Acuerdo Nº 554 - Reglamento especial de auditorías externas y fiscalizaciones para organizaciones cooperativas

Art. 1.- Ambito.- El presente reglamento comprende, los procedimientos de supervisión y control de las actividades de las organizaciones cooperativas, que la Dirección Nacional de Cooperativas realice a través de las auditorías externas o de las fiscalizaciones.

Art. 2.- Objetivos.- Los objetivos principales de este reglamento son: 1. Determinar el cumplimiento de los principios del movimiento cooperativo, las disposiciones legales, estatutarias y más normas y resoluciones emitidas por la Dirección Nacional de Cooperativas. 2. Unificar los procedimientos de control administrativo, financiero y contable. 3. Establecer un sistema contable uniforme para cada clase de cooperativas. 4. Verificar los estados financieros y la posición financiera de acuerdo con las normas legales y principios de contabilidad generalmente aceptados. 5. Evaluar y mejorar la eficiencia, efectividad y economía de las organizaciones cooperativas. CAPITULO II DE LA CONTABILIDAD

Art. 3.- Sujeción a normas.- Las organizaciones cooperativas, según la clase a la que pertenezcan, se sujetarán al Código de cuentas y demás disposiciones normativas de la Dirección Nacional de Cooperativas; concordante con los artículos 19, 20, 21 de la Ley de Régimen Tributario Interno.

Art. 4.- Presentación de informes del auditor o fiscalizador.- Cuando alguna organización cooperativa, no hubiere cumplido con lo estipulado en el artículo anterior, el auditor o fiscalizador deberá concluir su revisión; y, dependiendo de las circunstancias, presentará su informe, con las restricciones, abstención o salvedad de opinión pertinente, pero solicitará a la Dirección Nacional de Cooperativas que aplique la sanción correspondiente al rindente, directivo, administrador o empleado responsable. CAPITULO III DE LOS AUDITORES EXTERNOS

Art. 5.- Calificación de firmas auditoras.- Para poder efectuar auditorías externas a organizaciones cooperativas, las personas naturales y jurídicas que tenga interés en realizarlas, deberán ser calificadas por la Dirección Nacional de Cooperativas, mediante resolución. Serán firmas auditoras, sujetas a calificación: Los contadores públicos, licenciados en contabilidad, doctores en contabilidad, economistas y doctores en ciencias económicas, como personas naturales y las personas jurídicas que tengan como objeto social la auditoría y actividades de fiscalización.

Art. 6.- Requisitos.- Para obtener la calificación a la que se refiere el artículo anterior, los interesados, personas naturales o jurídicas presentarán a la Dirección Nacional de Cooperativas los siguientes documentos: 1. Solicitud de calificación dirigida al señor Director Nacional de Cooperativas. 2. Las personas naturales presentarán copia legalmente certificada del título y de la licencia profesional actualizada por el colegio profesional correspondiente, donde conste el número del registro profesional. 3. Certificados de instituciones cooperativas que acrediten la experiencia mínima de 3 años en esta área, así como de actualización profesional en auditoría cooperativa. 4. Las personas jurídicas presentarán además copias legalmente certificadas del título y de la licencia profesional actualizada de sus auditores otorgada por el colegio profesional correspondiente: a) Certificados que demuestren actualización y experiencia en el área cooperativa, en los últimos tres años; b) Nómina de los auditores y demás profesionales que presten servicios en la entidad solicitante; y, c) Los nombramientos actualizados de sus directivos. 5. Documentos que acrediten la existencia legal de la persona jurídica solicitante; y, certificado de cumplimiento de sus obligaciones otorgadas por la Contraloría General del Estado y la Superintendencia de Compañías. 6. Nómina del equipo técnico de apoyo con su respectiva hoja de vida profesional. 7. Declaración juramentada de no estar inmerso en las prohibiciones del Art. 10 de este reglamento. 8. Cualesquier otro documento e información que la Dirección Nacional de Cooperativas, considere necesario para su calificación. 9. Para formar parte de las unidades de fiscalización de las federaciones nacionales de cooperativas, los auditores externos deberán ser previamente calificados por la Dirección Nacional de Cooperativas.

