Regulation on internal control and internal control procedures in the Republic Administration of Civil Protection

На основу члана 82. Закона о републичкој управи (,,Службени гласник Републике Српске", б . 118/08, 11/09, 74/10, 86/10, 24/12, 121/12, 15/16, 57/16 и 31/18), члана 3. став 3. Закона о систему интерних финансијских контрола у јавном сектору Републике Српске ("Службени гласник Републике Српске", број: 91/16) и тачке 3. Упутства о начину и поступку успостављања и спровођења система финансијског управљања и контроле ("Службени гласник Републике Српске", број: 99/17), дон о с им ПРАВИЛНИК о интерним контролама и интерним контролним поступцима у Републичкој управи цивилне заштите Члан 1. (Опште одредбе) Правилником о интерним контролама и интерним контролним поступцима (у даљем тексту Правилник) уређује се успостављање и провођење финансијског управљања и контроле у Републичкој управи цивилне заштите (у даљем тексту Управа) у циљу обављања пословних активности на правилан, етичан, економичан, ефикасан и ефективан начин; обезбјеђења усклађености пословања са законом и осталим прописима, плановима, политикама и процедурама; заштите од финансијских губитака изазваних неоправданим трошењем и кориштењем средстава, као и заштиту од неправилности, злоупотребе и преваре; јачања одговорности за успјешно остваривање постављених циљева и обезбјеђења поузданог и благовременог финансијског извјештавања и праћења резултата пословања. Члан 2. (Циљ интерне контроле) Циљ интерне контроле је да у складу са важећим законима, прописима, плановима и процедурама осигура: да се радни потенцијал сваког запосленог користи ефективно и ефикасно, у циљу испуњавања планова рада и пословања Управе; заштиту ресурса од губитака изазваних расипањем, злоупотребом, погрешним управљањем, грешкама, преварама и другим неправилностима; прикупљање и развијање и одржавање поузданих и тачних финансијских и управљачких података и информација, као и објављивање истих у редовним извјештајима; успјешно успостављање и провођење одговарајућих поступака за смањење ризика и неправилности у раду и пословању Управе. Члан 3. (Функција интерне контроле) (1) Успостављање система интерне контроле темељи се на критеријуму да трошкови функиционисања не прелазе користи које се очекују од тог система. (2) Систем интерне контроле треба да обухвати широк спектар специфичних процедура пословања у Управи као што су: контроле у рачуноводству, набавци, разграничавању надлежности у финансијском извјештавању у складу са процедурама стварања и • евидентирања обавеза; набавке роба, услуга и радова, сталних средстава; пословање, извршење послова и задатака буџетског корисника; сигнирање, одлагање радне документације, дистрибуција улазне и излазне документације; заштита ИТ система; кориштење службених возила, репрезентације, мобилних телефона и др. Члан 4. (Задаци интерне контроле) Основни задатак интерне контроле је контрола над системом функционисања рада и пословања Управе са циљем превентивног дјеловања за спречавање настајања или утврђивања неправилности и грешака у раду и пословању, те давање приједлога за њихово отклањање. Члан 5. (Елементи интерне контроле) Републичка управа цивилне заштите је опредјељена да приликом успостављања система интерне контроле користи општеприхваћени "COSO" модел. Правилником се утврђују: контролно окружење за примјену Правилника, поступци управљања ризицима, контролне активности (административне и рачуноводствене) поступци информисања и комуникације и поступци праћења и процјене система. Контролно окружење чини: Члан 6. (Контролно окружење) 1. лични и професионални интегритет и етичке вриједности руководилаца и запослених 2. начин руковођења и управљања 3. Плански приступ пословању- мисија, визија и циљеви 4. организациона струк~ура, хијерархија у погледу овлашћења и одговорности, права и обавезе и нивои извјештавања 5. писана правила и пракса управљања људским ресурсима 6. компетентност запослених. Члан 7. (Етика и интегритет) (1) Руководиоци успостављају адекватну организациону структуру која конкретизује кључна подручја и ограничења у погледу овлашћења и дефинише одговорности, чиме се успоставља адекватно контролно окружење. • (2) Такође, неопходно је осигурати да сваки запослени у потпуности буде упознат са својим дужностима и очекиваним учинком. (3) Запослени треба да буду упознати са Кодексом понашања државних службеника и очекиваним стандардима етичког и моралног понашања унутар Управе. Члан 8. {Руковођење и стил управљања) На састанцима/колегијумима, који се редовно одржавају, расправља се о кључним ризицима пословања, извршења буџета, успостављања и развоја система финансијског управљања и контроле. Руководилац именије записничара који изводе из записника или записник доставља учесницима састанка и лицима задуженим за реализацију. Члан 9. (Плански приступ пословању - мисија, визија и циљеви) (1) Управа сачињава годишње планове рада и финансијске планове у којима су наведени подаци о процијењеним финансијским средставима потребним за реализацију планских активности. (2) Наведени планови садрже циљеве које треба да реализује свака организациона једница у току године. (3) Све организационе јединице Управе учествују у припреми буџета. Члан 10. {Организациона структура, овлашћења и одговорност) (1) Директор доноси Рјешење о именовању службеника за финансијско управљање и контролу. (2) Именовано лице остварује комуникацију са Централном јединицом за хармонизацију Министарства финасија. (З) Правилником о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста Управе дефинисане су обавезе руководилаца на свим нивоима да спроведе активности које ће индиректно допринијети ефикаснијем успостављању интерне контроле. Истим правилником је за свако радно мјесто дефинисан детањан опис послова, овлашћења и одговорности. (4) У Управи је успостављена линија размјене информација међу запосленима (одозго на доле и обрнуто). (5) Руководиоци организационих јединица извјештава ју о реализацији циљева/активности из своје надлежности. (6) У Управи се делегирају /преносе овлашћења и одговорности за поједине послове на друге запослене уколико то одобри директор. • Члан 11. (Управљање људским ресурсима и компетентност људских ресурса) (1) У Управи постоји организациона јединица за управљање људским ресурсима. (2) Запослени се упућују на обуке из области финансијског управљања и контроле, стратешког планирања, припрема и израде буџета, управљања набавкама и уrоварањима, рачуноводствених система, неправилности и преваре и сл. Члан 12. (Управљање ризицима) Управљање ризицима је поступак идентификовања, процјене, праћења и контроле околности које могу неповољно утицати на остваривање утврђених циљева Управе и предузимање потребних мјера ради смањења ризика до нивоа разумне увјерености да ће циљеви бити остварени. Анализа ризика је систематичан процес дефинисања мисије и циљева Управе, идентификовања ризика који могу утицати на постизање циљева, процјену ризика везано за вјероватноћу њиховог јављања и утицаја и предузимање мјера за контролу ризика на прихватљивом нивоу, посебно путем система финансијског управљања и контрола. Члан 13. (Анализа ризика) (1) Код идентификовања ризика, руководство Управе посебно анализира: Унутрашњи факторе (квалитет запослених и промјене одговорности, промјене у радном окружењу, нови информациони системи, могућност злоупотреба због приступа средствима, достављање информација и извјештаја изван прописаних