Acuerdo Nº 322/AJDIP - Manual de procedimientos para la autorización de combustible a precio preferencial para la flota pesquera nacional no deportiva

INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUACULTURA AJDJP/322.-Puntarenas. a las diez horas del dia tres de agosto de! afio dos mil. Considerando: 1°-Que el articulo 45 de la ley N° 7384 del 16 de marzo de 1994, establece como competencia y atribucion del INCOPESCA, el establecer las regulaciones pertinentes para el control y uso eficiente del combustible otorgado a precio preferencial al sector pesquero para la actividad de pesca no deportiva. 2°-Que es importante y necesario en cumplimiento del espiritu de lo dispuesto en el articulo 45 de la ley indicada, que el Instituto cuente con lD1 Manual de Procedimientos que regule a lo inrerno de la lnstitucion, los procesos y aspectos operativos para el otorgamiento de ese beneficio. Por tanto, LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUACULTURA, ACUERDA: Aprobar el Manual de Procedimientos para la Utilizacion de Combustible a Precio Preferencial, a saber: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA AUTORIZACION DE COMBUSTIBLE A PRECIO PREFERENCIAL PARA LA FLOTA PESQUERA NACIONAL NO DEPORTIVA lntroduccion El reglamento para uso de! combustible que se otorga a la tlota pesquera (acuerdo AJDIP/138-94) contiene las disposiciones generates que regulan su otorgamiento, asi como la debida administracion y mecanismos de ,:ontrol que la Unidad de Administracion y Control de Combustible debe ejecutar, para asegurarse que los pescadores utilicen correctamente el ,~ombustible que se les otorga a precio pr¢ferencial. Con el aunnento en la demanda por este beneficio. ocurrida en los ultimos afios, se Ila hecho sentir una serie de situaciones no contempladas especificamente en el reg!amento, que dificultan en mayor o menor medida. la trami~acion y control del uso correcto de este combustible, lo cual ha originadb la necesidad de plantear y formular un manual que complemente lo dlispuesto en el reglarnento en mencion. En este o:rden de cosas, el presente Manual servira como un instrumento de ~rabajo para los funcionarios de la Unidad Control y Administracion df;! Combustible, al establecer los mecanisll!los particulares que se deben segpir, para cada uno de los elementos que intervienen en el proceso, de man~,ra que facilita y permite agilizar la tramitaci6n con un minimo de error y tarnbien al proporcionar las pautas para llevar a cabo la labor de control tjecesaria en el uso de! combustible que se otorga a precio preferencial a la ilota pesquera. Base legal El procedimiento que se describe a continuacion se fundamenta en la ley N° 7384 cjel 29 de marzo de 1994, capitulo VIII, articulo 45, el Reglarnento de d'ombustible, publicad, en La Gaceta N° 227 del 29 de noviembre de 1994 y sus reformas y los acuerdos de Junta Directiva: AJDIP-138-94 dj:I 3 de noviembre de 1994, AJDIP- 35$-95 de! 14 de noviembre de I 9!15, AJDI- 239-96 de! 3 de setiembre de 1996, AJDI 314 96, AJDI 300-98 de! 18 de setiembre de 1998 y los convenios suscritos entre el INCOI!'ESCA y las Organizaciones Pesqueras legalmente constituidas. Disposiciones de operacion La Unidad de Control y Administracion de Combustible, de la Sede en Puntarenas, rei:;ibira solicitudes de exoneracion para tramite de Junes a viernes de las 7,3!0 a.m. a 12,00 media dia, y para entrega de 12,00 medio dia a 4,00 p.m., las Oficinas y Direcciones Regionales defit!liran su horario de acuerdo con su conveniencia, el cual debera ser enviado previo a su aplicacion al De~artarnento de Proteccion y Registro para su aprobacion. I. REQUISil'OS GENERALES 1. El permisionario debe tener la licencia de pesca al dia. 2. La solicitud debe presentarse, durante los diez primeros dias habiles, contados a partir de la fecha de arribo de) ultimo viaje al puerto base de operaci6n, adjuntando la documentaci6n correspondiente. 