Decreto Nº 27.695/MINAE - Manual de procedimientos para la acreditación de certificadores forestales

N° 27695-MINAE EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA Y LA MINISTRA DEL AMBIENTE Y ENERGIA, En uso de las facultades que Jes confieren los incisos 3) y 18) de! artfculo 140 de la Constituci6n Polftica, el artfculo 6 inciso O de la Ley 7575 de! 16 de abril de 1996, en los artfculos 2, 26, 27 y 28 de] Decreto Ejecutivo N° 25721-MINAE de] 23 de enero ideTh9~ ,w.e! ,l.)ecreto Ejecutivo N° 27388-MINAE de] 2 de noviembre-dld~S-. Pag2 La Gaceta N° 53 - Miercoles 17 de marzo de 1999 Considerando: 1°-Que la Ley Foresta! establcce como funcion esencial del Estado, velar por la· proteccion, aprovechamiento, conservacion, administracion y fomento de los recursos forestales de! pafs, de acuerdo con el principio de uso racional de los recursos naturales renovables. 2°-Que los bosqucs solo podran ser aprovechados si cuentan con un plan de manejo que contenga los principios, criterios e indicadores de sostenibilidad, establecidos segtin Decreto Ejecutivo N° 27388-MINAE, publicado en "La Gaceta" N° 212 de! 2 de noviembre de 1998. 3°-Que de conformidad con el artfculo 6, inciso o de la Ley Foresta! 7575 y los artfculos 3, 26, 27 y 28 de su Reglamento - Decreto Ejecutivo N° 25721-MJNAE-, sera competencia de la Administracion Foresta! de! Estado (AFE), acreditar a los Entes Certificadores Forestales (ECF) recomendados por la Comisi6n Nacional de Certificaci6n Foresta! (CNCF). 4°-Que el propietario del bosque o plantacion puede optar de manera voluntaria por el sistema de certificacion forestal a traves de un ECF debidamente acreditado por la AFE. 5°-Que es funcion de estos entes certificar el manejo forestal, siempre y cuando cumplan con los principios, criterios e indicadores de sostenibilidad oficialcs. 6°-Que es funcion de la AFE acatar la recomendaci6n de! ECF para la aprobacion de los planes de manejo. Por tanto, DECRETAN: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ACREDITACION DE CERTIFICADORES FORESTALES Generalidades Artfculo 1°-Podran presentar solicitud para ser Ente Certificador Foresta! (ECF) todas aquellas personas ffsicas y jurfdicas, nacionales o extranjeras, que no scan o cuenten dentro de su organizacion con personas que sean funcionarios (as) de! MINAE o miembros de la CNCF y se ajusten a los requisitos de este Manual. Las personas ffsicas o jurfdicas extranjeras que soliciten acreditaci6n como ECF, deberan cumplir con las disposiciones que, para los efectos, sefiale la legislacion costarricense. En todo caso deberan fijar domicilio y llevar su contabilidad dentro de! pafs, de acuerdo con las !eyes de Costa Rica. De la solicitud Artfculo 2°-La solicitud de acreditacion se presentara en original con una copia, ante la Secretaria Ejecutiva de la CNCF y debera contener, como mfnimo: a) Nombre y calidades completas del solicitante. b) Si se tratara de pen,onas ffsicas, ntimero de cedula de identidad, residencia o pasaportc, debidamente certificado. c) Sise tratara de personajurfdica, su representante debera de acreditar su personeria por medio de certificacion notarial o registral, y con sefialamiento de las citas de inscripcion de la sociedad ante el Registro Nacional, seccion Mercantil, su objetivo de creacion, cedula jurfdica, plazo social, capital y nombre de los tenedores de acciones y domicilio oficial. d) La direccion de! domicilio para recibir notificaciones o indicacion de] nombre de la persona o representante legal encargado de recibirlas, por ausencia de! solicitante. Podra senalarse tambien ntimero de fax local. e) Cuota cancelada para cubrir los costos de la evaluacion de la solicitud de acreditacion. f) Nota de compromiso, de cubrir la cuota annal a la CNCF