Resolución Nº 14-2017 ─ Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria del Banco de Desarrollo Agropecuario

No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 1 Banco de Desarrollo Agropecuario Panamá, República de Panamá RESOLUCIÓN Núm. 014-2017 (Del 25 de julio de 2017) ~· ,. • ..... 1' . \. l.JJ.' . ~j, ) ''.-~./ 'ft•4¡. ; .;; Por la cual se aprueba el "Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria" LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO, CONSIDERANDO: Que la Ley 17 de 21 de abril de 2015, reorganiza el Banco de Desarrollo Agropecuario como entidad para el fomento y financiamiento de la actividad agropecuaria, con personería jurídica, autonomía presupuestaria y financiera, patrimonio propio y autonomía en su régimen interno, en lo administrativo y funcional, con capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, administrar bienes y gestionar sus recursos; sujeto a la política y orientación del Órgano Ejecutivo, por conducto del Ministerio de Desarrollo Agropecuario. Que la Junta Directiva tiene entre sus atribuciones aprobar los programas de créditos, manuales, reglamentos y procedimientos qu~ regirán el otorgamiento de crédito y su refinanciamiento, los cobros, castigos, saneamientos y demás operaciones administrativas del Banco, según lo dispone el artículo 11, numeral 2, de la citada Ley. Que de conformidad con la Ley 17 de abril de 2015, la estructura organizativa del Banco está integrada entre otras unidades administrativas, por la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria; con el fin de apoyar y asesorar a los productores y prestatarios, así como a las diferentes instancias administrativas de la Institución en la toma de decisiones en áreas técnicas de índole agropecuario y agroindustrial, estableciendo los procedimientos necesarios para orientar, coordinar, supervisar y dirigir la ejecución de los programas de trabajo de las diferentes unidades a su cargo. Que de conformidad con el artículo 1 O de la Ley 17 de 2015, las resoluciones que emita la Junta Directiva necesitan para su aprobación el voto favorable de la mayoría de los miembros presentes siempre que exista quorum, el cual se constituye para cada sesión con la asistencia de tres de sus miembros. Que en la presente sesión se ha sometido a la consideración de Ja Junta Directiva una propuesta para aprobar el Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria del Banco. Que luego de considerar la propuesta antes referida los miembros de Ja Junta Directiva han votado, en forma unánime, a favor de su aprobación por lo tanto, RESUELVE: PRIMERO: APROBAR el Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria: 1 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 2 ,·:-' . ·~ ái~$ ~f Procedimientos para la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA EJECUTIVA TÉCNICA AGROPECUARIA PROCEDIMIENTO PARA LA GERENCIA EJECUTIVA TÉCNICA AGROPECUARIA ( ', Jo •• d • \ . !;); BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO 2 Elaborado por Organización y Métodos BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 3 .~~~, . ~ ~f Procedimientos para la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria GERENTE GENERAL RICARDO A. SOLÍS P. SUBGERENTE GENERAL JAZMINE CONCEPCIÓN GERENTE EJECUTIVO TÉCNICO AGROPECUARIO LUIS E. CARLES R. AÑO 2017 BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO I 3 Elaborado por Organización y Métodos BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 4 ·t1r~~., \~¡ Procedimientos para la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria MISIÓN Proporcionar financiamiento a los programas de desarrollo agropecuario y proyectos agroindustriales, brindando atención especial al micro, pequeño y mediano productor. VISIÓN Ser el principal Banco de Fomento del Estado para el desarrollo sostenido del sector agropecuario y Agroindustrial de Panamá. Elaborado por Organización y Métodos BDA/GETA/JULIO 2017 4 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 5 ÍNDICE 1. Inspección y Avalúo .... ......... ....... ... .......................................... ..... .. ..... ............................. ..... 