Resolución Nº 153/08 - Normas para la realización de comprobaciones especiales

ISSN 1682-7511 G GACETRf'OFICIAL DE LA REPUBLICA DE CUBA MINISTERIO DE JUSTICIA EDICION ORDINARIA LA HA BAN A, MIE:RCOLES 2 DE ,JULIO DE 2008 ANOCVI Sitio Web: hltp:i \11111.:-;acctaoficial.cui Nllmero 41 - Distribucilrn gratuita en soporte digital MINISTERJOS AUDITORIA V CONTROL RESOLlJCION No. 153/08 POR ClJANTO: Por el Decreto-Ley No. 219. de 25 de abril de 200L se crel'> el Ministerio de Auditoria y Control, como un Organi~mo de la Administraci{)n Central del Esta do. encargado de dirigir. ejecutar y controlar la aplicacil'm de la politica del Estado y el Gobierno en materia de Audi toria Gubernamental, FiscalizaciOn y Control Gubernamen tal, asi como para regular. organizar. dirigir y controlar metodolOgicamente el Sistema Nacional de Auditoria. POR CUANTO: Por el inciso b) de la Segunda de las Disposiciones Finales del anteriormente mencionado Decre to-Ley No. 219, el Ministro quedO responsabilizado con emitir cuantas disposiciones sean necesarias para la mejor aplicaciOn de lo establecido en el citado Decreto-Ley y en su Reglamento. POR CUANTO: El numeral 4, del Apartado Tercero del Acuerdo No. 2817 para el control administrativo, adoptado por el Comite Ejecutivo del Consejo de Ministros, de 25 de noviembre de 1994, establece. entre los deberes, atribucio nes y funciones comunes de los organismos de la Adminis traciOn Central del Estado, ade1mis de los que les confiere la ConstituciOn de la Repi1blica, la de dictar, en el limite de sus facultades y competencia. reglamentos, resoluciones y otras disposiciones de obligatorio cumplimiento para el sistema del Organismo y en su caso. para los demas organismos. los Organos locales del Poder Popular, las entidades estatales, el sector cooperativo, mixto, privado y la poblaciOn. POR CUANTO: El Decreto-Ley No. 159 "De la Audito ria'', de 8 de junio de 1995, en su articulo 3, incisos c ), d) y e) establece entre los objetivos fundamentales de la audito ria. la prevencil'rn del uso indehido de recur~os del Estado y su debida protecciOn, el fortalecimiento de la disciplina administrativa y econOmico-financiera de las entidades asi como coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestil'm administrativa y el cumplimiento de la~ 11011nas eticas privativas de la actividad econOmica en el pais. POR CUANTO: Se hace necesario actualizar. tomando en consideraciOn las experiencias de trabajo obtenidas a Pllgina 753 traves de la aplicaciOn de la ResoluciOn No. 441. de 16 de noviembre de 2006. dictada por la Ministra de Auditoria y Control. las normas para la realizaciOn de las Comprobacio ne~ Especiales y la metodologia para calificar esta acciOn de control por los Auditores Guhemamentales, lo~ Auditores lntemos de la~ lJnidades Centrale~ de Auditoria lnterna (lJCAI), asi como los uhicado~ en las Unidades de Auditoria lntema (UAI) de los Organos y organismos de la Adminis traciOn del Estado, y de los consejos de la AdministraciOn Provincial (CAP). incluyendo el municipio especial Isla de la Juventud y las entidades nacionales y los auditores pe11e necientes a las organizaciones econOmicas de base, cuya aplicaciOn requiere de una adecuada calificaciOn tecnica y profesional por la importancia de los informes emitidos como resultado de su trabajo. POR CUANTO: Por Acuerdo adoptado por el Consejo de Estado de la Repi1blica de Cuba, de 23 de mayo de 2006, la que resuelve fue designada Ministra de Auditoria y Control. POR CUANTO: En el ejercicio de las facultades que me estan conferidas, Resuelvo: PRIM ERO: Aprobar las NORMAS PARA LA REALIZACION DE COMPROBACIONES ESPECIALES La Comprohaci{m Especial es una acciOn de control que se realiza de forma sorpresiva a un sector o punto vulnerable de la economia de[ pais, con el objetivo de detectar irregula ridades y desvio de recursos materiales y financieros. Para su ejecuciOn e informaciOn preliminar de los resul tados. se establece un termino no mayor de 10 dias naturales y de considerarse necesario profundizar en el tema objeto de amilisis, se debe recomendar una acciOn de control de mayor alcance. Cuando se requiera recla~ificar esta acci{)n de control se procede, dentro del propio termino de los IO dias, como sigue: a) Las comprohacione~ especiales que se realicen por los auditores guhernamentales del Ministerio de Auditoria y Control. se reclasifican por el director de Auditorias y Comprobaciones Especiales o los delegados provinciales 