Decreto Nº 300 - Manual de procedimientos administrativos para la adquisición de productos, bienes y servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria

No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 1 DECRETO NÚMERO 300"2016·DMySC (de 24 de junio de 2016) Por el cual se aprueba el "Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa de Solidaridad Alimentaria" del Instituto de Mercadeo Agropecuario (IMA). EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En uso de sus facultades constitucionales y legales CONSIDERANDO: Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contralorfa General es el ente encargado de frscali2ar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fln de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos. a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas. Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloria General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes púbticos, sujetándose a lo que establezcan las normas legales pertinentes. Que corresponde a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guias e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007 publicado en Gaceta Oficial Núm.25861 de 22 de agosto de 2007 y Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, publicado en Gaceta Oficial Núm.27547 de 2 de junio de 2014. Que una vez elaborado este documento, deberá oficializarse mediante Decreto, en et cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y será de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlo. Que mediante Nota DG-EC-No.300-15 de 10 de marzo de 2015, la Dirección General del Instituto de Mercadeo Agropecuario solicitó la revisión del Manual de Procedimientos para el Uso del Fondo de Fideicomiso en el Programa de Solidaridad Alimentaria. Que este documento ha sido revisado y analizado por la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloria General de la República. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 2 Página Núm.2 Decreto Núm.300-2016-DMySC 24 de junio de 2016 DECRETA: ARTICULO PRIMERO: Aprobar el "Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa de Solidaridad Alimentaria" del Instituto de Mercadeo Agropecuario (IMA). ARTICULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las instituciones y unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto rige a partir de su publicación en la Gaceta Oficial. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007 y Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014. Dado en la ciudad de Panamá, el 24 de junio de 2016. COMUNÍQUESE, PUBLiQUESE Y CÚMPLASE CMJ..OSC.f.CÍA MOU Secretario General 8 JUL 2016 SEC~~~N§iiAb No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 3 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIOS DEL PROGRAMA PARA LA SOLIDARIDAD ALIMENTARIA INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO Junio de 2016 No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 4 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS Jefe ROMELIO A. NÚÑEZ S. LETICIA DE RODRÍGUEZ JOSÉ A. CASTILLO Supervisores CRISTIAN J. FONSECA S. ABRAHAM I. MUÑIZ S. Analistas de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 5 DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAIME FRANCO PÉREZ Director DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL MARIBEL T. DE RODRÍGUEZ Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 6 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DESPACHO SUPERIOR EDUARDO ENRIQUE CARLES Director General JORGE AQUILES DOMINGUEZ Subdirector General GABRIEL CÉSAR Secretario General ANA MARISSA DÍAZ Directora de Planificación LOURDES M. VON CHONG Directora de Finanzas RUFINA NÚÑEZ DE LEÓN Jefa de Proveeduría y Compras No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 7 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página v Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios del Programa para la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos ÍNDICE INTRODUCCIÓN Página Vi I. ASPECTOS GENERALES 1 A. Objetivo del Documento 1 B. Alcance 1 C. Base Legal 1 II. CONTROLES INTERNOS 3 A. Generales 3 B. Dirección de Mercadeo y Comercialización 4 C. Dirección Regional, Agencia y Bodega 5 D. Dirección de Finanzas 6 III. PROCEDIMIENTOS 8 A. Solicitud y Autorización para la Remesa de Productos 8 B. Adquisición a través de Bolsa Nacional de Productos, S.A. (BAISA) 11 C. Adquisición a través de Invitación 14 C.1 A través de Contrato 14 C.2 A través de Orden de Compra 18 D. Entrega de Productos del Proveedor al IMA 22 E. Pago a Proveedores 24 FORMULARIOS 27 ANEXOS 51 SIGLAS 59 No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 8 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página vi Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios del Programa para la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, y en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas del Instituto de Mercadeo Agropecuario, han desarrollado el documento titulado Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios del Programa para la Solidaridad Alimentaria, con el propósito de establecer los mecanismos necesarios en el manejo, operación y control de los bienes que adquiera la institución. Los procedimientos que se instruyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Administración, para efectuar la labor de control y buen uso de una manera eficiente. El presente documento comprende tres capítulos, además de los formularios, anexos y acrónimos, los cuales serán de uso obligatorio al momento de la ejecución del programa. El primer capítulo, se refiere a los aspectos generales que incluyen los temas inherentes al objetivo, alcance y la base legal; segundo capítulo, trata sobre los controles internos aplicables y el tercer capítulo, expone los procedimientos y sus respectivos mapas. Como práctica establecida en nuestra Dirección, los aspectos contemplados en estos procedimientos, no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, se deja plasmado que los cambios que a futuro se presenten en el quehacer gubernamental, obligan a que los diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas, procesos y controles contenidos en este producto. Por lo tanto, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos sean presentadas a la Contraloría General de la República. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 9 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 1 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Documento Proporcionar al Instituto de Mercadeo Agropecuario (IMA) de una herramienta útil de trabajo, a través de la cual se pueda realizar de manera correcta las adquisiciones de los productos, bienes y servicios para la ejecución del Programa para la Solidaridad Alimentaria. Cumpliendo con las disposiciones, requisitos y condiciones establecidas en las normas jurídicas aplicables en esta materia. B. Alcance Este documento es aplicable a todos los servidores públicos del Instituto de Mercadeo Agropecuario (IMA) involucrados en el proceso de adquisición de productos, bienes y servicios del Programa para la Solidaridad Alimentaria. C. Base Legal  Constitución Política de la República de Panamá, vigente.  Ley Núm.70 de 15 de Diciembre de 1975, “Por la cual se crea el Instituto de Mercadeo Agropecuario y se determinan sus funciones”.  Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.  Ley Núm.23 de 15 de julio de 1997, “Por la cual se aprueba el acuerdo de Marrakech, constitutivo de la organización mundial del comercio; el protocolo de adhesión de Panamá dicho acuerdo junto con sus anexos y lista de compromisos; se adecua la legislación interna a la normativa internacional y se dictan otras disposiciones”.  Ley Núm. 54 del 22 de noviembre de 2002, “Que establece el Sistema de Mercados y Comercialización Agropecuarios y modifica el artículo 5 de la Ley Núm.70 de 1975 que crea el Instituto de Mercadeo Agropecuario”.  Decreto Ejecutivo Núm. 64 de 30 de noviembre de 2007, “Por el cual se aprueba el Reglamento del Programa para la Solidaridad Alimentaria”.  Decreto Ejecutivo Núm. 43 de 29 de septiembre de 2009, “Que adiciona El Decreto Ejecutivo Núm.64 de 30 de noviembre de 2007”, “Por el cual se aprueba el Reglamento para la Solidaridad Alimentaria”. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 10 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 2 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos  Decreto Núm.234 de 22 de diciembre de 1997, “Por lo cual se adopta las normas de contabilidad gubernamental”.  Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.  Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05”.  Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.  Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014 “Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”.  