Acuerdo Nº 402 - Reglamento de auditorias externas y fiscalizaciones para cooperativas

No. 0402 Ing. Patricio Ortiz James MINISTRO DE BIEN EST AR SOCIAL Considerando: Que de acuerdo a lo dii;puesto en d Ait. 94 de \u. L~y de Cooperativas, la Direcci()n Nacional de Coopcralivas es la dcpcndencia del Ministerio de Bicncstar Social quc en su represcntaci6n fisca!iza a las organizaciones coopcrativas: ()uc la disposici6n transitoria quinta de la Ley de Cooperativas disronc que la DirccciOn Nacional de Coopcrntivas rcalicc la fiscalizaci6n y contraloria de las cooperativa:-; hasta cuando las fcderacioncs nacionales cstablezcan su sistcma Jc fiscalizaci(m para sus ali!iadas; Q ue es necesario cstableccr tm sistema de auditorla y riscali:;,,aci{m ;\gil y opol1lmo de las organizacioncs eooperativas sujctas al control de la Dirccci6n Nacional de Cooperativas; y, En cjcrcicio de las atribucio11cs quc !e conficre cl Art. l 76 de !a Constituci6n Politi ca de] Estado, cu concordancia con cl Art. 17 dcl Estatuto dcl RCgimen Juridico /\dministrativo de la Funci()n Ejccutiva, Acuerda: i;XPEDIR EL REGLAM!:NTO ESPECIAL DE AlJDITORIAS EXTERNAS Y FISCALIZACIONES PARA coon:RATIVAS BAJO EL CONTROL DE LA DIRECCION NACIONAL Ille COO PERA TIVAS. CAPITIJLO I GENERALIDADES Art. 1.- ;\mbito.- El prcscntc rcglamento comprende las procedimientos de supervisi6n y conlrol de his actividades de las organizacioncs coopcrativq.s, quc pucdcn ser auditmfas cxternas y fiscalizaciones. Art. 2.- Objctivos.- Los objctivos principalcs de este rcglamcnto son: I. Dctcrminar quc las organizacioncs cooperativas cumplan las principios de movirniento cooperativo, las disposiciones lcga!cs, reglamentarias, estatutarias, asf como dcm<ls nonnils complcmentarias emitidas por la Dirccci()n Naciomil de Cooperativas. 2. Unificar los r,rocedimicntos de control administrativo financicro y contablc. 1. Fstablcccr un sisterna contahle uniformc para cada clasc de coopcrativas. 4. Vcriricar los estados financicros, incluyendo balance gcncral, estado de pfadidas y ganmicias, cstado de carnliios en la posiciOn financiera de acuerdo con las norrnas legalcs, de ·contabilidad y principios de contabilidad. 5. Lvaluar y mcjorar la cficicncia, cfcc::tividad y economia de las organiLacioncs, coopcralivas. CAPITllLO 11 CAI.IFICACION, RI-:Ql/ISITOS Y RE:GISTRO DE AllDITORlcS E:XTERNOS A11. J ... Sqjcci(m a las disposicioncs cstablccidas por la Ditt~ccil)n Nacio1rnl de Coopcrativas.- Las organizacioncs, coopi:rniivas, sc1/rn b clasc a hi quc pcrtcnc.1cc1, sc sujclarfl al ( 't"ldigo de Cucnlas y mas disposicioncs normativas y scc1HHlarlas. rorno normas tCcnicas y manualcs quc la f)in:cci{Hl Nacional de Coopcrativas estab!ezca para cl t·kcto Art. 4.- Calificaci6n para las auditorias.- Las pcrsonas naturalcs o juridicas que se dediquen a las laborcs de auditoria cxtcrna, para quc puedan scr contratadas y prestcn sus scrvicios a las cooperativas, sujetas al control de la Direcci6n Nacional de Cooperativas, la misma que prcviamcnte a calificar proccdcrA con las investigacioncs quc cstirne pertinentc. Para cl efecto, se considcrarftn y -denominaran como auditores externos a los contadorcs pllblicos, auditores titulados sean Cstos, pcrsonas naturalcs o juridicas quc tengan como o~ieto social, la auditor/a y actividades de fiscalizaci6n. Art. 5,- Rcquisitos.~ personas naturales o Direcci6n Nacional docu1nentos: Para obtcncr la calificaci6n, las juridicas deberan ptesentar a la de Coopcrativas !os siguientes n'.RSONAS NATURALES: I. Solicitud de calificaci6n dirigida al Director Nacional de Cooperativas. 2. El nllmero de matricula profesional. 3. Copias certificadas de! o los titulos acadCmicos otorgados por centros superiores autorizados y de las !icencias profesionales, actualizadas. inscritas en sus respectivos colegios profcsionales. 