Law on the confirmation of the Sectoral Agreement in the agriculture and rural development policy area (IPARD II) between the Government of Montenegro and the European Commission

Strana 2 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 2 6. �Na osnovu člana 95 tačka 3 Ustava Cme Gore donosim UKAZ O PROGLAŠENJU ZAKONA O POTVRĐIVANJU SEKTORSKOG SPORAZUMA IZMEĐU VLADE CRNE GORE I EVROPSKE KOMISIJE KOJIM SE UTVRĐUJU PRAVILA ZA UPRAVLJANJE I SPRO VOĐENJE FINANSIJSKE POMOĆI UNIJE CRNOJ GORI U OKVIRU INSTRUMENATA PRETPRISTUPNE PODRŠKE ZA OBLAST POLITIKE „POLJOPRIVREDA I RURALNI RAZVOJ" (IPARD) Proglašavam Zakon o potvrđivanju sektorskog Sporazuma između Vlade Crne Gore i Evropske komisije ko­jim se utvrđuju pravila za upravljanje i sprovođenje finansijske pomoći Unije Crnoj Gori u okviru instrumenata pretpri­stupne podrške za oblast Politike „Poljoprivreda i ruralni razvoj" (IPARD), koji je donijela Skupština Crne Gore 25. saziva, na osmoj sjednici drugog redovnog (jesenjeg) zasijedanja u 2015. godini, dana 28. decembra 2015. godine. Broj: 01-1258/2 Podgorica, 31.12.2015. Predsjednik Crne Gore, Filip Vujanović, s.r. Na osnovu člana 82 stav 1 tačka 17 i člana 91 stav 1 Ustava Crne Gore, Skupština Crne Gore 25. saziva, na osmoj śednici drugog redovnog (jesenjeg) zasijedanja u 2015. godini, dana 28. decembra 2015. godine, donijela je ZAKON O POTVRĐIVANJU SEKTORSKOG SPORAZUMA IZMEĐU VLADE CRNE GORE I EVROPSKE KOMISIJE KOJIM SE UTVRĐUJU PRAVILA ZA UPRAVLJANJE I SPROVOĐENJE FINANSIJSKE POMOĆI UNIJE CRNOJ GORI U OKVIRU INSTRUMENTA PRETPRISTUPNE PODRŠKE ZA OBLAST POLITIKE “POLJOPRIVREDA I RURALNI RAZVOJ” (IPARD) Član 1 Potvrđuje se Sektorski sporazum između Vlade Crne Gore i Evropske komisije kojim se utvrđuju pravila za upravljanje i sprovođenje finansijske pomoći Unije Crnoj Gori u okviru Instrumenta pretpristupne podrške za oblast politike “Poljoprivreda i ruralni razvoj” (IPARD), potpisan u Podgorici 3. novembra 2015. godine i Briselu 10. novembra 2015. godine, u originalu na engleskom jeziku. Član 2 Tekst Sektorskog sporazuma iz člana 1 ovog zakona, u originalu na engleskom jeziku i u prevodu na crnogorski jezik, glasi: Strana 3 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 3 SECTORAL AGREEMENT BETWEEN THE GOVERNMENT OF MONTENEGRO AND THE EUROPEAN COMMISSION SETTING OUT PROVISIONS FOR THE MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION OF UNION FINANCIAL ASSISTANCE TO MONTENEGRO UNDER THE INSTRUMENT FOR PRE-ACCESSION ASSISTANCE IN THE POLICY AREA 'AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT' (IPARD) Strana 4 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 4 The European Commission, hereinafter referred to as "the Commission", acting for and on behalf of the European Union on the one part, and the Government of Montenegro, acting for and on behalf of Montenegro, on the other part, and together, jointly referred to as "the Parties" Strana 5 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 5 Whereas: (1) On 11 March 2014, the European Parliament and the Council adopted Regulation (EU) No 231/2014 establishing an instrument for pre-accession assistance1 (hereinafter referred to as the "IPA II Regulation"). This instrument constitutes the legal basis for the provision of financial assistance to the beneficiaries listed in Annex I to the IPA II Regulation to support them in adopting and implementing reforms in different sectors, including in particular the agricultural sector, required in order to comply with the Union's values and to progressively align to the Union's rules, standards, policies and practices, with a view to Union membership. (2) On 2 May 2014, the Commission adopted Implementing Regulation (EU) No 447/20142, which sets out the applicable management and control provisions (hereinafter referred to as the "IPA II Implementing Regulation"). (3) In accordance with Article 5 of the IPA II Implementing Regulation, framework agreements may be complemented by sectoral agreements setting out specific provisions for the management and implementation of IPA II assistance in specific policy areas or programmes. (4) Montenegro is eligible for assistance under the IPA II Regulation. (5) On 4 June 2015 a framework agreement was concluded between Montenegro and the Commission on the arrangements for implementation of Union financial assistance to Montenegro under IPA II (hereinafter referred to as the "FWA"). (6) Rural development programmes are to be implemented by Montenegro on the basis of indirect management in accordance with Article 58(1)(c) of Regulation (EU, EURATOM) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council3 and they have to indicate the actions to be financed with IPA II assistance. The selected types of actions have to be of a nature similar to those provided for under Regulation (EU) No 1305/2013 of the European Parliament and of the Council4. (7) In some sections of the FWA the level of detail of the rules for the implementation of rural development programmes is not sufficient. It is therefore necessary to set out further details for the implementation and management of the assistance in the agriculture and rural development policy area of IPA II in a sectoral agreement in accordance with Article 9 of the FWA. (8) As a sectoral agreement should complement the FWA, the structure of this Agreement follows the structure of the FWA, HAVE AGREED AS FOLLOWS: SECTION I GENERAL PROVISIONS ARTICLE 1 SCOPE This Agreement lays down specific provisions for the management and implementation of the assistance in the agriculture and rural development policy area of IPA II (IPARD II) in accordance with Article 9 of the FWA. It complements the FWA concluded with Montenegro in accordance with Article 5(1) and (2) of the IPA II Implementing Regulation for the implementation of IPA II. In case of conflict between this Agreement and the FWA, the provisions of the FWA shall prevail. ARTICLE 2 COMPLIANCE WITH THE AGREEMENTS (1) Montenegro shall take all necessary steps to ensure the proper execution of all assistance activities and to facilitate the implementation of the IPARD II programme in compliance with the FWA and this Agreement (hereinafter together referred to as "the Agreements"). Montenegro shall also comply with the IPARD II programme and the Financing Agreement referred to in Article 3 of this Agreement. (2) In case of conflict between the Agreements and IPARD II programme, the provisions of the Agreements shall prevail. ARTICLE 3 FINANCING DECISIONS AND FINANCING AGREEMENTS Following the entry into force of the FWA and of this Agreement, and after the adoption by the Commission of a financing decision approving the IPARD II programme, a Financing Agreement shall be concluded in accordance with Article 6(3) of the IPA II Implementing Regulation. The Financing Agreement shall set out the breakdown of the multi-annual legal commitments and the period of validity of those commitments, which shall be broken down over several years into annual instalments. 1 Regulation (EU) No 231/2014 of the European Parliament and of the Council of 11 March 2014 establishing an Instrument for Pre-accession Assistance (IPA II) (OJ L 77, 15.3.2014, p. 11). 2 Commission Implementing Regulation (EU) No 447/2014 of 2 May 2014 on the specific rules for implementing Regulation (EU) No 231/2014 of the European Parliament and of the Council establishing an Instrument for Pre-accession Assistance (IPA II) (OJ L 132, 3.5.2014, p. 32). 3 Regulation (EU, EURATOM) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on the financial rules applicable to the general budget of the Union and repealing Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 (OJ L 298, 26.10.2012, p. 1). 4 Regulation (EU) No 1305/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 on support for rural development by the European Agricultural Fund for Rural Development (EAFRD) and repealing Council Regulation (EC) No 1698/2005 (OJ L 347, 20.12.2013, p. 487). Strana 6 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 6 The Financing Agreement shall be revised on an annual basis to take account of the amounts provided for in the budget of the Union and, where appropriate, to consider amendments to this Agreement. ARTICLE 4 CONSISTENCY WITH OTHER ACTIONS AND INSTRUMENTS (1) In addition to Article 5(1)(b) of the FWA, the Commission and Montenegro shall ensure consistency and co-ordination of assistance within and between the IPARD II programme, the other policy area actions under the IPA II Regulation and assistance from the European Investment Bank and other international financial instruments, at the levels of planning, programming and implementation. (2) Any overlap between actions covered by assistance provided under the different IPA policy areas shall be avoided. SECTION II RULES FOR INDIRECT MANAGEMENT BY MONTENEGRO TITLE 1: SET-UP OF MANAGEMENT AND CONTROL SYSTEMS ARTICLE 5 IMPLEMENTING PRINCIPLES The implementation of the IPARD II programme shall be carried out by Montenegro on the basis of indirect management. ARTICLE 6 FUNCTIONS AND COMMON RESPONSIBILITIES OF THE STRUCTURES AND AUTHORITIES The structures and authorities set out in Article 10(1)(c) and Article 10(2) of the FWA shall be established, by a formal act, carrying out the functions and responsibilities set out in Annex 1 to this Agreement. ARTICLE 7 FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES OF THE NATIONAL AUTHORISING OFFICER (1) The National Authorising Officer (hereinafter referred to as the "NAO") shall be responsible for establishing a management structure as referred to in Article 10(2) of the FWA. (2) In addition to Clause 2 of Annex A to the FWA, the NAO shall act as the sole interlocutor with the Commission for all questions relating to IPARD as regards: (a) the distribution of Union texts and guidelines relating thereto to the management and control system and to any other bodies responsible for their implementation, as well as their harmonised application; (b) the request for being entrusted with budget implementation tasks referred to in Article 13(1) of the FWA; (c) the availability to the Commission of a full record of all accounting information required for statistical and control purposes. (3) The NAO shall assess any proposed changes in the implementing or paying arrangements of the operating structure and management structure. The NAO shall inform the Commission, with copy to the Audit Authority, of any substantial change, including NAO's assessment, appropriate explanations, justifications and supporting documents for examination and approval in advance of their implementation. ARTICLE 8 FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES OF THE MANAGING AUTHORITY (1) The Managing Authority shall be responsible for preparing and implementing the IPARD II programme in accordance with Annex 1 to this Agreement. (2) The Managing Authority shall carry out its functions with a view to the effective implementation of the IPARD II programme. In accordance with Article 10(1)(c) of the FWA, it shall also be responsible for: drafting the IPARD II programme and any amendments to it, including those requested by the Commission; (a) the controllability and verifiability of the measures, to be defined in the IPARD II programme in cooperation with the IPARD Agency; (b) the selection of measures under each call for applications under the IPARD II programme and their timing, the eligibility conditions and the financial allocation per measure, per call. The decisions shall be made in agreement with the IPARD Agency; (c) ensuring that the appropriate national legal basis for IPARD II implementation is in place and updated as necessary; (d) assisting the work of the IPARD II monitoring committee as referred to in Article 52 of this Agreement, notably by providing the documents necessary for monitoring the quality of implementation of the IPARD II programme. (3) The Managing Authority shall in accordance with Clause 4(3)(a)(i) of Annex A to the FWA, set up a reporting and information system to gather financial and statistical information on progress of the IPARD II programme, also on the basis of information to be provided by the IPARD Agency, and shall forward this data to the IPARD II monitoring committee, in accordance with arrangements agreed between Montenegro and the Commission, using where possible computerised systems permitting the exchange of data with the Commission and linked to the reporting and information system to be set up by the NAO in accordance with Clause 2(4)(f) of Annex A to the FWA. The reporting and information system should contribute to the annual and final implementation reports referred to in Article 59 of this Agreement. (4) The Managing Authority shall propose amendments of the IPARD II programme to the Commission, with copy to the National IPA Co-ordinator (hereinafter referred to as "NIPAC"), after consultation with the IPARD Agency, and following agreement by the IPARD II monitoring committee. The Managing Authority shall be responsible for ensuring Strana 7 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 7 that the relevant authorities are informed of the need to make appropriate administrative changes when such changes are required following a decision by the Commission to amend the IPARD II programme. (5) Each year the Managing Authority shall draw up an action plan for the intended operations under the Technical Assistance measure, which shall be submitted to the IPARD II monitoring committee for agreement. (6) As referred to in Clause 4(3)(a)(iv) of Annex A of the FWA, the Managing Authority shall draw up an evaluation plan in accordance with Article 56 of this Agreement. It shall be submitted to the IPARD II monitoring committee as referred to in Article 52 of this Agreement not later than one year after the adoption of the IPARD II programme by the Commission. It shall report to the IPARD II monitoring committee and to the Commission on the progress made in implementing this plan. (7) The Managing Authority shall draw up a coherent plan of visibility and communication activities in accordance with Article 24 of the FWA and shall consult and inform the Commission, having taken advice from the IPARD II monitoring committee. The plan shall in particular show the initiatives taken and those to be taken, with regard to informing the general public about the role played by the Union in the IPARD II programme and its results. (8) When a part of its tasks is delegated to another body, the Managing Authority shall retain full responsibility for the management and implementation of those tasks in accordance with the principle of sound financial management. ARTICLE 9 FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES OF THE IPARD AGENCY (1) The IPARD Agency shall be allocated the functions and responsibilities in accordance with Annex 1. In accordance with Article 10(1) of the FWA, it shall also be responsible for: (a) providing a confirmation to the Managing Authority on the controllability and verifiability of the measures in the IPARD II programme; (b) making calls for applications and publicising terms and conditions for eligibility with prior agreement with the Managing Authority on the issues raised in Article 8(2)(c) of this Agreement; (c) selecting the projects to be implemented; (d) laying down contractual obligations in writing between the IPARD Agency and the recipients including information on possible sanctions in the event of non-compliance with those obligations and, where necessary, the issue of approval to commence work. The IPARD Agency may continue to contract or enter into commitments under this Agreement for a specific measure up to the date when Montenegro starts to contract or to enter into commitments for this measure under any successor IPARD II programme; (e) follow-up action to ensure progress of projects being implemented; (f) reporting of progress of measures being implemented against indicators; (g) ensuring that the recipient is made aware of the Union's contribution to the project; (h) ensuring irregularity reporting at national level; (i) ensuring that the NAO, the management structure and the Managing Authority receive all information necessary for them to perform their tasks; (j) ensuring compliance with the obligations concerning publicity referred to in Article 23 of the FWA. (2) In respect of investments in infrastructure projects of a type that would normally be expected to generate substantial net revenue, the IPARD Agency shall assess, prior to entering into contractual arrangements with a potential recipient, whether the project is of this type. Where it can be concluded that it is, the IPARD Agency shall ensure that the public aid from all sources does not exceed 50% of total costs related to the project and considered as eligible for Union co financing. (3) The IPARD Agency shall ensure that for any project under the IPARD II programme the accumulation of public aid granted from all sources does not exceed the maximum ceilings for public expenditure set out in Article 32. TITLE 2: CONTROL SYSTEMS ARTICLE 10 GENERAL PROVISIONS ON APPLICATIONS FOR SUPPORT, PAYMENT REQUESTS AND OTHER DECLARATIONS (1) Montenegro shall provide appropriate procedures for submitting applications for support, payment requests and other declarations relating to rural development measures. (2) The results of the administrative and on-the-spot verifications shall be assessed to establish whether there is a risk for other similar operations, recipients or other bodies, of non-compliance with the eligibility criteria and any other applicable obligations imposed in the Agreements and the IPARD II programme, whether the necessary level of control is practiced and corrective and preventive actions are necessary. (3) Where applicable, administrative and on-the-spot verifications on eligibility shall take into account suspected cases of non-compliance reported by other services, bodies or organisations. ARTICLE 11 ADMINISTRATIVE VERIFICATIONS (1) Administrative verifications shall be carried out on all applications for support, payment requests or other declarations required to be submitted by a recipient, and shall cover all elements that can be checked and are appropriate to be checked by means of administrative verifications. The procedures shall require recording of the control work undertaken, the results of the verification and the measures taken in the event of discrepancies. Strana 8 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 8 (2) Administrative verifications on applications for support shall ensure the compliance of the operation with applicable obligations established by the Agreements, including those of other obligatory standards and requirements. The verifications shall in particular include verification of: (a) the eligibility of the operation for which support is requested; (b) the eligibility criteria set out in the IPARD II programme, commitments and other obligations of the operation for which support is requested; (c) compliance with the selection criteria; (d) the eligibility of the costs of the operation; (e) the compliance of the operation for which support is requested with applicable national and Union rules on, in particular, and where relevant, public procurement, public aid and the other appropriate obligatory standards established by national legislation or established in the Agreements (including the IPARD II programme); (f) the reasonableness of the costs proposed, which shall be evaluated using a suitable evaluation system, such as reference costs, standard unit costs, a comparison of different offers or an evaluation committee; (g) the reliability of the applicant, with reference to any third party information, such as court decisions, initiated criminal procedures by the public prosecutor, initiated bankruptcy procedure. (3) Administrative verifications on payment requests shall include a verification of: (a) the delivery of the products and services co-financed. Contractual pre-financing by a contracting authority may qualify as eligible expenditure up to 10% of the amount of the contract; (b) the reality of the expenditure claimed; (c) the completed operation and fulfilment of the conditions compared with the operation for which the application for support was submitted and granted; (d) the reasonableness of the costs claimed, which shall be evaluated using a suitable evaluation system, and the payments made. (4) Administrative verifications shall include procedures to avoid double financing with other Union or national schemes. Where financing from other sources exists, those verifications shall ensure that the total support received does not breach the maximum permissible aid ceilings. (5) Administrative verifications shall also cover the documents referred to in Article 36(7). (6) Indications of irregularities shall be followed-up by an appropriate administrative procedure. ARTICLE 12 ON-THE-SPOT-VERIFICATIONS (1) On-the-spot verifications shall be carried out on all applications for support and payment requests required to be submitted by a recipient and shall cover all elements that can be checked at the time of the visit. However in exceptional circumstances, duly recorded and explained, Montenegro can decide that an on-the-spot verification is not necessary. (2) Advance notice of on-the-spot verifications may be given, provided that the purpose of the control is not jeopardised. If the advance notice is given more than 48 hours before the on-the-spot verification, it shall be limited to the minimum necessary, depending on the nature of the measure and the operation being co-financed. (3) Where appropriate, on-the-spot verifications provided for in this Agreement shall be carried out at the same time as any other checks provided for in Union or national law. The duration of on-the-spot verifications shall be strictly limited to the minimum time period necessary. (4) The inspectors undertaking the on-the-spot check shall not have been involved in administrative verifications of the same operation. (5) The Financing Agreement concluded by the Commission and Montenegro, or any amendment thereof, may provide that an individual measure be subject of on-the-spot verifications on a sampling basis. In such a case, the Financing Agreement shall also indicate the minimum sample size, the criteria to be applied for the selection of the sample and how the sample size shall be increased in case the verifications reveal a high frequency of irregularities. ARTICLE 13 CONTENT OF THE ON-THE-SPOT-VERIFICATIONS (1) On-the-spot verifications shall verify that the operation has been applied for and implemented in accordance with the applicable rules and shall cover all the eligibility criteria, commitments and other obligations relating to the conditions for the granting of support, which can be checked at the time of the visit. They shall ensure that the operation is eligible. (2) On-the-spot verifications shall verify the accuracy of the data declared by the recipient against underlying documents. This includes a verification that the applications and payment requests submitted by the recipient are supported by accounting or other documents, including, where necessary, a check on the accuracy of the data in the payment request on the basis of data or commercial documents held by third parties. (3) On-the-spot verifications shall verify that the use or intended use of the operation is consistent with the use described in the application for support and for which the support was granted. On-the-spot verifications shall include a visit to the place where the operation is implemented or, if the operation is intangible, to the operation promoter. ARTICLE 14 EX-POST VERIFICATIONS (1) Ex-post verifications shall be carried out on investment operations to verify the respect of commitments laid down in Article 33(6) or in the IPARD II programme. (2) The controllers for the ex-post verifications shall not have been involved in any ex-ante verifications of the same investment operation, unless other controllers did at least one on-the-spot verification in between. Strana 9 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 9 (3) The ex-post verifications shall be carried out within five years of the date of final payment to the recipient. All investments shall be checked at least once during the five-year period. (4) The ex-post verifications, carried out throughout the five-year period, shall be based on an analysis of the risks and financial impact of different operations, groups of operations or measures. (5) The sample of approved operations to be checked in accordance with paragraphs (3) and (4) shall take into account in particular: (a) the need to check an appropriate mix of types and sizes of operations; (b) any risk factors which have been identified following national or Union verifications; (c) the need to maintain a balance between measures. ARTICLE 15 CONTROL REPORT (1) Every on-the-spot verification under this Title shall be the subject of a control report which makes it possible to review the details of the verifications carried out. The report shall indicate in particular: (a) the measures and applications or payment requests checked; (b) the persons present; (c) whether notice of the check was given to the recipient and, if so, the period of prior notice; (d) the results of the verifications and, where applicable, any particular observations; (e) any further control measures to be carried out. (2) In case of on-the-spot verifications, the recipient shall be given the opportunity to sign the report during the check, to attest the recipient’s presence at the check and to add observations. Where any non-compliance is found, the recipient shall receive a copy of the control report. (3) Paragraph (1) and the second subparagraph of paragraph (2) shall apply mutatis mutandis to ex-post verifications under this Title. ARTICLE 16 AREA-RELATED MEASURES (1) For the purposes of this Title, 'area-related measures' means measures for which support is based on the size of the area declared. (2) Without prejudice to Articles 11(1) and 12, the verifications of area-related measures shall also comply with the rules set out in Articles 17 to 22. ARTICLE 17 ADMINISTRATIVE VERIFICATIONS OF AREA-RELATED MEASURES (1) The administrative verifications shall permit the detection of non-compliances. The verifications shall cover all elements that are possible and appropriate to control by means of administrative verifications, with a view to establishing that: (a) the eligibility criteria, commitments and other obligations are fulfilled; (b) there is no double financing through other Union schemes; (c) the aid application or payment request is complete and submitted within the relevant time-limit and, where applicable, that supporting documents have been submitted and that they prove eligibility; (d) there is compliance with long-term commitments, where appropriate. (2) Where appropriate, the administrative verifications shall include cross-verifications between the agricultural parcels as declared in the application and/or payment request and the information as contained in an identification system for agricultural parcels per reference parcel, to verify the eligibility of the areas as such; (3) Indications of non-compliance resulting from cross-verifications shall be followed-up by any other appropriate administrative procedure, and where necessary, by an on-the-spot verification. ARTICLE 18 ELEMENTS OF ON-THE-SPOT VERIFICATIONS OF AREA-RELATED MEASURES (1) On-the-spot verifications shall cover all the agricultural parcels for which aid is requested. (2) On-the-spot verifications shall cover the area measurement and verification of the eligibility criteria, commitments and other obligations of the recipient under the measures. ARTICLE 19 AREA MEASUREMENT (1) The area measurement of the agricultural parcel as part of an on-the-spot verification shall be carried out on all agricultural parcels for which an aid application and/or payment request has been submitted. (2) The Financing Agreement concluded by the Commission and Montenegro, or any amendment thereof, may provide that the actual area measurement of the agricultural parcel as part of an on-the-spot verification be limited to a randomly selected sample of parcels. If such a case applies the Financing Agreement shall also indicate the minimum sample size. When this sample verification reveals any non compliance, all agricultural parcels shall be measured, or conclusions from the measured sample shall be extrapolated. (3) Agricultural parcel areas shall be measured by any means proven to assure measurement of a quality at least equivalent to that obtained by Global Navigation Satellite Systems (GNSS) or ortho-imagery. (4) A single value buffer tolerance shall be defined for all area measurements performed using GNSS and/or ortho-imagery. For this purpose the measurement tools used shall be validated for at least one validation class of buffer tolerance below the single value. However, the single tolerance value shall not exceed 1.25 m. The maximum tolerance with regard to each agricultural parcel shall not, in absolute terms, exceed 1.0 ha. (5) The total area of an agricultural parcel may be taken into account in the measurement provided that it is fully eligible. In other cases the net eligible area shall be taken into account. Strana 10 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 10 ARTICLE 20 VERIFICATION OF ELIGIBILITY CONDITIONS AND COMMITMENTS OF AREA-RELATED MEASURES (1) The verifications shall be carried out by any means that allow the control of the different commitments and obligations of the recipient. (2) Where one single control method is not sufficient for the purpose of paragraph (1), the control system shall provide for multiple control means, which, together, allow to comply with paragraph (1). ARTICLE 21 CONTROL REPORT OF AREA-RELATED MEASURES (1) Every on-the-spot verification of area-related measures shall be the subject of a control report which makes it possible to review the details of the verifications carried out and to draw conclusions on the compliance with the eligibility criteria, commitments and other obligations. The report shall indicate in particular: (a) the measures and applications or payment requests checked; (b) the persons present; (c) the agricultural parcels checked, the agricultural parcels measured including, where applicable, the result of the measurements per measured agricultural parcel and the measuring methods used; (d) where applicable, the results of the measurement of non-agricultural land for which support under rural development measures is being claimed and the measuring methods used; (e) whether notice of the check was given to the recipient and, if so, the period of prior notice; (f) indications of any specific control measures to be carried out in the context of individual measures; (g) any further control measures to be carried out; (h) indication of any non-compliance found that could require follow-up during the following years. (2) The recipient shall be given the opportunity to sign the report during the check to attest the recipient's presence at the check and to add observations. Where any non-compliance is found the recipient shall receive a copy of the control report. ARTICLE 22 REDUCTIONS AND EXCLUSIONS IN RELATION TO THE SIZE OF AREA (1) If the area determined is found to be greater than that declared in the payment request, the area declared shall be used for the calculation of the aid. If the area declared in the payment request exceeds the area determined, the aid shall be calculated on the basis of the area determined. However, where the difference between the total area determined and the total area declared in the payment request for a measure is less than or equal to 0,1 hectare, the area determined shall be considered equal to the area declared. The third subparagraph shall not apply where the difference represents more than 20% of the total area declared for payments. If a maximum limit or a ceiling has been set for the area eligible for support, the number of hectares declared in the payment request shall be reduced to the limit or ceiling. (2) In the case referred to in the second subparagraph of paragraph (1), the aid shall be calculated on the basis of the area determined reduced by twice the difference found if that difference is more than either 3% or two hectares, but not more than 20% of the area determined. If the difference is more than 20% of the area determined, no aid shall be granted. TITLE 3: SPECIFIC PROVISIONS RELATING TO ENTRUSTING MONTENEGRO WITH BUDGET IMPLEMENTATION TASKS ARTICLE 23 COMMON REQUIREMENTS (1) At the moment of sending the request for being entrusted with budget implementation tasks, the structures and authorities of the management and control system as defined in Articles 10 and 11 of the FWA shall have a well-defined administrative organisation and system of internal verifications with full internal rules of procedure, clear institutional and personal responsibilities, which comply with the criteria set out in Annex B to the FWA and Annex 2 to this Agreement regarding the following areas: (a) control environment; (b) risk management; (c) control activities; (d) information and communication; (e) monitoring of the internal control framework. In respect of the Managing Authority the criteria as set out in Annex B to the FWA and Annex 2 to this Agreement regarding risk management, control activities and monitoring of internal control framework shall not apply. The role of the Managing Authority under the Technical Assistance measure, if applicable, shall be described in the IPARD II programme. (2) Montenegro may lay down further criteria to take account of the size, responsibilities and other specific features of the management and control system. (3) Following the signature of the FWA and of this Agreement, and after the adoption by the Commission of a financing decision approving the IPARD II programme, a request for entrustment with budget implementation tasks and the supporting annexes, shall be submitted to the Commission. Strana 11 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 11 ARTICLE 24 PREPARATIONS FOR SENDING THE REQUEST FOR BEING ENTRUSTED WITH BUDGET IMPLEMENTATION TASKS (1) Before sending the request for being entrusted with budget implementation tasks the NAO shall be satisfied that the IPARD Agency and the management structure's administrative, accounting, payment and internal control arrangements offer the following guarantees: (a) the eligibility of applications and compliance with the Agreements are checked before contracts with claimants are signed and the commitments recorded; (b) the admissibility of payment requests as well as their compliance with the Agreements are checked before payment is authorised; (c) the commitments and payments effected are accurately and completely recorded in the accounts; (d) the verifications laid down by the Agreements are made; (e) the requisite documents are presented within the time-limit and in the form stipulated by the Agreements or by the approved procedures; (f) the documents are accessible and kept in a manner which ensures their completeness, validity and legibility over time, including with regard to electronic documents within the meaning of the Agreements. (2) If the NAO is not satisfied that the management structure and operating structure comply with the criteria laid down in Annexes A and B to the FWA and Annex 2 to this Agreement, it shall address instructions to the respective body which specify the conditions it is required to fulfil before a request for entrustment can be sent to the Commission. (3) The IPARD Agency shall hold documents justifying the payments effected and documents concerning the carrying out of the prescribed administrative and physical verifications. Where the relevant documents are held by local offices or delegated bodies, those offices and bodies shall regularly transmit reports to the IPARD Agency on the number of verifications carried out, their content and the action taken in the light of the results. (4) The NAO shall ensure that the National Fund's and IPARD Agency's accounting systems meet internationally accepted accounting principles. (5) The NAO shall be satisfied that the administrative and internal control arrangements of the Managing Authority offer the following guarantees: (a) the requisite documents are presented within the time-limit and in the form stipulated by the Agreements; (b) the documents are accessible and kept in a manner which ensures their completeness, validity and legibility over time, including with regard to electronic documents within the meaning of the Agreements. (6) The examinations needed for the purposes paragraphs (1) and (5) shall be conducted according to methods substantially equivalent to internationally accepted auditing standards. (7) The request for being entrusted with budget implementation tasks shall be submitted to the Commission, in accordance with Article 25. It shall include the results of the examinations needed for the purposes of paragraphs (1) and (5) of this Article. (8) The NAO shall ensure that any proposed substantial changes to the working arrangements referred to in Article 7(3) are submitted to the Commission, with copy to the Audit Authority, for examination and approval before those changes are implemented. A substantial change shall be considered to be any change introduced in the respective national systems after the entrustment of budget implementation tasks, which may affect significantly the implementing structures and systems initially presented as part of the request. (9) The NAO shall keep the management and operating structure under constant supervision in accordance with Article 14(1) of the FWA. (10) Montenegro shall establish a system that ensures that any information suggesting that the management and operating structure does not comply with the criteria is communicated to the NAO without delay. ARTICLE 25 REQUEST AND SUPPORTING ANNEXES The NAO shall send the request for being entrusted with budget implementation tasks in accordance with Article 13 of the FWA to the Commission together with the relevant documents indicated in Annex 3 to this Agreement. A copy of this request and the accompanying documents shall be sent to the Audit Authority. SECTION III RULES FOR PROGRAMMING ARTICLE 26 IPARD II PROGRAMME In accordance with Article 16(5) of the FWA, rural development measures under the agriculture and rural development policy area shall be the subject of a programme to be drawn up at national level covering the entire period of implementation of the IPA II assistance. The programme shall be prepared by the relevant authorities designated by Montenegro and shall be submitted to the Commission after consulting the appropriate interested parties. Rural development programmes shall be implemented by Montenegro on the basis of indirect management in accordance with Article 58(1)(c) of Regulation (EU, EURATOM) No 966/2012 and shall indicate the actions to be financed with IPA II assistance. The selected types of actions shall be of a similar nature as those provided for under Regulation (EU) No 1305/2013. Strana 12 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 12 ARTICLE 27 IPARD II PROGRAMME MEASURES (1) In accordance with the objectives as defined in Article 16(5) of the FWA, the following measures can be supported under the IPARD II programme for addressing the thematic priorities set out in points (j), (k) and (l) of Annex I to the FWA: (1) investments in physical assets of agricultural holdings; (2) support for the setting up of producer groups; (3) investments in physical assets concerning processing and marketing of agricultural and fishery products; (4) agri-environment-climate and organic farming measure; (5) implementation of local development strategies - LEADER approach; (6) investments in rural public infrastructure; (7) farm diversification and business development; (8) improvement of training; (9) technical assistance; (10) advisory services; (11) establishment and protection of forests. Further information on the measures is provided in Annex 4 to this Agreement. (2) The Managing Authority and the IPARD Agency shall provide an ex-ante assessment of the verifiability and controllability of the measures to be included in the IPARD II programme. The Managing Authority and the IPARD Agency shall also undertake the assessment of the verifiability and controllability of the measures during the implementation of the IPARD II programme. Ex-ante assessment and assessment during the implementation period shall take into account, where relevant, the results of verifications in the previous and current programming period. Where the assessment reveals that the requirements of verifiability and controllability are not met, the measures concerned shall be adjusted accordingly. SECTION IV RULES FOR IMPLEMENTATION TITLE 1 GENERAL RULES AND PRINCIPLES FOR IMPLEMENTATION ARTICLE 28 RULES ON PROCUREMENT (1) For the purposes of this Agreement, the contracting authority referred to in Article 190(2) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 shall be a national public-sector body being a recipient under the IPARD II programme. However, public procurement may be done on behalf of the recipient by a national public sector body specifically assigned for this task. (2) For procurement under the IPARD II programmes in line with Article 18(5) of the FWA, national law shall only be considered equivalent to the rules applied