Resolución de Gabinete Núm. 124 de 22 de octubre de 2007, “Que aprueba la creación del Programa para la Solidaridad Alimentaria”.  Resolución de Gabinete Núm. 139 de 19 de noviembre de 2007, “Que autoriza al Instituto de Mercadeo Agropecuario la compra de productos correspondientes al Programa de Solidaridad Alimentaria”.  Resolución de Gabinete Núm. 9 de 22 de febrero de 2008, “Que autoriza al Instituto de Mercadeo Agropecuario la compra de productos, bienes y servicios incorporados al Programa para la Solidaridad Alimentaria”. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 3 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos II. CONTROLES INTERNOS A. Generales 1. El Ministerio de Desarrollo Agropecuario autorizará los fondos necesarios para financiar el Programa para la Solidaridad Alimentaria, el cual se manejará a través de un fideicomiso suscrito entre el Ministerio de Desarrollo Agropecuario (como Fideicomitente), Banco Nacional de Panamá (como Fiduciario) y el Instituto de Mercadeo Agropecuario (como entidad ejecutora). 2. Los objetos de gastos utilizados para la compra de productos, bienes y servicios está reglamentado por la Resolución de Gabinete Núm.9 de 22 de febrero de 2008 y la Resolución de Gabinete Núm.139 de 19 de noviembre de 2007. 3. El titular del IMA será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones. 4. Le corresponde a las unidades administrativas correspondientes del IMA, velar por el cumplimiento del presente documento, a la vez aplicar las medidas correctivas para aquellos casos que se incumpla la aplicación del presente documento, según lo que establezca el Reglamento Interno. 5. La adquisición de productos, bienes y servicios serán autorizados por el Director General o en quien delegue, en representación de la Institución y refrendadas por la Contraloría General de la República. 6. Toda adquisición de productos, bienes y servicios independientemente del método de selección utilizado, deberá estar sustentada por documento contractual u orden de compra. 7. Toda solicitud, despacho, remesa y entrega de productos, bienes y servicios deberá ser registrado a través de los documentos correspondientes y deberá cumplir con lo establecido en este manual. 8. El titular de la entidad establecerá un sistema apropiado para la conservación, custodia, seguridad, manejo y control de los productos, bienes y servicios. 9. El Programa para la Solidaridad Alimentaria, estará sujeto a las auditorías internas, según lo estime conveniente el Departamento de Auditoría Interna del IMA. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 4 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 10. La Contraloría General de la República, ejercerá el control previo a través de sus Fiscalizadores, mediante el refrendo. Además de las auditorías que realice para el control posterior. 11. Cuando se amerite anular cualquiera documento de uso en el IMA, los originales y las copias deben sellarse con la leyenda de “ANULADO”; además, deben permanecer en la libreta o en el documento que se trata, con el propósito de mantener la secuencia numérica y archivarse en orden secuencial. 12. El titular del IMA debe expedir una nota (Mandato) que deberá incluir un Poder Especial otorgado al Puesto de Bolsa, para que los corredores queden habilitados ante BAISA (Bolsa Nacional de Productos, S. A.). 13. La Unidad de Auditoría Interna, verificará que la entrega de los productos se realice por parte de los proveedores, de acuerdo a las condiciones establecidas para el recibo de los mismos, además deberá entregar oportunamente un informe al Director General. 14. Es responsabilidad de la Dirección General, a través de la Dirección de Mercadeo y Comercialización y la Dirección de Administración, planificar las adquisiciones de productos. 15. El IMA debe divulgar información sobre los precios de productos nacionales e internacionales, además del listado de vendedores y compradores. B. Dirección de Mercadeo y Comercialización 1. La Dirección de Mercadeo y Comercialización, contará con el apoyo de las Unidades Administrativas, que contribuyan con el manejo y operación del Programa para la Solidaridad Alimentaria. 2. La Dirección de Mercadeo y Comercialización, debe velar que en las Agencias y Bodegas no haya productos en exceso, para evitar el vencimiento de la mercancía, realizando inventarios oportunamente. 3. La Dirección de Mercadeo y Comercialización, debe mantener actualizado el inventario permanente global de los productos, para programar las adquisiciones de los productos oportunamente, dicha información será suministrada por las Agencias o Bodegas. 4. La Dirección de Mercadeo y Comercialización debe programar la logística del transporte de los productos y bienes, procurando que la entrega de los mismos se realice con la mayor eficacia oportunidad y seguridad. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 13 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 5 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 5. Autoriza las remesas de una Dirección Regional o Agencia a otra, cuando haya necesidad de productos o bienes. 6. Es responsable de la logística para transportar los productos de una Dirección Regional o Agencia a otra, cuando el servicio lo preste el IMA o cuando lo realice el contratista. 7. El Contratista en cada entrega o remesa de productos, debe cumplir con lo establecido en el contrato de servicios de transporte pactado con el IMA. C. Dirección Regional, Agencia y Bodega 1. Solamente deben tener acceso a los productos, el personal autorizado de la Bodega, que deben asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia, de ser el caso. 2. La Dirección Regional y la Agencia deben remitir oportunamente el inventario actualizado de productos a la Dirección de Mercadeo y Comercialización, para comparar el consumo semanal y mensual de los productos y para realizar las proyecciones del abastecimiento respectivo de cada una. 3. Las Agencias y las Bodegas, deben velar que el inventario de sus productos no esté por debajo de un límite mínimo, para poder cumplir con su programación de actividades. 4. Planear, dirigir y controlar los despachos de los productos a las diferentes unidades administrativas, para que éstas se lleven a cabo con la mayor eficiencia. 5. Programar las entregas de los productos requeridos, de acuerdo a las necesidades de las diferentes unidades administrativas. 6. Comprobar que la cantidad, calidad y características de los productos y bienes a suministrar, cumplan con los requisitos solicitados previamente a través de la Orden de Compra o Contrato. 7. No serán recibidos bienes o productos que presenten daño, deterioro o que no cumpla con las especificaciones técnicas exigidas al momento de su recepción. 8. Mantener actualizado el registro de la recepción y despacho de los productos, de manera que puedan obtenerse los datos sobre movimientos, existencias y localización de bienes, de forma oportuna. 9. La Jefatura en la Bodega, confeccionará un informe sobre el despacho de los productos y los remitirá oportunamente al Departamento de Contabilidad. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 14 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 6 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 10. Informar a la Dirección de Mercadeo y Comercialización, sobre aquellos productos de escasa o nula rotación, así como de aquellos que deben adquirirse, por estar agotados los niveles de existencia, para que se coordine la compra y se proceda con los trámites que le correspondan, para garantizar la disponibilidad y existencia del producto. 11. Cuando se realice la remesa de productos de una Dirección Regional o de una Agencia a otra, debe mediar el documento Remesas de Productos (Formulario Núm.1), la cual es completada por la Dirección Regional o Agencia de origen, además se le debe adjuntar la copia de la autorización que emitió la Dirección de Mercadeo y Comercialización. D. Dirección de Finanzas 1. Los titulares de cada institución pública deben adoptar un adecuado Sistema de Contabilidad para el registro de sus operaciones, debidamente consultado a la Contraloría General de la República, el cual se ajustará, en lo pertinente al Manual General de Contabilidad Gubernamental y a las Normas de Contabilidad Gubernamental vigentes, emitidas por la Contraloría General de la República. 2. El registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación que evidencie la transacción oportunamente. Dichos documentos serán archivados en el Departamento de Contabilidad en la sede del IMA. 3. Los formularios descritos en este manual deben presentar una secuencia numérica, completarse de forma clara y legible, sin borrones, tachones, alteraciones y contar con las firmas de las personas autorizadas o delegadas. 