Art. 7.- Obligación de informes.- Las personas jurídicas que hubieren sido calificadas tienen la obligación de informar a la Dirección Nacional de Cooperativas, dentro del plazo de 8 días, los cambios que se operen en la integración de su personal técnico y cuadro directivo.

Art. 8.- Registro.- La Dirección Nacional de Cooperativas mantendrá en la Secretaría General el registro actualizado de las personas naturales y jurídicas, calificadas de acuerdo a estas disposiciones.

Art. 9.- Inhabilidad para ser calificados como auditores externos.- No podrán ser calificados como auditores externos las personas naturales ni jurídicas que se encuentren incursas en los siguientes casos: 1. Los parientes hasta el cuarto grado de consaguinidad o segundo de afinidad que se mantengan con los funcionarios del Ministerio de Bienestar Social; y, con la Dirección Nacional de Cooperativas. 2. Las personas naturales o jurídicas que mantengan relación laboral con las cooperativas en las que van a prestar sus servicios. 3. Las que hayan sido llamadas a juicio y recibido sentencia condenatoria por delitos cometidos en la administración pública o privada. 4. Las personas que hayan sido descalificadas por su actuación profesional o por incumplimiento del contrato como auditor externo. 5. Las personas que hubieren presentado documentación alterada o falsa, sin perjuicio de las acciones legales, a que hubiere lugar.

Art. 10.- Prohibiciones para auditores.- Las personas naturales o jurídicas calificadas para ejecutar procesos de auditoría externa tienen prohibiciones de: 1. Desempeñar cargo en la organización cooperativa auditada; hasta un año después de la fecha de finalización del contrato de auditoría. 2. Ser socio de la organización cooperativa antes o durante el tiempo que se encuentre auditando. 3. Delegar el ejercicio de su cargo. 4. Representar a los directivos o socios en las asambleas generales. 5. Revelar información obtenida del ejercicio de sus funciones de auditoría externa, entregar dicha información apersonas relacionadas con la institución auditada. 6. Mantener sus oficinas en locales o propiedad de la entidad auditada.

Art. 11.- Sanciones a auditores externos.- Los auditores externos estarán sujetos a las siguientes sanciones: 1. Suspensión temporal de sus funciones, por negligencia o incumplimiento de las normas legales y/o reglamentarias. El auditor o firma auditora externa que haya sido observado por dos ocasiones en el lapso de un ejercicio económico, en una o más entidades en las que preste sus servicios, será sancionado con la suspensión temporal, de ocho días a un mes; y, la devolución del anticipo entregado. Si un auditor o firma auditora externa, hubiere sido sancionada con la suspensión temporal del ejercicio de sus funciones en entidades controladas por la Dirección Nacional de Cooperativas, incurriere en una infracción que amerite una nueva sanción de suspensión temporal, será descalificado. 2. La descalificación, procede cuando la Dirección Nacional de Cooperativas comprobare que el auditor externo a actuado contra, principios de auditoría y/o, principios de contabilidad de general aceptación. La descalificación se realizará mediante resolución emitida por el Director Nacional de Cooperativas. La descalificación durará cuatro años y sus efectos recaerán sobre el auditor o la firma auditora externa, sus socios, el representante legal o Gerente; si sus informes son los que originaron la descalificación. En el evento de cumplirse lo establecido con los numerales 1 ó 2, la Dirección Nacional de Cooperativas dispondrá que la cooperativa que cambie de firma auditora aún si ésta se diere antes de la expiración del contrato; sin que por tal decisión haya lugar a reclamación por parte de la firma. Para el efecto, en los respectivos contratos se incluirá obligatoriamente una cláusula que estipule la descalificación de auditores y la devolución del anticipo recibido. CAPITULO IV DE LAS AUDITORIAS EXTERNAS

Art. 12.- Auditorías anuales.- Las organizaciones cooperativas, están obligadas a realizar auditoría externa anualmente, cuando el monto del activo, del balance general inmediato anterior supere los diez mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. Entendiéndose como organizaciones: A las cooperativas de cualquier clase, a las uniones de cooperativas y federaciones nacionales de cooperativas.

