Manuel de procédures des modalités de transactions/manutentions des produits bois au sein des sites physiques du Marché Intérieur du Bois (MIB)

REPUBLIQUE DU CAMEROUN PAIX – TRAVAIL – PATRIE MINISTERE DES FORETS ET DE LA FAUNE Manuel de procédures des modalités de transactions/manutentions des produits bois au sein des sites physiques du Marché Intérieur du Bois (MIB) Version 2.0 Octobre 2014 i TABLE DES MATIERES CHAPITRE 1. INTRODUCTION .................................................................................... 1 1.1 Généralités .............................................................................................................................. 1 1.2 Définition, et organisation du MIB .......................................................................................... 1 1.3 Objectifs .................................................................................................................................. 2 1.4 Plan ......................................................................................................................................... 3 CHAPITRE 2. PRINCIPALES PARTIES PRENANTES DU MIB ............................. 4 2.1 Détenteurs de la ressource ...................................................................................................... 4 2.1.1 Exploitants des bois ronds ........................................................................................................ 4 2.1.2 Producteurs de sciages et placage (déroulages et tranchages) ............................................... 5 2.1.3 Propriétaires de bois énergie ................................................................................................... 5 2.1.4 Producteurs et collecteurs des produits dérivés ...................................................................... 5 2.1.5 MINFOF et structures déconcentrées ...................................................................................... 5 2.1.6 Autorisations requises pour l’exercice d’une activité au sein du MIB par les parties prenantes du groupe des vendeurs ..................................................................................................................................... 5 2.2 Acheteurs ................................................................................................................................ 7 2.3 Organes du MIB ...................................................................................................................... 7 CHAPITRE 3. MODE DE FONCTIONNEMENT DU MARCHE INTERIEUR DU BOIS 8 3.1 Déclaration et enregistrement des sites physiques ................................................................. 8 3.1.1 Déclaration des sites physiques ............................................................................................... 8 3.1.2 Enregistrement des sites physiques ......................................................................................... 9 3.2 Activités liées aux transactions entre vendeurs et acheteurs ................................................ 10 3.2.1 Bois d’œuvre sur pied ............................................................................................................ 11 3.2.2 Poteaux et perches sur pieds ................................................................................................. 12 3.2.3 Bois d’œuvre (Grumes) .......................................................................................................... 13 3.2.4 Poteaux et perches abattus .................................................................................................... 16 3.2.5 Débités (Sciages) .................................................................................................................... 18 3.2.6 Tranchage et déroulage ......................................................................................................... 21 3.2.7 Bois d’énergie ......................................................................................................................... 24 3.2.8 Rebuts de scierie et d’exploitation ......................................................................................... 25 3.2.9 Sciures et copeaux .................................................................................................................. 27 3.2.10 Briquettes de sciure ............................................................................................................. 28 3.2.11 Charbons de bois .................................................................................................................. 29 3.3 Fiches MIB et des bordereaux de livraison ............................................................................ 31 ii 3.3.1 Fiches MIB .............................................................................................................................. 31 3.3.2 Bordereau de livraison ........................................................................................................... 32 3.4 Suivi et contrôle des sites physiques ..................................................................................... 32 3.4.1 Suivi des sites physiques ........................................................................................................ 32 3.4.2 Contrôle des sites physiques .................................................................................................. 33 CHAPITRE 4. PROCEDURES DE COLLECTE ET DE REMONTEE DES INFORMATIONS 34 4.1 Au niveau des opérateurs ..................................................................................................... 34 4.2 Au niveau du Ministère en charge des forêts ........................................................................ 34 4.3 Au niveau de l’antenne MIB .................................................................................................. 34 4.3.1 Saisie des lots ......................................................................................................................... 34 4.3.2 Saisie des ventes .................................................................................................................... 36 4.3.3 Déstockage ............................................................................................................................. 37 4.3.4 Traitement des requêtes ........................................................................................................ 38 4.3.5 Remontée des informations au Secrétariat Technique .......................................................... 38 CHAPITRE 5. DIFFUSION DES DONNEES DU MIB .............................................. 40 5.1 Vérification des informations ................................................................................................ 40 5.2 Publication des informations sur les sites physiques ............................................................. 40 5.3 Mise en forme et publication des informations sur l’offre .................................................... 40 5.3.1 Bois d’œuvre sur pieds ........................................................................................................... 40 5.3.2 Poteaux et perches sur pieds ................................................................................................. 41 5.3.3 Bois d’œuvre (Grumes) .......................................................................................................... 41 5.3.4 Poteaux et perches ................................................................................................................. 41 5.3.5 Débités (Sciages) .................................................................................................................... 41 5.3.6 Tranchages et déroulages ...................................................................................................... 41 5.3.7 Bois d’énergie ......................................................................................................................... 41 5.3.8 Rebuts de scierie et d’exploitation ......................................................................................... 41 5.3.9 Sciures et copeaux .................................................................................................................. 41 5.3.10 Briquettes de sciure ............................................................................................................. 41 5.3.11 Charbons de bois .................................................................................................................. 41 5.4 Mise en forme et publication des informations sur la demande ............................................ 41 5.5 Diffusion des données au niveau du Secrétariat Technique .................................................. 42 5.6 Accès des parties prenantes à l’information .......................................................................... 42 CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS ..................................................................... 43 iii Liste des Tableaux Tableau 1 : Autorisations requises pour l’exercice de l’activité ................................................. 6 Tableau 2 : Informations à saisir dans les fichiers de compilation des lots. ............................ 35 Tableau 3 : Informations à saisir dans les fichiers de vente. .................................................... 36 Tableau 4 : Informations à saisir dans les fichiers de déstockage. ........................................... 37 1 Chapitre 1. INTRODUCTION 1.1 Généralités Le Cameroun s’est engagé à faire la promotion et la commercialisation du bois légal et des produits forestiers sur le territoire national et à l’extérieur. L’effet de cette option politique est à moyen terme : une forêt camerounaise mieux valorisée tant pour le nombre d’essences prélevées que pour la production et la productivité des massifs. Cet engagement s’est entre autres basé sur des observations telles que : L’écrémage de la forêt qui s’accentue ; les plaintes de certains opérateurs du secteur bois qui n’arrivent pas à écouler facilement leurs produits ; le manque d’informations sur l’offre et la demande en bois et produits bois ; les essences peu ou pas connues font l’objet d’une faible exploitation ; la commercialisation du bois légal au niveau national n’est pas structurée ; le système de fixation des prix des produits transformés sur le marché n’est pas suivi et ; les pertes enregistrées lors de l’exploitation et de la transformation du bois sont énormes. La prise en compte de l’ensemble des manquements ci-dessus mentionnés a motivé la signature de l’arrêté conjoint N° 0878/MINFOF/MINCOMMERCE du 26 avril 2010 portant organisation et fonctionnement du Marché Intérieur du Bois « MIB » au Cameroun. Selon ce texte, le MIB consiste en, d’une part, un système de collecte et de diffusion d’informations sur l’offre et la demande et d’autre part, des sites physiques dans lesquels s’opèrent des transactions commerciales des produits bois et leurs dérivés entre acteurs de la filière, dans le respect des textes en vigueur au Cameroun. Dans ce contexte, le « MIB » permettra, non seulement d’avoir une matière ligneuse d’origine légale pour approvisionner le marché local, sous régional et même international mais aussi d’augmenter la production et la productivité des forêts jusqu’ici exploitées faiblement. 1.2 Définition, et organisation du MIB Le Marché Intérieur du Bois (MIB) est une plate forme virtuelle et/ou physique où s’effectuent toutes les transactions commerciales du bois entre les producteurs, les consommateurs et les autres intervenants sur l’ensemble du territoire national. Le marché virtuel est un système (plate-forme logicielle) de collecte et de diffusion d’informations relatives à l’offre et à la demande du bois pouvant éventuellement déboucher sur une transaction commerciale se déroulant conformément à la réglementation en vigueur. Le marché physique est défini comme un espace géographique du territoire national sur lequel s’opèrent des transactions commerciales des produits bois entre acteurs de la filière, dans le respect de la règlementation en vigueur. Il est aussi appelé site physique dans le présent manuel et 2 s’étend à tous les lieux de stockage des produits commercialisés, aux espaces aménagés par les collectivités territoriales décentralisées ou selon le cas dans tout autre espace autorisé par l’administration en charge des forêts. Les produits vendus dans le MIB peuvent provenir des : UFA (Unité Forestière d’Aménagement), Ventes de Coupes, Forêts Communales et Communautaires, Unités de transformation enregistrées, entrepôts de bois en zone urbaine, parcs de rupture…). Ils peuvent également provenir des sites de production du charbon de bois, des copeaux et des sciures. Les bois ainsi commercialisés proviennent exclusivement d’un processus légal de production, de transformation et d’acquisition. Le « bois » étant entendu comme : • Les bois ronds, notamment les grumes, les courçons, les perches, les poteaux ou toute partie susceptible d’intéresser le MIB ; • Les produits de sciage, de déroulage et de tranchage ; • Le bois énergie ; • Les produits dérivés comme le charbon, les sciures et copeaux de bois, etc. Le MIB vise à : • Encadrer, suivre et promouvoir la commercialisation du bois ; • Valoriser les essences, en particulier les essences dites de promotion ; • Favoriser la saine concurrence sur le marché local ; • Informer les opérateurs du secteur bois sur l’offre et la demande du bois. La gestion du marché est assurée par les organes ci-après (leurs fonctions étant détaillées dans l’arrêté en annexe 1) : • Le comité de suivi ; • Le secrétariat technique ; • Les antennes locales. 