Resolución Nº 106/08/DGMM - Tabla de vida documental del Departamento de Protección Marítima de Buques de la Dirección General de Marina Mercante

Res. No.106-08-DG"MM Por la eual se estableee la Tabla de Vida de los doeumentos produeidos por los diferentes departamentos que conforma la Direccion General de Marina Mercante de la Autoridad Maritima de Panama. 8 de febrero de 2008 ~ ,,\(,rill;lll,/, J.l' ~. ~ "" .• ~-~\ . tI·.~i'·· ....~:,'! ,. J''J.,. ,::: ..... <t" ~ DIRECCION GENERAL DE MARINA MERCANTE RESOLUCIONES Y CONSULTAS Resolucion No.l06-08-DGMM Panama, 8 de febrero de 2008 EL SUSCRITO DIRECTOR GENERAL DE LA DIRECCION GENERAL DE MARINA MERCANTE, EN USC DE LAS 'FACULTADES QUE LE CONFIERE LA LEY CONSIDERANDO: Que mediante el Decreto Ley NO.7 de 10 febrero de 1998 se cre6 la Autoridad Maritima de Panama y se unificaron las competencies marftimas de'la Administraci6n Publica. Que dentro de la Autortdad ,M~lI-!ltimpdePanama.se encuentra la Direcci6n General de Marina Mercante la cual tlenedentro de sus fundonesde contormldad con el articulo 30 del Decreto Ley 7 de :bOde feprero de 1998, el ejecutar de manera-privatlva todos los actos administrativos relatives al registro y matrlcuiaclontle-buques en la Marina Mercante Nacional; hacer cumplir sobre los buques de registrd ..panarnefio, las normas legales nacionales y aqueltas que forman parte de los convenlosJntemaclonales ratificados poria Republica de Panama, referentes a la sequridadde la navegaci6n, seguridad rnaritlrna.v prevenci6n y control de la contaminaci6n del mar; hacer cumplir las normas legales nacionales y aquellas que forman parte de los convenios internacionales ratlflcados por Panama sobre el Control de Estade Rector de Puerto; fijar el concepto correspondiente para el pago de los impuestos, tasas y cobros que deban pagarlos buques matriculados en la Marina Mercante Nacional; ingresar todos los recaudos y remesas relativos a la Marina Mercante Nacional efectuados por los funcionarios adscritos a la A;utoridaden el exterior; e imponerlas sanclones que correspondan a qulenestnfrlnian las normas legales y reqlarnentarlas referentes a la administraci6n de la Marina Mercante Nacional. Que mediante la Resoluci6n l\lo.006.,.2002del'Y de septiembre de 2007, la Junta Directiva de la Autorldad Maritima de Panama, se adopt6 la Nueva Estructura Organizativa de la Direcci6nG"eneral de Mi:3rina Mercante. Que la Ley No.13 de 23 de 'enero de 1957, Articulo Octavo, literal (b) establece la l obliqacion de las dependencias del Estado, a mantener en su seno programas de manejo de documentaci6n y de archivos que incluiran la organizaci6n, guarda, catalogaci6n usa y disposici6n de los docurnentos de su pertenencia. " Que por todo 10 anterior, se hace necesario establecer una Tabla de Vida documental de todos los Departamentos de la Direcci6n General de Marina Mercante de la Autoridad Maritima de Panama, que establezca los controles de identificaci6n, almacenamiento, recuperaci6n y tiempo de retenci6n de los registros. ... ~ RESUELVE: PRIMERO: ESTABLECER la siguiente Tabla de Vida que contempla los documentos producidos en los diferentes departamentos que conforma la Direcci6n General de Marina Mercante de la Autoridad Maritima de Panama, detallando descripci6n, perfodo de retenci6n y el metoda de conservaci6n de los mismos. " Resclucidn No.l06-08-DGMM Pagina No.2 Panama, 8 de febrero de 2008 DIRECCION Y SUB DIRECCION GENERAL DE MARINA MERCANTE DIRECCION Y SUB- Descripcion del Periodo de Retencion Metodo de DIRECCION Documento Mio Mes Conversion Activo Inac. Perma. Memos 5 afios Electr6nico y Manual Notas 5 efios Electr6nico y Manual Fax 5 afios Manual otros Documentos .'Sanos Electr6nico y Manual DEPA:RTAMENTO DE REGISTRO DE BUQUES. Departamento REGISTRO DE BUQUES Descripci9n·def ···Periodo.f;ie Retencion Doqllriento Aii()"M~s Activo Inac. I-·Perma. Anuendas de Cancelaci6n 6 Meses Certificados de Canceladon. 