement plan implementation, for tenders d’avancement de l’exécution de la igenamigambi ry’amasoko rishyirwa mu awarded using non-electronic procedure. planification de marchés publics pour des bikorwa ku masoko yatanzwe hadakoreshejwe marchés attribués par voie non électronique. ikoranabuhanga. 97 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 The report referred to under Paragraph One of Le rapport mentionné à l’alinéa premier du Raporo ivugwa mu gika cya mbere cy’iyi this Article is submitted not later than the présent article est transmis dans un délai ne ngingo itangwa bitarenze tariki ya cumi fifteenth (15th) day of the month following the dépassant pas le quinzième (15ème) jour du n’eshanu (15) y’ukwezi gukurikiye reported one. mois suivant le mois concerné. ugutangirwa raporo. When submitting the report, procuring entities Lors de la transmission du rapport, les entités Mu gihe cyo gutanga raporo, inzego zose communicate to Rwanda Public Procurement de passation de marchés communiquent à zitanga amasoko zimenyesha Ikigo Authority names of bidders or contractors who l’Office Rwandais de marchés publics les cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko violated laws and regulations governing noms des soumissionnaires ou contractants amazina y’abapiganiye amasoko cyangwa public procurement, to allow Rwanda Public ayant violé les lois et règlements régissant les bagiranye na zo amasezerano bishe amategeko Procurement Authority conducting necessary marchés publics, afin de mener les enquêtes n’amabwiriza bigenga amasoko ya Leta, investigations for suspension or debarment préalables à la suspension ou à l’exclusion de kugira ngo Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe purposes. la participation aux marchés publics. Gutunganya Amasoko gisuzume niba bahagarikwa cyangwa bagahezwa mu masoko ya Leta.

Article 84: Filing of procurement Article 84: Classement de la documentation Ingingo ya 84: Ishyinguranyandiko documents de marchés publics zijyanye n’itangwa ry’amasoko ya Leta When a tender is to be awarded using non- Lorsqu’un marché est attribué par voie non Iyo ari isoko ritangwa hadakoreshejwe electronic procedures, the procuring entity électronique, l’entité de passation de marchés ikoranabuhanga, urwego rutanga isoko rya keeps documentation of the procurement publics classe, pour une période d’au moins Leta rubika inyandiko zijyanye n’itangwa proceedings for a minimum period of ten (10) dix (10) ans à partir de la fin du contrat du ry’amasoko mu gihe kitari munsi y’imyaka years starting from the end of the procurement marché, les documents relatifs aux marchés icumi (10) uhereye igihe amasezerano y’isoko contract. The documentation contains inter publics comprenant, notamment, les arangiriyeho. Zimwe muri izo nyandiko ni izi alia the following information: renseignements suivants: zikurikira: 1º tender document; 1º dossier d’appel d’offres; 1º igitabo cy’ipiganwa; 2º bids; 2º offres; 2º inyandiko z’ipiganwa; 3º bids opening and evaluation minutes 3º procès-verbal d’ouverture des offres et 98 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 3º inyandikomvugo y’ifungurwa reports; rapport d’évaluation des offres; ry’inyandiko z’ipiganwa n’iy’isesengura ryazo; 4º tender award notification; 4º notification d’attribution du marché; 4º inyandiko imenyekanisha uwatsindiye isoko; 5º a copy of the contract concluded 5º le contrat conclu entre l’entité de 5º kopi y’amasezerano yasinywe hagati between the procuring entity and the passation de marchés publics et y’urwego rutanga isoko rya Leta successful bidder; l’attributaire du marché; n’uwatsindiye isoko; 6º certificate of good completion; 6º attestation de bonne exécution; 6º icyemezo cyo kurangiza amasezerano neza; 7º any correspondence between the 7º toute correspondance entre l’entité de 7º inyandiko yose yakozwe hagati procuring entity and the bidder; passation de marchés publics et le y’urwego rutanga isoko rya Leta soumissionnaire; n’uwapiganwe; 8º any other useful information, 8º tout autre document contenant 8º indi nyandiko yose itanga amakuru, instructions and reports that are related l’information utile, instructions et amabwiriza na raporo kuri iryo soko. to the tender. rapports relatifs au marché.

Article 85: Applicability of other provisions Article 85: Applicabilité d’autres Ingingo ya 85: Iyubahirizwa ry’izindi dispositions ngingo Subject to the provisions of Articles of this Sous réserve des dispositions des articles du Haseguriwe ibivugwa mu ngingo zigize uyu Chapter by the law governing public présent chapitre les dispositions des autres mutwe, ibiteganywa mu zindi ngingo z’iri teka procurement the provisions of other Articles articles du présent arrêté s’appliquent aussi en byubahirizwa no mu gutanga amasoko ya Leta of this Order are also applied in case of tender cas d’attribution de marchés publics par voie hadakoreshejwe ikoranabuhanga. award using non-electronic procedures. non électronique. 99 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 CHAPTER VI: INDEPENDENT REVIEW CHAPITRE VI: COMITÉ DE RECOURS UMUTWE WA VI: AKANAMA PANEL AND REVIEW PROCEDURES INDÉPENDANT ET PROCÉDURES DE K’UBUJURIRE KIGENGA N’INZIRA RECOURS Y’UBUJURIRE

