Resolución Nº 16 - Procedimiento para la certificación de la gestión de micro y pequeñas empresas

Artículo 1. OBJETO.- Este procedimiento tiene Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 338, publicado como propósito describir y documentar las actividades en el Suplemento del Registro Oficial No. 263 del 9 de desarrolladas por el INEN para aplicar el esquema de junio de 2014, en su artículo 2 establece: “Sustitúyanse certificación de la gestión de micro y pequeñas empresas. las denominaciones del “Instituto Ecuatoriano de Normalización” por “Servicio Ecuatoriano de Artículo 2. ALCANCE.- Este procedimiento se aplica Normalización”; a micro y pequeñas empresas fabricantes de productos manufacturados, sujetos a cumplimiento de requisitos de Que, mediante Resolución No. MRL-2012-0566 de 06 de normas o reglamentos técnicos ecuatorianos INEN. septiembre de 2012, la Viceministra de Servicio Público del Ministerio de Relaciones Laborales, revisa el cambio La certificación de la gestión de micro y pequeñas empresas de denominación de puesto de Director General a Director emitida por el INEN, no constituye una certificación Ejecutivo; de productos, sistemas de gestión de calidad ISO 9001 o similares, ni exime a la organización certificada de Que, mediante Resolución No. 2015-000001 de fecha su responsabilidad en caso de suministrar productos o 11 de febrero de 2015, el Director Ejecutivo del Servicio servicios defectuosos. Ecuatoriano de Normalización, INEN Resolvió: Expedir el Procedimiento para la Certificación de Conformidad con Artículo 3. DEFICIONES Y ABREVIATURAS.- Para la Sello de Calidad INEN para Productos Fabricados en la aplicación de este procedimiento se aplican los siguientes República del Perú; términos y definiciones: Que, de conformidad con lo señalado en el Art. 8, numeral a) Alcance de la Certificación: Identificación de la 10 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional organización a la que se otorga la certificación, incluye por Procesos, INEN, publicado en el Suplemento de razón social, dirección, actividad productiva, fecha de Registro Oficial No. 342 de 28 de septiembre de 2012, emisión y fecha de vigencia. es responsabilidad del Director General, “Suscribir los documentos oficiales, actos y contratos que sean necesarios b) Evaluación de certificación: Proceso sistemático, para el funcionamiento del INEN; independiente y documentado para obtener evidencias 44 – Lunes 5 de septiembre de 2016 Registro Oficial Nº 833 y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar a) Solicitud el cumplimiento de la organización con los criterios de evaluación definidos por el INEN. b) Evaluación in situ de la organización c) Evaluaciones extraordinarias: Evaluaciones que se c) Revisión realiza a las organizaciones certificadas para verificar la implantación de correcciones o acciones correctivas d) Decisión tomadas, luego de presentarse no conformidades y/o para investigar quejas o reclamos de los clientes. e) Certificación d) Certificado de la gestión de micro y pequeña empresa: Artículo 5.- REQUISITOS PARA LA OBTENCIÓN Reconocimiento formal que otorga el INEN, a la DEL CERTIFICADO DE LA GESTIÓN DE MICRO gestión de las micro y pequeñas empresas que cumplen Y PEQUEÑA EMPRESA.- La organización interesada permanentemente con los requisitos especificados por el en obtener el Certificado de la gestión de micro y pequeña INEN. empresa deben cumplir los siguientes requisitos de certificación: e) Microempresa: Es aquella unidad productiva que tiene entre 1 a 9 trabajadores y un valor de ventas o ingresos a) Requisitos legales.- La organización debe presentar brutos anuales iguales o menores de cien mil (US S evidencias documentadas de cumplimiento con 100.000,00) dólares de los Estados Unidos de América. requisitos legales relacionados a la contratación del personal y del registro de marca comercial del producto f) No conformidad: Incumplimiento de un requisito. elaborado. g) Pequeña empresa: Es aquella unidad de producción b) Gestión financiera.- La organización debe presentar que tiene de 10 a 49 trabajadores y un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre cien mil uno (US $ evidencias documentadas de la gestión de recursos 100.001,00) y un millón (US S 1000.000,00) de dólares económicos que aseguren una infraestructura adecuada de los Estados Unidos de América. para cumplir con los requisitos del producto. h) Requisitos de certificación: Requisitos especificados c) Gestión de recursos humanos.- La organización debe por el INEN, que un solicitante debe cumplir para la presentar evidencias documentadas de la gestión de obtención o mantenimiento de la certificación. recursos humanos que aseguren la capacitación del personal. i) Retiro de la certificación: Proceso por el cual el INEN retira definitivamente el “Certificado de la gestión de d) Servicio al cliente.- La organización debe evidenciar micro y pequeña empresa”, cuando no se resuelven los mecanismos de comunicación adecuada con el cliente y problemas que dieron lugar la suspensión en el plazo de atención a quejas, reclamos y sugerencias. establecido por el INEN. e) Gestión de compras.- La organización debe evidenciar j) Solicitud: Petición escrita de la certificación mecanismos adecuados de la gestión de los procesos de compras de materiales e insumos relacionados con la k) DE: Director (a) Ejecutivo (a) del INEN calidad del producto elaborado. l) DTVC: Director Técnico de Validación y Certificación f) Control de la producción.- La organización debe evidenciar mecanismos de identificación de requisitos m) DVC: Dirección de Validación y Certificación aplicables al producto, planificación de la producción y trazabilidad del producto. n) INEN: Servicio Ecuatoriano de Normalización g) Calidad del producto.- La organización debe o) NTE: Norma Técnica Ecuatoriana evidenciar mecanismos adecuados de control de la calidad del producto elaborado. p) RTE: Reglamento Técnico Ecuatoriano h) Conservación y entrega del producto.- La q) RUC: Registro Único de Contribuyentes organización debe evidenciar mecanismos adecuados de almacenamiento y entrega al cliente del producto r) RISE: Régimen Impositivo Simplificado Ecuatoriano elaborado. CAPÍTULO II i) Innovación y emprendimiento.- La organización debe PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN evidenciar mecanismos de ampliación de mercados o nuevos emprendimientos.