4. Debe disponer de evidencia documental de sus operaciones (contratos, orden de compra, remesas, solicitud de compras, entre algunos). Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal de la Oficina de Auditoría Interna, Tribunales Competentes y la Contraloría General de la República, de acuerdo con las disposiciones que rigen sobre la materia. 5. Corresponde al Departamento de Contabilidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes. 6. La Dirección General, por intermedio de la Dirección de Finanzas, debe centralizar sus esfuerzos de manera que todos los recursos manejados en la Institución, sean reconocidos y registrados, con el objeto de optimizar el uso y manejo de dichos fondos. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 15 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 7 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 7. Las cuentas financieras del IMA, deben ser objeto de conciliación bancaria, con los estados de cuentas o balances remitidos por el Banco Nacional de Panamá en forma trimestral. Así mismo, debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios. 8. El Proveedor debe entregar Nota dirigida al Director General, detallando los documentos que está entregando, copia del contrato, adendas u orden de compra, copia de cédula del representante legal y los documentos requeridos para el pago según lo estipulado en el contrato. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 16 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 8 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos III. PROCEDIMIENTOS A. Solicitud y Autorización para la Remesa de Productos 1. Dirección Regional o Agencia (Destino) Bodega Verifica en el inventario la existencia de productos que se necesitan para la ejecución del Programa para la Solidaridad Alimentaria (PSA). De no contar con la cantidad necesaria, solicita a la Administración los productos a través de listado. 2. Administración Recibe y revisa listado de productos solicitados, autoriza y envía a la Dirección de Mercadeo y Comercialización. 3. Dirección de Mercadeo y Comercialización Recibe y revisa listado de productos solicitados, verifica la existencia en el inventario permanente global, se comunica con la Dirección Regional o Agencia donde existen productos en exceso. Comunica formalmente a la Dirección Regional o Agencia sobre la necesidad de los productos y envía autorización para que se realice la remesa de productos. Coordina la logística del transporte para realizar la remesa de los productos a la Dirección Regional o Agencia Solicitante. De no haber productos en existencia en ninguna Dirección Regional o Agencia, coloca en el listado de productos la palabra “NO HAY EN EXISTENCIA” y se realiza la adquisición a través del Procedimiento B o del Procedimiento C del presente manual. 4. Dirección Regional o Agencia (Origen) Administración Recibe y revisa autorización para que se realice la remesa de los productos solicitados y remite autorización de remesa de productos al responsable de la Bodega. 5. Bodega Recibe y revisa autorización para que se realice la remesa de los productos solicitados. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 17 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 9 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Completa, sella y firma la Remesa de Productos (Formulario Núm.1), adjunta autorización. Embala los productos y los coloca dentro del vehículo a transportar, además del original de la Remesa de Productos, cierra y coloca el sello de seguridad en la puerta del vehículo y actualiza el inventario. Remite copia de la Remesa de Productos al Departamento de Contabilidad de la Dirección Regional o Agencia de origen para su registro contable y archiva la copia. 6. Dirección Regional o Agencia (Destino) Bodega Recibe el transporte, verifica el número y sello de seguridad, rompe el sello y descarga los productos. Coteja los productos enviados contra la Remesa de Productos (Formulario Núm. 1), de estar todo en orden, completa, sella y firma el Acta de Recepción de Productos (Formulario Núm.6) y la Remesa de Productos. Completa el Acta de Recibido Conforme para Servicio de Transporte (Formulario Núm.3), de ser la entrega por un Contratista, el cual es firmado por el Jefe de Bodega, Proveedor y Administración. Coloca los productos en el lugar correspondiente de la bodega y actualiza el inventario permanente. Remite el Acta de Recepción de Productos y la Remesa de Productos al Departamento de Contabilidad de la Dirección Regional o Agencia para su registro contable y archiva. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 18 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 10 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Mapa de Procedimiento 1 2 3 4 5 6 Recibe y revisa lista de productos, autoriza y envía. Recibe y revisa listado de productos en el inventario permanente global, se comunica donde existen productos en exceso, autoriza la remesa y coordina la logística del transporte. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 1 2 Verifica la existencia de productos. De no contar solicita al Administrador . 4 5 3 Completa, sella y firma la remesa de productos, adjunta autorización. Embala los productos y actualiza el inventario. Recibe el transporte, coteja los productos enviados contra la remesa de productos, completa, sella y firma acta de recepción de productos y la remesa de productos. Completa el acta de recibido conforme para servicio de transporte. 6 Recibe y revisa autorización para que se realice la remesa de productos. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA LA REMESA DE PRODUCTOS INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓN REGIONAL O AGENCIA (DESTINO) BODEGA ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE MERCADEO Y COMERCIALIZACIÓN DIRECCIÓN REGIONAL O AGENCIA (ORIGEN) BODEGAADMINISTRACIÓN No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 19 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 11 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos B. Adquisición a través de Bolsa Nacional de Productos, S.A. (BAISA) 1. Dirección de Mercadeo y Comercialización Confecciona Solicitud de Compras (Formulario Núm.2), coloca los precios de referencia actualizado en el mercado de los productos, sella, firma el documento y remite a la Dirección General. 2. Dirección General Recibe Solicitud de Compras, verifica lo detallado en el documento, coloca visto bueno de estar de acuerdo y remite a la Dirección de Finanzas. 3. Dirección de Finanzas Recibe y revisa la Solicitud de Compras incluye el número de cuenta del fondo de Fideicomiso y remite a la Dirección de Administración. 4. Dirección de Administración Recibe la Solicitud de Compras revisa la información, firma el documento, genera y completa la nota (Mandato) autorización para comprar en BAISA con las descripciones de los Productos que se desea adquirir, sella, firma y remite a la Dirección General. Archiva la Solicitud de Compra. 5. Dirección General Recibe y verifica la nota (Mandato) autorizando la Compra a través de BAISA, firma, de estar todo correcto y lo envía a BAISA a través del Corredor de Bolsa. 6. BAISA El Corredor completa y firma Oferta en Firme (Formulario de BAISA) con las especificaciones mínimas de la compra, adjunta la nota (Mandato) y lo presenta a las autoridades de BAISA. Realiza los procedimientos establecidos para la selección de proveedores a través de una Bolsa de Productos Agropecuario, de acuerdo a lo establecido en dicha instancia para ronda de negociaciones o registro de transacciones. Al momento de realizar o cerrar alguna de las transacciones, completa el informe de resultado de rueda de negociaciones y remite a la Oficina de Asesoría Legal del IMA. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 20 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 12 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 7. IMA Oficina de Asesoría Legal Recibe informe de resultado de rueda de negociaciones y la documentación sustentadora, revisa documento, confecciona Contrato y remite a la Dirección General. 8. Dirección General Recibe Contrato y documentación sustentadora, revisa la información, firma de estar de acuerdo. Remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República. Nota: Se debe notificar al Proveedor para que se apersone a la institución y firme el Contrato. 9. Oficina de Fiscalización General Recibe Contrato y documentación sustentadora, realiza el examen previo de fiscalización, de no tener objeción se refrenda el documento, según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el Contralor General de la República. Remite a la Oficina de Asesoría Legal. Nota: Los Contratos deben ser revisados por parte de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República. 