4. Historia dc vida profcsiona!, demostrfl.ndola con la certificaci6n de los cursos realizados, cxpcricncia acumulada y la capacidad profcsional en cl ~jercicio de las funciones de auditoria. 5. N6rnina de! equipo profcsionaf de apoyo Jisponible, los que deberiln cumplir con los requisitos cstablecidos en cstc capitulo. 6. Ccrtilicaciones cmitidas por diferentes instituciones auditadas, durantc las (i!timos trcs afios, en especial las certificaciones cxtendidas por !as cooperativas. 7. Certificado dcl RUC. PERSON AS JURIDICAS: I. Documcntaci6n ccrtificada y actualizada que acrcditc su cxistcncia legal otorgada por la Superintendcncia de Compafiias, eschtura de constituci6n, estatuto, nombramicnto de! representante legal debidamente inscrito en cl Registro Mercantil, ccrtificado clel cumplimicnto de obligacioncs confcrido por cl Servicio de Rentas Intcrnas, Contralorla y el IESS. 2, Liccncia profcsional actualizada de la firma auditoria y de los intcgrantes de la misma. 3. N6minas c historia de vida profcsiollal de la finna, los contadores pl1blicos, auditores y dem3s profesionales, debidmnenle babili1ados por cl co!egio pcrtinenle para cl ,:jercicio de su profcsi6n. 4. Cua!quicr otro Jocumento que la Dirccci6n Nacional de Cooperativas rcquit.:ra para su calific,ici6n. 5. Los demits requisitos establecidos para las pcrsonas natural cs. Art. 6.- No podnin $Cl' calificados como auditores extcrnos las personas naturales ni juridicas que se cncucntran incursas en tos siguicntcs casos: I. Los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad que se mantengan con los administradores de la instituci6n a auditarsc y los funcionarios de] Ministerio de Bienestar Social. 2. Las personas naturales o juridicas que mantengan relaci6n laboral con las cooperativas en las que van a prCstar sus servicios. 3. Laquc hayan sido llamadas ajuicio y recibido sentencia condenatoria por delitos en los que hayan sido declaradas judicialmente responsablcs de irregularidades en la administraci6n pUblica o privada. 4. El o las personas que hayan sido descalificadas par su actuaci6n profesional y par incumplimiento del contrato como auditor externo. 5. El o los auditores documentaci6n a!terada acciones legales. que hubieren presentado o falsa, sin perjuicio de las Art. 7.- Registro.- La Direcci6n Nacional de Cooperativas mantendra Un registro de las contadores pllblicos a:utorizados, auditores titulados y personas juridicas, calificadas para realizar auditorfas externas de conformidad con este regl~mento. Art. 8.- Obligaci6n para las firmas auditoras calificadas. Las firmas auditoras que hubieren sido calificadas, tienen la obligaci6n de informar a ia Direcci6n Nacional de Cooperativas, dcntro del plaza de ocho dias, los cambios que sc operen en la integraci6n, de su personal t6cnico y directivo. Los audltores calificados tendran que actualizar su documentaci6n cada af'io concediendole como plaza miximo el mes de febrero. Art. 9.- Prohibiciones para los auditorcs.- Las personas naturales o juridicas calificadas para ejercer la funci6n de auditor/a extcrna ticnen prohibici6n de: I. Desempeflar cargo alguno en la organizaci6n cooperativa auditada. 2. Ser socio de la organizaci6n cooperativa. 3. Delegar el cjercicio de su cargo. 4. Representar a los directivos o socios en las asamblcas general es. 5. Rcvclar informaci6n obtenida dcl ejcrcicio de sus funciones de auditor/a extcrna ni · entregar dicha inlormaei6n a personas no rc\acionadas con \a instltuci6n auditada. 6. Mantener sus oficinas en locales de propiedad de kt cntidad auditada. 7. Suscribir contralos de auditoria, cuando existan informcs de auditoria pcndicntes. Art. 10.- Sancioncs.