a partir de] segundo afio, para monitoreo durante el perfodo de validez de la acreditacion (hasta cinco afios renovables). g) Demostrar la disponibilidad de un equipo profesional interdisciplinario altamente calificado que cuente con experiencia en el campo forestal y areas afines; en el que debera contar como mfnimo con dos profesionales para cada evaluacion de campo, uno de los cuales debe ser un forestal. Este equipo profesional no podra contar con algtin miembro que haya formado parte de un ente certificador desacreditado oficialmente o que se haya comprobado dolo en el ejercicio de sus funciones. h) Documentacion mediante curriculum vitae de todos sus miembros, de la capacidad tecnica y experiencia mfnima de 3 afios, con grado mfnimo de licenciatura en el sector forestal tropical y areas afines; y breve descripcion de los trabajos realizados en este campo. En caso de personas jurfdicas, debera presentarse un curriculum a nivel de empresa y uno por cada miembro que componen el equipo profesional. i) Constancia de incorporacion al Colegio Profesional respectivo. j) Demostrar la solvencia moral a traves tres cartas de recomendaci6n de personas o empresas nacionales o extranjeras reconocidas, a las que se Jes haya realizado trabajos en los tiltimos cinco afios. k) Solvencia economica. Estados financieros certificados de los tiltimos tres afios,por un Contador Ptiblico Autorizado. I) Constancia de solvencia tributaria. m) Aportar detalles completos de los procedimientos y metodos de evaluacion, incluyendo una descripcion de! cronograma de actividades, la estructura general de costos y el formato de! contrato entre el ECF y el propietario de] bosque o plantacion a ser certificada, que s~ utilizara para evaluar y certificar que una empresa de maneJo forestal cumple uno a uno los principios criterios e indicadores de sostenibilidad. ' n) Nota de compromiso de aporte de! monto de garantia de cumplimiento. o) Para el caso de prorroga de vigencia de acreditacion, se aportara la documentacion completa y cualquier otro requisito que la CNCF considere necesario requerir. p) Los documentos indicados en los incisos j.) y I), se deberan aportar en forma separada de los otros requisitos, en sobre ce~rado debidamente rotulado. De Ia tramitacion de las solicitudes Artfculo 3°-La solicitud se debera ·de dirigir a la Secretaria Ejecutiva de la CNCF, la cual dejara constancia con sello derecibido de la hora y fecha de presentacion. La Secretarfa Ejecutiva, dentro de un plazo max1mo de ]O dias habiles revisara que la documentacion este completa y la remitira a la CNCF. Caso contrario comunicara al solicitante para que subsane los defectos u omisiones, para lo cual por una sola vez, le concedera un plazo de hasta 15 dfas habiles. Transcurrido ese plazo, sin que el interesado cumpla con lo pedido, su solicitud se tendra por no presentada y se archivaran los antecedentes. Artfculo 4°-Aceptado en tramite la solicitud, la CNCF asignara un equipo revisor para evaluar los puntos pertinentes. El resultado de ese estudio se rendira por medio de informe a la CNCF, dentro de un plazo maximo de 15 dfas habiles, y contendra como mfnimo, un analisis y evaluacion de lo siguiente: a- Documentos presentados Organizacion e infraestructura de! solicitante. Procedimientos y metodos de evaluacion. Experiencia tecnica y trabajos realizados. Estructura general de costos. Formato de contrato entre el ECF y el propietario de! bosque o plantacion a ser certificada. Revision de! cronograma de actividades. Verificar la inexistencia de conflicto de intereses. Recomendaciones a la CNCF. Artfculo 5°-La CNCF analizara el informe de! equipo revisor, y procedera a enviar a la AFE el informe de recomendacion final sobre la solicitud con indicacion