10. Oficina de Asesoría Legal Recibe Contrato refrendado y documentación sustentadora, revisa y remite copia autenticada al Departamento de Proveeduría. Nota: El Contrato debe estar previamente autenticado por la Secretaría General o la que haga la función. 11. Dirección de Administración Recibe copia autenticada del Contrato el Departamento de Proveeduría. Remite copia a la Bodega para su recepción y entrega copia autenticada al Proveedor. Nota: Remite copia de Contrato y documentación sustentadora al Departamento de Contabilidad para que se registre contablemente y se archive. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 21 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 13 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Mapa de Procedimiento 1 2 3 4 5 6 78 9 1011 Confecciona la Solicitud de Compra. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 1 2 8 9 3 Recibe informe de rueda de negociaciones y confecciona el Contrato. 7 Verifica Solicitud de Compra, coloca visto bueno. Recibe la Solicitud de Compra, firma y genera Nota (Mandato). Recibe, verifica Nota (Mandato) autorizando la Compra a través de BAISA. 4 5 Recibe el Contrato, firma de estar de acuerdo. Realiza el examen previo de fiscalización, de no tener objeción refrenda Contrato. Recibe el Contrato refrendado. Recibe Contrato autenticado, entrega a proveedor y remite copia a la Bodega. 10 11 Recibe la Solicitud de Compra, incluye el número de cuenta del fondo de Fideicomiso. 6 Firma Oferta en Firme con las especificaciones mínimas de la compra. Completa informe de resultado de rueda de negociaciones No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 22 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 14 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos C. Adquisición a través de Invitación C.1 A través de Contrato 1. Dirección de Mercadeo y Comercialización Confecciona Solicitud de Compras (Formulario Núm.2), coloca los precios de referencia actualizado en el mercado de los productos, sella, firma el documento y remite a la Dirección General. 2. Dirección General Recibe Solicitud de Compras, verifica lo detallado en el documento, coloca visto bueno de estar de acuerdo y remite a la Dirección de Administración. 3. Dirección de Administración Recibe Solicitud de Compras, revisa, firma autorizando la contratación de productos, bienes o servicios a través de invitación y remite a la Dirección de Finanzas. 4. Dirección de Finanzas Recibe y revisa Solicitud de Compras, incluye el número de cuenta del fondo de fideicomiso y remite al Departamento de Proveeduría. 5. Departamento de Proveeduría Recibe y revisa que contenga las firmas la Solicitud de Compras, completa y emite las Notas de Invitación (Anexo Núm.1) que se utilizarán para contactar a los Proveedores, cumpliendo con las características, especificaciones y con los precios, de ser necesario, remite a la Dirección General. Nota: Las Notas de Invitación son revisadas por la Oficina de Asesoría Legal antes de su impresión. 6. Dirección General Recibe las Notas de Invitación, verifica las mismas y firma. Remite al Departamento de Proveeduría. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 23 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 15 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 7. Departamento de Proveeduría Recibe las diferentes Notas de Invitación firmadas y las distribuye entre los Proveedores personalmente o por los medios tecnológicos. 8. Proveedor Recibe la Nota de Invitación y de estar de acuerdo con las reglas establecidas completa y envía la respuesta de aceptación de los términos y condiciones establecidas en la invitación a proponentes. Envía al Departamento de Proveeduría. 9. IMA Dirección de Administración Departamento de Proveeduría Recibe las propuestas de los diferentes Proveedores, después de cumplido el período establecido de entrega, completa el Cuadro de Análisis de Cotizaciones (Formulario Núm.4). Evalúa las diferentes propuestas y selecciona al Proveedor que reúna las mejores condiciones para el Estado en cuanto precio, calidad, volumen y demás características y remite expediente a la Oficina de Asesoría Legal con la lista del (los) Proveedor(es) seleccionado(s). 10. Oficina de Asesoría Legal Recibe la lista del (los) Proveedor(es) seleccionado(s) y los expedientes, revisa la documentación, confecciona la Resolución (Anexo Núm.3) de adjudicación y remite a la Dirección General. 11. Dirección General Recibe Resolución de adjudicación, revisa la información, firma de estar de acuerdo y remite a la Oficina de Asesoría Legal. 12. Oficina de Asesoría Legal Recibe y revisa Resolución de Adjudicación. Completa y emite Contrato y lo remite a la Dirección General. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 24 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 16 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 13. Dirección General Recibe Contrato y documentación sustentadora, revisa la información, firma de estar de acuerdo. Remite a la Oficina de Fiscalización General. Nota: Se debe notificar al Proveedor para que se apersone a la institución y firme el Contrato. 14. Oficina de Fiscalización General Recibe Contrato y documentación sustentadora, realiza el examen previo de fiscalización, de no tener objeción, se refrenda el documento, según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el Contralor General de la República. Remite a la Oficina de Asesoría Legal. Nota: Los Contratos deben ser revisados por parte de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República. 15. Oficina de Asesoría Legal Recibe Contrato refrendado y documentación sustentadora, revisa y remite copia autenticada, al Departamento de Proveeduría. Nota: El Contrato debe estar previamente autenticado por la Secretaría General o en quien se delegue la función. 16. Dirección Administrativa Departamento de Proveeduría Recibe copia autenticada del Contrato. Remite copia a la Bodega para su recepción y entrega copia autenticada al Proveedor. Remite copia de Contrato y documentación sustentadora al Departamento de Contabilidad. 17. Dirección de Finanzas Departamento de Contabilidad Recibe copia de Contrato y documentación sustentadora, registra contablemente y archiva. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 25 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 17 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Mapa de Procedimiento 1 2 3 4 56 7 8 9 10 11 12 13 14 1516 17 Confecciona Solicitud de Compra, coloca los precios de referencia de los productos. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 1 2 7 8 3 Recibe la lista del Proveedor seleccionado, confecciona Resolución.. 6 4 5 9 10 Recibe Solicitud de Compra, verifica lo detallado en el documento y de estar de acuerdo coloca visto bueno. Recibe y revisa Solicitud de Compra y firma autorizando la contratación. Recibe la autorización, completa y emite las Notas de Invitación que se utilizarán para contactar al Proveedor. Recibe las Nota de Invitación, verifica y firma. Recibe Notas de Invitación firmadas y las distribuye entre los Proveedores. Recibe la Nota de Invitación, completa y envía la respuesta de aceptación. Completa Cuadro de Análisis de Cotización. Evalúa las diferentes propuestas y selecciona al Proveedor que reúna las mejores condiciones. Recibe la Resolución y de estar de acuerdo firma. Recibe la Resolución, completa y emite el Contrato Recibe Contrato, verifica y firma de estar de acuerdo. Recibe el Contrato, realiza el examen previo de fiscalización, de no tener objeción se refrenda. Recibe el Contrato, remite copia autenticada. Recibe copia de Contrato autenticado, remite copia a la Bodega y entrega copia autenticada al Proveedor. Recibe el Contrato y la documentación sustentadora, registra contablemente y archiva. 11 12 13 14 15 16 17 Recibe Solicitud de Compra incluye el número de cuenta del fondo de Fideicomiso. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 26 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 18 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos C.2 A través de Orden de Compra 1. Dirección de Mercadeo y Comercialización Confecciona Solicitud de Compras (Formulario Núm.2), coloca los precios de referencia actualizado de productos, bienes o servicios en el mercado, sella, firma el documento y lo remite a la Dirección General. 2. Dirección General Recibe Solicitud de Compras, verifica lo detallado en el documento, coloca visto bueno de estar de acuerdo y remite a la Dirección de Administración 3. Dirección de Administración Recibe Solicitud de Compras, revisa, firma autorizando la contratación de productos, bienes o servicios a través de invitación y remite a la Dirección de Finanzas. 4. Dirección de Finanzas Recibe y revisa Solicitud de Compras, incluye el número de cuenta del fondo de Fideicomiso y remite al Departamento de Proveeduría. 