Access to Information Regulation (Y.O.I.C. 1996/053)

ACCESS TO INFORMATION AND PROTECTION OF PRIVACY ACT Pursuant to section 68 of the Access to Information and Protection of Privacy Act, the Commissioner in Executive Council orders as follows: 1. The annexed Access to Information Regulation is hereby made. Dated at Whitehorse, in the Yukon Territory, this 29th day of April, 1996. Commissioner of the Yukon LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Le Commissaire en conseil exécutif, conformément à l’article 68 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, décrète ce qui suit : 1. Le Règlement sur l’accès à l’information, apparaissant en annexe, est par les présentes établi. Fait à Whitehorse, dans le territoire du Yukon, ce 29 avril 1996. Commissaire du Yukon O.I.C. 1996/053 ACCESS TO INFORMATION AND PROTECTION OF PRIVACY ACT DÉCRET 1996/053 LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 1YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Dec. 31/09 ACCESS TO INFORMATION REGULATION Disclosure of health care information 1.(1) The head of a public body may disclose information about the mental or physical health of an individual to a health-care professional for that person’s opinion on whether disclosing the information to the individual could reasonably be expected to result in grave and immediate harm to the individual’s safety or mental or physical health. (2) A health-care professional to whom information is disclosed under subsection (1) must not disclose or use the information except for the purposes described in subsection (1). (3) If a copy of a record is supplied to a health-care professional under subsection (1), the health-care professional must return it to the public body after giving the opinion or when the public body requests it. Consent to disclosure of personal information 2.(1) An individual’s consent under paragraph 36(b) of the Act to the public body disclosing personal information about them must (a) be in writing, and (b) specify to whom the personal information may be disclosed and how it may be used. (2) Subsection (1) does not apply to the consent if the disclosure is necessary for the care or treatment of a patient of the public body. RÈGLEMENTS SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION Divulgation de renseignements sur les soins de santé 1.(1) Le dirigeant d’un organisme public peut dévoiler des renseignements sur la santé physique et mentale d’une personne à un professionnel de la santé afin que ce dernier puisse établir si la divulgation de ces renseignements causerait vraisemblablement un préjudice grave à la sécurité ou à la santé physique ou mentale de cette personne. (2) Un professionnel de la santé à qui des renseignements lui sont divulgués en vertu du paragraphe (1) ne doit divulguer ou utiliser ces renseignements que pour les fins qui y sont décrites. (3) Lorsque la copie d’un document est remise à un professionnel de la santé en vertu du paragraphe (1), ce dernier doit la remettre à l’organisme public lorsque ce dernier le requiert ou dès que l’opinion est émise. Consentement à la divulgation de renseignements personnels 2.(1) Le consentement d’une personne à un organisme public, en vertu de l’alinéa 36 b) de la loi, pour la divulgation de renseignements personnels la concernant doit : a) être par écrit; b) indiquer à qui ces renseignements personnels peuvent être divulgués et de quelle façon ils doivent être utilisés. (2) Le paragraphe (1) ne s’applique pas à un consentement si la divulgation est requise afin d’administrer des soins ou un traitement à un des organismes publics. O.I.C. 1996/053 ACCESS TO INFORMATION AND PROTECTION OF PRIVACY ACT DÉCRET 1996/053 LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 2YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Dec. 31/09 FEES Obligation to pay fees 3. Fees for services requested by and provided to persons who request access to a record are to be paid in accordance with this Regulation. List of services and fees 4.(1) Services Fees to be paid (a) for locating, retrieving, • $25.00 for each hour and producing a record and, after the first three hours preparing it for disclosure, and supervising the applicant’s examination of it (b) for producing a record • $25.00 per hour from a machine readable record (c) for transcribing a record • $25.00 per hour, or actual manually costs, whichever is less (d) for shipping copies • actual costs in excess of of a record $10.00, for shipping by the method chosen by the applicant (Paragraph 4(1)(d) amended by O.I.C. 2009/239) (e) for copying records • photocopies and • $.15 per page for either computer printouts letter (8 1/2” x 11”) or legal (8 1/2” x 14”) size • $.25 per page for other sizes, • records in all other formats • actual cost to public body. (Paragraph 4(1)(e) amended by O.I.C. 2009/239) Actual costs defined 5. In section 4, “actual costs” refers to disbursements that the public body must make to purchase materials or FRAIS Obligation de payer les frais 3. Les frais exigibles pour des services demandés et rendus à l’auteur d’une demande pour avoir accès à des documents doivent être payés conformément au présent règlement. Liste des services et des frais exigibles 4.