by the Commission in accordance with Regulation (EU, EURATOM) No 966/2012 if the correctness of the transposition is confirmed by the relevant Commission service. TITLE 2: TRANSPARENCY AND VISIBILITY ARTICLE 29 INFORMATION, PUBLICITY AND TRANSPARENCY (1) Montenegro shall provide information on and publicise the IPARD II programme and the Union contribution in accordance with Annex 8. This information shall be aimed at the general public. It shall highlight the role of the Union and ensure the transparency of Union assistance. (2) The Managing Authority shall be responsible for: (a) drawing up a plan of visibility and communication activities in accordance with Article 30; (b) ensuring the establishment of a single website or a single website portal providing information on, and access to the IPARD II programme of Montenegro, including information about the timing of implementation of programming and any related public consultation processes; (c) informing potential recipients about funding opportunities under the IPARD II programme. (3) In order to ensure transparency concerning support under IPARD, the IPARD Agency shall be responsible for the publication of the list of the operations and recipients of IPA II assistance in accordance with the conditions set out in Article 23(2) of the FWA. The publication shall be available in a spreadsheet data format, which allows data to be sorted, searched, extracted, compared and easily published on the internet, for instance in CSV or XML format. The list of operations shall be accessible through the single website or the single website portal. The minimum information to be set out in the list of operations is laid down in Annex 8 to this Agreement. (4) The list of operations and recipients shall be updated at least every six months. (5) The IPARD Agency shall inform the recipients of IPARD II assistance of the Union contribution. (6) In accordance with Article 23(3) of the FWA, only contract award notices for public procurement contracts subject to an 'international open call for tender' procedure shall be prepared and send to the Commission for publication. ARTICLE 30 VISIBILITY AND COMMUNICATION (1) Activities to make available, and publicise, in Montenegro information about assistance under the IPARD II programme as referred to in Article 24 of the FWA shall be implemented based on a plan of visibility and communication activities Strana 13 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 13 to be agreed between the Managing Authority and the Commission. This plan of visibility and communication activities shall be approved by the IPARD II monitoring committee, no later than one year after the adoption by the Commission of the IPARD II programme, and shall set out: (a) the aims and target groups; (b) the content and strategy of the communication and information measures, stating the measures to be taken; (c) its indicative budget; (d) the administrative departments or bodies responsible for implementation; (e) the criteria to be used to evaluate the impact of the information and publicity measures in terms of transparency, awareness of the IPARD II programmes and the role played by the Union. This plan covering the whole period of the IPARD II programme shall be implemented by an annual list of actions. (2) The amount allocated for information and publicity may be part of the technical assistance measure of the IPARD II programme. (3) At the meetings of the IPARD II monitoring committee the chairperson shall report on progress in implementing the information and publicity activities and provide the Committee members with examples of such activities. (4) When the implementation of this Article implies specific information and publicity activities at project level, such activities shall be the responsibility of the recipients of IPA II assistance and shall be funded from the amount allocated to the relevant project. SECTION V RULES ON FINANCIAL MANAGEMENT OF IPA II ASSISTANCE TITLE 1: GENERAL PROVISIONS ARTICLE 31 GENERAL RULES ON FINANCIAL ASSISTANCE (1) All activities receiving assistance under the IPARD II programme shall require co-financing by Montenegro. Where the execution of activities depends on financial contributions from Montenegro's own resources or from other sources of funds, the funding of the Union shall become available at such time as the financial contribution of Montenegro and/or the other sources of funds themselves become available. However, in the case of recipients in the public sector, the Union contribution may be made later than that of other public bodies. In no case the Union contribution shall be made before the contribution by public bodies in Montenegro. (2) The Union contribution shall co-finance public expenditure actually paid to the recipient. (3) Union financing shall be subject to the fulfilment of Montenegro's obligations laid down in the Agreements and in the Financing Agreement in accordance with Article 3 of this Agreement. (4) The euro account opened by the National Fund, on behalf of Montenegro in accordance with Article 33(6) of the FWA, shall, including the interest generated on the euro account, not be subject to any charges or taxes. (5) Montenegro shall communicate to the Commission a sample of the signatures of all actors involved in requests for payment from the Union as referred to in Article 37 of this Agreement. ARTICLE 32 AID INTENSITIES AND RATE OF UNION CONTRIBUTION (1) For the purpose of the IPARD II programme the Union contribution referred to in Article 30(2) of the FWA shall be calculated on the basis of public expenditure. (2) Aid intensities and the rate of Union contribution shall be in accordance with the rates and ceilings laid down in Annex 4 to this Agreement. (3) In determining the share of public expenditure as a percentage of total eligible cost of investment, account shall not be taken of national aid to facilitate access to loans. TITLE 2: ELIGIBILITY ARTICLE 33 ELIGIBILITY OF EXPENDITURE (1) Prior to the signature of the relevant Financing Agreement, any contracts and addenda signed or expenditure incurred by the recipients and payments made by Montenegro shall not be eligible for funding under the IPARD II programme. The first subparagraph shall not apply to actions under the Technical Assistance measure and to expenditure relating to the activities referred to in paragraph (5) point (c), provided that the expenditure is incurred by the recipients after 1 January 2014. (2) Montenegro shall notify the Commission the list of eligible expenditure for each measure. The Commission shall notify Montenegro of its acceptance or provide its comments. (3) The following expenditure shall not be eligible under the IPARD II programme: (a) taxes, including value added taxes; (b) customs and import duties, or any other charges having equivalent effect; (c) purchase, rent or leasing of land and existing buildings, irrespective of whether the lease results in ownership being transferred to the lessee unless the provisions of the IPARD II programme provide for it; (d) fines, financial penalties and expenses of litigation; (e) operating costs, except where duly justified by the nature of the measure in the IPARD II programme; Strana 14 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 14 (f) second hand machinery and equipment; (g) bank charges, costs of guarantees and similar charges; (h) conversion costs, charges and exchange losses associated with the IPARD euro account, as well as other purely financial expenses; (i) contributions in kind; (j) the purchase of agricultural production rights, animals, annual plants and their planting; (k) any maintenance, depreciation and rental costs, except where duly justified by the nature of the measure in the IPARD II programme; (l) any cost incurred and any payments made by the public administration in managing and implementing assistance, including those of the management and operating structure and, in particular, overheads, rentals and salaries of staff employed on activities of management, implementation, monitoring and control, except where duly justified by the nature of the measure in the IPARD II programme. (4) Unless the Commission expressly and explicitly decides otherwise, the following expenditure shall also not be eligible: (a) expenditure on projects which, before completion, have charged fees to users or participants unless the fees received have been deducted from the costs claimed; (b) promotional costs, other than in the collective interest; (c) expenditure incurred by a recipient of whose capital more than 25% is held by a public body or bodies unless the Commission has so decided in a specific case on the basis of a complete reasoned request from Montenegro. The Commission shall take its decision within three months of receiving the request. This exclusion shall not apply to expenditure on infrastructure, LEADER approach or human capital. (5) Notwithstanding paragraphs (2) and (3), in the case of investments: (a) construction or improvement of immovable property shall be eligible, up to the market value of the asset, as established in accordance with Article 11(2)(f) and Article 11(3)(d); (b) the purchase of new machinery and equipment, including computer software, shall be eligible, up to the market value of the asset, as established in accordance with Article 11(2)(f) and Article 11(3)(d); (c) general costs linked to expenditure referred to in points (a) and (b) such as architects’, engineers’ and other consultation fees and feasibility studies shall be eligible up to a ceiling of 12% of the costs referred to in those points (a) and (b) under the following conditions: (i) the eligible amount of the general costs shall not exceed the reasonable cost established in accordance with Article 11(2)(f) and Article 11(3)(d), (ii) for projects with eligible expenditure of the investments referred to in points (a) and (b) of more than EUR 3 million, the business plan preparation costs shall not exceed 3% of the eligible expenditure of these investments, (iii)for projects with eligible expenditure of the investments referred to in points (a) and (b) of at least EUR 1 million and no more than EUR 3 million, the business plan preparation costs shall not exceed 4% of the eligible expenditure of these investments, (iv) for projects with eligible expenditure of the investments referred to in points (a) and (b) of less than EUR 1 million, the business plan preparation costs shall not exceed 5% of the eligible expenditure of these investments. The detailed provisions concerning the maximum eligible amount referred to in this paragraph shall be established in the IPARD II programme on the basis of an assessment of the level of costs for similar actions in Montenegro. (6) For the purposes of point (b) of Article 31of the FWA, substantial modifications to a project are those which result in: (a) a cessation or relocation of a productive activity outside the geographical area covered by the IPARD II programme; (b) a change in ownership which gives to a firm or a public body an undue advantage; (c) a substantial change affecting its nature, objectives or implementation conditions which would result in undermining its original objectives. Where any such modification is detected by Montenegro it shall immediately inform the Commission and start recovering the IPARD II contribution in accordance with Article 50(1) of this Agreement. (7) The NAO is overall responsible and liable for the legality and regularity of the underlying transactions and shall apply financial adjustments in accordance with Article 42 of the FWA. In the event that the Commission determines that the expenditure declared is not fully in conformity with the Agreements and in particular the principles set out in this Article, it shall assess the amounts to be excluded from Union financing in accordance with Article 49 of this Agreement. TITLE 3: FINANCING AND PAYMENTS ARTICLE 34 DE-COMMITMENT OF UNUSED FUNDS (1) The Commission shall automatically de-commit any portion of a budgetary commitment for the IPARD II programme that, by 31 December of the third year following that of the budgetary commitment, hereinafter referred to as "n+3", has Strana 15 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 15 not been used for the purpose of pre-financing in accordance with Article 38 of this Agreement or making interim payments in accordance with Article 37 of this Agreement or for which the NAO entrusted with budget implementation tasks has not presented a payment request including a certified statement of expenditure in accordance with Article 35(1) of the FWA and Article 37(1) of this Agreement. (2) In duly justified circumstances, accepted by the Commission, the period of three years referred to in paragraph (1) can be extended to up to five years in the Financing Agreement referred to in Article 3 of this Agreement. (3) The Commission shall inform Montenegro by the end of March of the current financial year of any de-commitment risk it has identified based on the information received from Montenegro in accordance with Article 33(3) of the FWA and on the need to take decisions to remedy this situation. (4) Based on the payment requests submitted by Montenegro in accordance with Article 37(4)(b) and (c), the Commission shall again inform Montenegro in due time of any risk of automatic de-commitment. (5) After receipt of the payment request referred to in Article 37(4)(d) in January following the year n+3 the Commission shall inform Montenegro on the amount covered by the automatic de-commitment rule on the basis of the information the Commission has access to. (6) By the end of March following the year n+3, the Commission shall issue a letter to Montenegro, requesting to confirm the amount covered by the automatic de-commitment rule or send their observations within two months of the receipt of the letter together with the revised financing plan. ARTICLE 35 FINANCING PLAN FOR THE IPARD II PROGRAMME (1) The financing plan of the IPARD II programme shall lay down, in particular, the maximum amount of the Union contribution, its annual breakdown, the co-financing rates applicable for each measure, and, for Programme monitoring purposes, a breakdown by measure. (2) Contracting and making payments by the IPARD Agency shall only start after the IPARD II programme has been adopted by the Commission and after the Financing Agreement referred to in Article 3 including the entrustment of budget implementation tasks has entered into force. ARTICLE 36 PAYMENTS OF THE UNION CONTRIBUTION (1) Only assistance under the IPARD II programme granted in accordance with the Agreements and paid by the IPARD Agency shall be subject to co-financing by the Union. (2) In accordance with the provisions as set out for each measure in the programme and for the simplified costs options as referred to in points (b), (c) and (d) as defined by the IPARD Agency in advance of the call for applications, payments by the Commission of the Union contribution shall cover: (a) eligible costs actually incurred and paid by recipients; (b) standard unit costs; (c) lump sums not exceeding EUR 100 000, per recipient, per year, of public contribution; (d) flat-rate financing, determined by the application of a percentage to one or several defined categories of costs. (3) Where aid is granted on the basis of the simplified costs options as referred to in paragraph (2) points (b), (c) and (d) or additional costs and income foregone, Montenegro shall ensure that the relevant calculations are adequate and accurate and established in advance on the basis of a fair, equitable and verifiable calculation. To this end, a body that is functionally independent from the authorities responsible for the IPARD II programme implementation and possess the appropriate expertise shall confirm the adequacy and accuracy of the calculations. The relevant documents shall be provided to the Commission in advance of the implementation of the simplified costs options, for information purposes. (4) Payments by the Commission of the Union contribution shall be made within the limits of the funds available in accordance with the Financing Agreement referred to in Article 3. Each payment shall be posted to the earliest open budget commitment made for the IPARD II programme. (5) The combined total of pre-financing and interim payments shall not exceed 95% of the Union contribution as set out in the financing table of the IPARD II programme. (6) When the ceiling referred to in paragraph (5) is reached, the NAO shall continue transmitting to the Commission the payment requests including the certified statement of expenditures in accordance with Article 37, as well as information about the amounts recovered. (7) Expenditure paid by recipients shall be substantiated by receipted invoices or accounting documents of equivalent probative value. Where the assistance is not a function of expenditure, other appropriate documents, as specified in the IPARD II programme may be accepted. In all cases, expenditure shall be certified by the NAO. ARTICLE 37 PAYMENT REQUESTS BY MONTENEGRO (1) The NAO shall make payment requests for the IPARD II programme. These requests shall include the certified statements of expenditure as laid down in Clause 2(3) of Annex A to the FWA and shall cover, for each IPARD II programme measure, the amount of eligible public expenditure for which the IPARD Agency has actually paid the corresponding Union contribution during the reference period. (2) Payment requests shall be drawn up in accordance with the model in Annex 5. They shall be signed and certified, and transmitted by the NAO, on behalf of Montenegro, to the Commission, with copies to the Audit Authority. (3) At the closure of the programme, the NAO shall provide a final statement of expenditure. (4) Once the conditions of Article 35(2) have been fulfilled, Montenegro shall submit to the Commission its payment requests by the following deadlines: Strana 16 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 16 (a) by 30 April at the latest in the case of expenditure in the period 1 January to 31 March; (b) by 31 July at the latest in the case of expenditure in the period 1 April to 30 June; (c) by 31 October at the latest in the case of expenditure in the period 1 July to 30 September; (d) by 31 January at the latest in the case of expenditure in the period 1 October to 31 December. Montenegro may modify the data declared in the payments requests in the annual statement of expenditure to be submitted by 15 of February of the financial year following the year in which the expenditure has been made. In duly justified cases the Commission may allow Montenegro to declare expenditure from previous financial years in the final statement of expenditure under paragraph (3). The expenditure from previous financial years shall be accompanied by an opinion and report of the Audit Authority and its inclusion in the final statement shall be without prejudice to acceptance of accounts decisions in accordance with Articles 48 and 49. Requests shall be sent even in cases in which no reimbursement is requested. (5) Where there are disagreements, differences of interpretation or inconsistencies relating to payment requests for a reference period, resulting in particular from the failure to communicate the information required in the Agreements, and these require further checks, Montenegro shall be required to provide additional information. Such information shall be provided in accordance with Article 33 of the FWA and Articles 38 and 40 of this Agreement. The time limit for payment laid down in paragraph (6) may in such cases be interrupted for all or part of the amount for which payment is claimed, from the date on which the request for information is sent until receipt of the information requested. Where no solution is found within that time limit, the Commission may interrupt or suspend payments in accordance with Articles 39 and 40 of the FWA. (6) Interim payments shall be made by the Commission within 90 days of registering the payment request for which the requirements set out in Article 35 of the FWA are met, without prejudice to the decisions referred to in Articles 48 and 49 of this Agreement, provided that: (a) the expenditure declared is eligible for Union funding in accordance with Article 33 of this Agreement; (b) the checks in Article 41 of this Agreement have not indicated any problems; (c) no interruption or suspension of payments has been decided concerning the measure(s) that is or are the subject of the application in question; (d) appropriations are available. ARTICLE 38 PRE-FINANCING (1) Pre-financing payments referred to in Article 34 of the FWA may amount to 30% of the Union's contribution for the three most recent years of the IPARD II programme as established in the Financing Agreement. Subject to the availability of budgetary appropriations, pre-financing may be paid in two or more instalments. (2) The Commission shall make an initial pre-financing payment of at least 50% of the amount referred to in paragraph (1) as first instalment. Additional instalments may be paid following a request of Montenegro in accordance with the requirements provided for in paragraphs (1) and (4). (3) Where the pre-financing payments referred to in paragraph (1) are not sufficient to ensure timely payment of claims from recipients, they may be increased. The increase shall be the amount needed for this purpose. It shall be based on the sum of substantiated expenditure incurred by recipients, but not yet settled due to the exhaustion of Union funding in the IPARD euro account. However, the cumulative amount of payments for pre-financing shall not exceed 30% of the Union contribution for the three most recent years established in the Financing Agreement. (4) The total amount paid as pre-financing shall be reimbursed to the Commission if no payment request for the IPARD II programme is sent within 15 months of the date on which the Commission made the first pre-financing payment. The Union contribution to the IPARD II programme shall not be affected by such reimbursement. ARTICLE 39 CALCULATION OF THE AMOUNT TO BE PAID (1) The Union contribution to be paid in respect of the eligible public expenditure declared for each measure and for each reference period shall be calculated on the basis of the financing plan in force on the first day of that period. (2) The amounts of the Union contribution recovered from recipients under the IPARD II programme during each reference period and the debts that have not been collected within two years of their registration in the debtor’s ledger as referred to in Article 47(6) of this Agreement and Clause 4(3)(b)(ix) of Annex A to the FWA shall be deducted from the amount to be paid by the Commission in the payment request for that period in accordance with Article 50 of this Agreement. (3) Without prejudice to the ceiling of 95% as provided for in Article 36(5), where the combined total of declarations of expenditure exceeds the total programmed for a given measure, the amount to be paid shall be capped at the amount programmed for that measure in the financing plan in force. Expenditure excluded as a result may be taken into account in a subsequent payment request provided that an adjusted financing plan has been submitted by Montenegro and accepted by the Commission. ARTICLE 40 SETTLEMENT OF THE FINAL BALANCE (1) For the settlement of the final balance as referred to in Article 37 of the FWA, the deadline referred to in Article 34(2) of this Agreement as laid down in the Financing Agreement shall apply. (2) The settlement of the final balance shall not prejudge the adoption of subsequent decisions pursuant to Article 49. Strana 17 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 17 (3) The settlement shall also not prejudge the follow-up of the provisions laid down in Article 41(7), Article 44 and Article 50. (4) No further financial transactions may be made by Montenegro on the IPARD euro account after the final payment request was sent to the Commission. Montenegro shall ensure that the requirements referred to in Article 37(1) of the FWA are respected until the requirements mentioned in Article 44 of this Agreement are fulfilled. As regards Article 50 of this Agreement, the Commission shall be informed whenever the recovered amounts are recorded in the national accounts. (5) Montenegro shall set up a system which allows it to follow-up on the requirements set out in paragraph (4). Montenegro shall identify the responsible body and shall inform the Commission of the practical arrangements concerning the transfer of responsibilities to this body. ARTICLE 41 PAYMENTS TO THE RECIPIENTS (1) Montenegro shall ensure that payments to the recipients are: (a) made in national currency and debited as appropriate against the IPARD euro account. The payable order(s) or any other accounting documents of equivalent probative value to the recipient(s) or to their assignee(s) shall as a general rule be issued within three working days of this debit; (b) based on declarations of expenditure incurred by the recipient and evidenced by original receipted invoices. Where the assistance is not a function of expenditure, other appropriate documents, as specified in the IPARD II programme may be accepted. (2) In order to be eligible, expenditure shall be in accordance with Article 33(1). (3) Payments shall be made by means of a transfer to the bank account on the name of the recipient. Payments to the recipients cannot be seized, withheld or adjusted in any manner in place of a recipient's debt obligation. The IPARD Agency can, however, off-set against the payments, any amount to be recovered from recipients related to financial assistance under the Instrument for Pre-Accession Assistance. (4) Where original invoices or the other relevant documents referred to in paragraph (1) point (b) are not retained by the IPARD Agency following receipt, the IPARD Agency shall ensure that copies shall be taken and arrangements made to ensure that the originals will be made available for audit and inspection purposes. (5) The NAO and the IPARD Agency shall ensure that total public expenditure by all public bodies in Montenegro for each measure and project is identifiable in the IPARD Agency's accounts. (6) The IPARD Agency shall maintain records of each payment which include at least the following information: (a) the amount in national currency; (b) the corresponding amount in euros. (7) The ratios of Union and national contributions to public expenditure, and of total public expenditure to total eligible costs, shall be determined in national currency. (8) The NAO and the IPARD Agency shall ensure that any amount which they find has been paid in excess of the sum due, and which has been incorporated in certified statements of expenditure in accordance with Article 37, is transferred within ten working days in the IPARD euro account and is deducted from the next payment request to the Commission. (9) The NAO and the IPARD Agency shall ensure timely treatment of payment requests by recipients. In cases where the interval between receipt of the payment request and issuing of the payment order exceeds six months, Union co financing may be reduced in accordance with the following rules: (a) where expenditure effected after the deadlines is equal or less than 4% of the expenditure effected before the deadlines, no reduction shall be made, irrespective of the number of months' delay; (b) where expenditure effected after the deadlines is more than 4% of the expenditure effected before the deadlines, all further expenditure effected with a delay of up to: (i) one month shall be reduced by 10%, (ii) two months shall be reduced by 25%, (iii) three months shall be reduced by 45%, (iv) four months shall be reduced by 70%, (v) five months or more shall be reduced by 100%. For the purposes of this paragraph, the receipt of a payment request is considered the date when a payment request made by the recipient has been received by the relevant services of Montenegro, irrespective of whether or not that payment request, when received, is complete of all supporting documents needed to make the payments. The IPARD Agency shall provide for procedures ensuring that missing documents are received from the recipients in time for the payment to be made in accordance with the first subparagraph. The Commission may apply a different time scale and/or lower or zero reductions, if exceptional management conditions are encountered for certain measures, or if well-founded justifications are provided by Montenegro. Delays by the recipient to provide documents missing from the payment request shall not be considered a well-founded justification. Montenegro shall establish appropriate provisions in the contracts signed with the recipients setting appropriate deadlines for the provision of missing documents. Before taking the decision the Commission shall inform Montenegro allowing it to make its position known within 10 working days. The Commission shall inform Montenegro of its final decision, stating the reasons on which the decision is based. Strana 18 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 18 For any expenditure effected after the deadlines Montenegro shall submit to the Commission a detailed justification of the delay, written evidence to substantiate this justification as well as a demonstration of a direct relationship between the justification and the relevant expenditure effected after the deadlines. (10) When deciding on cancelling all or part of the Union contribution, the NAO and the IPARD Agency shall take into account the nature and gravity of the irregularities and the financial loss to the Union contribution. ARTICLE 42 EXCHANGE RATE AND INTEREST (1) <deleted> (a) ; (b) ; (c) ; (d) ; (e) ; (f) ; (g) . (2) <deleted> (3) <deleted> (4) Any interest earned on the IPARD euro account remains the property of Montenegro. Interest generated by the financing by the Union of the IPARD II programme shall be posted exclusively to the IPARD II programme, being regarded as a resource for Montenegro in the form of a national public contribution, and shall be declared to the Commission, at the time of the closure of the IPARD II programme. At the time of the closure of the Programme any amount of interest that has not been spent in the form of a national public contribution shall be returned to the Commission. TITLE 4: CLOSURE OF A PROGRAMME ARTICLE 43 CLOSURE OF THE IPARD II PROGRAMME (1) In addition to the minimum requirements for the settlement of the final balance set out in Article 37(1) of the FWA, the IPARD II programme shall be considered closed for the purposes of Article 48 of the FWA as soon as one of the following conditions are fulfilled: (a) based on the acceptance of the accounts of the final year in question and of the total years of IPARD II implementation the payment of the final balance due or the issuance of a recovery order by the Commission; (b) de-commitment of appropriations by the Commission; (c) the closure of the debtors' ledger referred to in Clause 4(3)(b)(ix) of Annex A to the FWA and Articles 47(6) and 50(6) of this Agreement. (2) The closure of the IPARD II programme shall not affect the obligations of Montenegro referred to in Articles 41(9) and 50 and the obligation to continue to retain related documents, in accordance with Article 44, and shall not prejudice a subsequent decision under Article 49. ARTICLE 44 RETENTION OF DOCUMENTS (1) The IPARD Agency and the National Fund shall ensure that if they do not hold the documents referred to in Article 49 of the FWA themselves, the documents are kept at the disposal of the Commission for the period referred to in that Article. In the case of situations referred to in Article 43 of the FWA the supporting documents referred to Article 49 of the FWA shall be kept at the disposal of the Commission for at least seven years following that in which the sums are entirely recovered from the recipient and credited to the IPARD II programme or in which the financial consequences of non-recovery are determined in Article 50 of this Agreement. (2) In case of a conformity clearance procedure provided for in Article 49 of this Agreement, the supporting documents referred to in paragraph (1) shall be kept at the disposal of the Commission for at least one year after the conclusion of that procedure or, if a conformity decision is the subject of legal proceedings, for at least one year after the conclusion of those proceedings. TITLE 5: FINANCIAL CORRECTIONS AND EXAMINATION AND ACCEPTANCE OF ACCOUNTS ARTICLE 45 CONTENT OF THE ANNUAL ACCOUNTS The annual accounts, composed of the annual financial reports and statement referred to in Article 59(2)(a) of the FWA shall include: Strana 19 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 19 (a) the revenues and the expenditure of the IPARD II programme, showing Union, national and total revenues and expenditure summarised by measures and presented on an annual basis and submitted using Form D 2 as set out in Annex 6 to this Agreement; (b) a table of differences by IPARD II programme and measure, between the expenditure and the revenues declared in the annual accounts and that declared for the same period in the documents referred to in Article 37 of this Agreement, accompanied by an explanation for every difference; (c) the table of the amounts to be recovered at the end of the financial year (debtors ledger); (d) a list of all payments made in the financial year in line with Annex 9 to this Agreement. ARTICLE 46 TRANSMISSION OF THE INFORMATION NECESSARY FOR THE EXAMINATION AND ACCEPTANCE OF THE ACCOUNTS (1) For the purpose of the examination and acceptance of the accounts pursuant to Article 36 of the FWA, the NAO shall send to the Commission: (a) the annual financial reports and statements referred to in Article 45 of this Agreement, together with any reports by authorities acting under delegation from relevant structures, authorities and bodies as referred to in Article 10(1) and (2) of the FWA; (b) the management declaration by the NAO as referred to in Article 59(2)(b) of the FWA, including a summary of the reports in accordance with Article 59(2)(c) of the FWA. (2) The documents referred to in points (a) and (b) of paragraph (1) shall be signed, dated and certified, and transmitted by the NAO, on behalf of Montenegro, to the Commission in accordance with Article 59(2) of the FWA with copies to the Audit Authority. The documents shall be sent in one single package together with an electronic copy in accordance with the format and under the conditions established by the Commission. (3) The opinions and reports established by the Audit Authority shall be signed, dated and transmitted by the Audit Authority, to the Commission in accordance with Article 59(3) of the FWA with copies to the NAO. The documents shall be sent in one single package together with an electronic copy in accordance with the format and under the conditions established by the Commission. (4) At the request of the Commission or on the initiative of the NAO, further information concerning the examination and acceptance of the accounts shall be addressed to the Commission within a time period set by the Commission, taking into account the amount of work required for providing that information. In the absence of that information, the Commission may examine and accept the accounts on the basis of such information as is in its possession. ARTICLE 47 FORM AND CONTENT OF THE ACCOUNTING INFORMATION (1) The form and content of the accounting information referred to in Article 46(1)(a) shall be established in accordance with internationally accepted accounting principles and shall ensure that total public expenditure by all public bodies in Montenegro for each measure and project under the IPARD II programme is identifiable in the books and records of the National Fund and the IPARD Agency by an adequate accounting code. (2) Where there are disagreements, differences of interpretation or inconsistencies relating to documents and the accounting information referred to in paragraph (1) for a reference period, resulting in particular from the failure to communicate the information required in this Agreement, and these require further checks, Montenegro shall be required to provide additional information. (3) Where payments due under the IPARD II programme are encumbered by financial claims on the recipient, they shall be deemed to have been made in their entirety: (a) on the date of the payment of the sum still due to the recipient, if the claim is less than the expenditure settled; (b) on the date of the settlement of the expenditure, if the latter is less than or equal to the claim. (4) The accounting information shall be used by the Commission for the sole purposes of: (a) carrying out its functions in the context of the examination and acceptance of the accounts or conformity clearance; (b) monitoring developments and providing forecasts in the agricultural sector. The European Court of Auditors and the European Anti-fraud Office (OLAF) shall have access to that information. (5) Payment orders not executed and payments debited to the account and then re-credited shall be deducted, in Form D 2 as set out in Annex 6, from expenditure in respect of the month during which the failure to execute or the cancellation is reported to the IPARD Agency. (6) Montenegro shall set up, in respect of the IPARD II programme, a system for the recognition of all amounts due and for the recording in a debtors' ledger of all such debts, including irregularities prior to their receipt. Without prejudice to Article 41(5) or any national provisions concerning recovery of debts, any financial contribution charged to the Union in respect of these sums including irregularities shall be written off at the end of the second year following its registration in the debtors ledger and deducted from the next request for payment as provided for in Article 39(2). The IPARD Agency and the National Fund shall ensure that any amounts recovered are credited to the IPARD euro account within three working days of the date of recovery. ARTICLE 48 EXAMINATION AND ACCEPTANCE OF ACCOUNTS PROCEDURES (1) The acceptance of accounts decision shall confirm that the annual financial reports and statements referred to in Article 45(a) and (c) as included in the annual accounts are complete, accurate and true. It shall not prejudice the adoption of a subsequent conformity clearance decision, pursuant to Article 49. The acceptance of accounts decision shall also cover the balance of the IPARD euro account. Strana 20 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 20 (2) The Commission shall communicate to Montenegro the results of its analysis of the information supplied, together with any amendments it proposes, by 15 July following the end of the financial year at the latest. (3) The amount which, as a result of the acceptance of accounts decision, is normally recoverable from or payable to Montenegro shall be established by deducting the interim payments in respect of the financial year concerned from the expenditure recognised for the same year in accordance with paragraph (1). That amount shall be deducted by the Commission from or added to the following interim payment or the final payment. (4) Where the amount to be deducted fixed by the acceptance of accounts decision exceeds the level of possible subsequent payments, the NAO shall ensure that the amount not covered by the balance shall be credited to the Commission in euro within two months of notification of that decision. The Commission may however, on a case by case basis, decide that any amount to be credited to it shall be offset against payments due to be made by the Commission to Montenegro under any Union instrument. (5) This Article shall apply mutatis mutandis to pre-financing payments within the meaning of Article 38. (6) Article 84 of the FWA shall not apply to the financial clearance. ARTICLE 49 CONFORMITY CLEARANCE (1) If the Commission finds that expenditure under the IPARD II programme has been incurred in a way that has infringed applicable rules, it shall decide what amounts are to be excluded from Union financing. (2) The Commission shall assess the amounts to be excluded on the basis of the gravity of the non-conformity recorded. It shall take due account of the nature and the gravity of the non-conformity and of the financial damage caused to the Union. (3) When, as a result of any inquiry, the Commission considers that expenditure was not effected in compliance with the applicable rules, it shall communicate its findings to the NAO, and indicate the corrective measures needed to ensure future compliance with those rules. The communication shall make reference to this Article. The NAO shall reply within two months of receipt of the communication, with copy to the Audit Authority, and the Commission may modify its position in consequence. In justified cases, the Commission may agree to extend the period for reply. After expiry of the period for reply, the Commission may request additional information and, where necessary, convene a bilateral meeting. (4) Within two months from the date of the reception of the request for additional information or the minutes of the bilateral meeting referred to in the third subparagraph of paragraph (3), the NAO shall communicate any information requested during that meeting or any other information which it considers useful for the ongoing examination. In justified cases, the Commission may, upon reasoned