рокова итд.) и Вањске факторе (економски услови, законске измјене, ограничења запослених у приступу неопходним екстерним информацијама итд.) (2) Ради анализе ризика, сваки ризик се оцјењује у сврху утицаја и вјероватноће путем: (а) Одређивања бројчаних вриједности за вјероватноћу примјењујући резултате: врло низак (1) низак (2) средњи (З) висок (4) врло висок (5) (6) Одређивања бројчаних вриједности за утицај користећи резултате: безначајан (1) мали значај (2) средње озбиљан (З) озбиљан (4) веома озбиљан (5) • Р/Б 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. (в) Множењем вриједности могућности и утицаја и производећи резултат укупног ризика рангирајући га од 1 до 25 у зависности од јачине ризика. (3) На основу процјене, ризици се класификују у евиденцији ризика као: Слаби, са резултатом укупног ризика 4 или мање Средњи, са резултатом укупног ризика од 6 до 10 Висок, са резултатом укупног ризика од 12 па на више Веома висок, резултат ризика је 20 или више. Члан 14. (1) Идентификација могућих ризика, вјероватноћа, њихов утицај и класификација приказани су у ниже наведеној табели: Иденпtфиковани ризици .. , • Вјероватноћа Уrицај Резултат Кпасификац. (Зх4) ризика 2 3 4 5 6 Достављање документације из 3 3 9 средњи Одјељења за правне, кадровске и опште послове у Одјељење за развој и аналитику Достављање документације из 2 4 8 средњи Одјељења за правне, кадровске и опште послове у секретаријате Владе и Народне скупштине Неадекватна политика људских 4 4 16 висок ресурса Неиспуњеност услова у погледу 3 4 12 висок стручне спреме, радног искуства, посебних услова за поједина радна мјеста Врши се пријем радника, 4 4 16 висок приправника и волонтера без јавног конкурса, одговарајућих процедура и критеријума лица руководећим функцијама се 3 3 9 средњи дуже вријеме воде као вршиоци дужности Неусклађеност кадровског плана 2 3 6 средњи са попуњавањима радних мјеста Изражени проблеми у 4 5 20 веома висок дефинисању циљева и усклађивању организације према дефинисаним циљевима Неучествовање свих 4 4 16 висок организационих јединица у припреми буџета Унос података на образац 4 - 3 4 12 средњи Добављач за отварање добављача или измјене података за добављаче у СУФИ Прекорачење расхода у односу 3 4 12 висок на планиране по појединим буџетским позицијама 12. Неправилна економска 2 3 6 средњи класификација расхода 13. Непотпуна и нетачна евиденција 3 4 12 средњи присутности и недостављање статусних рјешења запослених за исправан обрачун плата и осталих личних примања кроз ЦОП 14. Не достављање образаца за 3 3 9 средњи Пореску управу (Образац 1002) 15. Пропуштање подношења захтјева 3 2 6 средњи за рефундацију средстава од фондова социјалног осигурања 16. Неправдање аконтације за 3 3 9 средњи службена путовања у прописаном року 17. Нетачно пренијети подаци са 3 3 9 средњи рачуна у КУФ 18. Нетачно пренијети подаци са 3 4 12 висок рачуна на трезорске обрасце 19. Нетачно пренијети подаци са 4 4 16 висок трезорских образаца у Главну и помоћне књиге СУФИ 20. Непровођење детаљног и 4 4 16 висок свеобухватног пописа (обавезе, потраживања, сталних средства и инвентара) базираног на стварном стању 21. Не вођење помоћне евиденције 4 4 висок основних средстава 16 22. Неусаглашавање обавеза са 2 3 6 средњи добављачима (ИОС-а) 23. Неусаrлашавање потраживања 2 3 6 средњи са купцима (ИОС-а) 24. Кашњење у изради периодичних 3 4 12 висок финансијских извјештаја 25. Кашњење у изради годишњег 4 4 16 висок финансијског извјештаја 26. Није донијет план јавних набавки 3 4 12 средњи 27. Неповезан план јавних набавки са 3 4 12 висок планом буџета 28. Кашњење у покретању набавке 3 4 12 висок 29. Поништење тендера, жалбени 3 3 9 средњи поступци и и кашњење у извршењу уговора 30. Необављање набавке према 4 4 16 висок прописаним правилима (законским и подзаконским) 31. Спровођење најмање 4 4 16 висок транспарентних поступака набавки када нису у потпуности испуњени услови за примјену таквих поступака • 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. Све понуде скупље од буџетом 3 4 12 висок планираних средстава Одустајање прворангираног 3 4 12 висок понуђача од понуде, а понуда другорангираног понуђача је значајно скупља од понуде прворангираног Спровођење набавке истоврсних 4 4 16 висок роба/услуга у току године чији износ прелази износ директног споразума, па вриједности појединачних набавки истоврсних роба/услуга прелазе вриједности директног споразума 3ахтјевани услови у тендерској 3 3 9 средњи документацији нису јасно постављени или су дискриминаторни Фактурисање по другачијим 3 4 12 висок цијенама него што су уговорене Фактурисање на начин који 3 3 9 средњи онемогућава да се упореде понуђене цијене са фактуриса ним Фактурисање без одговарајућих 3 4 12 висок прилога који доказују настанак пословног догађаја Робе/услуге нису испоручени 3 4 12 висок Испоручене робе/услуге нису у 3 3 9 средњи складу са наруџбом по квалитету и квантитету Примљене робе/услуге нису 3 4 12 висок евидентирани у рачуноводству Пробијање уговорених 3 3 9 средњи вриједности Неизвршавање уговора - 3 4 12 висок ,nјелимична реализација {2) Оцијењени ризици се редовно прегледају у свјетлу измјењених интерних и вањских услова. Нови ризици ће се уврштавати према потреби. (3) Сваки руководилац службе је одговоран за све ризике унутар своје службе. Члан 15. {Контролне активности) (1) Контролне активности успостављају се ради контроле повезаних политика и процедура, правила, принципа и поступака и доприноса управљању, свођењем ризика на прихватљив ниво и остваривања циљева Управе. (2) Контролне активности утврђују се као правовремене и примјерене пословима, односно дјелатности Управе, а планирани трошкови њиховог увођења не прелазе користи. (З) Контролне активности Управе односе се на: Писмене процедуре дате од стране Министарства финасија (правилници, инструкције, смјернице) које у складу са законском регулативом уређују сљедеће процесе: 1) процес израде и извршења буџета, 2) процес евиденције пословних догађаја и трансакција, З) процес управљања имовином (материјалном и нематеријалном), Верификација и одобравање пословних активности којим се постиже обезбјеђење система да се одређене пословне промјене и трансакције врше тек након провјере њихове законитости и исправности тј. ниједна одлука, трансакција или трошак се не могу донијети, односно извршити, ако претходно нису извршене провјере законитости, документованост провјере и обезбјеђени потписи лица која су овлашћена за провјере, начело раздвајања дужности односно да исто лице не обавља послове планирања, набавке и уговарања, рачуноводствене евиденције, плаћања и контроле; успостављање система обавезног потписа у коме ниједна обавеза не може бити преузета или извршено плаћање без потписа главног руководиоца и руководиоца финансијске службе или другог о вла штеног лица од стране главног руководиоца; пренос овлашћења и одговорности писмено верификован са јасно описаним дужностима регулисан интерним општим актом или у појединим случајевима и појединачним актом, могућност праћења сваке финансијске и нефинансијске трансакције на основу документације од почетка до краја (ревизорски траг), а документација по том основу мора бити архивирана и чувана у складу са законским прописима и успостављен регистар архивског материјала; могућност да су сва стална средства евидентирана у помоћној и главној књизи; усклађивање стварног и књиговодственог стања приликом сачињавања годишњег пописа имовине и обавеза, прихода и