(1) Services Frais exigibles a) pour repérer, extraire et • 25,00 $ de l’heure pour produire un document, ainsi chaque heure suivant les que le préparer afin d’en faire trois premières heures. la communication et la supervision lors de de son examen par l’auteur de la demande; b) pour la production d’un • 25,00 $ de l’heure. document dont le contenu est détectable par une machine; c) pour la transcription • 25,00 $ de l’heure ou le manuelle d’un document; coût réel engagé, soit le moindre des deux. d) pour l’expédition de copies • les coûts réels d’un document; d’expédition selon le mode choisi par l’auteur de la demande qui sont supérieurs à 10,00 $. (Alinéa 4(1)d) modifié par Décret 2009/239) e) pour la copie d’un document; • photocopies et imprimés • 0,15 $ la page, que la d’ordinateur; feuille soit de 8,5 po x 11 po ou de 8,5 po x 14 po. • 0,25 $ la page pour les feuilles de toute autre dimension. documents dans tout • les coûts réels engagés autre format par l’organisme public. (Alinéa 4(1)e) modifié par Décret 2009/239) Définition des coûts réels 5. À l’article 4, l’expression «coûts réels» représente le décaissement que l’organisme public doit effectuer pour O.I.C. 1996/053 ACCESS TO INFORMATION AND PROTECTION OF PRIVACY ACT DÉCRET 1996/053 LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 3YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Dec. 31/09 services from other persons in order to ship or produce the record, or make copies of it. (Section 5 amended by O.I.C. 2009/239) Fees under other Acts 6. If there is a difference between the fees established by this Regulation and the fees payable to a public body under another Act, the fees under that other Act are to be paid. (Section 6 replaced by O.I.C. 2009/239) Estimate of fees 7.(1) The records manager must give an applicant an estimate of the fee they have to pay for the services that they request before providing the services. (Subection 7(1) replaced by O.I.C. 2009/239) (2) The estimate is not binding on either the applicant or the public body. The fee that is payable is the amount reckoned according to the time spent and the service that is requested and provided. (Subection 7(2) amended by O.I.C. 2009/239) (3) The records manager must advise the applicant immediately if it appears that the original estimate of fees provided is likely to be significantly exceeded. (Subection 7(3) added by O.I.C. 2009/239) Advance on fees 8. The records manager may request the applicant to pay (Section 8 amended by O.I.C. 2009/239) (a) some or all of the estimated fee before processing the request any further or supplying the service, and (b) some or all of the actual fee before allowing the access or supplying the service. Waiver of fees 9.(1) The records manager may, at the request of an applicant and after consulting the public body, waive all or part of the fees payable if the records manager is satisfied that (a) payment would impose an unreasonable financial hardship on the applicant or the person on whose behalf the applicant is applying; or (b) the request for access relates to the applicant’s l’achat de services ou de matériel afin de reproduire ou d’expédier un document ou d’en faire des copies. (Article 5 modifié par Décret 2009/239) Frais en vertu d’une autre loi 6. Si les frais exigibles en vertu du présent règlement diffèrent des frais exigibles par l’organisme public en vertu d’une autre loi, les frais à payer sont ceux établis par l’autre loi. (Article 6 remplacé par Décret 2009/239) Estimation des frais 7.(1) Avant d’accéder à une demande d’information, le responsable donne à son auteur une estimation des frais que celui-ci devra payer pour les services demandés. (Paragraphe 7(1) remplacé par Décret 2009/239) (2) L’estimation n’engage ni l’auteur de la demande, ni l’organisme public. Les frais exigibles représentent les frais calculés selon le temps alloué à la demande ainsi que les services à être rendus. (Paragraphe 7(2) modifié par Décret 2009/239) (3) S’il apparaît que le coût des services dépassera de beaucoup le montant de la première estimation, le responsable des documents en informe immédiatement l’auteur de la demande. (Paragraphe 7(3) ajouté par Décret 2009/239) Acompte sur les frais 8. L’responsable des documents peut demander à l’auteur d’une demande de payer : (Article 8 modifié par Décret 2009/239) a) les frais exigibles estimés, en tout ou en partie, avant de poursuivre le traitement de la demande ou de procéder à fournir un service; b) les frais réels, en tout ou en partie, avant de permettre l’accès ou de fournir un service. Exemption de payer les frais exigibles 9.(1) À la requête de l’auteur de la demande, le responsable des documents, après avoir pris l’avis de l’organisme public, peut accorder une dispense totale ou partielle des frais exigibles s’il établit que l’une ou l’autre des situations suivantes existe : a) le paiement constituerait une charge excessive pour l’auteur de la demande ou la personne pour qui celle-ci est présentée; O.I.C. 1996/053 ACCESS TO INFORMATION AND PROTECTION OF PRIVACY ACT DÉCRET 1996/053 LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 4YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Dec. 31/09 own personal information and waiving the fees would be reasonable and fair in the circumstances. (Subsection 9(1) replaced by O.I.C. 2009/239) (2) No fee for services requested and provided is payable if the cost of the services is less than $25.00. (Subsection 9(2) added by O.I.C. 2009/239) b) la demande concerne les renseignements personnels de son auteur et la dispense serait raisonnable et juste dans les circonstances. (Paragraphe 9(1) remplacé par Décret 2009/239) (2) Aucuns frais ne sont exigibles si le coût des services demandés et fournis est inférieur à 25,00$. (Paragraphe 9(2) ajouté par Décret 2009/239) O.I.C. 1996/053 ACCESS TO INFORMATION AND PROTECTION OF PRIVACY ACT DÉCRET 1996/053 LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 5YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Dec. 31/09