1.3 Objectifs L’objectif du présent manuel de procédures est de développer et cadrer aussi bien les mécanismes de collecte et de diffusion des informations relatives à l’offre et à la demande des produits bois, que les modalités de transactions/manutentions de ces produits entrant, séjournant ou sortant des sites physiques. Plus spécifiquement il s’agit de : • définir le mode de fonctionnement des sites physiques ; • définir les procédures de collecte et de diffusion des informations relatives à l’offre et à la demande des produits bois ; • définir les mécanismes de mobilisation de la ressource et de facilitation de son enlèvement puis son roulage du lieu du prélèvement à la destination de l’acheteur ; • comptabiliser le flux de produits bois à travers le MIB. 3 1.4 Plan Ce manuel de procédures est constitué de cinq chapitres à savoir : Le premier qui introduit le document ; Le second qui présente les principales parties prenantes du MIB, Le troisième qui décrit le fonctionnement des différents types de sites physiques et le rôle des principales parties prenantes, Le quatrième qui précise dans chaque cas les modalités de collecte et de remontée des informations, et Le cinquième qui définit le mode de diffusion des informations sur l’offre et la demande de la ressource. 4 Chapitre 2. PRINCIPALES PARTIES PRENANTES DU MIB Comme tout marché, le MIB est un carrefour de rencontre entre les vendeurs (qui détiennent la ressource) et les acheteurs (qui la sollicitent). Le lien entre ceux-ci est établi par les organes du MIB. 2.1 Détenteurs de la ressource Les détenteurs de la ressource sont les vendeurs. Ils exposent (physiquement et/ou virtuellement) leurs produits sur le MIB en donnant les informations sur l’offre. Ces informations sont mises à jour aussi régulièrement que possible pour tenir compte des opérations qui s’effectuent dans le temps. Ils sont classés suivant les produits offerts en quatre grands groupes, à savoir : • les exploitants des bois ronds, notamment les arbres sur pieds, les grumes, les perches, les courçons et toute partie de l’arbre susceptible d’intéresser les MIB ; • les producteurs de sciages et placages (déroulage et tranchage) ; • les propriétaires de bois énergie et • les producteurs ou collecteurs des produits dérivés comme le charbon et la sciure etc. A ceux-ci, il faut ajouter le Ministère en charge des forêts et ses structures déconcentrées qui procèdent aux ventes aux enchères de tous les produits. 2.1.1 Exploitants des bois ronds Les exploitants des bois ronds sont : • Les vendeurs des bois d’œuvre sur pieds : Ceux-ci proposent au MIB des essences pour lesquelles ils ont reçu une autorisation d’exploiter, mais qui n’ont pas été abattues. Ils sont adjudicataires, gérants ou propriétaires de Concessions forestières (Unités Forestière d’Aménagement), Forêts Communales, Forêts Communautaires, Ventes de Coupe, Autorisations de Récupération du Bois, Plantations forestières, Permis d’Exploitation de Bois d’œuvre et autres. • Les vendeurs des poteaux et perches sur pieds : Ils proposent au MIB des arbres non abattus susceptibles d’être exploités comme poteaux ou comme perches. Ce sont les propriétaires ou gérants des Plantations forestières. • Les vendeurs des bois d’œuvre (Grumes) : Ils proposent au MIB des grumes stockées sur parc. Ils sont adjudicataires, gérants ou propriétaires de Concessions forestières (Unités Forestières d’Aménagement), Forêts Communales, Forêts Communautaires (sur autorisation spéciale), Ventes de Coupe, Autorisations d’Enlèvement du Bois, 5 Autorisations de Récupération du Bois, Permis d’Exploitation de Bois d’œuvre, Plantations forestières, Parcs de Rupture et Autres. • Les vendeurs des poteaux et perches abattus : Ils proposent au MIB des perches et poteaux façonnés et stockés. Ce sont les propriétaires ou gérants des Plantations forestières. 2.1.2 Producteurs de sciages et placage (déroulages et tranchages) Les opérateurs qui se trouvent dans cette catégorie sont : • Les vendeurs des débités (Sciages) : Ils proposent au MIB des débités de dimensions et de qualités diverses. Leurs produits seront regroupés au MIB suivant les spécifications. Ce sont les propriétaires et gestionnaires des Unités de transformation, des Forêts Communautaires, des parcs à Bois (débités), des entrepôts de stockage, les comptoirs/stands dans les dépôts de bois. A ceux-ci s’ajoute le Ministère en charge des forêts lors des ventes aux enchères publiques. • Les vendeurs de tranchages et déroulages : Ils proposent au MIB des placages et des produits finis tel le contre-plaqué. Ce sont les propriétaires et gérants des unités de tranchage ou de déroulages, des entrepôts de stockage, les comptoirs/stands dans les dépôts de bois. 2.1.3 Propriétaires de bois énergie Les vendeurs de bois énergie proposent au MIB des bois ronds, des sciages, des tranchages et déroulages destinés à la production de l’énergie. Ils s’approvisionnent auprès des catégories citées plus haut. A ceux-ci, s’ajoutent : • Les vendeurs des sciures et copeaux : Ils proposent au MIB des particules issues des opérations de tronçonnages, de sciage et de rabotage. • Les vendeurs des briquettes de sciure : Ils proposent au MIB des briquettes constituées des sciures. 2.1.4 Producteurs et collecteurs des produits dérivés Les producteurs et collecteurs de Charbons de bois proposent au MIB des produits issus de la carbonisation de la matière fournis par les opérateurs cités plus haut et des produits achetés auprès des détenteurs des permis d’exploitation de produits spéciaux. 2.1.5 MINFOF et structures déconcentrées Le MINFOF et ses structures déconcentrées mettent à la disposition des acheteurs tous les produits bois dans le cadre des ventes aux enchères. Celles-ci font suite aux saisies de produits frauduleux et aux constats d’abandon. 2.1.6 Autorisations requises pour l’exercice d’une activité au sein du MIB par les parties prenantes du groupe des vendeurs Les parties prenantes ont besoin d’autorisation pour l’exercice de leurs activités. Le tableau suivant donne par type d’intervenant les autorisations actuellement délivrées par le ministère en charge des forêts pour l’exercice de l’activité choisie. 6 Tableau 1 : Autorisations requises pour l’exercice de l’activité SITES PHYSIQUES AUTORISATION D’EXERCER AUTORISATION D’EXPLOITATION PERIODE DE VALIDITE DE L’AUTORISATION D’EXPLOITATION Concessions forestières (Unités Forestières d’Aménagement) Agrément à la profession d’exploitant forestier Certificat d’assiette de coupe ou Permis annuel d’opération Exercice en cours Forêts Communales, Forêts Communautaires Certificat annuel d’exploitation Exercice en cours Ventes de Coupe Agrément à la profession d’exploitant forestier Certificat de Vente de Coupe Exercice en cours Autorisations d’Enlèvement du Bois Agrément à la profession d’exploitant forestier Notification ou Certificat de vente aux enchères publiques A préciser au moment de la délivrance de l’autorisation Autorisations de Récupération du Bois Agrément à la profession d’exploitant forestier Notification ou Certificat de vente aux enchères publiques A préciser au moment de la délivrance de l’autorisation Permis d’Exploitation de bois d’œuvre Agrément à la profession d’exploitant forestier Permis d’Exploitation de bois d’œuvre Exercice en cours Plantations forestières - Autorisation personnelle de coupe (Grumes) Autorisation d’abattage (perches et Poteaux) Parcs de rupture - Autorisation d’ouverture d’un parc de rupture Exercice en cours Unités de transformation • Certificat d’enregistrement en qualité de transformateur du bois • Certificat d’enregistrement en qualité de transformateur artisanal de rebuts de sciage Sans limite Sites Communaux de vente de bois - Sites privés de vente de bois - Entrepôts de bois - - Comptoirs /Stands dans un dépôt de bois - MINFOF pour les ventes aux enchères de bois saisis. - 7 2.2 Acheteurs Les acheteurs s’approvisionnent sur le MIB. Ce sont aussi bien les grandes firmes que les particuliers, les intermédiaires et transformateurs. Ceux-ci peuvent rechercher les informations sur la disponibilité de la ressource sur la plateforme virtuelle et mener des transactions avec les vendeurs Les acheteurs peuvent par la même voie exprimer au MIB leurs besoins. 2.3 Organes du MIB Le MIB, pour servir de cadre de rencontre entre vendeurs et acheteurs s’appuie sur ses trois organes à savoir : • Le Comité de Suivi (CS) qui est l’organe de surveillance, de coordination et de développement du Marché. Il est entre autre chargé de définir les modalités de collecte et de diffusion de l’information. • Le Secrétariat Technique (ST) qui collecte, traite et diffuse les données sur l’offre et la demande nationale des produits bois. Il se charge également de l’information des parties prenantes sur le comportement des essences et des bois sur le marché et s’assure de la légalité des produits du MIB. • Les antennes locales animent les activités de gestion des informations et de transactions relatives au MIB. A cet effet, ils collectent et compilent les données sur l’offre et sur les transactions au sein du MIB et veillent à la légalité des produits déclarés par les vendeurs (détenteurs de la ressource). 8 Chapitre 3. MODE DE FONCTIONNEMENT DU MARCHE INTERIEUR DU BOIS Le bon fonctionnement du MIB passe par la définition des activités des parties prenantes. Nous traitons ici du mode de fonctionnement au niveau des vendeurs, des acheteurs et des organes du MIB. Nous parlons plus précisément du mécanisme d’enregistrement d’un site physique, des activités liées aux transactions entre vendeurs et acheteurs, des documents qui accompagnent les transactions, du suivi, du contrôle et des sanctions. 3.1 Déclaration et enregistrement des sites physiques Le site physique est simplement le lieu où se trouve la ressource ligneuse, objet des transactions. Les vendeurs quel qu’ils soient ont l’obligation avant toute activité au sein du MIB de déclarer leur site physique pour le faire enregistrer. 3.1.1 Déclaration des sites physiques Pour mener les activités dans le cadre du MIB et bénéficier des différents avantages qu’il offre (utilisation de la plate forme et des bordereaux de livraison du MIB entre autres), les opérateurs doivent faire enregistrer individuellement les sites physiques sur lesquels se trouvent leurs produits. L’opérateur d’un site peut déclarer sur le MIB plusieurs types de produits ; par exemple, le gestionnaire d’une forêt communale avec le même code peut déclarer des bois sur pieds, des bois ronds et des débités. Un opérateur qui exerce sur plusieurs sites doit enregistrer individuellement chacun de ces sites. Par exemple, un industriel qui est concessionnaire de deux UFA et d’une scierie doit faire trois enregistrements différents (deux pour les UFA et un pour la scierie) pour pouvoir déclarer les produits de tous ces sites. Il peut librement choisir d’enregistrer uniquement la scierie, mais dans ce cas, il ne pourra pas exposer par exemple les bois sur pieds qui se trouvent dans les UFA. Le modèle de fiche de déclaration des sites physiques est présenté en annexe 2. Ces fiches remplies (en trois exemplaires pour chaque site physique) par les opérateurs sont transmises à l’antenne concernée avec un dossier constitué de : a. Une déclaration sur l’honneur dans laquelle le concerné s’engage à respecter toutes les exigences du MIB et à ne vendre que des produits d’origine légale ; b. L’Agrément ou le certificat d’enregistrement le cas échéant ; c. L’autorisation site physique le cas échéant ; d. La liste des sources probables d’approvisionnement ; e. Le plan de localisation du site ; f. Le numéro de contribuable. Les opérateurs qui souhaitent modifier des informations données lors de la déclaration d’un site physique doivent adresser une lettre qui précise les informations à modifier à l’antenne du MIB 9 et y joindre de nouvelles fiches de déclaration remplies. Le cas échéant, les pièces du dossier justifiant les modifications doivent être jointes. 