расхода; поступке потпуног и ажурног евидентирања улазне документације која се након сигнирања од стране овлаштене особе распоређује по организационим јединицама; периодично праћење остварених расхода у односу на план/буџет и реаговање у случају прекорачења на појединим буџетским позицијама; надгледање поступака јавних набавки у смислу провјере да ли је конкретна набавка планирана у датом периоду, да ли постије планирана средства, да ли су средства стављена у оперативно стање, да ли су у уговор унијете клаузуле везане за рокове отклањања недостатака, пенале у случају одступања од уговорених одредби и друго, надгледања поступака управљања људским ресурсима; праћење функционисања информационог система у смислу заштите података из финансијских и кадровских евиденција, увођење контроле приступа путем лозинке; успостављање контроле за спречавање неовлашћених измјена у постојећем софтверу, губитка и разоткривања података, спољашњих пријетњи (нпр. вируса) и неовлашћеног физичког приступа; активности физичког чувања средстава и пословних књига у циљу обезбјеђења имовине и информација од отуђења и злоупотреба. (4) Контролне активности спроводе се као претходне контроле (ех ante) и накнадне контроле (ех post). • (5) Претходне контроле су усмјерене на осигурање законитости и правилности финансијских и других одлука, и то прије доношења истих. (6) Руководилац може именовати лица која спроводе претходне контроле оних пословних процеса или трансакција које су изложене већем ризику или које су значајније за корисника буџетских средстава. (7) Руководилац може именовати лица која спроводе накнадне контроле, односно контроле након доношења одлука или окончања пословног догађаја. (8) Накнадну контролу не може спроводити лице одговорно или укључено у спровођење претходне контроле. Члан 16. (Административни интерни контролни поступци) Административни интерни контролни поступци су организациони планови, политике, процедуре, евиденције и остале мјере којима се осигурава да се радне активности извршавају у складу са Уредбом о канцеларијском пословању републичких органа управе (,,Службени гласник Републике Српске", бр. 1/04 и 13/07), Упутством о спровођењу канцеларијског пословања републичких органа управе (,,Службени гласник Републике Српске", бр. 31/05, 5/06, 10/06, 10/07, 31/09, 43/09, 74/09, 99/09, 98/10, 111/10 и 25/11, 117/11, 107/17 и 112/17) и важећим Правилником о канцеларијском пословању Републичке управе цивилне заштите и то сљедеће активности: пријем дописа и остале опште документације, разврставање и достава документације, начин и рокови сачињавања писмена, овјера и дистрибуција писмена, организација достављања материјала надлежним органима, организација састанака са лицима из спољних институција, начин доношења одлука на колегијуму Управе, организација послова у секторима, организација послова између сектора, остали послови у вези са администрирањем у Управи. Члан 17. (Пријем дописа и остале опште документације) (1) Одговорно лице у Одјељењу за правне, кадровске и опште послове - референт за административне послове, је одговорно за пријем дописа и остале опште документације и исто је дужно исти дан по пријему дописа и остале опште документације исту увести у књигу протокола. (2) Одговорно лице у Одјељењу за правне, кадровске и опште послове - референт за административне послове, је дужно исти дан, по достављању сигниране поште, извршити расподјелу поште по секторима, разврстати по интерним доста вн им књигама и најкасније наредни радни дан доставити одговарајућим секторима. Члан 18. (Разврставање и достава документације) (1) Директор или друго овлаштена лице разврстава пристиглу пошту. (2) Распоређивање и сигнирање поште врши се истог дана када је и примљена у враемену од 13,00 до 14,00 часова сваког радног дана, а распоређивање и сигнирање се завршава уписивањем у рубрику "организациона јединица" пријемног штамбиља, бројчане ознаке, организационе јединице, а одговоран је директор или лице које он овласти. (З) Завођење предмета и аката врши се непосредно након сигнирања, а заведени предмети се достављају у рад организационим јединицама путем интерне доставне књиге, одговорно лице је референт за административне послове. Члан 19. (Начин и рокови сачињавања писмена) Хитна писмена сачињавају се у најкраћем могућем року, а остали списи у року од ЗО дана уколико природа предмета не изискује дуже рокове. За обављање послова задужен је лице којем је предмет дат на поступање. Члан 20. (Овјера и дистрибуција писмена) (1) На потписане акте печат ставља референт за административне послове. (2) Пошту у физичком облику отпрема референт за административне послове и он је одговоран за њено отпремање. (3) Пошту у електронском облику отпрема референт за административне послове и он је одговоран за њено отпремање. (4) Сва пошта се отпрема исти дан по достављању писарници до закључивања књиге поште. Члан 21. (Организација достављања материјала Влади Републике Српске, Народној скупштини Републике Српске и министарствима у Влади Републике Српске) (1) Одговорна лица у Републичкој управи цивилне заштите (помоћници директора и начелници одјељења) су дужна да, у сарадњи са директором, стручне материјале за Владу Републике Српске достављају преко Одбора за унутрашњу политику Владе Републике Српске. Прије достављања материјала за сједницу Владе потребно је да одговорна лица изврше детаљну анализу достављених аката, утврде ставове поводом истих, сачине приједлог закључака, те, након тога, комплетан материјал, доставе Одбору за унутрашњу политику Владе Републике Српске на мишљење, а потом доставе за сједницу Владе Републике Српске. (2) Достава материјала Народној скупштини Републике Српске врши се преко Генералног секретаријата Владе Републике Српске. (З) Достава аката министарствима Владе Републике Српске и другим државним органима врши се директно истим. Члан 22. (Организација састанака са лицима из спољних институција) Организацију састанака са лицима из спољних институција договара помоћник сектора задужен за послове из дјелокруга сектора писменим или усменим путем. О договореном састанку извјештава директора и припрема теме и материјал за састанак. Члан 23. (Начин доношења одлука на колегијуму Управе) Одлуке се на колегијуму доносе једногласно или већином гласова. О донијетим одлукама и закључцима сачињава се записник и спушта на нижи ниво. Члан 24. (Организација послова у секторима) Сектором руководи помоћник директора који је одговоран за благовремено, законито и правилно обављање послова из дјелокруга сектора којим руководи. Сектор може да има ниже организационе јединице одјељење и одсјек. Одјељењем руководи начелник одјељења и и за свој рад је одговоран помоћнику директора сектора којем припада. Одсјеком руководи руководилац одсјека и за свој рад је одговоран начелнику одјељења којем припада. Члан 25. (Организација послова између сектора) Координација послова међу секторима врши се преко помоћника директора, а по потреби може и на нижем нивоу. Члан 26. (Поступци планирања буџета) (1) На основу инструкција Министарства финансија, Сектор за буџет и јавне финансије Начелник Одјељења за развој и аналитику ради приједлог буџета за слиједећу фискалну годину. (2) Управа доставља Приједлог буџета Министарсву финансија, Сектору за буџет и јавне финансије у роковима дефинисаним Законом о буџетском систему Републике Српске. Члан 27. (Поступак јавне набавке) (1) Процедуру набавке робе, материјала, вршења услуга или инвестирања