3. La sofo:itud y la documentacion, debe ser presentada por el permislonario o por el representante autorizado de la organi,iacion ante la Instituci6n, al amparo de! convenio respectivo. IL PRESENTACION DE DOCUMENTOS A. PANGAS Y BOTES A. L So,Iicitud de combustible. Formula disefiada por el lNCOPESCA, en original y copia. debidamente llena y firmada por el permisionario. A.2, Factura original de combustible adquirido. Debe consignar como minimo membrete y su aut@rizaci6n por el M1nisterio de Hacienda, numeracion, fecha, nombre del pennisionario, nombre de la embarcaci6n, numero de m:11tricula, numero de orden de compra anterior, cantidad de litros. La factura debe ser extendida por una estaci6n de seivicio autorizada por el MINAE y esta debe de contener el monto cobrado por concepto de bombeo, detallando el precio final de combustible y el respectivo sello de cancelado. A.3. Factura de venta de! producto capturado, Original y una co!Dia de facturas, (membretadas y de acuerdo con las es1.ipulaciones de! Ministerio de Hacienda); del puesto de re4:ibo, pescaderias, transportistas e industrias autorizados polr INCOPESCA, segun lo estipulado por el Reglamento. Dilchas facturas deben presentarse debidamente llenas con fe4;ha, nombre de la embarcaci6n, numero de matricula, ndmbre del permisionario, arte de pesca, <1lias y lugar de peisca, cantidad de! producto vendido 'por categoria comercial, el precio por kilo y el valor total asi tambien con loj, co~tos de operacion. Si el pescador vendiera dil'ectame,•te a un Restaurante o a cualquier otro interesado, las facturas, ademas de contener la informacion sei'\alada palra los anteriores (excepto los costos de operacion) debe cointener nombre del comprador. A.4. Orden de compra inmediata-anterior. Debe estar finmada por el permisionario de confotmidad con la cantidad de litros de combustible recibidos, asi consignado eni la orden. A.5. c,pia de boleta de control de consumo mensual del co,mbustible otorgado. Debe estar sellada por la estacion de servicio u otro establecimiento autorizado por INCOPESCA, firmada en cada retiro por el permisionario o 1,escador. A.6. Declaracion jurada. El pennisionario hace constar que ejecuta personalmente las labores de pesca, como lo indica la licencia, que toda la infonnaci6n aportada es veridica, y que conoce las consecuencias legales que la legislaci6n costarricense castiga el delito de falso testimonio, segun boleta disei'lada por la Unidad de Control y Administraci6n de Combustible. Debe presentarse debidamente finnada por el pennisionario. A.7. Aportar comprobante de, ingresos cancelado. En el caso de que un permisionario u organizaci6n pesquera, debidamente autorizada por el INCOPESCA, presente varias solicitudes de cotnbustible, se emitira un solo comprobante de pago, donde se estipule los numeros de 6rdenes de compra a que corresponda. Los documentos aportados no deben presentar borrones, tachaduras o datos que puedan confundir o hacer dudar de su Jegitimidad. En caso de duda la Unidad de Combustible, solicitara al pennisionario otros documentos o informacion aclaratoria. 8. 8ARCOS Y LANCHAS 8.1. Solicitud de combustible. Formula diseiiada por el INCOPESCA, en original y copia, debidamente llena y finnada por el permisionario. En el caso de personas juridicas, la solicitud debe de ser tirmada por el representante legal de la empresa. 8.2. Factura original de combustible adquirido debe consignar como minimo. Debe consignar como mfnimo membrete y su autorizaci6n por el Ministerio de Hacienda, numeraci6n, fecha, nombre del permisionario, nombre de la embarcaci6n y numero de, matricula, numero de orden de compra anterior, cantidad de litros. La factura debe ser extendida por una estaci6n de servicio autorizada por el MINAE y esta debe de contener el monto cobrado por concepto de bombeo, detallando el precio final de combustible y el respectivo sello de cancelado. Ademas, cuando se trate de una factura extendida por RECOPE, debe incluir el precio unitario por Iitro en el plantel y total en colones. 