Resolución Nº 25/A - Certificación de Calidad de Cacao Fino y de Aroma Sabor Arriba

12 Edicion Especial N° 168 Registro Oficial Miercoles 13 de Julio del 2011 Articulo 5.- El exportador de cacao en grano debera llevar un registro de la fumigaci6n del lote en el cual se detallara lo siguiente: a. Nombre de! exportador; b. N(1mero de sacos tratados con plaguicidas en cada lote; c. Fecha de la fumigaci6n, sefialando hora exacta, dia, mes y afio; d. Nombre comercial de! producto empleado para la fumigaci6n y principio activo de! mismo; y, e. Nombre o raz6n social, segun el caso, de la persona natural o juridica encargada de la fumigaci6n y de quien haya realizado la aplicacion. Articulo 6.- AGROCALIDAD, como autoridad nacional sanitaria, fitosanitaria y de inocuidad de los alimentos, realizara el control y la supervision para cumplimiento de la presente resolucion. Articulo 7.- Las inobservancias de las disposiciones contenidas en este instrumento seran sancionadas de conformidad con lo establecido en· la Ley de Sanidad Vegetal y otras normas vigentes. La presente resolucion entrara en vigencia a partir de su publicaci6n en el Registro Oficial. Comuniquese y publiquese. Quito, D. M., a 18 de abril de! 2011. f.) Dra. Maria Isabel Jimenez Ph.D., Directora Ejecutiva, Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad de! Agro - AGROCALIDAD. No. 025A LA DIRECTORA EJECUTIVA DE LAAGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO - AGROCALIDAD Considerando: Que, en el capitulo segundo de la Constitucion de la Republica, derechos de! buen vivir, articulo 13 se expresa: "Las personas y colectividades tienen derecho al acceso seguro y permanente a alimentos sanos, suficientes y nutritivos; preferentemente producidos a nivel local y en correspondencia con sus diversas identidades y tradiciones culturales. El Estado ecuatoriano promovera la soberania alimentaria. "; Que, el articulo 281 ibidem determina que la soberania alimentaria constituye un objetivo estrategico y una obligacion del Estado para garantizar que las personas, comunidades, pueblos y nacionalidades alcancen la autosuficiencia de alimentos sanos y culturalmente apropiado de forma permanente para ello, sera responsabilidad de! Estado impulsar la producci6n, transformacion agroalimentaria y pesquera de las pequefias y medianas unidades de produccion, comunitarias y de la economia social y solidaria; Que, el Instituto Ecuatoriano de Normalizacion - INEN - es el organismo tecnico nacional competente, en materia de reglamentacion, normalizaci6n y metrologia, establecidos en las !eyes de la Republica y en tratados, acuerdos y convenios internacionales; Que, el 22 de julio del 2005, el Ministerio de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca, suscribio el Acuerdo Ministerial No. 070, que declara al cacao como un producto simbolo del Ecuador, debido a que su comercializacion tiene una ubicacion privilegiada en los mercados intemacionales; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1449 de 22 de noviembre de! 2008, publicado en el Registro Oficial 479 del 2 de diciembre del 2008, se dispone la reorganizacion de! Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria, transformandolo en Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad de! Agro - AGROCALIDAD, adscrita al Ministerio de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca; Que, AGROCALIDAD es la Autoridad Nacional Sanitaria, Fitosanitaria y de lnocuidad de los Alimentos, encargada de la definicion y ejecucion de politicas y de la regulaci6n y control de las actividades productivas del agro nacional, respaldada por normas nacionales e internacionales, dirigiendo sus acciones a la protecci6n y mejoramiento de la produccion agropecuaria, la implantacion de practicas de inocuidad alimentaria, el control de la calidad de los insumos, el apoyo a la preservaci6n de la salud publica y el ambiente, incorporando al sector privado y otros actores en la ejecuci6n de planes, programas y proyectos especificos; Que, el 10 de mayo de! 2010, el Ministro de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca, suscribi6 el Acuerdo Ministerial No. 180, publicado en el Registro Oficial No. I 99 de! 25 de mayo del 2010, en el queen su articulo I delega al Director Ejecutivo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Cali dad de! Agro, "AGROCALIDAD", la creacion de un Subproceso de Control de la Calidad de Cacao, dentro de! Estatuto Organico de Gesti6n Organizacional por Procesos; Que, el acuerdo ministerial citado en el considerando anterior en su articulo l literal d) expresa que, AGROCALIDAD es el organismo oficial encargado de expedir certificados de calidad para la exportaci6n de Cacao Nacional Fino y de Aroma Sabor "Arriba" y otras variedades de cacao, en coordinaci6n tecnica con la Subsecretaria de Fomento Agricola del Ministerio de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca; Que, el doctor Ramon L. Espinel Martinez en calidad de Ministro de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca (MAGAP), mediante accion de personal No. 0253 de! 26 de enero de! 2011 , nombra a la Ora. Maria Isabel Jimenez Feijoo como Directora Ejecutiva de AGROCALIDAD; Edicion Especial N° 168 Registro Oficial Que, la base fundamental de la economia nacional es la actividad Agro - Exportadora, entre ellas las de Cacao Nacional Fino de Aroma Sabor "Arriba" y otras variedades, como fuente relevante de ingreso de divisas; Que, las exportaciones de Cacao Nacional Fino y de Aroma Sabor "Arriba" le han dado prestigio al pais en el contexto intemacional, por lo que la busqueda y coordinaci6n de estrategias deben estar enfocadas a recuperar y mantener su buena calidad, considerando que esta debe ser manejada en forma integral en toda la cadena productiva, iniciando con la selecci6n de material vegetativo de siembra, productores de plantas, manejo de las plantaciones, de la cosecha y pos cosecha asi como la certificaci6n de la calidad de cacao en grano, elaborados y semielaborados para la exportaci6n; Que, los mercados intemacionales para el Cacao Nacional Fino y de Aroma Sabor "Arriba" tienden cada vez mas a mayor demanda y por ello tienen mayores exigencias. Entre ellas se destaca la garantia de sabor y por tanto de origen con una oferta constante, extendida y estandarizada; Que, AGROCALIDAD, en base a lo establecido en la Ley Organica de Transparencia y Acceso a la Informaci6n de hacer efectivo el principio de publicidad de los actos de! Estado que por su naturaleza sean de interes publico en concordancia con lo determinado en la Ley Organica de Participaci6n Ciudadana, ha publicado en su pagina web www.agrocalidad.gob.ec el proyecto de manual de procedimiento para el registro y certificaci6n de viveros y productores de material vegetal de Cacao Nacional Fino de aroma sabor "Arriba" y otras variedades, previa a la emisi6n de la presente resoluci6n; y, En ejercicio de las atribuciones legales que le confieren los articulos 3 y 4 de! Decreto Ejecutivo No. 1449 y el Art. 7, numeral 1 literal b), numeral 1, de! Estatuto Organico de Gesti6n Organizacional por Procesos de AGROCALIDAD, Resuelve: Articulo 1.- Establecer el procedimiento tecnico y administrativo para la Certificaci6n de Calidad de Caco Fino y de Aroma Sabor "Arriba" y de otras variedades, incluidos elaborados y semielaborados, para la exportaci6n de Cacao Nacional Fino y de Aroma Sabor "Arriba" y otras variedades, detallado en el manual de procedimientos, que se anexa a la presente resoluci6n y que forma parte integrante de la misma. Articulo 2.- Toda persona natural o juridica, publica o privada, interesada en comercializar y exportar Cacao Nacional Fino y de Aroma Sabor "Arriba" y otras variedades, incluidos elaborados y semielaborados, cumplira con el procedimiento tecnico establecido por AGROCALIDAD y demas requisitos que le permitan comercializar y exportar licitamente, constante en el anexo de la presente resoluci6n . Miercoles 13 de Julio del 2011 13 Articulo 3.- Todo exportador de Cacao Nacional Fino y de Aroma Sabor "Arriba" y otras variedades, incluidos elaborados y semielaborados, calificados y registrados en AGROCALIDAD, deberan llevar un registro de exportaciones y destino final , sujeto a verificaci6n y control. Articulo 4.- Las transgresiones a la presente resoluci6n seran sancionadas conforme a lo que establece la Ley de Sanidad Vegetal, la normativa de! sector agropecuario. Articulo 5.- En tanto el subproceso de control de calidad sea creado, encarguese de la ejecuci6n de esta resoluci6n a la Direcci6n de Sanidad Vegetal de AGROCALIDAD, asi como a los procesos desconcentrados a nivel nacional. Articulo 6.