Reglamento de compras del Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA)

Articulo 1°-Ambito: EI presente Reglamento regulara 10 relativo Procesados. a la contratacion de productos 0 servicios desarrollada por el Programa Recurso: Es aquel producto que puede ser utilizado como medio por Integral de Mercadeo Agropecuario salvo 10 relativo a materia de requisitos los miembros de una organizacion para alcanzar metas u objetivos previos, garantias, prohibiciones, sanciones y recursos de conformidad con previamente definidos. el articulo 109 de la Ley de Contratacion Administrativa.

Articulo 2°-Proposito: EI presente reglamento tiene como proposito SIFPIMA: Sistema integrado de computo que automatiza los establecer los criterios, procedimientos y controles para el proceso de principales procesos administrativos y financieros que se desarrollan Gestion de Compras, asi como los controles aplicables a los proveedores y a en el Programa Integral de Mercadeo Agropecuario. los productos 0 servicios adquiridos por el Programa Integral de Mercadeo Supervisores de Contratos: Es el encargado de Administrar los Agropecuario. contratos de suministros de bienes y servicios que suscriba el PIMA

Articulo 3°-Definiciones: Para la correcta interpretacion del con particulares 0 terceros, el cual debe contar con los conocimientos presente reglamento se tendran las siguientes definiciones: tecnicos necesarios para el cargo, todo con el proposito de asegurar el Anticipos: Dinero de fondo de trabajo, girado segun el procedimiento fiel cumplimiento del objeto de contratacion, tanto cualitativa como operativo establecido, para el pago de las necesidades descritas en el cuantitativamente. Capitulo VII del presente Reglamento. Centro de costo: Unidad administrativa encargada de definir las Consejo Directivo de PIMA: Es el maximo jerarca del Programa metas, el plan de accion y la estimacion de los recursos presupuestarios Integral de Mercadeo Agropecuario, compuesto de la forma prescrita requeridos. en la ley. Responsables de Centro de Costo: Son los funcionarios responsables Gerencia General: Maximo Jerarca Ejecutivo del PIMA. de prevcr las necesidades anuales de bienes y servicios y de dar a conocer esta informacion al proceso de Proveeduria para que este Adjudicatario 0 Contratista: Oferente a quien se Ie asigna por parte pueda definir los procedimientos de contratacion idoneos para la de la Gerencia General 0 el Consejo Directivo segun corresponda la adquisicion de los recursos. compra de algun producto en especifico. CAPITULO II Comlsion de Contratacion Administrativa: Es un organa interno auxiliar de la Administracion encargado de la asesoria en materia De los Organos de la Administracion de contratacion administrativa tanto para el Consejo Directivo como Articulo 4°-Funciones de Proveeduria: Son funciones del Proceso para la Gerencia General. de Proveeduria: Jefe del Proceso de Proveeduria, es el funcionario publico a. Integrar y mantener actualizado el Plan Anual de Compras que responsable de los tramites de contratacion del PIMA. debcran publicar en el Diario Oficial La Gaceta a mas tardar el Contratacion Defectuosa: Adquisicion de bienes 0 servicios que se ultimo dia habil del primer mes del afio, hace en contra de los procedimientos establecidos en la ley y los b. Realizar una medicion constante de la gestion de adquisicion de respectivos reglamentos, de modo tal que se afecten las formalidades bienes y servicios del PIMA. sustanciales. c. Emitir mediante una circular los requisitos y procedimientos a cumplir en relacion con los programas de compras. Caja Chica de Proveeduria: La caja chica es el medio establecido d. Recibir y custodiar todos los documentos originales que para efectuar compras de bienes y servicios de menor cuantia, en conformen el Registro de Proveedores y establecer los mecanismos efectivo, por medio de anticipos 0 reintegros, de acuerdo con 10 administrativos, tecnicos e informaticos, necesarios para que este previsto en la Ley de Contratacion Administrativa y el Reglamento funcione optimamente, General de Contratacion Administrativa. e. Preparar y publicar los carteles de licitacion e invitar a participar en Proceso de Proveeduria: Unidad dependiente de la Direccion las contrataciones que se requieran. Administrativa Financiera del PIMA cuya funcion es realizar los f. Reci bir las ofertas y pro ceder a su apertura. tramites de contrataciones de bienes y servicios que requieren las g. Remitir a las instancias respectivas para su evaluacion, las ofertas areas de la institucion, recibidas en cada proceso. Pag22 La Gaceta N° 222 - Lunes 19 de noviembre del 2007 h. Preparar las recomendaciones el, 0 en conjunto con la Cornision de b. Atender cualquier consulta tecnica que surgiera durante el proceso Contratacion Administrativa cuando proceda, las adjudicaciones de de una contratacion bajo su cargo y remitirsela al Proceso de las diferentes contrataciones y someterlas ala Gerencia General para Proveeduria. su adjudicacion cuando estas sean de su resorte. Aquellas que deban c. Intervenir en el proceso de analisis, valoracion de ofertas y ser adjudicadas por el Consejo Directivo se canalizaran a traves de la recomendacion de adjudicacion, Gerencia General. d. Velar por una correcta ejccucion de los contratos que se les asignen 1. Mantener actualizado y foliado el expediente administrativo de y sera responsable de la recepcion de los bienes y servicios asi como contratacion, de los pagos que realice la institucion, segun 10 pactado. J. Comunicar y coordinar con las instancias que correspondan la e. Coordinar con el Proceso de Proveeduria la respuesta de todos atencion de los recursos de objecion a los carteles asi como contra los aquellos recursos que les competa, la ejccucion de las multas, actos de adjudicacion, clausulas penales, garantias, prorrogas y sanciones a los contratistas k. Normalizar los sistemas de reajuste de precios a ser incluidos en hasta la rescision y resolucion contractual. los diferentes carteles de contrataciones, en coordinacion con la