Article 86: Composition of the independent Article 86: Composition du comité de Ingingo ya 86: Abagize akanama review panel recours indépendant k’ubujurire kigenga The independent review panel is composed of Le Comité Indépendant de Recours est Akanama k’ubujurire kigenga kagizwe eleven (11) members including its composé de onze (11) membres, dont son n’abantu cumi n’umwe (11) barimo Perezida Chairperson and two (2) Vice-Chairpersons. Président et deux (2) Vice-Présidents. Le n’aba Visi Perezida babiri (2). Perezida ni we The Chairperson manages and coordinates the Président gère et coordonne l’organisation et uyobora akanahuza imitunganyirize organisation and functioning of this Panel. le fonctionnement de ce comité. n’ibikorwa by’aka kanama.

Article 87: Persons not eligible to be Article 87: Personnes non éligibles comme Ingingo ya 87: Abatemerewe kujya mu members of the independent review panel membres du comité de recours kanama k’ubujurire kigenga indépendant The following persons are not eligible to be Les personnes suivantes ne sont pas éligibles Abantu batemerewe kujya mu kanama members of the independent review panels: comme membres du comité de recours k’ubujurire kigenga ni aba bakurikira: indépendant: 1º members of a public tender 1° les membres d’un comité de passation 1º abagize akanama gashinzwe gutanga committee; de marchés publics; amasoko ya Leta; 2º officials not allowed to be members of 2° les fonctionnaires non autorisés à faire 2º abatemerewe kuba mu bagize a public tender committee in partie du comité de passation de akanama gashinzwe gutanga amasoko accordance with the law governing marchés publics conformément à la loi ya Leta hakurikijwe amategeko public procurement; portant réglementation de marchés agenga amasoko ya Leta; publics; 3º staff of Rwanda Public Procurement 3° le personnel de l’Office Rwandais de 3º abakozi b’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Authority and members of Board of marchés publics ainsi que les membres 100 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Gutunganya Amasoko ya Leta Directors of Rwanda Public du Conseil d’Administration de n’abagize Inama y’Ubuyobozi y’Ikigo Procurement Authority. l’Office Rwandais de marchés publics. cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta.

Article 88: Powers of the independent Article 88: Compétences du comité de Ingingo ya 88: Ububasha bw’akanama review panel recours indépendant k’ubujurire kigenga To achieve its responsibilities, the Pour s'acquitter de ses attributions, le comité Kugira ngo akanama k’ubujurire kigenga independent review panel has the following de recours indépendant a les pouvoirs gashobore kurangiza inshingano zako gafite powers: suivants: ububasha bukurikira: 1º to request from the procuring entity to 1º demander à l’entité de passation de 1º gusaba urwego rutanga isoko rya Leta provide any document which may help marchés publics des documents ainsi kugaha inyandiko zose zishobora in examining and collecting que toute autre pièce de nature à aider kugafasha gusuzuma no gukusanya information on the file under its à l’analyse et à la collecte des amakuru kuri dosiye iri mu bujurire; review; informations sur le dossier en cours d’examen; 2º to request for explanations on 2º demander des explications sur les 2º gusaba ibisobanuro ku byemezo decisions and actions taken by the décisions et mesures prises par l’entité cyangwa ibikorwa byakozwe procuring entity, or complainant’s de passation du marché public ou sur n’urwego rutanga isoko rya Leta, claim on procurement proceedings in la plainte du plaignant relative aux cyangwa ku ngingo z’uwajuriye ku relation to a file under its review; procédures de passation de marché en bijyanye n’imitangire y’isoko rifitanye rapport avec le dossier sous son isano na dosiye iri mu bujurire; examen; 3º to takeprovisional measures, including 3º prendre des mesures provisoires, y 3º gufata ingamba z’agateganyo . ordering suspension of the compris ordonner la suspension de la zijyanye n’imitangire y’isoko, zirimo procurement proceedings on any procédure de passation de marché gutegeka isubika ry’isoko kugeza tender until a decision on the pour tout marché jusqu’à ce qu’une igihe icyemezo ku kirego cy’ubujurire complaint under its review is taken; décision sur la plainte soit prise; cyatanzwe gifatiwe; 101 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 4º to issue corrective measures on any 4º émettre des mesures correctives pour 4º gufata ibyemezo bisaba gukosora procurement proceedings taken by a toute procédure de passation de imitangire y’isoko ryatangijwe procuring entity in relation to a file marché engagée par une entité de n’urwego rutanga isoko rya Leta mu under review. passation de marchés publics dans le byerekeye idosiye isuzumwa; cadre d’un dossier en cours d’examen; 5º to take any other action in conformity 5º prendre toute autre mesure 5º gukora ikindi gikorwa gikurikije with this Order that allows it to achieve conformément au présent arrêté ibiteganywa n’iri teka cyatuma its responsibilities provided for by law. permettant de s’acquitter de ses gasohoza inshingano zako ziteganywa responsabilités prévues par la loi. n’amategeko.