3 Anos Resueltos 2 Anos Certlfkadon:por Contrato de Fletamento 2 Anos Certificados de Paz y Salvo 2 Afios Permisos de Nav~gaci6n 2 Anos Metodo de Conversion Manual y digital Manual y dlqital Manual vdiqital Manual v dloltal Manual v dlottal Manual y digital Patentes tlcendas de-'Radio 2 Anos 2 Anos .Manual y dloltal Manual vdigital . Prorrogas de Patente y Ucendas de Radio ..lAnos Certificaclon~sde Datos de la Nave, Libre·:,. .' .... Gravarnenes, no objedon de venta -.: 1 Ano Certificado de Hldrocarburos 1 Ana Manual Vdiqital Manual Vdigital Manual v dlqltal Providencias,notas, Memorandos Anuencias de Canceladon Resoluciones creditos Copias mensajes enviados 1 Ano 6 Meses 7 aries 3 efios Manual y dlottal Manual y dlottal Manual y digital Manual y digital Arreglos de pago 18 meses Copia recibo uquldacton 3 alios (amarilla) Copia tlquldadon de 3 afios ingresos (celeste) Copia amarilla hoja de 3 afios recibodocumento Manual y digital Manual y digital Manual y digital Manual y digital Resolucion No.l06-08-DGMM Pagina No.3 Panama, 8 de febrero de 2008 DEPARTAMENTO DE RESOLUCIONES Y CONSLILTAS Periodo de Metodode Departamento Descripclon del Retencion Ano y Mes Conservacion Documento RESOLUCIONES Y Activo Inactivo Perma. CONSULTAS Resoludon de Sandon 5 afios Manual Resoludon de Recursos 2 efios Manual Resolucion de Manual cancelaciones 2arios . y Digital Resolucton de " Manual Descuento 2 efios . ..... v Dloltal Resoluoon . ..... Modific:acl6n'de Presupoesto de Manual ConsuJados 5 efios y Digital Resoludon de Autoridades • Manual Contables **** v Dlcital " Manual .' Resoludon de OR **** y Digital Resoludon Manual Especiales 2 enos v Dloltal Resoluclon de .Gastos Manual Extraordinario 1 afio y Digital Resoludon de Ellrnlnaclon de Manual Debitos 5 afios y Digital Provtdencta 1 ana Manual Certificacion 6 meses Manual Memorando 1 ana Manual Circulares 1 atio Manual Notas 2 aRcs Manual Fax Recibidos . 1 mes Manual Faxenviados 1 mes I Manual Resoluclon por l'Jotificar **** Manual Resolucion por Ejecutoriar **** Manual, Informes Secretarial 1 mes Manual Seminarios 1 mes Manual Cuadernillo 1 mes Manual Nota PSC 1 mes Manual Consecutivo por Departamento 1 efio Manual Resoludones. Manual OMI **** y digital Consultas .. 5 alios Manual Otros Documentos 6 meses Manual Resolucion No.l06-08-DGMM Pagina No.4 Panama, 8 de febrero de 2008 DEPARTAMENTO DE CUMPLIMIENTO Periodo de Retenclon Departamento Descripcion del Ano Mes Metodo de Documento Activo Inactivo Perma. Conversion CUMPLIMIENTO Cronoioqlco 2 aries Manual DE MARINA MERCANTE Notas enviadas y 2 aries Manual recibidas del Despacho del Administrador Memorandos enviados y 2 afios Manual recibidos del Despacho del Administrador Notas enviadas y 2 aries Manual recibidas de la Direcci6n General de Mari~a ....... Mercante ' . Memoral')dos en'-l:iadosy 2 efios . Manual redbidos de la Direcc;ion . General c!eMi;lrina . I' <. Mercante '. Orculares envladas y 2 aiios Manual redbldasdela Direcci6n General de Marina Mercante Notas enviadas y 2 aries Manual recibidas de la Sub Direcci6n General de Marina Mercante Memorandos enviados y 2 afios Manual recibidos de la Sub Direcci6n General de Marina Mercante' Circulares enviadas y 2 afios Manual recibldas de la Sub Direcci6n General de Marina Mercante . Notas yMemorandos de 2 afios .... Mi;lnual las difererites Direcciories Notas y Memorando~ de 2 aries Manual losdiferentes Deoartamentos Notas redbldas de los 2 anos Manual distintos Ministerios , Notas recibidas de las .... 