Articulo 8°-Para los afectos del presente Reglamento, se conformara Direccion Administrativo Financiero. una Comision de Contratacion Administrativa, la cual sera un organa asesor I. Servir de enlace con la Contraloria General de la Republica, en de la Gerencia General y Consejo Directivo, y dependera directamente de materia de procedimientos de contratacion administrativa, en coordinacion con laAsesoria Legal. estos, dicha Comision estara conformada de la siguiente forma: m. Llevar un registro de sanciones e inhabilitaciones de proveedores, a) EI Director Administrativo Financiero, quien coordinara. para efectos de futuras contrataciones. b) EI Lider de la Asesoria Legal, quien llevara la secretaria. n. Velar por que los funcionarios involucrados en los procesos de c) Un asesor Gerencial. contratacion reciban una adecuada capacitacion en la materia. d) EI Lider del Proceso de Proveeduria, salvo en la etapa inicial del fi, Colaborar para mantener a derecho el estado de las Garantias de procedimiento. Participacion y Cumplimiento. e) Podra la comision requerir la presencia del Lider (es) del proceso( s) o. Evaluar a los oferentes de acuerdo a la periodicidad y criterios o subproceso(s) que solicitaron el bien 0 servicio cuando considere definidos por la GPV-OI Guia para la gestion de compras. conveniente. p. Revisar en la etapa inicial que las solicitudes cumplan con los Articulo 9°-La Cornision sesionara como minimo una vez por requerimientos tecnicos, financieros y legales, antes de iniciar el trimestre ordinariamente y cuando el caso 10 requiera extraordinariamente procedimiento en si, las veces que sea necesaria.