8.3. Factura de venta del producto capturado. Original y una copia de facturas del puesto de recibo, pescaderias, transportistas e industrias autorizados por INCOPESCA, segun lo estipulado por el Reglamento. Dichas facturas deben presentarse debidamente llenas con fecha, nombre de la embarcaci6n y numero de matricula, nombre del permisionario, arte de pesca, dias y lugar de pesca, cantidad del producto vendido por categoria comerciaJ, el precio por kilo y el valor total asi tambien con Ios costos de operaci6n. Si el pescador vendiera directamente a un restaurante o a cualquier otro interesado, las facturas, ademas de contener la infonnaci6n sei'ialada para los anteriores (excepto los costos de operaci6n) debe contener nombre del comprador. 8.4. Orden de compra inmediata-anterior. Debe estar finnada por el pennisionario de conformidad con la cantidad recibida expresada en la orden. En el caso de personas juridicas, debe estar finnado por el representante legal. B.5. Fotocopia de la bitaicora. Debe presentar fotocopia de la bitacora, en la cual se indique el lugar de pesca. Ademas los barcos con redes de arrastre para captura de camaron, deben consignar en su bitacora, como primera manifestacion de! capitan, declaracion jurada en la que conste que la embarcaci6n, al iniciar las faenas de pesca, se encuentra equipada con el Dispositivo Excluidor de Tortugas (TED), y que realiz6 estas faenas, usando el TED de manera reglamentaria. B.6. Declaracion jurada. La declaracion jurada debe indicar que la infonnacion suministrada corresponde al viaje de pesca inmediato anterior, o los viajes anteriores, segun boleta disei'lada por la Unidad de Control y Administracion de Combustible, tirmada por el permisionario o representante legal. Debe hacerse constar · que toda la infonnaci6n aportada es veridica y que conocen las consecuencias legales con que la legislaci6n costarricense castiga el delito de falso testimonio. 8.7. Aportar comprobante de ingresos cancelado. En el caso de que un pennisionario u organizacion pesquera, debidamente autorizada por el INCOPESCA, presente varias solicitudes de combustible, se emitira un solo comprobante de pago, donde se estipule los numeros de 6rdenes de compra a que corresponda. Los documentos aportados no deben presentar borrones, tachaduras o datos que puedan confundir o hacer dudar de Ia legitimidad. En caso de duda, la Unidad Control y Administraci6n de Combustible, solicitara al pennisionario otros documentos o infonnju:i6n aclaratoria. .. i ' III. PROCEDIMIENTO INTERNO A. Recepciqn. La recepdon de solicitudes estara a cargo de un funcionario de nivel de Tecnico como minima, con amplia experiencia y conocimlentos de la legislaci6n pesquera. En esta tttapa, el funcionario responsable, recibe la solicitud de combustible y demas documentaci6n aportada, verifica que la documentaci6n se ajuste a las regulaciones y que reline los requisito~ exigidos para su tr:imite, anota en cada documento que confbrma la solicitud, focha, hora, tirma como recibido y sella con la leyenda "confrontado con el original"; adjunta a esta documentaci6n el comprobante de ingresos que oorresponde y remite Ioli documentos que confonnan la solicitud :al tramitador. En el ciaso de los recibos confeccionados por grupo de solicitud,s, y deba extenderse un recibo diferente, al inicial, en casos cultndo el tramite fue detenido por falta de requisitos o algun ot~o motivo, se anotara el numero de comprobante en la parte de observaciones de la solicitud. 