Art. 13.- Contratación e informe.- La contratación de auditorías externas se realizará con noventa días de anticipación de la fecha de cierre del ejercicio económico anual, debiendo la organización cooperativa informar a la Dirección Nacional de Cooperativas en el plazo de 5 días hábiles desde la fecha de contratación, el período a auditarse y el nombre o razón social de la persona natural o jurídica contratada, adjuntando copia certificada del respectivo contrato. El auditor externo sea persona natural o jurídica. Podrá ser contratada para auditar hasta tres períodos económicos consecutivos y la cooperativa no podrá suscribir otro contrato de auditoría con la misma firma, sino hasta después de haber transcurrido dos ejercicios económicos y haberse ejecutado el respectivo proceso de auditoría.

Art. 14.- Falta de auditoría.- Las organizaciones cooperativas que no hayan realizado la auditoría externa anual, la ejecutarán, por el período no realizado; auditorías que no podrán ser de un período superior a tres años, con la misma firma auditora. Las organizaciones cooperativas que no presenten los informes de auditoría a través de las firmas autorizadas, el Director Nacional de Cooperativas de oficio dispondrá la realización de la misma de manera obligatoria, para lo cual establecerá el período y la terna correspondiente de las firmas auditoras debidamente calificadas. Para que la cooperativa proceda a designar al auditor y su contratación.

Art. 15.- Otras auditorías.- También podrán realizarse auditorías externas sin consideración del monto establecido en el Art. 12 de este reglamento, en los siguientes casos: 1. Por resolución de los socios en asamblea general. 2. Por resolución del Consejo de Vigilancia de la organización cooperativa. 3. A pedido escrito de las dos terceras partes de la totalidad de socios. 4. Por resolución de la Dirección Nacional de Cooperativas, cuando existan dudas de su realidad financiera, demostrada previa una supervisión administrativa y contable.

Art. 16.- El auditor externo será designado, por la Asamblea General, por el Consejo de Vigilancia o por el Director Nacional de Cooperativas de la lista de auditores calificados, debiendo los gastos que demande la auditoría externa ser cubiertos por la organización cooperativa auditada.

Art. 17.- Autorización de contrato.- Corresponde a la Asamblea General o el Consejo de Administración de la organización cooperativa autorizar el contrato de auditoría externa.

Art. 18.- Sujeción a normas legales.- Las firmas auditoras desarrollarán su trabajo con sujeción a los principios de auditoría y contabilidad generalmente aceptada y a los procedimientos establecidos en este reglamento. Durante el proceso de auditoría externa, se podrá realizar la unificación de criterios, respecto de aquellos puntos que existan discrepancias de interpretación y se podrán realizar las consultas técnicas para disponer de mejores elementos de juicios, previo a la emisión del informe de auditoría.

Art. 19.- Acceso a registros contables.- Las organizaciones cooperativas están obligadas a permitir el acceso a sus registros contables y deberán proporcionar la información, documentos, análisis y explicaciones necesarias para el cumplimiento de las funciones de auditores y fiscalizadores. El incumplimiento de esta disposición será sancionado de acuerdo lo dispuesto en los artículos 147 ó 151 del Reglamento General de la Ley de Cooperativas. Que se impondrá a la persona o personas que se opongan a estos exámenes.