Articulo 5°-Funciones de la Asesoria Legal: Son funciones de la EI Director Administrativo Financiero sera el responsable de Asesoria Legal: convocar a la Comision asi como de la coordinacion de laAgenda. a. Revisar los carteles de licitacion, Articulo 1O.-De las sesiones que tenga la Comision, se levantara b. Analizar la procedencia de las actividades no sujetas a concurso acta laconica, la cual sera firmada por los miembros de esta. En dicha acta publico. se dejara constancia de los acuerdos a los que llegaron. c. Preparar las respuestas de las impugnaciones a los carteles 0 a las Todos los acuerdos se tomaran por mayoria simple. De las adjudicaciones. divergencias se dejara constancia en el acta. d. Hacer el estudio juridico de las ofertas, dictaminando si cumplen 0 La Comision sesionara siempre y cuando se encuentren presentes al no con los requisitos establecidos. menos tres de sus miembros permanentes. e. Confeccionar todos los contratos. Para todo 10 demas, sus sesiones se regiran por la Ley General de la f. Autenticar las firmas de los contratos. Administracion Publica. g. Otorgar el refrendo interno sobre aquellos contratos que asi 10 CAPITULO III requieran, segun los !imites economicos fijados por la Contraloria. h. Asesorar a la Administracion ante dudas que se presenten durante el Programa anual de compras proceso de contratacion. Articulo ll.-EI plan anual de compras estara vinculado con los 1. Rendir dictamenes sobre la imposicion de multas 0 sanciones, respectivos planes anuales operativos de cada direccion, y debera estar ejecuciones de garantias, modificacion, ampliacion 0 la finalizacion respaldado financiera y presupuestariamente para su debida ejccucion. de los contratos, y demas aspectos relativos a la interpretacion y Articulo 12.---Cada Director preparara su respectivo programa anual ejecucion de los mismos. de compras, este debera ser entregado ala gerencia general a mas tardar el J. Valorar la legalidad de los reajustes de precios. ultimo dia habil del mes de noviembre del afio anterior a su ejecucion, en el k. Elaborar el finiquito contractual. formato destinado para tal fin en el SIFPlMA. m. Cualquier otra que Ie sefiale la ley y el Consejo Directivo. Articulo 13.-EI ProgramaAnual de Compras debera estar aprobado n. Revisar antes de dar inicio a cualquier proceso de contratacion la en la primera semana de enero de cada afio, para su debida publicacion y el viabilidad legal de la solicitud. respectivo seguimiento por parte de la Proveeduria.

Articulo 6°-Funciones de las Direcciones: Son funciones de las ArticuloI4.-Las contrataciones que no esten amparadas al Programa Direcciones del PIMA: Anual de Compras original 0 modificado, no seran tramitadas por la Proveeduria, salvo los casos de emergencia 0 urgencia que sean autorizados a. Ayudar a la Direccion Administrativa Financiera a preparar el Plan por la Gerencia General. Anual de Compras y sus actualizaciones. Articulo 15.---Cuando surja una necesidad no prevista, el Programa b. Asesorar a los funcionarios de Proveeduria para que puedan resolver Anual de Compras podra ser modificado siguiendo el mismo procedimiento en forma exitosa, todas aquellas dudas que surjan en los diferentes para su confeccion, procesos de Contratacion Administrativa. Articulo 16.-Si en el momenta de realizar el proceso de contratacion c. Garantizar que todo proceso de compra que se genere en su Direccion, se determina que el monto estimado y publicado en el Programa Anual de cum pia con la normativa vigente en materia de contratacion Compras requiere un ajuste, este podra realizarse con la debida aprobacion administrativa. de la Gerencia General. d. Coordinar la obtencion de autorizaciones tanto externas como internas para iniciar las contrataciones que se requieran. CAPITULO IV e. Distribuir a los Supervisores de Contrato para que se evacuen en Registro de Proveedores tiempo y forma, las consultas que a traves de la Proveeduria planteen los oferentes, Articulo 17.-EI Proceso de Proveeduria invitara a formar parte f. Proponer al Proceso de Proveeduria sus recomendaciones a la del Registro de Proveedores, como minimo una vez al afio a todos los normalizacion de los documentos para la adquisicion de bienes y potenciales oferentes que puedan satisfacer los requerimientos del PIMA servicios de su Direccion, en cuanto a calidad, oportunidad y costo, sin perjuicio de que cualquier g. Fiscalizarensudependencia, quetodoslosexpedientesadministrativos interesado pueda solicitar su incorporacion en cualquier momento. que se lleven paralelos a los del Proceso de Proveeduria, se mantengan Articulo 18.-La invitacion mencionada en el articulo anterior se actualizados con todos los documentos oficiales generados en cada realizara por medio de publicacion en el Diario Oficial y dos diarios de contratacion, circulacion nacional. h. Incorporar en el expediente administrativo que custodia la Articulo 19.-Los interesados en inscribirse en el Registro de Proveeduria, todos los documentos oficiales que se generen al interno Proveedores debe ran llenar y entregar en el proceso de Proveeduria de su dependencia, en torno a una contratacion especifica. el R05GPV-2006 "Formulario para la inscripcion en el Registro de 1. Designar al Supervisor de Contratos, cuando no 10 designe se Proveedores", dicho formulario puede ser retirado sin costa alguno por los cntcndera que el Director de Area asumira dicho cargo. interesados directamente en las oficina de Proveeduria de PIMA. J. Cualquier otra que Ie sefialc la ley y el Consejo Directivo. Articulo 20.-En un plazo de cinco dias de recibida la solicitud de incorporacion y verificados los requisitos se debera comunicar cualquier