спроводе стална комисија за јавне набавке, уз сагласност директора, а у складу са законом. (2) Уговоре о набавци робе, материјала, вршења услуга, инвестирању и наруџбенице потписује директор или лице које директор овласти. Члан 28. (Начин завођења и овјере улазне документације) (1) Сва улазна књиговодствена документација се, исти дан по пријему, заводи у књигу протокола које води референт за административне послове. (2) Улазну књиговодствену документацију обавезно морају својим потписом потврдити руководилац Одјељења за капиталну имовину и инвестиције и референт који је извршио набавку, као доказ да је роба или материјал запримљена, услуга извршена или инвестиција завршена у уговореном обиму и то у року од два дана од дана пријема. (З) Овјерена документација од стране руководиоца Одјељења за капиталну имовину и инвестиције, најкасније до краја радног дана, доставља се Одсјеку за аналитичке послове на даљу обраду. (4) Извјештај о обављеном службеном путу на путним налозима мора бити читко попуњен, са подацима о времену проведеном у земљи и иностранству и приложеним рачунима за трошкове који су одобрени на службеоном путовању као и документаваним подацима о трошковима које сноси организатор семинара и тада достављен на реализацију. (5) Руководиоци одјељења су дужни водити мјесечну евиденцију о присуству на послу на начин и у складу са законом. (6) Руководиоци одјељења су дужни доставити мјесечну евиденцију из претходног става помоћнику директора Сектора којем припадају, који ће их контролисати, овјерити и након тога доставити руководиоцу одсјека за аналитичке послове најкасније три дана по истеку мјесеца за који се врши обрачун плата и сталих личних примања. (7) Вође деминерских тимова су дужни водити мјесечну евиденцију о присуству на послу чланова тима. (8) Вође деминерских тимова су дужни доставити мјесечну евиденцију о присуству на послу чланова тима главном оперативцу за противминске акције. (9) Главни оперативац за противминске акције дужан је извршити контролу и овјеру достављених евиденција присутности деминерског особља и овјерене евиденције доставити помоћнику директора за деминирање. (10) Помоћник директора за деминирање контролише и овјерава достављене листе присутности. (11) Директор потписује обрачун бруто плата и бруто осталих личних примања и одговарајући образац за трезорско пословање и исте доставља референту у чијој је надлежности унос података у СУФИ систем (Систем управљања финансијским информацијама). (12) Директор може овластити лице које ће вршити повремене контроле обрачуна плата и других личних примања и усаглашеност кадровских и финансијских евиденција. Члан 29. (Односи са јавношћу) Односи с јавношћу и стратегија комуникације мора бити суштински саставни елемент политике Владе Републике Српске, а пружање информација путем медија и других видова информисања пружаће директор и овлаштена лица од стране директора. Члан ЗО. (Начин примања донације и давање помоћи) (1) Републичка управа цивилне заштите има могућност у складу са Законом о извршењу буџета да прима помоћи у новцу или роби и основним средствима. Такође, Републичка управа цивилне заштите може давати помоћи (углавном општинама тј. општинским цивилним заштитама и угружењима грађана од значаја за систем заштите и спашавања) у складу са одобреним буџетом, расположивим материјално-техничким средствима, а по одлуци Владе Републике Српске. (2) Републичка управа цивилне заштите може бити, по одлуци Владе РС, директни имплементатор Уговора о донацији. Сви уговори о примљеним или датим донацијама морају имати упориште у одлуци Владе Републике Српске. Члан 31. (Рачуноводствени интерни контролни поступци) (1) Рачуноводствени систем представља низ задатака и евиденција којим се пословни догађаји обрађују, као темељ за вођење рачуноводствене евиденције. Овај систем индентификује, прикупља, анализира, обрачунава, класификује, евидентира, сумира и извјештава о пословним промјенама и другим догађајима. (2) Рачуноводственим интерним контролним поступцима у Републичкој управи цивилне заштите утврђује се да ли процедуре давања овлаштења и одобрења за финансијске трансакције, поступци пријема, контроле, обраде и уноса у пословне књиге из књиговодствених докумената о насталим пословним промјенама, процедуре јавних набавки, пружања услуга извршења радова у складу са: Законом о рачуноводству ("Службени гласник Републике Српске", бр. 94/15), Законом о буџетском систему Републике Српске ("Службени гласник Републике Српске", бр. 121/12,52/14, 103/15 и 15/16), Законом о трезору Републике Српске ("Службени гласник Републике Српске", бр. 28/13 и 103/15) годишњих закона о извршењу буџета Републике Српске Правилником о финансијском извјештавању за кориснике прихода буџета Републике, општина и градова и фондова ("Службени гласник Републике Српске", бр. 16/11 и 126/11 Правилником о рачуноводству, рачуноводственим политикама процјенама за буџетске кориснике у Републици Српској ("Службени гласник Републике Српске", бр.115/17), Правилником о измјени и допуни Правилника о буџетским класификацијама, садржини рачуна и примјени контног плана за кориснике прихода буџета Републике, општина, градова и фондова ("Службени гласник Републике Српске", 115/17), Правилником о примјени међународних рачуноводствених стандарда за јавни сектор ("Службени гласник Републике Српске", бр. 128/11), Правилником о систему пореског књиговодства у Републици Српској ("Службени гласник Републике Српске", бр. 47/12) Правилником о критеријумима за стицање статуса буџетског корисника ("Службени гласник Републике Српске", бр. 116/13) Правилником о начину и роковима пописа и усклађивањакњиговодственог са стварним стањем имовине и обавеза ("Службени гласник Републике Српске", бр. 45/16) Наредбом о оплаћивању одређених прихода буџета Републике , општина и градова и фондова ("Службени гласник Републике Српске", бр. 59/13,117/13, 73/14, 33/15 и 114/16) Упутством о форми, садржају и начину попуњавања образаца за трезорско пословање буџетских корисника ("Службени гласник Републике Српске", бр. 9/11), Упутством о примјени Међународног рачуноводственог стандарда за јавни сектор ("Службени гласник Републике Српске", бр. 116/13) Правилником о накнадама за службена путовања у земљи и иностранству Правилником о условима и начину коришћења службених возила, Правилником о кориштењу фиксних и мобилних телефона у Републичкој управи цивилне заштите, Правилником о начину планирања и трошења репрезентације у Републичкој управи цивилне заштите, Правилником о начину утврђивања плата и других личних примања државних службеника и осталих запослених у Републичкој управи цивилне заштите. Члан 32. {Рачуноводствени интерни контролни поступци у Одјељењу за развој и аналитику) Интерни рачуноводствени контролни поступци које проводи Одјељењу за развој и аналитику су: (1) Сва улазна књиговодствена документација се, исти дан по пријему, заводи у књигу улазних рачуна коју води Виши референт за аналитику и финансије. (2) Улазну књиговодствену документацију обавезно морају својим потписом потврдити помоћници директора и начелници и руководиоци одјељења, као доказ да су роба или материјал запримљени, услуга или инвестиција завршене у уговореном обиму, и то у року од два дана од дана пријема. (3) У Одсјеку за аналитичке послове врши се обрада књиговодствене улазне документације и то: формална контрола докумената, суштинска контрола докумената и рачунска контрола докумената. (4) Ликвидирање докумената врши