- Der6guese a la Resoluci6n N° 141 A de 7 de septiembre del 20 I 0, publicada en Registro Oficial N° 309 de 27 de octubre de! 2010. La presente resoluci6n entrara en vigencia a partir de su publicaci6n en el Registro Oficial. Dado en Quito, a los I 8 dias de! mes de abril de! 2011. Comuniquese y publiquese. f.) Dra. Maria Isabel Jimenez, Ph.D., Directora Ejecutiva, Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad de! Agro - AGROCALIDAD. AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO "AGROCALIDAD" MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VERIFICACION DE LA CALIDAD DEL CACAO Direccion de Sanidad Vegetal Programa Especifico de Cacao ABRIL-2011 14 Registro Oficial Miercoles 13 de Julio del .2011 INDICE Codigo Titulo Manual de calidad ,. MC-IND Manual de Calidad indice de! Manual de Calidad MC-LAT Manual de Calidad Lista de abreviaciones y terrninologia MC-GEN Manual de Calidad Presentaci6n MC-FLU Manual de Calidad Flujo de proceso Manual de procedimientos MP-SOL Manual de· Procedimientos Procedimiento de solicitud de inspecci6n MP-INN Manual de Procedimientos Procedimiento de inspecci6n de lotes de cacao en grano MP-INE Manual de Procedimientos Procedimiento de inspecci6n de lotes de cacao elaborado MP-INS Manual de Procedimientos Procedimiento de inspecci6n de seguridad alimentaria MP-CER Manual de Procedimientos Procedimit!nto de emisi6n del certificado de calidad MP-INC Manual de Procedimientos Procedimiento de contra-verificaci6n MP-INR Manual de Procedimientos Procedimiento de reinspecci6n MP-[NH Manual de·Procedimientos . . Procedimiento de inspecci6n de higiene MP-REC Manual de Procedimientos Procedimiento de reclamos Formularios Los formularios se encuentran publicados en la siguiente pagina de internet que se detalla a continuaci6n: www .agrocalidad.gov .ec FO-SOL Formularios Solicitud de inspecci6n FO-REP Formularios Calificaci6n-tle lotes de cacao en grano FO-REE Formularios Calificaci6nde lotes de cacao elaborados FO-RES 1 Forrimlarids Registro de analisis de residuos FO-CER Formularios Certificadoide calidad para cacao en grano fino de aroma FO-CEC Formularios Certificado de calidad para cacao en grano corriente FO-CEE Formularios Certificado de calidad para cacao elaborado FO-HCP Formularios · Programa.reducido de condiciones basicas FO-REG F-0rmularios Registro de solicitud de inspecci6n FO-CAM Forrnularios Formulario de cambios FO-REC Forrnularios Registro de reclamos Edicion Especial N° 168 Registro Oficial Miercoles 13 de Julio del 2011 15 Codigo Titulo Anexos Los formularios se encuentran publicados en la siguiente pagina de internet que se detalla a continuaci6n: www .ae:rocalidad. e:ov .ec AN-173 Anexos Cacao en grano, determinaci6n de humedad, INEN 173 AN-175 Anexos Cacao en grano, ensayo de corte , INEN 175 AN-176 Anexos Cacao en grano, requisitos, INEN 176 AN-177 Anexos Cacao en grano, muestreo, INEN I 77 AN-537 Anexos Cacao (Productos Elaborados) Muestreo AN-620 Anexos Requisitos de cacao en polvo AN-DIF Anexos Tabla de diferenciaci6n entre cacao CCN5 l y nacional AN-RES Anexos Tabla de LMR para cacao en grano The Japan Food Chemical Research Foundation AN-OIC Anexos Tabla de LMR para cacao en grano de la Organizaci6n Internacional de! Cacao AN-NOA Anexos Tabla de plaguicidas prohibidos por la Organizaci6n Internacional del Cacao LISTA DE ABREVIACIONES Y DEFINICION DE TERMINOS La presente lista tiene como objeto definir los terminos y abreviaciones utilizados en la presente documentaci6n. Acci6n correctiva Toda acci6n para eliminar la causa de una anormalidad encontrada (Fuente: ISO 9000:2000). Acci6n correctora Toda acci6n para eliminar una anormalidad. Puede incluir una reclasificaci6n (Fuente: ISO 9000:2000). Acci6n preventiva Toda acci6n para eliminar la causa de una posible anormalidad (Fuente: ISO 9000:2000). AGROCALIDAD Es la entidad encargada de operar el Sistema de Control de la Calidad de! Cacao en grano, (La Agencia) elaborados y semi-elaborados, destinados a·la exportaci6n. Agroquimicos Todo quimico usado en la producci6n agrfcola, incluyendo y no limitandose a pesticidas, herbicidas, acaricidas y funguicidas, usados o posibles de usar tanto en el cultivo mismo como en los cultivos aledafios. Anexos Todo archivo, documento, registro u otra documentaci6n impresa o digital, al que el documento hace referencia. Dentro de los anexos seran tambien anotadas las normas externas, normas internas y publicaciones. Cara de lote Secci6n del tote visible, como minimo 4, considerando que el lote sea presentado en forma cuadrada o rectangular. Al dividir el lote en dos, se agregan dos !ados adicionales. Contra-lnspecci6n En caso de existir una inspecci6n regular ejecutada por una verificadora, AGROCALIDAD asignara a su criterio una contra-inspecci6n, con el fin de confirmar la conformidad de! lote inspeccionado. En caso de haber repetidas diferencias en el resultado, la verificadora sera notificada. Discrepancias Aquellas divergencias encontradas entre los resultados de dos diferentes inspecciones de! mismo alarmantes lote, discrepancias que presenten variaciones del I 0% o mas entre los resultados. Dentro de este documento se hace un especial enfoque a la mezcla de variedades, porcentaje de moho y porcentaje de humedad. ETA Fecha Prevista de Arribo por sus siglas en Ingles (Estimated Time of Arrival). ETD Fecha Prevista de Partida por sus siglas en Ingles (Estimated Time of Departure). Exportador Es el propietario de! lote de cacao previo a su exportaci6n. Formulario Formato para llenar con informaci6n para comprobar el buen funcionamiento del sistema de calidad. 16 Edicion Especial N° 168 Registro Oficial Miercoles 13 de Julio del 2011 LIST A DE ABREVIACIONES Y DEFINICTON DE TERMINOS La presente lista tiene como objeto definir los terminos y abreviaciones utilizados en la presente documentaci6n . Importador Es quien se ha comprometido a adquirir el lote de cacao. INCOterms Condiciones de comercio intemacional, por sus siglas en ingles (International Common terms). INEN 173 Cacao en grano, determinaci6n de % humedad. INEN 174 Cacao en grano, determinaci6n de contenido de grasa. TNEN 175 Cacao en grano, ensayo de corte. TNEN 176:2006 Cacao en grano, requisitos. INEN 177:95 Cacao en grano, muestreo. lnspecci6n de Inspecci6n realizada contra una lista reducida de puntos de control, basandose en la norma higiene HACCP2002. lnspecci6n puerto Esta tiene por objeto el confirmar la conformidad de! lote de cacao inspeccionado y se realiza en adici6n a la inspecci6n regular. En caso de encontrar no-conformidades con las normas respectivas, los lotes propiedad de! exportador sera inspeccionado con mas minuciosidad y de ser el caso impedir la exportaci6n de! producto. Inspecci6n regular Inspecci6n de calidad que se llevara a cabo luego de pasar por los Procedimientos pertinentes con el fin de obtener el certificado de calidad. Examinaci6n que permite la posterior exportaci6n de! lote de cacao. Inspector Persona natural que desempeiia la funci6n de examinador, delegado por la verificadora, independiente de las partes de la cadena de valor de! cacao, con el conocimiento tecnico y la formaci6n requerida para poder ejecutar una inspecci6n fisica de los lotes de cacao en forma imparcial. ISO 17020 Normativa creada para entidades independientes que realizan inspecciones para terceros. Ley 739 Ley para formulaci6n, importaci6n, comercializaci6n y empleo de plaguicidas y productos afines de uso agricola. Lote parado Lote de cacao, en su totalidad a la vista, ensacado, cosido, marcado y fumigado, listo para la exportaci6n y que no vaya a sufrir alteraciones posteriores a la fecha de inspecci6n. OAE Organizaci6n de Acreditaci6n Ecuatoriana. Reclamo Toda comunicaci6n en forma escrita o verbal, que denota una inconformidad con la calidad de servicio, de] producto o cualquier otro asunto de la cadena de valor de! cacao, dirigida a la atenci6n de] ente que brinda dicho servicio, se excluyen los asuntos de indole financiero. Las devoluciones por cualquier motivo, notas de credito y pactos entre caballeros para resolver una inconformidad, seran tambien consideradas como un reclamo v orocesadas como ta!. Registro Formulario llenado con informaci6n para comprobar el buen funcionamiento de! sistema de calidad. Verificadora Entidad independiente de las partes involucradas en la cadena de valor de! cacao, que posea un sistema de calidad implementado y que sea acreditada con la norma ISO 17020 ante la OAE. AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO "AGROCALIDAD" La Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad de! AGRO-AGROCAUDAD, siendo parte de sus funciones de regulaci6n y control, se ha visto en la necesidad de implementar el "Manual de procedimientos