5. Departamento de Proveeduría Recibe y revisa que contenga las firmas la Solicitud de Compras, completa y emite las Notas de Invitación (Anexo Núm.1) que se utilizarán para contactar a los Proveedores, cumpliendo con las características, especificaciones y con los precios; de ser necesario, remite a la Dirección General. Nota: Las Notas de Invitación son revisadas por la Oficina de Asesoría Legal antes de su impresión. 6. Dirección General Recibe las Notas de Invitación, verifica las mismas, firma y remite al Departamento de Proveeduría. 7. Departamento de Proveeduría Recibe las diferentes Notas de Invitación firmadas y las distribuye entre los Proveedores personalmente o por los medios tecnológicos. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 27 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 19 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 8. Proveedor Recibe la Nota de Invitación y de estar de acuerdo con las reglas establecidas completa y envía la respuesta de aceptación de los términos y condiciones establecidas en la invitación a proponentes. Envía al Departamento de Proveeduría. 9. IMA Dirección de Administración Departamento de Proveeduría Recibe las propuestas de los diferentes Proveedores. Después de cumplido el período establecido de entrega, completa el Cuadro de Análisis de Cotizaciones (Formulario Núm.4). Evalúa las diferentes propuestas y selecciona el Proveedor que reúna las mejores condiciones para el Estado en cuanto precio, calidad, volumen y demás características y remite expediente a la Oficina de Asesoría Legal con la lista del (los) Proveedor(es) seleccionado(s). 10. Oficina de Asesoría Legal Recibe la lista del (los) Proveedor(es) seleccionado(s) y los expedientes, revisa la documentación, confecciona la Resolución (Anexo Núm.3) y remite a la Dirección General. 11. Dirección General Recibe Resolución, revisa la información, firma de estar de acuerdo y remite a la Oficina de Asesoría Legal. 12. Oficina de Asesoría Legal Recibe la Resolución, revisa y remite copia autenticada al Departamento de Proveeduría. Nota: La Resolución debe estar previamente autenticada por la Secretaría General o la que haga la función. 13. Dirección Administrativa Departamento de Proveeduría Recibe copia autenticada de la Resolución y documentación sustentadora. Completa Orden de Compra (Formulario Núm.8), revisa, sella, firma y remite adjuntando documentación sustentadora a la Dirección de Finanzas. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 28 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 20 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 14. Dirección de Finanzas Recibe Orden de Compra y documentación sustentadora, revisa la información incluye el número de cuenta del fondo de Fideicomiso, sella, firma y remite a la Dirección General 15. Dirección General Recibe Orden de Compra y documentación sustentadora revisa la información, firma y remite a la Oficina de Fiscalización General. 16. Oficina de Fiscalización General Recibe Orden de Compra y la documentación sustentadora, realiza el examen previo de fiscalización, de no tener objeción se refrenda el documento, según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el Contralor General de la República. Remite al Departamento de Proveeduría. 17. Dirección de Administración Departamento de Proveeduría Recibe Orden de Compra y la documentación sustentadora. Remite copia de Orden de Compra a la Bodega para su recepción y entrega original al Proveedor. Remite copia de Orden de Compra y documentación sustentadora al Departamento de Contabilidad. 18. Dirección de Finanzas Departamento de Contabilidad Recibe copia de Orden de Compra y documentación sustentadora, registra contablemente y archiva. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 29 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 21 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Mapa de Procedimiento 1 2 3 4 56 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Confecciona la Solicitud de Compra, coloca los precios de referencia de los productos. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 1 2 7 8 3 Recibe la lista del Proveedor seleccionado, confecciona la Resolución. 6 4 5 9 10 Recibe Solicitud de Compra, verifica lo detallado en el documento y de estar de acuerdo coloca visto bueno. Recibe y revisa Solicitud de Compra y firma autorizando la contratación. Recibe la autorización, completa y emite la Nota de Invitación que se utilizarán para contratar al Proveedor. Recibe la Nota de Invitación, verifica las mismas y firma. Recibe las diferentes Notas de Invitación firmadas y las distribuye entre los Proveedores. Recibe la Nota de Invitación, completa y envía la respuesta de aceptación. Completa el Cuadro de Análisis de Cotización. Evalúa las diferentes propuestas y se selecciona al Proveedor que reúna las mejores condiciones. Recibe la Resolución y de estar de acuerdo firma. Recibe Resolución y remite copia autenticada Recibe la Orden de Compra, incluye el número de cuenta del fondo de Fideicomiso, sella y firma. Recibe la Orden de Compra, realiza el examen previo de fiscalización, de no tener objeción refrenda. Recibe la Orden de Compra, entrega al Proveedor y remite copia a la Bodega. Recibe copia de Orden de Compra, registra contablemente y archiva. 11 12 13 14 15 16 17 18 Recibe Solicitud de Compra incluye el número de cuenta del fondo de Fideicomiso. Recibe copia autenticada, completa, sella y firma Orden de Compra. Recibe la Orden de Compra y firma. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 30 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 22 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos D. Entrega de Productos del Proveedor al IMA 1. Dirección de Mercadeo y Comercialización Completa el listado de la distribución de los productos y los lugares de entrega, el cual es firmado por el Director y lo remite al Departamento de Proveeduría. 2. Dirección de Administración Departamento de Proveeduría Recibe el listado de la distribución de los productos y los lugares de entrega, revisa la información, emite y completa Orden de Entrega (Formulario Núm. 5). Entrega original de Orden de Entrega al proveedor y remite copia a la Bodega. Nota: Informa a la Oficina de Auditoría Interna sobre cada orden de entrega, parcial o total. 3. Proveedor Recibe y revisa la Orden de Entrega, entrega los productos en la Bodega, presenta la Factura Comercial y la Orden de Entrega. 4. Dirección Regional o Agencia Bodega Recibe los productos, coteja la información contra la Orden de Entrega y la Factura Comercial, de no presentar objeción sella, firma la factura comercial y la entrega al Proveedor. Completa el Acta de Recepción de Producto (Formulario Núm.6) la cual es sellada y firmada por el Almacenista, Jefe de Bodega y el Contratista. Entrega el original del Acta de Recepción de Producto al Proveedor. Estiba los productos en la bodega, actualiza el inventario permanente y entrega las recepciones a través de un Informe de Recepción al Departamento de Contabilidad. Nota: Coordina con la Unidad de Auditoría Interna, la recepción de los productos. 5. Departamento de Contabilidad Recibe y revisa el Informe de Recepción y Factura Comercial. Registra contablemente y archiva. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 31 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 23 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Mapa de Procedimiento Completa el listado de la distribución de los productos y los lugares de entrega el cual es firmado por el Director. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Recibe el listado de la distribución de los productos y los lugares de entrega, revisa la información, emite y completa Orden de Entrega Recibe y revisa la Orden de Entrega, entrega los productos en la Bodega, presenta la Factura Comercial y la Orden de Entrega. Recibe los productos, completa el Acta de Recepción Conforme de Mercancía y la Recepción de Productos. Recibe y revisa el Informe de Recepción y Factura Comercial. Registra contablemente y archiva. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 32 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 24 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos E. Pago a Proveedores 1. Proveedor Presenta Gestión de Cobro (Anexo Núm.4) y documentación sustentadora en original o copia dependiendo del documento a la Unidad Responsable del pago en el IMA. 2. IMA Dirección de Finanzas Unidad Responsable Recibe la Gestión de Cobro y documentación sustentadora, revisa la información, de no estar completa, se devuelve al Proveedor para que complete la documentación. De estar completa y sin inconveniente, entrega el acuse de recibido al Proveedor. Genera el número de cobro, completa y registra Orden de Desembolso (Formulario Núm. 7) y el cuadro de control de desembolso. Nota: La Unidad Responsable debe mantener un registro del saldo de los pagos realizados por contrato u orden de compra. 