Article 89: Functioning of the independent Article 89: Fonctionnement du comité de Ingingo ya 89: Imikorere y’akanama review panel recours indépendant k’ubujurire kigenga For meetings of appeals review, the Pour les réunions d’examen des demandes en Mu nama zo gusuzuma ubujurire, akanama independent review panel is divided into two recours, le comité de recours indépendant est k’ubujurire kigenga kigabanyamo amatsinda (2) teams. Each team is composed of at least divisé en deux (2) équipes. Chacune est abiri (2). Buri tsinda rigizwe nibura n’abantu five (5) members and chaired by the Vice composée au moins de cinq (5) membres et batanu (5), rikayoborwa na Visi Perezida. Iyo Chairperson. When the Chairperson attends a présidée par le Vice Président. Lorsque le Perezida ari muri rimwe mu matsinda abiri (2) meeting of one of the two (2) teams, he or she Président participe à une réunion de l’une de yateranye, icyo gihe ni we uyobora inama. presides over its meeting. deux (2) équipes, il préside la réunion. When the Chairperson or the Vice Lorsque le Président ou le Vice-Président sont Iyo Perezida cyangwa Visi Perezida Chairperson are not present during the absents pendant la réunion d’une équipe, les batabonetse mu nama y’itsinda abagize itsinda meeting of a team, team members present membres de l’équipe présents choisissent un bitabiriye inama yaryo bitoramo ubayobora. choose among them the Chairperson. The dirigeant parmi eux. Le quorum exigé pour Kugira ngo buri tsinda riterane kandi rifate quorum required for each team to make valid que chaque équipe délibère valablement est ibyemezo ku buryo bwemewe, haba hari resolutions is at least two thirds (2/3) of the d’au moins les deux tiers (2/3) des membres nibura bibiri bya gatatu (2/3) by’abarigize. concerned team members. de l’équipe concernée. The meetings where the review of appeals is La réunion où l’examen des demandes en Inama zitari izisuzuma ubujurire ziyoborwa na not on the agenda are chaired by Chairperson recours ne figure pas à l’ordre du jour est 102 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Perezida cyangwa umwe mu ba Visi Perezida of the panel or one of its Vice Chairperson, dirigée par le Président du comité par l’un des iyo Perezida adahari. when the Chairperson is not present. Vice Présidents, lorsque le Président est absent. Members of the independent review panel Les membres du comité de recours Abagize akanama k’ubujurire kigenga agree on how the two (2) teams will alternate indépendant se conviennent sur la manière bumvikana uko amatsinda abiri (2) azagenda to the sessions to review the appeals received. dont les deux (2) équipes vont alterner aux asimburana mu guterana kugira ngo réunions pour examiner les demandes en hasuzumwe ubujurire bwakiriwe. recours reçues.

Article 90: Duties of a full time officer of the Article 90: Obligations d’un agent Ingingo ya 90: Inshingano z’umukozi independent review panel permanent du comité de recours uhoraho w’akanama k’ubujurire kigenga indépendant Rwanda Public Procurement Authority gives L’Office Rwandais de Marchés Publics Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya to the independent review panel a full time dispose au comité de recours indépendant un Amasoko ya Leta kigenera akanama officer who serves on daily basis as the agent permanent qui sert régulièrement le k’ubujurire kigenga umukozi wo kugafasha secretary of the panel. comité comme secrétaire. imirimo ya buri munsi nk’umwanditsi wako. The duties of the full time officer of the Les attributions de l’agent permanent du Inshingano z’umukozi uhoraho w’akanama independent review panel are the following: comité de recours indépendant sont les k’ubujurire kigenga ni izi zikurikira: suivantes: 1º to receive appealed dossiers; 1º réceptionner les dossiers de recours; 1º kwakira inyandiko z’ubujurire; 2º to conduct the pre-screening of the 2º faire le pré-examen du dossier de 2º gukora ibanzirizasuzuma ry’ubujurire; appeal; recours; 3º to prepare all documents that are 3º préparer tous les dossiers nécessaires 3º gutegura inyandiko za ngombwa necessary for the activities of the aux activités du comité de recours zifasha akanama k’ubujurire kigenga independent review panel; indépendant; mu mirimo yako; 103 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 4º to prepare the summon or invitation of 4º préparer les assignations ou les 4º gutegura ihamagara cyangwa people to be interviewed by the invitations destinées aux personnes ubutumire bw’ababazwa n’akanama independent review panel; devant être interrogées par le comité k’ubujurire kigenga; de recours indépendant; 5º to act as the secretary to the 5º assurer le secrétariat du comité de 5º kuba umwanditsi w’akanama independent Review Panel; recours indépendant de recours; k’ubujurire kigenga; 6º to inform members of the independent 6º informer les membres du comité de 6º kumenyesha abagize akanama review panel on cases of breach of recours indépendant sur les cas de k’ubujurire kigenga iby’amategeko laws which must be communicated to violation des lois qui doivent être yishwe bikwiye kumenyeshwa Ikigo the Rwanda Public Procurement communiqués à l’Office Rwandais de cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Authority for further investigations; marchés publics pour y mener des Amasoko ya Leta kugira ngo investigations nécessaires; kibikoreho iperereza; 7º to safe keep other documents that may 7º garder d’autres documents qui ne sont 7º kubika neza izindi nyandiko not be stored in e-procurement system; pas conservés dans le système zidashyinguwe mu buryo électronique de passation de marchés bw’ikoranabuhanga mu masoko ya publics; Leta, 8º to safe keep the property of the 8º garder le matériel du comité de 8º kubungabunga ibikoresho by’akanama independent review panel; recours indépendant; k’ubujurire kigenga; 9º to produce quarterly and annual 9º produire des rapports trimestriels et 9º gukora no gutanga raporo za buri reports or other special reports as may annuels ou tout autre rapport qui gihembwe n’iz’umwaka cyangwa be needed on the independent review s’avère nécessaire relatifs aux izindi raporo zidasanzwe zerekeye panel activities; activités du comité de recours ibikorwa by’akanama k’ubujurire indépendant; kigenga; 10º to provide technical and legal advice to 10º donner des conseils techniques et 10º kugira abagize akanama k’ubujurire the members of the independent juridiques aux membres du comité de kigenga inama za tekiniki review panel; recours indépendant; 104 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 n’iz’amategeko; 11º to publish through e-procurement 11º publier par voie de passation 11º gutangaza hakoreshejwe decisions and reports of the électronique de marchés les décisions ikoranabuhanga mu masoko ya Leta independent review panel. et les rapports du comité de recours ibyemezo na raporo by’akanama indépendant. k’ubujurire kigenga.