- Los auditores externos estaran sujetos a las siguicntcs sanciones: I. Suspensi6n temporal en cl cjercicio de sus funciones, por rciteradas negligcncias o incumplimicnto de las nonnas legales y/o rcglamentitrias pertincntes, o en caso de que la firma incurra en una o mis incompatibilidadcs seflaladas en el presentc reglamento. El auditor o firma auditora extcrna que haya sido obscrvado por tres ocasioncs en cl lapso de un cjercicio ccon6rnico, en una o mas eritidades en las que preste sus servicios, sera sancionado con la suspensi6n temporal o dcscalificaci6n. 2. DescahficaC16n, proccdc la descalificaci6n en los siguientcs casos: cuando la Direcci6n Nacional de Cooperativas comprobare que el auditor externo actlla en contra de las normas de auditol'la, principios de auditoria, principios de contabi!idad de general accptaci6n y coadyuve a la presentaci6n de datos o cstados financieros no acordcs con las disposicioncs lcgales y reglamentarias vigentes lo dcscalificara mediante resoluci6n. Si un auditor o firma auditora externa, hubicrc sido sancionado con la suspensi6n temporal de! cjcrcicio de sus funciones en entidadcs controladas por la Direcci6n Nacional de Cooperativas, incurriere en una infracci6n que amerile una nueva sanci6n de suspensi6n temporal, sen\ descalificado. Para cfeclos de csle capilulo, la descalificaci6n durarft cuatro aflos. La descalificaci6n y sus efectos recacran sobre el auditor o la firma auditora cxterna, asl como J)ara sus socios, el representante legal, Gcrcnte y personas quc intervienen, si sus informes son los que originaron la desca!ificaci6n. En el evento de cumplirse lo establecido en los numerales I y 2. la Direcci6n Nacional de Cooperativas dispondra quc !a instituci6n controlada cambie de firmn auditora, aUn antes de la expiraci6n de] respectivo contrato, sin quc por tal dccisi6n haya lugar a reclamaci6n alguna por parte de di cha firma, para cl efccto, en los respcctivos contratos se incluirfl obligatoriaincnte clausulas quc estipulcn la desca!ificaci6n de auditores. De las acciones quc procedan sc tomani nota nl margcn de! registro del auditor. La suspcnsi6n y c.lescalificaci6n se emitirft mediante resoluci6n quc se publicar/1 end Registro Oficial CAPITl/LO Ill CONTRATACION Y RESTRICCIONt:s DEL SERVICIO DE AIJDITORIA EXTERNA Art. I I.- Elecci6n de audilOITS extcrnos de cntre las firmas auditoras calificac.las.- /,as coopcnitivas elcgir{m sus auclitorcs exlernos de entre las fomas audi1oras ,~egistradas por la Dircccil)n Nacional de Coopcrativ<1s. Esta sclccci{)n la cfcctuarlf cl Conccjo de Vigilancia a la asamblca gcn..::ral de socios de la coopcrativa, para lo cual !a Dircc1;i(ln Nacional (le Coopcrativus proporcionrm'1 um1 norma ccrtiricada Je !a lista de auditorcs calificado:- para :a1 elecci6n, ArL 12-• Autori:raCllm del contmto <le tLUditorla c xtcqH .. Corrcspondc al Conso:;jQ de Administraci6n (k~ \a Organizaci6n Cooperativa o ln Asmnblca Uc11cral de Sncios autori:nir la celebraci6n dcl contrato de auditor!a externa. ArL 13.• Obligatoriechtd.· Cuando cl monto supcre l()S mil d6larcs en sus a(;tivos, las mganintcioncs coopcrnfr.:1 ,L'> t'st{tn obligadas a realizar auditorias externas anualcs. Art 14., Otros casos.· T.:m1biCn podriln re,t!izarsc auditbdas cxternas sin consideraci6n a! monto cstab!ccido. en d Art: \3, en los siguien!cs casos: I. Por rcsoluci6n tomnda por !os socios en asamhlctJ gcneral. 2. Por rcsoluci()n dcl Consejo de Vigilanci<1 de la organizaci6n cooperativa. 3. A pcdido de /as dos 1erc.:erns par/cs de /os socios. 4. Por reso!uci(m dt la Dirccci6n Nacional de Coopcrativas, cuanclo cxistan presuncionC",s, de s11 rca!id(ld financicra a base de un infonne tecnico prcvio que justifiquc ta\ auditaria. An. 15.~ Contratacic)n.