request of the NAO, authorise an extension of the period referred to in the first subparagraph. The request shall be addressed to the Commission, with copy to the Audit Authority, before the expiry of that period. After the expiry of the period referred to in the first subparagraph, the Commission shall formally communicate its conclusions to the NAO, with copy to the Audit Authority, on the basis of the information received in the framework of the conformity clearance procedure. The communication shall evaluate the expenditure which the Commission envisages to exclude from Union financing. Where the Commission proposes a financial correction, the NAO shall be given the opportunity to provide its assessment of the actual financial impact of the irregularity. The communication of the assessment to the Commission shall take place within two months from the date of reception of the Commission's proposal for a financial correction. In justified cases the Commission may agree to extend the period for reply. (5) The NAO shall inform the Commission, copy to the Audit Authority, of the corrective measures it has undertaken to ensure compliance with the applicable rules and the effective date of their implementation. (6) The Commission may, at any stage, terminate the procedure, without financial consequences for Montenegro, if it expects that the possible financial effects of non-compliance identified as a result of an inquiry referred to in paragraph (1) would not exceed EUR 10 000 and 2% of the relevant expenditure or the amounts to be recovered. (7) The deductions from the Union financing shall be made by the Commission from the following interim payment or the final payment. However, at Montenegro's request and where warranted by the materiality of the deductions the Commission may set a different date for the deductions. (8) In accordance with Article 45(1) of the FWA the deductions made by the Commission shall not be reallocated to the IPARD II programme. (9) Article 84 of the FWA shall not apply to the conformity clearance. ARTICLE 50 RECOVERY OF FUNDS (1) The financial adjustments and reuse of the Union contribution shall be undertaken by the NAO and shall be subject to the following conditions: (a) where irregularities are detected, the NAO shall extend its inquiries to cover all operations liable to be affected by such irregularities; (b) the NAO shall notify the corresponding adjustments to the Commission, with copy to the Audit Authority; (c) amounts of the Union contribution which are cancelled and amounts recovered shall be reallocated to the IPARD II programme in accordance with Article 45(2) of the FWA. (2) When the annual accounts are sent, as provided for in Article 46, the NAO shall provide the Commission, with copy to the Audit Authority, with a summary report on the recovery procedures undertaken in response to irregularities. This Strana 21 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 21 shall give a breakdown of the amounts not yet recovered, by administrative and/or judicial procedure and by year of the primary administrative or judicial finding of the irregularity. Any interest recovered by Montenegro attributable to the IPARD II programme in respect of debts recovered shall be recorded in the Montenegro's accounts. (3) The Union contribution not recovered by the IPARD Agency from the recipients within two years of their registration in the debtor's ledger shall be refunded by the NAO to the Union budget. Where possible, the amount recovered shall be deducted by the Commission from the following interim payment or the final payment to Montenegro. Montenegro shall ensure that any amounts recovered are credited to the IPARD euro account within three working days of the date of recovery. (4) Montenegro shall ensure that any amounts to be recovered from recipients in accordance with Article 51 of the FWA are established taking into account the nature and gravity of the irregularities and the financial loss to the Union contribution and are timely registered in the debtor's ledger. If the Commission finds that the late registration of debts has resulted in a lower amount of debts written off in accordance with paragraph (3), it shall determine the financial correction to be applied under Article 49 of this Agreement. (5) Where it has been possible to effect the recovery referred to in paragraph (1) when the combined total of declarations of expenditure exceeds the ceiling of 95% as provided for in Article 36(5) of this Agreement or after the final payment by the Union for the IPARD II programme has been made, the NAO shall refund the sums recovered to the Union budget in accordance with the procedures laid down in Article 46 of the FWA. (6) Any Union contribution to the IPARD II programme not recovered at the date of the final closure as referred to in Article 48(1) of the FWA and in Article 43 of this Agreement shall be written-off in the debtor's ledger and the corresponding amount shall be refunded to the Union budget. This payment shall not prejudice the adoption of a subsequent decision pursuant to Article 49 of this Agreement. SECTION VI MONITORING, EVALUATION AND REPORTING TITLE 1: PROGRAMME MONITORING ARTICLE 51 PROGRAMME MONITORING AND MONITORING INDICATORS (1) The Managing Authority and the monitoring committee for the IPARD II programme (hereinafter referred to as "IPARD II monitoring committee") shall monitor the effectiveness and the quality of the implementation of the IPARD II programme. They shall report to the IPA monitoring committee and to the Commission on progress of the measures. (2) Programme monitoring shall be carried out by reference to the indicators presented in the IPARD II programme. ARTICLE 52 IPARD II MONITORING COMMITTEE (1) The IPARD II monitoring committee, which shall be established after adoption of the programme, shall be chaired by a senior representative of Montenegro, who shall have voting rights. (2) The Commission, the operating structure, the NAO and the NIPAC shall participate in the work of the IPARD II monitoring committee without voting right. (3) For the purposes of Article 53(2) of the FWA, the IPARD II monitoring committee shall examine the results of the IPARD II programme, in particular the achievement of the targets set for the different measures and the progress on utilisation of the financial allocations to those measures. In this regard, the Managing Authority shall ensure that all relevant information in relation to the progress of measures is made available to the monitoring committee and the NIPAC. (4) The IPARD II monitoring committee shall periodically review progress made towards achieving the objectives set out in the IPARD II programme. For this purpose, it shall, in particular, be given the following: (a) information on any sectors or measures where difficulties are experienced; (b) information on the results of verifications carried out. (5) Article 53(3)(f) of the FWA shall be interpreted for the IPARD II monitoring committee in a way that the IPARD II monitoring committee has to consider and approve, where appropriate, any proposal drawn up by the Managing Authority to amend the IPARD II programme to be submitted to the Commission, with copy to the NIPAC and the NAO. (6) Notwithstanding Article 8(4), the IPARD II monitoring committee may, following consultation with the Managing Authority and the IPARD Agency, propose to the Managing Authority for submission to the Commission, with copy to the NIPAC and the NAO, amendments or reviews of the IPARD II programme to ensure the achievements of the Programme's objectives and enhance the efficiency of the assistance provided. (7) The IPARD II monitoring committee shall consider and approve the annual and final implementation reports before they are sent to the NIPAC for submission to the Commission, with copies to the NAO and the Audit Authority. (8) The IPARD II monitoring committee shall examine the evaluations of the IPARD II programme referred to in Article 57. (9) The IPARD II monitoring committee shall consider and approve the plan of visibility and communication activities referred to in Article 30 as well as any subsequent updates of the plan. (10) The IPARD II monitoring committee shall be consulted on the technical assistance activities under the IPARD II programme. It shall consider and approve each year an indicative annual action plan for the implementation of technical assistance activities including indicative amounts for information purposes. (11) Each visit and seminar co-financed by the Union under measure "technical assistance" of the IPARD II programme shall require the submission of a written report to the IPARD II monitoring committee. Strana 22 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 22 (12) When required by the IPARD II programme to give an opinion on any matter, the IPARD II monitoring committee shall act accordingly. (13) All final documents of IPARD II monitoring committee meetings shall be made public. ARTICLE 53 INDICATORS (1) The progress, efficiency and effectiveness of the IPARD II programme in relation to its objectives shall be measured by means of indicators relating to the baseline situation as well as progress with regard to financial execution. (2) The IPARD II programme shall specify a limited number of additional indicators specific to that Programme. TITLE 2: EVALUATION ARTICLE 54 PRINCIPLES FOR THE EVALUATION OF THE IPARD II PROGRAMME (1) For the purposes of Article 55 of the FWA, evaluations shall aim to improve the quality, effectiveness and consistency of the assistance from Union funds and the strategy and implementation of the IPARD II programme. (2) The IPARD II programme shall be subject to ex-ante and ex-post and, where considered as appropriate by the Commission, interim evaluations carried out by independent evaluators under the responsibility of Montenegro. (3) The evaluations shall assess the implementation of the IPARD II programme towards the achievement of objectives set out in Article 16(5) of the FWA. (4) The evaluations shall examine the degree of utilisation of resources, the effectiveness and efficiency of the programming, its socio-economic impact and its impact on the defined objectives and priorities. They shall cover the goals of the IPARD II programme and aim to draw lessons concerning rural development policy. They shall identify the factors which contributed to the success or failure of the implementation of the IPARD II programme, including the sustainability of actions and identifications of best practices. (5) Evaluation reports shall explain the methodology applied, and include an assessment of the quality of the data and the findings. (6) The quality and implications of evaluations shall be assessed by the Managing Authority, the IPARD II monitoring committee and the Commission. (7) The results of the ex-ante and the interim evaluations shall be taken into account in the programming and implementation cycle. ARTICLE 55 EX-ANTE EVALUATION OF THE IPARD II PROGRAMME (1) Ex-ante evaluation shall form part of drawing up the IPARD II programme and aim to optimise the allocation of budgetary resources and improve programming quality. It shall identify and appraise medium and long-term needs, the goals to be achieved, the results expected, the quantified targets, the Union value-added, the extent to which the objectives, in accordance with Article 16(5) of the FWA have been taken into account, the lessons learned and the quality of the procedures for implementation, programme monitoring, evaluation and financial management. (2) Montenegro shall ensure that the ex-ante evaluator is involved in the process of development of the IPARD II programme, is included in the development of the SWOT analysis, in the design of the programme's intervention logic and in the establishment of the programme's targets. (3) Ex-ante evaluation shall be carried out under the responsibility of Montenegro. ARTICLE 56 EVALUATION PLAN FOR THE IPARD II PROGRAMME (1) An evaluation plan shall be drawn up by the Managing Authority, in consultation with the NIPAC, for the IPARD II programme in accordance with Article 57 of the FWA. The evaluation plan shall be submitted to the monitoring committee no later than one year after the adoption by the Commission of the IPARD II programme. (2) The Managing Authority and the IPARD II monitoring committee shall use the evaluation plan to: (a) examine the progress of the IPARD II programme in relation to its goals by means of result and, where appropriate, impact indicators; (b) improve the quality of the IPARD II programme and its implementation; (c) examine proposals for substantial changes to the IPARD II programme; (d) prepare for interim and ex-post evaluation. (3) The Managing Authority shall report each year on the results achieved under the evaluation plan to the IPARD II monitoring committee with copies to the Audit Authority. A summary of the activities shall be included in the annual report provided for in Article 59. ARTICLE 57 INTERIM EVALUATION (1) If the Commission considers as appropriate, in the third year following the year of adoption of the first entrustment of budget implementation tasks for the IPARD II programme, an interim evaluation shall be performed. (2) The interim evaluation shall propose measures to improve the quality of the IPARD II programme and its implementation, where appropriate. In particular Montenegro shall ensure that the interim evaluation examines the initial results of the IPARD II programme, their consistency with the ex-ante appraisal, the relevance of the targets and objectives and the extent to which they have been attained. It shall also assess the quality of Programme monitoring and implementation and the experience gained in setting up the system for implementation of the IPARD II programme. (3) The interim evaluation shall be submitted to the IPARD II monitoring committee, and to the Commission by 31 December of the year referred to in paragraph (1). Strana 23 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 23 (4) In addition to the assessment referred to in Article 54(7), the IPARD II monitoring committee, the Managing Authority and the Commission shall consider the implications of the evaluation with a view to reviewing the IPARD II programme. (5) The Managing Authority shall inform the Commission about the follow-up to the recommendations in the evaluation report. If Montenegro fails to submit the interim evaluation report by the date referred to in paragraph (3), Article 37(5) shall apply. ARTICLE 58 EX-POST EVALUATION (1) At the latest by the end of the first year after the programme implementation period, an ex-post evaluation shall be prepared by Montenegro for the IPARD II programme. That report shall be completed and submitted to the Commission not later than the end of that year. (2) On the basis of the evaluation results already available as well as evaluation questions relevant to the IPARD II programme, the ex-post evaluation shall cover the utilisation of resources and the effectiveness and efficiency of the IPARD II programme, its impact and its consistency with the ex-ante evaluation. It shall cover factors contributing to the success or failure of implementation, the achievements of the IPARD II programme and results, including their sustainability. It shall draw conclusions relevant to the IPARD II programme and to the enlargement process. (3) If Montenegro fails to submit the ex-post evaluation report by the date referred to in paragraph (1), Article 37(5) shall apply. TITLE 3: REPORTING ARTICLE 59 ANNUAL AND FINAL IMPLEMENTATION REPORTS (1) By 30 June each year following a full calendar year of implementation of the IPARD II programme the Managing Authority, after consultation with the IPARD Agency, shall draw up, annual reports on the implementation of the IPARD II programme in the previous calendar year, in accordance with Article 60(2) of the FWA. The first report submitted shall cover the calendar years from 2014 onwards. (2) The Managing Authority shall draw up a final report on the implementation of the IPARD II programme. The final report shall be submitted at the latest six months after the final date of eligibility of expenditure under the IPARD II programme in accordance with Article 29(4) of the FWA. (3) The annual implementation reports shall cover the previous calendar year and shall include data related to the calendar year before and the cumulative financial and monitoring data for the whole period of implementation of the IPARD II programme as well as aggregated monitoring tables. The final reports on implementation of the IPARD II programme shall cover the whole period of implementation and may include the last annual report. (4) The reports referred to in paragraphs (1) and (2) shall be sent, after examination and approval by the IPARD II monitoring committee, to the NIPAC for submission to the Commission with copies to the NAO and the Audit Authority. (5) All annual and final implementation reports shall include the following information: (a) any change in general conditions of relevance to the implementation of the IPARD II programme, in particular, the main socio-economic trends, changes in national, regional or sectoral policies and, where applicable, their implications for the consistency between IPARD II assistance and that from other Union financial instruments; (b) the progress in the implementation of priorities and measures in relation to the attainment of the objectives of the IPARD II programme by reference to the financial data, common and programme-specific indicators and quantified target values, including changes in the value of result indicators where appropriate. The data transmitted shall relate to values for indicators for fully implemented operations and also, where possible, having regard to the stage of implementation, for selected operations. They shall also set out a synthesis of the findings of all evaluations of the programme that have become available during the previous calendar year, any issues which affect the performance of the programme, and the measures taken; (c) on financial commitments and expenditure by measure, and a summary of the activities undertaken in relation to the evaluation plan; (d) the steps taken by the Managing Authority, the IPARD II Agency and the IPARD II monitoring committee to help to ensure the quality and effectiveness of implementation, in particular: (i) a summary of any significant problems encountered in implementing the IPARD II programme and any action taken, including that on recommendations for adjustments made pursuant to paragraph (8); (ii) a summary of the results of the verifications carried out per measure and of the irregularities detected; (iii) the use made of technical assistance; (iv) the steps taken to involve local bodies to a greater extend; (v) the steps taken to ensure publicity for the IPARD II programme; (vi) data to demonstrate that Union funds are complementing funding available in Montenegro. (e) the steps taken to ensure co-ordination of all the Union pre-accession assistance referred to in Article 4; Strana 24 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 24 (f) financial tables showing Union, national and total expenditure per measure and/or sector; (g) a summary of the activities undertaken in relation to the evaluation plan in accordance with Article 56; (h) a description of the activities carried out for the implementation of the plan of visibility and communication activities referred to in Article 30. The content and presentation of the annual and final implementation reports shall be based on the Commission guidelines. (6) The Commission shall inform Montenegro within 15 working days of the date of receipt of the annual implementation reports if it is not admissible, failing which it shall be deemed admissible. (7) The Commission shall inform Montenegro of its observations within four months of the date of receipt of the annual implementation report and within five months of the date of receipt of the final implementation report. Where the Commission does not provide observations within those deadlines, the reports shall be deemed to be accepted. (8) If, after this review, the Commission makes comments to Montenegro concerning issues which significantly affect the implementation of the IPARD II programme Montenegro shall inform the Commission of the action taken on these comments within three months. Where the Commission, without prejudice to the Decisions to be taken pursuant to Articles 48 and 49, makes recommendations to Montenegro for adjustments aimed at improving the effectiveness of the Programme monitoring or management arrangements for the IPARD II programme, Montenegro shall subsequently demonstrate the steps taken to improve the Programme monitoring or management arrangements or it shall explain why it has not so acted within three months of the receipt of the Commissions' comments. The IPARD II monitoring committee shall be informed on these activities. SECTION VII SPECIFIC PROVISIONS ON MULTI-ANNUAL ACTION PROGRAMMES WITH SPLIT COMMITMENTS [No complementary provisions.] SECTION VIII SPECIFIC PROVISIONS ON CROSS-BORDER COOPERATION PROGRAMMES [No complementary provisions.] SECTION IX FINAL PROVISIONS Articles 81 to 86 and 88 to 90 of the FWA shall apply mutatis mutandis to this Agreement. ARTICLE 60 APPLICABILITY OF THE SECTORAL AGREEMENTS FOR IPA Sectoral Agreements signed under IPA between the Commission and Montenegro shall remain applicable to assistance adopted under previous pre-accession instruments, until such assistance is completed in accordance with the terms of the relevant Sectoral Agreements. However, Articles 45 to 49 of this Agreement shall apply in respect of expenditure under IPA when financial clearance or conformity clearance procedure is instigated after the entry into force of this Agreement. ARTICLE 61 ADDRESS FOR COMMUNICATIONS As regards Article 85 of the FWA, the addresses shall be as follows: (1) For all correspondence other than that referred to in point (2): For the European Union: European Commission Directorate General for Agriculture and Rural Development Unit for Pre-accession assistance for agriculture Rue de la Loi 130 BE - 1049 Bruxelles For Montenegro: Government of Montenegro Ministry of Foreign Affairs and European Integration Stanka Dragojevića 2 Montenegro - 81000 Podgorica Fax: +382 20 225 591 E-mail: aleksandar.pejovic@mfa.gov.me Government of Montenegro Ministry of Agriculture and Rural Development Rimski trg 46 Montenegro - 81000 Podgorica Fax: +382 20 482 364 E-mail: kabinet@mpr.gov.me (2) For correspondence relating to information set out in Article 51(2) of the FWA, the addresses shall be as follows: For the European Union: European Commission OLAF – European Anti-Fraud Office Directorate C 30, Rue Joseph II BE – 1049 Bruxelles Website: http://ec.europa.eu/anti fraud/index en.htm mailto:aleksandar.pejovic@mfa.gov.me mailto:kabinet@mpr.gov.me http://ec.europa.eu/anti fraud/index en.htm Strana 25 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 25 For Montenegro: Government of Montenegro Ministry of Finance National Authorising Officer Stanka Dragojevića 2 Montenegro - 81000 Podgorica Fax: +382 20 224 450 E-mail: miodrag.radonjic@mif.gov.me Government of Montenegro Anti–Fraud Coordination Service (AFCOS) Stanka Dragojevića 2 Montenegro - 81000 Podgorica Fax: +382 20 224 450 E-mail: mf@mif.gov.me ARTICLE 62 NON-COMPLIANCE AND TERMINATION Without prejudice to Article 90 of the FWA, where the Commission has detected non-compliance with the obligations of this Agreement, it: (a) shall notify Montenegro of its intentions, with justification(s), and (b) shall have the right, with regard to the IPARD II programme, but without prejudice to the Decisions referred to in Articles 48 and 49: (i) to make financial corrections against Montenegro, (ii) to cease to transfer money to Montenegro, (iii) to refrain from undertaking any new financial obligations on the part of the Union, and (iv) if appropriate, to terminate this Agreement with effect from the time non-compliance was first detected. mailto:miodrag.radonjic@mif.gov.me mailto:mf@mif.gov.me Strana 26 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 26 Strana 27 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 27 ANNEXES Strana 28 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 28 ANNEX 1 MAIN FUNCTIONS OF THE INTERNAL CONTROL SYSTEM The structures, authorities and bodies of the internal control system as defined in Articles 10(1)(c) and 10(2) of the FWA shall have an organisational structure allowing them to execute the following main functions in respect of IPARD expenditure: The basic approach for the allocation of functions and responsibilities shall be established in accordance with the following table: General Functions Specific Functions Management Structure Operating Structure NAO Support Office National Fund IPARD Agency Managing Authority Managing functions Selection of measures * Programme monitoring * Management of IPA II accounts and financial operations * Evaluation * Reporting * * Coordination * Paying functions Authorisation and control of commitments * Authorisation and control of payments (*) * Execution of payments * Accounting for commitment and payment * * Debt management * * Treasury * Implementing functions Selection of projects * Publicity * * Provide assurance on the effective functioning of the internal control system * Audit functions Internal audit * * * In case it is indicated as optional (*), the function may be allocated depending on the size, the responsibilities and other specific features of the internal control systems. Unless the Commission expressly and explicitly provides for otherwise, allocations of functions and responsibilities must not be in contradiction to the basic approach as shown in this Annex. Managing functions (a) Selection of the measures: the objective of this function is that according to Article 10(1)(c)(i) of the FWA the Managing Authority is responsible for the selection of measures and their publicity including the selection of measures under each call in accordance with Article 8(2)(c) of this Agreement. (b) Programme monitoring: the objective of this function is to monitor the effectiveness and the quality of the implementation of the IPARD II programme. It shall be carried out by reference to relevant physical, environmental and financial indicators. It shall also ensure that operations are selected for funding in accordance with the criteria and mechanism applicable to the programme, and comply with the relevant Union and national rules. (c) Management of IPA II accounts and financial operations: the objective of this function is to ensure a smooth financial management including recording of activities, transferring of funds and making financial adjustments when necessary. (d) Evaluation: the objective of this function is to improve the quality, effectiveness and consistency of the assistance from Union funds and the strategy and implementation of the IPARD II programme. The evaluations shall examine the degree of utilisation of resources, the effectiveness and efficiency of the programming and its socio-economic impact on the defined objectives and priorities, and shall, as a general rule, be accompanied by achievement related criteria and indicators. Strana 29 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 29 (e) Reporting: the objective of this function is to ensure that implementation of the Programme and progress of the individual operations and measures are reported in a way which helps to ensure the effective and efficient implementation of the measure, using adequate information and communication systems. (f) Coordination: the objective of this function is to guide and monitor the work of the IPARD II monitoring committee in accordance with Article 53 of the FWA, notably by providing the documents necessary for monitoring the quality of the implementation of the programmes. Paying functions (a) Authorisation and control of commitments and payments: the objective of this function is to establish that the applications for approval of operations and subsequent amount to be paid to a claimant or to their assignee(s) is in conformity with the Agreements and eligible for the Union assistance claimed, which shall include, inter alia, the administrative and, where appropriate, on-the-spot verifications, in particular those concerning the regularity and legality of the expenditure: (i) checking the eligibility of applications for approval and request for payment, (ii) checking of compliance with commitments entered into, concerning project approvals, (iii)where appropriate, checking of tendering and contracting procedures and verification of the work carried out or services supplied, (iv) applying the necessary verifications. Verifications may include pre-project selection checks, re-measurement, checks on quantity and quality of goods or services delivered, an analysis or a sample control, pre-payment checks, ex-post payment checks and any special provisions for implementing the Agreements as to the regularity and legality of the expenditure. In order to establish the regularity and legality, verifications shall include, where appropriate, examinations of a technical nature, which can involve economic financial assessments and checks of a specific agricultural, technical or scientific nature. (b) Execution of payments: the objective of this function is the issuing of an instruction to the Operating Structure's bankers, or, in appropriate cases, a governmental payments office, to pay the authorised amount to the claimant (or their assignee(s)). (c) Accounting for commitment and payment: the objective of this function is the recording of all commitments and payments in the separate books of accounts for IPARD II expenditure, which will normally be in the form of an electronic data processing system, and the preparation of periodic summaries of expenditure, including the expenditure declarations to the Commission. The books of account shall also record the assets financed by the IPARD II funds, in particular concerning un-cleared debtors. (d) Debt management: the objective of this function is to have a system in place for the recognition of all amounts due and for the recording in a debtors' ledger of all such debts, including irregularities, prior to their receipt. (e) Treasury: the objective of this function is to organise the bank accounts, requesting funds from the Commission, verifying the existence and correctness of the co-financing elements, authorising the transfer of IPARD II funds from the Commission to the IPARD Agency or to the recipients and the financial communication to the Commission, which includes the quarterly payment applications and annual declarations. The organisational structure shall provide for clear assignment of authority and responsibility at all operational levels and for separation of the paying functions referred to in points (a), (b) and (c), the responsibilities of which shall be defined in an organisational chart. Implementing functions (a) Selection of projects: the objective of this function is to select projects in accordance with the criteria, mechanisms and rules applicable to the IPARD II programme. Exceptionally, this function may be carried out by the Managing Authority for the measures 'Implementation of local development strategies - LEADER approach' and 'Technical assistance'. (b) Publicity: the objectives of this function are both: (i) the issuing of calls for applications and publicising terms and conditions for eligibility, including information on contractual obligations and possible sanctions in the event of non-compliance with those obligations and, where necessary, the issue of approval to commence work, and (ii) to highlight the role of the Union and to ensure the transparency of Union assistance. (c) Provide assurance on the effective functioning of the internal control system: the objective of this function is to continuously check the good performance of the internal control system, including necessary measures as follow-up of audit findings and detected irregularities. Audit functions Internal audit: the objective of this function is to ensure that regular specific activities are carried out to provide higher management with independent review of the subordinate systems. Strana 30 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 30 ANNEX 2 INTERNAL CONTROL FRAMEWORK For the purposes of Annex B to the FWA the following provisions shall apply: 1. Control environment General complementary provisions to Section 1 of Annex B to the FWA Delegation Part or all of the evaluation, reporting, authorisation and control functions1 may be delegated to other bodies provided that the following conditions are fulfilled: (1) A written agreement must be concluded specifying, apart from the delegated tasks, the nature of the information and the supporting documents to be submitted to the delegating entity and the time limit within which they must be submitted. The agreement must enable the delegating entity to comply with the requirements from Annex B to the FWA and this Annex. A sufficient audit trail shall be maintained. The Agreement shall provide for access by duly authorised agents or representatives of Montenegro or the Union to information held by these delegated bodies and for investigation by such officials of applications including carrying out of checks on projects and recipients of aid and any other information they need for the execution of their tasks. (2) The concerned structures, authorities and bodies of the Management and Control System (hereinafter referred to as "MCS") shall in all cases remain responsible for the efficient and sound management of the IPARD assistance concerned. It remains fully responsible for the legality and regularity of the underlying transactions, including protecting the Union's financial interest. (3) The responsibilities and obligations of the other body, notably concerning the control and verification of the compliance with the Agreements and any applicable guidelines, shall be clearly defined. (4) The concerned structures, authorities and bodies of the MCS shall ensure that the other body has effective systems for ensuring that it fulfils its tasks in a satisfactory manner. (5) The body shall explicitly confirm to the concerned structures, authorities and bodies of the MCS that it in fact fulfils its tasks and shall describe the means employed. (6) The concerned structures, authorities and bodies of the MCS shall regularly review the tasks delegated to confirm that the work performed is of satisfactory standard and that it is in compliance with the Agreements. (7) The Audit Authority shall report on the delegated functions as if they were managed by the delegating entity itself. The conditions set out in points (1), (2), (3) and (5) shall apply mutatis mutandis in the cases where the delegating entity functions are performed by another body as part of its regular tasks on the basis of national legislation. Specific complementary provisions to Section 1 of Annex B to the FWA Reference is made to Section 1 of Annex B to the FWA. (d) Staff planning, recruitment, retention, training and appraisal For the purposes of point (d) of Section 1 of Annex B to the FWA, staff training shall be appropriate at all operational levels including fraud awareness. For the purposes of the third indent of point (d) of Section 1 of Annex B to the FWA, job descriptions shall include the setting of financial limits of commitments and payments to the authority of the jobholder. 2. Risk management [No complementary provisions] 3. Control activities General complementary provisions to Section 3 of Annex B to the FWA Ensuring a sound internal control requires the following common written procedures: A. Procedures for authorising applications and payment request: (1) The relevant structures, authorities and bodies of the MCS shall lay down detailed procedures for the receipt, recording and processing of applications for project approval, payment requests and invoices including a description of all documents to be used. (2) Each official responsible for authorisation shall have at his/her disposal a detailed checklist of the verifications to be carried out, and shall attest in the supporting documents of the payment request that those verifications have been carried out. That attestation may be made by electronic means. There shall be evidence of systematic, such as sample, system or plan-based review of the work by a senior staff member. The analysis of the project shall be guided by the principles of sound financial management. (3) A payment request shall be authorised for payment only after sufficient verifications have been carried out to ensure compliance with the Agreements. Those verifications shall include those required by the regulation governing the specific measure under which aid is claimed, and those required pursuant to Article 51 of the FWA to prevent and detect irregularities and fraud with particular to the risks observed. (4) The management shall, at an appropriate level, be informed on a regular and timely basis of the results of administrative and on-the-spot verifications carried out, so that the sufficiency of those verifications may always be taken into account before a payment request is settled. 1 In no case may the functions of execution of payment, and of accounting of commitment and payment be delegated. Strana 31 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 31 (5) The administrative verification performed shall be detailed in a checklist (see (2) accompanying each payment request or batch of payment requests. The checklist shall be accompanied by an attestation of the eligibility of the approved payment requests and of the nature, scope and limits of the work done. In addition, there shall be an assurance that the criteria for the granting of aid, including contracting, have been respected and that all applicable Union and national rules, including those fixed in the rural development program, have been complied with. The on-the-spot verification performed shall be detailed in a report in accordance with Article 15 or Article 21 of this Agreement. If any on-the-spot or administrative verification is not exhaustive, but performed on a sample of payment requests, the payment requests selected shall be identified, the sampling method described, the results of all inspections and the measures taken in respect of discrepancies and irregularities reported upon. The supporting documents shall be sufficient to provide assurance that all the required verifications on the eligibility of the authorised payment requests have been performed. (6) Where documents (in paper or electronic form) relating to the payment requests authorised and verifications made are retained by other bodies, both those bodies and the concerned structures shall set up procedures to ensure that the location of all such documents relevant to specific payments is recorded. (7) Applications from claimants shall be processed in a timely manner. (8) Criteria for assessing applications and their order of priority shall be clearly defined and documented. B. Procedures for payment (1) The concerned structures, authorities and bodies of the MCS as defined in Article 10(1) and (2) of the FWA shall adopt the necessary procedures to ensure that the national authorities can fulfil their contractual commitments regardless of the delays or interruptions in funding from the Commission. (2) The national authorities shall adopt the necessary procedures to ensure that payments are made only to bank accounts belonging either to recipients or to their assignees. The payment shall be made by the IPARD agency’s bank, or, as appropriate, a governmental payments office, within three working days of the date of debiting against the IPARD euro account. Procedures shall be adopted to ensure that all payments for which transfers are not executed are not declared for reimbursement. If such payments have already been declared these should be re credited to the Fund via the next monthly/quarterly declarations or in the annual accounts at the latest. Payments shall be made by means of a transfer to the bank account on the name of the recipient. The approval of the authorising official and/or his/her supervisor may be made by electronic means, provided an appropriate level of security over those means is ensured, and the identity of the signatory is entered into the electronic records. C. Procedures for accounting (1) The concerned structures, authorities and bodies of the MCS shall adopt full and transparent accounting procedures following internationally accepted accounting principles and any applicable guidelines. Accounting procedures shall ensure that quarterly and annual declarations are complete, accurate and timely, and that any errors or omissions are detected and corrected, in particular through verifications and reconciliations performed at regular intervals. A full audit trail for every item entered into the accounts shall be provided. (2) The national authorities' accounting procedures shall ensure that accounting system can produce, in euro and national currency, and for each project, contract or measure, the total cost, the committed expenditure, part payments and balance payments. Deadlines shall be set for cancellation of commitments where work has not been completed within an agreed timetable. Such cancellations shall be appropriately recorded in the accounting systems. D. Procedures for advances and guarantees (if applicable) Payments of advances qualify as eligible expenditure up to 10% of the public aid related to the project and shall be subject to the establishment of a bank guarantee or an equivalent guarantee corresponding to 110% of the amount of the advance. Advances cannot be paid in combination with pre-financing as provided for in Article 11(3)(a). Procedures shall be adopted to ensure that: (1) Payments of advances are separately identified in the accounting or subsidiary records. (2) Guarantees are obtained only from financial institutions which are approved by the appropriate authorities and which remain valid until cleared or called upon, on the simple request of the IPARD agency. (3) The advances are cleared within the stipulated time limits and those overdue for clearing are promptly identified and the guarantees promptly called upon. E. Procedures for debts All the requirements provided for in Sections A. to D. shall apply mutatis mutandis to guarantees, reimbursed payments, assigned revenues etc. which the IPARD agency is required to collect on behalf of the IPARD II programme. The IPARD agency shall set up a system for the recognition of all amounts due and for the recording in a single debtor’s ledger of all such debts prior to their receipt. The debtor’s ledger shall be inspected at regular intervals and action shall be taken to collect debts that are overdue. F. Audit trail The information regarding documentary evidence of the authorisation, accounting and payment of payment requests and handling of advances, securities and debts shall be available to ensure at all times a sufficiently detailed audit trail. The management shall, at appropriate level, be informed on a regular and timely basis of the results of verifications carried out, so that the sufficiency of those verifications may always be taken into account before a payment request is settled. Strana 32 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 32 For those purposes, the concerned structures, authorities and bodies of the MCS shall set up necessary procedures to ensure retention of all documents required to guarantee an adequate audit trail. Specific complementary provisions to Section 3 of Annex B to the FWA Reference is made to Section 3 of Annex B to the FWA. (b) Security control activities For the purposes of point (b) of Section 3 of Annex B to the FWA, information systems security shall be based on the criteria laid down in a version applicable in the financial year concerned of the following standard: International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security controls (ISO) or equivalent. 