Artículo 4: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.- El Certificado de la gestión de micro y pequeña empresa, es j) Salud y seguridad.- La organización debe evidenciar un esquema de certificación de organizaciones catalogadas que el personal cuenta con el equipo de seguridad como micro y pequeñas empresas que incluye las siguientes adecuado a los riesgos inherentes a sus actividades actividades: laborales. Registro Oficial Nº 833 Lunes 5 de septiembre de 2016 – 45 SECCIÓN 1 5. El INEN tiene la competencia y la capacidad para PROCESO INCIAL realizar el servicio de certificación respecto al alcance solicitado.

Artículo 6.- SOLICITUD PARA CERTIFICACIÓN.- Para iniciar el proceso de obtención del Certificado de la Si la solicitud o la documentación correspondiente no gestión de micro y pequeña empresa, la persona natural o contiene la información requerida, se comunicará por jurídica interesada en obtener la certificación, debe presentar escrito al solicitante las observaciones formuladas por al Director (a) Ejecutivo (a) o al DTVC una solicitud escrita el INEN, a fin de que el solicitante realice la corrección, en la que se especifique entre otros datos lo siguiente: aclaración o ampliación de la documentación y solicitud presentada. a) Nombre de la organización. En el caso de que el INEN no tenga la competencia para b) Dirección completa. atender la solicitud presentada; se comunicará por escrito al solicitante de ésta negativa. c) Actividad productiva.