Articulo 7°-Funciones de los Supervisores de Contratos: Son defecto 0 incumplimiento, dando un tcrmino de tres dias para su subsanacion, funciones de los supervisores de contratos: de 10 contrario se tendra desestimada la solicitud. a. Preparar en conjunto con el Director de Area y los tecnicos Articulo 21.-Cuando un proveedor desee participar en un correspondientes, las solicitudes de recursos "R02GPV-OI", los determinado proceso de contratacion administrativa y no este inscrito en terminos de referencia "R03GPV-OI" y cualquier documento el Registro de Proveedores, podra presentar la informacion junto con su pertinente pertinentes necesario para dar inicio con los tramites de oferta siempre que cum pia con todos los requisitos que se Ie solicitan en la Contrataciones Administrativas. contratacion y en el Formulario de Registro de Proveedores. La Gaceta N° 222 - Lunes 19 de noviembre del 2007 Pag23

Articulo 22.-Todo proveedor inscrito esta obligado a verificar la Articulo 36.-Se debera formalizar el proceso de adjudicacion informacion aportada al Registro de Proveedores. Dicha inscripcion tendra mediante contrato, cuando se trate de los siguientes casos: la vrgcncia de un afio, y podra renovarse con la simple indicacion de querer a. Para la contratacion de servicios superiores al monto establecido continuar formando parte de tal registro, caso contrario se des inscribiran para Caja Chic a automaticamente del Registro. b. Cuando el negocio posea caracteristicas especiales que deban ser

Articulo 23.-Ademas de 10 expuesto en la Ley de Contratacion amparadas 0 pactadas mediante documento contractual. Administrativa y su reglamento sera motivo de exclusion del Registro de Proveedores las siguientes causales: Articulo 37.-Cuando se trate de procedimiento de Urgencia establecido en el articulo 131 inciso K) del Reglamento a la Ley de a. Muerte 0 extincion, Contratacion Administrativa, podra el Gerente General autorizar la b. Manifestacion expresa del interesado. contratacion con la prescindencia de los procedimientos, ella sin perjuicio de c. Carencia de interes de la Administracion de continuar contratando que el expediente administrativo sea completado posterior a la contratacion. determinado bien 0 servicio. De toda situacion impredecible se dejara constancia en el respectivo d. No actualizacion de la informacion segun el articulo 19 del presente expediente administrativo. reglamento.

Articulo 38.-Cuando se trate de procedimiento de Interes de CAPITULO V colaboracion con el PIMA establecido en el articulo 131 inciso I) del Etapa inicial de contrataci6n Reglamento a la Ley de Contratacion Administrativa, debera quedar constancia en el expediente administrativo de los respectivos estudios de

Articulo 24.-Las diferentes dependencias del PIMA, daran inicio al mercado que demuestren el cumplimiento de la normativa. proceso de compra 0 adquisicion de recursos mediante la confeccion de una Solicitud de Recursos en el sistema del SIFPlMA, el sistema informatico no CAPITULO Vlll autorizara sistematicamente la solicitud que no cuente con el presupuesto Licitaciones correspondiente. Articul025.-DichasolicitudingresarasistematicamentealaAsesoria Articulo 39.-Es el medio idoneo para que el PIMA adquiera los Legal quien verificara lajustificacion de la procedencia de conformidad con recursos que demanda para su normal operacion, Acorde con la normativa el articulo 8 del Reglamento a la Ley de Contratacion Administrativa, quien vigente y segun el monto del concurso, las licitaciones se clasifican segun a su vez 10 remitira al Proceso de Proveeduria para la iniciacion 0 en caso un rango economico en Publica y Abreviada. Las licitaciones inician contrario 10 devol vera al interesado para su subsanacion, con la aprobacion de la solicitud de materiales por parte del proceso de