4. Information and communication Specific complementary provisions to Section 4 of Annex B to the FWA Reference is made to Section 4 of Annex B to the FWA. (c) External communication For the purposes of point (c) of Section 4 of Annex B to the FWA, the following provisions shall apply: (i) every change in the Agreements, including the rates of aid applicable or terms and conditions, has to be recorded and the instructions, databases and checklists updated in good time, (ii) all the substantial changes in the MCS after their accreditation and entrustment of budget implementation shall be submitted to the competent national authority(ies) and the Commission, with copy to the Audit Authority, for examination and approval before their implementation. 5. Monitoring of internal control framework Specific complementary provisions to Section 5 of Annex B to the FWA Reference is made to Section 5 of Annex B to the FWA. (a) On-going and specific monitoring For the purposes of point (a) of Section 5 of Annex B to the FWA, the following provisions shall apply: (i) at all levels the daily operations and control activities of the national authorities shall be monitored on an on-going basis to ensure a sufficiently detailed audit trail, (ii) monitoring of the technical services and delegated bodies responsible for carrying out the verifications and other functions to ensure a proper implementation of regulations, guidelines and procedures, (iii) monitoring procedures to prevent and detect fraud and irregularity with particular regard to those areas of expenditure under the IPARD agency's competence which are exposed to a significant risk of fraud or other serious irregularities. For the purposes of the fourth indent of point (a) of Section 5 of Annex B to the FWA, the internal audit service shall be independent of the national authorities’ other departments and shall report directly to the entity’s director. The internal audit service shall verify that procedures adopted by the entity are adequate to ensure that compliance with Union rules is verified and that the accounts are accurate, complete and timely. Verifications may be limited to selected measures and to samples of transactions provided that an audit plan ensures that all significant areas, including the departments responsible for authorisation, are covered over a period not exceeding five years. The internal audit service’s work shall be performed in accordance with internationally accepted standards, shall be recorded in working papers and shall result in reports and recommendations addressed to the agency’s top management. Strana 33 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 33 ANNEX 3 DOCUMENTS REQUIRED FOR THE APPLICATION OF ENTRUSTMENT OF BUDGET IMPLEMENTATION TASKS This Annex provides by entity which documents are required for the application of entrustment of budget implementation tasks. Montenegro shall provide: (a) the signed request for entrustment in paper and in electronic format; and (b) the documents indicated in this Annex and any other relevant supporting documents in electronic format only, on a physical support (CD/DVD/USB key or other similar commonly used means). No. Evidences 1 Formal legal designation, confirmation of readiness and procedures 1.1 Formal legal designation of the NIPAC, the NAO and the AA. 1.2 Confirmation of its own readiness of the NIPAC, the NAO and the AA. 1.3 Procedures by which the main functions of the NIPAC are implemented The Commission shall issue further clarification and guidance regarding the required documents, their format and their level of detail. 1.4 Procedures by which the main functions of the NAO are implemented The Commission shall issue further clarification and guidance regarding the required documents, their format and their level of detail. 1.5 Procedures by which the main functions of the AA are implemented The Commission shall issue further clarification and guidance regarding the required documents, their format and their level of detail. 1.6 Self-assessment reports for all management and control system entities prepared by the internal auditors. 1.7 Supporting audit opinion and report on the management structure and the operating structure drawn up by an external auditor independent from the structures and authorities under Article 10(1) and (2) of the FWA and be based on examinations conducted according to internationally accepted auditing standards. 2. MANAGEMENT STRUCTURE 2.1 Written confirmation by the NAO that the management structure satisfies the requirements for being entrusted with budget implementation tasks. 2.2 Name and statute of the concerned structures, bodies and authorities (NAO support office, NF), including copies of the formal legal designation at ministerial level. 2.3 Description of the following: the responsibilities vested in the NAO support office and the National Fund, the allocation of responsibilities between their departments, relationship of the management structure with other bodies, public or private, which also hold responsibilities for executing measures under which it charges expenditure to the IPARD II programme, the administrative, accounting and internal control requirements under which payments are made relating to implementation of the IPARD II programme. 2.4 Procedures by which the main functions of the NAO support office are implemented The Commission shall issue further clarification and guidance regarding the required documents, their format and their level of detail. 2.5 Procedures by which the main functions of the NF are implemented The Commission shall issue further clarification and guidance regarding the required documents, their format and their level of detail. 3 OPERATING STRUCTURE 3.1 Written confirmation by the NAO that the operating structure satisfies the requirements for being entrusted with budget implementation tasks. 3.2 Name and statute of the constituting bodies of the Operating Structure (IPARD Agency, Managing Authority, and any of their delegated bodies where applicable), including copies of the formal legal designation at ministerial level. 3.3 Description of the following: the responsibilities vested in the IPARD Agency and the Managing Authority (including their delegated bodies, if applicable), the allocation of responsibilities between their departments, relationship of the operating structure with other bodies, public or private, which also hold responsibilities for executing measures under which it charges expenditure to the IPARD II programme, the administrative, accounting and internal control requirements under which payments are made relating to implementation of the IPARD II programme. written agreements between the bodies in the system including memorandum of understanding or protocols signed also with other delegated or technical bodies. information on how the delegated functions will be supervised must also be included. 3.4 Procedures by which the main functions of the IPARD Agency are implemented The Commission shall issue further clarification and guidance regarding the required documents, their format and their level of detail. Strana 34 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 34 3.5 Procedures by which the main functions of the MA are implemented The Commission shall issue further clarification and guidance regarding the required documents, their format and their level of detail. The requirements stated above should be considered as indicative and not limitative. The responsibility for providing all the necessarily documentation in view of the request for entrustment of budget implementation tasks remains primarily with the national authorities. The Commission services may request additional documentation prior to, or in the course of their assignments. ANNEX 4 RULES FOR PROGRAMMING Aid intensities, rates of Union contribution and eligibility for IPA Rural Development programmes 2014-2020 1. Definitions For the purposes of this Annex, the following definitions apply:  (a) ‘Union standards’ means the standards laid down by the Union in the fields of environmental protection, public health, animal and plant health, animal welfare and occupational safety;  (b) ‘mountain areas’ means the areas referred to in Article 32(2) of Regulation (EU) No 1305/2013;  (c) ‘young farmer’ means a farmer under 40 years of age at the time when the decision to grant support is taken, possessing adequate occupational skills and competence. 2. IPARD II programme Each programme shall include: (a) a description of the current situation, SWOT and identification of needs, by providing a quantified description of the current situation showing disparities, shortcomings and potential for development; (b) SWOT analyses (strengths, weaknesses, opportunities and threats) focussing on a few specific areas; (c) an overview of main results of previous intervention, by national funds, Union assistance or multilateral assistance; (d) a description of the existing national rural development strategy; (e) an indicative overall financial table; (f) a description of each of the measures selected, including, national minimum standards, national legislation relevant to the programme, evidence of targeting, confirmation that verifiability and controllability of measures have been ensured. (g) a description of the existing and/or planned national rural development network; (h) information on the complementarity of IPARD with the measures financed by other (national or international) sources; (i) a description of the operating structure, including monitoring and evaluation; (j) summary description of management and control structure; (k) a description of the results of consultations on programming and provisions to involve relevant authorities and bodies as well as appropriate economic, social and environmental partners; (l) the results and recommendations of the ex-ante evaluation of the programme; (m) a description of actions foreseen in the context of publicity, visibility and transparency in accordance with IPA legislation, to inform potential beneficiaries, professional organisations, economic, social and environmental partners, bodies involved in promoting equality between men and women and NGOs about possibilities offered by the programme and rules of gaining access to funding; (n) a description of provisions linked to the equality between men and women and non-discrimination promoted at various stages of programme (design, implementation, monitoring and evaluation); (o) a description of the actions taken to ensure the availability of sufficient technical and advisory capacity for the proper implementation of the programme. Guidance, provided by the Commission, shall be respected. 3. Aid intensities Public expenditure shall in principle not exceed a ceiling of 50% of the total eligible cost of the investment, with the following exceptions: (a) 60% for investment in physical assets of agricultural holdings; (b) 65% for investments:  in physical assets of agricultural holdings made by young farmers,  in farm diversification and business development. (c) 70% for investments in physical assets of agricultural holdings in mountain areas; (d) 100% for investments in/support for:  rural public infrastructure not of a nature to generate substantial net revenue,  activities financed under the Technical Assistance measure,  establishment and protection of forests,  implementation of local development strategies - LEADER approach,  setting-up of producer groups,  agri-environment-climate and organic farming measure,  improvement of training,  advisory services. Strana 35 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 35 An additional 10% can be given for investments related to effluent and waste management in:  physical assets of agricultural holdings,  physical assets concerning processing and marketing of agricultural and fishery products. 4. Rates of Union contribution The Union contribution shall in principle be 75% of public expenditure. However, it shall be raised to: (a) 85% for:  agri-environment-climate and organic farming measure,  establishment and protection of forests,  in the case of activities under the Technical Assistance measure,  improvement of training,  advisory services,  in the case of investment projects carried out in regions where the Commission determines that exceptional natural disasters have occurred. (b) 90% for "implementation of local development strategies – LEADER approach". 5. Eligibility For the different measures the following will be applicable: Investments in physical assets of agricultural holdings Recipients under this measure are farmers or groups of farmers, whether natural or legal persons and other agricultural legal entities (e.g. private agricultural enterprises, producer groups, etc.) responsible for carrying-out and financing investments in the agricultural holding (as defined by the national law of Montenegro and included in the national farm register). No later than before final payment of the investment, the entire holding must comply with appropriate national minimum standards in force regarding environmental protection and animal welfare. If the national standards are similar to the Union standards, in duly justified cases, derogation from this rule may be approved by the Commission. This must be clearly written in the IPARD II Programme. The investment when concluded must respect the relevant Union standards as regards environmental protection and animal welfare. The investment must concern the production of agricultural products (products listed in Annex I to the Treaty on the Functioning of the European Union ('TFEU')). Minimum conditions regarding farmer's occupational skills and competences must be defined in the programme. Economic viability of the holding shall be demonstrated. Support for the setting up of producer groups Assistance shall be granted to facilitate the setting-up and administrative operation of producer groups, for the purposes of: (a) adapting the production and output of the members of producer groups to market requirements; (b) jointly placing goods on the market, including preparation for sale, centralisation of sale, and supply to bulk buyers; (c) adapting the production and output of producers to meet the relevant EU standards, compliance with the acquis communautaire; (d) establishing common rules on production information, with particular regard to harvesting and availability; (e) ensuring effective standardization in all marketing steps and delivery of products in the food-chain. Assistance under this measure may only be granted to producer groups officially recognised by the relevant national authorities of Montenegro after 1 January 2014. Producer groups eligible under the conditions of Commission Regulation (EC) No 718/2007 may also apply for assistance under this measure, provided that they continue to meet the conditions for support under the IPARD programme 2014-2020. Professional and/or inter-professional organisations representing one or more sectors do not qualify as producer groups. Applicants shall comply with the following conditions: (a) producer groups should be set up for the first time and officially recognised by the competent national authority after 1 January 2014; (b) producer groups should be recognised by the competent authority on the basis of a business plan. Assistance shall be granted as a flat-rate aid in annual instalments for the first five years following the date on which the producer group was recognised and shall be calculated on the basis of the group's annual marketed production. It shall be limited to a maximum of 10% of marketed production for the first year and shall be degressive for the following years. Assistance shall not exceed EUR 100 000 per year. Investments in physical assets concerning processing and marketing of agricultural and fishery products Recipients are enterprises (as defined by the national law of Montenegro) responsible for carrying-out the projects in their establishment(s). An enterprise can consist of one or more establishments. Strana 36 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 36 The main focus should be on enterprises which employ fewer than 250 persons and which have an annual turnover not exceeding EUR 50 million, and/or an annual balance sheet in total not exceeding EUR 43 million which corresponds to the current definition of SME provided in Commission Recommendation 2003/361/EC1. The economic viability of the enterprise must be demonstrated by the end of the realisation of the investment. Not later than at the end of the project (before a final payment), the entire enterprise must comply with the main relevant national minimum standards in force regarding environmental protection, public health, animal welfare, and occupational safety. If the national standards based on Union standards are particularly demanding, and only in duly justified cases, derogation from this rule may be granted by the Commission. This must be clearly written in the IPARD II programme. The relevant EU standards applicable to the investment will be attained at the end of the project. Investments supported must concern the processing and/or marketing of products covered by Annex I to the TFEU, including fishery products, and/or the development of new products, processes and technologies linked to products covered by Annex I to the TFEU, including fishery products. Agri-environment-climate and organic farming measure The recipients can be farmers, group of farmers who, as a general rule, for minimum five years undertake commitment(s) within type of operation(s). Montenegro should present in the IPARD II programme how the "pilot" dimension of the measure/type of operation(s) will be achieved. Montenegro will have to ensure that the commitments are clear in terms of objectives and content, have potential to provide the environmental benefits, and are verifiable and controllable. Eligible for this measure will be the recipients who will voluntarily undertake the type of operation(s), going beyond relevant mandatory standards (baseline). The recipients will have to respect the relevant mandatory standards on the entire holding. Description of the relevant mandatory standards will have to be presented in the IPARD II programme. Montenegro should establish a minimum size of agricultural land that can be declared under any type of operation, a minimum size of a herd of endangered animal breeds. Recipients will be compensated for additional costs and income forgone resulting from the commitment made within the selected type of operation(s). For each type of operation, Montenegro will prepare a calculation that will constitute a basis to establish a payment level within this type of operation. Calculation must be made or approved by a certified body independent from the body which implements the measures. Implementation of local development strategies - LEADER approach The LEADER approach at programme level shall comprise at least the following elements: (a) area-based local development strategies intended for well-identified sub-regional rural territories; (b) local public-private partnerships (Local Action Groups); (c) bottom-up approach with a decision-making power for local action groups concerning the elaboration and implementation of local development strategies; (d) multi-sectoral design and implementation of the strategy based on the interaction between actors and projects of different sectors of the local economy; (e) networking of local partnerships; The recipients are Local Action Groups (LAG) that satisfy the following conditions: (a) they must propose an integrated local development strategy based on the LEADER characteristics as defined under (a) to (e) above; (b) they must consist of a group representing partners from the various locally based socio-economic sectors in the territory concerned; (c) they must show an ability to define and implement a development strategy for the area; (d) they must have the ability to administer public funds. Area covered by the strategy: (a) shall be coherent and offer sufficient critical mass in terms of human, financial and economic resources to support a viable development strategy; (b) the population of each area must be, as a general rule, greater than 10 000 inhabitants and not exceed 150 000 inhabitants, including settlements with a population of less than 25 000; (c) the same location must not belong to more than one LAG, meaning one partnership, one strategy, one territory; (d) beneficiary countries may opt to cover either their whole territory or part of it by adapting accordingly the criteria for selecting the local action groups and the areas they represent. LEADER approach in IPA II beneficiaries will be supported through the following measures: (a) the Technical Assistance (TA) measure for capacity building of potential LAGs (TA activity "Acquisition of skills and animating the inhabitants of rural territories"); 1 Commission Recommendation of 6 May 2003 concerning the definition of micro, small and medium sized enterprises (OJ L 124, 20.5.2003, p. 36). Strana 37 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 37 (b) measure "Implementation of local development strategies – LEADER approach" – for selected LAGs with the following activities: (i) "Acquisition of skills, animating the inhabitants of LAG territories" for capacity building and animation of selected LAGs, (ii) "Running costs and small projects" for running the selected LAGs and implementation of small projects, (iii)"Cooperation projects" for inter territorial or transnational projects. Investments in rural public infrastructure Recipients are administrative entities in rural areas with up to 10.000 inhabitants according to the official results of the latest available census of population and as justified in the programme. The project must concern public infrastructure needed for the development of rural areas including community roads, local access to roads of particular importance for the local economic development, access to farm and forest land, energy supply, waste and water management, local access to information and communication technologies etc. Farm diversification and business development Recipients are: (a) farmers or members of the farm household diversifying on or off farm activities; farms and/or their household members may be eligible beneficiaries no matter whether these are located in urban or in a rural area; (b) natural persons in rural areas; natural persons, running an economic activity, who are beneficiaries under the measure should be living in a rural area, which could be proven, for example, by their registration. They can work, for example, as self-employed (e.g., in the case of crafts); (c) private legal entities in rural areas; private legal entities established or operating in rural areas shall include micro and small-sized enterprises, including craft enterprises, which have the potential for carrying out the project as well as any type of legal person established by rural population in rural areas. Legal entities established outside of rural areas, can be also eligible if supported investments/activities are located in rural areas. The projects shall be compliant with the relevant national standards at the latest by the end of investment. The applicant has to demonstrate that the investment will be economically viable at the end of the realisation of the project. Assistance under this measure concerns only support for physical investments. Improvement of training Recipients of the assistance granted under this measure shall be professional and/or inter-professional organisations (training providers) capable and responsible for the delivery of training courses. Participants in the training provided under this measure should be persons engaged in the agricultural, food, and forestry sectors and other economic actors operating in areas covered by the relevant IPA Rural Development programme. Participants shall not be required to pay for training courses. Montenegro shall elaborate a training strategy for the implementation of the operations for improvement of the occupational skills and competence of the persons engaged in the agricultural, food, and forestry sectors and other economic actors operating in the fields covered by the IPA Rural Development programs. The training strategy should be approved by the IPARD monitoring committee. Assistance shall not be granted to courses of instruction or training which form part of normal programmes or systems of education at secondary or higher levels. Eligible are only expenditures for administrative operation activities of training, such as: (a) for the organisations providing training courses/information actions; (b) travel, accommodation and per diem expenses, where necessary, for the trainees. Technical assistance The recipient under this measure is the Managing Authority. Eligible expenditure is based on real costs which are linked to the implementation of the co-financed operation and must relate to payments effected by the recipient, supported by receipted invoices or accounting documents of equivalent probative value. The following actions are eligible provided they are covered by the indicative technical assistance action plan: (a) expenditures on meetings of the monitoring committee; (b) other expenditure necessary to discharge responsibilities of the monitoring committee; (c) expenditure on information and publicity campaigns, including costs of printing and distribution; (d) cost of translation and interpretation provided in response to requests by the Commission; (e) expenditure associated with visits and seminars; (f) expenditure associated with "acquisition of skills" to prepare potential LAGs for the implementation of the measure "Implementation of local development strategies – Leader approach"; (g) expenditure associated with the preparation, or streamlining of implementation, of measures in the programme to ensure their effectiveness including those measures where application is foreseen at a later stage; (h) expenditure for evaluations of the programme; (i) expenditure associated with the establishment and operation of a national network supporting the coordination of activities preparing and implementing local rural development strategies. Strana 38 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 38 Public administrations and organisations established in Montenegro and active in the field of rural development may benefit from the actions of the European Network for Rural Development as foreseen by Article 52(3)(g) of Regulation (EU) No 1305/2013. Relevant detailed provisions shall be agreed with Montenegro; (j) a level of salary support which takes into account remuneration levels on the labour market in order to retain staff and build/keep know-how in the administration. Introduction of this expenditure can only be done after prior approval of the Commission and may be limited in time. Advisory services This measure can cover: (a) group advisory; Group advisory services to farmers or micro- and small enterprises can cover economic, agricultural and environmental performance of the agricultural holdings, forest holdings or micro- and small enterprises; (b) advice on preparation of applications for IPARD programme and advice on project implementation, such as preparation of payment claims; (c) training of advisors; Training of advisors must be related to the areas in which advice is provided. The authorities or bodies, which will provide advice, shall be the recipient of support. The authorities or bodies, which will provide advice, shall have the appropriate resources in the form of regularly trained and qualified staff and advisory experience and reliability with respect to the fields they advise in. The staff of the advisory service has to be regularly trained. The authorities or bodies providing advice could include: public advisory services, sector organisations (such as agricultural chambers), development agencies, NGOs, municipal councils, etc.). Advice shall be provided free of charge to farmers, forest holders and SMEs in rural areas. Fixed rates of payment should be given per group advisory meeting held/IPARD project application/IPARD payment claim. The level of payments for project application/payment claim should be fixed in the IPARD programme depending on the measure, type of sectors/project sizes supported, as appropriate. Establishment and protection of forests This measure seeks to contribute to extension and improvement of forest resources, restoration of forests damaged by fire, and forest-fire prevention. In addition, it provides a possibility of enhancing the balance of production of commodities (food, feed, fuel, fibre, etc.) with non-commodity outputs, such as environmental protection and cultural and landscape amenities. The supported projects must be in compliance with the National Forest Programmes/ Strategies or equivalent instruments and, if applicable, with the national afforestation programme or guidance document, climate change adaptation or mitigation plan, biodiversity or equivalent strategy. Each country may select the most appropriate actions to be financed, while providing appropriate justification. However, the single measure also allows beneficiaries to implement integrated projects with increased added value. Public expenditure under this measure could be up to 100%; EU contribution - 85% of public expenditure. Maintenance costs are to be calculated based on the methodology proposed in the programme. Payments per hectare afforested or agroforestry systems established are to be determined in the programmes. IPA II beneficiaries shall ensure that calculations for aid granted on the basis of standard costs or additional costs are adequate and accurate and established in advance on the basis of a fair, equitable and verifiable calculation. To this end, a body that is functionally independent from the authorities responsible for programme implementation and possesses the appropriate expertise shall perform the calculations or provide a certificate confirming the adequacy and accuracy of the calculations. While afforesting, priority should be given to afforestation that is done for protective purposes, such as soil and water protection, as well as to the private land owners. Only in cases when there is limited interest by private land owners in this activity, support should be provided to the managers of State land. Applicant for afforestation should prepare an afforestation plan. Further guidance Guidance, provided by the Commission, shall be respected. Strana 39 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 39 ANNEX 5 FORM D 1 – DECLARATION OF EXPENDITURE AND REVENUE Measure Payments Recoveries/corrections Requested to IPARD II Acceptance of accounts amounts Transitory reductions Payment calculated Public. exp. IPARD II Public. exp. IPARD II Reusable Non reusable Excess Fin Plan Information request 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 to be filled in by Montenegro automatically calculated by the Commission to be filled in by Montenegro automatically calculated by the Commission to be filled in by the Commission automatically calculated by the Commission Investments in physical assets of agricultural holdings Support for the setting up of producer groups Investments in physical assets concerning processing and marketing of agricultural and fishery products Agri-environment-climate and organic farming measure Implementation of local development strategies leader approach Investments in rural public infrastructure Farm diversification and business development Improvement of training Technical assistance Advisory services Establishment and protection of forests Total Strana 40 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 40 ANNEX 6 FORM D 2 – ANNUAL DECLARATION OF ACCOUNTS FOR FINANCIAL YEAR (……..) (to be sent together with the documents referred to in Articles 45 and 46 to the Commission IPARD II programme: ……………………….……………………….……………………… Commission Decision(s) No ………………………… of …………………………… (as last modified by Decision No ……………………………… of ……………….….……………..) Commission reference number (CCI): 2014ME06I4NP001 The undersigned, …………………………………., as the National Authorising Officer representing Montenegro as provided for in the Agreements concluded between Montenegro and the Commission, hereby declares that the total eligible expenditure in accordance with the programme incurred from (1/1/year to 31/12/year) amounts to ……………….. euros. Details relating to this expenditure are set out in the table annexed hereto and form an integral part of this declaration. I also declare that the measures are progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid down in the Programme, and that the supporting documents are, and will remain, available as provided for in Article 44 of the Sectoral Agreement. I declare that: 1. The listing of expenditure is exact. It is based on accounts at the level of individual operations and supported by documentary evidence. 2. Payments to the recipients were made without any specific charge, deduction or withholding of any amount which might reduce the amount of financial assistance to which they are entitled. 3. I have checked that the expenditure declared eligible has been carried out in compliance with the IPARD II programme, the Financing Agreement, the Commission Decision(s) referred to in Articles 48 and 49 of the Sectoral Agreement and the principles of sound financial management. 4. The declaration includes all debts which have been registered for less than two years. The total amount of these debts at the end of the year to which this declaration refers amounts to ………. euros. 5. The volume of Union funds in the IPARD euro account as at the end of the year to which this declaration refers amounts to ……….………. euros, out of which the interest accrued during the years amounts to ……..………. euros. 6. Conversions between national currency and euro have been carried out in conformity with the provision of Article 42 of the Sectoral Agreement. 7. The acceptance information, as referred to in Article 46 of the Sectoral Agreement, has been certified and transmitted to the Commission on time. 8. The form and the content of the annual accounts, as referred to in Article 45 of the Sectoral Agreement, and the accounting information, as referred to in Article 47 of the Sectoral Agreement, have been established in accordance with internationally accepted accounting principles. 9. The supporting documents are, and will remain, available as provided for in Article 46 of the Sectoral Agreement. They are open to verification. This declaration of accounts contains …… numbered pages. This declaration has been made by: ……………………….………………………………. (Date, stamp and signature of the Head of the National Fund) The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by: ……………………………………. (Date(s), stamp(s) and signature(s) of the Accountant of the IPARD Agency and/or the National Fund) Certified by: ………………………………………………………….……………………. (Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Montenegro) Done at ………………………………..………….., ………...……………………….. (Date) Strana 41 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 41 FORM D 2 - ANNUAL DECLARATION OF ACCOUNTS FOR FINANCIAL YEAR (……..) IPARD II programme: ……………………….……………………….……………………… CCI Number: 2014ME06I4NP001 Measure European Union part that has been declared to the Commission in quarterly payment applications for the financial year (YEAR) in EUR to be filled in by Montenegro Investments in physical assets of agricultural holdings Support for the setting up of producer groups Investments in physical assets concerning processing and marketing of agricultural and fishery products Agri-environment-climate and organic farming measure Implementation of local development strategies - leader approach Investments in rural public infrastructure Farm diversification and business development Improvement of training Technical assistance Advisory services Establishment and protection of forests Total Total amount of outstanding debt at 31.12. (YEAR) Closing balance of the IPARD Euro-account at 31.12. (YEAR) Out of which interest accrued during the year Strana 42 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 42 ANNEX 7 PAYMENT FORECASTS FORECASTS OF THE AMOUNT TO BE PAID BY IPARD II TO BE SUBMITTED NOT LATER THAN 15 JANUARY AND 15 JULY Estimate of the amounts in euro to be paid by IPARD II in year 'N' for: Programme January - March April - June July - September October - December Estimate of the amounts in euro to be paid by IPARD II in year 'N+1' for: Programme January - March April - June July - September October - December Strana 43 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 43 ANNEX 8 INFORMATION AND COMMUNICATION ON SUPPORT FROM THE IPA II ASSISTANCE 1. LIST OF OPERATIONS The list of operations referred to in Article 29(3) shall contain the following data fields:  recipient name (only of legal entities; no natural persons shall be named),  operation name,  operation summary,  operation start date,  operation end date (expected date for physical completion or full implementation of the operation),  total eligible expenditure allocated to the operation,  Union co-financing rate, as per priority axis,  operation postcode; or other appropriate location indicator,  country,  name of category of intervention for the operation,  date of last update of the list of operations. The headings of the data fields shall be provided in English. 2. INFORMATION AND COMMUNICATION MEASURES FOR THE PUBLIC Montenegro, the operating structure and the recipients shall take the steps necessary to provide information to, and communicate with, the public on operations supported by an IPARD II programme. 2.1. Responsibilities of Montenegro and the operating structure 1. Montenegro and the operating structure shall ensure that the information and communication measures are implemented in accordance with the plan of visibility and communication activities and that those measures aim for the widest possible media coverage using various forms and methods of communication at the appropriate level. 2. Montenegro or the operating structure shall be responsible for at least the following information and communication measures: a. organising a major information activity publicising the launch of the programme or programmes, even prior to the approval of the relevant plan of visibility and communication activities; b. organising one major information activity a year which promotes the funding opportunities and the strategies pursued and presents the achievements of the programme or programmes, including project examples; c. displaying the Union emblem at the premises of each entity of the operating structure; d. publishing electronically the list of operations in accordance with Section 1 of this Annex; e. giving examples of operations, by programme, on the single website or on the programme's website that is accessible through the single website portal; the examples should be in English and in the national language of Montenegro; f. updating information about the programme's implementation, including, when appropriate, its main achievements, on the single website or on the programme's website that is accessible through the single website portal. 