6 2. Control Agrícola y Pecuario ... ... ....... ...... .................................................. .......... ............. ... .. 9 3. Marcación o Hierra por parte del Técnico de Asistencia Técnica ........................... 11 4. Seguimiento y supervisión a Proyectos Agrícolas y Pecuarios ..... .. ....... ..... ........... 12 5. Confección de Costos de Producción de Rubros Agrícolas y Coeficientes Pecuarios 14 6. Confección de calendario de siembra y cosecha, recepción de solicitudes ........ 15 I Elaborado por Organización y Métodos BDA/GETA/JULIO 2017 5 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 6 1. Inspección y Avalúo · Responsable 1 Pasos 1 . Proceso ·· .·t -:-~ . ~;· ... :~~ Gerente de Sucursal Elaborado por: Organización y Métodos • Recibe la solicitud de préstamo del cliente. • Revisa y evalúa los datos del cliente, analizando el préstamo solicitado. • Organiza con el cliente la fecha para realizar la visita de inspección y avalúo en el lugar donde se desarrollará el proyecto y los lugares que sean necesarios para la verificación de las garantías y patrimonios del solicitante . • Elabora una agenda semanal para el Técnico de Asistencia Técnica. BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO GERENCIA REGIONAL OE PANANA PROORAMACION DE ASISTENCIA TECNICA AGROPECUAllJA DEL 2B OE NOVIEMBRE AL 02 DE DICIEIERE DE 2016 ~~=~~!!lli.,,ZZ...,..,.~!!2:.~.~CJOC;;,~.;,..,!:l· IE .. ale. .. de 1 ..... ... u - .. Cu.ntu: AnGru Cuenai1: Ar.drH Cumt.s: ~u · f'or>lto. p ...... Su<:w-Ht Ton Sue-un.a.t Ten SucuruJ: Ton" Pn:Mn:Ja de Ptovn::ia da PnMncia de lit1 siOn Oficl;d PlMmi PJnami ~ Contraloru df. Chepo. Cliantt.: Andru Clienta; vwioL Cli.ntt: AdnMI Cofta, Ctver A!cnso e1W1a. Lug¡r. lpeti. Lugu: Su=nal lugar. C&M. T°'11 Cniglf'ldi Objetivo: Ol>f•-: Objolivo: ln&f'4Cdón. Rallbr.os les lnspoodon '"""° 1 ConltOI 00-.. y A.V>INÓ AQñcol;a a:.lndón ~ le5PK'NlrMm.L dentas Nombre d.& eoon:...oor R.gicnat o nomtn dal Técn.ca de Ascr.tnCll. téa-.a ,o.g,.,.,.....,,.. f.'.aykel Maon • Entrega la programación semanal al Técnico de Asistencia Técnica con las generalidades del proyecto. • Envía la programación semanal vía e-mail a la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria con copia al Gerente de Sucursal. • Organiza su itinerario coordinando con el Ejecutivo de Cuentas la movilización y la disponibilidad para realizar las visitas agenciadas. ( \' J.) ::.,,/ 6 BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 7 Técnico de Asistencia Técnica Técnico de Asistencia Técnica Elaborado por: Organización y Métodos • Realiza la inspección y avalúo de la finca utilizando como formato la Guía para presentación de Inspección y Avalúo (GET abri l-2015). • Toma evidencia (fotos y georreferencias del proyecto). • Evalúa las posibilidades del proyecto y determinan la viabilidad del mismo. • Llena los datos de la constancia de visita • técnica agropecuaria, indicando sus observaciones y recomendaciones de la inspección, firma y coloca sello de idoneidad . Solicita la firma del cliente y deja una constancia de visita (hoja blanca). BANCO DE OESARROUO AGROPECUARIO Con~tanua lJ"' VtwM Tk:1)1<C. AUfOf>"'C\l>'W14 '.11? 2:1401 -- ,...()poi'~•---------- -·-- ----- - ~~-=· ~~~=f---~- ... --1 - .... '- , ~la6" .. KMluetoo! 1Hl'llrtt , ........ -....... h11W • Confecciona el informe de inspección realizada , indicando de forma clara y concisa los detalles principales. Adjuntando fotos a colores con su respectiva descripción. . r . -- ,.,, ~ - • E .: rrr.i..~T.A •. :t~.7G cr .'\Srsrr.