Resolución Nº 112-2000-CG ─ Guía metodológica de auditoria de gestión ambiental

Pag.188360 Lima, sabado 24 de junio de 2000 Aprueban Guia Metodologica de Audi toria de Gestion Ambiental RESOLUCION DE CONTRALORIA N' 112-2000-CG Lima, 22 de junio del 2000 Vista, la propuesta de una Guia Metodologica de Auditoria de Gesti6n Ambiental, que presenta el Area de Auditoria Ambiental y de los Recursos Naturales, elevada con Oficio N° 083-2000-CG/AAA de fecha 1.JUN.2000; CONSIDERANDO: Que, en el pais, la biodiversidad y los ecosistemas vienen siendo afectados gradualmente por las activi dades econ6micas productivas y de servicios, ademas por el desarrollo urbano, el crecimiento poblacional y el uso indiscriminado de los recursos naturales; 10cual requiere de los mayores esfuerzos para fortalecer la autoridad ambiental del Estado a traves de la garan tia que representa un eficaz control, con capacidad de hacer cumplir la legislaci6n ambiental, de promover la participaci6n ciudadana y abogar por una nueva cul tura en favor del ambiente, contribuyendo al desarro llo sostenible y a la conservaci6n de los recursos natu rales; Que, conforme al Decreto Ley N° 26162 - Ley del Sistema Nacional de Control, es atribuci6n de la Con traloria General de la Republica, como ente rector del Sistema, formular tecnicas y procedimientos a ser empleados en la auditoria gubernamental, a fin de optimizar el control del Estado teniendo en cuenta los principios de eficiencia, eficacia, economia y transpa rencia; Que, la Ley W 27066 de 13.FEB.99 otorg6 la atribu cion a la Contraloria General de la Republica de efectuar auditorias ambientales y de los recursos naturales, para 10cual se ha previsto la formulaci6n y aprobacion de una Guia Metodo16gica de Auditoria de Gesti6n Ambiental, que oriente el accionar del auditor hacia el mejor cumpli miento de estas funciones; Que, la Contraloria General de la Republica, se en cuentra permanentemente empenada en dotar a los audi tores gubernamentales, de instrumentos tecnicos moder nos, en orden a lograr mejoras sustanciales en la funci6n fiscalizadora que le compete; Que, la auditoria ambiental y de los recursos natura les constituye una herramienta efectiva que debe sopor tarse en una guia metodo16gica construida en base a la sistematizaci6n de experiencias, con la investigaci6n y la interacci6n auditor - naturaleza, a fin de uniformizar metodos y procedimientos de auditoria ambiental; sus ceptible de mejoramiento y actualizaci6n posterior en base a nuevas normas legales y tecnologias a utilizarse en esta auditorta; De conformidad con 10dispuesto por los Articulos 16°, 19° literalll) y 24° del Decreto Ley W 26162 - Ley del Sistema Nacional de Control, y el Reglamento de Organi zaci6n y Funciones aprobado por Resoluci6n de Contralo ria W 071-2000-CG de 3.ABR.2000; SE RESUELVE: Articulo Primero.- Aprobar la Guia Metodo16gica de Auditoria de Gesti6n Ambiental, para la ejecuci6n de las .auditorias ambientales y de los recursos naturales, como documento orientador del Sistema Nacional de Control; la misma que como anexo forma parte integrante de la presente resoluci6n. Articulo Segundo> Encargar a la Escuela Nacional de Control la difusi6n que corresponda y al Area de Auditoria Ambiental y de los Recursos Naturales el coor dinar su debida actualizaci6n. Articulo Tercero.- Autoricese la traducci6n de la Guia Metodo16gica de Auditoria de Gesti6n Ambiental, a los idiomas Ingles y Portugues, Registrese, comuniquese y publiquese. VICTOR ENRIQUE CASO LAY Contralor General de la Republica GuIA METODOLQGICA DE AUDITORlA DE GESTION AMBIENTAL fNDICE PRESENTACION MARCO CONCEPTUAL I. FASE DE PLANEAMIENTO 1.1 Revisi6n general 1.2 Revisi6n estrategica 1.3 Estructura y contenido del plan y programa de auditoria II.: FASE DE EJECUCION 11.1Acreditaci6n e instalaci6n en la entidad 11.2Evaluaci6n de la gesti6n administrativa ambien tal II.3 Evaluaci6n y determinacion de los impactos am bientales Significativos IIA Supervision y comunicacion de hallazgos II.5 Modelo de estructura de archivo de papeles de trabajo III. FASE DE ELABORACION DEL INFORME IIL1 Aspectos generales IIL2 Caracteristicas del informe de auditoria am biental IIL3 Redacci6n y revision del informe lIlA Estructura y contenido del informe IIL5 Elevaci6n y entrega 0 remisi6n del informe IV. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ANEXOS Anexo N° 1 Modelo de formato y estructura del progra rna. Anexo N° 2 Flujograma de la fase de planeamiento de la auditoria ambiental. Anexo N° 3 Flujograma de la fase de ejecuci6n de la auditoria ambiental. Anexo N° 4 Flujograma de la fase de elaboraci6n del informe de la auditoria ambiental. Anexo N° 5 Glosario de terminos, PRESENTACION La Contralorfa General de la Republica del Peru, en virtud del Articulo 82° de la Constituci6n Pohtica, y del Articulo 5° de la Ley del Sistema Nacional de Control Decreto Ley N° 26162, tiene asignada la misi6n de caute lar la correcta administraci6n de los recursos del Estado. En cumplimiento de este mandato constitucional, ejerce la auditoria gubernamental y en este marco, a partir de la daci6n de la Ley N° 27066 de 13.FEB.99 queda faculta da expresamente a efectuar auditorfas ambientales y de los recursos naturales e informar peri6dicamente al Con greso de la Republica. Para tal efecto se prepare y confor m6 equipos multidisciplinarios de auditores, disponiendo la realizaci6n de auditorias ambientales sobre la base de pag. 188361~~f]?tt uan o Lima, sabado 24 de junio de 2000 la experiencia de acciones piloto, las mismas que durante su proceso, permitieron la formulaci6n de una Guia Meto dol6gica propia que responde a la sistematizaci6n de las experiencias pioneras. Nuestro pais es depositario natural de una extraordi naria y diversa riqueza natural, la cual viene siendo afectada gradualmente por las actividades extractivas, productivas y de servicios, adernas por el centralismo urbano, el crecimiento poblacional y el uso indiscriminado de los recursos naturales; es decir, contamos con una problematica ambiental que requiere de los mayores esfuerzos para fortalecer la autoridad ambiental del Es tado a traves de la garantfa que representa un eficaz control, con capacidad de hacer cumplir la legislaci6n ambiental, de promover la participaci6n ciudadana y abogar por una nueva cultura en favor del ambiente, con la finalidad de contribuir al desarrollo sostenible y conser vaci6n de los recursos naturales, como tambien allogro de un ambiente adecuado para la vida humana. Somos conscientes de la compleja problematica am biental que data de hace muchos anos constituyendo un pasivo ambiental que se encuentra a cargo del Estado Peruano, el cual requiere de grandes inversiones para mitigarlo y del trabajo mancomunado de toda la sociedad, raz6n por la que aspiramos a promover en una primera fase, la concientizaci6n y sensibilizaci6n, principalmente de los niveles de decision de las entidades publicas y privadas sobre la misi6n de proteger y conservar el am biente, habitat del ser humano, sobre la base del uso sostenible de los recursos naturales. La actuaci6n del auditor ambiental esta respaldada no s6lo en su conocimiento y experiencia en esa especialidad, sino principalmente en s6lidos principios eticos, porque en definitiva la cuesti6n ambiental tambien constituye un problema de val ores e identidad con nuestra riqueza natural y en donde el funcionario de control tiene que asumir un rol decisivo, considerando que esta premunido de una herramienta efectiva constituida por la auditoria ambiental y de los recursos naturales, que se soporta en una metodologfa que se viene construyendo gradualmen te con la investigaci6n y la interacci6n auditor - naturale za. Dentro de este contexto, resulta adecuado adoptar institucionalmente una Guia Metodol6gica que oriente y conduzca el ejercicio de la auditorfa ambiental, la misma que dentro del marco del mejoramiento continuo reciba el aporte y enriquecimiento permanente de quienes esta mos comprometidos con el ambiente, contribuyendo deci didamente con la gesti6n ambiental de la administraci6n publica, la protecci6n y la conservaci6n del patrimonio natural del pais, a fin que se encamine hacia el desarrollo sostenible. VICTOR ENRIQUE CASO LAY Contralor General de la Republica GulA METODOLOGICA DE LA AUDITORlA DE GESTION AMBIENTAL MARCO CONCEPTUAL En nuestro pais se ha identificado diversos problemas ambientales que vienen afectando sensiblemente el am biente y la biodiversidad; tales como: la contaminaci6n del agua, del aire, la deforestaci6n, erosion y desertificaci6n de suelos, el crecimiento urbano y poblacional, consecuen temente se altera el ecosistema y el habitat del ser humano, los cuales deben ser reconocidos y evaluados en orden a su atenci6n y correspondiente mitigacion; tenien do en cuenta los aspectos e impactos ambientales signifi cativos. El hombre tiene