para la verificaci6n de la calidad del cacao", que tiene entre otras finalidades, la de crear transparencia dentro del sector cacaotero y fortalecer la confianza con el consumidor final. Aparte de definir las responsabilidades de los actores dentro de! sistema de inspecci6n de la calidad de! producto relacionada con las exigencias de! mercado de destino, se han creado procedimientos que aseguren el cumplimiento con las normas mas estrictas de Limite Maximo de Residuos (LMR), residuos de metales pesados y otros factores que pueden actuar en detrimento para la salud humana. MANUAL DE CALIDAD PRESENT ACION Los mercados intemacionales son cada 0-vez mas exigentes en cuanto a la calidad fitosanitaria de los productos que ingresan en el, en el caso concreto de! cacao, la presencia de mezclas enfre variedades, residuos 'de plaguicidas y inateriales extrafios al producto, hari deteriorado la imagen de! • cacao ecuatoriano; genera'ncfo grandes perJmc1os econ6micos. Toda la documentaci6n y los criterios contenidos en el presente manual, son resppnsabilidad de AGROCALIDAD, sin embargo, este procedimiento de verificaci6n de calidad no libera a productores, exportadores y otras entidades de Edicion Especial N° 168 Registro Oficial la responsabilidad de cumplir con sus obligaciones, contribuir para la aplicaci6n de! manual y aceptar las disposiciones de la Autoridad Nacional. Maria Isabel Jimenez, Ph.D., Directora Ejecutiva, AGRO­ CALIDAD. MANUAL DE CALIDAD FLUJO DE PROCESOS 1. OBJETIVOS • Establecer los procesos para la verificaci6n de la calidad de] cacao como requisito para la emisi6n de! certificado de exportaci6n. • Gestionar la cadena de valor de! cacao. • Ofrecer a los usuarios de! sistema de calidad una herramienta clara y 16gica con el fin de aplicar de manera correcta y uniforme todos los procedimientos y que cumplan con las normas y !eyes vigentes. 2. ALCANCE Todos los actores de la cadena de valor <lei cacao que se dediquen a la exportaci6n de! producto. 3. RESPONSABTLIDADES AGROCALIDAD es la responsable de la correcta gesti6n de los procesos y su interacci6n, asi como de los registros y otros documentos relevantes. Cualquiera de las entidades de la cadena de valor del cacao esti en la capacidad de proponer modificaciones a los Procedimientos o documentos, con el fin de optimizar la interacci6n entre ellos. De existir una solicitud, esta debe ser dirigida en forma escrita a la atenci6n de AGROCALIDAD. Seri siempre la responsabilidad de AGROCALIDAD y su comisi6n tecnica el revisar las propuestas y decidir si las implementa o rechaza. 4. DESCRIPCION DEL PROCESO DE CERTI­ FICACION El proceso de emisi6n de! certificado de calidad para la exportaci6n comienza con la solicitud de inspecci6n por parte del exportador. Una vez que Bega a AGROCALIDAD se dispone a la verificadora para que haga la inspecci6n del lote, para garantizar el serv1c10 de verificaci6n, AGROCALIDAD supervisa las inspecciones, luego la verificadora envia un informe tecnico el cual AGROCALIDAD evalua en base a las normas INEN 173, 174, 175, 176 y 177. Si cumple con las normas se emite el certificado, caso contrario se notifica al exportador que el lote esta fuera de norma. El valor ai'iadido que se estableci6 en el proceso, es el anilisis de residuos de plaguicidas y metales pesados. Los analisis de LMRs se haran segun el mercado de destino en un laboratorio definido por AGROCALIDAD, tambien se Miercoles 13 de Julio del 2011 17 deberi marcar el tote una vez hecha la inspecci6n para asegurar que el lote que se verifica en la propiedad del exportador es el mismo que llega al puerto maritimo. Por otro !ado se intensificarin las supervisiones y la verificadora deberi contratar inspectores acreditados por AGROCALIDAD. AGROCALIDAD revisari peri6dicamente los procedimientos, la documentaci6n relacionada y sobre todo, la interacci6n entre ellos. En caso de existir cambios en el contenido de uno de los documentos, AGROCALIDAD informari inmediatamente a todos los actores de la cadena de valor de] cacao de dichos cambios. AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO "AGROCALIDAD" PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE SOLIClTUD DE INSPECCION 1. OBJETIVO Describir el procedimiento para la solicitud de inspecci6n de los lotes de cacao en grano o lotes de cacao elaborado destinados a la exportaci6n, desde el inicio, la ejecuci6n e informe de inspecci6n, de acuerdo al procedimiento establecido por AGROCALIDAD. 2. ALCANCE El procedimiento de solicitud de inspecci6n se aplicara a todos aquellos totes de cacao en grano o totes de cacao elaborado que se exportaran desde el Ecuador, cultivados tanto en forma convencional como organica, parados en su totalidad. 3. RESPONSABILIDADES El exportador: Debera solicitar la inspecci6n del lote de cacao en grano a AGROCALIDAD, a traves de! formato de solicitud de inspecci6n (FO-SOL). Si se trata de un lote de cacao elaborado, la casilla de verificaci6n "elaborado" seri marcada. AGROCALIDAD: Debera receptar el formato solicitud de inspecci6n (FO­ SOL) debidamente completado por el exportador, verificar su contenido y disponer una verificadora para la inspecci6n. AGROCALIDAD tambien tendra la responsabilidad de averiguar el estatus de la acreditaci6n de las verificadoras cuyos servicios se utilizaran. 18 Edicion Especial N° 168 Registro Oficial Miercoles 13 de Julio del 2011 La verificadora: Receptara el formato solicitud de inspeccion (FO-SOL) remitida por AGROCAUDAD y asignara la inspeccion a uno de sus inspectores. La verificadora tiene la obligacion de informar al operador el estatus de su acreditacion y disponer de suficiente capacidad para efectuar las inspecciones dentro del tiempo establecido. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO El exportador completara el fomrnlario FO-SOL y lo remitira a AGROCALIDAD via Fax o correo electronico, unica y exclusivamente cuando el lote completo este parado. La solicitud sera conservada en el archivo del exportador. Sera a discrecion del exportador el informar al importador la decision de AGROCALIDAD. AGROCALIDAD revisara la solicitud y le asignara un numero de orden e inmediatamente dispondra a la verificadora realizar la inspeccion solicitada. La disposicion por parte de AGROCALIDAD sera en el formulario FO­ SOL. La forma de enviar mencionada disposicion sera por escrito via fax o correo electronico, tanto a la verificadora como al exportador. AGROCALIDAD mantendra para cada exportador un archivo con las solicitudes de inspeccion y decisiones respectivas, registradas todas en el formulario FO-REG. La verificadora revisara la orden de trabajo recibida de AGROCALJDAD y asignara a un inspector. Cada asignacion sera registrada en el formulario FO-SOL. La inspeccion se llevara a cabo dentro de las 24 horas despues de la recepcion de la orden de trabajo y el resultado de la inspeccion sera remitido a AGROCALIDAD en la tarde del mismo dia de la inspeccion o en su defecto, en la mafiana de! dia siguiente si la inspeccion se llevo a cabo durante la tarde. En caso de que la solicitud se presente un dia antes de un feriado o un dia no laborable, la inspeccion se realizara en la mafiana del siguiente dia laboral. La verificadora llevara un registro de las inspecciones realizadas en su propio formato, archivando siempre y conjuntamente las ordenes de trabajo. PROCEDIMIENTO DE INSPECCION LOTES DE CACAO EN GRANO 1. OBJETIVO Describir y establecer un procedimiento generico con el fin de asegurar que las inspecciones de los lotes de cacao en grano se realicen de una forma uniforme evitando variaciones en la manera de operar de las verificadoras. 2. ALCANCE El procedimiento de inspeccion se aplicara a todos aquellos lotes de cacao en grano que se exportaran desde el Ecuador y es la guia para los inspectores de las verificadoras. 