3. The operating structure shall involve relevant stakeholders in information and communication measures. These bodies shall widely disseminate the information described in Article 29(1). 2.2. Responsibilities of the recipients 1. All information and communication measures provided by the recipient shall acknowledge support from the Funds to the operation by displaying: a. the Union emblem in accordance with the technical characteristics laid down in the relevant implementing act adopted by the Commission1, together with a reference to the Union; b. a reference to the Fund or Funds supporting the operation. 2. During implementation of an operation, the recipient shall inform the public about the support obtained from the Funds by: a. providing on the recipients' website, where such a website exists, a short description of the operation, proportionate to the level of support, including its aims and results, and highlighting the financial support from the Union; b. placing, for operations not falling under points 4 and 5, at least one poster with information about the project (minimum size A3), including the financial support from the Union, at a location readily visible to the public, such as the entrance area of a building. 3. Any document, relating to the implementation of an operation which is used for the public or for participants, including any attendance or other certificate, shall include a statement to the effect that the operational programme was supported by the Fund or Funds. 1 Commission Implementing Regulation (EU) No 821/2014 of 28 July 2014 laying down rules for the application of Regulation (EU) No 1303/2013 of the European Parliament and of the Council as regards detailed arrangements for the transfer and management of programme contributions, the reporting on financial instruments, technical characteristics of information and communication measures for operations and the system to record and store data (OJ L 233, 29.7.2014, p. 7). Strana 44 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 44 4. Where an operation under an IPARD programme results in an investment (for example, on a farm or on food enterprise) the total public support of which exceeds EUR 20 000, the recipient shall place an explanatory plaque. An explanatory plaque shall also be installed in the premises of the local action groups financed by LEADER. 5. The recipient shall put up, at a location readily visible to the public, a temporary billboard of a significant size for each operation consisting of the financing of infrastructure or construction operations for which the total public support to the operation exceeds EUR 100 000. No later than three months after completion of such an operation, the recipient shall put up a permanent plaque or billboard of significant size at a location readily visible to the public for each operation that fulfils the following criteria: a. the total public support to the operation exceeds EUR 100 000; b. the operation consists of the purchase of a physical object or of the financing of infrastructure or of construction operations. This billboard shall state the name and the main objective of the operation and highlight the financial support provided from the Union. The billboards, posters, (explanatory) plaques and websites, as mentioned under 4. and 5., shall carry a description of the project/operation and indicating that the project has been supported by IPARD and including the Union emblem. That information shall take up at least 25% of the billboard, plaque or webpage. It shall be prepared in accordance with the technical characteristics laid down in the relevant implementing act adopted by the Commission1. 3. INFORMATION MEASURES FOR POTENTIAL RECIPIENTS AND RECIPIENTS 3.1. Information measures for potential beneficiaries 1. The operating structure shall ensure, in accordance with the plan of visibility and communication activities, that the programme's strategy and objectives, and the funding opportunities offered through joint support from the Union and the IPA II recipient, are disseminated widely to potential beneficiaries and all interested parties, with details of the financial support from the Funds concerned. 2. The operating structure shall ensure that potential recipients have access to the relevant information, including updated information where necessary, and taking into account the accessibility of electronic or other communication services for certain potential recipients, on at least the following: a. the funding opportunities and the launching of application calls; b. the eligibility of expenditure conditions to be met in order to qualify for support under an IPARD II programme; c. a description of the procedures for examining applications for funding and of the time periods involved; d. the criteria for selecting the operations to be supported; e. the contacts at national, regional or local level that are able to provide information on the programmes; f. the responsibility of potential recipients to inform the public about the aim of the operation and the support from the Funds to the operation in accordance with point 2.2. The operating structure may request potential recipients to propose indicative communication activities, proportional to the size of the operation, in the applications. 3.2. Information measures for recipients 1. The operating structure shall inform recipients that acceptance of funding constitutes an acceptance of their inclusion in the list of operations published in accordance with Article 29(2) of this Agreement. 2. The operating structure shall provide information and communication tools, including templates in electronic format, to help recipients to meet their obligations set out in point 2.2, where appropriate. 4. ELEMENTS OF THE PLAN OF VISIBILITY AND COMMUNICATION ACITIVITES The plan of visibility and communication activities drawn up by the operating structure and, where appropriate, by Montenegro shall include the following elements: 1. a description of the approach taken, including the main information and communication measures to be taken by Montenegro or the operating structure and aimed at potential recipients, recipients, multipliers and the wider public, having regard to the aims described in Article 29 of this Agreement; 2. a description of materials that will be made available in formats accessible for people with disabilities; 3. a description of how recipients will be supported in their communication activities; 4. the indicative budget for implementation of the plan of visibility and communication activities; 5. a description of the administrative bodies, including the staff resources, responsible for implementing the information and communication measures; 6. the arrangements for the information and communication measures referred to in point 2, including the website or website portal at which such data may be found; 7. an indication of how the information and communication measures shall be assessed in terms of visibility and awareness of policy, programmes and operations, and of the role played by the Funds and the Union; 8. where appropriate, a description of the use of the main results of the previous IPARD II programme; 9. an annual update setting out the information and communication activities to be carried out in the following year. 1 Commission Implementing Regulation (EU) No 821/2014. Strana 45 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 45 ANNEX 9 LIST OF ALL PAYMENTS MADE IN THE FINANCIAL YEAR 20XX FOR IPARD II PROGRAMME IN MONTENEGRO Measure Contract reference Payment request reference Date of receipt of the payment request Payment order date NF IPARD II EURO Account IPARD II Agency Payment account Amount of expenditure declared in the D2 for the payment (EUR) Number of days elapsed between the receipt of the payment request and issuing of the payment order Comments and explanations for the excess of the 6 month deadline if applicable Payment date Payment amount (EUR) Payment date Payment amount (National currency) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 FINANCIAL YEAR 20 TOTAL *Please use the following formatting for the fields: date - "DD/MM/YYYY" and amount - "999.999,99" Strana 45 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 45 SEKTORSKI SPORAZUM IZMEĐU VLADE CRNE GORE I EVROPSKE KOMISIJE KOJIM SE UTVRĐUJU PRAVILA ZA UPRAVLJANJE I SPROVOĐENJE FINANSIJSKE POMOĆI UNIJE CRNOJ GORI U OKVIRU INSTRUMENTA PRETPRISTUPNE PODRŠKE ZA OBLAST POLITIKE „POLJOPRIVREDA I RURALNI RAZVOJ” (IPARD) Strana 46 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 46 Evropska komisija (u daljem tekstu: Komisija), koja predstavlja i zastupa Evropsku uniju s jedne strane, i Vlada Crne Gore, koja predstavlja i zastupa Crnu Goru, s druge strane, U daljem tekstu: „ugovorne strane“, Strana 47 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 47 S obzirom da: 1) Dana 11. marta 2014. godine, Evropski parlament i Savjet usvojili su Uredbu (EU) br.231/2014 o uspostavljanju instrumenta pretpristupne podrške1 (u daljem tekstu: “Uredba IPA II”). Ovaj instrument predstavlja pravni osnov za pružanje finansijske pomoći korisnicima iz Aneksa I uz Uredbu IPA II kako bi im se pružila podrška u procesu usvajanja i sprovođenja reformi u različitim sektorima, uključujući poljoprivredni sektor, kako bi se uskladili sa vrijednostima Unije i postepeno se uskladili sa pravilima, standardima, politikama i praksama Unije, sa ciljem članstva u Uniji. 2) Dana 2. maja 2014. godine Komisija je usvojila Uredbu o sprovođenju (EU) br. 447/20142 kojom se propisuju odredbe o upravljanju i kontroli (u daljem tekstu “Uredba o sprovođenju IPA II”) . 3) U skladu sa članom 5 Uredbe o sprovođenju IPA II, okvirni sporazumi se mogu dopunjavati sektorskim sporazumima, kojima se utvrđuju posebne odredbe za upravljanje i sprovođenje podrške u okviru IPA II u posebnim oblastima politika ili programima. 4) Crna Gora ima pravo na podršku u okviru Uredbe o IPA II. 5) Dana 4. juna 2015. godine zaključen je okvirni sporazum između Crne Gore i Komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Unije u okviru instrumenta IPA II (u daljem tekstu: Okvirni sporazum). 6) Crna Gora treba da sprovodi programe ruralnog razvoja, na osnovu indirektnog upravljanja u skladu sa članom 58(1)(c) Uredbe (EU, EURATOM) broj 966/2012 Evropskog parlamenta i Savjeta3, koji treba da propišu mjere koje će se finansirati kroz podršku IPA II. Odabrane mjere moraju biti slične onima koje su definisane Uredbom (EU) br.1305/2013 Evropskog parlamenta i Savjeta4. 7) Neki djelovi Okvirnog sporazuma ne sadrže dovoljno detalja o pravilima sprovođenja programa za podršku ruralnog razvoja. Stoga je potrebno propisati dodatna pravila o sprovođenju i upravljanju podrškom u oblasti poljoprivrede i ruralnog razvoja u okviru IPA II u Sektorskom sporazumu u skladu sa članom 9 Okvirnog sporazuma. 8) S obzirom da Sektorski sporazum treba da dopunjava Okvirni sporazum, struktura ovog Sporazuma je u skladu sa strukturom Okvirnog sporazuma, SPORAZUMJELE SU SE O SLJEDEĆEM: 1. ODJELJAK I: OPŠTE ODREDBE ČLAN 1 PREDMET Ovaj Sporazum propisuje posebne odredbe za upravljanje i sprovođenje podrške u oblasti politike poljoprivrede i ruralnog razvoja u okviru IPA II (IPARD II) u skladu sa članom 9 Okvirnog sporazuma. Ovaj Sporazum dopunjava Okvirni sporazum zaključen sa Crnom Gorom u skladu sa članom 5 (1) i (2) Uredbe o sprovođenju IPA II. U slučaju konflikta između ovog sporazuma i Okvirnog sporazuma, odredbe Okvirnog sporazuma imaju veću pravnu snagu. ČLAN 2 USKLAĐENOST SA SPORAZUMIMA 1. Crna Gora će preduzeti sve neophodne korake da obezbijedi adekvatnu realizaciju svih aktivnosti podrške i olakša sprovođenje IPARD II programa u skladu sa Okvirnim sporazumom i ovim sporazumom (u daljem tekstu: Sporazumi). Crna Gora je dužna da poštuje IPARD II program i Finansijski sporazum iz člana 3 ovog Sporazuma. 2. U slučaju konflikta između Sporazuma i IPARD II programa, odredbe Sporazuma imaju veću pravnu snagu. ČLAN 3 FINANSIJSKE ODLUKE I FINANSIJSKI SPORAZUMI Nakon stupanja na snagu Okvirnog sporazuma i ovog Sporazuma i nakon što Komisija usvoji odluku o finansiranju kojom se odobrava IPARD II program, zaključuje se Finansijski sporazum u skladu sa članom 6 (3) Uredbe o sprovođenju IPA II. Finansijskim sporazumom utvrđuje se lista višegodišnjih pravnih obaveza i period važenja istih, raspodijeljenih na nekoliko godina u godišnjim ratama. Finansijski sporazum se revidira na godišnjoj osnovi kako bi uzeo u obzir iznose predviđene budžetom Unije i, gdje je to potrebno, da se razmotre izmjene i dopune Sporazuma. ČLAN 4 KONZISTENTNOST SA OSTALIM INSTRUMENTIMA 1. Pored člana 5 (1) (b) Okvirnog sporazuma, Komisija i Crna Gora treba da obezbijede konzistentnost i koordinaciju pomoći u okviru i između IPARD II programa, ostalih oblasti politike u okviru Uredbe o IPA II i pomoći Evropske investicione banke (EIB) i ostalih međunarodnih finansijskih instrumenata, na nivou planiranja, programiranja i sprovođenja. 2. Svako preklapanje između akcija koje pokriva podrška u okviru različitih IPA oblasti politika treba izbjegavati. ODJELJAK II: PRAVILA INDIREKTNOG UPRAVLJANJA OD STRANE CRNE GORE 1 Uredba (EU) broj 231/2014 Evropskog parlamenta i Savjeta od 11.marta 2014. godine o uspostavljanju Instrumenta pretpristupne podrške (IPA II) (SL L 77, 15.3.2014, str. 11). 2 Uredba Komisije o sprovođenju (EU) broj 447/2014 od 2.maja 2014. godine o posebnim pravilima za sprovođenje Uredbe (EU) broj 231/2014 Evropskog parlamenta i Savjeta o uspostavljanju Instrumenta pret-pristupne podrške (IPA II) (SL L 132, 3.5.2014, str. 32). 3 Uredba (EU, EURATOM) Broj 966/2012 Evropskog parlamenta i Savjeta od 25.oktobra 2012. godine o finansijskim pravilima koja se primjenjuju na opšti budžet Unije i stavljanju van snage Uredbe Savjeta (EC, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298, 26.10.2012, str. 1). 4 Uredba (EU) Evropskog parlamenta i Savjeta broj 1305/2013 od 17. decembra 2013. godine o podršci za ruralni razvoj Evropskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj (EAFRD) i stavljanju van snage Uredbe Savjeta (ES) Broj 1698/2005 (SL L 347, 20.12.2013, str. 487). Strana 48 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 48 GLAVA 1: USPOSTAVLJANJE SISTEMA UPRAVLJANJA I KONTROLE ČLAN 5 PRINCIPI SPROVOĐENJA Sprovođenje IPARD II programa Crna Gora vrši na osnovu indirektnog upravljanja. ČLAN 6 FUNKCIJE I ZAJEDNIČKE ODGOVORNOSTI STRUKTURA, ORGANA I TIJELA Strukture, organi i tijela navedena u članu 10(1)(c) i članu 10(2) Okvirnog sporazuma se uspostavljaju formalnim aktom i vrše funkcije i odgovornosti kao što je propisano Aneksom 1 ovog Sporazuma. ČLAN 7 FUNKCIJE I ODGOVORNOSTI NACIONALNOG SLUŽBENIKA ZA OVJERAVANJE 1. Nacionalni službenik za ovjeravanje (u daljem tekstu: NAO) odgovoran je za uspostavljanje strukture upravljanja kao što je to propisano članom 10(2) Okvirnog sporazuma. 2. Pored Klauzule 2 Aneksa A Okvirnog sporazuma, NAO ima funkciju jedinog sagovornika s Komisijom za sva pitanja vezana za IPARD u pogledu: a. distribucije dokumenata i smjernica Unije koje se odnose na sistem upravljanja i kontrole i svih drugih tijela odgovornih za njihovu implementaciju kao i usklađenu primjenu; b. podnošenja zahtjeva za povjeravanje zadataka izvršenja budžeta iz člana 13(1) Okvirnog sporazuma; c. dostupnosti Komisiji kompletne evidencije svih računovodstvenih informacija potrebnih za svrhe statistike i kontrole. 3. NAO je dužan da izvrši procjenu svih predloženih izmjena vezanih za proces implementacije i plaćanja od strane operativne strukture i upravljačke strukture. NAO obavještava Komisiju, i dostavlja primjerak izvještaja Revizorskom tijelu, o svim bitnim promjenama, uključujući procjenu, odgovarajuća objašnjenja, opravdanja i prateću dokumentaciju na pregled i saglasnost prije njihove primjene. ČLAN 8 FUNKCIJE I ODGOVORNOSTI UPRAVLJAČKOG TIJELA (1) Upravljačko tijelo odgovorno je za pripremu i sprovođenje IPARD II programa u skladu sa Aneksom 1 ovog Sporazuma. (2) Upravljačko tijelo vrši svoje funkcije u cilju efektivne realizacije IPARD II programa. U skladu sa članom 10, (1),(c) Okvirnog sporazuma, takođe je odgovorno za: (a) pripremu IPARD II programa i svih njegovih izmjena, uključujući i one koje je Komisija tražila; (b) mogućnost kontrole i provjere mjera, koje se definišu u okviru IPARD II programa u saradnji sa IPARD Agencijom; (c) odabir mjera u okviru svakog poziva za dostavljanje zahtjeva za IPARD II program i njihov vremenski raspored, uslova prihvatljivosti i raspodjela finansijskih sredstava po mjeri, po pozivu. Odluke se donose u dogovoru sa IPARD Agencijom; (d) uspostavljanje i ažuriranje adekvatne pravne osnove za za sprovođenje IPARD II na nivou države; (e) pružanje pomoći u radu IPARD II odbora za monitoring, kao što je navedeno u članu 52 ovog Sporazuma, naročito obezbjeđivanjem dokumenata neophodnih za nadgledanje kvaliteta realizacije IPARD II programa. (3) Upravljačko tijelo, u skladu sa Klauzulom 4 (3)(a)(i) Aneksa A Okvirnog sporazuma, uspostavlja sistem izvještavanja i informisanja za prikupljanje finansijskih i statističkih informacija o napretku ostvarenom u IPARD II programu, takođe na osnovu informacija koje obezbjeđuje IPARD Agencija, i dostavlja ove podatke IPARD II odboru za nadgledanje, u skladu sa dogovorom između Crne Gore i Komisije, koristeći, gdje god je to moguće, kompjuterizovani sistem koji omogućava razmjenu podataka sa Komisijom i koji je povezan za sistemom informisanja i izvještavanja koji je uspostavio NAO u skladu sa Klauzulom 2(4)(f) Aneksa A Okvirnog sporazuma. Sistem izvještavanja i informisanja treba da doprinese izradi godišnjih i završnih izvještaja o sprovođenju iz člana 59 ovog Sporazuma. (4) Upravljačko tijelo predlaže izmjene IPARD II programa Komisiji, i dostavlja primjerak Nacionalnom koordinatoru za IPA (u daljem tekstu „NIPAK“), nakon konsultacija sa IPARD Agencijom, i nakon dogovora sa IPARD II odborom za nadgledanje. Upravljačko tijelo je dužno da osigura da su relevantni organi obaviješteni o potrebi vršenja odgovarajućih administrativnih izmjena kada su takve izmjene potrebne na osnovu odluke Komisije da izvrši izmjenu IPARD II programa. (5) Upravljačko tijelo svake godine izrađuje akcioni plan za aktivnosti predviđene u okviru mjere Tehničke pomoći koja se podnosi IPARD II odboru za nadgledanje na saglasnost. (6) Kako je navedeno u Klauzuli 4(3)(a)(iv) Aneksa A Okvirnog sporazuma, Upravljačko tijelo priprema plan evaluacije u skladu sa članom 56 ovog Sporazuma. Plan se dostavlja IPARD II odboru za nadgledanje kako je propisano članom 52 ovog Sporazuma najkasnije godinu dana nakon što Komisija usvoji IPARD II program. Upravljačko tijelo izvještava IPARD II odbor za nadgledanjenadgledanje i Komisiju o napretku ostvarenom u sprovođenju plana evaluacije. (7) Upravljačko tijelo priprema koherentan plan aktivnosti vezan za vidljivost i komunikaciju u skladu sa članom 24 Okvirnog sporazuma i konsultuje se i obavještava Komisiju, uz savjete IPARD II odbora za nadgledanje. Plan naročito sadrži pregled preduzetih incijativa i onih koje će se tek preduzeti u pogledu informisanja opšte javnosti o ulozi koju Unija ima u IPARD II programu i njegovim rezultatima. (8) Kada dio svojih zadataka prenosi na drugo tijelo, Upravljačko tijelo zadržava punu odgovornost za upravljanje i sprovođenje tih zadataka u skladu sa principima dobrog finansijskog upravljanja. ČLAN 9 FUNKCIJE I ODGOVORNOSTI IPARD AGENCIJE (1) IPARD Agenciji se dodjeljuju funkcije i odgovornosti u skladu sa Aneksom I. U skladu sa članom 10(1) Okvirnog sporazuma, IPARD Agencija takođe je odgovorna i za: a. davanje potvrde Upravljačkom tijelu o mogućnosti kontrole i provjere mjera mjera u okviru IPARD II programa; b. pripremu poziva za dostavljanje zahtjeva i objavljivanje uslova i kriterijuma prihvatljivosti uz prethodnu saglasnost Upravljačkog tijela o pitanjima iz člana 8(2)(c) ovog Sporazuma; c. odabir projekata za realizaciju; d. propisivanje ugovornih obaveza u pisanoj formi između IPARD Agencije i korisnika, uključujući informacije o mogućim sankcijama u slučaju nepoštovanja tih obaveza i, ukoliko je potrebno, izdavanje odobrenja za početak rada. IPARD Agencija može da nastavi da ugovara ili da stupa u ugovorne obaveze na osnovu ovog Sporazuma za posebnu mjeru do dana kada Strana 49 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 49 Crna Gora počne da ugovara ili da stupa u ugovorne obaveze za tu mjeru na osnovu bilo kojeg nasljednika IPARD II programa; e. praćenje aktivnosti kako bi se osigurao napredak projekata koji se realizuju; f. izvještavanje o napretku mjera koje se sprovode u odnosu na indikatore; g. obezbjeđivanje da je korisnik svjestan doprinosa Unije projektu; h. izvještavanje o nepravilnostima na nacionalnom nivou; i. obezbjeđivanje da NAO, upravljačka struktura i Upravljačko tijelo dobiju sve potrebne informacije za obavljanje svojih zadataka; j. obezbjeđivanje usklađenosti sa obavezama koje se tiču javnosti iz člana 23 Okvirnog sporazuma. (2) U pogledu investiranja u infrastukturne projekte takvog tipa od kojeg se obično očekuje generisanje značajnog neto prihoda, IPARD Agencija će prije ulaska u ugovorne aranžmane sa potencijalnim korisnikom procijeniti da li projekat spada u takav tip projekata. Kada se može zaključiti da spada, IPARD Agencija će obezbijediti da javna pomoć iz svih izvora ne prelazi 50% ukupnih troškova vezanih za projekat i za koje se smatra da ispunjavaju uslove za sufinansiranje Unije. (3) IPARD Agencija će osigurati da za svaki projekat u okviru IPARD II Programa akumulacija javne pomoći dodijeljene iz svih izvora ne prelazi maksimalne nivoe javnih troškova propisane članom 32. GLAVA 2: SISTEMI KONTROLE ČLAN 10 OPŠTE ODREDBE O ZAHTJEVIMA ZA PODRŠKU, ZAHTJEVIMA ZA ISPLATU I OSTALIM IZJAVAMA (1) Crna Gora je dužna da uspostavi odgovarajuće procedure za podnošenje zahtjeva za podršku, zahtjeva za isplatu i drugih izjava vezanih za mjere ruralnog razvoja. (2) Rezultati administrativne i terenske provjere procjenjuju se kako bi se utvrdilo da li postoji rizik da druge slične aktivnosti, korisnici i druga tijela nisu u skladu sa kriterijumima prihvatljivosti i bilo kojim drugim važećim obavezama propisanim Sporazumima i IPARD II programom, kao i da se utvrdi da li se primjenjuje neophodan nivo kontrole i da li su potrebne korektivne i preventivne radnje. (3) Gdje se mogu primijeniti, administrativne i terenske provjere o prihvatljivosti uzimaju u obzir i sumnjive slučajeve neusklađenosti koje su prijavile druge službe, tijela ili organizacije. ČLAN 11 ADMINISTRATIVNE PROVJERE (1) Administrativne provjere vrše se na svim zahtjevima za podršku, zahtjevima za isplatu i drugim izjavama koje je podnosilac zahtjeva dužan da dostavi i obuhvataju sve elemente koji se mogu provjeriti i koji se provjeravaju putem administrativnih provjera. Procedure zahtijevaju evidentiranje izvršene provjere, rezultate provjere i mjere koje su preduzete u slučaju odstupanja. (2) Administrativne provjere zahtjeva za podršku će osigurati usklađenost aktivnosti sa važećim obavezama propisanim Sporazumima, uključujući i one propisane drugim obavezujućim standardima i zahtjevima. Provjere naročito treba da obuhvate: (a) prihvatljivosti aktivnosti za koju se podrška traži; (b) kriterijume prihvatljivosti propisane IPARD II programom, obaveze i drugih dužnosti za aktivnosti za koje se traži podrška; (c) usklađenost sa kriterijumima odabira; (d) prihvatljivost troškova aktivnosti; (e) usklađenost aktivnosti za koju se podrška traži u odnosu na važeća nacionalna i pravila Unije, naročito i gdje je to potrebno, javnim nabavkama, javnoj pomoći i drugim odgovarajućim obaveznim standardima utvrđenim nacionalnim zakonodavstvom ili Sporazumima (uključujući IPARD II program); (f) opravdanosti predloženih troškova koji se procijenjuju uz pomoć odgovarajućeg sistema procjene, kao što su sistem referentnih troškova, standardni jedinični troškovi, poređenje različitih ponuda ili odbor za evaluaciju; (g) pouzdanost podnosioca zahtjeva, u odnosu na bilo koju informaciju treće strane, kao što je sudska odluka, pokrenut krivični postupak od strane državnog tužioca ili pokrenut postupak stečaja. (3) Administrativne provjere zahtjeva za isplatu obuhvataju provjeru sljedećeg: (a) isporuke roba i usluga koje su sufinansirane. Ugovorno tijelo može kvalifikovati ugovorno pretfinansiranje kao prihvatljiv trošak u iznosu do 10% vrijednosti ugovora. (b) realnosti prijavljenih troškova, (c) završene aktivnosti i ispunjavanja uslova u odnosu na aktivnost za koju je zahtjev za podršku podnijet i odobren. (d) opravdanost prijavljenih troškova i izvršenih plaćanja, koji se ocjenjuju pomoću odgovarajućeg sistema procjene. (4) Administrativne provjere obuhvataju procedure kojima se izbjegava dvostruko finansiranje sa drugim programima Unije ili nacionalnim šemama. Kada postoje finansiranja iz drugih izvora, ove provjere treba da osiguraju da ukupna primljena podrška ne prelazi maksimalno dozvoljene limite pomoći. (5) Administrativne provjere vrše se i na dokumentima iz člana 36(7). (6) Sumnje o nepravilnostima moraju biti praćene odgovarajućim upravnim postupkom. ČLAN 12 PROVJERE NA TERENU (1) Provjere na terenu vrše se na svim zahtjevima za podršku i zahtjevima za isplatu koje je korisnik dužan da dostavi i obuhvataju sve elemente koji se mogu provjeriti tokom provjere. Međutim, u izuzetnim slučajevima, koji se adekvatno evidentiraju i obrazlažu , Crna Gora može odlučiti da joj provjera na terenu nije potrebna. (2) Provjere na terenu mogu se unaprijed najaviti pod uslovom da to ne ugrožava njihovu svrhu. Ukoliko se najava daje više od 48 časova unaprijed, onda je treba ograničiti na neophodni minimum, zavisno od prirode mjere i aktivnosti koja se sufinansira. (3) Gdje je primjenljivo, provjere na terenu propisane ovim Sporazumom vrše se u isto vrijeme kada i druge provjere predviđene zakonima Unije ili nacionalnim zakonom. Trajanje kontrola je strogo ograničeno na minimalni potrebni vremenski period. (4) Kontrolori koji vrše provjeru na terenu ne smiju biti uključeni u administrativne provjere za iste zahtjeve. (5) Finansijski sporazum zaključen između Komisije i Crne Gore ili njegove izmjene, može propisati da određena mjera podliježe terenskim provjerama na osnovu uzorka. U tom slučaju, Finansijski sporazum propisuje minimalnu veličinu uzorka, kriterijume koji će Strana 50 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 50 primjenjivati za odabir uzorka i kako će se povećavati veličina uzorka u slučaju da provjere ukazuju na visoku stopu učestalosti nepravilnosti. ČLAN 13 SADRŽAJ PROVJERA NA TERENU (1) Provjerama na terenu potvrđuje se da se aktivnost sadržana u zahtjevu primjenjuje i realizuje u skladu za važećim pravilima i obuhvata sve kriterijume prihvatljivosti, obaveze i ostale dužnosti vezane za uslove za dobijanje podrške, koji se mogu provjeriti u vrijeme provjere. Provjerama se obezbjeđuje da je aktivnost prihvatljiva. (2) Provjere na terenu potvrđuju tačnost podataka podnijetih od strane korisnika u odnosu na dostavljenu dokumentaciju. Ovo uključuje provjeru da za prijave i zahtjeve za isplatu koje je korisnik dostavio postoji računovodstvena ili druga dokumentacija, uključujući, po potrebi, provjeru tačnosti podataka u zahtjevima za isplatu na osnovu podataka ili dokumentacije koju posjeduje treća strana. (3) Provjere na terenu potvrđuju da je svrha ili namjeravana svrha aktivnosti u skladu sa svrhom navedenom u zahtjevu za podršku i u zahtjevu za koji je podrška odobrena. Provjera na terenu uključuje i posjetu mjestu gdje je aktivnost realizovana, ili, ukoliko je akt ivnost nematerijalna, posjetu promoteru aktivnosti. ČLAN 14 EX-POST PROVJERE (1) Ex-post provjere vrše se na investicionim aktivnostima kako bi se potvrdilo da se poštuju obaveze iz člana 33 (6) ovog Sporazuma ili IPARD II programa. (2) Kontrolori za ex-post provjere ne smiju biti uključeni ni u kakve ex-ante provjere iste investicione aktivnosti, osim ako drugi kontrolori nijesu izvršili barem jednu provjeru na terenu u međuvremenu. (3) Ex-post provjere će se vršiti u roku od 5 godina od dana završnog plaćanja prema korisniku. Sve investicije se provjeravaju najmanje jednom tokom petogodišnjeg perioda. (4) Ex-post provjere izvršene tokom perioda od pet godina, zasnivaju se na analizi rizika i finansijskom uticaju različitih aktivnosti, grupa aktivnosti ili mjera. (5) Uzorak odobrenih aktivnosti koje se kontrolišu u skladu sa stavovima 3 i 4 treba da uzme u obzir naročito: (a) potrebu da se provjeri odgovarajuća kombinacija vrsta i obima aktivnosti, (b) da su faktori rizika identifikovani tokom nacionalnih ili provjera Unije, (c) potrebu da se održi ravnoteža između mjera. ČLAN 15 IZVJEŠTAJ O PROVJERI (1) Svaka provjera na terenu u okviru ove Glave je predmet izvještaja o provjeri, koji omogućava da se preispitaju detalji izvršene provjere. Izvještaj naročito sadrži: (a) provjerene mjere i zahtjeve za podršku ili zahtjeve za isplatu; (b) osobe prisutne tokom provjere; (c) da li je korisnik obaviješten o provjeri, i ako jeste, vremenski period prije obavještenja; (d) rezultate provjere, i, gdje je primjenjivo, neka posebna zapažanja; (e) sve dodatne mjere kontrole koje treba da se izvrše. (2) U slučaju provjere na terenu, korisniku se omogućava da potpiše izvještaj u toku kontrole, da korisnik potvrdi svoje prisustvo i da navede zapažanja. Gdje se utvrdi neusklađenost, korisnik će dobiti kopiju izvještaja o kontroli. (3) Stav (1) i drugi podstav stava (2) primjenju se mutatis mutandis u ex-post kontrolama u okviru ove Glave. ČLAN 16 MJERE VEZANE ZA POVRŠINU (1) Za potrebe ove Glave, „mjere vezane za površinu“ su mjere za koje se podrška daje na osnovu veličine površine koja je prijavljena. (2) Ne dovodeći u pitanje članove 11(1) i 12, provjere mjera vezanih za površinu moraju se vršiti u skladu sa pravilima propisanim članovima od 17 do 22. ČLAN 17 ADMINISTRATIVNE PROVJERE MJERA VEZANIH ZA POVRŠINU (1) Administrativne provjere omogućavaju identifikovanje neusklađenosti. Provjere obuhvataju sve elemente koji su mogući i prikladni za kontrolu putem administrativne provjere, sa ciljem da se utvrdi da su: (a) kriterijumi prihvatljivosti, obaveze i druge dužnosti ispunjeni; (b) nema dvostrukog finansiranja preko drugih šema Unije; (c) zahtjevi za podršku i zahtjevi za isplatu potpuni i podneseni u propisanom roku i, gdje je primjenjivo, da je prateća dokumentacija dostavljena i da dokazuje prihvatljivost; (d) u skladu sa dugoročnim obavezama, gdje je to potrebno. (2) Po potrebi, administrativne provjere uključuju i unakrsne provjere poljoprivrednih parcela navedenih u zahtjevu za podršku i/ili zahtjevu za isplatu i podataka iz informacionog sistema o poljoprivrednim parcelama za predmetnu parcelu, kako bi se potvrdila prihvatljivost površine kao takve; (3) Pokazatelji neusklađenosti koji su rezultat unakrsne provjere moraju biti praćeni odgovarajućim administrativnim postupkom i, po potrebi, provjerom na terenu. ČLAN 18 ELEMENTI PROVJERE NA TERENU MJERA VEZANIH ZA POVRŠINU (1) Provjere na terenu vrše se na svim poljoprivrednim parcelama za koje je tražena podrška. (2) Provjere na terenu obuhvataju mjerenja površina i provjeru kriterijuma prihvatljivosti, obaveza i drugih dužnosti korisnika u okviru određenih mjera. ČLAN 19 MJERENJE POVRŠINA (1) Mjerenje površina poljoprivredne parcele kao dijela provjere na terenu vrši se na svim poljoprivrednim parcelama za koje je podnijeta zahtjev za podršku i/ili zahtjev za isplatu. (2) Finansijski sporazum zaključen između Komisije i Crne Gore, ili neka dopuna istog, može propisati da se stvarno mjerenje površine poljoprivredne parcele kao dijela postupka provjera na terenu ograniči na slučajno odabrani uzorak parcela. Ukoliko je to slučaj, Finansijski Strana 51 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 51 sporazum takođe propisuje minimalnu veličinu uzorka. Ukoliko se provjerom uzorka utvrde neusklađenosti, sve poljoprivredne parcele se moraju mjeriti, ili se zaključci iz izmjerenog uzorka ekstrapoliraju. (3) Površine poljoprivrednih parcela mjere se bilo kojim načinom kojim se dokazano potvrđuju mjerenja kvaliteta koji je najmanje jednako vrijedan kvalitetu predviđenom Globalnom navigacionom satelitskom sistemu (u daljem tekstu: GNSS) ili orto-fotografiji. (4) Jedinstveno odstupanje graničnog područja definiše se za sva mjerenja površina koja se provode korištenjem GNSS-a i/ili ortofotografija. U tu svrhu alati za mjerenje vrednuju se u odnosu na najmanje jednu kategoriju vrednovanja dozvoljenog odstupanja graničnog područja ispod jedinstvene vrijednosti. Međutim, jedinstvena vrijednost dozvoljenog odstupanja ne prelazi 1,25 m. Maksimalno odstupanje kod svake poljoprivredne parcele, ne smije, u apsolutnim vrijednostima, preći 1.0 ha. (5) Ukupna površina poljoprivredne parcele može se uzeti u obzir za mjerenje pod uslovom da je u potpunosti prihvatljiva. U ostalim slučajevima, u obzir se uzima samo neto prihvatljiva oblast. ČLAN 20 PROVJERA USLOVA PRIHVATLJIVOSTI I OBAVEZA MJERA VEZANIH ZA POVRŠINU (1) Provjere se vrše svim sredstvima koja omogućavaju kontrolu različitih obaveza i dužnosti korisnika. (2) Ako jedan metod kontrole nije dovoljan za potrebe iz stava (1), sistem kontrole je dužan da omogući nekoliko sredstava kontrole, koji zajedno, obezbjeđuju da se kontrola izvrši u skladu sa stavom (1). ČLAN 21 IZVJEŠTAJ O KONTROLI MJERA VEZANIH ZA POVRŠINU (1) Svaka provjere na terenu mjera vezanih za površinu je predmet izvještaja o kontroli, koji omogućava da se preispitaju detalji izvršene provjere i da se izvuku zaključci o ispunjenosti kriterijuma i obaveza. Izvještaj naročito sadrži: (a) provjerene mjere i zahtjeve za podršku ili zahtjeve za isplatu; (b) osobe prisutne tokom provjere; (c) provjerene poljoprivredne parcele, poljoprivredne parcele na kojima je vršeno mjerenje, uklučujući, gdje je to primjenjivo, rezultate mjerenja po mjerenoj parceli kao i korišćene metode mjerenja; (d) po potrebi, rezultate mjerenja nepoljoprivrednog zemljišta za koji se traži podrška u okviru mjera ruralnog razvoja i metoda mjerenja koja je korišćena; (e) da li je obavještenje o provjeri dato korisniku, i ako da, vremenski period prije obavještenja; (f) naznaka neke posebne mjere kontrole koja treba da se izvrši u kontekstu pojedinačnih mjera; (g) sve dodatne mjere kontrole koje treba da se izvrše; (h) naznake svake neusaglašenosti koja je identifikovana i koja zahtijeva praćenje u narednim godinama. (2) U slučaju provjere na terenu, korisniku se omogućava da potpiše izvještaj u toku provjere, da korisnik potvrdi svoje prisustvo i da navede zapažanja. Gdje se utvrde neusklađenosti, korisnik će dobiti kopiju izvještaja o kontroli. ČLAN 22 SMANJENJA I ISKLJUČENJA U VEZI VELIČINE POVRŠINE (1) Ukoliko se utvrdi da je izmjerena površina veća od one navedene u zahtjevu za plaćanje, površina navedena u zahtjevu uzima se kao osnova za obračun sredstava podrške. Ukoliko je površina koje je navedena u zahtjevu za plaćanje veća od onoga što je izmjereno, podrška se izračunava na osnovu izmjerene površine. Međutim, ukoliko je razlika između ukupne izmjerene površine i ukupne površine naznačene u zahtjevu za isplatu manja ili iznosi 0.1hektara, izmjerena površina smatra se istom kao i površine naznačene u zahtjevu za isplatu. Treći podstav se ne primjenjuje u slučajevima kada razlika iznosi više od 20% od površine naznačene u zahtjevu za isplatu. Ukoliko je postavljen maksimalni limit ili gornja granica za površinu koja je prihvatljiva za podršku, broj hektara navedenih u zahtjevu za isplatu smanjuje se do tog limita ili granice. (2) U slučaju iz drugog podstava stava (1), podrška se izračunava na osnovu izmjerene površine umanjene za dvostruki iznos razlike, ukoliko je ta razlika veća od ili 3% ili dva hektara, ali ne više od 20% od izmjerene površine. Ukoliko je razlika veća od 20% izmjerene površine, neće se odobriti sredstva za podršku. GLAVA 3: POSEBNE ODREDBE U VEZI SA POVJERAVANJEM ZADATAKA ZA IZVRŠENJE BUDŽETA CRNOJ GORI ČLAN 23 ZAJEDNIČKI ZAHTJEVI (1) U vrijeme slanja zahtjeva za povjeravanje zadataka izvršenja budžeta, strukture i organi sistema upravljanja i kontrole, kako je definisano Članovima 10 i 11 Okvirnog sporazuma, treba da imaju dobro definisanu administrativnu organizaciju i sistem internih provjera sa kompletnim internim pravilima postupka, jasnim institucionalnim i ličnim odgovornostima, koja ispunjavaju kriterijume propisane Aneksom B Okvrinog sporazuma i Aneksom 2 ovog Sporazuma u pogledu sljedećih oblasti: a. kontrolno okruženje; b. upravljanje rizicima; c. kontrolne aktivnosti; d. informacije i komunikacija; e. monitoring okvira interne kontrole. Za Upravljačko tijelo se ne primjenjuju kriterijumi propisani Aneksom B Okvirnog sporazuma i Aneksom 2 ovog Sporazuma koji se tiču upravljanja rizicima, kontrolnih aktivnosti i monitoringa okvira interne kontrole. Uloga Upravljačkog tijela u okviru mjere Tehničke pomoći, ako je primjenjivo, treba da bude opisana u IPARD II programu. (2) Crna Gora može propisati dodatne kriterijume koji uzimaju u obzir veličinu, odgovornosti i ostale posebne karakteristike sistema upravljanja i kontrole. (3) Nakon potpisivanja Okvirnog sporazuma i ovog Sporazuma, i nakon što Komisija usvoji odluku o finansiranju IPARD II programa, Komisiji se podnosi zahtjev za povjeravanje izvršenja budžeta i prateći aneksi. ČLAN 24 PRIPREME ZA PODNOŠENE ZAHTJEVA ZA POVJERAVANJE ZADATAKA IZVRŠENJA BUDŽETA (1) Prije podnošenja zahtjeva za povjeravanje zadataka izvršenja budžeta, NAO mora da se uvjeri da IPARD Agencija i administrativni i računovodstveni sistemi, sistemi plaćanja i interne kontrole Upravljačke strukture nude sljedeće garancije: Strana 52 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 52 (a) da su prihvatljivost zahtjeva i usklađenost sa Sporazumima provjerene prije potpisivanja ugovora s podnosiocima zahtjeva i obaveze evidentirane; (b) da je provjerena prihvatljivost zahtjeva za isplatu kao i njihova usklađenost sa Sporazumima prije odobravanja plaćanja; (c) da su izvršene obaveze i plaćanja precizno i u potpunosti evidentirani u računovodstvenim evidencijama; (d) da su izvršene provjere propisane Sporazumima; (e) da su neophodna dokumenta dostavljena u vremenskim rokovima i u formi propisanoj Sporazumima ili odobrenim procedurama; (f) da su dokumenta dostupna i da se čuvaju na način koji obezbjeđuje njihovu potpunost, ispravnost i čitljivost tokom vremena, uključujući i dokumenta u elektronskom formatu u okviru značenja Sporazuma. (2) Ukoliko se NAO ne uvjeri da upravljačka i operativna struktura ispunjava kriterijume propisane Aneksima A i B Okvirnog sporazuma i Aneksom 2 ovog Sporazuma, on će odgovarajućem tijelu dati instrukcije u kojima se navode uslovi koje treba ispuniti prije nego se zahtjev za povjeravanje pošalje Komisiji. (3) IPARD Agencija čuva dokumenta kojima se opravdavaju izvršena plaćanja i dokumenta vezana za vršenje propisanih administrativnih i fizičkih provjera. Kada relevantna dokumenta čuvaju lokalne kancelarije ili delegirana tijela, ta tijela moraju IPARD Agenciji dostavljati izvještaje o broju izvršenih provjera, njihovom sadržaju i aktivnostima preduzetim u pogledu dobijenih rezultata. (4) NAO treba da osigura da računovodstveni sistem Nacionalnog fonda i IPARD Agencije ispunjavaju međunarodne opšteprihvaćene računovodstvene principe. (5) NAO treba da se uvjeri da administrativna organizacija i organizacija unutrašnje kontrole Upravljačkog tijela nudi sljedeće garancije: (a) da su potrebna dokumenta dostavljena u vremenskim rokovima i u formi utvrđenoj Sporazumima; (b) da su dokumenta dostupna i da se čuvaju na način koji obezbjeđuje njihovu potpunost, ispravnost i čitljivost tokom vremena, uključujući i dokumenta u elektronskom formatu u okviru značenja Sporazuma. (6) Ispitivanja iz stavova 1 i 5 se vrše u skladu sa metodama koje su suštinski ekvivalentne međunarodnim opšteprihvaćenim revizorskim standarima. (7) Zahtjev za povjeravanje zadataka izvršenja budžeta podnosi se Komisiji u skladu sa članom 25. Zahtjev treba da sadrži rezultate provjera izvršenih za potrebe stavova (1) i (5) ovog člana. (8) NAO treba da osigura da se sve predložene bitne izmjene radnih dokumenata iz člana 7(3) dostave Komisiji, a jednan primjerak Revizorskom tijelu, na pregled i saglasnost prije početka primjene tih promjena. Bitnom promjenom smatra se svaka promjena u odgovarajućim nacionalnim sistemima nakon povjeravanja zadataka za izvršenje budžeta, koja može značajno uticati na strukture i sisteme sprovođenja prethodno navedene kao dio zahtjeva. (9) NAO treba da drži upravljačku i operativnu strukturu pod stalnim nadzorom u skladu sa članom 14(1) Okvirnog sporazuma. (10) Crna Gora je dužna da uspostavi sistem koji obezbjeđuje da se svaka informacija koja navodi da upravljačka i operativna struktura ne ispunjava kriterijume dostavi NAO bez odlaganja. ČLAN 25 ZAHTJEV I PRATEĆI ANEKSI NAO je dužan da pošalje zahtjev za povjeravanje zadataka sprovođenja budžeta u skladu sa članom 13 Okvirnog sporazuma Komisiji zajedno sa odgovarajućim dokumentima iz Aneksa 3 ovog Sporazuma. Kopija ovog zahtjeva sa pratećom dokumentacijom dostavlja se Revizorskom tijelu. ODJELJAK III PRAVILA PROGRAMIRANJA ČLAN 26 IPARD II PROGRAM U skladu sa članom 16(5) Okvirnog sporazuma, mjere ruralnog razvoja u okviru oblasti politike za poljoprivredu i ruralni razvoj biće predmet programa koji se priprema na nacionalnom nivou