Articulo 26.-La R02-GPV-OI Solicitud de Recursos debe contener presupuesto, legal y la contraprestacion tecnica, como minimo la siguiente informacion: descripcion especifica del Articulo 40.-EI PIMA aplicara las diferentes modalidades de recurso, cantidad, unidad de medida, proceso que solicita, aprobacion de Licitacion segun los rangos economicos que establece afio con afio la presupuestaria, justificacion del gasto, indicacion del PAO afectado y en Contraloria General de la Republica, de acuerdo con 10 establecido en el caso de ser necesario terminos de referencia que amplien las caracteristicas articulo 27 de la Ley de Contratacion Administrativa y sus reformas, del recurso a adquirir. Articulo 41.-Este tipo de contratacion requiere la confeccion

Articulo 27.-Ademas de la Solicitud de Recursos, el solicitante de un cartel de licitacion en el cual se incorporan todos los requisitos y debera remitir a la Proveeduria toda la informacion necesaria para realizar pormenores del concurso, este cartel debera ser aprobado por la Consejo el proceso de contratacion acorde con las necesidades de la institucion, Directivo de PIMA 0 la Gerencia General segun el caso, y se aplicara en su confeccion los principios y normas establecidos por la Ley de Contratacion CAPITULO VI Administrativa para los procesos ordinarios. EI proceso de Proveeduria Procedimientos para recepcion, solicitud y custodia de Garantias sera el departamento responsable de la confeccion de dicho documento que

Articulo 28.-EI PIMA de acuerdo a la complejidad del objeto constituye el phego de condiciones que regula cada negocio.

Articulo 42.-La Comision de Contratacion Administrativa junto del. ncgocio )f la neccsidad de respaldar los daiios que pueda causar el incumplimiento del oferente 0 contratista podra exigir garantia de con la Proveeduria es la responsable de preparar el ROI-GPV-05 Informe participacion y cumplimiento segun corresponda, con la legislacion. de analisis de ofertas "LICITACrON", conforme a los criterios de seleccion

Articulo 29.-La definicion del monto 0 del porcentaje de cualquier del proveedor establecidos por el Cartel de Licitacion respectivo. Este tipo de garantia sera competencia del Gerente General, 0 del Consejo analisis es transferido al Consejo Directivo 0 la Gerencia General segun Directivo del PIMA segun sea el procedimiento de contratacion a aplicar. corresponda de PIMA para su conocimiento y aprobacion, este ultimo sera En todos los casos en que se exij a una garantia el monto 0 porcentaj e de la responsable de realizar la respectiva adjudicacion, esta se debera indicar en el requerimiento 0 invitacion de la contratacion, . Articulo 43.-EI respectivo acto de adjudicacion porparte laConsejo

Articulo 30.-Las garantias que se rindan seran independientemente Directivo 0 la Gerencia General sera comunicado a los interesados por el para cada negocio y 10 relativo a la devolucion, sustitucion, ejccucion y mismo medio en que fue girada la invitacion al concurso. forma de la misma sera de acuerdo con 10 establecido en el capitulo cuatro Articulo 44.-EI proceso de proveeduria en coordinacion con la seccion segunda del Reglamento a la Ley de Contratacion Administrativa. asesoria legal debcra solicitar ante la Contraloria General de Republica el

Articulo 3 I.-La tesoreria como proceso responsable de la custodia refrendo de aquellos contratos que se originen partir de lade licitaciones cuyo de las garantias. En el caso de que la garantia haya sido rendida con vigencia monto de adjudicacion se a igual 0 superior al establecido por la Contraloria menor al plazo contractualla Tesoreria comunicara a la Proveeduria quince General de la Republica para la obtencion del refrendo contralor. dias habiles antes del vencimiento de cada garantia, para que esta prevenga Articulo 45.-En aquellos casos en que se establezca en la licitacion al contratista con el objeto de realizar la respectiva, para que dentro del la necesidad de inspeccion, para evaluar la experiencia y los equipos que termino de tres dias habiles proceda a su restablecimiento 0 actualizacion, se ofrecen, se integrara un solo grupo para que visite todas las empresas En caso que el contratista prevenido no cumpla con 10 solicitado, PIMA que se vayan a evaluar, debiendo estar conformado por un funcionario valorara la posibilidad de dar por resuelto el contrato. de la Direccion respectiva, otro de la Proveeduria y demas que considere