de! plazo recomendado de vigencia, dentro de un plazo maximo de 15 dias habiles, indicando las razones de su aprobacion o desaprobacion. Artfculo 6°-Recibido el informe de recomendacion emitido por la CNCF, la AFE procedera a valorar el mismo; en caso de acogerse el criteria recomendado procedera a acreditar al nuevo miembro, dentro de un plazo maximo de 10 dias habiles. La acreditacion se hara vfa resolucion administrativa y sera recurrible de acuerdo a lo dispuesto por el artfculo 346 de la Ley General Administracion Publica. De la garantfa de cumplimiento Artfculo 7°-La persona ffsica o jurfdica que obtenga la acreditacion debera aportar, antes de la publicacion oficial, una garantfa de cumplimiento por el perfodo de la acreditacion, equivalente a cinco veces el valor de la poliza de fidelidad vigente para el regente forestal, para lo cual debera suscribir con la AFE una letra de cambio. El monto de la garantfa se ajustara anualmente conforme a los aumentos que sufra la citada poliza. La garantfa de cumplimiento estara en funcion de respaldar las acciones de! ente certificador. En caso de ejecucion de la garantia por incumplimiento de! ECF, se utilizara para cubrir el costo total o parcial de los dafios causados, previa valoracion por un equipo profesional designado al efecto por la AFE y/o la CNCF. De las cuotas Artfculo 8°-Se fija en ¢300.000,00. (Trescientos mil colones exactos) la cuota de costos de evaluacion para la acreditacion, debiendo cancelarse ese monto a favor de la CNCF al momento de la solicitud; haciendo el deposito en la cuenta bancaria que se indique. Se fija en ¢ 100.000,00. (Cien mil co Jones exactos) la cuota annal para monitoreo durante el perfodo de validez de la acreditacion (cinco afios renovables). Este monto debe cancelarse anualmente a favor de la CNCF iniciando 12 meses despues de la acreditacion oficial. ' En caso de renovacion de la acreditacion, el ECF debera cancelar a la CNCF el 50% de la cuota de acreditacion vigente, ademas de las cuotas anuales. Las cuotas seran revisadas y ajustadas por la AFE anualmente, de acuerdo a la recomendacion de la CNCF. Para el manejo de los dineros que se recauden por concepto de cuotas iniciales de evaluacion, de monitoreo, renovacion, costos de operacion de la CNCF y cualquier otro rubro que designe el MINAE, la AFE abrira una cuenta bancaria para esos fines, debiendo realizar el respectivo control contable. De las obligaciones Artfculo 9°-El ECF acreditado tendra las siguientes obligaciones: a) Adherirse a las polfticas y estrategias del Sistema Nacional de Certificacion Fore~t11l. b) Velar por el fie! cumplimiento de los principios, criterios e indicadores de! manejo forestal sostenible. c) Cumplir con los compromisos asumidos en los contratos de certificacion con el propietario (a) de! bosque o de la plantacion. La Gaceta N° 53 - Miercoles 17 de marzo de 1999 Pag3 d) Presentar copia a la AFE y a la CNCF de los informes y evaluaciones que emita. e) En caso de desacreditaci6n como ECF, debera entregar a la CNCF toda la documentaci6n de los proyectos pre-certificados y certificados. f) Comunicar a la CNCF cualquier cambio en el procedimiento o metodologfa a utilizar. g) Comunicar a la CNCF cualquier cambio o incorporaci6n de profesionales que conforme el equipo de planta. h) Solicitar a la CNCF la pt6rroga de la acreditaci6n con 30 dfas habiles de anticipaci6n al vencimiento de! plazo de vigencia de la misma. i) Permitir a personas autorizadas por la CNCF revisar las operaciones certificadas y/o documentos relacionadas con estas. j) En caso de desacreditaci6n el ECF debe enviar la documentaci6n tecnica que sustente las operaciones certificadas a la CNCF, en un plazo de ocho dfas habiles. k) No certificar proyectos cuando: 1. El ECF o alguno de sus miembros sea propietario (a) del inmueble que soportara el proyecto. ii. El ECF o alguno de los miembros haya elaborado el plan de manejo. iii. Alguno de los miembros de! ECF pretenda ser regente de! proyecto. iv. Exista una relaci6n de parentesco de hasta tercer grado de consanguinidad o afinidad de alguno de sus miembros con el propi~tario, regente, o profesional forestal que elabor6 el plan de maneJo. Articulo 10.