3.1.2 Enregistrement des sites physiques Le responsable de l’antenne MIB, quand il reçoit les fiches de déclaration des sites physiques, vérifie les informations données par l’opérateur et remplit la partie qui lui est réservée après une visite de site ou sur la base d’une revue documentaire (elle consiste à rechercher dans les documents disponibles au MIB ou au MINFOF (sommiers, fonds de dossiers, …) les informations nécessaires pour l’enregistrement de l’opérateur). Il transmet les fiches de déclaration des sites au Secrétariat Technique dans un délai dix jours à compter de la date de dépôt par l’opérateur. Le Secrétariat Technique après réception de la fiche de déclaration affecte un code et enregistre le site dans le registre des sites physiques du MIB. Un numéro d’ordre qui va de ‘’1’’ à ‘’n’’ sans distinction du type de site ni de la localisation est affecté à chaque site. Les informations portées dans la base de données d’enregistrement des sites physiques sont les suivantes : Code MIB du Site physique (voir format de codification en 3.1.2.1.); Localisation du site (Région, Département, Arrondissement) ; Coordonnées GPS du site : o X ; o Y ; o Zone ; Nom ou raison sociale de l'opérateur ; Siège Social ; Téléphone ; Email ; Fax ; Nom et Prénom de la personne contact ; Types de produits proposés ; Antenne MIB de Rattachement ; Date de l’enregistrement : Certificats valides NB : Les coordonnées GPS pour les titres d’exploitation sont ceux du point central du titre attribué ou de l’assiette de coupe. Il est modifié à la demande tous les ans sur les UFA pour se conformer à l’Assiette Annuelle de Coupe attribuée. Le Secrétariat Technique inscrit sur la fiche de déclaration le code du site physique, conserve une fiche et transmet les deux autres à l’antenne L’antenne conserve une copie de la fiche de déclaration et transmet la dernière au prestataire en même temps qu’il place l’étiquette de façon visible sur le site physique. 3.1.2.1 Codification des antennes et des sites physiques Les antennes et les sites physiques sont codifiés pour permettre un meilleur suivi des activités. La codification des antennes est formée de ‘’MIB’’ suivie d’un numéro qui correspond à la localité suivant la codification du SEGIF. Ainsi, L’antenne du littoral est nommée MIB07. Si elle est 10 située dans le département du Wouri, elle sera nommée MIB0704. Et si elle est confinée à l’arrondissement de Douala V, sera nommée MIB070405. La codification des sites physiques est faite par le Secrétariat Technique au moment de l’enregistrement de ceux-ci et est fonction du type de site et de sa localisation. Les codes sont affectés de la façon suivante : I. Sites liés à l’exploitation forestière o Titres d’exploitation (Concessions forestières ; Forêts Communales ; Forêts Communautaires ; Ventes de Coupe ; Autorisations d’Enlèvement du Bois ; Autorisations de Récupération du Bois ; Permis d’Exploitation de Bois d’œuvre ; Plantations forestières, autres petits titres) : Les titres valides sont enregistrés dans la base des données du MIB avec la codification donnée lors de l’attribution dudit titre, précédée du code de l’antenne MIB de rattachement et suivie du marteau de l’attributaire (ou de ses initiales quand ce n’est pas une forêt communale) du titre et du numéro d’ordre (Exemple : MIB07/UFA/11-025/CGIS/0001, MIB10/VC/07-09-787/CGIS/0009, MIB10/FC/YOKADOUMA /0019 ou MIB10/FC/1001138/GIC-CGIS/0011).; o Parcs de Rupture: La codification est la suivante : code l’antenne MIB de rattachement /PR /Initiales du propriétaire/ localisation (Département) /numéro d’ordre (Exemple : MIB07/PR/CGIS/WOURI/0007). II. Sites liés à la transformation du bois o Unités de transformation: La codification est la suivante : l’antenne MIB de rattachement / UT/ numéro d’ordre de la DPT / Initiales du propriétaire/ localisation (Département) / numéro d’ordre (Exemple : MIB10/UT/0721/CGIS/WOURI/0035). III. Sites liés à l’activité de vente du bois o Dépôts : La codification est faite pour les comptoirs qui se trouvent dans le dépôt, et non pour le dépôt lui même. Elle est la suivante : code l’antenne MIB de rattachement /DEP / Initiales du propriétaire/ localisation (Département) /numéro d’ordre (Exemple : MIB07/DEP/CGIS/WOURI/0007). o Entrepôts, magasins et autres lieux de stockage : La codification est la suivante : code l’antenne MIB de rattachement /ENT / Initiales du propriétaire/ localisation (Département) /numéro d’ordre (Exemple : MIB07/ENT/CGIS/WOURI/0007) ; o MINFOF et structures déconcentrées : code l’antenne MIB de rattachement /MINFOF /Code de la structure déconcentrée du MINFOF/ numéro d’ordre (Exemple : MIB07/MINFOF/DRFOF-CE/0007, MIB07/ MINFOF/ DRFOF-EST / DDFOF-HN/ 0007 ou MIB07/ MINFOF/ DRFOF-EST / DDFOF-HN/ PF-Lomié/ 0007). 3.2 Activités liées aux transactions entre vendeurs et acheteurs Les vendeurs doivent pour chaque type de produits, mener des activités spécifiques lors de l’approvisionnement de leur site physique, du conditionnement des produits à mettre sur le MIB (physique ou virtuel), de la vente ou du déstockage. 11 Les opérateurs qui souhaitent s’approvisionner sur le MIB peuvent directement consulter la base des données publiée par le MIB, ou transmettre des commandes sous forme de requêtes au MIB. Ces requêtes sont des tableaux qui donnent des informations précises sur la demande. Elles doivent contenir les informations permettant de contacter le requérant (Nom ou raison sociale, boîte postale, téléphone, fax, Email…). Elles sont envoyées à l’antenne locale du MIB. Elles peuvent être déposées auprès de l’administration locale en charge des forêts qui les achemine à l’antenne du MIB Ces activités sont présentées ici pour chaque type de produit. 3.2.1 Bois d’œuvre sur pied 3.2.1.1 Approvisionnement du MIB Les bois d’œuvre sur pied devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des titres d’exploitation en cours de validité (Assiettes Annuelles de Coupe dans les UFA, Ventes de Coupe, Autorisation de Récupération du Bois, Forêts Communales, Forêts Communautaires, Permis d’Exploitation du Bois d’œuvre) ou des ventes aux enchères. Le détenteur de la ressource au moment de la déclaration du site fournit à l’antenne MIB une copie ou la référence de son autorisation d’exercer (Agrément à l’exploitation forestière) et l’autorisation d’exploitation mentionnée dans le tableau 1. 3.2.1.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est constitué de l’ensemble d’arbres non abattus d’essences différentes ou identiques, qui font l’objet d’une autorisation d’exploitation sous forme de Bois d’œuvre en forêt et choisis par l’opérateur pour être portés sur la plate forme du MIB. Chaque fois que des informations sur un groupe d’arbres sont envoyées pour être mises sur le MIB, ce groupe d’arbres constitue un lot. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme doivent constituer des lots. Le détenteur de la ressource choisi les essences à mettre sur le MIB pendant une période donnée ne pouvant aller au delà de la période de validité du titre concerné. Il les inscrit sur la ‘’Fiche de constitution des lots (Arbre sur Pied)’’ en précisant le nombre de pieds et le volume estimé. Un numéro d’ordre est affecté à chaque lot par le détenteur de la ressource de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (ASP) /Code Site où se situe la ressource. Les fiches de constitution des lots sont ensuite transmises à l’antenne du MIB ou à une Délégation du ministère en charge des forêts qui les achemine le plus tôt possible vers l’antenne MIB concernée. Le modèle de fiche de constitution des lots (Arbre sur pieds) se trouve en annexe 3. 3.2.1.3 Vente des produits issus du site physique enregistré Lorsque les arbres constitués en lot ont trouvé preneur, les informations sur ceux-ci sont portées sur une fiche de vente des bois d’œuvre sur pieds (Annexe 3). Elle porte pour chaque essence, le nombre de pieds exploités et le volume total des grumes vendues et est transmise à l’antenne du MIB ou à une Délégation du ministère en charge des forêts au plus tard une semaine après la transaction. Le vendeur doit joindre à la fiche de vente une copie des lettres de voiture ayant servie au transport du bois vendu. 12 3.2.1.4 Déstockage des produits sur le site physique L’opération de déstockage des arbres sur pieds consiste à retirer du MIB les informations sur les arbres qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (changement de zone d’exploitation, mauvaise qualité, haute valeur de conservation,…). L’opérateur remplit la fiche de déstockage (Annexe 3) et porte sur la colonne observation le motif de déstockage. Les fiches de déstockage sont transmises à l’antenne du MIB ou à une délégation du ministère en charge des forêts au plus tard une semaine après l’opération. 3.2.1.5 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité du bois d’œuvre sur pieds doivent contenir les informations suivantes : Code Essence; Essences; Qualité (La qualité A, B, C ou D est donnée suivant la classification des inventaires) ; Nombre ; Volume ; Localité ; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.2.2 Poteaux et perches sur pieds 3.2.2.1 Approvisionnement du MIB Les poteaux et perches sur pied devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des titres d’exploitation des produits spéciaux en cours de validité, des plantations forestières ayant une autorisation d’exploiter et des ventes aux enchères. Le détenteur de la ressource au moment de la déclaration du site fournit à l’antenne MIB une copie de son autorisation d’exercer (Agrément à l’exploitation forestière) et l’autorisation d’exploitation mentionnée dans le tableau 1. 3.2.2.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est constitué de tous les poteaux ou de toutes les perches sur pied, qui font l’objet d’une autorisation d’exploitation, disponibles sur un site physique et choisis par l’opérateur pour être portés sur la plate forme du MIB. Chaque fois que des informations sur un groupe de poteaux et /ou de perches sur pied (non abattus) sont envoyées pour être mises sur le MIB, ce groupe d’arbre constitue un lot. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme doivent constituer des lots. Le détenteur de la ressource choisit les essences à mettre sur le MIB pendant une période donnée ne pouvant aller au delà de la période de validité du titre concerné. Il les inscrit sur la ‘’Fiche de constitution des lots (poteaux et perches sur Pied)’’ en précisant pour chaque essence et chaque type de produit (poteau ou perche) le nombre de pieds. 13 Les numéros sont affectés aux lots par Le détenteur de la ressource de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (PPSP) /Code Site où se situe la ressource. Les fiches de constitution des lots sont ensuite transmises à l’antenne du MIB ou à une Délégation du ministère en charge des forêts qui les achemine le plus tôt possible vers l’antenne MIB concernée. Le modèle de fiche de constitution des lots (poteaux et perches sur pieds) se trouve en annexe 3. 3.2.2.3 Vente des produits issus du site physique enregistré Lorsque les poteaux et perches constitué en lot ont trouvé preneur, les informations sur ceux-ci sont portées sur une fiche de vente des poteaux ou des perches sur pieds (Annexe 3). Il y est mentionné pour chaque essence, le nombre de pieds exploités. Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une délégation du ministère en charge des forêts au plus tard une semaine après la transaction. L’opérateur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture ayant servie au transport du bois vendu. 3.2.2.4 Déstockage des produits issu du site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les arbres qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (changement de zone d’exploitation, mauvaise qualité, haute valeur de conservation…). L’opérateur au moment de déstocker remplit la fiche de déstockage (Annexe 3) porte sur la colonne observation le motif du déstockage. Les fiches de déstockage sont transmises à l’antenne du MIB ou à une Délégation du ministère en charge des forêts au plus tard une semaine après l’opération. 3.2.2.