2anos Manual diferentes Instltuclones Misi6n Permanente de 2 afios Manual Panama ante la OMI , Organizaci6n Maritima 2 aries Manual Internacional Resoluciones del Indefinido XXX Manual y Digital Departamento de Cumplimiento de la I I Direcci6n General de Marina Mercante Acuerdos de Indefinido XXX Manual y Digital Cooperaci6n • Acuerdos de .. Indefinido XXX Manual y Digital Colaboraci6n Convenios Indefinido XXX Manual y Digital Internacionales Convenios Nacionales Indeflnldo XXX Manual y Digital Memorandos de Indefinido XXX Manual y Digital Entendimiento , • " Resoluclen No.l06-08-DGMM Pagina No.5 Panama, 8 de febrero de 2008 DEPARTAMENTO DE NAVEGACION Y SEGURIDAD MARITIMA Departamento Descripcion del Periodo de Retenclon Metodo de Documento Ano Mes Conversion NAV. Y SEG. Activo Inactivo Perma. MARITIMA Electronlco y PSC (secdon) Reportes de Insp. PSC 5 aries Manual Expedientes deNaves de Electronico y PSC 5 afios Manual Electronico y ASI (seccion) Circulares 26 - NoAptas 1 afio Manual I . Eleetronico y Reportes deInsp. ASI 5 efios . Manual EXPe9i~ntes de Dete(lci6n Electrontco y ASI 5 aiios- .:» Manual ASI-Facturas I· '. Electronico y (seccion) FacturasASI' 5 afios ". Manual Servicio Interior Electronico y (secdon) Certificados de Seguridad 5 afios Manual ···.·.. Electronico y Reportes de Insp. S.L 5 afios Manual l\Iav. y Seg. Maritima Electronico y (secdon) Memorando 5 efios Manual . Electronico y Notas 5 afios Manual Departamento de Investigacion de Siniestros y AccidentesMaritimos Departamento (secclen) Descripci6n Periodo de Retenclon- Metodo de. del Anos y Mese"s ConservacionD6cumento Investigacion de I .. Siniestros y Accidentes Activ Maritimos 0 Inactivo Perma. Expediente I···· s ······1 afiol Hard Copy/Electronico Reporte 2 finales aiios Electronico 2 Notas afios Hard Copy 2 Memorando arios Hard COpy Fax 1 recibidos mes Hard Copy Fax 1 enviados mes Hard Copy ., Resolucion No.l06-08-DGMM Pagina No.6 Panama, 8 de febrero de 2008 DEPARTAMENTO DE SEGUMAR DE PANAMA Departamento Descripclon del Documento Periodo de Retenclon Metodo de Ano Mes Conversion SEGUMAR Activo Inac. Perma. PANAMA Archive/ Digital Endoso ITC 2 afios ******** Full Term ITC ******** Digital Docuware Exemptions Certificate ******** Digital Docuware I Minimum Safe ManninQ Certificate ******** DiQital Docuware Authorizations ******** Diqltal Docuware Carne ShiDSafetv:eeitificC!te ******** Dtoltal Docuware CargoShipSafet;y'R~diotelephony Certificate . v., ******** Digital Docuware . d ddd Gd S·d AdDepartamento e mmlstraclon e istema "e estron e Cali a DIRECCION y PERIODO DE METODO DE DEPARTAMENTO DESCRIPCION RETENCI6N CONSERVACION ... ANOY DEL DOCUMENTO MES Administracion de Sistema de Gesti6n : Activo Inactivo Perma. . Cartapacios en 'Netas 2 afios Archivos de Metal Cartapacios en Memorando 2 aRos Archivos de Metal cartapaciosen Circulares 2 afios Archivos de Metal Cartapados en Resoluciones 5 efios Archivos de Metal Cartapacios en Resueltos 5 efios Archivos de Metal Cartapacios en Otros Documentos: ", 2 afios Archivos de Metal Cartapaoosen Procedimlentos XX Archivos de Metal Los Documentos " originales de la Docurnentosobsoletose docurnentacion conservers por.dosanoS' , "z'anos" Archivo de metal M Itit d P trtDepa amen 0 e ro eccron an ima DIRECCION Y . METODO DEPERIODO DE DEPARTAMENTO DESCRIPCION RETENCI6N CONSERVACION ANOY DEL DOCUMENTO MES PROTECCION MARITIMA Activo Inactivo Perma. Exp. de naves 5 aries Manual* Certif. CSR 5 afios manual* Certif.ISSC • 5 afios manual* Canceladon CSR 5 aries Manual Extensiones 1 afio Manual y Elect. EXD.OPR Perma. Manual* Finanzas 1 afio Manual * Notas 1 ana Manual y Elect. Memoranda , 1 afio Manual y Elect. Fax recibidos 1 ana Manual Faxenviados 1 ana Manual Reportes finales Perma. Manual y Elect. "Una vez finalizada la autorizacion se procedera a la digitalizaci6n de estos documentos. Resolucion No.l06-08-DGMM Pagina No.7 Panama, 8 de febrero de 2008 SEGUNDO: CONSIDERAR que una vez aprobada esta Resoluci6n, se debe contar con la infraestructura necesaria para la retendon de los documentos. TERCERO: COMUNICAR el contenido de esta Resoludon a los departamentos de la Direcci6n General de Marina Mercante de la Autoridad Maritima de Panama para los fines pertinentes. CUARTO: INFORMAR que esta Resoluci6n rige a partir de su publicaci6n en la Gaceta Oficial. FUNDAMENTO DE DERECHO: Ley 2 de 17 de enero de 1980; DecretoLev 70e lOde febrero de 1998; Ley No. 13 de 23de enero de 1957; Resoludon No;D06J2007de 17 de septiernbre de 2007 '.' '. >' -.,,; PUBLIQUESE Y CUMPLASE, g. Alfonso Castillero eneral de Marina Mercante 4.