Art. 20.- Prohibición para celebrar contratos.- La organización cooperativa no podrá celebrar contratos de auditoría externa con firmas en las cuales uno o varios de sus administradores, asociados, funcionarios, auditores o contadores públicos, estén inmersos en los siguientes casos: 1. Que mantengan obligaciones directas o indirectas con la organización contratante. 2. Que tengan parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con cualquiera de los administradores o funcionarios de la organización a auditarse. 3. Que sean administradores, funcionarios o socios de la organización contratante. CAPITULO V DE LAS FISCALIZACIONES A CARGO DE LA DIRECCION NACIONAL DE COOPERATIVAS

Art. 21.- La fiscalización podrá ser realizada por resolución de la Dirección Nacional de Cooperativas, sujetándose a los procedimientos señalados en este reglamento y comprende: Fiscalizaciones específicas.- Consiste en la verificación, estudio y evaluación de aspectos limitados de una de las partes de las operaciones y transacciones financieras o administrativas, de una organización cooperativa con posterioridad a su ejecución, aplicando las técnicas y principios de auditorías y contabilidad generalmente aceptadas y las normas establecidas en la Ley de Cooperativas y su reglamento general. CAPITULO VI DE LOS PROCEDIMIENTOS E INFORMES DE AUDITORIAS EXTERNAS Y FISCALIZACION

Art. 22.- Sujeción a normas en las auditorías.- Las personas naturales o jurídicas y los funcionarios de la Dirección Nacional de Cooperativas que ejecuten auditorías a los estados financieros de las organizaciones cooperativas, se sujetarán a los principios de auditoría y contabilidad generalmente aceptados. Se tomará como referencia y se considerará lo establecido en la Ley de Cooperativas, reglamento general y más resoluciones emitidas por la Dirección Nacional de Cooperativas, abarcando aspectos financieros, contables de gestión y aspectos sociales.

Art. 23.- Contenido mínimo de informes.- El proceso de auditorías externas que trata este reglamento, deberán incluir los siguientes puntos mínimos: 1. Situación legal, económica y organizativa de la cooperativa, que incluirá estatutos, reglamentos, nómina de socios, actas asamblea general o de delegados, actas de Consejo de Administración y Vigilancia, comisiones, Gerencia, personal, contratos, seguros, sucursales, agencias; organización de la empresa (estructura organizativa y procedimientos administrativos), instalaciones. 2. Organización de la contabilidad y del sistema contable. 3. Balance, informes e inventarios. 4. La empresa cooperativa, incluirá la estructura, desarrollo, actividades y servicios. 5. Situación económica de las cooperativas: _ _Situación patrimonial. _ _Situación financiera. _ _Rentabilidad. Para cooperativas de ahorro y crédito, deben contemplarse además lo siguiente: 1. Créditos: _ _Organización de la actividad crediticia. _ _Límites y competencias, volumen de crédito, distribución del crédito. _ _Situación económica de los deudores, morosidad, situación del riesgo y cubrimiento de riesgo. 2. Liquidez y situación financiera

Art. 24.- Forma de presentación de los informes y requisitos.- El informe de auditoría externa se entregará en original y copia a la Dirección Nacional de Cooperativas, con la firma y sello de responsabilidad respectiva, ya sea persona natural o el representante legal en personas jurídicas, para el trámite correspondiente. Adicionalmente el auditor entregará en la respectiva cooperativa auditada, una copia integra del informe, el mismo que cumplirá con los siguientes requisitos: 1. Dictamen u opinión del auditor externo sobre los estados financieros de la entidad auditada, los estados financieros dictaminados y sus respectivas notas revelativas. 2. Evaluación, comentarios, conclusiones, recomen-daciones sobre el control interno de la entidad auditada. 3. Dictamen sobre el cumplimiento de las normas prudenciales e información financiera suplementaria de la entidad auditada. 4. Dictamen sobre el cumplimiento de pago de las organizaciones cooperativas del 5% del fondo de educación cooperativas y de las multas impuestas por la Dirección Nacional de Cooperativas.