-Son obligaciones de la AFE: a) Establecer el marco jurfdico, administrativo y logfstico para facilitar la implementaci6n de! Sistema Nacional de Certificaci6n Foresta!. b) Agilizar los tramites de aprobaci6n de los planes de manejo pre certificados. c) En caso de acogerse favorablemente la recomendaci6n de la CNCF, otorgar vfa resoluci6n administrativa la acreditaci6n a un ECF, por un plazo de cinco aiios, sujeto a revisiones peri6dicas. d) Revocar la acreditaci6n por incumplimiento de algun aspecto que atente contra el buen funcionamiento y credibilidad de] Sistema Nacional de Certificaci6n Foresta!. e) Cumplir con las normas de discrecionalidad y confidencialidad que se indican en el Anexo l. f) Pronunciarse sobre las recomendaciones emitidas por la CNCF. Artfculo I I .-Son obligaciones de la CNCF: a) Elaborar el programa y presupuesto para la evaluaci6n de la solicitud de acreditaci6n. b) Recomendar a la AFE la acreditaci6n de los solicitantes que cumplen todos los requisitos establecidos en este Manual de Procedimientos. c) Recomendar a la AFE la desacreditaci6n del ECF en caso de que este incumpla con sus obligaciones. d) Pronunciarse en un plazo de 15 dfas habiles a partir de la recepci6n de las pruebas de descargo, en caso de iniciado el debido proceso de desacreditaci6n de un ECF. e) Vigilar y supervisar las labores de los ECF. f) Cumplir con las normas de discrecionalidad y confidencialidad que se indican en el Anexo I. g) En caso que se demuestre conflicto de intereses, emitir la recomendaci6n respectiva ante la AFE. h) Emitir la recomendaci6n respectiva a la AFE sobre las solicitudes de pr6rroga. Del procedimiento de desacreditacion Artfculo 12.-Los procedimientos de desacreditaci6n daran inicio por los siguientes motivos: a) Cuando en forma voluntaria y razonada, asi lo solicite el ECF. b) Cuando existe evidencia de que un ECF hay a violentado sus obligaciones y deberes. c) Cuando el ECF no haya cancelado las cuotas establecidas por la CNCF, y se demuestre un atraso mayor de tres meses. Artfculo 13.-Un ECF que no desee continuar con su estatus de Certificador Foresta! Acreditado, debera comunicar su decision con 30 dfas habiles de anticipaci6n a la CNCF y demas partes involucradas. La CNCF recomendara a la AFE la desacreditaci6n de! ECF. La AFE en un plazo de IO dfas habiles emitira una resoluci6n dando por finalizada la acreditaci6n respectiva. Articulo 14.-En caso de que se compruebe una irregularidad en el proceso de certificaci6n o violaci6n a las obligaciones establecidas en este Manual de Procedimientos, por un ECF, la Secretarfa Ejecutiva de la CNCF solicitara al ECF un informe sobre la situaci6n detectada, el cual debera ser presentado a la CNCF en un plazo de 15 dfas habiles. La CNCF en un plazo de 15 dfas habiles revisara y analizara la documentaci6n presentada y en caso de que resuelva recomendar la dcsacreditaci6n del ECF, enviara a la AFE a traves de la Secretarfa Ejecutiva, el informe de recomendaci6n indicando los motivos y pruebas, y solicitara a la AFE la apertura de! debido proceso de acuerdo a la Ley General de Administraci6n Ptiblica. Artfculo 15.-En caso de que se desacredite un ECF por una mala evaluaci6n de campo, tambien se suspendera la certificaci6n involucrada, sin responsabilidad legal para la CNCF o la AFE. Articulo 16.