754 GACET A OFICIAL 2 de julio de 2008 y del municipio especial Isla de la Juventud segUn co rre~ponda, de acuerdo a la legi~lacil'rn vigente aplicable a la materia. b) En las comprobaciones especiales que se realicen por los auditore~ intemos que laboran en las lJnidade~ Centrale~ de Auditoria lntema (UC Al) y las lJnidade~ de Auditoria Interna (UAI) de los organismos de la Administraci0n <lei Estado, los conse jos de la Administraci0n Provincial (CAP), incluyendo el municipio especial Isla de la Juven tud, las Entidades Nacionales, asi como por los ubicados en las organizaciones econ0micas de base, la aprobaci0n de la reclasificaci0n corresponde. conforme a derecho, a los jefes de los 0rganos y organismos de la Administra ci0n del Estado, entidades nacionales. organizaciones su periores de direcci0n empresarial y organizaciones eco n0micas de base. seglln corresponda, conciliado con la organizaci0n superior de aud itorla. La reclasificaci0n que se realice, se informa a la organi zaci0n superior de auditoria dentro de los cinco (5) dfas naturale~ siguientes al rnmbio que se det:ida. Teniendo en cuenta las caracteristicas de esta acci0n de controL las Normas de Ejecuci{)n y las Normas para la Pre sentaci0n de lnformes, e~tablecidas en la legislaci{)n vigente para la realizaci0n de la~ auditoria~, se aplican en lo que correspondan, con las precisiones siguiente~: I. NORMAS OE E,JEC'lJCION El planeamiento se realiza de forma operativa. teniendo en cuenta los objetivos y el alcance de la Comprobaci0n, asi como las caracterlsticas de la entidad. sector o punto vulne rable: dejando evidencia documental de ello en el expedien te de la Comprobaci0n. Asimismo, debe verificarse el Ex pediente Unicode la entidad, s0lo en lo relativo al objeto de la Comprobaci0n. Durante la Comprobaci0n, se aplica lo contenido en las Normas de Ejecuci0n referido a: Supervision y revision. Leyes y de1mis disposiciones legales. Evidencia y Control lnterno, de acuerdo con lo establecido y vincularlo s0lo al objeto de la Comprobaci0n. II. NORMAS PARA LA PRESENTACION DE IN FORMES Con el ob jetivo de informar los resultados de la Compro baci0n. se elabora un lnforme el que debe contener el for mato siguiente: 2. I Encabezamiento a) Nombre y direccil'rn de la lJnidad Organizativa que eje cuta la acci0n de control. asi como lugar y fecha de su emisi0n. b) Sujeto de la acci0n de control: Se expresa el c0digo (silo tiene), nombre y direcci0n. c) Subordinada a: Se expone el nombre <lei 0rgano, orga nismo, uni0n. empresa. grupo empresarial, corporaci0n, etc., al que esta subordinado el sujeto de la acci0n de control. d) Tipo de acci0n de control: Comprobaci0n Especial. e) Fecha de ejecuci0n (inicio y terminaci0n). f) Responsable de la acci0n de control: Se t:on~igna el nombre y lo~ apellidos del auditor que actlia t:omo jefe de grupo. Desput's de los datos ante~ expre~ados, se titula el dou1 mento con el nombre de "INFORME DE COMPRO BACION". 2.2 lntroduccit)n a) Objetivos del trabajo. b) El alcance debe expresar la profundidad y cobe1tura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos. c) La declaraci0n de que la Comprobaci0n se realiz0 de conformidad nm la~ normas que t:orresponda (sin o con limitat:ione~ en su akance: en este liltimo caso de existir, consignarlas en el lnfonne). 2.3 Conclusiones En esta secci0n de[ lnforme se deben tener en cuenta los criterios generales siguientes: a) Se consignan los hechos y situaciones fundamentales comprobados durante la ejecuci0n de dicha acci0n. b) Deben reflejarse, de forma general, las causas fundamen tales que originaron el error, irregularidad o fraude detec tado, asi como la~ condicione~ que dieron lugar a estos het:ho~ y las conseu1encias que pudieran derivarse de ellos. c) Deben t:onsignar~e todo~ los rnsos signifit:ativo~ de in cumplimientos de las leyes y demas disposiciones y <lei control interno que se encontraron durante la e jecuci0n <lei trabajo. d) Se deben cuantificar las deficiencias en todos los casos que sea posible. Asimismo. se debe retlejar en cada caso el por ciento que representa la muestra del universo de pmtidas o articulos que conforman el tema. e) En esta secci0n se expone la calificaci0n otorgada de acuerdo con los resultados obtenidos. observando el pro cedimiento establecido en esta resoluci0n. 2.4 Resultados Los auditores en esta secci0n, deben tener en cuenta los criterios generales siguientes: a) Sobre la base de las evident:ias sufit:iente~. competentes y