Articulo 32.-Una vez comprobado el incumplimiento por parte del necesario la Proveeduria. Contratista ya sea de conformidad con 10 establecido en el articulo 39 041 Articulo 46.-Previo ala formulacion de la una licitacion abreviada del Reglamento a la Ley de Contratacion Administrativa, correspondera a o publica, el proceso solicitante debcra elaborar un estudio de mercado que la Gerencia General 0 al Consejo Directivo segun corresponda la ejecucion tiene como objetivo suministrar informacion mas clara sobre el precio y las de la garantia correspondiente. caracteristicas del recurso a adquirir. De previo ala ejccucion de la garantia, la Comision de Contratacion Articulo 47.-En los procesos ordinarios abreviados se seguiran las Administrativa intimara al participante 0 adjudicado para que en un plazo siguientes reglas: no mayor a tres dias habiles despues de su notificacion presente sus alegatos a) Se requerira de la aplicacion del R06-GPV-OI Registro de Proveedores y/o excepciones, de 10 cual emitira la recomendacion correspondiente de donde se seleccionara a cinco oferentes idoneos, de acuerdo a a la Gerencia General 0 al Consejo Directivo para su respectivo la rotacion correspondiente, a los cuales se les invitara a participar pronuncrarruento. por escnto en el proceso licitatorio, en caso de que el numero de

Articulo 33.-La ejecucion de las garantias no excluye el cobro oferentes inscritos en el R06-GPV-0 I Registro de Proveedores sea en cede judicial de los dafios y perjuicios causados a PIMA con el inferior a cinco la proveeduria dejara constancia en el expediente incumplimiento del oferente 0 del contratista, ni excluye la aplicacion de las respectivo y se invitara mediante publicacion clausulas penales expresamente previstas en el contrato, ni las retenciones b) La proveeduria debera manejar un expediente administrativo para acordadas por las partes, cuando resulte necesario para cubrir el monto de cada proceso licitatorio el cual debera contener copia del cartel los respectivos daiios y perjuicios. de licitacion, la R08-GPV-OI Solicitud de cotizacion, el R03- CAPITULO VII GPV-OI Terminos de Referencia, las ofertas y demas documentos relacionados. De las materias de contrataci6n extraordinaria c) En el procedimiento de Licitacion Abreviada se aplicaran todos

Articulo 34.---Cuando se trate de contrataciones establecidas en el los principios que estipula la Ley y el Reglamento de Contratacion articulo 136 del Reglamento a la Ley de Contratacion Administrativa debe Administrativa y se aclara que podran ser ajustados 0 modificados contar con un cartel el cual debe ser laconico y los terminos de referencia segun 10 establezca la Contraloria General de la Republica. deben ser concretos y concisos, de acuerdo con la naturaleza de este tipo

Articulo 48.-En las Licitaciones Public as aplicaran las siguientes de contratacion.

Articulo 35.-EI proceso de analisis estara a cargo del Proceso de reglas: Proveeduria. En cuanto ala adjudicacion esta debera ser remitir un informe a) En este proceso de contratacion el Lider de Proveeduria 0 el asistente de adjudicacion a la gerencia general para que esta se encargue de adjudicar. de Proveeduria invitaran a participar a los oferentes mediante La adjudicacion se notificara al oferente mediante la suscripcion de la publicacion en el diario oficial y en dos medios de comunicacion respectiva orden de compra por parte de la proveeduria de la Institucion, escrita nacional. Pag24 La Gaceta N° 222 - Lunes 19 de noviembre del 2007 b) En este proceso Licitatorio se otorgara un plazo a los oferentes Articulo 62.-Para el tramite de pago de facturas por concepto de para preparar y entregar su oferta de conformidad con la Ley de reajuste de precios, el supervisor del contrato debe enviar a la Proveeduria Contrataci6n Administrativa. los siguientes documentos: c) En el procedimiento de Licitaci6n Publica se aplicaran todos los A. Nota de solicitud de pago suscrita por el contratista y con el visto principios que estipula la Ley y el Reglamento de Contrataci6n bueno de el Director correspondiente y dirigida a la Proceso de Administrativa y se aclara que podran ser ajustados 0 modificados Proveeduria, solicitando el tramite de pago correspondiente e segun 10 establezca la Contraloria General de la Republica. indicando el numero de estimaci6n de reajuste y el numero de