3. RESPONSABILIDADES El exportador: Asegurar que el lote de cacao en grano para el cual se ha solicitado la verificacion este parado. Permitir que el inspector ingrese a las instalaciones sin contratiempos y ofrecer toda la asistencia posible en caso de ser necesario, como reubicar parte del lote para facilitarle el acceso entre las pilas. Asegurar que los equipos de su propiedad se encuentren calibrados. La verificadora: Tener implementado el sistema de calidad y trabajar conforme a la nonna INEN 177 y la instruccion de trabajo IT-INN para la toma de muestras de cacao e inspeccion. Ademas se regira a lo estipulado por la agencia dentro de su sistema de calidad. La verificadora debe, en todo momenta, ser independiente de cualquiera de las partes de la cadena de valor de! cacao y disponer de inspectores calificados. A los inspectores, !es entregara un equipo completo de trabajo, no necesariamente personal, que contenga como minimo un higrometro, la tabla de diferenciacion entre cacao CCN5 I y cacao Nacional (AN-DIF) y otros utensilios necesarios coma saca muestras, una balanza gramera, navaja o guillotina y fundas para la recoleccion de muestras. El inspector: Realizar la inspeccion del lote para el cual se ha solicitado la verificacion exclusivamente cuando este se encuentre parado. El inspector VERIFICARA si los equipos se encuentran calibrados. De todas maneras, el inspector dispondra de su propio equipo para poder efectuar evaluacion in situ, asi como de la tabla de diferenciacion entre cacao CCN5 l y cacao Nacional, anexo AN-DIF. AGROCALIDAD: Aprobar o rechazar el informe la calificacion de Jos inspectores de calidad y sus respectivas verificadoras. Para el efecto, tendra una lista actualizada de las verificadoras autorizadas y el registro correspondiente de inspectores calificados. La agencia se compromete a entregar la tabla de diferenciacion entre cacao CCN5 l y cacao Nacional a las verificadoras. Un tecnico de AGROCALIDAD realizara la supervision de! trabajo hecho por la verificadora. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Recibida la solicitud de inspeccion del exportador en AGROCALIDAD, este dispondra la realizacion de la inspeccion para lo cual asignara una verificadora estableciendo el lugar, la fecha, la hora; la verificadora asignara un inspector para la inspeccion a realizar. Una vez asignado el inspector por parte de la verificadora, este acudira a la planta de! exportador, donde se encuentra el late a verificar. En la planta de! exportador, el inspector realizara en primera instancia el reconocimiento del late. Si el lote no se encuentra parado a la fecha de la inspecci6n, el inspector informara a la verificadora sobre el particular e Edicion Especial N° 168 Registro Oficial interrumpira totalmente la inspecci6n. La verificadora coordinara con el exportador una fecha posterior de inspecci6n, la misma que no podra ser inici ada dentro de las siguientes 48 horas. Una vez que el lote ha sido reconocido fisicamente, el inspector tomara el numero de muestras elementales extraidas completamente al azar, que estaran en funci6n de lo indicado en la tabla I, de la norma, de estas muestras elementales luego de mezclarlas se establecera la muestra global o total, de esta se tomaran 4 muestras de cacao en grano de m[nimo 500 gramos cada una, siguiendo el procedimiento establecido en la norma INEN NTE 177:95; de las cuales, una sera para el analisis a realizar por el inspector, otra para el exportador, otra para la verificadora y otra para AGROCALIDAD misma que puede ser utilizada en caso de solicitud de contra-verificaci6n o que servira como contra-muestra para el analisis de laboratorio. La muestra para la agencia, el exportador y la contra­ muestra seran colocados por el inspector en envases hermeticos limpios, con sellos de seguridad y debidamente identificados como lo detallado en la instrucci6n de trabajo IT-INN. El inspector llenara el formulario de calificaci6n de lotes de cacao en grano, FO-REP y entregara el original a la verificadora. En la parte superior del formulario indicara claramente que se trata de la muestra de! inspector e indicara tambien el tipo de cacao que fue inspeccionado. Vease la instrucci6n de trabajo IT-INN para mayor informaci6n. La verificadora esta facultada para completar o repetir el analisis, en caso de que asi lo deseare, de la contra-muestra en sus laboratorios, aplicando los pasos detallados en el presente procedimiento. De establecerse hallazgos diferentes a los determinados durante el analisis realizado en la planta por el inspector, la verificadora utilizara los hallazgos de laboratorio para la elaboraci6n de! respectivo informe para AGROCALIDAD. El inspector sera informado por escrito de las diferencias entre los hallazgos. El formulario FO-REP sera completado de la misma manera que el llenado por el inspector, indicando claramente en la parte superior de! formulario que los resultados corresponden a la contra muestra. Los dos formularios se conservaran conjuntamente en el archivo correspondiente. Una vez concluido el analisis a la contra muestra, la verificadora enviara el formulario FO-REP al operador para ser procesado, asi como tambien al exportador para su informaci6n. Si el formulario FO-REP llenado por el inspector ha sido .. rechazado, la verificadora lo marcara con una linea diagonal cruzando toda la hoja y ailadiendo las palabras "reemplazado por el analisis de la contra muestra" . PROCEDIMIENTO DE INSPECCI6N DE CACAO ELABORADO 1. OBJETIVO Describir y establecer un procedimiento generico con el fin de asegurar que las inspecciones de los lotes de cacao elaborado se realicen de una forma uniforme evitando variaciones en la manera de operar. Miercoles 13 de Julio del 2011 19 2. ALCANCE El procedimiento de inspecci6n se aplicara a todos aquellos totes de cacao procesado que se exportaran desde el Ecuador y es la guia para los supervisores de la AGROCALIDAD. 3. RESPONSABILIDADES EI exportador: Asegurar que el lote de cacao elaborado para el cual se ha solicitado la verificaci6n este completo y accesible para el supervisor de AGROCALIDAD quien solicitara como documento basico el Registro Sanitario de acuerdo a los procedimientos establecidos en el pais, de igual manera se brindara todas las facilidades para que el supervisor ingrese a las instalaciones sin contratiempos y ofrecerle toda la asistencia posible en caso de ser necesario. AGROCALIDAD: Tener implementado el sistema de calidad y trabajar conforme a la norma INEN 537 y la instrucci6n de trabajo IT-INE para la toma de muestras de cacao e inspecci6n, en caso de que el pais importador lo requiera adicional al registro sanitario. A los supervisores, se les entregara un equipo completo de trabajo, que contenga como minimo un higr6metro y otros utensilios necesarios como una pesa de I 00 gramos, espatula y envases para la recolecci6n de muestras. El supervisor: Realizar la inspecci6n de! lote para el cual se ha solicitado la verificaci6n exclusivamente cuando este se encuentre listo para la inspecci6n, siendo marcado y completo. El supervisor podra utilizar los equipos de la planta del exportador. De todas maneras, el supervisor dispondra de su propio equipo para poder efectuar una contra evaluaci6n in situ. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Recibida la orden de trabajo por parte de AGROCALIDAD, se determinara el lugar, fecha y hora de la inspecci6n, el supervisor designado se hara cargo de coordinar la inspecci6n. Una vez asignado el supervisor por parte de AGROCALIDAD, este acudira a la planta del exportador, donde se encuentra el lote a verificar. En la planta de! exportador, el inspector realizara en primera instancia el reconocimiento de! lote. Si el tote nose encuentra listo a la fecha de la inspecci6n, el supervisor informara sobre el particular e interrumpira totalmente la inspecci6n. El supervisor coordinara con el exportador una fecha posterior de inspecci6n, la misma que no podra ser iniciada dentro de las siguientes 48 horas, y cuyos costos correra a cargo el exportador. Una vez que el lote ha ·sido reconocido fisicamente, el supervisor tomara 3 rimestras de cacao elaborado conforme lo descrito en la instrucci6n de trabajo IT-INE de las cuales, 20 Edicion Especial N° 168 Registro Oflcial Miercoles 13 de Jul,o del 2011 una sera para el exportador, otra para la agencia y la tercera que servira para hacer el analisis en un laboratorio acreditado por AGROCALIDAD. Las muestras seran colocadas por el supervisor en envases hermeticos limpios, sellados y debidamente identificados en la instrucci6n de trabajo IT-INE. El supervisor llenara el fo rmulario de calificaci6n de lotes de cacao elaborado, FO-REE y entregara el original a AGROCALIDAD. En la parte superior del formulario indicara claramente de la muestra que se trata e indicara tambien el tipo de cacao que Jue inspeccionado. El supervisor se encargara que el analisis se llevara a cabo luego de tomar la muestra y llenara los datos de los hallazgos en el mismo formulario, asi completandolo. Llenado el formulario, el supervisor enviara una copia via fax al exportador. Una vez concluido el analisis a la contra muestra, el supervisor enviara el formulario FO-REE al operador para ser procesado, asi como tambien al exportador para su informaci6n. PROCEDIMIENTO DE INSPECCION SEGURIDAD ALIMENT ARIA 1. OBJETIVO Asegurar que los residuos de pesticidas, 'metales pesados, aflatoxinas y otras substancias que tienen efectos nocivos para Ia salud humana no sobrepasen los LMRs que exigen las nonnas nacionales e intemacionales. 