руководилац Одсјека за аналитичке послове Одсјека за начелник одјељења за развој и аналитику, и начелник Одјељења за капиталну имовину и инвестиције, исти дан од дана пријема докумената. (5) Уколико се набавка односи на стална средства, виши референт за аналитику и финансије мора ископирати рачун са попратном документацијом ради евиденције у помоћној књизи основних средстава. (6) Виши референт за аналитику и финансије попуњава Образац број 2 - Група рачуна и Образац број 4 - Добављач, банка, представништво, у складу са Упутством о садржају и начину за трезорско пословање буџетских корисника. (7) Виши референт за аналитику и финансије Образац број 4 - Добављач, банка, представништво, одмах доставља стручном сараднику за рачуноводствене операције и администрирање добављача у Министарству финансија, Сектор за Трезор и управљање дугом, а Образац број 2 - Група рачуна, прослеђује стручном сараднику овлаштеном за унос у трезор који ће наведени образац унијети у СУФИ систем, након што се добављачу додијели системски број у Министарству финансија. (8) Остала књиговодствена документација (одлуке или друга акта) уноси се исти дан по пријему у књигу протокола и подлијеже истој процедури као и остала књиговодствена документација. (9) Руководилац Одсјека за аналитику и финансије доставља судска рјешења са захтјевом за извршење Министарству финансија - Сектор за трезор. (10) Остала књиговодствена документација (одлуке или друга акта) уноси се исти дан по пријему у књигу протокола и подлијеже истој процедури као и остала књиговодствена документација. (11) Обрачун плата и осталих личних примања врши руководилац Одсјека за аналитичке послове, на основу евиденција о присутности на раду, потписаних од стране начелника и руководиоца одјељења, помоћника директора и директора, у Трезорској апликацији Централног обрачуна плата (ЦОП). (12) Руководилац Одсјека за аналитичке послове након извршеног обрачуна из претходне тачке, доставља обрачун бруто плата и бруто осталих личних примања и одговарајуће извјештаје из ЦОП апликације (рекапитулацију зарада, пореза и допроноса радовна плата, списак редовна плата и остале накнаде) заједно са обрасцом образацом 5 руководиоцу Одјељења за развој и аналитику, а потом помоћнику директора за финансијско-рачуноводствене и правне послове и директору, у року од 10 дана од дана истека мјесеца за који се врши обрачун плата и сталих личних примања. (13) Евиденције о присутности на раду доставља се задњег дана у мјесецу за текући мјесец или најкасније првог радног дана у мјесецу за претходни. (14) Обрачун пореза и доприноса на плате и остала лична примања врши руководилац Одсјека за аналитичке послове, а све у складу са законским прописима. (15) Обрачун личних примања потписује руководилац Одсјека за аналитичке послове, руководилац Одјељења за развој и аналитику, помоћник директора за финансијско­ рачуноводствене и правне послове и директор. (16) Обрачун уговора о повременим пословима врши руководилац Одсјека за аналитичке послове на основу уговора о повременим пословима, потписаним од стране директора и извршиоца посла. (17) Образац бр. 4. - Добављач, представништво, банка попуњава се уколико банка или добављач није отворена у СУФИ систему. (18) Референт за књиговодствене послове прима Образац број 5 - Лична примања и Образац број 2 - Група рачуна и уноси у СУФИ исти или сљедећи радни дан, након пријема образаца и уноса у помоћну књигу обавеза и системски одобрава унесене трансакције. (19) Руководилац Одсјека за аналитичке послове сачињава и овјерава спискове плата и осталих личних примања за запослене по банкама, и доставља исте банкама, а након уноса у СУФИ систем, системског одобрења уноса и извршеног плаћања. (20) Руководилац Одсјека за аналитичке послове сачињава мјесечну обавјештајну пријаву на Образ цу 1002 за порезе до десетог у мјесецу за порески период из претходног мјесеца и доприносе до краја мјесеца за порески период из претходног мјесеца. (21) Руководилац одсјека након исплате плате у року од пет дана подноси захтјев за рефундацију плате за боловање преко ЗО дана од Фондова дјечије заштите и здравственог осигурања на прописаним обрасцима прилажући потребну документацију. (22) Референт за рачуноводствене послове у року од два дана од дана исплате плате сачињава образац 7 - Унос потраживања и доставља начелнику одјељења, помоћнику директора и директору да најкасније сутрадан изврше овјеру, а након тога референту за књиговодствене послове на унос у Модул потраживања. Излазна фактура се доставља на овјеру начелнику одјељења, помоћнику директора и директору, а потом се доставља руководиоцу одсјека један примјерак ради увезивања фактуре и захтјева за рефундацију. (23) Уколико у СУФИ систему не постоји купац попуњава се образац број 6 - Купац и доставља на потпис начелнику Одјељења за развој и аналитику и помоћнику директора за финансијско-рачуноводствене и правне послове и директору. (24) Унос података са образаца бр. 2 и 5 обавља се у Помоћној књизи - Модулу обавеза, кроз пакете рачуна. (25) Пакет рачуна се отвара, обавезно, са организационим кодом Републичке управе цивилне заштите. (26)Приликом уноса података у линијама обавеза у колони "БРОЈ РАЧУНА" обавезно се уноси за фактуре број КУФ-а и број рачуна а за плату нпр. Плата. 10/18, а за рачунепутне налоге број путног налога. (27) Приликом уноса података у линијама рачуна у колони "ОПИС" обавезно се уноси назив институције, скраћеница за Републичку управу цивилне заштите РУЦЗ и нпр. Плата. 10/18, а за рачуне број рачуна. (28) Унос аванса (тип рачуна - аванс) уноси се по процедури уноса аванса, а унос књижног обавјештења по процедури уноса књижних обавјештења. (29) Виши референт за књиговодствене послове који има овлаштење за књижење у ГК обавља књижење свих одобрених трансакција Управе. (ЗО) Виши референт за књиговодствене послове који има овлаштење за књижење у ГК обавља књижење свих одобрених трансакција Управе. (31) Ликвидирање путних налога обављају начелник Одјељења за развој и аналитику и директор, након формалне, суштинске и рачунске контроле одмах, а најкасније сутрадан доставља вишем референту за књиговодствене послове на реализацију. (32) Извјештај о обављеном службеном путу на путним налозима мора бити читко попуњен и овјерен од стране службеника који подноси извјештај. (ЗЗ)Уколико у СУФИ систему не постоји добављач, попуњава се образац број 4 - Добављач, представништво, банка и доставља на потпис начелнику Одјељења за развој и аналитику и помоћнику директора за финансијско-рачуноводствене и правне послове и директору. (34) Образац број 2 - Група рачуна, за путне налоге попуњава виши референт за аналитику и финансије на основу претходно обрачунатих расхода по путном налогу и доставља га начелнику Одјељења за аналитику и развој, помоћнику директора за финансијско­ рачуноводствене и правне послове и директору на овјеру. (35) Виши референт за књиговодствене послове обавезан је штампати извјештаје за Управу и доставити их руководиоцу Одсјека за аналитичке послове и начелнику Одјељења за развој и аналитику, као и помоћнику директора за финансијско-рачуноводствене и правне послове према захтјевима истих. Члан 33. (Набавке робе и вршење услуrа у Трезору) (1) Набавке роба и вршење услуга се врши у складу са Планом набавки за текућу годину који доноси директор најкасније у року од 60 дана од дана ступања на снагу Буџета за текућу годину. На основу анализе расположивих средставаи и плана набавке директор Републичке