Acuerdo Nº 73 - Sistema de gestión de proyectos del Ministerio del Ambiente

Acuerdo No. 073 Edgar Isch López MINISTRO DEL AMBIENTE Considerando: Que, el Ministerio del Ambiente como autoridad ambiental ejerce atribuciones concernientes a la formulación, aprobación, concesión de avales, priorización, ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos ambientales; y que es necesario contar con una normativa interna que regule los procedimientos; Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 006, publicado en el Registro Oficial 345 de 12 de junio de 2001, la Ministra del Ambiente expidió la nueva estructura orgánica del Ministerio, en la cual se establece como un proceso a cargo de la Dirección de Planificación la coordinación del Sistema de implementación y ejecución de programas y proyectos; Que, el Ministerio del Ambiente es el punto focal técnico de los fondos de cooperación externa para la conservación ambiental; Que, la concesión de un aval para la consecución financiera de fondos de la cooperación externa para el financiamiento de proyectos ambientales, es un respaldo técnico político que asegura a los organismos de cooperación, que el proyecto propuesto se enmarca dentro de las políticas ambientales nacionales; Que, la información detallada a nivel técnico y financiero de los proyectos debe concentrarse en una base de datos única lo que permitirá contar con información actualizada y real; Que, la información de proyectos es un insumo importante para la elaboración del Plan Operativo Anual, del Plan Anual de Inversiones del Gobierno Central y del Presupuesto del Ministerio; Que, la estandarización en el manejo de proyectos en el Ministerio es de gran importancia para el mejoramiento de la relación entre la planificación y el presupuesto de los proyectos; Que, el acompañamiento y facilitación política, técnica y financiera en el manejo de proyectos, es una necesidad imperiosa; así como la determinación de un mecanismo que facilite la articulación de las políticas, los planes los proyectos y el financiamiento como una forma idónea para optimizar los recursos de los proyectos; y, En uso de las facultades constitucionales y legales, Acuerda: Art. 1.- Implementar el Sistema de gestión de proyectos del Ministerio del Ambiente, que se lo define como el "conjunto ordenado de procedimientos, normas y herramientas técnicas / tecnológicas que buscan; por una parte, garantizar un adecuado manejo técnico y financiero del portafolio de proyectos impulsados por el Ministerio del Ambiente, y por otra, el uso óptimo de la información que genera el mismo". Art. 2.- Los ámbitos de acción de la Dirección de Planificación, la Dirección de Asuntos Internacionales y las unidades técnicas del Ministerio que corresponden al Sistema de Proyectos, se establecen en relación del ciclo de proyectos que comprende: a) Diseño de proyectos; b) Análisis, priorización y aprobación de propuestas de proyectos; c) Negociación, d) Ejecución; e) Seguimiento y monitoreo; f) Evaluación (interna y/o externa); y, g) Cierre definitivo de los proyectos. Son considerados como unidades técnicas del Ministerio del Ambiente, las direcciones de: Biodiversidad y Arcas Protegidas, Forestal, Control y Prevención de la Contaminación, Gestión Ambiental Local; las direcciones regionales; las unidades asesoras; y, las subsecretarias de Desarrollo Organizacional y de Gestión Ambiental Costera. Art. 3.- La responsabilidad del funcionamiento del sistema de gestión de proyectos corresponde a las direcciones de Planificación y de Asuntos Internacionales. Dirección de Planificación: Art. 4.- La Dirección de Planificación a través del proceso de coordinar la implementación y ejecución de programas y proyectos, será la responsable de la planeación y diseño de los procedimientos para el manejo de proyectos. Art. 5.- La Dirección de Planificación receptará los proyectos formulados, tanto por el Ministerio como por instituciones ajenas al mismo; los priorizará, y, realizará el seguimiento técnico y financiero una vez que estén en ejecución. Para la priorización la Dirección de Planificación considerará los siguientes criterios: a) Se enmarque dentro de las políticas y prioridades ambientales nacionales, establecidas por el Ministerio del Ambiente y/o el Gobierno Nacional; b) Refleje la participación coordinada de las instituciones involucradas; y, c) Contemple un mecanismo por el cual esta Cartera de Estado participe de manera activa en el monitoreo y evaluación ex - ante, durante y ex - post del proyecto. Art. 6.