-En caso de desacreditaci6n, la CNCF a traves de la Secretarfa Ejecutiva, comunicara la decision a las empresas forestales y propietarios de bosque o plantaciones involucrados. Tambien podra brindar a estos un listado de los entes certificadores autorizados. En este caso la CNCF tratara de facilitar la transferencia de las empresas forestales, propietarios de bosques o plantaciones a otros ECF. En caso de que por algun motivo no se pueda, no sera responsabilidad de la CNCF o la AFE, por las consecuencias causadas debido a la eventual perdida de la certificaci6n respectiva. Articulo 17.-Al momento de! cese de la acreditaci6n, toda la documentaci6n (informes, registros, archivos, etc.) que sustentan las operaciones certificadas por el ECF, pasaran bajo custodia a la CNCF y deberan ser enviadas de inmediato por el ECF. Esta documentaci6n podra ser traspasada a otro ECF, a solicitud expresa de las empresas forestales, propietarios de bosque o plantaciones involucrados; para que se le de continuidad al proceso de certificaci6n. Cualquier atraso o perjuicio causado por la desacreditaci6n, no sera responsabilidad de la CNCF o la AFE. Artfculo 18.-Todas las certificaciones forestales otorgadas por el ente certificador desacreditado seran considerados validas 3 meses despues de la notificaci6n de! cese. Artfculo 19.-Una vez desacreditado un ECF, la AFE iniciara el proceso de ejecuci6n de la garantfa de cumplimiento Normas de Discrecionalidad y Confidencialidad de la Certificacion Foresta) en Costa Rica Artfculo 20.-Las actas de la Comisi6n de Certificaci6n Foresta! (CNCF), estaran en custodia de la Administraci6n Foresta! de! Estado (AFE), la informaci6n aquf plasmada y la suministrada tanto por los Entes Certificadores Forestales, como por los propietarios de bosque o plantaciones forestales, es confidencial. La informaci6n no puede ser publicada sin la autorizaci6n previa - por escrito - de la persona o Ente Certificador Foresta! involucrado. La AFE y la CNCF podran utilizar la informaci6n suministrada sin previa consulta para efectos estadfsticos y analfticos, que contribuyan a dar a conocer, divulgar y promocionar el Sistema Nacional de Certificaci6n Foresta! dentro y fuera de! pafs, y para analisis y fortalecimiento de! mismo. El acceso de la informaci6n queda limitado a los miembros de la CNCF y al Director de! Sistema Nacional de Areas de Conservaci6n como representante de la AFE, o a funcionarios de! Ministerio de! Ambiente y Energfa y consultores que este autorice por escrito, previa consulta escrita a la CNCF. Personas privadas pueden tener acceso a la informaci6n solo en calidad de expertos, consultores o contratados por los Entes Certificadores Forestales o propietarios de bosque o plantaciones para revisar operaciones tinicamente dondc se encuentren involucrados, previa autorizaci6n de la CNCF. Estas personas estan sujetas a los mismos requisitos de confidencialidad establecidos para la AFE y la CNCF. En caso de publicaci6n, la informaci6n debe ser de caracter general, sin entrar en detalle que pueda afectar los intereses de un Ente Certificador Foresta! o un propietario de bosque o plantaci6n. La persona que revele informaci6n confidencial sin autorizaci6n previa en perjuicio de! Sistema Nacional de Certificaci6n Foresta!, podra ser remitida a los 6rganos c01Tespondientes para que se preceda de acuerdo con las normas administrativas y la legislaci6n judicial vigente. Artfculo 21.-Rige a partir de su publicaci6n. Dado en la Presidencia de la Republica.-San Jose, a los veintit1n dfas de! mes de enero de mil novecientos noventa y nueve. MIGUEL ANGEL RODRIGUEZ ECHEVERRIA.-La Ministra de! Ambiente y Energfa, Elizabeth Odio Benito.-! vez.-(Solicitud N° 21163).-C-24100.-(14251).