Artículo 8.- EVALUACIÓN IN SITU DE LA d) Producto y Marca comercial. ORGANIZACIÓN.- Una vez determinada la viabilidad de la certificación solicitada, se pasa al proceso de evaluación El modelo de solicitud para la certificación se encuentra in situ para verificar el cumplimiento con los requisitos de disponible para todos los interesados en la página web certificación establecidos en este procedimiento. del INEN: www.normalizacion.gob.ec. El solicitante debe 1.- Selección y designación de evaluadores.- El DTVC adjuntar a la solicitud copia de los siguientes documentos: o su delegado designan a los evaluadores del INEN que deben realizar la evaluación de la organización solicitante. a) Registros o documentos que evidencien la calificación como micro o pequeña empresa. Para la designación se toma en consideración los siguientes aspectos: b) RUC o RISE actualizado (según corresponda). 1.1 La especialidad del evaluador en base a su competencia c) Documentación legal de constitución de la organización técnica (Educación, formación, habilidades y experiencia)

Artículo 7.- REVISIÓN DE LA SOLICITUD.- Una vez recibida la solicitud, el DTVC o el personal 1.2 Que el evaluador haya suscrito el respectivo técnico competente designado, revisa la solicitud y la Compromiso de Confidencialidad y Conflicto de documentación pertinente para verificar que: Intereses establecido por el INEN. 1. La información sobre la organización a certificar es 1.3 Que no haya proporcionado asesoría o servicios de suficiente para realizar el proceso de certificación. consultoría al Solicitante o al Titular que comprometa su independencia y objetividad y que no tenga conexión 2. Se resuelva cualquier diferencia de comprensión de los existente o precedente con el Solicitante o con el Titular requisitos de certificación especificados entre el INEN al menos en los dos últimos años. y el solicitante. 2.- Evaluación in situ.- El evaluador designado, debe 3. Se define claramente el alcance de la certificación realizar una evaluación in situ de la organización solicitante solicitada aplicando la lista de verificación desarrollada por la DVC para micro y pequeñas empresas. Para la evaluación del 4. Se dispone de los medios para realizar todas las cumplimiento de cada requisito definidos por el INEN, los actividades de evaluación evaluadores aplican los siguientes criterios de evaluación: EVALUACIÓN CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN NULA 0 La organización no ha desarrollado ninguna acción para cumplir con el requisito o conoce el requisito. BUENA 1 La organización no cumple completamente con el requisito, sin embargo mantiene mecanismo adecuados en proceso de implementación. MUY BUENA 3 La organización cumple con los requisitos y mantiene mecanismos efectivos para asegurar el cumplimiento del requisito. La evaluación de cumplimiento de una organización solicitante, se realiza en porcentaje de cumplimiento considerando como 100% cuando la organización alcanza una evaluación de muy buena en todos los requisitos definidos por el INEN. Los resultados de la evaluación se notifican formalmente al Representante Legal de la organización solicitante. 46 – Lunes 5 de septiembre de 2016 Registro Oficial Nº 833 Para alcanzar la certificación del INEN, la organización emite un oficio al cliente notificándole la decisión de no debe alcanzar un mínimo de 80% de cumplimiento con los otorgar la certificación y los incumplimientos detectados. requisitos establecidos y no debe recibir una evaluación de cumplimiento nulo en ninguno de los requisitos de 5.- Emisión del certificado y convenio.- Una vez evaluación aplicados por el INEN. tomada la decisión favorable, el Director de Validación y Certificación, dispone la elaboración de los siguientes Si la organización recibe evaluaciones de cumplimiento nulo documentos: Certificado de la gestión de micro y pequeña con uno o más requisitos establecidos en este procedimiento, empresa y el Convenio para el uso del Certificado de la el INEN notifica por escrito al Representante Legal de la gestión de micro y pequeña empresa, de acuerdo al alcance organización el o los incumplimientos detectados, para que definido en el informe de evaluación correspondiente. éste, implemente las correcciones o acciones correctivas necesarias. El Convenio para el uso del Certificado de la gestión de micro y pequeña empresa debe ser firmado por el La organización debe informar al INEN las correcciones Representante Legal de la organización y el Director (a) o acciones correctivas implementadas para cerrar las no Ejecutivo (a) del INEN o su delegado. conformidades, para que el personal