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité des poteaux et perches sur pieds doivent contenir les informations suivantes : Code Essence; Essences; Type (les types de poteaux sont : Grand (DHP>=20 cm), Moyen (10=<DHP<20 cm) et Petit (DHP<10 cm) ; Nombre ; Volume; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.2.3 Bois d’œuvre (Grumes) 3.2.3.1 Approvisionnement du MIB Les grumes devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des titres d’exploitation en cours de validité (Assiettes Annuelles de Coupe dans les UFA, Ventes de Coupe, Autorisation de Récupération du Bois, Forêts Communales, Forêts Communautaires, Permis 14 d’Exploitation du Bois d’œuvre), ou des parcs de rupture des ventes aux enchères. Elles peuvent également provenir de l’importation. Ces grumes au moment de leur déclaration au MIB doivent se trouver sur un parc forêt (Titre d’exploitation) ou sur un parc de rupture. Les grumes se trouvant sur un parc-forêt doivent être inscrites sur DF10. Celles qui entrent sur un parc de rupture doivent être accompagnées d’une lettre de voiture paraphée. Les responsables des parcs de rupture doivent lors de chaque approvisionnement vérifier la conformité de la ressource avec les données portées sur la lettre de voiture. Les spécifications des produits reçus sont portées dans un registre des entrées et les copies des Lettres de voiture selon le cas sont soigneusement conservées pour cinq ans. Ces responsables doivent pouvoir à tout moment faire le lien entre les produits disponibles sur leur site et la source d’approvisionnement. Sur les parcs-forêts des titres d’exploitation, ces données sont enregistrées juste après le façonnage. Le registre d’entrées des grumes doit porter les informations suivantes : o Date o Nom de l’exploitant ou raison sociale o Titre de provenance o Numéro de la lettre de voiture o Code Essence o Essences o N° de la grume (N° DF10/ligne/extensions) o Longueur o Diamètre gros bout o Diamètre petit bout o Diamètre moyen o Volume Les opérateurs peuvent se passer des registres des entrées si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB 3.2.3.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble des grumes (toutes essences confondues), disponibles sur un site physique et désigné comme tel par l’opérateur (propriétaire de ce bois) pour être enregistré sur la plate forme du MIB à un moment donné. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme doivent constituer des lots. Les lots sont constitués des grumes prêtes pour l’évacuation. Les spécifications des produits doivent être précises. Le vendeur inscrit les essences billes par billes sur les ‘’Fiches de constitution des lots (Grumes)’’ et mentionne les diamètres gros et petit bout, la longueur et le volume. Chaque bille est identifiable par le numéro unique, issu du numéro DF10, qui est porté sur la lettre de voiture. Lorsque ces billes sont divisées, les nouveaux numéros sont constitués du numéro de la bille principale ajouté d’une extension (1-2-3 ou 1a-1b-1c …). 15 Les numéros des lots sont affectés par le vendeur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (GRU) /Code Site où se situe la ressource. Ces numéros sont portés sur la colonne observation des registres des sorties. Les spécifications de chaque lot de produits sont remplies sur les fiches de constitution des lots et transmises à l’antenne du MIB concernée ou à une délégation du ministère en charge des forêts pour acheminement à l’antenne. Le modèle de fiche de constitution des lots (grumes) se trouve en annexe 4. 3.2.3.3 Vente des produits issu du site physique Toutes les grumes vendues sont enregistrées dans les registres de sorties des bois qui portent les informations suivantes : o Date o Nom de l’exploitant ou raison sociale o Destination o Numéro de la lettre de voiture o Code Essence o Essences o N° de la grume (N° DF10/ligne/extensions) o Longueur o Diamètre gros bout o Diamètre petit bout o Diamètre moyen o Volume o Numéro du lot Les opérateurs peuvent se passer des registres de sorties si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB. Les grumes vendues sont accompagnées lors de leur transport par des lettres de voitures de l’opérateur. Lorsque la vente ne concerne qu’une partie de la bille inscrite sur la fiche de constitution du lot, le même numéro suivi d’une extension est porté sur la lettre de voiture avec les dimensions de la bille vendue. Lorsque les grumes constituées en lot ont trouvé preneur, les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante (annexe 4). Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après la transaction. Le vendeur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture utilisées. 3.2.3.4 Déstockage des produits sur le site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les grumes qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (avariés, reprise dans une unité de transformation, vente sur un circuit autre que le MIB…). 16 Les spécifications des grumes ou parties de grumes déstockées sont portées sur une fiche de déstockage (annexe 4). L’opérateur porte dans la colonne observation le motif de déstockage. Ces fiches sont transmises à l’antenne MIB concernées ou à une délégation du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après l’opération (comme pour les fiches de vente). 3.2.3.5 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité en grumes doivent contenir les informations suivantes : Code Essence; Essences; Volume; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.2.4 Poteaux et perches abattus 3.2.4.1 Approvisionnement du MIB Les poteaux et perches devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des plantations forestières ou des ventes aux enchères. Ils peuvent également provenir d’autres sites physiques. L’opérateur doit détenir avant leur exploitation une autorisation d’abattage délivrée par l’administration en charge des forêts. Ces poteaux et perches au moment de leur déclaration au MIB doivent se trouver sur un parc au niveau de la plantation et dans un entrepôt enregistré au MIB. Toute ressource qui entre sur un site physique doit être accompagnée d’un certificat d’origine ou d’un bordereau de livraison. Les responsables des sites physiques doivent lors de chaque approvisionnement vérifier la conformité de la ressource avec les données portées sur le certificat d’origine ou sur le bordereau de livraison. Les spécifications des produits reçus sont portées dans un registre des entrées. Ces responsables doivent pouvoir à tout moment faire le lien entre les produits disponibles sur leur site et la source d’approvisionnement. Au niveau des plantations, le registre est rempli après abattage et façonnage. Le registre des entrées doit porter les informations suivantes : o Date o Localités (Commune) o Nom du propriétaire de la plantation o Références du certificat d’origine ou du bordereau de livraison (le cas échéant) o Nature des produits (poteau ou perche) o Types (pour les poteaux = grands (DHP>20cm) ; moyen (10cm<DHP<20cm) ou petit (DHP<10cm) o Code Essence 17 o Essences o Nombre Les opérateurs peuvent se passer des registres des entrées si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB. 3.2.4.2 Constitution des lots par le vendeur La constitution des lots se fait comme dans le cas des grumes. Les spécifications de chaque lot de produits sont remplies sur les fiches de constitution des lots et transmises à l’antenne du MIB concernée ou à une Délégation du ministère en charge des forêts pour acheminement à l’antenne. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme ou délivrer les Bordereaux de livraison doivent constituer des lots. Le modèle de fiche de constitution des lots (perches et poteaux) se trouve en annexe 5. Les numéros sont affectés aux lots par l’opérateur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (PP)/Code Site. Ces numéros sont portés sur la colonne observation des registres des sorties. 3.2.4.3 Vente des produits issu du site physique Lorsque les produits constitués en lot ont trouvé preneur, les informations sur ceux-ci sont portées sur une fiche de vente des poteaux et perches (Annexe 5). Elle porte pour chaque essence, le nombre de pieds exploités et est transmise à l’antenne du MIB ou à une Délégation du ministère en charge des forêts au plus tard une semaine après la transaction (ceci permettra de mettre à jour la base de données). Les acteurs qui possèdent les autorisations d’exploiter vendent leurs produits avec les lettres de voiture. Cependant, les commerçants quant-à eux pourront délivrer les bordereaux de livraison lors de la vente de leurs produits issus d’une origine légale vérifiable. Les commerçants (ne possèdent pas de lettre de voiture) transmettent directement une copie du Bordereau de livraison dans les même délais. Le vendeur doit joindre à cette transmission une copie de la lettre de voiture ou un bordereau de livraison utilisé pour le transport du bois après la vente. Ces ventes sont enregistrées dans les registres de sorties des bois qui portent les informations suivantes : o Date o Localités (Commune) o Destinataire o Références du certificat d’origine ou du bordereau de livraison o Nature des produits (poteau ou perche) 18 o Types (pour les poteaux = grands (DHP>20cm) ; moyen (10cm<DHP<20cm) ou petit (DHP<10cm) o Code Essence o Essences o Nombre o Numéro du lot Les vendeurs peuvent se passer des registres de sorties si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB. Le modèle de bordereau de livraison est présenté en annexe 6. 3.2.4.4 Déstockage des produits sur le site physique Le déstockage consiste à retirer du MIB les poteaux et perches qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles. Le vendeur porte dans la colonne observation de la fiche de déstockage (annexe 5) le motif de déstockage. Ces fiches sont acheminées suivant les mêmes conditions que les fiches de vente 3.2.4.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité des poteaux et perches abattus doivent contenir les informations suivantes : Code Essence; Essences; Type (les types de poteaux sont : Grand (DHP>20 cm), Moyen (10>DHP> 20 cm) et Petit (DHP<10 cm)) Nombre; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.2.5 Débités (Sciages) 3.2.5.1 Approvisionnement du MIB Les sciages devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des titres d’exploitation en cours de validité (Forêts Communautaires, des ventes aux enchères, des unités de transformation enregistrées au MINFOF, des entrepôts et dépôts de bois). Les responsables des sites physiques doivent lors de chaque approvisionnement vérifier la conformité de la ressource avec les données portées sur la lettre de voiture ou le bordereau de livraison. Les spécifications des produits reçus sont portées dans un registre des entrées et les copies des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison selon le cas sont soigneusement conservées pendant cinq ans. Ces responsables doivent pouvoir à tout moment faire le lien entre les produits disponibles sur leur site et la source d’approvisionnement. 19 Au niveau des Unités de transformation, le registre des entrées est rempli à la fin du processus de transformation, après formation des colis et comporte les informations suivantes : o Date o Nom du fournisseur ou raison sociale (Celui de l’opérateur dans le cas de l’unité de transformation) o N° d’enregistrement MINFOF o Numéro de la lettre de voiture ou références du bordereau de livraison (pour les produits qui n’ont pas été transformé sur place) o N° de colis (recopier sur le bordereau de livraison ou donné par l’opérateur). o Type de séchage o Nature des produits o Code Essence o Essences o Epaisseur o Largeur o Longueur o Nombre de pièces o Cubage o Qualité Les opérateurs peuvent se passer des registres des entrées si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB. 3.2.5.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble des colis (ensemble de pièces de bois de même essence se trouvant dans un paquet) et désigné comme tel par l’opérateur (propriétaire de ce bois) pour être enregistré sur la plate forme du MIB. Sur les sites de transformation, les lots sont constitués à la fin du processus de transformation. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme ou délivrer les Bordereaux de livraison doivent constituer des lots. Les spécifications de chaque lot de produits sont consignées sur les fiches de constitution des lots en annexe 7 et transmises à l’antenne du MIB ou à une Délégation du ministère en charge des forêts (pour transmission à l’antenne). Les numéros sont affectés aux lots par le vendeur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (DEB) /Code Site. Ces numéros sont portés sur la colonne observation des registres des sorties. 3.2.5.3 Vente des produits issu du site physique Les acteurs qui possèdent les autorisations de transformer le bois vendent leurs produits avec les lettres de voiture. Cependant, les commerçants quant-à eux pourront délivrer les bordereaux de livraison lors de la vente de leurs produits issus d’une origine légale vérifiable Cas des UTB 20 Lorsque les débités constituées en lot ont trouvé preneur, les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante (Annexe 7). Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après la transaction. Le vendeur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture utilisées. Cas des vendeurs des dépôts Les débités vendus ici sont accompagnés lors de leur transport par l’opérateur des bordereaux de livraison (annexe 8). Une fois le BL délivré, une copie de celui-ci doit être transmise à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après la transaction. Lorsqu’un colis n’est pas vendu entièrement, le numéro de colis reste le même, mais le nombre de pièces est différent. Ainsi, le même numéro de colis peut se retrouver sur plusieurs lettres de voitures ou bordereau de livraison. Les ventes sont enregistrées dans les registres de sorties des bois qui portent les informations suivantes : o Date o Destination o Numéro de la lettre de voiture ou références du bordereau de livraison o N° de colis o Type de séchage o Nature des produits o Code Essence o Essences o Epaisseur o Largeur o Longueur o Nombre de pièces o Cubage o Qualité o Numéro du lot Les opérateurs peuvent se passer des registres de sorties si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB. 3.2.5.4 Déstockage des produits sur le site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les débités qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (Avaries, vols…). Le vendeur porte sur les fiches de déstockage (annexe 7) les spécifications des produits à retirer de la plate forme du MIB et mentionne le motif de déstockage en observation. Ces fiches sont acheminées dans les mêmes conditions que les fiches de vente. 21 3.2.5.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité des débités doivent contenir les informations suivantes : Essence; Code Essence.; Epaisseur; Largeur; Longueur; Nombre de pièces; Cubage; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.2.6 Tranchage et déroulage 3.2.6.1 Approvisionnement du site physique Les produits devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des ventes aux enchères, des unités de transformation enregistrées au MINFOF, des entrepôts et dépôts de bois enregistrés au MIB. Les responsables des sites physiques (usine de tranchage ou de déroulage) doivent lors de chaque approvisionnement vérifier la conformité de la ressource avec les données portées sur la lettre de voiture ou le bordereau de livraison. Les spécifications des produits reçus ou fabriqués sont portées dans un registre des entrées et les copies des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison selon le cas sont soigneusement conservées pour cinq ans. Ces responsables doivent pouvoir à tout moment faire le lien entre les produits disponibles sur leur site et la source d’approvisionnement. Pour ces unités de transformation, le registre des entrées est rempli à la fin du processus de transformation, après formation des colis. Le registre des entrées doit porter les informations suivantes : o Date o Nom du fournisseur ou raison sociale (Celui de l’opérateur dans le cas de l’unité de transformation) o N° d’enregistrement MINFOF o Numéro de la lettre de voiture ou références du bordereau de livraison (pour les produits qui n’ont pas été transformé sur place) o N° de colis (recopié sur le bordereau de livraison ou donné par l’opérateur). o Nature des produits o Code Essence o Essences o Epaisseur o Largeur o Longueur o Nombre de pièces 22 o Cubage o Numéro du lot (A remplir plus tard) Les opérateurs peuvent se passer des registres des entrées si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB. 3.2.6.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble des colis (ensemble de pièces de même spécification reliées) disponibles sur un site physique et choisis par le vendeur pour être portés sur la plate forme du MIB. Sur ces sites de transformation, les lots sont constitués à la fin du processus de transformation. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme ou délivrer les Bordereaux de livraison doivent constituer des lots. Au niveau des dépôts de bois et entrepôts, l’opérateur est libre de reconstituer (former un nouveau colis à partir de différent colis réceptionné sur sont site) les colis avant leur enregistrement ou de donner simplement un numéro unique au colis reçu. Les produits reçus par chaque vendeur sont soit directement regroupés par lots, soit transformés avant d’être regroupés en lots. Les spécifications de chaque lot de produits sont remplies sur les fiches de constitution des lots et transmises à l’antenne du MIB ou à une Délégation pour acheminement à l’antenne. Le modèle de fiche de constitution des lots (déroulage et tranchage) se trouve en annexe 7. Les numéros des lots sont affectés aux lots par le vendeur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (TRA) /Code du Site où est situé la ressource. Ces numéros sont portés sur la colonne observation des registres des entrées et sorties. 3.2.6.3 Vente des produits sur le site physique Les Produits vendus sont accompagnés lors de leur transport par des lettres de voiture de l’opérateur ou des bordereaux de livraison. Les acteurs qui possèdent les autorisations d’exploiter vendent leurs produits avec les lettres de voiture. Cependant, les commerçants quant-à eux pourront délivrer les bordereaux de livraison lors de la vente de leurs produits issus d’une origine légale vérifiable Ils sont enregistrés dans les registres de sorties des bois qui portent les informations suivantes : o Date o Destination o Numéro de la lettre de voiture o N° de colis o Nature des produits o Code Essence o Essences o Epaisseur o Largeur 23 o Longueur o Nombre de pièces o Cubage o Numéro du lot Les opérateurs peuvent se passer des registres de sorties si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB. Le modèle des bordereaux de livraison est présenté en annexe 8. Lorsque colis constituées en lot ont trouvé preneur, les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante (annexe 7). Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après la transaction. Le vendeur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison utilisés. Les commerçants (ne possèdent pas de lettre de voiture) transmettent directement une copie du Bordereau de livraison dans les même délais. Lorsqu’un colis n’est pas vendu entièrement, le numéro de colis reste le même, mais le nombre de pièces est différent. Ainsi, le même numéro de colis peut se retrouver sur plusieurs lettres de voiture ou bordereaux de livraison. 3.2.6.4 Déstockage des produits sur le site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les colis de tranchage ou de déroulage qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (avaries, vols…). Les fiches de déstockage (annexe 7) sont remplies et le motif du déstockage est précisé en observation. Ces fiches sont acheminées dans les mêmes conditions que les fiches de vente. 3.2.6.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité des produits de tranchages et déroulages doivent contenir les informations suivantes : Essence; Code Essence.; Epaisseur; Largeur; Longueur; Nombre de pièces; Cubage; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 24 3.2.7 Bois d’énergie 3.2.7.1 Approvisionnement du site physique Les ressources devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des titres d’exploitation en cours de validité (Assiettes Annuelles de Coupe dans les UFA, Ventes de Coupe, Autorisation de Récupération du Bois, Forêts Communales, Forêts Communautaires, Permis d’Exploitation du Bois d’œuvre), des ventes aux enchères et des unités de transformation reconnues par le MINFOF. Elles peuvent également provenir d’autres sites physiques. Les produits sont rangés de façon à être quantifié en stères. Le stère est la quantité de bois d’énergie qui permet de former un cube d’un mètre de côté. Les vendeurs doivent lors de chaque approvisionnement vérifier la conformité de la ressource avec les données portées sur la lettre de voiture ou les bordereaux de livraison. Les spécifications des produits reçus sont portées dans un registre des entrées et les copies des Lettres de voiture selon le cas sont soigneusement conservées pour cinq ans. Ces responsables doivent pouvoir à tout moment faire le lien entre les produits disponibles sur leur site et la source d’approvisionnement. Le registre d’entrées des bois énergie doit porter les informations suivantes : o Date o Nom de l’exploitant ou raison sociale o Titre de provenance o Numéro de la lettre de voiture ou du BL o Nature (courçons, débité, Placages, mélange) o Qualité (Bois rouge; Bois blanc; Mélange) o Nombre de stère o Observation Les opérateurs peuvent se passer des registres des entrées si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB 3.2.7.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble des stères (bois énergie rangé par qualité (bois rouge, bois blanc ou mélange) et par nature (culé, courçon, débité) disponibles sur un site physique et choisies par le vendeur pour être portées sur le MIB. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme ou délivrer les Bordereaux de livraison doivent constituer des lots. Le nombre de stères des bois énergie de la même qualité et de la même nature est rempli sur les fiches de constitution des lots (annexe 9) et transmises à l’antenne du MIB concernée ou à une Délégation du ministère en charge des forêts pour acheminement à l’antenne. Les numéros sont affectés aux lots par l’opérateur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (BE)/Code Site où se trouve la ressource. 25 3.2.7.3 Vente des produits issu du site physique Les produits vendus sont transportés à l’aide des lettres de voitures de l’opérateur ou des bordereaux de livraison. Les acteurs qui possèdent les autorisations d’exploiter vendent leurs produits avec les lettres de voiture. Cependant, les commerçants quant-à eux pourront délivrer les bordereaux de livraison lors de la vente de leurs produits issus d’une origine légale vérifiable. Le modèle des bordereaux de livraison est présenté en annexe 10. Lorsque les produits constituées en lot ont trouvé preneur, les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante (annexe 9). Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après la transaction. L’opérateur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison utilisés. Les commerçants (ne possèdent pas de lettre de voiture) transmettent directement une copie du Bordereau de livraison dans les même délais. 3.2.7.4 Déstockage des produits issu du site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les stères de bois énergie qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (vols, dépréciations, dons,...) Les fiches de déstockages (annexe 9) sont remplies et le motif du déstockage est précisé en observation. Ces fiches sont transmises dans les mêmes conditions que les fiches de constitution de vente 3.2.7.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité du bois énergie doivent contenir les informations suivantes : • Nature (courçons, débité, Placages, mélange) • Qualité (Bois rouge; Bois blanc; Mélange) ; • Nombre de stères; • Localité; • Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). • Les qualités sont :; • Localité ; • Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.2.8 Rebuts de scierie et d’exploitation 3.2.8.1 Approvisionnement du site physique Les ressources devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des titres d’exploitation en cours de validité (Assiettes Annuelles de Coupe dans les UFA, Ventes de Coupe, Autorisation de Récupération du Bois, Forêt Communales, Forêts Communautaires, Permis d’Exploitation du Bois d’œuvre), des ventes aux enchères, des entrepôts, des dépôts et des unités de transformation reconnues par le MINFOF. Elles peuvent également provenir d’autres sites physiques. 26 Les produits sont rangés de façon à être quantifié en stères. Le stère est la quantité de bois d’énergie qui permet de former un cube d’un mètre de côté. Les vendeurs doivent lors de chaque approvisionnement doit vérifier la conformité de la ressource avec les données portées sur la lettre de voiture ou les bordereaux de livraison. Les spécifications des produits reçus sont portées dans un registre des entrées et les copies des Lettres de voiture ou bordereau de livraison selon le cas sont soigneusement conservées pour cinq ans. Ces responsables doivent pouvoir à tout moment faire le lien entre les produits disponibles sur leur site et la source d’approvisionnement. Le registre d’entrées des rebuts doit porter les informations suivantes : o Date o Nom de l’exploitant ou raison sociale o Titre de provenance o Numéro de la lettre de voiture ou du BL o Nature (courçons, débité, Placages, mélange) o Qualité (Bois rouge; Bois blanc; Mélange) o Nombre de stère o Observation Les opérateurs peuvent se passer des registres des entrées si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB 3.2.8.