Resolución Nº 539 - Reglamento de compras de insumos agropecuarios

Resolución N° D-2007-539 EL DIRECTORIO DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO Considerando: Que la Ley Orgánica del Banco Nacional de Fomento, BNF en el artículo 101 faculta a dicha entidad importar, comprar y distribuir elementos para la agricultura, ganadería, pesca, pequeña industria y artesanía, mediante concurso de ofertas, sin sujeción a la Ley de Licitaciones; Que es necesario reducir los costos de producción del sector campesino menos favorecido del país, evitando prácticas monopólicas y oligopólicas; Que la ley orgánica ibídem, en el artículo 3, literal k), con la finalidad de estimular y acelerar el desarrollo socio-económico del país, asigna al prenombrado banco, entre otras funciones, la de desarrollar toda actividad que sea compatible con los objetivos institucionales, encaminada al mejoramiento de las condiciones de vida del trabajador agrícola, artesanal e industrial; Que para este efecto, es necesario dictar un Reglamento de Compras de Insumos Agropecuarios, a fin de normar y transparentar los procesos precontractuales y de contratación, así como determinar el ámbito de las competencias de los funcionarios a cargo de las compras en el mercado externo e interno; y, En ejercicio de la atribución prevista en el numeral 3 del artículo 26 de la Ley Orgánica del Banco Nacional de Fomento, Resuelve: Expedir el siguiente Reglamento de Compras de Insumos Agropecuarios mediante importación o adquisiciones locales. Art. 1.- El presente Reglamento de Compras de Insumos Agropecuarios, tiene como objetivo principal la aplicación del Art. 101 de la Ley Orgánica del Banco Nacional de Fomento. Art. 2.- Créase la Unidad Técnica - Administrativa, cuya sede será la ciudad de Guayaquil, y estará integrada de la siguiente manera: Un miembro titular designado por el Presidente del Directorio del Banco Nacional de Fomento, quien la presidirá, y dos profesionales designados por el Gerente General: un administrativo-financiero y un abogado. Art. 3.- La Unidad Técnica Administrativa elaborará el plan anual de adquisiciones que contendrá un detalle de los volúmenes de fertilizantes, agroquímicos, envases, maquinaria agrícola y equipos requeridos por los agricultores y ganaderos destinados a mejorar los niveles de producción y productividad que sustente la cadena agroalimentaria del país. Art. 4.- Los gerentes zonales del BNF presentarán a la Unidad Técnica Administrativa, hasta el 30 de octubre de cada año, el respectivo requerimiento para atender en su jurisdicción la demanda anual de insumos agropecuarios, especialmente de fertilizantes, maquinaria agrícola y sus equipos, así como de los demás bienes y servicios necesarios para cubrir la demanda del sector agropecuario del país. Art. 5.- El plan elaborado por la Unidad Técnica Administrativa, que recogerá los requerimientos de los gerentes zonales del Banco Nacional de Fomento, será puesto a consideración del Gerente General del BNF, hasta el último día hábil del mes de noviembre de cada año, quien lo llevará a conocimiento y aprobación del Directorio Institucional. Art. 6.- Para la compra de insumos agropecuarios, envases y servicios vinculados, mediante importación o adquisiciones locales, el Banco Nacional de Fomento convocará a concurso público de ofertas, si es que la cuantía del presupuesto referencial de la adquisición supera el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico, mediante publicación por una sola vez en los diarios de mayor circulación de la ciudad de Quito y Guayaquil, por lo menos con 15 días calendario antes de la fecha prevista para la presentación de las ofertas. Art. 7.- El Banco Nacional de Fomento, previamente a la convocatoria, deberá contar con el certificado de la Gerencia de Finanzas, que acredite que existe partida presupuestaria con la disponibilidad de fondos correspondiente, de conformidad con el artículo 58 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y 33 de la Ley de Presupuestos del Sector Público. En la certificación se hará constar el número de la partida presupuestaria y los recursos actualmente disponibles a la fecha de suscripción del documento y la previsión futura de recursos, de ser el caso, para atender las obligaciones que se deriven de los contratos a celebrarse. Art. 8.- La Unidad Técnica Administrativa tendrá las siguientes atribuciones: Disponer que se preparen las bases o términos de referencia del proceso y aprobarlas; Disponer que se convoque por la prensa a concurso público de ofertas, en la que constará la fecha límite para la presentación de las mismas y ampliar el plazo para su presentación, de ser el caso; Fijar las fechas para la apertura de sobres, así como las de otros actos o actividades; Nombrar una comisión para el análisis de las ofertas; Solicitar la información y documentación que considere necesaria, siempre que aquello no implique modificación o alteración sustancial de las propuestas técnicas y económicas presentadas inicialmente en las ofertas; y, Recomendar al Gerente General la Adjudicación. Art. 9.