Article 91: Time of the complainant’s Article 91: Moment de connaissance par le Ingingo ya 91: Igihe ujurira amenyera awareness of appealing reasons plaignant des motifs de recours impamvu ituma ajurira The date of complainant’s awareness of Le jour où le requérant est sensé connaître les Umunsi ujurira afatwa nk’uwamenye circumstances giving rise to the appeal is the motifs donnant lieu à sa demande de recours impamvu ituma ajurira, ni umunsi yakiriyeho date of reception of the message informing est le jour de la réception d’un message lui ubutumwa bumumenyesha icyemezo ajuririra. him or her of the decision he or she contests. notifiant la décision contestée. Lorsque le Iyo icyemezo kitigeze kimenyeshwa ujurira When the complainant was not notified of the requérant n’a pas été notifié de la décision kandi byaragombaga gukorwa, umunsi decision as required, the date to be considered comme exigé, le jour à être considéré est celui ubarwa ni umunsi agaragaza ko ari bwo is when he or she became aware of the où il a connu le contenu de la décision. yamenye ibiri mu cyemezo ajuririra. substance of the decision. However, when the appeal is about an issue Toutefois, lorsque la demande de recours Icyakora, mu gihe ubujurire bwerekeye izindi that is in relation with public procurement porte sur des questions concernant les mpamvu zerekeye imitangire y’amasoko ya proceedings other than the decision notified to procédures de passation de marchés publics Leta zitari ibyemezo ujurira yamenyeshejwe, the complainant, the complaint is lodged at the autres qu’une décision particulièrement ubujurire butangwa mu gihe impamvu time the circumstance giving rise to appeal adressée au requérant, elle est transmise au ijuririrwa yabereyeho. happened. moment où se sont passées les circonstances donnant lieu à la demande.