i koji obuhvata kompletan period sprovođenja podrške IPA II. Program će pripremati nadležno tijelo koje odredi Crna Gora i podnijeće se Komisiji nakon što su konsultovane odgovarajuće zainteresovane strane. Crna Gora će sprovoditi programe ruralnog razvoja na osnovu indirektnog upravljanja u skladu sa članom 58(1)(c) Uredba (EU, EURATOM) br. 966/2012 i sadrži aktivnosti koje će se finansirati iz podrške IPA II. Odabrane vrste aktivnosti moraju biti slične onima propisanim Uredbom (EU) br. 1305/2013. ČLAN 27 MJERE IPARD II PROGRAMA (1) U skladu sa ciljevima definisanim u članu 16(5) Okvirnog sporazuma, sledeće mjere mogu se podržati u okviru IPARD II programa koje se odnose na tematske prioritete definisane u tačkama (j), (k) i (l) Aneksa I Okvirnog sporazuma: (1) investicije u fizički kapital vezano za preradu i marketing poljoprivrednih i ribljih proizvoda; (2) podrška za uspostavljanje proizvođačkih grupa; (3) investicije u fizički kapital vezano za preradu i marketing poljoprivrednih i ribljih proizvoda; (4) agro-ekološke mjere; (5) implementacija lokalnih razvojnih strategija – LIDER pristup; (6) investicije u javnu ruralnu infrastrukturu; (7) diverzifikacija gazdinstava i razvoj poslovanja; (8) unaprjeđenje obuka; (9) tehnička pomoć; (10) savjetodavne usluge; (11) uspostavljanje i zaštita šuma. Detaljnije informacije o mjerama date su u Aneksu 4 ovog Sporazuma. (2) Upravljačko tijelo i IPARD Agencija obezbijediće ex-ante evaluaciju mogućnosti provjere i kontrole mjera koje će biti obuhvaćene IPARD II programom. Upravljačko tijelo i IPARD Agencija su takođe dužne da izvrše procjenu provjere i kontrole mjera u toku sprovođenja IPARD II programa. Ex-ante evaluacija i evaluacija u toku perioda sprovođenja treba da uzme u obzir, kada je to relevantno, rezultate provjera u prethodnom i tekućem programskom periodu. Ako se procjenom utvrdi da zahtjevi po pitanju provjere i kontrole nijesu ispunjeni, predmetne mjere se shodno tome moraju prilagoditi. Strana 53 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 53 ODJELJAK IV PRAVILA SPROVOĐENJA GLAVA 1: OPŠTA PRAVILA I PRINCIPI SPROVOĐENJA ČLAN 28 PRAVILA NABAVKE (1) Za potrebe ovog Sporazuma, Naručilac iz člana 190(2) Uredbe (EU, EURATOM) br.966/2012 je nacionalno javno tijelo koje je primalac sredstava u okviru IPARD II programa. Međutim, postupak javne nabavke u ime korisnika može obaviti nacionalno javno tijelo posebno zaduženo za ovaj zadatak. (2) Za nabavke u okviru IPARD II programa u skladu sa članom 18(5) Okvirnog sporazuma, nacionalno zakonodavstvo smatraće se ekvivalentnim sa pravilima koje primjenjuje Komisija u skladu sa Uredbom (EU, EURATOM) br. 966/2012 samo ako je ispravnost transpozicije potvrdila nadležna služba Komisije. GLAVA 2: TRANSPARENTNOST I VIDLJIVOST ČLAN 29 INFORMISANJE, JAVNOST I TRANSPARENTNOST (1) Crna Gora će obezbijediti da javno objavljuje informacije o IPARD II programu i doprinosu Unije u skladu sa Aneksom 8. Ove informacije treba da budu namijenjene opštoj javnosti i treba da naglase ulogu Unije i osiguraju transparentnost podrške Unije. (2) Upravljačko tijelo odgovorno je za: (a) izradu Plana vidljivosti i komunikacionih aktivnosti u skladu sa članom 30; (b) ouspostavljanje jedinstvene internet stranice ili portala koji pruža informacije omogućuje pristup IPARD II programu i pruža informacije o istom, uključujući i informacije o vremenskom periodu sprovođenja Programa i svih javnih konsultacija vezanih za to; (c) informisanje potencijalnih korisnika o prilikama za finansiranje u okviru IPARD II programa. (3) Da bi se osigurala transparentnost u vezi podrške u okviru IPARD-a, IPARD Agencija je zadužena za objavljivanje liste aktivnosti i korisnika IPA II podrške u skladu sa uslovima propisanim članom 23 (2) Okvirnog sporazuma. Objavljeni podaci treba da budu dostupni u formi tabele, na način da se podaci mogu sortirati, pretraživati, izvlačiti, upoređivati i da se mogu lako objaviti na internetu, npr. u formatu CSV ili XML. Lista aktivnosti treba da bude dostupna putem jedinstvene internet stranice ili internet portala. Minimum informacija koje treba da sadrži ova lista propisan je u Aneksu 8 ovog Sporazuma. (4) Lista aktivnosti i korisnika ažurira se na svakih šest mjeseci. (5) IPARD Agencija dužna je da informiše korisnika podrške u okviru IPARD II programa o doprinosu Unije. (6) U skladu sa članom 23(3) Okvirnog sporazuma, samo obavještenja o dodjeli ugovora javne nabavke koji su predmet procedure 'međunarodnog poziva za javno nadmetanje' pripremaće se i slati Komisiji na objavljivanje. ČLAN 30 VIDLJIVOST I KOMUNIKACIJA (1) Aktivnosti vezane za dostupnost i objavljivanje informacija o pomoći u okviru IPARD II programa u Crnoj Gori iz člana 24 Okvirnog sporazuma sprovode se na osnovu Plana vidljivosti i komunikacionih aktivnosti koji dogovaraju Upravljačko tijelo i Komisija. Ovaj plan vidljivosti i komunikacionih aktivnosti treba da odobri IPARD II odbor za nadgledanjenadgledanje, najkasnije godinu dana nakon što Komisija usvoji IPARD II program, i on koji utvrđuje: (a) ciljeve i ciljne grupe; (b) sadržaj komunikacione strategije i mjere informisanja, navodeći mjere koje treba preduzeti; (c) svoj indikativni budžet; (d) administrativne direkcije ili tijela odgovorna za sprovođenje; (e) kriterijume koji će se koristiti za procjenu uticaja informacije i objavljivanje mjera u pogledu transparentnosti, upoznatosti o IPARD II programu i uloge koju ima Unija. Ovaj plan obuhvata kompletan period IPARD II programa i treba da se sprovodi u skladu sa godišnjom listom aktivnosti. (2) Iznos namijenjen za informisanje i objavljivanje može biti dio mjere Tehnička pomoć u okviru IPARD II programa. (3) Na sastancima IPARD II odbora za nadgledanje, predsjedavajući je dužan da izvještava o napretku u sprovođenju aktivnosti informisanja i objavljivanja i da prezentuje članovima odbora primjere takvih aktivnosti. (4) U slučajevima kada primjena ovog člana podrazumijeva posebne informacije i promotivne aktivnosti na nivou projekta, za takve aktivnosti su odgovorni korisnici IPA II podrške i finansiraju se iz sredstava dodijeljenih relevantnom projektu. ODJELJAK V: PRAVILA O FINANSIJSKOM UPRAVLJANU IPA II PODRŠKE GLAVA 1: OPŠTE ODREDBE ČLAN 31 OPŠTA PRAVILA O FINANSIJSKOJ POMOĆI (1) Za sve aktivnosti koje dobijaju podršku u okviru IPARD II programa zahtijevaće se sufinansiranje Crne Gore. Kada realizacija aktivnosti zavisi od finansijskog doprinosa iz sopstvenih izvora Crne Gore ili iz drugih izvora sredstava, sredstva Evropske unije će biti dostupna kada finansijski doprinos Crne Gore i/ili drugih izvora postane dostupan. Međutim, u slučaju da su krajnji korisnici u javnom sektoru, doprinos Unije se može dati nakon doprinosa ostalih javnih tijela. Ni u jednom slučaju se doprinos Evropske unije ne daje prije doprinosa javnih tijela Crne Gore. (2) Doprinos Evropske unije sufinansira javni trošak koji je zaista isplaćen korisniku. (3) Finansiranje Unije podliježe ispunjavanju obaveza Crne Gore propisanih u Sporazumima i u Finansijskom sporazumu u skladu sa članom 3 ovog Sporazuma. Strana 54 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 54 (4) Račun u eurima otvoren od strane Nacionalnog fonda, u ime Crne Gore u skladu sa članom 33, stav 6 Okvirnog sporazuma, uključujući i kamatu na računu u eurima, ne podliježe naplati nikakvih taksi ili poreza. (5) Crna Gora dostavlja Komisiji uzorke potpisa svih učesnika uključenih u izvršenje plaćanja iz Evropske unije, u skladu sa Članom 37 ovog Sporazuma. ČLAN 32 INTEZITET POMOĆI I STOPA DOPRINOSA UNIJE (1) Za potrebe IPARD II programa doprinos Unije iz člana 30(2) Okvirnog sporazuma izračunava se na osnovu javnih troškova. (2) Intezitet pomoći i stopa doprinosa Unije je u skladu sa stopama i graničnim vrijednostima propisanim u Aneksu 4 ovog Sporazuma. (3) Prilikom određivanja udjela javnih troškova kao procenta ukupnih prihvatljivih troškova investicije, ne uzima se u obzir nacionalna pomoć za olakšavanje pristupa zajmovima. GLAVA 2: ISPUNJAVANJE USLOVA ČLAN 33 PRIHVATLJIVOST TROŠKOVA (1) Prije potpisivanja odgovarajućeg Finansijskog sporazuma, nikakav ugovor ili dodatak ugovoru koji je zaključen ili troškovi nastali od korisnika i plaćanja koje je izvršila Crna Gora nijesu prihvatljivi za finansiranje u okviru IPARD II programa. Prvi podstav ne primjenjuje se u okviru mjere Tehnička pomoć i troškova vezanih za aktivnosti iz stava (5), tačka (c) pod uslovom da je korisnik načinio trošak nakon 1.januara 2014. godine. (2) Crna Gora obavještava Komisiju o listi prihvatljivih troškova za svaku mjeru. Komisija obavještava Crnu Goru o njihovom prihvatanju ili daje svoje komentare. (3) Sljedeći troškovi nijesu prihvatljivi za finansiranje u okviru IPARD programa: (a) porezi, uključujući i porez na dodatu vrijednost, (b) carine i uvozne dažbine i sve ostale naknade koje imaju jednak efekat, (c) kupovina, najam ili zakup zemljišta i postojećih objekata, bez obzira na to da li zakup dovodi do prenosa vlasništva na zakupca, osim ako odredbama IPARD II programa nije tako propisano; (d) novčane kazne, finansijske kazne i troškovi sudskih postupaka, (e) operativni troškovi, osim ako nijesu propisno opravdani prirodom mjere u okviru IPARD II programa, (f) polovna oprema i mehanizacija, (g) bankarski troškovi, troškovi garancija i slične naknade, (h) troškovi konverzije, provizije i valutni gubici vezani za IPARD račun u eurima kao i drugi čisto finansijski troškovi, (i) doprinosi u naturi, (j) kupovina prava poljoprivredne proizvodnje, životinja, višegodišnjeg bilja i njihova sadnja, (k) svi troškovi održavanja, amortizacije i zakupa, osim u slučajevima gdje je to propisno opravdano prirodom mjere u okviru IPARD II programa; (l) svi troškovi kojima je izložena i uplate koje je izvršila javna administracija u rukovođenju i realizaciji pomoći, uključujući troškove upravljačke i operativne strukture a naročito režijski troškovi, zakupnine i plate zaposlenih koji rade na aktivnostima upravljanja, implementacije, monitoringa i kontrole, osim u slučajevima gdje je to propisno opravdano prirodom mjere u okviru IPARD II programa. (4) Ni sljedeći troškovi nijesu prihvatljivi za finansiranje osim ako Komisija nije izričito i eksplicitno odlučila drugačije: (a) troškovi projekata kojima su, prije završetka, zaračunate naknade korisnicima ili učesnicima, osim ako te naknade nijesu oduzete od prijavljenih troškova, (b) promotivni troškovi osim onih od zajedničkog interesa, (c) troškovi koje je napravio korisnik pri čemu je više od 25% njegovog kapitala u vlasništvu javnog tijela ili više javnih tijela osim ako Komisija nije odlučila tako u posebnom slučaju na osnovu potpuno obrazloženog zahtjeva Crne Gore. Komisija donosi odluku u roku od tri mjeseca od dana prijema zahtjeva. Izuzetak se ne primjenjuje na troškove infrastrukture, LIDER pristupa ili ljudskog kapitala. (5) Ne dovodeći u pitanje stavove (2) i (3), u slučaju investicija: (a) izgradnja ili poboljšanje nepokretne imovine je prihvatljivo, do tržišne vrijednosti objekta, kako je propisano članom 11(2)(f) i članom 11 (3)(d); (b) kupovina nove mehanizacije i opreme, uključujući kompjuterski softver, do tržišne vrijednosti sredstava, smatra se prihvatljivim troškom, kako je propisano članom 11(2)(f) i članom 11(3)(d); (c) opšti troškovi vezani za troškove iz tačaka (a) i (b), kao što su honorari arhitekata, inženjera i ostalih konsultanata, studija izvodljivosti, su prihvatljivi do gornje granice od 12% od troškova navedenih u tačkama (a) i (b) u skladu sa sljedećim uslovima: (i) prihvatljivi iznos opštih troškova ne smije prelaziti razuman trošak utvrđen u članu 11(2)(f) i članu 11 (3)(d), (ii) za projekte sa prihvatljivim troškom investicija iz tačaka (a) i (b) koji je veći od 3 miliona EUR, troškovi pripreme biznis plana ne mogu biti veći od 3% od prihvatljivog troška ovih investicija, (iii) za projekte sa prihvatljivim troškom investicije iz tačaka (a) i (b) od najmanje 1 milion EUR ali ne više od 3 miliona EUR, troškovi pripreme biznis plana ne smiju biti veći od 4% prihvatljivog troška ovih investicije, i (iv) za projekte sa prihvatljivim troškom investicija iz iz tačaka (a) i (b) manje od 1 milion EUR, troškovi pripreme biznis plana ne smiju biti veći od 5% prihvatljivog troška ovih investicija. Detaljne odredbe o maksimalnom prihvatljivom iznosu u ovom stavu utvrđuju se IPARD II programom na osnovu procjene nivoa troškova za slične aktivnosti u Crnoj Gori. (6) Za potrebe tačke (b) člana 31 Okvirnog sporazuma, značajne izmjene jednog projekta su one koje rezultiraju: Strana 55 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 55 prestankom ili izmještanjem aktivnosti izvan geografske oblasti u okviru IPARD II programa; promjenom vlasništva, koje daju neprimjerenu prednost nekoj kompaniji ili javnom tijelu; mijenjanjem njegove prirode, ciljeva ili uslova primjene, što rezultira umanjenjem prvobitnih ciljeva projekta. Kada Crna Gora otkrije takvu izmjenu, ona o tome mora odmah obavijestiti Komisiju i započeti povraćaj IPARD II doprinosa u skladu sa članom 50(1) ovog Sporazuma. (7) NAO je u potpunosti zadužen i snosi odgovornost za zakonitost i ispravnost osnovnih transakcija i vrši finansijska usklađivanja u skladu sa članom 42 Okvirnog sporazuma. U slučaju da Komisija utvrdi da trošak nije u potpunosti u skladu sa Sporazumima a naročito principima propisanim ovim članom, on će utvrditi iznos koji više neće biti dostupan u okviru finansiranja od strane Unije,u skladu sa članom 49 ovog Sporazuma. GLAVA 3: FINANSIRANJE I PLAĆANJA ČLAN 34 POVLAČENJE NEISKORIŠĆENIH SREDSTAVA (1) Komisija automatski povlači svaki dio sredstava iz budžeta namijenjen za IPARD II program, koji do 31.decembra tri godine nakon godine u kojoj su opredijeljena budžetska sredstva, u daljem tekstu: “n+3”, nije iskorišćen u svrhu pretfinansiranja u skladu sa članom 38 ovog Sporazuma ili za plaćanje u toku realizacije u skladu sa članom 37 ovog Sporazuma ili koja NAO, kome je povjeren zadatak izvršenja budžeta, nije prikazao u zahtjevu za isplatu zajedno sa izvještajem o troškovima u skladu sa članom 35(1) Okvirnog sporazuma i članom 37(1) ovog Sporazuma. (2) U opravdanim okolnostima, koje prihvati Komisija, period od tri godine iz stava (1) može se produžiti na period do pet godina u Finansijskom sporazumu iz člana 3 ovog Sporazuma. (3) Komisija će obavijestiti Crnu Goru do kraja marta tekuće finansijske godine o svim rizicima povlačenja koje je identifikovala na osnovu informacija dobijenih od Crne Gore u skladu sa članom 33(3) Okvirnog sporazuma i o potrebi donošenja odluka da se ta situacija popravi. (4) Na osnovu zahtjeva za isplatu koje je dostavila Crna Gora u skladu sa članom 37(4)(b) i (c), Komisija će ponovo blagovremeno obavijestiti Crnu Goru o svim rizicima automatskog povlačenja sredstava. (5) Nakon prijema zahtjeva za isplatu iz člana 37(4)(d) u mjesecu januaru nakon n+3 godine, Komisija će obavijestiti Crnu Goru o iznosu sredstava koji podliježe pravilu automatskog povlačenja na osnovu informcija kojima Komisija ima pristup. (6) Do kraja mjeseca marta nakon n+3 godine, Komisja će poslati pismo Crnoj Gori u kome traži potvrdu iznosa sredstava koji podliježe pravilu automatskog povlačenja ili će poslati svoja zapažanja u roku od dva mjeseca nakon prijema pisma zajedno sa revidovanim planom finansiranja. ČLAN 35 PLAN FINANSIRANJA ZA IPARD II PROGRAM (1) Plan finansiranja za IPARD II program naročito propisuje maksimalni iznos doprinosa Unije, godišnju analizu, procenat sufinansiranja za svaku mjeru, i, za potrebe nadgledanja Programa, analizu po mjerama. (2) IPARD Agencija može da počne ugovaranje i plaćanje tek nakon usvajanja IPARD II programa od strane Komisije i nakon što je Finansijski sporazum iz člana 3 uključujući i povjeravanje zadataka izvršenja budžeta, stupio na snagu. ČLAN 36 PLAĆANJA DOPRINOSA UNIJE (1) Samo će pomoć u okviru IPARD II programa odobrena u skladu sa Sporazumima, koju isplati IPARD Agencija, biti podložna sufinansiranju Evropske unije. (2) U skladu sa odredbama propisanim za svaku mjeru u programu i za opcije pojednostavljenih troškova navedenih u tačkama (b), (c) i (d) kako je unaprijed definisala IPARD Agencija u pozivu za dostavljanje zahtjeva za podršku, plaćanje iz doprinosa Unije, pokriva: (a) prihvatljive troškove koje je napravio i platio korisnik; (b) standardni jedinični troškovi; (c) paušalni iznos koji ne prelazi 100 000 EUR, po korisniku, godišnje, od javnog doprinosa; (d) finansiranje po jedinstvenoj stopi (proporcionalno), utvrđuje se primjenom procenta na jedan ili više definisanih kategorija troškova. (3) Kada se pomoć dodjeljuje na osnovu pojednostavljenih troškova iz stava (2) tačke (b), (c) i (d) ili dodatnih troškova i propuštene dobiti, Crna Gora je dužna da osigura da su odgovarajući obračuni adekvatni i tačni i unaprijed utvrđeni na osnovu fer, pravednih i dokazivih kalkulacija. U tom smislu, tijelo koje je funkconalno nezavisno od tijela odgovornog za sprovođenje IPARD II programa i koji posjeduje adekvatnu stručnost dužno je da potvrdi adekvatnost i tačnost ovih kalkulacija. Relevantna dokumentacija, treba da se dostavi Komisiji u informativne svrhe prije izvršenja opcije pojednostavljenih troškova. (4) Isplata doprinosa Unije koje vrši Komisija vrše se u okviru granica raspoloživih sredstava u skladu sa Finansijskim sporazumom iz člana 3. Svaka isplata se knjiži na najranije otvorenoj budžetskoj obavezi napravljenoj za IPARD II program. (5) Kombinovani ukupan iznos pretfinansiranja i privremena ne može biti viši od 95% doprinosa Unije kako je prikazano u tabeli finansiranja IPARD II programa. (6) Kada se dostigne maksimalni iznos iz stava 5, NAO nastavlja sa dostavljanjem zahtjeva za plaćanje, kao i ovjerenih izvještaja o troškovima Komisiji u skladu sa članom 37, kao i informacije o povraćenim iznosima. (7) Troškovi koje su platili korisnicise moraju dokazati plaćenim fakturama ili računovodstvenim dokumentima jednake dokazne vrijednosti. Kada pomoć nema funkciju troška, mogu se prihvatiti druga odgovarajuća dokumenta, kako je navedeno IPARD II programom. U svim slučajevima, trošak mora ovjeriti NAO. ČLAN 37 ZAHTJEVI ZA PLAĆANJE CRNE GORE i. NAO izrađuje zahtjeve za plaćanje za IPARD II program. Ovi zahtjevi istovremeno služe i kao ovjereni izvještaji o troškovima kako je navedeno u Klauzuli 2(3) Aneksa A Okvirnog sporazuma i pokrivaju za svaku mjeru IPARD II programa, iznos prihvatljivog javnog troška za koji je IPARD Agencija zaista isplatila odgovarajući iznos Unije tokom referentnog perioda. Strana 56 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 56 ii. Zahtjevi za plaćanje se izrađuju u skladu sa modelom iz Aneksa 5. NAO ih, u ime Crne Gore dostavlja Komisiji potpisane i ovjerene, a primjerak dostavlja i Revizorskom tijelu. iii. Na kraju programa, NAO je dužan da pripremi finalni izvještaj o troškovima. iv. Kada su ispunjeni uslovi iz člana 35 (2), Crna Gora Komisiji podnosi svoje zahtjeve za plaćanja u sljedećim rokovima: (a) najkasnije do 30. aprila za troškove u periodu od 1. januara do 31. marta. (b) najkasnije do 31. jula za troškove u periodu 1. aprila do 30. juna, (c) najkasnije do 31. oktobra za troškove u periodu 1. jula do 30. septembra, (d) najkasnije do 31. januara za troškove u periodu od 1. oktobra do 31. decembra. Crna Gora može mijenjati podatke navedene u zahtjevima za plaćanje u godišnjem izvještaju o troškovima koji se podnosi do 15. februara finansijske godine nakon godine u kojoj je taj trošak nastao. U opravdanim slučajevima Komisija može da odobri Crnoj Gori da prijavi troškove iz prethodne finansijske godine u finalnom izvještaju o troškovima iz stava (3). Uz trošak iz prethodne finansijske godine dostavlja se mišljenje i izvještaj Revizorskog tijela i on će se uključiti u finalni izvještaj bez obzira na prihvatanje odluka o računima u skladu sa članovima 48 i 49. Zahtjevi se dostavljaju čak i u slučajevima kada se ne traže nikakvi povraćaji sredstava. v. U slučaju neslaganja, različitog interpretiranja ili nekonzistentnosti u pogledu zahtjeva za plaćanja za određeni referentni period koji su naročito rezultat nedostavljanja informacija zahtijevanih u skladu sa Sporazumima, a to zahtijeva dalje kontrole, od Crne Gore će se tražiti da pruži dodatne informacije. Takve informacije se dostavljaju u skladu sa članom 33 Okvirnog sporazuma i članovima 38 i 40 ovog Sporazuma. Vremenski rok za plaćanja propisan stavom 6 se u takvim slučajevima može prekinuti za ukupan ili za dio iznosa za koji se plaćanje traži, od dana kada je zahtjev za informacije poslat do prijema tražene informacije. Ukoliko se ne dođe do rješenja u tom roku, Komisija može prekinuti ili obustaviti plaćanja u skladu sa članovima 39 i 40 Okvirnog sporazuma. vi. Komisija izvršava plaćanja u toku realizacije u roku od 90 dana od dana evidentiranja zahtjeva za plaćanja, pod uslovom da su uslovi za plaćanja iz člana 35 Okvirnog sporazuma ispunjeni, bez uticaja na odluke iz članova 48 i 49 ovog Sporazuma, pod uslovom: (a) da je izjavljeni trošak prihvatljiv za finansiranje Evropske unije u skladu sa članom 33 ovog Sporazuma, (b) da kontrole iz člana 41 nijesu ukazale ni na kakve probleme, (c) da nije donijeta odluka o prekidu ili obustavi plaćanja za mjeru(e) ili mjera koja je ili su predmet date prijave, (d) da su plaćanja iz budžeta raspoloživa. ČLAN 38 PRETFINANSIRANJE - AVANSNO FINANSIRANJE (1) Avansno finansiranjee iz člana 34 Okvirnog sporazuma može iznositi do 30% doprinosa Unije za prve tri godine IPARD II programa kako je propisano Finansijskim sporazumom. Avansno finansiranje može se izvršiti u dvije ili više rata u zavisnosti od dostupnosti budžetskih sredstava. (2) Komisija će prvo avansno finansiranje izvršiti kao prvu ratu u iznosu od najmanje 50% iznosa iz stava 1. Dodatne rate se mogu platiti nakon zahtjeva Crne Gore u skladu sa kriterijumima predviđenim stavovima 1 i 4 ovog člana. (3) Kada avansno finansiranje iz stava 1 nije dovoljno da obezbijedi pravovremeno plaćanje zahtjeva koji dostavljaju korisnici, njihov iznos se može povećati. Povećanje će biti na nivou iznosa koji to može omogućiti. Povećanje s zasniva na iznosu dokazanog troška koji su imali korisnici ali koji još nije isplaćen zbog toga što su sredstva Unije sa računa u eurima potrošena. Međutim, kumulativni iznos plaćanja za avansno finansiranje ne može preći 30% učešća Unije za tri poslednje godine utvrđene u Finansijskom sporazumu. (4) Ukupan iznos isplaćen kao avansno finansiranje nadoknađuje se Komisiji sa svim pripisanim kamatama ukoliko se nijedna izjava o trošku za IPARD II program ne dostavi u roku od 15 mjeseci od dana kada je Komisija izvršila prvo avansno plaćanje. Te nadoknade nemaju uticaja na doprinos Unije za IPARD II program. ČLAN 39 IZRAČUNAVANJE IZNOSA KOJI SE ISPLAĆUJE (1) Iznos doprinosa Unije koji će se isplatiti u pogledu prihvatljivih javnih troškova prijavljenih za svaku mjeru i za svaki referentni period se izračunava na osnovu finansijskog plana koji je na snazi od prvog dana tog perioda. (2) Iznos doprinosa Unije koji se povrati od korisnika u okviru IPARD II programa tokom svakog referentnog perioda i dugova koji nijesu naplaćeni u roku od 2 godine od dana evidentiranja u knjigu dužnika, iz člana 47(6) ovog Sporazuma i Klauzule 4(3)(b)(ix) Aneksa A Okvirnog sporazuma, se oduzima od iznosa koji Komisija plaća, a koji se nalazi u zahtjevu za plaćanje za dati period u skladu sa članom 50 ovog Sporazuma. (3) Ne dovodeći u pitanje maksimalni iznos od 95% predviđen članom 36(5) gdje ukupni iznos izjava o troškovima prelazi ukupni programirani iznos za datu mjeru, iznos koji treba isplatiti se ograničava na iznos planiran za datu mjeru iz plana finansiranja koji je na snazi. Trošak koji je time isključen se može uzeti u razmatranje za sljedećizahtjev za plaćanje pod uslovom da Crna Gora dostavi izmijenjeni plan finansiranja i da ga Komisiji prihvati. ČLAN 40 ISPLATA KONAČNE RAZLIKE (1) Za isplatu konačne razlike iz člana 37 Okvirnog sporazuma primjenjuje se rok iz člana 34(2) ovog Sporazuma kako je i propisano u Finansijskom sporazumu. (2) Isplata konačne razlike ne dovodi u pitanje usvajanje narednih odluka u skladu sa članom 49. (3) Isplata takođe ne dovodi u pitanje poštovanje odredbi propisanih članom 41(7), članom 44 i članom 50. (4) Crna Gora ne smije vršiti nikakve dalje finansijske transakcije na račun u eurima nakon slanja završnog zahjeva za plaćanja Komisiji. Crna Gora će osigurati da se zahtjevi iz člana 37(1) Okvirnog sporazuma poštuju sve do ispunjenja zahtjeva iz člana 44 ovog Sporazuma. U pogledu odredbi člana 50, Komisiju treba informisati svaki put kada se povraćeni iznosi evidentiraju u nacionalnim računima. (5) Crna Gora će uspostaviti sistem koji joj omogućava da prati ispunjavanje zahtjeva iz stava 4. Crna Gora će identifikovati odgovorno tijelo i obavijestiti Komisiju o organizaciji vezanoj za prenos odgovornosti na to tijelo. Strana 57 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 57 ČLAN 41 PLAĆANJA KORISNICIMA (1) Crna Gora će osigurati da su isplate korisnicima: (a) izvršena u domaćoj valuti i na odgovarajući način zadužena na IPARD račun u eurima. Nalog/nalozi za plaćanja ili neka druga računovodstvena dokumenta jednake dokazne vrijednosti se izdaju korisniku/korisnicima ili njegovom punomoćniku/punomoćnicima u roku od tri radna dana od dana ovog zaduživanja; (b) na osnovu izjava o troškovima nastalih od strane korisnika dokazanih originalima izdatih faktura. Kada pomoć nije u funkciji troška, mogu se prihvatiti druga odgovarajuća dokumenta, kako je navedeno u IPARD II programu. (2) Da bi bio prihvatljiv, trošak mora bit u skladu sa članom 33 (1). (3) Plaćanja se vrše putem prenosa na bankarski račun na ime korisnika. Plaćanje korisniku ne može ni na koji obustavljeno, zadržano, niti preusmjereno u ime korisnikovog dugovanja. IPARD Agencija može, međutim, u odnosu na plaćanje prema korisniku prebiti bilo koji iznos koji treba povratiti od korisnika, a vezan je za finansijsku podršku u okviru Instrumenta za pretpristupnu podršku. (4) Kada originalne fakture ili ostala relevantna dokumenta navedena u stavu (1) tačka (b) IPARD Agencija ne zadrži nakon prijema, IPARD Agencija mora da osigura da se naprave kopije i da originali budu dostupni za potrebe revizije i kontrole. (5) NAO i IPARD Agencija su dužni da obezbijede da se ukupan javni trošak svih javnih tijela u (zemlji) za svaku mjeru i projekat mogu identifikovati u računovodstvenim podacima IPARD Agencije. (6) IPARD Agencija je dužna da čuva evidencije o svakom plaćanju koji sadrže minimum sljedećih informacija: (a) iznos u domaćoj valuti, (b) odgovarajući iznos u eurima. (7) Procenat domaćeg i učešća Unije u javnim troškovima, i ukupnog javnog troška u ukupnim prihvatljivim troškovima, utvrđuje se u domaćoj valuti. (8) NAO i IPARD Agencija su dužni da osiguraju da se svaki iznos za koji utvrde da je nenamjerno plaćen u većem iznosu nego što je trebalo, koji je uključen u ovjerene izjave o troškovima u skladu sa članom 37, evidentira u roku od deset radnih dana na IPARD računu u eurima i oduzme od sljedećeg zahtjeva za plaćanje prema Komisiji. (9) NAO i IPARD Agencija dužni su da obezbijede pravovremenu obradu zahtjeva za isplatu od strane korisnika. Kada je vremenski interval između prijema zahtjeva za plaćanje i izdavanje naloga za plaćanje duži od šest mjeseci, sufinansiranje Unije se može umanjiti u skladu sa sljedećim pravilima: (a) kada je trošak koji je realizovan nakon rokova jednak ili manji od 4% od troška realizovanog prije rokova, ne vrši se umanjenje, bez obzira na broj mjeseci kašnjenja, (b) kada je trošak koji je realizovan nakon rokova veći od 4% od troška realizovanog prije rokova, svi dalji troškovi izvršeni uz kašnjenje: (i) do jednog mjeseca, umanjuju se za 10%, (ii) do dva mjeseca, umanjuju se za 25% (iii) do tri mjeseca, umanjuju se za 45% (iv) do četiri mjeseca, umanjuju se za 70% (v) pet i više mjeseci, umanjuju se za 100% Za potrebe ovog stava, datum prijema zahtjeva za isplatu smatra se dan kada je zahtjev koji je korisnik podnio primljen kod relevantnih službi Crne Gore, bez obzira na to da li je uz zahtjev, u momentu njegovog prijema, bila dostavljena prateća dokumentacija potrebna za izvršenje plaćanja. IPARD Agencija je dužna da obezbijedi procedure koje osiguravaju da korisnici dostave nedostajuću dokumentaciju na vrijeme, kako bi se izvršila isplata sredstava u skladu sa prvim podstavom. Komisija može primijeniti drugačije vremenske rokove i/ili niži stepen umanjenja ili čak nikakva umanjenja ako su za određene mjere postojali vanredni uslovi upravljanja ili ako Crna Gora dostavi adekvatno utemeljeno obrazloženje. Kašnjenja korisnika u dostavljanju nedostajuće dokumentacije uz zahtjev za plaćanje, neće se smatrati kao adekvatno utemeljeno obrazloženje. Crna Gora je dužna da utvrdi odgovarajuće odredbe u potpisanim ugovorima sa korisnicima koje propisuju odgovarajuće rokove za dostavljanje nedostajuće dokumentacije. Prije donošenja odluke, Komisija će obavijestiti Crnu Goru o tome, kako bi je upoznala o poziciji u kojoj se nalazi u roku od 10 radnih dana. Komisija je dužna da informiše Crnu Goru o svojoj konačnoj odluci, navodeći razloge na osnovu koje je donijeta. Za svaki trošak realizovan nakon rokova Crna Gora podnosi Komisji detaljno obrazloženje kašnjenja, pisani dokaz kojim se potkrepljuje obrazloženje kao i dokaze o direktnoj povezanosti obrazloženja sa relevantnim troškom izvršenim nakon utvrđenog roka. (10) Prilikom odlučivanja o ukidanju ukupnog ili dijela doprinosa Unije, IPARD Agencija i NAO dužni su da uzmu u obzir prirodu i ozbiljnost nepravilnosti i finansijski gubitak za doprinos Unije. ČLAN 42 KURS VALUTE I KAMATA (1) <obrisano> (2) <obrisano> (3) <obrisano> (4) Svaka kamata zarađena na IPARD računu u eurima ostaje vlasništvo Crne Gore. Kamata stvorena sredstvima kojima Unija finansira IPARD II program se može koristiti isključivo za IPARD II program jer se smatra resursom Crne Gore u formi nacionalnog javnog doprinosa, i prijavljuje se Komisiji u trenutku zatvaranja IPARD II programa. U trenutku zatvaranja programa, svaki iznos kamate koji nije potrošen u formi nacionalnog javnog doprinosa vraća se Komisiji. GLAVA 4: ZAVRŠETAK PROGRAMA ČLAN 43 ZAVRŠETAK IPARD II PROGRAMA 1. Pored minimalnih zahtjeva koji se moraju ispuniti prije isplate konačne razlike kako je to navedeno u članu 37(1) Okvirnog sporazuma, IPARD II program se smatra završenim, za potrebe člana 48 Okvirnog sporazuma, čim se ispune sljedeći uslovi: (a) na osnovu odobrenja računa za poslednju godinu i sve godine sprovođenja IPARD II programa, Komisija isplati konačni saldo ili izda nalog za povraćaj sredstava; Strana 58 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 58 (b) Komisija se oslobodi obaveza izdvajanja sredstava; (c) zatvaranje knjige dužnika svih dugova iz Klauzule 4(3)(b)(ix) Aneksa A Okvirnog sporazuma i članova 47(6) i 50(6) ovog Sporazuma. 2. Završetak IPARD programa ne dovodi u pitanje obaveze Crne Gore iz članova 41(9) i 50 da i dalje čuva relevantna dokumenta u skladu sa članom 44, i ne prejudicira naknadnu odluku iz člana 49. ČLAN 44 ČUVANJE DOKUMENATA (1) U slučaju da dokumenta iz člana 49 Okvirnog sporazuma ne čuvaju oni sami, IPARD Agencija i Nacionalni fond dužni su da obezbijede da su dokumenta tokom perioda navedenog u tom članu dostupna Komisiji. U slučaju situacija iz člana 43 Okvirnog sporazuma prateća dokumenta iz člana 49 Okvirnog sporazuma moraju biti na raspolaganju Komisji najmanje sedam godina nakon godine u kojoj su iznosi u potpunosti povraćeni od korisnika i pripisani IPARD Programu ili u kojoj su utvrđene finansijske posljedice nepovraćaja u skladu sa članom 50 ovog Sporazuma. (2) U slučaju procedure usklađenosti obračuna iz člana 49 ovog Sporazuma, prateća dokumenta iz stava 1 moraju biti na raspolaganju Komisiji tokom najmanje jedne godine nakon završetka te procedure, ili, u slučaju da je odluka o usklađenosti predmet sudskog postupka, tokom perioda od najmanje jedne godine od dana završetka tog sudskog postupka. GLAVA 5: FINANSIJSKE KOREKCIJE I PROVJERA I ODOBRAVANJE RAČUNA ČLAN 45 SADRŽAJ GODIŠNJIH RAČUNOVODSTVENIH PODATAKA 1. Godišnji računi, koji se sastoje od godišnjih finansijskih izvještaja i izjava navedenih u članu 59(2) Okvirnog sporazuma obuhvataju: a. prihode i troškove IPARD II programa koji prikazuju prihode i rashode Unije i Crne Gore i ukupne prihode i rashode sabrane po mjerama i prikazane na godišnoj osnovi i dostavljene na Obrascu D2 iz Aneksa 6 ovog Sporazuma, b. tabelu sa razlikama IPARD II programa i mjere između troškova i prihoda izjavljenih u godišnjim računovodstvenim podacima i onih izjavljenih za isti period u dokumentima iz člana 37 ovog Sporazuma, praćene objašnjenjem za svaku razliku pojedinačno, c. tabelu sa iznosima koji će se povratiti na kraju finansijske godine (knjiga dužnika) d. lista svih plaćanja izvršenih u finansijskoj godini u skladu sa Aneksom 9 ovog Sporazuma. ČLAN 46 PRENOS INFORMACIJA O PROVJERI I POTVRDI OBRAČUNA 1. Za potrebe provjere i potvrde obračuna u skladu sa članom 36 Okvirnog sporazuma, NAO je dužan da pošalje Komisiji sljedeće: a. godišnje finansijske izvještaje i izjave, kako je navedeno u članu 45 ovog Sporazuma, zajedno sa svim izvještajima organa koji postupaju u skladu sa ovlašćenjima koja su na njih prenijele relevantne strukture, organi i tijela iz člana 10(1) i (2) Okvirnog sporazuma; b. izjavu o upravljanju koju je utvrdio NAO, kako je i navedeno u članu 59(2)(b) Okvirnog sporazuma, uključujući i sažetak izvještaja u skladu sa članom 59(2)(c) Okvirnog sporazuma. 2. NAO je dužan da dokumenta iz tačaka (a) i (b) stava 1 potpiše, stavi datum, ovjeri i dostavi, u ime Crne Gore, Komisiji u skadu sa članom 59(2) Okvirnog sporazuma, sa primjercima za Revizorsko tijelo. Dokumenta se šalju u jednom paketu, zajedno sa jednim elektronskim primjerkom, u skladu sa formatom i pod uslovima koje utvrdi Komisija. 3. Revizorsko tijelo dužno je da mišljenja i izvještaje koje je utvrdilo potpiše, stavi datum i dostavi Komisiji u skladu sa članom 59(3) Okvirnog sporazuma uz obavezu dostavljanja primjerka NAO. Dokumenta se šalju u jednom paketu, zajedno sa jednim elektronskim primjerkom, u skladu sa formatom i pod uslovima koje utvrdi Komisija. 4. Na zahtjev Komisije ili na inicijativu NAO, dalje informacije koje se odnose na provjeru i potvrdu obračuna upućuju se Komisiji u vremenskom roku koji propiše Komisija, uzimajući u obzir obim posla potreban da bi se te informacije pružile. U nedostatku takvih informacija, Komisija može provjeriti i odobriti računovodstvene podatke na osnovu informacija koje su u njenom posjedu. ČLAN 47 OBLIK I SADRŽAJ RAČUNOVODSTVENIH INFORMACIJA (1) Oblik i sadržaj računovodstvenih informacija iz Člana 46(1)(c) utvrđuje se u skladu sa međunarodno prihvaćenim računovodstvenim principima i obezbijediće da se ukupni javni trošak svih javnih tijela Crne Gore za svaku mjeru i projekat u okviru IPARD II programa može identifikovati u knjigama i evidencijama Nacionalnog fonda i IPARD agencije pomoću odgovarajućeg računovodstvenog koda. (2) Kada postoje neslaganja, razlike u tumačenju ili nedosljednosti koje se odnose na dokumenta i računovodstvene informacije u stavu (1) za referentni period, koji su rezultat nedostavljanja informacija koje se zahtijevaju ovim Sporazumom, i ovo zahtijeva dodatne kontrole, od Crne Gore će se tražiti da dostavi dodatne informacije. (3) Kada su plaćanja vezana za IPARD II program opterećena finansijskim zahtjevima korisnika, smatraće se da su u potpunosti isplaćena: (a) na dan isplate iznosa koji se još duguje korisniku ako je zahtjev manjeg iznosa od plaćenog troška; (b) na dan plaćanja troška ako je trošak manji ili jednak iznosu zahtjeva. (4) Komisija će računovodstvene informacije koristiti isključivo za: (a) vršenje svoje funkcije u kontekstu provjere i odobrenja računovodstvenih podatka i saglasnosti obračuna; (b) nadgledanje razvoja događaja i izradu predviđanja u sektoru poljoprivrede, Evropski revizorski sud i Evropska kancelarija za suzbijanje prevara (OLAF) imaju pristup tim informacijama. (5) Neizvršeni nalozi za plaćanja i plaćanja kojima se tereti račun a koji se potom ponovo knjiže se prikazuju na formularu D2 datog u Aneksu 6, kao iznosi oduzeti od troškova mjeseca tokom kojeg se neizvršavanje ili poništavanje prijavljuje IPARD Agenciji. (6) Crna Gora je dužna da za IPARD II program formira sistem prepoznavanja svih iznosa koji se duguju i za evidenciju u knjigu dužnika svih takvih dugova, uključujući i nepravilnosti prije njihovog otkrića. Ne dovodeći u pitanje član 41(5) ili bilo koje nacionalne odredbe koje se odnose na povraćaj dugova, sva finansijska učešća zaračunata Uniji u pogledu tih iznosa, uključujući i nepravilnosti će se otpisati na kraju druge godine od dana njihovog evidentiranja u knjigu dužnika i oduzeta od sljedećeg zahtjeva za plaćanje, kako je i Strana 59 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 59 predviđeno članom 39(2). IPARD Agencija i Nacionalni fond su dužni da osiguraju da se svaki povraćeni iznos pripiše računu u eurima IPARD u roku od tri radna dana od dana povraćaja. ČLAN 48 PROCEDURE PROVJERE I PRIHVATANJA OBRAČUNA (1) Odlukom o odobrenju obračuna potvrđuje se da su finansijski izvještaji i izjave iz člana 45(a) i (c) i koji su uključeni u godišnje obračune, kompletni, tačni i istiniti. Odluka o potvrdi obračuna ne dovodi u pitanje usvajanje Odluke o usklađenosti, u skladu sa članom 49. Odluka o prihvatanju obračuna obuhvata i saldo IPARD računa u eurima. (1) Komisija obavještava Crnu Goru o rezultatima analize dostavljenih informacija, zajedno sa svim izmjenama koje predlaže, najkasnije do 15. jula godine nakon završetka finansijske godine. (2) Iznos koji se, kao rezultat odluke o potvrdi obračuna, može povratiti ili platiti Crnoj Gori se utvrđuje oduzimanjem plaćanja u toku realizacije za datu finansijsku godinu od iznosa priznatog za istu godinu u skladu sa stavom 1. Taj iznos će Komisija oduzeti ili dodati sljedećem plaćanju u toku realizacije ili završnom plaćanju. (3) Kada je iznos koji treba oduzeti a koji je utvrđen odlukom o potvrdi obračuna, veći od mogućeg narednog plaćanja, NAO je dužan osigurati da se iznos koji nije obuhvaćen razlikom pripiše Komisiji u eurima u roku od dva mjeseca od dana objavljivanja te odluke. Međutim, Komisija može u pojedinačnom slučaju odlučiti da svaki iznos koji joj se pripiše bude iznos kojim će se prebiti plaćanja koja Komisija treba da isplati Crnoj Gori u okviru bilo kojeg instrumenta Unije. (4) Ovaj član se primjenjuje mutatis mutandis na avansno finansiranje u smislu člana 38. (5) Član 84 Okvirnog sporazuma ne primjenjuje se na finansijsku potvrdu. ČLAN 49 SAGLASNOST OBRAČUNA (1) Ukoliko Komisija utvrdi da su troškovi u okviru IPARD II programa učinjeni na način kojim se krše pravila na snazi, donijeće odluku o tome koji će se iznosi izuzeti iz finansiranja Unije. (2) Komisija utvrđuje iznose koji će se izuzeti na osnovu ozbiljnosti evidentiranog prekršaja. Uzeće u obzir prirodu i ozbiljnost prekršaja i finansijske štetu pričinjenu Uniji. (3) Kada, kao rezultat bilo kojeg ispitivanja, Komisija smatra da trošak nije izvršen u skladu sa važećim pravilima, ona će svoje nalaze dostaviti NAO i navesti korektivne mjere koje treba preduzeti da bi se ubuduće osiguralo poštovanje tih pravila. U komunikaciji, Komisija će se pozvati na ovaj član. NAO je dužan da odgovori u roku od dva mjeseca od dana prijema obavještenja, a primjerak dostavi Revizorskom tijelu, i Komisija svoj stav može, shodno tome, izmijeniti. U opravdanim slučajevima, Komisija se može saglasiti sa produžetkom roka za dostavljanje odgovora. Nakon isteka roka za dostavljanje odgovora, Komisija može tražiti dodatne informacije i po potrebi sazvati bilateralni sastanak. (4) U roku od dva mjeseca od dana prijema zahtjeva za dodatnim informacijama ili zapisnika sa bilateralnog sastanka iz trećeg podstava stava 3, NAO će dostaviti sve informacije tražene tokom tog sastanka ili sve druge informacije koje smatra korisnim za ispitivanje u toku. U opravdanim slučajevima, Komisija može, na obrazloženi zahtjev NAO, odobriti produženje perioda navedenog u prvom podstavu. Zahtjev se upućuje Komisiji, a primjerak dostavlja Revizorskom tijelu, prije isteka tog roka. Nakon isteka roka iz prvog podstava, Komisija zvanično dostavlja svoje zaključke NAO, a primjerak dostavlja Revizorskom tijelu, na osnovu informacija dobijenih u okviru procedure usklađenosti obračuna. U informaciji se vrši procjena troška koji je Komisija predvidjela za izuzimanje iz finansiranja Unije. Kada Komisija predloži finansijske korekcije, NAO ima priliku da izvrši procjenu finansijskog uticaja nepravilnosti. Informacije o rezultatima procjene treba da budu dostavljene Komisiji u roku od dva mjeseca od dana prijema predloga Komisije o finansijskoj korekciji. U opravdanim slučajevima, Komisija može odobriti produženje roka za dostavljanje odgovora. (5) NAO je dužan da obavijesti Komisiju, a primjerak pošalje Revizorskom tijelu, o korektivnim mjerama koje je preduzeo da obezbijedi usklađenost sa važećim pravilima i datumom početka njihove implementacije. (6) Komisija može, u bilo kojoj fazi da obustavi postupak, bez finansijskih posledica za Crnu Goru, ukoliko očekuje da potencijalni finansijski efekti neusklađenosti identifikovani tokom ispitivanja iz stava (1) neće biti veći od 10 000 EUR i 2% relevantnih troškova ili iznosa koji će biti povraćeni. (7) Umanjenja iznosa iz finansiranja Unije vrši Komisija od sljedećeg plaćanja u toku realizacije ili završnog plaćanja. Međutim, na zahtjev Crne Gore i gdje je to potrebno zbog materijalnosti iznosa koji se odbijaju, Komisija može utvrditi drugačije rokove za odbijanje iznosa. (8) U skladu sa članom 45(1) Okvirnog sporazuma iznosi koji Komisija umanjuje se ne dodjeljuju ponovo IPARD II programu. (9) Član 84 Okvirnog sporazuma se ne primjenjuje