Reglamento de participación asociativa

Artículo 1º—Objetivo del Reglamento. El presente reglamento regula la participación del INFOCOOP como asociado a un organismo cooperativo, así como el uso y control de los recursos institucionales que serán utilizados en esta modalidad de desarrollo cooperativo para el logro de los fines y objetivos que la Ley establece al INFOCOOP.

Artículo 2º—De la finalidad de la participación del INFOCOOP como asociado de organismos cooperativos. La participación del INFOCOOP como asociado tiene como finalidad dotar de recursos de capital a organismos cooperativos para su fortalecimiento y el desarrollo de organismos cooperativos que ejecuten proyectos que guarden armonía con los objetivos y fines institucionales, que favorezcan a poblaciones de escasos recursos, que contribuyan a la generación o mantenimiento y creación de puestos de trabajo, con modelos de gestión basados en los valores cooperativos, que permitan desarrollar el capital humano y social tal que por su impacto regional o nacional, identificados mediante estudio técnico permitan al INFOCOOP cumplir con sus objetivos y desarrollar sus funciones como ente de fomento y desarrollo cooperativo, en congruencia y armonía con sus fines e imagen objetivo institucionales y las disposiciones de la Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP, para así contribuir al combate de la pobreza y a la democratización económica y geográfica de nuestro país. Únicamente para los fines de este Reglamento se definen los siguientes términos: Proyecto: Es la iniciativa que permite el desarrollo de una actividad social y económica que realiza un organismo cooperativo en cumplimiento de su objeto social y que se sustenta en un proceso de planeamiento que se expresa en un documento de proyecto, que reúne los elementos necesarios para la toma de decisiones. Viabilidad: Es el estudio de los factores externos al organismo ejecutor del proyecto, que puedan incidir en el logro de los fines y metas planteados en la ejecución y operación del proyecto. Entre los factores externos se encuentran el marco legal, el marco estratégico del Estado y del INFOCOOP, la participación de diversos actores involucrados incluyendo la voluntad política y la sostenibilidad social, política y financiera del INFOCOOP. La viabilidad considera los elementos referidos a la naturaleza, operación y alcance del proyecto que serán incorporados en el respectivo estudio de factibilidad. Factibilidad: Es un estudio de preinversión que incorpora las dimensiones que se requieran para sustentar la toma de decisiones, de acuerdo a la naturaleza del proyecto, generalmente se trata del análisis coyuntural, de mercado, de organización, aspectos legales, valoración de los aspectos de producción y tecnologías e inversiones requeridas, valoración ambiental cuando sea pertinente y análisis económico financiero, que en forma conjunta muestran la forma que un proyecto puede ser ejecutado, tal que la evaluación ex ante muestre la conveniencia social, económico y financiero de su implementación, así como el impacto nacional o regional, lo cual se debe generar a través de un proceso de construcción y análisis conjunto que considere las diversas etapas de proyectos. Impacto social: Se refiere al efecto sobre la población meta que se espera obtener por la ejecución de un proyecto, visualizado por modificaciones favorables tales como la generación de puestos de trabajo, mejora en la cadena de valor, sistematización y divulgación del conocimiento, formación y crecimiento del capital social y humano, entre otros, por un período determinado. Participación Asociativa: Es la facultad que le da la Ley al INFOCOOP de participar como asociado en los organismos cooperativos para desarrollar proyectos que tengan alto impacto social y económico a nivel regional o nacional. Se expresa mediante una relación contractual entre el INFOCOOP y el organismo cooperativo, por tiempo determinado y cuya devolución estará supeditada a la generación de excedentes y a la gestión del flujo de caja de la organización de acuerdo a su objetivo social y estrategia organizacional. Organismo cooperativo: Entidad cooperativa, que requiere la participación del INFOCOOP como asociado y que tendrá a cargo la ejecución y gestión del proyecto, a través de un adecuado modelo de gestión basado en valores y principios cooperativos y una eficiente estructura de control y administración de los riesgos asociados y que deberá ejercer las acciones adecuadas para el logro de los objetivos planteados y el retorno de los recursos facilitados. Gestión: Conjunto de acciones, acordes a su naturaleza, que un organismo cooperativo desarrolla, ordena y dispone, con la finalidad de cumplir con su objeto y responsabilidad social, en forma competitiva. Solicitud: Documento especialmente diseñado por el INFOCOOP, mediante el cual se solicita su participación como asociado por parte del organismo cooperativo y con el cual se deben presentar los requisitos establecidos para el debido trámite. Además de dichos requisitos, toda solicitud deberá acompañarse del Acuerdo de Consejo de Administración donde se autoriza al Gerente a gestionar ante el INFOCOOP el apoyo requerido.