управе цивилне заштите доноси Одлуку о провођењу поступака јавних набавки. (2) Ако се у току године установе други приоритети у набавци или ако расположива средства нису довољна, врше се измјене и допуне Плана набавки. Члан 34. (Овјера књиговодствених трезорских налога) (1) Руководилац одјељења за аналитику и финансије је дужан да обезбиједи да се обрасци за трезорско пословање за пословне промјене Управе, у складу са актуелним расположивим буџетским средствима, попуне у року од три дана од дана пријема исправних књиговодствених докумената и да се доставе директору Управе на овјеру. Овјерени обрасци за трезорско пословање морају се унијети у трезорски рачуноводствени систем (СУФИ систем) у року од три дана од дана пријема од директора Управе. (2) Захтјев за пониuпење или измјену већ унесених образаца за трезорско пословање у СУФИ систему мора бити у форми овјереног и потписаног Обрасца бр. 3 - Група налога за књижење у којем су уписане ставке за поништење или измјену. Члан 35. (Финансијско извјештавање) (1) Помоћник директора за финансијско рачуноводствене и правне послове и начелник Одјељења за развој и аналитику потписују финансијске извјештаје сачињене на начин и у роковима предвиђеним законом, подзаконским актима и међународним рачуноводственим стандардима за јавни сектор, те их најкасније наредног радног дана доставља директору Републичке управе цивилне заштите на потпис. (2) Директор доноси одлуку о именовању комисије за вршење редовног (годишњег) као и ванредног пописа, у складу са Правилником о начину и роковима вршења пописа и усклађивања књиговодственог са стварним стањем. (З) Ванредан попис врши се по указаној потреби. (4) Извјеuпај о извршеном попису, заједно са одлукама о разликама између књиговодственог и стварног стања и пописним листама, достављају се вишем референту за аналитику и финансије, најкасније до 31. јануара текуће године, за претходну годи ну. (S) Виши референт за књиговодствене послове попуњава образац број 3 - Група налога за књижење за све инвентурне разлике и доставља га помоћнику директора за финансијско-рачуноводствене и правне послове. (6) Начелник одјељења за развој и аналитику је обавезан да, у складу са Правилником о финансијском извјеuпавању изради периодичне извјештаје и годишњи финансијски извјештај, у предвиђеним роковима и да их наредни радни дан достави директору на поmис, а затим Министарству финансија РС путем ресорног министарства. (7) За тачност периодичних и годишњег финансијског извјеuпаја одговорни су директор и помоћник директора за финансијско - рачуноводствене и правне послове. Члан Зб. (Процедура рада са Министарством финансија - Сектор за трезор) (1) Системско затварање периода (квартала) у СУФИ систему (помоћне књиге - модули и Главна књига) обавља самостални стручни сарадник за рачуноводствене методологије у Министарству финансија до краја првог мјесеца, за претходни квартал, по утврђеној процедури. (2) Системско затварање године у СУФИ систему (помоћне књиге - модули и Главна књига) обавља самостални стручни сарадник за рачуноводствене методологије и начелник за рачуноводство у Министарству финансија, Сектору за Трезор, по утврђеној процедури, а у складу са Правилником о финансијском извјештавању. (3) Књиговодствене процедуре и упутства за евидентирање финансијских трансакција буџетских корисника и свим помоћним књигама - модулима и у Главној књизи трезора прописују се у Министарству финансија. (4) Донесене процедуре и упутства су обавезујуће за све кориснике СУФИ система. (5) Стручни сарадници за рачуноводствене операције у Министарству финансија обављају контролу унесених финансијских трансакција за све буџетске кориснике у надлежности Министарства, на начин да се квартално врши усклађивање у Главној књизи Трезора. (6) Након системског затварања периода, стручни сарадник за рачуноводствене операције и финансијско извјештавање у Министарству финансија обавезан је обавијестити буџетске кориснике који имају директну конекцију, да је извршено системско затварање периода и да се могу листати коначни извјештаји. (7) Након повлачења извјештаја, Управа је обавезна са стручним сарадником за рачуноводствене операције у Министарству финансија полугодишње усагласити стања на свим контима у Главној књизи Трезора (Класа О - Стална средства, Класа 1 - Залихе, Класа 2 - Готовина, краткорочна потраживања и разграничења, Класа 3 - Извори сталних средстава, Класа 4 - Дугорочне обавезе, разграничења, Класа 5 - Краткорочне обавезе и разграничења, Класа 6 - Расходи, Класа 7 - Приходи, Класа 8 Меморандумска евиденција и Класа 9 - Ванбилансна евиденција) и сачинити записник о истом. (8) Уколико се, након усаглашавања, установе одступања, одговорно лице Управе попуниће Образац број 3 - Група налога за књижење и податке унијети у СУФИ систем. (9) Уколико одговорно лице Управе у предвиђеном року не попуни Образац број 3 - Група налога за књижење, за констатовано одступање исти сноси сву одговорност. (10) Стручни сарадници за рачуноводствене операције у Министарству финансија врше пренос финансијских трансакција из помоћних књига - модула у Главну књигу трезора, за све буџетске кориснике Министарства, на крају радног дана и исте књиже. Члан 37. (Поступци информисања} (1) Информације и комуникације у пословању субјекта обавезно су одговарајуће, ажурне, тачне и доступне запосленим и јавности ради ефективне и двосмјерне комуникације на свим хијерархијским нивоима Управе; омогућавања запосленим јасних и прецизних смјерница и инструкција о њиховој улози и одговорностима у вршењу финансијског управљања и контроле; документовања свих пословних процеса и трансакција које обухвата описе система, рачуноводство и систем архивирања са циљем израде одговарајућег ревизорског трага; развоја ефективног, благовременог и поузданог система извјештавања, који укључује нивое и рокове за извјештавање, врсте извјештаја и начин извјештавања у случају откривања грешака, неправилности, погрешне употребе средстава и информација, превара или недозвољених радњи. (2) Поступци информисања су интерни и екстерни. (З) Интерни поступци информисања су сви поступци из поглавља V и VI овог правилника у оквиру којих запослени, преко претпостављених обавјештавају руководиоца о свом раду или му, на његов захтјев, дају друга обавјештења од значаја за рад Управе у складу са законима. (4) Помоћници директора и начелници и руководиоци одјељења у Управи су дужни документоване финансијске информације користити у поступку предлагања и доношења пословних одлука са циљем побољшања квалитета буџетског процеса. (5) Екстерни поступци информисања су поступци који се односе на све кориснике финансијских извјештаја, података и докумената проистеклих из поступака прописаних поглављем V и VI овог правилника укључујући и државне и ентитетске институције у окружењу, као и међународне финансијске и друге институције. (6) Екстерно информисање трећих страна објављује се преко веб-странице Управе, дневних новина и "Службеног гласника Републике Српске" и др. Члан 38. (Поступци комуникације) (1) Руководиоци организационих јединица Управе осигуравају поуздане начине комуникације који омогућавају да сви запослени благовремено добију адекватне и тачне информације, које им обезбјеђују да уи потпуности разумијуи поштују политике, процедуре и постављене задатке. (2) Запослени обавјештавају непосредног руководиоца о извршењу постављеног циља, потешкоћама и мјерама које треба предузети. (З) Комуникација се обавља по сљедећем