2. ALCANCE Todo lote de cacao destinado a la exportaci6n sera sometido a un analisis de residuos de pesticidas y metales pesados. 3. RESPONSABILIDADES El exportador: ., El exportador tomara una muestra (500grs.) de acuerdo a la norma INENl 77 y INEN 537 con suficiente tiempo para realizar los analisis de residuos de pesticidas y metales pesado y garantizara que el grano de donde tom6 la muestra es el mismo que utilizara para annar el lote de cacao en grano. El analisis lo realizara en los laboratorios autorizados por AGROCALIDAD. El exportador entregara una copia de los resultados.al inspector de la verificadora al momento de realizar la inspecci6n de] lote. AGROCALIDAD: Autorizar laboratorios donde se puedan realizar los analisis de residuos de pesticidas y metales pegados que exigen los mercados de destino. Trabajar conforme a la norma INENl 77 para la toma de muestras de cacao (lote de cacao en . grano) o la nonna INEN 537 (lote de cacao elaborado). Ademas debera regirse a lo estipulado dentro de! sistema de calidad y disponer de supervisores calificados. Debera entregar a los supervisores los utensilios necesarios para la ejecuci6n de su trabajo como una balanza y envases para la recolecci6n de muestras. Adicionalmente llevara un registro de los resultados de las muestras, actualizara la informaci6n concemiente a los LMR pertinentes y la informaci6n de las concentraciones de residuos de otra indole e informar a los actores de la cadena de valor de! cacao en el momento que existan alteraciones. En el caso de que los LMRs sobrepasen Ios establecidos por el mercado de destino, la agencia debera informar al exportador que la certificaci6n de su lote de cacao no podra salir del pais. AGROCALIDAD mantendra una lista de los laboratorios que se pueden utilizar para los analisis. El supervisor: Tomar las muestras de producto conforme con Ia instrucci6n de trabajo IT-INN o IT-INE, de acuerdo al tipo de producto. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDlMIENTO Con el objeto de comprobar la seguridad alimentaria de los totes de cacao destinados a la exportaci6n y su conformidad con las legislaciones nacionales e intemacionales en el ambito del uso de agroquimicos, presencia de metales pesados y otros contaminantes no deseados, los lotes de cacao verificados seran sometidos a un analisis de residuos y otros en'sayos que ayuden a verificar la presencia de cualquiera de los elementos antes mencionados. AGROCALIDAD, al recibir la solicitud de inspecci6n, designara al supervisor e indicara mediante la colocaci6n de una X en el cuadro "rnuestra LMR" la obligaci6n para tomar una muestra adicional. Llevara un registro de los analisis realizados conforme el fonnulario FO-RES, para poder analizar los casos de exceso de residuos y actuar sobre ello, infonnando, por escrito, a los exportadores de los resultados. La lista de laboratorios aceptados sera enviada anualmente o en caso de que existan cambios en las acreditaciones de los mismos. La lista desglosara los analisis para los cuales el laboratorio esta calificado; pero preferenternente la agencia para la realizaci6n de los analisis utilizara sus laboratorios de referencia. El supervisor tomara una muestra adicional a las muestras recogidas confonne al procedimiento • MP-INN o al Procedimiento MP-INE, la misma que sera remitida lo antes posible al laboratorio de referencia y/o a un laboratorio quimico seleccionado. Siguiendo el procedimiento de muestreo conforme a lo establecido en la norma INENI 77 (lote de cacao en grano) o la INEN 537 (lote de cacao elaborado ), tomara una cantidad de muestras conforme la instrucci6n de trabajo IT-INN o IT-INE. Esta instrucci6n de trabajo describe en detalle cuantas muestras se deberan tomar en total y como debera proceder el supervisor y las partes involucradas en este proceso. Este proceso debera determinar la agencia con la anticipaci6n que el caso amerita antes de efectuarse el embarque en el puerto maritimo. Edicion Especial N° 168 Registro Oficial De acuerdo al mercado de destino, podnin existir diferentes niveles maximos de residuos de agroquimicos permitidos, por lo cual sobre cada muestra se debera identificar el mercado de destino de! lote total, con el fin de poder controlar el cumplimiento de sus nonnas y reglamentos. En el caso de que el lote este destinado a mas de un mercado final, se utilizara la nonna mas estricta de los destinos para asegurar conformidad con los otros destinos. Residuos de af1atoxinas, metales pesados y otros elementos indeseables deberan conformarse a las normas intemacionales establecidas por la F AO/OMS. La nonna ecuatoriana para residuos prevalecera ante cualquier norma extema o de mercado de destino, en caso de ser esta la mas estricta. Los resultados de la muestra recibidos por la Agencia seran enviados al exportador de! Iote. En base de estos resultados y en caso de exceso de los LMR, niveles de substancias no deseadas o de metales pesados, el lote no sera exportado. La agencia archivara el analisis original. En los anexos se encuentran referencias de este procedimiento, un ejemplo de LMR para el mercado Japones, la infonnacion de! Codex Alimentarius, la informacion de! FDA, Food and Drug Administration (Administracion de Alimentos y Narcoticos) de los EEUU, los limites establecidos por la ICCO para mercado Europeo y los productos prohibidos para el cultiv-0 de cacao. PROCEDIMIENTO DE EMISION DEL CERTIFICADO DE CALIDAD 1. OBJETIVO Describir el Procedimiento de em1s10n de! certificado de calidad para los lotes de cacao en grano, cacao elaborado y cacao semielaborado, que estan listos para la exportacion, dentro de un dia laboral a partir de la recepci6n del informe FO-REP. 2. ALCANCE El Procedimiento de emision de! certificado de calidad se aplicara a todos aquellos lotes de cacao en grano, cacao elaborado y cacao semielaborado, que se exportaran desde el Ecuador y que han sido inspeccionados conforme el Procedimiento MP-INN, MP-INE o MP-INR, en combinacion con el informe de la inspecci6n de higiene (FO-HCP) y de seguridad alimenticia en caso de ser pertinente. 3. RESPONSABILIDADES El importador: El importador se responsabiliza en aceptar un lote fuera de nonna cuando sea el caso, previo al envio de una autorizacion escrita al exportador y este a AGROCALIDAD. El exportador: El exportador se responsabiliza por el envio de las muestras de cacao a los laboratorios con suficiente tiempo para obtener los resultados de residuos de pesticidas y metales pesados. Miercoles 13 de Julio del 2011 21 El verificador: Enviar via fax o correo electronico los resultados de Ia(s) inspeccion(es) llevada(s) a cabo de! lote de cacao y de las instalaciones del exportador una vez ejecutada la misma. El inspector: Entregar los reportes originales de las inspecciones que se han llevado a cabo, a la verificadora dentro de! plazo fijado . AGROCALIDAD: Recopilar los informes y procesarlos con el fin de tomar una decision acerca de! lote a certificar. Llevara un registro de las decisiones tomadas. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO a) El exportador solicita a AGROCALIDAD una inspeccion de! lote a exportar. Una vez recibida la solicitud se asigna a una verificadora para que realice la inspeccion; b) La verificadora, luego de completar la inspeccion normal de! cacao en grano (MP-INN), la inspecci6n a lotes de cacao elaborado o semielaborado (MP-INE) o la reinspeccion (MP-JNR), enviara su informe por fax o correo electronico a la atencion de la agencia, utilizando el formulario FO-REP. Las otras inspecciones, aquellas realizadas conforme al procedimiento de contra inspeccion tendra inf1uencia en la decision de la certificacion en caso de existir alguna irregularidad. En caso de que la inspeccion de seguridad alimenticia o de higiene se hayan llevado a cabo, los informes de estas se ,adjuntaran al fonnulario FO-REP. El inspector debera asegurar la entrega de los informes originales a la verificadora en la misma tarde de! dia de la inspeccion. En caso de tratarse de una inspeccion realizada por la tarde, antes de! medio dia de! dia siguiente; c) Los documentos referentes al lote inspeccionado, seran revisados por Ia agencia, este debera asegurar que Ia informacion de dichos documentos sea veridica y que este completa. Analizara la informacion para comprobar si esta confonne a lo estipulado en la norma INENl 76:2006 cuarta revision o en la norma INEN 620 en caso de ser cacao en polvo y de ser asi, se procedera a emitir un informe positivo, finnando el formulario FO-REP o FO-REE en la parte inferior; d) Si la agencia determina que el Iote esta conforme a lo estipulado en la Norma INEN 176:2006 Cuarta Revision o en la norma INEN 620, el Certificado de Calidad (FO-CER