Artículo 3º—Sujetos de Participación Asociativa. Para ser sujeto tener la participación del INFOCOOP como asociado, el organismo cooperativo: Deberá ajustarse a las regulaciones de la Ley de Asociaciones Cooperativas, de previo o al momento de formalizarse la participación del INFOCOOP como asociado. Que el proyecto a desarrollar por el organismo cooperativo coadyuve al cumplimiento de su objeto social y concuerde con los fines, funciones, y objetivos del INFOCOOP, con su imagen objetivo y con las orientaciones del Plan Nacional de Desarrollo. Lo anterior se deberá establecer en el estudio técnico que sustente la decisión de participar como asociado. Ser organizaciones cooperativas dispuestas a realizar los ajustes necesarios en sus estatutos, estructura organizacional y procesos de gestión que permitan crear, mejorar y mantener los mecanismos de control requeridos para el logro de los objetivos de desarrollo del proyecto, así como el adecuado uso y control de los recursos Toda solicitud podrá ser valorada y sujeta de estudio por parte del INFOCOOP. En dicho estudio técnico se deberá estimar el periodo de participación, la forma de desembolso de la misma, así como el lapso y forma de recuperación. En aquellos casos en que el organismo cooperativo registre pérdidas o presente bajos niveles de generación de efectivo, deberá demostrarse en el estudio respectivo, la posibilidad de revertir tal situación en correlación con el impacto regional o nacional. Para la elaboración de la viabilidad y factibilidad del proyecto, el INFOCOOP nombrará o contratará un equipo técnico y el organismo cooperativo facilitará la información requerida.

Artículo 4º—La participación del INFOCOOP como asociado en los organismos cooperativos, podrá realizarse cuando de conformidad con el estudio técnico respectivo, se haya evaluado y determinado que dicho de esquema de apoyo institucional es necesario para el logro de los objetivos del proyecto, los cuales deben de ser consistentes con los fines y objetivos del INFOCOOP. CAPÍTULO II Requisitos de la solicitud y su trámite

Artículo 5º—De la Solicitud. Para iniciar un trámite de una solicitud de Participación Asociativa ante el INFOCOOP, el Organismo Cooperativo deberá presentar la solicitud ante la Dirección Ejecutiva, quien la canalizará al Macroproceso de Desarrollo Integral Cooperativo, donde se determinará la integración o contratación del equipo técnico, con los profesionales que sean requeridos según la naturaleza del proyecto. La Dirección Ejecutiva informará a la Junta Directiva de toda solicitud de participación asociativa.

Artículo 6º—Del trámite de la solicitud. Todo trámite de participación del INFOCOOP requiere de un estudio de viabilidad y factibilidad que considere como mínimo, los siguientes elementos: importancia del proyecto, su impacto regional o nacional, su armonía con los fines y objetivos del Instituto, contribución al desarrollo social y económico, y fortalecimiento del capital humano y social. Igualmente dicho estudio debe recomendar técnicamente, entre otros aspectos: la conveniencia y el lapso de participación del INFOCOOP, la representación ante el organismo cooperativo, la naturaleza y el monto del financiamiento, el riesgo institucional y su mitigación; así como aquellas condiciones que se estimen necesarias para fortalecer, consolidar, controlar y dar seguimiento al proyecto por parte del INFOCOOP. El lapso de la participación como asociado se determinará técnicamente de acuerdo a la posibilidad de reintegro de los recursos aportados por el INFOCOOP y cuando se determine que han sido cumplidos los objetivos institucionales propuestos con esta modalidades desarrollo. La participación del INFOCOOP como asociado se atenderá conforme al orden de presentación y dentro de las previsiones presupuestarias que para tal efecto determine la Junta Directiva en el presupuesto anual del INFOCOOP.

