ANM - Procedimiento liquidación, recaudo y transferencia de regalías (MIS4-P-003 v2)

1. OBJETIVO Realizar el recaudo, liquidación y transferencia de regalías y demás contraprestaciones económicas, provenientes de la explotación de recursos mineros, a través de la información ingresada en los formularios de declaración de producción y liquidación de regalías que presenta el titular minero, el agente retenedor o el exportador, para la determinación de las asignaciones directas de la distribución de los recursos del Sistema General de Regalías.

2. ALCANCE Este procedimiento abarca la revisión de la información contenida en la liquidación presentada, la verificación del pago de regalías y demás contraprestaciones económicas realizado por titular minero, agente retenedor y/o comercializador, generar vistos buenos al pago de regalías previo a la exportación de minerales y consolidar la información relacionada con el recaudo y la transferencia de estos recursos, realizada en coordinación con el proceso del Grupo de Recursos Financieros de la Agencia.

3. DEFINICIONES 3.1 REGALIA: El artículo 360 la Constitución política de Colombia modificado por el Acto Legislativo 05 de 2011 expresa que la explotación de un recurso natural no renovable causará, a favor del Estado, una contraprestación económica a título de regalía, sin perjuicio de cualquier otro derecho o compensación que se pacte. La ley determinará las condiciones para la explotación de los recursos naturales no renovables, que consiste en un porcentaje, fijo o progresivo del producto bruto explotado objeto del título minero y sus subproductos, calculado o medido al borde o en la boca de la mina, pagadero en dinero o en especie. También causará regalía la captación de minerales provenientes de medios o fuentes naturales que técnicamente se consideren minas. 3.2 COMPENSACIÓN: Contraprestación o participación económica adicional a la regalía pactada en los contratos suscritos en áreas de aporte o áreas con inversión del Estado. También son compensaciones el canon superficiario de esmeraldas que se encuentra pactado en los contratos. 3.3 DECLARACION DE PRODUCCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE REGALÍAS: Acto mediante el que el explotador, de manera diaria, mensual o trimestral, presenta la Información detallada de las cantidades de los minerales explotados en dichos períodos, y la liquidación de las respectivas regalías. 3.4 FORMULARIO DE DECLARACION: Documento en el que se indica la Información que presenta el explotador, de manera trimestral, que contiene todos los detalles relacionados <!-- page break --> con el explotador, la explotación del mineral, la comercialización y la liquidación y pago de las respectivas regalías, el cual se encuentra publicado en la página web de la Agencia Nacional de Minería. 3.5 AGENTE RETENEDOR: Persona natural o jurídica designada por el Decreto 600 de 1996 para la liquidación y retención de regalías por la explotación de carbón y metales preciosos. 3.6 REPORTES DE AGENTES RETENEDORES: Informes recibidos en la ANM de los agentes retenedores con el detalle de las compras de recursos minerales que son presentados en cumplimiento de las disposiciones de la norma o en el momento de la exportación, que contiene la información del vendedor: Nombre, identificación, título minero, período, cantidad de mineral y relación de pagos. 3.7 LIBRO MAESTRO DE DISTRIBUCIONES: Informe obtenido del SAFI, en el cual se encuentran registrados todos los movimientos relacionados con el pago de las contraprestaciones económicas pagadas por titulares mineros y/o agentes retenedores, que son susceptibles de distribución 3.8 LOTE DE DISTRIBUCION: Documento que se genera en el SAFI cuando se marcan las partidas que serán objeto de distribución en un reporte determinado. 3.9 PIN: Proyectos de Interés Nacional 3.10 RECAUDO: Son sumas de dinero o especie que recibe el Estado por la explotación de los recursos naturales no renovables que se recaudan en cuentas destinadas exclusivamente para este efecto por parte de la entidad recaudadora. 3.11 Web-Safi: Sistema Administrativo y Financiero Integrado en el cual se soporta la información de recaudo, distribución y giro de regalías y demás contraprestaciones económicas. 3.12 VUCE: Ventanilla Única de Comercio Exterior, por medio de la cual se generan vistos buenos al pago de regalías previo a la exportación de minerales. 3.13 PSE: Proveedor de Servicios Electrónicos 3.14 SIGM: Sistema Integrado de Gestión Minera 3.15 TR: Transferencia

4. CONDICIONES GENERALES El recaudo, liquidación y transferencia de las regalías y contraprestaciones económicas derivadas de la explotación de los recursos naturales no renovables, se realiza conforme a lo establecido en la Ley 1530 de 2012 y las normas vigentes: Ley 141 del 1994 reglamentada por los decretos 145 de 1995, decreto 600 de 1996, Ley 756 de 2002 así como el clausulado contractual de cada título minero.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Documentos Internos: Declaración de Carbón para Exportación por Embarque Reporte de Agentes Retenedores de Regalías de Metales Preciosos Reporte de Agentes Reenedores de Regalias de Carbon Reporte de Agentes Retenedores de Regalías de Caliza <!-- page break --> Formulario para declaración de producción y Liquidación de Regalías, Compensaciones y demás Contraprestaciones por Explotación de Minerales Documentos Externos:

6. DETALLE DE ACTIVIDADES CONTROLES Y/O No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS RELACIONADOS Periódicamente todo explotador al declarar la producción, debe remitir copia a la Agencia Nacional de Minería, la cual ingresa al Punto de Atención Regional o al Punto de Atención al Minero en Bogotá, formato que debe venir acompañado del soporte de pago o certificado de retención por parte de Agentes Retenedores y/o Radicar información de Titular Minero - Certificados de Pago de declaración de producción y Agente Retenedor - regalías (para el caso de liquidación de regalías y demás Comercializador 1 exportación de carbón contraprestaciones económicas internacional y expedidos por el Grupo por la explotación de un Oficina de de Regalías y determinado mineral. Correspondencia Contraprestaciones Económicas). El formulario y sus anexos deben ser escaneados, el físico entregado al Punto de Atención Regional y el sistema de gestión documental asignarlo al grupo de Regalías y Contraprestaciones Económicas, a través del enlace. Recibir y Trámitar de la La información acerca del Profesionales del 2 información del recaudo, pago de regalías puede Grupo de Regalías y liquidación y pago de regalías. llegar a través de tres <!-- page break --> Contraprestaciones agentes, así: Económicas - En forma permanente el Grupo de Regalías y Contraprestaciones Económicas recibe información de pago anticipado de regalías por exportaciones (C.I. y Exportadores) por intermedio de la VUCE, en donde los funcionarios revisan las liquidaciones, su consistencia y el pago de dicho valor, bien sea a través del punto de pago PSE dispuesto en la ventanilla y en algunos casos, a través de consignación hecha a la cuenta recaudadora dispuesta por la ANM, la cual es verificada en las bases de datos de los movimientos diarios del Banco recaudador. También se verifica por medio de los certificados de origen expedidos por los explotadores mineros autorizados y publicados en el RUCOM, que los minerales tengan procedencia lícita. De no contar con el soporte del pago y/o soportar la procedencia lícita de los minerales, no se da autorización en la ventanilla VUCE para continuar el trámite de exportación. - Al mismo tiempo el Grupo de Regalías y Contraprestaciones <!-- page break --> Económicas recibe mensualmente información soporte de la comercialización de minerales de los consumidores de minerales al interior del país (Agentes retenedores), los cuales deben coincidir con los datos de las retenciones indicadas en las declaraciones de producción y liquidación de regalías presentadas trimestralmente a través de los respectivos formularios, para lo cual se debe verificar el pago de la totalidad de las regalías. - Por último el Grupo de Regalías y Contraprestaciones Económicas, recibe trimestralmente por medio de documentos radicados en Orfeo las declaraciones de Producción y Liquidación de regalías a través del formulario dispuesto para tal fin, el cual se encuentra publicado en la página web de la Agencia Nacional de Minería. Junto con dicho formulario, se debe anexar, bien sea el soporte de pago de la regalía o el certificado de retención. En casos excepcionales esta declaración se presenta en diferentes periodos, por ejemplo <!-- page break --> mensualmente, para el caso de algunos minerales o contratos específicos. Después de la revisión de la liquidación de la regalía, conforme a lo estipulado en la normatividad y el clausulado contractual especifico, se procede a Identificar el recaudo de los Profesional verificar el monto agentes que hacen parte del encargado por 3 pagado, en el Libro proceso de liquidación y pago de mineral o proyecto Maestro de las regalías. de interés nacional Distribuciones, el cual es un informe de recaudos del sistema WebSafi, para determinar el ingreso del dinero proveniente de las regalías. Los documentos físicos recibidos en el Grupo de Profesionales del Regalías y Enviar los documentos al Grupo de Regalías y 4 Contraprestaciones expediente minero. Contraprestaciones Económicas, deberán ser Económicas remitidos al expediente minero correspondiente. El profesional responsable de la verificación del recaudo, liquidación y distribución Generar o Crear del lote en el Profesionales del de regalías, debe generar sistema WebSafi (Sistema Grupo de Regalías y en el sistema Web-SAFI 5 Administrativo y Financiero Contraprestaciones el lote conformado por Integrado) Económicas los valores totales o parciales identificados, para la posterior creación de los documentos denominados GRD o TR. Profesional Grupo El profesional del Grupo Acreditar y Consolidar los lotes y de regalías y de regalías y 6 pagos para la generación del TR contraprestaciones contraprestaciones (Transferencia-Regalías) económicas - económicas verificará, Coordinador Grupo acreditará y consolidará <!-- page break --> de Regalías y la información de los Contraprestaciones valores recaudados, lotes Económicas y distribuciones a los diferentes beneficiarios en un documento suscrito por el funcionario responsable de la distribución y por el Coordinador del Grupo de Regalías y Contraprestaciones Económicas. Se genera el informe de transferencia de recursos de regalías a enviar al Ministerio de Hacienda, basado en las distribuciones elaboradas por cada profesional y Profesional suscrito por el responsable de Ingresar la información en el Coordinador del Grupo transferencias del sistema WebSafi, para generar y de Regalías y Grupo De Regalías - 7 enviar el informe de transferencia Contraprestaciones Coordinador Grupo al Ministerio de Hacienda y económicas. de Regalías - Grupo Crédito Público. de Administración Posteriormente el Financiera documento es enviado al Grupo de Recursos Financieros de la Agencia Nacional de Minería, con base en el informe de transferencia mencionado. Los documentos de transferencia con su respectivo consecutivo, Profesional Archivar los informes de son archivados en el responsable de 8 transferencia y documentos espacio que el grupo de transferencias del soportes. regalías y Grupo de regalías contraprestaciones económicas tiene para tal fin. FLUJOGRAMA

7. ANEXOS <!-- page break --> N.A VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 11/Feb/2014 Creación del Documento se cambia el procedimiento anterior estaba referido a 2 18/Apr/2016 sistemas de información que actualmente no se encuentran en producción ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Viviana Guerra Sandra Milena Javier Octavio Nombre: Nombre: Nombre: Colorado Pinzon Barrera Garcia Granados Cargo: Contratista Cargo: Gestor T1 G 12 Vicepresidente Fecha: 11/Aug/2015 Fecha: 18/Aug/2015 Seguimiento, Cargo: Control y Seguridad Minera Fecha: 18/Aug/2015 La copia impresa de este documento deja de ser controlada <!-- page break -->