o FO-CEE) sera emitido directamente y llevara incluido el sello que especifica que el lote se encuentra "DENTRO DE NORMA"; . e) Si los resultados del analisis demuestran que el Iote de! producto no cumple ·con lo estipulad6 en la Nonna INEN 176:2006 Cuarta Revision o en la norma INEN 620, los LMR de! mercado de destino o las condiciones de higiene (FO-HCP),. la agencia informara por escrito al exportador que. el lbte de/ cacao no •sera considerado apto para la exportac'i6n; · 22 E.dici6U:Especial N° 168 Registro Oficial -.,. · Miercoles 13 de Julio del 2011 t) El exportador, o el importador a traves de! exportador, estan en capacidad de solicitar por escrito a AGROCALIDAD, en su condici6n de operador que el lote sea considerado apto para la exportaci6n, indicando claramente que este se encuentra "FUERA DE NORMA". Si el importador declara su aceptaci6n por escrito de! producto fuera de nom1a, la agencia podria considerar la emisi6n del Certificado de Calidad (FO­ CER o FO-CEE) con su respectivo sello de FUERA DE NORMA. La aceptaci6n esctita del importador se adjuntara a la documentaci6n del certificado que se mantendra en el archivo de la agencia; g) Sin embargo, la agencia no podra autorizar la exportaci6n de un lote fuera de norma si los hallazgos del analisis demuestran alguno de los siguientes resultados: a. Mezcla de variedades de cacao nacional y cacao CCN-51; b. Porcentaje de humedad superior al 7%; c. Suma de los porcentajes de moho, defectuosos e impurezas superior a lo . previsto · en el estandar de calidad de la Norma INEN 176:2006 Cuarta Revision; y, d. El analisis de residuos de pesticidas o metales pesados sobrepasan los LMRs de\ mercado de destino. h) La documentaci6n relativa a \otes en estas condiciones sera archivada en AGROCALIDAD; i) Una vez emitido el Certificado de Calidad, Ia agencia lo distribuira de la siguiente manera: i. 1 Original al Exportador. ii. 1 Copia no Negoci~ble al Exportador. iii . 1 Copia no Negociable archivo de AGROCALIDAD; j) El exportador podra solicitar una reinspecci6n del lote calificado por Ia agencia como Fuera· de Norma, despues de haberlo sometido al tratamiento adecuado. Esta solicitud debera ser escrita y permanecera registrada en el formufario FO-REC. Para la realizaci6n de la >inspecci6n se aplicara el procedimiento de re inspecci6n, MP-INR con el fin de poseer un registro de los motivos de la solicitud y .ademas se actuara conforme al procedimiento de reclamos, MP-REC. k) El exportador entregara copia del .analisis de residuos de plaguicidas y metales pesados al •inspector de la verificadora, el cual debera indicar en el informe enviado · a · AGROCALIDAD que el resultado de los analisis estan dentro de los LMRs y adjuntar una copia; y, I) El exportador tomara una muestra .del .grano destinado al ensacado con sufici~ntes dias de anticipaci6n · para que el analisis . de residuos de pesticidas y metales. pesados se lleve a cabo y tener los resultados antes de que el lote sea verificado. PROCEDIMIENTO DE CONTRA VERIFICACION 1. OBJETIVO Describir y establecer 1Jn procedimiento de contra verificaci6n con el fin de asegurar que las inspecciones normales de los totes de cacao se realicen de una manera uniforme evitando variaciones en la forma de operar de las verificadoras y asegurar la calidad del producto hasta el puerto maritimo. 2. ALCANCE El procedimiento de contra-verificaci6n se aplicara de acuerdo a los parametros tecnicos establecidos por AGROCALIDAD a los lotes de cacao en grano, a los lotes de cacao elaborado y semielaborado que se exportaran desde el Ecuador. La verificaci6n aplica al estado de! producto desde antes de! envasado para la elaboraci6n de! lote hasta su ubicaci6n en el puerto maritimo. 3. RESPONSABILIDADES El exportador Facilitar el acceso a sus instalaciones al supervisor de AGROCALIDAD, que realizara la contra-verificaci6n y asistirlo para que la verificaci6n sea llevada a termino. De igual manera como en el caso de una inspecci6n normal, el exportador prestara al supervisor el equipo necesario para completar las pruebas pertinentes y asegurara que los equipos ., de su propiedad y que el supervisor requerira durante la verificaci6n en la planta, se encuentren calibrados. El exportador marcara el tote de cacao posterior a la inspecci6n con un dispositivo determinado por AGROCALIDAD. Ademas de eso, el exportador facilitara en lo posible Ia ubicaci6n del lote a verificar en puerto y de asistir al supervisor durante el proceso de inspecci6n. AGROCALIDAD Asignar la contra-verificaci6n a un supervisor de AGROCALIDAD. Ademas, informar al supervisor pertinente la fecha y la hora acordadas para la inspecci6n, asegurando asi que este se prepare con el suficiente tiempo de antelaci6n. La agencia verificara que el lote conste con la marca determinada en el puerto para asegurar que el lote 'c·alificado sea el mismo que llegue al puerto maritimo. La contra­ verificaci6n se podra hacer en cualquiera de las fases para Ia exportaci6n de! gratio. El Supervisor Realizar la inspecci6n en la fecha y hora acordada, conforme al procedimiento MP-INN (para cacao en grano) o MP-INE (para cacao procesado) y asegurar que disponga de todos Jos materiales necesarios para ejecutar la contra­ verificaci6n en cualquiera de las fases que determine AGROCALIDAD. Edicion Especial N° 168 Registro Oficial 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO La contra-verificaci6n sera conducida conforme al procedimiento MP-INN (para cacao en grano) o MP-INE (para cacao procesado ), considerando adicionalmente los siguientes puntos: La agencia emite una orden de trabajo mediante el formulario FO-SOL, asignandole un numero de orden de trabajo nuevo e indicando en el mencionado formulario mediante una X en la parte superior (tipo de inspecci6n) que se trata de una contra verificaci6n. La agencia llenara el formulario FO-SOL, copiando la informaci6n de la solicitud enviada para la inspecci6n normal. El supervisor que realizara la contra-verificaci6n, no sera informado de las particularidades de la inspecci6n normal con el objeto de que los resultados sean veridicos. El resultado de la contra-verificaci6n no influira en la decision de certificaci6n <lei lote en cuesti6n, sino que servira para monitorear el funcionamiento de las verificadoras. Sin embargo, el supervisor que realizara la contra- verificaci6n llenara tambien el formulario FO-REP, el mismo que sera remitido al operador una vez terminada la inspecci6n. En el caso de que los resultados de las dos inspecciones sean similares y no presenten discrepancias alarmantes, la agencia emitira un informe positivo notificando del particular a los interesados. En caso de existir repetidas discrepancias alarmantes1 entre los resultados encontrados, la agencia informara a la verificadora en forma escrita. de las diferencias y le solicitara comentar al respecto. De no recibir una respuesta adecuada o de tratarse de tres casos subsiguientes sin prueba de mejora, la agencia puede sancionar a la verificadora. Luego del periodo de sanci6n, la verificadora sancionada sera supervisada por la agencia a traves de un supervisor en dos inspecciones consecutivas. Cumplido con ello, la agencia emitira un informe sobre el funcionamiento de la verificadora sancionada y decidira si extiende la sanci6n hasta que las medidas correctivas hayan sido implementadas o si la levanta. Los dos formularios FO-REP, aquel de la inspecci6n normal y aquel de la contra-verificaci6n, seran archivados conjuntamente. Sera la agencia quien llevara un registro de la contra-verificaci6n efectuada. La verificaci6n <lei producto destinado a envasar la realizara un supervisor de AGROCALIDAD y se hara sin previo aviso al exportador, para constatar si se encuentran objetos extrafios y si cumple con las condiciones de higiene, programa de condiciones basicas y condiciones sanitarias. Los tecnicos de AGROCALIDAD ubicados el puerto seran los encargados de ubicar el lote de cacao en grano y dar constancia de la marca de! lote. Para su efecto, discrepancias alarmantes seran aquellas discrepancias que presenten desviaciones en el % de: a) la humedad, b) presencia de CCN51 c) porcentaje de moho. Miercoles 13 de Julio de.I 2011 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO DE REINSPECCION 23 Establecer el Procedimiento de reinspecci6n en caso de que las partes involucradas no esten de acuerdo con el resultado de la inspecci6n normal (MP-INN, de cacao en grano o MP­ INE, de cacao elaborado ). 2. ALCANCE Todo lote de cacao en grano o cacao elaborado, para el cual haya sido efectuada una inspecci6n normal y cuyos resultados no esten en linea con lo esperado por una de las partes de la cadena de valor de! cacao. 