8. Comprobaci6n de Afiliaci6n en las Diferentes Otganizaciones Pesquera1,. Aqui ini<iia la labor el funcionario trarnitador, quien debera ser un tecnioo con conocimientos de infonnatica o un tecnico en informatica, quienes deben ser capacitados previatbente. El trami1ador responsable, despues de recibir la solicitud de parte del receptor, debe de comprobar que el conyenio suscrito con INOOPESCA y la organizaci6n, este vigente y que el pennisio,ario, sea persona fisica o juridica, ha autorizado, segun registro de la Unidad Control y Administraci6n de Combustible, a la orgalj.izaci6n para que en su nombre realice la ttamitaci6n de combustible a precio preferencial. Debe verificar talmbien, que la persona que presenta Ia solicitud, sea el propio interesado, el represenUUtte legal de la Organizaci6n Pesquera ~ a quien esta designe, de entre sus afiliados, trabajadores qn planilla o miembroj; de Junta Directiva de la Organizacion Pesquera. Debera tiunbien el tramitador, proceder a llenat y tirmar la secci6n •ara uso exclusivo de la Oficina, conte:inplada en la formula 4e solicitud y le trasladara al Jefe o quien este designe para esos1 efectos para su revision y aprobaci6n. C. Emisi6n jie orden de compra. En esta etapa el tramitador responsable emitira la orden de compra de combustible a precio preferencial, para lo cual veriticara que la documentaci6n en su poder corresponde y procede de acuerdo al registro computarizado, que para tal fin se lleva de aada embarcaci6n. Debe calcular el combµstible que le correspo~de al permisionario para la solicitud presbnte, sobre la base de Ins cuadros que contiene el reglamento de combustible vigente, procede entonces a emitir Ia orden de cqmbustible, la anota en la bi1licora de registro y la finna como responsable de su confeccm Procede ahora a trasladarla a la Jefiltura de ij Unidad, para su aprobai.i6n definitiva. En ausencia de laJefiltura esta d~a a otro funcionatio. Los funcionarios que aparecen tirmando las 6rdenes de combustible deben estar debidamente autorizados por la Je1fatura Superior y sur firmas registradas ante Recope. Las 6rdelltes de compra de combustible tendran un1:1 vigencia de 30 dias n,aturales; posterior al vencimiento de este pJazo, solo podran ~er revalidadas, si existe una inactividad de la embarcadi6n vigente autorizada por el INCOPESCA que cubra el period~, en el cual no se hizo efectiva la solicitu~. La ordeo vencida debe ser anulada y archi:vada en un consecutilvo que para tales efectos llevara la Unidad Control y Administraci6n de Combustible. El ingres~1 al sistema de tramitaci6n de combustiblq requiere una clave qu¢ solamente el funcionario responsable Qonocera y la podra cambiar cuando lo considere necesario por razones de seguridad y lo debera conocer el jefe de la unidad. D. Entrega. La entre1&a de orden de compra de combustible a precio preferenclial, le corresponde al funcionario de la recepci6n. Este funoionario la podra entregar a la persona que presenta la solicitud, que debe ser: a. El prdpio interesado. b. El representante legal de la Organizaci6n Pesquera. c. Una persona que la Organizaci6n Pesquera des!gne, de entre sus atliliados, trabajadores en planifla o miemf>ros de Junta Direciiva., segun registro que mantiene vigente la Unidad Contri>I y Administraci6n de Combustible. d. El representante legal de la empresa o quien este designe, siempte que se encuentre entre la nomina reportada a la CCSS!; tal designaci6n debe estar autenticada por un notario publido. La entrega la hara efectiva, previo pago del comprobante de ingresos en la Tesoreria de las Oficinas Centrales o con el Auxiliar f:le lngresos en las Oficinas Regionales. Se entregara el original y una copia de la orden de compra junto con una copia de la solicitud y anotara en la copia de la orden de compra que queda para archito la fecha y hora de entrega y el nombre de la persona que recibe la orden de compra de combustible. E. Archivo de documentos. El responsable del archivo 4,~bera ser un funcionario de la Unidad de Control y Administfaci6n de Combustible, designado por el jefe de la unidad, quien debera tener conocimientos sobre la materia. Las funciones del archivador St:ran las siguientes: a. Abrir, para cada aiio, un expediente o archivo por cada embarcaci6n que tramita cbmbustible a precio preferencial, el cual debera contar con d nombre de la embarcaci6n y numero de expediente, visibles; el expediente debe contener al menos