Artículo 7º—Niveles de Resolución y Aprobación. Las solicitudes serán resueltas por la Junta Directiva, previo dictamen tanto de la Comisión Financiera como de la Comisión de Crédito. El dictamen de la Comisión de Crédito considerará la valoración sobre los efectos esperados del proyecto en materia de impacto social, nacional o regional, afinidad y consistencia con los objetivos y fines institucionales, contribución al combate a la pobreza, al fortalecimiento del capital social y humano de la región o país y los aspectos de control y gestión organizacional y de riesgo. CAPÍTULO III Estructura contable, participación y representación

Artículo 8º—Presentación contable. Para efectos de registro contable de los recursos financieros otorgados por el INFOCOOP a través este instrumento de fomento el organismo cooperativo los reflejará en cuentas contables separadas de conformidad con las normas internacionales de información financiera y los compromisos que se desprendan de los contratos elaborados por la Asesoría Jurídica del INFOCOOP.

Artículo 9º—Representación. Cuando el INFOCOOP participe como asociado el organismo cooperativo, en Asamblea General de Asociados, aceptará el nombramiento de aquellos representantes del INFOCOOP que de acuerdo al estudio técnico deban integrar el Consejo de Administración. Los representantes del INFOCOOP, tendrán derecho a voz y voto en el seno del Consejo de Administración. Además se requerirá del voto favorable de estos representantes para que el Consejo de Administración adopte los acuerdos que, para cada caso concreto, definirá la Junta Directiva del INFOCOOP, para lo cual se considerará lo recomendado en el estudio técnico. El INFOCOOP nombrará los delegados o representantes que correspondan ante la Asamblea de Asociados ordinaria o extraordinaria que realice el organismo cooperativo. Para estos efectos deberá modificarse el Estatuto Social. Los representantes institucionales en el Consejo de Administración en el ente cooperativo serán juramentados por la Junta Directiva del INFOCOOP.

Artículo 10.—Número de Representantes en el Consejo de Administración. La Junta Directiva podrá designar a uno o varios representantes del Instituto ante el Consejo de Administración quienes deberán velar porque se alcancen los fines perseguidos con la participación asociativa y alertar sobre cualquier situación que afecte los intereses de la institución o de la cooperativa.

Artículo 11.—Responsabilidad de los representantes institucionales. Los representantes actuarán como funcionarios públicos velando por el logro de los objetivos del proyecto y los intereses del Instituto en sus actuaciones. Deberán rendir un informe bimensual sobre la situación del organismo cooperativo receptor, el avance del proyecto financiado, el logro de los objetivos de la participación, gestión y situación en general. Deberán incidir para que la gestión del organismo cooperativo sea consistente con los principios y valores de esta doctrina, el cumplimiento de los respectivos contratos con el INFOCOOP así como la normativa legal correspondiente y procurarán que exista en el organismo receptor de los recursos, un adecuado ambiente de planeación, ejecución y control. Deberán advertir oportunamente sobre cualquier acto u omisión que pudiere lesionar los intereses de dicho Instituto y de la entidad cooperativa, así como de acciones de acompañamiento que puedan ser requeridas para fortalecer la implementación y operación del proyecto. Será responsable aquel representante que por omisión, dolo, negligencia o culpa grave incumpla este deber. Los gastos relacionados con la representación, cuando sea necesaria la contratación por servicios profesionales, podrá ser cargados a los flujos del proyecto, al igual que cualquier otro gasto relacionado con la estructura de control y gestión, o bien considerados dentro de la estructura de seguimiento que deba dar el INFOCOOP para consolidar el proyecto.

Artículo 12.—Facultades del INFOCOOP. Durante el lapso de participación el INFOCOOP dará a sus representantes la facultad de vetar razonadamente el nombramiento y remoción del gerente del organismo cooperativo o bien participar en el proceso de selección. Además podrá solicitar que se establezca la estructura de control requerida para asegurar el logro de los objetivos del proyecto y la salvaguarda de los recursos públicos invertidos.

Artículo 13.—Posibilidad de Ejecutar cambios en la administración del proyecto. Cuando técnicamente se demuestre que el desarrollo del proyecto atenta contra su estabilidad financiera, y se ponga en riesgo la salvaguarda de los recursos públicos involucrados, el INFOCOOP queda facultado para realizar los cambios necesarios en la administración del proyecto con el objeto de reorientarlo, o en su defecto, definir y realizar las acciones adecuadas para la salvaguarda de dichos recursos, lo cual será aceptado por el organismo cooperativo en el respectivo contrato de participación.