na usklađenost obračuna. ČLAN 50 POVRAĆAJ SREDSTAVA (1) Finansijske izmjene i ponovno korišćenje sredstava iz doprinosa Unije vrši NAO pod sljedećim uslovima: (a) gdje su nepravilnosti otkrivene, NAO svoja ispitivanja širi na sve aktivnosti na koje su takve nepravilnosti mogle imati uticaja; (b) NAO obavještava Komisiju o odgovarajućim izmjenama, a primjerak dostavlja Revizorskom tijelu; (c) iznos doprinosa Unije koji se ukida i povraćeni iznosi se ponovo dodjeljuju IPARD II programu u skladu sa članom 45(2) Okvirnog sporazuma. (2) Kada se pošalju godišnji računi, kako je predviđeno članom 46, NAO je dužan da Komisiji, uz primjerak Revizorskom tijelu, dostavi sažeti izvještaj o procedurama povraćaja preduzetim kao odgovor na nepravilnosti. Ovaj izvještaj će dati analizu iznosa koji nisu još povraćeni u administrativnom i/ili sudskom postupku i po godini prvog administrativnog ili sudskog nalaza o nepravilnostima. Sva kamata koju povrati Crna Gora a koja je pripisana IPARD II programu u pogledu vraćenih dugova evidentira se na računu Crne Gore. (3) Doprinos Unije koji IPARD Agencija nije povratila od korisnika u roku od dvije godine od dana njihovog evidentiranja u knjigu dužnika, NAO refundira u budžet Unije. Kada je to moguće, povraćeni doprinos Komisija oduzima od sljedećeg plaćanja u toku Strana 60 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 60 realizacije ili završnog plaćanja Crnoj Gori. Crna Gora treba da osigura da se svi povraćeni iznosi pripišu IPARD računu u eurima u roku od tri radna dana od dana povraćaja. (4) Crna Gora je dužna da osigura da su svi iznosi koji treba da se povrate od korisnika, u skladu sa članom 51 Okvirnog sporazuma, utvrđeni, uzimajući u obzir prirodu i ozbiljnost nepravilnosti i finansijski gubitak doprinosa Unije, i da su blagovremeno evidentirani u knjizi dužnika. Ukoliko Komisija utvrdi da je zakašnjela evidencija duga rezultirala manjim iznosom otpisanog duga u skladu sa stavom (3), ona utvrđuje finansijske korekcije koje će se primijeniti u skladu sa članom 49 ovog Sporazuma. (5) Kada je bilo moguće izvršiti povraćaj iz stava 1, a kada ukupan iznos izjava o troškovima prelazi maksimalno dozvoljenih 95% predviđenih članom 36(5) ili nakon što je izvršeno završno plaćanje Unije za IPARD II program, NAO treba da refundira povraćene iznose u budžet Evropske unije u skladu sa procedurama propisanim članom 46 Okvirnog sporazuma. (6) Svi doprinosi Unije za IPARD II program koji se ne povrate na dan zatvaranja kako je navedeno u članu 48 (1) Okvirnog sporazuma i člana 43 ovog Sporazuma otpisuju se u knjizi dužnika i odgovarajući iznos se refundira budžetu Evropske unije. Ovaj iznos ne dovodi u pitanje usvajanje odluke u skladu sa članom 49 ovog Sporazuma. ODJELJAK IV: UPRAVLJANJE, NADGLEDANJE I EVALUACIJA PROGRAMA GLAVA 1: NADGLEDANJE PROGRAMA ČLAN 51 NADGLEDANJE PROGRAMA I INDIKATORI ZA NADGLEDANJE (1) Upravljačko tijelo i Odbor za nadgledanjenadgledanje za IPARD II programa (u daljem tekstu: IPARD odbor za nadgledanjenadgledanje) vrši kontrolu uspješnosti i kvaliteta implementacije IPARD II programa. O ostvarenom napretku u realizaciji mjera odbor za nadgledanjeizvještava IPA odbor za nadgledanjenadgledanje i Komisiju. (2) Nadgledanje se vrši kroz poređenje sa odgovarajućim indikatorima predstavljenim u IPARD II programu. ČLAN 52 IPARD II ODBOR ZA NADGLEDANJE (1) IPARD odborom za nadgledanje, koji se formira nakon usvajanja programa, predsjedava viši predstavnik Crne Gore, koji ima pravo glasa. (2) Komisija, operativna struktura, NAO i NIPAK učestvuju u radu IPARD II Odbora za nadgledanje, i nemaju pravo glasa. (3) Za potrebe člana 53(2) Okvirnog sporazuma, IPARD II odbor za nadgledanjenadgledanje vrši pregled rezultata IPARD II programa, a naročito postizanje ciljeva postavljenih za različite mjere i napretka u iskorišćavanju finansijskih sredstava dodijeljenih tim mjerama. U tom pogledu, Upravljačko tijelo je dužno da osigura da sve relevantne informacije o napretku mjera budu dostupne odboru za nadgledanje i NIPAK-u. (4) IPARD II odbor za nadgledanje periodično kontroliše napredak ostvaren u realizaciji ciljeva postavljenih IPARD II programom. U tu svrhu, njemu se naročito mora dostaviti sljedeće: (a) informacije o svim sektorima ili mjerama gdje su uočene teškoće, (b) informacije o rezultatima sprovedenih kontrola. (5) Član 53(3)(f) Okvirnog sporazuma tumačiće se odbor za nadgledanjena način da, IPARD odbor za nadgledanje mora da razmatra i odobri, po potrebi, svaki predlog od strane Upravljačkog tijela za izmjenu IPARD II programa koji treba da se dostavi Komisiji, uz primjerak za NIPAK i NAO. (6) Izuzetno od člana 8(4), IPARD II odbor za nadgledanje može, nakon konsultacija sa Upravljačkim tijelom i IPARD Agencijom, predložiti Upravljačkom tijelu da podnese Komisiji, uz primjerak za NIPAK i NAO, izmjene i dopune ili komentare IPARD II programa, kako bi se obezbijedilo postizanje ciljeva Programa i poboljšala efikasnost pružene podrške. (7) IPARD II odbor za nadgledanje razmatra i odobrava godišnje i završne izvještaje o implementaciji prije njihovog slanja NIPAK-u za dostavljanje Komisiji, uz primjerak za NAO i Revizorsko tijelo. (8) IPARD II odbor za nadgledanje dužan je da pregleda procjene IPARD II programa iz člana 57. (9) IPARD II odbor za nadgledanje dužan je da razmotri i odobri plan vidljivosti i komunikacije iz člana 30, kao i sve dalje dopune plana. (10) IPARD II odbor za nadgledanje konsultovaće se u vezi sa aktivnostima za tehničku pomoć u okviru IPARD II programa. Odbor svake godine razmatra i odobrava indikativni akcioni plan za sprovođenje aktivnosti tehničke pomoći, uključujući i indikativne iznose u svrhu informisanja. (11) Svaka posjeta ili seminar koji sufinansira Unija u okviru mjere “Tehnička pomoć” IPARD II programa zahtijeva podnošenje pisanog izvještaja IPARD II odboru za nadgledanje. (12) Kada je propisano IPARD programom da je neophodno mišljenjee o bilo kojem pitanju, IPARD II odbor za nadgledanje treba da postupi u skladu sa takvim zahtjevom. (13) Sve konačne verzije dokumenata o sastancima IPARD II odbora za nadgledanje biće dostupne javnosti. ČLAN 53 INDIKATORI (1) Napredak, efikasnost i uspješnost IPARD II programa u pogledu postavljenih ciljeva mjeri se pomoću indikatora u odnosu na početno stanje kao i napredak u pogledu finansijske realizacije. (2) IPARD II program bliže uređuje ograničen broj dodatnih indikatora specifičnih za ovaj program. GLAVA 2: EVALUACIJA ČLAN 54 PRINCIPI ZA EVALUACIJU IPARD II PROGRAMA (1) U svrhu člana 55 Okvirnog sporazuma, evaluacije imaju za cilj da poboljšaju kvalitet, uspješnost i konzistentnost pomoći iz sredstava Unije i strategije i implementacije IPARD II programa. (2) IPARD II program podliježe ex-ante i ex-post evaluaciji, i gdje je to potrebno, privremenih procjena koje vrše nezavisni procjenjivači pod odgovornošću Crne Gore. Strana 61 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 61 (3) Evaluacijama se procjenjuje implementacija IPARD II programa u odnosu na postizanje ciljeva postavljenih članom 16 (5) Okvirnog sporazuma. (4) Evaluacijama se ispituje stepen iskorišćenosti resursa, uspješnosti i efikasnosti programiranja, njegovog društveno-ekonomskog uticaja i uticaja na definisane ciljeve i prioritete. Evaluacije obuhvataju ciljeve IPARD II programa i za cilj imaju izvlačenje lekcija po pitanju politike ruralnog razvoja. Treba da identifikuju faktore koji su doprinijeli uspjehu ili neuspjehu sprovođenja IPARD II programa, uključujući i održivost aktivnosti i identifikaciju najboljih praksi. (5) Izvještaji o evaluaciji treba da objasne metodologiju koja je primijenjena i obuhvate procjenu kvaliteta podataka i nalaza. (6) Kvalitet i posljedice evaluacija utvrđuje Upravljačko tijelo, IPARD II odbor za nadgledanje i Komisija. (7) Rezultati ex-ante i privremenih evaluacija se uzimaju u obzir prilikom ciklusa planiranja i sprovođenja. ČLAN 55 EX-ANTE EVALUACIJA IPARD II PROGRAMA (1) Ex-ante evaluacija čini dio izrade IPARD II programa i ima za cilj optimizaciju raspodjele budžetskih resursa i poboljšanje kvaliteta planiranja. Treba da identifikuje i procijeni srednjeročne i dugoročne potrebe, ciljeve koje treba postići, očekivane rezultate, kvantifikovane ciljeve, dodatu vrijednost Unije, stepen do kojeg su ciljevi uzeti u obzir, u skladu sa članom 16(5) Okvirnog sporazuma, naučene lekcije i kvalitet procedura implementacije, monitoringa programa, evaluacije i finansijskog upravljanja. (2) Crna Gora je dužna da obezbijedi da ex-ante evaluator bude uključen u process izrade IPARD II programa, u izradu SWOT analize, kao i kreiranju logike intervencije programa i definisanje ciljeva programa. (3) Ex-ante evaluacija se vrši pod odgovornošću Crne Gore. ČLAN 56 PLAN EVALUACIJE IPARD II PROGRAMA (1) Upravljačko tijelo sastavlja plan evaluacije za IPARD II program, u konsulatciji sa NIPAK-om, u skladu sa članom 57 Okvirnog sporazuma. Plan evaluacije podnosi se odboru za monitoring najkasnije godinu dana nakon što Komisija usvoji IPARD II program. (2) Upravljačko tijelo i IPARD II odbor za nadgledanje dužni su da koriste plan evaluacije za: (a) analizu napretka IPARD II programa u odnosu na ciljeve pomoću rezultata i, po potrebi, indikatora uticaja; (b) unaprjeđenje kvaliteta IPARD II programa i njegovog sprovođenja; (c) analizu predloga za značajne promjene IPARD II programa; (d) pripremu za privremenu i ex-post evaluaciju. (3) Upravljačko tijelo dužno je da izvještava IPARD II odbor za nadgledanje svake godine o postignutim rezultatima iz plana evaluacije, uz primjerak izvještaja za Revizorsko tijelo. Rezime aktivnosti sadržan je u godišnjem izvještaju kako je propisano u članu 59. ČLAN 57 PRIVREMENA EVALUACIJA (1) Ukoliko Komisija to smatra potrebnim, u trećoj godini nakon usvajanja prve odluke o povjeravanju zadataka izvršenja budžeta IPARD II programa, vrši se povremena evaluacija. (2) Povremena evaluacija predlaže mjere za poboljšanje kvaliteta IPARD II programa i njegove implementacije, po potrebi. Crna Gora je dužna naročito osigurati da se povremenom evaluacijom izvrši pregled početnih rezultata IPARD II programa, njihove konzistentnosti sa ex-ante evaluacijom, relevantnost ciljeva u mjeri u kojoj su postignuti. Takođe procjenjuje kvalitet monitoringa i implementacije i iskustvo stečeno u uspostavljanju sistema implementacije IPARD II programa. (3) Povremena evaluacija se podnosi IPARD II odboru za monitoring i Komisiji do 31. decembra godine navedene u stavu 1. (4) Pored evalaucije iz člana 54(7), IPARD II odbor za nadgledanje, Upravljačko tijelo i Komisija razmatraju zaključke procjene u cilju revizije IPARD II programa. (5) Upravljačko tijelo dužno je da obavještava Komisiju o mjerama preduzetim u odnosu na preporuke iz izvještaja o evaluaciji. Ukoliko Crna Gora ne podnese izvještaj o povremenoj evaluaciji iz stava (3), primjenjuje se član 37(5). ČLAN 58 EX-POST EVALUACIJA (1) Najkasnije do kraja prve godine nakon perioda implementacije programa, Crna Gora će pripremiti ex-post evaluaciju IPARD II programa. Ovaj izvještaj će biti završen i dostavljen Komisiji najkasnije do kraja te godine. (2) Na osnovu rezultata evaluacije koji su već dostupni, kao i na pitanja evaluacije od značaja za IPARD II program, ex-post evaluacija treba da obuhvati iskorišćenost resursa, uspješnost i efikasnost IPARD programa, njegov uticaj i konzistentnost sa ex-ante evaluacijom. Treba da obuhvati faktore koji doprinose uspjehu ili neuspjehu implementacije, dostignućima i rezultatima IPARD programa,II uključujući i njihovu održivost. Treba da izvuče zaključke vezane za IPARD II program i proces proširenja. (3) Ukoliko Crna Gora ne podnese izvještaj ex-post evaluaciju iz stava (1), primjenjuje se član 37(5). GLAVA 3: IZVJEŠTAVANJE ČLAN 59 GODIŠNJI I ZAVRŠNI IZVJEŠTAJI O SPROVOĐENJU (1) Do 30. juna svake godine nakon jedne pune kalendarske godine od sprovođenja IPARD II programa Upravljačko tijelo, nakon konsultacija sa IPARD Agencijom izrađuje godišnji izvještaj o implementaciji IPARD programa II u prethodnoj kalendarskoj godini, u skladu sa članom 60(2) Okvirnog sporazuma. Prvi dostavljeni izvještaj obuhvata kalendarsku 2014. godinu pa nadalje. (2) Upravljačko tijelo izrađuje završni izvještaj o sprovođenju IPARD II programa. Završni izvještaj se podnosi najkasnije šest mjeseci nakon posljednjeg dana kada je moguće praviti troškove u okviru IPARD II programa, u skladu sa članom 29 (4) Okvirnog sporazuma. (3) Godišnji izvještaji o implementaciji obuhvata prethodnu kalendarsku godinu i uključuje podatke koji se odnose na kalendarsku godinu prije i kumulativne finansijske podatke i podatke monitoringa za kompletan period implementacije IPARD II programa, kao i sažete monitroning tabele. Završni izvještaj o implementaciji IPARD programa II treba da obuhvati ukupan period implementacije i može obuhvatiti i posljednji godišnji izvještaj. (4) Izvještaji iz stava (1) i (2) dostavljaju se, nakon što ih pregleda i odobri IPARD II odbor za nadgledanje NIPAK-u koji ih šalje Komisiji, uz primjerak za NAO i Revizorsko tijelo. (5) Svi godišnji i završni izvještaji o implementaciji treba da obuhvate sljedeće informacije: (a) sve promjene opštih uslova od značaja za implementaciju IPARD II programa a naročito najvažnije socio-ekonomske trendove, promjene nacionalnih, regionalnih ili sektorskih politika i, gdje je to potrebno, njihov uticaj na konzistentnost između IPARD II podrške i podrške iz drugih finansijskih instrumenata Unije, Strana 62 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 62 (b) napredak u implementaciji prioriteta i mjera u pogledu postizanja ciljeva IPARD II programa, u vezi sa finansijskim podacima, zajedničkim i za program specifičnih indikatora, i kvantifikovane vrijednosti ciljeva, uključujući, po potrebi, i promjene u vrijednosti indikatora rezultata. Podaci koji se prenose moraju biti povezani sa vrijednostima indikatora za punu implementaciju aktivnosti i takođe, gdje god je to moguće, i u pogledu faze implementacije za odabrane aktivnosti. Oni takođe treba da definišu sintezu nalaza svih evaluacija programa koje su postale dostupne u toku prethodne kalendarske godine, sva pitanja koja utiču na sprovođenje programa i preduzete mjere; (c) finansijske obaveze i izdatke po mjerama, i sažetak preduzetih aktivnosti u vezi plana evaluacije; (d) korake koje su preduzeli Upravljačko tijelo, odnosno IPARD Agencija i IPARD II odbor za nadgledanje kao pomoć u obezbjeđivanju kvaliteta i uspješnosti implementacije, a naročito: i. kratak pregled svih značajnih problema koji su se pojavili u implementaciji IPARD II programa i sve preduzete aktivnosti, uključujući i one o preporukama za prilagođavanja, u skladu sa stavom 8; ii. kratak pregled rezultata kontrole izvršenih po mjeri i otkrivenih nepravilnosti; iii. kako je iskorišćena tehnička pomoć; iv. koraci koji su preduzeti uključenje lokalnih tijela u većoj mjeri; v. korake preduzete za obezbjeđenje publiciteta IPARD II programa; vi. podatke kojima se pokazuje da sredstva Unije dopunjuju sredstva dostupna u Crnoj Gori. (e) korake preduzete da bi se obezbijedila koordinacija ukupne pretpristupne pomoći Unije iz člana 4; (f) finansijske tabele koje prikazuju troškove Unije, Crne Gore i ukupne troškove po mjeri i/ili sektoru; (g) pregled aktivnosti preduzetih u odnosu na plan evaluacije, u skladu sa članom 56, (h) opis aktivnosti izvršenih u cilju implementacije plana vidljivosti i komunikacije iz člana 30. Sadržaj i predstavljanje godišnjih i završnih izveštaja o implementaciji zasniva se na smjernicama Komisije. (6) Komisija će obavijestiti Crnu Goru u roku od 15 radnih dana od dana prijema godišnjih izvještaja o implementaciji ako isti nisu prihvatljivi, a ukoliko ne obavijesti smatraju se prihvatljivim. (7) Komisija će obavijestiti Crnu Goru o svojim primjedbama u roku od četiri mjeseca od datuma prijema godišnjeg izveštaja o implementaciji i u roku od pet meseci od datuma prijema završnog izveštaja o implementaciji. Ukoliko Komisija ne da primedbe u tim rokovima, izveštaji će se smatrati prihvaćenim. (8) Ukoliko, nakon ovog pregleda, Komisija dostavi primjedbe Crnoj Gori o pitanjima koji značajno utiču na sprovođenje IPARD II programa, Crna Gora je dužna da obavijesti Komisiju o aktivnostima preduzetim u pogledu tih primjedbi u roku od tri mjeseca. Kada Komisija, ne dovodeći u pitanje Odluke koje će se donijeti u skladu sa članovima 48 i 49, Crnoj Gori dostavi preporuke za prilagođavanja koja za cilj imaju poboljšanje uspješnosti monitoringa ili upravljanja IPARD programom, Crna Gora će potom preduzeti korake za poboljšanje monitoringa ili upravljanja ili će objasniti zašto te korake nije preduzela u roku od tri mjeseca od dana prijema primjedbi Komisije. O ovim aktivnostima se mora obavijestiti IPARD II odbor za nadgledanje. ODJELJAK VII POSEBNE ODREDBE O VIŠEGODIŠNJEM AKCIONOM PROGRAMU SA PODIJELJENIM OBAVEZAMA [Nema dopunskih odredbi.] ODJELJAK VIII POSEBNE ODREDBE O PROGRAMIMA PREKOGRANIČNE SARADNJE [Nema dopunskih odredbi.] ODJELJAK IX ZAVRŠNE ODREDBE Članovi od 81 do 86 i članovi od 88 do 90 Okvirnog sporazuma shodno se primjenjuju u ovom Sporazumu. ČLAN 60 PRIMJENJIVOST SEKTORSKOG SPORAZUMA NA IPA Sektorski sporazum potpisan u okviru IPA između Komisije i Crne Gore i dalje se primjenjuje za podršku usvojenu u okviru prethodnog instrumenta pretpristupne podrške, dok se ta podrška ne završi u skladu sa uslovima relevantnih Sektorskih sporazuma. Međutim, članovi 45 i 49 ovog Sporazuma primjenjuju se u odnosu na troškove u okviru IPA kada je pokrenut postupak finansijske verifikacije ili usklađenosti obračuna nakon stupanja na snagu ovog Sporazuma. ČLAN 61 ADRESE ZA KOMUNIKACIJU U pogledu člana 85 Okvirnog sporazuma, adrese su sljedeće: (1) Za svu komunikaciju osim one iz tačke (2): Za Evropsku uniju: Evropska Komisija Generalni direktorat za poljoprivredu i ruralni razvoj Jedinica za pretpristupnu pomoć za poljoprivredu Rue de la Loi, 130 BE – 1049 Brisel Za Crnu Goru: Vlada Crne Gore Ministarstvo vanjskih poslova i evropskih integracija Stanka Dragojevića 2 81000 Podgorica, Crna Gora Fax: +382 20 224 552 e mail: aleksandar.pejovic@mfa.gov.me Vlada Crne Gore Ministarstvo poljoprivrede i ruralnog razvoja Rimski trg 46 81000 Podgorica, Crna Gora Fax: +382 20 482 364 mailto:aleksandar.pejovic@mfa.gov.me Strana 63 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 63 e mail: kabinet@mpr.gov.me (2) Za komunikaciju koja se odnosi na informacije iz člana 51 (2) Okvirnog sporazuma, adrese su sljedeće: Za Evropsku uniju: Evropska komisija OLAF – Evropski biro za borbu protiv prevara Direktorat C 30, Rue Joseph II BE – 1049 Brisel Internet stranica: http://ec.europa.eu/anti fraud/index en.htm Za Crnu Goru: Vlada Crne Gore Ministarstvo finansija Nacionalni službenik za ovjeravanje Stanka Dragojevića 2 81000 Podgorica, Crna Gora Fax: +382 20 224 450 e mail: miodrag.radonjic@mif.gov.me Vlada Crne Gore AFCOS Stanka Dragojevića 2 81000 Podgorica, Crna Gora Fax: +382 224 450 e mail: mf@mif.gov.me ČLAN 62 NEISPUNJAVANJE OBAVEZA I PREKID SPORAZUMA Izuzetno od člana 90 Okvirnog sporazuma, kada Komisija utvrdi neispunjavanje obaveza iz ovog Sporazuma, ona je dužna: (a) obavijestiti Crnu Goru o svojim namjerama, uz obrazloženje, i (b) ima pravo, u pogledu IPARD II programa, ali ne dovodeći u pitanje odluke iz članova 48 i 49; i. da izvrši finansijske korekcije prema Crnoj Gori, ii. da prekine prenos novca Crnoj Gori, iii. da se uzdrži od preuzimanja bilo kakvih novih finansijskih obaveza u ime Unije, i iv. po potrebi, da otkaže ovaj Sporazum počev od trenutka kada je prvi put otkrivena neusklađenost. ČLAN 63 STUPANJE NA SNAGU Ovaj Sporazum stupa na snagu na dan kada Strane ugovornice jedna drugu obavijeste u pisanoj formi o prihvatanju Sporazuma u skladu sa postojećim internim zakonodavstvom ili procedurom svake od Strana. ČLAN 64 POTPIS Ovaj Sporazum sačinjen je u dva primjerka na engleskom jeziku. Potpisao, za i u ime Vlade Crne Gore, u Podgorici, dana......................... Nj.E. ambasador Aleksandar Andrija Pejović Nacionalni koordinator za Ipu Ministarstvo vanjskih poslova i evropskih integracija Potpisao, za i u ime Evropske Komisije, u Briselu, dana.......................... G-din Jerzy PLEWA Generalni direktor za poljopivredu i ruralni razvoj (imenovani ovlašćeni službenik) mailto:kabinet@mpr.gov.me http://ec.europa.eu/anti fraud/index en.htm mailto:miodrag.radonjic@mif.gov.me mailto:mf@mif.gov.me Strana 64 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 64 ANEKSI Strana 65 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 65 ANEKS I: GLAVNE FUNKCIJE SISTEMA INTERNE KONTROLE Strukture, organi i tijela sistema interne kontrole, kako je definisano članovima 10(1)(c) i 10(2) Okvirnog sporazuma, treba da imaju organizacionu strukturu koja im omogućava vršenje sljedećih glavnih funkcija u pogledu IPARD troškova: Osnovni pristup za dodjelu funkcija i odgovornosti se utvrđuje u skladu sa sljedećom tabelom: Opšte funkcije Posebne funkcije Upravljačka struktura Operativna struktura NAO kancelarija za podršku Nacionalni fond IPARD Agencija Upravljačko tijelo Funkcije upravljanja Odabir mjera * Monitoring programa * Upravljanje IPA II računima i finansijskim operacijama * Evaluacija * Izvještavanje * * Koordinacija * Funkcije plaćanja Odobravanje i kontrola obaveza * Odobravanje i kontrola plaćanja (*) * Izvršenje plaćanja * Računovodstvo za obaveze i plaćanja * * Upravljanje dugom * * Trezor * Funkcije implementacije Odabir projekata * Javnost * * Obezbjeđivanje djelotvornog funkcionisanja sistema interne kontrole * Funkcije revizije Interna revizija * * * U slučaju da je naznačena kao opcija (*) funkcija se može dodijeliti zavisno od veličine, odgovornosti i ostalih posebnih karakteristika sistema interne kontrole. Izuzev u slučaju da Komisija izričito i eksplicitno navede drugačije, dodjela funkcija i odgovornosti ne smije biti u suprotnosti sa osnovnim pristupom prikazanim u ovom Aneksu. Funkcije upravljanja (a) Odabir mjera: cilj ove funkcije je da je, u skladu sa članom 10(1)(c)(i) Okvirnog sporazuma, Upravljačko tijelo odgovorno za odabir mjera i njihovo promovisanje uključujući i odabir mjera za svaki poziv u skladu sa članom 8 (2)(c) ovog Sporazuma. (b) Monitoring programa: cilj ove funkcije jeste monitoring uspješnosti i kvaliteta implementacije IPARD II programa. Vrši se provjerom u odnosu na odgovarajuće fizičke, ekološke i finansijske indikatore. Takođe osigurava odabir aktivnosti za finansiranje u skladu sa važećim kriterijumima i mehanizmima programa i u skladu su sa relevantnim domaćim i pravilima Unije. (c) Upravljanje IPA II računima i finansijskim operacijama: cilj ove funkcije je da osigura nesmetano finansijsko upravljanje uključujući evidentiranje aktivnosti, prenos sredstava i vršenje finansijskih prilagođavanja kada je to potrebno. (d) Evaluacija: cilj ove funkcije jeste poboljšanje kvaliteta, uspješnosti i konzistentnosti pomoći iz fondova Zajednice i strategije i implementacije IPARD II programa. Procjenama se ispituje stepen iskorišćenosti resursa, uspješnosti i efikasnosti planiranja i njegov socio-ekonomski uticaj na definisane prioritete, i po pravilu, treba da ga prate kriterijumi i indikatori vezani za realizaciju. (e) Izvještavanje: cilj ove funkcije je da se osigura izvještavanje o implementaciji Programa i napretku ostvarenom u pojedinačnim aktivnostima i mjerama na način koji pomaže obezbjeđenje uspješne i efikasne implementacije mjere, pomoću adekvatnih sistema informisanja i komunikacije. (f) Koordinacija: Cilj ove funkcije je da usmjerava i kontroliše rad IPARD II odbora za nadgledanje definisanog članom 53 Okvirnog sporazuma prvenstveno kroz dostavljanje dokumenata potrebnih za monitoring kvaliteta implementacije programa. Funkcije plaćanja (a) Odobravanje i kontrola obaveza i plaćanja: cilj ove funkcije je da se utvrdi da li su prijave za odobravanje aktivnosti (investicija) i iznosa koji treba isplatiti podnosiocu zahtjeva ili njegovom punomoćniku ispunjavaju u skladu sa Sporazumima i da li imaju pravo na traženu pomoć od Unije, koja treba, između ostalog, da obuhvati i administrativne i kontrole na licu mjesta, posebno u pogledu regularnosti i zakonitosti troška: (i) provjerom da li prijave za odobrenje i zahtjevi za plaćanja imaju pravo na plaćanja, Strana 66 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 66 (ii) provjerom da li su ispunjene obaveze iz datog odobrenog projekta, (iii) gdje je to potrebno, provjerom tenderskih procedura i procedura ugovaranja, i verifikacijom izvršenih radova ili pruženih usluga. (iv) vršenje neophodnih provjera. Provjere se vrše i prije i nakon odobrenja projekta i mogu obuhvatiti provjere prije odabira projekata, ponovna mjerenja, provjere kvaliteta i kvantiteta isporučenih roba ili usluga, kontrolu analize ili uzorka, provjere prije plaćanja, ex-post provjere plaćanja i sve posebne odredbe za implementaciju Sporazuma koje se odnose na regularnost i zakonitost troškova. Da bi se utvrdila regularnost i zakonitost, provjere, gdje je to potrebno, treba da obuhvate ispitivanja tehničke prirode koja mogu biti i ekonomsko-finansijske procjene ili specifične poljoprivredne, tehničke ili naučne provjere. a. Izvršenje plaćanja: cilj ove funkcije je izdavanje instrukcija bankarima Operativne strukture, odnosno, vladinoj kancelariji za plaćanja da isplati odobreni iznos podnosiocu zahtjeva (ili njegovom punomoćniku/punomoćnicima). b. Računovodstvo za obaveze i plaćanja: cilj ove funkcije jeste evidentiranje svih obaveza i plaćanja u posebnim računovodstvenim evidencijama za IPARD troškove, koji su obično u formi sistema elektronske obrade podataka i priprema periodičnih pregleda troškova, uključujući i izjave o troškovima upućene Komisiji. Računovodstvena evidencija treba da obuhvati i aktivu koja je finansirana iz IPARD II sredstava, posebno u pogledu dužnika. c. Upravljanje dugom: cilj ove funkcije je da postoji uspostavljen sistem evidencije svih dugovanja koji se duguju u knjigu dužnika, uključujući i nepravilnosti, prije njihove potvrde. d. Trezor: cilj ove funkcije jeste organizovanje bankarskih računa, traženja sredstava od Komisije, verifikacije postojanja i ispravnosti elemenata sufinansiranja, odobravanje prenosa IPARD II sredstava od Komisije ka IPARD Agenciji ili korisnicima i finansijskih komunikacija sa Komisijom,.koji obuhvataju kvartalne zahtjeve za isplatu i godišnje izjave. Organizaciona struktura treba da da jasnu raspodjelu ovlašćenja i odgovornosti na svim operativnim nivoima i odvajanje funkcija plaćanja iz tački (a), (b) i (c), čije se odgovornosti definišu u organizacionoj šemi. Funkcije implementacije a. Odabir: cilj ove finkcije je da izvrši odabir aktivnosti u skladu sa kriterijumima, mehanizmima i pravilima koja važe za IPARD II program. Izuzetno, ova funkcija može biti vršena od strane Upravljačkog tijela za mjere “Implementacija lokalnih razvojnih strategija – LIDER pristup” i “Tehnička pomoć”. b. Javnost: ciljevi ove funkcije su i: i. objavljivanje poziva za prijave i objavljivanje kriterijuma i uslova prihvatljivosti, uključujući informacije o ugovornim obavezama i mogućim sankcijama u slučaja nepoštovanja tih obaveza i, gdje je potrebno, izdavanje za početak radova, ii. naglašavanje uloge Unije i osiguranje transparentnosti pomoći Unije. c. Garancije za djelotvorno funkcionisanje sistema interne kontrole: cilj ove funkcije je konstantna provjera da sistem interne kontrole dobro funkcioniše, uključujući neophodne mjere koje se preduzimaju nakon nalaza revizije i utvrđenih nepravilnosti. Funkcije revizije Interna revizija: cilj ove funkcije je da osigura da su sve propisane posebne aktivnosti sprovedene kako bi obezbijedile bolje upravljanje sa nezavisnom ocjenom, podređenog sistema. Strana 67 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 67 ANEKS 2 OKVIR INTERNE KONTROLE Za potrebe Aneksa B Okvirnog sporazuma primjenjuju se sledeće odredbe: 1. Kontrolno okruženje Opšte dopunske odredbe za Odjeljak 1 Aneksa B Okvirnog sporazuma Prenošenje Dio ili cjelokupne funkcije evaluacije, izvještavanja, odobravanja i kontrole1 se mogu prenijeti na druga tijela ukoliko su sljedeći uslovi ispunjeni: 1. Mora postojati pisani i potpisani sporazum u kojem se navodi, osim delegiranih zadataka, priroda informacija i pratećih dokumenata i vremenskih rokova u kojima se moraju podnijeti. Sporazum mora omogućiti tijelima na koja su prenijete funkcije da ispune kriterijume iz Aneksa B Okvirnog sporazuma i ovog Aneksa. Mora postojati odgovarajući revizorski trag. Sporazum treba da omogući ovlašćenim agentima ili predstavnicima Crne Gore ili Unije pristup informacijama koje imaju tijela kojima su delegirane ove funkcije kao i mogućnost ispitivanja prijava, uključujući i vršenje kontrole projekata i korisnika podrške i pristup svim drugim informacijama koje su im potrebne za realizaciju njihovih zadataka. 2. Dotične strukture, organi i tijela sistema upravljanja i kontrole (u daljem tekstu: SUK) u svim slučajevima ostaju odgovorna za uspješno upravljanje IPARD podrškom. Navedene strukture snose punu odgovornost za zakonitost osnovnih transakcija uključujući i zaštitu finansijskih interesa Unije. 3. Odgovornosti i obaveze drugog tijela, posebno u pogledu kontrole i potvrde poštovanja Sporazuma i bilo kojih primjenljiih smjernica, se moraju jasno definisati. 4. Navedene strukture, organi i tijela sistema upravljanja i kontrole treba da osiguraju da to tijelo ima na raspolaganju efikasan sistem kojim se obezbjeđuje ispunjavanje njegovih obaveza na zadovoljavajući način. 5. To tijelo će eksplicitno potvrditi navedenim strukturama, organima i tijelima SUK-a da zaista ispunjava svoje odgovornosti i opisuje sredstva koja koristi. 6. Navedene strukture, organi i tijela sistema upravljanja i kontrole treba redovno da pregledaju, uključujući i ponovo provjere, prenijete funkcije kako bi se potvrdilo da su izvršene aktivnosti zadovoljavajućeg standarda i da su u skladu sa Sporazumima. 7. Revizorsko tijelo izvještava o prenijetim funkcijama kao da ih je vršilo samo tijelo kome su prenijete funkcije. Uslovi iz tačaka (1), (2), (3) i (5) primjenjuju se mutatis mutandis u slučajevima gdje funkcije koje su delegirane strukuturama vrši drugo tijelo kao dio svojih redovnih aktivnosti na osnovu nacionalnog zakonodavstva. Posebne dopunske odredbe za Odjeljak 1 Aneksa B Okvirnog sporazuma Odnosi se na Odjeljak 1 Aneksa B Okvirnog sporazuma. (d) Planiranje, angažovanje, zadržavanje, obuka i ocjena zaposlenih Za potrebe tačke (d) Odjeljka 1 Aneksa B Okvirnog sporazuma, obuka osobolja mora da bude odgovarajuća na svim operativnim nivoima uključujući i upoznatost sa prevarama. Za potrebe tačke (d) Odjeljka 1 Aneksa B Okvirnog sporazuma, opis posla treba da definiše i finansijske limite obaveza i plaćanja u okviru ovlašćenja zaposlenog. 2. Upravljanje rizicima [Nema dopunskih odredbi] 3. Kontrolne aktivnosti Opšte dopunske odredbe za Odjeljak 3 Aneksa B Okvirnog sporazuma Obezbjeđivanje dobrh internih kontrola zahtijeva sljedeće pisane procedure: A. Procedure za odobravanje zahtjeva za podršku i zahtjeva za isplatu: (1) Relevantne strukture, organ i tijela SUK-a propisuju detaljne procedure za prijem, evidentiranje i obradu zahtjeva za odobravanje projekata, zahtjeva za isplatu i faktura uključujući i opis svih dokumenata koji se koriste. (2) Svaki službenik zadužen za odobravanje mora imati na raspolaganju detaljnu kontrolnu listu koja treba da se prođe, i mora potvrditi u pratećoj dokumentaciji zahtjeva za isplatu da su te provjere izvršene. To potvrđivanje može se izvršiti elektronskim putem. Mora postojati dokaz o sistematskom, kao što je uzorak, sistemu ili planskom pregledu rada koji vrši stariji član osoblja. Analiza projekta sprovodi se po principima dobrog finansijskog upravljanja. (3) Zahtjev za isplatu mora se odobriti za isplatu tek nakon što su izvršene sve potrebne provjere kako bi se osigurala usklađenost sa Sporazumima. Te provjere uključuju one koje su određenom uredbom propisane za mjeru u okviru koje se podrška traži, kao i one koje su propisane članom 51 Okvirnog sporazuma kako bi se spriječile i identifikovale nepravilnosti i prevara sa posebnim osvrtom na uočene rizike. (4) Uprava mora na odgovarajućem nivou biti redovno i pravovremeno informisana o rezultatima izvršenih administrativnih i terenskih provjera tako da se uvijek u obzir može uzeti adekvatnost tih provjera prije izvršavanja plaćanja zahtjeva za isplatu. (5) Realizovane administrativne provjere se moraju detaljno opisati u kontrolnoj listi (vidi (2)) koja prati svaki zahtjev ili grupu zahtjeva za isplatu. Kontrolnu listu treba da prati potvrda o prihvatljivosti odobrenih zahtjeva za isplatu i prirodu, obim i ograničenja izvršenih provjera. Pored toga, mora postojati i garancija da su kriterijumi za dodjelu podrške, uključujući ugovaranje, poštovani i da su poštovana sva važeća pravila Unije i nacionalna pravila, posebno u pogledu programa za ruralni razvoj. Izvršene provjere na terenu moraju biti detaljno opisane u izvještaju u skladu sa članovima od 15 do 21 ovog Sporazuma. Ukoliko terenske i administrativne provjere nijesu potpune, već se vrše na uzorku zahtjeva za isplatu, moraju se identifikovati odabrani zahtjevi, opisati metod uzimanja uzorka i rezultati svih provjera i mjera preduzetih u pogledu prijavljenih neslaganja i nepravilnosti. Prateća dokumenta treba da budu takva da pruže dovoljne garancije da su izvršene sve potrebne provjere po pitanju prihvatljivosti odobrenih zahtjeva za isplatu. 1 Funkcije izvršenja plaćanja, računovodstvene evidencije obaveza i plaćanja se ni u kojem slučaju ne smiju prenositi. Strana 68 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 68 (6) U slučajevima kada su (bilo u papirnom ili elektronskom obliku) dokumenta koja se odnose na odobrene zahtjeve za isplatu i izvršene provjere zadržana kod drugih tijela, ta tijela kao i nadležne strukture treba da uspostave procedure kojima se obezbjeđuje evidentiranje lokacije svih takvih dokumenata koja su od značaja. (7) Prijave podnosilaca zahtjeva se moraju obraditi pravovremeno. (8) Kriterijumi za ocjenjivanje zahtjeva i njihov redosljed prioriteta moraju se jasno definisati i dokumentovati. B. Procedure za plaćanja (1) Strukture, organi i tijela SUK-a iz člana 10(1) i (2) Okvirnog sporazuma su u obavezi da usvoje potrebne procedure kako bi se osiguralo da nacionalne vlasti mogu da ispune svoje ugovorne obaveze bez obzira na odlaganja ili prekide u finansiranju od strane Komisije. (2) Nacionalne vlasti su u obavezi da usvoje potrebne procedure kako bi se osiguralo da se isplate vrše samo na bankovnim računima korisnika ili njihovih opunomoćenika. Isplata se vrši putem banke IPARD Agencije ili, po potrebi, preko vladine kancelarije za plaćanje, u roku od tri radna dana od dana zaduživanja na IPARD račun u eurima. Moraju se usvojiti procedure kojima se obezbjeđuje da sva plaćanja za koja prenos novca nije izvršen, nijesu prijavljena za isplatu. Ukoliko su takva plaćanja već prijavljena za isplatu, ona se ponovo pripisuju Fondu preko narednih mjesečnih/kvartalnih izjava ili najkasnije preko godišnjih računa. Plaćanja se vrše putem transfera na bankarski račun primoca. Odobrenje ovlašćenog službenika i njegovog/njenog nadzornika može se vršiti elektronskim putem, pod uslovom da je obezbijeđen odgovarajući nivo sigurnosti i da je identitet potpisnika unesen u elektronsku evidenciju. C. Procedure za računovodstvo (1) Strukture, organi i tijela SUK-a treba da usvoje potpune i transparentne računovodstvene procedure u skladu sa međunarodno prihvaćenim računovodstvenim principima i sve smjernice vezane za primjenu tih standarda. Računovodstvene procedure će osigurati kompletnost, tačnost i pravovremenost kvartalnih i godišnjih izvještaja, i da su sve greške ili previdi otkriveni i ispravljeni, naročito kroz provjere i poravnanja izvršena u redovnim intervalima. Mora se omogućiti potpuni revizorski trag za svaku stavku unijetu u računovodstvene podatke. (2) Računovodstvene procedure nacionalnih vlasti treba da osiguraju da računovodstveni sistem može dati, u eurima i domaćoj valuti, za svaki projekat, ugovor ili mjeru, ukupnu cijenu, napravljene troškove, djelimična plaćanja i konačna plaćanja. Treba utvrditi rokove za ukidanje obaveza kada radovi nijesu završeni u dogovorenom vremenu. Takva ukidanja treba adekvatno evidentirati u računovodstvenom sistemu. D. Procedure za plaćanja unaprijed i garancije (ukoliko je primjenjivo) Plaćanja unaprijed (avansna plaćanja) kvalifikuju se kao prihvatljivi trošak do 10% javne podrške za projekat i predmet je bankarske garancije ili ekvivalentne grancije na 110% iznosa avansa. Avansi se ne mogu isplaćivati u kombinaciji sa pretfinansiranjem iz člana 11(3)(a). Moraju se usvojiti procedure koje obezbjeđuju da su: (1) avansne isplate posebno identifikovane u računovodstvenim ili pomoćnim evidencijama. (2) garancije dobijene isključivo od strane finansijskih institucija, i da su ih odobrili odgovarajući organi i da ostaju na snazi do njihovog brisanja ili opoziva, na zahtjev IPARD Agencije. (3) avansi se poništavaju u okviru predviđenih rokova i oni kojima je rok za poništavanje istekao, brzo se identifikuju i garancije se blagovremeno opozivaju. E. Procedure koje se odnose na dugove Svi kriterijumi predviđeni Odjeljcima A do D se primjenjuju, mutatis mutandis, na garancije, naknade, pripisane prihode, itd, koje IPARD Agencija treba da prikupi u ime IPARD II programa. IPARD Agencija treba da formira sistem za prepoznavanje svih iznosa koji se duguju i evidentiranje svih dugova u knjigu dužnika. Knjigu dužnika treba redovno pregledati i preduzeti aktivnosti da se dospjela dugovanja naplate. F. Revizorski trag Informacije koje se odnose na dokumentovane dokaze o ovlašćenjima, računovodstvu, plaćanju zahtjeva za isplatu i upravljanje avansima, garancijama i dugovima moraju biti dostupni kako bi u svakom trenutku bilo moguće naći detaljan revizorski trag. Uprava će, na odgovarajućem nivou, redovno i pravovremeno biti obavještavana o rezultatima izvršenih kontrola, tako da se prije plaćanja zahtjeva te kontrole uvijek mogu uzeti u obzir. U tu svrhu, nadležne strukture, organi i tijela SUK-a su dužne da uspostave potrebne procedure kako bi se osiguralo čuvanje svih dokumenata koji služe kao garancija za detaljan revizorski trag. Posebne dopunske odredbe za Odjeljak 3 Aneksa B Okvirnog sporazuma Odnosi se na Odjeljak 3 Aneksa B Okvirnog sporazuma. (b) Bezbjednosne kontrolne aktivnosti Za potrebe tačke (b) Odjeljka 3 Aneksa B Okvirnog sporazuma, bezbjednost informacionog sistema treba da se zasniva na kriterijumima propisa sljedećeg standarda u predmetnoj finansijskoj godini: Međunarodna organizacija za standard 27002: Kodeks prakse za kontrolu bezbjednosti informacija (ISO) ili ekvivalent. 4. Informisanje i komunikacija Posebne dopunske odredbe za Odjeljak 4 Aneksa B Okvirnog sporazuma Odnosi se na Odjeljak 4 Aneksa B Okvirnog sporazuma. (c) Eksterna komunikacija Za potrebe tačke (c) Odjeljka 4 Aneksa B Okvirnog sporazuma, primjenjuju se sljedeće odredbe: (i) svaka promjena u Sporazumima, uključujući stope pomoći koje se primjenjuju ili uslove, moraju se evidentirati, a instrukcije, baze podataka i kontrolne liste redovno i blagovremeno ažurirati, (ii) sve bitne promjene u upravljačkim i operativnim strukturama, nakon njihove akreditacije i povjeravanja poslova izvršenja budžeta podnose se nadležnom nacionalnom tijelu (tijelima) i Komisiji, uz primjerak za Revizorsko tijelo, na pregled i odobrenje prije njihove primjene. 5. Monitoring okvira sistema interne kontrole Posebne dopunske odredbe za Odjeljak 5 Aneksa B Okvirnog sporazuma Odnosi se na Odjeljak 5 Aneksa B Okvirnog sporazuma. (a) Stalni i posebni monitoring Za potrebe tačke (a) Odjeljka 5 Aneksa B Okvirnog sporazuma, primjenjuju se sljedeće odredbe: Strana 69 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 69 (i) dnevne aktivnosti i kontrole nacionalnih vlasti pratiće se na svim nivoima i to na stalnoj osnovi kako bi se osigurao dovoljno detaljan revizorski trag, (ii) praćenje tehničkih usluga i delegiranih tijela odgovornih za vršenje provjera i drugih funkcija kako bi se osigurala adekvatna primjena propisa, smjernica i procedura, (iii) praćenje procedura za sprječavanje i identifikovanje prevare i nepravilnosti sa posebnim osvrtom na one oblasti troškova iz nadležnosti IPARD Agencije koje su izložene značajnom riziku od prevare ili drugih ozbiljnih nepravilnosti. Za potrebe četvrte alineje tačke (a) Odjeljka 5 Aneksa B Okvirnog sporazuma, služba interne revizije mora biti nezavisna od ostalih sektora i izvještava direktno direktoru organa. Služba interne revizije treba da potvrdi da su procedure koje je organ usvojio adekvatne da osiguraju usklađenost sa pravilima Unije i da su računovodstveni podaci precizni, kompletni i pravovremeni. Potvrde se mogu ograničiti na odabrane mjere i na uzorke transakcija pod uslovom da plan revizije obezbjeđuje obuhvatanje svih značajnih oblasti, uključujući i sektore odgovorne za odobravanje, i da ne obuhvata period duži od pet godina. Aktivnosti službe interne revizije se realizuju u skladu sa međunarodno prihvaćenim standardima, evidentiraju se u radnim dokumentima koji potom služe za izradu izvještaja i preporuka upućenih najvišem rukovodstvu Agencije. Strana 70 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 70 ANEKS 3 POTREBNA DOKUMENTA ZA ZAHTJEV ZA POVJERAVANJE POSLOVA IZVRŠENJA BUDŽETA U ovom Aneksu navode se dokumenta koja su potrebna za Zahtjev za povjeravanje zadataka izvršenja budžeta. Crna Gora je dužna da dostavi: (a) potpisani zahtjev za povjeravanje u papirnoj i elektronskoj formi; i (b) dokumenta navedena u ovom Aneksu i sva ostala prateća dokumenta samo u elektronskom formatu, na fizičkoj podršci (CD/DVD/USB ili slična sredstva koja se koriste u ove svrhe). Broj Dokazi 1 Zvanična pravna oznaka, potvrda o spremnosti i procedure 1.1 Zvaničnao imenovanje NIPAK-a, NAO-a i Revizorskog tijela 1.2 Potvrda o spremnosti NIPAK-a, NAO-a i Revizorskog tijela 1.3 Procedure po kojima se sprovode glavne funkcije NIPAK-a Komisija će izdati dodatna pojašnjenja i uputstva u vezi sa potrebnim dokumentima, njihovom formatu i nivou detalja. 