- De las bases del proceso.- Las bases del proceso serán puestas a consideración de la Unidad Técnica Administrativa para su aprobación, las que contendrán, al menos, lo siguiente: Convocatoria.- Contendrá el objeto de la contratación, la forma de pago, indicación del lugar en que deben retirarse la bases del proceso y entregarse las propuestas, el costo de los derechos de inscripción, el día y hora hasta los cuales se recibirán las ofertas y el señalamiento de la fecha de apertura de sobres, que se realizará hasta una hora más tarde de la fecha de cierre de presentación de las propuestas; Modelo de carta de presentación y compromiso.-Contendrá las obligaciones del oferente de someterse a las exigencias y condiciones de las bases del proceso; Especificaciones generales y/o técnicas.- Comprenderá el detalle de los requerimientos mínimos y rangos de variación, según sea el caso; Instrucciones a los oferentes.- Comprenderá un detalle del objeto de la contratación; indicaciones para la elaboración y presentación de la propuesta; plazo de validez de la oferta; causas para rechazo de las propuestas y facultad para declarar desierto el proceso; trámite de aclaraciones; garantía de seriedad de la oferta; proceso a cumplirse hasta la adjudicación; notificación de la misma; Modelo de formularios de la propuesta.- Precisará rubros, cantidades, precios unitarios y totales, plazo de entrega, tipo de moneda, identificación y firma de responsabilidad del oferente; Valor estimado.- Incluirá el presupuesto referencial de la contratación, calculado en función del plazo estimado del contrato, y señalará la fecha de cálculo; Plazo estimado de entrega de los productos; Lista de equipo mínimo requerido, si fuere del caso; e, Principios y criterios para la calificación de los oferentes y para la selección de las ofertas. Art. 10.- De la Presentación y Apertura de las Ofertas.- Las propuestas se presentarán en un sobre cerrado con las debidas seguridades, de modo que no pueda conocerse su contenido antes de la apertura oficial, se redactarán en castellano de acuerdo con los modelos elaborados por el Banco Nacional de Fomento, a los que podrán agregarse catálogos en otro idioma y se recibirán hasta las 15h00 del día indicado en la convocatoria. Las propuestas se entregarán directamente al Secretario del la Unidad Técnica-Administrativa, quien conferirá el correspondiente recibo anotando la fecha y hora de recepción. Los sobres se abrirán una hora más tarde. Art. 11.- Contenido del Sobre.- La oferta deberá contener los siguientes documentos: Carta de presentación y compromiso, según el modelo preparado por la entidad; Documentación que pruebe la existencia legal del oferente y de su representante legal, cuando sea el caso; El certificado de la Contraloría General del Estado, sobre el cumplimiento de contratos; Documentación que acredite que el oferente tiene capacidad técnica y económica para cumplir el objeto del contrato y que no tiene impedimento legal para suscribirlo; Propuesta técnica en la forma que establezcan las bases; La propuesta económica según el modelo preparado por el Banco Nacional de Fomento; Plazo para la entrega del producto; Original de la garantía de seriedad de la propuesta, equivalente al 2% del valor ofertado, incondicional, irrevocable y de cobro inmediato; Los demás que se soliciten en las bases de cada contratación; y, Los documentos deberán presentarse foliados y rubricados por el proponente, en originales y copias certificadas por autoridad competente. Art. 12.- Aclaraciones.- Cualquier aclaración o interpretación de las bases del concurso, será solicitada por escrito a la Unidad Técnica Administrativa, máximo hasta la mitad del plazo fijado para la presentación de las ofertas. Las respuestas se pondrán en conocimiento de todos los adquirentes, hasta las tres cuartas partes del plazo fijado para la presentación de las ofertas. Si el plazo coincidiere con un día no laborable, tal plazo se extenderá al primer día laborable subsiguiente. Art. 13.- Procedimiento hasta la Adjudicación.