lo siguientes docl)mentos: • Fotocopia de la Iicencia de pesca vigente. • Fotocopia de la cedula (J,:: la persona fisica o juridica. • Fotocopia de certificadQ de navegabilidad. • Fotocopia certificado d~ matricula. • Certificaci6n original vilgente de personeria juridica, con todos sus elementos, que ademas incluya el capital accionario. • Solicitud de combustib(,: con todos sus documentos de acuerdo con lo que e~:tablece el Reglamento y este manual. b. Archivar en el expedient! las solicitudes y documentos conexos, confonne se tram tan solicitudes para la obtenci6n de combustible a precio prcferencial, en orden cronol6gica. c. Numerar cada uno de los folios en fonna ascendente, y mantenerlo actualizado. FUNCIONES DEL CAMPO DE LA UNJDAD DE COMBUSTIBLE I . Inspecci6n: La Unidad de Control y Administra,::i6n de Combustible contara con al menos un inspector, de prefetencia dos, responsables de las diferentes labores de control en el campo, quien debera tener una amplia experiencia y conocimien~o de la legislaci6n pesquera. Su labor estara supervisada por el Je~ de la Unidad. El Inspector responsable ejecutarll( diferentes acciones de campo enmarcadas en !eyes vigentes, par!j, constatar, que el procedimiento, manejo y uso del combustible exonerado, se este realizando como dispone la Ley, el Reglamento y tl Manual de Procedimientos de Combustible a precio preferencial. Debera constatar la informaci6n qipe estime necesaria en: a) Instalaciones de empresas beneficiarias. b) Centros de acopio. c) Embarcaciones. d) Estaciones de servicios de coq,bustible u otro establecimiento autorizado por las autoridadcl:, competentes, para distribuir combustible a los pescadores. e) Otras Instituciones o entidades que intervienen directa o indirectamente en el proceso. Las inspecciones obedeceran a donuncias, sospechas o estudios previos que reciba o realice la Un\dad de Combustible, por lo que ademas de un programa de in$pecci6n, tambien existira una disponibilidad permanente oportlllna y pronta para ejecutar la inspecci6n surgida. Se realizaran en orden prioritario de gravedad con la aprobacion previa de la Direcci6n Tecnica y Administrativa (articulo 20, parrafo 2° del Reglamitmto). El Inspector debera hacer un repo1!te semanal del trabajo realizado al Jefe de la Unidad de Control y Administraci6n de Combustible. En el caso de que se haya encontrar anomalias, le correspondera al Jefe de la Unidad de Control y Administracion de Combustible, valorar su gravedad y podra proceder en dos sentidos: a) Recomendar la soluci6n de la anomalia en un plazo determinado. b) Denunciar con el apoyo de laj Asesoria Legal Interna en los Tribunales de Justicia o Minist¢rio Publico la falta o faltas que esta (n) causando perjuicio o daf,o al estado costarricense ya los usuarios. Para efectos de las inspecciones de campo, como parte de este manual, se prepara un fonnulari~• con las rutinas y requisitos necesarios. 2. Estudio: El Inspector responsable debera ttabajar bajo un plan de visitas peri6dicas de estudio a las diferentes comunidades de pescadores. con el prop6sito de diagnosticar por medio de entrevista al azar o dirigida, el apego a los procedimientos y regulaciones en cuanto al uso y aprovechamiento del beneficio de combustible a precio preferencial. El formato de I~ entrevista sera elaborado previamente con el visto bueno del Departamento Legal. La aplicaci6n de la entrevista culminara con la firma def entrevistado, entrevistadlor y un testigo, quienes daran fe de la informaci6n recolecta<hi., para testimoniar y hacerla fundamento de poder ser usada en procesos legales y administrativos de competencia para INCOPEStA. (articulo 7, inciso b), del Reglamento) (articulo 20, parrafo 2° iiel Reglamento ). Para la cortecta aplicaci6n de la Ley, para efoctuar las inspecciones y estudios,, la Jefatura de la Unidad Control y Administraci6n de Combustible o el Inspector responsable podran solicitar apoyo y orientaci6n a las autoridades competentes (OIJ, Guardia Rural, etc.) seg(m sea iel caso. El resultado de la inspecci6n y estudio podra servir para aplicar el articulo 23 de! Reglamento. 