el derecho a la libertad, la igualdad y al disfrute en condiciones de vida adecuados, en un ambiente de calidad que Ie permita llevar una vida digna y gozar de bienestar, teniendo la obligaci6n y compromiso de proteger, conservar y mejorar el ambiente para las generaciones presentes y futuras, tal como consagra la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Medio Humano realizada en Estoeolmo en 1972, asf como, la "Cumbre para la Tierra" realizada en Rio de Janeiro en el ano 1992. En el Peru, la Constituci6n Polftica, como norma fundamental del pais, en el Titulo III Del Regimen Econ6 mico, Capitulo II: Del Ambiente y los Recursos Naturales, dispone en los Articulos 66° al 69°, que los recursos naturales, renovables y no renovables son patrimonio de la Naci6n y que el Estado promueve su uso sostenible; determina la polftica nacional del ambiente y que esta obligado a promover la conservaci6n de la diversidad biol6gica y de las areas naturales protegidas, asf como el desarrollo sostenible de la Amazonia. Por su parte, el C6digo del Medio Ambiente y de los Recursos Naturales - Decreto Legislativo N° 613 de 8.SET.90, propugna una calidad de vida de las personas a un nivel compatible con la dignidad humana, previnien do y controlando la contaminaci6n ambiental y cualquier proceso de deterioro 0 depredaci6n de recursos naturales que pueda interferir en el normal desarrollo de toda forma de vida y de la sociedad. Para cumplir con dicho objetivo, la norma establece la politica ambiental, las pautas de planificacion ambiental, protecci6n del ambiente, medi das de seguridad, aporte de ciencia y tecnologfa, acci6n educativa, definicion de areas naturales protegidas, del patrimonio cultural, vinculo con recursos mineros, ener geticos, con poblacion, salubridad, sanciones, etcetera. En el marco de los compromisos internacionales, la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Medio Hu mano realizada en Estocolmo en 1972, asi como la "Cum bre para la Tierra", realizada en Rio de Janeiro en el ano 1992, consagran el derecho de la persona humana a la libertad, la igualdad y al disfrute en condiciones de vida adecuados, en un ambiente de cali dad que Ie permita llevar una vida digna y gozar de bienestar, teniendo la obligaci6n y compromiso de proteger, conservar y mejorar el ambiente para las generaciones presentes y futuras. Siendo el control y fiscalizaci6n una herramienta ne cesaria en todo acto de la administracion, a fin de garan tizar la correcta aplicaci6n de las normas legales y reco mendar la implementaci6n de medidas correctivas cuan do el caso 10amerite; el Congreso de la Republica emiti6 la Ley N° 27066 de 13.FEB.99, que faculta a la Contralo ria General de la Republica a realizar auditorfas ambien tales y de los recursos naturales, para tales fines se hace necesario desarrollar una Guta Metodol6gica que oriente y facilite la actuaci6n del auditor, a la vez que permita cumplir con dicha atribuci6n. Las auditorias ambientales se ejecutan conforme al Plan Anual de Auditoria del Area de Auditoria Ambiental y de los Recursos Naturales, el mismo que comprende lugares ambientalmente criticos por problemas de conta minacion, generados por las diferentes actividades y/o servicios desarrolladas en cuencas, bahias, ciudades, areas naturales protegidas, entre otras, identificando los secto res publicos que tengan competencias ambientales, en base a un enfoque integral de la problematica con la finalidad de revelarla y contribuir con la gesti6n y forta lecimiento de la autoridad ambiental del Estado. Cabe precisar que, de acuerdo a la legislaci6n vigente ("Ley Marco del Crecimiento de la Inversion Privada" Decreto Legislativo N" 757), la autoridad ambiental en el pais es de caracter sectorial, corresponde ejercerla a cada Ministerio dentro de su competencia funcional. Igualmente, es de indicar, que el conocimiento de temas ambientales en las instituciones publicas es aun incipiente; ademas, existen pasivos ambientales de los que no se puede definir la responsabilidad especifica que pueda corresponder a los funcionarios y ex funcionarios involucrados. En ese orden, la auditorfa de gesti6n ambiental, basa da en la auditoria de gesti6n y en la auditorfa de cumpli miento 0 desempefio, como un examen sistematico, profe sional, independiente y objetivo, sobre las polfticas, pla nes, objetivos, metas, cumplimiento de la normativa apli cable, programas, proyectos e inversiones y demas activi dades de las entidades, tendentes a prevenir y/o mitigar los danos ambientales; tiene la finalidad de coadyuvar con la gesti6n de las entidades a favor de la conservaci6n del ambiente y del usa racional de los recursos naturales, y propender a la concientizaci6n ambiental de autoridades y funcionarios publicos y privados, asi como de la pobla cion, a fin de contribuir con el desarrollo sostenible del pais. Los principios basicos aplicables a la presente Guia Metodologica son los siguientes: Economia La economia esta relacionada con los terminos y con diciones bajo los cuales se invierte recursos para la proteccion y conservaci6n del ambiente, sean estos recur sos financieros, humanos, ffsicos 0 de canje de deuda por inversion, examinando el cumplimiento oportuno y apro piado de los planes de inversion, en ellugar requerido; asf como de los presupuestos asignados. Pcig. 188362 Lima, sabado 24 de junio de :'i~)\) Efectividad Se refiere al grado en el cual un programa 0 actividad gubernamentallogra sus objetivos y metas u otros bene ficios ambientales que pretendian alcanzarse, previstos en la legislacion 0 fijados por autoridad competente. Eficiencia Esta referida a la relacion existente entre los bienes 0 servicios producidos 0 entregados y los recursos utilizados para fines ambientales, en comparacion con un estandar de desempefio establecido. Transparencia Esta referida a la difusion de la labor de auditoria con finalidad de sensibilizar y concientizar a funcionar{os y pobladores sobre la necesidad de conservar el ambiente y propender a su desarrollo sostenible. La labor de auditoria ambiental, se realiza contando con equipos multidisciplinarios, los cuales se conforman de acuerdo a la entidad a ser examinada. , La metodologia de la auditoria de gestion ambiental que ejecuta aphcando las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), el Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), y se nutre de las experiencias de auditoria ambiental realizadas desde el ano 1999 y recoge como orientaciones las Normas Internacionales para la Administracion Ambiental: asi como algunas herramientas aplicables utilizadas por la'Auditori~ de Valorpor Dinero' , debiendo precisarse que para el caso de ejecucion de examenes especiales ambientales, estos se sus tentan en la normativa vigente. La auditoria de gestion ambiental comprende las fases de planeamiento, trabajo de campo y elaboracion del Informe, a la que sigue la fase de seguimiento de medidas correctivas adoptadas por la entidad auditada. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION AMBIENTAL I. FASE DE PLANEAMIENTO EI planeamiento es la primera fase de la auditoria en esta se deterrrtinan los objetivos, alcance, criterios, areas y/o componentes ambientales criticos, asi como los recur S?S eco~omicos, logisticos, de personal, y tiempo para su eJec~clOp; ele!?entos necesarios para asegurar que la auditorta ambiental logre su proposito. Se forman los equipos de auditoria multidisciplinarios designandcse al Supervisor, Auditor Encargado e inte grantes, respondiendo a las necesidades del alcance del area a auditar, con apoyo de especialistas. 1.1 Revision General Seefectua en gabinete y comprende el conocimiento de la entidad a auditar, es decir, su naturaleza, actividades y operaciones; identificando aspectos tales comofines, objetivos, metas, com~tenClasambientales, recursos asignados y con troles gercnciales claves (de operaciones y de cumplimiento). Para ello se realizan las coordinaciones y requerimientos de informacion general, revision de documentacion normativa aplicable, archivo permanente, informes anterior~sde audito ria, entre otros; como resultado de esta fase, se emite un Plan y Programa de Auditoria preliminar. Para el planeamiento general se realizan las siguien tes actividades: a) Recopilacion de la informacion existente en el archi vo permanente correspondiente a auditorias anteriores informes de auditorias internas y externas, denuncias: IN:rERNET (densidad poblacional, principales empresas ubicadas en la zona, problematica ambiental de la zona producci~n,estudios de investigacion de entidades pUbli~ cas y privadas, entre otros), asi como, cualquier otra documentacion relacionada; ademas, para conocer la nor mativa aplicable se obtiene entre otras, informacion del Sistema Peruano de Informacion Juridica - SPIJ. b) La informacion complementaria es requerida a la enti dad directamente 0 a traves de las sedes regionales de audito ria y de los organos de auditoria interna; utilizando medios telefonicos, fax, correo electronico y el documento formal. c) De la revision a la documentacion obtenida se identifican los aspectos siguientes: ./ Naturaleza de la entidad; ./ Principales actividades, funciones y procesos; ./ Conocimiento e identificacion de las fuentes de criterio de auditoria; y, ./ Problematica ambiental del sector (zonas criticasJ. d) En funcion a los aspectos identificados en el punto anterior se definen los objetivos preliminares de la audi toria, procediendose a la elaboracion tambien preliminar del Plan y Programa de Auditoria. . e).