3. Dirección de Finanzas Dirección Recibe Orden de Desembolso, Gestión de Cobro y la documentación sustentadora, verifica los documentos, sella y firma Orden de Desembolso y la Gestión de Cobro y remite la información en el expediente a la Dirección General. 4. Dirección General Recibe el expediente, verifica la información, firma la Orden de Desembolso y Gestión de Cobro. Remite a la Dirección de Finanzas. 5. Dirección de Finanzas Dirección Recibe el expediente, revisa la Orden de Desembolso y Gestión de Cobro firmada. Elabora y adjunta estado de cuenta del Banco Nacional de Panamá y remite a la Oficina de Fiscalización General. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 33 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 25 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 6. Oficina de Fiscalización General Recibe el expediente y la documentación sustentadora, realiza el examen previo de fiscalización, de no tener objeción se refrenda la Orden de Desembolso, Gestión de Cobro, según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el Contralor General de la República. Remite al Banco Nacional de Panamá. Remite el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo. Nota Núm.1: De no tener personal para la entrega de la Orden de Desembolso en el Banco Nacional de Panamá, la misma será entregada por Servidores Público del IMA. Nota Núm.2: A la Orden de Desembolso se le adjunta el contrato entre el IMA y el Proveedor. 7. Banco Nacional de Panamá Recibe la Orden de Desembolso, Gestión de Cobro y la documentación sustentadora, revisa la información. De estar completa y sin inconveniente emitirá el pago respectivo al proveedor. De no estar completo se devuelve para subsanar. Notifica formalmente a la Entidad Ejecutora, al Fideicomitente y a la Contraloría General de la República, adjuntando copia de la constancia de que se ha procedido con el desembolso. 8. IMA Dirección de Finanzas Dirección Recibe la constancia de que se ha procedido con el desembolso del pago al Proveedor y remite copia al Departamento de Contabilidad para que realice el registro contable. Nota: En caso de emitirse cheque, se procede a realizar el trámite correspondiente para la entrega del mismo. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 34 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 26 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Mapa de Procedimiento 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 PRESENTA LA GESTIÓN DE COBRO Y DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA A LA UNIDAD RESPONSABLE DEL PAGO. REVISA LA GESTIÓN DE COBRO Y DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, COMPLETA LA ORDEN DE DESEMBOLSO Y EL CUADRO DE CONTROL DE DESEMBOLSO.. 3 VERIFICA LA INFORMACIÓN, FIRMA LA ORDEN DE DESEMBOLSO Y LA GESTIÓN DE COBRO.4 VERIFICA LA ORDEN DE DESEMBOLSO, GESTIÓN DE COBRO Y LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA Y FIRMA. 5 REVISA LA ORDEN DE DESEMBOLSO Y LA GESTIÓN DE COBRO FIRMADA, ELABORA Y ADJUNTA ESTADO DE CUENTA DEL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ. REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN, DE NO TENER OBJECIÓN SE REFRENDA LA ORDEN DE DESEMBOLSO Y LA GESTIÓN DE COBRO, SEGÚN EL MONTO DE DELEGACIÓN DE REFRENDO QUE LE HAYA SIDO AUTORIZADO POR EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA. 6 REVISA LA INFORMACIÓN Y EMITE EL PAGO CORRESPONDIENTE AL PROVEEDOR. RECIBE LA CONSTANCIA DE LA TRANSACCIÓN DEL PAGO AL PROVEEDOR Y REMITE COPIA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA QUE SE REALICE EL RESPECTIVO REGISTRA CONTABLEMENTE. 7 8 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 35 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 27 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos FORMULARIOS No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 36 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 28 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO REMESA DE PRODUCTOS Fecha: / / / / Núm. Origen Destino Provincia o Comarca: Provincia o Comarca: Unidad Administrativa: Unidad Administrativa: Cantidad Unidad Descripción Código Valores Observación Unitario Total Despachado por: Autorizado por: Recepcionado por: Autorizado por: Nota: Adjuntar la autorización de la Dirección de Mercadeo y Comercialización. SELLO SELLO No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 37 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 29 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.1 REMESA DE PRODUCTOS A. OBJETIVO: Llevar un registro de los productos que se trasladarán de una bodega a otra dentro del IMA, a nivel nacional. B. ORIGEN: Dirección Regional o Agencia. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. 2. Núm.: Numeración de control del formulario. Origen 3. Provincia / Comarca: Lugar de donde se origina el traslado de los productos. 4. Unidad Administrativa: Unidad que entrega el traslado de los productos. Destino 5. Provincia / Comarca: Lugar de donde se recibe el traslado de los productos. 6. Unidad Administrativa: Unidad que recibe el traslado de los productos. 7. Cantidad: Es el total de renglón trasladado. 8. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, bultos etc.). 9. Descripción: Nombre y especificación del producto solicitado. 10. Código: Código de identificación del producto. 11. Valores: Costo unitario y total del producto por renglón. 12. Observación: Anotar cualesquiera aclaración necesaria para ampliar el traslados. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 38 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 30 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 13. Despachado por: Rúbrica del Responsable del despacho en la Bodega. 14. Autorizado por: Rúbrica del Jefe de la Bodega. 15. Recepcionado por: Rúbrica del Responsable de la recepción en la Bodega. 16. Autorizado por: Rúbrica del Jefe de la Bodega. 17. Sellos: Sellos de la Bodega de origen y destino cuando se recibe y despachan los productos. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Dirección Regional / Agencia que recibe la remesa de productos. Copia: Dirección Regional / Agencia que entrega la remesa de productos. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 39 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 31 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SOLICITUD DE COMPRAS Fecha: / / / / Núm. Dirección: Unidad: Núm. De cuenta Fondo de Fideicomiso: Núm. Cantidad Unidad Descripción Precio Estimado Unitario Total SUB TOTAL ITBMS TOTAL Observación: Confeccionado por: Visto Bueno Autorizado por: Dirección de Administración SELLOS No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 40 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 32 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.2 SOLICITUD DE COMPRAS A. OBJETIVO: Dejar constancia de la solicitud de compra de los productos solicitados. B. ORIGEN: Dirección de Mercadeo y Comercialización. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. 2. Núm.: Numeración de control del formulario. 3. Dirección: Nombre de la Dirección de la que pertenece la Unidad que solicita la compra. 4. Unidad: Nombre de la Unidad Administrativa que solicita la compra. 5. Núm.: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. 6. Cantidad: Cantidad de productos solicitados. 7. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, bultos etc.). 8. Descripción: Nombre y especificación del producto solicitado. 9. Precio Estimado: Precio unitario y total de lo que se desea adquirir. 10. Subtotal: Sumatoria de los precios unitarios y totales de los precios estimados. 11. ITBMS: Impuesto del 7%. 12. Total: Sumatoria del subtotal y el ITBMS. 13. Observación: Anotar cualesquiera aclaración necesaria para ampliar. 14. Confeccionado por: Nombre del servidor público responsable de completar la información. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 41 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 33 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 15. Autorizado por: Rúbrica del Director de Mercadeo y Comercialización. 16. Visto Bueno por: Rúbrica del Director General. 17. Dirección de Administración: Rúbrica del Director de Administración. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Compras. Copia: Dirección de Mercadeo y Comercialización. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 42 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 34 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos SELLOS Formulario Núm.