técnico del INEN proceda a verificar la aplicación y efectividad de las mismas El Convenio para el uso del Certificado de la gestión de y realizar una nueva evaluación, para verificar la eficacia micro y pequeña empresa, especifica el nombre de la de las acciones tomadas para solucionar el incumplimiento. organización certificada, la actividad productiva, la vigencia de la certificación y los derechos y responsabilidades de la Las organizaciones en proceso de obtención del Certificado organización certificada. de la gestión de micro y pequeña empresa tienen un plazo máximo de 6 meses contados a partir de la recepción de la El Certificado de la gestión de micro y pequeña empresa solicitud, para cumplir los requisitos establecidos en este se emite una sola vez con una vigencia de dos años sin procedimiento. Cumplido el plazo indicado, la organización posibilidad de renovación. solicitante debe reiniciar nuevamente el proceso. El Convenio para el uso del Certificado de la gestión de micro La organización en proceso de obtención Certificado de la y pequeña empresa constituye un documento legal en el que gestión de micro y pequeña empresa, no puede en ningún se especifican los derechos y obligaciones de las partes. El caso hacer referencia o utilizar el Sello de Calidad INEN convenio se firma en dos originales manteniéndose uno en o realizar cualquier otra declaración en los productos que el INEN y el otro es entregado al titular de la certificación. elabora, que pueda inducir a error, engaño o confusión al consumidor o cualquier parte interesada. SECCIÓN 2 3.- Proceso de revisión de cumplimiento de los Artículo 9.- USO DEL CERTIFICADO DE LA requisitos de certificación.- Los evaluadores GESTIÓN DE MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA.- Una responsables de la evaluación in situ deben registrar en organización que ha obtenido el Certificado de la gestión el informe correspondiente, la información relacionada de micro y pequeña empresa debe cumplir las siguientes al cumplimiento de la organización solicitante con los disposiciones: requisitos de certificación definidos en este procedimiento. a) La referencia a organización certificada puede aparecer Con esta información, personal técnico de la DVC que no en documentos informativos, comerciales o publicidad haya participado en las actividades de evaluación revisa la de la organización o en páginas web y otros documentos documentación técnica correspondiente para verificar el de publicidad de la organización. cumplimiento con los requisitos de certificación establecidos en este procedimiento. El informe conjuntamente con la b) No podrá marcar ningún tipo de referencia a su documentación de soporte se utiliza para la toma de la condición de organización certificada en los productos decisión de certificación correspondiente. que elabora, en la publicidad y/o en los catálogos referentes al producto. 4.- Toma de decisión sobre la certificación.- La toma de decisión para otorgar la certificación la realiza el DTVC y c) No podrá marcar su condición de organización personal técnico que no haya participado en las actividades certificada en reportes técnicos, informes de ensayo o de evaluación. La decisión de la certificación se registra en certificados de sus productos. el informe de evaluación para la concesión o renovación del certificado correspondiente. d) No puede en ningún caso transferir el Certificado de la gestión de micro y pequeña empresa a terceros. Si la Si los informes técnicos correspondientes a la evaluación organización vende sus instalaciones y marca comercial in situ de la organización, evidencian que se cumplen los de sus productos a otra organización, automáticamente requisitos, se emite el “Certificado de la gestión de micro y el certificado queda cancelado. pequeña empresa” con una validez de 2 años. e) Cumplir permanentemente las disposiciones La certificación será negada cuando el solicitante no cumple establecidas en el Convenio para la utilización del con los requisitos de certificación, en estos casos el INEN Certificado y este procedimiento. Registro Oficial Nº 833 Lunes 5 de septiembre de 2016 – 47 f) No puede utilizar el certificado en cualquier situación 2.2 Cuando la organización presenta incumplimientos que pueda dar lugar a una interpretación incorrecta del sucesivos con los requisitos establecidos en este alcance del certificado o que pueda inducir a considerar procedimiento o no haya levantado una suspensión en que los productos que elaboran son productos los tiempos establecidos por el INEN. certificados por el INEN. 2.3 Cuando las actividades productivas sean interrumpidas