~e est~bl~ce el perfil de los especialistas y su parti cipacion, iniciandose los contactos y requiriendose la presentacion de las propuestas tecnicas y econ6micas. 11.2 Revision estrategica En ella se enfatiza el conocimiento adquirido durante la revision general mediante la realizacion de una visita interina de preferenci~ en compania de especialistas, a las instalacio~ m;s de la entidad por auditar, para recopilaci6n de informa CIOn, entrevistas ~ fun~lOnarios'ypobladores, exposiciones por parte de los funcionarios, asmusmo, observar fisicamente las actividades y operaciones en la zona previamente senalada emitiendose un Informe del resultado de esta visita. ' Concluida la etapa de planeamiento, se formula el Plan y el Programa de Auditoria, teniendo como anexos, entre otros, el cronograma y los costos de la auditoria. Dichos documentos ,seran elaborados por el encargado e mtegrantes del eqUl~o auditor con la participacion per manente del supervisor, a fin de lograr una vision de conjunto en torno al desarrollo de la auditoria con un enfoque de grupo (Focus Group). EI ~lan y Programa,seran suscritos por el supervisor, el auditor encargado e mtegrantes y revisado por el Jefe del Area de Auditoria Ambiental, para luego ser elevado por este al Despacho del Subcontralor y luego al Despacho del Contralor General para su aprobacion final. 1.3 Estructura y contenido del Plan y del Progra rna de Auditoria: Estructura del Plan 1. Origen de la auditoria arnbientaI. Se hace referencia a que la auditoria se realiza en cumplimiento del Plan Anual de Auditoria Gubernamen tal y de acu~rdo a la Ley N° 27066 de 13.FEB.99, que mcorpora el mciso ll) al Articulo 19° del Decreto Ley N° 26162, otorgando la atribucion de realizar auditorias ambientales y de los recursos naturales, y de acuerdo a facultades legales del Contralor General de la Republica. 2. Revision Estrategica. Describe los antecedentes y finalidad general de la entidad 0 entidades a ser auditadas, su estructura orga nica y funciones ambientales. 3. Objetivo de la auditoria. Enunciado de 10que se desea lograr como resultado de la auditoria y esta orientado principalmente a determinar en que medida se esta cumpliendo la gesti6n y logrando las metas ambientales de la entidad, asi como a detectar los impactos ambientales. 4. Alcance de la auditoria y rnetodologia. Se senala las entidades, areas, actividades, compo nentes, programas 0 proyectos a ser revisados en la fase de ejecuci6n, teniendo en cuenta las Normas Internacio nales de Auditoria, Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las Normas de Auditoria Gubernamental y el Jl4anual de.Auditoria Gubernamental, asimismo, se pre cisa el perfodo de auditoria. Se menciona la metodologia utilizada, permitiendo conocer los procedimientos generales que seran aplicados para cumplir con los objetivos de auditoria. En el Plan de Auditorfa se tiene en cuenta los linea mientos de la auditorfa de gesti6n, para evaluar los co~~roles gerenciales. y recoge herramientas aplicables utilizadas por la Auditoria de Valor por Dinero (VFM)"; Auditoria desarrollada porlaOficina Nacional deAudiloria (NAO) delReino Unido. Auditoria desarrollada porlaOficina Nacional deAuditoria (NAO) delReino Unido. Lima, sabado 24 de junio de 2000 ono Page 188363 durante el proceso de la auditoria se desarrollan las actividades siguientes: u Recopilaci6n de informacion de la entidad, utilizan do diferentes fuentes como: archivos permanentes, IN TERNET, teledirectorio con funcionarios de las Sedes Regionales de la ContraIoria General de la Republica. u Conocimiento e identificaci6n de las fuentes de criterio. u Visita previa a instalaciones de las entidades. o Entrevista a directivos, funcionarios y personal de la entidad, revision de instrumentos de gesti6n y documen tos administrativos. o Comprension de los procesos operativos de la enti dad, referido aI componente a auditar. o Aplicacion de herramientas para reunir y analizar evidencias como: inspecci6n fisica, filmaciones, tomas fotograficas, opinion sustentada de expertos, encuestas de opinion y bibliografia de investigaciones 0 estudios, entre las mas importantes. o Participaci6n de los especialistas contratados. o De ser el caso, se menciona la participacion de los auditores invitados miembros de la OLACEFS. o Prornocion y difusion en la entidad auditada de la normativa ambiental. o Presentaci6n de resultados obtenidos a los directivos y funcionarios de la entidad auditada. 5. Criterios de auditoria a utilizarse. En este rubro se describen normas, acuerdos, conve nios y compromisos que seran utilizados para determinar si la entidad, programa 0 proyecto cumple con sus objeti vos y metas ambientales, la efectividad del control 0 protecci6n del medio ambiente, y el desempeno ambiental correspondiente de las entidades bajo su ambito de con trol, los mismos que comprenden principalmente: los convenios y acuerdos internacionales, normativa ambien tal nacional, sectorial, limites permisibles nacionales e internacionales (si los hubiera), normativa interna de la entidad y compromisos ambientales asumidos, asi como los criterios sobre controles gerenciales. 6. Recursos de personal. Relaci6n del equipo auditor multidisciplinario can detalle de nombres y apellidos, categoria y profesi6n; los especialistas, sean personas juridicas a naturales, indi cando el tipo de servicio que van a desempeilar dentro del equipo de auditoria. 7. Areas 0 componentes a auditar. Se describen las areas' a componentes a auditar rela cionadas can los objetivos de la auditoria, revelando las actividades, programas, proyectos, procesos, entre otros, que generan implicancias ambientales. Identificados los impactos ambientales significativos, se determina la muestra preliminar para el programa de inspecci6n y pruebas de campo, dependiendo de las parti cularidades de las entidades y en funcion de los factores de selecci6n tales como: actividades a servicios cuyos efluen tes a emisiones generan contaminacion en el ambiente, niveles importantes de producci6n e importancia econ6 mica, poblaci6n de riesgo, que se encuentren ubicados cerca de fuentes de agua, de zonas agricolas a ganaderas, que hayan sido sancionados par infracciones ambienta les, entre otros. 8. Informacion administrativa. Comprende: • Informes a emitir y documentos filmicos y fotografi cos' '. Presupuesto estimado de tiempo; • Costa de la auditoria; y • Cronozrama de actividades. 9. Programa de auditoria. Contiene los objetivos, procedimientos a ser aplicados en el trabajo de campo, de acuerdo a la naturaleza, oportumdad y alcance de BU ejecuci6n, asi como eI perso nal encargado de su desarrollo. EI programa tiene la siguiente estructura: • Objetivo general • Procedimientos de auditoria generales • Objetivos especificos • Procedimientos de auditaria especificos: o Direccion y Politicas; o Organizaci6n; o Planificaci6n; c Ejecuci6n y Funcionamiento; o Control y Revisiones; y u Pruebas e Inspecciones. Se adjunta modelo de estructura de formata de Pro grama de Auditoria Ambiental (Anexo N° I), Opinion, Revision y Elevacion del Plan y Pro grama de Auditoria • Presentaci6n ante el Despacho del Subcontralor General. • Elevaci6n al Superior Despacho para su correspon diente aprobaci6n. Se adjunta flujograma de la fase de planeamiento de auditoria ambiental (Anexo N° 2). II. FASE DE EJECUCION EI trabajo de campo consiste en la ejecuci6n del Pro grama de Auditoria y la supervision de su desarrollo, se realiza en los ambientes de la entidad 0 entidades seIec cionadas, teniendo en cuenta los objetivos generales y especificos considerados en el Plan y Programa de Audi toria Ambiental, teniendose en consideracion 10siguien te: 11.1 Acredrtacinn e Instalacion en la entidad 1. Presentaci6n del equipo de auditaria y entrega del documento de acreditaci6n al titular. Durante la presen taci6n se exponen brevemente los objetivos, alcance y naturaleza de la auditoria a ejecutar, se hace la presenta cion de los miembros del equipo. 