Art. 25.- Responsabilidades.- Las firmas auditoras serán responsables civil y penalmente de comprobarse falsedad en su información, penalmente por las acciones u omisiones que se llegaren a determinar. CAPITULO VII DE LAS ACCIONES PROVENIENTES DE LAS AUDITORIAS EXTERNAS Y FISCALIZACIONES A LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS

Art. 26.- Presunción de responsabilidad.- Cuando del resultado de la auditoría externa o fiscalización de una organización cooperativa, se estableciere presunciones de responsabilidad, en contra de algún empleado, Administrador, Gerente o vocales de los consejos de Administración o de Vigilancia, el auditor externo o fiscalizador, lo detallará en el informe, acompañados de los anexos correspondientes.

Art. 27.- Plazo para desvanecer cargos.- Si se determinare diferencia de caja, glosas, faltantes de inventarios o faltas graves en el manejo financiero en el que se evidencie perjuicio económico a la organización cooperativa auditada, establecidas por el auditor externo o fiscalizador en el correspondiente informe, el Director Nacional de Cooperativas, previamente procederá conforme lo dispone el artículo 143 de la Ley de Cooperativas, otorgará el plazo de 30 días, para que el empleado, Administrador, Gerente, miembros del Consejo de Administración, miembros del Consejo de Vigilancia, presenten los descargos correspondientes, transcurridos dichos plazos y si los requeridos no hubieren desvanecido los cargos, el Director Nacional de Cooperativas, remitirá a la Oficina de Sorteo del Ministerio Público, de la respectiva jurisdicción del domicilio de la cooperativa auditada, el informe en referencia, para que se inicie el proceso legal a efecto de determinar la responsabilidad sobre los hechos señalados en el informe.

Art. 28.- Sanción administrativa.- En los casos donde existan responsabilidades administrativas derivadas de un proceso de auditoría o fiscalización, el auditor o fiscalizador dentro del informe recomendará al Director Nacional de Cooperativas aplique las sanciones de conformidad con la Ley de Cooperativas y su reglamento. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Artículo uno.- Las federaciones nacionales de cooperativas, adoptarán las disposiciones de este reglamento para la ejecución de las auditorías a sus filiales. Artículo dos.- Las auditorías externas o fiscalizaciones que se encuentren en proceso de ejecución, se sujetarán al presente reglamento. Artículo tres.- Los auditores externos que se encuentren calificados por la Dirección Nacional de Cooperativas que desearen continuar realizando auditorías externas a las organizaciones cooperativas, deberán solicitar al Director Nacional de Cooperativas, se actualice su calificación, para lo cual presentarán la correspondiente solicitud, conjuntamente con la copia de la última resolución de calificación inmediata anterior, previo cumplimiento de los requisitos previstos en este reglamento. DISPOSICION FINAL Artículo uno.- Vigilancia.- La Dirección Nacional de Cooperativas, vigilará por el cumplimiento de las disposiciones de este reglamento; y, en base a lo determinado en el artículo 94 de la Ley de Cooperativas. Los casos no contemplados en este reglamento, serán resueltos por la Dirección Nacional de Cooperativas. Artículo dos.- Derogación.- Se deroga el Reglamento Especial de Auditorías Externas y Fiscalizaciones para Organizaciones Cooperativas, publicado en el Registro Oficial No. 112 del jueves 26 de junio del 2003. Artículo tres.- Ejecución.- La Dirección Nacional de Cooperativas, será la encargada de ejecutar el presente acuerdo, el mismo que entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial. Comuníquese y publíquese.- Dado y firmado en el Distrito Metropolitano de Quito, 7 de noviembre del 2006. f.) Dr. Rubén Barberán Torres, Ministro de Bienestar Social. Ministerio de Bienestar Social.- Es fiel copia del original.- Lo certifico.- 15 de noviembre del 2006.- f.) Jefe de Archivo.