·:=i."' rrc•rc.:. ~HüUc:,u: Yo!cii,a, Pntf",.ri• de Cbinteai. R.tpúblka dt Puamll L:"·no Jaime A. Lpl1t0sa .,Jo: Gn ... t• R110-1 RD.4. - Z.o- 41 Onnqví LJ.D. La ~stn:e :MM como nM'idaO Jnf:>nnMe soon Ja lfUila nur.:aaa en la sueutU/ ~I 8.0.A VoeAh CH! La lt&gionlll ae CtJnauf pm nrllb1 in uu 11 fae!ibllfald ctt1 JHOYK'.O 8 Hf fiMr.cildo: Tipo dG Visita: Promotl6n par• un nuovo cr6dlto. l. - GENERAUS DEL CRE!JfTO • ProalletOr CARL.OS DMAS RNERA GOMEZ •.S:• 1t deda e Ja 1'-cll.ria OOv/"'9 y "9M más de JO 1ños de ~ltd• •tt 11 ~Mdad, No cle ~- J.2DLIOI No. de C•I.: sm..211' • UZ>Jeloón deJ Proyecro y AecufDJbdod Lupor • caño &lllJC.11 Ml'la, Corrrgumsn."Q fkt Domlnical, Obitn."'O a. ~o, Pro'lincJ• a. Cnlriqui y ta «:eH1blld•d H owna ya que i-e •~,,,.,.. a 1J1UJ dl$ranoa aptWdmaaa d• ta •ucursaJ ~I B.D.A. de Volcán d& f Km •n t:Arrelera de as/a/to, nasta 1:90ar a /a etueJa del VaJI• (MEDUCA) y 1WOO un apro.n11aao de lL' Km. tn camino de Rledr•. fl1srJ llegar• una en:rada de t»«Jra 111 ftente E$W<ltJa e» Caña &anca Amoe MEDIJCA • 11 mono r:: f'do di 14 vio llOCJ4 °"'"'ª 1e cot'tdJJCt: en un No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 8 Elaborado por: Organización y Métodos • Coloca firma y sello de idoneidad a los informes confeccionados. • Debe adjuntar al informe una copia de constancia de visita , una vez entrega el informe al Gerente de Sucursal para ser adjuntado al expediente. Nota: Entrega el informe en 5 días hábiles luego de haber ejecutado la visita. • Guarda una copia de constancia de visita en digital o papel , la cual debe tener sello de recibido por el Gerente de Sucursal como evidencia para las auditorías que se llevan a cabo en la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria. ).) ,/ 8 BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 9 ., . - $ ·~· '} \J;::;.;: Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Jurídica 2. Control Agrícola y Pecuario Responsable . 1 Pasos 1 : : , Proceso .. r· :.:t:'l'\11 Gerente de Sucursal Ejecutivo de Cuenta Técnico de Asistencia Técnica Elaborado por: Organización y Métodos • Realiza una revisión mensual del status de los diferentes préstamos de la Sucursal. • Realiza programación semanal en coordinación con el Asistente Técnico Agropecuario. BANCO DE DESl\RROUO AGROPECUl\RIO GERENCIA REGIONAL DE PANANA PROGRAMACION DE A SIS"TENCIA TECNlCA AGROPECUARIA DEl.21 DE NOVIEMBRE AL 02DEDICIEMBRE DE2016 E¡tctn!YO do EJKUINO dt E¡OCUllYO de Cl»nl:H: AnCltu Cutnw: ÑWt'll Cuento: ~ .. ""'"'· Ptllft>. Sucurs.a.I: Toni Sucun.at Torti SucurMl: Tortl 1&·1..111 ... Pn:rllnCll 01 Pn:wll'l:iJ de Provincia dt fAislOn Oí~I P>nlmi l'>Nmi PinMTii Con1r>lor!& dt Chepo. Cliftli.: Ancirn ctienu: vWlOJ O,.,,te: Adrian Conu, o;.,,.. -..O. llnnd .. lugar: lpeti. Lu9ar. Suoi.nal Lug¡r: C.,..,. Tonl C"'"9ondl. Obj1trvo: Obj1tivo: ""'*""°" Rtllliz>n'ol .av3i.JO ., Contrd COl"llrdn Agn"cota r.llnOÓn tlS!*=Wlmlf'ltt. chntes. Ol>jttiYo: 10S lntpt000n 'I AvaluO • NoJrOre del Coordinedcr Reigiorul o l'lOmbre del Técnoo de Astr.enca11. t~ ~--1.111· ·e4M8m • Descarga el formulario de Control Pecuario o el formulario de Control Agrícola . Nota: el formulario debe descargarse de la intranet. Ruta: documentos - formularios - técnica. : ormu ario es .. : n onces... " .'-·.:· El f 1 . 1 E t . t '·. , ·-'I , -'"* ~ ' .... ~. ~f Control Pecuario Control Agrícola Registra los datos del punto 1, 2, 3 en su totalidad. Registra los datos del punto 1, 2, 3 en su totalidad. • Firma y entrega documento al Técnico de Asistencia Técnica para que efectúe la visita de control Agropecuario. • Realiza la visita de control Agropecuaria según el cronograma. • Registra los datos correspondientes. El for~~larió es ... · 1 ~ntonces ... f ... ·~~: :.~ Control Pecuario Control Agrícola Registra los datos del punto 4, 5, 6, 7, 8 en su totalidad. Registra los datos del punto 4, 5, 6, 7 en su totalidad. No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 10 Gerente de Sucursal Elaborado por: Organización y Métodos • Llena los datos de la Constancia de Visita Técnica, detallando las observaciones y recomendaciones correspondientes. BANCO DE DESARROLLO nGROPf:CUARto m 23~01 ....... N"dl()octk!OI s..w..i ,...,... ,.....,.. '"'* HOl•Of".00 1 ' N•> 1 '°"'~'-=--t'"°' '~ ......... +----,....