2. Aplicaci6n de entrevistas estructuradas can el titu lar y funcionarios comprendidos (uso de formatos pre elaborados). Las entrevistas tienen como objetivo obtener y complementar la informacion necesaria para profundi zar el conocimiento de la entidad, las areas a ser audita das, los procesos 0 actividades operativas que realizan estas y confirmar los principales problemas ambientales 10 que permite formular el programa de inspecciones. El formato utilizado en las entrevista debe ser firmado y sellado por los funcionarios de la entidad. Al termino de la entrevista, debe resumirse brevemen te la informacion considerada importante en cedulas de trabajo. 3. Instalacion del equipo de auditoria en la entidad (oficina y equipos). 4. Requerimiento de la documentaci6n para la evalua ci6n y complemento del archivo permanente e inicio del desarrollo del programa de auditoria, como: estructura organica, Reglamento de Organizaci6n y Funciones, Ma nual de Organizaci6n y Funciones, planes estrategicos, diagn6sticos ambientales, politicas ambientales de la entidad, plan de trabajo institucional y presupuestos de los dos ultimos afios, estudios e investigaciones en mate ria ambiental, informes de auditoria, informes de super vision 0 monitoreo, relaci6n de empresas con actividades cuyos efluentes contaminan el ambiente, Programa de Adecuaci6n y Manejo Ambiental - PAMA, Estudios de Impacto Ambiental - EIA, informes ambientales, norma tiva interna, memoria, entre otros. 11.2 Evaluacton de la Gestion Administrativa Ambiental EI equipo de auditoria de acuerdo a la asignaci6n de tareas se orientara a la obtenci6n de evidencia, fisica, testimonial, documental y analitica y a realizar pruebas sobre las mismas, aplicar procedimientas y tecnicas de auditorta, con la finalidad de revelar el grado de cumpli miento de los objetivos y metas ambientales de la entidad, su capacidad e infraestructura y si cuenta con los instru mentos de gesti6n ambiental correspondientes, desarro Ilando hallazgos, observaciones, conclusiones y recomen daciones, para 10 cual se seguiran las fases siguientes conforme al contenido del programa: pag. 188364 Lima, sabado 24 de junio de 2000 1. Direccion y Politicas La finalidad es evaluar si la alta direccion tiene pleno conocimiento de su responsabilidad ambiental y si este se ha traducido en politicas y compromisos ambientales formales que sirven como guia para la forrnulacion de los objetivos y metas, para 10 cual debe determinarse si existen dichas politicas, si han sido difundidas y si com prenden el compromiso por la mejora continua y de pre vencion de la contaminacion y del cumplimiento de la normativa ambiental principalmente. 2. Organizacion En esta parte se evalua si se cuenta con un area responsable del ambiente, si esta cuenta con la capacidad operativa e infraestructura necesarias, con la normativa intema ambiental que facilite su actividad, y con los recursos humanos necesarios y calificados, para 10cual se utiliza la informacion del archivo permanente como Re glamento de Organizacion y Funciones, Manual de Orga nizacion y Funciones, Cuadro Analitico de Personal, entre otros. 3. Planificacion Se evalua si la entidad cuenta con instrumentos de gestion ambiental como: diagnosticos, planes estrategi cos, planes de trabajo institucional y presupuestos del periodo a auditar, si cuenta con objetivos y metas ambien tales, y si estes han sido formulados en funcion de las politicas y/o prioridades establecidas en el diagnostico ambiental. Para 10 cual se revisa los mencionados docu mentos que forman parte del archivo permanente. 4. Ejecucion y Funcionamiento Se determina si los objetivos y metas ambientales se han cumplido 0 no y en que medida durante los periodos de evaluacion. Asimismo, si los compromisos ambientales asumidos en los instrumentos de gestion ambiental como Programa de Adecuacion y Manejo Ambiental - PAMA, Estudio de Impacto Ambiental - EIA, Diagnostico Am biental Preliminar - DAP, Declaracion de Impacto Am biental - DIA, proyectos, programas, carnpanas y otros, con relacion al manejo ambiental, teniendo en cuenta plazas, inversion, grado de cumpliendo y si se estan logrando los resultados esperados. Se revisa las evaluaciones presupuestales y los instru mentos de gestion ambiental, asi como los informes de supervision correspondientes, preparando las cedulas de trabajo correspondientes. Forma parte de esta fase el programa de inspecci ones y pruebas, el mismo que por su importancia se considera como una fase especifica. 5. Control y revision Se evalua los controles gerenciales y de supervision establecidos por la autoridad ambiental pertinente con la finalidad de determinar la efectividad de dichos controles, para 10 cual se revisa los informes de las auditorias anteriores, estudios e investigaciones, informes de super vision y monitoreo, extractando los aspectos relevantes referidos a los objetivos de auditoria, realizando el segui miento de los mismos y determinando si se han tornado las acciones correctivas correspondientes. Adicionalmente, se revisara los informes de auditoria intema 0 externa, informes de supervision 0 monitoreo, estudios 0 investigaciones referidos al componente 0 area a ser auditada, los mismos que sirven como evidencia sobre la problematica ambiental. 6. Evaluacion de Control Intemo Se considerara la evaluacion del control intemo esta blecido por el area ambiental pertinente, para 10cual se utilizara cuestionarios de control intemo y flujogramas. 11.3 Evaluacion y determinacion de los impactos ambientales significativos. En esta etapa se realiza la inspeccion fisica del ambito geografico y empresas seleccionadas en la muestra con la finalidad de evidenciar los impactos ambientales signifi cativos que generan los proyectos, programas yactivida des, cuyos efluentes y/o emisiones afectan 0 contaminan el ambiente, los recursos naturales (flora, fauna, agua sue los) y la salud del ser humann, con la finalidad de contras tarlos con los compromisos ambientales asumidos y con los Iimites maximos establecidos, a fin de revelarlos. 1. Pruebas e Inspecciones Determinacion de la muestra Se analiza la informacion relativa a los comporientes a auditar como: relacion de empresas, proyectos, progra mas, actividades que comprende el sector, de cuyo univer so se seleccionara y/o validara la muestra teniendo en cuenta los criterios siguientes: Actividades que generan contaminacion ambiental; Procesos 0 aspectos ambientales criticos que impli can riesgo ambiental; Importancia econornica 0 materialidad; Impacto social del programa 0 proyecto; Poblacion de riesgo; Denuncias sobre contaminacion ambiental; Ubicacion fisica respecto a los recursos naturales; Magnitud 0 tamano; y Otros, dependiendo del sector a auditar. Analizar la informacion a fin de conocer e identificar los procesos criticos, impactos ambientales significativos, compromisos ambientales asumidos, con la finalidad de formuIar el programa de inspeccion, en funcion de la muestra seleccionada. Inspeccion Fisica • Esta comprende la descripcion y confirmacion 0 validacion de las actividades y procesos criticos de la muestra de: empresas, entidades, programas, proyectos, entre otros, cuyos efluentes y emisiones afectan el am biente (flora, fauna, agua, suelo, airel y la salud de la poblacion de riesgo (trabajadores y lugarenos), • Posteriormente se inspecciona fisicamente el ambito de la muestra (empresas, lugares, entidades), evidencian do los problemas de afectacion 0 contaminacion del am biente, mediante filmaciones, tomas fotograficas, mani festaciones y aetas, entre otras evidencias. Las Aetas de Inspeccion fisica, se formulany suscriben con la participa cion de los funcionarios comprendidos. • De ser el caso, efectuar encuestas de opinion a la . poblacion interesada utilizando formatos elaborados para tal efecto. Toma de pruebas y analisis de laboratorio: • Durante esta etapa los especialistas toman las prue bas de efluentes liquidos, emisiones gaseosas, material particulado, sangre y orina en los seres humanos, de calidad de agua, aire, suelos y flora derivandose al labora torio respectivo para su analisis: y • Los auditores coordinan previamente con los funcio narios de la entidad para la toma de muestras, asimismo, con los especialistas para la ernision del informe tecnico correspondiente. EI informe tecnico de los especialistas se formulara de acuerdo al formato del informe de auditoria (instructivo sobre: caratula, margenes, encabezados, entre otros) de biendo ser suscrito y sellado por el responsable del equipo de especialistas y/o representante institucional; conten dra basicamente 10 siguiente: • Sintesis Gerencial; • Antecedentes; • Descripcion de la empresa, proyecto, programa, am bito geografico y los procesos productivos de la entidad destacando los que generan impactos ambientales nega tivos; • Aplicacion de pruebas (procedimiento, protocolo de monitoreo, estandares, desviaciones, caracteristicas y calibracion de equipos); • Ubicacion de los puntos de monitoreo 0 pruebas, flujogramas, mapeo, etc; • Resultados y analisis comparativo (tendencias, otros estudios efectuados por otras entidades); • Causas y efectos; • Conclusiones; Lima, sabado 24 de junio de 2000 o Pag, 188365 • Recomendaciones; y • Anexos. Aplicaci6n de procedimientos alternativos: • Se aplicara procedimientos adicionales en la medida que se encuentren situaciones relevantes no consideradas en la planificaci6n y que tengan relaci6n con el objetivo de auditoria; y • En cada una de las fases debera elaborarse las cedulas de trabajo correspondientes. 