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble de stères des rebuts de scierie ou d’exploitation rangées par qualité (bois rouge, bois blanc ou mélange) et en nature (grume déclassée, culée, courçon, débité,…) disponibles sur un site physique et choisies par le vendeur pour être portées sur le MIB. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme ou délivrer les Bordereaux de livraison doivent constituer des lots. Le nombre de stères des rebuts de scierie ou d’exploitation de la même qualité et de la même nature est rempli sur les fiches de constitution des lots (annexe 9) et transmises à l’antenne du MIB concernée ou à une Délégation du ministère en charge des forêts pour acheminement à l’antenne. Les numéros sont affectés aux lots par le vendeur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (BE)/Code Site. 3.2.8.3 Vente des produits issu du site physique Les produits vendus sont transportés à l’aide des lettres de voiture de l’opérateur ou des bordereaux de livraison. Les acteurs qui possèdent les autorisations d’exploiter vendent leurs produits avec les lettres de voiture. Cependant, les commerçants quant-à eux pourront délivrer les bordereaux de livraison lors de la vente de leurs produits issus d’une origine légale vérifiable. Le modèle des bordereaux de livraison est présenté en annexe 10. 27 Lorsque les produits constituées en lot ont trouvé preneur, les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante (annexe 9). Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après la transaction. Le vendeur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison utilisés. Les commerçants (ne possèdent pas de lettre de voiture) transmettent directement une copie du Bordereau de livraison dans les même délais. 3.2.8.4 Déstockage des produits issus du site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les stères de rebuts de scierie et d’exploitation qui ont été déclarées sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (utilisées à d’autres fins...) Les fiches de déstockages (annexe 9) sont remplies et le motif du déstockage est précisé en observation. Ces fiches sont transmises dans les mêmes conditions que les fiches de vente. 3.2.8.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité des rebuts doivent contenir les informations suivantes : Nature (courçons, débité, Placages, mélange) ; Qualité (Bois rouge; Bois blanc; Mélange); Nombre de stères; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.2.9 Sciures et copeaux 3.2.9.1 Approvisionnement du site physique Les sciures et copeaux devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des entrepôts, des dépôts et des unités de transformation reconnus par le MINFOF. Ils sont conditionnés en sacs dont les dimensions (largeur et hauteur à vide) doivent être précisées pour permettre une conversion en volume. 3.2.9.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble des sacs disponibles sur un site physique et choisis par l’opérateur pour être portés sur le MIB. Les spécifications de chaque lot de produits sont remplies sur les fiches de constitution des lots et transmises à l’antenne du MIB concernée ou à une Délégation du ministère en charge des forêts. Le modèle de fiche de constitution des lots (sciure et copeaux) se trouve en annexe 11. 28 Les numéros sont affectés aux lots par l’opérateur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (SC) /Code Site. Ces numéros sont portés sur la colonne observation des registres des entrées (pour les produits qui ne subissent pas de transformation) et sorties (pour tous les produits). 3.2.9.3 Vente des produits sur le site physique Les produits vendus sont transportés à l’aide des lettres de voiture de l’opérateur ou des bordereaux de livraison signés par le responsable d’antenne, le Délégué Départemental ou le Délégué Régional du Ministère en charge des forêts en fonction de la position géographique du site physique d’embarquement. Le modèle des bordereaux de livraison est présenté en annexe 12. Les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante. Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts au plus tard une semaine après la transaction. L’opérateur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison utilisés. 3.2.9.4 Déstockage des produits sur le site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les sacs de sciures et copeaux qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (vols...). Les fiches de déstockages (annexe 11) sont remplies et le motif de déstockage est précisé en observation. Ces fiches sont transmises dans les mêmes conditions que les fiches de constitution des lots. 3.2.9.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité en sciures doivent contenir les informations suivantes : Type de conditionnement (dimensions des sacs); Nature; Nombre de sacs ; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). La nature de produit est sciures ou copeaux 3.2.10 Briquettes de sciure 3.2.10.1 Approvisionnement du site physique Les briquettes de sciure devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des sciures sorties des unités de transformation reconnues par le MINFOF. Les produits sont rangés de façon à être quantifié en stères. Le stère est la quantité de briquettes qui permet de former un cube d’un mètre de côté. 3.2.10.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble de stères des briquettes rangées par qualité (bois rouge, bois blanc ou mélange) et par nature (taille et forme) disponibles sur un site physique et choisies par l’opérateur pour être portées sur le MIB. 29 Le nombre de stères des briquettes de la même qualité et de la même nature est rempli sur les fiches de constitution (annexe 9) des lots et transmises à l’antenne du MIB concernée ou à une Délégation du ministère en charge des forêts. Les numéros sont affectés aux lots par l’opérateur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (BB) /Code Site. 3.2.10.3 Vente des produits sur le site physique Les produits vendus sont transportés à l’aide des lettres de voiture de l’opérateur ou des bordereaux de livraison signés par le responsable d’antenne, le Délégué Départemental ou le Délégué Régional du Ministère en charge des forêts en fonction de la position géographique du site physique d’embarquement. Le modèle des bordereaux de livraison est présenté en annexe 10. Les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante. Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts au plus tard une semaine après la transaction. L’opérateur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison utilisés. 3.2.10.4 Déstockage des produits sur le site physique L’opération de déstockage consiste à retirer du MIB les stères de briquettes qui ont été déclarées sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (vols...) Les fiches de déstockages (annexe 9) sont remplies et le motif du déstockage est précisé en observation. Ces fiches sont transmises dans les mêmes conditions que les fiches de constitution des lots. 3.2.10.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité en briquettes de sciure doivent contenir les informations suivantes : Qualité; Nombre de stères; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). Les qualités sont : Bois rouge; Bois blanc; Mélange ; Localité. 3.2.11 Charbons de bois 3.2.11.1 Approvisionnement du site physique Les charbons de bois devant approvisionner le MIB (physique et virtuel) doivent provenir des produits ou des rebuts sortis des entités reconnues par le MINFOF. Ils peuvent aussi provenir d’un autre site physique. Le conditionnement se fait en sacs dont les dimensions sont précisées pour permettre une conversion en volume ou en masse. Le site physique peut être le lieu de production du charbon ou le comptoir de vente. Les vendeurs doivent lors de chaque approvisionnement vérifier la conformité de la ressource avec les données portées sur la lettre de voiture ou les bordereaux de livraison. Les 30 spécifications des produits reçus sont portées dans un registre des entrées et les copies des Lettres de voiture ou de bordereau selon le cas sont soigneusement conservées pour cinq ans. Ces responsables doivent pouvoir à tout moment faire le lien entre les produits disponibles sur leur site et la source d’approvisionnement. Le registre d’entrées du charbon ou des rebuts servant à la fabrication du charbon doit porter les informations suivantes : o Date o Nom de l’exploitant ou raison sociale o Lieu de provenance charbon ou des rebuts le cas échéant o Numéro de la lettre de voiture ou du bordereau de livraison o Nature (courçons, débité, Placages, mélange) o Qualité (Bois rouge; Bois blanc; Mélange) o Nombre de sacs Les opérateurs peuvent se passer des registres des entrées si les informations qu’on y trouve sont disponibles dans leur base des données et peuvent être exploitées par les responsables du MIB 3.2.11.2 Constitution des lots par le vendeur Le lot est l’ensemble des sacs de charbons de la même qualité (bois blanc, rouge ou mélange) disponibles sur un site physique et choisis par le vendeur pour être portés sur le MIB à un moment donné. Tous les acteurs qui veulent vendre leurs produits à travers la plateforme ou délivrer les Bordereaux de livraison doivent constituer des lots. Le nombre de sacs de charbon de la même qualité est rempli sur les fiches de constitution des lots (annexe 13) et transmises à l’antenne du MIB concernée ou à une Délégation du ministère en charge des forêts pour acheminement à l’antenne. Les numéros sont affectés aux lots par le vendeur de façon chronologique et suivant la codification : Numéro d’ordre/code du type de produit (CB) /Code Site où se trouve la ressource. 3.2.11.3 Vente des produits issu du site physique Les produits vendus sont transportés à l’aide des lettres de voiture de l’opérateur ou des bordereaux de livraison. Les acteurs qui possèdent les autorisations d’exploiter vendent leurs produits avec les lettres de voiture. Cependant, les commerçants quant-à eux pourront délivrer les bordereaux de livraison lors de la vente de leurs produits issus d’une origine légale vérifiable. Le modèle des bordereaux de livraison est présenté en annexe 14. Lorsque les produits constituées en lot ont trouvé preneur, les informations sur les ventes sont portées sur une fiche de vente correspondante (annexe 13). Ces fiches sont transmises à l’antenne du MIB ou à une structure déconcentrée du ministère en charge des forêts (pour acheminement à l’antenne) au plus tard une semaine après la transaction. Le vendeur doit joindre à cette transmission une copie des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison ayant servie au transport du charbon vendu. 31 Les commerçants (ne possèdent pas de lettre de voiture) transmettent directement une copie du Bordereau de livraison dans les même délais. 3.2.11.4 Déstockage des produits sur le site physique L’opération déstockage consiste à retirer du MIB les sacs de charbon qui ont été déclarés sur les fiches de constitution des lots et qui ne sont plus disponibles (vols...) Les fiches de déstockages (annexe 14) sont remplies et le motif du déstockage est précisé en observation. Ces fiches sont transmises dans les mêmes conditions que les fiches de vente. 3.2.11.1 Formulation des requêtes par les acheteurs Les requêtes pour la recherche des informations sur la disponibilité du charbon de bois doivent contenir les informations suivantes : Type de conditionnement (dimensions des sacs); Qualité (Bois rouge, Bois blanc ou Mélange); Nombre de sacs; Observation ; Localité; Disponibilité (colonne à remplir par le MIB). 3.3 Fiches MIB et des bordereaux de livraison Pour faciliter la circulation des informations au sein du MIB, des fiches et bordereaux de livraisons ont été établis. 