Articulo 49.-Las licitaciones 0 contrataciones especiales que estimaci6n que se esta reajustando, el nombre de la contrataci6n, el por su monto debe resolver el Consejo Directivo, cuya fecha maxima de numero y monto de la factura, numero de orden de compra. adjudicaci6n este por veneer, podra ser prorrogada mediante acuerdo del B. Cuadro donde se indique para cada rengl6n de pago, el monto total nusmo, facturado 0 trabajo ejecutado, el indice de reajuste inicial y final para Esta pr6rroga se dara en casos calificados cuando resulte dificil para cada componente porcentual, el porcentaje de reajuste y el monto de laAdministraci6n resolver en el plazo estipulado en el cartel. reajuste. Si los indices de reajuste de precios son compuestos, debe

Articulo 50.-En los casos en de licitaciones, cual fuere su naturaleza detallarse la composici6n de los mismos. sera la Comisi6n de Contrataci6nAdministrativa quien de la recomendaci6n C. Facturas originales del contratista debidamente revisadas por el sobre la calificaci6n de las ofertas, en el caso de las contrataciones directas supervisor de la contrataci6n y firmadas por este, indicando la fecha dicha recomendaci6n la realizara la Proveeduria. en la que fueron recibidas para tramite, CAPITULO IX D. Copia de los boletines 0 documentaci6n que respalde los indices de precios utilizados en el calculo del reajuste de precios. Caja chica de Ia Proveeduria CAPITULO XI

Articulo 51.-Unicamente los funcionarios de proveeduria podran realizar compras por esta caja chica. Criterios de seleccion de ofertas y evaluacion de proveedores

Articulo 52.-La Gerencia General autorizara la utilizaci6n de Articulo 63.-Para los criterios de selecci6n de las ofertas se tarjetas de debito para las compras por caja chica estableciendo de antemano utilizaran los contemplados para el caso de las compras directas en la los limites de compras ante la entidad bancaria correspondiente. R09-GPV-OI Analisis de Ofertas y para las Licitaciones en el Respectivo

Articulo 53.-En el caso de darse adelantos deberan liquidarse por Cartel de Licitaci6n segun corresponda. Todo 10 anterior sin pcrjuicio de los funcionarios de proveeduria en el tcrmino de 3 dias habiles mediante utilizar otros criterios que sean sugeridos 0 considerados por los procesos el comprobante de liquidaci6n aprobado por el Lider del proceso de solicitados acordes con las necesidades de la contrataci6n, y aplicados por Proveeduria; despues de entregado el dinero, respaldado con los documentos el personal de proveeduria, segun 10 requiera cada compra, de acuerdo con probatorios de la comp'ra. el R03-GPV-OI Terminos de Referencia,

Articulo 54.-Unicamente se podran tramitar compras por medio Articulo 64.-EI Proceso de proveeduria es el responsable por de esta caja chica cuando cumplan con los requisitos aqui establecidos, fiscalizar y revisar en detalle cada uno de los bienes que ingresan a bodega para 10 cual solo procederan cuando por su limitado volumen y el monto con el objetivo de detectar faltantes, productos defectuoso 0 inconsistencias en colones resulte mas conveniente tramitaria prescindiendo de los de acuerdo a 10 requerido en la ROI-GPV-OI Orden de compra. Dejando procedimientos ordinarios de compra, de acuerdo con 10dispuesto en la Ley evidencia en la factura del proveedor de su verificaci6n mediante el nombre, de Contrataci6n Administrativa y su Reglamento, quedando a discreci6n y la firma y la fecha, En caso de que existan faltantes 0 inconsistencias, el bajo la responsabilidad del Lider del Proceso de Proveeduria la correcta encargado de bodega no aceptara la entrega hasta que el proveedor complete aplicaci6n. el pedido, cambie la factura 0 emita una nota de credito a favor del PIMA.