Article 92: Appeal to the independent Article 92: Recours au comité de recours Ingingo ya 92: Ubujurire mu kanama review panel and the appeal fee indépendant et frais de recours k’ubujurire kigenga n’amafaranga atangwa Decisions of the procuring entity from the Les décisions de l’entité de passation de Ibyemezo byafashwe n’urwego rutanga isoko publication of the tender to the signature of the marchés publics dès la publication de l'offre à 105 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 rya Leta kuva ku gikorwa cyo gutangaza isoko contract may be reviewed by the independent la signature du contrat peuvent être kugeza igihe amasezerano y’isoko review panel in accordance with the réexaminées par le comité de recours ashyiriweho umukono bishobora kujuririrwa provisions of the law governing public indépendant conformément aux dispositions ku kanama k’ubujurire kigenga hakurikijwe procurement or regulations on public de la loi portant réglementation de marchés ibiteganywa n’itegeko rigenga amasoko ya procurement. publics ou d’autres règlements relatifs à la Leta cyangwa n’andi mabwiriza agenga passation de marchés publics. amasoko ya Leta. The appeal is lodged before the independent Le recours est formé devant le comité de Ubujurire butangwa mu kanama k’ubujurire review panel within seven (7) days from the recours indépendant endéans sept (7) jours à kigenga mu minsi irindwi (7) ibarwa uhereye date the appellant became aware of the compter de la date à laquelle le requérant a ku munsi urwego rutanga isoko rya Leta decision taken by the procuring entity on pris connaissance de la décision prise par rwamenyesheje uwatakambye icyemezo ku appealed issue or within seven (7) days from l’entité de passation de marchés publics butakambe bwe, cyangwa mu minsi irindwi the last date of the period prescribed by Law faisant l’objet du recours, ou endéans sept (7) (7) ibarwa uhereye ku munsi wa nyuma for the procuring entity to provide feedback of jours à compter de la dernière date de la w’igihe giteganijwe n’itegeko kugira ngo the review and failed to do so. période prévue par la loi pour que l’entité de urwego rutanga isoko rya Leta rube marché public réponde au recours gracieux et rwashubije uwatakambye ariko ntirubikore. qu’il a failli à le faire. For tenders whose value does not exceed Pour les marchés dont la valeur ne dépasse pas Ku masoko afite agaciro katarengeje twenty million Rwandan francs (20,000,000 vingt millions de francs rwandais (20.000.000 amafaranga y’u Rwanda miliyoni FRW), the appeal fee is a non-refundable fifty FRW) le soumissionnaire désireux de faire makumyabiri (20.000.000 FRW) amafaranga thousand Rwandan francs (50,000 FRW). recours est tenu de payer un montant non y’ubujurire atangwa angana n’amafaranga y’u remboursable de cinquante mille francs Rwanda ibihumbi mirongo itanu (50.000 rwandais (50 000 FRW). FRW) adasubizwa. For tenders whose value exceeds twenty Pour les marchés dont la valeur dépasse vingt Ku masoko afite agaciro karengeje million Rwandan francs (FRW 20,000,000) millions de francs rwandais (20.000.000 amafaranga y’u Rwanda miliyoni the appeal fee is a non-refundable one hundred FRW), les frais d’appel sont un montant non makumyabiri (20.000.000 FRW), amafaranga thousand Rwandan francs (FRW 100,000) remboursable de cent mille francs rwandais y’ubujurire ni amafaranga y’u Rwanda (100.000 FRW). ibihumbi ijana (100.000 FRW) adasubizwa. The fee for appeal referred to under Paragraph Les frais de recours mentionnés aux alinéas 3 106 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Amafaranga y’ubujurire avugwa mu gika cya 3 and 4 of this Article are deposited into the et 4 du présent article sont versés au compte 3 n’icya 4 by’iyi ngingo yishyurwa account of Rwanda Revenue Authority, and de l’Office Rwandais des Recettes, et hakoreshejwe konti y’Ikigo cy’Imisoro information confirming the payment is sent to l’information attestant le payement est n’Amahoro, amakuru yemeza ko upiganwa e-procurement. transmise au système électronique de yishyuye akoherezwa mu ikoranabuhanga mu passation de marchés publics. masoko ya Leta.

Article 93: Contents of the appeal Article 93: Contenu du recours Ingingo ya 93: Ibikubiye mu bujurire The request for review includes: La demande de recours contient: Inyandiko y’ubujurire igaragaza: 1º identification of the complainant, 1º l’identification du requérant, les noms, 1º umwirondoro w’ujurira, amazina ye personal and business names, legal la raison sociale ou le nom de la n’izina ry’ubucuruzi cyangwa izina representative, address and telephone société, son représentant légal, son rya sosiyeti n’iry’uyihagarariye, aho number; adresse et son numéro de téléphone; abarizwa na nomero ya telefoni; 2º identification of the concerned 2º l’identification de l’entité de passation 2º umwirondoro w’urwego rutanga isoko procuring entity; de marchés publics concernée; rya Leta; 3º decision against which the review was 3º la décision contre laquelle le recours 3º icyemezo kijuririrwa; requested; est formé; 4º date on which the decision or conduct 4º date de la décision ou de l’acte et celle 4º igihe icyemezo cyangwa igikorwa was taken and the date on which the à laquelle le requérant en a été notifié; kijuririrwa cyafatiwe n’igihe ujurira complainant became aware of it; yakimenyeye; The independent review panel may request Le comité de recours indépendant peut exiger Akanama k’ubujurire kigenga gashobora from the appellant any other relevant le requérant de présenter tout autre document gusaba ujurira indi nyandiko yose document relating to the appeal. relatif au recours. yerekeranye n’ubujurire . 107 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 94: Pre- screening and admissibility Article 94: Pré-examen et recevabilité du Ingingo ya 94: Ibanzirizasuzuma n’iyakira of the appea recours by’ubujurire The application of the appeal is subject to pre- Le recours est soumis à une procédure de pré- Ubujurire butangirana n’ibanzirizasuzuma. screening. examen. The full time officer of the independent review L’agent permanent du comité de recours Umukozi uhoraho w’akanama k’ubujurire panel makes the pre-screening which is indépendant fait le pré-examen qui se limite à kigenga akora ibanzirizasuzuma asesengura limited to analysing if the appeal process and l’analyse du respect des délais et des autres gusa niba inzira z’ubujurire n’igihe cyo time were respected. He or she verifies procédures de recours. Il vérifie si: kujuririramo byarubahirijwe. Areba niba: whether: 1º the complainant submitted all the 1º le requérant a soumis tous les documents 1º ujurira yaratanze inyandiko zose required documents; nécessaires en annexe du recours; zisabwa kuza ziherekeje ubujurire; 2º the appeal fee was deposited on the 2º les frais de recours ont été déposés sur le 2º amafaranga y’ubujurire yarishyuwe appropriate account in case it is compte approprié s’ils sont exigibles; kuri konti yishyurirwaho iyo bigomba required; gukorwa; 3º the complainant had made prior 3º le requérant a adressé son recours aux 3º ujurira yarabanje kujuririra izindi appeals to other organs as provided for autres organes comme prévu par la loi; nzego nk’uko biteganywa by the law; n’amategeko; 4º the complainant appealed to the 4º le recours a été porté devant l’organe 4º urwego rwajuririwe ari rwo rubifitiye competent organ; compétent; ububasha; 5º the complainant has complied with the 5º le requérant a respecté les délais de 5º ubujurire bwaratanzwe mu gihe deadline for appeal. recours. giteganywa n’amategeko. The appeal, which does not comply with one Le recours qui ne remplit pas l’une des Ubujurire butubahirije kimwe mu mu bisabwa of the requirements of Paragraph two of this conditions prévues à l’alinéa deux du présent mu gika cya kabiri cy’iyi ngingo ntibwakirwa. Article are not admissible. article n’est pas recevable. 108 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 95: Basis of the appeal Article 95: Fondement du recours Ingingo ya 95: Ishingiro ry’ubujurire The request for review is relevant if it explains Pour être fondé, tout recours précise un fait ou Kugira ngo ubujurire bugire ishingiro, a specific act of omission or commission un manquement à l’encontre de la loi portant bugaragaza neza ibikorwa byihariye contravening the law governing public la réglementation de marchés publics ou de byirengagijwe cyangwa byakozwe mu buryo procurement or other regulations on public tout autre règlement relatif à la passation de bunyuranyije n’itegeko rigenga amasoko ya procurement. The complainant submits his or marchés publics. Le requérant montre dans Leta cyangwa andi mabwiriza agenga her appeal using e-procurement, clarifying the son recours transmis par voie de passation de amasoko ya Leta. Ujurira yerekana mu injustice committed against him or her. marchés électronique l’injustice commise à bujurire yatanze, akoresheje ikoranabuhanga son égard et résultant de la décision ou de la mu masoko ya Leta, akarengane yatewe conduite contestée. n’icyemezo cyangwa n’imyifatire akemanga.