3.3.1 Fiches MIB Les fiches MIB sont des formulaires (spécifiques pour chaque type de produit) utilisées pour faire publier sur la plate forme du MIB les produits disponibles sur les sites physiques. Elles sont également utilisées pour extraire de la base des données du MIB les produits préalablement enregistrées qui ne sont plus disponibles sur le site physique (vendues ou utilisés par l’opérateur à d’autres fins) ou qui ne sont plus commercialisable (détérioration, changement de site d’exploitation pour les bois sur pieds…). Lorsqu’elles sont utilisées pour signaler les produits vendus, elles sont accompagnées d’une copie (ou d’un feuillet non utilisé du fait que le bois ne va pas au port) des lettres de voiture ou des bordereaux de livraison justifiant de l’origine des produits qui y sont inscrits. Ces fiches permettent de faire un suivi de l’activité. Aussi, tous les acteurs qui voudront exposer leurs produits sur la plateforme ainsi que ceux qui voudront délivrer les bordereaux de livraison seront soumis au remplissage des fiches MIB et des registres entrées et sorties des produits préalablement déclarés tel que mentionné plus haut. Les modèles de Fiches MIB sont fonctions des types de produits. Elles sont présentées en annexe et les opérateurs pourront les télécharger sur le site du MIB ou retirer des copies au niveau 32 des antennes du MIB et des structures déconcentrées du MINFOF (délégations régionales et départementales). 3.3.2 Bordereau de livraison Les bordereaux de livraison (BL) sont des formulaires exclusivement paraphés et cachetés (antenne du MIB de l’Est par exemple) par les Chefs d’Antenne qui permettent à l’acheteur de circuler avec les produits vendus sur des sites MIB qui ne sont pas issus des titres forestiers. Le chef d’antenne du MIB doit avoir un répertoire de tous les acteurs utilisant les BL. Ils ne sont utilisables qu’après paraphe du Chef d’Antenne qui les enregistre avec les informations concernant chaque opérateur (nom et prénoms, contact, volume de bois déclaré, localisation du site physique, nombre de BL délivrés, nombre de BL retournés). Les BL sont délivrés en fonction des produits déclarés dans les fiches de constitution de lot. Le vendeur remplis et signe trois exemplaires du BL dont un est remis à l’acheteur, un autre est conservé par le vendeur et le troisième est transmis au Chef d’Antenne MIB pour la mise à jour des stocks. Le chef d’antenne doit s’assurer que tous les BL paraphés lui ont été retournés par un opérateur avant de lui en délivrer de nouveaux. Cependant, au cas où le volume transporté est de supérieur à 5 m 3 , le BL remplit est contresigné par le Chef d’Antenne MIB ou le Chef de Poste Forestier et de Chasse (en fonction de la proximité de l’un ou de l’autre). Ce dernier devra informer l’antenne de cela et transmettre la copie de BL retenue après la signature. Les opérateurs ne pourront se procurer des bordereaux de livraison qu’auprès des antennes du MIB. 3.4 Suivi et contrôle des sites physiques 3.4.1 Suivi des sites physiques Le MINFOF doit pour la crédibilité du MIB encadrer et suivre les activités sur les sites physiques. Il sera question pour les chefs antennes du MIB de faire des descentes de suivi sur les sites physiques pour sensibiliser les opérateurs et vérifier si les stocks (ensemble des lots) de produits présents sur les sites à un moment précis sont conformes aux informations présentées sur les fiches transmises ainsi que sur les registres d’entrées et de sorties. Ces descentes de suivi se feront de façon programmée (une fois par trimestre) ou inopinées chaque fois que des dénonciations seront faites ou que des incohérences seront décelées dans les données transmises. Les points à observer lors des descentes concernent : Le remplissage des registres entrées et sorties Le remplissage des BL ; Le remplissage des fiches MIB ; La cohérence entre les stocks déclarés, les stocks évacués et les stocks disponibles 33 Observations Le Secrétariat Technique procèdera à un contrôle par échantillonnage des données transmises par les antennes. Une descente semestrielle de suivi se fera dans chaque antenne. Lors de ces descentes, le suivi d’un échantillon d’opérateur se fera de façon conjointe avec l’antenne concernée. 3.4.2 Contrôle des sites physiques Les Titres d’Exploitation et les Unités de transformation enregistrées au MINFOF sont réputés conformes tant qu’ils ne sont pas sous le coup d’une suspension. Les contrôles se limiteront à ceux effectués par les brigades du MINFOF. Au cas où les informations attendues des opérateurs ne sont pas transmises dans les délais ou si elles s’avèrent être erronées (ceci étant confirmé par le MINFOF), le MIB arrête la diffusion de ses informations et/ou l’octroi des bordereaux de livraison. Ce dernier réintègre le système après notification du MINFOF. 34 Chapitre 4. PROCÉDURES DE COLLECTE ET DE REMONTÉE DES INFORMATIONS L’organisation du MIB prévoit un Secrétariat Technique et des antennes locales. Lorsque des transactions s’effectuent sur la ressource enregistrée au MIB, les informations y relatives sont acheminées par les opérateurs vers les antennes locales qui sont chargées de les relayer au Secrétariat Technique. 4.1 Au niveau des opérateurs Au niveau des sites physiques, les opérateurs remplissent les fiches de constitutions des lots, les carnets de chantier (DF10), les carnets entrée usines, les lettres de voiture, les bordereaux de livraison, les fiches de déstockage et les fiches de requêtes (commandes) selon le cas. et transmises à l’antenne du MIB ou à une Délégation Départementale du ministère en charge des forêts suivant les procédures décrites plus haut Ces opérateurs tiennent aussi des registres d’entrée et des registres de sortie des produits déclarés et dont les lots ont été constitués. Pour permettre le respect des délais, la transmission peut se faire par Email (Scanner la lettre et les fiches) ou par fax là où c’est possible, mais le courrier physique doit être par la suite déposé. Certains opérateurs pourront eux-mêmes saisir leurs données qui seront transmises à l’antenne MIB en même temps que les fiches remplies. 4.2 Au niveau du Ministère en charge des forêts Les opérateurs pourront déposer, en fonction de leur proximité des fiches MIB au niveau des délégations régionales ou départementales du MINFOF. Celles-ci sont tenues de transmettre ces documents à l’antenne du MIB concernées au plus tard une semaine après leur dépôt. Afin que, les mises à jour des fichiers soient effectuées. De même, les Chef de poste ayant contresigné le BL devra le transmettre au plus tard une semaine à la transaction. 4.3 Au niveau de l’antenne MIB La saisie et le traitement des données se fait au niveau des antennes de même que la production des rapports mensuels des activités du MIB L’antenne reçoit des opérateurs les fiches de constitutions des lots, les bordereaux de livraison, les fiches de déstockage et les requêtes. Elle reçoit également des fichiers des données saisies par les opérateurs. 4.3.1 Saisie des lots Les fiches MIB (de constitution des lots) du même site physique sont au fur et à mesure de leur réception saisies dans un fichier de compilation et classées. Il est prévu sur les fichiers une colonne pour les ventes, une pour le déstockage et une pour le stock. Cette dernière colonne qui est égale à la quantité des produits constitués diminués des ventes et des déstockages. Les données des colonnes ‘’vente’’ et ‘’déstockage’’ portent une formule qui permet d’y ramener les données cumulées des fichiers (tableaux de saisies) des ventes et des déstockages. 35 Les données à renseigner sur les fichiers de compilation varient suivant le type de produits. Le tableau suivant donne par type de produits les informations à saisir. Tableau 2 : Informations à saisir dans les fichiers de compilation des lots. A rb re s su r P ie d G ru m e s P o te a u x e t P e rc h e s D é b it é s, T ra n ch e s, D é ro u la g e D é b it é s D é ta il la n ts B o is E n e rg ie ; R e b u ts e t B ri q u e tt e s S ci u re s C h a rb o n Nom ou raison sociale : OK OK OK OK OK OK OK OK Titre d'exploitation: OK OK OK Num. Enregistrement UT OK Nom du dépôt OK Titre d'exploitation ou num. UT OK OK OK Code MIB du Site : OK OK OK OK OK OK OK OK N° du lot : OK OK OK OK OK OK OK OK Type de Produit OK OK OK OK OK Code Essence OK OK OK OK OK Essences OK OK OK OK OK Qualité / Type* OK OK N° de la Grume* OK N° de Colis OK OK OK Type de conditionnement OK OK Longueur OK OK OK Diamètre gros bout OK Diamètre petit bout OK Diamètre Moyen OK Epaisseur OK OK Largeur OK OK Nombre de pièces OK OK Nombre OK OK Volume OK OK OK OK Qualité OK OK OK OK Nature OK OK Nombre de colis OK OK Nombre de stère OK Masse OK Type de séchage OK OK Provenance OK Observation OK OK OK OK OK OK OK OK Ventes OK OK OK OK OK OK OK OK Déstockage OK OK OK OK OK OK OK OK Stock OK OK OK OK OK OK OK OK Pour les données saisies par le vendeur, l’antenne procède à la vérification par échantillonnage de 20% des saisies (sur 100 fiches transmises, la saisie de 20 fiches tirées au hasard 36 est vérifiée). Si une erreur est détectée, les saisies sont entièrement vérifiées. Les données validées sont importées dans la base des données du MIB. 4.3.2 Saisie des ventes Les données des fiches de vente ou des bordereaux de livraison sont saisies dans les fichiers ventes. Les cumuls des ventes sont reportés dans le fichier de constitution des lots. Les données à renseigner dans les fichiers de vente varient suivant le type de produits. Le tableau suivant donne par type de produits les informations à saisir. Tableau 3 : Informations à saisir dans les fichiers de vente. A rb re s su r P ie d G ru m e s P o te a u x e t P e rc h e s D é b it é s, T ra n ch e s, D é ro u la g e D é b it é s D é ta il la n ts B o is E n e rg ie ; R e b u ts e t B ri q u e tt e s S ci u re s C h a rb o n Nom ou raison sociale : OK OK OK OK OK OK OK OK Titre d'exploitation: OK Site Physique OK OK OK OK OK OK OK Code MIB du Site : OK OK OK OK OK OK OK OK Immatriculation du camion OK OK OK OK OK OK OK Nom Acheteur OK OK OK OK OK OK OK OK CODE MIB Destination OK OK OK OK OK OK OK N° LV ou Ref BL OK OK OK OK OK OK OK N° du lot : OK OK OK OK OK OK OK Type de Produit OK OK OK OK OK Code Ess. OK OK OK OK OK Essences OK OK OK OK OK Qualité / Type OK OK N° de la Grume OK N° de Colis OK OK OK Type de conditionnement OK OK Longueur OK Diamètre gros bout OK Diamètre petit bout OK Diamètre Moyen OK Epaisseur OK OK Largeur OK OK Longueur OK OK Nombre de pièces OK OK Nombre OK OK Volume OK OK OK OK Qualité OK OK 37 A rb re s su r P ie d G ru m e s P o te a u x e t P e rc h e s D é b it é s, T ra n ch e s, D é ro u la g e D é b it é s D é ta il la n ts B o is E n e rg ie ; R e b u ts e t B ri q u e tt e s S ci u re s C h a rb o n Nature OK OK Nombre de colis OK OK Nombre de stère OK Masse OK Type de séchage Provenance OK Observation OK OK OK OK OK OK OK OK Pour les données saisies par l’opérateur, l’antenne procède à la vérification par échantillonnage de 20% des saisies (sur 100 fiches transmises, la saisie de 20 fiches tirées au hasard est vérifiée). Si une erreur est détectée, les saisies sont entièrement vérifiées. Les données validées sont importées à la base des données du MIB. 4.3.3 Déstockage Les données des fiches MIB (de déstockage) sont saisies dans les fichiers ventes. Les cumuls des ventes sont reportés au fichier de constitution des lots. Les données à renseigner sur les fichiers de déstockage varient suivant le type de produits. Le tableau suivant donne par type de produits les informations à saisir. Tableau 4 : Informations à saisir dans les fichiers de déstockage. A rb re s su r P ie d G ru m e s P o te a u x e t P e rc h e s D é b it é s, T ra n ch e s, D é ro u la g e D é b it é s D é ta il la n ts B o is E n e rg ie ; R e b u ts e t B ri q u e tt e s S ci u re s C h a rb o n Nom ou raison sociale : OK OK OK OK OK OK OK OK Titre d'exploitation: OK OK OK Num. Enregistrement UT OK Nom du dépôt OK Titre d'exploitation ou num. UT OK OK OK Code MIB du Site : OK OK OK OK OK OK OK OK N° du lot déstocké : OK OK OK OK OK OK OK OK Type de Produit OK OK OK OK OK Code Essence OK OK OK OK OK Essences OK OK OK OK OK Qualité / Type OK OK N° de la Grume OK N° de Colis OK OK OK Type de conditionnement OK OK Longueur OK 38 A rb re s su r P ie d G ru m e s P o te a u x e t P e rc h e s D é b it é s, T ra n ch e s, D é ro u la g e D é b it é s D é ta il la n ts B o is E n e rg ie ; R e b u ts e t B ri q u e tt e s S ci u re s C h a rb o n Diamètre gros bout OK Diamètre petit bout OK Diamètre Moyen OK Epaisseur OK OK Largeur OK OK Longueur OK OK Nombre de pièces OK OK Nombre OK OK Volume OK OK OK OK Qualité OK OK OK OK Nature** OK OK Nombre de colis OK OK Nombre de stère OK Masse OK Type de séchage OK Provenance OK Observation OK OK OK OK OK OK OK OK Pour les données saisies par l’opérateur, l’antenne procède à la vérification par échantillonnage de 20% des saisies (sur 100 fiches transmises, la saisie de 20 fiches tirées au hasard est vérifiée). Si une erreur est détectée, les saisies sont entièrement vérifiées. Les données validées sont importées à la base des données du MIB. 4.3.4 Traitement des requêtes Les requêtes reçues au niveau des antennes feront l’objet d’une recherche. Si les produits demandés sont disponibles sur la plate forme, les informations correspondantes sont transmises à l’opérateur. La mention ‘’OK’’ est alors portée sur la colonne disponibilité de la fiche des requêtes. Si les produits demandés ne sont que partiellement disponibles, les informations correspondantes sont transmises à l’opérateur. Les quantités disponibles sont inscrites sur la colonne disponibilité. Si les produits demandés ne sont pas disponibles, aucune mention n’est portée sur la colonne disponibilité de la fiche des requêtes. Les informations contenues dans ces fiches sont reportées dans le rapport semestriel et annuel. 