relevantes reunidas por el auditor para cumplir los ob jetivos de la Comprobaci0n, el jefe de grupo determina los hallazgos mas significativos que deben incluirse en el informe. b) Nose incluyen seiialamientos vinculados con hechos que no esten debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo. c) Deben reflejarse las causas fundamentales que originaron el error. irregularidad o fraude detectado. asi como las condiciones que dieron origen a estos hechos y la~ con secuent:ias que pudieran derivarse de t'~tos. d) Se deben uiantificar las defit:iencias en todos los t:aso~ que sea posible. Asimismo. se debe reflejar en t:ada ca~o el por ciento que representa la muestra <lei universo de pa1tidas o articulos que conforman el tema. e) Deben consignarse todos los casos significativos de incumplimientos de las leyes. demas disposiciones y <lei 2 de julio de 2008 GACET A OFICIAL 755 control interno que se encontraron durante la Compro bacil'm. f) Deben incluirse los resultados de la revisi6n del Expe diente lJnico asi como del cotejo con el Plan de Preven ci6n. ambos solamente en lo relativo al objeto de la Comprobaci6n. 2.5 Recomendaciones En esta secci6n se debe tener en cuenta lo siguiente: a) Las recomendacione~ deben realizarse cuando los objeti vos de la Comprobaci6n lo requieran, consignando las posibles medidas a tomar para dar soluci6n a las defi ciencias detectadas. De ser necesario profundizar en el tema objeto de ani:llisis, se debe recomendar la realiza ci6n de una acci6n de control de mayor alcance. b) Es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de aplicar y que su costo corresponda a los be neficios esperados. 2.6 Ane'-OS Deben incluirse como parte del lnforme, los anexos que sean nece~arios y los que correspondan, que permitan expo ner con claridad los resultado~. incluyendo la Declaracil'rn de Re~ponsabilidad Administrativa en lo~ ca~os en que se haya determinado desorden administrativo, incumplimiento de ]eyes y dema~ disposiciones juridicas e~tablecidas o cualesquiera otra~ acciones u omisiones que puedan propi ciar la comisi6n de hechos delictivo~ que afecten la buena marcha del trabajo de la entidad. 2.7 Generalidades La unidad organizativa que realiza la Comprobaci6n de be consignar en el Informe los terminos establecidos por la legislaci6n vigente en cuanto a: a) Presentar sus discrepancias con el contenido del lnforme de existir estas. b) El plazo de que dispone el auditado para enviar a la uni dad organizativa que realiz6 la Comprobaci6n el Plan de Medidas elaborado con el objetivo de erradicar las defi c1encrns. En el lnforme se debe consignar la despedida, asi como nombres y apellidos, cargo, firma y 111'.11nero de inscripcil'rn en el Registro de Auditores de la RepUblica de Cuba del re~ponsahle que ejecut6 la Comprobaci6n: el que plasma ade1mi~. su media firma en cada una de las hojas del docu mento. Ill. OTROS ASPECTOS Si en el desarrollo de la ComprobaciOn se detectan ele mentos que hagan presumir un posible hecho delictivo, de corrupci6n o desorden administrativo. el auditor lo debe informar de inmediato al jefe de la unidad organizativa a la cual pe1tenece; quien decide si procede ocupar los docu mentos y emitir el lnforme Especial o proponer las acciones que correspondan para la investigaciOn y conclusion del caso. METODOLOGIA PARA CALIFICAR LAS COMPROBACIONES ESPECIALES I. OBJETIVO Uniformar los criterios que se aplican para evaluar y cali ficar las comprobaciones especiales que se efectiian a las entidade~ por los auditores gubernamentale~ del Ministerio de Auditoria y Control. los auditores internos que laboran en las unidades centrale~ de Auditoria lnterna (lJCAI) y las unidades de Auditoria lnterna (lJAI) de los organismo~ de la AdministraciOn del Estado. los consejos de la Administra ci6n Provincial (CAP). incluyendo el municipio e~pecial Isla de la Juventud, en las entidades nacionales. asi como los ubicados en las organizaciones econ6micas de base. II. INTROOUCCION La importancia de la evidencia obtenida en la Comproba ci6n Especial. se utiliza para emitir el juicio profesional de] auditor que lo determina: a) la percepci6n de las circunstancias que existen: b) impo1tancia de los hallazgos comprobados y repercusiOn en la actividad fundamental de la entidad: c) el valor de las afectaciones econOmicas originadas por errores, irregularidades o fraudes comprobados: y d) el analisis detallado de los hallazgos que permitan deter rninar su incidencia en el