-----j "'""""'"""· ·-· '""""-............. • Firma y sella el formulario y la constancia de visita confeccionada. • Solicita firma al cliente, en los dos documentos confeccionados (Informe de Control y Constancia de Visita). • Entrega copia blanca de la constancia de visita al cliente. • Llega a la oficina y entrega al Gerente de Sucursal el informe de Control Pecuario o el informe de Control Agrícola. • Recibe y revisa el Informe realizado por el ATA. • Coloca las observaciones, recomendaciones y firma el informe. • Recibe dos copia de la constancia de visita, el cual una es anexada al expediente y la otra debe ser firmada y entregada al ATA como evidencia de entrega. • Envía el informe de Control al Instituto de Seguro Agropecuario (ISA). Nota: el informe entregado al ISA debe tener la siguiente información: Situación o estado del proyecto. Posibles problemas que pueda confrontar o esté confrontando el proyecto. Recomendaciones, si es el caso, para solucionar los roblemas antes enunciados. ,J ~- } 'Y:/ 10 BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 11 3. Marcación o Hierra por parte del Técnico de Asistencia Técnica . Responsable 1 Pasos 1 Proceso r ... : ': ~.;.:~ Gerente de Sucursal Técnico de Asistencia Técnica Gerente de Sucursal Elaborado por: Organización y Métodos • Anuncia y coordina la visita del Técnico de Asistencia Técnica para la inspección y verificación de los semovientes a garantizar. • Verifica que los animales cuenten con todo El ganado es... 1 Entonces... l · · -· ' :~ • • • & .. 1 •:~J Lechería o cría Sementales • Verifica Revisa que cuente con todos los exámenes exigidos por la Dirección de Salud Animal del MIDA. Verificar el certificado de Evaluación Andrológica y los mismos no deben ser mayores a 5 años de edad. que los animales sean inmunizados, vitaminados y desparasitados con 15 días de anticipación a la fecha de la hierra. • Efectúa la marcación o hierra de cada animal. Nota: se debe realizar la marcación o hierra en un periodo no mayor a 30 días calendario, a partir de la fecha de desembolso. Ver Manual Normativo de Crédito unto 2.8.1.2.3.1 . • Coordina las próximas visitas de control, por los técnicos de asistencia técnica , de acuerdo a lo estipulado en el Manual Normativo de Crédito (punto 6.1.1 O) y las recomendaciones del Técnico ATA. . 1 . '!)) . , ,../ 11 BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 12 4. Seguimiento y supervisión a Proyectos Agrícolas y Pecuarios f. •• :;·:. Responsable 1 Pasos 1 · . . · Proc'eso 1 \ ~ ~ .: :-, a •· Supervisor Técnico Supervisor Técnico • Confecciona un Cronograma anual de las supervisiones de seguimiento a proyectos agrícolas y proyectos pecuarios. Or ...... s........~ ............ Tklln llqlilftl • Notifica al Gerente de Sucursal el día que se realizará la supervisión técnica. • Llena con los datos del expediente, un cuadro de seguimiento. ~ Banco de Desarrollo Agropecuario ......... hheltitUNftt~ o...... .., ,0-...•$1r9 ...... ~-~. ~-ClllOll ........... :J;Z.Z0.10t-'Z012 RMWD aM("""-01lo) ~-lltk'-•c.td!M ,, .. ,,,.. .. 2)t2 , ...... ~ ,, .. )ma .. 2012 - ,, -----'----~ J- .. , Ma.11.....-------a----,...,. , .....-. . ... • ..,,. • nmno1• r.o-- ~--. "' llCJOt .. - - .................. ---. ... La.. ,.. - ...... ....-.... ~--- ~-e-.... --- • Verifica en el expediente las fechas de los controles agrícolas y pecuarios que se le han realizado al proyecto. • Evalúa si cuenta con los controles necesarios, en caso de no contar con los controles requeridos, debe programar la fecha para que los técnicos de la sucursal realicen el mismo. • Realiza una descripción de los hallazgos encontrados. • Describe una acción que conlleva los hallazgos encontrados, anota los responsables del crédito y planifica un plazo de cumplimiento para la subsanación. • Realiza la visita nuevamente a la sucursal , en un período de 2 a 3 meses, para verificar que los hallazgos hayan sido subsanados. ; 12 Elaborado por: Organización y Métodos BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 13 ~, B - $ -~\ \ A - ··'· {' Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Jurídica . ...,,~~ Gerente Ejecutivo Técnico Agro ecuario • Confecciona un informe de cada proyecto supervisado para ser entregado a la Gerencia Ejecutiva Técnica Agropecuaria . • Revisa y aprueba el informe del Supervisor Técnico. • Incluye a la carpeta compartida, el informe .,. realizado. Supervisor Técnico Elaborado por: Organización y Métodos Nota: A final de año debe confeccionar un cuadro de resultados para identificar los hallazgos más sobresalientes por región . 