Articulo 55.-Para que proceda la compra por Caja Chica debera Articulo 65.-Para evaluar el desempefio de los proveedores el verificarse: Proceso de Proveeduria podra aplicar una evaluaci6n al proveedor mediante a) Que dispongan de contenido presupuestario suficiente. la R07-GPV-OI Evaluaci6n sobre el desempefio de Proveedores, dicha b) Que no constituyan un fraccionamiento ilicito de acuerdo con 10 valoraci6n podra ser aplicada cada tres meses a aquellos oferentes que sefialado en el articulo 37 de la Ley de Contrataci6n Administrativa suplan al PIMA Recursos que afecten la Cali dad y que dichos proporci6n de y el articulo 13 del Reglamento a la Ley de la Contrataci6n recursos perdure por mas de tres meses en un mismo periodo presupuestario. Administrativa. La evidencia sobre la aplicaci6n de esta evaluaci6n quedara consignada c) Que no existan anticipos pendientes de liquidar, de acuerdo con 10 en el R06-GPVOI Registro de Proveedores y en el expediente de compra establecido en el articulo 53 de este reglamento. especifico.

Articulo 56.-EI monto maximo para las compras de Caja Chica sera CAPITULO XII determinado por el Consejo Directivo del PIMA de conformidad con 10 Pr6rroga establecido en el decreto ejecutivo N° 7863-A del 20 de diciembre de 1977

Articulo 66.---Cuando enel Contrato se hayaestablecido la posibilidad y sus reformas. de pr6rroga el supervisor del contrato solicitara la pr6rroga correspondiente

Articulo 57.-Toda compra tiene que respaldarse mediante una mediante el SIFPIMA la cual seguira el procedimiento inicial establecido factura comercial, tiquete 0 comprobante de caja y cumplir con los siguientes para la contrataci6n ordinaria. requisitos para su cancelaci6n: Articulo 67.-Una vez verificados la disponibilidad financiera, a- Factura confeccionada en original a nombre de la instituci6n tecnica y legal la proveeduria solicitara la confeccion de la respectiva indicando los bienes y materiales adquiridos, la fecha de compra. Asi adenda contractual. mismo la factura debora cumplir con las disposiciones establecidas Vigencia por Tributaci6n Directa. Toda factura debera contar con la indicaci6n de cancelaci6n. Articulo 68.-Rige a partir de su publicaci6n. b- En caso de tiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya Heredia, 7 de noviembre del 2007 .-Lic. Ronald Miranda Villalobos, la factura, estos debcran cumplir con los requisitos establecidos por Proveeduria.-I vez.-(O. C. N°02733).---C-3I2800.-(l004I5). la Direcci6n General de Tributaci6n. c- No se admitiran facturas con enmiendas, raspaduras deterioradas 0 ilegibles. Las facturas no se pueden corregir con liquido corrector, tachaduras 0 borrones. d- La recepci6n de conformidad de los bienes 0 servicios se efectuara con indicaci6n expresa del nombre, firma y numero de cedula del funcionario de proveeduria que recibi6 el recurso.

Articulo 58.-En caso de perdida de la factura original, se podra aceptar una copia 0 fotocopia, que debera estar autenticada por la Asesoria Legal de PIMA, haciendo constar que es copia fiel de la factura original. CAPITULO X Tramite de pago y reajuste de precios

Articulo 59.-EI contratista tendra derecho a que se Ie reconozca el reajuste de precios, cuando asi proceda y 10 solicite expresamente, adjuntando el calculo y la informaci6n necesaria en que fundamenta el reclamo. EI Supervisor del contrato analizara la solicitud y tramitara el pago correspondiente cuando asi proceda, en caso contrario, se Ie devolvera al contratista con las observaciones y deficiencias detectadas para 10 que corresponda.

Articulo 60.-Todo proceso de reajuste de precio debera sertramitado ante la proveeduria de la Instituci6n, y debera llevar los vistos buenos correspondientes tanto de la proveeduria como de laAsesoria Legal.

Articulo 6I.-En los casos de reajustes de precio en los contratos de Obra Publica se regira por 10 establecido en el Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra publica de construcci6n y mantenimiento bajo decreto ejecutivo 331l4-MEIC.