Artículo 14.—Límite a la participación del INFOCOOP como asociado en los proyectos a desarrollar. El aporte del INFOCOOP como asociado en los organismos cooperativos, estará definida por el alcance y necesidades del proyecto, las que se definirán en el respectivo estudio técnico. La proporción de participación asociativa en los requerimientos de fondeo del proyecto, serán establecidas técnicamente y se definirán previa valoración de las diversas posibilidades de financiamiento institucional y mediante la ponderación del riesgo; sin perjuicio del acceso por parte del organismo cooperativo a otras fuentes de recursos. En el estudio técnico se valorará entre las alternativas de financiamiento, diversos esquemas de capitalización por parte de la base asociativa del organismo cooperativo.

Artículo 15.—Emisión de certificados de Participación Asociativa. Participación asociativa. Los recursos otorgados por el INFOCOOP bajo la modalidad de participación como asociado deberán ser representados en certificados de aportación emitidos por el organismo cooperativo de igual valor nominal, de conformidad con lo que al respecto establece su estatuto social. CAPÍTULO IV Del uso y reintegro de los recursos a través de la generación de excedentes

Artículo 16.—Uso de los fondos aportados por el INFOCOOP. Los recursos aportados por el INFOCOOP bajo la modalidad de participación asociativa, podrán ser utilizados para financiar propiedad, planta, equipo, intangibles y capital de trabajo, cancelación de pasivos, y otros según se hubiese determinado en el respectivo estudio de factibilidad.

Artículo 17.—Del reintegro de la Participación Asociativa. El reembolso de los recursos de participación asociativa aportados por el INFOCOOP se determinará en cada caso en función de la generación y uso de efectivo del organismo cooperativo en el plazo establecido en el estudio técnico, de conformidad a la estrategia empresarial definida en cada periodo. De no disponer el organismo cooperativo del efectivo, para el reembolso indicado en el párrafo anterior, la asamblea de asociados acordará reservar hasta el 60% de los excedentes obtenidos por período contable con el único fin de retornar al INFOCOOP el monto total o parcial de la participación asociativa, previa recomendación del Consejo de Administración de acuerdo a lo establecido en el respectivo contrato de participación asociativa y a lo valorado en el estudio técnico sobre la forma de reintegro. En razón de la naturaleza de la Participación Asociativa aportada por el INFOCOOP, el organismo cooperativo deberá: Mediante Asamblea de Asociados, crear vía Estatuto Social, una reserva para contingencias que se aplicará a la devolución de la Participación Asociativa del INFOCOOP, cuyo porcentaje no podrá superar el sesenta por ciento de los excedentes obtenidos en el respectivo período contable. En caso de que el organismo cooperativo, presente pérdidas en un período contable dado, éste deberá aplicar en primera instancia el monto de la reserva legal de conformidad con lo establecido en el artículo setenta de la Ley de Asociaciones Cooperativas. La diferencia entre la reserva legal y las pérdidas reflejadas podrán aplicarse a la Participación Asociativa del INFOCOOP, previo criterio técnico institucional. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación de la proporcionalidad que corresponda como participación en las pérdidas por parte de los otros asociados del organismo cooperativo. Cuando las pérdidas sean originadas por eventos fortuitos, extraordinarios o por efectos de la naturaleza, el organismo cooperativo solicitará al INFOCOOP el estudio técnico respectivo para el tratamiento contable de los efectos que dichos eventos podrían tener en el patrimonio del organismo cooperativo. Para estos casos el INFOCOOP se reserva el derecho de consultar al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, a fin de realizar la aplicación pertinente. El organismo cooperativo podrá acceder a fondos solidarios para la absorción de pérdidas reflejadas en un periodo contable dado, siempre y cuando éstas no se hubiesen originado por una deficiente gestión empresarial.

Artículo 18.—Pago de interés limitado a la participación asociativa y uso de excedentes. Los recursos canalizados bajo la modalidad de participación asociativa podrán gozar de un interés limitado al capital. Se fijará por acuerdo de Asamblea de Asociados y con cargo a los excedentes del período y luego de haberse aplicado las reservas indicadas en el artículo anterior de este reglamento. Adicionalmente se establecerá que aquellos organismos apoyados bajo este mecanismo de desarrollo, deberá, de conformidad a la estrategia empresarial definida y a la disponibilidad de flujo de caja crear una reserva de intercooperación del 5% que deberá ser empleada de acuerdo a lineamientos dados por el INFOCOOP. Adicionalmente se tomará un 2.5% de los excedentes que se generen para apoyar y participar de fondos solidarios.