11.4 Supervision y comunicacion de hallazgos 1. Formulaci6n y Emisi6n del Hallazgo Como resultado de la aplicaci6n de los procedimientos se obtendran los hallazgos de auditoria, los mismos que se forrnularan teniendo en cuenta los atributos: condicion, criterio, causa y efecto. La supervisi6n se realizara durante todo el trabajo de campo, evidenciandose en los papeles de trabajo, con la finalidad de contribuir con la calidad del trabajo de audi toria, y comprende: • Revisi6n de la ejecuci6n del programa y del cronogra rna con la finalidad de informar sobre el avance del trabajo de campo; y • Se realizan reuniones de coordinaci6n diarias a fin de facilitar el trabajo de supervisi6n. 2. Comunicaci6n de hallazgos: • Elaboraci6n de la cedula que contenga la relaci6n de los funcionarios y ex funcionarios involucrados, cargo, periodo, domicilio y el hallazgo; • Preparaci6n de los documentos de comunicaci6n de hallazgos y sus respectivos anexos, indicando la direcci6n don de se remitiran las aclaraciones pertinentes y un parrafo sobre el caracter reservado de los mismos, para 10 cual se tendra en cuenta el cargo, periodo, direcci6n consignada en la relaci6n requerida; informaci6n que forma parte del archivo permanente. EI documento de comunicaci6n es firmado solamente por el Auditor Encar gado. • Exposici6n y argumentaci6n de los hallazgos ante los funcionarios y servidores de la entidad: Para tal efecto seran convocados a una reuni6n en la cual se les expon dran los hallazgos encontrados, otorgandoles la oportuni dad de realizar los comentarios pertinentes. AI culminar dicha reuni6n se procede a entregar las respectivas comu nicaciones. • Para el caso de los ex funcionarios y/o ex servidores se sugiere efectuar la entrega de los hallazgos en su domicilio, de no ser ubicados se procedera a la publicaci6n en el diario oficial "EI Peruano" 0 en otro de mayor circulacion, fijando plazos. 3. Reportes peri6dicos del avance del trabajo Se debora establecer la periodicidad de los reportes a emitir sobre los avances del trabajo con la finalidad de que los niveles gerenciales de Contraloria General se infor men oportunamente de los resultados y facilite su super visi6n. 4. Carta de Representaci6n Se coordina para la entrega al Titular del modelo y obtenci6n de la carta de representaci6n con la finalidad de revelar que la entidad ha entregado la informacion reque rida, entre otros aspectos, que sean del caso consignar. 5. Entrega y Difusi6n de la Normativa Ambiental De comprobarse la falta de conocimiento sobre la normativa ambiental en los funcionarios de las entidades involucradas se entregaran las normas pertinentes con tribuyendo a la difusion de estas. 6. Organizaci6n y elaboraci6n de los papeles de trabajo EI desarrollo de las actividades antes descritas ten dran su respaldo en los respectivos papeles de trabajo, ernitiendose cedulas por cada procedimiento las cuales contiene 10siguiente: • Descripci6n del procedimiento; • Tareas realizadas; • Conclusi6n del procedimiento; y • Concordancia con el hallazgo obtenido. Dichas cedulas forrnaran parte del archivo de los papeles de trabajo, el cual tiene la estructura siguiente: 11.4Modelo de Estructura de Archivo de Papeles de Trabajo I. INFORME DE AUDITORIA. • Sintesis gerencial; • Informe final; • Informe borrador (diferentes versiones, especifican do la hora y fecha); • Informes de los especialistas; y • Carta de representaci6n. II. PLANYPROGRAMADE AUDITORIAYMODIFI CACIONES. III. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD. • Entrevistas; y • Flujogramas. IV. CORRESPONDENCIA. • Recibida; y • Remitida. 100 COMUNICACION DE HALLAZGOS. 200 DESCARGOS RECIBIDOS, EVALUACION DE DESCARGOS Y COMENTARIOS DE LA ENTIDAD. COMPONENTE 0 AREA A AUDITAR G-l Componente 0 Area a auditar G.1.l Conclusiones, observaciones y recomen daciones. G.1.2 Pruebas de auditoria G-2 Componente 0 Area a auditar G.2.l Conclusiones, observaciones y recomen daciones. G.2.2 Pruebas de auditoria P ARCHIVO PERMANENTE. Se adjunta flujograma de la fase de ejecuci6n de la auditoria ambiental (Anexo N° 3). III. FASE DE ELABORACION DEL INFORME 111.1Aspectos generales: EI Informe es el producto final del trabajo de auditoria ambiental, en el cual se presentan comentarios, conclu siones, observaciones y recomendaciones. EI informe de auditoria debe contener la expresi6n de razonamientos 0 juicios fundamentados en las evidencias obtenidas en relaci6n a los objetivos de la auditoria. Los principales objetivos de un informe de auditoria ambiental son: Evaluaci6n de la gesti6n ambiental, recomendando las mejoras correspondientes: a) Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas, asi como la ejecuci6n de actividades con relaci6n a las politicas, lineamientos e instrumentos de gesti6n; y, b) Determinar los efectos ambientales significativos; La auditoria debidamente planeada, con la aplicaci6n de procedimientos apropiados, con evidencias suficientes en terrninos de cantidad y cali dad, no esta completa, ni resulta util, si no se aprueba y remite oportunamente el informe a la entidad examinada. EI informe contendra en el encabezado la referencia a la Contraloria General de la Republica del Peru, el Area y el numero de pagina; y en el pie de pagina: el sector auditado, la hora y fecha de elaboraci6n, asi como el numero de versi6n (de acuerdo a las modificatorias del pag. 188366 Lima, sabado 24 de junio de 2000 infonne debido a los aportes del Despacho del Subcontra lor se varia dicho mimero) y el tipo de auditorfa. Cada pagina consign a los sellos y finnas del auditor encargado y del supervisor. III.2 Caracteristicas del informe de auditoria ambiental: EI Infonne de calidad tiene en cuenta 10siguiente: a) Significacion del contenido; b) Utilidad y oportunidad; c) Exactitud y beneficios de la informacion sustentato ria' 'd) Calidad de convincente; e) Objetividad y perspectiva; D Concision; g) Claridad y simplicidad; h) Tono constructivo; i) Organizacion de los contenidos del informe; y j) Positivismo. III.3 Redacci6n y revision del informe La redaccion del borrador del infonne es un proceso que se realiza en el campo, siendo responsabilidad del auditor encargado y el supervisor, contando con la parti cipacion de los integrantes del equipo de auditoria, hasta lIegar a consideracion de la autoridad superior de la Contraloria General de la Republica, para su aprobacion, Para lograr que la revision del informe de auditoria ambiental sea efectiva y propenda a la preparacion de documentos de calidad, se establecen dos niveles de revi sion: a) Revision por el supervisor; b) Revision por el Jefe del Area. a) Revision por el Supervisor EI supervisor responsable de la direccion del equipo de auditoria, como parte de su funcion, revisa la primera version del informe; preferentemente, en las oficinas de la entidad auditada. Durante su trabajo el supervisor comenta y discute con el auditor encargado del examen las situaciones que emerjan como consecuencia de su revision con los papeles de trabajo; la misma que, no solo se limita a la redaccion del informe, sino tambien se extiende a todos los aspectos relacionados con la susten tacion documentaria de los juicios emitidos por el audi tor. En el desarrollo de la auditoria el supervisor ha venido revisando el trabajo de los equipos de auditoria, en esta revision verifica que los papeles de trabajo reunan eviden cias sufieientes, competentes y pertinentes (relevantes), en respaldo de los comentarios, observaciones, conclusio nes y recomendaciones incluidas en el informe. Por 10 tanto, el supervisor es responsable que el informe revele, todos los aspectos de interes y materialidad, que contribu yan al objetivo fundamental de la auditoria efectuada. La revision debe estar dirigida a que el informe convenza, con los criterios utilizados, a los funcionarios de las entidades auditadas, de adoptar acciones en base a las situaciones observadas; dependiendo ello del tono que adopte para la redaccion de los hechos presentados, las conclusiones derivadas de su analisis y recomendaciones para promo ver mejoras importantes. b) Revision por el Jefe de Area EI Jefe de Area tiene como funcion la revision y el control de calidad de los infonnes, asf como su elevacion al Despacho del Subcontralor General y luego al Despacho del Contralor General, el mismo que incluira las sintesis correspondientes, informes