- Recibidas las propuestas, los sobres se abrirán en el día y hora señalados en la convocatoria. Dicho acto constará en un acta que contendrá la hora de presentación, número de páginas, monto de cada una de las ofertas y valor de la garantía de seriedad de la propuesta. La Unidad Técnica Administrativa en el mismo acto de apertura, nombrará una comisión integrada por un técnico especialista en la materia, el Asesor Legal y Asesor Financiero, quienes deberán presentar el informe de evaluación de las ofertas hasta la fecha fijada por la Unidad Técnica Administrativa. El informe contendrá el cumplimiento o incumplimiento de la documentación y requerimientos de las bases, cuadros comparativos en los aspectos legal, técnico y económico, determinarán las ofertas que hayan incurrido en causal de rechazo, y establecerá el orden de prelación. La Unidad Técnica Administrativa conocerá el informe presentado por la comisión, lo aprobará o lo mandará a completar o ampliar, si lo considera necesario; presentará para conocimiento y resolución del Gerente General un informe conclusivo, en el cual rechazará las ofertas que hubieren incurrido en alguna de las causales, y recomendará la adjudicación de la oferta que cumpla con todos los requerimientos y que sea más conveniente a los intereses de la institución, consignando, de ser el caso, un orden de prelación. El Gerente General del Banco Nacional de Fomento, en base al informe presentado por la Unidad Técnica Administrativa, adjudicará el contrato o declarará desierto el proceso de contratación. Art. 14.- Suscripción del Contrato.- Cumplidas las formalidades correspondientes, de forma inmediata se procederá a la celebración del contrato, mediante escritura pública, previo informe favorable del Procurador General del Estado y Contralor General del Estado, si la cuantía del mismo supera la base establecida para el concurso público de ofertas. En caso de que uno de los informes de los prenombrados organismos de control fuere desfavorable, el Gerente General del BNF dejará sin efecto la adjudicación, pudiendo reexaminar las propuestas que sigan en el orden de prelación o declarar desierto el concurso de ofertas, de así convenir a los intereses institucionales, sin derecho a reclamo por parte del adjudicatario. Art. 15.- No Suscripción del Contrato.- De no celebrarse el contrato por causas atribuibles al adjudicatario, el Gerente del Banco Nacional de Fomento, sin otro trámite, dispondrá se haga efectiva la garantía de seriedad de la oferta, sin derecho a reclamo por parte del adjudicatario. Art. 16.- Concurso Desierto.- El Gerente General del Banco Nacional de Fomento, declarará desierto el proceso en los siguientes casos: Por no haberse presentado ninguna oferta; Por haber sido descalificadas o consideradas inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la única presentada; Si todas las ofertas incumplen con lo requerido en las bases o si son inconvenientes a los intereses del Banco Nacional de Fomento; Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratación; y, Por violación sustancial del procedimiento precontractual. El Gerente del Banco Nacional de Fomento podrá ordenar la reapertura del concurso público de ofertas o convocar a un nuevo proceso según corresponda. Art. 17.- Contratación Directa.- El Banco Nacional de Fomento podrá contratar directamente en los siguientes casos: En situaciones de emergencia calificadas por el Directorio del Banco Nacional de Fomento; En contrataciones con empresas estatales; Cuando se hubiere declarado desierto el concurso por dos ocasiones; Cuando exista un solo proveedor; y, Por estandarización de marcas; Art. 18.- Garantías.- En los procesos de contratación a que se refiere el presente reglamento se rendirán las siguientes garantías: Garantía de Seriedad de la Oferta.- Para asegurar la celebración del contrato, el oferente, junto con su oferta, deberá rendir una garantía equivalente al 2% del valor de la oferta sin IVA; Garantía de fiel Cumplimiento del Contrato.- Para seguridad del cumplimiento del contrato, para responder por las obligaciones que se contrajesen a favor de terceros relacionados con el contrato y adicionalmente para responder por la buena calidad de los productos, previo a la firma del contrato, el contratista rendirá una garantía equivalente al 10% del valor del contrato. Esta garantía será devuelta una vez que se firme el acta de entrega recepción única; Garantía por Anticipo.- Si por la forma de pago establecida en el contrato, el Banco Nacional de Fomento debiera otorgar anticipos de cualquier naturaleza, sea en dinero, giros a la vista u otra forma de pago, el contratista para recibir el anticipo, deberá rendir previamente garantías por igual valor del anticipo, que se reducirán en la proporción que se vaya amortizando aquél o se reciban provisionalmente los bienes. Las cartas de crédito, avales, pólizas de seguro, etc., no se considerarán anticipos si su pago está condicionado a la entrega - recepción de los bienes materia del contrato; y, Garantía Técnica para Ciertos Bienes.