desempei'io de la entidad. Ill. CRITERIOS GENERA LES Los criterios generales a considerar por el auditor en la ejecuci6n de la Comprobaci6n. para evaluar y definir la calificaci6n a otorgar al Control lnterno de] tema objeto de revision. son los siguientes: a) establecer los objetivos clams y precisos, asl como la definici6n de] alcance de la Comprobaci6n para expresar cuantitativa y cualitativamente los hallazgos en el lnfor me que se emita; b) determinar la relaci6n existente entre el grado de Control lnterno y la fiabilidad del registro contable, o informa ci6n de cualquier tipo repmtada: c) entre las condiciones que hacen necesario que el auditor emita una calificaci6n desfavorahle, se encuentran: I. limitaci6n en el alcance: II. violaciones de las leyes y demas disposiciones lega les: y Ill. revelaci6n inadecuada de las operaciones: La evaluaci{)n del Control lnterno debe tener como pro p6sito fundamental determinar si t'ste cumple su~ funciones para el logro de los ohjetivos siguiente~: a) control de los recursos disponihle~ (humanos, materiales y financieros): b) crnnplimiento de las disposiciones juridicas que le son aplicables: c) eficiencia y eficacia en las operaciones y actividades que desarrolla la entidad, relacionadas con el tema compro bado; y d) confiabilidad de la infonnaciOn financiera y de otro tipo que emite. IV. SISTEMA DE CAL..IFICACION Teniendo en cuenta que la~ Comprobaciones Especiales son accione~ de resultado inmediato: el siqema de califi caci6n al control intemo ~e aplica en correspondencia con lo~ objetivos previstos y de acuerdo con los resultados obtenido~. 756 GACET A OFICIAL 2 de julio de 2008 El control interno debe evaluar~e a paiiir del cumpli miento de los 01"::ietivos de control interno del tema ohjeto de revisil'm de acuerdo con los terminos ~iguientes: SATISFACTORIO Cuando el Sistema de Control lnterno. implantado en la entidad garantiza el cumplimiento de los objetivos del con trol interno del tema objeto de revision. ACEPTABLE Cuando los errores detectados no influyen en el cumpli miento de los objetivos de[ control intemo del tema objeto de revision. DEFICIENTE Cuando los errore~ denotan violacione~ de lo~ procedi mientos establecidos o crean las condicione~ para la ocu rrencia de pre~unto~ hechos delictivos o de corrupci6n que afectan el crnnplimiento de los objetivos de control interno de[ tema objeto de revisi6n. MALO Cuando la~ irregularidade~ o fraudes comprobado~ de muestran violaciones que han originado la comisi6n de pre suntos hechos delictivos y de corrupci6n o pueden haber ocurrido impunemente sin quedar demostrados: el desorden que muestra la entidad en el control afecta el cumplimiento de los objetivos de control interno del tema objeto de revisi6n. La existencia de limitaciones en el alcance de la Com probaci6n no posibilita al auditor llevar a cabo, de manera razonable y adecuada, los procedimientos establecidos que le permitan verificar las operaciones objeto de revision. SEGUNDO: Disponer que la presente se aplique, en lo que proceda, a las comprobaciones especiales que se en cuentren en proce~o de ejecuci6n en el momento de entrada en vigor de e~ta disposici6n juridica. TERCERO: Derogar la Re~oluci6n No. 441. de 16 de noviembre de 2006, dictada por la Ministra de Auditoria y Control. CUARTO: La presente disposici{)n juridica entra en vi gor quince ( 15) dia~ naturales despue~ de su publicaci6n en la Gaceta Oficial de la Rep(1blica de Cuba. oese cuenta al Presidente de la Asamblea Nacional del Poder Popular, a la Secretaria <lei Comite Ejecutivo del Consejo de Ministros. a los jefes de los organismos de la Administraci6n Central <lei Estado, al Fiscal General de la Repl1blica, a los presidentes de los consejos de la Adminis traci6n provinciales y del municipio especial Isla de la Ju ventud. COMlJNlQlJESE al Viceministro Primero, viceminis tro~. directores, jefes de departamentos y a los delegado~ provinciales y del municipio especial blade la Juventud de e~te Ministerio, a los jefes de las unidades centrales de Au ditoria lnterna. unidades de Auditoria lnterna, entidade~ nacionales. y los jefes de los auditore~ pertenecientes a la~ organizaciones econ6micas de base. y a cuantas personas naturale~ o juridicas proceda. PUBLIQUESE en la Gaceta Oficial de la Repl1blica. ARCHIVESE el original en la Direcci6n Juridica de e~te Ministerio. Dada en La Hahana. a los 3 dias del mes de junio de 2008. Glad~'s Bejerano Portela Ministra de Auditoria y Control