Artículo 10.- OPCIÓN DE OBTENCION DEL SELLO por 6 meses consecutivos. DE CALIDAD INEN.- Las organizaciones que han obtenido Certificado de la gestión de micro y pequeña 2.4 Por disolución de la organización certificada. empresa están en capacidad de iniciar el proceso de obtención de Sello de Calidad INEN para el producto que 2.5 Por infracciones que perjudiquen al consumidor o que fabrican. constituyan competencia desleal. Si la organización certificada decide optar por la obtención 2.6 Uso y aplicación indebida del Certificado de la gestión del Sello de Calidad INEN para los productos que fabrica de micro y pequeña empresa. debe seguir las disposiciones establecidas en el instructivo de obtención y/o renovación del Sello de Calidad INEN La organización a partir de la fecha de retiro, pierde el publicado en la página web del INEN: www.normalizacion. derecho de realizar cualquier acto, sin importar razón gob.ec o circunstancia, en el que se ostente, ya sea tácita o expresamente, como una organización certificada por el

Artículo 11.- CONDICIONES PARA LA SUSPENSIÓN INEN. O RETIRO DE LA CERTIFICACIÓN. Las sanciones de suspensión o retiro de la certificación 1.- Suspensión.- El INEN procederá a suspender hasta por serán notificadas por escrito a la organización y el INEN 6 meses, el Certificado de la gestión de micro y pequeña implementará las modificaciones necesarias en los empresa, por una de las siguientes causas: documentos formales de certificación e información pública, para asegurar que la suspensión o retiro se comunica a todas 1.1 A solicitud del Representante Legal de la organización las partes interesadas. certificada.

Artículo 12.- DERECHOS Y OBLIGACIONES DE 1.2 Cuando la organización presenta incumplimientos LAS ORNANIZACIONES CERTIFICADAS POR EL sucesivos con los requisitos establecidos en este INEN.- procedimiento. 1. Derechos.- Las organizaciones tienen derecho a: 1.3 Por no comunicar por escrito al INEN, cambios jurídicos de la organización o razón social y/o traslado 1.1 Que toda información que proporcione al INEN, para de instalaciones. evidenciar la conformidad de la organización, sea tratada como confidencial. 1.4 Se impida u obstaculicen a los evaluadores del INEN las actividades de evaluaciones in situ a la organización 1.2 Solicitar al INEN los servicios de calibración de o el acceso a las dependencias involucradas. los equipos, aparatos e instrumentos de inspección, medición y ensayo. 1.5 Por no pagar el valor de las tarifas correspondientes a los servicios que presta el INEN, de acuerdo a las 1.3 Disponer de los servicios técnicos de los laboratorios facturas emitidas. del INEN. 1.6 Por disposición del Director (a) Ejecutivo (a) del INEN, 1.4 Conocer el contenido de los informes que se generen como resolución de una apelación planteada, quejas o con motivo de las diferentes evaluaciones realizadas a reclamos sustentados y verificados previamente. la organización. La suspensión se levantará cumplido el plazo y enmendadas 1.5 Solicitar voluntariamente al INEN la suspensión los incumplimientos que originaron la medida, previo temporal de la Certificación por un período máximo de informe favorable de la DVC. 6 meses. Si la organización certificada no corrige los incumplimientos 1.6 Solicitar al INEN el retiro voluntario de la Certificación. que originaron la suspensión se procederá a retirar definitivamente el certificado. 1.7 Apelar al Director (a) Ejecutivo (a) del INEN las decisiones adoptadas por la Dirección Técnica de 2.- Retiro.- El INEN procederá a retirar el Certificado de Validación y Certificación, siguiendo los lineamientos la gestión de micro y pequeña empresa, por una de las establecidos en el procedimiento de apelaciones siguientes causas: correspondiente. 2.1 A solicitud del Representante Legal de la organización 2.- Obligaciones.- La organización certificada deben certificada. cumplir las siguientes obligaciones: 48 – Lunes 5 de septiembre de 2016 Registro Oficial Nº 833 2.1 Cumplir permanentemente las disposiciones Certificación del INEN, cuando se produzcan cambios de establecidas en el Convenio para la utilización del la base legal o normativa correspondiente, considerando Certificado de la gestión de micro y pequeña empresa y en lo posible los criterios y observaciones fundamentadas este procedimiento. emitidas por escrito de las partes interesadas. 2.2 Usar el Certificado de la gestión de micro y pequeña Los cambios en los requisitos de certificación, serán empresa conforme a las disposiciones establecidas en comunicados a todas las organizaciones certificadas o en este procedimiento. proceso de obtención de la certificación y serán publicados en la página web del INEN para conocimiento de todas las 2.3 Declarar que la organización posee el Certificado de partes interesadas. la gestión de micro y pequeña empresa únicamente durante el tempo de vigencia del certificado. El INEN verificará la implementación de los cambios de los requisitos de la certificación en todas las organizaciones 2.4 Informar oportunamente al INEN, las modificaciones certificadas mediante evaluaciones in situ. que la organización realice, cambios jurídicos o razón social y traslado de instalaciones. Artículo 16.- COSTOS DE LA CERTIFICACIÓN.- El INEN de conformidad a las disposiciones legales vigentes 2.5 Facilitar a los evaluadores del INEN el acceso a los ha establecido las tarifas correspondientes a las actividades documentos relacionados con la organización y a las relacionadas con la Certificación. instalaciones donde se realizan actividades relacionadas con la certificación. El Listado de tarifas que cobra el INEN por la prestación de los servicios técnicos se encuentra publicado en la página 2.6 Conservar registros actualizados de los reclamos así WEB del INEN para conocimiento de todas las partes como de las acciones correctivas tomadas. interesadas. 2.7 Pagar el valor de las tarifas correspondientes a las Para los servicios de certificación se consideran los actividades relacionadas con el proceso de certificación siguientes rubros: de acuerdo a los costos establecidos en las resoluciones vigentes. a) Evaluación in situ 2.8 Presentar a solicitud de partes interesadas resultados b) Movilización de ensayos de sus productos realizados en laboratorios competentes para evidenciar el cumplimiento con c) Viáticos, cuando las evaluaciones se realizan fuera de requisitos establecidos en documentos normativos de lugar habitual del evaluador. referencia. La organización solicitante de la certificación una vez