- En los contratos de adquisición e instalación de equipos, maquinaria, para asegurar la calidad y buen funcionamiento de los mismos, se exigirá, además, al momento de la suscripción del contrato y como parte integrante del mismo, una garantía del fabricante, la que se mantendrá vigente de acuerdo con las estipulaciones establecidas en el contrato. Esta garantía entrará en vigencia a partir de la entrega recepción del bien. Art. 19.- Formas de Garantía.- En los procedimientos precontractuales y en los contratos que celebre el Banco Nacional de Fomento, los oferentes o contratistas podrán rendir cualquiera de las siguientes garantías: Depósito en moneda de plena circulación en el país, en efectivo o en cheque certificado; Garantía incondicional, irrevocable y de cobro inmediato, otorgada por un banco o compañía financiera establecidos en el país o por intermedio de ellos; y, Póliza de seguro, incondicional e irrevocable, de cobro inmediato, emitida por una compañía de seguros establecida en el país. Art. 20.- Moneda de Pago de las Garantías.- Las garantías contempladas en la presente ley preverán el pago de la caución en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. Art. 21.- Garantías por Bancos Extranjeros.- Las garantías que fueren otorgadas por bancos u otras instituciones extranjeras, deberán presentarse por intermedio de bancos establecidos en el país, los que representarán y responderán por los primeros en todos los efectos derivados de la correspondiente garantía. Art. 22. - Vigencia de las Garantías.- Los contratistas tienen la obligación de mantener en vigencia las garantías otorgadas, de acuerdo con su naturaleza y términos del contrato. La renovación de las garantías se efectuará con por lo menos cinco días de anticipación a su vencimiento, caso contrario la entidad las hará efectivas. Art. 23.- De las Recepciones.- En los contratos de compra de productos, existirá una sola recepción, que se producirá de conformidad con lo establecido en el contrato y tendrá los efectos de recepción definitiva. En la fecha de esta recepción se devolverán las garantías otorgadas, a excepción de la garantía técnica. La recepción se efectuará, previa solicitud del contratista, dentro del plazo previsto en el contrato. Será suscrita por las partes contratantes, siempre que no existan reclamaciones pendientes, dentro del término de quince días, contado desde la fecha de la indicada solicitud del contratista. El Banco Nacional de Fomento podrá negarse a efectuar la recepción, señalando concretamente las razones que tuviere para ello y justificándolas. Si el Banco Nacional de Fomento no hiciere ningún pronunciamiento ni iniciare la recepción, una vez expirado el término señalado, se considerará que tal recepción definitiva se ha efectuado, para cuyos fines el contratista pedirá al Juez competente que se notifique a la entidad, indicando que ha operado la recepción definitiva presunta. DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- El Banco Nacional de Fomento establecerá almacenes de insumos en todo el territorio nacional, para la provisión de elementos para la agricultura y ganadería, independientemente de los que actualmente operan para el almacenamiento y distribución de insumos agropecuarios tales como fertilizantes, maquinaria agrícola y sus equipos, adquiridos por el Banco Nacional de Fomento. SEGUNDA.- El Banco Nacional de Fomento, podrá suscribir convenios de suministro permanente de insumos agropecuarios, según haya sido la cantidad demandada y a precios competitivos en el mercado internacional, con pagos contra entrega de la mercadería, sin necesidad de someterse a concurso público de ofertas, con empresas estatales de otros países. TERCERA.- Para las contrataciones, cuyo presupuesto referencial sea menor al monto del concurso público de ofertas, la Unidad Técnica Administrativa requerirá de tres cotizaciones, y adjudicará el contrato a la oferta más conveniente a los intereses nacionales e institucionales. CUARTA.- El Banco Nacional de Fomento podrá realizar las transacciones de compra a través de la emisión de garantías, carta de créditos, avales, etc., que se efectivizarán luego de la entrega de la mercancía a su plena satisfacción, verificables a través de un certificado de calidad y peso, otorgado por una compañía especializada e independiente, a conformidad del banco. Este reglamento entrará en vigencia a partir del día de su aprobación por parte del Directorio del Banco Nacional de Fomento, sin perjuicio de su necesaria publicación en el Registro Oficial, tal como lo determina el Art. 217 de la Codificación de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero. Dado en la sala de sesiones de Directorio del Banco Nacional de Fomento en el Distrito Metropolitano de la ciudad de San Francisco de Quito, a los 12 días del mes de diciembre del 2007. f.) Señor Galo Naula Zambrano, Presidente del Directorio. f.) Dr. René Jarrín Jarrín, Secretario General. Certifico.- f.) Dr. René Jarrín Jarrín, Secretario General.