3. RESPONSABILIDADES El importador: De ser pertinente, solicitar en forma escrita una reinspecci6n, detallando claramente el motivo por el cual la solicita. El exportador: Llevar un registro completo de las reinspecciones requeridas conjuntamente con las solicitudes que han sido recibidas de parte de! solicitante. Esta en capacidad de solicitar una reinspecci6n en caso de que considere necesano. La verificadora: Esta en la capacidad de soli.citar una reinspecci6n, de hacerlo debera enviar la solicitud en forma escrita, via fax. En caso de ser asignada para realizar mia reinspecci6n, procedera conforme MP-INN, cacao en grano o MP-INE, cacao elaborado. El inspector: De no estar de acuerdo ¢<;m los resultados <le la inspecci6n normal, esta en capacidad de solicitar una reinspecci6n a traves de la verificadora para la cual trabaja. De ser el responsable de realizar una reinspecci6n, procedera conforme el procedimiento MP-INN, cacao en grano o MP INE, cacao elaborado. · , · AGROCALIDAD Receptar, la solicitud de reinspecci6n y asignar a una verificadora diferente .de aquella que realiz6 la inspecci6n normal, en el caso de conceder la reinspecci6n. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTd Todas las partes involucradas en· la · cadena de valor del cacao, est.in en capacidad·de solicitar una relnspecci6h, sera AGROCALIDAD, la entidad facultada para autorizarla. 24 Edicion Espe:cial N° 168 Registro Oficial Miercoles 13 de Julio del 2011 El irnportador: Comunicara en forma escrita, via fax al exportador su deseo de realizar una reinspecci6n, detallando claramente los motivos de su petici6n. Solicitudes enviadas a traves de otras entidades no seran tomadas en cuenta. El exportador: En la copia de] formulario de la inspecci6n normal recibida, FO-SOL, indicara claramente la solicitud de reinspecci6n marcando el recuadro de la parte inferior del documento con una X, adjuntara ademas la copia de la solicitud del importador, en el caso de que hubiere. De no tratarse de una reinspecci6n solicitada por e.l importador, sino por el mismo exportador, este debera expresar su motivaci6n de solicitud en forrna escrita. AGROCALIDAD: Al recibir la solicitud de reinspecci6n, AGROCALJDAD, revisara el historial del exportador, del importador, de la verificadora y del inspector para confirmar si han existido otros casos similares en el pasado. Si la motivaci6n de remspecc10n es aceptada, la agencia asignara la reinspecci6n a una verificadora de su elecci6n, pero bajo ningun concepto a la misma verificadora que ha ejecutado la inspecci6n nonnal. La agencia podra de igual manera solicitar explicitamente que la reinspecci6n no sea asignada a un inspector en particular. En el formulario FO-REG, la agencia debera colocar una X en la columna de reinspecci6n (RE-INS) y agregar una A al numero de orden del formulario FO-SOL original para indicar el nuevo numero de orden. lnscribira la orden de trabajo en el FO-REG y a partir de ahi procedera como detallado en el procedimiento MP-SOL. El resultado de la reinspecci6n sera definitivo y reemplazara el resultado anterior. La re-inspecci6n podra ser solicitada tan solo una vez por cada lote. La verificadora: De ser la interesada en que se rea lice una reinspecci6n, debera marcarlo claramente con una X en la copia del formulario FO-SOL recibida de la agencia, debera ademas adjuntar la motivaci6n de su solicitud por escrito. Si esta solicita la reinspecci6n no necesariamente sera quien la ejecute y de ninguna manera la reinspecci6n podra ser realizada por la misma verificadora que condujo la inspecci6n normal. De no ser quien realice la solicitud de reinspecci6n, la verificadora • a quien se ha asignado la reinspecci6n, procedera conforme al procedimiento MP­ INN (cacao en grano) o MP-INE (cacao elaborado). El inspector: Podra solicitar una reinspecci6n tan solo a traves de la verificadora, exponiendo explicitamente sus motivaciones. Una reinspecci6n no le sera necesariamente asignada en caso de haberla solicitado. De haber recibido una orden de trabajo por parte de la verificadora, procedera conforme al procedimiento MP-INN (cacao en grano) o MP-INE (cacao elaborado). PROCEDIMIENTO DE INSPECCION DE HIGIENE 1. OBJETIVO Describir y establecer un procedimiento generico con el fin de asegurar que las inspecciones de las instalaciones de los exportadores sean efectuadas de forma uniforme y que las instalaciones de los exportadores no sean causa de alteraci6n negativa del cacao en grano, elaborado o semielaborado. 2. ALCANCE El procedimiento de inspecci6n se aplicara a todas las instalaciones de los exportadores de la cadena de valor del cacao. En caso de existir requerimientos diferentes estipulados en las normas nacionales, estos prevaleceran sobre lo impuesto en este procedimiento. 3. RESPONSABIUDADES El exportador: Facilitar el acceso a las instalaciones, incluyendo toda area donde se almacena, prepara, envasa o en cualquier otra se forma manipula el producto. El exportador debera tener una copia del formulario programa reducido de condiciones basicas (FO-HCP) en su posesi6n y estar en la capacidad de demostrar el cumplimiento de los puntos desglosados en el, aparte del cumplimiento con la norma INEN 176:2006 cuarta revision y con la norma INEN 620. La verificadora: Asegurar que los inspectores hayan recibido la formaci6n adecuada para ejecutar el trabajo de inspecci6n y que posean la suficiente comprensi6n de los puntos del formulario FO-HCP, de la norma INEN 176:2006 cuarta revision y de la norma INEN 620 y de la ley 739 acerca de! empleo de plaguicidas y productos afines de uso agricola. lnstruir claramente a los inspectores en cuanto a las inspecciones que este ultimo debera realizar. El inspector: Comprender a cabalidad el contenido de sus responsabilidades, estar calificado para ejecutar el trabajo y regirse a lo estipulado en las normativas indicadas. Cumplir con el requerimiento de la verificadora y efectuar la o las inspecciones requeridas. AGROCALIDAD: Revisar el resultado de las inspecciones, llevar un registro de los resultados de estas y asegurar, como autoridad, el cumplimiento de las normas. Informar a los actores de la cadena de valor de! cacao de cualquier anomalia en caso que fuese necesario. Las supervisiones las realizara por lo menos 30 minutos antes de la hora establecida de la inspecci6n del lote a exportar. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO El inspector realizara una inspecci6n de higiene en forma semestral y de caracter obligatorio a la planta del exportador basandose en el Programa Reducido de Condiciones Basicas (FO-HCP), con el fin de confirmar su estado de limpieza, desinfecci6n intema y extema, control Edicion Especial N° 168 Registro Oficial de roedores, forma de almacenamiento y protecci6n de! producto contra efectos negativos de cualquier indole. Esta inspecci6n debera llevarse a cabo en la misma fe.cha en la que el inspector realice una inspecci6n nonnal. La solicitud de realizaci6n de la misma debera ser confirmada explicitamente por la verificadora al inspector con suficiente tiempo de antelaci6n para asegurar que el se prepare para su realizaci6n. El inspector debera marcar claramente con una X en el recuadro superior derecho de! formulario FO-REP la realizaci6n de dicha inspecci6n. La Norma INEN 176:2006 Cuarta Revision, capitulo 5.2 y la norma INEN 620 se aplicaran en conjunto con la tabla indicada en el formulario FO-HCP, lista con la que el exportador trabajara. El informe sera remitido a la verificadora quien para su efecto, llevara un registro de los resultados de las inspecciones, FO-INH. En caso de notar empeoramiento de! estatus higienico de las instalaciones, la agencia podra optar por aumentar Ia frecuencia de inspecciones hasta maximo una vez cada dos meses, periodo durante el cual el exportador debe demostrar mejora de las condiciones. Una vez llegado al nivel deseado, la frecuencia semestral se reestablecera nuevamente. Para asegurar la veracidad de las inspecciones, el exportador no sera prevenido de la realizaci6n de esta inspecci6n, sino hasta el dia mismo de la inspecci6n regular. Las inspecciones de higiene pueden llevarse a cabo con un intervalo de 5 a 7 meses aproximadamente. El exportador esta obligado a llevar registros de las operaciones enfocadas al cumplimiento de las normas, asi como de disponer de los procedimientos pertinentes para instruir el personal de sus plantas. El inspector revisara la existencia de los registros. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento para el registro de Ios reclamos que cualquiera de los integrantes de la cadena de valor de! cacao esta en capacidad de presentar, con el fin de procesarlos de forma eficiente y aceptable para las partes involucradas en dicho reclamo. Este procedimiento pretende ademas conseguir una mejora continua de! sistema de calidad y evitar acontecimientos indeseables. 