принципу: директор - замјеник директора помоћници директора - начелници и руководиоци одјељења - руководиоци одсјека непосредни извршиоци по свим основама. (4) Комуникација се обавља искључиво по конкретним пословним догађајима: руководство се редовно извјештава о извршењу буџета, расположивим средствима, обавезама, потраживањима, организационе јединице добијају информације о одобреним буџетским средствима ... (5) Коначне одлуке доноси директор, након што исте расправи стручни колегиј, ако директор сматра то потребним. (6) У хитним и непредвиђеним околностима линија комуникације се може спустити за један ниво наниже. (7) Директор може комуницирати са свим запосленим радницима, а помоћници директора и начелници и руководиоци одјељења са запосленим из сектора којим руководе. (8) Запослени остварују комуникацију и са другим институцијама ради боље координације у спровођењу постављених циљева, као и квалитетнијег и ефикаснијег пружања услуга из надлежности. Члан 39. (Поступци праћења и надгледања система) (1) Систем финансијског управљања и контроле континуирано се прати ради процјењивања његовог функционисања, благовременог ажурирања и утврђивања мјера за развој система. (2) Поступак праћења и спровођења интерних контролних поступака врши директор са својим замјеником и помоћницима и начелницима у циљу онемогућавања појединцима чињења незаконитих радњи и трансакција. Р/Б 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. (З) На основу административних и рачуноводствених интерних контролних поступака утврђених овим правилником, утврђују се поступци и активности са средњим и високим ризиком, те поступци надгледања као и носиоци одговорности и исти су приказани у ниже наведеној табели. Интерни контролни поступак Степен Пос:rупци надгледања Носиоци ризика одговорности Достављање документације из средњи упоређивање података из Начелник Одјељења за правне, књиге протокола са Одјељења за кадровске и опште послове у интерном пријемном правне,кадровске Одјељење за развој и књигом на крају седмице за и опште послове аналитику протеклу седмицу Достављање документације из средњи Путем телефона провјерити Начелник Одјељења за правне, да ли је овлаштени радник Одјељења за кадровске и опште послове у Владе и Народне скупштине правне,кадровске секретаријате Владе и запримио послату пошту и опште послове Народне скупштине Неадекватна политика висок Водити рачуна о стварним Директор људских ресурса потребама за људским ресурсима Неиспуњеност услова у висок Водити рачуна о пријему Директор погледу стручне спреме, радника који у потпуности радног искуства, посебних испуњавају услове радног услова за поједина радна мјеста на које се примају мјеста Врши се пријем радника, висок Водити рачуна да се што Директор приправника и волонтера без мање радника прима без јавног конкурса, одговарајућих расписивања јавног процедура и критеријума конкурса Лица на руководећим средњи Расписати конкурс у што Директор функцијама се дуже вријеме краћем року након воде као вршиоци дужности постављања лица на руководеће радно мјесто као вршиоца дужности Неусклађеност кадровског средњи Водити рачуна да се Директор плана са попуњава њима кадровски план у радних мјеста потпуности поштује Изражени проблеми у веома утврдити стратешким Директор, дефинисању циљева и висок документима јасне циљеве замјеник и усклађивању организације и правце развоја система помоћници према дефинисаним који произилазе из директора циљевима надлежности Неучествовање свих висок дефинисане смјерница за Директор, организационих јединица у припрему буџета од стране замјеник и припреми буџета стручног колегијума и помоћници Сектора за финасијско директора рачуноводствене послове 10. Унос података на образац 4 - средњи упоредити подате на Начелник Добављач за отварање обрасцу 4 са подацима на Одјељења за добављача или измјене фактури развој и аналитику података за добављаче у СУФИ 11. Прекорачење расхода у висок Упаривање оперативног Помоћници односу на планиране по буџета са планираним директора појединим буџетским расходима позицијама 12. Неправилна економска средњи Сравњење билансних Начелник класификација расхода позиција са помоћном Одјељења за евиденцијом развој и аналитику 13. Непотпуна и нетачна средњи упоређивање са кадровском Руководилац евиденција присутности и евиденцијом и евиденцијом одсјека за недостављање статусних присутности, упоређивање аналитику рјешења запослених за са Рјешењима за службена исправан обрачун плата и путовања, плаћена одсуства, осталих личних примања кроз дознакама за боловања ... ЦОП 14. Не достављање образаца за средњи упаривање са Руководилац Пореску управу (Образац рекапитулацијама личних Одсјека за 1002) и грешке на пореским примања и сравњење аналитику пријавама пореске картице најмање квартално 15. Пропуштање подношења средњи сравњење картице са Руководилац захтјева за рефундацију Фондовима здравственог Одсјека за средстава од фондова осигурања и дјечије заштите аналитику социјалног осигурања најмање једном годишње 16. Неправдање аконтације за средњи сравњење картице Начелник службена путовања у потраживања за службена Одјељења за прописаном року путовања мјесечно и развој и аналитику вођење помоћне евиденције 17. Нетачно пренијети подаци са средњи сравњење извјештаја Начелник рачуна у КУФ Претходна моћањо Одјељења за добављача са подацима у развој и аналитику КУФ-у 18. Нетачно пренијети подаци са висок стална контрола Начелник рачуна на трезорске обрасце попуњавања образаца Одјељења за развој и аналитику 19. Нетачно пренијети подаци са висок стална контрола пријема Начелник трезорских образаца у Главну образаца и уноса података Одјељења за и помоћне књиге СУФИ са истих у СУФИ и сравњење развој и аналитику Пробног биланса са помоћним евиденцијама квартално (најмање) 20. Непровођење детаљног и средњи најмање једном годишње Начелник свеобухватног пописа усклађивати са подацима у Одјељења за (обавезе, потраживања, Главној књизи Трезора развој и аналитику сталних средства и инвентара) базираног на стварном стању 21. Не вођење помоћне висок Обавезу утврдити Начелник евиденције ОСНОВНИХ Правилником о евиденцији Одјељења за средстава материјално-техничких развој и аналитику средстава, ситног инвентара и материјала 22. Неусаглашавање обавеза са средњи упоређивање картице Начелник добављачима (ИОС-а) Управе и до Одјељења за развој и аналитику бављача 23. Неусаглашавање средњи упоређивање картице Начелник потраживања са купцима Управе и купаца Одјељења за (ИОС-а) развој и аналитику 24. Кашњење у изради висок ажурирати тромјесечно Начелник периодичних финансијских сравњење свих позиција Одјељења за извјештаја пробног биланса развој и аналитику 25. Кашњење у изради годишњег висок ажурирати сравњење свих Начелник финансијског извјештаја позиција пробног биланса Одјељења за на годишњем нивоу развој и аналитику 26. Није донијет план јавних средњи Провјерити да ли су сви Начелник набавки сектори доставили своје Одјељења за потребе и да ли су потребе капиталну имовину усаглашене са буџетом и инвестиције 27. Неповезан план јавних висок Прије доношења Плана Начелник набавки са планом буџета набавки извршити детаљну Одјељења за анализу одобреног буџета капиталну имовину по свим позицијама и инвестиције 28. Кашњење у покретању средњи Адекватана контрола и Начелник набавке константно ажурирање Одјељења за података о важећим капиталну имовину уговорима и тери минима и инвестиције истицања важности уговора 29. Поништење тендера, жалбени