- Son obligaciones y atribuciones de la Dirección de Planificación: a) Acompañar en los procesos de negociación, en lo referente a los aspectos técnicos de los proyectos en coordinación con las unidades técnicas del Ministerio del Ambiente; b) Supervisar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos, una vez que éstos se encuentran en ejecución; para ello recibirá trimestralmente de los coordinadores de los proyectos la información necesaria para realizar el seguimiento y evaluación financiera de los mismos; c) Participar en las misiones de evaluación de proyectos y en las actividades de cierre de los mismos; y, d) Coordinar con la Dirección Financiera las gestiones relativas a proyectos ante la ODEPLAN y el Ministerio de Finanzas. Dirección de Asuntos Internacionales: Art. 7.- La Dirección de Asuntos Internacionales, una vez que la Dirección de Planificación haya remitido el proyecto aprobado y con el aval otorgado por las unidades técnicas del Ministerio, procederá a oficializar el aval correspondiente, el mismo que será suscrito por el titular de esta Cartera de Estado para ser remitido al organismo de cooperación. Art. 8.- La Dirección de Asuntos Internacionales a través del Proceso de Cooperación Internacional, será la encargada de compatibilizar la demanda de proyectos priorizados con la oferta de cooperación, con fines de consecución de recursos. Art. 9.- La Dirección de Asuntos Internacionales liderará los procesos de negociación de cooperación internacional con los organismos internacionales, contando con el aval del Despacho Ministerial. Art. 10.- La Dirección de Asuntos Internacionales actuará como interlocutor oficial del Ministerio del Ambiente ante organismos de cooperación internacional por delegación del Despacho Ministerial. Art. 11.- La Dirección de Asuntos Internacionales remitirá a la Dirección de Planificación la información financiera de proyectos de cooperación internacional relacionada con desembolsos y reformas. Unidades Técnicas: Art. 12.- Las unidades técnicas serán las responsables de la formulación y la revisión técnica de proyectos que fueren propuestos por otros organismos, de acuerdo a su área. Art. 13.- Es competencia de las unidades técnicas efectuar el análisis técnico de los proyectos previa a la otorgación de avales. Art. 14.- Los coordinadores de los proyectos deberán remitir trimestralmente a las unidades técnicas los informes de avance. Art. 15.- Las unidades técnicas del Ministerio serán responsables de revisar los informes de avance de proyectos enviados por los coordinadores de los mismos, analizarlas y emitir sus criterios y observaciones a la Dirección de Planificación. Art. 16.- Las unidades técnicas conjuntamente con la Dirección de Planificación asesorarán a la Dirección de Asuntos Internacionales en los procesos de negociación, en lo que respecte a los componentes técnicos. Art. 17.- Las unidades técnicas participarán en la evaluación interna y/o externa de los proyectos, en las misiones de evaluación y en el cierre de los mismos. Art. 18.- La Dirección de Gestión de Recursos Financieros gestionará ante el Ministerio de Economía y Finanzas los recursos de contrapartida de cada uno de los proyectos. Art. 19.- La Dirección de Gestión de Recursos Financieros será la responsable de transferir los recursos de contraparte oportunamente a cada uno de los proyectos, previo la justificación de los desembolsos efectuados. Art. 20.- La Dirección de Gestión de Recursos Financieros en coordinación con la Dirección de Planificación efectuarán el seguimiento financiero de los recursos de contrapartida de los proyectos. Art. 21.- El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial y su ejecución encárgase a las direcciones de Planificación y de Asuntos Internacionales. Comuníquese y publíquese. Quito, a 26 de mayo de 2003. f.) Edgar Isch López, Ministro del Ambiente.