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO ACTA DE RECIBIDO CONFORME PARA SERVICIO DE TRANSPORTE Fecha: / / / / Hora: Núm. Origen: Destino: Nota de Autorización: Remesa de Productos: Contrato: Sello: Placa: Factura: Por medio de la presente Acta certificamos que hemos Recibido Conforme de: , el servicio de transporte de los productos siguientes: Cantidad Unidad Descripción Observación: Bodega: Proveedor: Administración: Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Firma: Firma: No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 43 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 35 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.3 ACTA DE RECIBIDO CONFORME PARA SERVICIO DE TRANSPORTE A. OBJETIVO: Certificar el servicio de transporte que transportó los productos de un lugar a otro. B. ORIGEN: Bodega. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. 2. hora: Hora cuando se recibió el producto. 3. Núm.: Numeración de control preimpreso en el formulario. 4. Origen: Regional o Agencia de donde sale el transporte. 5. Destino: Regional o Agencia de donde llega el transporte. 6. Nota de Autorización: Documento que autoriza al Proveedor hacer la entrega. 7. Remesas de Productos: Documento que autoriza a despachar y recepcionar los productos entre las regionales u agencias. 8. Contrato: Número de Control del documento contractual. 9. Sello: Número de control del sello que se coloca en la puerta del transporte, de ser necesario. 10. Placa: Identificación del vehículo. 11. Factura: Anotar el número de control de la factura comercial del Proveedor. 12. Recibido Conforme de: Indicar el nombre del Proveedor. 13. Cantidad: Número de productos despachados. 14. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, bultos etc.). No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 44 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 36 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 15. Descripción: Nombre y especificación del producto. 16. Observación: Breve explicación que permita ampliar la información. 17. Bodega: Nombre y firma del servidor público responsable de la recepción de los productos. 18. Proveedor: Nombre y firma del responsable de la entrega por parte del Proveedor. 19. Administración: Nombre y firma del servidor público responsable de la verificación por parte de la Administración del IMA. 20. Sellos: Sello de la bodega y de la Administración. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor Copia: Bodega No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 45 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 37 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Num.4 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES Fecha: / / / / Solicitud Núm. PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3 RENGLÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO TOTAL PRECIO UNITARIO TOTAL PRECIO UNITARIO TOTAL Subtotal ITBMS Total OBSERVACIÓN: Cotizador Jefe Director de Administración No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 46 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 38 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.4 CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES A. OBJETIVO: Cotizar los precios del bien/servicio con las diferentes Proveedores o Contratistas. B. ORIGEN: Departamento de Proveeduría. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Solicitud Núm. Número secuencial de control del formulario. 3. Renglón.: Línea del producto o servicio que se desea adquirir. 4. Cantidad: Número de producto que se desean adquirir. 5. Unidad: Número de productos en (docenas, decenas, galones, cajas, litros, entre otros). 6. Descripción: Detalle del producto o servicio que se desea adquirir. 7. Proveedor: Agente Económico que participa en la cotización. 8. Precio Unitario: Costo por unidad. 9. Total: Costo multiplicada entre el precio unitario y la cantidad. 10. Subtotal: Sumatoria del total de cada proveedor. 11. ITBMS: Impuesto de transferencia de bienes e inmuebles. 12. Total: Sumatoria del subtotal y el ITBMS. 13. Observación: Anotar cualquier comentario necesario. 14. Cotizador: Nombre del servidor público responsable de la cotización producto de las invitaciones realizadas. 15. Jefe: Firma del Jefe del Departamento de Proveeduría. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 47 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 39 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 16. Director: Rúbrica por parte de la Dirección de Administración. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad Copia: Departamento de Proveeduría No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 48 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 40 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos SELLOS Formulario Núm.5 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO ORDEN DE ENTREGA DATOS DE ENTREGA Núm. Fecha: Hora: Lugar de Entrega: Dirección: Contrato: Teléfonos: Contacto: DATOS DEL PROVEEDOR Nombre: Ubicación: Tel.: Modalidad de Entrega: global parcial MERCANCÍA POR ENTREGAR Cantidad Unidad Descripción Valor Unitario Total TOTAL Depto. de Compras: Proveedor Nombre: Nombre: Firma: Firma: No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 49 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 41 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.5 ORDEN DE ENTREGA A. OBJETIVO: Notificar al Proveedor la entrega de la mercancía parcial o toral, según Orden de Compra o Contrato. B. ORIGEN: Bodega. C. CONTENIDO: 1. Núm.: Numeración de control preimpreso en el formulario. 2. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. 3. Hora: Hora cuando se recibió el producto. 4. Lugar de Entrega: Ubicación de la Bodega donde se va a entregar la mercancía. 5. Dirección: Nombre de la Dirección que recibe la mercancía. 6. Contrato: Número de control del documento contractual. 7. Teléfono: números telefónicos para poder contactar. 8. Contacto: Servidor público responsable del contacto. DATOS DEL PROVEEDOR 9. Nombre: Nombre del Proveedor. 10. Ubicación: Lugar donde se encuentra ubicado el Proveedor. 11. Modalidad de Entrega: Seleccionar si la entrega es total o parcial. MERCANCÍA POR ENTREGAR 12. Cantidad: Números de la mercancía que se va a entregar. 13. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, etc.). 14. Descripción: Nombre y especificación del producto. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 50 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 42 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 15. Valor: Anotar el costo individual y total del producto. 16. Total: Sumatoria de los totales de cada renglón. 17. Depto. de Compras: Nombre y firma del responsable de la Jefatura del Departamento. 18. Proveedor: Nombre y firma del responsable de recibir el documento. 19. Sello: Departamento de Compras. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor Copia: Departamento de Compras No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 51 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 43 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos SELLOS Formulario Núm.6 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO ACTA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO Fecha: / / / / Hora: Núm. Origen: Destino: Núm. Contrato: Núm. Orden de Entrega: Factura: Núm. Boleta de Peso: Sello: Núm. Contenedor/Placa de Camión/Núm. De Cabezal: Hemos RECIBIDO CONFORME del contratista: Los productos señalados a continuación: Cantidad Producto Peso Código Valor Bulto / Caja Unidad Unitario Total Total Observación: Almacenista: Jefe de Bodega: Por el Contratista: Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Firma: Firma: Cédula: Cédula: Cédula: No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 52 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 44 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.6 ACTA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO A. OBJETIVO: Certificar la recepción de los productos de parte del Proveedor, según el monto del Contrato. B. ORIGEN: Bodega. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. 2. hora: Hora cuando se recibió el producto. 3. Núm.: Numeración de control preimpreso en el formulario. 4. Lugar de Entrega: Ubicación de la Bodega donde se recibe los productos. 5. Orden de Entrega: Documento que autoriza al Proveedor hacer la entrega. 6. Sello: Número de control del sello que se coloca en la puerta del transporte, de ser necesario. 7. Placa: Identificación del vehículo. 8. Contrato: Número de Control del documento contractual. 9. Factura: Anotar el número de control de la factura comercial del Proveedor. 10. Recepción de Producto: Número de control secuencial del documento de Bodega. 11. Recibido Conforme de: Indicar el nombre del Proveedor. 12. Cantidad: Número de productos despachados. 13. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, bultos etc.). 14. Descripción: Nombre y especificación del producto. 15. Valor: Anotar el costo individual y total del producto. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 53 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 45 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 16. Total: Sumatoria de los totales de cada renglón. 17. Observación: Breve explicación que permita ampliar la información. 18. Almacenista: Nombre y firma del servidor público responsable de la recepción de los productos. 19. Jefe de Bodega: Nombre y firma del responsable de la entrega por parte del Proveedor. 20. Por el Contratista: Nombre y firma del servidor público responsable de la verificación por parte de la Administración del IMA. 21. Sellos: Sello de la bodega y de la Administración. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor. Copia: Bodega. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 54 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 46 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.7 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO PROGRAMA PARA LA SOLIDARIDAD ALIMENTARIA ORDEN DE DESEMBOLSO Núm. Panamá, de de 20 Lcda. Banco Nacional de Panamá Casa Matriz Ciudad Distinguida Lcda.: Por delegación del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, se autoriza hacer efectivo el pago del Programa de Solidaridad Alimentaria, de la cuenta Banco Nacional – Fiduciaria Cuenta Núm.10000184650. Por el , según contrato . Se ordena el desembolso mediante ACH a la cuenta número del Banco a nombre de por la suma de (B/. ). Factura comercial Gestión de Cobro Dirección de Finanzas Dirección General IMA Contraloría General SELLOS No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 55 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 47 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.7 ORDEN DE DESEMBOLSO A. OBJETIVO: Autorizar el desembolso al Proveedor por el producto, bien o servicio recibido en el IMA. B. ORIGEN: Dirección de Administración y Finanzas. C. CONTENIDO: 1. Núm.: Numeración de control preimpreso en el formulario. 2. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. 3. Lcda. : Servidora pública del Banco Nacional de Panamá responsable de autorizar el pago. 4. Por el: Productos, bienes o servicio por parte del Proveedor. 5. Según contrato: Número del documento contractual. 6. Cta. núm.: Número de cuenta del Proveedor para que se le haga la transferencia. 7. Banco: Banco a la cual le pertenece el número de cuenta. 8. A Nombre de: Nombre completo del dueño de la Cta. 9. Suma de: Cantidad de dinero en letras a desembolsar al Proveedor. 10. B/.: Cantidad de dinero en números a desembolsar al Proveedor. 11. Factura: Anotar el número de control de la factura comercial. 12. Gestión de Cobro: Número de control de la gestión de cobro. 13. Dir. Finanzas: Firma de autorización del responsable de la Dirección. 14. Dirección General: Firma del visto bueno del Director. 15. Contraloría: Firma del refrendo del responsable según el monto contratado. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 56 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 48 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 16. Sellos: Sello de la Dir. Finanzas, Dirección General y de la CGR. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Banco Nacional de Panamá Copia 1ra.: Departamento de Contabilidad Copia 2da.: Contraloría General de la República No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 57 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 49 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.8 DIA MES AÑO RUC. PROVEEDOR: Teléfono : LUGAR Y FECHA DE ENTREGA: SIRVASE ATENDER LOS BIENES RENGLON CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DESCRIPCION IMPORTE SUB-TOTAL TOTAL JEFE DE COMPRAS FECHA DIRECTOR GENERAL FECHA DIRECCION DE FINANZAS ESPACIOS PARA SELLOS ACEPTO: FECHA: CEDULA: VENCE: La cuenta debe ser presentada 15 días después de haber entregado la mercancía. I.M.A. FONDO DE FIDEICOMISO REPUBLICA DE PANAMA Cuenta: FONDO DE FIDEICOMISO COMPRAS AL CREDITO: Se aplicará multa del 4%. Para el cobro de estos Bienes o Servicios, debe utilizar el Formato de "Cuenta Institucional", que será suministrado por el Departamento de Tesorería FORMA DE PAGO: TIEMPO DE ENTREGA : CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA FECHA O SERVICIOS SIGUIENTES: PRECIO UNITARIO TOTAL COD. SOLICITUD DE COMPRA ORDEN DE COMPRA INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO Fecha: No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 58 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 50 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Formulario Núm.8 ORDEN DE COMPRA A. OBJETIVO: Dejar constancia de la Orden de Compra de los productos o servicios. B. ORIGEN: Dirección de Finanzas. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Solicitud de Compra: Numeración de control del formulario. 3. Proveedor: Nombre completo del proveedor. 4. Lugar y Fecha de Entrega: Descripción completa del lugar de entrega del bien o servicio la fecha. 5. Sírvase Atender: Seleccionar si es un bien o servicio. 6. Renglón: Línea del producto o servicio que se adquiridos. 7. Cantidad: Número de productos solicitados. 8. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, etc.). 9. Descripción: Nombre y especificación del producto solicitado. 10. Precio Unitario: Precio unitario de lo que se desea adquirir. 11. Subtotal: Sumatoria de los precios unitarios y totales de los precios. 12. Total: Sumatoria del subtotal. 13. Jefe de Compras: Rúbrica del Jede de Compras. 14. Autorizado por: Rúbrica del Director de Mercadeo y Comercialización. 15. Director General: Rúbrica del Director General. 16. Dirección de Finanzas: Rúbrica del Director de Finanzas. No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 59 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 51 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos ANEXOS No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 60 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 52 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Anexo Núm.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO PROGRAMA PARA LA SOLIDARIDAD ALIMENTARIA NOTA DE INVITACIÓN A PROPONENTES Núm. Panamá, de de 20 Señores E. S. D. Distinguidos Señores: Nos permitimos extenderles formal invitación a este acto de Selección de Contratista que lleva a cabo el IMA, de conformidad con el Reglamento del Programa para la solidaridad Alimentaria aprobado mediante Decreto Ejecutivo No.64 de 30 de noviembre de 2007. I. OBJETO DE INVITACIÓN: compra de bultos de de gramos o gramos a razón de unidades por bulto. Para abastecer las ferias y tiendas del IMA a nivel nacional de por un período de meses. II. CONDICIONES Y TÉRMINOS: se establece lo siguiente: 1. Calidad de Producto: debe provenir del proceso industrial de de variedades duros y suave. REQUISITOS: Pureza 100% proveniente de trigo. Olor característico. Color blanco característico. Textura polvo harinoso. SELLO DE COMPRAS No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 61 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 53 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Anexo Núm.2 Modelo de Contrato No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 62 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 54 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 63 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 55 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 64 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 56 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 65 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 57 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Anexo Núm.3 Modelo de Resolución No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 66 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 58 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos Anexo Núm.4 No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 67 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 59 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos SIGLAS No. 28076-A Gaceta Oficial Digital, lunes 18 de julio de 2016 68 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Página 60 Manual de Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios para el Programa la Solidaridad Alimentaria DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos SIGLAS 1. Bolsa Nacional de Productos, .S.A.: BAISA 2. Contraloría General de la República: CGR 3. Dirección de Administración y Finanzas: DAF 4. Instituto de Mercadeo Agropecuario: IMA 5. Programa para la Solidaridad Alimentaria: PSA Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) http://www.tcpdf.org