Artículo 13.- RECLAMOS O APELACIONES. presentada la solicitud se compromete a cancelar todas las facturas emitidas por el INEN durante todo el proceso de 1.- Quejas o reclamos.- Cuando se presenta quejas o certificación. reclamos sobre la organización certificada, el INEN procederá de conformidad a lo establecido en el procedimiento de reclamos, el mismo que se encuentra Artículo 17.- LISTADO DE ORGANIZACIONES publicado en la página web del INEN www.normalizacion. CERTIFICADAS.- El INEN mantiene el listado de gob.ec para conocimiento y aplicación de todas las partes organizaciones certificadas en su página web institucional: interesadas. www.normalizacion.gob.ec, para conocimiento de todas las partes interesadas. 2.- Apelaciones o impugnaciones.- Cuando se presenta apelaciones o impugnaciones a las decisiones tomadas Artículo 18.- La presente resolución entrará en vigencia por el INEN, sobre la certificación de organizaciones, desde la presente fecha sin perjuicio de su publicación el se procederá de conformidad a lo establecido en el Registro Oficial. procedimiento de apelaciones, el mismo que se encuentran publicados en la página web del INEN para conocimiento y Artículo 19.- De la ejecución de la presente resolución aplicación de todas las partes interesadas. encárguese a la Directora Técnica de Validación y Certificación.

Artículo 14.- CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION.- El personal del INEN que intervengan CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE. en las actividades de Certificación de la gestión de micro y pequeñas empresas, debe cumplir las disposiciones Dado en Quito, Distrito Metropolitano a los 29 julio 2016 relacionadas a la confidencialidad de la información, establecidas por el INEN en el Código de Ética Institucional. f.) Ing. César Eduardo Díaz Guevara, Director Ejecutivo, Servicio Ecuatoriano de Normalización, INEN.

Artículo 15.- CAMBIOS EN LOS REQUISITOS DE CERTIFICACION.- Los requisitos de certificación INEN.- Certifico que es fiel copia del original que reposa en pueden ser cambiados por la Dirección de Validación y nuestros archivos.- f.) Ilegible.