3. Asesorami¢nto. Al Jefe de fa Unidad Control y Administraci6n de Combustible, al Director Regional o al Jefe de \a Oficina Regional respectiva, le corresponde asesorar al pescador o a las organizaciones de pescadores; especialmente artesanales, en todos aquellos aspectos que instruyian para la realizaci6n de los tramites y que contribuyan para el U® racional del combustible. El asesoramiento podra comprendet: Desde la fonna correcta de presentar los documentos de solicitudl de exoneraci6n de combustible hasta la manera de celebrai convenios entre las organizaci.ones con el INCOPl~SCA. Sin perjuicio de incluir otros temas nuevos que beneficien al pescador y contribuyan a fortalecer el uso eficient¢,. racional y sostenido de! combustible otorgado a precio plreferencial. La Jefatura,indicada contara para ello con el apoyo de la Jefatura del Departame11to de Protecci6n y Registro. Disposiciones finales I. Las Direcc\ones y Oficinas Regionales de INCOPESCA, aplicaran en todos SU$ alcances este Manual de Procedimientos. 2. Trimestrah)lente la Jefatura de la Unidad de Control y Administralci6n de Combustible junto con la Jefatura del Departamet11to de Protecci6n y Registro, previo acuerdo suscrito por INCOPESGA y RECOPE, para ta! fin, efectuara una conciliaci6n entre los doicumentos que mantiene en su poder RECOPE y los que posee la Uriidad de Control y Administraci6n de Combustible en su registro, el :resultado dara origen a un infonne que se remitira a la jefatura de Protecci6n y Registro para su analisis y lo que correspond,. ( articulo 7, inciso e), del Reglamento). 3. La Jefaturll de la Unidad de Control y Administraci6n de Combustibl!' recibira y resolvera en primera instancia las gestiones, los reclamj>s o recursos que se presenten sobre la correcta aplicaci6n del Reglamento, Manual de Procedimiento y demas disposicion¢s que se establezcan sobre el uso racional de! beneficio de! comb1.1$:ible a precio preferencial creado por ley. Contra lo resuelto por! la Unidad de Control y Administraci6n de Combustible cabra recut'llo en alzada ante la Junta Directiva del Instituto, sin perjuicio de gestionar lo pertinente ante el Superior Jerarquico en grado de donsulta. En el caso de las Direcciones y Oficinas Regionales, le corresponde al Director o Jefe de la Oficina, respectiva, resolver primera instancia. 4. Las Direccilones y Oficinas Regionales infonnaran en la primera semana de cada mes a la Unidad de Combustible sede de Puntarenas, el trabajo realizado durante el mes anterior para su conocimiento y toma de decisiones, sin que esto signifique o sustituya el :proceso normal de informe rendido mensualmente a la Direcci6n Tlecnica. Para tat fin todas las unidades del pais utilizaran el mismo modelo de informe. 5. El Jefe del i)epartamento de Protecci6n y Registro, debe visitar al menos trim1t.stralmente las Direcciones y Oficinas Regionales, con el prop6sito de escuchar, apoyar, resolver, o buscar soluci6n a los inconvenientes que existan o le sean planteados o para sugerir o implantar 111uevos procedimientos que contribuyan a mejorar el sistema de ttamitaci6n de combustible. En esta tarea, podra delegar en la jefawra de la Unidad de Control y Administraci6n de Combustibl4: o en otro funcionario la gesti6n expresada en este punto. 6. Para cumplir con este Manual de Procedimientos, la Unidad de Control y Administracion de Combustible contara con el apoyo de las diferentes Direcciones, Oficinas, Departamentos y Unidades de lNCOPESCA en todo el pais. JV. Rige a partir de su publicaci6n en el Diario Oficial La Gaceta. Transitorio El articulo c:orrespondiente a "disposiciones de operaci6n", regira treinta dias calendario, posteriores a su publicaci6n. MSc. Herbert Nanne Echandi, Presidente Ejecutivo.-Yahaira Chambers Vargas, Secretaria-1 vez.-{Solicitud N" 323 I 9).-C-62720.-{65606).