~ La contrataciOn de auditorns cxtcrnos sc rcalizara treinta dia dcspues de! cicrrc dcl i. :jercicio ccon6mico /a cooperativa Cnviani copia ccrtiflcada de! cohtrato a la DirecciOn Nacil1nal de Coopcrativas· en cl plazo de sctenta y dos horns contados a partir de su' suscripci6n de\ contrnto. Fl auditor extcrno sea persona natural o jurfdica·, sera contratada para auditar un periodo ccon6mico, cstp cs de cnero a dicicmhrc; y de los ha/ances 1omados en su conj unto, quc prcviamcnte hayan sido prcscntidos a - la Dirccci6n Nacional de CoOperativas; .y, p(ir ningUn-motivo, la cooperativa pndr,1 suscribir m/J:c;, de un coi1lrnlo de auditor(a con ta rnisma J'irrna auditorn. Art 16.- Documcntos babilitantcs dcl conlrnto.- Forman parte de! contrato los siguicntcs docutncntos habi!itanks: I. Copia del acta de la asamblea general o dcl Conscjo de· Vigilancia en la quc nombra al Auditor Extc:rno. · 2. N6mina del o los auditores que realizar{1n la auditoria, scllalando c! nomhn~ del auditor responsable. 3 Ccrlificado de quc cl ,1l1(!itor cxtcrno o la tfrma auditora Y In norma prnfcsional quc va a rea!i£.ar cl trah<\io, 110 se cncuentn:r inmcrsa en ]as prohibicioncs conlcmrladas en cl pn.:scntc rcglamcnto. 4 Plun Jc auditurlil propucsto y, enfoquc de !a auditoria c i11for1ncs a emitll"sc. 5. Prognrniacilin cronoMgica dd proceso ~k auditoria, q11e 1nucstr'c diforcntes fascs ck rcvisi<'m de auditoda di,.t1"1buci611 de licmplf.Y n\11nero d\.' horw> a focturarsc. · Art. 17.- Los gerentcs de las cooperativas, est;\.n ohligados a conrnnlcar de inrncdial() a la Dirccci6n Nac!onal de Cmiperati\,as, cualquier causa de incumpli111iento que afocte la cjccuci6n de las tan.ms obj'eto del contntto en ticmpo Y forma, o !a terminnc:iOn anticipada de! contrato. Art. l8.- Gm-;tos.~ Los gastos que dcmandcn la audiloria cxtcmn scnln. cubicrtos por la, organjzaci6n cooperntiva auditada previa autorizaci6n de la Asarnblqa General. Art. l 9 ., Acceso a los registros.~ Las organizaciones coopm·<-ttivas tien<-:n la oblig;aci6n de pcrmitlr a los auditorcs C:I acccso a sus registros contables y debcn'm proporcionar la infonnaci6n, documcntos, antllisls y explicaciones nccesarias para e! cump!imiento de sus funciones. CAPITUl,O IV ALCANn: V OBJETIVOS DE LA A\JDITORIA EXTERNA Art. 2(l:· Lfl Direcci6n Nacional de Cooperativas mantc11dr{1 un cstricto coi1lrol sobrc los trabajos realizados por las audltorias. externas )' ":'Griftcara en cu:.llqulcr momenta el cump/i1nic1i(o dcl plan de auditorfa presentfldo. Art. 21,- La Dirccci6n Nacional de Cooperativas revisarS. por lo menos um~ vcz al ano mm de las auditorlas efectuadas por una ri1lsma auditoria cxterna. De la misma inanera, implcmentar'a lin sistema a fin de vcriftcar ta forma en que !os auditores han cumplido con el anfllisis de detenninadas areas de In auditoria, en todas o en parte de las o!'gm1izacioncs controladas. (\rL 22.- Los auditores externos debcran cap~crvar hasta por dos at\os, los papcles de trab3cio debidamCntc clasificados, con el ubj~to de que, si asl lo estima conveniente, la Dirccci6n Nacional de Cooperativas pucda realizar un examen sohrc los mismos Art. :lJ .·· Los auditorcs externos como personas natural es o juridicas scr{tn civil y penalmente resPQnsables al comprobarse la fa\sedad en su informaci6n, asl como las omisione;, que se llcguen a determinar en su trabajo de miditorfa. CAPIT\JLO V INH)RMES DE AIJDITORIA V FISCALl7,ACIONES Art. 24 ... Los auditorcs cxternos entregar{m a la DirccciOn Naciona1 ck Coopcrntlvas el informe de auditoria practicada a los csta(1os financieros de cicrrc de ejei·cicio, cumpliendo con lo~, siguicntes requerimientos: I. D\clumcn u l)piniOn de\ m.K\itor extcrno sobre los cslados financicros de la cntidad auditada, los estados fowncicros dictmninados y sus respcctivas notas rcvclativas, 2. i~valuaci6n, comcntario.s, conchisiones y rccoincndnciones sobrc cl control interno ck: la cntidad auditada. ,. Dict,un.::11 sobre el cumJ)limicnto de las nonnas prndt-.rK.iaics c informaci6n finan'ciera sllp\crnentaria de la cntidad aurlitada. Art. 25.