tecnicos y demas documenta cion, resultante de las auditortas realizadas conforme a las disposiciones internas especificas. IlIA Estructura y contenido del informe: • CARATULA ·INDICE • SINTESIS GERENCIAL La sintesis gerencial tiene como objetivo hacer que el infonne sea de inmediata utilidad para los usuarios. Es importante que esta refleje de manera breve, clara, precisa y exacta los aspectos mas importantes del infonne, a fin de evitar errores de interpretacion. Por 10tanto, es recomenda ble que la extension de la sintesis sea 10mas corta posible. Se insertan algunas tomas fotograficas representati vas para mayor cornprension de las observaciones y con clusiones. Estructura de la Sintesis: Titulo; Breve descripcion de objetivos y alcance de la audito ria; Observaciones y conclusiones mas significativas; Recomendaciones mas importantes; Comentarios de la entidad 0 acciones adoptadas; y Asuntos de importancia pendientes de solucion, ·INFORME ESTRUCTURA DEL INFORME: TITULO I. INTRODUCCI6N Comprende la informacion general concerniente al examen y a la entidad examinada. A. INFORMACI6N RELATIVA ALEXAMEN 1. Antecedentes del examen Estan referidos al origen de la accion de control, tales como: planes anuales de auditoria, denuncias, pedidos del Congreso, etc. 2. Naturaleza y Objetivos En este rubro se precisa la naturaleza 0 tipo de examen a efectuar y 10 que se espera lograr como resultado del mismo. 3. Alcance Se expresa.que el trabajo se realize de acuerdo con las Nonnas Internacionales de Auditoria, Nonnas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las Nonnas de Auditoria Guber namental y el Manual de Auditoria Gubernamental. Se indica claramente la cobertura y profundidad del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de la auditorta, precisandose el periodo examinado, el ambito geografico donde se hayan practicado la Audito ria, el sector y las areas, materia de examen. Asimismo, se expresa la metodologia utilizada, la misma que tiene como base a la auditoria de gestion, ciertas orientaciones de las Normas ISO 14000 y recoge algunas herramientas utilizadas por la Auditoria de Va lor por Dinero (VFM - Value For Money); entre elias se utilizan: el Enfoque de Grupo (Focus Group), inspeccion ffsica, filmaciones, tomas fotograficas, asi como la promo cion y difusion de normas ambientales. De ser el caso, el auditor revelara las limitaciones al alcance del examen que se presenten en el proceso del trabajo. 4. Relacion de las personas comprendidas en las obser vaciones Esta referida a los funcionarios, ex funcionarios, ser vidores y ex servidores de la entidad auditada, compren didos en las observaciones, la cual se consignara en un anexo del informe, conteniendo nombres, apellidos, cargo, condicion laboral, domicilio y periodo de gestion, 5. Comunicacion de hallazgos Se menciona la comunicacion de los hallazgos determi nados a los funcionarios, ex funcionarios, servidores y ex servidores de la entidad comprendidos en los mismos. Asimismo, se precisa las personas que no dieron res puesta a la comunicacion de hallazgos. II. CONCLUSIONES Las conclusiones son las opiniones de caracter profe sional que los responsables de la auditoria emiten respec Lima, sabado 24 de junio de 2000 o Page 188367 to a cada uno de los objetivos (generales y especificos) establecidos en el Plan de Auditoria, sustentados en los resultados determinados para cada objetivo, cualquiera sea el tipo de auditoria. En la opinion emitida ha de hacerse referencia a los objetivos examinados en su conjunto, evitando asi mencionar con detalle los datos que la sustentan 0 las observaciones detectadas, pero facilitando a los des tinatarios un conocimiento general de la apreciacion del auditor sobre la materia examinada. Esta presen tacion evita formular conclusiones por cada observa cion. III. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES En esta parte del informe, se revelan los comentarios y observaciones derivadas del resultado de la auditoria ambiental. Comentarios Con la finalidad que la informacion que presenta el auditor guarde la debida objetividad y equilibrio, po dran revelarse bajo el rubro comentarios, aquella infor macion importante y constatada por el auditor, com prendida en los objetivos y alcance de la auditoria que permita conocer hechos 0 circunstancias que incidan en la situacion evidenciada en la entidad y que no consti tuyan observaciones. Observaciones Los aspectos principales al redactar las observaciones son: a) Las observaciones estaran referidas a impactos ambientales significativos, relacionados con los resul tados de la evaluacion efectuada a la gestion de la entidad examinada, de acuerdo con los objetivos pre vistos. b) El termino observacion esta referido a cualquier situacion deficiente y relevante que se determine en la aplicacion de los procedimientos de auditoria, estara estructurada de acuerdo con los atributos: condicion, criterio, causa y efecto; que se considere significativo y de interes para la entidad examinada. Cada observacion es redactada siguiendo los criterios de la NAGU 4.30, teniendo en cuenta para su presenta cion los aspectos siguientes: a) Sumilla b) Condicion c) Criterio d) Causa e) Efecto f) Comentario de la entidad g) Opinion del auditor AI termino del desarrollo de cada obsorvacion, se indican de modo sucinto las aclaraciones 0 comentarios que presenten las personas comprendidas en la misma, asi como la opinion tecnica del auditor despues de eva luarlos, sustentando los argumentos invocados, entre otros con tomas fotograficas. IV. RECOMENDACIONES Las recomendaciones constituyen medidas claras in dicadas a la adrninistracion de la entidad, orientadas a promover la superacion de las causas y las observaciones evidenciadas durante el examen. Seran dirigidas al Titu lar 0 en su caso a los funcionarios publicos que tengan competencia para disponer su aplicacion. El informe contiene recomendaciones constructivas que, fundamentadas en las observaciones, propicien la adopcion de correctivos que posibiliten mejorar significa tivamente la gestion y/o el desernpeno de los funcionarios y servidores publicos. Las recomendaciones deberan con tener la descripcion de cursos de accion para optimizar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, secto riales y nacionales. Las recomendaciones se presentaran siguiendo el or den jerarquico de los funcionarios y servidores responsa bles de su implantacion, y referenciando a las observacio nes que le correspondan. V.ANEXOS A fin de lograr el maximo de concision y claridad en el informe de auditoria ambiental, se presentancomo anexos, los informes emitidos por los especialistas que debido a su importancia constituyen el soporte tecnico de las observa ciones contenidas en el mismo. Asi tambien, se incluye un Cuadro como anexo, en el que se consignen a los funcionarios y ex funcionarios comprendidos en las observaciones con indicacion de sus domicilios, nombre y numero de observacion. El glosario de terrninos tecnicos empleados en el infor me de auditoria ambiental forma parte de los anexos. FIRMA El informe es firmado por el auditor encargado, el supervisor y los niveles gerenciales correspondientes de la Contraloria General de la Republica. I1L5 Elevaci6n y entrega 0 remisi6n del informe Concluido el procesamiento del informe, este es eleva do al Despacho del Subcontralor (por ser Area que depen de organicamente del mismo) y luego al Despacho del Contralor General para su aprobacion final. Seguidamente, se convoca a los titulares de las entida des auditadas para la exposicion de resultados y entrega oficial del informe, a traves de una reunion en la sede de la Contraloria General, en la cual se realiza la difusion de los correspondientes videos y tomas fotograficas antes de proceder a la entrega del indicado informe que tiene el caracter de confidencial (se consigna el sello "Confiden cial", en cada pagina). A los Jefes de las Oficinas de Auditoria y/o Inspectoria lnterna se les entrega copia del informe para el segui miento de medidas correctivas, ello contribuye a reforzar el compromiso de los responsables de ejecutar las reco mendaciones que conduciran a una mejor gestion ambien tal. Excepcionalmente, se realiza la rernision del informe a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observacio nes, conclusiones y recomendaciones y, a las demas perso nas autorizadas para ese efecto. Se adjunta flujograma de la fase de elaboracion del informe de auditoria ambiental (Anexo N° 4) IV. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS La auditoria ambiental no seria de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe, las mismas que deben traducir se en mayores conocimientos y gestion de las entidades involucradas que permita mejorar las condiciones am bientales y la disminucion de los niveles de contamina cion. El seguimiento de medidas correctivas a cargo de los organos del Sistema N acional de Control incluye los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuera examinada con anterioridad, a efecto de establecer en que medida fueron implantadas las reco mendaciones y superadas las observaciones consigna das en el informe de auditoria. Sin perjuicio de 10cual, la Comision Auditora efectuara in situ las verificacio nes de la implantacion de medidas correctivas si el resultado de la evaluacion de los informes de los OAI asi 10 ameritan. Los resultados de la evaluacion de medidas correcti vas, se presentan en un cuadro resumen que incluya, 10 siguiente: a) Detalle de las observaciones y recomendaciones comprendidas en el informe anterior. b) Acciones adoptadas por la entidad. c) Evaluacion del auditor sobre las acciones adoptadas por la entidad. d) Consideracion si la recornendacion fue implantada y la observacion superada. Proporcionar la informacion y efectuar las coordina ciones con el Area de Supervision del Sistema Nacional de Control para el seguimiento de las medidas correctivas de los informes de auditoria ambiental realizados. Pag.188368 Programa de Auditoria Lima, sabado 24 de junio de 2000 Nombre de la Entidad Fecha de Auditoria Prozramado AREA A EVALUAR Terminado Nombre HlSH Ref. Hecho HlSH PIT por OBJETIVO GENERAL En este espacio se transcribe el objetivo general que consta en el plan de auditorta, a fin de relacionarlo con los procedimientos especificos. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORiA GENERALES 1. Se realizan las entrevistas con los funcionarios responsables utilizando formatos pre elaborados, a fin de obtener conocimiento acerca de las actividades realizadas en materia ambiental y los efectos ambientales. 2. Requerimiento de la documentaci6n e informaci6n necesaria, a fin de completar el archivo permanente de la entidad auditada. OBJETIVO ESPEClFICO Transcripci6n del primer objetivo especifico relacionado con la eva luaci6n del sistema de gesti6n ambiental de la entidad. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORfA ESPECIFICOS El detalle de los procedimientos de auditoria necesarios para 10 grar el objetivo propuesto, indicando en cada uno la justificaci6n de su realizaci6n. • Procedimientos para evaluar la Gesti6n y Politicas • Procedimientos para evaluar la Organizaci6n. • Procedimientos para evaluar la Planificaci6n. • Procedimientos para evaluar la Ejecuci6n y Funcionamiento. • Procedimientos para evaluar los Controles y Revisiones. OBJETIVO ESPEClFICO Se transcribe el segundo objetivo que consta en el Plan de Auditoria, referido a evidenciar los efectos ambientales mas sig nificativos. • Procedimientos para Pruebas e Inspecciones. Se detallan los procedimientos minimos de auditoria relacionados con: • Inspecciones Fisicas. • Toma de muestras por los especialistas para los analisis co rrespondientes. • Determinaci6n de los efectos ambientales. APLICACION DE PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS De ser el caso, se aplicaran procedimientos adicionales de acuer do a las circunstancias para ellogro de los objetivos sefialados ACTIVIDADES Y COMUNICACION Formulaci6n de los hallazgos encontrados, los mismos que con tengan los atributos de condici6n, criterio, causa y efecto. Comunicaci6n de los hallazgos a los funcionarios responsables. Evaluaci6n de los descargos y formulaci6n de conclusiones y reco mendaciones sobre el trabajo realizado. Lima, sabado 24 de junio de 2000 Pcig. 188369 FLUJOGRAMA DE LA FASE DE PLANEAMIENTO DE LA AUDITORiA DE GESTION AMBIENTAL DESCRIPOQ\J OPERACICN PERSO'JAL FLWO DE AOOQ\J f\P Pevisi6n General: Se efEdUa en la sede de ContraJoria General. hdtor Ercargacb e 1 1 ~ernlnoci6n prelirrinar de pl.I1too integrantes ~ cnticos. Pevisi6n Estrattijca Se efoow a 8L4Jervisor 2 traves de lila breve visita a las 2 hdtor Ercargacb e entidades, cbrde 58 carplerrenta la integrantes infooraci6n. Especialistas V Se elabora: hdtor Ercargacb e Infoorede Visita Interina 3 integrantes. 3 Plan de Audtoria Partidpoci6n de 100 Prograrra de Audtoria Especialistas. V Pevisa 100 tresdocurrentoo 4 S4:>ervisor 4 V Correcci6n de 100 docurrentoo conlas 5 Audtor Ercargacb e 5 sugerendas delSlf>8lVisor. integrantes V Pevisa 100 tresdocurrentoo 6 Jetede Area. 6 V 8L4Jervisor, Audtor 7Correcci6n del infoore, conlas Ercargadoe sugerendas del Jetede Area. 7 integrantes de la Corrisi6n V Se eleva el Plan, Prograrra de 8 SL.txxJntralor y 8 Audtoriay ofidoode ocredtoci6n Contralor General. pag. 188370 Lima. xuhado 24 de .IUIlIO de 2(XXI FLUJOGRAMA DE LA FASE DE EJECUCION DE LA AUDITORIA DE GESTION AMBIENTAL DESCRIPCION OPERACION PERSONAL FLUJO DE ACCION N° Acreditacion e instalacion en la entidad Supervisor, Auditor 8Exposicion de los objetivos, alcance y 1 Encargado e naturaleza ante el titular de la entidad. integrantes ~ Requerimientos de informacion, i Supervisor epentrevistas al titular y funcionarios 2 ' Auditor Encargado ecompetentes, utilizando formatos integrantes preelaborados. Evaluacion de la qestion administrativa 0ambiental. SupervisorEvaluacion del control internoObtencion de evidencias 3 Auditor Encargado e Elaboracion de papeles de trabajo mteqrantes. Supervision t Determinacion y evaluacion de los 0impactos ambientales. Supervisorlnspeccion fisica, toma de rnuestras, Auditor Encargado,analisis y procedimientos alternativos. 4 Obtencion de evidencias: filmaciones, integrantes y fotos, etc. Elaboracion de papeles de especialistas 1trabajo. Supervision Forrnulacion de hallazgos en base a las 0evidencias obtenidas e informes de los Supervisorespecialistas. Supervision 5 Auditor Encargado e t Reportes de avance a las instancias integrantes superiores ~ Revisa los hallazgos, con los papeles de 6 Supervisor trabajo Correccion de hallazgos con las Auditor Encargado e sugerencias del Supervisor 7 integrantes de la Cornision -t Supervisor y Auditor Comunicacion de hallazgos y exposicion l[J8 Encargado de laante los funcionarios comprendidos. Cornision 8 I Obtencion de carta de revelacion .. (representacion), en la que debera Supervisor y Auditor L:Jserialar si la entidad ha entregado toda 9 Encargado de la la informacion requerida y otros Cornision. taspectos importantes. Entrega de la normativa ambiental al Supervisor y Auditor ~titular de la institucion para su 10 Encargado de laconocimiento y ditusion, Cornision. t Evaluacion de descargos de los Auditor Encargado e C)funcionarios comprendidos en los 11 integrantes de lahallazgos y culrninacion de los papeles Cornision. de trabajo. Lima, sabado 24 de junio de 2000 pag. 1883?1 FLUJOGRAMA DE LA FM)E DE ELABQRACION DEL INFORME DE LA AUDITORIA DE GESTION AMBIENTAL DESCRIPCION OPERACION PERSONAL FLUJO DE ACCIONNQ Redacci6n del borrador del informe 1 Auditor Encargado e 9integrantes Revisa el borrador del informe 2 Supervisor 0 Correcci6n del informe, con las 3 Auditor Encargado e ¢sugerencias del Supervisor. integrantes Revisa el informe 4 Jefe de Area 0 Supervisor, Auditor ¢Correcci6n del informe, con las 5 Encargado esugerencias del Jefe de Area integrantes de laComisi6n Se eleva el informe para su 6 Subcontralor y eaprobaci6n Contralor General. Exposici6n de resultados al titular Jefe de Area, •de la entidad (proyecci6n de video y Supervisor, Auditor 0muestra de tomas fotoqraficas) y 7 Encargado eentrega (0 remisi6n) del informe a la integrantes de la entidad auditada comisi6n ~ Entrega directa al Organo de 8 Jefe de Area r-Auditorfa Interna Area responsable. •Seguimiento de medidas 9 Sistema Nacional de C)correctivas Control pag.188372 Lima. sabado 24 de junio de 2(~~) GLOSARIO DE TERMINOS "A" AMBIENTE: 1. conjunto de seres bioticos y abi6ticos y sus relaciones funcionales que caracterizan un determi nado espacio fisico. 2. sistema constituido por diferentes variables de estado y flujo, es decir, por el hombre, la flora, el elima, el aire, el suelo, el agua y el paisaje, la interacci6n entre estas materias, los bienes materiales y el patrimo nio cultural. ABIOTICOS: condiciones del medio ambiente que imposibilita la de vida de todas 0 de algunas especies animal 0 vegetal. AREA NATURAL PROTEGIDA (ANP): espacio continental y/o maritimo del territorio nacional expresa mente reconocido, establecido y protegido legalmente por el Estado, debido a su importancia para conservar la diversidad biol6gica y demas valores asociados de interes cultural, paisajistico y cientifico, asi como por su contribu cion al desarrollo sostenible del pais. "B" BIODEGRADABLE: que puede descomponerse ra pidamente en condiciones naturales. BIODIVERSIDAD: variabilidad de organismos vi vos de cualquier fuente, ineluidos entre otras cosas los ecosistemas terrestres y marinos y otros ecosistemas acuaticos y los complejos ecol6gicos de los que forman parte; comprende la diversidad dentro de cada especie, entre las especies y de los ecosistemas. BIOTICOS: componentes vivos de un ecosistema. BAHtA: espacio marino, que sirve como entrada a la costa menor. "C" CUENCA: 1. region gsografica cuya topografia (rnon tanas, masa y agua) determina una interacci6n atrnosfe rica cornun para esa region. 