Artículo 19.—Cesión de los certificados de participación asociativa. El INFOCOOP podrá transferir total o parcialmente su participación al organismo cooperativo en forma parcial o total. En tal caso el organismo cooperativo reintegrará al INFOCOOP el valor presente de la inversión cuyo cálculo se realizará con base en el plazo establecido en el respectivo estudio técnico. CAPÍTULO V Control y seguimiento

Artículo 20.—Monitoreo. El control y seguimiento de los proyectos en los que el INFOCOOP participe bajo estas modalidades estará a cargo del Macro Proceso de Desarrollo Integral Cooperativo, ya sea con funcionarios de planta o por medio de contratación externa. Para el logro de lo anterior, el organismo cooperativo remitirá al INFOCOOP la información trimestral de sus operaciones en los formularios diseñados para tal efecto.

Artículo 21.—Sobre los servicios de la Auditoría Externa. El organismo cooperativo en el que participe INFOCOOP como asociado o bajo la modalidad de coinversión, presentará los estados financieros auditados al final de cada período contable. El INFOCOOP, previo concurso que al efecto realizará el organismo cooperativo, propondrá la firma de auditores externos que hará la auditoría. El costo de los servicios de auditoría presentados, serán con cargo al proyecto. Sin perjuicio de lo anterior, el INFOCOOP a través de los Procesos o Macroprocesos u otras instancias institucionales podrá verificar in situ, las operaciones llevadas a cabo por el organismo cooperativo en el que se mantenga la participación asociativa o la coinversión.

Artículo 22.—Incorporación de mecanismos de control en los contratos de participación asociativa. Con el objetivo de fiscalizar el uso y aplicación de los recursos públicos otorgados, la recuperación de estos, así como la buena marcha del proyecto, el INFOCOOP podrá requerir que se incluyan en el respectivo contrato, cláusulas que lo faculten para nombrar contralores, administradores, fiscalizadores u otros mecanismos que incidan en el logro de los objetivos de los proyectos apoyados, su adecuada gestión, de los recursos otorgados al Organismo Cooperativo. Los gastos en que se incurra por este concepto correrán por cuenta del Organismo Cooperativo en la medida que su flujo de caja lo permita, en caso contrario el INFOCOOP deberá prever las asignaciones presupuestarias correspondientes. CAPÍTULO VI Disposiciones finales

Artículo 23.—Formalización. Toda participación del INFOCOOP bajo la modalidad de participación asociativa en organismos cooperativos, se formalizarán por medio de un Contrato. El estudio técnico realizado que consideró la viabilidad y factibilidad técnica del proyecto formará parte integral del contrato que se suscriba entre las partes. El contrato que se suscriba deberá ser protocolizado e incorporarse fecha cierta. El acto de protocolización se sujetará de conformidad con el Reglamento de Notariado vigente en la Institución.

Artículo 24.—Costos de Formalización. El organismo cooperativo deberá cubrir los costos de la formalización. En aquellos casos en los que el organismo cooperativo no pueda cubrir los costos de formalización, éstos podrán ser financiados por el INFOCOOP.

Artículo 25.—Interpretación y reformas. Corresponde a la Junta Directiva del INFOCOOP interpretar, reformar y derogar el presente reglamento.

Artículo 26.—Alcances del presente reglamento. Este Reglamento deroga cualquier norma que se le oponga.

Artículo 27.—Plazo de aplicación del reglamento. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.

Artículo 28.—Se reforma el artículo 6 del Reglamento de Crédito del INFOCOOP, para que en lo sucesivo se lea de la siguiente manera:

Artículo 6º—Los límites de crédito. El límite de crédito de la actividad económica será establecido dentro de la política crediticia. El monto total de los créditos por organismo cooperativo no debe sobrepasar el 10% del patrimonio del INFOCOOP, ni el 20% del presupuesto anual de colocaciones. Excepcionalmente, considerando criterios de impacto social y sostenibilidad institucional, la Junta Directiva valorará la posibilidad de que se sobrepasen estos límites. Los créditos que otorgue el INFOCOOP no podrán ser superiores, en conjunto, hasta once veces el capital social pagado de cada organismo cooperativo.

Artículo 29.—En los casos en que exista contradicción entre el Reglamento de Crédito de INFOCOOP y el presente reglamento, prevalecerá este último en razón de su especialidad en materia de participación asociativa. Se instruye a la Dirección Ejecutiva para que proceda con su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Acuerdo firme. San José, 20 de julio del 2006.—División Administrativa.—Lic. Alfredo Rojas Durán, Jefa a. í.—1 vez.—(Solicitud Nº 35183).—C-161470.—(66353).