2. ALCANCE Todos Ios reclamos que hacen referencia a la calidad de! producto, calidad de servicio de las verificadoras, de los exportadores y de! operador, excepto reclamos de indole financiera o los que tienen que ver con los servicios de terceros o servicios contratados especificamente por el importador cuando este se encuentre en posesi6n legal de! producto.2 Se considerara tambien, todo ague! reclamo intemo realizado por uno de los miembros de los actores de la cadena de valor de calidad de cacao y que tenga influencia en la calidad de servicio ode producto. Se define la propiedad legal de producto de acuerdo a los !NCO terminos utilizados y a la localizaci6n fisica del producto de acuerdo a los mismos. Miercoles 13 de Julio del 2011 25 3. RESPONSABILIDADES El importador: Reportar cualquier anomalfa o reclamo (mica y exclusivamente al exportador. El exportador: Receptar los reclamos, resolverlos y registrarlos de igual manera que toda acci6n correctora, correctiva o preventiva, que haya sido aplicada, conservando un claro registro de todas las actividades. Informar al operador de los acontecimientos y poder comprobar que el importador esta al tanto de) procedimiento. La verificadora: Receptar los reclamos, resolverlos y registrarlos de igual manera que toda acci6n correctora, correctiva o preventiva, que haya sido aplicada, conservando un claro registro de todas las actividades. lnformara al operador de los casos. El inspector: Podra presentar reclamos a traves y bajo la responsabilidad de la verificadora. AGROCALIDAD: Receptara y revisara todos los reclamos de! sector cacaotero. Llevara un registro minucioso de la informaci6n con el fin de asegurar una permanente mejora de la cadena de valor de! cacao. Actuara sobre el informe de ser pertinente. En caso de recibir un reclamo, lo resolvera y mantendra un registro de lo mismo. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento sera conocido por todas las partes operacionales dentro de la cadena de valor <lei cacao, incluyendo los importadores. Cualquier parte de la cadena de valor de! cacao esta en la capacidad de presentar un reclamo, conservando la Iinea de comunicaci6n y siempre utilizando el formulario FO-REC. El importador en caso de tener un reclamo se comunica exclusivamente con el exportador. Usara el formulario FO­ REC para exponer su reclamo oficialmente donde debera describirlo y detallar su origen. Adjuntara pruebas tales como analisis, fotos o informes de partes independientes. El exportador describira el reclamo y su origen mediante el formulario PO-REC, de ser posible acompaf\ado de pruebas tales como fotos, informes o cualquier otro elemento. Enviara este documento a la atenci6n de la parte involucrada y al operador de! sistema para su referencia, excluyendo aquellos reclamos que se dirijan a la atenci6n de! importador. En caso de haber recibido un reclamo de terceras partes, debera, aparte de registrarlo y procesarlo por su propia cuenta, enviar una copia de!. formulario al operador. 26 Edici6n ,Especial N° 168 Registro Oficial Miercoles 13 de Julio del 2Qll La veriflcadora utilizara tambien el formulario FO-REC en el caso de presentar un reclamo, De recibir un reclamo con el mencionado formul ario de otra de las partes, procedera a resolverlo y registrarlo en su base de datos, AGROCALIDAD sera informada del dicho reclamo mediante el envio de una copia de! formulario FO-REC. AGROCALIDAD receptara todos los reclamos y los registrara de acuerdo a la indole de los mismos. En calidad de operador del sistema podra implementar acciones correctoras, correctivas o preventivas, ya que poseera la informaci6n de toda la estructura. La resoluci6n de los reclamos sera pronunciada lo mas pronto posible, toda entidad de la cadena de valor de! cacao quien haya recibido un reclamo debera confirmar la recepci6n del mismo dentro de las 24 horns siguientes a la recepci6n, con una propuesta de soluci6n del reclamo, Solo en caso de no poder preparar la propuesta dentro del plazo establecido debido una mayor complejidad de! reclamo, feriados o fines de semana, se aceptara un tiempo adicional de hasta maximo 2 dfas laborales para preparar el plan de acciones y responder al demandante. La entidad a quien el reclamo ha sido dirigido, procedera de la siguiente manera para dar una soluci6n y preparara un analisis de causa:3 I. Confirmar la recepci6n del reclamo, formular una propuesta de resoluci6n de! reclamo. 2. Tomar las acciones correctoras pertinentes, 3. Investigar el origen de la causa del reclamo. 4; Identificar posibles cambios 'que aeban realizarse a la operaci6n para evitar que 'el problema vuelva a presentarse. (Acci6n correctiva). 5. Establecer un periodo dentro del cual los cambios deberan ser impletnentados: , 6. Asignar a un respornJable. de ,implementar los cambios. 7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas, sino se regresa al punto tres. 8. Emitir un informe del caso. 9. Analizar las operaciortes para identificar las acciones preventivas que se podrian tomar. 10. Informar al operador de todo el proceso mediante una copia del formulario FO-REC y el analisis de causa. AGROCALIDAD incluira el informe en el archivo de reclamos junto con su analisis de causa e informara al receptor de! reclamo, de q,uien ha reoibidQ la informaci6n, si esta de acuerdo con la resoluci6n tomada o si el caso amerita un analisis mas profundo. De ser necesario, AGROCt,\LIDJ\D pµede convocar a una reunion a los actores en la ·caderia .cit~ valor del cacao para tratar los p~ntos de . . maror .i(npo rtanc;i~ . en cuesti6n de reclam.os. Tomar en cuenta los puntos de 3 hasta 9 p11ra la realizaci6n de! amilisis de causa No. 031 LA DIRECTORA EJECUTIV A DE LA A GEN CIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO - AGROCALIDAD Considerando: Que, el numeral 13 de la Constituci6n sefiala como responsabilidad del Estado prevenir y proteger a la poblaci6n de! consumo de alimentos contaminados o que pongan en riesgo su salud o que la ciencia tenga incertidumbre sobre sus efectos; Que, la Constituci6n de la Republica del Ecuador en su artfculo 277 establece que la Administraci6n Publica constituye un servicio a la comunidad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquia, desconcentraci6n, coordinaci6n, participaci6n, planificaci6n, transparencia y evaluaci6n; Que, el articulo 2, inciso segundo, de la Ley Organica de] Regimen de la Soberania Alimentaria reza que las normas y politicas que emanen de este cuefPO normativo garantizaran el respeto irrestricto a los derechos de la naturaleza y el manejo de los recursos naturales, en concordancia con los principios de sostenibilidad ambiental y las buenas practicas de producci6n; Que, el articulo 25 de la Ley de Soberania Alimentaria en su primer inciso dispone que el Estado prevendra y controlara la introducci6n y ocurrencia de enfermedades de animales y vegetates; asimismo promovera practicas y tecnologias de producci6n, industrializaci6n, conservaci6n y comercializaci6n que permitan alcanzar y afianzar la inocuidad de los productos. Para lo cual, el Estado mantendra campafias de erradicaci6n de plagas y enfermedades en animales y cultivos, fomentando el uso de productos veterinarios y fitosanitarios amigables con el medio ambiente; Que, de acuerdo al articulo 20 de la Ley de Sanidad Animal, promulgada en el Suplemento del Registro Oficial No. 3 I 5 de! 16 de abril de! 2004, se declara de interes nacional y de caracter obligatorio la lucha contra las enfermedades infecto-contagiosas, endo y ectoparasitarias de ganado y de las aves; Que, conforme el articulo 24 del Reglamento de Sanidad Animal, promulgada en el Registro Oficial No. 056 de 20 de marzo del 2003, corresponde a la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del AGROCALIDAD, establecer los mecanismos tecnicos de prevenci6n, control y erradicaci6n de las enfermedades declaradas de interes nacional y de control obligatorio; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1449, publicado en el Registro Oficial 479, el 2 de diciembre de! 2008, se reorganiza al Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria (SESA) transformandolo en Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro AGROCALIDAD; como una entidad tecnica de Derecho Publico, con personeria juridica, patrimonio y fondos propios, desconcentrada, con independencia administrativa, econ6mica, financiera y operativa; con sede en Quito y competencia nacional, adscrita al Ministerio de Agricultura, Gartaderia, Acuacultura y Pesca;