средњи Благовремено покретање Начелник поступци и кашњење у поступака набавке и Одјељења за извршењу уговора обезбјеђивање адекватних капиталну имовину залиха за робе и материјале и инвестиције које је могуће склади штити ЗО. Необављање набавке према висок Контрола реализације плана Начелник прописаним правилима набавке по предвиђеним и Одјељења за (законским и подзаконским) планираним поступцима за капиталну имовину конкретне набавке и инвестиције 31. Спровођење висок Добро планирање набавки и Начелник најмањетранспарентних свођење нетранспарентних Одјељења за поступака набавки када нису у поступака набавки само на капиталну и мови ну поmуности испуњени услови хитне набавке које је и инвестиције за примјену таквих поступака немогуће предвидјети 32. Све понуде скупље од буџетом средњи Благовремено покретање Начелник планираних средстава поступака набавке како би Одјељења за се у овом случају поступак капиталну имовину набавке могао поновити и инвестиције 33. Одустајање прворангираног средњи Благовремено покретање Начелник понуђача од понуде, а понуда поступака набавке како би Одјељења за другорангираног понуђача је се у овом случају поступак капиталну имовину значајно скупља од понуде набавке могао поновити или и инвестиције прворангираног обезбјеђење "беџетске резерве" 34. Спровођење набавке средњи Добро планирање набавки и Начелник истоврсних роба/услуга у току спровођење директног Одјељења за године чији износ прелази споразума само у хитним капиталну имовину износ директног споразума, па случајевима које је и инвестиције вриједности појединачних немогуће предвидјети набавки истоврсних роба/услуга прелазе вриједности директног споразума 35. Захтјева ни услови у тендерској средњи Константна едукација Начелник документацији нису јасно службеника који проводе Одјељења за постављени или су Јавне набавке и досљедна капиталну имовину дискриминаторни примјена свих прописа и инвестиције приликом постављања тендеских услова 36. Фактурисање по другачијим висок Константна контрола Начелник цијенама него што су уговорених и фактурисаних Одјељења за уговорене цијена, на свим фактурама капиталну имовину јасно навођење броја и инвестиције уговора ради контроле 37. Фактурисање на начин који средњи Прецизно уговарати начин Начелник онемогућава да се упореде фактурисања а Одјељења за понуђене цијене са добављачима вратити такве капиталну имовину фактурисан им фактуре, те инсистирати на и инвестиције прецизном фактурисању уговорених роба/услуга 38. Фактурисање без висок Не преузимати робу/услуге Начелник одговарајућих прилога који без пропратне Одјељења за доказују настанак пословног документације те капиталну имовину догађаја инсистирати од добављача и инвестиције да уз фактуре доставе прилог/ отпремнице које доказују насатанак пословног догађаја 39. Робе/услуге нису испоручени висок Гдје је год могуће у услове Начелник поставити банкарске Одјељења за гаранције за добро капиталну имовину извршење уговора, а ако то и инвестиције није могуће онда се кроз уговор максимално заштитити и уговоре закључивати само са фирмама које посједују солидне референце 40. Испоручене робе/услуге нису средњи У комисије за пријем Начелник у складу са наруџбом по скупљих и специфичних Одјељења за квалитету и квантитету роба обавезно именовати капиталну имовину лица која посједују потребна и инвестиције знања о тим робама, и лица која су учествовала у сачињавању тендерских спецификација 41. Примљене робе/услуге нису висок Повремено ажурирање и Начелник евидентирани у рачуноводству усаглашавање Одјељења за документације између капиталну имовину служби рачуноводсва и и инвестиције набавке 42. Пробијање уговорених средњи Прецизно уговарати начин Начелник вриједности фактурисања, водити Одјељења за помоћне евиденције капиталну имовину нарочито за сукцесивне и инвестиције набавке и упаривати са потписаним Уговорима 43. Неизвршавање уговора - висок Гдје је год могуће у услове Начелник дјелимична реализација поставити банкарске Одјељења за гаранције за добро капиталну имовину извршење уговора, а ако то и инвестиције није могуће онда се кроз уговор максимално заштитити за случај наизвршавања или рјелимично извршавање. (4) Праћење и процјена финансијског управљања и контроле спроводи се путем сталног праћења, самопроцјене и интерне ревизије. (5) Стално праћење се спроводи кроз редовне активности које запослени предузимају у обављању дужности, као и спровођењем мјера за рјешавање уочениих слабости и потешкоћа. (6) Стално праћење спроводи сваки запослени у оквиру свог подручја дјеловања и у зависности од одговорности које има. (7) Самопроцјена стања финансијског управљања и контроле врши се у циљу преиспитивања и анализе властитих система финансијског управљања и контроле, те благовременог уочавања слабости и предузимања мјера за њихово рјешавање. (8) У поступцима самопроцјене учествују сви запослени. (9) Процес самопроцјене има двије фазе: Фаза 1 - почетна процјена - утврђује се постојећа сИ1уација која захтијева самопроцјењивање интерних контрола које тренутно постоје и Фаза 11 - стални преглед - годишње самопроцјењивање које се спроводи у циљу процјене. (lО)Интерна ревизија је независно, објективно давање мишљења и савјетодавна активност која има за циљ да унаприједи пословање Управе и помаже да оствари своје циљеве обезбјеђујући систематичан и дисциплинован приступ оцјени и побољшању ефикасности управљања ризиком, контролама и процесима управљања. (ll)Интерна ревизија врши се ради давања објективног стручног мишљења и савјета о адекватности система финансијског управљања и контрола у циљу унапређивања пословања Управе. Члан 40. (Планирање и извјеuпавање) (1) Успостављање и спровођење финансијског управљања и контроле врши се на основу плана за успостављање финансијског управљања и контрола, који садржи: активности за успостављање финансијског управљања и контрола, потребне податке о лицу које је задужено за спровођење актвности, рокове за спровођење активности. (2) План рада за текућу годину из члана 7. став (5) Правилника о садржају извјештаја и начину извјештавања о систему финансијског управљања и контроле (,,Службени гласник Републике Српске", бр. 112/17) Управа је дужна Централној јединици доставити до краја јануара. (З) Под полугодишњим и годишњим извјештајима о систему финансијског управљања и контроле подразумијевају се: полугодишњи извјештај о спровођењу планираниих активности на успостављању и развоју система финансијског управљања и контрола у складу са чланом 15. став 1. тачка 1) Закона; . . годишњи извјештај о спровођењу планираних активности у успостављању и развоју система финансијског управљања, у складу са чланом 15. став 1. тачка 2) Закона; консолидовани годишњи извјештај о систему финансијског управљања и контрола у складу са чланом 56. Закона, који је Министарство финансија односно Централна јединица дужна да припреми. (4) Саставни дио годишњег извјештаја садржи и Изјаву у вези са достигнутим степеном развоја система интерних финансијских контрола у Управи, као и Изјаву о планираним мјерама у наредној години за успостављање недостигнутоr нивоа развоја. Члан 41. (Прелазне и завршне одредбе) Ступањем на снагу овог правилника престаје да важи Правилник о интерним контролним поступцима у Републичкој управи цивилне заштите, број: 10/1.05/020-222/09 од 24.12.2009. године. Члан 42. Овај правилник ступа на снагу наредног дана од дана доношења. Број: 10/1.01/011-99/18 Датум: 25.10.2018. године Источно Сарајево ДИРЕКТОР