Article 96: Request of procurement Article 96: Demande de documents Ingingo ya 96: Gusaba urwego rwafashe documents to the procuring entity that took concernant le marché à l’entité de icyemezo kohereza inyandiko zerekeye the decision passation de marchés publics ayant pris la isoko décision After the pre-screening process, the Après le pré-examen, le comité de recours Nyuma y’ibanzirizasuzuma, akanama independent review panel requests in writing indépendant demande par écrit à l’entité de k’ubujurire kigenga gasaba mu nyandiko the procuring entity whose decision was passation de marchés publics dont la décision urwego rwafashe icyemezo kijuririrwa contested to provide necessary documents in est attaquée, de fournir les documents gutanga inyandiko z’ingenzi zerekeye isoko, relation with the tender, in order to examine nécessaires relatifs au marché concerné, afin kugira ngo gasuzume ubujurire mu mizi. the substance of the request. d’examiner le fond du recours. Documents referred to under Paragraph One Les documents visés à l’alinéa premier du Inyandiko zivugwa mu gika cya mbere cy’iyi of this Article are provided within three (3) présent article sont fournis endéans trois (3) ngingo zitangwa mu minsi itatu (3) y’akazi working days from the date on which the jours ouvrables à compter de la date de la ibarwa uhereye ku munsi urwo rwego procuring entity received the request from the réception de la lettre du comité de recours rwakiriyeho ibaruwa y’akanama k’ubujurire independent review panel. indépendant. kigenga isaba inyandiko. 109 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 97: Fixing and notifying the date for Article 97: Fixation et communication de la Ingingo ya 97: Igenwa n’imenyekanisha review date d’examen d’un recours ry’umunsi wo gusuzuma ubujurire After receiving the requested documents from Après avoir reçu les documents demandés à Akanama k’ubujurire kigenga kamaze the procuring entity referred to under Article l’entité de marchés publics visés à l’article 97 kwakira inyandiko kasabye urwego rutanga 97 of this Order, the Chairperson of the team du présent arrêté, le Président de l’équipe isoko rya Leta zivugwa mu ngingo ya 97 y’iri invites members of the team he or she leads in invite les membres de l’équipe qu’il dirige teka, Umuyobozi w’itsinda risuzuma a meeting to review the appeal. dans une réunion pour examiner le recours. ubujurire atumira abagize itsinda ayoboye mu nama yo gusuzuma ubujurire.