13 BDA/GETA/JULIO 2017 ; ) 1 . / -/ / No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 14 ~~· ~\ ~~; Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Jurídica 5. Confección de Costos de Producción de Rubros Agrícolas y Coeficientes Pecuarios Responsable 1 Pasos 1 · Proceso · . I ·: :. . :;. Gerente Ejecutivo Técnico Agropecuario Gerentes Gerente Ejecutivo Técnico Agropecuario Elaborado por: Organización y Métodos • Envía la primera semana del mes de septiembre una comunicación sobre el calendario de Reuniones con los estamentos involucrados, a los Gerentes Ejecutivos, Gerentes Regionales y Gerentes de Sucursal. Nota: recibirá la respuesta de los Gerentes hasta la tercera semana del mes de Septiembre. • Envían por escrito las sugerencias de modificaciones que requiera el documento. • Realiza una reunión en el mes de octubre, con la Dirección de Agricultura y la Dirección de Ganadería del MIDA, ISA e IDIAP. Nota: la reunión tiene como finalidad establecer los Costos de Producción para rubros Agrícolas y Coeficientes Pecuarios basándose en los criterios del MIDA, ISA, IDIAP, BOA. • Envía a la Gerencia General, en la última semana del mes de noviembre, el documento consensuado para aprobación. / ! ); I (' • ~- -"" 14 BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 15 ~'(R~~$ \~ Procedimiento de la Gerencia Ejecutiva Jurídica 6. Confección de calendario de siembra y cosecha, recepción de solicitudes " Responsable 1 Pasos 1 . Proceso .. . 1 .- . : ·~~ ~- ·] Gerente Ejecutivo Técnico Agropecuario Gerentes Gerente Ejecutivo Técnico Agropecuario Elaborado por: Organización y Métodos • Envía la primera semana del mes de septiembre una comunicación sobre el calendario de Reuniones con los estamentos involucrados, a los Gerentes Ejecutivos, Gerentes Regionales y Gerentes de Sucursal. Nota: recibirá la respuesta de los Gerentes hasta la tercera semana del mes de Septiembre. • Envían por escrito las sugerencias de modificaciones que requiera el documento. • Realiza una reunión en el mes de octubre, con la Dirección de Agricultura del MIDA, ISA e IDIAP. Nota: la reunión tiene como finalidad establecer los calendarios de siembra y cosecha estimado y basándose en las inclemencias climáticas. • Envía a la Gerencia General, en la última semana del mes de noviembre, el documento consensuado para aprobación. I ·.::¿)./ ' -~ · .. ,,, 15 BDA/GETA/JULIO 2017 No. 28334 Gaceta Oficial Digital, martes 01 de agosto de 2017 16 SEGUNDO: La presente Resolución regirá a partir de su publicación en la Gaceta Oficial. FUNDAMENTO DE DERECHO: artículo 126, numeral 2, de la Constitución Política; artículos 8, 9, 1 O, 11, numerales 1, 2 y 20, y artículos 69 y 70 de la Ley 17 de 21 de abril de 2015 , que reorganiza el Banco de Desarrollo Agropecuario. Dada en la ciudad de Panamá, a los veinticinco (25) días del mes de julio del año dos mil diecisiete (2017). COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE PRESIDENTE EDUARDO ENRIQUE CARLES Ministro de Desarrollo Agropecuario Director General del Instituto del Mercadeo Agropecuario. Representante del Instituto de Investigación Agropecuaria de Panamá <fe~/ (fJrw'w'4/ O DIRECTIVO JOSÉ N. BARRIOS B. Representante de los Productores Organizados. Representante de los Productores Independientes. BANCO DE DESARROllD AGROPECUARIO G~RENCIA GENERAl Em UMENTO ES FIEL COPIA OE SU ORIGINAL Fedla:~~~...,. . . .:p..;:;:0... . 16 Elaborado por: Organización y Métodos BDA/GETA/JULIO 2017 http://www.tcpdf.org