2. territorio cuyas aguas afluyen todas a un mismo rio, lago 0 mar. CONSERVACION: la gesti6n en la utilizacion de la biosfera por el ser humano de modo que pueda producir los mayores beneficios sostenibles para las generaciones ac tualesy a la vez mantener sus posibilidades de satisfacer las necesidades y aspiraciones de las futuras generacio nes. En consecuencia la conservaci6n es positiva y com prende la proteccion, el mantenimiento, la utilizacion sostenible, la restauraci6n y el mejoramiento del entorno natural. CONTAMINACION: 1. presencia de sustancias y calor en los medios ambientales (aire, agua, tierra) cuya naturaleza, localizacion 0 cantidad produce efectos perju diciales en el medio ambiente; 2. actividad que genera agentes contaminantes. UD" DIAGNOSTICO AMBIENTAL PRELIMINAR (DAP):es el estudio que se realiza antes de la elaboraci6n del PAMA que contiene los resultados derivados del pro grama de monitoreo en funci6n a los protocolos de moni toreo, con el objeto de evaluar los impactos e identificar los problemas que se esten generando en el ambiente por la actividad industrial. DECLARACION DE IMPACTO AMBIENTAL (DIA): documento de compromiso ambiental que presen tan los titulares de proyectos 0 actividades de menor escala, senalando que sus actividades no causaran efectos perjudiciales a los recursos naturales y al ambiente. DEFORESTACION: desmonte de la masa forestal y su reemplazo por otros usos no forestales de la tierra. DESERTIFICACION: degradaci6n de la tierra en zonas aridas, semiaridas y secas subhumedas como resul tado de diversos factores, entre ellos las variaciones eli maticas (sequia) y las actividades humanas (sobreexplo taci6n de las tierras secas) DESARROLLO SOSTENIBLE: un desarrollo que satisface las necesidades y aspiraciones de la generaci6n actual sin comprometer la capacidad de satisfacer las futuras generaciones. DETERIORO: afectaci6n de la cali dad del ambiente debido a las concentraciones de contaminantes en el medio generadas por las actividades 0 procesos producti vos, asi como el inadecuado uso de la tierra y los desastres naturales. DEPREDACION: uso irracional de los recursos na turales con la consecuente extinci6n. DESEMPENO AMBIENTAL: resultados mensura bles del sistema ambiental relativos a un control de sus aspectos ambientales, en funcion de su politica, objetivos y metas ambientales. "E" ECOLOGtA: totalidad 0 estructura de las relaciones entre los organismos y su medio ambiente. ECOSISTEMA: sistema en el cual la interacci6n entre los diferentes organismos y su ambiente genera un intercambio cielico de materiales y energia. EFECTO AMBIENTAL: el resultado de las repercu siones ambientales en la salud y el bienestar del ser humano. Tambien se denomina efecto en el medio am biente e impacto ambiental. EFLUENTE: to do fluido acuoso, puro 0 con sustan cias en solucion 0 suspension producto de una actividad. EMISION: todo fluido gaseoso, puro 0 con sustancias en suspension producto de una actividad y se descarga en la atmosfera. EROSION: desgaste y arrastre del suelo por acci6n del viento 0 el escurrimiento de agua, los glaciares 0 las olas. Es un fen6meno natural, pero a menudo se intensi fica por las actividades de desmonte relacionadas con la agricultura y desarrollo habitacional 0 industrial. ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL (EIA): es tudio de evaluaci6n, descripci6n y determinacion de im pactos de los aspectos fisico, quimicos, biologicos, sociales, econ6micos y culturales en el area de influencia del pro yecto, con la finalidad de determinar las condiciones existentes y capacidades del entorno, analizar el ecosiste rna y prever los riesgos directos e indirectos y efectos de la ejecuci6n del proyecto indicandolas medidas de preven cion de la contaminaci6n, las de control y las acciones de conservaci6n a aplicarse para lograr un desarrollo arrno nico entre la actividad productiva y/o servicios con el ambiente. EVALUACION DEL IMPACTOAMBIENTAL: pro ceso analitico en el que se examinan sisternaticamente las posibles consecuencias ecol6gicas de la ejecuci6n de pro yectos y programas, y de la aplicacion de las politicas. "F" FAUNA: todos los organismos del rei no animal. FLORA: la totalidad de los organismos del reino vegetal. "R" HABITAT: el lugar 0 tipo de ambiente en el que existen naturalmente un organismo 0 una poblaci6n. "I" IMPACTO AMBIENTAL: 1. cualquier cambio en el ambiente, sea adverso 0 beneficioso, resultante de mane ra total 0 parcial de las actividades, productos 0 servicios. 2. efectos directos e indirectos sobre la poblaci6n, la fauna, la flora, el suelo, el aire, el agua, los factores climaticos, el pag. 188373~'f(pmtan o Lima, sabado 24 de junio de 2000 paisaje y los bienes materiales, incluido el pat rimonio historico - artistico y el arqueologico, pudiendo ser positi vas a negatives. "L" "S" SALUD: la salud no es s610 la ausencia de enfermeda des 0 dolencias, sino un estado de pleno bienestar fisico, mental y social. LIMITES MAxIMOS PERMISIBLES:I'~la concen tracion 0 grade de elementos. susta ncias a par.imetros fisicos, quimicas y biologicos que caracterizan a un efluen te 0 a una ernision, que al ser excedido puede causar danos I a la salud, bienestar humano y al ambientv. Su curnpli miento es exigible legalmente. "M" MITIGACION: programas 0 actividades orientados a disminuir los irnpactos ambientales negat ivos que afec tan el ambiente. META AMBIENTAL: es el requisite detailado de desempeno. cuantificado cuando sea posiblc, que tiene su origen en los objetivos ambientales y debe ser establecida y cumplirse a fin de alcanzar dichos objotivos. "0" SANEAMIENTO: rnejora de las condiciones arnbien tales de los hogares que afectan a la saIud hurnana, mediante desagues y la evacuacion de las aguas residua les y la basura. FUENTES: Estrategia Nacional para la Areas Natura les Protegidas Plan Director. MINAG-IN RENA Marzo 1999 Glosario de Estadisticas del Medio Ambien te, Naciones Unidas, 1997. Reglamento general para la proteccion am biental en las actividades pesqueras y acui colas. Reglamento de protecci6n ambiental para el desarrollo de actividades de la industria manufacturera. Ley General de Aguas y sus reglamentos. MINAG - INRENA. 7123 OBJETIVO AMBIENTAL: finalidad ambiental dl' caracter general. el cual tiene su orun-n en la poht ica ambiental y es cuuntificable en la medida de- 10 posible. "P" POLITICA AMBIENTAL: declaracion de propositos y principios con relacion a su desernpeno ambiental gene ral. constituyendose en el marco de referencia para la accion y definicion de sus objet ivos y metas ambientales. PROGRAMA DE ADECUACION Y MANEJO AM BIENTAL (PAMA): programa de ucciones, politicas e inversiones dest inadas a la adecuucion gradual a nuevas exigencias ambientales. a traves de la incorporacion de practicas de prevencion de la contuminacion, irnplemen tacion de tecnologias, cambios en los procesos de produc cion, operacion y usa de insurnos con el objeto de reducir prioritariament.e la cantidad de sustancias peligrosas a contaminantes que ingresan al sistema 0 infraestructura de disposicion de residues 0 que se viertan 0 emitan al ambients: realizar accinnes de reciclaje y reutilizaciun de bienes como medios para reducir los niveles de acurnula cion de desechos y prevenir la contarninacion arnbiental: y reducir 0 elirninar las ernisiones 0 vertimientos para poder cumplir con los patrones ambientales establecidos por la autoridad competente PATRIMONIO CULTURAL: es el legado hist orico de nuestros antepasados, con valor estetico, eientifico. social. cultural y ecologico 0 de otra indole. POBLACION DE RIESGO: b'TUPO de seres humanos que por circunstancias laborales, de residencia y otros, se encuentran expuestos mayormente a los efectos y/o ries gas de cont.arninacion arnbient.al. "R" RECURSOS NATURALES: activos naturales (ma teria prima) que se encuentran en la naturaleza y que pueden utilizarse para la produccion economica a el con sumo. RECURSOS NATURALES RENOVABLES: recur sos naturales que despues de ser explotados pueden volver a sus niveles anteriores par procesos naturales de crecimiento a reposicion. RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES: son recursos naturales agotablr-s. t ales como los minera les, que no se pueden regenerar una w'z qUl' han sido explotados. RESIDUOS SOLIDOS: material inservible v a veces peligroso. con bajo contenido liquido. Los rl'siduos solidos comprenden basura urbana. desechos industriales y co merciales. fangos cloacales. desechos provenientes dl' operaciones agricolas. cria de animales y otras activida des afines. y desechos de actividades de dl'molicil)n y de ffiineT\'3..