1.4 Procedure po kojima se sprovode glavne funkcije NAO-a Komisija će izdati dodatna pojašnjenja i uputstva u vezi sa potrebnim dokumentima, njihovom formatu i nivou detalja. 1.5 Procedure po kojima se sprovode glavne funkcije Revizorskog tijela Komisija će izdati dodatna pojašnjenja i uputstva u vezi sa potrebnim dokumentima, njihovom formatu i nivou detalja. 1.6 Izvještaji o samoprocjeni za sva tijela u okviru sistema upravljanja i kontrole koje pripremaju interni revizori 1.7 Prateće mišljenje i izvještaj revizije o upravljačkoj i operativnoj strukturi, koju je izvršio eksterni revizor nezavistan od struktura i tijela iz člana 10(1) i (2) Okvirnog sporazuma, koje se zasniva na analizama izvršenim u skladu sa međunarodno priznatim revizorskim standardima. 2. UPRAVLJAČKA STRUKTURA 2.1 Pisana potvrda NAO da upravljačke strukture zadovoljavaju uslove da im se povjere poslovi izvršenja budžeta. 2.2 Naziv i statut predmetnih struktura i tijela (Kancelarija za podršku NAO-a, NF), uključujući kopije zvaničnih imenovanja na ministarskom nivou. 2.3 Opis sljedećeg: odgovornosti povjerene kancelariji za podršku NAO-a i Nacionalnom fondu, podjela odgovornosti između njihovih direkcija, odnos između upravljačke strukture sa ostalim tijelima, javnim i privatnim, koji su odgovorni za sprovođenje mjera koje prikazuju/naplaćuju kao izdatak/trošak za IPARD II program, zahtjeve administrativne, računovodstvene i interne kontrole po kojima se vrše plaćanja koja se odnose na sprovođenje IPARD II programa. 2.4 Procedure po kojima se vrše glavne funkcije kancelarije za podršku NAO-a Komisija će izdati dodatna pojašnjenja i uputstva u vezi sa potrebnim dokumentima, njihovom formatu i nivou detalja. 2.5 Procedure po kojima se vrše glavne funkcije NFD-a Komisija će izdati dodatna pojašnjenja i uputstva u vezi sa potrebnim dokumentima, njihovom formatu i nivou detalja. 3 OPERATIVNA STRUKTURA 3.1 Pisana potvrda NAO-a da operativne strukture zadovoljavaju uslove da im se povjere zadaci izvršenja budžeta. 3.2 Naziv i statut predmetnih struktura i tijela (IPARD Agencija, Upravljačko tijelo, i sva njihova delegirana tijela, ukoliko je primjenjivo), uključujući kopije zvaničnih imenovanja na ministarskom nivou. 3.3 Opis sljedećeg: odgovornosti povjerene IPARD Agenciji i Upravljačkom tijelu (uključujući i njihova delegirana tijela, ukoliko je primjenjivo), podjela odgovornosti između njihovih direkcija, odnos operativne strukture sa drugim tijelima, privatnim ili javnim, odgovornih za sprovođenje mjera koje prikazuju kao itrošak u IPARD II programu, zahtjeve administrativne, računovodstvene i interne kontrole po kojima se vrše plaćanja koja se odnose na sprovođenje IPARD II programa, pisane sporazume između tijela u sistemu uključujući i memorandume o razumijevanju ili protokole potpisane za ostalim delegiranim ili tehničkim tijelima. informacija o tome kako će se nadgledati delegirane funkcije takođe mora biti uključena. 3.4 Procedure po kojima se vrše glavne funkcije IPARD Agencije Komisija će izdati dodatna pojašnjenja i uputstva u vezi sa potrebnim dokumentima, njihovom formatu i nivou detalja. 3.5 Procedure po kojima se vrše glavne funkcije Upravljačkog tijela Komisija će izdati dodatna pojašnjenja i uputstva u vezi sa potrebnim dokumentima, njihovom formatu i nivou detalja. Gore navedene uslove treba smatrati indikativnim, a ne ograničavajućim. Odgovornost za obezbjeđivanje sve potrebne dokumentacije u vezi zahtjeva za povjeravanje zadataka izvršenja budžeta ostaje prvenstveno na nacionalnim tijelima. Službe Komisije mogu zatražiti dodatnu dokumentaciju prije ili u toku obavljanja svojih zadataka. Strana 71 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 71 ANEKS 4 PRAVILA PROGRAMIRANJA Intezitet pomoći, stope doprinosa Unije i prihvatljivost za IPA programe ruralnog razvoja 2014-2020 1. Definicije Za potrebe ovog Aneksa, primjenju se sljedeće definicije:  (a) ‘Standardi Unije’ označavaju standarde koje je propisala Unija u oblasti zaštite životne sredine, javnog zdravlja, zdravlja biljnog i životinjskog svijeta, dobrobiti životinja i bezbjednosti na radu;  (b) ‘planinske oblasti’ označavaju oblasti iz člana 32(2) Uredbe (EU) br 1305/2013;  (c) ‘mladi poljoprivrednik’ označava poljoprivrednika mlađeg od 40 godina u vrijeme kada je odluka o dodjeli podrške dobijena, koji posjeduje adekvatne vještine i sposobnosti. 2. IPARD II program Svaki program sadrži sljedeće: (a) Opis trenutne situacije, SWOT analizu i identifikovanje potreba, pružajući kvantifikovani prikaz trenutnih razlika, nedostataka i potencijala za razvoj; (b) SWOT analize (snage, slabosti, prilike i prijetnje) koje se fokusiraju na nekoliko određenh oblasti; (c) Pregled glavnih rezultata prethodnih intervencija, od strane nacionalnih fondova, podrške Unije i multilaternalne podrške; (d) Opis postojeće nacionalne strategije ruralnog razvoja; (e) Indikativnu finansijsku tabelu; (f) Opis svake odabrane mjere, uključujući minmalne nacionalne strandarde, nacionalne zakone koji se odnose na program, dokaz o ciljnoj grupi, potvrda da je osigurana mogućnost provjeravanja i upravljanja mjerama. (g) Opis postojeće i/ili planirane mreže ruralnog razvoja; (h) Podaci o komplementarnosti IPARD-a sa mjerama koje se finansiraju iz drugih izvora (nacionalnih ili međunarodnih); (i) Opis operativne strukture, uključujući nadgledanje i evaluaciju; (j) Kratak opis upravljačke i strukture koja vrši kontrolu; (k) Opis rezultata konsultacija u toku programiranja i odredbi o uključivanju nadležnih tijela i organa kao i odgovarajućih ekonomskih, socijalnih i ekoloških partnera; (l) Rezultati i preporuke ex-ante evaluacije programa; (m) Opis aktivnosti predviđenih u okviru javnosti, vidljivosti i transparentnosti u skladu sa IPA legislativom, za informisanje potencijalnih korisnika, stručnih organizacija, ekonomskih, socijalnih i ekoloških partnera, tijela uključenih u promociju ravnopravnosti između muškaraca i žena i NVO-a, o mogućnostima koje nudi program i pravilima za dobijanje pristupa finansiranju; (n) Opis odredbi vezanih za jednakost između muškaraca i žena i nediskriminacije, koje se promovišu u različitim fazama programa (kreiranje, sprovođenje, monitoring i evaluacija); (o) Opis aktivnosti preduzetih u cilju obezbjeđivanja dovoljnih tehničkih i savjetodavnih kapaciteta za adekvatno sprovođenje programa. Uputstva, koja propiše Komisija, moraju se poštovati. 3. Intezitet pomoći Javni trošak, u principu, ne smije premašiti gornju granicu od 50% ukupnih prihvatljivih troškova investicije, uz sledeće izuzetke: (a) 60% za investicije u fizički kapital poljoprivrednih gazdinstava; (b) 65% za investicije u:  Fizički kapital poljoprivrednih gazdinstava od strane mladih poljoprivrednika,  Diverzifikaciju gazdinstava i razvoj poslovanja. (c) 70% za investicije u fizički kapital poljoprivrednihgazdinstava u planinskim područjima; (d) 100% za investicije u podršku za:  javnu ruralnu infrastrukturu koja ne generiše značajan neto prihod,  Aktivnosti finansirane u okviru mjere Tehnička pomoć,  Uspostavljanje i zaštita šuma,  Implementaciju lokalnih razvojnih strategija – LIDER pristup,  Uspostavljanje proizvođačkih grupa,  Agro-ekološke mjere,  Unapređenje obuka,  Savjetodavne usluge. Dodatnih 10% može se odobriti za investicije vezane za otpadne vode i upravljanje otpadom u:  Fizički kapital poljoprivrednih gazdinstava,  Fizički kapital vezano za preradu i marketingom poljoprivrednih i ribljih proizvoda. 4. Stope doprinosa Unije Stopa doprinosa Unije u principu iznosi 75% javnog troška. Međutim, stopa doprinosa se povećava na: (a) 85% za:  Agro-ekološke mjere,  Uspostavljanje i zaštitu šuma,  Aktivnosti u okviru mjere Tehnička pomoć,  Unapređenje obuka,  Savjetodavne usluge,  U slučaju investicija koje se realizuju u područjima gdje Komisija odredi da su se dogodile vanredne prirodne katastrofe. Strana 72 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 72 (b) 90% za “implementaciju lokalnih rarzvojnih strategija – LIDER pristup“. 5.Prihvatljivost Za različite mjere primjenjuje se sljedeće: Investicije u fizički kapital poljoprivrednih gazdinstava Korisnici u okviru ove mjere su poljoprivrednici ili grupa poljoprivrednika, bilo fizička ili pravna lica ili drugi poljoprivredni subjekti (npr. privatna poljoprivredna preduzeća, grupe proizvođača, itd.) odgovorna za realizaciju i finansiranje investicije na poljoprivrednom gazdinstvu (kako je definisano nacionalnim zakonom Crne Gore i upisano u nacionalni registar gazdinstava). Najkasnije do konačne isplate investicije, cijelo gazdinstvo mora da zadovolji odgovarajuće nacionalne minimalne standarde u pogledu zaštite životne sredine i dobrobiti životinja. Ukoliko su nacionalni standardi slični onima koji važe u Uniji, u adekvatno opravdanim slučajevima, Komisija može odobriti odstupanje od ovog pravila. Ovo mora biti jasno navedeno u IPARD II programu. Investicija, nakon što je završena, mora poštovati relevantne standarde Unije u pogledu zaštite životne sredine i dobrobiti životinja. Investicija se mora odnositi na proizvodnju poljoprivrednih proizvoda (proizvodi navedeni u Aneksu I Ugovora o funkcionisanju Evropske unije“ („TFEU“)). Minimalni uslovi po pitanju radnih sposobnosti i vještina poljoprivrednika moraju se definisati u Programu. Ekonomska isplativnost gazdinstva mora biti prikazana. Podrška za uspostavljanje proizvođačkih grupa Podrška se dodjeljuje kako bi se olakšalo uspostavljanje administrativnog funkcionisanja proizvođačke grupe, za potrebe: (a) Adaptacije proizvodnje i outputa članova proizvođačke grupe zahtjevima tržišta; (b) Zajedničkog plasmana robe na tržište, uključujući i pripremu za prodaju, centralizaciju prodaje i snabdijevanje kupaca na veliko; (c) Adaptacije proizvodnje i outputa proizvođača kako bi zadovoljili relevantne EU standarde, usklađenost sa zakonodavstvom EU; (d) Uspostavljanja zajedničkih pravila o informacijama o proizvodnji, uz poseban osvrt na žetvu i dostupnost; (e) Osigiravanja djelotvorne standardizacije u svim marketing koracima i isporuci proizvoda u okviru lanca ishrane. Podrška u okviru ove mjere može se dodijeliti samo grupama proizvođača koje su zvanično priznate od strane nacionalnih organa Crne Gore nakon 1.januara 2014. godine. Grupe proizvođača prihvatljive pod uslovima Uredbe Komisije br. 718/2007 mogu se prijaviti za podršku u okviru ove mjere, pod uslovom da nastave da ispunjavaju uslove za podršku u okviru IPARD programa 2014-2020. Profesionalne i/ili inter-profesionalne organizacije koje predstavljaju jedan ili više sektora ne mogu se kvalifikovati kao grupe proizvođača. Podnosioci moraju zadovoljiti sljedeće uslove: (a) Proizvođačke grupe treba da budu osnovane po prvi put i zavnično priznate o strane ovlašćenog nacionalng tijela nakon 1. januara 2014. godine; (b) Proizvođačke grupe treba da budu priznate od strane ovlašćenog tijela na osnovu biznis plana. Podrška se daje u vidu fiksne stope u godišnjim ratama za prvih pet godina nakon datuma na koji je proizvođačka grupa priznata i izračunava se na osnovu godišnje plasirane proizvodnje grupe. Ograničena je na maksimum 10% plasirane proizvodnje u toku prve godine i opadajuća je u narednim godinama. Podrška ne smije prelaziti iznos od 100 000 EUR godišnje. Investicije u fizički kapital vezano za preradu i marketing poljoprivrednih i ribljih proizvoda Korisnici su preduzeća (kako je definisano nacionalnim zakonom Crne Gore) odgovorna za sprovođenje projekata u svojim objektima. Preduzeće može da se sastoji iz jednog ili više objekata. Glavni fokus treba da bude na preduzećima koja zapošljavaju manje od 250 radnika i čiji godišnji promet ne prelazi 50 miliona EUR, a ukupni godišnji bilans stanja ne prelazi 43 miliona EUR, što odgovara trenutnoj definiciji MSP koji je dat u Preprouci Komisije 2003/361/EC1. Ekonomska održivost preduzeća mora se prikazati na kraju investicije. Najkasnije na kraju projekta (prije konačne isplate), cijelo preduzeće mora zadovoljiti glavne relevantne minimalne nacionalne standarde koji su na snazi u pogledu zaštite životne sredine, javnog zdravlja, dobrobiti životinja, i bezbjednosti na radu. Ukoliko su nacionalni standardi zasnovani ns standardima Unije naročito zahtjevni, i samo u adekvatno obrazloženim slučajevima, Komisija može odobriti odstupanje od ovog pravila. Ovo mora biti jasno navedeno u IPARD II programu. Relevantni EU standardi koji se primjenjuju na investiciju biće postignut na kraju projekta. Investicije za koje se daje podrška moraju se odnositi na preradu i/ili plasiranje proizvoda iz Aneksa I Ugovora o funkcionisanju Evropske unije (TFEU), uključujući i proizvode ribarstva, i/ili razvoj novih proizvoda, procesa i tehnologija vezanih za proizvode iz Aneksa I TFEU, uključujući i proizvode ribarstva. Agro-ekološke mjere 1 Preporuka Komisije od 6. maja 2003.godine o definiciji mikro, malih, i srednjih preduzeća (SL L 124, 20.5.2003, str. 36). Strana 73 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 73 Korisnici mogu biti poljoprivrednici, grupa poljoprivrednika, koji, po pravilu, za minimum pet godina preuzmu u obaveze u okviru vrste aktivnosti. Crna Gora treba da predstavi u IPARD II programu kako će „pilot“ dimenzija mjere/vrste aktivnost(i) biti dostignuta. Crna Gora mora da osigura da su obaveze jasne u smislu ciljeva i sadržaja, da imaju potencijal da obezbijede ekološke benefite i da se mogu provjeriti i kontrolisati. Pravo na ovu mjeru imaju korisnici koji dobrovoljno preduzmu vrstu aktivnosti, i koji će ići dalje od obaveznog standarda (osnove). Korisnici će morati da poštuju relevantne obavezujuće standarde na cijelom gazdinstvu. Opis relevantnih obaveznih standarda mora se navesti u IPARD II programu. Crna Gora treba da definiše minimalnu veličinu poljoprivrednog gazdinstva koje može biti obuhvaćeno bilo kojom vrstom aktivnosti, minimalnu veličinu stada ugroženih životinjskih rasa. Korisncima će se nadoknaditi dodatni troškovi i izgubljena dobit koja je rezultat obaveze preduzete u okviru odabrane vrste aktivnosti. Za svaki tip aktivnostim Crna Gora će pripremiti obračun koji čini osnovu za određivanje nivoa plaćanja za ovaj tip aktivnosti. Obračun mora uraditi ili odobriti ovlašćeno tijelo nezavisno od tijela koje sprovodi ove mjere. Implementacija lokalnih razvojnih strategija – LIDER pristup LIDER pristup na programskom nivou sastoji se od sljedećih elemenata: (a) lokalna strategija razvoja zasnovana na određenoj oblasti namijenjena dobro identifikovanim teritorijama podregiona u ruralnim područjima; (b) lokalna privatno-javna partnerstva (Lokalne akcione grupe); (c) pristup „odozgo ka gore“ uz učešće lokalnih akcionih grupa u procesu donošenja odluka o pripremi i primjeni strategija lokalnog razvoja; (d) multisektorski dizajn i primjena strategije zasnovane na interakciji između aktera i projekata različitih sektora lokalne ekonomije; (e) umrežavanje lokalnih partnerstava; Korisnici su lokalne akcione grupe (LAG-ovi) koji zadovoljavaju sljedeće uslove: (a) moraju predložiti integrisanu strategiju lokalnog razvoja koja se zasniva na karakteristikama LIDER pristupa kako je to definisano u gore navedenim tačkama od (a) do (e); (b) moraju se sastojati od grupe koja predstavlja partnere iz različitih lokalnih socio-ekonomskih sektora na predmetnoj teritoriji; (c) moraju pokazati sposobnost da definišu i sprovedu strategiju razvoja u toj oblasti; (d) moraju imati sposobnost upravljanja javnim fondovima. Oblast obuhvaćena strategijom: (a) mora biti koherentna i sadržati dovoljno kritične mase u pogledu, ljudskih, finansijskih iekonomskih resursa za podršku održivoj strategiji razvoja; (b) broj stanovnika u svakoj oblasti, mora, po opštem pravilu, biti veći od 10 000 ali ne smije prelaziti 150 000, uključujući i naselja sa populacijom manjom od 25 000; (c) ista lokacija ne smije pripadati više nego jednoj lokalnoj akcionoj grupi (LAG), što znači jedno partnerstvo, jedna strategija, jedna teritorija; (d) zemlje korisnice mogu se opredijeliti da pokriju li cijelu teritoriju ili dio nje prilagođavajući se prema kriterijumima za odabir lokalnih akcionih grupa i oblasti koje one predstavljaju. LIDER pristup za Korisnike IPA II podržava se kroz sljedeće mjere: (a) mjera Tehnička pomoć (TA) za izgradnju kapaciteta potencijalnih Lokalnih akcionih grupa (LAG-ova) (TA aktivnost „Sticanje vještina i animiranje stanovnika u ruralnim oblastima"); (b) mjera „Implementacija lokalnih razvojnih strategija - LIDER pristup“ – za odabrane lokalne akcione grupe sa sledećim aktivnostima: (i) "Sticanje vještina, animiranje stanovnika na teritoriji lokalnih akcionih grupa" za izgradnju kapaciteta i animiranje odabranih LAG-ova ili, (ii) "Troškovi vođenja i malih projekata" za vođenje odabranih lokalnih akcionih grupa i sprovođenje manjih projekata, (iii) "Projekti saradnje" za međuteritorijalne ili transnacionalne projekte. Investicije u ruralnu javnu infrastrukturu Korisnici su administrativni subjekti u ruralnim oblastima sa do 10.000 stanovnika prema zvanično dostupnim podacima popisa i kako je obrazloženo u Programu. Projekat se mora odnositi na javnu infrastrukturu koja je potrebna za razvoj ruralnih oblasti uključujući puteve, lokalne pristupne puteve od naročitog značaja za lokalni ekonomski razvoj, pristup gazdinstvima i šumskom zemljištu, snabdijevanje električnom energijom, otpad i upravljanje otpadom, lokalni pristup infomacionim i komunikacionim tehnologijama, itd. Diverzifikacija gazdinstava i unapređenje poslovanja Korisnici su: (a) Poljoprivrednici ili članovi poljoprivrednog gazdinstva koji diverzifikuju aktivnosti na gazdinstvu ili van nje; gazdinstva i/ili članovi poljoprivrednih gazdinstava mogu imati pravo na podršku bez obzira da li se nalaze u urbanim ili ruralnim područjima; (b) Fizička lica u ruralnim područjima; fizička lica, koja se bave privrednom aktivnošću, koji su korisnici u okviru ove mjere treba da žive u ruralnim područjima, što se može dokazati, npr. njihovim registracijom. Oni mogu raditi, kao, npr. samozaposlena lica (npr. u slučaju zanata); (c) Privatna pravna lica u ruralnim oblastima; privatna pravna lica osnovana ili koja posluju u ruralnim oblastima obuhvataju mikro i mala preduzeća, uključujući i zanatska preduzeća, koja imaju potencijal za sprovođenje projekta kao i svaki oblik pravnog lica osnovan od strane ruralnog stanovništva u ruralnim oblastima. Pravna lica osnovana vam ruralnih oblasti mogu imati pravo na podršku ukoliko se lokacija investicija/aktivnosti nalazi u ruralnom području. Projekti moraju biti usklađeni sa nacionalnim standardima najkasnije do završetka investicije. Strana 74 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 74 Podnosilac zahtjeva mora da pokaže da je investicija ekonomski isplativa na kraju realizacije projekta. Podrška u okviru ove mjere tiče se samo fizičkih investicija. Unapređenje obuka Korisnici podrške odobrene u okviru ove mjere su profesionalne i/ili interprofesionalne organizacije (treneri) sposobni i odgovorni za održavanje obuka. Učesnici obuka u okviru ove mjere treba da budu osobe angažovane u poljoprivrendom, prehrambenom i šumarskom sektoru ili drugi ekonomski akteri u oblastima pokrivenim odgovarajućim IPA programom za ruralni razvoj. Učesnici neće plaćati obuke. Crna Gora će pripemiti strategiju obuka za sprovođenje aktivnosti za unapređenje radnih vještina osoba koje su angažovane u poljoprivrednom, prehrambenom i šumarskom sektoru i ostalih privrednih aktera koji posluju u oblastima obuhvaćenim IPA programom za ruralni razvoj. Strategiju obuka odobrava IPARD odbor za nadgledanje. Podrška se ne dodjeljuje za kurseve ili obuke, koje su dio uobičajenih programa ili sistema obrazovanja na srednjem ili višem nivou. Prihvatljivi su samo oni troškovi koji se odnose na administrativne aktivnosti i to: (a) za organizacije koje drže obuke/infomativne aktivnosti; (b) putovanje, smještaj i troškove dnevnica, po potrebi, za polaznike obuka. Tehnička pomoć Korisnik u okviru ove mjere je Upravljačko tijelo. Prihvatljivi trošak zasniva se na realnim troškovima koji su vezani za sprovođenje aktivnosti koje se sufinansiraju i moraju biti povezane sa plaćanjima koje je izvršio korisnik, i potkrijepljene fakturama ili računovodstvenim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti. Sljedeće aktivnosti su prihvatljive ukoliko su obuhvaćene indikativnim planom tehničke podrške: (a) troškovi za sastanke odbora za nadgledanje; (b) ostali troškovi potrebni za izvršavanje odgovornosti odbora za nadgledanje; (c) troškovi za informtivne i javne kampanje, uključjući trokove za štampanje i distribuciju; (d) troškovi prevođenja interpretacija u slučaju odgovora na zahtjeve Komisije; (e) troškovi vezani za posjete i seminare; (f) troškovi vezani za „sticanje vještina“ za pripremu potencijalnih Lokalnih akcionih grupa (LAG-ovi) za primjenu mjere „Implementacija lokalnih razvojnih strategija – LIDER pristup“; (g) troškovi vezani za pripremu, ili pojednostavljenje sprovođenja mjere iz programa kako bi se osigurala djelotvornost uključujući i one mjere gdje je primjena predviđena u kasnijoj fazi; (h) trošak za evaluaciju programa; (i) trošak vezan za uspostavljanje i funkcionisanje nacionalne mreže koja podržava koordinacione aktivnosti u pripremi i sprovođenju lokalnih strategija za ruralni razvoj. Javne uprave i organizacije uspostavljene u Crnoj Gori i aktivne u oblasti ruralnog razvoja mogu imati koristi od aktivnosti Evropske mreže za ruralni razvoj kako je to predviđeno članom 52(3)(g) Uredbe (EU) br.1305/2013. Relevantne detaljne odredbe treba da se odrede u dogovoru sa Crnom Gorom; (j) Nivo podrške za zarade, koji uzima u obzir nivoe nadoknada na tržištu rada kako bi se zadržalo osoblje i izgradilo/zadržalo iskustvo i znanje u administraciji. Uvođenje ovog troška može se izvršiti samo nakon prethodnog odobrenja od Komisije i ima ograničen rok. Savjetodavne usluge Ova mjera pokriva: (a) grupno savjetovanje; grupno savjetovanje poljoprivrednika ili mikro i malih preduzeća može da uključuje ekonomske, poljoprivredne i ekološke aktivnosti na poljoprivrednim gazdinstvima, šumskim gazdinstvima ili u mikro i malim preduzećima; (b) savjetovanje pri pripremi prijava za IPARD program i savjetovanje o sprovođenju projekta, kao što je priprema zahtjeva za isplatu; (c) obuka savjetnika; obuka savjetnika mora biti u vezi sa oblastima u kojima se vrši savjetovanje. Nadležni organi ili tijela, koji vrše savjetovanje su korisnici ove podrške. Nadležni organi ili tijela, koji vrše savjetovanje, moraju imati odgovarajuće resurse u formi obučenog i kvalifikovanog osoblja sa iskustvom u savjetovanju i pouzdanost u oblastima u kojima pružaju usluge savjetovanja. Osoblje koje pruža savjetodavne usluge mora redovno pohađati obuke. Nadležni organi ili tijela koja vrše usluge savjetovanja su: javne savjetodavne službe, sektorske organizacije (kao što su poljoprivredne komore), razvojne agencije, NVO, opštinski savjeti, itd. Usluge savjetovanja su besplatne za poljoprivrednike, vlasnike šuma i MSP u ruralnim oblastima. Fiksne stope plaćanja treba odrediti po sastanku savjetovanja grupe/zahtjevu za podršku kroz IPARD/IPARD zahtjevu za isplatu. Nivo plaćanja za zahtjeve za podršku/zahtjeve za isplatu treba da bude fiksan u IPARD programu u zavisnosti od mjere, sektora/veličine projekta za koji se daje podrška, na odgovarajući način. Uspostavljanje i zaštita šuma Ova mjera ima za cilj da doprinese proširenju i unapređenju šumskih resursa, obnavljanju šuma oštećenih u požaru, kao i sprječavanju šumskih požara. Takođe, ova mjera pruža mogućnost povećavanja bilansa proizvodnje roba (hrane, stočne hrane, goriva, vlakana, itd.) i nerobnih outputa, kao što je zaštita životne sredine, kulturni i pejzažni sadržaji. Projekti koji se podržavaju u okviru ove mjere moraju biti u skladu za Nacionalnim šumarskim programom/strategijama ili ekvivalentnim instrumentima i, ako je primjenljivo, sa nacionalnim programom pošumljavanja ili planom prilagođavanja na i ublažavanja klimatskih promjena, strategijom biodiverziteta ili nekim ekvivalentnim dokumentom. Svaka zemlja može da odabere aktivnosti koje joj najviše odgovaraju, a koje će finansirati, ako obezbijedi adekvatna obrazloženja. Međutim, jedna mjera takođe omogućava korisnicima da sprovode projekte za povećanom dodatom vrijednosti. Javni trošak u okviru ove mjere može biti i do 100%; EU doprinos – 85% javnog troška. Troškovi održavanja izračunavaju se na osnovu metodologije predložene programom. Plaćanja po hektaru pošumljenog zemljišta ili uspostavljenog poljoprivredno-šumskog sistema određuju se Programom. Korisnici IPA II treba da osiguraju da su obračuni za odobrenu podršku adekvatni i tačni i definisani unaprijed na osnovu pravičnih Strana 75 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 75 i provjerljivih kalkulacija. U tom cilju, tijelo koje je funkcionalno nezavisno od organa odgovornih za sprovođenje Programa i koje posjeduje adekvatnu stručnost vrši obračune ili izdaje uvjerenje kojim potvrđuje adekvatnost i tačnost kalkulacija. U toku pošumljavanja, prioritet se daje pošumljavanju koje se vrši u zaštitne svrhe, kao što je zaštita zemljišta ili voda, kao i privatnim vlasnicima zemljišta. Samo u slučajevima gdje postoji ograničeni interes privatnih vlasnika zemljišta za ovu aktivnost, podršku treba obezbijediti upravljačima državnog zemljišta. Podnosilac zahtjeva za pošumljavanje treba da pripremi plan pošumljavanja. Dalja uputstva Uputstva koja obezbijedi Unija, moraju se poštovati. Strana 76 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 76 2. ANEKS 5 OBRAZAC D 1 – IZJAVA O TROŠKOVIMA I PRIHODIMA Mjera Plaćanja Povraćaj/ispravke Traženo za IPARD II Odobravanje iznosa računa Prelazna smanjenja Izračunata isplata Javni trošak IPARD II Javni trošak IPARD II Može se ponovo iskoristiti Ne može se ponovo iskoristiti Višak finansijskog plana Zahtjev za informacijom 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Popunjava Crna Gora Automatski izračunava Komisija Popunjava Crna Gora Automatski izračunava Komisija Popunjava Komisija Automatski izračunava Komisija Investicije u fizički kapital poljoprivrednih gazdinstava Podrška za uspostavljanje proizvođačkih grupa Investicije u fizički kapital vezano za preradu i marketing poljoprivrednih i ribljih proizvoda Agro-ekološke mjere Implementacija lokalnih razvojnih strategija – LIDER pristup Investicije u ruralnu javnu infrastrukturu Diverzifikacija gazdinstava i razvoj poslovanja Unaprjeđenje obuka Tehnička pomoć Savjetodavne usluge Uspostavljanje i zaštita šuma Ukupno Strana 77 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 77 ANEKS 6 OBRAZAC D 2 – GODIŠNJA IZJAVA O RAČUNIMA ZA FINANSIJSKU GODINU (……..) (šalje se Komisji zajedno sa dokumentima iz članova 45 i 46) IPARD II program: ……………………….……………………….……………………… Odluka/e Komisije br. ………………………… od …………………………… (poslednja izmjena Odlukom br. ……………………………… od ……………….….……………..) Referentni broj Komisije (CCI): 2014ME06I4NP001 Ja doljepotpisani, …………………………………., kao Nacionalni službenik za ovjeravanje, predstavljajući Crnu Goru kako je definisano Sporazumima zaključenim između Crne Gore i Komisije, ovim putem izjavljujem da ukupni prihvatljivi troškovi nastali od (1/1/godina do 31/12/godina) u skladu sa Programom, iznose ……………….. eura. Detalji koji se odnose na ovaj trošak su navedeni u tabeli u prilogu i čine sastavni dio ove Izjave. Takođe izjavljujem da je napredovanje mjera na zadovoljavajućem nivou u skladu sa ciljevima Programa, i da prateća dokumenta su, i ostaće na raspolaganju, kako je predviđeno članom 44 Sektorskog sporazuma. Izjavljujem da: 1. Popis izdataka je tačan. Zasniva se na računima na nivou pojedinačnih aktivnosti, a potkrijepljen je pratećim dokumentovanim dokazima. 2. Isplate korisnicima izvršene su bez bilo kakvih posebnih naplata, oduzimanja ili zadržavanja bilo kojeg iznosa koji bi mogao da smanji iznos finansijske podrške na koju imaju pravo. 3. Provjerio/la sam da su troškovi koji su prijavljeni kao prihvatljivi izvršeni u skladu sa IPARD II programom, Odlukom Komisije iz članova 48 i 49 Sektorskog sporazuma i principima dobrog finansijskog upravljanja. 4. Izjava obuhvata sve dugove koji su evidentirani za manje od dvije godine. Ukupan iznos ovih dugova na kraju godine na koju se ova izjava odnosi iznose ………. eura. 5. Obim sredstava Unije na IPARD računu u eurima na kraju godine na koju se ova Izjava odnosi iznosi ……….………. eura, od čega nastala kamata tokom godina iznosi ……..………. eura. 6. Pretvaranje između domaće valute i eura izvršene su u skladu sa odredbom člana 42 Sektorskog sporazuma. 7. Prihvatanje informacija, kako je definisano članom 46 Sektorskog sporazuma, blagovremeno je potvrđeno i preneseno Komisiji. 8. Oblik i sadržaj godišnjih računa iz člana 45 Sektorskog sporazuma, i računovodstveni podaci, iz člana 47 Sektorskog sporazuma, pripremljeni su u skladu sa međunarodno prihvaćenim računovodstvenim principima. 9. Prateća dokumenta su, i ostaće na raspolaganju kako je predviđeno članom 46 Sektorskog sporazuma i mogu se provjeriti. Ova izjava sadrži …… numerisanih stranica. Izjavu sačinio/la: ……………………….………………………………. (Datum, pečat i potpis direktora Nacionalnog fonda) Ova izjava je pripremljena na osnovu finansijskh podataka koje je dostavio/la: …………………………………………………………………..………………………………. (Datum(i), pečat(i) i potpis(i) računovođa IPARD Agencije i/ili Nacionalni fond) Ovjerio/la: ………………………………………………………….……………………. (Datum, pečat i potpis Nacionalnog služenika za ovjeravanje u ime Crne Gore) Sačinjeno u……………………………..………….., ……….…………………….. (Datum) Strana 78 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 78 OBRAZAC D 2 – GODIŠNJA IZJAVA O RAČUNIMA ZA FINANSIJSKU GODINU (……..) IPARD II program: ……………………….……………………….…………………… CCI Broj: 2014ME06I4NP001 Mjera Udio Evropske unije koji je naveden Komisiji u kvartalnim zahtjevima za plaćanje za finansijsku godinu (Godina) u EUR Popunjava Crna Gora Investicije u fizički kapital poljoprivrednih gazdinstava Podrška za uspostavljanje proizvođačkih grupa Investicije u fizički kapital vezano za preradu i marketingom poljoprivrednih i ribljih proizvoda Agro-ekološke mjere Implementacija lokalnih razvojnih strategija – LIDER pristup Investicije u ruralnu javnu infrastrukturu Diverzifikacija gazdinstava i razvoj poslovanja Unaprjeđenje obuka Tehnička pomoć Savjetodavne usluge Uspostavljanje i zaštita šuma Ukupno Ukupan neizmireni dug na dan 31.12. (Godina) Zaključno stanje na IPARD II računu u eurima na dan 31.12. Od čega je obračunata kamata tokom godine Strana 79 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 79 ANEKS 7 PREDVIĐANJE PLAĆANJA PREDVIĐANJE IZNOSA SREDSTAVA KOJA TREBA DA BUDU ISPLAĆENA U OKVIRU IPARD II I KOJI SE DOSTAVLJAJU NAJSKASNIJE DO 15-og JANUARA i 15-og JULA Procjena iznosa koji treba da budu plaćeni u okviru IPARD II u godini 'N' za: Program Januar - mart April - jun Jul - septembar Oktobar - decembar Procjena iznosa koji treba da budu plaćeni u okviru IPARD II u godini 'N+1' za: Program Januar - mart April - jun Jul - septembar Oktobar - decembar Strana 80 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 80 3. ANEKS 8 INFORMACIJE I KOMUNIKACIJA O PODRŠCI IZ IPA II PODRŠKE 1. LISTA AKTIVNOSTI Lista aktivnosti iz člana 29(3) treba da sadrži sljedeća polja:  ime korisnika (samo pravna lica, ne navodi se ime fizičkih lica),  naziv investicije,  kratak opis investicije,  datum početka investicije,  datum završetka investicije (očekivani datum završetka fizičkih radova ili kompletne implementacije investicije),  ukupni prihvatljivi troškovi koji su pripisani određenoj investiciji,  stopa sufinansiranja Unije, prema prioritetnim osovinama,  adresu investicije; ili drugi odgovarajući indikator lokacije,  država,  naziv kategorije intervencije za investiciju,  datum posljednjeg ažuriranja liste aktivnosti. Naslovi polja će biti dostavljeni na engleskom jeziku. 2. MJERE INFORMISANJA I KOMUNIKACIJE SA OPŠTOM JAVNOSTI Crna Gora, operativna struktura i korisnici su u obavezi da preduzmu korake neophodne za informisanje, i komunikaciju sa javnošću o aktivnostima koje se podržavaju u okviru IPARD II programa. 2.1. Odgovornosti Crne Gore i operativne strukture 1. Crna Gora i operativna struktura dužne su da obezbijede da se mjere informisanja i komunikacije sprovode u skladu sa Planom vidljivosti i komunikacionih aktivnosti i da su te mjere usmjerene na što je moguće veću medijsku pokrivenost koristeći različite metode komunikacije na odgovarajućem nivou. 2. Crna Gora ili operativna struktura odgovorna je barem za sledeće mjere informisanja i komunikacije: a. organizovanje jednog većeg informativnog događaja koji promoviše pokretanje jednog ili više programa, čak i prije odobrenja relevantnog Plana vidljivosti i komunikacionih aktivnosti; b. organizovanje jednog većeg informativnog događaja godišnje koji promoviše mogućnosti za finansiranje i strategije koje se sprovode i predstavlja dostignuća jednog ili više programa, uključujući i primjere projekata; c. isticanje simbola Unije u prostorijama svakog subjekta (jedinice) operativne strukture; d. promovisanje elektronskim putem liste aktivnosti u skladu sa Odjeljkom 1 ovog Aneksa; e. davanje primjera aktivnosti, po programu, na jedinstvenoj internet stranici ili internet stranici programa kome se može pristupiti preko jedinstvenog portala; primjeri treba da budu dati na engleskom i na crnogorskom jeziku; f. ažuriranje informacija o sprovođenju programa, uključujući, po potrebi, njegova glavna dostignuća, na jedinstvenoj internet stranici ili internet stranici programa kome se može pristupiti preko jednistvenog portala. 3. Operativna struktura uključiće sve relevantne zainteresovane strane u mjere informisanja i komunikacije. Ova tijelu su dužna da dijele informacije kako je to propisano članom 29(1). 2.2. Odgovornosti korisnika 1. Sve mjere informisanja i komunikacije koje sprovodi korisnik treba da potvrde podršku iz Fondova za aktivnost i to: a. ističući simbol Unije u skladu sa tehničkim karakteristikama propisanim odgovarajućim aktom koji je usvojila Komisija1, uz upućivanje na Uniju; b. upućivanjem na Fond ili Fondove koji podržavaju investiciju. 2. U toku realizacije investicije, korisnik je dužan da informiše javnost o podršci koju je dobio od fondova i to: a. stavljanjem na internet stranicu korisnika, ukoliko takva stranica postoji, kratak opis investicije, proporcionalan nivo podrške, uključujući ciljeve i rezultate i naglašavajući finansijsku podršku Unije; b. za aktivnosti koje spadaju pod tačke 4 i 5, isticanje barem jednog postera sa informacijama o projektu (minimalna veličina A3), uključujući i finansijsku podršku od Unije, na vidljivoj lokaciji, kao što je ulaz u neku zgradu ili objekat. 3. Svaki dokument, vezan za sprovođenje aktivnosti, koji se koristi za javnost ili učesnike, uključujući prisustvo ili neko drugo uvjerenje, treba da sadrži izjavu da se program sprovodi uz podršku Fonda ili Fondova. 4. Kada aktivnost u okviru IPARD II programa rezultira investicijom (npr. na gazdinstvu ili objektu za proizvodnju hrane) čija ukupna javna podrška prelazi 20 000 EUR, korisnik je u obavezi da istakne tablu sa objašnjenjem. Ta tabla takođe treba da bude postavljena u prostorijama lokalnih akcionih grupa koje se finansiraju iz LIDER-a. 5. Korisnik je u obavezi da postavi na lokaciji lako vidljivoj za javnost, privremeni bilbord značajne veličine za svaku investiciju koja se sastoji od finansiranja infrastrukture ili građevinskih radova za koji ukupna javna podrška premašuje iznos od 100 000 EUR. Najkasnije tri mjeseca od završetka takvih radova, korisnik je u obavezi da postavi trajnu tablu ili bilbord začaajne veličine na lokaciji lako vidljivoj za javnost za svaku investiciju koja ispunjava sljedeće kriterijume: a. Ukupna javna podrška za investiciju/radove prelazi 100 000 EUR; b. Investicija se sastoji od kupovine fizičkog objekta ili finansiranja infrstrukture ili izvođenja građevinskih radova. Na bilbordu mora biti istaknuto ime i glavni cilj investicije i naglašeno da je finansijski podržana iz fondova Unije. Bilbordi, posteri, table (sa objašnjenjem) i internet stranice, navedeni u tačkama 4 i 5, treba da sadrže opis investicije i da navedu da je projekat podržan iz IPARD sredstava i da sadrže simbol Unije. Ta informacija treba da zauzme najmanje 25% bilborda, table ili internet 1 Uredba Komisije o primjeni (EU) br. 821/2014 od 28.jula 2014.godine kojom se utvrđuju pravila primjene Uredbe (EU) br. 1303/2013 Evropskog parlamenta i Savjeta u pogledu detaljnih pravila za prenos i upravljanje programskim doprinosima, instrumentma izvještavanja i finansiranja, tehničkim karakteristikama mjera za informisanje i komunikaciju i sistema evidencije i čuvanja podataka (SL L 233, 29.7.2014, str. 7). Strana 81 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 81 stranice. Treba da bude pripremljena u skladu sa tehničkim karakteristikama kako je propisano u odgovarajućem implementacionom aktu koji je usvojila Komisija1. 3. MJERE INFORMISANJA ZA POTENCIJALNE KORISNIKE I KORISNIKE 3.1. Mjere informisanja za potencijalne korisnike 1. Operativna struktura je dužna da osigura, u skladu sa Planom vidljivosti i komunikacionih aktivnosti, da se informacije o strategiji programa i ciljevima, kao i mogućnostima finansiranja koje zajednički nude Unija i korisnik IPA II, distribuiraju potencijalnim korisnicima i svim zainteresovanim stranama, uz detalje o finansijskoj podršci iz predmetnih fondova. 2. Operativna struktura je dužna da osigura da potencijalni korisnici imaju pristup relevantnim informacijama, uključujući i ažurirane informacije kad god je to potrebno, uzimajući u obzir pristup elektronskim i drugim komunikacionim uslugama za određene potencijalne korisnike, i to najmanje o sljedećem: a. mogućnostima finansiranja i pokretanje poziva za dostavljanje zahtjeva za podršku; b. uslovima koje treba zadovoljiti po pitanju prihvatljivih troškova kako bi stekli pravo na podršku iz IPARD II programa; c. opisu procedura za provjeru zahtjeva za podršku i o rokovima; d. kriterijumima za odabir aktivnosti koje će se podržavati; e. kontaktima na nacionalnom, regionalnom i lokalnom nivou koji mogu da daju inforamcije o programima; f. odgovornosti potencijalnih korisnika da informišu javnost o cilju aktivnosti i podršci iz fondova u skladu sa tačkom 2.2. Operativna struktura može tražiti od potencijalnih korisnika da u svojim zahtjevima za podršku, predlože indikativne komunikacione aktivnosti, proporcionalno obimu investicije. 3.2. Mjere informisanja za korisnike 1. Operativna struktura je dužna da obavijesti korisnika da prihvatanje finansiranja predstavlja prihvatanje njihovog uključivanja u listu aktivnosti koja se objavljuje u skladu sa članom 29(2) ovog Sporazuma. 2. Operativna struktura je dužna da obezbijedi alate za komunikaciju i informiisanje, uključujući obrasce u elektronskom formatu, kako bi pomogla korisnicima da ispune svoje obaveze propisane u tački 2.2, gdje je to potrebno. 4. ELEMENTI PLANA VIDLJIVOSTI I KOMUNIKACIONIH AKTIVNOSTI Plan vidljivosti i komunikacionih aktivnostikoji sastavlja operativna struktura i gdje je to potrebno, i Crna Gora, treba da sadrži sljedeće elemente: 1. opis pristupa koji se primjenjuje, uključujući i osnovne informativne i komunukacione mjere koje će Crna Gora ili operativna struktura preduzeti, a koje su usmjerene na potencijalne korisnike, multiplikatore i širu javnost, uzimajući u obzir ciljeve opisane u članu 29 ovog Sporazuma; 2. opis materijala koji će biti dostupan u formatima pristupačnim ljudima sa invaliditetom; 3. opis kako će se korisnici podržati u njihovim komunikacionim aktivnostima; 4. indikativni budžet za sprovođenje Plana vidljivosti i komunikacionih aktivnosti; 5. opis administrativnih tijela, uključujući i resurse osoblja, odgovorne za sprovođenje komunikacionih mjera; 6. pravila za mjere informisanja i komunikacije iz tačke 2, uključujući i internet portal gdje se takvi podaci mogu pronaći; 7. naznaka o tome kako će se ocjenjivati mjere informisanja i komunikacije u pogledu vidljivosti i podizanja svijesti o politikama, programima i aktivnostima i uloge koju imaju fondovi i Unija; 8. po potrebi, opis korišćenja glavnih rezultata iz prethodnog IPARD programa; 9. godišnje ažuriranje aktivnosti vezanih za informisanje i komunikaciju koje treba da se sprovedu u narednoj godini. 1 Uredba Komisije o implementaciji (EU) br. 821/2014. Strana 82 - Broj 2 SLUŽBENI LIST CRNE GORE – Međunarodni ugovori 25. januar 2016. 82 4. ANEKS 9 LISTA SVIH IZVRŠENIH PLAĆANJA U FINANSIJSKOJ GODINI 20XX ZA IPARD II U CRNOJ GORI Mjera Broj Ugovora Broj Zahtjeva za isplatu Datum prijema Zahtjeva za isplatu Datum Naloga za isplatu IPARD II račun u eurima Nacionalnog fonda IPARD II račun Agencije za plaćanja Iznos troška izjavljenog na Obrazcu D2 za isplatu (EUR) Broj dana proteklih između prjema Zahtjeva za isplatu i izdavanja Naloga za isplatu Komentari i obrazloženja za probijanje roka od 6 mjeseci, ako je primjenjivo Datum isplate Iznos (EUR) Datum isplate Iznos (Nacionalna valuta) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 FINANSIJSKA GODINA 20 UKUPNO *Molimo vas da koristite sljedeći format za polja: datum - "DD/MM/YYYY" i za iznos - "999.999,999 Član 3 Za sprovođenje ovog zakona nadležni su organi državne uprave za poslove poljoprivrede i ruralnog razvoja i poslove finansija. Član 4 Ovaj zakon stupa na snagu danom objavljivanja u "Službenom listu Crne Gore - Меđunarodni ugovori". Broj: 11-2/15-1/3 EPA 990 XXV Podgorica 28.decembra 2015. godine Skupština Crne Gore 25. saziva Predśednik, Ranko Krivokapić, s.r.