Article 98: Right to be heard Article 98: Droit d’être entendu Ingingo ya 98: Uburenganzira bwo kumvwa In his or her request, the complainant only Dans sa requête, le requérant mentionne Mu kirego cye, ujurira ashyira mu nyandiko raises concerns that were in the request for uniquement les griefs ayant fait l’objet de ye y’ubujurire ingingo yatakambiye ku rwego review to the concerned procuring entity. New recours gracieux auprès de l’entité de rutanga isoko rya Leta. Ingingo nshya elements that are included in the request to the passation de marchés publics. Les nouveaux zishyizwe mu kirego gishyikirijwe akanama independent review panel are taken, as they éléments inclus dans la requête adressée au k’ubujurire kigenga zifatwa nk’izitigeze were not examined by the procuring entity. comité de recours indépendant sont zigwaho n’urwego rutanga isoko rya Leta. considérés comme n’ayant pas été examinés par l’entité de passation de marchés publics. The independent review panel may invite one Le comité de recours indépendant peut inviter Akanama k’ubujurire kigenga gashobora side to provide clarifications or both sides in a une partie pour fournir des explications ou les gutumiza uruhande rumwe gutanga face-to-face debate before its members. After deux parties dans un débat contradictoire ibisobanuro cyangwa impande zombi kuza hearing both parties, in writing or face-to-face, devant ses membres. Après la procédure kuvuguruzanya imbona nkubone imbere members of the independent review panel take contradictoire, soit par écrit ou par débat, les y’abakagize. Nyuma yo kuvuguruzanya byaba a final decision. membres du comité de recours indépendant mu nyandiko cyangwa imbona nkubone, prennent la décision finale. abagize akanama k’ubujurire kigenga bafata umwanzuro wa nyuma ku bujurire. 110 Official Gazette nº Special of 21/05/2020

Article 99: Period and modalities for taking Article 99: Période et modalités de prise de Ingingo ya 99: Igihe n’uburyo bw’ifatwa decisions by the independent review panel décisions par le comité de recours ry’ibyemezo by’akanama k’ubujurire indépendant kigenga Decisions of the independent review panel are Les décisions du comité de recours Ibyemezo by’akanama k’ubujurire kigenga taken upon consensus and in case of failure, indépendant sont prises par consensus ou à bifatwa ku bwumvikane busesuye, by the majority vote of the members present. défaut par la majorité des voix des membres bitashoboka bigafatwa ku bwiganze présents à la réunion. bw’amajwi y’abitabiriye inama. The independent review panel makes the Le comité de recours indépendant prend sa Akanama k’ubujurire kigenga gafata decision within a period not exceeding thirty décision endéans trente (30) jours à partir du umwanzuro mu gihe kitarenze iminsi (30) days from the date of receipt of the appeal jour de la réception du recours et, la décision mirongo itatu (30) uhereye ku munsi and the decision is signed by members est signée par les membres présents. kashyikirijweho ubujurire kandi present. ugashyirwaho umukono n’abagize akanama bitabiriye inama.

Article 100: Voluntary withdrawal from Article 100: Retrait volontaire lors de Ingingo ya 100: Kwivana mu isuzumwa review proceedings l’examen du recours ry’ubujurire ku bushake When a member of the independent review Lorsqu’un membre du comité de recours Iyo umwe mu bagize akanama k’ubujurire panel has applied for review, he or she does indépendant a fait le recours, il ne participe kigenga ari we wajuriye, nta ruhare agira mu not take part in the deliberations on his or her pas au délibéré de ce recours jusqu’à la prise isuzumwa ry’ubwo bujurire kugeza igihe request until the decision thereof has been de décision y relative. icyemezo gifatiwe. taken. If a member of the independent review panel Lorsqu’un membre du comité de recours Iyo umwe mu bagize akanama k’ubujurire has any relationship or any misunderstanding indépendant a une relation avec le requérant kigenga afitanye isano iyo ari yo yose with the complainant, the member of the ou s’il y a une mésentente entre eux, le cyangwa ubwumvikane buke n’uwajuriye, independent review panel informs in writing membre du comité de recours indépendant en ugize akanama k’ubujurire kigenga the panel of the issue and request not to take informe par écrit le comité et lui demande de abimenyesha akanama mu nyandiko part in the review proceedings. ne pas participer à l’examen du recours. akanagasaba kwiheza mu isuzumwa ry’ubwo 111 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 bujurire. Article 101: Publication of the decisions of Article 101: Publication des décisions du Ingingo ya 101: Gutangaza ibyemezo the independent review panel comité de recours indépendant by’akanama k’ubujurire kigenga Decisions of the independent review panel are Les décisions du comité de recours Ibyemezo by’akanama k’ubujurire kigenga communicated to all concerned parties and are indépendant sont notifiées à toutes les parties bimenyeshwa impande zose bireba published on the e-procurement portal. concernées et sont publiées sur le site de bikanatangazwa ku rubuga passation de marchés électronique. rw’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta.

Article 102: Reports of the independent Article 102: Rapports du comité de recours Ingingo ya 102: Raporo z’akanama review panel indépendant k’ubujurire kigenga The independent review panel submits Le comité de recours indépendant transmet Akanama k’ubujurire kigenga gaha Minisitiri quarterly reports to the Minister in charge of son rapport trimestriel d’activités au Ministre ufite amasoko ya Leta mu nshingano, raporo public procurement. ayant les marchés publics dans ses ya buri gihembwe. attributions.