- En todos los in'fOrmes dcbera existir concordancia entre las opinioncs emitidas, las notas de los estados finaucieros y la informaci6n consignada en los dernas docurncntos quc sustcnten la auditoria practicada. La rcvelaci6n y cuantificaci6n de las divergencias identificadas, se hara en forma detallada en notas a los estados financieros, resaltando ademas el efecto producido en los mismos. Art.· 2(;:. El informe de la auditofia externa se entregara a la Direcci6n Nacional de Cooperativas, en original y dos copias para su revisi6n ·y an8.lisis, con la firma de responsabilidad de! Auditor Externo y en el caso de personas juridicas, tanto del rcpresentante legal de la firma auditbra o de un socio responsable. Art. 27.- Si las auditorias externas tuvieren informes pendicntes y no presentados a la Direcci6n Nacional de Cooperativas, no podran suscribir contratos de auditorla con otras cooperativas. Art, 28.- Fiscalizaciones efectuadas por la Direcci6n Nacional de Cooperativas.- La diligencia de fiscalizaci6n podrfl ser realizada por la Direcci6n Nacional de Cooperativas, subdirecciones e inspectorias de cooperativas de[ pals, sujetandose a los procedimientos sefialados en este reglamento, la cual comprende un ejercicio econ6mico, esto cs de enero a diciembre. CAPITULO'VI DE LAS ACCIONES PROVENIENTES DE LAS AUDITORIAS EX:rERNAS Y FISCALIZACION Art. 29.- Acci6n penal.- Si. del informe de auditoria o fiscalizaci6n se determina que existen glosas o faltantes de caja, una vez recibido el informe, la Direcci6n Nacional de Cooperativas, de oficio, conforme a la facultad conferida en el Art. 149 de la Ley de Cooperativas enviara toda la documentaci6n a uno de los fiscales de la jurisdicci6n del domicilio de la cooperativa para que inicie la correspondiente acci6n penal. La Dirccci6n Nacional de Cooperativas sancionara a los dirigentes responsables de conformidad a lo previsto en la Ley de Cooperativas y su nacional de cooperativas, de oficio conforme a la facultad conferida en el Art. 149 de la Ley de Cooperativas enviara toda la documentaci6n a uno de los fisc·ales de la jurisdicci6n de! domicilio de la coopcrativa para que inicic la correspondiente acci6n penal. La Direcci6n Nacional de Cooperativas sancionara a los dirigentes responsables de conformidad a lo prcvisto en la Ley de Cooperativas y su reglamento; y, pondra en conocimiento de la organizaci6n coopcrativa, para que sus dirigentes y socios adopten las mcdidas legales de! caso. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Articulo Lmo,- Las ftrmas o profesionales ca\ificados con anterioridad por la Direcci6n Nacional de Cooperativas para realizar futuras auditorfas extcrnas tendrin que rehabilitar su ca1ificaci6n, acatando lo dispuesto en cl Art. 5 dcl presente reglamcnto. DISPOSICION FINAL Articulo uno.- Sc deroga los reglamcntos puhlicados en cl Rcgistro Oficial Nos. 29 de 19 de fcbrcro de 1976 y 803 dd I de novicmbrc de 1991 y dernfis disposicioncs quc sc opongan al prcsente instrumcnto. Los casos no contcmplados por el prcsentc rcglamcnto. scr{1n 1·csucltos por !a Direcci6n Naciona! de Cooperativas Vigencia.- Este reglamento entrara en vigencia a partir de '.:ill publicaci6n en cl Rcgistro Oficial, sin pctjuicio de quc puccla scr aplicado dcsdc la prcscntc l'ccha. Dado en cf ciudad de Quito, a 16 ck junio de 2003 f) Ing. Patricio Ortiz James, Ministro de Bicncstar Social. Ministerio de Bicnestar Social. Es fiel copia de su original. Lo certifico. f.) Daniel Jacho Barrera, Jefc de Archivo. 17 dcjunio de 2003.