4.3.5 Remontée des informations au Secrétariat Technique Les fiches de constitution des lots, les fiches de vente (Bordereau de livraison, lettre de voiture, certificat d’origine…) et les fiches de déstockage sont classées par type de fiches, par type de 39 produits, par type de sites physiques et par opérateur. Elles sont transmises par courrier au Secrétariat Technique tous les mois accompagné du rapport mensuel validé par le délégué régional. Un rapport semestriel et annuel sur les différentes transactions est également rédigé par le chef d’antenne, validé par de le délégué régional puis transmis au Ministre en charge des forêts et de la faune. Les fichiers (Lot, vente et déstockage) vérifiés sont transmis au secrétariat technique par email (ou sur CD ou Clef USB là où il manque de connexion Internet) tous les mercredis. 40 Chapitre 5. DIFFUSION DES DONNÉES DU MIB 5.1 Vérification des informations Le Secrétariat Technique contrôle par échantillonnage 5% des fiches saisies dans des fichiers transmis par les antennes (sur 100 fiches transmises, la saisie de 5 fiches tirées au hasard est vérifiée). Si une erreur est trouvée, le même nombre de fiches est tiré de façon aléatoire parmi les fiches restantes et leur saisie est contrôlée. Si une nouvelle erreur est décelée, le contrôle systématique de toutes les fiches est requis. Le Secrétariat Technique se réserve le droit de procéder aux corrections ou de retourner les données à l’antenne qui devra reprendre entièrement son travail. 5.2 Publication des informations sur les sites physiques Le Secrétariat technique publie un sommier des sites physiques qui donne pour chaque site les informations suivantes : Code MIB du Site : Nom ou raison sociale de l'opérateur : Siège Social : Téléphone : Email : Fax : Nom et Prénom de la personne contact : Types de produits proposés : Antenne MIB de Rattachement : Localisation du site (Région et Département) : Coordonnées GPS du site o X : o Y : o Zone : Certificats valides 5.3 Mise en forme et publication des informations sur l’offre Une base des données est créée pour chaque type de produit. Cette base de données, en plus des deux premières colonnes où sont portées le code de l’antenne et le code du site physique, est formée des mêmes colonnes que les fichiers de compilation. Un regroupement des données des produits ayant les mêmes spécifications est fait par antenne et ensuite sur l’étendue du territoire national. Ce sont ces regroupements qui font l’objet d’une publication mensuelle. Les spécifications retenues sont fonction des produits et les valeurs publiées sont celles du stock. 5.3.1 Bois d’œuvre sur pieds Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Essences, Qualité, Nombre de pieds, Volume. 41 5.3.2 Poteaux et perches sur pieds Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Essences, Qualité, Nombre de pieds. 5.3.3 Bois d’œuvre (Grumes) Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Essences, Qualité, Volume. 5.3.4 Poteaux et perches Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Essences, Qualité, Nombre de pieds. 5.3.5 Débités (Sciages) Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Essences, Qualité, Type de séchage, Volume. 5.3.6 Tranchages et déroulages Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Essences, Nature du produit, Volume. 5.3.7 Bois d’énergie Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Qualité, Nature, Quantité (stères). 5.3.8 Rebuts de scierie et d’exploitation Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Qualité, Nature, Quantité (stères). 5.3.9 Sciures et copeaux Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Nature, Type de conditionnement, Nombre d’unité. 5.3.10 Briquettes de sciure Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Qualité, Nature, Quantité (stères). 5.3.11 Charbons de bois Le Secrétariat Technique regroupe les fiches ou les fichiers de compilation en prenant compte les spécifications suivantes : Type de conditionnement, Qualité, Masse. 5.4 Mise en forme et publication des informations sur la demande Le Secrétariat Technique fait de nouvelles recherches sur les produits non retrouvés par l’antenne (pas de mention ‘’OK’’ sur la colonne disponibilité de la fiche des requêtes). S’il trouve des produits disponibles, l’opérateur est informé directement (avec copie à l’antenne) ou via l’antenne. Si non, les spécifications des produits demandés sont saisies dans un fichier correspondant au type de produit. Les données sur la demande sont publiées mensuellement avec le même format que l’offre. 42 5.5 Diffusion des données au niveau du Secrétariat Technique Les informations sont publiées à travers les medias (radio, télévision, journaux, Internet (site du MINFOF), SMS …). Elles permettent aussi d’animer un réseau de communication (courrier, Internet, téléphone) par lequel les acheteurs peuvent se renseigner sur la disponibilité des produits et obtenir le contact des vendeurs. Les échanges des informations entre les parties prenantes et le Secrétariat Technique se font par courrier officiel, Email, téléphone… 5.6 Accès des parties prenantes à l’information Pour chaque type de produits, les parties prenantes verront sur les tableaux de publication les spécifications des produits offerts ou demandés. Pour les produits offerts, la répartition dans les sites physiques est disponible dans la base de données et l’acheteur intéressé devra se reporter au tableau des sites physiques pour retrouver les informations sur le site physique et le vendeur. Les échanges d‘informations entre parties prenantes, le Secrétariat Technique et/ou les antennes MIB se font par courrier officiel (adressé au Ministre en charge des forêts et de la faune directement ou via les Délégués), E-mail, téléphone ou autre moyen de communication adapté. 43 CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS Au cours de la réalisation de ce travail, la principale préoccupation de certains acteurs (détenteurs de dépôts) était l’approvisionnement en matière ligneuse d’origine légale. Pour d’autres (certaines UTB), le manque d’informations sur la disponibilité de la ressource dans les divers titres d’exploitation est une faiblesse dans le déroulement de leurs activités. Le présent manuel de procédures ressort pour tous les acteurs les différentes procédures pour accéder au MIB, y apporter une information ou émettre une requête. Le MIB pour l’instant est géré par l’administration en charge des forêts cependant, il est prévu une rétrocession de cette gestion au secteur privé dont les modalités ne sont pas encore précisées pour l’instant. Après ce transfert, le MINFOF va assurer son rôle régalien de suivi et de contrôle des activités menées sur le MIB. Dans ce cadre, chaque opérateur devra transmettre au ministère en charge des forêts un rapport des activités MIB semestrielles et annuelles. Le présent manuel des procédures fera l’objet d’une évaluation, suivie d’une révision après sa première année de mise en œuvre. Ceci permettra de tester le fonctionnement du MIB et d’apporter les améliorations nécessaires au bon fonctionnement du MIB. Par la suite, les révisions seront quinquennales. Toutes fois, des modifications partielles pourront se faire en cas de besoin par le Ministre en charge des forêts. En termes de recommandations, le fonctionnement effectif du MIB passe par la prise en considération des points suivants : � la révision de l’Arrêté 0878/MINFOF/MINCOMMERCE du 26 avril 2010 portant organisation et fonctionnement du Marché Intérieur du Bois ; � le redimensionnement des organes de gestion du MIB : Vue la masse de travail à effectuer par le Secrétariat Technique et les antennes locales dans les délais impartis, il est indispensable d’avoir un personnel qualifié en quantité suffisante ; � l’actualisation périodique (annuelle) du sommier des sites physiques à travers un acte ; � le test du fonctionnement du MIB durant une année : cette opération permettra de corriger les disfonctionnements observés ; � La facilitation de l’accès à la ressource des petits exploitants : l’agrément à l’exploitation forestière demeure une entrave pour l’accès à la ressource des petits exploitants ; � La facilitation des petites récupérations qui précèdent les exploitations agricoles de petites et moyennes importances ; � La mise en exécution de l’arrêt des exportations des grumes ; � la dotation des structures de gestion du MIB d’un budget de fonctionnement ; � la définition des modalités de rétrocession de la gestion du MIB au secteur privé. I Annexes Annexe 1 : Arrêté conjoint N° 0878/MINFOF/MINCOMMERCE du 26 avril 2010 portant organisation et fonctionnement du Marché Intérieur du Bois « MIB » au Cameroun ............................ I Annexe 2 : FICHE MIB (ENREGISTREMENT) ............................................................................... IX Annexe 3 : FICHE MIB (ARBRE SUR PIED) .................................................................................. XI Annexe 4 : FICHE MIB (GRUMES) ................................................................................................ I Annexe 5: FICHE MIB (POTEAU ET PERCHE) ................................................................................ I Annexe 6 : BORDEREAU DE LIVRAISON (POTEAU ET PERCHE) .................................................... I Annexe 7 : FICHE MIB (DEBITES) ................................................................................................ III Annexe 8 : BORDEREAU DE LIVRAISON (DEBITES) ...................................................................... I Annexe 9 : FICHE MIB (BOIS ENERGIE, REBUTS ET BRIQUETTES) .............................................. III Annexe 10 : BORDEREAU DE LIVRAISON (BOIS ENERGIE, REBUTS ET BRIQUETTES) ................... I Annexe 11 : FICHE MIB (SCIURES) ............................................................................................. III Annexe 12 : BORDEREAU DE LIVRAISON (SCIURES) .................................................................... I Annexe 13 : FICHE MIB (CHARBON) .......................................................................................... III Annexe 14 : BORDEREAU DE LIVRAISON (CHARBON) ................................................................. I Annexe 15 : DOCUMENTS CONSULTES ...................................................................................... III I Annexe 1 : Arrêté conjoint N° 0878/MINFOF/MINCOMMERCE du 26 avril 2010 portant organisation et fonctionnement du Marché Intérieur du Bois « MIB » au Cameroun II III IV V VI VII VIII IX Annexe 2 : FICHE MIB (ENREGISTREMENT) X XI Annexe 3 : FICHE MIB (ARBRE SUR PIED) I I Annexe 4 : FICHE MIB (GRUMES) I I Annexe 5: FICHE MIB (POTEAU ET PERCHE) I I Annexe 6 : BORDEREAU DE LIVRAISON (POTEAU ET PERCHE) II III Annexe 7 : FICHE MIB (DEBITES) I I Annexe 8 : BORDEREAU DE LIVRAISON (DEBITES) II III Annexe 9 : FICHE MIB (BOIS ENERGIE, REBUTS ET BRIQUETTES) I I Annexe 10 : BORDEREAU DE LIVRAISON (BOIS ENERGIE, REBUTS ET BRIQUETTES) II III Annexe 11 : FICHE MIB (SCIURES) I I Annexe 12 : BORDEREAU DE LIVRAISON (SCIURES) II III Annexe 13 : FICHE MIB (CHARBON) I I Annexe 14 : BORDEREAU DE LIVRAISON (CHARBON) II III Annexe 15 : DOCUMENTS CONSULTES • La loi n°90/031 du 10 août 1990 régissant l’action commerciale au Cameroun ; • La loi n°94/01 du 20 janvier 1994 portant régime des forêts, de la faune et de la pêche ; • La loi n°98/013 du 14 juillet 1998 relative à la concurrence ; • La loi N°2004/18 du 22 juillet 2004 fixant les règles applicables aux communes ; • Le décret n°93/720/PM du 22 novembre 1993 fixant les modalités d’application de la loi n°90/031 du 10 août 1990 ; • Le décret N°95/531 du 23 août 1995 fixant les modalités d’application de la loi n°94/01 du 20 janvier 1994 ; • La loi des finances de la République du Cameroun ; • le décret n° 98/009/PM du 23 janvier 1998 fixant l’assiette et les modalités de recouvrement des droits, redevances et taxes relatifs à l’activité forestière ; • Décret N° 99/370/PM DU 19 mars 1999 relatif au programme de sécurisation des recettes forestières ; • l’arrêté n°0878/MINFOF/ MINCOMMERCE du 26 avril 2010 portant organisation et fonctionnement du Marché Intérieur du Bois.