Article 103: Audit of the independent Article 103: Audit du comité de recours Ingingo ya 103: Igenzurwa ry’akanama review panel indépendant k’ubujurire kigenga The independent review panel is audited Le comité de recours indépendant est audité Akanama k’ubujurire kigenga gakorerwa whenever necessary by a team set by the chaque fois que de besoin par un comité établi ubugenzuzi igihe cyose bibaye ngombwa Minister in charge of public procurement. par le Ministre ayant les marchés publics dans n’itsinda rishyirwaho na Minisitiri ufite ses attributions. amasoko ya Leta mu nshingano. CHAPTER VII: MISCELLANEOUS AND CHAPITRE VII: DISPOSITIONS UMUTWE WA VII: INGINGO FINAL PROVISIONS DIVERSES ET FINALES ZINYURANYE N’IZISOZA

Article 104: Other eligible bidders Article 104: Autres soumissionnaires Ingingo ya 104: Abandi bemerewe éligibles gupigana Other bidders eligible for public procurement Les autres soumissionnaires éligibles pour les Abandi bashobora gupiganira amasoko ya are: marchés publics sont: 112 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 Leta ni aba bakurikira: 1º national non-governmental 1º les organisations non 1º imiryango nyarwanda itari iya Leta organisations dealing in commercial gouvernementales nationales exerçant ikora ibikorwa by’ubucuruzi activities in accordance with the law les activités commerciales hakurikijwe ibiteganywa n’itegeko governing the organisation and the conformément à la loi portant rigena imitunganyirize n’imikorere functioning of national non- organisation et fonctionnement des by’imiryango nyarwanda itari iya governmental organisations; organisations non-gouvernementales Leta; nationales; 2º cooperatives in areas relating to their 2º les coopératives dans les domaines 2º amakoperative mu birebana n’ibyo scope of organisation in accordance relevant de leur organisation akora hakurikijwe itegeko rigenga with law on establishment, conformément à la loi portant ishyirwaho, imiterere n’imikorere organisation and functioning of création, organisation et y’amakoperative mu Rwanda, cooperative organisations in Rwanda fonctionnement des organisations cyangwa nk’uko biteganwa or as it may be stated by their statutes; coopératives au Rwanda, ou telle que n’amategeko shingiro yayo; cela est stipulée dans leurs statuts; 3º any other entity authorised by Rwanda 3º toute autre entité autorisée par 3º ikindi kigo cyemerewe n’Ikigo Public Procurement Authority to L’Office Rwandais de marchés cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya participate in Public procurement. publics à participer dans la passation Amasoko ya Leta gukora amasoko ya de marchés publics. Leta. Detailed requirements for participation of Les conditions détaillées relatives à la Iby’ingenzi bisabwa abandi bemerewe other eligible bidders are specified in a tender participation des autres soumissionnaires éligibles gupiganwa bigaragazwa mu gitabo cyerekana document. sont spécifiées dans un dossier d’appel d’offres. uburyo ipiganwa rikorwa.

Article 105: Repealing provision Article 105: Disposition abrogatoire Ingingo ya 105: Ivanwaho ry’iteka n’ingingo zinyuranyije n’iri teka Ministerial Order n° 001/14/10/TC of L’Arrêté Ministériel N° 001/14/10/TC du Iteka rya Minisitiri n° 001/14/10/TC ryo ku 19/02/2014 establishing regulations on public 19/02/2014 portant réglementation de wa 19/02/2014 rishyiraho amabwiriza agenga procurement, standard bidding documents and marchés publics, des dossiers types d’appels 113 Official Gazette nº Special of 21/05/2020 amasoko ya Leta, ibitabo by’amabwirizza standard contracts as well as other prior d’offres et contrats types ainsi que toutes les agenga ipiganwa n’amasezerano provisions contrary to this Order are repealed. autres dispositions antérieures contraires au y’icyitegererezo n’izindi ngingo z’amateka présent arrêté sont abrogés. abanziriza iri kandi zinyuranyije na ryo bivanweho.

Article 106: Commencement Article 106: Entrée en vigueur Ingingo ya 106: Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa This Order comes into force on the date of its Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi publication in the Official Gazette of the publication au Journal Officiel de la ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Republic of Rwanda. République du Rwanda. Repubulika y’u Rwanda. Kigali, ku wa 19/05/2020 Kigali, on 19/05/2020 Kigali, le 19/05/2020 (sé) (sé) (sé) Dr NDAGIJIMANA Uzziel Dr NDAGIJIMANA Uzziel Dr NDAGIJIMANA Uzziel Minisitiri w’Imari n’Igenamigambi Minister of Finance and Economic Planning Ministre des Finances et de la Planification Économique Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Seen and sealed with the Seal of the Vu et scellé du Sceau de la République: Repubulika: Republic: (sé) (sé) (sé) BUSINGYE Johnston BUSINGYE Johnston BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Minister of Justice/Attorney General Ministre de la Justice/Garde des Sceaux Leta 114